ACPB

Procedimiento de Control de
Registros
Procesos de Sistema
Integrado de Gestin

Versin: 01
Fecha: 16/03/2016

1. OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para el control

administracin y disposicin de los registros del sistema integrado

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para la identificacin, EL

almacenamiento, proteccin recuperacin y la disposicin de todos los
registros generados del sistema integrado.

3. DEFINICIONES:
Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar (mediante
consulta), los registros del SIG y para permitir su consulta solamente a
las reas afectadas.
Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de
conservacin apropiadas.
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la
persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia.
Documento: datos que poseen significado y su medio de soporte.
Legibilidad: que pueda leerse la informacin contenida en el registro.
Listado Maestro de Registros: ndice utilizado para describir en forma
ordenada los registros que conforman el Sistema Integrado de Gestin,
acompaados de su versin, nombre, fecha de aprobacin, lugar y
tiempo de retencin, disposicin y responsables de los mismos.
Proteccin: asegurar la integridad de los registros durante todo su
periodo til.
Registro: tipo especial de documentos que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas.

4. REFERENCIA:

ACPB

Procedimiento de Control de
Registros
Procesos de Sistema
Integrado de Gestin

Versin: 01
Fecha: 16/03/2016

GTC ISO 10013:2002

NTC ISO 14001:2004
NTC ISO 9000:2005
NTC OHSAS 18001:2007
NTC ISO 9001:2008

5. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES

ACTIVIDAD
Identificar Los
Registros

Diligenciar Los
Registro

Almacn De
Registro

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Los registros se identifican por el

nombre asignado al registro,
ubicado en la parte superior. En Responsable del proceso
caso de ser de origen externo se donde aplica el registro
identificara con el nombre y la
fecha de recepcin del mismo.
Para mantener la legibilidad de
los registros que se generen en el
Sistema Integrado de Gestin se
tienen en cuenta los siguientes
aspectos:
No se diligencian a lpiz.

Permanecen libres de
tachones
y
enmendaduras.

No se modifican para
Responsable del proceso
colocar
informacin
donde aplica el registro
adicional, para esto se
protegen las hojas y/o
celdas de los formatos.

Se diligencian en su
totalidad y si quedan
espacios en blanco se les
coloca una lnea (/), N/A o
No aplica, para evidenciar
que no contienen ms
informacin.
Los registros sern almacenados
de forma magntica en un
computador,
divididos por
carpetas identificadas con el
nombre
y
la
fecha
de
almacenamiento
del
mismo,
adems se realizarn copias de Responsable del proceso
seguridad (back ups) cada vez donde aplica el registro
que se almacene un nuevo
registro. Los registros fsicos
sern almacenados en archiveros
metlicos, en carpetas ordenadas
alfabticamente.

REGISTRO
Listado maestro
de registros

Listado maestro
de registros

Listado maestro
de registros

ACPB

Proteger El
Registro

Recuperar Y
Consultar Los
Registros

Retencin y
Disposicin Final
Del Registro

Procedimiento de Control de
Registros
Procesos de Sistema
Integrado de Gestin

Versin: 01
Fecha: 16/03/2016

Para la proteccin de los registros

se mantienen en carpetas de
archivo, lejos de fuentes de
humedad, calor, libre de polvo,
insectos, roedores, o cualquier
factor que pueda afectar su
conservacin o legibilidad, los
registros no se archivan en forma
suelta, se mantienen en carpetas
o sobres, estn almacenados en
archiveros metlicos de tal
manera que se protejan de
prdida o dao. Se cuenta con
Responsable del proceso
extintores de fuego en lugares donde aplica el registro
estratgicos para salvaguardar
los registros en papel o
magnticos. Los registros no se
deben diligenciar con lpiz o con
papel copia, para proteger la
informacin contenida en el as
mismo el lder del proceso que
corresponda ser el responsable
de custodiar los registros de su
proceso. La proteccin incluye
limpieza y ordenamiento de la
documentacin.
Los registros en medio
magntico se ubican en los
computadores
de
cada
dependencia y los fsicos se
encuentran en las carpetas
localizadas en los archiveros de
cada dependencia. El acceso a
los registros que maneja cada
proceso es responsabilidad del
lder del mismo, de los registros
en papel se garantiza la Responsable del proceso
recuperacin con el nombre del donde aplica el registro
archivo cuando se necesite o
requiera. El registro solicitado
determinara el acceso al mismo:
Confidencial:
solo
el
personal directivo
Restringido:
quien
autorice el jefe del
proceso
General: todo el personal
El tiempo de retencin mnimo de Responsable del proceso
los archivos es de un ao. Una donde aplica el registro
vez cumplido, el registro ser
destruido o almacenado en una
carpeta identificada con el
nombre de Registro Eliminado.

Listado maestro
de registros

Listado maestro
de registros

Listado maestro
de registros

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Procedimiento de Control de
Registros
Procesos de Sistema
Integrado de Gestin

Versin: 01
Fecha: 16/03/2016

Esto se excepta cuando se

establece otro criterio por parte
de la gerencia o por aspectos
legales.

6. CONTROL DE CAMBIOS.
Versin

Fecha

Elaboro:

Reviso:

Descripcin del cambio

Aprob: