Macroproceso: Apoyo a lo Misional

GIB-PR-20

Proceso: Gestin de la Informacin Bibliogrfica

Procedimiento: Registro de trabajos de grado en el Repositorio
Institucional

Versin: 4
Fecha de Revisin:
21/09/2015

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

SISTEMA DE BIBLIOTECAS
REPOSITORIO INSTITUCIONAL RIUD

Procedimiento entrega de Trabajos de Grado

1. Objetivo
Establecer los parmetros para la entrega del documento final de los trabajos de grado o Tesis al
Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas en formato digital

2. Alcance:
Inicia con la actividad del autoarchivo y finaliza con la entrega del CD-ROM y la licencia de uso y
publicacin a la Biblioteca con el fin de conservar, preservar y divulgar los trabajos de grado y tesis
de la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas en el Repositorio Institucional RIUD

3. Definiciones:
Trabajo de grado:
El trabajo de grado es un proceso formativo que hace parte del plan de estudios desarrollado por el
estudiante y le conduce a la obtencin de un resultado final que ha de presentar, para optar a un
ttulo universitario, en cumplimiento del requisito establecido en el artculo 70 del acuerdo 027 de
1993 del Consejo Superior Universitario. Contribuye en la formacin integral del estudiante de
pregrado a su preparacin para el desempeo profesional, ampliando las posibilidades de
investigacin, creacin, desarrollo tecnolgico, innovacin y proyeccin social. (Art. 1 Acuerdo 038
de 2015)

Las modalidades de trabajo de grado definidas para optar al ttulo de pregrado en cualquier
proyecto curricular de la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas son:
1. Pasanta
2. Espacios Acadmicos de Posgrado
3. Espacios Acadmicos de Profundizacin
4. Monografa
5. Investigacin -Innovacin
6. Creacin o interpretacin
7. Proyecto de Emprendimiento
8. Produccin Acadmica
Pasanta: La pasanta es una modalidad de trabajo de grado que realiza en una entidad, nacional o

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internacional, asumiendo el carcter de practica social, cultural, empresarial o de introduccin a su

quehacer profesional, mediante la elaboracin de un trabajo terico-prctico, relacionado con el rea
de conocimiento, del proyecto curricular en el cual est inscrito.
Evaluacin Pasanta: El estudiante deber entregar un informe final de las actividades realizadas
que deber contener como mnimo los siguientes aspectos:
Ttulo y Autores
Objetivos de la Pasanta
Descripcin de cada uno de los resultados alcanzados en el desarrollo de la pasanta
debidamente ordenados y expuestos en forma coherente
Anlisis de resultados, productos, alcances e impactos del trabajo de grado, de acuerdo con
el plan de trabajo
Evaluacin y cumplimiento de los objetivos de la pasanta
Conclusiones y recomendaciones
Anexar el concepto entregado por el profesional designado por la entidad en donde se realiz
el trabajo de grado.
Espacios Acadmicos de Posgrado: Los espacios acadmicos ofrecidos por un proyecto curricular
de posgrado son una modalidad de trabajo de grado que realiza el estudiante en los programas de
posgrado que ofrece la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas.
Evaluacin Espacios Acadmicos de Posgrado: La coordinacin de posgrado deber reportar las
calificaciones obtenidas por el estudiante de cada espacio acadmico cursado a la respectiva
coordinacin del proyecto curricular de pregrado donde est inscrito el estudiante.
Para esta modalidad no se entrega un documento escrito como: monografas, informes, proyectos
etc. para ser incluido en el Repositorio Institucional-RIUD.
Espacios Acadmicos de Profundizacin: Modalidad de trabajo de grado que brinda al estudiante
del nivel profesional tecnolgico, ahondar en los conocimientos propios del rea de formacin
profesional que desee desarrollar.
Evaluacin Espacios Acadmicos de Profundizacin: Para la evaluacin de esta modalidad en
trminos de calificacin, la coordinacin de pregrado deber reportar las calificaciones obtenidas por
el estudiante de cada espacio acadmico cursado a la respectiva coordinacin del proyecto curricular
de pregrado donde est inscrito el estudiante.
Para esta modalidad no se entrega un documento escrito como: monografas, informes, proyectos
etc. para ser incluido en el Repositorio Institucional-RIUD.
Monografa: Modalidad de trabajo de grado en la cual se realiza un ejercicio de aproximacin y
solucin a un problema de investigacin o de innovacin en un campo de conocimiento, mediante la
seleccin de referentes tericos, la recopilacin, anlisis critico y sistematizacin de informacin
relevante.
Evaluacin: El estudiante deber entregar un documento escrito que debe contener informacin
que permita evidenciar el cumplimiento de los objetivos y que como minimo deber contener los
siguientes aspectos:

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Ttulo y Autor (es)

Antecedentes y Justificacin
Problema o pregunta de investigacin
Objetivos
Marco Terico Conceptual
Metodologa
Desarrollo de la Propuesta
Conclusiones y recomendaciones
Bibliografa

Investigacin-Innovacin: La modalidad Investigacin- Innovacin implica el vinculo del estudiante

a una estructura de investigacin sea este un instituto, grupo o semillero de investigacin
institucionalizado en la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas o por una entidad reconocida
por COLCIENCIAS.
Evaluacin Investigacin- Innovacin: El estudiante deber entregar un informe de actividades
de investigacin desarrolladas que debe contener informacin que permita evidenciar el
cumplimiento de los objetivos y que como mnimo deber contener los siguientes aspectos:

Ttulo y Autor (es)

Objetivos de la pasanta
Descripcin de cada uno de los resultados alcanzados en el desarrollo del plan de
actividades de investigacin debidamente ordenados y expuestos en forma coherente
Anlisis de resultados, productos, alcances e impactos del trabajo de grado, de acuerdo con
el plan de trabajo
Evaluacin y cumplimiento de los objetivos del plan de actividades de investigacin
Conclusiones y recomendaciones

Creacin o Interpretacin: Esta modalidad de trabajo de grado recoge elementos inherentes al

campo del arte y otros afines, que permiten la produccin de una obra artstica, el desarrollo de sus
medios, de sus recursos y otras formas de expresin artstica.
Evaluacin Creacin o Interpretacin: El estudiante deber entregar un informe de actividades y
productos que debe contener informacin que permita evidenciar el cumplimiento de los objetivos y
que como mnimo deber contener los siguientes aspectos:

Ttulo y Autor (es)

Objetivos de la propuesta creativa o interpretativa
Metodologa o procedimientos de la propuesta creativa o interpretativa
Descripcin de cada uno de los resultados alcanzados en el desarrollo de la propuesta
creativa o interpretativa debidamente ordenados y expuestos en forma coherente
Anlisis de resultados, productos, alcances e impactos del trabajo de grado, de acuerdo con
la propuesta de creacin o interpretacin
Evaluacin y cumplimiento de los objetivos de la propuesta creativa o interpretativa
Conclusiones y recomendaciones

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Proyecto de Emprendimiento: Es aquel que tiene como finalidad proyectar la constitucin formal
de una empresa u organizacin a travs de la construccin de un modelo de negocios o la
estructuracin de un plan de negocios.
Evaluacin Proyecto de Emprendimiento: El estudiante deber entregar un modelo de negocios
para el espacio acadmico trabajo de grado tecnolgico o un plan de negocios acompaado de un
estudio de factibilidad para los espacios acadmicos trabajo de grado I y trabajo de grado II.
La propuesta de modelo de negocios ser validada para el espacio acadmico trabajo de grado
tecnolgico y deber contener como mnimo:

Ttulo y Autor (es)

Resumen Ejecutivo
Descripcin de la estrategia a implementar
Descripcin de la organizacin (procesos y sistemas)
Resultados esperados

La Propuesta de plan de negocios ser validad para los espacios acadmicos trabajo de grado I y
trabajo de grado II y deber contener como mnimo:

Ttulo y Autor (es)

Resumen Ejecutivo
Descripcin del negocio que se desarrollara
Objetivos
Matriz DOFA propuesta (preliminar)
Resultados esperados

Produccin Acadmica: El estudiante presenta evidencia de la publicacin o aceptacin de un (1)

artculo cientfico en revista indexada u homologada por el sistema de indexacin nacional publindex
de Colciencias o el vigente para la fecha de solicitud de la propuesta de trabajo de grado. La
categora mnima para la publicacin de un artculo cientficos es C u homologadas en el ltimo
cuartil del Journal Citation Reports-JCR
Evaluacin Produccin Acadmica: El estudiante deber entregar evidencia de la publicacin del
artculo cientfico o la certificacin de aceptacin para publicacin expedida por el editor general de
la revista respectiva
Tesis: Disertacin escrita que un estudiante presenta a la Universidad con el objetivo de acceder al
ttulo de Maestro o Doctor
Documento escrito: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por instituciones o personas naturales o jurdicas, registrado en un tipo de soporte como
papel, discos magnticos, fotografas etc.
Preservacin Digital: Acciones destinadas a mantener la accesibilidad de los objetos digitales a
largo plazoi, Actividades necesarias para asegurar el acceso continuado a materiales digitales hasta
cuando sea necesario, a pesar de los obstculos que representan los fallos en los soportes o los
cambios tecnolgicosii

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Revisores: Todo trabajo de grado cualquiera que sea su modalidad, deber tener un director, quien
ser un docente de planta de la universidad, con idoneidad en el rea o tema del trabajo de grado
que ser asignado por el consejo curricular o quien haga sus veces.
Derechos de Autor: Los derechos de autor se dividen en dos categoras: morales y patrimoniales.
Derechos morales de autor: Son aquellos a los cuales ningn artista puede renunciar o ceder bajo
ninguna circunstancia, como, por ejemplo, la autora sobre la obra o el derecho que tiene de
divulgarla.
Derechos patrimoniales de autor: Los derechos patrimoniales se refieren al contenido econmico
y a la explotacin de las obras. Por ejemplo, el derecho a que la obra sea comunicada pblicamente
o que sea transformada.
Acceso Abierto (Open Access): Disponibilidad gratuita en la internet publica, para que cualquier
usuario la pueda leer, descargar, copiar, distribuir, y/o imprimir, con la posibilidad de buscar o enlazar
todos los textos de estos artculos, recorrerlos para indexacin exhaustiva, usarlos como datos para
software, o utilizarlos para cualquier otro propsito legal, sin barreras financieras, legales o tcnicas,
distintas de la fundamental de ganar acceso a la propia internet" iii
Creative Commons: Es un proyecto internacional que tiene como propsito fortalecer a creadores
para que sean ellos quienes definan los trminos en que sus obras pueden ser usadas, que derechos
desean entregar y en qu condiciones lo harn.
Repositorio Digital:
Un lugar para almacenar, generalmente por seguridad o preservacin. Un repositorio digital
institucional es creado mantenido y autorizado por una institucin o un grupo de instituciones, que
recoge los contenidos digitales generados por la actividad de los miembros de esa institucin, en
este caso trabajos de grado, tesis, disertaciones, investigaciones etc.
Comunidades:
El contenido del Repositorio Institucional est organizado en comunidades que pueden corresponder
a entidades administrativas o como en el caso de Repositorio Institucional RIUD a un tipo general de
documentos por ejemplo una comunidad es trabajos de grado.
Subcomunidades:
Dentro de una comunidad puede existir un nmero ilimitado de subcomunidades y colecciones en el
caso del Repositorio Institucional RIUD las subcomunidades son las cinco (5) facultades, esta
organizacin contribuye a la flexibilidad para acomodar las distintas necesidades de las comunidades
al permitirles: que polticas se desean aplicar como por ejemplo: quienes contribuyen con contenido,
si habr proceso de revisin o quien podr acceder
Coleccin:
Las colecciones pueden estar organizadas de acuerdo a un tema, un tipo de informacin, o cualquier
otro mtodo de organizacin que la comunidad considere til para organizar sus artculos digitales,
para el caso del Repositorio Institucional RIUD cada coleccin es cada uno de los proyectos
curriculares que conforman las Facultades, ejemplo: Arte Danzario.

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Autor de una obra:

Son las personas creadoras de una obra artstica, literaria o cientfica en el caso del Repositorio
Institucional RIUD son los estudiantes que cargan sus trabajos de grado en el repositorio o los
investigadores que cargan sus artculos en el repositorio
Autoarchivo: Procedimiento mediante el cual el autor de la obra carga el documento en el repositorio
registrando alguna informacin bsica del mismo (metadatos) y aceptando las licencias de
publicacin requeridas.
Fases del Autoarchivo en el repositorio Institucional: El flujo bsico de un repositorio
institucional que ha optado por la va del autoarchivo, consta de las siguientes fases:
1. Fase de identificacin y autentificacin del agente: Identificacin sencilla y rpida
contrastando algn dato personal con la base de datos de la Universidad. Datos
identificadores pueden ser el correo electrnico institucional.
2. Fase de Informacin legislativa e institucional: Antes de estar en disposicin de subir
los documentos, el autor deber firmar un escrito en el que afirme conocer los derechos
que le asisten y se comprometa a seguir las polticas del repositorio. El sistema ofrecer
toda la informacin legal e institucional al respecto.
3. Fase de Carga: La prctica ms instaurada actualmente consiste en el autoarchivo de
produccin por el propio autor (Alumnos-Docentes-Investigadores), todos los documentos
sin excepcin deben estar en un formato PDF/A para conservacin a largo plazo

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4. Base Legal
La entrega de trabajos de grado a la biblioteca y su inclusin en el repositorio institucional est
reglamentada por los siguientes documentos:
1. Acuerdo 004 de 2012 por medio del cual se expide el estatuto de propiedad intelectual
2. Acuerdo 023 de 2012 Por el cual se reglamenta la poltica editorial de la Universidad
Distrital Francisco Jos de Caldas
3. Acuerdo 026 de 2012 Por la cual se establecen los procedimientos para la publicacin de
las tesis de Postgrado de los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco Jos de
Caldas
4. Acuerdo 030 de 2013 Por medio del cual se crea el Repositorio Institucional de la
Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas
5. Acuerdo 07 de 2014 Por el cual se establece un programa acadmico transitorio como
opcin de grado para los estudiantes de pregrado que terminaron asignaturas del plan de
estudios y an no han obtenido su titulacin en un programa acadmico de pregrado de la
Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas
6. Acuerdo 031 de 2014 Por el cual se reglamenta el Trabajo de Grado para los estudiantes
de pregrado de la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas
7. Acuerdo 038 de 2015 Por el cual se modifica el Acuerdo 031 de 2014, que reglamenta el
trabajo de grado para los estudiantes de pregrado de la Universidad Distrital Francisco Jos
de Caldas y se dictan otras directrices
8. Resolucin No. 176 de 2014 Por medio de la cual se reglamenta el aval institucional de los
grupos de investigacin de la Universidad Distrital
9. Ley 23 de 1982 Sobre Derechos de Autor en Colombia
10. Ley 44 de 1993: Por la cual se modifica y adiciona la ley 23 de 1982 y se modifica la ley 29
de 1944
11. Decreto 1474 de 2002 Por la cual se promulga el tratado de la OMPI, Organizacin Mundial
de la Propiedad Intelectual, sobre Derechos de Autor (WCT), adoptado en Ginebra, el veinte
(20) de diciembre de mil novecientos noventa y seis (1996)

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5. Polticas de Operacin
5.1 Polticas generales

Los documentos finales para optar a un grado deben registrarse en el Repositorio

Institucional-RIUD
El Autor debe registrarse con su correo institucional como usuario del Repositorio
Institucional RIUD
El Autor debe registrar el documento en el Repositorio Institucional segn los pasos
establecidos en la gua de Autoarchivo
El Revisor ser el nico encargado de aprobar o rechazar los documentos registrados en el
RIUD por parte de los autores.
La Permanencia en Repositorio Institucional RIUD de documentos finales sin aprobacin
ser mximo 30 das. La Biblioteca retirara del Repositorio Institucional los documentos que
excedan este tiempo

Poltica de Confidencialidad
Cuando el trabajo de grado o tesis llegara a contener informacin de naturaleza confidencial,
reservada, privilegias o de carcter similar; o hace parte de una investigacin que se adelanta y
cuyos resultados finales no se han publicado para no afectar la novedad o cualquier otra clase de
proteccin posterior, el (los) autor (es) deber (n) indicar por escrito tal situacin, con el fin de aplicar
las medidas correspondientes para que la informacin conserve estas restricciones.

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Responsabilidades del autor

El Autor debe enviar un correo electrnico al Gestor de la coleccin de su proyecto curricular

solicitando el permiso para registrar el documento de trabajo de grado o tesis en el
Repositorio Institucional
El Autor debe registrar el documento en el Repositorio Institucional segn los pasos
establecidos en la gua de Autoarchivo
El documento registrado en el Repositorio Institucional debe estar en formato PDF/A para
preservacin digital a largo tiempo. Consultar la gua conversin a formato PDF/A
El archivo PDF/A no debe exceder las 20 Megas.
El Autor debe leer, descargar, imprimir y firmar la licencia de uso y publicacin del documento
registrado en el Repositorio Institucional RIUD. Esta Licencia se encuentra disponible en el
campo enlaces de inters del RIUD
El autor debe entregar la licencia de uso y publicacin a la Biblioteca de su respectiva
Facultad junto con el CD-ROM
El autor debe entregar un (1) CD-ROM en el cual respalda el documento de su trabajo de
grado o tesis, a la Biblioteca de su respectiva Facultad.
El modo de presentacin de la caratula del CD-ROM (label) o del DVD estn sujetas a las
indicaciones dadas por la Biblioteca en cuanto a su forma, estructura y contenido indicados
en el Anexo 1, Anexo 2 y Anexo 3
Ser responsabilidad del Autor de presentar el debido soporte (carta firmada) que respalde
alguna restriccin de la consulta del documento registrado en el Repositorio.
Conocer la Normatividad establecida por la Universidad Distrital para trabajos de grado o
tesis, propiedad intelectual y Repositorio Institucional. (ubicacin de documentos).
Ajustarse a las normas de presentacin del documento final que se registrara en el
Repositorio Institucional RIUD, segn lo indicado por cada facultad (Normas APA, ICONTEC,
Vancouver)

Poltica de Responsabilidad del proyecto curricular

El coordinador del proyecto curricular ser el nico responsable como Gestor de la coleccin
de su proyecto curricular registrada en el Repositorio Institucional RIUD
El Gestor de la coleccin ser el responsable de asignar autores y revisores a su coleccin.
Consultar Gua del Gestor.
El Gestor debe realizar un seguimiento correspondiente a los documentos registrados y
publicados en su coleccin
El Gestor debe autorizar simultneamente a los Autores y Revisores para el buen flujo del
proceso.
Informar a la Biblioteca sobre los estudiantes que optaron por una modalidad de trabajo de
grado que no requiere un trabajo formal escrito.

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Poltica Revisor RIUD

El Revisor debe registrarse con correo institucional como usuario del Repositorio Institucional
RIUD
El Revisor ser el responsable de aprobar o rechazar el documento final registrado en el
RIUD por el Autor y del cual es Director. Consultar Gua Revisor
Aprobar o rechazar los documentos en el tiempo mximo establecido dentro las polticas del
Repositorio Institucional RIUD
El Revisor solo debe tomar las tareas de su competencia (solo sus dirigidos)

Polticas de la Biblioteca

Administrar el Repositorio Institucional de la Universidad Francisco Jos de Caldas RIUD

Registrar los gestores de los proyectos curriculares de cada una de las colecciones creadas
en el repositorio
Capacitar a la comunidad acadmica en el uso del Repositorio Institucional
Revisar los documentos registrados por el autor, para supervisar metadatos, caractersticas
del formato (PDF/A) e incluir las listas de encabezamiento. Consultar Gua Catalogador
Publicar los documentos en el Repositorio Institucional RIUD
Establecer las polticas, procesos y procedimientos para la entrega de trabajo de grado y
tesis en el Repositorio Institucional RIUD
Entrega de paz y salvo del registro del documento final de trabajo de grado o tesis en el
Repositorio Institucional RIUD. Cuando se hayan cumplido los pasos requeridos como auto
archivo, aval del documento del Revisor y entrega del CD-ROM a la Biblioteca de Facultad
Preservar y organizar el material fsico relacionado con los documentos de trabajo de grado
o tesis (CD-ROM)
Crear las estrategias adecuadas de promocin y divulgacin de los contenidos del RIUD
Preservar y organizar las licencias de uso y publicacin entregadas por los Autores, segn
el sistema de gestin documental aplicada para tal fin.
La Biblioteca no se hace responsable por los conceptos, opiniones, teoras etc., emitidos por
el (los) autor (es) en los trabajos de grado y tesis

6. Procedimiento:

Diagrama de flujo

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FLUJOGRAMA

Registro Usuario

Autoriza y validacin de
usuario

No

Verifica el
archivo

RESPONSABLE

El Autor/ Revisor se registra en el Repositorio con

el objetivo obtener los permisos correspondientes

Autor / Revisor

El Coordinador de Proyecto autorizar y valida el

usuario Autor para que puedan cargar documentos
y el Usuario Revisor ara que apruebe o rechace, en
la Coleccin correspondiente en el Repositorio

Gestor de Proyecto

El Autor Ingresa en el Repositorio y realiza el

proceso de carga del documento y anexos en la
Coleccin del Proyecto

Autor

Verifica y
aprueba

El Director como revisor tiene la facultad de

verificar el contenido del archivo y aprobarlo o
rechazarlo en caso de ser necesario

Revisor

Procesamiento
tcnico

Entrega soportes

Si

Existe Licencia
de Autorizacion

NO

DESCRIPCION

Proceso de carga
del documento

Si el documento fue rechazado por el Revisor el

Autor realiza las correcciones y carga una nueva
versin del documento, previamente eliminando la
versin rechazada

Si

Si

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El Biblioteca realiza el procesamiento tcnico del

documento aprobado por el Revisor

Autor

Biblioteca

El Autor entrega a la Biblioteca Licencia de

autorizacin para publicar y permitir consulta y uso
y en formato digital en soporte de disco (CD/DVD/
..) el documento y sus anexos registrado en el
Repositorio

Autor

El Biblioteca verifica que estn incluidos los anexos

identificados en el proceso

Biblioteca

La Biblioteca verifica la autenticidad de la Licencia

de autorizacin para publicar y permitir consulta y
uso, entregada por el Autor

Biblioteca

Si

Publicacion

La Biblioteca Publica o Archiva el documento, de

acuerdo con los permisos de publicacin

Biblioteca

La Biblioteca Archiva el documento, de acuerdo

con los permisos de publicacin

Biblioteca

Archivado

Paz y Salvo

La Biblioteca genera paz y salvo para opcin de

Grado del Autor

Biblioteca

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6.1 Registro de Documento final de trabajo de grado o tesis en el Repositorio

Institucional RIUD y entrega de CD-ROM
a) Ingresar al RIUD
Ir a la pgina web repositorio (http://repository.udistrital.edu.co/)
Registrarse con usuario y contrasea de acuerdo al instructivo de autoarchivo.
Guardar informacin.
Registro Exitoso
b) Solicitar permiso de registro de documento en el Repositorio a la Coordinacin del
Proyecto Curricular
Ingresar al correo institucional
Enviar correo electrnico al Proyecto curricular, solicitando la autorizacin al Gestor
de la Coleccin (Coordinador del proyecto Curricular), para registrar su documento
de trabajo de grado o tesis, en el repositorio.

A continuacin, se indica la informacin que debe contener el correo electrnico:

Asunto: Permiso Registro trabajo de grado en el RIUD
Nombre del Autor(es):
Facultad:
Proyecto Curricular:
Titulo Trabajo de Grado /Tesis:
Director de Grado:
Documento de Identificacin del Autor(es):
Cdigo de estudiante del Autor (es)
Correo electrnico de contacto del Autor (es)
Telfono de contacto del Autor(es)

c) Revisar y aprobar solicitud de permiso.

Asignar permiso al autor para ingresar el documento y asigna las tareas de revisin
a los Directores del trabajo de grado, segn Instructivo de Gestor de Colecciones.
Esta actividad es de uso exclusivo del Gestor de Colecciones.
Notificar al autor de la aprobacin o rechazo de la solicitud.
d) Recibir respuesta
Recibir notificacin al correo electrnico Institucional del autor, por parte del Gestor
de la Coleccin del Proyecto Curricular, de la autorizacin para registrar el
documento.
SI: Aprobado ir a la actividad, Ingresar documento al RIUD
NO: Rechazo ir a la actividad, Solicitar permiso de registro del documento en el
RIUD.

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e) Ingresar Documento al RIUD

f)

Ingresar con el usuario y contrasea registrado previamente en el RIUD.

Ingresar el trabajo de grado o tesis segn especificaciones en el Instructivo de
autoarchivo. ((Ir a enlaces de Inters Instructivos y procedimientos. Pgina
principal del RIUD).
Guardar archivo en el RIUD

Descargar la Licencia de Uso y publicacin

Ir a la pgina inicial del RIUD enlaces de Inters
Buscar el link LICENCIA DE USO Y PUBLICACIN
Descargar el formato: Licencia de uso y publicacin.
Diligenciar y firmar formato.

g) Recibir notificacin de aprobacin o rechazo del Trabajo de Grado

El autor recibe una notificacin de confirmacin o rechazo por parte del revisor, le llegar
al correo electrnico institucional del autor.
SI: aprobado documento, sigue a la actividad de catalogacin Biblioteca
NO: Ir a la actividad Autoarchivo Ingresar nuevamente el documento trabajo de grado
tesis, con las correcciones.
h) Entrega del trabajo de grado o tesis en formato digital
Entregar en la Biblioteca de la Facultad a la cual pertenece el Autor(es):
Formato fsico firmado de Licencia de Uso y Publicacin.
(1) CD- ROM con el Trabajo de Grado en formato PDF, licencia de uso y
publicacin firmada formato PDF, anexos que correspondan. (Ver anexo 1, 2, 3
para la marcacin de CD-ROM).
i)

Revisin de formato fsico y digital (Biblioteca)

Revisar contenido del CD-ROM
Revisar la presentacin fsica del CD-ROM segn Anexo (1, 2,3)
Revisar La licencia de Uso (Nombres autores, firmas, cedulas, restricciones)
Firmar radicado de recibido al Autor de los documentos recibidos (CD, Licencia de Uso)

j)

Aprobar y Publicar el documento

Aprobacin y publicacin del documento segn Instructivo de Catalogacin. Esta
actividad es de uso exclusivo de la Biblioteca.
La Biblioteca una vez verificado el documento en el Repositorio Institucional, el contenido
y los parmetros establecidos para la entrega del CD-ROM junto con la licencia de uso
y publicacin, proceder a su publicacin en el Repositorio Institucional RIUD.

k) Generar Paz y Salvo

La Biblioteca emitir Los paz y salvos correspondientes a las secretarias de cada
facultad.
Generar Oficio para remisin de paz y salvo al Proyecto Curricular, teniendo en cuenta
tres (3) requisitos para la generacin de los mismos:
1. No tener deudas con la Biblioteca (Multas, Libros, etc)
2. El Autor deber haber entregado el Cd junto con la Licencia de Uso a la Biblioteca
3. Haber registrado el documento en el RIUD con aprobacin del Director de Grado.

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Anexo 1 Modelo para la marcacin de la caja del CD-ROM o DVD

La portada de la caja acrlica debe ser rotulada de acuerdo con el siguiente modelo

Trabajo de Grado

Ttulo: Completo
Autor: Nombres y Apellidos completos
Director: Nombres y apellidos Completos
Nombre de la Facultad
Proyecto Curricular
Ao

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Ejemplo:
12 cm

Espacio Reservado para la etiqueta

de clasificacin del Sistema de
Bibliotecas
Trabajo de grado
12 cm

Aportes al estudio de la diversificacin molecular de algunas especies de

salamandras colombianas del gnero bolitoglossa (caudata: plethodontidae)
en tejidos preservados

Paola Andrea Beltrn Moreno

Director: Juan Alberto Prez Beltrn

Estructura Caratula:

Facultad de Ciencias Y Educacin

Licenciatura en Biologa
2014

Escudo institucional de la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas lado superior

derecho en blanco y negro, dimensiones 2.81 X 4.5 cm
Ttulo: Times New Roman , tamao 10, Negrilla
Autor: Times New Roman, tamao 12, Negrilla
Texto Director: Times New Roman, tamao 12
Director: Times New Roman, tamao 12,
Texto facultad, programa y ao: Times New Roman, tamao 12,
Espacio para etiqueta de la biblioteca: 3.5 x 5.5 cm

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Macroproceso: Apoyo a lo Misional

GIB-PR-20

Proceso: Gestin de la Informacin Bibliogrfica

Procedimiento: Registro de trabajos de grado en el Repositorio
Institucional

Versin: 4
Fecha de Revisin:
21/09/2015

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Macroproceso: Apoyo a lo Misional

GIB-PR-20

Proceso: Gestin de la Informacin Bibliogrfica

Procedimiento: Registro de trabajos de grado en el Repositorio
Institucional

Versin: 4
Fecha de Revisin:
21/09/2015

Anexo 2 Modelo para la rotulacin del CD-ROM o DVD

El CD-ROM o DVD debe ser rotulado segn el siguiente modelo

Espacio Reservado
para la Biblioteca

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Macroproceso: Apoyo a lo Misional

GIB-PR-20

Proceso: Gestin de la Informacin Bibliogrfica

Procedimiento: Registro de trabajos de grado en el Repositorio
Institucional

Versin: 4
Fecha de Revisin:
21/09/2015

Ejemplo Label con informacin:

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GIB-PR-20

Proceso: Gestin de la Informacin Bibliogrfica

Procedimiento: Registro de trabajos de grado en el Repositorio
Institucional

Versin: 4
Fecha de Revisin:
21/09/2015

Ejemplo label para impresin

Estructura Rotulacin CD-ROM o DVD

Escudo institucional de la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas lado superior

centrado en blanco y negro, dimensiones 2.0 X 2.6 cm
Logo Sistema de Bibliotecas dimensiones 2.0 X 2.4 cm
Label para impresin debe ser de 12 X 12 CM.
Texto Trabajo de Grado: Times New Roman , tamao 10
Ttulo: Times New Roman , tamao 10, Negrilla
Autor: Times New Roman, tamao 12, Negrilla
Texto facultad, programa y ao: Times New Roman, tamao 12,

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Macroproceso: Apoyo a lo Misional

GIB-PR-20

Proceso: Gestin de la Informacin Bibliogrfica

Procedimiento: Registro de trabajos de grado en el Repositorio
Institucional

Versin: 4
Fecha de Revisin:
21/09/2015

Anexo 3 Estructura del contenido del CD-ROM o DVD

El CD-ROM debe contener los archivos del trabajo de grado y la licencia de uso y publicacin en
formato PDF/A con la siguiente estructura; apellidos y nombre seguidos y con mayscula al comienzo
de cada nombre y apellido, los anexos que por su tamao no puedan ser contenidos en estos CDROM debern ser entregados en DVD debidamente marcados en su caratula y disco e identificados
dentro del DVD en una carpeta llamada anexos, dentro de esta carpeta se nombraran los archivos
anexos con los apellidos y nombres del autor seguidos dela palabra Anexo y un nmero consecutivo
del anexo, (el autor decide el orden de los archivos anexos).
Ejemplo de los archivos contenidos en el CD-ROM o DVD

Archivos de audio,
video, imgenes,
programas, etc.

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Macroproceso: Apoyo a lo Misional

GIB-PR-20

Proceso: Gestin de la Informacin Bibliogrfica

Procedimiento: Registro de trabajos de grado en el Repositorio
Institucional

Versin: 4
Fecha de Revisin:
21/09/2015

Formatos de conservacin para los anexos

Imgenes:
El estndar para imgenes es el JPEG ya que permite comprensin sin prdida de calidad.
El tamao mximo del archivo debe ser de 8 MB. (Repositorio Institucional RIUD)
Formato
Profundidad Bit
Resolucin
Comprensin

JPEG
Escala de grises (8 bits por pixel)
Color (24 bits por pixel)
300 dpi
Estndar

Audio
El estndar utilizado debe ser el Mp3 puesto que logra comprensiones altas sin mucha
perdida, en todo caso la calidad de comprensin no debe estar por debajo de los 128 Kbps
El tamao mximo permitido para agregar al repositorio es de 20 MB (Repositorio
Institucional RIUD)
Formato
Compresin
Ratio de Bits
Sonido
(lateralidad)

Mp3
Mnimo 16:1
Mnimo 64 Kbps
Estreo

Video
El estndar utilizado debe ser el MP4 que es un archivo contenedor que forma parte del
estndar MPEG-4 puede almacenar otro tipo de datos como subttulos, informacin de
captulos e imgenes fijas, tambin permite realizar Streaming en la red.
Otro estndar Compatible es FLV (Flash Video) la tasa de bits controla el tamao del archivo
y su calidad. Una alta tasa de bits permite que los archivos tengan mejor calidad
El tamao mximo permitido es de 200 MB (Repositorio Institucional RIUD)

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Proceso: Gestin de la Informacin Bibliogrfica

Procedimiento: Registro de trabajos de grado en el Repositorio
Institucional

Formato
Tamao
Resolucin
Audio
Sonido
(Lateralidad)

MP4
Mnimo: 720 X 480
Mnimo: Framerate: 29
Bitrate: 420
MP3
Estreo

Versin: 4
Fecha de Revisin:
21/09/2015

FLV
Mnimo: 640 X 480
Mnimo: Framerate: 25
Bitrate: 360
MP3
Estreo

ZIP
Es un formato de archivo que comprime sin prdida de calidad textos, imgenes, programas
etc. El tamao mximo para el repositorio es de 20 MB; de no ser posible se deben
particionar los archivos.

UNESCO (2003)
DPC Handbook (2008)
iii
Bethesda Statements on Open Access Publishing (2003). http//www.earlham.edu/peters/fos/Bethesda.htm/ (consultado 02/04/2015).
ii

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