PROPIEDADES DE LOS CAMPOS:

Nombre del campo

Puede utilizar la propiedad Nombre del campo para especificar el nombre de un
campo dentro de una tabla. Por ejemplo, puede especificar "Apellidos" en un campo
que almacene los apellidos de los empleados dentro de la tabla Empleados.

Valor
Escriba un nombre de campo, siguiendo las reglas para nombres de objetos de
Microsoft Access. El nombre no puede duplicar ningn otro nombre de campo de la
tabla.
Nota Evite especificar un nombre de campo que entre en conflicto con los nombres
de funciones o propiedades incorporadas en Microsoft Access, como la propiedad
Nombre (Name).

Comentarios
Microsoft Access identifica un campo por su nombre de campo. Una vez que se
especifica un nombre de campo en la vista Diseo de la tabla, se puede utilizar ese
nombre en expresiones, procedimientos de Visual Basic e instrucciones SQL.

Tipo de Datos
Puede usar la propiedad Tipo de datos para especificar el tipo de datos almacenado
en un campo de una tabla. Cada campo slo puede contener datos de un tipo.

Valor
La propiedad Tipo de datos puede tener los valores siguientes:
Valor

Tipo de datos
(Predeterminado) Texto o
combinaciones de texto y nmeros,
Texto as como nmeros que no requieran
clculos, como los nmeros de
telfono.

Memo

Texto extenso, o combinacin

extensa de texto y nmeros.

Size
Hasta 255 caracteres o la longitud que
indique la propiedad Tamao del campo
(el menor de los dos valores). Microsoft
Access no reserva espacio para la parte
que no se utiliza de un campo de texto.
Hasta 65.535 caracteres. (Si el campo se
manipula a travs de DAO y slo se va a
almacenar en l texto y nmeros [no
datos binarios], el tamao est limitado
por el de la base de datos).

Valor

Tipo de datos
Datos numricos utilizados en clculos
matemticos. Para obtener ms informacin sobre
Numrico
la forma de establecer un tipo numrico
especfico, vea el tema de la propiedad Tamao
del campo.
Valores de fecha y hora para los aos del 100 al
Fecha/Hora
9999.
Valores de moneda y datos numricos utilizados
en clculos matemticos en los que estn
implicados datos que contengan entre uno y
Currency
cuatro decimales. La precisin es de hasta 15
dgitos a la izquierda del separador decimal y
hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
Nmero secuencial (incrementado de uno a uno)
nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access
Auto
asigna cada vez que se agrega un nuevo registro
numrico
a una tabla. Los campos Auto numrico no se
pueden actualizar.
Valores S y No, y campos que contengan uno de
S/No
entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de
Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word,
Objeto OLE
grficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado
o incrustado en una tabla.
Texto o combinacin de texto y nmeros
almacenada como texto y utilizada como direccin
de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo
puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en un campo o
control.
Direccin: ruta de acceso a un archivo (ruta UNC)
Hipervnculo o pgina (direccin URL).
Subdireccin: posicin dentro del archivo o
pgina. Informacin de pantalla: el texto que
aparece como informacin de herramientas.
La forma ms sencilla de insertar una direccin de
hipervnculo en un campo o control es hacer clic
en el comando Hipervnculo del men Insertar.

Size
1, 2, 4 u 8 bytes (16
bytes si el valor de la
propiedad Tamao
del campo es Id. de
rplica).
8 bytes.

8 bytes.

4 bytes (16 bytes si el

valor de la propiedad
Tamao del campo
es Id. la rplica).
1 bit.
Hasta 1 giga bite
(limitado por el
espacio disponible en
disco)

Cada una de las tres

partes del tipo de
datos hipervnculo
puede contener hasta
2048 caracteres.

Valor

Asistente
para
bsquedas

Tipo de datos
Size
Crea un campo que permite elegir un valor de
otra tabla o de una lista de valores mediante
un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al Tamao igual al del campo
hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente clave principal utilizado
para bsquedas, que crea un campo de
para realizar la bsqueda
bsqueda. Al salir del Asistente, Microsoft
(habitualmente 4 bytes).
Access establece el tipo de datos basndose
en los valores seleccionados en l.

Comentarios
Los campos de tipo Memo, Hipervnculo y Objeto OLE no se pueden indexar.

Sugerencias
Utilice el tipo de datos Moneda para un campo que requiera muchos clculos
relacionados con datos que tengan de uno a cuatro decimales. Los campos de tipo de
datos Simple y Doble requieren clculos en coma flotante. El tipo de datos Moneda
utiliza clculos en coma fija, que son ms rpidos.
Precaucin Cambiar el tipo de datos de un campo despus de haber introducido
datos en una tabla puede provocar un largo proceso de conversin de datos al
guardar la tabla. Si el tipo de datos de un campo est en conflicto con el valor de la
propiedad Tipo de datos cambiada es posible que se pierdan algunos datos.
Establezca la propiedad Formato (Format) de modo que especifique un formato de
presentacin predefinido para los tipos de datos Nmero, Fecha/Hora, Moneda y
S/No.

Tamao de Campo
Puede usar la propiedad Tamao del campo para establecer el tamao mximo de
los datos almacenados en un campo de tipo Texto, Numrico o Auto numrico.

Valor
Si la propiedad Tipo de datos tiene el valor Texto, escriba un nmero entre 0 y 255.
El valor predeterminado es 50.
Si la propiedad Tipo de datos tiene el valor Auto numrico, en Tamao del campo
se puede establecer Entero largo o Id. de rplica.
Si la propiedad Tipo de datos tiene establecido Numrico, las opciones de Tamao
del campo y sus valores se relacionan de la siguiente forma:
Valor

Descripcin (Description)

Precisin
Tamao de
decimal almacenamiento

Almacena nmeros entre

Ninguna
0 y 255 (no admite fracciones).
Almacena nmeros entre -10^38-1 y 10^381 (.ADP)
Decimal
28
Almacena nmeros entre -10^28-1 y 10^281 (.MDB)
Almacena nmeros entre -32.768 y 32.767
Integer
Ninguna
(no admite fracciones).
(Predeterminado) Almacena nmeros entre
Entero
-2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite Ninguna
largo
fracciones).
Almacena nmeros entre -3,402823E38 y
-1,401298E-45 para valores negativos, y
Single
7
entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para
valores positivos.
Almacena nmeros entre
-1,79769313486231E308 y
-4,94065645841247E-324 para valores
Double
15
negativos, y entre 4,94065645841247E-324
y 1,79769313486231E308 para valores
positivos.
Id. de
Identificador global nico (GUID)
N/A
rplica
Byte

1 byte

12bytes

2 bytes
4 bytes

4 bytes

8 bytes

16 bytes

Slo es posible establecer esta propiedad en la hoja de propiedades de la tabla.

Nota Puede especificar los tamaos de campo predeterminados para los campos
Texto y Numrico modificando los valores de Tamao predeterminado de campo
en la ficha Tablas/Consultas, que aparece al hacer clic en el comando Opciones
del men Herramientas.

Comentarios
Se recomienda especificar el valor ms pequeo posible para la propiedad Tamao
del campo, pues los tamaos ms pequeos pueden procesarse ms rpidamente y
requieren menos memoria.
Precaucin Si cambia un valor de Tamao del campo grande por otro ms
pequeo para un campo que ya contiene datos, es posible que pierda informacin.
Por ejemplo, si un campo de tipo Texto tiene el valor 255 en Tamao del campo y lo
cambia por 50, los datos que se extiendan ms all de los 50 primeros caracteres se
perdern.
Si los datos de un campo de tipo Numrico no caben con un nuevo valor de Tamao
del campo, los nmeros fraccionarios se pueden redondear, o pueden dar el valor
Nulo. Por ejemplo, si cambia el tamao de campo de Simple a Entero, los valores

fraccionarios se redondearn al nmero entero ms cercano, y los superiores a

32.767 o inferiores a -32.768 sern reemplazados por valores nulos.
No es posible deshacer los cambios en los datos provocados por una modificacin de
la propiedad Tamao del campo despus de haberlos guardado en la vista Diseo
de la tabla.

Formato
Puede utilizar la propiedad Formato (Format) para personalizar la forma en que los
nmeros, las fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. String de
Lectura/Escritura.
expresin.Formato (Format)
expresin Requerida. Expresin que devuelve uno de los objetos de la lista Aplicar a.

Comentarios
Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un formato
personalizado mediante los smbolos de formato.

La propiedad Formato (Format) utiliza valores diferentes para tipos de datos

diferentes.

Para un control, puede establecer esta propiedad en la hoja de propiedades del

control. Para un campo, puede establecer esta propiedad en la vista Diseo de la
tabla (en la seccin Propiedades del campo) o en la vista Diseo de la ventana
Consulta (en la hoja de propiedades Propiedades del campo).
La propiedad Formato (Format) afecta slo a cmo se muestran los datos. No
afecta a cmo se almacenan los datos.
Microsoft Access dispone de formatos predefinidos para los tipos de datos
Fecha/Hora, Numrico y Moneda, Texto y Memo, y S/No. Los formatos predefinidos
dependen del pas o regin especificada al hacer doble clic en Configuracin regional
en el Panel de control de Windows. Microsoft Access muestra los formatos apropiados
para el pas o regin seleccionada. Por ejemplo, si est seleccionado Ingls
(Estados Unidos) en la ficha General, 1234.56 en el formato Moneda aparece
como $1,234.56, pero si est seleccionado Ingls (Britnico) en la ficha General,
el nmero aparece como 1,234.56.
Si establece la propiedad Formato (Format) de un campo en la vista Diseo de la
tabla, Microsoft Access utiliza ese formato para mostrar datos en las hojas de datos.
Tambin aplica la propiedad Formato (Format) del campo a los nuevos controles de
formularios e informes.
Puede utilizar los siguientes smbolos en formatos personalizados para cualquier tipo
de datos.

Smbolo
Significado
(espacio) Muestra espacios como caracteres literales.
Muestra todo el contenido de las comillas tipogrficas como caracteres
"ABC"
literales.
!
Realiza la alineacin a la izquierda en lugar de la alineacin a la derecha.
*
Rellena el espacio disponible con el siguiente carcter.
Muestra el siguiente carcter como un carcter literal. Tambin puede
\
mostrar caracteres literales incluyndolos entre comillas tipogrficas.
Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores
[color] disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Magenta, Amarillo,
Blanco.
No puede mezclar los smbolos de formato personalizados para los tipos de datos
Numrico y Moneda con los smbolos de formato de los campos Fecha/Hora, S/No, o
Texto y Memo.
Cuando se ha definido una mscara de entrada y se ha establecido la propiedad
Formato (Format) para los mismos datos, la propiedad Formato (Format) tiene
preferencia al mostrar los datos, y la mscara de entrada se omite. Por ejemplo, si
crea una mscara de entrada Contrasea en la vista Diseo de la tabla y tambin
establece la propiedad Formato (Format) para el mismo campo, ya sea en la tabla
o en un control de un formulario, la mscara de entrada Contrasea se omite y los
datos se muestran segn la propiedad Formato (Format).

Ejemplo
Los tres ejemplos siguientes establecen la propiedad Formato (Format) mediante
un formato predefinido:
Me!Date.Format = "Medium Date"
Me!Time.Format = "Long Time"
Me!Registered.Format = "Yes/No"

El ejemplo siguiente establece la propiedad Formato (Format) mediante un formato

personalizado. Este formato muestra una fecha como: Ene 1995.
Forms!Employees!HireDate.Format = "mmm yyyy"

Titulo
Puede usar la propiedad Ttulo (Caption) para proporcionar informacin til al
usuario mediante de ttulos sobre los objetos en distintas vistas:

Los ttulos de campos especifican el texto de las etiquetas adjuntas a los

controles creados al arrastrar un campo desde la lista de campos, y sirven
como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de
una tabla o consulta.
Los ttulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de ttulo
en la vista Formulario.
Los ttulos de informes especifican el ttulo del informe en la Vista preliminar.
Los ttulos de botones y etiquetas especifican el texto que aparece en el control.

String de Lectura/Escritura.
expresin.Caption
expresin Requerida. Expresin que devuelve uno de los objetos de la lista Aplicar a.

Valor
La propiedad Ttulo (Caption) es una expresin de cadena que puede contener
hasta 2.042 caracteres. Se truncarn los ttulos de los formularios e informes que
sean demasiado largos para mostrarlos en la barra de ttulo.
En el caso de los controles, puede establecer esta propiedad en la hoja de
propiedades. Para establecerla para los campos, utilice la hoja de propiedades en la
vista Diseo de tabla o en la ventana Consulta (en la hoja de propiedades
Propiedades del campo). Esta propiedad tambin se puede establecer usando una
macro o Visual Basic.

Comentarios
Si no especifica un ttulo para un campo de una tabla, se usar el valor de la
propiedad Nombre del campo de ese campo como ttulo de una etiqueta adjunta a
un control o como encabezado de columna en la vista Hoja de datos. Si no especifica
el ttulo de un campo de una consulta, se usar el del campo de la tabla base. Si no
establece un ttulo para un formulario, botn o etiqueta, Microsoft Access asignar al
objeto un nombre nico basndose en el tipo de objeto, como por ejemplo
"Formulario1".
Si crea un control arrastrando un campo desde la lista de campos y no ha
especificado un valor para la propiedad Ttulo (Caption) del mismo, se copiar el
valor de la propiedad Nombre del campo del campo en el cuadro de la propiedad
Nombre (Name) del control, y por ello aparecer en la etiqueta del control creado.
Nota El texto de la propiedad Ttulo (Caption) para un control de etiqueta o de
botn de comando es el texto de presentacin de hipervnculo cuando se ha

establecido la propiedad Direccin De Hipervnculo (HyperlinkAddress) o

Subdireccin De Hipervnculo (HyperlinkSubAddress) del control.
Puede usar la propiedad Ttulo (Caption) para asignar una tecla de acceso a una
etiqueta o botn de comando. En el ttulo, incluya un signo "&" inmediatamente antes
del carcter que desee utilizar como tecla de acceso. Este carcter aparecer
subrayado. Puede presionar ALT y el carcter subrayado del control para desplazar el
enfoque a dicho control en un formulario.
Sugerencia
Incluya dos signos ("&&") en el valor de un ttulo si desea ver un signo "&" en el texto
del ttulo. Por ejemplo, para ver "Guardar & Salir", debe escribir Guardar && Salir
en el cuadro de la propiedad Ttulo (Caption).

Texto de validacin
Utilice la propiedad Texto De Validacin (ValidationText) para especificar un
mensaje que se mostrar al usuario cuando se introduzcan datos que violen el valor
de Regla De Validacin (ValidationRule) para un registro, campo o control.
String de Lectura/Escritura.
expresin.ValidationText
expresin
a.

Requerida. Expresin que devuelve uno de los objetos de la lista Aplicar

Comentarios
Las propiedades Regla De Validacin (ValidationRule) y Texto De Validacin
(ValidationText) no se aplican a controles de casilla de verificacin, botn de opcin
o botn de alternar cuando se encuentran en un grupo de opciones. Slo se aplican al
propio grupo de opciones.
Introduzca una expresin para el valor de la propiedad Regla De Validacin
(ValidationRule) y texto para el valor de la propiedad Texto De Validacin
(ValidationText). La longitud mxima del valor de la propiedad Regla De
Validacin (ValidationRule) es 2048 caracteres. La longitud mxima del valor de la
propiedad Texto De Validacin (ValidationText) es 255 caracteres.
Para los controles, puede establecer la propiedad Regla De Validacin
(ValidationRule) a cualquier expresin vlida. Para las reglas de validacin de
campo y registro, la expresin no puede contener funciones definidas por el usuario,
funciones de agregado de dominio o funciones agregadas, la funcin Eval o el
mtodo Usuario actual (CurrentUser), o referencias a formularios, consultas o
tablas. Adems, las reglas de validacin de campo no pueden contener referencias a
otros campos. Para los registros, las expresiones pueden incluir referencias a campos
de esa tabla.

Puede establecer las propiedades Regla De Validacin (ValidationRule) y Texto

De Validacin (ValidationText) mediante:

La seccin Propiedades del campo de la vista Diseo de la tabla (para una regla
de validacin de campo).

La hoja de propiedades de una tabla; para ello, elija Propiedades en el men

Ver en la vista Diseo de la tabla (para una regla de validacin de registro).
La hoja de propiedades de un control de un formulario.

Microsoft Access valida automticamente valores segn el tipo de datos de un campo;

por ejemplo, Microsoft Access no permite texto en un campo numrico. Puede
establecer reglas ms especficas mediante la propiedad Regla De Validacin
(ValidationRule).
Si establece la propiedad Regla De Validacin (ValidationRule) pero no la
propiedad Texto De Validacin (ValidationText), Microsoft Access muestra un
mensaje de error estndar cuando se infringe la regla de validacin. Si establece la
propiedad Texto De Validacin (ValidationText), el texto introducido se muestra
como mensaje de error.
Por ejemplo, cuando se agrega un registro para un nuevo empleado, puede introducir
una propiedad Regla De Validacin (ValidationRule) que requiera que el valor del
campo Fecha inicio del empleado quede entre la fecha de fundacin de la compaa y
la fecha actual. Si la fecha introducida no est en ese intervalo, puede mostrar el
mensaje de la propiedad Texto De Validacin (ValidationText): "La fecha de inicio
es incorrecta."
Si crea un control arrastrando un campo desde la lista de campos, la regla de
validacin del campo permanece en efecto, aunque no se muestra en el cuadro de la
propiedad Regla De Validacin (ValidationRule) del control en la hoja de
propiedades. Esto se debe a que la regla de validacin del campo es heredada por un
control dependiente de ese campo.
Las reglas de validacin de control, campo y registro se aplican de la forma siguiente:

Las reglas de validacin establecidas para los campos y controles se aplican

cuando se editan los datos y el enfoque sale del campo o control.

Las reglas de validacin para los registros se aplican al moverse a otro registro.
Si crea reglas de validacin para un campo y un control dependiente del campo,
ambas reglas de validacin se aplican cuando se editan los datos y el enfoque
sale del control.

La tabla siguiente contiene ejemplos de expresiones para las propiedades Regla De

Validacin (ValidationRule) y Texto De Validacin (ValidationText).
Propiedad Regla De Validacin
(ValidationRule)

Propiedad ValidationText

<> 0
> 1000 O Es Nulo
Como "A????"
>= #1/1/96# Y <#1/1/97#
DBsq("IdCliente", "Clientes",
"IdCliente = Forms!Clientes!
IdCliente") Es Nulo

La entrada debe ser un valor distinto de cero.

La entrada debe estar en blanco o ser mayor que
1000.
La entrada debe tener 5 caracteres y comenzar
por la letra "A".
La entrada debe ser una fecha de 1996.
La entrada debe ser un IdCliente exclusivo (las
funciones de agregado de dominio se permiten
slo para la validacin a nivel de formulario).

Si crea una regla de validacin para un campo, Microsoft Access normalmente no

permite que se almacene un valor Nulo en el campo. Si desea permitir un valor
Nulo, agregue "Es Nulo" a la regla de validacin, como en "<> 8 O Es Nulo", y
asegrese de que la propiedad Requerido (Required) est establecida en No.
No es posible establecer reglas de validacin de campo o registro para las tablas
creadas fuera de Microsoft Access (por ejemplo, dBASE, Paradox, o SQL Server). Para
este tipo de tablas, puede crear reglas de validacin slo para controles.

Ejemplo
El ejemplo siguiente crea una regla de validacin para un campo que permite slo la
introduccin de valores mayores de 65. Si se introduce un nmero menor de 65, se
muestra un mensaje de error. Las propiedades se establecen mediante la funcin
Establecer Validacin De Campo.
Dim strTblName As String, strFldName As String
Dim strValidRule As String
Dim strValidText As String, intX As Integer
strTblName = "Customers"
strFldName = "Age"
strValidRule = ">= 65"
strValidText = "Enter a number greater than or equal to 65."
intX = SetFieldValidation(strTblName, strFldName, _
strValidRule, strValidText)
Function SetFieldValidation(strTblName As String, _
strFldName As String, strValidRule As String, _
strValidText As String) As Integer
Dim dbs As Database, tdf As TableDef, fld As Field
Set dbs = CurrentDb
Set tdf = dbs.TableDefs(strTblName)
Set fld = tdf.Fields(strFldName)
fld.ValidationRule = strValidRule
fld.ValidationText = strValidText
End Function

El ejemplo siguiente utiliza la funcin Establecer Validacin De Tabla para establecer la validacin a
nivel del registro con el fin de garantizar que el valor del campo Fecha fin es posterior al valor del
campo Fecha inicio.
Dim strTblName As String, strValidRule As String
Dim strValidText As String
Dim intX As Integer
strTblName = "Employees"
strValidRule = "EndDate > StartDate"
strValidText = "Enter an EndDate that is later than the StartDate."
intX = SetTableValidation(strTblName, strValidRule, strValidText)
Function SetTableValidation(strTblName As String, _
strValidRule As String, strValidText As String) _
As Integer
Dim dbs As Database, tdf As TableDef
Set dbs = CurrentDb
Set tdf = dbs.TableDefs(strTblName)
tdf.ValidationRule = strValidRule
tdf.ValidationText = strValidText
End Function

Indexado
Puede usar la propiedad Indexado para establecer un ndice de un solo campo. Los
ndices hacen que las consultas basadas en los campos indizados sean ms rpidas, y
tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si busca
empleados basndose en un campo denominado Apellidos, puede crear un ndice para
este campo para hacer ms rpida la bsqueda.

Valor
La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes:
Valor
No
S (Con duplicados)
S (Sin duplicados)

Descripcin (Description)
(Predeterminado) Sin ndice.
El ndice admite valores duplicados.
El ndice no admite valores duplicados.

Slo puede establecer esta propiedad en la seccin Propiedades del campo de la vista
Diseo de la tabla. Puede establecer un ndice de un solo campo estableciendo la
propiedad Indexado en la seccin Propiedades del campo de la vista Diseo de
tabla. Para establecer ndices formados por varios campos, abra la ventana ndice
haciendo clic en el comando ndices del men Ver.
Si agrega un ndice de un solo campo en la ventana ndices, Microsoft Access
establecer S en la propiedad Indexado de ese campo.

Comentarios

Puede usar la propiedad Indexado para buscar y ordenar registros con un solo
campo de una tabla. Este campo puede contener valores nicos o no. Por ejemplo,
puede crear un ndice con un campo denominado IdEmpleado para una tabla
Empleados en la que cada identificador de empleado sea nico, o tambin un ndice
con el campo Nombre, en el que algunos nombres pueden estar duplicados.
Nota No es posible crear ndices con los campos de tipo de datos Memo,
Hipervnculo u Objeto OLE.
Puede crear tantos ndices como precise. Los ndices se crean al guardar la tabla, y se
actualizan automticamente al modificar o agregar registros. En cualquier momento
puede agregar o eliminar ndices en la vista Diseo de la tabla.

Sugerencia
Puede especificar texto utilizado habitualmente al comienzo o al final de un nombre
de campo (como "Id", "cdigo" o "nm") en la opcin Auto indexar al importar o
crear de la ficha Tablas/Consultas, que aparece al hacer clic en Opciones del
men Herramientas. Al importar archivos de datos que contengan ese texto en el
nombre de sus campos, Microsoft Access crear un ndice los mismos.
Si la clave principal de una tabla es un solo campo, Microsoft Access establecer
automticamente la propiedad Indexado de ese campo a S (Sin duplicados).
Si desea crear ndices con varios campos, utilice la ventana ndices.