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Primer trabajo

1. Investigar en Internet, Leer y hacer un organizador grafico sobre el


tema LA ORGANIZACIN EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Los parmetros de calificacin son

Distribucin espacial del trabajo libre.


Capacidad de abstraccin y sntesis de los datos ms relevantes.
Creatividad en la elaboracin del esquema y las interrelaciones.
Su aporte personal.

LA ORGANIZACIN EN EL PROCESO
ADMINISTRATIVO

Planeacin.
Concepto:
La determinacin de los
objetivos y eleccin de los
cursos de accin para
lograrlos, con base en la
investigacin
y
elaboracin
de
un
esquema detallado que
habr de realizarse en un
futuro.

Organizacin:
Organizacin
es
el
establecimiento
de
la
estructura necesaria para
la sistematizacin racional
de los recursos, mediante
la
determinacin
de
jerarquas,
disposicin,
correlacin y agrupacin
de actividades.

La comunicacin.- Es la
relacin comunitaria humana
consistente en la emisinrecepcin de mensajes entre
interlocutores en estado de
total reciprocidad.
META es la mira que va a perseguirse
y deber ser identificada en trminos
claros y precisos. No se habr de
confundir una meta con el rea
general de actividades deseadas, el
hacerlo as pone en nfasis en los
medios, no en la mira.

Direccin:
Esta etapa del proceso
administrativo,
llamada
tambin
ejecucin,
comando o liderazgo, es
una
funcin
de
tal
trascendencia,
que
algunos
autores
consideran
que
la
administracin
y
la
direccin son una misma
cosa.

Estas actividades componentes estn


agrupadas y asignadas de manera que
un mnimo de gastos o un mximo de
satisfaccin de los empleados se logre
o que se alcance algn objetivo similar.

Control.-Los gerentes siempre han


encontrado conveniente comprobar o
vigilar lo que s est haciendo para
asegurar que el trabajo de otros est
progresando en forma satisfactoria
hacia el objetivo predeterminado.

2. Aplicacin practica
Una vez realizada la primera parte; acuda a una empresa pequea o
mediana de la que deber indicar los siguientes datos informativos.
Denominacin (razn social)
MARKETING WORDLWIDE ECUADOR S.A
Actividad Econmica
ACTIVIDAD
REALIZADA
EN
CENTRO
DE
LLAMADAS,
TELEMERCADEO Y TELEVENTAS
Direccin
QUITO AV. 6 DE DICIEMBRE Y LA NIA
Telfono
023980070
Nombre del gerente
VILLA CASTAEDA JULIETTE HERMELINDA
Investigue en dicha empresa Cmo est organizada?
Los principios
Entender las necesidades de los clientes y ofrecer soluciones para lograr
los objetivos propuestos.
Trabajamos en equipo para maximizar el crecimiento y lograr los objetivos.
Se guarda total fidelidad a la empresa.
Fomentamos la participacin de todo el personal administrativo en la toma
de decisiones.
El proceso para organizar a la empresa
rea de Gerencia
Esta rea se encarga precisamente de controlar, aprobar para que se haga
cada una de las actividades de la empresa y a la vez supervisa que el
personal cumpla con sus actividades asignadas.
A continuacin se indica los procesos que realiza esta rea:

Tabla 1
Procesos del rea de Gerencia
N.- PROCESOS
1
Revisin
de
2

proyectos a realizarse proyecto a realizarse para poder autorizar


Aprobacin
de Esta rea se encarga de aprobar los
actividades

DESARROLLO DEL PROCESO


los En este proceso se analiza la clase de

de

empresa
Contratacin

la presupuestos,

polticas,

estrategias

procedimientos administrativos.
de En este proceso bsicamente se realiza la

publicidad

contratacin

con

los

medios

de

comunicacin ms populares (televisin y


4

radio)
Coordinacin de las La asistente de Gerencia se encarga de
actividades

de

gerente general
Revisin

la organizar la agenda de la Gerente General.


de La asistente de Gerencia ser la encarga

documentos y control de revisar los documentos de las diferentes


de actividades de los reas de la empresa y vigilar las actividades
empleados

que realiza cada trabajador

para dar un

informe mensual a la gerente general de


todas las novedades que se presenten.
CONNOTACIN
Fortaleza
La Gerencia al aprobar los presupuestos, polticas y estrategias representa la
misma que cuenta con herramientas de control para ir monitoreando las
operaciones y as llegar al logro de las actividades.
Al llevar un control de todas las actividades que realizan los trabajadores, les
permitir tener conocimiento de que todo el personal se mantiene ocupado y
que no se est pagando un sueldo sin beneficio alguno.
3.1.1 rea de Logstica y Distribucin
En esta rea el objetivo principal es buscar los proveedores de los productos,
as como tambin constatar que la mercadera que se oferta este en buen
estado, entregar el pedido de acuerdo a lo que pide el cliente para no tener
inconvenientes.
Tabla 5

Procesos del rea de Logstica y Distribucin


N.1

PROCESOS
DESARROLLO DEL PROCESO
Cotizar y buscar La cotizacin se realiza en lo general a
los

proveedores proveedores internacionales a travs de la

de los productos web


innovadores

(redes

sociales),

quienes

envan

proformas, cotizaciones donde se verifican


las cantidades, precios, para luego pasarlos
al

N.2

departamento

contable

para

que

PROCESOS
Recibir el

presupueste el pago de dichos valores.


DESARROLLO DEL PROCESO
Se tramita todos los documentos y pagos de

inventario

aduana para poder liberar la mercadera y


trasladarla a la bodega de la empresa
matriz, cuyas cantidades y estado de los
productos son receptados por el jefe de
bodega a cargo de desembarque con el
apoyo de sus auxiliares. En caso de los
proveedores locales se cuenta y se verifica

Venta de los

los estados de la mercadera caja por caja.


Dar a conocer los productos que ofrece la

productos a

empresa, tomar el pedido que realiza cada

travs de Call

cliente

Center
Autorizacin de

entregado el producto.
Para proceder con el despacho primero se

despacho

verifica a travs del seor de Jefe de

para

que

posteriormente

sea

Facturacin que los nmeros de pedidos


hayan cumplido con el proceso de venta, es
decir, que estn cancelados ya sea en
efectivo o tarjeta, para as autorizar la
facturacin de los productos, cuyas facturas
son enviadas al Jefe de Distribucin para
que organice el despacho por rutas que
corresponden a cada motorizado.

Entrega de

Se procede a la entrega de mercadera a los

mercadera

motorizados con las facturas que les haya


asignado el Jefe de Distribucin

a su

Auxiliar de Bodega, se empacan por nmero


de pedios, los motorizados ubican en sus
maletas de despacho, antes llaman a
confirmar la entrega con el cliente.
CONNOTACIN
Fortaleza
Se realiza la compra de productos innovadores en base a cotizaciones, se
elegir el que este a menor costo y que sea de buena calidad.
Se revisa que este efectuado el pago ya sea en efectivo o con tarjeta antes de
entregar el producto.
3.1.2 rea de Comercializacin
Esta rea se encarga principalmente de realizar negociaciones con empresas
y consumidores finales, de verificar que se cumpla a cabalidad con los
permisos de funcionamiento y que la publicidad se realice de acuerdo a lo que
el producto contiene.
Posteriormente se da a conocer los procesos que se realiza en esta rea.
Tabla 6
Procesos del rea de Comercializacin
N.1

PROCESO
Negociacin con clientes

DESARROLLO DEL PROCESO


Agendar una visita (empresa) se la realiza

(empresa)

en los horarios programados, se toma el


pedido que desea y se realiza la
negociacin de las promociones y

descuentos.
Verificar los permisos de Se verificara que todos los productos
funcionamiento de cada tengan registro sanitario y que los locales

N.-

Punto de Venta
PROCESO

tengan su respectivo permiso de bomberos.


DESARROLLO DEL PROCESO

Control de exhibicin y El Jefe de Punto de Venta visita una vez por


presentacin del producto semana a nivel nacional y coordinando con
y local en cada Punto de sus asistentes realizan la verificacin de que
Venta

el producto tenga precio y etiqueta, que la


persona encarga de cada punto este con el
uniforme asignado y que el local se

Incrementar

puntos

encuentre limpio.
de Se encarga de realizar anlisis de mercado,

venta

para determinar en qu provincia se puede


incrementar una sucursal.

Bsqueda de locales para Al momento de tener ya establecido en qu


el nuevo Punto de Venta.

lugar se va a incrementar el Punto de


Venta se procede a la bsqueda del
respectivo local, el cual debe estar ubicado

Publicidad y marketing

en un lugar comercial.
Se realiza la publicidad en los medios de
comunicacin ms populares donde se
exhiben

los

productos

innovadores

ofreciendo descuentos y promociones.

3.1.1

rea Financiera/Administrativa

Esta rea tiene como finalidad

de administrar y controlar los recursos

econmicos y financieros que sobrellevan las actividades en todas las reas de


la empresa; dentro de stas podemos encontrar lo que son las Compras, la
cual surge como una necesidad, tambin tenemos lo que es el control de las
cuentas bancarias y cumplimiento de normas, leyes y lo que es con
bsicamente con recursos humanos.
Por lo anteriormente mencionado, a continuacin se describen los procesos
administrativos que se realizan:
Tabla 2
Procesos del rea Financiera/ Administrativa
N. PROCESO
DESARROLLO DEL PROCESO

Solicitud

de Para realizar cualquier compra se debe hacer

requerimiento

en base a una necesidad de la empresa, solo

de compra

en esos casos sern autorizados por el


gerente financiero.
de El gerente financiero es la persona que da a

Control

cuenta bancos

da se encarga de revisar los saldos de las


cuentas bancarias, para saber si les han
realizado los depsitos de las ventas, si es
que se ha cancelado a los proveedores y si
es que se han realizado las respectivas

transferencias a proveedores internacionales.


Control con el El gerente financiero es la persona que
cumplimiento
de las

revisa que se estn cumpliendo a cabalidad

normas las leyes establecidas es decir emitir los

establecidas

estados financieros mensualmente, realizar

por la empresa las declaraciones el 14 de cada mes, realizar


y

leyes las

establecidas,

respectivas

retenciones

los

proveedores, y tambin que se cumplan las


normas

establecidas

como

pago

proveedores, realizacin de rol de pagos,


realizar las transferencias bancarias.
de Las personas encargadas de cada Punto de

Control
facturacin
venta.

y Venta deben ingresar al sistema TV Sales el


nmero de pedido, nmero de factura, el
producto vendido, cantidad de productos que se
ha vendido, forma de pago ya sea en efectivo o
con tarjeta, de ser en efectivo se ingresara el
nmero de depsito y el nombre del banco, al ser
con tarjeta se ingresara el nmero de lote de
referencia y el nombre de la tarjeta, no deben
realizar facturas a mano pero sin duda alguna lo

hacen.
Control de que Una vez realizada la venta cada sucursal se
las

facturas encargara de enviar dos veces por semana las

estn ingresadas facturas, para que sean revisadas en la matriz, la


al sistema.
Registro

cual se revisara que no estn llenas a mano.


en

sistema

el Todas las transacciones realizadas como pagos,


ventas, gastos sern registrados en el sistema

MICRO.
Control de que el El Jefe de Recursos Humanos es la persona que
personal
afiliado

este est centrada en todo lo que es relacionado con

Bsqueda
personal

beneficios del trabajador, como es la afiliacin al


IESS.
de Se realizara el anuncio en el comercio para la
bsqueda

de

personal

de

acuerdo

las

necesidades de la empresa, en el mencionado


anuncio constara el correo al cual deben enviar
Seleccin
personal

las hojas de vida.


de Una vez recibidas las hojas de vida se analizar
cul se acoge al perfil buscado, el que se ajuste
al mencionado perfil se le llamara para la

Entrevista

entrevista.
Se har la respectiva entrevista y se elegir al
que mejor lo realice y de acuerdo a sus

Capacitacin

aptitudes.
Se le dar una breve explicacin de las
actividades que deber realizar en el rea
asignada.

CONNOTACIN
Fortalezas
Control de las compras que se realice para la empresa.
Registro en el sistema de la empresa las ventas, gastos.
Control del cumplimiento con las normas establecidas por la empresa y leyes
implantadas.
Control de que las ventas que se realizan en el da sean registradas en el
sistema.
Debilidades
Las personas encargadas de cada Punto de Venta a veces realizan las facturas
a mano.
Al nuevo personal que ingresa no se le da una capacitacin a fondo sobre las
actividades que tiene realizar.

3.1.2 Resumen de los factores (fortalezas y debilidades)


REA DE GERENCIA
FOTALEZAS

DEBILIDADES

La empresa cuenta con


herramientas de control para ir
monitoreando las operaciones y as
llegar al logro de las actividades
Cuadro 1
Resumen de los factores (Fortalezas y Debilidades)

REA DE LOGSTICA Y DISTRIBUCIN


FOTALEZAS
Revisin

DEBILIDADES

de

que

estn
La departamentalizacin

efectuados los pagos antes de


proceder

la

entrega

del

producto.
La compra de productos se
realiza en base a cotizaciones.
REA DE COMERCIALIZACIN
FOTALEZAS

DEBILIDADES

Cumple a cabalidad con los Las personas encargadas de cada


permisos de funcionamiento.

Punto de Venta a veces realizan las


facturas a mano.

Visitas

constantes

cada

Punto de Venta.
Anlisis de mercado para abrir
sucursales.
REA ADMINISTRATIVA/FINANCIERA
FOTALEZAS

DEBILIDADES

Control de las compras que se Al nuevo personal que ingresa no se le


realice para la empresa.

da una capacitacin a fondo sobre las


actividades que tiene realizar.

Registro en el sistema de la
empresa las ventas,

gastos,

compras.
Control del cumplimiento con
las normas establecidas por la

El diseo organizacional
Diseo organizacional
Vsquez (2002) define como la representacin del esquema bsico
de una organizacin, lo cual permite conocer de una manera objetiva
sus partes integrantes, es decir, sus unidades administrativas y la
relacin de dependencia que existe entre ellas.
El organigrama estructural de Marketing Worlwide Ecuador S.A, est
conformado por

tres niveles: el primer nivel corresponde al superior ,

compuesto por

la Junta General de Accionistas y la Gerencia General, a

continuacin se tiene el nivel medio que est compuesto por tres


departamentos: Logstica y Distribucin que

tiene la responsabilidad del

correcto funcionamiento y coordinacin del producto y el personal, encargado


de distribuir a los clientes los pedidos de mercanca en el tiempo acordado; el
segundo departamento de Comercializacin que

tiene la obligacin de

supervisar a los vendedores de cada Punto de Venta y supervisar que se


alcance las metas establecidas; y el tercer departamento AdministrativoFinanciero, que tiene como responsabilidad la coordinacin, supervisin y
control de las operaciones administrativas financieras. Y el nivel operativo
donde estn ubicados todos los empleados que realizan las actividades
asignadas por los Jefes de cada departamento.
Aporte personal
Tres aspectos fundamentales: en primer lugar la buena voluntad, entendiendo
por esto mantener una disposicin positiva en diferentes mbitos, tanto frente a
la realizacin de tareas, como hacia la cooperacin mutua, en este sentido, las
acciones concretas nos llevaran a dar respuestas que impliquen mas SI que
no, a mostrar una sonrisa frente a lo que se nos pida y en general mostrarse
dispuesto a cooperar de manera proactiva.
Por otro lado, a mi entender un segundo aspecto trascendental es la
flexibilidad, entendiendo por esto apertura al cambio, comprensin del medio y
los otros y por sobre todas las cosas, empata. Es decir, entender la posicin
del otro frente a situaciones tanto laborales como personales.

En tercer lugar podemos nombrar las mnimas atenciones. La vida se


compone de detalles, y son esos detalles los que nos otorgan alegras y penas,
en el mbito laboral. Mnimas atenciones pueden aportar fuertemente a la
mantencin de un clima laboral positivo. Un ejemplo puede ser cuando te sirves
caf, ofrecer tambin a quienes estn cerca, o preguntar como ests y "cmo
est la gente que te importa", o bien regalar un pequeo dulce o chocolate de
vez en cuando, compartir un jugo o bebida en una reunin laboral, etc.
A modo de concluir esta pequea reflexin, no quisiera dejar de recalcar que el
esfuerzo personal es lo nico que nos va a permitir mantener relaciones
humanas ms cordiales. No podemos esperar que el cambio venga desde
afuera, sino por el contrario, debemos ser nosotros participes y generadores
del mismo Como alguna vez dijo Gandhi, debemos "ser" el cambio que
queremos ver en el mundo.

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