Juan Melndez Torres

Contabilidad Bsica

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

1.

Definicin
El Libro de Inventarios y Balances es un libro principal y obligatorio de foliacin
simple, en el que se registran los activos, pasivos y patrimonio que tiene la
empresa. Para efectos mercantiles, este libro es regulado por el artculo 37 del
Cdigo de Comercio.
La finalidad de este libro es mostrar la situacin econmica de la empresa. Para
estos efectos, consigna al inicio de las operaciones (cualquier mes del ao) el
inventario inicial con el que empieza la empresa. Asimismo, al cierre del ejercicio
(31 de Diciembre), tambin se consigna el llamado "Inventario Final o de Cierre".
En relacin a este libro, cabe tener en consideracin que el mismo es un libro
vinculado a asuntos tributarios. As lo indica el Anexo N 1 de la Resolucin de
Superintendencia N 234-2006/SUNAT (30.12.2006). En ese sentido, al tener
dicha calificacin, deber cumplir con determinadas formalidades, las cuales son
verificadas a continuacin.

2.

Obligados a llevarlo
El artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta (vigente a partir del 01.10.2008)
seala que los perceptores de rentas de tercera categora cuyos ingresos brutos
anuales no superen las ciento cincuenta (150) UIT's debern llevar como mnimo
un (1) Registro de Ventas, un (1) Registro de Compras y Libro Diario de Formato
Simplificado de acuerdo con las normas sobre la materia, en tanto precisa que
los dems perceptores de rentas de tercera categora estn obligados a llevar
contabilidad completa.
En ese sentido, podemos afirmar que los contribuyentes del Rgimen General
del Impuesto a la Renta, que estn obligados a llevar contabilidad completa, de
acuerdo a lo sealado en el prrafo anterior, estn obligados a llevar el Libro de
Inventarios y Balances, al constituir ste, un libro principal.

3.

Obligacin de legalizar
El Libro de Inventarios y Balances, al ser un libro vinculado a asuntos tributarios
tiene la obligacin de ser legalizado, por un notario o, a falta de stos, por un
juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que
se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario.
En todo caso, tratndose de contribuyentes ubicados en las Provincias de Lima y
Callao, la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de
cualquiera de dichas provincias.
Datos de cabecera
De acuerdo a lo que seala el inciso a) del artculo 6o de la Resolucin de
Superintendencia N 234-2006/SUNAT, el Libro de Inventarios y Balances debe
contar con los siguientes datos de cabecera:

4.

DATOS DE CABECERA
Denominacin del libro o registro
Libro de Inventarios y Balances
Perodo y/o ejercicio al que corresponde la
Inventario de Cierre al 31.12.2009
informacin registrada
Nmero de RUC del deudor tributario,
Inversiones San Juan S.R.L.
Apellidos y Nombres, Denominacin y/o
Razn Social de ste
Es importante mencionar que esta informacin deber indicarse en todos los
folios que se utilicen. No obstante, tratndose del Libro de Inventarios y Balances
llevado en forma manual, ser suficiente con incluir estos datos en el primer folio
de cada periodo o ejercicio.

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LIBROS Y REGISTROS
Libro de Inventarios y Balances
llevado en hojas sueltas

Libro de Inventarios y Balances

llevado en forma manual

INFORMACIN A
CONSIGNAR
En todos los folios se deber consignan
Denominacin del libro o registro.
Perodo y/o ejercicio al que
corresponde la informacin registrada.
Numero de RUC del deudor tributario.
Apellidos y Nombres, Denominacin
y/o Razn Social de ste.
En el primer folio se deber consignar
Denominacin del libro o registro.
Perodo y/o ejercicio al que
corresponde la informacin registrada.
Nmero de RUC del deudor tributario.
Apellidos y Nombres, Denominacin
y/o Razn Social de ste

5.

Obligacin de firmar el Libro de Inventarios y Balances

Una de las formalidades que se deben observar respecto del Libro de Inventarios
y Balances, es que deber ser firmado al cierre de cada perodo o ejercicio
gravable, por los responsables de su elaboracin, es decir:
Por el deudor tributario o su representante legal, as como,
Por el Contador Pblico Colegiado o el Contador Mercantil.
As lo establece el inciso e) del artculo 6o de la Resolucin de Superintendencia
N 234-2006/SUNAT.

6.

Formatos que integran el Libro de Inventarios y Balances

Como se seal, en el punto a) anterior, la doctrina contable estableca que el
Libro de Inventarios y Balances era un libro de foliacin simple.
No obstante esa caracterstica, mediante la Resolucin de Superintendencia N
234-2006/ SUNAT, se ha dado un cambio sustancial respecto de este libro,
establecindose que a partir del 01.01.2009, el mismo estar integrado por
determinados formatos. En efecto, segn la resolucin antes citada, se ha
sealado que el Libro de Inventarios y Balances que los contribuyentes sujetos al
Rgimen General del Impuesto a la Renta por rentas de tercera categora, se
encuentran obligados a llevar, estar integrado por los siguientes formatos:
FORMATO
Formato 3.1
Formato 3.2
Formato 3.3
Formato 3.4

Formato 3.5
Formato 3.6
Formato 3.7

DENOMINACIN
Libro de Inventarios y Balances - Balance General
Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la
Cuenta 10 - Caja y Bancos
Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la
Cuenta 12 - Clientes
Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la
Cuenta 14 - Cuentas por cobrar a accionistas (o socios) y
personal
Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la
Cuenta 16 - Cuentas por cobrar diversas
Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la
Cuenta 19 - Provisin para cuentas de cobranza dudosa
Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la
Cuenta 20 - Mercaderas y la Cuenta 21 - Productos
Terminados

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Formato 3.8

Libro de Inventarios y Balances - detalle del Saldo de la

Cuenta 31 Valores

Formato 3.9

Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la

Cuenta 34 - Intangibles
Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la
Cuenta 40 Tributos por Pagar
Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la
Cuenta 41 - Remuneraciones por Pagar
Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la
Cuenta 42 - Proveedores
Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la
Cuenta 46 Cuentas por Pagar Diversas
Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la
Cuenta 47 - Beneficios Sociales de los Trabajadores
Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la
Cuenta 49 Ganancias Diferidas
Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la
Cuenta 50 - Capital
Libro de Inventarios y Balances - Balance de
Comprobacin
Libro de Inventarios y Balances - Estado de Flujos de
Efectivo
Libro de Inventarios y Balances - Estado de Cambios en el
Patrimonio Neto del 01.01 al 31.12
Libro de Inventarios y Balances - Estado de Ganancias y
Prdidas por Funcin del 01.01 al 31.12

Formato 3.10
Formato 3.11
Formato 3.12
Formato 3.13
Formato 3.14
Formato 3.15
Formato 3.16
Formato 3.17
Formato 3.18
Formato 3.19
Formato 3.20

b) Obligacin de llenar los formatos

No obstante la obligacin de llevar cada uno de los formatos sealados
anteriormente, es preciso indicar que en los casos en que el deudor
tributario no tenga informacin que registrar en alguno de ellos, no ser
necesario el llenado de los mismos.
A continuacin podemos apreciar otra forma de conocer sobre el Libro de
Inventario y Balance.
EL LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCE
I.

DEFINICIN:
El libro de inventario y balance es un libro principal y obligatorio, es un libro
principal de acuerdo al aspecto tcnico y est considerado como un libro
obligatorio desde el punto de vista legal, es un libro de foliacin simple, sirve para
registrar y demostrar la situacin econmica y financiera de la empresa, es decir
se registran todos los activos y pasivos que tiene la empresa.
Tambin podemos decir que el libro de inventario y balances sirven para registrar
el Inventario de Bienes, derechos, valores y obligaciones o deudas que poseen las
empresas.
Este libro se utiliza 2 veces en el ao, uno al inicio de las operaciones comerciales
llamado "Inventario Inicial" y el otro al finalizar el periodo econmico, ejercicio
econmico es decir al 31 de diciembre de cada ao, y en cualquier fecha del ao,
cuando la empresa inicia recin sus actividades mercantiles y se le llama
inventario de situacin.

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II. ASPECTO LEGAL:

Como todo libro de Contabilidad para que tenga su valor legal debe de ser
legalizado en el primer folio ante la notara.
III. RAYADO O PARTES DE LA HOJA DE CUENTAS:
El rayado, o partes de una hoja de cuentas del libro de inventario y balances.

10
101
104
2

I. ACTIVO
Caja y Bancos
Caja
Bancos Ctas. Ctes.
104.1 Banco Wiese
104.2 Banco de Crdito

24,000.00
6,000.00
18,000.00
10,000.008,
000.00

7
NOTA:
1.
En la parte superior sirve para anotar la fecha del inventario.
2.
Columna que sirve para registrar o anotar el nombre de la cuenta principal,
3.
Columna que sirve para anotar o registrar el cdigo de la cuenta divisionaria.
4.
Columna que sirve para registrar o anotar el nombre de la cuenta principal,
nombre de la cuenta divisionaria, detalle, sumilla o glosa.
Sumilla, glosa o detalle; es la explicacin en forma breve precisa y concisa del
concepto de la operacin.
5.
Columna que sirve para registrar o anotar las cantidades menores llamadas
tambin segunda auxiliar.
6.
Columna que sirve para anotar o registrar las cantidades menores tambin es
conocida como "primera auxiliar"
7.
Columna que sirve para anotar o registrar los importes de las cuentas
divisionarias o tambin es conocido como "columna parcial".
8.
Columna que sirve para anotar los importes de las cuentas principales y tambin
para anotar los totales del activo pasivo y capital o patrimonio.
IV.

PARTES DEL INVENTARIO:

El Inventario consta de activo, pasivo, resumen y balance del inventario inicial o
comprobacin el activo, pasivo y capital.
I.1.

I.2.

ACTIVO:
Presenta todos los derechos bienes y valores como son el dinero en
efectivo, maquinaras, mercaderas, muebles, equipo de cmputo,
inmuebles, bienes consumibles y bienes utilizables que deben estar
detalladamente en esta parte del activo.
PASIVO:
Consiste en detallar todas las obligaciones deudas y compromisos que
posee la empresa, con segundas y terceras personas como son las

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I.3.

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deudas tributarias, deudas comerciales, deudas no comerciales, deudas

laborales, facturas por pagar, letras por pagar, saldo por pagar, salarios
por pagar, tributos por pagar, alquiler de local por pagar, servicio de agua
por pagar etc.
RESUMEN:
Consiste en demostrar contablemente el total del activo con el total del
pasivo para luego buscar la diferencia y determinar el capital de la
empresa de siguiente manera:
AP=K

K=A-P

Si el activo es mayor que el pasivo, tendremos un saldo patrimonial positivo.

Si el pasivo es mayor que el pasivo tendremos como resumen un saldo
patrimonial negativo.

I.4.

BALANCE DE INVENTARIO INICIAL O COMPROBACIN:

Consiste en comparar en que el activo sea igual al pasivo ms el capital o
patrimonio mediante la ecuacin contable o ecuacin de equidad mediante
la siguiente manera:

V. EL INVENTARIO:
Inventario es la accin de contar fsicamente de todos los bienes, derechos y
valores as como las deudas y obligaciones que posee la empresa con el fin de
registrar contablemente en el Libro de Inventario y Balance.
5.1.

CLASES DE INVENTARIO:
Las clases de inventario pueden estar clasificadas, de acuerdo al periodo en
que se realiza el Inventario, y de acuerdo a la forma realizada.
5.1.1. De acuerdo al periodo en que se realiza el inventario:
Tenemos inventario inicial, inventario o permanente inventario final
o de cierre.
5.1.1.1. Inventario Inicial:
Por lo general se realiza al inicio o apertura de cada
periodo econmico o de las actividades mercantiles es
decir el 2 de enero de cada ao.
5.1.1.2. Inventario especial o permanente:
Se realiza en cualquier poca o momento del ao con la
finalidad de conocer a fondo la situacin econmica de la
empresa ya sea una parte del activo, pasivo o patrimonio
de la empresa o tambin en la totalidad.
5.1.1.3. Inventario Final:
Se realiza, al finalizar o terminar el ejercicio econmico
que por lo general es el 31 de Diciembre de cada ao,
llamado tambin inventario final o de cierre.
5.1.2.

De acuerdo a la forma de realizacin:

Tenemos 2 clases de inventario:

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5.1.2.1.

5.1.2.2.

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Inventario Fsico:
Consiste en hacer un conteo fsico de todos los valores,
derechos y bienes de las empresas, como son
documentos en cobranza, dinero en efectivo, documentos
pendientes de pago, obligaciones laborales y tributarias
de pendientes.
Inventario Contable:
Consiste en transcribir en forma detallada todo el
inventario fsico debidamente valorizado y sirve como
evidencia de todo lo que se posee una empresa en sus
cuentas de activo, pasivo y patrimonio.

Estimado estudiante Ud., podr consultar y resolver los casos prcticos en las
pginas 62 al 85 del Texto Base de Contabilidad Bsica I del Prof. CPCC. Dr.
Roberto Reyna, sobre el tema del Libro de Inventarios y Balances.

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FORMATO 3:17: LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES BALANCE DE COMPROBACIN

EJERCICIO O PERODO:
RUC:
APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZN SOCIAL:

CUENTA

CDIGO
(1)

DEN
OM1N
.
(2)

SALDOS INICIALES

MOVIMIENTOS

SALDOS FINALES

DEUDOR

ACREEDOR

DEBE

HABER

DEUDOR

(3)

(4)

(J)

(6)

0)

ACREEDOR
(8)

SALDOS FINALES
DEL BALANCE
GENERAL
PASIVO Y
ACTIVO
PATRIMON
.
(9)
(10)

MOVIMIENTO

PRDIDAS

GANANCIA
S

(II)

(12)

TOTALES (13)
RESULTADO DEL EJERCICIO 0 PERIODO (14)
TOTALES (15)
(1) Cdigo tic la cuenta contable desagregado al nivel de dgitos establecido en el Plan Contable vigente en el pas.
(2) Denominacin de la cuenta contable desagregada al nivel de dgitos establecido en el Plan Contable vigente en el pas.
(3) Saldo inicial del ejercicio: deudor.
(4) Saldo inicial del ejercicio: acreedor.
(5) Movimiento del ejercicio o periodo de las cuentas: Debe
(6) Movimiento del ejercicio o periodo de las cuentan: Haber.
(7) Saldos Anulen del ejercicio o periodo de las cuentas: Deudor.
(8) Saldos finales del ejercicio o periodo de las cuentan: Acreedor.
(9) Saldo finales del ejercicio o periodo de las cuentan que conforman el balance General: Activo.
(10)Saldos finales del ejercicio o periodo de Ion cuenta que conforman el Balance General: Pasivo y Patrimonio,
(11) Saldos del ejercicio o periodo de las cuentas que conforman el Estado de de ganancias y prdidas por funcin: Prdidas.
(12)Saldos finales del ejercicio o periodo de las cuentan que conforman el Estado de Ganancias y Prdidas por funcin: Ganancia.
(13)Totales de Saldo y Movimientos.
(14) Resultado del Ejrcito o periodo.

(15)Totales.

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