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SISTEMA AUTOMATIZADO
DE CORRESPONDENCIA
Vias Bolivia - 2009
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Contenido
Parte I Introduccin
1
2
3
4
5
6
...................................................................................................................................
6
Asignacin
de cuenta en el SIACO
...................................................................................................................................
6
Ingreso
al SIACO
...................................................................................................................................
8
Descripcin
de la Pagina principal
...................................................................................................................................
12
Configurar
Usuario
...................................................................................................................................
13
Cambiar
Password
...................................................................................................................................
13
Configurar
lista de derivacin
23
...................................................................................................................................
23
Generar
un documento
...................................................................................................................................
27
Asignar
Cite al Documento
...................................................................................................................................
27
Asignar
NUR o NURI pendiente
...................................................................................................................................
30
Asignar
NURI nuevo
...................................................................................................................................
32
Imprimir
documento
...................................................................................................................................
34
Buscar
documento
...................................................................................................................................
35
Modificar
documento
...................................................................................................................................
37
Asignar
nuevo cite
...................................................................................................................................
38
Corregir
asignacin de un documento (NURI o NUR)
16
...................................................................................................................................
16
Revisin
de documentos antes de la recepcin
17
Ver la...................................................................................................................................
lista de documentos "Que deben llegar"
...................................................................................................................................
18
Buscar
documento
...................................................................................................................................
19
Recepcionar
Documento Manual
...................................................................................................................................
20
Recepcionar
documento Automaticamente
...................................................................................................................................
21
Recepcin
Fsica
21
Lista...................................................................................................................................
documentos no recepcionados
40
...................................................................................................................................
40
Acceder
a la opcin de Derivar documento nuevo
...................................................................................................................................
41
Acceder
a la opcin de Derivar documento pendiente
...................................................................................................................................
41
Adjuntar
otros documentos
...................................................................................................................................
43
Derivar
Hoja de Seguimiento
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5
6
7
8
...................................................................................................................................
46
Imprimir
Hoja de Seguimiento Interna
...................................................................................................................................
49
Corregir
Derivacin
...................................................................................................................................
51
Agrupar
Hojas de Seguimiento
...................................................................................................................................
53
Devolucin
de documentos derivados a mis pendientes
55
...................................................................................................................................
55
Archivar
hoja de seguimiento interno
...................................................................................................................................
57
Archivar
en nueva carpeta
...................................................................................................................................
57
Archivar
en una carpeta existente
...................................................................................................................................
58
Ver documentos
archivados
61
67
Cdigo Documento
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Parte
I
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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Introduccin
El Sistema Automatizado de Correspondencia (SIACO), nos permite generar, recibir,
registrar, controlar, ubicar, transparentar, derivar y responder, de manera inmediata y
adecuada la correspondencia interna y externa.
El SIACO es tambin un Registro de Comunicaciones Oficiales, que permite registrar la
fecha y hora de recepcin y derivacin de la correspondencia para establecer el carcter
oficial de su trmite y transparentar los procesos que tienen que ver con los propsitos
administrativos de la Institucin. El SIACO es administrado por la Unidad de Tecnologas de
Informacin.
El SIACO hace uso de las hojas de seguimiento que no es ms que un registro impreso en
el cual se coloca la constancia de la recepcin de la correspondencia, contiene un NUR o
NURI, segn sea el caso, y las derivaciones y provedos correspondientes.
NUR, Nmero nico de Registro, asignado a cada una de las comunicaciones externas
ingresadas a la Institucin, de manera correlativa, siendo ventanilla nica la instancia que
puede generar NURs.
NURI, Nmero nico de Registro Interno, asignado a cada una de las comunicaciones
originadas en el interior de la Institucin (oficina central, regionales), de manera correlativa.
El presente documento es un manual de usuario cuya finalidad es ofrecer al usuario una
formacin bsica para que conozca y pueda utilizar de una manera ms eficaz el SIACO.
Con este manual conocer las diferentes funciones del SIACO y cmo utilizarlos,
conociendo todas las opciones que nos brinda.
1.1
1.2
Ingreso al SIACO
Para ingresar al SIACO, abrimos el explorador de Internet o el navegador Mozilla Firefox
tecleamos en el ordenador la siguiente direccin:
http://siaco.viasbolivia.gov.bo
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Dicha pantalla le permite identificarse como usuario del SIACO, a travs de una cuenta de
usuario (normalmente apellido.nombre ejemplo: Juan Perez seria perez.juan) y un password,
inicialmente 123, que debe ser cambiado como se indicar ms adelante.
Utilizaremos los siguientes datos para el ejemplo de uso del SIACO:
Usuario: perez.juan
Password: 123
Nombre: Juan Perez
Cargo: Asistente
Oficina: Direccin de Planificacin y Desarrollo
email: perez.juan@viasbolivia.gov.bo
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Una vez digitados el usuario y password correspondiente presionar la tecla ENTER o hacer
clic con el botn izquierdo del mouse sobre el botn ENTRAR.
Si el usuario existe y es aceptado correctamente por el SIACO, ser automticamente
direccionado a la pgina que le corresponda segn su perfil de usuario: Administrador,
Usuario Normal, Ventanilla nica.
1.3
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vQue deben llegar, en esta opcin el SIACO nos muestra el nmero de documentos
(oficiales y copias) derivados al usuario activo; para realizar la recepcin de un documento
se debe acceder a dicha opcin.
Figura 8. Pendientes
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y las carpetas creadas (se puede crear tantas carpetas fsicas se tenga), una vez que un
documento es archivado este no puede ser devuelto a "Pendientes".
Figura 9. Archivo
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vCITES ASIGNADOS EN LA OFICINA, nos permite ver una lista de todos los cites
generados en la direccin o unidad.
vREPORTE DE DOCUMENTACION DESPACHADA, nos permite generar un reporte e
imprimir el detalle de la documentacin despachada, que puede ser utilizada como
constancia de la recepcin de documentos.
vREPORTE DE DOCUMENTACION ARCHIVADA, nos permite generar un reporte e
imprimir el detalle de todos los documentos archivados.
En la parte inferior de la pgina encontramos las OPCIONES DISPONIBLES que
describiremos a continuacin:
Esta opcin empieza a parpadear y cambia de color cuando existe
"ALERTAS", lo que significa que se deriv documentos y estos no fueron recepcionados en
el SIACO.
Esta opcin permite mostrar y registrar todos los avisos y eventos
relacionados con el SIACO (ejemplo: A partir de hrs. 18:00 habr un corte del servicio por el
transcurso de media hora, tomar los recaudos necesarios).
Esta opcin nos muestra todos los NUR y/o NURIS creados con el
usuario activo, adems nos brinda la posibilidad de realizar bsquedas por diferentes
criterios.
Mediante el acceso a esta opcin se realiza la generacin de
documentos (Cartas, Notas Internas, Informes, Memorndums, Circular).
Esta opcin permite ver el Archivo digital, eso quiere decir, el achivo
de todos los documentos que fueron derivados a mi usuario en calidad de copia digital.
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1.4
Configurar Usuario
La primera vez que se ingresa al SIACO se debera configurar el usuario, en especial
cambiar el password predeterminado, a continuacin se explicarn cada una de las
opciones:
Para el ingreso a esta opcin es haciendo un clic(mouse) sobre
que se encuentra en la pgina principal.
A continuacin se desplegar la siguiente pantalla:
Como se puede observar se presentan las opciones que permiten configurar los datos de un
usuario segn las necesidades que se presenten. Estas posibilidades son:
Puede ingresar a la pantalla para configurar los datos de usuario cuantas veces necesite.
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1.5
Cambiar Password
Es muy importante que la primera vez que ingrese cambie el password y realizarlo de
manera frecuente, adems de no divulgarlo para evitar que otras usuarios ingresen con su
cuenta.
Para cambiar password se debe seguir los pasos explicados anteriormente, una vez que
se presiona el botn "Cambiar Password":
A continuacin el sistema nos presenta la siguiente pantalla donde se debe escribir el nuevo
password y reconfirmar en el siguiente recuadro, para finalmente presionar el botn
"Cambiar".
1.6
Una vez que presionamos el botn "Cambiar Lista Usuarios", el sistema nos desplegar la
siguiente pantalla:
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Si ingresamos por primera vez solo nos mostrar la lista de usuario que "NO" estn en
nuestra lista de derivacin, para ir agregando usuarios a los cuales derivar documentos,
presionamos el botn "Agregar".
Deberamos agregar solo aquellos usuarios que pertenecen a la misma direccin, unidad,
oficina regional a la cual pertenecemos, dando cumplimento al "Manual de procesos y
procedimientos comunicacin y administracin de correspondencia".
Una vez que empecemos a agregar usuarios, en la lista de derivacin aparecer una divisin
en la que se muestra, por un lado, la lista de usuarios que SI estn en su lista de derivacin,
y otra, que muestra la lista de usuarios que NO estn en su lista de derivacin y que los
puede aadir, como se muestra a continuacin:
Para quitar un usuario de la lista de derivacin presionar en el botn "Quitar", y este volver a
la lista de usuarios que "NO" estn en su lista de derivacin.
Para retornar a la pgina principal, es haciendo clic donde se encuentre la frase "ir a pgina
principal" o en la parte superior izquierda "Home".
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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Parte
II
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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Recepcin de documentos
Recepcin, es el acto de recibir el NURI o NUR fsicamente como en el Sistema
Automatizado de Correspondencia (SIACO). Es responsabilidad de la persona que recibe el
documento verificar que este se encuentre en la bandeja Que debe llegar, en caso
contrario no recibir el documento fsico. Adems de registrar la recepcin en la hoja de
seguimiento correspondiente (sello, firma, fecha y hora).
2.1
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Las copias digitales pueden ser de un NURI o NUR, se los distinguen por sus dos
caractersticas: El color de fondo(NUR azul y NURI rojo) y el botn "Recibir Copia Digital";
que significa que el usuario se da por notificado de la existencia del documento, cuya copia
le lleg.
2.2
Inmediatamente el sistema nos mostrar toda la lista de documentos que deben llegar:
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2.3
Buscar documento
Para buscar un NUR o NURI en la "Lista de documentacin que debe llegar", debemos
ubicarnos en la parte superior de la lista y presionar las teclas Ctrl+F de manera
simultneamente y se desplegar la siguiente pantalla:
En la nueva ventana de bsqueda, escribir el nmero del NUR o NURI, en la casilla que sigue
a la palabra "Buscar" y luego presionar el botn "Buscar siguiente", el SIACO se desplazar
hasta donde se encuentra el registro del documento buscado en el caso que se encontrara
en la "lista de documentos que debe llegar", como se observa:
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Una vez que encontremos el documento buscado presionamos el botn "Cancelar", para
cerrar la ventana de bsqueda.
Si el nmero no se encuentra en la lista, el SIACO nos mostrar el siguiente mensaje y no
realizar ningn desplazamiento.
Figura 24. Mensaje cuando no se encuentra el documento en la lista de documentacin que debe llegar
2.4
Una vez que se localiz el registro del documento que se desea recepcionar, presionar el
botn "Recibir" el sistema guardar de manera automtica la hora y fecha de la recepcin
del documento.
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Una vez que se procede con la recepcin el documento, este sale de la lista de documentos
"Que deben llegar", lo encontraremos en la lista de "Documentos pendientes".
2.5
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2.6
Recepcin Fsica
Una vez que se realiz la recepcin del documento en el SIACO, se debe registrar la
recepcin en la hoja de seguimiento interno, como se observa en la siguiente figura:
En la Hoja de Seguimiento Interna se debe registrar la firma, fecha y hora; debe ser la misma
de la recepcin del SIACO, por lo tanto debe ser de manera simultnea. Como tambin en la
constancia de recepcin de la persona que hace entrega del documento.
2.7
Esta pantalla con la lista de hojas de seguimiento se desplegar cada vez que se acceda a
pgina principal, hasta que se proceda con la recepcin respectiva.
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Parte
III
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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Generacin de documentos
Debido a que en todas las reparticiones de Vas Bolivia se elaboran comunicaciones con
destinos externos e internos el Sistema Automatizado de Correspondencia SIACO, nos
permite elaborar los siguientes documentos:
Cartas Externas. Documentos que se elaboran para comunicar algo a personas u
organizaciones externas a Vas Bolivia y son firmados por el director general ejecutivo,
directores de rea y jefes regionales (Manual de procesos y procedimientos comunicacin
y administracin de correspondencia). El nmero de cite es proporcionado por el SIACO
segn el correlativo de cada rea/unidad.
Memorndums. Documentos que se elaboran para comunicaciones verticales:
instrucciones expresas, nombramientos u otros asuntos a personas o unidades internas
de Vas Bolivia. El nmero de cite es proporcionado por el SIACO segn el correlativo de
cada rea/unidad.
Informes. Documentos que se elaboran para presentar datos o resultados de la
realizacin de una o varias actividades. El nmero de cite es proporcionado por el SIACO
segn el correlativo de cada rea/unidad.
Nota Interna. Documentos que se elaboran para comunicaciones horizontales, dirigidas a
personas, unidades internas y/o regionales de Vas Bolivia. El nmero de cite es
proporcionado por el SIACO segn el correlativo de cada rea/unidad.
Circular. Documentos que se elaboran para comunicar alguna informacin con carcter
masivo a las personas, unidades internas y/o regionales de Vas Bolivia. El nmero de cite
es proporcionado por el SIACO segn el correlativo de cada rea/unidad.
Toda comunicacin generada en oficina central y regionales, debe ir acompaada de una
hoja de seguimiento con su respectivo Nmero nico de Registro (NUR) o Nmero nico de
Registro Interno (NURI), el SIACO proporciona el nmero correlativo. Para mayor
informacin revisar el Manual de procesos y procedimientos comunicacin y administracin
de correspondencia.
3.1
Generar un documento
Para generar un documento, el SIACO brinda las siguientes opciones:
Haciendo clic sobre el tipo de documento que se desea generar en la siguiente opcin de
pgina principal
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En la parte izquierda del cuadro se elige el tipo de documento que se desea generar (Carta,
Nota Interna, Informe, Circular, Memorndum).
Una vez que se elige el tipo de documento, se despliega la pantalla para comenzar a
redactar el documento.
Dependiendo del tipo de documento seleccionado pueden existir diferentes campos, los
cuales deben ser registrados y en caso que no corresponda estos quedarn en blanco.
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Esta lista nos permite registrar los datos del destinatario automticamente sobre la casilla
correspondiente.
Para realizar dicha tarea se debe hacer clic (mouse) sobre el nombre "REAL" del
destinatario, el SIACO automticamente registra el nombre y cargo en las casillas
correspondientes del documento (ejemplo: al hacer clic sobre el nombre "Juan Enrique
Jurado Gutierrez).
Si por alguna razn se desea personalizar el nombre o cargo se debe usar un "Alias"
(ejemplo: Lic. Juan Enrique Jurado Mxima Autoridad Ejecutiva), para ello seguimos los
siguientes pasos:
Hacer clic (mouse) en el registro correspondiente sobre la letra "A" de alias.
El SIACO desplegar la siguiente pantalla en la cual escribiremos el nombre y el cargo que
se desea aparezca de aqu en adelante:
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Este procedimiento solo se lo realiza una vez para configurarlo, pero se pueden hacer
cambios cuantas veces se requiera.
En el "Contenido" el SIACO nos brinda la posibilidad de redactar la nota en la parte superior
(del cuadro) encontramos diferentes herramientas, para darle el formato al documento:
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3.2
3.3
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Una vez que se presiona el botn "Asignar NURI", el SIACO nos presenta la siguiente
pantalla:
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3.4
Una vez que se presiona el botn "Asignar NURI", el SIACO nos presenta la siguiente
pantalla:
Cuando el documento creado es para dar origen a un nuevo trmite se debe elegir la opcin
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VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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NUEVO en la parte inferior resaltada de color amarillo, debe elegir un proceso (identifica el
documento) y presionar el botn "Asignar NURI", como se muestra en la figura:
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3.5
Imprimir documento
Para imprimir un documento (debe tener su respectivo cite, NUR o NURI), presionar el botn
"GENERAR WORD", que se encuentra en la parte superior de la pantalla donde se visualiza
el documento, como se muestra en la figura:
Se debe elegir la primera opcin "Descargar archivo..", y el SIACO nos mostrar la siguiente
pantalla:
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VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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El documento posee los formatos institucionales, no existe restriccin del nmero de copias,
si se realiza modificaciones al documento esto debe quedar registrado en el SIACO (se
explica ms adelante "Modificar documento").
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3.6
Buscar documento
Para buscar un documento este debe tener mnimamente el cite asignado, para ello se debe
ingresar por la opcin
de pgina principal.
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3.7
Modificar documento
Para realizar una modificacin a un documento, este debe estar creado (mnimamente tener
el cite correspondiente).
Se puede hacer modificaciones en el documento solo mientras este no sea recepcionado y
se puede hacer en cualquier parte del documento (encabezado, cuerpo, pie), para hacer las
modificaciones se debe estar en la pantalla de redaccin del documento, como se muestra
en la siguiente pantalla:
Para guardar las modificaciones se debe presionar el botn "Modificar Documento" que se
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VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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encuentra en la parte superior e inferior del documento, el SIACO nos mostrar el mensaje
de que se registraron las modificaciones, como se muestra en la siguiente pantalla:
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3.8
Una vez visualizado el documento se debe presionar el botn "Asignar NUEVO CITE" que
se encuentra en la parta superior de la pantalla, y el SIACO asignar el nuevo cite
correspondiente:
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3.9
Debajo del botn "Aadir Respuesta" se encuentra el cite del documento creado y la
palabra "quitar" como se muestra a continuacin:
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Parte
IV
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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Derivacin de documentos
Derivar, es el acto de despachar el NURI o NUR fsicamente como en el SIACO. Es
responsabilidad del funcionario registrar la derivacin en la hoja de seguimiento (destinatario,
firma, fecha y hora) y exigir la recepcin de la hoja de seguimiento en el SIACO.
4.1
El SIACO nos presentar la pgina para realizar la derivacin que se explica ms adelante.
La
otra
manera
de
derivar
un
documento
es
ingresar
la
opcin
De la lista se debe elegir la hoja de seguimiento interna que se desea derivar y hacer un click
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VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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sobre la palabra "Derivar" y el SIACO nos desplazar la pantalla para realizar la derivacin.
4.2
4.3
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En la parte superior tenemos la opcin "Adjuntar", para seleccionar los documentos a ser
adjuntados debe hacer un clic(mouse) sobre la palabra "SELECCIONAR DOCUMENTO", el
SIACO desplegar la lista de documentos que nuestro usuario ya cre con anterioridad, como
se muestra en la figura:
Una vez que presionado el botn de "Adjuntar", el SIACO adjunto al NUR o NURI el
documento seleccionado como se muestra en la pantalla, este proceso se puede realizar
cuantas veces se requiera.
Para eliminar un documento adjunto, se debe presionar el botn "eliminar" que se encuentra
en la parte derecha del cite del documento.
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4.4
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Presionar el botn "Derivar Doc. Oficial", y el SIACO nos mostrar la siguiente pantalla:
En caso de ser necesario la derivacin de una copia se debe repetir el proceso anterior
(las copias son solamente para conocimiento).
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Si por error se eligi usuario, accin, provedo incorrecto para corregir es suficiente con
presionar el botn "Eliminar" que se encuentra en la parte izquierda del registro que se
desea eliminar.
Para confirmar la derivacin debe presionar el botn "Confirmar y salir", mientras no
confirme la derivacin esta no podr ser recibida por el destinatario.
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4.5
Una vez que elija la opcin "Descargar archivo", el SIACO mostrar la siguiente pantalla:
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Una vez impresa la hoja de seguimiento interna, se debe firmar en la casilla "Firma de
Despacho".
Para
imprimir
hojas
de
seguimiento
debe
ingresar
la
opcin
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derivar, presionar con el mouse sobre la palabra "Imprimir OTRA Hoja de Seguimiento" o
sobre el icono de la impresora.
Si necesita imprimir una hoja de seguimiento en blanco para dar continuidad al trmite del
documento, presionar con el mouse sobre la palabra "Imprimir HOJA DE SEGUIMIENTO
EN BLANCO" o sobre el icono de la impresora.
En ambos casos el SIACO desplegar la siguiente pantalla:
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4.6
Corregir Derivacin
Se puede corregir la derivacin de una hoja de seguimiento, solamente cuando el
destinatario no realiz la recepcin del mismo, y solamente puede corregir la derivacin el
usuario que realiz la derivacin de la hoja de seguimiento, para ello se accede con la opcin
de pgina principal, una vez que se ingresa a esta opcin el SIACO
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VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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El SIACO despliega la lista los documentos derivados y que no fueron recepcionados, debe
buscar el NUR o NURI que se desea restablecer y presionar el botn "Restablecer" del
registro correspondiente.
Al presionar el botn "Restablecer" el SIACO desplieg la pregunta de confirmacin de
restablecimiento, como se muestra en la siguiente pantalla:
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4.7
Una vez que presiona "Agrupar NURI(s)" el SIACO mostrar la siguiente pantalla:
Se debe elegir de la lista los NUR o NURI que deseamos agrupar y luego presionar el botn
"AGREGAR", no existe lmite para la agrupacin solo la restriccin de que los documentos
deben corresponder a un mismo trmite.
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Para quitar un NUR o NURI se debe hacer antes de imprimir la cartula, y para ello es
suficiente con hacer un clic (mouse) sobre la palabra "QUITAR" correspondiente al registro
del NUR o NURI.
Es importante el imprimir la cartula, debido a que es la manera de confirma la agrupacin,
para realizar dicha tarea se debe hacer un clic(mouse) sobre la frase "IMPRIMIR
CARATULA" y el SIACO mostrar la siguiente pantalla:
Una vez que se presione el botn "Abrir", el SIACO mostrar la cartula respectiva, de ahora
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en adelante la cartula debe ir delante de las hojas de seguimiento, para identificar que
dichos documentos fueron agrupados.
Una vez impresa la cartula se vuelve a la lista de documentos pendientes y se procede con
la derivacin del NURI principal y los dems NUR o NURI agrupados no se mostrarn en
dicha lista.
4.8
Cdigo Documento
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Parte
V
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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Archivar Documentos
El SIACO permite archivar los documentos que se encuentran en nuestra lista de
documentos pendientes, solo cuando se tiene habilitado la opcin de archivo, se podr
contar con un archivo real de lo contrario solo ser un archivo digital donde estarn las
copias digitales.
Cuando se procede con la tarea de archivar, el documento archivado no se visualiza en la
lista de documentos pendientes, pero si no tenemos habilitada la opcin de archivo este
seguir en dicha lista, debido a que solo se archivar una copia digital.
Tendrn acceso a archivar documentacin el personal responsable del archivo fsico del
rea/unidad.
Para tener habilitado la opcin de archivo, se debe solicitar con nota interna justificando la
opcin de archivo y aprobada por su inmediato superior, dirigida a la Direccin de
Planificacin y Desarrollo.
5.1
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Una vez que se presiona el botn "Archivar" o "Archivar Copia", el SIACO mostrar la
siguiente pantalla:
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5.2
5.3
Cdigo Documento
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Una vez que se elige la carpeta, registraremos la observacin respectiva para luego
presionar el botn "Archivar".
5.4
En ambos casos el SIACO desplega la lista de las carpetas creadas como se muestra a
continuacin:
Debe elegir la carpeta que desea ver y hacer clic (mouse) y el SIACO desplegar el
contenido del mismo:
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Una vez que archiva el documento solo se puede realizar modificaciones en el campo
observaciones o cambiar de carpeta, para ello se debe presionar en el botn "Modificar o
Mover" y el SIACO desplegar la siguiente pantalla:
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Parte
VI
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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Buscador y Seguimiento
El SIACO permite realizar la trazabilidad y seguimiento a un documento. Para realizar
bsqueda de un documento se debe ingresar por la opcin
de pgina principal, el SIACO a continuacin mostrar la siguiente pantalla:
Mediante el cual se puede realizar bsquedas por diferentes criterios, por defecto el criterio
de bsqueda es NUR o NURI, para cambiar de criterio se debe desmarcar de la casilla que
se encuentra a lado derecho de la opcin y escribir en el recuadro el criterio de bsqueda, a
continuacin se presentan algunos ejemplos:
Criterio de bsqueda
siendo el resultado:
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Criterio de bsqueda
siendo el resultado:
Cdigo Documento
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Criterio de bsqueda
siendo el resultado:
Para ver la trazabilidad del documento se debe hacer un clic(mouse) sobre el cono
registro respectivo y el SIACO desplegar la trazabilidad respectiva:
del
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En este caso solo muestra la trazabilidad del documento principal y en la parte inferior
muestra los NUR o NURI adjuntos, para ver la trazabilidad del mismo se debe hacer clic
(mouse) sobre el NUR, como a continuacin se muestra:
En el caso de las copias digitales ellos se muestran con un registro de color blanco, como
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VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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se observa a continuacin:
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Parte
VII
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET
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Reportes
El SIACO brinda la posibilidad de generar diferentes reportes. El tipo de reporte mediante la
opcin
Gestor de Reportes, el SIACO permite personalizar reportes con la utilizacin del gestor de
reportes, como ser:
Documentos recibidos,
Documentos derivados
En rangos de fechas, carcter del documento, una vez personalizado el reporte, presionar el
botn correspondiente para la generacin del documento:
"No recibidos",
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CITES ASIGNADOS EN LA OFICINA, nos permite ver una lista de todos los cites
Se debe elegir el tipo de documento del cual desea ver los cites asignados sobre el nombre
del documento en la parte izquierda de la pantalla, el SIACO mostrara la lista de cites
asignados para el tipo de documento elegido, como se muestra a continuacin:
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