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Los circuitos administrativos son una serie de procedimientos y prcticas que comprenden tanto la
preparacin, autorizacin, registracin y por ltimo archivo y seguimiento de toda la
documentacin (fsica o electrnica) respaldatoria de una determinada operatoria, reflejo de una
transaccin econmico - financiera.
La palabra circuito implica fundamentalmente el seguimiento de un orden secuencial,
normalmente bajo la forma de procedimientos burocrticos (emparentados con la prolijidad
en el manejo de la documentacin). Tambin otorga nocin de estar preestablecido a la prctica
misma de la operatoria en s. Por lo tanto, comnmente se normalizan en manuales de
procedimientos y autorizaciones, que les confieren una formalidad muchas veces necesaria para
su posterior y correcta aplicacin, confiriendo adems la posibilidad de rotar personal en cualquier
puesto de la organizacin con mayor facilidad.
Cualquier circuito administrativo que se formule tiene en cuenta las reas o puestos de trabajo
encargadas de llevar a cabo las tareas especficas que los mismos determinan, estableciendo para
cada agente de la organizacin funciones, responsabilidades y autoridad. stos tres ltimos
son los pilares sobre los que se basa la divisin de las tareas o descentralizacin de funciones.
En sntesis, un buen conjunto de procedimientos administrativos diseado a medida de la
operatoria de la organizacin en cuestin, debiera otorgar previsibilidad, orden secuencial y
brindar la posibilidad de identificar en que etapa se encuentra cada operacin, desde su comienzo
hasta su final. Es decir, debera permitir que todas las operaciones que lleva a cabo la empresa
sean susceptibles de ser ubicadas dentro del circuito que corresponde en cualquier momento.
Los circuitos bsicos y primordiales que abarcan a la mayora de las organizaciones se resumen en
:
1.
2.
3.
4.
5.
Control Interno :
La otra cara de la moneda, que representa un sistema administrativo en general es
el denominado Sistema de Control Interno, es decir, por un lado estn los Circuitos
Administrativos que constituyen la base para el correcto funcionamiento de la operatoria de una
organizacin, y por otro el Sistema de Control Interno, que lo complementa y se transforma as en
el marco de referencia para la formulacin de los Circuitos Administrativos.
El Sistema de Control Interno es un conjunto de procedimientos, actividades y
tareas que se llevan a cabo en una organizacin con el objetivo de:
a) Salvaguardar Activos
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Cobros de Pagos
Cobranzas de Facturacin
Conciliacin de Registracin
d) Es uno de los principios ms difciles de cumplir, especialmente en las PyMEs. Tiene como
objetivo que cada empleado, en especial el personal operativo, conozca perfectamente a quien
debe reportar, es decir, quien es su jefe directo. De lo contrario, si una persona responde a
mltiples superiores, probablemente se confunda al empleado con muchas rdenes que
pueden llegar a ser contradictorias.
e) Es uno de los elementos ms importantes, sino el ms importante de todos. Se refiere a la
necesidad imperiosa de que el sistema incorpore todos los hechos econmicos relativos a la
organizacin en el momento y en el lugar en que los mismos se producen. Esto permite
disminuir notablemente el riesgo de error, la duplicidad de tareas y tambin brinda la
posibilidad de contar con informacin ntegra, precisa y oportuna.
f) Por ltimo es importante contar con empleados que sean idneos para realizar las tareas
que se les encomiendan. Esto redunda en la mejora de la eficiencia operativa, diminuyendo
errores y tiempos de ejecucin. Es importante analizar este punto al momento de distribuir
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las tareas, dicho anlisis puede concluir en la reasignacin de tareas o bien en la necesidad de
incorporar personal.
Conclusiones
El objetivo final de todo el proceso radica en conseguir una estructura interna que
cuente con circuitos administrativos slidos y confiables, que permita delegar tareas con
tranquilidad y que provea informacin confiable, integra y oportuna sobre el desempeo de la
empresa. Esto supone conocer, en cualquier momento, los saldos a cobrar a clientes, los saldos
adeudados a proveedores, el stock de mercadera con el que se cuenta y las disponibilidades
lquidas de la empresa.
Todo esto implica no circunscribir al proceso contable slo a la simple registracin de
las operaciones, sino entenderlo en un sentido mucho ms amplio. Se busca utilizar a la
contabilidad como una herramienta de gestin para la toma de decisiones.
Que es?
Un flujograma o como tambin se le conoce Diagrama de flujo es una
representacin grafica de algn proceso o de algn suceso por medio de
smbolos.
Tiene la ventaja de poder ensear un punto en especfico del proceso que
estemos graficando para poder saber en que etapa del proceso vamos y cul es
la etapa que sigue.
A la hora de hacer un flujograma o diagrama de flujo, tenemos la facilidad de
poder encontrar algn error o falla que haya surgido en el proceso para poder
solucionarlo de manera rpida, debido a que es fcil localizar las etapas del
proceso.
Cundo se puede utilizar?
Se puede utilizar en varias ocasiones como en la programacin, en la
administracin y en procesos especficos.
Caractersticas
Un flujograma siempre debe de tener un solo punto de inicio y un final.
El proceso debe de estar plasmado en pocas hojas y ser claro.
Debe de estar definida la simbologa que se va a usar para diagramar.
Se debe definir el nivel de detalle del diagrama.
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Cursograma
Qu es?
Al igual que el flujograma es una representacin grafica de algn proceso, con la
diferencia de que este muestra la secuencia cronolgica de las fases del
proceso.
Tambin es una grafica que puede representar los pasos de rutinas simples.
En las empresas son considerados como una de las principales herramientas en
la realizacin de cualquier mtodo y sistema.
Tipos de cursogramas
Existen dos tipos de cursogramas los analticos y los sinpticos:
El objetivo del Cursograma sinptico es realizar a totalidad el proceso antes de
un estudio detallado.
El objetivo del Cursograma analtico es mostrar la trayectoria del proceso,
mostrar ms informacin y ser ms detallado para poder analizarlo.
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cursogramas sinpticos
Conclusin
Aprendimos cuales son :
las diferencias de un flujograma y un Cursograma
las caractersticas de ambos
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EJEMPLOS CURSOGRAMAS
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EJEMPLOS FLUGOGRAMAS
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