Gesto eletrnica de contratos de locao de Shopping Center

1. INTRODUO
Os shopping centers tm como parte importante de sua receita a locao de imveis (salas
e lojas) e outros espaos (vagas de garagem, corredores, displays em elevadores etc.). O tipo de
locao demanda um conjunto especfico de documentos que visa a assegurar os direitos e
deveres das partes envolvidas. O GED, ou gesto eletrnica de documentos, colabora de
sobremaneira para o controle destes documentos, oferecendo recuperao rpida, segurana no
acesso e preservao digital.
O shopping em questo um empreendimento de um grupo com mais de 40 anos de
atuao no mercado imobilirio de Braslia, DF. O grupo rene 3 empresas com cerca de 160
colaboradores. O shopping foi lanado em 2007 com um complexo de 56 lojas, 1.000 conjuntos
comerciais e 800 vagas de garagem. Cada uma destas unidades so alocadas para terceiros com
distintos perfis, desde entidades governamentais at pessoas fsicas.
O projeto de implantao do GED envolveu principalmente o departamento comercial,
abrangendo desde a negociao do aluguel at a entrega das chaves na devoluo do imvel. O
trabalho incluiu a digitalizao dos documentos, bem como a implantao de procedimentos para
sua organizao, entre outras etapas. As imagens digitalizadas foram armazenadas em um
sistema de GED. Este projeto permitiu que o grupo passasse a ter um controle mais seguro dos
contratos em vigor, alm de deixar a empresa em condies adequadas para continuar
expandindo sua base de clientes.
1.1. Objetivo do trabalho
O trabalho teve como objetivo implantar o gerenciamento eletrnico dos contratos de
locao e documentos relacionados a eles, de modo a preservar digitalmente os documentos, bem
como agilizar sua consulta. A expectativa era assegurar a preservao de toda a documentao
envolvida no processo, alm de permitir que os prprios usurios consultassem os documentos,
sem a necessidade de interferncia de outros colaboradores.
1.2. Situao anterior
A maioria dos documentos existia apenas fisicamente, sendo controlados pela rea
comercial. Toda vez que um usurio necessitava consultar um documento, precisava solicitar uma
cpia para o departamento comercial. Alm de cpias desnecessrias, o tempo dispendido nesta
recuperao atrapalhava o andamento do trabalho da rea.

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Os documentos eletrnicos (propostas & contratos) eram armazenados no File Server

(servidor de arquivo) com uma gesto de acesso complexa. Muitas vezes, diversas pastas eram
criadas para permitir o acesso de um usurio especfico. Alm disto, a falta de procedimento
permitia a criao de pastas e subpastas sem nenhuma lgica, fazendo com que as reas
dependessem uma das outras para consultar um documento.
2. DESENVOLVIMENTO DA SOLUO
O projeto foi desenvolvido pela consultora Elaine Restier, pela empresa de TI fornecedora
do GED e pelas equipes de TI e Comercial do shopping.
O incio do projeto foi dedicado ao conhecimento dos processos de negcios envolvidos e
ao levantamento tipolgico dos documentos utilizados. Isso incluiu uma anlise dos documentos,
o entendimento dos tipos de locao e um estudo de como os usurios buscavam os documentos.
Todo o trabalho descrito a seguir levou em conta essas informaes. Esse planejamento auxiliou
no estabelecimento dos indexadores utilizados na digitalizao dos documentos e que viriam a
servir como filtros de recuperao destes.
Os principais passos foram a seleo dos documentos a ser controlados eletronicamente; a
definio de uma arquitetura da informao que facilitasse o gerenciamento de acesso; a seleo
dos indexadores utilizados no processo de digitalizao; a implantao do GED;a digitalizao e a
publicao dos documentos; entre outras atividades que sero descritas a seguir. O projeto foi
implantado entre outubro de 2008 e janeiro de 2009.
2.1. Conhecendo os processos
O trabalho teve incio conhecendo-se os processos de negcios que envolviam a rea
comercial. Foram identificados 24 processos, desde o o anncio de unidades disponveis para
locao, at o encerramento do contrato, passando por ocorrncias de manuteno (sinistros),
cobranas, despejos etc. Os departamentos que faziam interface com a rea comercial nestes
processos eram: superintendncia, jurdico, administrativo e financeiro.
Em cada processo foram detalhadas as atividades envolvidas e as demandas documentais
de formalizao destas etapas. Vale ressaltar que no foi objetivo deste projeto desenhar ou
avaliar a eficcia dos processos de negcios. O conhecimento do processo fundamental para
averiguar os tipos de documentos envolvidos e selecionar aqueles que justificam ser controlados.
Desta forma, alguns processos foram impactados adicionando as atividades de digitalizao,
publicao no GED etc..

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2.2. Levantamento tipolgico

Conhecidos os processos de negcio, a prxima etapa foi levantar todos os tipos de
documentos envolvidos. Foram mapeados 173 tipos distintos de documentos, sendo 60% deles
selecionados para controle. Para que um documento justificasse ser controlado foi necessrio pelo
menos um dos seguintes requisitos:

controle de acesso (usurios com acesso diferenciado ao documento - leitor, autor,

aprovador etc.);

notificao (usurios que necessitavam ser alertados de sua publicao);

controle de verso (armazenar o histrico de alteraes e verso), e/ou

necessidade de controle de aprovao.

Este mapeamento permitiu ainda um alinhamento da denominao de documentos que

existiam com distintos nomes. Com isto, cada tipo de documento passou a ter uma denominao
padronizada.
2.3 Arquitetura da informao
Com o crescimento constante da base de locatrios a arquitetura de informao deve
apresentar um conceito simples, sem comprometer a velocidade de recuperao dos documentos,
porm, deve ter seu tamanho bem dimensionado de forma a facilitar o seu gerenciamento. Neste
sentido, a clssica organizao individual por cliente, to eficaz no caso de pastas fsicas, no
aconselhvel para documentos eletrnicos.
Uma grande preocupao ao longo do projeto foi que a arquitetura do sistema garantisse
uma boa performance no armazenamento e na recuperao de documentos, sem exigir uma
navegao com muitos cliques por parte do usurio.
A arquitetura implantada neste caso segue o conceito de processos de negcio, variando
desde a locao, passando pela administrao do shopping e do condomnio, at processos
judiciais. Num segundo nvel, subordinados aos processos de negcios, tem-se uma diviso por
tipo de unidade envolvida (loja, sala, vaga, espao etc.) ou tipo de contencioso (cobrana judicial,
despejo, reintegrao de posse etc.). No caso da administrao do shopping e do condomnio, o
segundo nvel foi subdividido por eventos: assembleias, deliberaes, ocorrncias etc.. A escolha
por este conceito foi feita privilegiando a facilidade do gerenciamento do acesso, mitigando assim
o risco de acesso indevido aos documentos.

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Figura 1 Arquitetura Sugerida

>> Locao
>> Loja
>> Sala

2.4. Indexao dos documentos

Uma vez selecionados os documentos que seriam controlados, iniciou-se um estudo de
usurio com o objetivo de conhecer seus principais atributos de busca. Nesta etapa do projeto
verificou-se que a rea comercial recuperava um documento preferencialmente pelo nome
fantasia da empresa locatria; j o departamento jurdico buscava pela sua razo social; o
administrativo, por sua vez, encarregado da manuteno, consultava os documentos pelo nmero
da unidade (por exemplo Loja 05, sala 206 etc.). Desta forma, todos estes indexadores deveriam
estar presentes na digitalizao dos documentos atendendo as demandas das reas usurias.
Como a arquitetura da informao se d por processo/atividade, estes atributos permitem
montar pastas virtuais por meio da consulta de qualquer atributo.
No caso de processos judiciais foram acrescentados os indexadores pertinentes
identificao do nmero do processo e vara de tramitao.
2.5. Digitalizao
Dada a alta frequncia de consulta, a digitalizao foi feita pela equipe interna do grupo.
Esta opo considerou tambm a necessidade de reorganizao das pastas fsicas de clientes,
descartando documentos desatualizados, separando internamente as pastas por tipos de
documentos e ordenando-os cronologicamente.
O responsvel pela digitalizao variava de acordo com o tipo de documento. No entanto,
dado o volume de digitalizao, foi adquirido apenas 1 equipamento scanner. Este equipamento
foi instalado em uma mquina especfica para esta atividade, de forma a no comprometer o fluxo
de trabalho dos colaboradores. A empresa utilizou para captura um equipamento com uma
velocidade de 70 pginas por minuto. O porte deste equipamento suficiente para o volume de
digitalizao a ser feita futuramente.
Foram selecionados alguns documentos para realizar o teste de digitalizao e definir o
drive de captura do scanner. Alm de diversos tamanhos, foram testados documentos com cpia
carbonada (holerite), xerox (comprovante de endereo), alm de documentos amarelados e
antigos (escrituras dos imveis utilizados como garantia). Este teste permitiu averiguar a
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resoluo ideal que no comprometesse o tamanho da imagem, a qualidade da imagem e da

impresso, assim como a velocidade da digitalizao. Definido este padro, o driver foi
configurado para que o usurio no alterasse e comprometesse a qualidade da imagem.
2.6. Soluo de GED
A soluo de GED implantada deveria atender s seguintes necessidades:

controle de acesso conforme o perfil de usurio;

workflow de aprovao de documento;

controle de verso;

mdulo de captura (digitalizao);

controle de expirao de documento e

filtro de busca.

Alm disto, buscava-se uma ferramenta web, compatvel com a plataforma Microsoft
(Windows / SQL), desenvolvida em linguagem atual de mercado, com a possibilidade de
integrao com outros sistemas e que permitisse a implantao futura de assinatura digital.
3. RESULTADOS
O principal benefcio ao definir normas e procedimentos para o tratamento dos documentos

a padronizao. Ou seja, todos os colaboradores (novos e antigos) devem dar o mesmo

tratamento e classificar os documentos da mesma forma. Isto um forte elemento de

produtividade, evitando disperdiar horas incontveis com a recuperao de documentos.
3.1. Diferenciais do processo
A gesto eletrnica dos documentos apresentou alguns diferenciais importantes para a
otimizao dos processos, a saber:
- workflow para aprovao de documentos - estabeleceu um processo sequencial lgico e
organizado para as etapas de negcio;
- controle de verso de documentos permitiu analisar o histrico de alteraes de um
documento.
- controle de expirao de documentos implantada a atualizao de documentos de
forma mais eficiente (documentos de fiadores e de imveis de garantia).
- agilidade na consulta de documentos cada rea pode consultar os documentos, sem a
necessidade de envolver a equipe do comercial.
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- filtros de busca permite reunir documentos com atributos afins, por exemplo: todos os
contratos de um determinado pavimento ou torre, todos os documentos de um mesmo
locatrio, todos os processos de uma determinada vara etc..
4. EVOLUO DO PROJETO
Aps a maturidade do uso da soluo pela rea comercial, pretende-se expandir o uso do
GED para outros departamentos, tornando a soluo corporativa. Vislumbram-se como forte
beneficirio deste tipo de aplicao as reas de compras, na gesto dos contratos de servios, e o
RH, para controle dos pronturios dos funcionrios.

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