GO/SGL-SGC-P-001

Versin: 01
Fecha: 01/02/2011

Sistema de Gestin Integrado

INGENIERIA DINAMICA S.A.

Compras
Elaborado por:

Revisado por:

Coordinador SGC

Comit del SGI

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Versin: 01
Fecha: 01/02/2011

Aprobado por:

Gerente Operaciones

1.

OBJETIVO

Establecer un procedimiento que determine los lineamientos para asegurar que los productos adquiridos
cumplan los requisitos solicitados en los procesos de la Organizacin.
2.

ALCANCE

Se aplica a los productos y/o servicios adquiridos para la realizacin de todas las actividades de la
gestin de la empresa.
3.

RESPONSABILIDAD

El Jefe de Compras es el responsable de la aplicacin efectiva del presente procedimiento.

4.

REFERENCIA
Norma Internacional ISO 9001:2008 requisito 7.4

5.

DEFINICIONES
Proveedor: Se aplica a la organizacin o persona que se dedica a proveer o abastecer de
productos.

6.

Requerimiento: Algo que se le pide o solicita a alguien.

Especificaciones: Documento que establece requisitos.

SIMBOLOS Y ABREVIATURAS
JCP
GI
ALM

7.

Jefe de Compras

JAL

Jefe de Almacn

Gerente de Ingeniera

GO

Gerente de Operaciones

Almacenero

POLTICAS

El Personal de INGEDISA antes de generar el requerimiento solicita la aprobacin a los Jefes de rea. Los
requerimientos provenientes de los consorcios son entregados a la GO o GI segn corresponda para dar el
trmite correspondiente.

Cuando se compre un equipo de medicin y/o se requiera una calibracin de los mismos se solicitar al
proveedor en la orden de compra o servicio el certificado de calibracin del equipo indicando la serie,
marca, modelo y copia de calibracin del patrn.

Cuando se solicite el mantenimiento de equipos se pedir al proveedor un informe del servicio prestado,
tareas realizadas a cada equipo.
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Fecha: 01/02/2011

La solicitud de un producto ser realizado mediante el formato GO-SGL-SGC-F-005 donde se registrar:

N requerimiento, fecha de solicitud, fecha mxima de entrega; rea que solicita; proyecto; Centro de
Costos; Visto Bueno de Aprobacin, y documentos adjuntos segn el caso.

Si se tiene que realizar la compra a un proveedor no evaluado, luego de la primera compra se realizar la
evaluacin segn los criterios establecidos para la evaluacin de proveedores, teniendo como plazo para
dicha evaluacin, 30 das a partir de la fecha de la compra.

La verificacin de las compras de los equipos de cmputo ser realizada por el personal de sistemas.

Para la numeracin del requerimiento se antepondr los siguiente cdigos antes de la numeracin:
XX-YYY-AA

Donde:

XX: rea o Gerencia que realiza el requerimiento

YYY: Numero Correlativo

AA: ltimos dos dgitos del ao que en curso.

rea
Gerencia General
Gerencia Administrativa Financiera
Sub Gerencia de Recursos Humanos
Jefatura de Personal
Sub Gerencia de Administracin y Finanzas
Jefatura de Administracin de Consorcios
Jefatura de Tesorera
Jefatura de Contabilidad
Gerencia de Operaciones
Sub Gerencia Logstica
Jefatura de Equipo Mecnico
Jefatura de Almacn
Jefatura de Compras
Sub Gerencia de Sistemas
Jefatura de Sistemas
Sub Gerencia de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente
Residencia de Obra
Jefatura de servicios
Coordinador de Obras
Coordinador de Conexiones
Coordinador de Alumbrado Pblico
Coordinador Mantenimiento de Redes
Gerencia de Ingeniera
Jefe de Supervisin
Coordinador de Supervisin
Jefe de Estudios
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Inicial
GG
GAF
SRH
JP
SGAF
JAC
JT
JCO
GO
SGL
JEM
JAL
JCP
SGS
JSI
SMC
RO
JSV
CO
CNX
CAP
CMR
GI
JS
CS
JE

Subgerencia de Promocin y Desarrollo

Coordinador de estudios
Jefe de licitaciones
Jefe de Concursos
Representante de la Direccin
Coordinador del SGI
Coordinador del SGC
Coordinador del SGA
Coordinador del SGS
8.

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SPD
CE
JL
JC
RD
CSGI
CSGC
CSGA
CSGS

DESPLIEGUE

RESP.

ACTIVIDAD

REGISTROS

Seleccin, Evaluacin y Seguimiento de Proveedores

Seleccin de Proveedores
Identifica a proveedores de productos y servicios ubicados mediante las
pginas amarillas, publicidad, informacin del personal, u otros.

SGL/JCP

Realiza la seleccin de los proveedores en base a criterios como precio,

facilidades de pago, experiencia en el mercado y su capacidad para
suministrar productos y/ o servicios de acuerdo con los requisitos
establecidos por la organizacin, estos se encuentran especificados en
los Criterios de Seleccin y Evaluacin de Proveedores

Criterios de seleccin y
Evaluacin de
Proveedores
GO/SGL-SGC-C-001

Nota 1: En el caso de las oficinas perifricas el Administrador de la

Obra/Proyecto podr realizar la seleccin de los proveedores en base a
los criterios establecidos.

Evaluacin de Proveedores

SGL/JCP

SGL/JCP

Evala a los proveedores en funcin a los criterios de Seleccin y

Evaluacin en el formato Evaluacin y Seguimiento a Proveedores.
Registra el resultado de la calificacin final, Regular, Bueno y Muy
Bueno en la lista de Lista de Proveedores Calificados.
Re-evala a los proveedores en la Evaluacin y Seguimiento a
Proveedores segn las frecuencias establecidas por la calificacin
obtenida en la ltima evaluacin.
Actualiza la Lista de Proveedores Calificados segn los resultados.

Evaluacin y Seguimiento
de Proveedores
GO-SGL-SGC-F-001

Lista de Proveedores
Calificados
GO-SGL-SGC-F-003
Evaluacin y
Seguimiento de
Proveedores
GO-SGL-SGC-F-001

Seguimiento de Proveedores

SGL /
JCP/JAL/
JSIS

Realiza seguimiento permanente a los proveedores en la Evaluacin y

Seguimiento a Proveedores, registrando los eventos que pudieran
presentarse, lo cual permite tomar acciones y conocer el desempeo del
proveedor en el tiempo, para las siguientes evaluaciones.
Nota 2: Para los proveedores de tiles de oficina el encargado de estas
actividades es la secretaria de Operaciones.

Requerimientos

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Evaluacin y
Seguimiento de
Proveedores
GO-SGL-SGC-F-001

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N

RESP.

Personal de
INGEDISA

ACTIVIDAD
Identifica la necesidad de algn recurso y genera el pedido y/o
requerimiento en el formato Requerimiento colocando las
caractersticas y/o especificaciones del recurso solicitado.

REGISTROS

Si se trata de materiales de oficina, lo solita a la Secretaria de

Operaciones.

Formato de
Requerimiento de
Compras y/o Servicios
GO/SGL-SGC-F-005

Si se trata de un requerimiento de otra ndole, lo solicita directamente al

Jefe de Almacn (JAL).

Si existe stock, le entrega el material y contina con la actividad.

El Jefe del Almacn, solicita al jefe de compras realizar la adquisicin

considerando las siguientes causales :

JAL

1.- Cuando el Producto lleg al stock mnimo.

E-mail

2.- Cuando el producto es nuevo y se requiere para cualquier proceso

de las actividades de INGEDISA.
GO/GI
4
Compras

Aprueba un requerimiento mediante correo electrnico.

Recibe el requerimiento de compra aprobado.

JCP

JCP

GO/ GI

Solicita cotizaciones a los proveedores, mnimo 3, con la informacin

tcnica respectiva del bien/servicio.
Si el proveedor se en encuentra registrado como Proveedor aprobado y
proporciona las mejores condiciones de mercado se genera la orden sin
cotizacin.
Cuando la Gerencia de rea lo requiera el jefe de Compras prepara el
cuadro comparativo de las cotizaciones. Seleccionando el proveedor
ms adecuado segn: precio, calidad, empresa conocida, tiempo en el
mercado, recomendacin y que tenga stock del producto.
Revisa cuadro Comparativo y ordena emitir de la compra.
Emite la orden de compra u servicio con la informacin necesaria para
la compra en el sistema contable. El Monto mnimo para la generacin
de una orden de compra es de de UIT o cuando la Gerencia lo
requiera. Asimismo colocar el lugar y fecha de entrega de los
productos/ servicios.

E-mail
Solicitud de cotizacin
Evaluacin y
Seguimiento de
Proveedores
GO-SGL-SGC-F-001
Cuadro Comparativo de
Cotizaciones

E-mail

JCP

Orden de Compra

GO / GI /JS

Aprueba una Orden de Compra mediante firma, o correo

1
0

PROVEEDOR

Recepciona Orden de Compra

11

ASISTENTE DE
TESORERIA

Recepciona Orden de compra, revisa condiciones y procede a la

cancelacin.

Cheque / Deposito /
Voucher

1
2

Responsable de
Compras /
Responsable de
rea

Recepciona el producto junto con la gua de remisin y/o factura. En

caso de Servicios se deber emitir una conformidad de servicio.

Gua de Remisin /
Factura / Acta de
Conformidad

Orden de compra/ email

E-mail

Almacn de Materiales
Verifica materiales, si es conforme registra el ingreso al almacn y se
declara la conformidad de los productos comprados en el Formato GO1
Almacenero
SGL-SGC-F-002. De no ser conforme, coordina su cambio y comunica a
3
JCP para que el evento sea registrado en el formato Evaluacin y
Seguimiento a Proveedores.
Procede a emitir y a entregar su factura para cobranza a las oficinas de
1
Proveedor
INGEDISA, dentro de los marcos legales y condiciones de pago
4
acordadas.
Secretaria
1
de Gerencia Revisa documentacin y solicita Visto de la GO/GI y procede a derivar
5
de
los documentos a Contabilidad.
Operaciones

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Gua de Remisin /
orden de Compra / Nota
de ingreso fsica y
lgica/ Control de
Productos comprados
Factura

Cargo

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Fecha: 01/02/2011
N

RESP.

ACTIVIDAD

1
6

Asistente de
Contabilidad

Recepciona la documentacin, realiza el registro contable en el registro

de compras. Y enva documentos originales a Tesorera para el pago.

1
7

Tesorero

Recepciona documentos originales para el pago correspondiente

dentro del plazo acordado.

9.

REGISTROS

REGISTROS
Registro de Compras /
Copia SUNAT del
comprobante de Pago
Factura/ gua remisin/
nota de ingreso/ orden
de compra Originales

Cdigo

Nombre

Responsable del Control

GO/SGL-SGC-F-001

EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES

Subgerente de logstica/JCP

GO/SGL-SGC-F-002

CONTROL DE PRODUCTOS COMPRADOS

Subgerente de logstica/JCP

GO-SGL-SGC-F-003

LISTA DE PROVEEDORES CALIFICADOS

Subgerente de logstica/JCP

GO/SGL-SGC-F-004

SEGUIMIENTO AL PROVEEDOR

Subgerente de logstica /JCP

GO-SGL-SGC-F-005

REQUERIMIENTO DE COMPRAS Y/O

SERVICIOS

Responsables de Area

10. HISTORIAL DE DOCUMENTOS

No de
versin

No de captulo/
tem

Prrafo/
figura/ tabla/
nota

Modificaciones

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Fecha: 01/02/2011
11. ANEXOS
11.1 GO/SGL-SGC-C-001 - CRITERIOS DE EVALUACIN DE PROVEEDORES
Calificacin

Regular
Se comunica que el requerimiento
El tiempo de entrega de los
El tiempo de entrega del producto (producto y/o servicio) no puede
Tiempo de entrega productos y/o servicios siempre se
y/o servicio generalmente se hace ser atendido en los plazos
del producto/servicio hace en los plazos establecidos.
dentro del plazo establecido.
establecidos reprogramndose el
Rpida respuesta de atencin.
plazo de entrega.
Conformidad del
producto/servicio /
Cumple con
especificaciones
Comunicacin del
proveedor
Capacidad del
proveedor
Experiencia en el
mercado / cartera de
clientes / alianzas
estratgicas
Garanta

Muy bueno

Bueno

Malo
No se cumple con el tiempo de
entrega del producto/servicio
establecido y no se informa en
relacin
al
requerimiento
solicitado.

Se comunica que el producto y/o

El producto y/o servicio entregado El producto y/o servicio entregado
El producto/servicio entregado
servicio requerido no puede ser
es
conforme
y
supera
las es
conforme
segn
el
no es conforme de acuerdo a lo
entregado de acuerdo a lo
expectativas.
requerimiento efectuado.
requerido.
solicitado y se sustenta el motivo.
Siempre
se
establece
una
comunicacin adecuada con el
proveedor
para
realizar
los
requerimientos y cotizaciones.
Evidencia potencial adicional para
asumir
requerimientos
de
productos/servicios mayores.

Usualmente se puede establecer

una buena comunicacin con el
proveedor en relacin a los
requerimientos y a las cotizaciones.
Evidencia potencial para asumir los
actuales requerimientos.

Experiencia en el mercado, cartera

Presenta mucha experiencia en el
de
clientes
pequea
pero
mercado, una cartera de clientes
reconocida y en algunos casos
reconocidos y presenta alianza
presenta alianza estratgica con la
estratgica con la empresa.
empresa.
Otorga largos plazos de garanta.

Suele
presentarse
alguna
dificultad con el proveedor para
hacer
los
requerimientos,
cotizaciones y entregas.
En
ocasiones
se
presenta
dificultad
para
asumir
los
requerimientos.
Poca experiencia en el mercado,
cartera de clientes no muy
importante, pero no presenta
alianza
estratgica
con
la
empresa.

Es frecuente el problema de
comunicacin con el proveedor.
Usualmente no puede asumir los
requerimientos.
No tiene experiencia en el
mercado, no presenta cartera de
clientes y no mantiene alianza
estratgica con la empresa.

Otorga garanta por un periodo No otorga periodo de garanta No otorga periodo de garanta ni
aceptable.
pero si acepta devoluciones.
acepta devoluciones.

Precio de productos Precios inmejorables relativos a la Precios aceptables relativos a la

Precios por encima del mercado y Precios por encima del mercado
y/o servicios (Costo / calidad del producto y/o servicio. calidad del producto y/o servicio.
baja relacin relativa de calidad.
y muy baja calidad.
Dentro del rango del mercado.
Beneficio / Calidad) Por debajo del mercado.
Soporte Tcnico

Facilidades de pago

Cuenta
con
programas
y/o
contratos
de
mantenimiento
preventivo
dentro
de
las
posibilidades de la empresa

Tiene programas y/o contratos de

mantenimiento preventivo
al
alcance de las posibilidades de la
empresa

Tiene programas y/o contratos de

mantenimiento preventivo fuera
del alcance de las posibilidades
de la empresa
Presenta facilidades de pago
Presenta buenas facilidades de Presenta buenas facilidades de
aceptables
para
algunos
pago, para todos sus productos pago para algunos productos y/o
productos y/o servicios ofrecidos,
y/o servicios. Por encima de los servicios.
Cumple
con
los
pero no cumple con los requeridos
requerimientos de la empresa.
requerimientos de la empresa.
por la empresa.

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No cuenta con programas y/o

contratos
de
mantenimiento
preventivo.

No presenta facilidades de pago.

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11.2 GO/SGL-SGC-F-002 CONTROL DE PRODUCTOS COMPRADOS

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Fecha: 01/02/2011

11.3 GO-JCP-SGC-F-001 - EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES

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Fecha: 01/02/2011
11.4

GO/SGL-SGC-F-004 SEGUIMIENTO AL PROVEEDOR

EVALUADOR :

FECHA

PROVEEDOR

PRODUCTO / SERVICIO

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INCIDENTE ACCIONES TOMADAS

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Versin: 01
Fecha: 01/02/2011

GO/SGL-SGC-F005
Versin 01
Fecha 01-02-2011

Requerimiento de Compras y/o Servicios

N de
Requerimiento
Fecha de Solicitud
Fecha Max. De
Entrega
rea
Proyecto/Contrato
Centro de Costos
Empresa/Consorcio
Solicitado Por
Solicita aprobacin

:
:

XX-YY-AA

:
:
:
:
:
:
GO
GI
JS

Documentos
Adjuntos
Hoja Excel de
requerimiento
Especificaciones
Tcnicas
Cuadro de Datos
Tcnicos
Memoria
Descriptiva
Planos
Formatos de
mantenimiento
Otros

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Fecha: 01/02/2011

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