Sistemas de trabajo del conocimiento y

de automatizacin en la oficina

El sistema de conocimiento ideal que podra englobar a las funciones de

trabajo del conocimiento y de automatizacin de oficina, debera permitir la
unin perfecta de creacin, almacenamiento y comunicacin de documentos,
mensajes de voz y por escrito, imgenes y datos de cualquier punto de la
institucin a cualquier otro.
La verdad es que hasta el da de hoy es casi imposible crear algo as.
En vez de tener tales posibilidades integradas, los actuales sistemas
conocimientos cuentan con muchos dispositivos independientes automatizado,
medios limitados para enlazarlos.

En la actualidad, sin embargo, la mayora de los sistemas de nivel de

conocimiento permanecen como nsulas aisladas porque emplean dispositivos
que no estn enlazados entre s.
Ejemplo de aplicacin:
Tenemos Procesamiento digital de imgenes (tecnologa que transforma
los documentos e imgenes grficas a una forma computarizada de manera que
pueda ser almacenada, procesada y accesada por los sistemas de computo. :
Digitalizar las firmas.

Sistemas de informacin para la administracin

Los sistemas de informacin para la administracin (SIA) ayudan a los

administradores al seguimiento del adecuado funcionamiento de la institucin y
predicen su futuro desempeo de manera que puedan intervenir cuando las
cosas no van bien. Los sistemas ayudan a la administracin con el control de la
institucin.
La siguiente figura muestra cmo un SIA tpico transforma informacin
a nivel de operaciones de las reas de inventarios, produccin y contabilidad en
sus archivos, que se utilizan para dar informes a los administradores.
Luego podra tener un informe de la siguiente forma:

Ventas por producto y por territorio de ventas

CLAVE DEL DSCRIPCION
PRODUCTO DEL
PRODUCTO

TERRITORIO
DE VENTAS

VENTAS
REALES

4469

Noreste
Sur
Medio oeste
Oeste

4.066.700
3.778.112
4.867.001
4.003.440
16.715.253
3.676.700
5.608.112
4.711.001
4.563.440
18.559.253

5674

Limpia/
alfombra
Total
Refrescante
de alcobas
Total

Noreste
Sur
Medio oeste
Oeste

PLANEADAS

VENTAS
REALES
V/S
PLANEADAS

4.800.000
3.750.000
4.600.000
4.400.000
17.550.000
3.900.000
4.700.000
4.200.000
4.900.000
17.700.000

En la Ventana sobre Administracin se describe un SIA utilizado por

la Travelers Insurance Company para hacer el seguimiento de sus
procedimientos de revisin de reclamaciones y para identificar los cargos
mdicos que se encuentran duplicados.

0.85
1.01
1.06
0.91
0.95
0.94
1.19
1.12
0.93
1.05

Caractersticas de los sistemas de informacin para la administracin

1.

El SIA da soporte a las decisiones estructuradas y semiestructuradas a

los niveles operativos y de control administrativos. Sin embargo, son
tambin de utilidad para propsitos de planeacin de personal directivo

2.

Los SIA en general se orientan hacia los informes y el control. Estn

diseados para informar sobre las operaciones existentes y, por tanto,
ayudan a proporcionar el control diario de las operaciones.

3.

Los SIA dependen de los datos existentes de la empresa y de los flujos

de informacin.

4.

Los SIA tienen poca capacidad analtica.

S.

Los SIA ayudan a la toma de decisiones valindose de la informacin

presente y la del pasado.

6.

Los SIA son relativamente inflexibles.

7.

Los SIA estn orientados hacia el interior y no hacia el exterior.

7.

Las necesidades de informacin se conocen y son estables.

8.

Los SIA requieren de un largo proceso de anlisis y diseo (del orden de

uno a dos aos).

El SIA sirve a los administradores interesados en los resultados

semanales, mensuales y anuales; no para las actividades diarias.

Por ejemplo,
No se puede dar una instruccin al SIA para que "tome las cifras
mensuales por cdigo postal y los correlaciones con las estimaciones de
ingresos por cdigo postal de la Oficina de Censos".

Primero, un SIA normal contiene nicamente datos corporativos internos y no

datos externos como las de los Censos.
Segundo, los SIA usan rutinas sencillas, tales como resmenes y
comparaciones, en contraposicin con modelos matemticos o tcnicas
estadsticas sofisticadas.
Tercera, la informacin sobre ventas por cdigo postal no se tendra disponible
en un SIA comn a menos que el usuario hubiera informado al diseador
algunos aos antes que este conjunto de datos podra ser de utilidad.
Ejemplo:
Supngase que un director de ventas desea saber si los precios dados a los
principales clientes siguen la tendencia de los incrementos en los costos.
Un SIA le podra decir al director de ventas si el cliente compr este ao
como el ao anterior, y podra comparar el margen de utilidad entre este ao y
el pasado.
Muchos SIA viejos no tienen estas caractersticas.

Sistemas de soporte en la toma de decisiones

Cualquier sistema que d apoyo a una decisin es un sistema de soporte

de decisiones. Sin embargo, los sistemas dan soporte a las decisiones de
muchas maneras distintas, y existe una clase de sistemas que da soporte a las
decisiones de una manera nica (al menos al compararlo con el pasado).

Caractersticas de los sistemas de soporte a las decisiones

1

Los SSD ofrecen flexibilidad, adaptabilidad y una respuesta rpida.

2.

Los SSD permiten que los usuarios inicien y controlen el insumo y el

producto.

3.

Los SSD operan con muy poca o ninguna asistencia de programadores

profesionales.

4.

Los SSD proporcionan soporte a decisiones y soluciones para problemas

cuyas soluciones no pueden anticiparse por adelantado.

S.

Los SSD emplean herramientas sofisticadas de anlisis y modelaje.

Los SSD son de accin instantnea, interactivos, orientados hacia

modelos y hacia la accin, mientras que los sistemas SIA tienden a ser
ponderados, orientados hacia los lotes y hacia la

Sistemas de soporte gerencial

A diferencia de los SSD, los sistemas de soporte ejecutivo (SSE)
representan capacidad generalizada de cmputo, telecomunicaciones y salidas
que enfocada y aplicada a un ordenamiento cambiante de problemas
Entre las preguntas que los SSG deben resolver se destacan las
siguientes:
En qu negocio debemos de estar?
que estn haciendo los competidores ?

 Qu nuevas adquisiciones nos protegern de los vaivenes cclicos

de los negocios?
Qu unidades debemos vender para obtener efectivo para otras
adquisiciones?
Cul es el impacto en las utilidades cambios que se proponen en
el crdito fiscal a la inversin?

RETOS DE LA ADMINISTRACIN

1.

Anticiparse a los requerimientos futuros. Es dolorosamente difcil

construir sistemas slidos capaces de manejar demandas no anticipadas.
Como en el caso de American Airlines, un cambio en la estrategia de
mercadotecnia puede ocasionar un enorme incremento en el volumen de
negocios, que a su vez lleve al lmite a los sistemas de informacin de la
empresa. Sin embargo, es prohibitivo construir sistemas tan caros que
puedan manejar todas las posibles demandas futuras.

2. Dependencia. Con el tiempo, las empresas dependen cada vez ms de sus

sistemas de procesamiento de operaciones para procesar virtualmente todos

los flujos de efectivo. Aun cuando esta situacin estimule principalmente la

productividad y la calidad, se tiene el riesgo creciente de que si por
cualquier razn falla el SPO, no se cuenta con otras alternativas.
Normalmente el riesgo no se puede prevenir; por tanto, no se maneja y
resulta caro reducirlo.
3. Integracin. Por una parte, es necesario designar diferentes sistemas para
los distintos niveles y funciones de la empresa; SO, SIA, SSD, SAO, STC y
SSE. Por otra parte integrar los sistemas de manera que puedan
intercambiar libremente informacin puede ser tecnolgicamente difcil y
costoso. Los administradores necesitan determinar qu nivel de integracin
de sistemas requieren y cunto dinero vale.