COMUNICACIN

ADMINISTRATIVA
Morales Snchez Alberto
Garcia Santillan Yarelli
Juarico Martnez Alejandra
Pez Moreno Estela

Transferencia

de informacin
de un emisor a un receptor.

ELEMENTOS DE LA
COMUNICACIN
EMISOR
MENSAJE

RECEPTOR

PROPSITO DE LA COMUNICACIN
La comunicacin es esencial para el funcionamiento
interno de las empresas.
Especialmente, la comunicacin es necesaria:
1) Para establecer y diseminar las metas de una
empresa;
2) Desarrollar planes para su logro;
3) Organizar los recursos humanos y otros de la
manera mas eficiente y efectiva;
4) Seleccionar, desarrollar y evaluar a los
miembros de la organizacin;
5) Liderar, dirigir, motivar y crear una clima en el
que las personas quieran contribuir, y
6) Controlar el desempeo.

El proceso administrativo
Integracin de personal
Planeacin

Organizacin

Direccin

Ambiente externo
*clientes
*proveedores
*accionistas
*gobiernos

Control

Realimentacin

Transmisin
del mensaje

Idea Codificacin

Recepcin

Emisor

Decodificacin
Comprensin

Receptor
Ruido

EL EMISOR DEL MENSAJE

La comunicacin empieza con
el emisor que:
Desea
expresar
un
pensamiento o idea que se
codifica o se interpreta de
manera que sea entendida
por el receptor.

USO DE UN CANAL PARA

TRANSMITIR EL MENSAJE
Informacin

Mensaje oral

Canal

Emisor
Receptor

o escrito
Transmisin por medios virtuales,
digitales
Se pueden utilizar 2 o ms canales
La seleccin apropiada del canal es vital
para una comunicacin efectiva

EL RECEPTOR DEL MENSAJE

El

receptor debe estar dispuesto a la

recepcin del mensaje para poderlo
decodificar en pensamientos.
La comunicacin precisa solo puede
ocurrir cuando el emisor y el receptor
asignan el mismo significado, o al menos
similar, a los smbolos que componen el
mensaje.

RUIDO
El ruido es cualquier cosa que entorpece la
comunicacin.
Un ruido o un ambiente confinado
La falta de atencin puede provocar una
recepcin imprecisa
La comprensin es obstaculizada por
prejuicios

REALIMENTACIN
Para

verificar o comprobar la
efectividad de la
comunicacin, la persona
debe tener
REALIMENTACION.
No debemos dar por hecho
o estar seguros de que un
mensaje ha sido bien
transmitido o que ya fue
entendido, hasta que es
confirmado mediante
realimentacin

FACTORES SITUACIONALES Y
ORGANIZACIONALES
Factores

que afectan el proceso de

comunicacin
Educacionales, Sociolgicos, Poltico-legales y
Econmicos
Distancia geogrfica
Tiempo (informacin sin precisin)
Tecnologa
Se deben tomar medidas para resolver los
problemas o prevenirlos

COMUNICACIN EN LA
ORGANIZACIN
En

las empresas de hoy, la

informacin debe fluir
ms rpido que nunca
antes.
Es preciso determinar qu
tipo
de
informacin
necesita un gerente para
una toma de decisiones
efectiva.

LA NECESIDAD DE SABER DE LOS

GERENTES
Informacin

necesaria para desempear

funciones y actividades gerenciales.
Qu es lo que en verdad necesito saber
para mi trabajo?
Qu sucedera si no recibo esta
informacin con regularidad?

EL FLUJO DE LA ORGANIZACIN
ASCENDENTE

DESCENDENTE

HORIZONTAL

DIAGONAL

En una organizacin efectiva la

comunicacin fluye en varias direcciones:
Hacia arriba,
Hacia abajo y
Cruzada.
La comunicacin debe estar bien
distribuida para el buen funcionamiento
de la empresa, esto quiere decir que la
comunicacin debe existir desde la cabeza
de la empresa hasta los subordinados.

COMUNICACIN
DESCENDENTE
La

comunicacin descendente fluye

de personas de los ms altos niveles
a los inferiores en la jerarqua
organizacional.

COMUNICACIN ASCENDENTE
La

comunicacin
ascendente viaja de
los subordinados a
los superiores y
sube
por
la
jerarqua
organizacional.

Los medios tpicos de comunicacin

ascendentes son:
Sistemas de sugerencias
Sistemas de quejas
Sesiones de asesoramiento
Reuniones de grupo
Ombudsman
Requiere de un ambiente donde los
subordinados se sientan libres para
comunicarse

COMUNICACIN CRUZADA
Combina el :
Flujo horizontal
Flujo diagonal

COMUNICACIN ESCRITA, ORAL

Y NO VERBAL
Los

medios de comunicacin escrita y

oral tienen caractersticas favorables y
desfavorables;
pero
juntos
se
complementan y a menudo se presentan
juntos, adems se le puede emplear
ayuda visual para una comunicacin muy
completa y fcil de entender.

COMUNICACIN ESCRITA
La comunicacin escrita tiene la ventaja de
proporcionar:
Registros,
Referencias y
Defensas legales.
La comunicacin escrita tambin puede
promover:
Uniformidad en poltica y
Procedimiento y en algunos casos,
Reducir costos.

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA

COMUNICACIN ESCRITA
Utilizar

palabras y frases sencillas

Palabras cortas y familiares
Presentar ilustraciones y ejemplos;
grficas
Utilizar oraciones y prrafos cortos
Utilizar verbos activos, como El gerente
proyecta...
Evitar palabra innecesarias

COMUNICACIN ORAL
Reunin

de dos personas
Presentacin de un gerente ante una
audiencia grande.
La comunicacin oral hace posible el
rpido intercambio con realimentacin
inmediata.
El efecto de la interaccin frente a frente
puede ser notado.
Una reunin con el superior puede dar al
subordinado una sensacin de
importancia.

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA

COMUNICACIN ORAL
Comunquese

con una audiencia grande como

lo hara en una conversacin de uno a uno
Cuente una historia, una ancdota y presente
ejemplos
Haga pausas, no se apresure
Utilice ayudas visuales
Comunique seguridad y establezca confianza
con una voz fuerte y clara, buena postura y
una sonrisa
Utilice un lenguaje florido

COMUNICACIN NO VERBAL

BARRERAS E INTERRUPCIONES
EN LA COMUNICACIN
Una estructura de organizacin mal
diseada no comunica con claridad las
relaciones organizacionales.
Las barreras pueden estar en:
El emisor,
En la transmisin del mensaje,
En el receptor, o
En la realimentacin

FALTA DE PLANEACIN
Dar

los motivos de un mensaje

Seleccionar el canal mas apropiado y
escoger el momento indicado:
Comprensin

DISTORSIN SEMNTICA
Barrera a

la comunicacin efectiva
Puede ser deliberada o accidental

Vendemos por
menos
Las

palabras pueden evocar diferentes

respuestas

Gobierno: Interferencia o gasto deficitario .

Ayuda, igualacin y justicia.

MENSAJES MAL EXPRESADOS

No importa cun clara este la idea en la
mente del emisor de la comunicacin, el
mensaje puede estar marcado por:
Palabras mal escogidas,
Omisiones,
Falta de coherencia,
A la organizacin,
Estructura extraa de la frase,
Perogrulladas,
Verborrea innecesaria y
Dejar de aclarar sus implicaciones

PRDIDAS POR TRANSMISIN Y

MALA RETENCIN
Mensaje menos

y menos preciso.
La mala retencin es un problema serio.

Repetir

el mensaje y
Utilizar varios canales

ESCUCHA DEFICIENTE Y EVALUCIN

PREMATURA
Son muchos los que hablan, pero pocos los que
escuchan
Hay personas que entran a un anlisis con
comentarios que no tienen relacin con el tema que
se trata, exponiendo sus propios problemas u
opiniones, en estas situaciones todas las personas
involucradas en la conversacin quieren dar a conocer
su punto de vista sin escuchar opiniones de otros. Una
tendencia comn es juzgar, aprobar o desaprobar lo
que se dice, ms que tratar de comprender el marco
de referencia de quien habla y as poder llegar a un
comn acuerdo.

COMUNICACIN IMPERSONAL
Mejorar

la informacin no requiere de
medios de comunicacin costosos y
sofisticados
Para una comunicacin efectiva se
requiere:
Contacto frente a frente
Ambiente de apertura y confianza
Disposicin de los superiores

DESCONFIANZA, AMENAZA Y TEMOR

La

desconfianza puede ser el

resultado de un comportamiento
inconsciente del superior.
La
luz de amenazas ya sean
imaginarias o reales.
Un clima de confianza, que facilite una
comunicacin abierta y sincera

SOBRECARGA DE INFORMACIN
Ignorar

cierta informacin
Se abruman con demasiada informacin
que al procesarla se pueden cometer
errores
Se pueden demorar el proceso
asimilacin y entendimiento de la
informacin
Se filtra la informacin
Escape (Ignorar la informacin)

OTRAS BARRERAS A LA COMUNICACIN

Percepcin selectiva

Influencia

de la actitud (falta de
objetividad)

Diferencias de

estatus y poder entre el

emisor y el receptor

Cuando

la informacin tiene que pasar por

varios niveles organizacionales, tiende a
distorsionarse

GUAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIN

Aclarar el propsito del mensaje
Utilizar codificacin inteligible
Consultar los puntos de vista de otros
Considerar las necesidades de los receptores
Utilizar el tono y lenguaje apropiados para
asegurar la credibilidad
Obtener realimentacin
Considerar la emociones y motivaciones de los
receptores
Escuchar

MEDIOS ELECTRNICOS EN LA
COMUNICACIN

Las organizaciones adoptan cada vez ms

dispositivos electrnicos que mejoran la
comunicacin.
Equipo electrnico incluye:
Computadores centrales
Minicomputadoras
Computadoras personales
Sistema de correo electrnico

EL USO DE LA COMPUTADORA PARA EL MANEJO

DE LA INFORMACIN Y EL TRABAJO EN REDES
El

procesamiento de datos electrnicos

Manejar grandes cantidades de datos y poner
la informacin al alcance de un gran nmero
de personas
Nuevas graficas de computadora pueden
informar visualmente en segundos
La nueva tecnologa de la informacin cambia
la comunicacin de manera fundamental
La contratacin externa es facilitada por una
comunicacin ms rpida y mejor.

CONCLUSIN
La

comunicacin es importante en el
funcionamiento interno de la empresa y en
la interaccin con el ambiente externo.
En una organizacin los gerentes deben
tener la informacin necesaria para hacer
un buen trabajo.
Lograr que el personal de la organizacin
colabore satisfecho con ella y por lo tanto
sus actividades hacia la empresa sean
positivas mediante la aportacin de todo su
apoyo