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INTERVENTORIA
ALCALDIA MUNICIPAL
YAGUARA
HUILA
2008-2011
DECRETO No 043
(14 de Agosto de 2008)
CONSIDERANDO
Que para garantizar la debida ejecucin de los contratos y, por tanto, el cumplimiento de
los fines de la contratacin estatal, las entidades estatales ejercen, de manera directa o
indirecta, la interventora de aquellos.
Que se requiere plasmar en un solo documento las recomendaciones y orientaciones
generales que ilustren a los interventores de los contratos o convenios, constituyndose
en una gua que para el proceso de interventora, que consagre sus deberes,
prohibiciones, responsabilidades y facultades, buscando que el municipio cuente con
mecanismos eficientes que respondan a la adecuada vigilancia, control y supervisin de
los contratos suscritos por la Entidad.
Que de acuerdo con lo anterior, mediante el presente decreto se adopta el manual de
interventora del sector central del municipio de Yaguar.
RESUELVE
Dada en Yaguar
Original firmado
LUIS ERNESTO ORTIZ CORTES
Alcalde Municipal
MANUAL DE INTERVENTORIA
MUNICIPIO DE YAGUAR HUILA
1. OBJETO
El presente Manual de Interventora tiene como objetivo establecer los lineamientos,
reglas y responsabilidades que debern cumplir las personas o servidores pblicos que
ejercen el proceso de interventora en los contratos que celebre el municipio de Yaguar.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el ejercicio de la interventora a los contratos que celebre
el Municipio de Yaguar. Inicia con la celebracin del contrato y concluye con la
liquidacin del mismo, la entrega del informe final y la incorporacin de los registros
generados en el archivo central.
3. CONDICIONES GENERALES
Todo contrato que celebre la Administracin Municipal de Yaguar tendr por lo menos un
interventor o supervisor.
La Interventora puede ser ejercida directamente por el Municipio a travs de sus
funcionarios, o por contratistas que ejerzan funciones administrativas y/o tcnicas,
siempre y cuando esta funcin est permitida expresamente en el contrato o la Ley. La
designacin del interventor se realizar en el mismo contrato mediante una clusula que
se denominar Interventora.
La designacin del Interventor debe recaer en una persona idnea, con conocimientos,
experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventora. Para tal efecto, el funcionario
responsable de designar al interventor deber tener en cuenta que el perfil profesional de
la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, as como la
disponibilidad y logstica para desarrollar las funciones.
La designacin es de obligatoria aceptacin. Cuando el interventor considere que no
puede ejercer dicha interventora, as lo har saber a quien lo haya designado mediante
oficio motivado. Quien haya realizado la designacin analizar objetivamente los motivos
expuestos y en caso de aceptarlos proceder a dictar acto administrativo motivado
designando nuevo interventor, decisin que se notificar al nuevo interventor y se
comunicar al contratista.
Ya sea en el contrato o con la notificacin del Acto Administrativo al interventor designado
se le har saber que debe darle cumplimiento al presente Decreto. Copia del contrato le
ser entregada por la oficina de origen del mismo, en el cual se le har saber que la
totalidad del proceso contractual est a su disposicin para su examen.
En caso en que el interventor sea un servidor publico y que el mismo deba separarse
temporalmente de sus funciones, deber entregar al ordenador del gasto un informe
detallado del estado de los contratos, indicando como mnimo el numero de contrato,
nombre del contratista, ao, valor y estado en que se encuentra el contrato; sin la entrega
de dicho informe el funcionario no podr separarse del cargo; el alcalde o su delegado,
mediante acto administrativo que contendr los contratos a vigilar y el tiempo designar la
persona que lo reemplazar por el trmino de la ausencia. En caso de retiro definitivo se
realizar el mismo procedimiento. El incumplimiento de esta disposicin ser objeto de
investigacin disciplinaria.
Iniciado el contrato se elaborar un acta firmada por el contratista y el interventor, en la
que se consignar como mnimo el numero del contrato, el nombre del contratista, fecha
de iniciacin, fecha de terminacin, plazo, objeto, valor, valor del anticipo, si hubiere lugar
a ello.
El acta debidamente diligenciada ser remitida inmediatamente a la oficina en la que
repose el contrato para que haga parte del mismo. En caso de que ella no se remita, el
ordenador del gasto requerir al interventor para este fin.
En el ejercicio de sus funciones el interventor deber tener en cuenta que la actividad del
Municipio de Yaguar, se enmarca dentro de los principios constitucionales contenidos en
el artculo 209 y de manera especial en los mandatos de la Ley 80 de 1993 y sus decretos
reglamentarios.
ALCALDE MUNICIPAL
SECRETARIO DE DEPENDENCIA
SUPERVISOR
INTERVENTOR
CONTRATISTA
g) Verificar los requerimientos exigidos en cada uno de las licencias o permisos dados
por las entidades competentes para el desarrollo de los contratos.
h) Certificar el cumplimiento o no de las obligaciones del contratista acorde con la
realidad de la ejecucin contractual.
ejecucin de los contratos respecto de los cuales haya ejercido o ejerza la funcin de
interventora.
As mismo, de conformidad con lo dispuesto en los artculos 25 y 53 de la Ley 734 de
2002, indistintamente de la clase de interventora, los interventores son sujeto
disciplinables y responden disciplinariamente.
3.9. FUNCIONES COMUNES A LA INTERVENTORA
Entre otras, funciones comunes a los tipos de interventora son las siguientes:
a) Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato y en
las leyes, decretos y normas que le apliquen;
b) Impartir de manera oportuna y clara las instrucciones al contratista sobre el
cumplimiento de las obligaciones;
c) Exigir la informacin que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya
a la mejor ejecucin del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por
la ptima ejecucin del objeto contratado;
d) Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las rdenes e instrucciones que
imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estn en concordancia con
la ley y lo pactado;
e) Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecucin del objeto
pactado.
f)
Exigir al contratista entregar todos los documentos requeridos para la liquidacin del
contrato, as como mantener vigentes las garantas contractuales y post contractuales
indicadas en el contrato.
Recomendar por escrito a las partes los ajustes o modificaciones que requiera el
contrato en trminos de plazo, cumplimiento o cualquier otro aspecto que lo modifique.
j)
Resolver las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones que
estime conveniente. Si durante la ejecucin se presentan dudas o diferencias que no
puedan ser resueltas de acuerdo con las especificaciones de los estudios, pliegos de
condiciones o trminos de referencia y la propuesta, debern ser aclaradas con el
responsable del proyecto.
Hacer revisar, de ser necesario, los proyectos y estudios tcnicos por especialistas. El
costo de la revisin ser asumido por el contratista de los proyectos o estudios
tcnicos.
DE
LA
INTERVENTORA
TCNICA
la actualizacin de la
i)
j)
k) Cuando la naturaleza del contrato lo exija, realizar con la periodicidad pactada los
cortes de ejecucin del contrato, en el que se especifique el concepto ejecutado, su
unidad, cantidad y valor.
En caso de que el contrato no mencione los periodos de cortes, ste se har quincenal
o mensualmente.
l)
Elaborar, con base en los cortes anteriores, las actas de recibo parcial del contrato.
TCNICA
g) Efectuar mediciones peridicas de los tems ejecutados, las cuales deber hacer
constar en el diario de medidas, discriminando fechas, especificacin del tem medido,
unidad y cantidad medida.
h) Con base en lo anterior, efectuar con la periodicidad pactada, los cortes de obra.
En caso de que el contrato no mencione los periodos de cortes, ste se har quincenal
o mensualmente.
i)
Elaborar, con base en los cortes de obra, las actas de recibo parcial de obra.
j)
Exigir para la ejecucin del contrato, materiales, mano de obra y elementos de primera
calidad que estn conforme con las normas y especificaciones establecidas en los
planos, pliegos de condiciones y la propuesta.
k) Ordenar todos los anlisis y pruebas necesarios para establecer las condiciones
tcnicas o de uso que demande el correcto desarrollo del objeto contractual, y con
base en los resultados efectuar, de ser necesario, las recomendaciones pertinentes y
dar las rdenes necesarias para garantizar la debida ejecucin del contrato.
l)
m) Para los ensayos y aceptacin de los materiales se deber tener en cuenta las
condiciones estipuladas en las normas de calidad que regulen la materia.
n) Aportar copia de todas las pruebas o ensayos que sern conservados en el flder del
proyecto, discriminando la ubicacin, orden y fecha de ejecucin.
o) Aprobar o improbar la iniciacin o terminacin de los tems contratados, teniendo en
cuenta la programacin establecida y su secuencia tcnica.
p) Ordenar la remocin y reemplazo de la obra mal ejecutada o no aprobada, fijando
para el efecto un plazo.
q) Verificar y exigirle al contratista que realice las obras con el equipo y maquinaria que
ofreci en la propuesta, as como sus buenas condiciones de servicio.
r) Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener la
seguridad dentro de la obra.
s) Ordenar lo necesario para que la ejecucin del contrato se lleve a cabo sin ocasionar
perjuicios a terceros.
t)
u) Presentar con anticipacin suficiente los estudios que indiquen la necesidad de mayor
cantidad de obra, obras complementarias o adicionales, estipulando el plazo adicional
que pueda ser requerido para la ejecucin de las mismas.
j)
k) Autorizar la ejecucin del contrato por fuera de los plazos contractuales sin haber
realizado la modificacin del contrato.
3.11. RELACIN CON LA ENTIDAD
El interventor es el delegado de la entidad ante todas las personas o entidades que
intervienen en la ejecucin del contrato objeto de la interventora. En consecuencia, la
entidad slo podr intervenir por el conducto regular del interventor. De no ser as, releva
a ste del cumplimiento de sus funciones y de la responsabilidad correspondiente, sin que
implique disminucin de los honorarios pactados.
f)
Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido en las reglas
de participacin, relacionada con los requisitos exigidos para los perfiles profesionales
del recurso humano y el tiempo de dedicacin de los mismos al contrato, as como el
equipo exigido para la ejecucin de los trabajos.
j)
Cumplir con la entrega de los informes de ejecucin fsica, financiera y legal adems
de los semanales, mensuales y finales requeridos por el Municipio en los cuales se
presente el estado de ejecucin avance y terminacin del contrato.
administrativa
requerida
para
la
correcta
n) Verificar y exigir que se otorguen las garantas exigidas y velar por que estas
permanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas en el contrato.
o) Suscribir las actas de inicio, recibo parcial de obra, seguimiento a los contratos,
terminacin, entrega y recibo final, el proyecto de liquidacin y las dems que se
produzcan con ocasin de la ejecucin del contrato y en desarrollo de la interventora.
p) Cumplir y hacer cumplir al contratista las obligaciones laborales que se generen con
relacin al contrato suscrito.
q) Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista y
emitir un concepto al Municipio para la resolucin final de las mismas.
r) Si es necesario suspender el contrato de ejecucin, o si se establece posteriormente
ampliar el plazo pactado para la suspensin, la interventora deber emitir un concepto
tcnico previo sobre la suspensin.
Verificar y adelantar las acciones pertinentes para que las adiciones y prorrogas se
realicen oportunamente antes del vencimiento del contrato.
u) Velar por el oportuno trmite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares
o las autoridades en relacin con el desarrollo del contrato.
v) Revisar permanentemente la vigencia de las plizas del contrato y efectuar al
contratista los requerimientos del caso, cuando sea necesario su ampliacin en valor o
en plazo.
w) En caso de cualquier tipo de incumplimiento del contrato, el interventor deber enviar
al Municipio, copia de los requerimientos realizados al contratista, de los cuales
siempre se deber allegar copia a la compaa aseguradora. No obstante el
requerimiento - el cual deber establecer un trmino para el cumplimiento de la
obligacin -, el Contratista persiste en el incumplimiento, el interventor deber informar
de inmediato al Municipio con el fin de proceder a declarar el siniestro y comunicar a la
compaa aseguradora dentro de los tres das siguientes a la ocurrencia del mismo de
conformidad con el Cdigo de Comercio. Una vez se de aviso del siniestro a la
compaa aseguradora, el interventor deber enviar al Municipio un informe tcnico
sobre el incumplimiento del contratista y una tasacin de los perjuicios ocasionados.
4.2. OBLIGACIONES TCNICAS
Las siguientes son las obligaciones tcnicas del interventor:
a) Verificar y aprobar la localizacin de los trabajos y de sus condiciones tcnicas para
iniciar y desarrollar el objeto del contrato, igualmente constatar - segn el caso - la
existencia de planos, diseos, licencias, autorizaciones, estudios, clculos,
especificaciones y dems consideraciones tcnicas que estime necesarias para
suscribir el acta de iniciacin y la ejecucin del objeto pactado;
b) Controlar que el contratista cuente con la infraestructura fsica y el recurso humano
suficiente para adelantar la implementacin de los requerimientos exigidos por las
entidades competentes a travs de las licencias y/o permisos otorgados para el
desarrollo del contrato.
c) Verificar oportuna y permanentemente los tems y las cantidades de obra establecidas
en el contrato, a partir de la informacin suministrada y presentar un informe al
Municipio sobre los aspectos que repercutan en el normal desarrollo de los contratos y
que puedan implicar modificaciones al contrato.
d) Verificar que el contratista cumpla las normas y especificaciones tcnicas establecidas
por el Municipio para el desarrollo del contrato. En caso de advertir la necesidad de
introducir modificaciones a las especificaciones, el interventor deber informar al
Municipio para su evaluacin y aprobacin.
Velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversin del contrato, efectuando
controles peridicos de las actividades programadas y recomendar los ajustes a los
que haya lugar. En caso de incumplimiento, el interventor deber informar
oportunamente a Municipio y sugerir si es el caso la aplicacin de los procedimientos
sancionatorios establecidos en el contrato.
j)
Verificar que el contratista presente los paz y salvos a los que haya lugar segn la
naturaleza del contrato.
en conjunto (contratista
interventor) y debe ser independiente de sus cuentas
particulares. Esta cuenta deber estar a nombre del proyecto y contendr el nombre
del contratista y el nmero del contrato.
c) Verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo del anticipo y
remitirlos al Municipio. Los informes de buen manejo del anticipo debern estar
soportados como mnimo por los siguientes documentos:
Extracto bancario.
Conciliacin bancaria.
Plan de inversin vigente.
Comprobante de egresos con la respectiva fotocopia del cheque girado, debidamente
diligenciado. El comprobante de egreso debe contener el nmero de la cdula de
ciudadana o NIT del beneficiario, discriminar el concepto de pago y dejar constancia
de los descuentos tributarios.
Los comprobantes de egresos deben estar debidamente soportados con facturas, las
cuales deben cumplir lo establecido por la ley.
Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando son de
nmina y/o planillas de jornales, se deben firmar por los beneficiarios, consignando el
nmero de identificacin, nombre y cargo.
No se deben crear cajas menores con el fondo del anticipo.
d) Verificar que no haya diferencia entre los saldos que se registren en el extracto, con el
registro de gastos o el plan de inversin del anticipo. En el caso en que se compruebe
que el contratista otorg a los dineros provenientes del anticipo una destinacin
diferente a la autorizada, ser causal para hacer efectiva la garanta de buen manejo y
correcta inversin del mismo, debiendo informar inmediatamente al Municipio.
e) Garantizar que se est llevando a cabo la amortizacin del anticipo en las cuentas
presentadas por el Contratista, as mismo que el contratista transfiera al Municipio de
acuerdo al procedimiento establecido para ello, los rendimientos financieros
generados por el anticipo.
f)
g) Cuando este establecido, el interventor debe calcular los ajustes de precios del
contrato de acuerdo a lo indicado en las clusulas contractuales.
h) Verificar y controlar el balance de ejecucin del contrato, para garantizar el
cumplimiento del objeto dentro del presupuesto asignado.
i)
6. INFORMES DE INTERVENTORIA
En cumplimiento de sus funciones el interventor debe elaborar informes de interventora,
los cuales de acuerdo con el objeto del contrato intervenido y el tipo de interventora
pueden ser: de ejecucin fsica, ejecucin financiera y ejecucin legal.
Dichos informes pueden darse durante la etapa de ejecucin o al final, es decir, pueden
ser informes de ejecucin parcial o definitivos.
6.1. INFORME DE EJECUCIN FSICA
En l se compara la cantidad del objeto contratado, item por item, con la cantidad
ejecutada a la fecha del informe.
6.2. INFORME DE EJECUCIN FINANCIERA
En l se refleja la aplicacin de los recursos econmicos de conformidad con los tems y
cantidades contratadas y los precios pactados, de modo que en todo momento se pueda
verificar la ejecucin de los recursos.
6.3. INFORME DE EJECUCIN LEGAL
En l se refleja la legalidad de los actos realizados por el contratista para la ejecucin del
contrato.
6.4. INFORME SEMANAL
Este documento sirve de control para los objetivos trazados en el corto y largo plazo del
contrato. Debe contener la localizacin exacta donde se desarrolla el contrato, la
descripcin de las licencias y/o permisos requeridos para el contrato, Informacin
contractual, control a la programacin y ejecucin del contrato, avance fsico del contrato
expresado en costos, avance o atraso del contrato en tiempo, acciones implementadas
por la interventora para recuperar el atraso de la obra en el caso que se presente,
informacin de actividades realizadas en la semana, las actividades a realizar en la
prxima semana, actividades crticas del contrato, comentarios del estado del contrato,
registro fotogrfico del avance del contrato, acciones y recomendaciones que hace la
interventora para la supervisin del contrato.
El informe semanal se debe presentar a partir de la primera semana de iniciacin del
proyecto y debe ser elaborado por la interventora y entregado al supervisor del contrato
el primer da hbil siguiente a la semana a que se hace referencia en el informe.
6.5. INFORME MENSUAL
El informe mensual esta conformado por un resumen ejecutivo y un informe bsico. En el
informe ejecutivo, se presenta la informacin general del contrato, el control de la
programacin, las actividades ejecutadas en el periodo, el control presupuestal y legal del
contrato y los comentarios y recomendaciones de la Interventora.
El informe bsico esta conformado por tres apartes que son:
1. Anexo Administrativo.
2. Anexo Tcnico.
3. Anexo Presupuestal.
Acta de pago parcial: registra el pago que se efecta una vez ejecutado un
determinado porcentaje del objeto contratado o transcurrido un lapso determinado.
j)
k) Acta de recibo parcial: en ella se registra el recibo por parte del interventor de la
ejecucin parcial del objeto del contrato intervenido, registrndose las cantidades de
obra, bienes o servicios recibidos.
l)
Nmero de contrato.
Objeto del contrato.
Nombre del contratista.
Nombre de la entidad.
Valor y plazo del contrato.
Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato.
Descripcin, cantidad, valor unitario y total de la obra, bien o servicio ejecutado.
Firmas del interventor y el contratista.
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
n) Valor total.
o) Item, cantidad, unidad de medida, valor unitario y total reconocido en actas de pago
parcial.
p) Grado de ejecucin fsica.
q) Firmas del interventor y contratista.
7.2.11. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE LIQUIDACIN FINAL
Las actas de liquidacin final deben contener como mnimo la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
u)
Cabe mencionar, que el supervisor por parte del Municipio debe verificar que la
interventora entregue el original de las actas suscritas y dems registros del contrato, as
como tiene la responsabilidad de remitir en el mismo orden de conformacin que se
describe en los numerales a continuacin, al Archivo Central del Municipio de acuerdo a
los procedimientos internos establecidos:
X X
X
X
Suministro
Estudios diseos
y construccin
Interventora
Estudios y
diseos
Construccin
APLICACIN
SEGN TIPO DE
CONTRATO
X
x
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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X
X
X
X
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X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X
X
f)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
x
X
X
X
X
X
X
X
X X
X X
X X
X
X
X
X
X
X
Interventora
Suministro
Estudios y
diseos
Construccin
Estudios diseos
y construccin
APLICACIN
SEGN TIPO DE
CONTRATO
13. REGISTROS
14. CONTROLES
Con el fin de establecer oportunamente las irregularidades e inconvenientes que se
presenten durante la ejecucin del contrato, y aplicar las medidas correctivas necesarias,
el interventor, de acuerdo a la naturaleza de la interventora, puede ejercer controles
sobre:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
El presupuesto.
Los costos.
La programacin.
La calidad de los materiales, bien o servicio.
La mano de obra.
Las herramientas y equipos.
Los aspectos legales.
Los aspectos financieros.
La calidad.