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Ralis par :
LAOUD Kenza
ZEKRAOUI Imane
EL AFIFE Bouchra
GHARMAOUI Ikram
MERZOUQ Hanane
TROUGOUTY Asmae
Encadr par :
Mme AMANSOU Saida
798
811
818
834
878
910
Plan :
Introduction
I.
II.
Lapproche processuelle.
1. Processus de dmarrage : charte de projet.
2. Processus de planification :
A. Management du contenu.
B. Management des dlais : PERT/ GANTT.
C. Management de qualit.
D. Management de ressources humaines.
E. Management de communication.
F. Management des risques de projet.
G. Management de lapprovisionnement.
Conclusion
Introduction
Rapports de stages, PFE, dossiers des tudiants,
documents administratifs : derrire tous ces termes
se cachent des archives qui, avant de devenir les
sources de lhistoire de demain, sont au cur du bon
fonctionnement de ladministration d'aujourd'hui.
Une organisation rationnelle de l'information est
encore plus ncessaire et constitue un des enjeux de
la modernisation du service darchive au sein de
lENCGO afin de garantir lexistence et laccessibilit
des documents, leur authenticit, leur fiabilit et
leur intgrit, et de permettre quils soient
exploitables.
En effet, le dveloppement dun projet de
ramnagement de larchive prsente des enjeux et
des risques : modification, falsification, voire
disparition des donnes. La garantie de la fiabilit, de
l'exactitude et de l'authenticit des donnes devient,
dans ce cadre, cruciale.
Lidentification et la conservation des preuves
justifiant ses actes permettent toute administration
de limiter le risque de contentieux Leur conservation
permet galement de garantir les droits des
administrs. Les archives sont donc un vecteur de
transparence dmocratique et renforcent la confiance
dans ladministration.
En un mot, leur bonne gestion est un devoir de service
public.
I.
La structure :
Leur structure :
Rappelle du contexte :
- Pendant plusieurs annes , larchive tait mal organis disant abandonn ce qui a donn
naissance une situation de dsordre et daccumulation des dossiers des diffrentes
sources : Administration, PFE, rapport de stage
Objet :
- Ramnagement et rorganisation de larchive de lcole nationale de commerce et de
gestion
Objectifs poursuivis :
- Mettre en ordre larchive en suivant une logique de classement.
- Eliminer les pices intitules (aucune valeurs)
Rappelle de lexistant :
- Local des archives en dsordre.
Gains attendus :
- Trouver facilement les documents en ca des besoins.
- Garder la traabilit.
Contraintes :
- Temps (charges horaires htrognes).
- Existence des pices avec des sources inconnues.
- Surcharge des dossiers.
- Des dossiers incomplets.
Risques :
- Pertes de documents.
- Non-respect des dlais.
- Mal placement des dossiers.
Objectifs et enjeux :
- Garantir une organisation optimale du service.
- Respecter les obligations en conservant les documents pendant toute la dure d'archivage lgale
Matriser les risques et prserver la prennit de lactivit
Volumes prvus :
(volume qui dpend de)
- Type des documents.
- Volumes des dossiers.
- Nombre dannes darchivage.
3. Note de cadrage :
Projet : Organisation dun service au sein de lcole nationale de commerce et de gestion.
Chef de projet : Mme AMANSOU Saida
Origine du projet : Ecole Nationale de Commerce et de Gestion
Objectifs :
- Ramnagement et rorganisation de larchive
Garantir une organisation optimale du service.
- Respecter les obligations en conservant les documents pendant toute la dure
d'archivage lgale
- Matriser les risques et prserver la prennit de lactivit
Primtre du projet :
- Local des archives.
Contraintes :
- Temps (charges horaires htrognes).
- Existence des pices avec des sources inconnues.
- Surcharge des dossiers.
- Des dossiers incomplets.
Description de lquipe du projet :
- Un groupe de six tudiantes de lENCGO (S8), faisant partie des options : ACG, GFC, MAC.
Le mode du pilotage du projet :
- Pilotage prsentiel (runions, travail sur terrain)
Les moyens :
- Les ressources humaines.
- Les ressources matrielles.
Dispositions particulires : voir calendrier page 23
Calendrier du projet :
- Date de dbut : 18 avril 2015
- Date dexcution :
- Date de fin :
- Dure totale :
Alas
Probabilit
Gravit
objectifs
Gravit
dlais
Actions de
Prvention
Action de
rgulation
Traitement des
dossiers.
Traitement
insuffisant.
20%
Faible
Eleve
Vrification
continue
Retraitement
Trie des
dossiers.
Confusion des
dossiers.
60%
Moyenne
Eleve
Contrle de
trie
Retrie
Indexation des
documents.
Redondance de
rfrence.
30%
Faible
Eleve
Vrification
continue
Corriger les
rfrences
20%
Moyenne
Eleve
Dfinition des
mthodes
alternatives
Application de
lune des
mthodes
alternatives
25%
Eleve
Eleve
Vrification
du
classement
Reclassement
Mthode
Conception
dune mthode inadquate a tous
de classement les dossiers.
Classement
Classement erron.
II.
Approche processuelles :
1. Processus de dmarrage :
Charte de projet
Date dbut :
- Date de dbut : 18 avril 2015
- Date dexcution :
- Date de fin :
Parties prenantes :
- Administration (autorisation)
- Mme AMANSOU Saida (chef de projet)
- Etudiantes S8 (Groupe management de projet)
Exigences :
- Respect des dlais.
- Objectif : Rorganisation du service : archive
- Qualit : Garantir une rorganisation optimale.
- Cot
: Cot du matriel utilis.
2. Processus de planification :
A. Management de contenu :
a. Recueil des exigences :
Lors de lexcution, il ya certaines exigences quil faut respecter telles que la veille ce quaucune pice
administrative ne se perd ou quitte le local des archives sans quelle ne soit envoye par les parties prenantes
dautres services. Ainsi quun respect du dlai li lexcution du projet.
b. Dfinition du contenu :
Notre projet rpond aux besoins suivants :
Quant aux objectifs qui rpondent ces besoins, ils sont les suivants : Rorganisation de larchivage de lcole
dune faon qui permettra la fois un traitement des dossiers qui y sont cumuls pour en dduire lutilit, la
provenance , et un accs facile aux dossiers souhaits (que ce soit une recherche manuel base sur le
classement des dossiers au local ou une recherche informatis laide dune application informatique).
Sagissant des parties prenantes dans ce projet, elles sont formes par notre groupe de travail, et il est de notre
responsabilit de veiller la ralisation de ce projet, en remettant lordre ce service darchivage et y instaurer
un systme de classement qui permettra dviter une nouvelle situation danarchie dans les dossiers composant
larchive de notre cole.
Les rsultats attendus en fin de ce projet (livrables) seront un local darchivage bien organis avec des dossiers
bien classs en fonction de leur provenance. Autrement dit, les dossiers contenant des projets de fin dtude
seront envoys la bibliothque de lcole, les dossiers caractre administratifs et les dossiers des tudiants
resteront au local des archives.
Sil est important de bien dcrire les livrables attendus au terme du projet, il est tout aussi important de bien
dfinir les lments qui en sont spcifiquement exclus. Cest le cas des feuilles volantes, et des dossiers inutiles
qui nont aucune raison de rester larchive.
Finalement, et pour pouvoir valuer la russite du projet, des indicateurs de succs pouvant tre mesurs. Ces
indicateurs sont lis la qualit dordonnancement des dossiers, la rapidit quant lutilisation de ces dossiers et
la facilit de manipulation de lapplication qui remplacera la paperace.
4 )Classement :
-Classement des dossiers suvant la
mthode choisit.
Besoins
-Accs facile aux diffrentes
informations
-Ordonnancement des dossiers
-gestion de la Croissance
exponentielle des volumes de
documents et donnes
- numrisation et
dmatrialisation
des documents
-Prservation de contexte lgal
des documents
Actif organisationnel
-Ressources humaines
-Local
-Equipement (meubles)
-Outils informatiques
Facteurs
environnementaux
-coopration de ladministration
-conception dapplication par un
spcialiste dinformatique.
10
Elment de sortie :
Activits /tches
Dure
3
2
10
Quant aux tches jalons, il nexiste quune seule qui est la tche dlimination des pices inutiles.
11
Taches
Dure
Date dbut
tt
Date
dbut tard
Fin tt
Fin tard
E Indexation
H (rangement des
dossiers en fonction des
thmatiques)
I (conception d'une
mthode de recherche
informatise)
14
14
12
5 6
0 0
Ddd
ddd
QXKJ
QSK
CJKC
?ddd
dddd
dddd
dddd
dddd
dddd
dd
A (3)
Dd
J(2)
ddd
B (1)
dQ
XKJ
5 5
QS
Dd
3 3
8 8
C (2) KCJ
F (3)
ddd
KC
Dd
dQ
?dd
ddd
XKJ
Dddd D (1)
4ddd
5
dQ
QS
ddd
ddQ
H
(1)
XKJ
Dd
KCJ
ddd
XKJQ
QS
ddd
KCE(1)
Z(0)
ddd
SKCJ
KCJ
dQ
?dd
ddd
KC ?
KC
XKJ
ddd
5
7
ddd
dddd
?dd
QS
ddd
ddd
dddd
Dd
ddd
KCJ
ddd
dd
dddd
ddd
ddd
KC
ddd
dddd
dQ
ddd
?dd
ddd
dddd
XKJ
ddd
ddd
ddd
dddd
QS
ddd
ddd
ddd
dTache jalon (Elimination
des dossiers inutiles)
KCJ
ddd
ddd
dd
KC
ddd
ddd
?dd
dd
ddd
ddd
ddd
inutiles)ddd
ddd
ddd
dd
ddd
ddd
ddd
ddd
dd
I (6)
14 14
13
Diagramme de GANT
Taches critiques
A
0
C
2
F
4
I
8
10
12
14
Les ressources
Rangement
Dlais
Date dbut Date de fin
Le
Le
29.04.2015 29.04.2015
14 :00
18 :00
Le 03 Mai
Le 03 Mai
2015
2015
partir de
17 :00
9 :00
Dans un dlai de 15 jours
(Aprs lachvement des
tapes traitement des
dossiers
et Rangement)
14
C. Management de qualit :
a. Les exigences :
1-Faire un tat de lexistant (un listing des types de documents existants)
2- Dfinir les priorits (un classement selon limportance)
3- Dfinir les actions mettre en uvre (les diffrentes taches dj dfinies)
b. Plan de management de qualit :
Pour assurer lamlioration continue de la qualit darchivage on choisit les outils
suivants :
La mthode des 5 S qui va nous permettre doptimiser en permanence les
conditions de ralisation du projet.
Elle prsente plusieurs avantages savoir moins de perte de documents et du
matriel et environnement de travail plus agrable.
Elle permet de rduire voire dviter le dsordre et la perte de document.
Elle permet doptimiser le temps de travail et les conditions de travail.
La roue de Deming qui va nous faciliter le reprage des tapes suivre pour
amliorer la qualit de notre projet.
Plan /planifier : Dfinir les objectifs de notre projets et lister les actions et les
taches pour y parvenir en se basant sur un planning.
Do/ Raliser : - Tester une mthode de classification et vrifier son efficacit.
- Modifier la mthode ou lappliquer lensemble des dossiers.
Check/ Vrifier, contrler : Dterminer lcart entre les objectifs de notre
projets et les rsultats obtenus aprs lexcution.
Act/ Agir : Analyser les taches quon peut encore amliorer puis recommencer
le processus depuis ltape plan.
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Ressources Humaines
Qualits et Comptences
Chef de projet
Ingnieur
Responsable darchives
Agent de scurit
Femme de mnage
16
Responsable
chance
Rencontre/ date,
heure
17
a. Moyens de communication :
-
L'envoi d'inventaires de bases de donnes aux personnes autorises davoir communication des archives.
Dpliant du service : Coordonnes, accs, horaires douverture, description rapide des fonds, rgles de
communicabilit et de reproduction..., ces pages sont extrmement utiles aux lecteurs.
Ajout dune rubrique archive sur le site de lcole.
18
Risques
19
Actifs
Disponibilit
Caractre
( vrifier)
Indispensable
Fournitures de bureau
( vrifier)
Indispensable
Classeurs et dossiers
( vrifier)
Indispensable
Pochettes et cartons
( vrifier)
Indispensable
Botes
( vrifier)
Indispensable
Chemises
( vrifier)
Indispensable
tiquettes
( vrifier)
Indispensable
Matriel informatique
( vrifier)
Accessoire
[En cas dapprovisionnement, les fournisseurs contacter et le budget consacrer seront dtermins
par la direction de lcole.]
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Conclusion :
Lensemble des tapes de cette planification feront lobjet dune excution.
A ce stade on va mobiliser les ressources humaines et d'autres ressources pour effectuer
les activits comme dfini dans le plan de projet. Les livrables dans cette tape se
concentrent sur les changements approuvs, les mises jour du planning suivant
lavancement des tches, ainsi que la communication des informations du projet.
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