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MANUAL

Ttulo: Manual para la administracin de la Tesorera


Fondos de Servicios Educativos FSE
Fecha: Abril/2013

Cdigo: FSE-MA-001

Versin: 1.0
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SECRETARA DE EDUCACIN DISTRITAL


DIRECCIN FINANCIERA
OFICINA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD

MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LA TESORERIA


FONDOS DE SERVICOS EDUCATIVOS FSE

BOGOT, D.C., Noviembre de 2013

MANUAL
Ttulo: Manual para la administracin de la Tesorera
Fondos de Servicios Educativos FSE

AL CALD1A MAYOR
DE BOGOTA 0 C.
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Fecha: Junio /2013

j Cdigo: FSE-MA-001

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL


SUBSECRETARIA DE GESTION INSTITUCIONAL
DIRECCIN FINANCIERA
OFICINA DE PRESUPUESTO
VIGENCIA 2013

SECRETARIO EDUCACpN DISTRITAL


OSCAR GUSTA O SNCHEZ JARAMILLO

SUBSECRETA IA DE GE
CRISTIN VALDE

C1112.0CULO
ON Bb'TILUCIONAL
CO

SUBSECRETARIO DE ACCESO Y PERMANENCIA


JOSE ALFREDO SOTO TORRES

DIRECTORA FINANCIERA
CECIL GAITAN ROZO

JEF
LIDAD ESORERIA
JOS EL CARMEN TRUJIL LOPEZ

Av. Eldorado No. 66 63


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Fecha: Junio /2013

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MANUAL PARA LA ADMINISTRACION


DE LA TESORERIA
EN LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO.

BOGOT, D.C. Noviembre de 2013


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Agradecimiento especial por apoyo y colaboracin Vigencia 2013:


Mara Cecilia Gaitn Rozo
Directora Financiera
Jos del Carmen Trujillo Lpez
JEFE DE CONTABILIDAD Y TESORERIA

Deyder Mauricio Mengual Paternina


Profesional Especializado
Myriam Barrios Garzn
Especialista en Revisora Fiscal y Contralora
Luz ngela Velsquez Colmenares
Contador publico
Fabio Ernesto Gonzlez Snchez
Economista
Faustino Rivera Pea
Contador publico
Mara Isabel Rodrguez Beltrn
Contador publico
Yinneth Torres Montaa
Administradora Pblica
Denis Antonio Ardila Seplveda
Administrador Pblico
Javier Eduardo Serna Pineda
Administrador Pblico

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TABLA DE CONTENIDO

CAPITULOS
1. ASPECTOS GENERALES DE TESORERA
1.1. Alcance
1.2. Marco Jurdico
1.3. Principios

2. FUNCIONES DE TESORERA
3. POLITICAS GENERALES DE TESORERA
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.

3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
3.9.
3.10.
3.11.
3.12.
3.13.
3.14.
3.15.
3.16.

Apertura y manejo de cuentas bancarias


Manejo de chequeras
Emisin de cheques
Instrumentos de tesorera
Flujo de caja
Plan de compras
Estado de tesorera
Registro de ingresos
Registro de gastos
Conciliaciones bancarias
Orden de pago
Comprobante de egreso
Pago de sentencias judiciales, conciliaciones y laudos arbitrales
Pago de impuestos
Manejo de inversiones
Cierre de tesorera
Espacio fsico de la Tesorera
Caja fuerte
Generalidades

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4. ASPECTOS OPERATIVOS
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
4.9.
4.10.
4.11.
4.12.
4.13.
4.14.
4.15.
4.16.
4.17.
4.18.
4.19.

Apertura de cuenta bancaria


Manejo de chequeras
Emisin de cheques
Entrega de cheques
Instrumentos de tesorera
Registro de ingresos
Registro de gastos
Conciliaciones bancarias
Orden de pago
Comprobante de egreso
Auxiliar de bancos
Pago del compromiso
Boletn diario de tesorera
Informe de ejecucin de ingresos y gastos
Caja menor
Administracin de las inversiones
Cierre de tesorera
Espacio fsico de la Tesorera
Caja fuerte

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MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LATESORERIA


FONDOS DE SERVICOS EDUCATIVOS - FSE

CAPITULO I
1. ASPECTOS GENERALES
1.1.

ALCANCE

El contenido de este documento corresponde al MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE


LA TESORERIA FSE, mediante el cual se establecen los procedimientos administrativos
y financieros, unificando los conceptos bsicos y reglas para el desarrollo de las labores
de revisin, ejecucin, organizacin y control de las funciones propias de la tesorera.
Este manual es una herramienta para aplicar las polticas de la Secretaria de Educacin
del Distrito Capital, para efectos de la administracin de los recursos del Fondo de
Servicios Educativos, teniendo en cuenta los principios, normas y procedimientos aqu
establecidos que deben conocer y aplicar tanto el Ordenador del Gasto como los
funcionarios que tengan bajo su responsabilidad la administracin de los recursos de la
tesorera.

1.2.

MARCO JURIDICO

A la Entidad Territorial le corresponde expedir el Manual para el manejo de la tesorera en


los Fondos de Servicios Educativos - FSE y al Consejo Directivo adoptar el manual,
funciones asignadas en el artculo No.5 del Decreto 4791 de 2008.
De igual manera, el presente manual de tesorera est orientado al mejoramiento del
Control Fiscal contenido en la Ley No.42 de 1993, en el Decreto No.1421 de 1993 y la Ley
No.1066 del 2006.

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1.3.

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PRINCIPIOS

Las operaciones que comprometan movimientos de recursos financieros a cargo del


Fondo de Servicios Educativos, sern efectuadas bajo los criterios de seguridad, liquidez,
transparencia, economa y unidad.
Seguridad: Se aplicaran todos los mecanismos y procedimientos que se consideren
necesarios y suficientes para garantizar la seguridad de los recursos financieros del
Fondo de Servicios Educativos. De manera que al realizar la operacin prevalecer
aquella que presente el menor nivel de riesgo o peligro para el Fondo.
Liquidez: El Ordenador del Gasto y la Tesorera coordinarn las actividades necesarias
para garantizar que el Fondo de Servicios Educativos cuente con los recursos financieros
suficientes y oportunos para cumplir con las obligaciones financieras.
Transparencia: Las actuaciones de todos los funcionarios debern orientarse al logro de
los fines del establecimiento educativo y se desarrollarn con imparcialidad motivadas por
el mejoramiento contino de la gestin y el libre acceso a la informacin que debe ser
oportuna, fidedigna, completa, comprensible y comparable.
Economa: Todas las actuaciones se adelantarn con austeridad de tiempo, medios y
gastos, impidiendo las dilaciones y retardos en su ejecucin. Las normas sobre
procedimientos se interpretarn de tal manera que no den lugar a seguir trmites distintos
o adicionales a los expresamente previstos o que permitan valerse de los defectos de
forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir.
Unidad: La programacin, ejecucin y control de las actividades de tesorera debern
seguir las orientaciones en materia de poltica financiera y presupuestal establecidas por
la Secretaria de Educacin del Distrito Capital, destinadas a garantizar la eficiencia y
eficacia en la utilizacin de los recursos, como su estabilidad financiera.

CAPITULO II
2. FUNCIONES DE LA TESORERA
La tesorera tiene bajo su responsabilidad, entre otras las siguientes funciones:
Efectuar la apertura de las cuentas de ahorro y corriente ante las Entidades
bancarias, as como el registro de firmas del Ordenador del Gasto y del Auxiliar
Administrativo con funciones financieras.
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Realizar el traslado de recursos de la cuenta de ahorros a la cuenta corriente del


FSE con las dos firmas y sellos autorizados de las cuentas bancarias.
Registrar los recursos monetarios, ttulos valores con la autorizacin del
Ordenador del Gasto, representado por el Rector y debidamente soportada la
operacin.
Elaborar los comprobantes de ingreso y de egreso, soportados con los
documentos tanto internos como externos.
Registrar los movimientos de ingreso y giros en el libro auxiliar de bancos,
manteniendo actualizado el sistema de flujo de fondos.
Elaborar el boletn mensual de tesorera (informe detallado de los ingresos y
gastos), as como el Estado de Tesorera.
Elaborar las conciliaciones bancarias dentro de los cinco (5) primeros das de cada
mes.
Efectuar arqueos de cheques y de la caja fuerte, con la periodicidad que establece
el presente Manual.
Practicar las retenciones de acuerdo con las normas vigentes, presentar oportuna
y adecuadamente las declaraciones y efectuar el pago.
Verificar la legalidad de los pagos a realizar y efectuar el giro de los cheques.
Custodiar los ttulos valores y los elementos a cargo de la tesorera.
Archivar la informacin que se relacione con bancos, recaudos, ingresos y egresos
en forma ordenada, cronolgica y oportuna.
Entregar la informacin oportuna y completa que requiera el Ordenador del Gasto,
el Contador, la Secretaria de Educacin del Distrito Capital y los Entes de control
y vigilancia.
Elaborar, actualizar, ajustar y controlar el Flujo de Caja para asegurar la
realizacin de los pagos requeridos.
Antes de iniciar el proceso contractual, se debe verificar que el bien o servicio
requerido, este contemplado en el Plan de Compras que aprob el Consejo
Directivo.

CAPITULO III
3. POLITICAS GENERALES DE TESORERIA
Son los lineamientos bsicos que establece la Secretaria de Educacin del Distrito
Capital, para la administracin de los recursos de la tesorera del Fondo de Servicios
Educativos - FSE.
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3.1.

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APERTURA Y MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

Para la apertura de la cuenta de ahorros y corriente, el Rector y el Auxiliar Administrativo


con funciones financieras, deben tener presente:
De acuerdo con lo previsto en la Directiva 001 del 6 de Abril de 2006 expedida por
la Secretaria de Educacin del Distrito Capital, El colegio debe tener actualizado el
RUT con el nombre Colegio (nombre) Institucin Educativa Distrital. al final
La entidad bancaria escogida para la apertura de la cuenta a travs de la cual se
efectuar el manejo y recaudo de los recursos del FSE, debe figurar en el ranking
financiero conforme a las directrices de la Tesorera Distrital.
Antes de la apertura de la cuenta se deben conocer las polticas para el manejo de
la cuenta que tenga establecido el banco, para evitar el cobro de comisiones o
valores adicionales despus de un determinado nmero de transacciones.
Ajustarse a los procedimientos y requisitos que la Entidad Financiera le exija al
FSE, para la apertura de las cuentas.
Para el manejo de la cuenta, el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo
con funciones financieras, deben tener firmas conjuntas.
Informar por escrito a la SED, la apertura de la nueva cuenta, relacionando:
nombre de la Entidad, nmero de cuenta, tipo de cuenta, sucursal, nombre de la
cuenta y NIT anexndole la certificacin bancaria.
De igual manera, previamente a la cancelacin de la cuenta se debe informar por
escrito a la SED sobre su viabilidad.
Si el procedimiento consiste en cambiar de entidad bancaria, el colegio debe
justificar las razones que ameritan su cambio como:
o Deficiencia comprobada de los servicios financieros prestados
por el banco; esto se contempla siempre y cuando la cuenta no est
embargada.
o Cierre de la sucursal bancaria donde se tiene la cuenta.
o Sustitucin de cuenta para una sucursal bancaria ms cercana al domicilio,
disminuyendo riesgos de desplazamiento.
o Sustitucin en la misma entidad financiera por prdida de
cheques o cercana con nueva sucursal de la misma entidad financiera.
o En caso de deterioro financiero u operativo del establecimiento financiero.
El Ordenador del Gasto y Auxiliar Administrativo con funciones financieras
enviarn un oficio al banco denominado Carta de instrucciones donde se
especifiquen las condiciones de manejo, recaudo, transferencia e inmovilizacin
para las cuentas de ahorro y corriente, as:

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o
o
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Identificacin plena de firmas y sellos secos para el ordenador del gasto y


el pagador.
Estampar en la tarjeta de firmas el protector que se utilizar para la
elaboracin de los cheques con su nmero de serie.
Confirmacin va telefnica para pago de cheques por monto superior a un
salario mnimo mensual legal vigente.
Utilizar para las firmas estilgrafo de tinta negra no indeleble.

Efectuar trmite ante la Tesorera Distrital para la exoneracin del gravamen de


operaciones financieras por los recursos que ingresen al fondo-cuenta.
El Rector-Ordenador del Gasto debe gestionar con la entidad bancaria la
exoneracin de cualquier comisin o cobro adicional por el manejo de los
productos (chequeras, extractos, consulta de movimientos, recaudos,
transferencias, impuesto del 4 x 1000) donde se consignan los recursos del FSE.
El traslado de recursos entre cuentas bancarias del mismo Fondo, se debe realizar
mediante comunicacin escrita firmada por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar
Administrativo con funciones financieras, fundamentando la necesidad o
conveniencia.
Los pagos se efectuaran nicamente en cheque y acogindose a las directrices
establecidas por el nivel central en cuanto a la custodia de ttulos valores.
Para el manejo de las cuentas de ahorros en ningn caso se debe solicitar tarjeta
dbito ni talonario; igualmente, la cuenta corriente, slo se manejar con
chequera.
En poca de vacaciones o receso escolar no debe dejarse dinero en la cuenta
corriente, todos los recursos deben estar depositados en la cuenta de ahorros o en
lo posible invertidos en ttulos valores, con excepcin de los recursos necesarios
para amparar compromisos que sern pagados en dicho perodo y por los cuales
se han girado cheques. Para tal fin se debe enviar un oficio al respectivo banco
con la instruccin de inmovilizar la cuenta durante un perodo de tiempo, pero
permitiendo el ingresos de recursos.
Antes de salir a receso escolar o vacaciones, en junio y diciembre, debe enviarse
un oficio con las firmas conjuntas a la entidad financiera, relacionando los cheques
que fueron girados y que sern cobrados, indicando claramente que no est
autorizado el pago de ningn otro cheque durante ese perodo y solicitar a la
entidad financiera mediante oficio, que durante el perodo de vacaciones se
habilitan las cuentas bancarias nicamente para consignaciones, mientras que los
retiros y transferencias entre cuentas quedan congelados hasta nueva orden.
El Auxiliar administrativo con funciones financieras, solicitar a la entidad bancaria
mensualmente, los saldos de la cuenta corriente y de ahorros para confrontarlos
con los saldos que registra el libro auxiliar de bancos de la tesorera y elaborar la
conciliacin bancaria.
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3.2.

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MANEJO DE CHEQUERAS

Las nicas personas autorizadas para retirar la chequera del banco es el


funcionario que indique la carta de instrucciones (Ordenador del Gasto o Auxiliar
Administrativo con funciones financieras).
Al retirar la chequera y antes de salir del banco, se debe:
o Contar uno a uno la cantidad de cheques del talonario, verificando que
estn numerados en forma consecutiva.
o Que el nmero de la cuenta corresponda.
o Que la cantidad de cheques sea equivalente al nmero consecutivo del
mismo.
o Que en el consecutivo numrico no hayan defectos de impresin. En caso
de existir alguna diferencia con la cantidad de cheques contenidos,
notifquelo inmediatamente al banco.
Si la chequera la reclam el Auxiliar Administrativo con funciones financieras, debe
informar al Ordenador del Gasto por escrito que recibi a satisfaccin la misma.
La chequera debe estar guardada en la caja fuerte del colegio, la cual debe estar
empotrada y ubicada en la tesorera.
El Auxiliar Administrativo con funciones financieras debe hacer arqueo de cheques
semanalmente y dejar constancia de lo encontrado mediante acta firmada.
Cada vez que se gire un cheque, debe registrarse en el talonario de la chequera,
la fecha, el concepto, el valor y el nombre del titular del cheque. El cheque se
entrega al beneficiario y el comprobante de egreso se archiva debidamente
firmado con los documentos que soportan el giro del cheque.
El responsable del manejo y entrega de los cheques ser el Auxiliar Administrativo
con funciones financieras, quien podr establecer un da a la semana para la
entrega de cheques a proveedores y contratistas.

3.3.

EMISION DE CHEQUES

La labor de elaboracin de cheques es responsabilidad del Auxiliar Administrativo


con funciones financieras.
Todo egreso de recursos se debe producir a travs del giro de cheques
individuales a nombre del titular del comprobante de egreso.
El cheque se girar a nombre del beneficiario del comprobante de egreso y el valor
a cancelar debe ser el que aparece como valor neto a pagar.
El valor neto del comprobante de egreso debe ser igual al valor del cheque, valor
que ser verificado por el rector y el pagador al momento de firmar los cheques.
Al girar los cheques se debe restringir su negociabilidad, es decir debe
indicarse pguese nicamente al primer beneficiario.
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No se deben emitir cheques posfechados.


No deben firmarse cheques en blanco.
Si el cheque es elaborado en mquina de escribir, colocar papel carbn por el
reverso para que quede consignada la informacin por las dos caras.
Las chequeras se utilizan en su totalidad y los esqueletos daados o anulados se
registran en el libro de bancos.
Todo desembolso de tesorera cuenta con doble revisin, antes y despus, tanto
por el Ordenador del Gasto como por el Auxiliar Administrativo con funciones
financieras.
Los cheque girados y no reclamados por los beneficiarios que cumplan 30 das o
ms, desde la fecha de su giro, deben registrarse en acta de arqueo; si hay
cheques anulados se cargar nuevamente a la cuenta bancaria que se afect con
el giro y se registrar en la cuenta de acreedores varios.
Cuando los cheques se encuentran en poder del beneficiario sin cobrar por el
trmino de seis meses, estos caducan, se procede a su anulacin, se comunica
por escrito al banco y se registra en el libro auxiliar de bancos y en la cuenta de
acreedores.
Adicionalmente a los controles ya expresados, cada vez que se gira un cheque, el
Ordenador del Gasto al igual que el Auxiliar Administrativo con funciones
financieras deben realizar su propios controles de giro, bien sea en planillas o
actas por separado; de esta manera, en cada una de estas revisiones se van
agregando los elementos de seguridad ya definidos.

3.4.

INSTRUMENTOS DE TESORERIA

Para la correcta administracin de la tesorera, se debe contar con los instrumentos


financieros, de programacin, seguimiento y control, como son el flujo de caja, el plan de
compras, el boletn de tesorera y el estado de tesorera.
3.4.1. FLUJO DE CAJA
El flujo de caja como instrumento de planeacin, se define como la programacin anual y
mensual de los ingresos y gastos que debe elaborarse al iniciar la vigencia fiscal y ser
igual al presupuesto inicial aprobado.
Es responsabilidad del Rector elaborar el flujo anual de caja que debe contar con el apoyo
del Auxiliar Administrativo con funciones financieras, se calcula mes a mes, se efectan
los ajustes cuando estos procedan y se presenta al Consejo Directivo por lo menos cada
trimestre para su seguimiento y control.

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El flujo de caja mensual relaciona por cada rubro de ingresos los dineros que a la fecha
hay en bancos para as mismo definir unos gastos por rubro, conforme al plan de compras
y a los recursos disponibles en bancos.
Para la elaboracin del flujo de caja se deben atender las siguientes recomendaciones:
No pueden existir saldos de flujo de caja negativos, las modificaciones pueden ser
horizontales y verticales y se debe revisar y ajustar dentro de los cinco (5)
primeros das hbiles de cada mes.
El flujo de caja debe ser coherente con los ingresos disponibles, para efectuar los
pagos a cargo del Fondo de Servicios Educativos.
El Rector celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar
los gastos teniendo en cuenta el flujo de caja.
El FSE, solo podr efectuar pagos, hasta por el monto autorizado en el respectivo
flujo de caja. El flujo de caja ser requisito para atender los gastos incorporados
en el presupuesto anual de la vigencia, como tambin las cuentas por pagar.
Los FSE, no podrn adquirir compromisos de pago, cualquiera sea su naturaleza,
sin que previamente se verifique y se confirme la disponibilidad de recursos en el
presupuesto, en bancos y relacionados en el flujo de caja.
El Auxiliar Administrativo con funciones financieras slo podr efectuar pagos
hasta por el monto autorizado en el flujo de caja mensual y en la respectiva fecha.
Se prohbe asumir compromisos, obligaciones o pagos que superen la cuanta de
los montos del flujo caja o sin contar con disponibilidad de recursos en tesorera.
3.4.2. PLAN DE COMPRAS
El plan de compras anual se utiliza como instrumento de programacin
presupuestal y se puede proyectar antes de la elaboracin del presupuesto de
ingresos y gastos con el fin de conocer las necesidades en cuanto al desarrollo de
los proyectos educativos y gastos que requiere la institucin educativa para su
normal funcionamiento o una vez aprobadas las partidas por rubro de acuerdo a
un histrico.
Una vez aprobado el presupuesto de la siguiente vigencia, se debe ajustar el plan
de compras anual al mismo, si ste ha sido elaborado antes de la aprobacin del
presupuesto.
Se debe planear la adquisicin de bienes y contratacin de servicios teniendo en
cuenta los datos histricos de consumo, las necesidades y compromisos normales
y extraordinarios del Colegio y el plan operativo de la vigencia.
El plan de compras como mnimo deber contener el rubro presupuestal,
concepto, fecha, cantidad, unidad, valor unitario, valor total y modalidad de
contratacin.
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El plan de compras se debe presentar al Consejo Directivo para su aprobacin as


como sus modificaciones.
No se podrn ordenar compromisos que no estn incluidos en el plan de compras.

3.4.3. ESTADO DE TESORERIA


El Auxiliar Administrativo con funciones financieras una vez concilie el libro auxiliar
de bancos, entregar al Rector mensualmente el Estado de Tesorera.
En el Estado de Tesorera se incluyen los valores en caja, cuenta de ahorros,
cuenta corriente, ttulos valores o recursos que estn en disposicin de la tesorera
y se restan las rentas de destinacin especificas sin comprometer, las
exigibilidades como las cuentas por pagar en poder del tesorero, acreedores
varios, reservas presupuestales, los compromisos adquiridos durante la vigencia
que estn amparados legalmente pero que el bien o servicio no se haya recibido o
el servicio no se haya prestado en su totalidad.
En el estado de tesorera se deben incorporar los recursos que han sido asignados
mediante acto administrativo o certificacin y que se encuentren consignados en
bancos y que no estn situados en tesorera a la fecha de corte.
Para incluir en el estado de tesorera los acreedores varios se revisan las actas de
anulacin de cheques en poder del beneficiario y de la tesorera.
El Estado de Tesorera se remitir a la Secretaria de Educacin del Distrito Capital
a travs del aplicativo de consolidacin presupuestal en las fechas programadas
para el efecto.

3.5.

REGISTRO DE INGRESOS

Se prohbe el ingreso de recursos en efectivo a la tesorera del colegio.


Solo se podrn efectuar consignaciones en las cuentas autorizadas, a nombre del
FSE del colegio y soportadas mediante desprendibles de consignacin si estos
recursos son calificados como Ingresos Operacionales o Recursos de CapitalDonaciones, o mediante acto administrativo si los mismos se califican como
Ingresos de transferencias.
Todas las consignaciones debern reposar en la tesorera del FSE, debidamente
clasificadas y archivadas al igual que los documentos soportes.
La contabilizacin de los ingresos debe ser permanente, veraz y oportuna.
Toda la documentacin soporte deber ser en original, firmada y cumpliendo las
formalidades establecidas por la ley.

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Para los ingresos que no sean identificados, el Auxiliar Administrativo con


funciones financieras se comunicar con la entidad bancaria solicitando su
soporte, de lo cual se har seguimiento, dejando evidencia de la gestin realizada
y los adicionar al presupuesto una vez se cuente con el acto administrativo o el
comprobante de ingreso a travs del cual fue consignado al FSE y que les permita
conocer su destinacin.
Registrar los ingresos y recaudos en el libro auxiliar de bancos en el momento que
se tenga el documento soporte.
Elaborar el comprobante de ingreso teniendo en cuenta la distribucin entre
rubros.
Realizar la conciliacin mensual de los recursos de tesorera y confrontarla con el
extracto bancario.
Comparar los registros del libro auxiliar de bancos con el extracto bancario para
conciliar los ingresos y posteriormente cotejarlos con el libro auxiliar de bancos
que lleva el Contador del Colegio.
Elaborar y presentar oportunamente los informes requeridos por la SED y los
organismos de control.
Elaborar informe de ingreso mensual detallado con sus respectivos soportes de
notas, consignaciones, resoluciones y dems documentos que se entregar al
Contador para su registro en libros.
Enviar copia del informe mensual de ingresos al Ordenador del Gasto.
En ningn caso podr tomar en prstamo para s o para otra persona los recursos
que recaude o maneje el Fondo de Servicios Educativos.
Dar cumplimiento con la normatividad vigente respecto al manejo de recursos y de
la tesorera.

3.6.

REGISTRO DE GASTOS

Los pagos del mes se efectuarn conforme a los desembolsos programados


durante ese mismo mes en el flujo de caja mensual. Dichos pagos o desembolsos
debern estar respaldados por los dineros existentes en bancos y su afectacin
conforme a la imputacin presupuestal.
No se pueden asumir pagos, cuando no se tenga los recursos en tesorera, que no
est por encima del flujo de caja y que no exceda el saldo disponible de los rubros.
Ni contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del FSE sobre
apropiaciones inexistentes, ni adquirir compromisos que no estn previamente
contemplados en el Plan de compras.
Los gastos deben efectuarse con sujecin a las normas, disposiciones de la SED y
los Decretos de Austeridad en el Gasto.
Registrar diariamente los pagos en el libro auxiliar de bancos.
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Registrar en el libro de bancos la totalidad de los pagos a cargo del Fondo de


Servicios Educativos.
Para efectuar pagos de servicios pblicos, telefona mvil e internet se debe
ajustar a las condiciones y directrices que determine la Secretaria de Educacin
del Distrito Capital.
Los recursos del FSE no podrn destinarse al pago de acreencias laborales de
ningn orden.
No se pueden efectuar pagos que impliquen modificacin a la infraestructura
(planta fsica) del colegio sin contar con el estudio tcnico y aprobacin previa de
la Secretaria de Educacin del Distrito Capital.
No se pueden otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del FSE.
Efectuar gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y
manutencin, cuando sean aprobados por el consejo directivo de conformidad con
el Manual interno del colegio y de todas formas sin perjuicio de lo dispuesto en el
numeral 9 del artculo 11 del Decreto 4791 de 2008.
Se prohbe realizar pagos de servicios de aseo y vigilancia del establecimiento
educativo, recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades
con cargo a los recursos del Tesoro.
Solicitar al proponente y al contratista el pago de los aportes relativos al Sistema
de Seguridad Social Integral, as como los propios del Sena, ICBF, y Cajas de
Compensacin Familiar, cuando corresponda.
Las cuentas para su pago deben respaldarse con todos los soportes que la
amparen teniendo en cuenta las normas vigentes.
Respetar el orden de presentacin de pagos por parte de los contratistas.
Elaborar la relacin de egresos o gastos (con los soportes) mensuales detallado
para el Ordenador del Gasto y el Contador para su respectivo registro en libros.

3.7.

CONCILIACIONES BANCARIAS

Dentro de las actividades a desarrollar por el AAFF, est la de efectuar las conciliaciones
bancarias (cuenta de ahorros y corriente). Para ello debe:
Solicitar a la entidad financiera los extractos bancarios en los primeros cinco (5)
das de cada mes.
Comparar las partidas que aparecen en el original de extracto bancario con las
contabilizadas en el libro auxiliar de bancos.
Asegurarse que todas las operaciones bancarias quedan correctamente
contabilizadas y reflejadas en el libro auxiliar de bancos.

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Certificar que tanto el saldo segn los libros auxiliares como el saldo segn el
banco sean los correctos, por lo tanto esta conciliacin forma parte fundamental
del sistema de control interno administrativo.
Se debe realizar la conciliacin en forma regular y peridica y de todas formas
dentro de los cinco (5) primeros das de cada mes.
Revisar las deducciones que realiza el banco para determinar si corresponden a
las condiciones de la cuenta y al acuerdo que tiene el establecimiento educativo
con el banco.
Con la conciliacin bancaria, usted debe: a) asegurar que todos los depsitos
estn correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado a
otra cuenta, b) detectar algn depsito registrado que no lleg al banco por algn
motivo, c) identificar depsitos a la cuenta que no estn registrados, d) identificar
los cheques girados que no se han cobrado, e) detectar algn cheque girado y
cobrado pero no registrado, f) Registrar todos los cargos bancarios y detectar
errores en los montos, en el libro auxiliar de bancos o en la cuenta bancaria.

3.8.

ORDEN DE PAGO

El Ordenador del Gasto al autorizar el giro de los respectivos compromisos y obligaciones


debe verificar que el gasto este amparado con el certificado de disponibilidad
presupuestal, exista contrato firmado, registro presupuestal, comprobante de ingreso a
almacn o recibido a satisfaccin, se haya programado en el flujo de caja del mes y
contemplado en el plan de compras.

3.9.

COMPROBANTE DE EGRESO

Para realizar los desembolsos, se requiere diligenciar un comprobante de egreso que


resume los datos principales de los documentos que genera la obligacin, los impuestos a
retener y el neto a girar a favor del beneficiario.
Verificar que los datos contenidos en el comprobante de egreso correspondan a los
registrados en los documentos soporte.

3.10. PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES, CONCILIACIONES Y LAUDOS


ARBITRALES
El Ordenador del Gasto para la ejecucin de sentencias, laudos, conciliaciones y
providencias en contra de los Fondos de Servicios Educativos y a favor de terceros y los
gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales, est obligado a desarrollar y
adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias dentro de los plazos
establecidos.
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El Ordenador del Gasto respetar en su integridad los derechos reconocidos a terceros en


las sentencias y evitar que se dicten rdenes de embargo contra el establecimiento
educativo y el Distrito siguiendo los procedimientos establecidos en la GUIA DE APOYO
PRESUPUESTAL PARA LOS FSE.

3.11. PAGO DE IMPUESTOS


El AAFF - auxiliar administrativo con funciones financieras debe:
Revisar a fin de mes, las retenciones que se le fueron practicadas por impuestos a
los beneficiarios de los pagos, diligenciar el formulario respectivo y efectuar la
declaracin y el pago dentro de los plazos que determine el ente recaudador.
Efectuar el registro de las retenciones en el libro auxiliar de bancos, por impuestos
que se originan por la prestacin de los servicios financieros de las entidades
bancarias.
Llevar un registro detallado de las retenciones para efecto de la expedicin de los
certificados de ingresos y retenciones.
Al final de cada vigencia solicitar a la DIAN, a la Secretaria de Hacienda Distrital y
a la Direccin Distrital de Tesorera el estado de cuenta del pago de impuestos.
Presentar la informacin exgena dentro de las fechas y parmetros que fije la DIAN, la
SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL - SHD y el informe a LA DIRECCIN
DISTRITAL DE TESORERA DDT, para el pago oportuno de la contribucin por
contratos de obra.

3.12. MANEJO DE INVERSIONES


De acuerdo con los excedentes de liquidez y el flujo de caja, se determinan los
recursos disponibles que podrn ser invertidos en ttulos valores fijando su cuanta
y periodicidad que no puede exceder a un ao acadmico.
Las inversiones solo se podrn realizar en Entidad del Sistema Financiero sujetas
a la inspeccin y vigilancia de la Superintendencia Financiera y que figuren en el
ranking financiero de la Tesorera Distrital.
Cuando con recursos del FSE se realicen inversiones en ttulos valores slo se
permitirn en Ttulos de renta fija.
Para constituir y redimir el titulo valor se requiere de las firmas del Ordenador del
Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones financieras.
Los rendimientos financieros que se generen de las Inversiones debern ser
depositados en la respectiva cuenta a nombre del Fondo de Servicios Educativos,
elaborando el respectivo comprobante de ingreso.

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Todas las inversiones que se constituyan con recursos de los Fondos de Servicios
Educativos deben reflejarse en los Estados Financieros del colegio.
Los ttulos valores estarn bajo la custodia del Auxiliar Administrativo con
funciones financieras y deben ser depositados en la caja fuerte que se disponga
en el colegio.
Se deber llevar un registro permanente que permita el control y administracin
eficiente y eficaz de las inversiones.
Se debe llevar la ejecucin de ingresos y gastos por rubro y fuentes de
financiacin en las denominadas tarjetas presupuestales.
Preparar al cierre de cada vigencia el informe de los saldos presupuestales.

3.13. CIERRE DE TESORERIA


Antes de la fecha de corte del cierre presupuestal, el Auxiliar Administrativo con
funciones financieras deber presentar y pagar las declaraciones de retenciones a
titulo de Renta, CREE, IVA, Industria y Comercio y la Contribucin Especial por
Contratos de Obra, segn corresponda.
Antes del cierre presupuestal, el funcionario responsable cerrara la caja menor y
el saldo lo deber consignar en la cuenta de ahorros del Fondo de Servicios
Educativos.
Con corte a 31 de Diciembre de la vigencia correspondiente se debe elaborar el
Estado de Tesorera, con el fin de establecer los excedentes financieros que
genera el Fondo de Servicios Educativos, identificando las fuentes de financiacin
de los mismos.

3.14. ESPACIO FSICO DE LA PAGADURA

Clasificar el rea como restringida, colocando Aviso Preventivo de rea restringida.


Establecer una barrera fsica que impida el paso de los visitantes.
En las horas no hbiles, la oficina o dependencia debe permanecer bajo llave.
Requiere de puerta segura de material slido (preferiblemente metlica) con
cerraduras de seguridad.
La llave debe ser manejada solamente por la persona responsable de la
pagadura.
Los vanos, deben contar con reja metlica empotrada, para impedir el acceso a
personas ajenas al rea.
La Oficina de la Tesorera deber contar con alarmas o sensores, ubicados
estratgicamente.
La Oficina asignada al Auxiliar Administrativo con funciones financieras no podr
ser compartida con funcionarios de otras reas.

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3.15. CAJA FUERTE


Las chequeras, los ttulos valores y los sellos debern depositarse en caja fuerte,
la cual estar ubicada en la oficina del Auxiliar Administrativo con funciones
Financieras, la cual debe estar empotrada en la pared.
La asignacin de la custodia se debe hacer mediante memorando del Rector con
copia a la hoja de vida. Todo lo que ocurra con relacin al manejo de la custodia
de los valores que all se depositen, son de entera responsabilidad de quienes
tienen la clave y la llave de la caja fuerte.
La clave de la caja fuerte se debe cambiar por lo menos dos veces por semestre y
cuando el funcionario responsable de su manejo y custodia salga de vacaciones,
licencia o cuando haya cambio de funcionario. La responsabilidad del uso de la
caja fuerte es nica y exclusiva del Auxiliar Administrativo con funciones
financieras.
La caja fuerte debe tener medidas de seguridad: clave y estar empotrada en la
pared.
La clave de la caja fuerte no debe permanecer a la vista, ni guardada en el lugar
de trabajo.
Se debe realizar arqueo del contenido de la caja fuerte por lo menos dos veces al
mes y elaborar la correspondiente acta firmada por el responsable y el Ordenador
del Gasto.

3.16. GENERALIDADES
Cuando la Secretara de Educacin del Distrito no ampare los bienes y el manejo
de recursos del Colegio, el Fondo de Servicios Educativos debe constituir una
pliza de manejo equivalente al valor de lo presupuestado en el ao
inmediatamente anterior.
Las plizas deben cubrir al Ordenar del Gasto, Auxiliar Administrativo con
funciones financieras, Auxiliar Administrativo con funciones de almacn y al
funcionario responsable del manejo de caja menor.
No se puede ordenar gasto diferente con lo estipulado para las rentas que tienen
destinacin especfica.
Los funcionarios que administren recursos del FSE son responsables fiscales y
disciplinariamente cundo contraigan obligaciones en contravencin de las normas
vigentes.

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CAPITULO IV
4. ASPECTOS OPERATIVOS
Es el conjunto de actividades y procedimientos afines para la administracin de los
recursos de los Fondos de Servicios Educativos (FSE).

4.1.

APERTURA DE CUENTA BANCARIA

Los principales requisitos que se deben cumplir para la apertura de una cuenta bancaria
son:
Diligenciar el formato de apertura de cuenta sin dejar espacios en blanco sin
diligenciar.
Anexar fotocopia de la resolucin de nombramiento del Ordenador del Gasto y del
Auxiliar Administrativo con funciones financieras con las fotocopias de sus
respectivas cedulas de ciudadana al 150%.
Diligenciar la carta de instrucciones para el manejo de la cuenta, la cual debe ir
firmada por el Ordenador del Gasto.
Una vez diligenciada la carta de instrucciones de manejo se debe enviar a la
entidad financiera. En ella se explica claramente las condiciones de manejo de la
cuenta como:
a. Sealar claramente que en esa cuenta no se autorizan sobregiros.
b. Se informe quin es la persona autorizada para solicitar y recibir la
chequera del banco. El oficio debe ir firmado por el Ordenador del Gasto y
por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras.
c. La entidad financiera debe solicitar autorizacin al Ordenador del Gasto
para el pago de un cheque de acuerdo con las instrucciones sealadas y
aplicar las medidas de seguridad que considere pertinente sin la
especificidad del caso, con el fin de prevenir la cancelacin de cheques
hurtados.
d. Seguimiento y control a los saldos de los recursos de la cuenta con la
periodicidad que el Ordenador del Gasto estime conveniente con el Auxiliar
Administrativo con funciones financieras y el Contador.
e. Otras que el colegio estime convenientes y que propenden por la seguridad
del manejo de los recursos en la entidad financiera.

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Diligenciar las tarjetas de firmas, indicando los requisitos exigidos por el Fondo
para el pago de cheques, como:
a. Dos firmas autorizadas con cdula y cargo.
b. Sellos secos o hmedos (en lo posible en tintas oscuras) a utilizar.
c. Frecuencia de envo de soportes (notas dbito y crdito).
d. Estampar en la tarjeta el protector que se utilizar para la elaboracin de
los cheques con el serial.
e. Solicitud de confirmacin va telefnica de todos los cheques expedidos sin
importar la cuanta.
f. Utilizar para las firmas estilgrafo de tinta negra no indeleble.
Diligenciar el formato de solicitud de chequeras el cual debe ir con las firmas
autorizadas del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones
financieras.
Diligenciar el formato de la entidad financiera donde solicitan los datos de las
personas que tienen firmas autorizadas, por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar
Administrativo con funciones financieras.

4.2.

MANEJO DE CHEQUERAS

El Auxiliar Administrativo con funciones financieras verificar diariamente, el contenido de


las chequeras, contando uno a uno los cheques, llevando el respectivo control.
Cada vez que se realice arqueo de cheques debe suscribirse acta firmada por el
Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras.

Procedimiento a tener en cuenta de manera oportuna, en caso de cheques


pagados por la Entidad Bancaria con firmas falsificadas.
Primero mediante comunicacin telefnica y luego escrita de inmediato, oficiar al
banco solicitando:
a. Bloqueo de la cuenta y orden de no pago de cheques sustrados y no
cobrados.
b. Solicitar fotocopia de los cheques cobrados.
c. Solicitar el reintegro inmediato de los valores pagados con firmas falsificadas.
d. Solicitar explicacin de las causas por las cuales el banco autoriz el pago de
los cheques con firmas falsificadas.
Copia de esta solicitud debe remitirse a la Gerencia General del Banco y a las
oficinas de Control Interno y de Seguridad del mismo.
Presentar la respectiva denuncia ante la Fiscala General de la Nacin, por parte
del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones financieras.
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Enviar copia de la solicitud efectuada al banco y de la denuncia, a la


Superintendencia Bancaria.
En todos los casos una vez se conozca el hecho, el Ordenador del Gasto debe
solicitar el mismo da en el cual se enter del suceso, la apertura de la
investigacin de los funcionarios implicados ante la Oficina de Control Interno
Disciplinario de la SED, Contralora Distrital y la Personera.
Informar a la Oficina Asesora Jurdica de la Secretara de Educacin, describiendo
claramente los hechos, anexando fotocopia de la denuncia respectiva, de la carta
enviada al banco y de los cheques pagados. En este informe se debe solicitar un
abogado que se constituya en la parte civil del caso e indicar los mecanismos de
control interno adoptados y anexar copia de la respuesta del banco si la hubiere.
Presentar ante la Direccin Financiera informe de los hechos y de las acciones
adelantadas para lograr la recuperacin de los dineros.

Procedimiento a seguir en caso de prdida de cheques que an no han sido


cobrados
Mediante comunicacin telefnica e inmediata por escrito dirigirse al banco solicitando:
Bloqueo de la cuenta y orden de no pago de cheques sustrados y no cobrados.
Presentar la denuncia ante la Fiscala General de la Nacin, por parte del
Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones financieras.
El Ordenador del Gasto debe solicitar el mismo da en el cual se enter del
suceso, la apertura de la investigacin de los funcionarios implicados ante la
Oficina de Control Interno Disciplinario, Contralora Distrital y la Personera.
Informar a la Oficina Asesora Jurdica de la SED, describiendo los hechos y
anexando fotocopia de la denuncia.

Prdida o extravo de cheques en poder de los beneficiarios


En caso que un beneficiario extrave un cheque, podr solicitar al Auxiliar Administrativo
con funciones Financieras, la expedicin de uno nuevo, bajo las siguientes condiciones:
Que el beneficiario haya hecho el denuncio ante la autoridad competente y
presente la certificacin del mismo.
Que el beneficiario haya dado aviso escrito al Auxiliar Administrativo con funciones
financieras y ste al banco, sobre la prdida, para ordenar su no pago.
Que el banco certifique que no se hizo efectivo el pago y que tom nota de la
orden de no pago dada por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras.

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4.3.

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EMISION DE CHEQUES

Al realizar el giro de cheques debe tenerse en cuenta que:


No se debe colocar en las zonas destinadas para el valor y el nombre del
beneficiario cintas transparentes, por cuanto no da proteccin al documento.
Se deben llenar los cheques con tinta de seguridad o cinta de seguridad, para que
no se puedan levantar los escritos originales.
Deben anularse los espacios en blanco dentro del cheque.
Los valores en el cheque deben registrarse en nmeros y en letras.
El sello seco se debe colocar sobre el valor en nmeros.
El protector debe colocarse en un espacio diferente al valor en letras.

4.4.

ENTREGA DE CHEQUES

Los documentos exigidos para la entrega de cheques, son:

Persona natural
Exigir el original de la cdula de ciudadana.
Al verificar la cdula de ciudadana, tener en cuenta:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Observar si la cdula es en holograma y de fondo amarillo.


Observar la foto, verificando las caractersticas con la persona presente.
La foto es a color
Los apellidos y los nombres van en mayscula
Los escudos aparecen en holograma.
Al respaldo debe venir la huella, la firma del registrador y el cdigo de
barras
g. Verificar la firma del Registrador y fecha de expedicin de la cdula.
Entregar el cheque con cruce restrictivo pguese nicamente al primer
beneficiario. Teniendo en cuenta Resolucin SHD 000314 de Septiembre 30 de
2009.
Hacer firmar el comprobante de egreso con identificacin, anexando copia de la
cdula, huella dactilar, direccin y telfono.
No dejar el cheque totalmente elaborado, dejar un espacio para ser elaborado en
el momento de la entrega.

Persona Jurdica
Exigir certificado de existencia y representacin legal, con vigencia no mayor a un
mes de expedicin y copia del RUT.
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Exigir cdula de ciudadana del representante legal.


En caso de no ser reclamado por el representante, solicitar:
a.
b.
c.
d.

Carta de autorizacin firmada por el representante legal.


Fotocopia de la cdula de ciudadana del representante.
Cdula de ciudadana del autorizado.
Se debe confirmar telefnicamente con la empresa el nombre de la
persona que est reclamando el cheque y dejar consignado en el
comprobante de egreso que se efectu la llamada.

Entregar el cheque con sello de cruce restrictivo pguese nicamente al primer


beneficiario.
Hacer firmar el comprobante de egreso con identificacin, fecha de entrega del
cheque y registrando la huella dactilar.

4.5.

INSTRUMENTOS DE TESORERIA

Flujo de Caja
Es el instrumento mediante el cual se hace la programacin anual mensualizada del
presupuesto del FSE, definiendo mes a mes los recaudos y los gastos, es decir, que
mediante el flujo de caja se determina la disponibilidad mensual de recursos que servirn
de base para efectuar los pagos correspondientes a los compromisos adquiridos.
En sntesis, el flujo de caja permite:
Precisar la cantidad de recursos monetarios que se necesitan y deben estar
disponibles cada mes para atender los pagos.
Identificar los periodos de excedentes de liquidez que permitan a los Fondos de
Servicios Educativos la colocacin temporal de estos recursos en inversiones
temporales, teniendo en cuenta las orientaciones dadas por la SED.
Establecer polticas y estrategias para el recaudo de los ingresos y lineamientos
en materia de pagos.

Para la elaboracin del Flujo de Caja se debe considerar lo siguiente:


Analizar el comportamiento de los ingresos y egresos teniendo en cuenta la serie
histrica de tres aos, y las fechas establecidas por el MEN y SED para el giro de
recursos a los Fondos de Servicios Educativos.
Establecer
los saldos de las cuentas de ahorros, cuentas corrientes y ttulos valores.

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Elaborar una lista de todos los pagos y gastos que se generen en la vigencia,
recurriendo al plan de compras y al Estado de Tesorera.
Programar los ingresos y rentas que recibir mes a mes el establecimiento
educativo por ingresos operacionales, transferencias y recursos de capital. Para la
programacin de las transferencias se ajustara al cronograma que determine la
Secretaria de Educacin del Distrito Capital y el MEN para giros de gratuidad
Proyectar todos los pagos y todos los gastos que se generen mes a mes.
Incluir en el flujo de caja la suma de saldo inicial en bancos y ttulos valores, y lo
estimado a recaudar, pagar y gastar.
En los tres primeros tres (3) das hbiles de cada mes se ajustar el flujo de caja
programado de acuerdo con los recaudos y pagos reales efectuados durante el
mes anterior y el saldo correspondiente ser trasladado al mes en que
efectivamente se realizar el pago o se recibir el ingreso.
El saldo final de cada mes se convierte en el saldo inicial del mes siguiente.
El control del flujo de caja se realiza mensualmente por el Ordenador del Gasto y
se presentar al Consejo Directivo trimestralmente.
Las modificaciones al flujo de caja como consecuencia de un traslado, adicin o
reduccin del presupuesto se incluirn en la columna de modificaciones, en el
mes en que se realice la novedad.

Plan de compras
El plan de compras es una relacin detallada de todos los bienes y servicios que el
Colegio requiere para su funcionamiento durante el ao. La programacin de la compra
de bienes, busca racionalizar los procedimientos necesarios para lograr un eficiente nivel
de suministro, tanto en las calidades como en las cantidades durante un perodo.
Para la elaboracin del plan de compras se requiere:
Anterior a la elaboracin de Presupuesto, el Auxiliar Administrativo (almacenista)
solicita a los coordinadores de cada una de las reas enven la solicitud de
requerimientos al Ordenador del Gasto. Mnimo debe contener las caractersticas
del bien o servicio, especificaciones, cantidad y condiciones particulares del bien o
servicio.
El Almacenista consolida y analiza la informacin de las solicitudes de bienes y
servicios.
Establecer la existencia de bienes en almacn.
Analizar los histricos de los ltimos tres aos y proyectar las compras y servicios
recurrentes.
Cuantificar el costo del plan de compras para la adquisicin de suministro de
bienes y servicios.
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El plan de compras tendr dos componentes la adquisicin de bienes y la


adquisicin de servicios que se ejecutan contra las partidas presupuestales
correspondientes a los gastos de funcionamiento e inversin.
El responsable de Almacn y el Ordenador del Gasto revisarn el plan de
compras.
El Ordenador del Gasto presentar el plan de compras al Consejo Directivo para
su aprobacin al igual que sus modificaciones.

Estado de Tesorera
El Estado de Tesorera tiene por objeto conocer el total de fondos disponibles que
servirn de base para determinar la Disponibilidad Neta de Tesorera del ejercicio
presupuestal. En el formato Estado de Tesorera se incluyen los tems que permiten
determinar el monto de la misma, para su clculo se debe tener en cuenta:
Solicitar saldos de las cuentas de ahorros y corrientes a la fecha de corte.
Verificar la inversin en ttulos valores.
Confrontar el monto de los recursos transferidos por la Secretaria de Educacin
del Distrito Capital que en la fecha de corte no se tengan comprometidos.
Tener en cuenta las obligaciones y compromisos que no se hayan cumplido, pero
que legalmente estn constituidos y desarrollen el objeto de la apropiacin.
Relacionar las cuentas por pagar en poder de la tesorera en la fecha de corte.
Determinar los valores pendientes de pago por retenciones de impuestos, los
cheques girados y no reclamados por los beneficiarios que hayan cumplido 30
das o ms, desde la fecha de su giro as como los cheques en poder del
beneficiario que no se han cobrado en el trmino de seis (6) meses.
Tener en cuenta los recursos que no han sido situados en tesorera pero que
mediante acto administrativo o certificacin, soporten el ingreso
La situacin de tesorera se -determina al confrontar las disponibilidades frente a
las exigibilidades.

4.6.

REGISTRO DE INGRESOS

Ingresos por derechos acadmicos, cobros complementarios, derechos de


grado por Concepto de transferencias SED.
Resolucin expedida por la Secretaria de Educacin del Distrito Capital asignando
los recursos a transferir al colegio.
Para el caso de los recursos de gratuidad, stos son transferidos directamente por
el Ministerio de Educacin Nacional, y hacen parte de la fuente Sistema General
de Participaciones.
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Verificar si los recursos transferidos estn situados en la cuenta bancaria que


maneje el FSE. Los recursos deben ingresar a la cuenta de ahorros del Fondo.
Registrar esos ingresos en el libro auxiliar de bancos y en el comprobante de de
ingreso de tesorera.
Confrontar el valor transferido con la matricula real de los alumnos que gozan del
beneficio de gratuidad total.

Ingresos canon de arrendamiento por concepto de tienda escolar y otros


bienes.
El Auxiliar Administrativo con funciones financieras se encarga de verificar la forma
de pago suscrita en el contrato.
El arrendador consigna en la cuenta de ahorros del FSE el canon de
arrendamiento y entrega original de la consignacin al Auxiliar Administrativo con
funciones financieras.
Con el original de la consignacin se registra los valores en el libro auxiliar de
bancos, en el comprobante de ingreso y se informa al Contador para el respectivo
registro.
Si el arrendador no cancela oportunamente el canon de arrendamiento, el Auxiliar
Administrativo con funciones financieras informa por escrito al Ordenador del
Gasto o al supervisor del contrato, para iniciar el proceso de cobro y le comunica al
Contador para su registro en libros.

Ingresos por expedicin de constancias o certificaciones


El exalumno (entendido como aquel que ya no figura en el sistema de matrcula)
consigna en la cuenta de ahorro del FSE el valor de la constancia o certificacin y
entrega el original de la consignacin a la secretaria acadmica del colegio para la
elaboracin de la certificacin o constancia.
La Secretaria acadmica enva original de la consignacin al auxiliar administrativo
con funciones financieras para su registro y control.
Con el original de la consignacin se registra los valores en el libro auxiliar de
bancos y en el comprobante de ingreso.

Ingresos de bienes, producto de proyectos de estudio y experimentacin y


productos manufacturados.
El encargado del proyecto del cual se generen los ingresos, debe entregarle facturas y
consignacin al auxiliar administrativo con funciones financieras.
Con el original de la consignacin se registran los valores en el libro auxiliar de bancos y
en el comprobante de ingreso
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Ingresos por cursos de extensin a la comunidad y asesora y estudios


tcnicos impartidos.
El auxiliar administrativo con funciones financieras recibe consignacin de la
persona beneficiada con el servicio.
Confronta el valor consignado con las tarifas establecidas.
Con el original de la consignacin se registra los valores en el libro auxiliar de
bancos y en el comprobante de ingreso.

Ingresos por donaciones y otros ingresos operacionales.


El auxiliar administrativo con funciones financieras recibe la consignacin con el
monto total de la donacin o el ingreso que lo gener.
Confronta el valor consignado con el respectivo documento de soporte de la
donacin o el ingreso que lo origin.
Con el original de la consignacin se registran los valores en el libro auxiliar de
bancos y en el comprobante de ingreso..

Ingresos por rendimientos financieros


El auxiliar administrativo con funciones financieras revisa el extracto bancario y confronta
los rendimientos financieros y verifica si corresponden a los valores pactados o
esperados de la entidad financiera.
Con el extracto se registra los valores en la ejecucin activa del presupuesto, en el libro
auxiliar de bancos y en el comprobante de ingreso.

4.7.

REGISTRO DE GASTOS

Pago o cancelacin de obligaciones.


Recibe cuenta de cobro (documento equivalente) o factura, y verifica que tenga
las formalidades de ley.
Confronta con el contrato, orden trabajo, orden de suministro, revisa CDP, RP,
orden de pago, recibo a satisfaccin, entrada a almacn.
Elabora comprobante de egreso.
Elabora certificado de retenciones aplicadas si se requiere.
Elabora cheque, con todas las medidas de seguridad.
Entrega cheque al beneficiario, o solicita autorizacin para entrega.
Registra en libro de bancos.
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Archiva comprobante de egreso, acompaado de los documentos que lo soportan


Entrega copia de soportes al Contador para efectuar el registro contable.

Pago de cuentas por pagar


Recibe la factura o documento equivalente y verifica que incorpore los requisitos
previstos en el Art.617 del Estatuto Tributario.
Confronta con el contrato, orden de trabajo, orden de suministro, revisa CDP, RP,
recibo a satisfaccin, entrada a almacn si aplica.
Elabora comprobante de egreso
Elabora certificado de retenciones aplicadas si se requiere
Elabora cheque, con todas las medidas de seguridad
Archiva en caja fuerte.

Pago de impuestos
Verifica calendario tributario
Revisa comprobantes de egreso verificando que las deducciones realizadas
correspondan a las autorizadas por la ley.
El contador liquida los impuestos (CREE), la retencin en la fuente a titulo de IVA,
diligencia en la pgina de la DIAN el formulario correspondiente, con la firma
digital del ordenador del gasto.
En cuanto al pago por concepto de la contribucin especial del 5%,se debe
realizar teniendo en cuenta los procedimientos establecidos en las normas
emitidas por la Secretaria de Hacienda Distrital, hoy las Resoluciones SHD-000326
y SHD-000327 de 2012
Elabora orden de pago.
Elabora comprobante de egreso.
Elabora cheque.
Realiza pago.
Registra en libros.
Archiva soportes.
Entrega al contador copia para su registro.

Pago de sentencias judiciales, conciliaciones y laudos arbtrales


De acuerdo con lo establecido en la Gua de apoyo para los FSE, los soportes bsicos
para la ordenacin con de los pagos por sentencias judiciales son:

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Acto administrativo que ordena el pago.


Solicitud de Orden de Pago al auxiliar administrativo con funciones financieras por
parte del ordenador del gasto.
El auxiliar administrativo expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP.
El auxiliar administrativo con funciones financieras anexa al CDP copia de la
sentencia, laudo arbitral, conciliacin debidamente ejecutoriada o en su defecto del
acto administrativo que autoriza el pago.
Se expide el Registro Presupuestal - RP.
Elabora Comprobante de Egreso y el cheque soportado en la orden de pago.
Hace la entrega al beneficiario, o solicita autorizacin.
Registra en libros
Entrega soportes al contador

4.8.

CONCILIACIONES BANCARIAS

Es el procedimiento mediante el cual se compara la informacin contenida en el extracto


bancario contra la informacin contenida en el libro auxiliar de bancos con el fin de
determinar si existen partidas conciliatorias, proceder a su identificacin y documentacin
respetiva.
El procedimiento que deber seguir el Auxiliar Administrativo con funciones financieras
para conciliar es el siguiente:
Solicita al banco los extractos dentro de los primeros cinco (5) das del mes.
Coteja los extractos bancarios contra el libro auxiliar de bancos.
Verifica que cheques han sido cobrados, cules no, recaudos que faltan por
ingresar, notas dbitos y notas crdito para proceder a efectuar el registro en el
libro de bancos.
En caso de que existan diferencias entre los registros en libros con el extracto
bancario, se elabora en original y copia oficio dirigido a la entidad bancaria en
donde especifica las diferencias y solicita su aclaracin.
Elabora la conciliacin y la entrega al Contador para su revisin.

4.9.

ORDEN DE PAGO

Es el documento mediante el cual el Ordenador del Gasto autoriza al Auxiliar


Administrativo con funciones financieras la realizacin de los pagos de obligaciones
adquiridas de conformidad con la Ley.
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El Ordenador del Gasto para autorizar el giro de los respectivos compromisos y


obligaciones debe tener en cuenta:
La expedicin previa del certificado de disponibilidad presupuestal.
El bien o servicios este incluido en el plan de compras aprobado por el Consejo
Directivo.
El pago del bien o servicio este programado en el flujo de caja.
Se soporte con un contrato (contrato de suministro, de prestacin de servicios, de
obra).
Respaldado con el registro presupuestal.
Certificacin del recibido a satisfaccin del servicio o el comprobante de ingreso a
almacn cuando se trate de adquisicin de bienes.

4.10. COMPROBANTE DE EGRESO


Es el documento que resume las operaciones relacionadas con el pago y que sustenta los
registros contables del Fondo de Servicios Educativos. Para la elaboracin del
comprobante de egreso el Auxiliar Administrativo con funciones financieras debe seguir el
procedimiento que a continuacin se describe:
Organizar las rdenes de pago y confirmar que la documentacin este completa.
Confirmar saldos de la cuenta corriente del libro auxiliar de bancos para determinar
si los recursos son suficientes o si se requiere efectuar transferencias de recursos
de la cuenta de ahorros a la cuenta corriente.
Si no se requiere transferencia de recursos, se elabora el comprobante de egreso
con su respectivo cheque.
Si se requiere transferencias de recursos se deber iniciar el trmite respectivo
ante la entidad financiera. Elaborar la solicitud por escrito con firmas y sellos del
Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras,
indicando el valor e informacin requerida para la transferencia de recursos.
Se realiza las deducciones de impuestos de acuerdo con la normatividad vigente y
se elabora el respectivo comprobante de egreso.
Se corrobora la informacin que contiene el comprobante de egreso con los
documentos soportes para verificar que haya quedado bien registrada.
Si la informacin es correcta se gira el cheque.
En caso de errores u omisiones, el comprobante de egreso debe ser anulado y
generado nuevamente.

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4.11. AUXILIAR DE BANCOS


Registrar en el libro de bancos el movimiento de los recursos depositados en las
diferentes cuentas y abrir un auxiliar para cada una de ellas con la siguiente informacin:

Fecha
Beneficiario
Nmero de transaccin
Nmero de orden de pago
Debito, crdito y saldo

Cada partida asentada en los auxiliares de bancos, ser soportada por los comprobantes
de ingresos o egresos de tesorera.

4.12. PAGO DEL COMPROMISO


Es el desembolso que realiza el colegio al beneficiario por el monto de la obligacin,
teniendo en cuenta todos los requisitos que la ley exige.
El procedimiento a seguir para el pago de los compromisos por el Auxiliar Administrativo
con funciones financieras es el siguiente:
Verificar que el pago este incluido en la programacin del flujo de caja del mes y
en el plan de compras o de lo contrario no podr cancelarse el compromiso y
deber programarse su pago para el siguiente mes.
Si est programado en el flujo de caja del mes, se procede a la elaboracin del
respectivo cheque.
Confrontar que los datos impresos en el cheque correspondan a los del
comprobante de egreso.
Colocar sellos restrictivos para su entrega y posterior cobro.
Una vez se elabore el cheque y se coloque los sellos restrictivos, se remite al
Ordenador del Gasto para su revisin y firma.
Elaborado el cheque, se registra en el libro auxiliar de bancos.
Al momento de la entrega del cheque al beneficiario o autorizado, el Auxiliar
Administrativo con funciones financieras lo firmar.
Cuando el beneficiario autoriza a una persona para retirar el cheque, se le deber
requerir al autorizado, la siguiente documentacin, segn el caso: Personas
naturales: Carta original de autorizacin, cdula de ciudadana o de extranjera en
original, fotocopia de la cdula del beneficiario. Personas jurdicas: Carta original
de autorizacin de la empresa en papel membreteado, firmada por el
representante legal, donde aparezca el nombre completo y nmero de cdula del
autorizado.
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El beneficiario o autorizado que retira el cheque firmar el comprobante de egreso.


La firma del comprobante de egreso debe acompaarse de la verificacin de datos
personales (identidad), nmero de cdula, nmero de telfono, fecha de recibido e
impresin dactilar.
El comprobante de egreso junto con los dems documentos se archivan y se
entrega al Contador para el registro en libros.
Requisitos para efectuar el pago:

Plan de compras
Flujo de caja
Solicitud de Disponibilidad Presupuestal por parte del ordenador del gasto(Rector)
Certificado de disponibilidad presupuestal
Contrato y requisitos de ley
Registro presupuestal
Certificacin del recibido a satisfaccin o ingreso de almacn
Fotocopia de la cedula
Documento Equivalente (Factura)
Orden de pago
Certificado de retenciones aplicadas.
Comprobante de egreso y cheque
Certificado del registro SICE, cuando el contrato lo amerite

4.13. BOLETIN DIARIO DE TESORERIA


Documento donde se registran diariamente los movimientos y saldos existentes en
tesorera, los que ingresan a bancos en la fecha y los que egresaron, para mostrar al final
los saldos correspondientes.
El libro de bancos debe reflejar la siguiente informacin:

Saldo anterior.
Consignaciones reportadas en el da.
Comprobante de egresos utilizados en el da.
Saldo de cada cuenta.

4.14. INFORME DE EJECUCIN DE INGRESOS Y GASTOS

Elaborar un informe detallado de los ingresos y gastos por rubros mensuales


realizados.

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Consecutivo del comprobante de ingresos - egresos.


Arqueo mensual de documentos en caja fuerte.
Cierre anual de vigencia.

4.15. CAJA MENOR


Son fondos renovables que se proveen con recurso del presupuesto de gastos y su
finalidad es atender erogaciones de menor cuanta que tengan el carcter de situaciones
imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la
institucin educativa.
Se expide la resolucin de constitucin de caja menor por parte del ordenador del
gasto.
Exigir la pliza de manejo al responsable de la caja menor por igual cuanta al
valor de la caja menor, cuando la SED no la constituya.
Verificar la existencia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP por
rubro a afectar y Registro Presupuestal RP-.
Revisar el formato de reembolso, los libros auxiliares por rubros y libro general
con los originales de las facturas que soporten los gastos de caja menor.
Expedir Comprobante de Egreso y el Cheque a nombre del funcionario designado.
Para la legalizacin definitiva de la caja menor se solicitar al responsable una
relacin de los gastos, anexando comprobantes de pago hasta la fecha de cierre y
facturas.
Requerir al responsable de caja menor la consignacin a la cuenta de ahorros del
FSE de saldos sobrantes al cierre de la vigencia o al momento del cierre de la caja
menor.
Control caja menor

Arqueo peridico de efectivo.


Suscribir acta de arqueo con el responsable del manejo de la caja menor.
Revisar los registros del libro de efectivo y del libro por rubros presupuestales.
Revisar la existencia y legalidad de soportes de pago.

4.16. ADMINISTRACION DE LAS INVERSIONES


Es el proceso de situar recursos lquidos a cambio de obtener unos rendimientos
financieros en un plazo de tiempo determinado de acuerdo con los lineamientos que
determine la Secretaria de Educacin del Distrito Capital y las normas que rigen la
materia. El procedimiento a seguir para el manejo de las inversiones es el siguiente:
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Revisar el comportamiento del flujo de caja para fijar el monto y el plazo de


redencin del ttulo valor.
Cotizar con diferentes entidades bancarias que estn dentro del ranking de la
Tesorera Distrital, la tasa efectiva, plazo, modalidad de la inversin, fecha de
vencimiento, inters bruto e inters neto.
Elaborar cuadro donde se relacionan mnimo tres (3) entidades cotizadas respecto
a calificacin, tasa efectiva, plazo, modalidad de la inversin, fecha de vencimiento
e inters bruto y neto.
El Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras
seleccionaran la entidad que ofrezca la mejor tasa y la mejor alternativa de
inversin.
Si se selecciona la misma entidad en donde el Fondo maneja los recursos, se
realizar un traslado el cual tendr como soporte la nota dbito y el ttulo valor.
Si se constituye en una entidad financiera diferente a aquella en la cual se
recaudan los recursos del Fondo, se solicitar un cheque de gerencia y
posteriormente se elaborar el comprobante de egreso.
El titulo valor se constituir a nombre del FSE y ser suscrito por el Ordenador del
Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras.
El Auxiliar Administrativo con funciones financieras efectuar el registro en el libro
auxiliar de bancos y, entregar copia de los soportes al Contador para el registro
contable y guardar el titulo valor en la caja fuerte.
El Auxiliar Administrativo con funciones financieras con funciones financieras
registrar los rendimientos en el libro auxiliar de bancos, actualizar
mensualmente el cuadro de inversiones o cada vez que se realice una inversin y
elaborar oportunamente las operaciones de redencin de acuerdo con las fechas
de vencimiento de la inversin.
Vencido los trminos del ttulo valor se puede prorrogar de acuerdo con la
programacin del plan de compras y el flujo de caja.
Se ingresan los intereses en el Comprobante de Ingreso en el rubro de
rendimientos financieros.
Para la redencin de las inversiones se debe seguir el siguiente procedimiento:
El Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras
debern acercarse con el ttulo valor a la entidad financiera para su redencin.
Si el titulo valor se constituy en la misma entidad financiera en donde se manejan
los recursos del Fondo, se abonar el capital y los intereses en la cuenta de
ahorros del FSE y si se constituy en otra entidad financiera diferente, se
solicitar cheque de gerencia a nombre del Fondo de Servicio Educativos.
Con los soportes que expida la entidad financiera, el Auxiliar Administrativo
registra la operacin en el libro auxiliar de bancos y en Comprobante de Ingreso,
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actualiza el flujo de caja y el cuadro de inversiones y los entrega al Contador para


el registro en libros.

4.17. CIERRE DE TESORERIA


Es el procedimiento que realizan los Fondos de Servicios Educativo con el propsito de
determinar las disponibilidades y exigibilidades al cierre de la vigencia fiscal, es el
siguiente:
Para efectos del cierre de la caja menor, el responsable de su manejo, presentar
al Auxiliar Administrativo con funciones financieras una relacin de los gastos en
los libros auxiliares y libro general por rubros, anexando comprobantes de pago
hasta la fecha de cierre, facturas originales y dems. Si existe un saldo sobrante,
el responsable entregar adicionalmente el original de la consignacin a la cuenta
de ahorros del FSE de reintegro de los saldos.
Determinar los saldos a 31 de Diciembre de las cuentas corrientes y de ahorros
verificando valores en libros o solicitando saldos a la entidad bancaria.
Revisar los registros de las inversiones en ttulos valores al cierre de la vigencia.
Definir los recursos de transferencias sin comprometer a la fecha de cierre.
Relacionar las cuentas por pagar en poder de la tesorera e identificar la fuente de
financiacin que las respalda y suscribir con el Ordenador del Gasto la
correspondiente acta.
Determinar la cuanta de los recursos que se reciben por anticipado por concepto
de derechos acadmicos y cobros complementarios
Presentar y cancelar las retenciones e impuestos que se deducen a los
beneficiarios.
Revisar el libro auxiliar de bancos y el de acreedores para determinar los cheques
girados y anulados.
Conciliar los giros presupuestales y los pagos efectivos de la vigencia y
determinar las reservas presupuestales respaldadas y suscritas mediante acta
firmada por el Ordenador del Gasto y Auxiliar Administrativo con funciones
financieras
Confrontar las disponibilidades frente a las exigibilidades para establecer la
situacin de tesorera.
Diligenciar el formato de estado de tesorera y remitirlo a la Secretaria de
Educacin Distrital en las fechas que determine la circular de lineamientos de
cierre presupuestal.

4.18. ESPACIO FISICO DE LA PAGADURA


Es el rea fsica asignada al Auxiliar Administrativo con funciones financieras para el
ejercicio de sus funciones.
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En horas no hbiles la oficina debe permanecer bajo llave.


Las llaves deben ser manejadas nica y exclusivamente por el Auxiliar
Administrativo con funciones financieras.
Solicitar al Ordenador del Gasto el cumplimiento de las medidas de seguridad
como: colocar aviso preventivo de rea restringida, barrera fsica que impida el
paso de los visitantes, puerta de material slido, cerradura de seguridad y vanos
con rejas metlicas.
Informar por escrito al Ordenador del Gasto cualquier situacin anmala que se
presente en la oficina de tesorera.
El espacio asignado para la pagadura no debe ser compartido con otros
funcionarios.
Se debe revisar con la empresa de vigilancia la instalacin y funcionamiento de los
sensores y alarmas de seguridad ubicadas en la pagadura.
En los recesos escolares verificar inventario e instalacin de sellos de seguridad
con la empresa de vigilancia.

4.19. CAJA FUERTE


Es la caja de seguridad destinada a guardar los elementos y ttulos valores que administre
el Fondo de Servicios Educativos. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras
debe seguir el siguiente procedimiento para el manejo de la caja fuerte:
Solicitar al Ordenador del Gasto por lo menos dos veces al ao el cambio clave de
la caja fuerte o cuando se presente cambio de tesorero, este salga a vacaciones o
solicite licencia.
Requerir al Ordenador del Gasto que la caja fuerte sea empotrada en la oficina del
pagador.
Guardar en caja fuerte los elementos y ttulos valores a cargo de la tesorera.
Realizar arqueo del contenido de la caja fuerte por lo menos dos veces al mes y
elaborar acta suscrita con el Ordenador del Gasto.

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El Consejo Directivo adopta el presente MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE LA


TESORERIA FSE a los __ das del mes de ____ de 201X

Firman los integrantes del CONSEJO DIRECTIVO del colegio

_____________
Presidente

_______________
Docente

______________
Docente

_______________
Padre de Familia

______________
Padre de Familia

________________
Alumno

______________
Ex - alumno

_________________________
Representante del sector productivo

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NOTAS BIBLIOGRFICAS
GUIA DE APOYO DE LA GESTION PRESUPUESTAL Y CONTRACTUAL PARA
LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE)
CIRCULARES Y MEMORANDOS EXPEDIDOS POR LA SED
NORMATIVIDAD ESPECIFICA SOBRE ADMINISTRACION DE LA CAJA MENOR
CONCEPTOS JURDICOS

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