Manual de Usuario LRF

Manual de Usuario LRF
Proyecto Automatizacin de Facturas de

Proveedores
DIRECCIN DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS
Vocento
Archivo: 5xN5HhkzI8S4xjiL5xN5HhkzI8S4xjiL_dc5cab1b2846dbb9.doc
Ultima modificacin: 07/08/2015 13:18:46
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5xN5HhkzI8S4xjiL5xN5Hh
kzI8S4xjiL_dc5cab1b2846
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Versin 1.0
07/08/2015
CONTROL DE DIFUSIN
Propietario:
VOCENTO
Autor:
DTS
Difusin
Vocento
CONTROL DE EDICIONES
Edicin
Descripcin
Responsable
Captulo
Fecha del
cambio
Versin 1.0
Creacin Documento
DTS
13/10/2009
Versin 2.0
Versin 3.0
Versin 4.0
Versin 3.0
Versin 3.1
Versin 3.2
Versin 4.0
Versin 4.1
Versin 4.2
Fecha de creacin: 13/10/2009 20:02:00

Ultima modificacin: 07/08/2015 13:18:00
Fecha de impresin: 07.08.2015
Vocento
Direccin de Tecnologa y Sistemas
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INDICE
1
INTRODUCCIN ....................................................................................................................... 4
ACCESO A LA HERRAMIENTA ............................................................................................. 6
PANTALLA DE SELECCIN ................................................................................................... 7
CARACTERSTICAS DE LA HERRAMIENTA LRF ........................................................... 13
4.1
CAMPOS DEL LRF .................................................................................................................... 13
4.2
BARRA SUPERIOR ESTNDAR SAP .................................................................................... 23
4.3
BARRA INFERIOR ESTNDAR SAP ..................................................................................... 26
4.4
BARRA EXTENDIDA DEL LRF .............................................................................................. 28
DESCRIPCIN DEL PROCESO ............................................................................................ 35

5.1
DIGITALIZACIN Y REGISTRO PRELIMINAR (FI) ........................................................ 35
5.2
ADAPTACIN DEL DOCUMENTO PRELIMINAR Y ENVO AL WORKFLOW (FI) .. 38
5.3
RECEPCIN WORKFLOW Y CONTABILIZACIN (FI) .................................................. 46
5.4
CONTABILIZACIN DE DOCUMENTOS MM .................................................................... 51
5.5
CAMBIO DE PERIODO ............................................................................................................. 53
OTRA FUNCIONALIDAD ...................................................................................................... 55

6.1
CAMBIO DE FECHA DE CONTABILIZACIN ................................................................... 55
6.2
CONTABILIZACIN MASIVA DE DOCUMENTOS ........................................................... 57
6.3
CAMBIO DE TIPO DE DOCUMENTO: DESDE FI A MM .................................................. 59
6.4
CAMBIO DE TIPO DE DOCUMENTO: DESDE MM A FI .................................................. 62
6.5
ANULACIN DE DOCUMENTOS DEFINITIVOS ............................................................... 65
6.6
CREACIN MANUAL DE DOCUMENTOS FI ..................................................................... 67
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INTRODUCCIN
En Grupo Vocento se ha implementado un nuevo proceso de digitalizacin,

aprobacin y contabilizacin de las facturas/abonos recibidas de los
proveedores/acreedores de las compaas del Grupo. El objetivo principal de dicho
proceso es dotar de una mayor agilidad, control y automatismo al proceso de
contabilizacin y aprobacin de facturas recibidas.
A continuacin se presenta un esquema general del proceso implantado:
Como se puede observar, en dicho proceso intervienen 3 herramientas principales:

Termino
Descripcin
Invoices
Herramienta para la digitalizacin (escaneo), archivado y extraccin inteligente de la

informacin de facturas (OCR).
ScanVisio
Herramienta para la gestin documental y workflow de aprobacin de facturas.
LRF
Herramienta de gestin de facturas integrada en SAP.
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El objetivo de este documento es explicar el funcionamiento del Libro de Registro de

Facturas (en adelante LRF) que, como se puede observar, es la herramienta utilizada en
SAP en dicho proceso.
Las funciones principales que se realizan en el LRF se pueden resumir en:
Registro preliminar de los asientos contables: todos los documentos procesados

por la herramienta de digitalizacin de facturas (Invoice) se transfieren a SAP a travs
del LRF, donde se generan registros preliminares de forma automtica, en base a la
informacin incluida en la factura y al ltimo documento contabilizado en dicho
proveedor/sociedad.
Adaptacin del documento preliminar y envo a workflow: Contabilidad revisar y

adaptar, en caso de necesidad, el documento preliminar, procediendo a su envo al
workflow de aprobacin por parte del Negocio.
Recepcin del workflow y contabilizacin: la aprobacin o rechazo por parte del

Negocio en el gestor documental (ScanVisio) ser recibida en el LRF de forma
automtica procediendo a su contabilizacin definitiva automtica (en caso de que la
factura sea aprobada) o a su borrado (en caso de rechazo). En el caso de que sea
necesario realizar algn ajuste en el documento contable como bloquear para el pago
o modificar cuentas contables, Contabilidad deber modificar el documento preliminar
procediendo a continuacin a su contabilizacin definitiva en SAP.
Adicionalmente, se ha incluido una serie de funcionalidad complementaria, como la

posibilidad de anular documentos contabilizados, el cambio de fecha contable en los
documentos preliminares seleccionados, etc., que facilitarn la gestin contable de los
documentos.
Toda esta funcionalidad se describe en detalle en el presente documento.
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ACCESO A LA HERRAMIENTA
Para acceder al LRF se debe ejecutar la transaccin: YDCLLRF_ALV - Libro de registro

de facturas o bien seleccionarla en la siguiente ruta del men de SAP:
Finanzas/Controlling > Finanzas > Gestin financiera > Acreedores > Contabilizacin >
Libro de Registro de Facturas LRF > YDCLLRF_ALV - Libro de registro de facturas
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PANTALLA DE SELECCIN
Al ejecutar la transaccin de llamada al informe, en primer lugar se debern completar los

parmetros de seleccin del mismo:
Como campos de seleccin principales se pueden completar los siguientes:

CAMPO
Nmero de
Documento LRF
Status de Proceso
DESCRIPCIN
Identificador (n secuencial) unvoco de cada documento
recibido (factura/abono) desde Invoice.
Estatus que indica en qu momento/estatus dentro del
proceso general se encuentra la factura. Los valores que
puede tomar son:
N - No tratada
P- Pendiente de aprobacin
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CAMPO
DESCRIPCIN
A - Aprobada
B - Aprobada con comentarios
D - Duplicada
R Rechazada
Dichos estatus son descritos en detalle en el apartado 5.3
RECEPCIN WORKFLOW Y CONTABILIZACIN (FI).
Indica el estado de contabilizacin en que se encuentra la
factura/abono, pudiendo tomar los siguientes valores:
C Contabilizado (de forma definitiva)
Status documento
P Preliminar (registrado de forma preliminar, por
SAP
lo que el documento es susceptible de ser
modificado)
E Error (en caso de que alguno de los procesos
automticos haya fallado)
Tipo de Factura (FI o Indica si la factura recibida se contabiliza a travs del mdulo
MM)
de Compras (MM) o del mdulo financiero (FI).
Importe OCR
Importe total de factura capturado por el OCR.
Moneda
Moneda de la factura. Por lo general ser Euro EUR.
Nombre
Nombre del proveedor.
Fecha de Documento Fecha del documento (fecha factura) enviado por el OCR.
Sociedad
Sociedad compradora capturada por el OCR.
Ejercicio contable para el cual se ha registrado el documento
Ejercicio
contable.
Nmero de
N del documento contable registrado en SAP, tanto si se
Documento SAP
encuentra en estatus preliminar como definitivo.
Acreedor
Cdigo de proveedor en el sistema SAP, enviado por el OCR.
CIF Proveedor
CIF del proveedor, enviado por el OCR.
Fecha en la que se ha digitalizado (escaneado) el
Fecha de Recepcin
documento.
Hora de Recepcin
Hora en la que se ha digitalizado (escaneado) el documento.
Fecha en que el departamento de Contabilidad enva el
Fecha inicio workflow
documento al workflow de aprobacin por parte del Negocio.
Fecha de aprobacin/rechazo del documento por parte del
Fecha fin workflow
Negocio a travs del workflow de aprobacin.
Fecha de
Fecha de contabilizacin del documento preliminar/definitivo
Contabilizacin
de SAP.
Identificador unvoco de cada documento digitalizado en el
Gestor Documental (ScanVisio). A travs de este parmetro
ID Factura ScanVisio
es posible buscar las imgenes digitalizadas almacenadas en
ScanVisio.
Duplicado
Flag (X) enviado por el OCR que indica que la factura es
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CAMPO
Corregido
Abono
Anulado
A repercutir
Ya repercutido
Comentario de LRF
Comentario de
workflow
Motivo de devolucin
Variante de
visualizacin
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DESCRIPCIN
duplicada (ya se ha digitalizado con anterioridad).
Flag (X) introducido de forma manual por el departamento de
Contabilidad donde se indica que el documento se ha
adaptado conforme a los comentarios enviados por el
Negocio a travs del workflow de aprobacin.
Flag (X) enviado por el OCR que indica que el documento es
un abono.
Flag (X) informativo y rellenado de forma automtica por el
propio LRF que indica que el documento ha sido anulado en
SAP.
Flag (X) transferido desde ScanVisio a travs del workflow de
aprobacin que indica que el Negocio ha indicado que la
factura debe ser repercutida a otras sociedades del Grupo.
Flag (X) informativo, introducido de forma manual por el
departamento de Contabilidad, donde se indica que el
documento ya ha sido repercutido.
Flag (X) informativo que indica que el departamento de
Contabilidad ha rellenado el campo Comentarios LRF (que es
un campo libre habilitado para que el departamento de
Contabilidad registre los comentarios oportunos para su
propio seguimiento y control de los documentos).
aprobacin que indica que el Negocio ha indicado
comentarios en el proceso de aprobacin de las
faturas/abonos.
aprobacin que indica que la factura ha sido rechazada y, por
lo tanto, posee un motivo de devolucin. En este caso, el
documento preliminar habr sido eliminado de forma
automtica.
La variante de visualizacin del informe que se desee utilizar.
Por defecto la transaccin utiliza la disposicin LRF Libro de Registro de Facturas.
Es de destacar que si se desea almacenar una determinada consulta de informacin se

pueden emplear Variantes de Seleccin
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, debiendo indicar un nombre y descripcin:
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Para utilizar una variante de seleccin previamente grabada en el sistema se debe pulsar
el icono
, pudiendo entonces seleccionar la variante deseada:
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Una vez completados todas las selecciones que se quieran emplear se debe pulsar el
botn
, tras lo cual se acceder a la pantalla principal del LRF:
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CARACTERSTICAS DE LA HERRAMIENTA LRF
La pantalla principal del LRF se divide en las barras provistas por SAP y las barras
extendidas o propias del LRF, que tienen como objetivo facilitar la navegacin y el
trabajo desarrollado en la herramienta.
Caractersticas de la pantalla
4.1 CAMPOS DEL LRF

El LRF contiene 2 tipos de campos:
Campos de Cabecera: todos aquellos campos que para el LRF son propios del
documento al completo, as como todos los transferidos por Invoice y ScanVisio.
Campos de Posicin: campos propios del documento contable.
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NOMBRES DE LOS CAMPOS

DE CABECERA VISUALIZADOS
(MARCADOS EN NARANJA)
INFORMACIN DE LOS CAMPOS

DE CABECERA VISUALIZADOS
(MARCADOS EN ROSA)
NOMBRES DE LOS CAMPOS

DE POSICIN VISUALIZADOS
(MARCADOS EN AZUL)
INFORMACIN DE LOS CAMPOS

DE POSICIN VISUALIZADOS
(MARCADOS EN AZUL)
Al presionar el icono
se visualizarn las posiciones de todos los documentos:
Para volver a visualizar nicamente la informacin de cabecera, se deber presionar

accin tras la cual se ocultar la informacin de posicin de todos los documentos:
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Para visualizar las posiciones de un registro concreto se debe presionar
. En caso de
que las posiciones estn desplegadas, se marcar con una

la cabecera indica que la
factura est desplegada. Para ocultar de nuevo las posiciones de un documento de forma
individual se ha de presionar
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Por ltimo, sealar que en la parte superior del informe se muestra la fecha de
contabilizacin tomada como referencia para la creacin de los documentos preliminares
(para FI) o definitivos (para MM). Dicha fecha ha de ser mantenida por el usuario
responsable de Contabilidad Cuentas a Pagar, mantenindola actualizada en funcin del
periodo en que se desee contabilizar.
La regla para determinar la fecha de contabilizacin se describe en el epgrafe 5.1.
Digitalizacin y Registro Preliminar (FI) del presente documento.
En las siguientes tablas se describen los campos que pueden visualizarse en el LRF.
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A nivel de Cabecera:
CAMPO
TIPO
DESCRIPCIN
Cabecera

Cabecera
Estatus que indica en qu momento/estatus dentro del

proceso general se encuentra la factura. Los valores que
puede tomar son:
N - No tratada
P- Pendiente de aprobacin
A - Aprobada
B - Aprobada con comentarios
D - Duplicada
R Rechazada
Dichos estatus son descritos en detalle en el apartado
5.3 RECEPCIN WORKFLOW Y CONTABILIZACIN
(FI).
Status
documento
SAP
Cabecera
Indica el estado de contabilizacin en que se encuentra

la factura/abono, pudiendo tomar los siguientes valores:
C Contabilizado (de forma definitiva)
P Preliminar (registrado de forma preliminar,
por lo que el documento es susceptible de ser
modificado)
E Error (en caso de que alguno de los
procesos automticos haya fallado)
Tipo de
Factura (FI o
MM)
Cabecera
Indica si la factura recibida se contabiliza a travs del

mdulo de Compras (MM) o del mdulo financiero (FI).
Importe OCR
Cabecera
Importe total de factura enviado por el OCR.
Moneda
Cabecera
Moneda de la factura. Por lo general ser Euro EUR.
Nombre
Cabecera
Nombre del proveedor.
Fecha de
Documento
Cabecera
Fecha del documento (fecha factura) enviado por el

OCR.
Nmero de
Documento
LRF
Status de
Proceso
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CAMPO
TIPO
07/08/2015
DESCRIPCIN
Sociedad
Cabecera
Sociedad compradora capturada por el OCR.
Ejercicio o Ao
Fiscal
Cabecera
Ejercicio contable para el cual se ha registrado el

documento contable.
Periodo
Cabecera
Periodo contable para el cual se ha registrado el

documento contable.
Clase de
documento
Cabecera
Clase de documento contable en SAP. Todos los

documentos registrados mediante este proceso tendrn
la clase de documento LR - Fra-Abono LRF(Acred).
Nmero de
Documento
SAP
Cabecera
N del documento contable registrado en SAP, tanto si se

encuentra es estatus preliminar como definitivo.
Acreedor
Cabecera
Cdigo de proveedor en el sistema SAP, enviado por el

OCR.
CIF Proveedor
Cabecera
CIF del proveedor, enviado por el OCR.
Referencia
Cabecera
Campo referencia del documento contable, que indicar

el n de factura/abono registrado.
Cabecera
Campo texto de cabecera del documento contable. En el

caso de que la factura sea a repercutir, en este campo se
detallar el texto Rep. + las sociedades a las que
repercutir.
Descuadre
D/H
Cabecera
Importe de descuadre en el documento registrado (slo

vlido para documentos preliminares, ya que los
definitivos siempre estarn cuadrados). Si el documento
preliminar est cuadrado el importe ser 0,00.
% de Ret.
Cabecera
Porcentaje de retencin enviado por el OCR.
Importe
retencin
Cabecera
Importe de retencin enviado por el OCR.
Porcentaje
IRPF
Cabecera
Porcentaje de IRPF enviado por el OCR.
Texto de
cabecera
Vocento
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Versin 1.0
CAMPO
TIPO
07/08/2015
DESCRIPCIN
IRPF
Cabecera
Importe de IRPF enviado por el OCR.
Descuento
Cabecera
Importe del descuento enviado por el OCR.
Suplido
Cabecera
Importe del suplido enviado por el OCR.
Referencia
abono
Cabecera
Referencia a la factura a la que el abono hace referencia.

Este campo es enviado por el OCR.
Nombre del
usuario
Cabecera
Usuario en SAP que registr el documento.
Fecha de
Recepcin o
Archivo
Cabecera
Fecha en la que se ha digitalizado (escaneado) el

documento.
Hora de
Recepcin o
Archivo
Cabecera
Hora en la que se ha digitalizado (escaneado) el

documento.
Fecha inicio
workflow
Cabecera
Fecha en que Contabilidad enva el documento al

workflow de aprobacin por parte del Negocio.
Fecha fin
workflow
Cabecera
Fecha de aprobacin/rechazo del documento por parte

del Negocio a travs del workflow de aprobacin.
Fecha de
Contabilizacin
Cabecera
Fecha de contabilizacin del documento

preliminar/definitivo de SAP.
ID Factura
ScanVisio
Cabecera
Identificador unvoco de cada documento digitalizado en

el Gestor Documental (ScanVisio). A travs de este
parmetro es posible buscar las imgenes digitalizadas
almacenadas en ScanVisio.
Duplicado
Cabecera
Flag (X) enviado por el OCR que indica que la factura es

duplicada (ya se ha digitalizado con anterioridad).
Cabecera
Flag (X) introducido de forma manual por Contabilidad

donde se indica que el documento se ha adaptado
conforme a los comentarios enviados por el Negocio a
travs del workflow de aprobacin.
Corregido
Vocento
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Versin 1.0
CAMPO
07/08/2015
TIPO
DESCRIPCIN
Abono
Cabecera
Flag (X) enviado por el OCR que indica que el

documento es un abono.
Anulado
Cabecera
Flag (X) informativo y rellenado de forma automtica por

el propio LRF que indica que el documento ha sido
anulado en SAP.
Anulado con
Cabecera
Documento SAP de anulacin del documento asociado a

la factura/abono digitalizada.
A repercutir
Cabecera
Flag (X) transferido desde ScanVisio a travs del

workflow de aprobacin que indica que el Negocio ha
indicado que la factura debe ser repercutida a otras
sociedades del Grupo.
Ya repercutido
Cabecera
Flag (X) informativo, introducido de forma manual por

Contabilidad, donde se indica que el documento ya ha
sigo repercutido.
Cabecera
Flag (X) informativo que indica que Contabilidad ha

rellenado el campo Comentarios LRF (que es un campo
libre habilitado para que el departamento de Contabilidad
registre los comentarios oportunos para su propio
seguimiento y control de los documentos).
Cabecera

workflow de aprobacin que indica que el Negocio ha
indicado comentarios en el proceso de aprobacin de las
faturas/abonos.
Cabecera

workflow de aprobacin que indica que la factura ha sido
rechazada y, por lo tanto, posee un motivo de
devolucin. En este caso, el documento preliminar habr
sido eliminado de forma automtica.
Comentario de
LRF
Comentario de
workflow
Motivo de
devolucin
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07/08/2015
A nivel de Posicin:
CAMPO
TIPO
DESCRIPCIN
Documento
Interno
Posicin

Posicin
Posicin
N de posicin dentro del documento contable.
Clave
contabiliz.
Posicin
Clave de contabilizacin de las posiciones del documento

contable preliminar/definitivo.
Cuenta (Libro)
de mayor
Posicin
Cuenta contable de cada una de las posiciones del

documento contable preliminar/definitivo.
Cuenta de
mayor
Posicin
Cuenta contable de cada una de las posiciones del

Importe
Posicin
Importe de cada una de las posiciones del documento

Indicador
impuestos
Posicin
Indicador de impuesto registrado en cada una de las

posiciones del documento contable preliminar/definitivo.
Centro de
coste
Posicin
Cdigo del Centro de Coste registrado en cada una de

las posiciones del documento contable
preliminar/definitivo.
Orden
Posicin
Cdigo de la orden de coste registrada en cada una de

las posiciones del documento contable
Objeto de
coste
Posicin
Cdigo del objeto de coste registrada en cada una de las

Sociedad CO
Posicin
Sociedad CO receptora de las imputaciones de

gastos/ingresos en cada una de las posiciones del
documento preliminar/definitivo.
Sociedad GL
asociada
Posicin
Sociedad GL Asociada registrada en cada una de las

posiciones del documento preliminar/definitivo.
Activo fijo
Posicin
N de Activo Fijo sobre el que se contabiliza en cada una
Vocento
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CAMPO
TIPO
07/08/2015
DESCRIPCIN
de las posiciones del documento preliminar/definitivo.
Denominacin
del activo fijo
Posicin
Descripcin del Activo Fijo sobre el que se contabiliza en

cada una de las posiciones del documento
Va de pago
Posicin
Va de pago registrada en cada una de las posiciones del

Condiciones
de pago
Posicin
Condicin de pago registrada en cada una de las

Bloqueo de
pago
Posicin
Bloqueo de pago registrado en cada una de las

Documento
compras
Posicin
En el caso de que la factura/abono haya sido

contabilizada desde el mdulo de MM, en este campo se
mostrar el n de documento asociado a la factura/abono
en dicho mdulo (n de documento logstico).
Cantidad
Posicin
Cantidad registrada en cada una de las posiciones del

Unidad medida
base
Posicin
Unidad de medida de cada una de las posiciones del

Divisin
Posicin
Cdigo de divisin registrada en cada una de las

Texto
Posicin
Texto de cada una de las posiciones del documento

Asignacin
Posicin
Contenido del campo asignacin de cada una de las

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4.2 BARRA SUPERIOR ESTNDAR SAP

El LRF contiene la mayora de la funcionalidad estndar provista por SAP para informes.
As, es posible seleccionar cualquiera de los siguientes mens: Lista, Tratar, Pasar a,
Opciones, Sistema y Ayuda.
Lista:
Permite Imprimir, Grabar la informacin a un fichero local, o simplemente finalizar la

transaccin.
Tratar:
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Permite el uso de la funcionalidad extendida de informes en formato ALV de SAP.

Pasar a
Permite la gestin de variantes de visualizacin ya creadas, de forma que se pueda

seleccionar la que ms se ajuste a las necesidades del usuario.
Opciones
Permite grabar, seleccionar y definir nuevas variantes de visualizacin.

Mediante la opcin Status listas se indica la cantidad de registros que estn en
tratamiento en la pantalla del LRF (en la seleccin visualizada en ese momento).
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Sistema:
En el men Sistema se presentan todas las funcionas bsicas utilizadas en SAP.

Adicionalmente, se muestra una barra con las operaciones bsicas SAP:
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4.3 BARRA INFERIOR ESTNDAR SAP

A continuacin se presenta una barra con las funciones ms utilizadas en los informes en
SAP:
Seleccionar detalle: (Control Shift F3): permite visualizar la informacin de detalle del
registro marcado. Dependiendo de si se ha marcado con el puntero del ratn sobre la
cabecera de un registro o sobre la posicin se mostrara la informacin sobre los campos
de cabecera o posicin respectivamente.
Clasificacin ascendente (F9)

Clasificacin descendente (F8)
Marcar todo (F5)
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Desmarcar todo (F6)

Fijar filtro (Ctrol+ Shift + F2)
Totalizar: con este icono es posible totalizar por alguno de los campos numricos, por
ejemplo el importe OCR (importe de la factura).
Subtotal: con este icono es posible efectuar subtotales por alguno de los
campos del LRF. Seleccione la columna y luego presione el icono, obteniendo as los
subtotales deseados, como por ejemplo:
Configurar presentacin (Ctrol F8)

Seleccionar variante de visualizacin
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Grabar la variante de visualizacin (Ctrol Shif +F12)
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4.4 BARRA EXTENDIDA DEL LRF

En el LRF se ha incorporado una barra adicional de funcionalidad, que tiene por objetivo
facilitar el trabajo de los usuarios del departamento de Contabilidad. Dicha barra posee
funciones que no se encuentran disponibles en el men estndar SAP:
A continuacin se describe la funcionalidad que ofrece cada uno de los iconos que se
presentan en la barra anterior, si bien algunas de ellas son descritas con mayor
profundidad en otros epgrafes del presente documento.
Es de destacar que para tratar cualquier documento del LRF se deber marcar primero
dicho documento, a travs del tic que se presenta a la izquierda del informe:
Refrescar (Shift + F4): icono que permite refrescar la informacin del informe.
Visualizar la Imagen (Shift F6): con este botn es posible acceder al documento
original asociado (factura/abono digitalizada). A continuacin se abrir el documento en
una nueva ventana.
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Visualizar la informacin procedente del OCR (Ctrol F12): esta informacin no

podr ser modificada, ya que presenta la informacin se ha reconocido y validado en el
proceso de digitalizacin de documentos.
Para salir de dicha visualizacin se debe presionar el icono

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Visualizar Log (Ctrol F11): al presionar este botn se accede al detalle del log del
tratamiento de cada documento, con el objeto de permitir realizar un seguimiento de cada
documento y analizar los posibles errores que puedan surgir a lo largo del proceso.
Presionando
vuelve a la pantalla principal del LRF.
En Caso de estatus de documento errneo

la causa del mismo.
se deber visualizar el LOG para analizar
Enviar al workflow: una vez que el documento preliminar ha sido

revisado y, en su caso, tratado se deber enviar hacia el workflow de aprobacin por parte
del Negocio.
Es de destacar que las facturas que se contabilizan a travs del mdulo de MM
(Compras) no han de ser enviadas a workflow para su aprobacin por parte del
Negocio, ya que al existir un pedido previo se asume que dicha autorizacin ya no es
necesaria.
Visualizar/modificar documento contable (Ctrol + F10): al pulsar este

icono se acceder al documento contable SAP registrado. Dependiendo del tipo de
documento (preliminar o definitivo) o su estado dentro del workflow nos llevar a la
transaccin de FI para tratar el documento SAP.
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Si el documento se encuentra en estado preliminar

y todava no ha sido
enviado a workflow (es decir, posee el estatus No tratada) la transaccin de
acceso al documento utilizada por la herramienta ser FBV2 Modificar
documentos preliminares, de manera que ser posible modificar los datos de
contabilizacin de la factura/abono en cuestin.
Si el documento se encuentra en estado preliminar

y ha sido enviado a
workflow (es decir, posee el estatus Pendiente de Aprobacin), la transaccin
de acceso al documento ser FBV3 Visualizar documentos preliminares, ya
que no se deben modificar documentos ya enviados para su aprobacin.
Si el documento se encuentra en estado de contabilizacin definitiva

, se
acceder a la transaccin de modificacin de documentos definitivos, FB02 Modificar documentos, si bien slo ser posible la modificacin de determinados
campos (como textos, condiciones de pago, va de pago, bloqueo de pago,
etc.).
Crear documento FI: al pulsar este icono se podrn generar documentos

preliminares de FI de forma automtica si se da alguna de las siguientes circunstancias:
Documentos de FI para los que, por alguna razn, el sistema no ha podido crear
un documento preliminar asociado (estatus de error
). En el epgrafe 6.6
CREACIN MANUAL DE DOCUMENTOS FI se describe en detalle esta
funcionalidad.
Documentos digitalizados como contabilizacin MM que finalmente han de ser

contabilizados va FI. En el epgrafe 6.4 CAMBIO DE TIPO DE DOCUMENTO:
DESDE MM A FI se describe en detalle esta funcionalidad.
Crear documento MM: al pulsar este icono se podrn generar documentos de

factura en el mdulo de MM (Compras) de forma asistida. Esta funcionalidad se deber
emplear si se da alguna de las siguientes circunstancias:
Facturas digitalizadas como MM: todas las facturas recibidas en SAP como
facturas de MM quedarn pendientes de creacin
Documentos digitalizados como contabilizacin FI que finalmente han de ser

contabilizados va MM.
Vocento
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En el epgrafe 5.4 CONTABILIZACIN DE DOCUMENTOS MM se describe en detalle

esta funcionalidad.
Visualizar/actualizar comentarios: mediante este botn se accede a los

posibles comentarios que puede tener un documento. Al pulsar este icono aparece la
siguiente ventana:
En dicha ventana se visualizan los siguientes tipos de comentarios:

1- Comentario LRF: comentarios libres que el rea de Contabilidad puede registrar
en cada documento digitalizado, para su propia gestin y seguimiento de los
documentos.
2- Comentario WF: comentarios del Negocio recibidos a travs del workflow de
aprobacin. En este caso, la factura habr sido aprobada con el estatus Aprobada
con comentarios, por lo que el rea de Contabilidad deber revisarlos para poder
adaptar y contabilizar de forma definitiva los documentos.
Vocento
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3- Comentario Repercutido: texto introducido por el Negocio a travs del workflow

de aprobacin donde se indicarn las sociedades a las que se deben repercutir los
documentos.
4- Motivo de devolucin: razones del Negocio para rechazar una factura, recibidos a
travs del workflow de aprobacin.
Para introducir un comentario en el rea libre de Contabilidad (Comentario LRF) se
deber escribir el texto y pulsar el icono
Es de destacar que todos estos campos que contienen los diferentes comentarios
incluidos en este proceso poseen a su vez un campo equivalente tipo flag (marcados
con una X) para identificar de forma sencilla aquellos documentos que poseen uno u
otro tipo de comentario.
Contabilizacin definitiva: mediante este icono es posible contabilizar de

forma definitiva los documentos preliminares que hayan sido aprobados con comentarios.
En el epgrafe 5.3 RECEPCIN WORKFLOW Y CONTABILIZACIN (FI) se describe en
detalle esta funcionalidad.
Marcar Flags (Ctrol+Shift+F11): mediante este icono es posible marcar de forma

manual los siguientes flag:
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Ya repercutido: una vez que una factura marcada como a repercutir a otras
sociedades haya sido repercutida, el rea de Contabilidad podr marcar este
flag para su control.
Corregido: una vez que Contabilidad haya adaptado un documento preliminar

conforme a los comentarios enviados por el Negocio, deber marcar este flag
antes de proceder a su contabilizacin definitiva. En caso contrario dicho
documento no podr ser contabilizado como definitivo.
Modificar Fecha de Contabilizacin (Ctrol+F9): icono mediante el cual es posible

modificar de forma masiva la fecha de contabilizacin de los documentos preliminares
marcados.
En el epgrafe 6.1 CAMBIO DE FECHA DE CONTABILIZACIN se describe en detalle
esta funcionalidad.
Anular (Ctrol+F4): pulsando este icono ser posible realizar la anulacin de un

documento, tanto FI (definitivo) como MM en caso de necesidad.
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En el epgrafe 6.5 ANULACIN DE DOCUMENTOS DEFINITIVOS se describe en detalle

esta funcionalidad.
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DESCRIPCIN DEL PROCESO
En el presente epgrafe se describen los pasos que se deben realizar desde la

herramienta LRF SAP en el proceso de digitalizacin, aprobacin y contabilizacin de
las facturas/abonos recibidas.
5.1 DIGITALIZACIN Y REGISTRO PRELIMINAR (FI)

Como se ha comentado, una vez que los documentos (facturas/abonos) han sido
digitalizados y la informacin reconocida ha sido verificada en Invoice, se lanza un
proceso automtico que traspasa al LRF-SAP toda la informacin, incluyendo el link
al documento digitalizado.
En base a dicha informacin y al documento modelo seleccionado, el LRF genera de
forma automtica un documento preliminar (en caso de tratarse de un documento
digitalizado como de tipo FI) por cada documento digitalizado. Dicho documento modelo
ser el ltimo documento (de tipo factura) contabilizado en el sistema SAP para el
proveedor y sociedad compradora a la que pertenece la factura.
De esta forma, el documento preliminar se construye utilizando la siguiente
informacin:
Informacin proveniente del OCR (Invoice): n proveedor, fecha de factura,

importe total factura, importe de las bases imponibles, factura/abono, n de
referencia a factura (para abonos), etc.
Informacin contenida en el documento modelo: cuentas contables del

grupo 6 e informacin sobre CeCos, rdenes de Coste, Objetos de Coste e
indicadores de IVA.
En caso de que no se encuentre un documento modelo (se intenta seleccionar un

documento contabilizado en los 2 ltimos ejercicios, por lo que no encontrar documento
en caso de ser anterior o tratarse de un proveedor nuevo para la sociedad que
contabiliza) se registrar un documento preliminar conteniendo nicamente la posicin del
proveedor, por lo que Contabilidad deber completar el asiento contable de forma manual.
Todos los documentos registrados en el LRF tendrn la clase de documento en SAP: LR
- Fra-Abono LRF(Acred).
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Para determinar la fecha de contabilizacin de dichos documentos, el sistema emplea

una regla, basada en la fecha de referencia. Dicha fecha de referencia se muestra a
modo informativo en la parte superior del informe LRF:
La fecha y periodo de referencia han de ser mantenidos por el usuario responsable de

Contabilidad - Cuentas a Pagar, debiendo ser actualizada en el momento de cambiar de
periodo contable.
La regla a travs de la cual se determina la fecha de contabilizacin a asignar en la
creacin automtica de los documentos preliminares asociados a cada una de las
facturas/abonos que se insertan en el LRF es:
Si la fecha factura (por ej.: 12-07-09) < = fecha cierre actual (por ej.: 30-09-09),
la fecha contable ser la fecha de cierre (30-09-09).
Si la fecha factura (por ej.: 12-10-09) > fecha cierre actual (por ej.: 30-09-09) la
fecha contable ser el ltimo da del mes de la fecha factura 31-10-09.
Adicionalmente, se ha incorporado a la herramienta un proceso que de manera masiva

actualice la fecha y periodo contable de los documentos preliminares pendientes, que se
describe en el epgrafe 6.1. Cambio de fecha de contabilizacin del presente documento.
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Los documentos preliminares generados de forma automtica por el LRF tras su

digitalizacin tendrn el estatus No tratada, pudiendo ser identificados, entre otros, por
los siguientes campos:
N de documento y estatus del
documento asociado (contable),
que indica el estatus del
documento asociado es P Preliminar
Icono, valor (N No tratada) y descripcin del

estatus del documento, que indican que el
documento tiene el estatus No tratada
Adicionalmente, es posible que un documento recin digitalizado se traspase al LRF con

el estatus Duplicada. Dicho estatus ser adoptado en el caso de que un documento, por
el motivo que sea, haya sido digitalizado ms de una vez, por lo que a partir de la
segunda digitalizacin de un mismo documento el estatus con que ser traspasado al LRF
ser Duplicada, no generando documento preliminar (genera una lnea informativa con
la informacin de cabecera reconocida en la digitalizacin as como inserta el link al
documento, no generando documento contable).
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5.2 ADAPTACIN DEL DOCUMENTO PRELIMINAR Y ENVO AL WORKFLOW (FI)

En general, todos los documentos FI que posean el estatus No tratada, sern aquellos
que han llegado desde el OCR y que estn pendientes de ser revisados por el rea de
Contabilidad y de ser enviados hacia el workflow de aprobacin.
Por tanto, con el objeto de revisar y, en caso de necesidad, modificar el documento
preliminar generado de forma automtica por el sistema, los usuarios de Contabilidad
debern marcar la factura/abono y, pulsar el icono
(Ctrol + F10).
Tras esta accin se acceder al documento contable preliminar asociado al documento

marcado, utilizando para ello la transaccin estndar de SAP: FBV2 Modificar
documentos preliminares:
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En dicha transaccin es posible tratar tanto la informacin de cabecera como las

posiciones del documento, ajustando las cuentas de gasto, los objetos de imputacin
analtica (CeCo, Orden de Coste, Objeto de Coste), los importes de cada posicin, los
datos relativos al pago y, en general, cualquier campo del documento contable preliminar.
Nota importante: si bien el sistema lo permite, nunca se debe modificar la fecha

de factura (campo fecha de documento del documento contable de SAP) ni el n de
factura (campo referencia en el documento contable de SAP) digitalizados por el OCR, ya
que estos 2 campos constituyen la base para el linkado de las imgenes y la identificacin
de los documentos en los procesos internos del LRF.
Vocento
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Es de destacar que, desde el propio documento SAP es posible consultar la imagen

asociada. Para ello presionar el botn
ventana:
, tras los que se desplegar la siguiente
Realizando doble clic sobre cualquiera de los 2 tipos de objeto, aparecer la siguiente
barra de acciones. A continuacin, se deber pulsar la opcin
Vocento
(Lista de anexos):
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Tras lo cual se abrir una nueva ventana con el link al documento digitalizado:
Realizando doble Clic en

o pulsando sobre el icono
original digitalizada por el escner:
Vocento
se acceder a la imagen
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Una vez efectuados los ajustes necesarios sobre el documento preliminar se deben
realizar dos acciones: verificar y grabar.
Para verificar el documento se deber ejecutar dicha opcin del men Documento:
Tras ello, el documento mostrar un mensaje indicando si el documento es correcto y

podra ser contabilizado:
Vocento
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SALDO TOTAL DEL DOCUMENTO

0 (DOCUMENTO CUADRADO)
MENSAJE DE VERIFICACIN
CORRECTA O INCORRECTA
Se debe tener en cuenta que para que un documento pueda ser enviado hacia el workflow
de aprobacin deber estar cuadrado.
Por ltimo, si el documento es correcto se ha de pulsar el icono Grabar
se acceder de nuevo al informe LRF:
Vocento
, tras lo que
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Una vez que el documento ha sido revisado y adaptado por el rea de Contabilidad
deber ser enviado hacia el workflow de aprobacin por parte del Negocio. Para ello,
antes de pulsar el icono de envo a workflow se debern marcar los documentos a enviar:
Vocento
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A continuacin se pulsar el icono

, tras lo cual el estatus de los
documentos pasar a ser Pendiente de aprobacin, como se puede observar en el
ejemplo seleccionado:
N de documento y estatus del
documento asociado (contable),
que indica el estatus del
documento asociado continua
siendo P - Preliminar
Icono, valor (P Pendiente de aprobacin) y

descripcin del estatus del documento, que
indican que el documento tiene el estatus
Pendiente de aprobacin
Es muy importante recordar que los documentos contables preliminares asociados a

las facturas que se encuentren en estatus Pendientes de Aprobacin no deben ser
modificados bajo ningn concepto. En cualquier caso, se ha introducido una validacin
en la herramienta que impedira dicha modificacin.
necesaria.
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5.3 RECEPCIN WORKFLOW Y CONTABILIZACIN (FI)

Las posibles decisiones del Negocio respecto a una factura/abono se traducen en el
LRF en diferentes estatus que podrn tomar dentro del workflow de aprobacin. Dicho
estatus son actualizados de forma automtica en el LRF en el momento en que el
Negocio aprueba la factura en ScanVisio (ambos sistemas estn integrados). Dichos
estatus son:
Aprobada
Aprobada con comentarios
Rechazada
Por tanto, y a modo de resumen, existen los siguientes estatus que una factura/abono
puede adoptar a lo largo del proceso:
ESTATUS RECIBIDOS
COMO RESPUESTA DEL
WF (DEL NEGOCIO)
ESTATUS INICIALES
(DESPUS DE LA
DIGITALIZACIN)
ESTATUS DE ESPERA
(FACTURA EN WF)
DOCUMENTOS CON ESTATUS APROBADA

Los documentos aprobados sern aquellos a los que el Negocio ha dado su total
conformidad, a travs del WF de aprobacin, y sern contabilizados (es decir, los
documentos preliminares sern contabilizados como definitivos) de forma automtica por
la herramienta.
Es de destacar que el Negocio puede, en ScanVisio, modificar el CeCo, la Orden o los
importes asignados a cada posicin del documento contable. Dichas
modificaciones sern realizadas de forma automtica por la herramienta en el
momento de contabilizar el documento definitivo.
Por tanto, salvo que existan errores en el proceso, el rea de Contabilidad no tendr
que realizar ningn tratamiento adicional sobre estos documentos (habrn sido
actualizados y contabilizados de forma automtica).
Vocento
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DOCUMENTOS CON ESTATUS APROBADA CON COMENTARIOS

Los documentos aprobados con comentarios son aquellos para los que el Negocio da
su aprobacin pero para los que se solicita un ajuste manual antes de ser
contabilizados.
Este estatus ser el empleado cuando se tengan que realizar ajustes que no se puedan
realizar de forma automtica, por ejemplo: para desglosar la factura en ms posiciones de
gasto imputados a CeCos diferentes, para bloquear la factura para el pago, por
determinar que la factura debe ser pagada en un plazo de tiempo mayor al indicado, etc.
En este caso, el rea de Contabilidad deber revisar los comentarios introducidos por
el Negocio para proceder al ajuste manual del documento preliminar y a su
contabilizacin definitiva.
Estos ajustes solicitados por el Negocio se detallan en el campo Comentario WF del
LRF, al que se accede pulsando el icono
ventana:
Vocento
, tras lo que aparece la siguiente
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Una vez adaptado el documento preliminar asociado y grabado de nuevo, se deber
proceder a su contabilizacin definitiva. Para ello, se debe marcar como Corregido.
Para ello, se ha de pulsar el icono
Vocento
Marcar Flags y a continuacin marcar dicha opcin:
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Un vez marcados como corregidos, ser posible proceder a la contabilizacin del

documento de forma definitiva. Para ello se debern marcar los documentos a
contabilizar:
Y pulsar el icono
, tras lo que aparecer un mensaje confirmando la
contabilizacin de los documentos seleccionados:
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Es de destacar que la herramienta verifica el estado del documento antes de procesarlo,

permitiendo la contabilizacin definitiva tanto en caso de que el documento tenga los
estatus de aprobado con comentarios, como si se encuentra en estado de aprobado o
errneos (ambos en el caso de errores en el proceso que hayan impedido la
contabilizacin automtica).
Nota: para evitar tratar documentos que realmente no se desean, antes de ejecutar
masivamente la contabilizacin es recomendable desmarcar todos los documentos
.
DOCUMENTOS CON ESTATUS RECHAZADA

En el caso de que el Negocio no acepte el documento (factura o abono), por la razn
que sea (importes de factura errneos, factura no perteneciente a la sociedad, etc.) y no
desee que sea contabilizado, se marcar con el estatus Rechazada, indicando el motivo
de rechazo en el campo Motivo de Devolucin.
En este caso el documento preliminar asociado se borra de forma automtica al
recibir la respuesta del workflow (ya no tendr documento contable preliminar asociado).
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5.4 CONTABILIZACIN DE DOCUMENTOS MM

necesaria.
En este caso, mediante el icono
Crear documento MM, se podrn generar
documentos de factura en el mdulo de MM (Compras) de forma asistida. Esta
funcionalidad se deber emplear si se da alguna de las siguientes circunstancias:
Facturas digitalizadas como MM: todas las facturas recibidas en SAP como
facturas de MM quedarn pendientes de creacin
Documentos digitalizados como contabilizacin FI que finalmente han de ser

contabilizados va MM (proceso descrito en el epgrafe 6.3 CAMBIO DE TIPO
DE DOCUMENTO: DESDE FI A MM del presente documento).
Al pulsar dicho icono, se acceder a la transaccin estndar de SAP para la recepcin de

facturas de Compras (MIRO). El sistema ir completando la informacin de cabecera, y el
usuario deber completar la informacin sobre el pedido de forma manual.
Los campos indicados en color rojo son los que se van completado automticamente
conforme a la informacin verificada y proporcionada en el proceso de digitalizacin. Para
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que el sistema vaya rellenando los diferentes campos se debe ir presionando Enter o
hasta completar los datos de cabecera de la factura.
A continuacin se deber completar de forma manual los datos de detalle del pedido al
que se refiere la factura.
Una vez registrados todos los datos se debe pulsar
contabilizar el documento de forma definitiva.
, accin tras la cual se

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5.5 CAMBIO DE PERIODO

Con el objeto de actualizar la fecha de referencia que tiene en cuenta la regla para
determinar la fecha de contabilizacin de los documentos preliminares creados tras la
digitalizacin de documentos, se debe ejecutar la transaccin: ZLRF_FEC_CONT Mantener la fecha contable para LRF o bien seleccionarla en la siguiente ruta del men de
SAP:
Finanzas/Controlling > Finanzas > Gestin financiera > Acreedores > Contabilizacin >
Libro de Registro de Facturas LRF > ZLRF_FEC_CONT - Mantener la fecha contable
para LRF
Tras ejecutar dicha transaccin aparecer la siguiente ventana, en la cual se debe
introducir la fecha de contabilizacin y el periodo contable de referencia (las del periodo
contable actual en el cual se desea contabilizar las facturas):
El LRF tomar como fecha de contabilizacin la correspondiente al ultimo da del mes al

que pertenece la fecha contable introducida, por ejemplo en el caso de introducir
25.10.2009 tomar en los asientos contables el 31.10.2009.
En el caso de que querer contabilizar en los periodos especiales (13 y 14), se deber
actualizar el campo periodo con el valor adecuado, siendo siempre la fecha de
contabilizacin el 31.12.2009.
Si el usuario confirma la accin, pulsando
o Enter, la fecha de contabilizacin y el
periodo de referencia sern actualizados en el LRF:
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Como se ha comentado anteriormente, la regla a travs de la cual se determina la fecha de

contabilizacin a asignar en la creacin automtica de los documentos preliminares
asociados a cada una de las facturas/abonos que se insertan en el LRF es:
Si la fecha factura (por ej.: 12-07-09) < = fecha cierre actual (por ej.: 30-09-09),
la fecha contable ser la fecha de cierre (30-09-09).
Si la fecha factura (por ej.: 12-10-09) > fecha cierre actual (por ej.: 30-09-09) la
fecha contable ser el ltimo da del mes de la fecha factura 31-10-09.
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OTRA FUNCIONALIDAD
En este apartado se describe una serie de funcionalidades adicionales que se han

incorporado a la herramienta LRF para facilitar el trabajo del rea de Contabilidad.
6.1 CAMBIO DE FECHA DE CONTABILIZACIN

Como se ha comentado, la fecha de contabilizacin se determina de forma automtica en
funcin a la regla definida, teniendo como base de clculo la fecha del documento y la
fecha de referencia para el LRF.
Sin embargo, con el objeto de facilitar el trabajo del rea de Contabilidad, en el LRF se ha
incorporado una funcionalidad que permite modificar de forma masiva la fecha de
contabilizacin de los documentos preliminares marcados.
Para ello, se deben marcar los documentos y pulsar el icono
Contabilizacin (Ctrol+F9):
Modificar Fecha de
Tras pulsar el icono

se desplegar una ventana solicitando que se ingrese la fecha
nueva de contabilizacin de todos los documentos preliminares previamente
seleccionados:
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Al confirmar la nueva fecha se abrir una nueva ventana confirmando la actualizacin de

los documentos preliminares:
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6.2 CONTABILIZACIN MASIVA DE DOCUMENTOS

En el LRF se ha habilitado una opcin de men que permite contabilizar de forma
definitiva documentos enviados al workflow de aprobacin para los que no se hayan
finalizado todos los pasos que componen dicho workflow de aprobacin, es decir,
documentos con el estatus Pendiente de aprobacin.
Para ello, se debern marcar los documentos que se deseen contabilizar y ejecutar la
siguiente opcin de men: Lista > Cont. Cierre Mes
En el caso de que los documentos seleccionados no contengan ningn error, los

documentos sern contabilizados, presentando el siguiente mensaje de confirmacin en
la barra inferior del LRF:
Los documentos contabilizados mantendrn el estatus Pendiente de aprobacin, si bien el

estatus de contabilizacin habr pasado de preliminar a definitivo:
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Icono, valor (P Pendiente de aprobacin) y

descripcin del estatus del documento, que
indican que los documentos tienen el estatus
Pendiente de aprobacin
Icono y estatus del documento

asociado C - Contabilizado
En el caso de que existan errores en los documentos contables, por ejemplo por utilizar
rdenes de coste cerradas o CeCos bloqueados, la herramienta devolver los mensajes
de error de cada uno de los documentos errneos, contabilizando el resto.
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6.3 CAMBIO DE TIPO DE DOCUMENTO: DESDE FI A MM

En el LRF se ha habilitado la posibilidad de contabilizar como MM un documento
digitalizado inicialmente como de contabilizacin FI.
Para ello, se deber seleccionar el documento y pulsar el icono
Crear
documento MM, tras lo cual se desplegar la siguiente ventana solicitando confirmacin
al usuario para realizar dicho cambio:

o Enter, se acceder a la creacin de
facturas en el mdulo de MM (Compras) de forma asistida, de forma anloga a la descrita
en el punto 5.4 CONTABILIZACIN DE DOCUMENTOS MM.
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Al finalizar la contabilizacin de la factura en el mdulo de MM, el LRF borrar de forma
automtica el documento preliminar FI asociado inicialmente a la factura.
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El documento pasa a ser de tipo MM, adquiriendo
Nuevo documento FI
el estatus A Aprobada y el estatus del
asociado al documento
documento asociado C - Contabilizado
de factura MM
Asimismo, en el nuevo documento contable se habr insertado el link a la imagen original

del documento digitalizado.
Es de destacar que si, por cualquier motivo, el usuario abandona la transaccin de
creacin de facturas en el mdulo de MM, no llegando a grabar el documento, en el LRF
no se realizar el cambio en los estatus del documento (continuar siendo de tipo FI) ni
se borrar el documento preliminar FI asociado.
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6.4 CAMBIO DE TIPO DE DOCUMENTO: DESDE MM A FI

De forma anloga al caso anterior, en el LRF se ha habilitado la posibilidad de
contabilizar como FI un documento digitalizado inicialmente como de
contabilizacin MM.
Para ello, se deber seleccionar el documento y pulsar el icono
Crear
documento FI, tras lo cual se desplegar la siguiente ventana solicitando confirmacin al
usuario para realizar dicho cambio:

o Enter, el LRF generar un documento
preliminar FI asociado, siguiendo los mismos criterios que si el documento hubiera sido
digitalizado inicialmente como FI:
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Al refrescar, el informe mostrar el nuevo documento preliminar, tras lo que el

departamento de Contabilidad procedera a su revisin y adaptacin antes de su envo al
workflow de aprobacin.
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El documento pasa a ser de tipo FI, adquiriendo
Nuevo documento FI
el estatus N No tratada y el estatus del
generado por el LRF de
documento asociado P - Preliminar
forma automtica
Es de destacar que en el nuevo documento contable preliminar se habr insertado el link

a la imagen original del documento digitalizado.

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6.5 ANULACIN DE DOCUMENTOS DEFINITIVOS

Si por cualquier razn, es necesario realizar la anulacin de un documento
contabilizado de forma definitiva, con independencia de si procede de una
contabilizacin de tipo FI o de MM, se deber seleccionar el documento y pulsar el icono
Anular (Ctrol+F4). Dicha anulacin ha de ser individual, es decir, slo es posible
anular un documento en cada ejecucin.
Al seleccionar el documento a anular y pulsar el icono
aparecer la siguiente
ventana, solicitando el motivo de anulacin, la fecha de contabilizacin y el periodo del
documento de anulacin a contabilizar, al igual que sucede en el caso de una anulacin
utilizando la transaccin estndar de SAP para la anulacin de documentos contables:
A continuacin se debern confirmar los valores introducidos, pulsando

o Enter,
accin tras la cual la herramienta proceder a la anulacin del documento contable
seleccionado.
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Tras la anulacin del documento, el LRF completar de forma automtica los campos
Anulado (marcado con una X) y Anulado con (donde se indica el n de documento de
anulacin), de forma que sea sencillo identificar que dicho documento ha sido anulado
con posterioridad:
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6.6 CREACIN MANUAL DE DOCUMENTOS FI

Si por alguna razn el sistema no puede crear un documento preliminar asociado (estatus
error
) para un documento digitalizado como FI, se ha habilitado el icono
Crear documento FI mediante el cual ser posible la creacin de documentos
preliminares de forma manual.
Mediante este icono, la herramienta intenta, en primer lugar, generar el documento
preliminar de forma automtica y, si esto no fuera posible (por ejemplo, porque el
acreedor haya sido bloqueado), acceder a la creacin del documento en modo manual.
En este sentido, la creacin de documentos de forma manual debera ser muy
excepcional.
Se debe recordar que la clase de documento a emplear en el LRF ha de ser siempre LR.
Una vez ingresada la informacin, se deber pulsar Grabar
, tras lo cual el
documento preliminar ser asociado de forma automtica al registro en el LRF y a su vez
el link a la imagen original del documento digitalizado ser insertado en el documento
preliminar.
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de los documentos en los procesos internos del LRF. Por tanto, en el caso de una
contabilizacin manual, dichos campos debern ser completados con la informacin
exacta proporcionada por el OCR.
Es de destacar que la creacin de documentos preliminares slo podr utilizarse para
registros del LRF que no tengan un documento contable ya asignado. En caso contrario
aparecer el siguiente mensaje de error, ya que se deber trabajar sobre el documento ya
asignado:
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Manual de Usuario LRF - v1 0

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