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1. Apresentando o Microsoft Office Excel XP.................................................... 137
2. Iniciando o Microsoft Office Excel XP............................................................ 137
(1JO 4:11) - Amados, se Deus assim nos amou, também nós devemos amar uns aos outros.
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Barra de Fórmulas
Título de
Linhas
Célula ativa
Barra de Rolagem
Título de
Colunas
Horizontal
Marcadores de Planilhas
Barra de Ferramentas
Desenho
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Barra de Menus: é nesta barra que podemos encontrar e acessar os recursos
que esta planilha eletrônica oferece.
Barra de Ferramentas Padrão: apresenta os botões para acessar os comandos
básicos de operação do Excel, como: abrir e fechar arquivos; copiar e colar
textos; aplicar zoom; imprimir documentos etc.
Barra de Ferramentas Formatação: apresenta os botões para acessar alguns
comandos de edição de células das planilhas do Excel XP.
Barra de Fórmulas: tem como finalidade exibir o conteúdo da célula atual e
permitir a edição do conteúdo de uma célula.
Marcadores de Planilhas: servem para selecionar uma página da pasta de
trabalho. Esses marcadores recebem automaticamente os nomes de plan1,
plan2 etc., mas podem ser renomeados.
Barras de Rolagem: são através destas barras que podemos nos movimentar
mais rapidamente dentro das planilhas.
Célula Ativa: é uma célula selecionada (normalmente para ser utilizada).
Caixa de Nomes: indica o endereço da célula ativa e permite que se dêem
nomes às células. Pode também ser usada para identificar intervalos de células.
Barra de Status: indica diversos eventos que podem ocorrer no Excel, como
tarefas sendo executadas, comandos e funções ativas ou referências aos
elementos da tela.
Pasta de Trabalho: o Excel trabalha com o conceito de pasta ou livro de
trabalho, onde cada planilha é criada como se fosse uma pasta com diversas
folhas de trabalho.
3.2. Descrição da janela do documento de trabalho (Pasta de trabalho, planilha ativa, célula).
Planilha ativa
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É possível trabalhar com várias pastas abertas simultaneamente.
O Excel abre diferentes pastas de trabalho em janelas independentes conforme mostra
ilustração a seguir.
Pasta de trabalho
maximizada
Colunas
Linhas
Células
Planilha
s
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Cada planilha contém no máximo:
256 colunas identificadas por letras;
65.536 linhas identificadas por números e,
Um total de 16.777.216 células.
3.2.3. Célula
A cada cruzamento de uma linha com uma coluna temos uma célula e em
cada célula podemos armazenar texto, valores ou fórmulas para cálculos, etc.
O Excel referencia cada célula pela linha e coluna em que ela se encontra. A
referência ou endereço da célula, por exemplo, situada na coluna A, linha 3 é “A3” e
“B9” é a referência da célula localizada na coluna B, linha 9. Depois da coluna Z, os
nomes das colunas vão de “AA” até “AZ”, depois, de “BA” até “BZ” e assim por
diante.
O Excel possui um recurso de grande ajuda para quem necessita digitar uma
seqüência de células cujo conteúdo é seqüencial. Esse recurso, chamado Auto
Preenchimento, analisa o conteúdo de uma ou mais células selecionadas e faz uma
cópia delas para as células-destino.
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O segredo do Auto Preenchimento está na alça de seleção, o pequeno
quadrado que fica no canto inferior direito da célula ativa (ilustração abaixo).
Alça de seleção
Como exemplo:
a) Digite na célula A1 a palavra Janeiro;
b) Posicione a seta do mouse sobre a Alça de Preenchimento. Ela irá se
transformar em uma cruz;
c) Clique com o botão esquerdo do mouse e arraste a cruz até a célula
E1(ilustração abaixo);
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Para selecionar uma linha inteira ou coluna inteira: basta clicar, com o
botão esquerdo do mouse, na barra que mostra a posição da célula na
coluna, como por exemplo, coluna D ou linha 5.
Para copiar: Copiar significa fazer uma cópia do conteúdo de uma célula ou de
um elemento gráfico selecionado e inseri-lo em outra posição, deixando o original
intacto. Para copiar, efetue o seguinte comando:
a) Selecione a célula ou faixa de células a serem copiadas;
b) Clique no menu Editar;
c) Clique em Copiar;
d) Posicione no local a ser colocado o texto;
e) Clique no menu Editar;
f) Clique em Colar.
®+¯°±f²q³f´XµB¶X·9¸ Para copiar o conteúdo de uma célula e colar em uma outra célula pode-se também
utilizar o botão ¹
·Bº/»E´B² localizado na barra de ferramentas padrão e o botão ¹ ·¼E´B² para colar o conteúdo
²¼ ¾
desejado. Pode-se utilizar também o atalho das teclas ¹K½ ¹ para copiar e ¹K½
²7¼ ¾-¿ para colar.
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Divisão:
(A2 / B2 = C2) Í (160 / 5 = 32)
Multiplicação:
(A2 * B2 = C2) Í (32 * 5 = 160)
Ou = ((B1+C3)*F5/3)
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8.3. Usando o recurso de AutoSoma
O Excel possui um recurso muito útil e que facilita a entrada de fórmulas para
calcular uma somatória de valores contínuos.
Em uma tabela como seguinte:
8.4. Funções
Funções de uma planilha são comandos mais compactos e rápidos para se executar
fórmulas. Com elas é possível fazer operações complexas com uma única fórmula. As funções
são agrupadas em categorias, para ficar mais fácil a sua localização. As funções também
facilitam o trabalho com planilhas especializadas.
Um engenheiro pode utilizar funções matemáticas para calcular a resistência de um
material. Um contador usará funções financeiras para elaborar o balanço de uma empresa.
Ï
Entre as diversas funções, destacam-se:
Funções financeiras – Para calcular juros, rendimento de aplicações, depreciação de
ativos etc.
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Ï Funções matemáticas e trigonométricas – Permitem calcular raiz quadrada, fatorial,
Ï seno, tangente etc.
Funções estatísticas – Para calcular a média de valores, valores máximos e mínimos
Ï de uma lista, desvio padrão, distribuições etc.
Funções lógicas – Possibilitam comparar células e apresentar valores que não podem
ser calculados com fórmulas tradicionais.
A escolha de um ou outro tipo de função depende do objetivo da planilha. Por
isso, a Ajuda do programa de planilha é um valioso aliado. Ela contém a lista de todas
as funções do programa, normalmente com exemplo.
Para ilustrar, usaremos a função estatística MÉDIA e a função lógica SE em
uma planilha que controla a nota dos alunos de uma escola. Se a média for superior a
5, o aluno será aprovado; caso contrário será reprovado.
=MÉDIA(B3:E3)
=SE(F3<5;”Reprovado”;”Aprovado”)
Na ilustração acima, as notas foram digitadas nas colunas de B até E; e suas
médias colocadas na coluna F, com o auxílio da função MÉDIA . Essa função calcula
a média das células indicadas. Para aplicá-la:
a) Digite a fórmula =Média(B3:E3) na célula F3. Ela indica o próximo passo a ser
dado: o cálculo da média das células de B3 a E3 (a média de B3, C3, D3 e E3).
b) Para que o programa indique se um aluno foi aprovado ou não, a média obtida
por esse aluno deve ser comparada com 5. Isso é feito digitando-se a fórmula
=Se(F3<5;”Reprovado”;”Aprovado”) na célula F3.
c) O conteúdo da célula G3 é determinado pela condição de teste F3<5. Ela
exibirá o “Reprovado” caso a condição F3<5 seja verdadeira, ou seja, se o
aluno obtiver média inferior a 5. Mostrará o valor “Aprovado” no caso de a
condição F3<5 ser falsa, ou seja, se o aluno obtiver uma média igual ou maior
que 5.
Para se abrir uma pasta, é indispensável que ela tenha sido salva, ou seja, transportada
para o disco. Para abrir uma pasta, efetue o seguinte comando:
a) Clique no menu Arquivo;
b) Clique em Abrir;
c) Na caixa de diálogo Abrir clique duas vezes sobre o arquivo desejado.
d) Ou selecione o arquivo desejado e a seguir clique sobre o botão Abrir.
e) Uma vez acionado o comando abrir, o Microsoft Excel XP mostra uma caixa de
diálogo quase idêntica à de gravação de arquivos para que você informe qual o
nome e, em caso de necessidade, o drive e/ou diretório do arquivo.
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Para dar início a uma nova pasta (arquivo em branco), execute o seguinte
comando:
a) Clique no menu Arquivo;
b) Clique em Novo;
c) Clique no botão Pasta de trabalho em branco
Quando você salva uma pasta pela primeira vez, o Microsoft Excel XP exibe a
caixa de diálogo Salvar Como, que permite digitar um nome para a pasta e especificar
onde o arquivo será salvo.
a) Clique no menu Arquivo,
b) Clique em Salvar ou Salvar como;
c) Na caixa de diálogo Salvar como digite o nome do arquivo no campo
Nome do arquivo;
d) Clique sobre o botão Salvar. (ilustração abaixo).
Para fechar uma pasta do Microsoft Excel XP, liberando espaço na memória
para continuar o trabalho com outras pastas, selecione o seguinte comando:
a) Clique no menu Arquivo;
b) Clique em Fechar.
c) Clique no botão Sim.
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I. Guia Página
Ð
Ð Seção Orientação: Especifica a orientação da página impressa.
Seção Dimensionar: Reduz ou aumenta a planilha ou a ajusta a um número
de páginas específico quando você imprime.
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Ð
III. Guia Planilha
Seção Imprimir títulos - Selecione uma opção em Imprimir títulos para imprimir
as mesmas colunas ou linhas como títulos em cada página de uma planilha
impressa. Selecione Linhas a repetir na parte superior se desejar linhas
específicas como títulos horizontais em cada página. Selecione Colunas a
repetir à esquerda se desejar títulos verticais em cada página. Em seguida, na
planilha, selecione uma célula ou células nas colunas ou linhas de título
desejadas. O botão Recolher caixa de diálogo no canto direito dessa caixa move
temporariamente a caixa de diálogo para que você insira o intervalo
selecionando as células na planilha. Quando você terminar, poderá clicar
Ð novamente no botão para exibir a caixa de diálogo inteira.
Seção Imprimir - Especifica que
parte da planilha será impressa,
se a impressão será colorida ou
em preto e branco e define a
Ð qualidade de impressão.
Seção Ordem da página -
Clique em Abaixo e acima ou
Acima e abaixo para controlar a
ordem na qual os dados serão
numerados e impressos quando
não couberem em uma página. A
figura de exemplo mostra a
direção na qual o documento
será impresso quando você
selecionar uma dessas opções.
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Os rodapés são úteis na colocação do número da página ou outras informações
gerais. O padrão do Microsoft Excel XP é colocar o nome da planilha no topo e o
número da página atual na base, ambos centralizados horizontalmente em relação às
margens da planilha. Para inserir um cabeçalho ou rodapé, basta:
a) Clicar em Arquivo,
b) Clicar em Configurar
página,
c) E por último, na caixa de
diálogo Configurar página,
escolha a opção
Cabeçalho/rodapé como
mostra a figura abaixo;
d) Após personalizar o
Cabeçalho e o Rodapé
clique no botão OK para
aplicar as devidas
alterações.
Cabeçalhos e rodapés podem ser personalizados através dos botões
Personalizar cabeçalho e Personalizar rodapé.
A escolha de um desses botões faz com que surja na tela uma caixa de diálogo
com três áreas distintas na linha: uma à margem esquerda, uma outra no centro do
papel e uma terceira alinhada pela margem direita. Para a inserção ou alteração
desses dados, basta digitar o conteúdo na forma desejada nos campos específicos
correspondentes a cada um. Veja figura abaixo.
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I. Visualizando a impressão:
a) Clique no menu Arquivo;
b) Clique em Visualizar Impressão.
II. Imprimindo o documento
O primeiro passo é ajustar a impressora e configurá-la da forma mais adequada
para o trabalho de impressão. Depois, basta selecionar a área a ser impressa e
comandar o envio para a impressora através da seqüência abaixo:
a) Clique no menu Arquivo;
b) Clique em Imprimir.
c) Na caixa de diálogo Imprimir, verifique a seção Impressora, Intervalo de
impressão, Imprimir, Cópias e Propriedades (alterar, se for necessário) –
ilustração abaixo;
d) Clique sobre o botão OK para iniciar a impressão.
Ð
Seção Impressora - Selecione uma impressora. As informações que aparecem
Ð abaixo da caixa Impressora aplicam-se à impressora selecionada.
Seção Intervalo de impressão - Indica as páginas do documento a serem
impressas. Se você clicar em Páginas, também deverá inserir os números de
Ð página desejados.
Ð Seção Imprimir - Indica a parte do documento a ser impressa.
Seção Cópias - Especifica o número de cópias a ser impresso.
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O Microsoft Excel XP permite que se façam deslocamentos diretos até pontos
específicos. Em qualquer ponto do documento, selecione o comando:
a) Clique no menu Editar;
b) Clique em Ir para;
c) Digite a referência e clique no botão OK.
I. Guia Localizar
a) No campo “Localizar:” escreva a palavra que deverá ser localizada no texto;
b) Clique em Localizar próxima, para localizar a primeira ocorrência da palavra
que estiver depois da posição atual do cursor;
c) Clique em Opções para definir a direção da procura e outros detalhes para uma
procura personalizada.
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a) Clique no menu Inserir;
b) Clique em Células.
c) Selecione uma opção e a seguir clique no botão OK.
Podem ser inseridas novas células, fazendo com que as existentes se movam
para a direita ou para baixo. Ou ainda, pode-se inserir uma nova linha ou coluna.
De modo semelhante é possível fazer a exclusão de células que tenham sido
introduzidas equivocadamente ou que não sejam mais necessárias.
O comando de exclusão pode ser encontrado no menu Editar.
As opções disponíveis permitem excluir com deslocamento das restantes para a
esquerda ou para cima. Linhas inteiras e colunas inteiras também podem ser excluídas,
para isso,
a) Selecione uma opção;
b) Clique no botão OK.
I. Inserindo Planilha
Uma pasta de trabalho padrão apresenta, inicialmente, 3 planilhas. Caso
necessite de mais planilhas até um total de 255, você pode incluí-las, utilizando o
seguinte comando:
a) Clique no menu Inserir;
b) Clique em Planilha.
II. Excluindo Planilha
Uma pasta de trabalho padrão apresenta, inicialmente, 3 planilhas. Caso não
necessite de todas, você pode excluir as desnecessárias, selecionando-as e utilizando
um dos seguintes comandos:
a) Clique no menu Editar;
b) Clique em Excluir planilha.
Ñ+ÒÓÔfÕqÖf×XØBÙXÚ9Û
Se você deseja excluir mais de uma planilha, selecione todas as planilhas que serão
excluídas, utilizando o mouse, juntamente com a tecla <Ctrl> (seleciona as planilhas de forma alternada), ou
<Shift> (seleciona as planilhas de forma seqüencial). A planilha, após a exclusão, não pode ser recuperada.
Cuidado, portanto, ao utilizar esses comandos.
h) Na etapa 2, o assistente
de gráfico permite ao
usuário definir se a
seqüência selecionada
deve ser em linhas ou
colunas, como também
permite coletar um outro
intervalo de dados para
este gráfico (ilustração a
seguir).
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i) Na etapa 3, o assistente permite ao usuário dar um título ao gráfico e para seus
eixos, estabelecer linhas de grade, posicionar a legenda, rotular os dados e
opção de mostrar a tabela de dados junto ao gráfico;
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l) Assim, com o gráfico pronto o Excel permite, ao usuário, formatar e redefinir
padrões para ele. Uma das opções consiste em usar os recursos da barra de
ferramentas de gráfico que aparece após a conclusão do assistente (ilustração
abaixo).
m) Uma outra opção para formatar o gráfico, depois de pronto, consiste em clicar,
na barra de Menu, no comando Gráfico e Opções de Gráfico. A tela que
aparece é a mesma do assistente de gráfico na etapa 3.
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I. Guia Número
a) Clique em uma opção na caixa
Categoria e selecione as opções
que você deseja para especificar um
formato de número;
b) A caixa Exemplo mostra a
aparência das células selecionadas
com a formatação escolhida;
c) Clique em Personalizado se
desejar criar formatos
personalizados para números, como
códigos de produtos.
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II. Guia Alinhamento
Verifique a seção Alinhamento de texto, Controle de texto, Da direita para
esquerda, Orientação (alterar, se for necessário).
Ð
Seção Alinhamento de texto: Altera o alinhamento horizontal ou vertical do
Ð conteúdo da célula, com base nas opções escolhidas.
Seção Controle de texto: Selecione opções em Controle de texto para ajustar a
Ð forma como você deseja que o texto apareça em uma célula.
Seção Da direita para esquerda: Selecione uma opção na caixa Direção do
Ð texto para especificar a leitura e o alinhamento.
Seção Orientação: Selecione uma opção em Orientação para alterar a
orientação do texto nas células selecionadas. As opções de rotação poderão
não estar disponíveis se outras opções de alinhamento estiverem selecionadas.
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IV. Guia Borda
V. Guia Padrões
Verifique a seção
Sombreamento da célula
(alterar, se for necessário).
Ð
Guia Sombreamento da
célula - Selecione uma cor
de plano de fundo na caixa
Cor e um padrão na caixa
Padrão para formatar a
seleção com padrões de
cores.
Clique no botão OK para
aplicar as alterações.
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f) Ou, posicione o mouse na linha divisória entre duas linhas. O ponteiro do mouse
tem sua forma alterada para uma barra com duas setas. Arraste o mouse para
definir a altura da linha;
g) As linhas também podem ser escondidas ou visualizadas, como no caso das
colunas, através dos comandos: Formatar, Linha, Ocultar e Reexibir.
h) De modo semelhante à definição da largura de colunas, existe, na caixa de
diálogo correspondente à definição de altura de linhas, uma opção para a
restauração da altura padrão: Formatar, Linha, AutoAjuste.
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Ð
Ocultar e Reexibir: As opções Ocultar e Reexibir, no comando de formatação
de largura, permitem que uma ou mais colunas possam ser escondidas (largura
“Zero”) ou visualizadas (restauração para a largura padrão), respectivamente.
Esses subcomandos se destinam a casos específicos.
Ð
AutoAjuste da Seleção: a opção AutoAjuste da Seleção faz com que o
Microsoft Excel XP assuma a melhor largura para uma coluna a partir das
células selecionadas (ajusta todas as colunas de acordo com os dados de cada
coluna selecionada). Isso significa dizer que, se você quiser que a largura da
coluna permita a leitura adequada de todos os itens dentro de uma faixa, basta
selecionar esta faixa e, através do comando Formatar, Coluna, “clicar” no
subcomando AutoAjuste da Seleção. A largura é ajustada automaticamente e
No Microsoft Excel XP, um arquivo, ou seja, uma pasta pode conter até 255
planilhas diferentes, sendo, portanto, fundamental nomeá-las de maneira a distingui-
las. A nomeação não grava a planilha, por isso é necessário utilizar o comando Salvar.
I.Para nomear a planilha
a) Clique duplamente na guia da planilha que deseja renomear;
b) Ou, clique no menu Formatar;
c) Clique em Planilha;
d) Clique em Renomear;
e) Digite o nome da planilha e pressione a tecla <Enter>.
Observação: O nome da planilha pode conter no máximo 31 caracteres, incluindo
espaços. O nome não pode vir entre colchetes, nem pode incluir os seguintes caracteres:
dois pontos, barra diagonal, barra invertida, ponto de interrogação e asterisco.
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III. Crie a tabela e calcule a média geral aplicando a fórmula =MÉDIA(X1:X5)
III. Formate os valores numéricos da tabela acima clicando selecionando-os e clicando sobre o
botão “Aumentar casas decimais” localizado na Barra de Ferramentas Formatação do Excel,
conforme mostra ilustração abaixo.
IV. Formate a tabela utilizando as opções do menu Formatar/Célula, de modo a tabela adquira
a aparência da ilustração abaixo.
V. Agora, selecione os itens das colunas A (Módulos) e F (Média Geral) e crie um gráfico,
formatando-o de acordo com a ilustração abaixo:
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