8 PASSOS PARA CRIAR O ROTEIRO DE UMA APRESENTAO

Como roteirizar uma apresentao?

Por que devemos criar um roteiro antes de pensar nos slides da apresentao?
A maioria das pessoas que tenho treinado comenta que entendem a importncia de roteirizar uma
apresentao, mas poucos utilizam da tcnica. Por que isso ocorre? Tenho me aprofundado a
respeito do assunto e os principais motivos encontrados foram: falta de tempo para fazer e falta de
conhecimento de como fazer.
Este post tem o objetivo de solucionar o segundo motivo, ou seja, como fazer!
Aps alguns anos de pesquisa com base em autores que tratam do tema e aplicando treinamentos
na rea, cheguei concluso que a criao de roteiros para apresentaes pode ser feita em 8
passos. Em respeito a outros mtodos ressalto que tambm existem outras formas que podem ser
efetivas para atingir essa mesma finalidade.
Os 8 passos esto divididos em 3 etapas: Diagnstico (preparao), Definio das Mensagens de
Valor, Estruturao do Storyboard. Vamos iniciar falando sobre os 3 passos iniciais (etapa I):
1 Passo: Perfil do pblico presente
Antes de pensar em criar slides, ou mesmo escrever as mensagens de sua apresentao, preciso
responder algumas perguntas a respeito do pblico:

Quem estar presente na apresentao?

Qual o nvel de conhecimento da audincia acerca dos temas?
Os presentes possuem conhecimento tcnico?
Existe algum segmento da audincia que voc gostaria de focar?

Alguns apresentadores caem no erro de no mapear adequadamente esta informao e por isso tm
srios problemas para gerenciar a curva de ateno da audincia ao longo de suas apresentaes.
2 Passo: Objetivos da apresentao
O segundo passo trata dos objetivos da apresentao. Segundo Peter Drucker, A melhor forma de
prever o futuro constru-lo. Comece a construir os resultados de sua apresentao tendo clareza
daquilo que voc pretende alcanar. Seja o mais especfico possvel.
Seguem algumas perguntas que podem ajudar:

Qual o propsito da apresentao?

Para voc, o que significa sucesso ao final da apresentao?
Que reflexes voc quer que sua audincia tenha?
Quais so os prximos passos que preciso de engajamento dos participantes ao terminar a
apresentao?

3 Passo: Definio dos Problemas

O terceiro passo tem como objetivo definir os problemas que sero resolvidos atravs de sua
apresentao. Independente do tipo de apresentao, voc precisa trazer solues para algo, as
pessoas vo esperar isso de voc.
Nesse momento voc pode utilizar trs abordagens: problemas, desafios ou oportunidades.
Normalmente sugiro que o enfoque seja nos problemas, pois dessa forma voc estimula as pessoas
a se sentirem angustiadas por no conseguir resolv-lo, quebra a acomodao e estimula a ao.
Porm, em algumas situaes os demais enfoques tambm podem gerar resultados positivos.
Reflexes sobre o assunto:

Quais problemas pretendo resolver atravs da apresentao?

O pblico presente est procurando solues para este problema?
O pblico presente est disposto a investir na resoluo deste problema?
Voc possui as solues necessrias para resolver este problema?

importante ressaltar: cuidado ao tratar do problema durante a apresentao! As pessoas em geral

no gostam que seus erros sejam apontados. Crie um cenrio que possibilite reflexes que levaram
os presentes a concluir que possuem aquele problema e que isso precisa ser resolvido.
Agora que j foram levantadas informaes bsicas sobre o pblico, os objetivos da apresentao e
os problemas que devero ser resolvidos, h uma clara tendncia de que voc ser mais assertivo
na construo da mensagens de valor de sua apresentao.
Primeira etapa concluda!
Agora vamos explorar os dois passos da etapa II.
4 Passo: Construo das Mensagens de Valor
Esse um dos momentos mais importantes da preparao de um roteiro. Porm so poucos os que
investem o tempo necessrio para cumprir essa etapa. As mensagens de valor so aquelas
informaes que voc gostaria que sua plateia levasse consigo. Uma mensagem de valor efetiva
aquela que perdura por dias, talvez semanas, ou at mesmo anos na cabea das pessoas que
assistiram sua apresentao.
Ao longo dos anos venho pesquisando, testando e medindo diversas metodologias para apoiar as
apresentadores na construo de mensagens, e hoje vou compartilhar um dos mtodos mais efetivos
que conheo.
importante ressaltar que a mensagem dever fazer sentido para sua plateia, sejam eles tomadores
de deciso, estudantes, empresrios, mdicos, etc. Muitos apresentadores se equivocam ao
estabelecer mensagens que fazem sentido somente para si prprios. Lembre-se a mensagem no
para voc, portanto cuidado com terminologias, com seu nvel complexidade, ou mesmo com a forma
como ela ser comunicada.

Um mtodo simples de construo de mensagens desenvolv-las com base nos problemas,

desafios ou reas de oportunidade que a plateia possui. Se voc pretende ter engajamento do pblico
com suas mensagens invista o tempo for necessrio nesta etapa.
5 Passo: Criar um slogan
Uma das pessoas que mais teve sucesso ao criar slogans em apresentaes foi Steve Jobs. Jobs
criava os slogans de suas apresentaes e produtos como se estivesse escrevendo no Twitter, ou
seja, com frases concisas que se limitavam a 140 caracteres.
Albert Einstein diz que se voc no consegue explicar as coisas de forma simples, no compreendeu
suficientemente bem, ou seja, a capacidade de sintetizar e simplificar as mensagens de valor de
sua apresentao demonstram sua preocupao em fazer com que o pblico realmente entenda as
mensagens que voc quer transmitir.
Sendo assim aventure-se e passe a criar um slogan com uma descrio ou conceito de sua empresa,
produto ou servio em apenas uma frase em todas as suas apresentaes. Os slogans mais eficazes
so concisos, com no mximo 140 caracteres, so objetivos e revelam um objetivo pessoal.
Lembre-se que o slogan uma declarao que oferece ao seu pblico uma viso de um futuro melhor.
No sobre voc. sobre eles.
Segunda etapa concluda!
Com as mensagens de valor da apresentao j definidas podemos seguir ao prximo passo que
seria a estruturao do storyboard ou roteiro. Seguimos com a etapa III.
6 Passo: Abertura da Apresentao
A abertura de uma apresentao um dos momentos mais importantes. Lembre-se que improvvel
que voc tenha uma segunda chance para criar uma boa primeira impresso. Existem algumas
tcnicas poderosas que podem tornar sua abertura algo que realmente desperte a ateno de sua
audincia. Segundo Garr Reynolds (Presentation Zen) uma das maneiras de gerar engajamento com
a platia desde o incio utilizando a abertura PUNCH:

Personal (Pessoal )
Unexpected (Inesperado)
Novel (Novo)
Challenging (Desafiador)
Humorous (Humorado)

Ja Jerry Weissman (Presentation to Win), defende que existem 7 tipos de aberturas clssicas:

Perguntas
Curiosidade
Retrospeco
Anedota
Citao
Provrbio

Analogia

Ao longo dos ltimos anos tenho feito vrias apresentaes, algumas com foco em vendas de
produtos ou servios, outras com foco e treinamento de equipes e tambm palestras para pblicos
maiores. Sempre que incio qualquer apresentao seja para um grande pblico ou para um pblico
mais restrito fao uma abertura de impacto utilizando analogias, histrias, imagens, vdeos, nmeros,
etc. uma forma muito poderosa para gerar engajamento com o pblico e despertar a ateno para
os temas que sero abordados.
Algo que pode ser importante em alguns casos ainda na etapa inicial da apresentao efetuar um
alinhamento de expectativas e descrever claramente os pontos chaves que sero apresentados e o
valor de cada um destes para a audincia (agenda).
Crie empatia com a audincia desde o princpio.
7 Passo: Temas Centrais (contedo)
Um dos grandes desafios que apresentadores enfrentam conseguir gerenciar a curva de ateno
do pblico no momento em que o contedo est sendo exposto. Existem inmeros distratores que
jogam contra o apresentador (WhatsApp, facebook, e-mails, SMS, clientes, famlia, etc).
Segundo Aristteles uma forma poderosa de conseguir contar uma boa historia e reter a ateno das
pessoas aplicar a tcnica dos trs atos, a mesma consiste em dividir a histria (nesse caso a
apresentao) em vrios temas centrais, cada tema com princpio, meio e fim. Dessa forma se algum
dos presentes se distrair em um determinado momento, possvel tentar resgatar sua ateno no
prximo tema.
Nesse passo, constatamos que o contedo que ser exposto durante a apresentao to
importante quanto a forma que ele ser comunicado.
Reflexes para validar como esto os contedos dos temas centrais de sua apresentao:

Sero utilizado nmeros ou apresentadas referncias na abordagem deste tema?

Que tipo de perguntas sero utilizadas para causar reflexo na audincia?
Voc possui clareza dos benefcios tangveis que a audincia pode obter com o seu contedo?
Quais imagens ou vdeos sero utilizados nesta etapa
Seus temas possuem concluses intermedirias visando gerenciar a curva de ateno?

Aps alguns estudos constatamos que grandes apresentadores utilizam-se de algumas tcnicas
simples porm bastante efetivas para esta etapa da apresentao. Seguem algumas:
Planejamento analgico: Lembre-se que ainda no estamos falando de slides. Segundo Garr
Reynolds (O Apresentador Nu) uma tcnica para obter boas ideias no momento de gerar contedo
usando o planejamento analgico. Ou seja, toda a preparao de contedo deve ser realizada com
lpis e papel.
Dessa forma voc evita vcios, no prtica imediatamente o re-uso de outros slides de apresentaes
anteriores e se condiciona a fazer algo 100% direcionado para o pblico de sua apresentao.

Tcnica do contraste: segundo Nancy Duarte (Slide Ology) uma maneira poderosa de manter a
ateno fazendo um contraste durante toda a apresentao entre o que (cenrio atual) e o que
poderia ser (cenrio futuro). Voc coloca as pessoas para pensar no cenrio atual e em seguida voc
projeto um cenrio futuro onde elas poderiam estar. A lacuna entre estes dois cenrios
provavelmente ser o contedo de sua apresentao.
AIDA: Originalmente este um conceito de marketing e vendas desenvolvido por ST. Elmo Lewis,
em 1898. AIDA uma abreviao de uma ferramenta de gesto da comunicao usada pelo
marketing para as palavras: Ateno, Interesse, Desejo e Ao. Refere-se a um modelo que procura
descrever os estados mentais pelos quais os passam no processo da adquirir produtos ou servios.
Porm o mesmo totalmente aplicvel em apresentao de qualquer tipo, na abordagem da
frmula AIDA, procura-se identificar o estado mental do cliente como um guia para lev-lo de uma
fase do processo de compra para a prxima.
Modalidades de comunicao: Todos os seres humanos utilizam trs modalidades de comunicao
(visual, auditiva e cinestsica), porm existe uma que predomina em cada pessoa. Em uma
apresentao importante levar em considerao que provavelmente voc ter em sua plateia os
trs perfis de pblico. necessrio cuidado para no criar apresentaes que sejam direcionadas
para somente um dos perfis, pois dessa forma no se retm a ateno dos outros. Agora voc j
possui tcnicas para estruturar seu contedo. O ltimo passo e no menos importante o
Encerramento.
8 Passo: Encerramento
O encerramento um dos momentos mais importantes, quando pensamos em um filme o
encerramento o momento que todos esperam. Muitos apresentadores pecam ao dedicar muito
tempo em etapas anteriores e fazem o encerramento de maneira rpida e sem dar a devida
importncia, este um grande erro pois neste momento que voc validar se o objetivo da
apresentao ser alcanado ou no.
Independente do tipo de apresentao um dos objetivos do encerramento instigar o pblico a fazer
algo com a informao obtida. Para isso necessrio ter clareza de quais sero os prximos passos
que voc ir propor ao pblico e o que eles ganharo com isso. O encerramento deve ser algo
emocional.
Algumas dicas para avaliar como est o encerramento de sua apresentao:

H um resumo das principais mensagens de valor que voc quer que a audincia leve consigo?
Esto sendo apresentadas referncia positivas ou depoimentos?
Sua apresentao instiga o pblico a entrar em ao (de alguma forma)?
Existe um processo de sensibilizao para obter engajamento com os prximos passos?

Finalizamos aqui os 8 passos para roteirizar uma apresentao. Lembrando que todo este processo
deve ser feito de maneira analgica (papel e lpis). Neste estgio de preparao evite utilizar as
ferramentas de apresentao (powerpoint, prezi, keynote,etc), voc poder fazer bom uso aps criar
toda a estrutura sugerida.