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Una hoja de clculo sirve para trabajar con nmeros de forma sencilla e
intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la
cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos. Por ejemplo, para
sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo de otro,
como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle
a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima.
CONOCER Y EXPLICAR EL POR QU EXCEL?
Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora.
Pero piensa qu ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una suma de
20 nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no
importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y
automticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina
que ests haciendo la declaracin de la renta a mano y al final descubres un
error, tendras que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel slo tienes
que corregir un dato. Esta caracterstica de recalculo automtico te permite
tambin hacer simulaciones fcilmente. Por ejemplo, si ests calculando lo que
tendrs que pagar al mes al pedir un prstamo hipotecario, basta que vayas
introduciendo diferentes cantidades en el importe del prstamo para que veas
lo que tendras que pagar en cada caso.
As de fcil e intuitivo es Excel. Seguro que ya ests deseando seguir el resto
del curso para aprender a utilizarlo. Otra cosa buena de Excel es que no es
necesario saber matemticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente
con utilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si sabes matemticas mucho
ms partido podrs sacar de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve, Excel
tambin es capaz de dibujar grficos a partir de los datos introducidos, del
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estilo de los grficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las
encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como
en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms
complejos clculos financieros.
CONOCER Y EXPLICAR TODO EL ENTORNO GRFICO DE MICROSOFT EXCEL
Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2010.
- Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la
esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el
cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega
un men; al colocar el cursor sobreTodos los
programas , aparece otra lista con los programas
que hay instalados en tu ordenador; coloca el
puntero del ratn sobre la carpeta con el
nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft
Excel, y se iniciar el programa.
Desde el icono de Excel del escritorio.
Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botn cerrar
derecha de la ventana de Excel.
- Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas
cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.
y elegir la opcin
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de
este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
La ficha Archivo
Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la parte
superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde
donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el
documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este men tambin puedes accerder desde el modo de acceso por
teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.
Contiene dos tipos bsicos de elementos:
- Los que muestran un panel justo a la derecha con ms opciones,
ocupando
toda
la
superfcie
de
la
ventana
Excel.
Como Informacin o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones
de este tipo observars que tienen un efecto verde oscuro. El color
permanecer al hacer clic para que sepas qu panel est activo.
- Los que abren un cuadro de dilogo. Como Abrir, o Guardar
como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observars
que tienen un efecto verde claro. El color slo permanece mientras el
cursor est encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de dilogo
abierto muestra el nombre de la accin en su barra de ttulo.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o
hacemos clic en otra pestaa.
Las barras
La barra de ttulo
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Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le
demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones
para minimizar
, maximizar
y cerrar
, Deshacer
o Rehace
La cinta de opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas
las opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a
la ficha.
Las fichas
principales son Inicio, Insertar, Diseo
de
pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las
opciones disponibles.
Pero adems, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma
puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un grfico,
dispondremos de la ficha Herramientas de grficos, que nos ofrecer botones especializados
para realizar modificaciones en los grficos.
- Es posible que en la versin que tengas instalada en tu equipo de Excel 2010 visualices otras
fichas con ms opciones. sto sucede porque los programas que tenemos instalados en el
ordenador son capaces de interactuar con Excel, si estn programados para ello, aadiendo
herramientas y funcionalidades.
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Supongamos que tienes instalada la versin profesional de Acrobat, para crear documentos PDF.
Es muy probable que en tu programa Excel aparezca una ficha llamada Acrobat que incluya
herramientas tiles como crear un PDF a partir de la hoja de clculo o exportar como PDF y enviar
por e-mail.
sta integracin permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algn momento
queremos ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el
men Archivo >Opciones > Personalizar Cinta.
- Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de
teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
La barra de frmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo
estudiaremos ms adelante.
La barra de etiquetas
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Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay
que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
La barra de estado
Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom
sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone
de tres botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).
Profundizaremos en las vistas ms adelante.
GESTIN DE LIBROS ELECTRNICOS
Aqu podrs encontrar los conceptos ms bsicos que utiliza Excel. Para entender mejor cada uno
de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra ventana con Excel y comprobarlo.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX para que el ordenador los reconozca como
tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con
el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de
ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone Libro1 - Microsoft Excel.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando
dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el
nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras
no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el
nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel
encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma
Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.
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Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo.
Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de
nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra
por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas
de una hoja de datos.
La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de
Excel podrs comprobar todo lo explicado anteriormente.
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Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda
se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa,
columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la
Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ms adelante
veremos las distintas formas de definir un rango.
EDICIN DE UN LIBRO
Movimiento rpido en la hoja
Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la
mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla
y es necesario moverse por el documento rpidamente.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la
hoja son:
MOVIMIENTO
TECLADO
Celda Abajo
FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
FLECHA DERECHA
Celda Izquierda
FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo
AVPAG
Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+INICIO
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Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se
desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra
de frmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
Movimiento rpido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de
clculo aunque el nmero podra cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del
libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la
hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la
pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja.
Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones
de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las ltimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de
sta.Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn
efecto.
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del
libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO
TECLADO
Hoja Siguiente
CTRL+AVPAG
Hoja Anterior
CTRL+REPAG
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Descripcin
CTRL+MAYS+(
CTRL+MAYS+)
CTRL+MAYS+&
CTRL+MAYS_
CTRL+E
CTRL+MAYS+$
CTRL+MAYS+%
CTRL+MAYS+^
CTRL+MAYS+#
CTRL+MAYS+@
Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m.
CTRL+MAYS+!
CTRL+MAYS+*
CTRL+MAYS+:
CTRL+MAYS+"
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Descripcin
la barra de frmulas.
CTRL+MAYS+Signo
ms( +)
CTRL+Signo menos (-)
CTRL+;
ALT+
CTRL+'
CTRL+1
CTRL+2
CTRL+3
CTRL+4
CTRL+5
CTRL+6
CTRL+8
CTRL+9
CTRL+0
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Tecla
Descripcin
CTRL+E
CTRL+N
CTRL+C
CTRL+J
CTRL+B
Muestra
el
cuadro
de
dilogo Buscar
reemplazar con
la
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Descripcin
F5 tambin muestra este cuadro de dilogo.
CTRL+L
Muestra
el
cuadro
de
dilogo Buscar
reemplazar con
la
ficha Reemplazarseleccionada.
CTRL+K
CTRL+ALT+K
el
cuadro
de
dilogo Modificar
hipervnculo para
CTRL+A
selecciona
todas
las
celdas
que
contienen
comentarios.
CTRL+P
CTRL+D
CTRL+G
CTRL+F
CTRL+S
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Descripcin
frmulas.
CTRL+V
CTRL+R
CTRL+X
CTRL+Y
CTRL+Z
utiliza
los
Descripcin
F1
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Tecla
Descripcin
F2
Modifica la celda activa y coloca el punto de insercin al final del contenido de la celda.
Tambin mueve el punto de insercin a la barra de frmulas cuando la edicin en una
celda est desactivada.
MAYS+F2 agrega o modifica un comentario de celda.
CTRL+F2 muestra la ventana Vista preliminar.
F3
F4
F5
F6
Cambia entre la hoja de clculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de
Zoom. En una hoja de clculo que se ha dividido (men Ver, Administrar esta
ventana, Inmovilizar paneles, comandoDividir ventana), F6 incluye los paneles
divididos cuando se alterna entre los paneles y el rea de la cinta de opciones.
MAYS+F6 cambia entre la hoja de clculo, los controles de Zoom, el panel de tareas y la
cinta de opciones.
CTRL+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay ms de una ventana del libro
abierta.
F7
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Tecla
Descripcin
F8
F9
F10
F11
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Descripcin
ALT+F11 abre el Editor de Microsoft Visual Basic, donde puede crear una macro utilizando
Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
F12
Descripcin
DE
Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o
hacia la derecha.
CTRL+TECLA DE DIRECCIN va hasta el extremo de la Interfaz de
usuario de Microsoft Office Fluentregin de datos en una hoja de clculo.
MAYS+TECLA DE DIRECCIN extiende en una celda la seleccin de
celdas.
CTRL+MAYS+TECLA DE DIRECCIN extiende la seleccin de celdas a
la ltima celda no vaca de la misma columna o fila que la celda activa, o si
la siguiente celda est en blanco, extiende la seleccin a la siguiente celda
que no est en blanco.
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la
izquierda o de la derecha cuando la cinta de opciones est seleccionada.
Cuando un submen est abierto o seleccionado, estas teclas de direccin
alternan entre el men principal y el submen. Cuando una ficha de la cinta
de opciones est seleccionada, estas teclas permiten desplazarse por los
botones de ficha.
FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguiente comando o el
anterior cuando hay abierto un men o un submen. Cuando una ficha de
la cinta de opciones est seleccionada, estas teclas permiten desplazarse
hacia arriba y abajo en el grupo de fichas.
En un cuadro de dilogo, las teclas de direccin permiten desplazarse entre
opciones en un cuadro de lista desplegable abierto o entre algunas
opciones de un grupo de opciones.
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Descripcin
FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable
seleccionada.
RETROCESO
SUPR
FIN
ENTRAR
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Descripcin
o realiza la accin de un comando seleccionado.
En un cuadro de dilogo, ejecuta la accin asignada al botn de comando
predeterminado del cuadro de dilogo (el botn en negrita que suele ser el
botn Aceptar).
ALT+ENTRAR comienza una nueva lnea en la misma celda.
CTRL+ENTRAR rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada
actual.
MAYS+ENTRAR completa una entrada de celda y selecciona la celda
situada por encima.
ESC
INICIO
AV PG
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Descripcin
ALT+AV PG desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de clculo.
CTRL+AV PG va a la hoja siguiente de un libro.
CTRL+MAYS+AV PG selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro.
RE PG
BARRA
ESPACIADORA
selecciona
la
regin
actual.
Si
presiona
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Descripcin
Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de clculo
protegida.
Mueve a la opcin o grupo de opciones siguientes de un cuadro de dilogo.
MAYS+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de clculo o
a la opcin anterior de un cuadro de dilogo.
CTRL+TAB pasa a la ficha siguiente en un cuadro de dilogo.
CTRL+MAYS+TAB pasa a la ficha anterior en un cuadro de dilogo.
CAMBIOS DE ESTRUCTURA
Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Excel 2010 para modificar el aspecto de las filas,
columnas, el aspecto general de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms elegante.
Alto de fila
Excel 2010 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms
grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2
es Arial de 10puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos
a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15,75.
Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se
realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos.
En la pestaa Inicio, pulsar el botn Formato del
men Celdas.
Elegir la opcin Alto de fila...
Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila en el que tendrs que indicar el alto de la fila, para
indicar decimales utilizar la coma ",".
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Escribir la altura deseada, en este caso est 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.
El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:
Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees modificar,
en la cabecera de la fila.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme movemos el
ratn, la altura de la fila cambia.
Al final soltar el botn del ratn.
Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada
ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos.
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QU ES UN RANGO?
Un rango de celdas en Excel es el conjunto de
celdas adyacentes o no adyasentes. Las celdas
adyacentes se encuentran una junto a la otra sin
ningn espacio entre ellas. Las celdas no
adyasentes tienen uno o ms bloques de
separacin entre ellas.
Un rango de celdas adyacentes es identificado
con la celda de la esquina superior izquierda y la
celda de esquina inferior derecha dentro del
rango. Los limites del rango de celdas son separados por dos puntos ( : ) En el ejemplo de arriba
esta seleccionado el rango de celdas adyacente B2:D6
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Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos
a continuacin:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que
se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda
activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn
de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se
valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda
a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el
botnCancelar
de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con
el valor que tena.
Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos
informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice
y aceptar la correccin o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda,
comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias lneas dentro de una misma
celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de lnea lo que ocurre es que se valida el valor y
pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms
tarde, despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque
equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda
adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente
a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es
cuando podemos modificar la informacin.
Despus
de
botn Introducir
teclear
la
modificacin
pulsaremos INTRO o
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haremos
clic
sobre
el
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Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un aspecto similar al que
ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar
utilizando el botnNo.
Dependiendo del error, mostrar un mensaje u otro.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la
esquina superior izquierda tal como esto:
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ORDEN JERRQUICO
La funcin JERARQUIA.EQV en Excel devuelve la jerarqua o posicin de un nmero dentro de
una lista de nmeros. De manera predeterminada la funcin dar la mayor posicin al nmero ms
grande pero podemos indicar un orden de tipo ascendente que asignar la primera posicin al
nmero de menor valor.
Sintaxis de la funcin JERARQUIA.EQV
La funcin JERARQUIA.EQV tiene tres argumentos que explicar a continuacin:
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Ya que la lista consta de diez nmeros, las posiciones obtenidas por la funcin
JERARQUIA.EQV van del nmero 1 hasta el nmero 10. Ahora utilizar el tercer argumento de la
funcin JERARQUIA.EQV para indicar un orden ascendente. Observa la diferencia en las
posiciones mostradas:
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La primera posicin es otorgada al nmero 10 porque es el valor ms alto. Sin embargo al final de
la lista tenemos dos veces el nmero 9 y para cada uno de ellos la funcin JERARQUIA.EQV les
ha asignado la posicin 2.
Pero sucede algo todava ms interesante y es que no encontrars la posicin nmero 3 bajo la
columna Posicin. La siguiente posicin asignada por la funcin ser la posicin 4 debido a que ya
existen tres elementos por delante.
Desempate con la funcin JERARQUIA.EQV
La nica manera de romper el empate entre nmeros repetidos es utilizar un criterio adicional. En
el siguiente ejemplo tenemos una serie de puntos alcanzados por varios competidores en donde
existen un par de ellos que tiene el puntaje 38:
Para desempatar estos valores utilizar el criterio del tiempo que cada uno de los participantes
utiliz para alcanzar dicha puntuacin.
La manera de utilizar este segundo criterio ser que en caso de tener un empate en los puntos, el
competidor que tenga el menor tiempo tendr una posicin mayor. Ahora necesito generar en una
nueva columna dicho factor de desempate y lo lograr utilizando la siguiente frmula:
=SI(CONTAR.SI($B$2:$B$6, B3) > 1, JERARQUIA.EQV(D3, $D$2:$D$6) / 100, 0)
Ahora explicar lo que hace esta frmula:
Utilizo la funcin SI para saber si un puntaje se repite en cuyo caso utilizar la columna adicional
para desempatar los valores.
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Como primer argumento de la funcin SI tenemos a la funcin CONTAR.SI que cuenta las
apariciones de cada puntaje en el rango B2:B6 y si aparece ms de una vez regresar el valor
VERDADERO.
Si el puntaje aparece ms de una vez se devolver el segundo argumento de la funcin SI que en
este caso es la funcin JERARQUIA.EQV que es utilizada para obtener la posicin del criterio en el
rango D2:D6 (que en el ejemplo es la columna de tiempo). Divido el resultado entre 100 porque
deseo que dicha posicin de tiempo sea un nmero fraccionario que me ayude a desempatar los
puntajes.
Si el puntaje buscado con la funcin CONTAR.SI no se repite, entonces la funcin SI devolver el
valor cero que es el tercer argumento de la funcin.
Observa el resultado de aplicar esta frmula en la columna E:
Como puedes observar, solamente se obtiene un valor para los puntos repetidos. Lo nico que
debemos hacer es sumar la columna Puntos y la columna Desempate para obtener una nueva
puntuacin que no se repetir y sobre el cual podremos obtener la posicin adecuada con
la funcin JERARQUIA.EQV:
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Significado
Ejemplo
+ (signo ms)
Suma
3+3
(signo menos)
Resta
Negacin
31
1
* (asterisco)
Multiplicacin
3*3
/ (barra oblicua)
Divisin
3/3
% (signo de porcentaje)
Porcentaje
20%
^ (acento circunflejo)
Exponenciacin
3^2
QU ES UNA FRMULA?
Las frmulas son ecuaciones que pueden realizar clculos, devolver informacin, manipular el
contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una frmula siempre comienza con el signo
igual (=).
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A continuacin, se ofrece una muestra de los tipos de frmulas que se pueden escribir en una hoja
de clculo.
=5+2*3
=A1+A2+A3
=RAIZ(A1)
=HOY()
=MAYUSC("hola")
clculo MAYUSC.
=SI(A1>0)
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Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la
creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para
funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la
sintaxis de stas.
Introducir funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o ms
valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para
calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o
despus de cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador
":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y
la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro
de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As
hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier
texto, precedida siempre del signo =.
Autosuma y funciones ms frecuentes
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
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la pestaa Inicio o en la
de Autosuma
de forma ms rpida.
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Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que
nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al
nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha
introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a
partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie
como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda
que contenga una fecha.
FUNCIN SUMA
La funcin SUMA: suma todos los nmeros que especifica como argumentos. Cada argumento
puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, unaconstante, o el resultado de otra
funcin. Por ejemplo, SUMA (A1:A5) suma todos los nmeros que estn contenidos en las celdas
A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA (A1; A3; A5) suma los nmeros que estn contenidos en las
celdas A1, A3 y A5.
Sintaxis
La sintaxis de la funcin SUMA tiene los siguientes argumentos:
nmero1 Obligatorio. El primer argumento de nmero que desea sumar.
nmero2;... Opcional. De 2 a 255 argumentos numricos que desea sumar.
Observaciones
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Si el argumento es una matriz o una referencia, slo se considerarn los nmeros contenidos en la
matriz o en la referencia. Se omitirn las celdas vacas, los valores lgicos o el texto contenido en
la matriz o en la referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros. Excel
muestra un error.
Ejemplos :
Suma de un rango.
=SUMA (A1:A4)
En el ejemplo anterior se sumarn todos los nmeros que se encuentren en el rango A1:A4, es
decir A1+A2+A3+A4.
Resultado: A1+A2+A3+A4
Suma de celdas separadas
=SUMA(A1,B2,C3)
En el ejemplo anterior se sumarn los valores de las celdas A1,A2 y A3
Resultado: A1+B2+C3
Suma de varios rangos
=SUMA(A1:A3,B2:B4)
En el ejemplo anterior se sumarn las celdas del rango A1:A3 (A1,A2,A3) ms las celdas del rango
B2:B4 (B2,B3,B4)
Resultado: A1+A2+A3+B2+B3+B4
FUNCIN PROMEDIO
La funcin PROMEDIO calcula la media aritmtica, que consiste en dividir la suma de una serie de
valores entre el nmero de valores que componen dicha serie.
Puede ayudarte a conocer la media de las notas de los exmenes, la de la puntuacin de tu equipo
de baloncesto, la media de ventas de uno o varios productos, etc.
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Por ejemplo, si elrango A1:A20
contiene nmeros, la frmula =PROMEDIO (A1:A20) devuelve el promedio de dichos nmeros.
Sintaxis
La sintaxis de la funcin PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:
nmero1 Obligatorio. El primer nmero, referencia de celda o rango para el que desea el
promedio.
nmero2 Opcional. Nmeros, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el
promedio, hasta un mximo de 255.
Observaciones
Los argumentos pueden ser nmeros o nombres, rangos o referencias de celda que contengan
nmeros.
Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de nmeros escritos
directamente en la lista de argumentos.
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Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas,
estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el valor cero.
Si desea calcular el promedio de slo los valores que cumplen ciertos criterios, use la funcin
PROMEDIO.SI o la funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
Nota
La funcin PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicacin del centro de un grupo de
nmeros en una distribucin estadstica. Las tres medidas ms comunes de tendencia central son
las siguientes:
Promedio, que es la media aritmtica y se calcula sumando un grupo de nmeros y dividiendo a
continuacin por el recuento de dichos nmeros. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es
30 dividido por 6, que es 5.
Sugerencia Cuando est calculando el promedio de celdas, tenga en cuenta la diferencia
existente entre las celdas vacas y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado
la casilla Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero en el cuadro de dilogo Opciones de
Excel. Cuando esta opcin est seleccionada, las celdas vacas no se tienen en cuenta, pero s los
valores cero.
FUNCIN MNIMA
MIN: Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
La funcin MIN la podemos hallar dentro de las funciones Estadsticas como se aprecia en la
imagen:
Veamos la sintaxis de la funcin MIN:
Nmero1, nmero2 son de 1 a 255 nmeros de los que se desea encontrar el valor mnimo.
Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.
Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de nmeros escritos
directamente en la lista de argumentos.
Si el argumento es una matriz o una referencia, slo se utilizarn los nmeros contenidos en la
matriz o en la referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o el texto
contenidos en la matriz o en la referencia.
Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros provocan
errores.
Ejemplo:En una tabla tenemos una serie de artculos de los cuales queremos solo obtener el valor
mnimo del artculo, esto seria muy tedioso hacerlo de forma manual y ms aun si son numerosos
valores as que con la funcin MIN simplificamos esta tarea y ahorramos tiempo para realizar otras
tareas, veamos la solucin de este ejemplo mediante la siguiente imagen:
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Como se aprecia en la imagen el resultado para cada artculo solo es el valor mnimo de la fila
seleccionada.
FUNCIN MXIMA
MAX: Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
La funcin MAX la podemos hallar dentro de las funciones Estadsticas como se aprecia en la
imagen:
Veamos a continuacin la sintaxis de la funcin MAX:
Nmero1, nmero2 son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor mximo.
Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.
Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de nmeros escritos
directamente en la lista de argumentos.
Si el argumento es una matriz o una referencia, slo se utilizarn los nmeros contenidos en la
matriz o en la referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o el texto
contenidos en la matriz o en la referencia.
Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros provocan
errores.
Ejemplo:
En una tabla tenemos una serie de artculos de los cuales queremos solo obtener el valor mximo
del artculo, esto seria muy pesado hacerlo de forma manual y ms aun si son numerosos valores
y a travs de la funcin MAX podemos facilitar en gran manera esta tarea, veamos la solucin de
este ejemplo mediante la siguiente imagen:
Como se aprecia en la imagen el resultado para cada artculo solo es el valor mximo de la fila
seleccionada..
FUNCIN CONTAR
La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y cuenta los nmeros
dentro de la lista de argumentos. Use la funcin CONTAR para obtener la cantidad de entradas en
un campo de nmero de un rango o matriz de nmeros. Por ejemplo, puede escribir la siguiente
frmula para contar los nmeros en el rango A1:A20:
=CONTAR (A1:A20)
En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen nmeros, el resultado es 5.
Sintaxis
CONTAR (valor1; [valor2],...)
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Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar nmeros.
valor2,... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que
desea contar nmeros.
Nota
Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos,
pero slo se cuentan los nmeros.
Observaciones
Se cuentan argumentos que son nmeros, fechas o una representacin de texto de los nmeros
(por ejemplo, un nmero entre comillas, como "1").
Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de nmeros escritos
directamente en la lista de argumentos.
No se cuentan los argumentos que sean valores de error o texto que no se puedan traducir a
nmeros.
Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se considerarn los nmeros de esa matriz o
referencia. No se cuentan celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error de la matriz o de
la referencia.
Si desea contar valores lgicos, texto o valores de error, use la funcin CONTARA.
Si desea contar slo nmeros que cumplan con determinados criterios, use la funcin CONTAR.SI
o la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO.
Ejemplo
El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
GRFICOS CON TABLAS ESTTICAS
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera
fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas
contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se
denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos
componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
- Ordenar la los registros.
- Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
- Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
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La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales.
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Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos
tridimensionales disponibles:
Excel 2010 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que
despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus
comportamientos y resultados.
Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que puedes
sacarle a estas caractersticas.
IMGENES Y OBJETOS
Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo ilustraciones. Excel
permite insertar:
Imgenes desde archivo,
Imgenes prediseadas, pertenecientes a una
galera que tiene Excel,
Formas, es decir, lneas, rectngulos, elipses, etc,
para disear nuestros propios dibujos,
SmartArt, varias plantillas para crear organigramas,
WordArt, rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones.
Sobre las imgenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar,
cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas
que iremos viendo, fundamentalmente las pestaas de Diseo y Formato que vimos para los
grficos.Con todos estos elementos no hay excusa para no disear hojas de clculo con una
componente grfica atractiva.
Insertar imgenes prediseadas
Para insertar una imagen prediseada del catlogo de Office o
de nuestra propia coleccin debemos seguir los siguientes
pasos:
- Hacer clic sobre el botn de la
pestaa Insertar. Aparecer el panel Imgenes
prediseadas a la derecha de la ventana de
Excel.
- Las ilustraciones de la galera estn etiquetadas bajo
conceptos. De forma que, por ejemplo, la imagen de la torre
Eiffel
est
relacionada
con
los
conceptos arquitectura, edificios, Europa, Francia, Pars,
etc.
En el recuadro Buscar: podemos escribir el concepto que
buscamos. Si se trata de una de las palabras clave
relacionadas a una imagen, se mostrar.
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****Las palabras clave asociadas a cada ilustracin se pueden editar desde la flecha que aparece
si situamos el cursor sobre una ilustracin de la galera***.
- En Los resultados deben ser: podemos especificar qu tipo de archivos multimedia estamos
buscando (imgenes, fotografas, sonido, etc )
- Si tienes conexin a internet y marcas la casilla para Incluir contenido de Office.com, permitirs
que se busquen ms recursos en la web.
- Cuando ya tengamos todos los parmetros de la bsqueda definidos pulsamos sobre el
botn Buscar y nos aparecer una lista con una vista previa con los archivos localizados.
Si no encuentras nada con las palabra clave que has introducido, puedes pulsar el
botn Buscar sin escribir ningn concepto. De esa forma se mostrar la lista completa.
- Para aadir la ilustracin a la hoja de clculo, simplemente haremos clic sobre ella.
Al realizar bsquedas de imgenes puede que el sistema solicite que insertes el CD-ROM de Office
2010 para copiar la imagen a tu disco duro.
Insertar imgenes desde archivo
Tambin podemos insertar imgenes no clasificadas como prediseadas, como pueden ser
imgenes fotogrficas creadas por nosotros o descargadas desde internet.
Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer clic en el botn.
Aparecer el cuadro de dilogo Insertar imagen para escoger la imagen desde el disco duro. El
aspecto del cuadro puede variar en funcin del sistema operativo que utilices.
Una
vez seleccionado
el
archivo que queremos importar
pulsaremos el botn Insertar y la
imagen se copiar en nuestra hoja
de clculo.
Insertar formas y dibujos
Excel
2010 dispone
de
herramientas
que
nos
permiten realizar
nuestros
propios dibujos.
Si no eres muy hbil dibujando, no
te
preocupes,
mediante
las Formas dispondrs de multitud
de objetos que te facilitarn el trabajo.
Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a
mano alzada para que tu imaginacin se ponga a trabajar.
Al hacer clic en el men Formas aparecer el listado de todas las formas disponibles en el
programa.
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