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!t
SERViOS INTERNOS,
Um diferencial competitivo
Banca examinadora
Prof. Orientador
Prof.
Prof.
ESCOLA DE ADMINISTRAO
DE EMPRESAS DE SO PAULO
SERViOS INTERNOS
Um diferencial competitivo
I~
I
Dissertao
apresentada
Graduao da FGV/EAESP
Fundao
Getulio
Vargas
Escola de Administrao
de Empresas
de So
Biblioteca
Paulo
rea
de
Concentrao:
Produo
e Sistemas
requisito
para obteno
em Administrao,
Administrao
de Infonnao
da
como
de ttulo de Mestre
SO PAULO
2000
w"
,
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)6.1 f
j~53jI.oQO
'16
fbs-q~
tI1s.
SP-00020449-1
e ' 1-
SUMRIO
INTRODUO
CAPTULO 1
REVISO BIBLIOGRFICA
1.1
Conceitos
1.2
O enfoque tradicional
1.3
O enfoque moderno
1.3.1
A viso de Schonberger
1.3.2
A viso de Albrecht
1.3.3
SOBRE O ASSUNTO
Internos
1.3.4
10
14
1.3.5
Outros autores
19
1.4
27
1.4.1
Motivao
27
1.4.2
Liderana
29
1.4.3
O processo de comunicao
33
1.4.3.1
34
CAPTULO 2
ESTUDO DE CASO
38
2.1
Metodologia de trabalho
38
2.2
Aplicao da metodologia
40
2.2.1
Posicionamento
41
2.2.2
do negcio no mercado
escolhidos
46
2.2.2.1
47
2.2.2.2
48
2.2.3
50
2.2.3.1
51
2.2.3.2
53
11
2.2.3.3
55
2.2.3.4
57
2.2.4
59
2.2.4.1
59
2.2.4.2
63
2.5
66
CAPTULO 3
CONCLUSES
69
3.1
69
3.2
72
REFERNCIAS
BIBLIOGRFICAS
74
BIBLIOGRAFIA
CONSULTADA
78
E RECOMENDAES
111
AGRADECIMENTOS
Agradeo
perodo de distanciamento
necessrio
ao desenvolvimento
e aceitao
do extenso
MBA.
Agradeo aos meus pais, que apesar de j no estarem mais ao meu lado, sempre me
apoiaram na minha vida pessoal e profissional e se orgulharam de mim como filha. Que
Deus os abenoe.
Agradeo
Agradeo
ao meu orientador,
professor
Henrique,
trabalho.
iv
pela pacincia
e orientao
neste
FIGURAS
Fig. 1.3.2
Fig. 1.3.4.a
16
Fig. 1.3.4.b
18
Fig.2.2.3.2
55
Fig.2.2.3.4
58
Fig.3.1
70
TABELAS
Tab. 2.2.3.1.a
52
Tab. 2.2.3.1.b
Auto-avaliao
Tab. 2.2.3.1.b
Tab.2.2.3.3a
53
54
56
Tab.2.2.3.3
Auto-avaliao
Tab.2.2.3.4
vista de Manuteno
57
58
INTRODUO
A utilizao
do conceito
das organizaes
elo final de uma cadeia de clientes. Todos tm um cliente, que pode ser reconhecido
como aquele que recebe o trabalho. Precisa haver uma conexo bem feita entre os elos
dessa cadeia. "A boa gesto da relao cliente - fornecedor interno poderia contribuir com
a quebra das barreiras organizacionais,
empresa, concorrendo
(GIANESE e
Ao
utilizar
a relao
departamentos
- fornecedor
interno
como
forma
de integrao
gesto estratgica
das operaes
desses departamentos
necessidades
cliente
executadas
precisa desenvolver
pelas diversos
seus objetivos
dos
de haver uma
responsveis.
estratgicos,
Cada um
alinhados
por meio da
" A maioria dos empregados so levados a crer que a empresa nica e que a tarefa da
administrao
inventar
para o sucesso.
Entretanto,
esta forma
de pensar
enganosa, pois todas as empresas e cada unidade de trabalho dentro de uma empresa
precisam adotar uma estratgia semelhante: servir o cliente cada vez melhor, em termos
de qualidade, custos, rapidez e flexibilidade". (SCHONBERGER,
1990, p. XII)
compartimentalizados,
cuja maior
os gerentes de
operacional) e no pela sua eficcia global (sob a perspectiva do negcio). Suas carreiras
so
baseadas
em
desempenho
atrelad
um
sistema
de
valores
funcional.
Consequentemente,
"O enfoque direcionado ao mercado tem como premissa que todos os servios internos
tm algum impacto na capacidade
da empresa
de oferecer
produtos
e servios
de
qualidade ao mercado. O foco passa a ser o mercado final" (GIANESI e CORRA, 1994,
p..27).
rea possa otimizar sua contribuio s metas do negcio poder maximizar a eficcia da
organizao. A contribuio de cada departamento
para o desempenho
da organizao
de sua prpria
misso,
de forma
que os objetivos
da rea estejam
coerentes
com os objetivos
de forma
harmoniosamente
Fornecedores
que os padres
de deciso
o atendimento
dos objetivos
para
desde administradores
sejam
coerentes
estratgicos
informaes,
at
e contribuam
da organizao.
assumindo
que
Este trabalho
se prope
a buscar
referncias
na literatura
que complementem
das referncias
bibliogrficas
encontradas
os resultados de uma
que
com
vistas a maximizar a contribuio das reas internas da empresa para sua eficcia global.
Por fim, sero analisados os resultados encontrados luz do material terico disponvel,
chegando a concluses e recomendaes.
1.1 - Conceitos
Os
prestadores
de servios
dentro
da estrutura
organizacional
da
empresa
so
ser usadas
para
"As expresses
e fornecedores
Assim, podemos modelar qualquer funo produo como uma rede de microoperaes
que esto engajadas
microoperao
materiais,
informaes
ou consumidores,
cada
outras microoperaes"
Consumidores
em transformar
externos,
pois para estes, desde que o fornecedor no seja o nico no mercado, sempre existe a
possibilidade
de
necessidades.
consumidor
negociar
outros
produtos
ou
servios
mais
o fator
demonstrado
buscar
de
servio
mais
adequado,
dependendo
adequados
suas
internamente,
podendo
do grau
interesse
de
bem como da
entre consumidores
internos e externos,
a adoo do conceito
de cada servio interno
e fornecedores
permite o
enfoque operacional
ao cliente
interno, que so alocados aos solicitantes, muitas vezes utilizando um critrio de rateio
pr estabelecido,
direcionado
ou apontando
Todo o esforo
ou terceirizando
fornecedores
de servios,
necessitam
possuir
usurios
que absorvam
os custos do
departamento.
No enfoque organizacional,
organizacional e procedimentos
de uma estrutura
suficientes para o bom desempenho dos servios internos. Presume-se que uma estrutura
bem dimensionada
prestao
dos
necessidades
e estabelecida
servios.
prioritrias
Entretanto
facilita a comunicao
no levado
em
conta
a determinao
das
os
No enfoque operacional,
de forma
o menor custo. Este pode ser um bom enfoque para servios rotineiros, porm restringe a
flexibilidade da oferta de servios, muitas vezes sobrepondo o custo imediato ao benefcio
obtido a mdio e longo prazo que possa ser alcanado, no atendimento do cliente interno.
GIANESI e CORRA (1994, p, 27), propem uma forma alternativa mais moderna - a do
enfoque direcionado
internos
para
tal.
informaes, compartilhando
Tanto
fornecedores,
quanto
clientes
internos,
trocam
SCHONBERGER
o controle permanente
melhoramento
registrem
contnuo na correo das causas. Ele defende que [...] "os empregados
tudo
problemas
que est
crnicos,
errado,
monitorem
juntem-se
e controlem
para encontrar
continuamente
maneiras
o que
de consertar
ainda
no
foi
consertado".
Como exemplo do envolvimento dos empregados, o autor afirma que nas operaes onde
so utilizados muitos equipamentos,
e falhas. O envolvimento dos empregados ofereceria uma soluo eficaz, pois os prprios
operadores
assumiriam
as atividades
de manuteno
preventiva,
reparos
simples,
limpeza da rea onde trabalham, preparao das mquinas, grficos de controle, registros
histricos das mquinas,
instrues
de processo,
Os empregados
tambm
participariam
e outros, tornar-se-iam
professores,
ajudantes
tcnicos,
dados, diagnosticar
autor alerta sobre o perigo representado pelas "funes" que as empresas costumam
de "faces" dentro da
deixando de lado os
fixar o objetivo, a nova forma de pensar, para cada pequeno grupo ou indivduo: todos
tm um cliente representado pela fase seguinte do processo
escritrio ou
tornar o aprimoramento
Com isto, o caminho para o sucesso seria o enfoque do produto ou servio e do cliente,
ao invs de focar a funo.
As pessoas
seriam distribudas
conforme
o processo,
Ao longo da obra anteriormente citada, voltada ao segmento industrial, o autor afirma que
todas as estratgias de negcio das empresas consideradas de classe universal possuem
um ponto comum - escorar a cadeia de clientes. Ele defende a vinculao das atividades
internas da empresa
das necessidades
do
cliente. Segundo o autor, todas as empresas que decidirem se tornar empresas de classe
mundial, devem utilizar o mesmo conjunto de ferramentas
com vistas ao aprimoramento
de otimizao de processos,
flexibilidade.
ALBRECHT
da linha de frente
desejar prestar um servio excelente que valorize o dinheiro do cliente. No pode fazer
isto sozinho. Tem que haver uma cadeia de qualidade que se estenda alm dele at o
pessoal de retaguarda, aos supervisores e gerentes que dirigem a operao, aos diversos
departamentos
de apoio que fazem com que as coisas aconteam nas horas, lugares e
tempos certos, e aos diretores e gerentes de primeira linha que cuidam de todo o negcio.
[...] Disputas de fronteiras drenam preciosas energias gerenciais"
pois todas
isto no
em servir ao cliente,
mas
o desenvolvimento
ALBRECHT (1994, p. 52), se refere novamente aos servios internos quando cita os sete
pecados desses servios, decorrentes da conduta de cada departamento:
)P>
o buraco
negro - quando
necessidades
e praticamente
o departamento
funciona
baseado
em suas prprias
um, exceto a
chefia;
)P>
o ricochete
informao,
sem a
>>-
>-
negativismo - o departamento
territorialismo
solicitaes
- quando
o departamento
de no atender
as
ou terceiros contratados.
o autor
alinhados
adequadamente
em apoio ao empregado,
ele poder
realizar o
melhor trabalho possvel ao prestar servios, quer seja ao cliente pagante ou ao interno:
Organizao )
~~
(c) 1987 Karl Albrecht
ALBRECHT
definio do cliente;
de desempenho
dos
desenvolvimento
De modo geral, Albrecht coloca, de uma maneira bastante simples vrias sugestes para
a mudana de enfoque na empresa, aumentando a importncia de estar voltada para o
cliente, entretanto no correlaciona as expectativas do cliente interno com os objetivos da
empresa. Sua abordagem
bastante superficial,
no se aprofundando
nos processos
internos.
e a conseqente
melhoria dos servios prestados a falta de opo das reas internas da empresa, ou
seja, a impossibilidade
Freqentemente,
desenvolvem
de escolha.
algumas
dos
departamentos
internos
da
empresa,
diversos departamentos
pessoas
da maneira
completamente
aqueles
nos servios
que
no tm
necessidades.
difcil
consumidores
ficam
prestados
restritos
para
a empresa
extemos.
s
produtos
e servios
de qualidade
reas
produtivas,
embora
organizao.
10
devessem
ser
a seus
de qualidade total,
estendidos
a toda
Conforme Ishikawa definiu em 1985: "Sob um ponto de vista mais especfico, qualidade
pode significar qualidade do produto, entretanto, de uma maneira mais ampla, qualidade
significa
qualidade
qualidade
de trabalho,
das pessoas,
de servios,
informaes,
incluindo trabalhadores,
qualidade
engenheiros,
de processo,
gerentes e executivos,
servio)
de ambos
sem se
ou externo - que precisa ser satisfeito. Comparando os servios internos a uma franquia,
poderia ser afirmado
poderiam
ser
do departamento
identificao
e a misso da organizao.
Outro ponto
necessrio
de suas necessidades
a
e ao
importante
reconhecer
que as necessidades
tambm
exatamente como acontece no mercado com os clientes externos. Quando este fato no
observado
e a organizao
falhar externamente.
falha internamente,
Torna-se
necessrio
muito provavelmente,
encontrar
11
ela tambm
ir
atendimento
das
necessidades
e expectativas
dos
clientes
internos,
permitindo
Verificar
qual a posrao
mercado, estabelecendo
do departamento
em relao ao propsito
da empresa
no
especifique
da misso do departamento,
deve
analisada do
Estabelecida
deve identificar
seus
os clientes
so segmentados
em grupos
que possuem
necessidades
semelhantes.
crticas identificadas,
de forma a
Alguns obstculos podem aparecer nesta etapa, como a dificuldade que alguns clientes
internos
apresentam
para identificar
suas
necessidades.
Um outro
obstculo
constante mudana nas necessidades, exatamente como acontece com o mercado. Para
atenuar esta segunda dificuldade,
formao
constante
de pesquisa e
devem participar, de uma forma sistemtica, ou seja, com uma freqncia regular.
12
Esta pode ser a etapa mais difcil, pois problemas internos desconhecidos
por terra todo um programa
acompanhado
da qualidade.
recomendvel
podem colocar
seja
Uma forma
de conduzir
completamente
um trabalho
imparcial
o estabelecimento
de consultas
annimas, de forma que nenhum dos envolvidos, quer seja cliente, quer
seja fornecedor, e mesmo suas chefias, venham a ter acesso aos resultados individuais.
Os resultados devem ser apurados pela consultoria e transformados
em uma lista de
no desempenho
do servio
prestado,
abordados
dos clientes,
tempo de atendimento,
empatia,
levando
priorizao dos itens crticos. Aqui os dados so quantitativos e fornecem uma base
estatstica para conduzir um estudo de prioridades para mudana.
O terceiro nvel uma escala numrica de percepo da qualidade do servio para cada
uma das caractersticas.
considerado
insatisfatrio
e a mudana necessria.
de prioridades. Os itens de
13
iniciando pelos
e o acompanhamento
dos progressos
obtidos.
seus responsveis e o
tempo previsto para cada etapa. Cada passo deve ser seguido de reunies de avaliao
do progresso, dificuldades encontradas e rotas de correo. Aguardar at a concluso do
programa para fazer uma avaliao, pode ser muito oneroso e desgastante.
1.3.4 - A utilizao
- Desempenho
para determinar
as
da competitividade
para o todo
da organizao.
Segundo
ele a
manufatura deveria ser vista como uma funo central na proviso da competitividade
organizao.
da
mas a
organizao tm a responsabilidade
fornecedor,
de outras. As partes da
de fluxos
a confiabilidade
e a flexibilidade
14
de operaes das
organizaes, define a rede de suprimentos interna, como sendo [...] "em vrios aspectos,
microcosmo
de
outras partes da fbrica. um sistema de fluxo interno que pode ser administrado,
de
vantagem de que a rede interna (ou deveria ser) mais bem entendida e a habilidade de
influenciar diretamente maior".
de manufatura acreditvel
na cultura da organizao.
refora a centralidade
e os recursos
individuais
do sistema
do
nas
as
de manufatura".
Para a elaborao
necessidades
estabelecimento
de uma estratgia
e preocupaes
formal
o autor sugere
dos consumidores,
que serviro
o levantamento
como
das
base para o
Para isso, o autor prope a utilizao de algum tipo de escala, baseada na viso dos
clientes, para pontuar a importncia relativa de cada objetivo de desempenho indicada por
produto ou por grupo de produtos. Neste ponto, o autor sugere a adoo da idia de
objetivos ganhadores de pedidos
e qualificadores
Segundo HILL (1993, p. 33), objetivos qualificadores so aqueles critrios que a empresa
precisa possuir para que possa fornecer seus produtos. O fato de atender este requisito
no suficiente para ganhar pedidos. Os objetivos ganhadores de pedidos so aqueles
que lhe permitem concorrer
melhor que seus concorrentes.
15
A classificao
modelo de pontuao:
8
lU
c
~
It
u.
a:
w
Q.
18
de estratgia de manufatura,
da empresa, a fim de
estabelecida
a importncia
deveria oferecer.
de seu desempenho
e em
cliente interno.
Aps o estabelecimento
empresa,
iniciando
suprimentos
pelo
departamento
de
vendas,
percorrendo
rede
de
toda
dos
a partir de cenrios pr
MARTILLA
importncia
e desempenho
cujos
resultados
possibilitam
para os servios
internos.
Entretanto,
pela
de veculos,
em termos de
seguida da avaliao de
Segundo eles, uma escala
19
Os
resultados
classificados
so
colocados
em
um quadro,
repartido
em
quatro
quadrantes,
as estratgias
de atuao
preparadas.
BROOKS, LlNGS e BOTSCHEN (1999, p. 49-67) apresentam estudo que busca trabalhar
o mercado interno das organizaes,
objetivo
para manter
principal
criar condies
as equipes
internas
internos. O
motivadas
O estudo segmenta o
mercado interno em direto e indireto, sendo que o direto est relacionado s reas que
compem a cadeia de valor da organizao e o indireto s reas de suporte.
Utilizando
as dimenses
PARASURAMAN
da qualidade
de servios
do SERVQUAL
de ZEITHAML,
e percepes
do
a saber: tomada de
As expectativas
das expectativas
de
informaes foi considerada mais importante pelas reas da cadeia de valor, do que
pelas reas de suporte. A dimenso de liderana foi considerada
mais importante
para as reas de suporte, visto que seus servios podem variar conforme o cliente,
como no caso da rea de tecnologia da informao.
~
As expectativas
mais prximos
do cliente externo
mais distantes,
durante o programa. A melhoria da qualidade dos servios internos foi mais marcante
nas reas mais prximas ao consumidor externo.
20
consumidor final.
21
internamente,
possua talento, treinamento e motivao para prestar servios de alta qualidade, estaro
sempre sujeitos qualidade dos servios intemos para serem totalmente eficazes.
onde foi
programas de treinamento
HALLOWELL,
SCHLESINGER
dos servios internos importante porque est relacionada com a satisfao do cliente
externo e a satisfao dos empregados no trabalho. Segundo os autores, a satisfao no
trabalho
servios, raramente
do cliente diretamente,
possuem consumidores
satisfeitos,
porm as empresas
de
no
esto satisfeitos.
A satisfao alcanada com a qualidade dos servios mais forte do que a alcanada
com salrios e benefcios. Dessa forma, a satisfao no trabalho estaria fortemente
correlacionada
com a qualidade
dos servios
internos
e ao tentar
melhorar
Os componentes
objeto
do estudo
ferramentas
de informao,
polticas
na empresa
e procedimentos
alinhamento de objetivos e
treinamento.
GUNNARSON
E NILES-
22
melhorar
a qualidade
dos servios
com a mesma
considerao com que tratado o consumidor, como forma de aumentar a satisfao dos
empregados,
reduzindo
a rotatividade
de pessoal
e melhorando
os resultados
da
empresa.
de servios. O
dois
casos, sendo que no primeiro, o cliente interno estabelece o percentual do bnus que seu
fornecedor
deve
receber.
No segundo
caso, o cliente
estabelece
metas a serem
alcanadas por seu fornecedor, o qual remunerado de acordo com seu desempenho.
GRONROOS
internalizarem
mudana
qualidade,
e se
internamente
prepararem
para
uma mentalidade
servios
de
melhor
criando
oferecer
essa
bons servios.
Quando se refere quinta regra, o autor afirma que muitas empresas no possuem boas
operaes de suporte. Segundo ele, empregados e gerentes no estariam convencidos
da importncia dos servios e portanto as empresas teriam dificuldades
para atuar na
inclusive lanando
mo de ferramentas
como o
TOMPKINS
23
contnuo atravs do
consequentemente
vez,
leva reteno
conseqncia,
e estabilidade
de talentos
da fora
(Learning Organization)
de trabalho.
Como
tornam-se parte de
dos
resultado
do impacto
da
EDVARDSSON,
LARSSON e SETTERLlND
(1997, p. 252-263),
baseados em estudos
anteriores de outros autores, segundo os quais a qualidade dos servios internos prrequisito para a qualidade dos servios externos, propem que a satisfao e a motivao
dos empregados
freqentemente
nas empresas
de
servios. Os autores mencionam que nos casos em que o consumidor est envolvido na
produo
do servio,
o ambiente
psicossocial
do trabalho
percebido,
mesmo que
Os autores
afirmam
que
apenas
conhecimento
e experincia,
sem
motivao
ver
No artigo apresentado um teste prtico em uma empresa sueca que presta servios de
informtica, utilizando dois questionrios,
outro voltado
so
confirmar a interdependncia
os questionrios
(coeficiente
24
do trabalho e a qualidade
interna.
Eles
freqentemente
servios
recomendam
adotadas
internos,
empregados
que
alm
das
pelas empresas
tambm
sejam adotadas
mudanas
de
estrutura
organizacional
a qualidade
dos
a satisfao
dos
Por sua vez, AZZOLlNI & LlNGLE (1993, p. 38-45) afirmam que "a falta de liderana a
barreira mais importante na melhoria do servio interno. Para conduzir a mudana, os
executivos da alta administrao,
divisional
ou como
internos. As respostas,
levaram s seguintes
concluses:
Os trabalhadores
reconhecem
e apoiam a necessidade
(81%)
pela melhoria
dos
servios (74%)
um grande
espao
para melhorias.
Para confirmar
este ponto
de vista, foi
perguntado s pessoas como estas acreditavam que seus clientes internos qualificavam
seus servios, escolhendo
Entretanto,
do
ponto de vista do cliente, como regular ou ruim. Este ltimo nmero surpreendente.
Neste
mesmo
desempenho
trabalho,
foi feita
uma correlao
entre
25
os resultados
classificaram
obtidos
e o
suas empresas
em uma das seguintes opes: lderes do mercado, estando entre as primeiras, estando
em fase de crescimento,
como lderes
enquanto
que nas
As empresas
atuao,
no apenas
recebiam
bons
oportunidades
proporcionavam
servios
lderes de mercado
bons servios
de seus fornecedores
a seus clientes,
internos.
Essas
de
como tambm
empresas
criavam
de
compras de 500 empresas americanas, para buscar entender as prticas das empresas
que apresentavam
correlacionando
os
fatores que influenciavam esse desempenho. Entre os fatores apontados por essas reas
foram relacionados
fornecedoras
e consumidoras
dos servios
internos. A pesquisa
mostrou
uma forte
Foi
comunicao
assumido
que
departamento
de
compras
normalmente
tem
uma
internos. Os autores dizem que a explicao se deve ao fato dos fornecedores da rea de
compras normalmente
Consultados
MATHE e SHAPIRO
(1994), CHASE e
26
1. 4 - Os fatores
humanos
que interferem
no desempenho
da prestao
dos
servios internos
Do que
foi
preocupao
encontrado
na literatura
at aqui,
percebe-se
que
existe
uma
forte
Com o intuito de enriquecer o trabalho e dar mais subsdio anlise dos casos prticos
que sero apresentados,
pesquisados
a seguir, buscando
encontrar
pontos importantes
relacionados
a esses
1.4.1 - Motivao
Sempre existiu uma forte crena de que o controle sobre as pessoas seria o melhor
recurso para se conseguir obter atitudes produtivas
organizacionais.
rumo consecuo
dos objetivos
para a racionalizao
a produtividade.
Durante
como
a globalizao,
trazendo o
turbulento e sujeito a
constantes mudanas.
no
podem
acalentar
as
mesmas
expectativas
de
um
outro, sem que seja possvel ter tempo de preparar-se, a promessa de um emprego para
toda a vida passa a ser cada vez mais difcil de concretizar. Apesar da busca incessante
de novas estratgias
27
priorizem
os
reclamos
dos
(BERGAMINI,
clientes,
pouco
sido efetivamente
conseguido
nesse
sentido."
tem
passam
o ambiente
lanar
mo
instvel proporcionado
de
condicionantes
pelas mudanas,
extrnsecos,
tais
as
como
seus empregados.
ser modelado
ou modificado
adequada
humano possa
de vrios
tipos
de
A experincia
o comportamento
havia adquirido.
perdendo
contrrios
ao serem
dedicao
dos empregados,
Isto provavelmente
retirados,
conseguida
somente
atravs
como punio.
de premiaes,
que possvel
esperado,
motivar
as pessoas,
est-se
confundindo
exige um
Quando se
motivao
com
condicionamento.
Segundo ARCHER (em BERGAMINI e CODA, 1997, p. 25), a motivao nasce somente
das necessidades
humanas
e no das coisas
que satisfazem
essa
necessidade.
Explicando melhor, se algum sente sede, a gua no ir motivar essa pessoa, mas sim
satisfazer uma necessidade daquele momento. A partir do instante que essa pessoa tiver
bebido gua at saciar sua sede, a viso de uma garrafa de gua no lhe trar nenhum
desejo de beber novamente
28
motivado at conseguir
supri-Ias. O crebro faz o papel de gerenciador das prioridades, ou seja, ele determina
qual necessidade
imediatamente
Transportando
isso tudo para a empresa, o grande desafio passa a ser encontrar pessoas
cujas necessidades possam ser atendidas dentro daquilo que se tem a oferecer. Segundo
ROBBINS (1999, p. 109), motivao a vontade de empregar altos nveis de esforos em
direo a metas organizacionais,
Com o avano dos estudos, ficou mais fcil entender que cada pessoa j traz de alguma
forma, dentro de si, suas prprias motivaes. Segundo BERGAMINI (1997, p. 23), o mais
importante para as empresas encontrar e adotar recursos organizacionais
capazes de
sejam impostas e que, no lhe transmitem qualquer significado. Conforme cita DRUCKER
(1977, p. 314): " precisamente
cenoura das recompensas
Apesar
de contrariar
conceitos
defendidos
no passado
por adeptos
da Teoria X, o
envolvidas por
ele.
1.4.2 - Liderana
Historicamente,
Comportamento
tema
tem
Organizacional.
despertado
interesse
de
pesquisadores
sobre
diferentes pessoas.
29
"
30
Carisma
- lderes
acreditarem
carismticos
recebem
a confiana
de seus
seguidores
por
Considerao
individualizada
- tratamento diferenciado
Comparativamente
compreendem
o que devem fazer e o que podem obter com seus esforos (relao de
troca de interesses).
por exceo,
punio e disciplina
esto ligados ao assunto. Os autores afirmam que o resultado final mais eficaz atingido
quando o lder exerce uma liderana predominantemente
transformacional.
ser ponto
necessariamente
pacfico
para a maioria
no precisa
do
exemplo.
que, embora todos eles falem sobre um mesmo assunto, cada um tem se
em retratar
e outros buscam
O fenmeno
favorecem
da liderana
a eficcia
foi tambm
analisado
em funo
31
das circunstncias
do ambiente,
portanto
que
extra-
relacionamento,
do prprio lder.
em liderana.
Esse aspecto
de
credibilidade que determinar em que medida as pessoas esto dispostas a dar um pouco
mais do seu tempo, talento, energia, criatividade, apoio e assim por diante.
quais so as principais
diretrizes
o referencial
atribudas
ao
para a avaliao da
eficcia dentro desse campo de ao. O grande desafio perceber e promover novas
competncias,
facultando
desbloqueada
a motivao
combinar
e desenvolver
ao mesmo
tempo
que se viva
potencial energtico
se puderem
num contexto
onde
seja
as pessoas s conseguem
contar com a ao de um
verdadeiro lder.
O lder desempenha,
das competncias
desenvolver
e exercitar as capacidades
no despertar
ter a oportunidade
de
identificar as necessidades das pessoas, criando condies favorveis, para que elas se
sintam motivadas no seu trabalho. Quando isto no possvel, o lder deve procurar
adequar o trabalho buscando aproveitar aquilo que as pessoas possuem de melhor dentro
de si mesmas, potencializando
resultados.
Conforme cita BERGAMINI (1994, p. 22) [...] "liderar antes de mais nada, ser capaz de
administrar o sentido que as pessoas do quilo que esto fazendo. Essa administrao
do
sentido
organizao,
implica
o conhecimento
e domnio
das
caractersticas
da
No cruzamento
cultura
da
do sentido
significado que o lder se tem proposto, cada vez de forma mais clara, como elemento
chave dentro das organizaes".
32
Segundo Peter Drucker, o conhecimento o recurso mais importante nos dias atuais,
tendo substitudo a hierarquia como base de poder dentro das organizaes.
Conhecimento e poder esto muito mais distribudos por toda a organizao. Os
funcionrios da linha de frente, atravs do contato direto com o cliente externo,
descobrem as necessidades dos clientes. Do lado interno da empresa, os especialistas
em tecnologia da informao, utilizam o conhecimento para munir esses funcionrios da
linha de frente de ferramentas no atendimento das necessidades dos clientes. Para que
esse processo funcione, os funcionrios da linha de frente e os especialistas em
tecnologia da informao precisam se comunicar e trabalhar juntos.
A comunicao um processo vital para viabilizar o aprendizado e facilitar a
implementao de mudanas nas organizaes. Ela necessria para criar uma viso
comum, um senso de direo e para o entendimento dos valores, da tica e dos
procedimentos que permitam a atuao eficaz dos empregados. A boa comunicao
essencial para a eficcia de qualquer grupo ou organizao.
"Pesquisas indicam que a comunicao deficiente provavelmente a fonte mais citada,
normalmente, de conflito interpessoal. Como os indivduos gastam perto de 70% de suas
horas de viglia comunicando-se - escrevendo, lendo, falando, ouvindo - parece razovel
concluir que uma das foras mais inibidoras do desempenho bem sucedido de grupo seja
a falta de uma comunicao eficaz." (ROBBINS, 1999, pg. 197)
Apesar dos gerentes, dedicarem a maior parte do seu tempo a reunies, e troca de
informaes, quer seja pessoalmente, ou por telefone, fax ou outros meios de
comunicao, elaborando relatrios, etc., a grande maioria dos empregados se queixa
freqentemente da falta de comunicao. Na verdade, os empregados desejam se sentir
cada vez mais participantes do fluxo de informaes e do processo de comunicao.
Entretanto, como gerentes e lderes podem se comunicar de maneira eficaz?
"A comunicao serve a quatro grandes funes dentro de um grupo ou organizao:
controle, motivao, expresso emocional e informao" (ROBBINS, 1999, pg. 197)
33
de
controle.
comportamento
mesmo
acontece
na
comunicao
desempenha
informal,
uma
quando
do grupo contra um
desempenho profissional acima da mdia, que faz com que o desempenho do restante do
grupo parea ruim.
A comunicao tambm pode gerar motivao, ao transmitir aos empregados o que deve
ser feito, qual est sendo o desempenho e o que pode ser feito para melhorar.
Para grande parte dos empregados, os grupos de trabalho propiciam interao social e a
comunicao torna-se um mecanismo de transmisso de frustraes
de satisfao, expressando
emocionalmente
sentimentos
ou de sentimentos
e satisfazendo
necessidades
o papel de transmitir
a informao
sociais.
Finalmente,
a comunicao
tambm desempenha
As quatro funes
apresentarem
membros,
possuem
o mesmo
grau de importncia,
estimulando-os
em relao ao desempenho,
proporcionando
meios para a
em
medos,
desentendimentos
preocupaes,
e dificuldades
expectativas
de relacionamento.
A habilidade
de
comunicao
principalmente
envolve
auto-estima
muito importante,
e
realsticas,
da escolha
das
porm o processo
auto-conhecimento
no
- elas
depende
efetivo e cooperativo,
ou
'.
34
processo de comunicao
comunicar
se
dispostas a ouvir. Comunicar significa enviar uma mensagem de uma pessoa para outra.
A pessoa que comunica, transmite outra pessoa, o que est pensando, sentindo ou
acreditando.
A comunicao
Entretanto, muitos lderes ignoram que o processo de comunicao envolve duas partes.
Quando falam e descobrem que no foram compreendidos
querem
ser mantidos informados, mas que no sabem ouvir o que lhes informado.
Geralmente
a existncia
de
se torna
Em ambientes
competitivos,
de vista e costumam julgar umas s outras. Este tipo de ambiente torna-se propcio a
desconfiana
e desentendimentos,
tornando
cada
vez
mais
difcil
o processo
de
comunicao.
de um ambiente
altamente cooperativo para se comunicar, pois consideram que elas devem se comportar
de maneira racional e priorizar as atividades do negcio. Muitos acham que as pessoas
devem ser maduras
responsabilidades,
o processo
complexo.
seus
para se comunicar
independentemente
de comunicao
um processo
transformar
o suficiente
adequadamente
e cumprir
suas
A pessoa
pensamentos
que deseja
informaes
se comunicar
precisa
inicialmente
em
smbolos,
gestos
palavras,
expresses, que sero interpretadas pela outra parte. Quando esses sinais verbais e no
35
Perturbaes
Um
barulho externo, conversas paralelas, um tom de voz muito alto ou muito baixo, podem
afetar o entendimento
como, gesticulao das mos, expresses faciais, postura e tom de voz, devem combinar
com a mensagem.
Como exemplo,
pelo nervosismo
da
"apreenso da
comunicao"
ou ansiedade.
comunicao.
Pessoas
sofrem
que
excessiva na comunicao
deste
mal, experimentam
tenso
e ansiedade
seja a mais indicada para a situao. Existem evidncias de que esse tipo de indivduo
acaba distorcendo
necessidade de comunicao.
Estudos indicam que os lderes esto na maior parte do tempo falando durante encontros
e reunies. Inmeras vezes, se sentem no direito de interromper as outras pessoas e falar
enquanto o interlocutor est refletindo. Este comportamento demonstra uma certa falta de
interesse em ouvir os demais. Como podem ouvir, falando todo o tempo?
Os lderes normalmente
suas idias em suas prprias opinies e posies. Os funcionrios por outro lado, no se
sentindo
ouvidos,
entendem
no gostam
de ser informados
dos
problemas existentes. Ao tomarem contato com os problemas, sem terem sido informados
corretamente, os lderes tendem a buscar culpados pelos mesmos.
Lderes
e portanto hesitam
li
36
funcionrios, por receio de perder o controle sobre a situao, ou seja, perder o respeito
de seu pessoal e no conseguir manter a disciplina do grupo.
Naturalmente, espera-se que o lder deva mostrar que est no controle da situao.
Entretanto uma influncia controladora cria ressentimentos no grupo. Quando sentem o
ambiente de competitividade, os funcionrios normalmente resistem s idias de suas
chefia.
Um outro ponto ainda a necessidade de avaliao, como pano de fundo da
comunicao. Lderes esto sempre procurando problemas a serem solucionados e erros
cometidos. Muitos funcionrios assumem que somente devem incomodar sua chefia
quando tm um problema a ser informado. Por sua vez, a chefia est sempre mais
preparada a premiar os sucessos, ao invs de aprender com os erros a evitar que a
situao se repita. Isto acaba interferindo com a comunicao, pois o grupo tende a se
defender de suas aes e no aceitar crticas.
Os prprios funcionrios interferem na qualidade da comunicao, pois relutam em trazer
problemas chefia, com receio do posicionamento de um chefe irritado, que poder se
voltar contra o portador da notcia. De certa forma, os funcionrios esperam que os
problemas se resolvam por si mesmos, desta forma, acabam exercendo uma atitude
passiva, olhando com complacncia para os problemas, esperando o contracheque no
final do ms, e se as coisas piorarem demais, comeam a procurar um novo emprego.
Por outro lado, os lderes tambm precisam manter alianas para autoproteo, e estar
sempre atentos contra seus rivais dentro da empresa. Assim, muitas vezes, no
transmitem
esse
distanciamento, interpretam que a vida profissional de sua chefia muito mais branda que
a sua. Os funcionrios, ento assumem que sua chefia deveria conhecer seus problemas,
apesar de no discuti-los abertamente com suas chefias. A chefia no percebe que seus
funcionrios esto descontentes, ou o que est por trs da situao, por falta de
comunicao. Desta forma, tanto lderes quanto funcionrios, acabam contribuindo com
as falhas de comunicao, tornando o relacionamento profissional muito difcil, gerando a
desconfiana.
37
estudo foi desenvolvido ern uma unidade de negcios de uma empresa fabricante de
produtos qumicos de mdio porte. Essa unidade de negcios, que neste trabalho
denominaremos Polmeros, foi escolhida por ter sido criada h poucos meses e possuir
objetivos estratgicos claramente definidos que serviro de apoio ao trabalho. O gerente
designado para administrar a unidade de negcios, organizou sua equipe de apoio
atravs da seleo de profissionais da empresa, que se mostraram fortemente motivados
pelos desafios proporcionados pelos objetivos estratgicos estabelecidos para essa
unidade. Esses fatos criaram um ambiente propcio para o conhecimento e aplicao de
novas metodologias de trabalho que pudessem trazer benefcios ao desempenho da rea
e aos resultados do negcio.
O negcio Polmeros constitudo de uma equipe que desempenha as atividades de
desenvolvimento, produo, vendas e assistncia tcnica. As demais atividades, como
compras, logstica, crdito, contas a pagar, contas a receber, recursos humanos,
contabilidade, administrao de materiais, utilidades, controle de qualidade de matria
prima, projetos e manuteno, so servios prestados por reas comuns a toda a
empresa. Os custos da prestao dos servios so apropriados conforme a utilizao, no
caso de manuteno, utilidades e controle de qualidade de matria prima. Nos demais
casos, as despesas so distribudas atravs de rateio.
38
Para servir como piloto, o modelo foi aplicado a dois servios. O primeiro se refere
prestao de servios de Crdito rea de Vendas, que est posicionada na extremidade
da cadeia de servios internos e mantm contato direto com o cliente final. O segundo se
refere
prestao
afastada
do
de servios
cliente
externo,
de Manuteno
podendo
rea de Produo,
apresentar,
com
isto,
maior
estando
dificuldade
mais
de
Posicionamento
Consiste
na descrio
concorrncia.
do negcio
e de seu desempenho
frente
ao mercado
sua importncia
perante os consumidores
e o seu desempenho
frente aos
concorrentes.
adotada, fundamentando
sobre o
conceitos e buscando a
Aqui
feita
analisados.
uma explanao
Em seguida,
sobre
o funcionamento
cada fornecedor
da
analisa os servios
prestao
prestados,
dos
servios
listando os
aspectos mais importantes, atribuindo uma pontuao para cada aspecto, de acordo com
seu ponto de vista como fornecedor.
recebedor dos servios, ou seja, o cliente interno. Este avalia e estabelece a importncia
de cada aspecto,
de acordo
39
e a contribuio
relativa
ao
I.
ir'
desempenho de sua rea frente ao negcio como um todo, tomando como base os
objetivos estabelecidos.
Por meio de uma discusso entre clientes e fornecedores internos, so consensados os
aspectos que faro parte do estudo e sua respectiva pontuao quanto importncia.
Fornecedor e cliente, escolhem uma pontuao para o desempenho das caractersticas
dos servios prestados, prevalecendo a pontuao estabelecida pelo cliente para efeito
de avaliao de desempenho.
Identificao dos pontos de melhoria e definio do plano de ao
Os aspectos escolhidos so posicionados dentro da matriz de Importncia - Desempenho,
de acordo com a pontuao recebida. Com isto, possvel identificar o posicionamento de
cada aspecto com relao necessidade de melhoria. Os resultados obtidos so
apresentados e discutidos com os representantes das reas envolvidas. A seguir, cada
aspecto posicionado na regio de "ao urgente" e na de "melhoramento" analisado,
quanto s aes a serem tomadas para a melhoria e recursos envolvidos.
Dentre os aspectos posicionados em cada regio de ao da matriz, so priorizados os
que envolvem menor volume de recursos, ou que necessitam menor tempo de
implementao, a fim de agilizar os resultados obtidos. Nesta fase, so definidos os
responsveis pela implantao dos planos de ao e pelo acompanhamento.
A influncia dos fatores humanos
Neste ponto feita uma abordagem dos aspectos de motivao, liderana e
comunicao, analisando sua influncia no desenvolvimento dos trabalhos.
A anlise do caso feita ao final do trabalho juntamente com a concluso, onde
discutida a expanso da utilizao da metodologia para toda a rede de prestao de
servios do negcio.
2.2 - Aplicao da metodologia
40
"
...
2.2.1 - Posicionamento
41
uma das formas encontradas por algumas empresas para melhorar a competitividade,
longo dos anos, tem sido a prtica de procedimentos
ao
se instalaram
empresas nacionais. Com isto, trs dos concorrentes passaram a atuar de acordo cornos
princpios e polticas da matriz, contando com o aporte de tecnologia de processo e de
formulao.
Bloco A - composto pelas empresas que atuam de maneira legal, contam com uma
infra-estrutura
necessidades
na produo de polmeros
produtos adequados s
e produtos
multinacionais
empresa alvo deste trabalho que alm dos Polmeros, fabricante de diversos outros
produtos, fabricados em grande escala.
Bloco B - composto
pelas empresas
no mercado de
para venda
desenvolvimento
menor de Polmeros
e no possuem
servios
de
ou de assistncia tcnica.
Nos ltimos anos, o excesso de oferta no mercado se traduziu numa disputa acirrada por
parte das empresas. A varivel preo tem se mostrado decisiva na definio de compra
pelos clientes. Observa-se nos ltimos dois anos, uma reduo acentuada nas margens
de contribuio, levando as empresas a amargarem fortes prejuzos.
42
Existem grandes
confiabilidade,
pontualidade
da
43
Formar
parceria tecnolgica
o negcio
e lhe permita
um
crescimento futuro.
>-
que consomem
grandes
volumes.
Normalmente
a poltica
relativa nos
de aquisio
praticada nesses clientes, faz com que os mesmos adquiram produto de pelo menos
dois fornecedores. A expanso pode ainda ser alcanada atravs da busca de novos
clientes de maior porte ou da pulverizao do produto no mercado de menor consumo.
Para
ambos
competitivos
os
casos,
existem
dois
ou atravs de solues
caminhos
inovadoras.
possveis:
atravs
de
preos
capacidade.
'1 ,
Alcanar
a rentabilidade
desejada,
somente
ser possvel
trabalhando
a plena
Ser fundamental
44
a capacidade
de
de negociao
capacidade,
A formao
de parceria
tecnolgica,
dever
no mximo de sua
junto
empresas que ainda no atuam no pas. A parceria com uma empresa de renome
mundial,
poder
desenvolvimento
trazer
de
confiabilidade
solues,
no
equiparando
desempenho
o
negcio
do
a
produto
seus
no
concorrentes
de
as ferramentas
prpria diretoria
junto
alm
de uma
viso
da empresa,
muito
de gesto, a capacidade
para angariar
boa de mercado
recursos
futuro
e de
de
para
novas
de fornecimento
e desempenho
atravs
da
O aumento
na margem
de contribuio
poder
ser alcanado
atravs
devido competio
de trs
este caminho
acirrada. O segundo a
da boa negociao
complementao
na aquisio
da linha de fornecimento
agregado.
45
de matrias
atravs
primas.
de produtos
O terceiro
de maior valor
Analisando
os concorrentes
multinacionais,
com
do bloco A, chega-se
adequado
respaldo
a trs empresas
tecnolgico
alguma
pertencentes
diferenciao
a
no
posicionamento.
A primeira a maior em faturamento, tendo sido a primeira a ser adquirida e goza de boa
reputao no mercado quanto qualidade e confiabilidade de seus produtos.
nacionais, fabricantes
rapidamente passou a
de linhas complementares
seus produtos.
A terceira, de menor capacidade, foi recentemente adquirida, porm possui uma unidade
industrial bastante adequada em termos de projeto. Est adequando sua estrutura, antes
de passar a pressionar o mercado.
Os concorrentes
Entretanto
pertencentes
podem representar
do bloco A, tem
de participao
uma presso
para a queda
no
com as
dos preos
praticados.
das
reas
de Crdito,
Vendas,
Manuteno
e Produo,
foram
de
foi detalhada a metodologia a ser utilizada, ressaltando a importncia do uso das metas
do negcio, para o perodo de um ano, como apoio na determinao
das matrizes de
importncia e desempenho.
I
./
46
Os representantes
preocupao
compromissos,
passa
a. ser
capacidade
desse
cliente
de pagamento.
em
honrar
seus
Assim, previamente
O limite de crdito solicitado contempla o volume mensal de produto estimado para venda
e o prazo de pagamento praticado.
crdito
calcula e sugere o limite de crdito que pode ser concedido a essa empresa. Se o valor
sugerido estiver abaixo do solicitado pela rea de Vendas, o caso passa a ser analisado
por um Comit de Crdito, que discute a proposta e define o limite de crdito.
Entretanto,
do limite de vendas
estimado, pois o cliente pode decidir, por questes de preo, aumentar em determinado
ms a participao
do fornecedor
impacto no limite de crdito liberado, pois certamente ultrapassar esse valor. Uma outra
causa de ultrapassagem
concorrncia
um determinado
de uma grande
47
para
Em suma, uma rea de Crdito atuando de forma muito rigorosa, pode restringir os
resultados, dificultando a venda e a expanso da carteira de clientes. Por outro lado, uma
rea de Crdito pouco rigorosa, traz risco ao negcio, podendo comprometer as metas a
serem alcanadas.
Vendas gostaria de ter liberdade para vender de forma ilimitada e numa avaliao da
capacidade de pagamento, pode apresentar tendncia a suavizar a situao do cliente em
termos de crdito. A rea de Crdito por sua vez, ir preferir liberar somente valores que
lhe tragam muita confiana de que sero pagos. Aqui vemos o clssico "trade-off"
acontecendo.
2.2.2.2 - A prestao de servios de Manuteno Produo
A partir de uma programao de produo preparada pela rea de Vendas, a rea de
Produo deve gerar produtos dentro da especificao e prazos estabelecidos. A unidade
possui trs linhas de produo de diferentes capacidades e mensalmente so produzidos
cerca de 30 tipos diferentes de produtos. Duas das linhas so de menor capacidade e
mais antigas, sendo que a distribuio fsica dos equipamentos dificulta um pouco a
operao. J o reator de maior capacidade foi projetado sob um conceito mais moderno e
apresenta menos problemas.
48
49
A busca do atendimento
ocupao da planta, o que deve gerar uma reviso nas polticas de Manuteno, para que
os resultados possam ser alcanados.
A metodologia exposta neste trabalho foi ento aplicada s reas escolhidas. Cada um
dos fornecedores
caractersticas,
as
que segundo sua tica, seriam mais importantes para seu cliente interno,
qualidade
velocidade
confiabilidade
flexibilidade
custo
Extremamente
importante
para o negcio
Importante
para o negcio
Menos
Importante
50
Por sua vez, o desempenho do fornecedor foi avaliado conforme a seguinte classificao:
1. Consideravelmente
Melhor que o
esperado
L...-
Igual ao
esperado
L...-
acima do esperado
5. Conforme o esperado
---'
relevantes
por parte de cada uma das reas, realizou-se um debate para chegar a um consenso
entre Vendas e Crdito sobre quais as caractersticas que seriam adotadas, chegando ao
seguinte resultado:
51
2. Confiabilidade
na renovao do cadastro de
clientes ativos
3.
Flexibilidade
novos
clientes
na avaliao
de cadastro
de
e reavaliao
de cadastro
de X
na renovao
do cadastro
de
clientes ativos
4. Pontualidade
clientes ativos
5. Velocidade
X
na aprovao
restrio
na negociao
de dvidas com
clientes
Tabela 2.2.3.1.a
X
- Matriz de correlao da importncia consensada para os servios de
Manuteno
de um cadastro vencido e
anteriormente
aprovado.
Desta forma,
esse
ponto
no tem
importncia
no
52
de desempenho
nos servios
2. Confiabilidade
na renovao do cadastro de
clientes ativos
3.
Flexibilidade
novos
clientes
na avaliao
e reavaliao
de cadastro de
de cadastro
de
clientes ativos
4. Pontualidade
na renovao
do cadastro de
clientes ativos
5. Velocidade
X
na aprovao
restrio
6. Velocidade na disponibilidade
das informaes
na negociao
de dvidas com
clientes
53
1
1. Agilidade na avaliao de cadastro de novos
.6
clientes
2. Confiabilidade
na renovao do cadastro de
clientes ativos
3.
Flexibilidade
novos
clientes
na avaliao
e reavaliao
de cadastro de
de cadastro
de
clientes ativos
4. Pontualidade
na renovao
do cadastro de
clientes ativos
5. Velocidade
X
na aprovao
restrio
54
BOM
D
E
S
E
M
p
E
N
H
I-----
~4
~9
.>V J
----
I/
EXCESSO
zz
MELHORAMENTO
BAIXA
..
f------
~- lAA0
IMPORTNCIA
-~6
~
RUIM
--
~8
ADEQUADO
~l
~5
---
~7
~3
URGENTE
------.~
ALTA
A prestao
de servios
instrumentao,
de
manuteno
mecnica e caldeiraria,
abrange
construo
as especialidades
de eltrica,
Com o
consideradas
dos servios
relevantes por parte de cada uma das reas, realizou-se um debate para
55
1
1. Custos da prestao de servios
2. Pontualidade
na entrega
dos
servios
X
X
de
Prticas
7.
trabalho
compatveis
com
No item 3 - Disponibilidade
conjunto de equipamentos
dos equipamentos
que determinam
isto ,
durante 24 horas por dia. Os demais equipamentos, que possuem folga na sua utilizao
no esto sendo considerados nesta anlise. Este item ser medido atravs do nmeros
de horas paradas mensais.
como nmero
O item 5 - Segurana
na prestao
de servios
- foi escolhido,
em funo
da
importante para todas as metas, pois est diretamente ligada preservao do patrimnio
do negcio.
56
na entrega
dos
servios
de
3.
Disponibilidade
dos
equipamentos
para
utilizao
7. Prticas
de
trabalho
compatveis
com
Desempenho:
BOM
O
E
S
E
M
P
E
N
H
RUIM
1
2
3
4
5
1/
EXCESSO
---
./'
j.--""""
LU
VJI ADEQUADO
,16
~ ~
,13
,14
,17
,15
...--- !--
,11
MELHORAMENTO
9
9
BAIXA
------
.....~
V-- ~
L
f
~O
IMPORTNCIA
..
r-------
URGENTE
3
-.h
58
J
I
ALTA
Situao Atual:
7-1
7-2
Proposta :
Ser proposto ao Comit de Crdito que se reuna em carter extraordinrio sempre que
houver casos urgentes a serem analisados. Prazo: imediato.
Ponto 3 - flexibilidade na avaliao de cadastros de clientes novos ou reavaliados:
Situao
3-1
Atual:
59
Vendas acredita que nesses casos fundamental juntar o maior volume possvel
de informaes, at mesmo um parecer da rea financeira, quando for possvel
I
uma visita. Com isto o Comit teria mais subsdios para a avaliao.
Proposta :
3-3
Vendas
clientes s vezes
para
conceder limites acima de R$ 30.0000,00 continuar a ser feita com base no balano e
histrico do cliente junto aos demais fomecedores .
A
Entretanto ser estudada uma maneira de obter mais informaes, atravs da elaborao
de um questionrio dirigido, que poder contribuir na tomada de deciso, principalmente
para os casos de Revenda. Prazo: 1 ms.
60
Situao atual:
3-3
Vendas tambm prev atuar mais fortemente junto aos clientes que consomem
pequenas quantidades e prev que ter problemas na
obteno de todos os
Hoje estes clientes tm o mesmo tratamento que os demais para a concesso de limites
de crditos at R$ 30.000,00, e pela experincia adquirida possvel afirmar que no so
os documentos solicitados que inviabilizam o crdito, mas sim seu histrico de
pagamentos junto a outros fornecedores.
Crdito prefere continuar trabalhando desta forma, por entender que mais seguro,
mesmo que isto represente um aumento no volume de servio em funo do aumento no
nmero de clientes que adquirem pequenas quantidades. Esta situao poder ser revista
no futuro (reavaliar em 6 meses).
Ponto 5 -
5-1
do
pagamento
para
que
seu
pedido
seja
liberado.
61
Proposta:
Aps a terceira compra vista, seria concedido um limite para atender as compras destes
clientes, limitado a 600 kg de produto, com base na consulta ao Serasa. O cliente
continuaria comprando vista e no seria comunicado deste limite, com isto as liberaes
se tornariam automticas
pagamento estes clientes tero seu limite suspenso e voltam situao anterior. Prazo:
imediato.
5-2
Proposta :
A rea de Crdito far uma pr avaliao dos pedidos reprovados, com dois dias de
antecedncia, buscando em conjunto com Vendas uma soluo para os casos de limite
ultrapassado. Prazo: imediato.
Ponto 6 -
velocidade e confiabilidade
do limite
dos clientes:
6-1
Vendas
62
Proposta
Estudar junto
rea de informtica
a viabilidade
de implementar
as modificaes
Ponto 2-
confiabilidade
na renovao
de
melhoramento,
linha divisria. No possvel analisar no momento a que regio do grfico este ponto
realmente pertence, dada a pouca experincia do pessoal de Vendas no negcio, no
existindo
histrico
avaliao
deste
servio.
Portanto
foi sugerido
Situao atual
63
cinco
tcnica
econmica.
Ser
elaborado
relatrio especfico,
com
acompanhamento da Produo, pelo prazo de seis meses. Aps este perodo ser feita
nova avaliao deste item, para verificar a possibilidade de reviso da meta de reduo
de gastos.
Zona de Melhoramento
Situao atual
64
ser feito
so observados
com freqncia
permanente,
as bombas de produto
implementadas
dos
apresentam
nas mesmas
para
minimizar o problema. Esta situao exige limpezas constantes da unidade para eliminar
o produto perdido e manter uma aparncia adequada das instalaes.
Proposta
Estudo de adaptao
ou substituio
das bombas
existentes,
visando
minimizar
os
Situao atual
O nmero de horas paradas para manuteno est abaixo de 10% das horas disponveis,
entretanto a ocupao da unidade vem aumentando, em funo do aumento do volume
de vendas.
Proposta
65
Situao atual
Tem sido observada uma falta de coordenao na execuo dos servios de manuteno,
levando a mltiplas paradas em um mesmo equipamento durante o ms.
Proposta
Reduzir o nmero de paradas por manuteno para duas paradas mensais, atravs do
estudo das causas de parada. O acompanhamento
Situao atual
Tem sido observado retrabalho em alguns servios, gerando aumento de custos, como j
foi colocado, perda de material e problemas qualidade do produto. Existe uma tendncia
da Produo
preferir
que os servios
sejam
executados
pelo pessoal
prprio
de
manuteno.
Proposta
66
67
informaes em palavras, pois para o gerente do negcio, parecia estar claro que os
participantes haviam entendido o que era esperado que apresentassem. Entretanto,
apenas a pessoa de Crdito pediu para esclarecer dvidas quanto ao que deveria ser
apresentado na prxima etapa do trabalho.
Outro aspecto importante observado, foi o interesse demonstrado pela pessoa de Crdito
no assunto, pois coincidentemente duas semanas antes havia solicitado s reas
comerciais da empresa que apresentassem sugestes de melhoria sobre os servios
prestados. Essa pessoa ao final do trabalho solicitou permisso para estender o uso da
metodologia para seus clientes das demais reas comerciais da empresa.
Investigando melhor o fato, foi verificado que ele havia discutido o assunto com o gerente
da rea, que tambm se mostrou bastante interessado na metodologia e deu total apoio
ao trabalho. Este fato demonstra a importncia do fator de liderana, contribuindo para a
eficcia no desenvolvimento do trabalho junto a esse grupo.
68
3. CONCLUSES E RECOMENDAES
3.1 - A validade da ferramenta utilizada
69
as fronteiras
das zonas de
na fronteira
como no desenho a
BOM
O
E
S
E
M
P
1
2
_.
EXCESSO
I
I
I
--
ADEQUADO
I
I
5
6
H
O
RUIM
I MELHORAMENTO
9.
BAIXA
I
6
..
IMPORTNCIA
.
f------
------ ..
AO
URGENTE
I
..-
---------..
ALTA
Fig. 3.1 - Sugesto para o traado das fronteiras na matriz Importncia - Desempenho
/
Como a anlise foi feita tomando como base as metas do negcio a serem alcanadas no
perodo de um ano, fundamental que o processo seja repetido ao final d~~S~ prazo para
verificar a adequao das propostas implementadas e novas necessidades derivadas das
metas a serem alcanadas
de
A extenso da metodologia
recomendvel,
vivel e
frente aos servios internos e a eficcia do negcio seja maximizada. Como uma unidade
de negcios, com uma estrutura de custos e desempenho
70
medir os resultados alcanados. Entretanto isso no ser objeto desta anlise, devido ao
tempo necessrio para tal no se enquadrar dentro do tempo disponvel para a concluso
e entrega deste trabalho.
Na literatura consultada, houve meno ao uso de uma consultoria extema para a
realizao de um trabalho deste tipo, entretanto no foi observado nenhum incidente que
confirmasse essa necessidade. Recomenda-se entretanto a difuso da metodologia
atravs de um trabalho prvio extenso da mesma a outras reas, para que os
envolvidos desenvolvam um bom conhecimento de sua potencialidade e dos objetivos a
serem alcanados.
Outro ponto que merece ateno, conforme mencionado por SEPIC e McNABB ,
reconhecer que as necessidades tambm mudam ao longo do tempo, exatamente como
acontece no mercado com os clientes externos. Para evitar falhas no processo,
importante estabelecer alm da reviso anual atrelada s metas, um mecanismo que
permita que os envolvidos disparem uma reavaliao, sempre que ocorrer um fato
relevante.
A expanso da metodologia para as demais reas da empresa, pode esbarrar em uma
grande dificuldade que a ausncia de metas claras de desempenho nessas outras
reas, o que invlabiliza um dos principais mritos desta ferramenta, que a correlao
entre a importncia das caractersticas da prestao de servios e os objetivos da
empresa como um todo.
Cabe ressaltar que a eficcia da ferramenta sempre depender do apoio recebido pelos
usurios das gerncias dos prestadores de servios e da alta direo de modo geral.
Estes precisam ser sensibilizados para a potencialidade dos ganhos de eficcia a serem
alcanados e da importncia da implementao em toda a empresa de uma filosofia
voltada para o cliente.
Entre as poucas ferramentas encontradas na literatura, a matriz Importncia Desempenho se mostrou, de modo geral, eficiente possibilitando o desenvolvimento de
um trabalho bastante lgico, voltado ao melhoramento contnuo, minimizando os aspectos
subjetivos, e facilitando o trabalho de equipe. Como definiram ILGEN, HOLLENBECK,
71
explcitas e seus membros esto cientes das mesmas. Equipes seriam conjuntos de dois
ou mais indivduos que interagem interdependentemente
inovaes,
etc. Para
alcanar esses objetivos, as empresas precisam adotar uma nova forma de pensar se
contrapondo antiga, onde imperavam a administrao, a elaborao de procedimentos,
aprovao, censura, a reao passiva aos acontecimentos
e problemas apresentados
pelos outros. A nova forma de pensar deve ser atuante, ter um foco empreendedor,
um
escopo amplo e ser muito mais focada no negcio do que foi no passado.
A postura das pessoas precisa ser adaptada para um nova atitude com as caractersticas
de liderana para propiciar as mudanas necessrias. Antes de mais nada, as pessoas
precisam estar convencidas da necessidade da mudana e o que ela traz de benefcio ao
seu trabalho. Parafraseando
em melhorar seu
desempenho e utilizam como parmetro o prximo na cadeia, isto , o seu cliente, deve
levar melhoria de resultados do negcio como um todo.
No se pode esquecer que grande parte do sucesso desse pensamento cabe s pessoas,
portanto motivao, liderana e comunicao so fatores a serem trabalhados para tal. A
contratao
de pessoas adequadas,
72
de
Como
recomendao
aprofundamento,
final,
este
tema,
dada
sua
importncia
mereceria
um
73
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