MANUAL DE OPERACIN

ARCHIVO FIDUCIARIO.

Manejo, localizacin y administracin de expedientes de negocios fiduciarios,

contratos activos y cancelados, generados por los administradores,

Recepcin de contratos de negocios fiduciarios de nuevo ingreso.

Prstamo semanal de expedientes de negocios fiduciarios, a los administradores.

Prstamo de Expedientes para su consulta en ventanilla, previa solicitud de consulta

en el Sistema Fiduciario en la pantalla prestamo de expedientes de expedientes.

Recepcin de expedientes vigentes devueltos por los administradores.

Envi semanal del reporte de expedientes prestados, con corte al da viernes de cada
semana.

Solicitud y prstamo de expedientes cancelados enviados a AdeA para su consulta

Integracin de documentacin (Tramites ante el R.N.I.E., Avisos a S.R.E.,

Testimonios y cobro de honorarios).

Impresin de Estados de Cuenta correspondientes a negocios fiduciarios, con el

equipo: Microprinter C60, solicitados por la Gerencia de Operaciones no Monetarias.

Inventario recuento fsico anual y/o Actualizacin diaria, de expedientes vigentes y

cancelados de negocios fiduciarios.

Descripcin de los procesos

GUARDA, CUSTODIA Y CONTROL DE EXPEDIENTES DE NEGOCIOS
FIDUCIARIOS.
1.- RECEPCIN DE EXPEDIENTES PARA SU GUARDA Y CUSTODIA.
ACTIVIDADES

Herramientas de
Apoyo
Correo electrnico,
Extensin

Mtrica

Recibir los expedientes nuevos entregados por la Instrucciones de

Sub Director de
mesa de control al archivo fiduciario.
Operacin
Fiduciaria y/o
administradores

Archivos
recibidos de
clientes y/o
administradores

Base de
concentrado total
del archvio/NSF

Archivos
recibidos de
clientes y/o
administradores

Archivos Fiduciarios

Posteriormente se da de alta en el concentrado

de excel del archivo y en Sistema Fiduciario.
Con los siguientes puntos:
Numero de contrato.
Numero de subcuenta.
Nombre del contrato.
Numero de expedientes legales.
Numero de expedientes operativos.
Total de expedientes.
Caz.

Despus de haber concluido la captura se procede, a

guardar los contratos en su lugar correspondiente.

2.-Prstamo de expedientes vigentes y cancelados

ACTIVIDADES
Recibir las solicitudes de expedientes a consultar por parte
de los administradores por correo electronico con el visto
bueno del Director del rea y el nmero de folio asignado
por el sistema fiduciario en la pantalla de prestamo de
expedientes.

Mtrica

Herramientas de
Apoyo

Instrucciones de
administradores

Sistema Fiduciario
y correo electrnico

Verificar en el concentrado de expedientes, si el contrato Solicitud del

solicitado ya se encuentra en el archivo, si es el caso, se administrador
busca en la base de expedientes prestados, para verificar
si el contrato no ha sido prestado o en su defecto si el
solicitante, no cuenta con expedientes vencidos.

Pc, Base de datos y

NSF.

Si el administrador, no tiene vencidos se le presta el Solicitud del

contrato, con un mail impreso por el administrador, dicho administrador
mail se firma de entregado y el administradorfirma otro
de recibido, se captura en el NSF y en la base de
expedientes prestados con los siguientes datos:

Pc, Base de datos.

Nombre del administrador.

Caz.
Director responsable.
Fecha de solicitud.
Fecha de devolucin.
Numero de contrato.
Numero de expedientes de subcuentas.
Numero de expedientes legales.
Numero de expedientes operativos.
Total de contratos.
Posteriormente se captura en el NSF, ya capturado, se archiva
el acuse en la carpeta de expedientes prestados.

3.- PRESTAMO DE EXPEDIENTES PARA CONSULTA EN VENTANILLA.

ACTIVIDADES

Mtrica

Mediante la solicitud del administrador en el NSF, se le Instrucciones de

entrega el expediente a consultar, una vez devuelto el Sub Director de
Operacin
expediente se cancela el prestamo en NSF.
Fiduciaria

Herramientas de Apoyo

NSF.

4.- INTEGRACIN DE EXPEDIENTES, DEVUELTOS POR LOS ADMINISTRADORES.

ACTIVIDADES

Mtrica

Recibir el expediente prestado al administrador, Solicitud del

administrador
buscar, junto con el mail de devolucin.

Acusar el mail de devolucion al administrador y Contratos

recibidos por el
firmar de recibido.
El administrador firma de entregado otro mail para administrador
el archivo fiduciario, cancelar y capturar la fecha de
devolucin del prestado al administrador, en la
base de expedientes prestados y en NSF.

del
Archivar el mail de recibido en la carpeta de Mail
espedientes devueltos al archivo fiduciario y administrador
colocar el expediente en su lugar correspondiente y/o cliente.
tomando en cuenta el orden de los expedientes.

Herramientas de Apoyo

Mail

Mail, NSF y Pc.

Carpetas.

5.- ENVI DE REPORTE SEMANAL DE BASE DE EXPEDIENTES PRESTADOS.

ACTIVIDADES

Verificar fsicamente que los correos que se

encuentran en la carpeta de expedientes prestados,
coincida con los contratos capturados en la base
de expedientes prestados y en el NSF/Prestamo de
Expedientes.
Emitir reporte semanal de expedientes prestados
con corte al da viernes de cada semana y cotejar
con los correos de prstamo por administrador
para que coincida con el reporte.

Mtrica

Herramientas de Apoyo

Instrucciones de
Sub Director de
Operacin
Fiduciaria

NSF, Excel, Correo

Electrnico

Instrucciones de
Sub Director de
Operacin
Fiduciaria

correo electrnico

6.- ENVIO, SOLICITUD Y PRESTAMO DE EXPEDIENTES CANCELADOS.

ACTIVIDADES

Mtrica

Herramientas de
Apoyo

Enviar los contratos cancelados de negocios Cancelacin del

contrato por
fiduciarios cuando cumplan con la normativa.
parte del
administrador.

Correo
electrnico, Cajas
de
corrugado
tamao AdeA, PC,
Office.

Solicitar al almacn de AdeA, por medio de un

mail, el envi de contratos cancelados por
medio del folio de localizacin para su consulta
por parte del administrador.

Pc, Correo
electrnico, Office.

Una vez que se recibe la caja y se cuenta con el

expediente para su prstamo o consulta, se da
aviso al administrador.

Solicitud del
administrador
va mail, el
prstamo del
contrato
cancelado para
su consulta.
Se responde a la
solicitud del
administrador
informndole
que el
expediente est
listo para su
prstamo o
consulta.

PC,
Correo
electrnico, Office

7.- INTEGRACIN DE TESTIMONIOS Y ANTECEDENTES DE TRMITES ANTE EL

RNIE, AS COMO COBRO DE HONORARIOS.
ACTIVIDADES

Mtrica

Recibir testimonios y antecedentes de trmites Instrucciones

ante el Rnie, as como cobro de honorarios, del
administrador
verificarlos con la relacin anexa.

Posteriormente acomodar por nmero de

contrato y archivar en su respectivo expediente
y pestaa.

Archivos
recibidos del
administrador

Herramientas de
Apoyo

Correo
electrnico,

Acuse de recibo.

8.- IMPRESIN ESTADOS DE CUENTA EN MICROPRINTER

ACTIVIDADES

Impresin estados de cuenta previa

solicitud de la Direccin de Operaciones No
Monetarias.

Mtrica

Herramientas de
Apoyo

Optimizacin

Microprinter

9.- INVENTARIO ANUAL Y/O ACTUALIZACION DIARIA DE CONTRATOS

VIGENTES EN ARCHIVOS FIDUCIARIOS.
ACTIVIDADES

Recuento fsico de expedientes vigentes

legales y operativos, de los archivos
fiduciarios (Archivo Central y Zona
Restringida).
Actualizacin diaria de contratos de nuevo
ingresoy cancelados.

Mtrica
Optimizacin

Herramientas de
Apoyo

Relaciones de
Contratos
vigentes en
Excel, NSF.