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MANUAL

DE
MICROSOFT EXCEL 2007
Francisco Jimnez Bonilla

San Jos, CR: INA, Agosto 2008

Error!

Primera Edicin
Instituto Nacional de Aprendizaje
San Jos, Costa Rica.

Instituto Nacional de Aprendizaje, 2008


ISBN
Hecho el depsito de ley
Prohibida la reproduccin parcial y total del contenido
de este documento sin la autorizacin expresa del INA.

Impreso en Costa Rica

PRESENTACION

El siguiente material didctico fue desarrollado a travs de la recopilacin de informacin


de fuentes primarias con instructores de enseanza del subsector de informtica, y
secundarias, entre bibliografa de trabajos de investigacin, artculos y consulta digital en
la red de Internet. Este material es producto de la necesidad de un instructivo de apoyo al
servicio de capacitacin y formacin profesional, Introduccin a la Computacin, del
programa Personal Calificado en Operacin de Equipo de Cmputo como objetivo
manipular la computadora personal y sus perifricos en ambiente grfico.

El material est dirigido a todo participante de la formacin y capacitacin profesional del


mdulo de introduccin a la computacin en la modalidad presencial, para el apoyo del
mismo SCFP y con la tutora del profesional tcnico de subsector de informtica, de forma
que el material didctico describe el marco terico y prctico de los contenidos,
persiguiendo el alcance de los objetivos especficos y cumplimiento de los criterios de
desempeo por cada uno de ellos.

El uso del material didctico est diseado conforme a los objetivos y contenidos del
servicio de capacitacin y formacin profesional de la oferta curricular de introduccin a la
computacin, por lo cual en el documento encontrar una estructura separados por
captulos, los cuales representan los objetivos especficos de mdulo de introduccin a la
computacin, as mismo cada captulo, contiene los subtemas que representan los
contenidos de cada objetivo, estos contenidos son desarrollados a nivel terico y prctico,
de forma que el participante pueda utilizar el material didctico de una manera de
conocimiento de la materia y ejecucin de las tareas de configuracin del equipo
informtico.

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Manual de Hoja Electrnica Excel

INDICE
PRESENTACION ............................................................................................................... III
CAPITULO 1 ......................................................................................................................... 6
QUE ES MICROSOFT EXCEL? ..................................................................................... 7
1.1
DESCRIPCION DEL AMBIENTE DE TRABAJO ............................................. 7
Elementos de la ventana de Excel ................................................................................... 8
Botn del Office .............................................................................................................. 8
Barra de herramientas accesos rpidos ........................................................................... 9
1.2
MANIPULACION DE LIBROS ........................................................................ 12
Creacin de un libro ...................................................................................................... 12
Guardar un libro ............................................................................................................ 12
Abrir un libro................................................................................................................. 13
Cerrar un libro ............................................................................................................... 13
1.3
MANIPULACION DE HOJAS DE CALCULO ................................................ 13
Qu es una hoja de clculo?............................................................................................ 13
Manipulacin de las hojas ................................................................................................ 14
Manipulacin de filas y columnas ................................................................................... 15
1.4
MANIPULACION DE DATOS ......................................................................... 16
Creacin de tabla de datos ................................................................................................ 17
Trabajando con rangos ..................................................................................................... 19
manipulacion de informacion ........................................................................................... 20
apariencia de celdas y tablas............................................................................................. 21
formato condicional .......................................................................................................... 22
listas personalizadas ......................................................................................................... 23
comentarios....................................................................................................................... 24
Cambiar la apariencia de un cuadro comentario: .......................................................... 25
CAPITULO 2 ....................................................................................................................... 26
FRMULAS........................................................................................................................ 27
Qu es una frmula? ....................................................................................................... 27
Elementos bsicos de las frmulas ................................................................................... 27
Operadores matemticos .................................................................................................. 28
Jerarqua de Operadores ................................................................................................... 28
Lenguaje de frmulas ....................................................................................................... 29
Ingresando frmulas ......................................................................................................... 29
Tipos de frmulas ............................................................................................................. 30
Creacin de Frmulas ....................................................................................................... 30
Copiar frmulas a un rango de celdas .............................................................................. 32
Valor Absoluto .............................................................................................................. 32
FUNCIONES ....................................................................................................................... 33
Qu son funciones? ......................................................................................................... 33
Funciones Condicionales .................................................................................................. 36
Elementos de las funciones lgicas .................................................................................. 36

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Manual de Hoja Electrnica Excel

Sintaxis de las funciones lgicas ...................................................................................... 36


Condicin Lgica Simple ................................................................................................. 37
Condicin Lgica Anidada ............................................................................................... 37
Condicin Lgica Compleja ............................................................................................. 38
CAPITULO 3 ....................................................................................................................... 40
Qu es configurar una hoja de clculo? .......................................................................... 41
Pestaa pgina .................................................................................................................. 42
Pestaa Mrgenes ............................................................................................................. 42
Pestaa Encabezado y pie de pgina ............................................................................. 43
Pestaa Hoja .................................................................................................................. 43
Impresin de hoja de clculo......................................................................................... 44
CAPITULO 4 ....................................................................................................................... 45
Qu son las bases de datos en Excel? ............................................................................. 46
Ordenamientos de Datos ............................................................................................... 46
Proceso para ordenar y reordenar listas ........................................................................ 46
Filtros Automticos ....................................................................................................... 47
Bsquedas de registros: ................................................................................................. 48
Filtros Avanzados.......................................................................................................... 49
Funciones con Bases de Datos ...................................................................................... 51
Buscarv .......................................................................................................................... 51
Bdcontar ........................................................................................................................ 53
Bdmax ........................................................................................................................... 54
Tablas Dinmicas .......................................................................................................... 55
Proceso Inicial de tabla dinmica .................................................................................. 56
Aplicacin de funcin ................................................................................................... 60
Grafico Dinmico .......................................................................................................... 60
CAPITULO 5 ....................................................................................................................... 63
Barra de Dibujo ............................................................................................................. 64
Wordart ......................................................................................................................... 65
Imgenes ....................................................................................................................... 66
Insertar imgenes prediseadas o de archivo. En una hoja de clculo se pueden agregar
imgenes de los dos tipos: ............................................................................................. 66
Desde Archivo:............................................................................................................. 67
Grficos ......................................................................................................................... 68
Partes de un grfico ....................................................................................................... 69
Terminologa de grficos .............................................................................................. 69
Creacin de grficos ...................................................................................................... 70
CAPITULO 6 ....................................................................................................................... 75
Qu son las Macros?.................................................................................................... 76
Ejecuctar una macro ...................................................................................................... 77
Detener una macro ........................................................................................................ 77
Eliminar una macro ....................................................................................................... 77

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Manual de Hoja Electrnica Excel

CAPITULO 1
Utilizar la hoja electrnica y sus
operaciones para elaborar tablas de datos.
Descripcin del Ambiente de
Trabajo
Manipulacin de libros
Manipulacin de hojas de
clculo
Manipulacin de datos
Trabajando con rangos
Manipulacin de informacin
Apariencia de celdas y tablas
Formato condicional
Listas personalizadas
Comentarios

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Manual de Hoja Electrnica Excel

QUE ES MICROSOFT EXCEL?


Es un programa de oficina con su nueva apariencia en diseo que sirve para crear
contabilidades y luego graficarlas en cualquier momento. Las versiones ms
usadas por parte de los usuarios son: Excel Xp 2003 y actualmente Excel 2007.
Tambin se le conoce como un libro electrnico que est compuesto por hojas de
clculo en donde se crean las diferentes tablas informativas aplicando formatos,
frmulas, funciones, y herramientas especiales.
Los archivos de Excel con versin 2003 Xp tienen extensin .xls y los
archivos de Excel con versin 2007 se les agrega una letra de mas
.xlsX. Estos archivos se identifican por tener un icono de color verde.

1.1 DESCRIPCION DEL AMBIENTE DE TRABAJO


Iniciar el programa buscndolo desde el men inicio del escritorio de Windows.
Luego abrir el programa Excel donde se observara la siguiente pantalla:

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Manual de Hoja Electrnica Excel

Para salir del programa Excel se deben aplicar los siguientes pasos:
1. Clic al botn Office
2. Clic al botn Salir de Excel
La manera rpida seria pulsando las teclas ALT+F4
Se recomienda tener los archivos de trabajo guardados antes de salir para que
Excel no tenga que presentarle ninguna ventana de advertencia.

Elementos de la ventana de Excel


Antes de trabajar es relevante conocer las principales partes que se van a
manipular constantemente en los trabajos.

Botn del Office


Es el que permite manipular las opciones ms usadas por parte de un usuario al
dar clic sobre l.

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Barra de herramientas accesos rpidos


Es una barra que muestra las herramientas que el usuario puede estar usando en
forma rpida. El icono que esta al final de la misma sirve para activar o desactivar
la deseada.

Barra de ttulo
Es aquella que muestra el nombre del archivo de trabajo y el nombre del
programa.

Cintas

Son las que muestran las diferentes herramientas que se pueden manipular en el
programa. Su nombre brinda una idea general al usuario donde puede encontrar
sus opciones preferidas. Antes conocido como men en versiones anteriores.

Al dar clic a cada cinta se despliegan diversos botones que se usan de acuerdo al
objetivo deseado.

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10

Barra de frmulas
Sirve para controlar las frmulas y funciones que se hagan sobre una celda
pidindola editar.

Celda actual
Permite indicarle al usuario la celda actual donde se encuentra ubicado.

Cursor
Permite ubicarnos entre las celdas de una hoja electrnica.

Celdas
Es la combinacin de una columna con una fila. Para desplazarse a una celda en
forma rpida se debe pulsar la tecla F5 y escribir en el cuadro referencia la celda
respectiva.

Columnas
Son representadas por letras (A B C)
Filas
Son representadas por nmeros (1 2 3)
Ejemplo:
Celda: C3
Columna: C
Fila: 3

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11

Rango
Es la seleccin de varias celdas.

Hojas de clculo
Sirven para crear tablas contables aplicando frmulas, funciones y diferentes
herramientas. Adems permiten organizar los trabajos de una manera organizada.
La configuracin de una hoja de clculo es diferente a las dems, son
individuales.

Adems se les puede cambiar el nombre con doble clic. Tambin

se les conoce como etiquetas.

Para navegar entre las hojas de clculo se deben manipular los siguientes
botones:

Observe un resumen rpido de las partes de una hoja de clculo:

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12

1.2 MANIPULACION DE LIBROS


Creacin de un libro
Al iniciar una sesin de Excel el mismo le provee un libro de trabajo en blanco,
con 3 hojas de clculo en forma automtica. Los archivos en Excel son tratados
como Libros, los cuales contienen hojas Sin embargo, cuando se encuentre
trabajando en Excel y necesite crear un nuevo libro de trabajo, no es necesario
salirse de Excel para crearlo.
Aplicar los siguientes pasos:
1. Clic al botn Office
2. Clic Nuevo
3. Clic al icono Libro en blanco
4. Clic al botn Crear
La manera rpida seria pulsando las teclas CTRL+U

Guardar un libro
Cuando un Libro debe ser almacenado por primera vez, se procede a utilizar la
opcin Guardar como, pero si lo que necesita es actualizarlo para que almacene
los ltimos cambios generados, entonces proceda a utilizar la opcin Guardar.

Aplicar los siguientes pasos para guardar el archivo por primera vez:
1. Clic al botn Office
2. Clic en Guardar como
La manera rpida es pulsar la tecla F12
Aplicar los siguientes pasos para actualizar los cambios del archivo:
1. Clic al botn Office
2. Clic en Guardar

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Abrir un libro
Una vez que se haya creado y guardado un archivo, el mismo puede ser accedido
cuantas veces sea necesario en razn de nuestra necesidad como usuarios(as).

Aplicar los siguientes pasos para guardar el archivo por primera vez:
1. Clic al botn Office
2. Clic en Abrir
La manera rpida es pulsar las teclas CTRL+A

Cerrar un libro
Una vez que ya no se requiera un archivo de trabajo se puede cerrar para
descargar un poco de memoria de la pc.

Aplicar los siguientes pasos para guardar el archivo por primera vez:
1. Clic al botn Office
2. Clic en Cerrar
La manera rpida es pulsar CTRL+F4

1.3 MANIPULACION DE HOJAS DE CALCULO


Qu es una hoja de clculo?

Es un conjunto de celdas que permiten llevar a cabo frmulas, funciones,


condiciones o herramientas de acuerdo a un objetivo especifico. Se les conoce
como etiquetas. El nombre de las etiquetas de las hojas de un libro, puede ser
modificado con el propsito de identificarlas mejor mediante el establecimiento de
una relacin entre el nombre que las mismas recibirn y el contenido almacenado
en ellas.

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Ejemplos:

Manipulacin de las hojas


Las hojas de clculo se pueden manipular de esta forma:

Insertar hojas
-

Clic al icono

Renombrar hojas
-

Doble clic sobre la hoja

Mover hojas:

Arrastrar la hoja al lugar donde se requiera.

Borrar hojas
-

Clic derecho sobre la hoja

Eliminar

Al borrar una hoja tome en cuenta que no puede recuperar su contenido.

Color de etiquetas
-

Clic derecho sobre la hoja

Color de etiquetas

Seleccionar hoja
-

Clic a la hoja de clculo.

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15

Manipulacin de filas y columnas


El ancho y el alto de las filas y las columnas pueden ser modificables en razn del
espacio que necesitemos a la hora de ingresar una determinada informacin.
Cuando usted ingresa a un libro de Excel, todas las columnas y las filas tienen el
ancho estndar. El alto de la fila se ajusta automticamente segn el tamao de
fuente utilizada, mientras que el ancho de la columna debe ser ajustado, de
acuerdo a lo que se necesite.

Ancho de columna
Pasos para modificar el ancho de columna:
 Posicione el puntero del mouse en medio de 2 columnas. Cuando el puntero
adquiera forma de flecha doble presione y arrastre el mouse.
Ancho de fila
Si bien es cierto que como se dijo anteriormente, Excel ajusta de forma
automtica el ancho de la fila, tambin es factible el ajuste de la misma forma en
que se hace con las columnas.

Pasos para modificar el ancho de columna:


 Posicione el puntero del mouse en medio de 2 filas. Cuando el puntero
adquiera forma de flecha doble presione y arrastre el mouse.

Agregar Filas/Columnas
1. Seleccione el o los encabezados de las filas o columnas a partir del lugar
donde desea insertarla.
2. Despliegue el men contextual y elija la opcin Insertar. Las filas aparecern
en la parte superior, mientras que las columnas aparecern en la parte
izquierda.

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Tambin se puede utilizar la cinta inicio y el botn insertar.


Eliminar Filas/Columnas
1. Seleccione el o los encabezados de las filas o las columnas a partir del lugar
donde desea eliminarla.
2. Despliegue el men contextual y elija la opcin Eliminar.
Tambin se puede utilizar la cinta inicio y el botn eliminar.

Ocultar Filas/Columnas
1. Seleccione el o los encabezados de la fila o columna que desea ocultar
2. Clic derecho y la opcin ocultar.
Mostrar Filas/Columnas
1. Seleccione los encabezados de fila(s) o columna(s) donde estn las ocultas.
2. Clic derecho sobre las filas o columnas donde se ocultaron.
3. Clic derecho y la opcin mostrar.

1.4 MANIPULACION DE DATOS


Para agregar datos en las celdas de Excel se digita el dato ya sea numrico o
textual y se pulsa la tecla Enter. Si el dato es una cantidad se recomienda
escribirlo en forma directa, ejemplo 24000.
Para el eliminar informacin se aplican los siguientes pasos:
 Ubicar el curso sobre la celda o seleccione el rango deseado.
 Presionar la tecla Supr.
Excel puede trabajar con los siguientes tipos de datos: Textos, Nmeros,
Frmulas, Funciones, Condiciones lgicas.

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Texto
Puede ingresar la combinacin de letras y nmeros como texto. El texto es
alineado automticamente a la izquierda de la celda. Si ingresa slo nmeros y la
celda tiene formato de texto mantendr su valor.

Nmero
Puede ingresar caracteres especiales como +,-, $,%, los cuales sern alineados a
la derecha de la celda, es posible que incluya comas, decimales, puntos, signos
de dlar y parntesis entre otros.

Frmulas y Funciones
Nos permiten llevar a cabo clculos matemticos de forma eficaz en una forma
automatizada.

Condiciones lgicas
Nos permiten llevar a cabo razonamientos para la solucin de determinados casos
que dependen de varios criterios lgicos.

Creacin de tabla de datos


Una tabla de datos es un conjunto de celdas que tienen campos y registros.
Los campos son categoras y los registros corresponden a los datos de los
campos de acuerdo a su relacin.
Ejemplos de campos: Nombre, Apellidos, Telfono, Lugar
Ejemplos de registros: Francisco, Jimnez, 8376-2117, Santa Ana

Nombre

Apellidos

Telefono

Lugar

Francisco
Maria
Olga

Jimenez
Rojas
Hernandez

8376-2117
8395-0523
8765-2314

Santa Ana
Heredia
Alajuela

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18

A los campos y a los registros se les puede aplicar formatos de celda usando la
cinta de inicio. El primer paso es seleccionar la celda deseada y luego clic a
cualquiera de los siguientes botones:

Sirven para cambiar el tipo y el tamao de letra.

Sirven para cambiarle la negrita, cursiva y subrayado.

Sirven para cambiar el relleno o fondo a una celda y el color de un texto o nmero:

Sirven para aumentar o disminuir el tamao de una letra.

Adems existe la posibilidad de usar el botn Fuente para aplicar formatos a


celdas estando en un solo lugar.

A los campos y a los registros se les puede aplicar los siguientes tipos de
alineamientos:

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Sirve para cambiar la orientacin de textos o nmeros en una celda.

Sirve para ubicar un nombre de campo cuando no alcanzo en una sola celda.

Sirven para establecer diversos estilos de moneda a rangos numricos.

Adems se pueden centrar ttulos principales a lo ancho de una tabla aplicando el


botn:

EMPLEADOS
Nombre

Apellidos

Telefono

Lugar

Francisco

Jimenez

8376-2117

Santa Ana

Maria

Rojas

8395-0523

Heredia

Olga

Hernandez

8765-2314

Alajuela

TRABAJANDO CON RANGOS


Un rango es la seleccin de varias celdas.

Seleccionar rangos continuos

1. Ubquese en la celda inicio y arrastre el mouse de tal forma que se


desplace hasta la celda final que necesita marcar.
2. Suelte el mouse

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Seleccionar rangos discontinuos

2. Seleccione el primer rango como lo hizo en el punto anterior


3. Presione la tecla CTRL y mantngala presionada.
4. Con ayuda del mouse, seleccione el segundo rango.
5. Suelte el mouse y la tecla CTRL

MANIPULACION DE INFORMACION
Excel permite manipular la informacin utilizando las herramientas copiar, pegar y
cortar informacin entre las diferentes hojas de clculo.
Copiar y pegar una tabla a otra hoja de clculo
1. Seleccionar una tabla (campos y registros).
2. Pulsar las teclas CTRL+C
3. Clic a una hoja de clculo vaca
4. Pulsar las teclas CTRL+V

Mover una tabla a una hoja de clculo


1. Seleccionar la tabla
2. Pulsar las teclas CTRL+X
3. Clic a una hoja de clculo vaca
4. Pulsar ENTER

Borrar una tabla


1. Seleccionar una tabla (campos y registros)
2. Pulsar la tecla Supr

Deshacer herramienta aplicada


 Pulsar las teclas CTRL+Z

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APARIENCIA DE CELDAS Y TABLAS


De acuerdo a las siguientes herramientas se pueden dejar las celdas con mejor
calidad de presentacin a la hoja de imprimir un trabajo en una impresora a color.
Aplicacin de bordes
Se puede aplicar un borde a las diferentes celdas:

Estilos de celda
Se usan para darles un estilo de relleno interesante a las celdas.

Nombre

Apellidos

Telefono

Lugar

La tabla de datos se le puede cambiar la apariencia de una manera rpida y de la


siguiente manera:

1. Seleccionar tabla (campos y registros).


2. Clic a la cinta Inicio
3. Clic al botn Dar formato como tabla
4. Elegir la apariencia deseada a la tabla.

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22

FORMATO CONDICIONAL
Un formato condicional es aquel que permite agregar un formato especial a una o
varias celdas de acuerdo a un criterio.

Veamos el siguiente ejemplo:


Si se digita un valor mayor que 5000 debe salir en color rojo.
1000
2000
3000
4000
5000

Ejecute el siguiente procedimiento para aplicar un formato condicional:


1. Seleccionar un rango de celdas
2. Clic a la cinta Inicio
3. Clic al botn Formato condicional

Aparecer la siguiente pantalla:


Elegir el tipo de criterio a establecer en el rango de celdas seleccionadas.

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23

Borrar formatos condicionales


Para borrar formatos condicionales aplicados a celdas se deben ejecutar los
siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas


2. Clic al botn Formato condicional
3. Clic a borrar reglas
Elegir la opcin deseada ya sea si se va a borrar las celdas seleccionadas o a
todos los formatos condicionales de la hoja.

LISTAS PERSONALIZADAS

Se usan generalmente para agilizar la insercin de datos en las celdas.


Veamos los siguientes ejemplos:

Copiar informacin
Si quiero copiar el contenido de una celda posiciono el cursor en la esquina
inferior derecha de la celda y cuando aparezca el cursor de cruz negra lo arrastro
hacia abajo, haciendo una copia de la informacin.

Ver el siguiente ejemplo:

100
100
100
100
100

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24

Aumentar cantidades (Autollenado)


Si quiero aumentar una cantidad se debe digitar 2 nmeros con el margen para
aumentar. Para ello debe seleccionar las celdas y luego posicionar el cursor en la
esquina inferior derecha.

Generar Series de datos (listas de das y meses)


Para aplicar una lista automtica se digita el mes o el da, luego se ubica el cursor
en la esquina inferior derecha para encontrar el curso de la cruz negra y arrastrar
hasta localizar la informacin requerida.

Digite solo enero:

Digite solo lunes:

Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo

Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes

COMENTARIOS
Sirven para hacer aclaraciones en las celdas de una hoja de clculo.
Existen 2 tipos de comentarios: Visibles e Invisibles.
 Los comentarios visibles son aquellos que se miran en la hoja de clculo.
 Los comentarios invisibles son aquellos que no se miran en la hoja de clculo.
Ejemplo de comentario visible:

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El campo Apellido es el que tiene insertado el comentario, es invisible.

Insertar un comentario

Borrar un comentario

1. Ubicar el cursor en una celda

1. Ubicar el cursor en la celda del

2. Clic a la cinta Revisar

comentario

3. Clic en el botn Nuevo Comentario

2. Clic a la cinta Revisar

Escribir el comentario

3. Clic en el botn Eliminar

Modificar un comentario

Cambiar la apariencia de un cuadro


comentario:

1. Ubicar el cursor en la celda del


comentario

1. Tener el comentario visible.

2. Clic a la cinta Revisar

2. Clic derecho al cuadro del comentario

3. Clic en el botn Modificar

3. Clic a la opcin Formato de

Comentario
Escribir el comentario

comentario
4. Clic a la pestaa Colores y lneas y
elegir del combo relleno un color.

Nota Importante:
 Otra manera de agregar comentarios es usar el clic derecho del mouse sobre
una celda y manipular las diversas funciones sobre comentarios: insertar,
modificar, eliminar y elegir el tipo de comentario.

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26

CAPITULO 2
Resolver situaciones especficas aplicando las operaciones y
funciones bsicas de la hoja electrnica.

Descripcin de frmulas
Elementos bsicos de frmulas
Operadores matemticos
Ingresando frmulas
Tipos de frmulas
Creacin de frmulas
Funciones bsicas
Sintaxis de funciones
Funciones condicionales
Operadores lgicos

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27

FRMULAS
Qu es una frmula?
Una frmula es una expresin matemtica que involucra operadores matemticos
de acuerdo a interpretaciones de la vida real.
Ejemplos:
-

Una frmula que saque un promedio de nota.

Una frmula que saque una deduccin.

Una frmula que saque un salario neto

El resultado final debe ser exacto para copiarlo a otras celdas.

Resuelva las siguientes frmulas de acuerdo a estos valores de celdas:


A1=100
A2=2
A3=5
(a1*a2)*2=
a1+(a2+a3+a1)
a3-a2*(5+a1)

Elementos bsicos de las frmulas

Las frmulas inician con el signo =

Las frmulas tienen un orden.

Los clculos se realizan de manera lgica.

Cuando los operadores son iguales, Excel calcula de izquierda a


derecha.

Los clculos pueden involucrar referencias.

Los rangos pueden operar como celdas individuales.

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28

Operadores matemticos
Los operadores matemticos se necesitan para confeccionar una frmula en
Excel, junto con el orden de prioridad que los mismos seguirn a la hora de
ejecutarse la misma.

Los operadores deben respetar un orden especfico tal y

como se presenta en el cuadro que se presenta en la parte inferior, en donde se


observa cmo la multiplicacin y la divisin tienen precedencia sobre la suma y la
resta.

Adems de los operadores bsicos (+,-,*,/) existen otros operadores que controlan
el orden en el cual se realizan los clculos, tal y como se presenta a continuacin.

Jerarqua de Operadores
La Jerarqua de operadores establece el orden de prioridad en el que se aplican
las operaciones sobre los valores, la cual puede ser variada por medio del uso de
parntesis.

Por ejemplo estas dos frmulas dan diferente resultado segn la

jerarqua de sus operadores y el uso de parntesis:


25 + 32 * 2 = 25 + 64 = 89
(25 + 32) * 2 = 57 * 2 = 114

Operador

Smbolo

Prioridad

Clculos entre parntesis

()

Nmeros negativos

Porcentajes

Exponentes

Multiplicacin y divisin

*, /

Suma y Resta

+,-

Equivalencias

=, <>, >, <. >=, <=

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29

Lenguaje de frmulas

Trmino

Definicin

Direccin o referencia

Ubicacin de una celda o de un grupo de celdas.

Argumento o factor

Parte de la ecuacin que no es un operador. Comprende constantes,


funciones, nombres, referencias de celda y valores.

Constante

Nmero o texto que usted teclea directamente en la frmula y que no altera


su valor.

Frmula o ecuacin

Computacin matemtica que comprende factores mltiples y que da como


resultado un nuevo valor.

Funcin

Frmula integrada.

Rtulo

Letreros en la parte superior de una columna o en el extremo izquierdo de


una fila que describen el contenido de la columna o fila.

Nombre

Identificador de un rango en particular.

Operador

Indicadores que especifican la operacin que se debe llevar a cabo. Los


mismos incluyen Suma (+), Resta (-), Divisin (/), Multiplicacin (*),
Porcentaje (%), Exponentes (^), y Equivalencias (igual [=], diferente [<>],
mayor que [>], menor que [<]).

Rango

Una celda o un bloque de celdas.

Sintaxis

Reglas correctas de escritura de una frmula. Ubicacin correcta de los


elementos que conforman la misma (parntesis, operadores matemticos,
entre otros).

Valor

Nmeros, no texto.

Ingresando frmulas
Las frmulas se pueden digitar desde dos partes:

1. En la barra de frmulas con un clic para habilitar dicha rea y as poder digitar
la frmula.

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30

2. En una celda, partiendo de la misma accin ejecutada en el punto anterior. Es


importante mencionar que lo que va a visualizar en la celda, es el nmero que se
gener como resultado de la frmula digitada. Si necesitara verificar la sintaxis de
la misma, dirjase a la barra de frmulas desde donde pueden hacerse
correcciones y modificaciones de cualquier tipo, de acuerdo al tipo de datos
ingresados. Si por alguna razn quisiera visualizar la frmula desde la celda,
entonces de un doble clic sostenido en la misma.

Los cambios realizados en las frmulas se actualizan de forma automtica, por lo


que si se ha cambiado algn dato, basta con dar un ENTER en la barra de
frmulas o en la celda, en donde se encuentra la frmula, de forma tal que cada
vez que se ejecute una modificacin, no ser necesario borrar la frmula para
digitarla con la nueva informacin. Para editar una frmula se puede pulsar F2 o
hacer clic en la barra de frmulas.
Tipos de frmulas
Excel presenta 2 tipos de frmulas:

Frmulas de texto: No se llevan a cabo clculos, sino que se encadenan


entradas de celdas, por lo que el resultado que se obtendr es una cadena
de caracteres.

Frmulas numricas: Calculan valores numricos dando como resultado


un nuevo valor numrico. Los valores que estas frmulas involucran
pueden ser constantes o variables.

Creacin de Frmulas
Ejemplo de formula de texto (concatenacin):
Para llevar a cabo la realizacin de frmulas de texto siga los pasos que se le
mencionan y tome en cuenta las siguientes notas:

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31

1. Digitar la tabla que a continuacin se le presenta:

2. Dejar el cursor en la celda E1 y hacerla ms ancha.


3. Aplicar la siguiente frmula en la celda E1
=A1&" "&B1&" "&C1&" "&D1
4. El resultado de la formula es el siguiente:

5. El resultado se encuentra ubicado en la celda E1, en donde se hace visible


la cadena de caracteres, procedente del contenido de la informacin
ubicada en las celdas A1,B1,C1,D1.
6. Observe tambin que existe la presencia del smbolo amperson (&) para
llevar a cabo la agrupacin del texto en una nica celda. Las comillas son
utilizadas para establecer espacios entre las cadenas de caracteres.
Pasos para crear frmulas numricas:
1. Digitar la siguiente tabla:

2. Seleccione la celda E2 para iniciar la formula.


3. Digite el signo igual ( = ) y ubique el cursor en la celda D2 luego pulso el
operador *, luego clic a la celda C2.
4. Pulse ENTER para obtener el resultado.
5. El resultado debe aparecer en la celda respectiva.

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32

Copiar frmulas a un rango de celdas


Es un procedimiento que se debe hacer cuando existe la seguridad de un 100%
que el resultado de la formula es totalmente correcto. No se debe alterar ningn
resultado numrico. Adems tiene la gran ventaja de no ir aplicando la formula
celda por celda y perder un tiempo valioso. Imaginmonos que pasara sacando
una formula con 100 empleados de una empresa grande.

Proceso:
 Ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda y cuando aparece
la cruz de color negra se arrastra hacia abajo hasta la ltima celda donde se va
a generar los diferentes resultados de la formula. Si se usa la tabla anterior la
misma quedara lista con los siguientes resultados en las celdas que tiene
color de relleno.

Valor Absoluto
Es fijar una celda para que cuando se copia una formula no se alteren los
resultados.

Para fijar una celda se debe pulsar la tecla F4 sobre ella.

Generalmente se fija cuando es un dato que esta fuera de una tabla y se debe
utilizar en una frmula.

En el ejemplo de abajo la celda que va a tener el valor

absoluto es F1.
Veamos el siguiente ejemplo:

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33

En esta tabla la formula que se debe de plantear es obtener la conversin de


dlares a colones para ello se debe de tener claro el tipo de cambio actual
multiplicando los dlares por la celda que tiene el tipo de cambio F1, pero cuando
se ubique en la celda F1 ah es donde se debe pulsar la tecla F4.
La interrogante que se da de acuerdo a este tema es cuando se debe aplicar el
valor absoluto a una celda. Podrimos decir en forma menos tcnica y ms fcil de
aprender que se aplica cuando un valor de una celda que esta fuera de la tabla
principal se va a utilizar para una determinada formula. Si observamos el dato
530 de la celda F1 que es el tipo de cambio se encuentra en una posicin fuera de
la tabla y se debe usar obligatoriamente para crear la formula: colones * tipo de
cambio (C4*$F1$). Se recomienda fijarla para evitar resultados incorrectos al
copiar la formula a otras celdas.

Observe que la celda F1 esta antecedida del

signo dlar, ya que es el signo que representa el valor absoluto.

FUNCIONES
Qu son funciones?
Las funciones son expresiones predeterminadas del programa y existen diversos
tipos de funciones. Se identifican porque llevan un nombre de funcin despus del
igual. Las funciones bsicas son las que se aplican con mayor frecuencia.

Generalmente la sintaxis de una funcin es:


=nombre de funcin(parmetros)

Ejemplo:
=suma(rango, celdas, o constantes)
El signo igual significa el inicio de una funcin, el nombre de funcin depender
del objetivo a obtener del resultado, y los parmetros pueden ser de tipo numrico
o textual.

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34

Las funciones de Excel se clasifican por tipos y podemos citar:


1. Financieras
2. Lgicas
3. Fecha y hora
4. Bsqueda y referencia
5. Matemticas y trigonomtricas
6. Usadas recientemente

Excel tiene un asistente de funciones para obtener clculos de una manera rpida
sin aprenderse toda su sintaxis:
Activar la cinta llamada Frmulas para manipular el botn de funciones:

Luego aparecer la siguiente ventana para elegir la funcin deseada:

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35

Excel cuenta con una funcin automtica llamada Autosuma y se encuentra en la


cinta Frmulas. Ahora con la gran novedad de obtener rpidamente diferentes
clculos: suma, mximos, mnimos, promedio, contador con solo seleccionar el
rango deseado.

Veamos un ejemplo:
100
200
300
400
500
1500
Suma

100
200
300
400
500
500
Maximo

100
200
300
400
500
100
Minimo

100
200
300
400
500
300
Promedio

100
200
300
400
500
5
Contar

Si quisiramos implementar las funciones de una manera normal sera asi:


Ubicarnos en la celda respectiva y luego digitar la funcin:
=suma(parmetros)

=raz(nmero)

Sirve para sumar los valores de un


rango numrico.

Sirve para obtener la raz cuadrada


de un nmero.

=max(parmetros)

=min(parmetros)

Sirve para obtener el valor mximo de


una coleccin de nmeros.

Sirve para obtener el valor mnimo


de una coleccin de nmeros.

=producto(nmero)

=hoy()

Sirve para multiplicar los valores de un


rango numrico.

Sirve para obtener la fecha actual


del sistema de la pc.

=promedio(parmetros)

=moda(parmetros)

Sirve para obtener el promedio de una


coleccin de nmeros.

Sirve para obtener el valor que ms


se repite en un rango de nmeros

=contar(parmetros)

=Redondear(nmero)

Sirve para contar los registros que


coinciden en una tabla de datos.

Sirve para redondear un nmero,


dando la cantidad de decimales.

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36

Funciones Condicionales
Es una funcin que sirve para obtener resultados o realizar clculos donde se
debe evaluar una situacin que puede tener slo una de diversas soluciones. El
nombre de esta funcin es SI.

Excel permite combinar la funcin SI en 3 tipos de condicionales, segn se


requiera :
 Simple
 Anidada
 Compleja
Elementos de las funciones lgicas

Las funciones se encuentran constituidas por los siguientes elementos:

1. Una condicin (condiciones): Las(s) cual(es) permite(n) evaluar el


contenido de las celdas.
2. Un valor verdadero: Parte de la condicin que se cumple.
3. Un valor falso: Parte de la condicin que no se cumple.
4. Comillas: Se ingresan nicamente para el texto que deba incluirse dentro
de la frmula. Si no se ingresan, se generan errores de sintaxis.

Sintaxis de las funciones lgicas


=Si(condicin lgica, Valor verdadero; Valor falso)
En donde las celdas recibirn la asignacin del contenido del valor verdadero
siempre y cuando se cumpla la condicin lgica establecida. Es importante
destacar que una operacin matemtica puede estar contemplada como Valor
Verdadero o Valor Falso.

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37

Condicin Lgica Simple


Es aquella que tiene un solo SI en su sintaxis.
Ejemplo:
En una institucin educativa se requiere obtener un resultado de
acuerdo al siguiente caso: Si el promedio es mayor o igual a 70
gan el curso en caso contrario perdi el curso. El resultado debe
aparecer en la columna D para cada registro.

En la celda D4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el


resultado.

=SI(D4>=70;"Gan el curso";"Perdi el curso")

Condicin Lgica Anidada


Es aquella que tiene varios SI en su sintaxis.

Ejemplo:

Es una empresa se requiere clasificar a los usuarios por cdigo de acuerdo a lo


siguiente: Si el cdigo es igual a A100 va a pertenecer a Informtica, si el cdigo
es igual a A200 va a pertenecer a Financiero, si el cdigo es igual a A300 va
a pertenecer a Ventas, si el cdigo es igual a A400 va a pertenecer a

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38

Informacin, si el cdigo es igual a A500 va a pertenecer a Recursos


Humanos en caso contrario No hay clasificacin.

En la celda E4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el


resultado.

=SI(A4="A100";"Informtica";SI(A4="A200";"Financiero";SI(A4="A300";"Ventas";SI
(A4="A400";"Informacin";SI(A4="A500";"Recursos

Humanos";"No

hay

clasificacin")))))

Condicin Lgica Compleja


Es aquella donde se hacen uso de operadores lgicos Y-O respectivamente.

Ejemplos:
Condicin Lgica Operador Lgico Y

En una institucin se requiere clasificar el rango de edades de las personas de la


siguiente manera:
Si la persona tiene una edad mayor o igual a 1 y menor igual a 15 es un nio;
Si la persona tiene una edad mayor a 15 y menor o igual a 25 es un adolescente;
Si la persona tiene una edad mayor a 25 y menor o igual a 60 es un adulto;
Si la persona tiene una edad mayor a 60 y menor o igual a 80 es un adulto mayor.
En caso contrario no existe clasificacin.

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39

En la celda E4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el


resultado.

=SI(Y(D4>=1;D4<=15);"Nio";SI(Y(D4>15;D4<=25);"Adolescente";SI(Y(D4>25;D4<
=60);"Adulto";SI(Y(D4>60;D4<80);"Adulto Mayor";"Tercera Edad"))))

Condicin Lgica Operador Lgico O

En una radioemisora se requiere rifar entre aficionados del ftbol un monto de


dinero de acuerdo al siguiente caso:
Si es aficionado de Alajuela o Saprissa recibir un monto de 30.000 colones.
Si es aficionado de Heredia o Cartago recibir un monto de 20.000 colones.
Si es aficionado de Prez Zeledn o Brujas recibir un monto de 10.000 colones.

En la celda E4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el


resultado.
=SI(O(C4="Saprissa";C4="Alajuela");30000;SI(O(C4="Heredia";C4="Cartago");200
00;SI(O(C4="Prez Zeledn";C4="Brujas");10000;5000)))

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40

CAPITULO 3

Optimizar e imprimir las hojas electrnicas


generadas por Excel.

Configuracin de hojas
electrnicas
Manipulacin de mrgenes
Opciones de pgina y hoja
Uso de encabezados y pies de
pgina
Impresin de hoja electrnica

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41

Qu es configurar una hoja de clculo?


Es preparar una hoja de clculo para ser impresa y al mismo tiempo mejorar su
presentacin 100%. Adems es relevante decir que cada hoja es individual para
su configuracin. Antes de imprimir es conveniente observar la hoja en vista
preliminar

para

no

llevarse

ninguna

sorpresa al final.

Aparecer la siguiente ventana:

Clic al botn Configurar pagina para que se observen las 4 pestaas siguientes:
 Pagina
 Margines
 Encabezado y pie de pagina
 Hoja

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42

Las opciones que se manipulan son las siguientes:


Pestaa pgina
Algunas funciones que se
pueden aplicar en esta
ventana son:
 Cambiar la orientacin a
una hoja tanto en forma
vertical como horizontal.
 Imprimir
datos

una tabla
a

un

de

tamao

personalizado.
 Elegir el tamao del papel
y la calidad de impresin.

Pestaa Mrgenes
Algunas funciones que se
pueden aplicar en esta
ventana son:
 Cambiar

los

mrgenes

superior,

inferior,

izquierda,

derecha,

encabezado

pie

de

pgina de una hoja de


clculo.
 Centrar la tabla de datos
en forma automtica por
medio de las opciones
horizontalmente
verticalmente.

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43

Pestaa Encabezado y pie de pgina


Algunas funciones que se
pueden aplicar en esta
ventana son:
 Insertar y personalizar el
encabezado-pie de pgina
a la hoja de clculo.
 Los

cuadros

en

permiten

blanco
agregar

encabezados-pies
pgina

tanto

de

pginas

pares e impares.

Pestaa Hoja
Algunas funciones que se
pueden aplicar en esta
ventana son:
 Imprimir

lneas

de

divisin en la hoja.
 Imprimir

la

hoja

en

blanco y negro.
 Imprimir

la

hoja

en

calidad borrador.
 Agregar las letras de
columnas

los

nmeros de filas a la
hoja al imprimirla.
 Establecer un rea de
impresin especifica.

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Impresin de hoja de clculo


Es el proceso final para enviar un trabajo ya configurado a hojas blancas.
Ejecutar los siguientes pasos:
1. Clic al botn Office
2. Clic a Imprimir
Luego aparecer la siguiente ventana

En esta ventana se pueden elegir las siguientes opciones:

El tipo de impresora y las caractersticas personalizadas en Propiedades

El intervalo de pginas a imprimir

La cantidad de copias a imprimir

Las paginas por hoja a imprimir

Configurar las Opciones de impresin

44

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45

CAPITULO 4

Utilizar funciones especficas y bases de datos


en la solucin de problemas planteados.

Descripcin de bases de
datos

Ordenamiento de datos

Filtros bsicos

Filtros avanzados

Tablas dinmicas

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46

Qu son las bases de datos en Excel?


Las bases de datos en Microsoft Excel estn compuestas por campos y registros,
se usan para aplicar diversas herramientas del programa con objetivos
especficos. Tambin se le conoce como una tabla de datos.

Algunas de las herramientas de Excel que se aplican sobre bases de datos son:
 Ordenamientos
 Formulario de datos
 Subtotales
 Filtros bsicos
 Filtros avanzados
 Tablas dinmicas

Ordenamientos de Datos
Sobre las listas de datos se puede aplicar la herramienta para ordenar y reordenar
de acuerdo a diversos parmetros. El ordenamiento puede ser alfabtico, por
fechas o numrica, ascendente o descendente y pueden establecerse varios
criterios de ordenamiento a la vez agregando niveles.

Proceso para ordenar y reordenar listas


Pasos:
1. Seleccionar la tabla
2. Clic a la cinta Datos
3. En la parte central se encuentran 2 botones para ordenamiento rpido de una
lista en forma ascendente (A-Z) y descendente (Z-A) segn sea su gusto:

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47

O clic en el botn ordenar para aplicar el ordenamiento de una manera


personalizada:

Si agrega niveles puede establecer criterios de ordenamiento diferentes para cada


uno, adems es posible ordenar de acuerdo a caractersticas de formato o
personalizar el criterio dentro de un listado de opciones y crear su propia opcin.

Filtros Automticos
Sirven para buscar informacin en una tabla de una manera rpida y sencilla.
Tambin se les conoce como Autofiltros.
Veamos la siguiente tabla:

Nombre

Apellidos

Telefono

Lugar

Francisco
Maria
Olga

Jimenez
Rojas
Hernandez

8376-2117
8395-0523
8765-2314

Santa Ana
Heredia
Alajuela

Para agregar o quitar filtros a una tabla se deben ejecutar los siguientes pasos:
1. Seleccionar los campos de la tabla (Nombre-Apellidos-Telfono-Lugar)
2. Clic a la cinta Datos
3. Clic al botn Filtros

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48

As debe quedar la tabla:

N om b re

A pe llido s

Te lefon o

Lug ar

F ra nc isc o
M a ria
O lg a

Jim en ez
R oja s
H er na nd ez

837 6-2117
839 5-0523
876 5-2314

Sa n ta A na
H ered ia
A la juela

Ahora en la versin ms actual de Excel se agregan en forma automtica cuando


se aplica un formato a una tabla de datos.
Ejemplo:

Nombre

Apellidos

Telefono

Lugar

Francisco
Maria
Olga

Jimenez
Rojas
Hernandez

8376-2117
8395-0523
8765-2314

Santa Ana
Heredia
Alajuela

Si se requieren desactivar los filtros se ejecutan los mismos pasos anteriores.

Bsquedas de registros:
Para buscar registros primeramente se debe de tener lista la bsqueda a realizar:
Ejemplo:
Para buscar los registros cuyos apellidos terminen con la letra Z.
Clic a la flecha que apunta hacia abajo del campo Apellidos
Luego aparecer la siguiente ventana:

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Clic en la opcin Filtros de texto y luego clic en Filtro Personalizado


De inmediato aparecer la siguiente ventana:
En nuestro caso se debe configurar de la siguiente manera por el criterio a buscar:

El resultado final de la bsqueda sera el siguiente:

Nombre

Apellidos

Telfono

Lugar

Francisco
Olga

Jimnez
Hernndez

8376-2117
8765-2314

Santa Ana
Alajuela

Los filtros Automticos permiten gran cantidad de posibilidades, sin embargo


cuando deseamos filtrar informacin con un mayor grado de especificidad, se
utilizan los filtros avanzados.

Filtros Avanzados
Los filtros avanzados tienen cuatro aspectos que se deben tomar en cuenta:
-

Rango de lista: Es seleccionar toda la tabla (registros y campos) al mismo


tiempo.

Rango de criterios: Es seleccionar el criterio que va a tener el reporte.

Copiar a otro lugar: Es para activar la opcin de copiar a otro lugar.

Copiar a: Sirve para elegir las celdas donde

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50

Veamos la siguiente tabla:


Provincia
San Jos
Alajuela
Cartago
Alajuela
San Jos
Heredia
Heredia
Alajuela
San Jos
Alajuela

Vendedor
Carlos
Martn
Martn
Carlos
Pamela
Katherine
Carlos
Martin
Pamela
Carlos

Tipo de producto
Verduras
Frutas
Frutas
Verduras
Verduras
Frutas
Verduras
Verduras
Frutas
Frutas

Descripcin
Pepinos
Mangas
Melones
Zanahoria
Lechugas
Manzanas
Pepinos
Zanahoria
Melones
Naranjas

Ventas Kg
200
1450
725
500
1260
180
320
1000
195
400

Se debe tener listos los criterios del reporte que se deseamos obtener:
Ejemplo:
 Crear un reporte que muestre el tipo de producto Frutas
Aplicar el siguiente proceso a ejecutar:
1. Seleccionar la tabla
2. Clic a la cinta Datos
3. Clic al botn Avanzadas
Luego aparece la ventana:
En esa ventana se debe elegir el rango de lista, el criterio del reporte y el lugar
donde se va a copiar.

Debe existir un criterio para lograr el objetivo

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51

del reporte.
La seleccin se debe hacer a ambas celdas ya que ese ser el resultado final del
reporte.
Tipo de producto:
Frutas

Observe el resultado final del reporte manual:

22
23
24
25
26
27

A
Provincia
Alajuela
Cartago
Heredia
San Jos
Alajuela

B
Vendedor
Martn
Martn
Katherine
Pamela
Carlos

C
Tipo de producto
Frutas
Frutas
Frutas
Frutas
Frutas

D
Descripcin
Mangas
Melones
Manzanas
Melones
Naranjas

E
Ventas Kg
1450
725
180
195
400

Funciones con Bases de Datos


Buscarv
Sirve para buscar un dato en forma automtica en una tabla con solo digitarlo en
la celda correspondiente de bsqueda. En nuestro caso seria C14.
Veamos la siguiente tabla:

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Se debe escribir un nmero de cedula en la celda C14 que tenga la tabla de


datos. Ejemplo: 1-911-338
La sintaxis de la funcin es la siguiente:

Los significados de los argumentos son los siguientes:




El valor buscado es la celda que tiene el dato que se va a buscar en la

tabla. En este caso siempre va hacer C14 que tiene la cedula 1-911-338.


La matriz a buscar es la seleccin de toda la tabla (campos y registros).

El indicador de columnas es el nmero de columna donde est el dato a

buscar.


El ordenado se debe escribir siempre el nmero cero.

Posicionarse en la celda B16 y digitar la siguiente funcin:


=BUSCARV(C14;A4:F10;2;0)
Posicionarse en la celda B17 y digitar la siguiente funcin:
=BUSCARV(C14;A5:F11;3;0)
Posicionarse en la celda B18 y digitar la siguiente funcin:
=BUSCARV(C14;A4:F10;5;0)
Posicionarse en la celda B19 y digitar la siguiente funcin:
=BUSCARV(C14;A4:F10;6;0)

52

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53

Ahora si se notar claramente la funcionalidad automtica de esta funcin. Digite


el nmero de cedula 3-911-338 para que despliegue los datos en forma rpida
que corresponden a esa cedula.
DIGITE LA CEDULA:
Nombre

3-911-338
Ligia

Apellidos:

Nogales

Lugar

Cartago

Salario:

85000

Bdcontar
Sirve para contar las celdas de una columna especfica que cumpla con un
criterio.
Veamos la siguiente tabla con el criterio.

La sintaxis de la funcin es la siguiente:

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Los significados de los argumentos son los siguientes:


 La base de datos es la seleccin de toda la tabla.
 El nombre del campo es la posicin de la columna a buscar.
 El criterio es la seleccin de las celdas B11 y B12.
Posicionarse en la celda A12 y digitar la siguiente funcin:
=BDCONTAR(A3:F9;6;B11:B12)

El resultado final es:


Bdmax
Sirve para obtener el valor mximo de acuerdo a un criterio.
Veamos la siguiente tabla con el criterio.

La sintaxis de la funcin es la siguiente:

54

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Los significados de los argumentos son los siguientes:


 La base de datos es la seleccin de toda la tabla.
 El nombre del campo es la posicin de la columna a buscar.
 El criterio es la seleccin de las celdas B11 y B12.
Posicionarse en la celda A12 y digitar la siguiente funcin:
=BDMAX(A3:F9;6;B11:B12)

El resultado final es:

Tablas Dinmicas
Sirven para hacer resmenes interactivos y dinmicos en una tabla de datos
utilizando diversas herramientas para lograr un determinado objetivo.
Observe la siguiente tabla:

Nombre

Apellidos

Telfono

Lugar

Francisco

Jimnez

8376-2117

Santa Ana

Mara

Rojas

8395-0523

Heredia

Olga

Hernndez

8765-2314

Alajuela

Salario
20000
30000
50000

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Proceso Inicial de tabla dinmica


1. Seleccionar toda la tabla
2. Clic a la cinta Insertar
3. Clic al botn Tabla Dinmica
Aparecer la ventana:
Seleccionar todo el rango de la tabla y la opcin Nueva hoja de clculo para que la
genere ah.

De inmediato aparecer
en la hoja electrnica
nueva la tabla dinmica.

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Clic a la tabla dinmica para activar el panel Lista de campos de tabla dinmica
que aparece en la parte derecha de la ventana. Observar que aparecen los
campos (Nombre, Apellidos, Telfono, Lugar, Salario).
Arrastrar el campo deseado a los cuadros blanco de abajo segn sea el objetivo
de la tabla a generar:

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58

En este caso los cuadros deben quedar as:

Finalmente la tabla queda con la siguiente estructura:

Observe que las celdas Todas, rtulos de columna, rtulos de fila aparecen con
una flecha que apunta hacia abajo que lo conocemos como Filtros Automticos o
Autofiltros. Al dar clic a cada una de ellas se despliegan diversas opciones. En
este caso se da clic al filtro del campo Rtulos de fila. Luego se puede activar o
desactivar el nombre deseado para observar los datos individualizados.

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Desactivar los checks Mara y Olga para mostrar los siguientes resultados:
Telfono

(Todas)

Suma de
Salario

Rtulos de columna

Rtulos de fila
Francisco
Jimenez
Total general

Santa Ana

Total
general
20000
20000
20000
20000
20000
20000

Por ltimo se da clic al embudo del campo Rtulos de fila para retornar todos los
datos de la tabla. Clic a seleccionar todo.

Si se desea manipular la tabla

dinmica se pueden aplicar diferentes herramientas como funciones o grficos.

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60

Aplicacin de funcin
1. Clic a una celda
2. Clic al botn Herramientas tabla dinmica que aparece en la parte superior
de las cintas.

3. Ubicarse en la celda donde est el resultado final 100000. Luego clic al botn
Configuracin de campo para elegir otra funcin de Excel. En este caso Max.

Ahora observe el nuevo resultado de la celda que seria 50000 ya que es el valor
mximo del rango numrico a totalizar de la tabla.
Agregarle un formato de tabla usando la cinta Inicio.
Grafico Dinmico
 Clic a una celda de la tabla dinmica.
 Clic al botn Herramientas tabla dinmica
 Clic al botn Grafico dinmico.

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61

Elegir el tipo de grafico requerido y dar clic al botn aceptar.

Luego mover el grafico a un mejor lugar de la hoja de clculo.

Tambin se puede variar el diseo del grafico para que el mismo quede mejor
presentado. Para ello se debe tener marcado el grafico y en las opciones de la
barra Herramientas del grafico dinmico manipular la caja de botones Diseos de
grafico.

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Al dar clic al botn Herramientas del grafico dinmico aparecen varias pestaas
que se pueden manipular para seguir mejorando la estructura del grafico. Marcar
el grafico.

Ejemplos para aplicar:


 Poner los grficos en 3D
 Agregar una tabla de datos
 Aplicar nuevos formatos a los grficos
Finalmente se puede optimizar el grafico usando la cinta inicio para aplicar
tamaos y tipos de letra, colores entre otros formatos.

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CAPITULO 5

Generar

objetos

grficos

con

la

Informacin de la hoja electrnica.

Descripcin de objetos
Uso de la barra de dibujo
Propiedades de los objetos
Agregando formas
Ingresando frmulas
Manipulacin de grficos
Tipos de grficos
Asistente de grficos

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Barra de Dibujo
La barra de dibujo son un conjunto de iconos que sirven para mejorar la
apariencia de una hoja electrnica. Se le conocen como formas.
Para dibujar formas se deben de aplicar los siguientes pasos:
 Clic a la cinta Insertar
 Clic al botn Formas
Luego aparecern todas las formas que se pueden incorporar a la hoja de clculo.
Seleccione la forma deseada y haga cklik en la hoja de trabajo arrastrando para
definir el tamao deseado.

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Para cambiar las propiedades de una forma se debe marcar la forma y luego dar
doble clic sobre ella.

WORDART
Tambin se pueden incluir diversos tipos de rotulacin utilizando WordArt:
Pasos:
1. Clic a la cinta Insertar
2. Clic en el botn WordArt
Luego aparecern los estilos de rtulos. Dar clic a un estilo.

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66

Escriba el texto del rotulo:

Ejemplo:

Luego puede configurar a su gusto el rtulo

Imgenes
Insertar imgenes prediseadas o de archivo. En una hoja de clculo se pueden
agregar imgenes de los dos tipos:

Prediseada:
-

Clic a la cinta Insertar

Clic al botn Imgenes prediseadas

En la parte derecha aparece una ventana. Clic en Organizar clips

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Doble clic a la carpeta Colecciones de Office y luego clic en la categora deseada


para que aparezcan imgenes relacionadas al nombre de la categora. Clic
derecho sobre la imagen y clic en Copiar.

Para seguir usando la ventana e insertando imgenes debe minimizarla. Estando


en la hoja de clculo dar clic derecho y clic en Pegar.

Al final queda en la hoja electrnica as:

Desde Archivo:
 Clic a la cinta Insertar
 Clic al botn Imagen

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Aparece la siguiente ventana. Buscar la imagen de alguna carpeta en el disco


duro, seleccionarla con clic y luego clic al botn Insertar.

Al final queda en la hoja


electrnica as:

Grficos
Son representaciones grficas de las estadsticas de acuerdo a los datos de una
tabla o datos extrados de la misma. Existen varios tipos de grficos:
 Columnas
 Lneas
 Circular
 Barras
 rea
 Otros
Un buen grafico es aquel que tiene una buena apariencia y sobre todo el que
represente la informacin con solo observarlo.

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Partes de un grfico
Las principales partes de un grafico son las siguientes:

Terminologa de grficos
Antes de ingresar a la creacin de grficos, se deben conocer trminos
importantes que se involucran en la elaboracin de los mismos.

Serie de datos: Representan los valores que estn graficados

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Ejes: Lnea de referencia que toma como base el plano cartesiano. El eje X se
presenta en direccin horizontal, y el eje Y se presenta en sentido vertical, el eje Z
aparece slo en los grficos de tres dimensiones (es una lnea vertical).

Marcadores: son los que representan las barras del grfico, normalmente tienen
caractersticas que permiten diferenciarlos unos de otros, tales como el color. Los
marcadores pueden estar representados por barras, columnas, sectores o lneas
entre otros.

Categoras: Identifican los encabezados de los datos de la hoja que se


encuentran representados sobre el eje X.

Leyendas: Son smbolos utilizados parar identificar el color de marcador de datos.


Muestran el nombre de las series que corresponden a cada marcador.

Creacin de grficos
Para crear un grfico primero se debe cumplir los siguientes aspectos:

Una tabla de datos a graficar:


Nombre

Apellidos

Edad

Lugar

Frank
Carlos
Juan
Karen
Karla

Rojas
Ledezma
Nogales
Arroyo
Perez

32
30
25
28
35

Heredia
Alajuela
Heredia
Heredia
Puntarenas

Debe contener datos graficables debidamente categorizados


Identificar el tipo de informacin que se desea representar y determinar la forma
cmo se quiere representar ( si son datos absolutos o relativos, si desea realizar
una comparacin entre valores o representar la evolucin en un perodo de
tiempo).

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Plantear el caso para crear el grafico respectivo:

Ejemplo:
Crear un grafico que permita representar las personas que tienen edades mayores
o iguales a 30.

Quiz si se grafica toda la tabla el objetivo planteado no sale bien, por la cantidad
de datos que tiene innecesarios, por eso es conveniente hacer una tabla de
extraccin de datos para que la estadstica sea la ideal.

Nombre

Apellidos

Edad

Frank
Carlos
Karla

Rojas
Ledezma
Prez

32
30
35

Observar que esta tabla extrada contiene solo los datos que pide el caso anterior.

Proceso creacin de grafico

Seleccionar la tabla a graficar


Clic a la cinta Insertar
Observar que aparecen varios botones de los tipos de grficos que tiene el
programa:

Clic al botn Columna para elegir el tipo de grafico columna a crear:

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Clic al primer botn de columna 3D

Luego aparecer el grafico listo:

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El grfico se puede manipular manipulando los siguientes botones cuando se


marca el grafico:
 El diseo grfico
 El estilo del grfico
 Los datos estadsticos
 Mover el grfico a otra hoja
Luego de aplicar las herramientas anteriores observe que el grafico tiene una
apariencia ms profesional.

Sin embargo, todava se pueden dar unos acabados como son:


 Ponerle un fondo de color
 Ponerle un fondo de imagen

Para lograr lo anterior debemos de marcar el

 Aplicar un giro en 3D

grafico y dar clic derecho sobre el mismo para


elegir la opcin Formato del rea grafico.

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En esta ventana se pueden seleccionar otros formatos para mejorar la


apariencia del grfico.

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CAPITULO 6

Automatizar procesos mediante las


macros en la hoja electrnica.

Descripcin de macros
Grabacin de macros
Ejecucin de macros
Eliminacin de macros

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Qu son las Macros?


Las macros son rutinas que permiten agilizar varios procesos en uno solo. La
automatizacin se hace en forma rpida, queda guardada en la computadora de
modo que luego es fcil accederla por medio de la combinacin de teclas o la
asignacin a un cono.

Proceso:
Clic a la cinta Vista
Clic al botn Macros

Clic a la opcin Grabar macro


Configurar la macro de esta manera:
Escribir un nombre a la macro, aplicar una funcin del teclado y una breve
descripcin de la funcin que va a tener la macro.
Clic al botn Aceptar.

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En estos momentos se deben aplicar los comandos o herramientas que va a tener


grabada la macro. Tenga en cuenta que todos los procesos que realice quedarn
grabados hasta que detenga la grabacin.

Para detener la grabacin clic al botn Macros y luego clic en Detener grabacin.

Ejecuctar una macro


Para ejecutar o probar una macro se debe aplicar los siguientes pasos:
1. Clic a la cinta Vista
2. Clic en el botn Macro
3. Marcar el nombre de la marco y dar clic al botn Ejecutar.
Detener una macro
Clic al botn Detener macro

Otra manera es dar clic a la cinta Vista y luego al botn Macro.


Elegir la opcin Detener.
Eliminar una macro
Marcar el nombre de la macro y dar clic al botn Eliminar.
1. Clic a la cinta Vista
2. Clic en el botn Macro
3. Marcar el nombre de la marco y dar clic al botn Eliminar.