ACTIVIDADES DE APROPIACIN DEL CONOCIMIENTO

(CONCEPTUALIZACIN Y TEORIZACIN)
Caso N 1 EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

1- Cmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

Como se encuentra en diferentes lugares de la compaa y nunca han sido
organizados ni identificada su relevancia y necesidad en la empresa, se
debe comenzar por la identificacin, organizacin y clasificacin alfabtica
y cronolgica y con esto logra un archivo patrimonial, de esta manera los
archivos pueden ser tcticamente organizados que sean fcil de encontrar.
Se pueden organizar por consulta y poco frecuentes.
2- Cules son las causas que originaron esta situacin?
La falta de conocimientos y de capacitar al personal en la aplicacin de la
tabla de retencin documental conllevaron a la acumulacin de documentos
sin ningn tipo de orden en la compaa.
3- Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
Si deben aplicar los procesos y ciclos de vida de gestin documental
como lo son de Archivo de gestin, archivo central, archivo histrico ya
que son la manera adecuada para llevar acabo la posibilidad de mantener
el archivo organizado y manteniendo sus ciclos de vida dentro de la
compaa ya que es la fase de vida que cumplen dichos archivos, esto con
el fin de lograr la eficiencia de la empresa
4- Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos
electrnicos de archivo. Cmo debe ser archivado esos
documentos?
De manera simultnea a un archivo fsico se le debe dar asignacin dentro
del archivo teniendo en cuenta las caractersticas con que cuenta la
documentacin tambin se puede organizar magnticamente de manera
que estos se encuentren en el mismo formato y se organizaran
cronolgicamente si se cuenta con los medios tecnolgicos para consultar
por parte del personal autorizado para exposicin de esta informacin.
5- Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso a la informacin?
Delimitndolos por nmero de series y sub series o tipos documentales que
establecen los tiempos de conservacin y permanencia en cada fase
documental.

6- Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia del uso de

las TRD?
Busca garantizar el resguardo, conservacin y orden en la gestin
documental teniendo el control de los archivos facilitando un adecuado
acceso de personas pblicas o privadas a diferentes tipos de datos, y
adems llevar un control eficiente de los archivos con el fin de sistematizar
los documentos de las empresas para sus consultas.
7- Segn su criterio cul es el gran reto de Arnulfo?
Es mitigar los diferentes problemas que presentaba la empresa y para lo
que fue contratado Arnulfo sacando adelante la falta de organizacin
archivstica y fondos acumulados con los que cuenta la empresa; es el
trabajo diario y la adecuada organizacin en cada rea despus de realizar
las diferentes tareas documentales para la consecuencia del objetivo
aplicadas a las TDR.
8- Cree usted que la gestin documental es la base para el desempeo
de la empresa?
S, es uno de los procesos que est tomado gran relevancia en las
empresas, es la base fsica y digital para la organizacin en bsqueda y
consulta en las empresas.