UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR

2016- 2020
GOBERNACION DEL CESAR

ESTUDIOS PREVIOS
PROCESO
ESPECIAL DE
CONTRATO
CONVENIO DE
COOPERACION CON ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO

Valledupar, Abril 28 de 2015

MARCO LEGAL
Se procede a elaborar los estudios previos que justifican la necesidad y el trmite del
proceso de seleccin especial que tiene como finalidad la celebracin de un Contrato
o Convenio de Cooperacin, en desarrollo de lo dispuesto por el inciso 2 del artculo
355 de la Constitucin Poltica de Colombia, que en desarrollo del fundamento
constitucional y en cumplimiento de estos objetivos se expidieron los Decretos 777
de 1992,1403 de 1992 y 2459 de 1993, que permiten a las entidades territoriales
celebrar contratos con entidades privadas sin nimo de lucro.

1- DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA

CONTRATACIN.
Que le Artculo 355 inciso segundo de la Constitucin poltica en concordancia con
el Decreto 777 del 92 y el 1403 del mismo ao autoriza la celebracin de Contratos
con entidades privadas sin nimo de lucro de reconocida idoneidad, con el fin de
impulsar actividades de inters Pblico, de Acuerdo con el Plan de Desarrollo
vigente, que la ley 715, en su artculo 15 permite que con los Recursos del Sistema
General de participaciones, se financie alimentacin escolar, norma que se
desarrollara en el Presupuesto de la vigencia 2016 2020, en el sector Educacin
Programa Alimentacin escolar rubro denominado Personal vinculado para la
Preparacin de alimentos.
Que se requiere celebrar un convenio de cooperacin con una entidad sin nimo de
lucro, que suministre 4500 almuerzos diarios, durante 100 das calendario
acadmico, para la atencin a la poblacin ms vulnerable, especialmente
estudiantes de estratos uno (01) y dos (02) de las diferentes sedes de la Universidad
Popular del Cesar, en la ciudad de Valledupar.

Que efectuando un estudio tcnico de la poblacin estudiantil por medio del sistema
de becas FEDECESAR, se determin brindar alimentacin a los jvenes de la
poblacin ms vulnerable.

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2. DESCRIPCIN DEL
SUSCRIBIRSE

OBJETO

2.1. TIPO DE CONTRATO: Convenio de Cooperacin con Entidad Privada sin nimo
de Lucro.

2.2. OBJETO DEL CONTRATO: Aunar esfuerzos humanos, y recursos para

garantizar la cabal ejecucin del programa de alimentacin escolar a travs del cual
se suministre 4500 almuerzos diarios a estudiantes de las distintas sedes educativas
de la Universidad Popular del Cesar del municipio de Valledupar, tal como se
establece en el estudio efectuado.

2.3. PLAZO DE EJECUCIN: 100 das hbiles a partir del 10 de Agosto de 2016

2.4. LUGAR DE EJECUCIN: En las diferentes sedes educativas de la Universidad

Popular del Cesar en la ciudad de Valledupar.
2.5. VALOR DEL CONTRATO: TRES MIL SETECIENTOS MILLONES DE PESOS
MONEDA CORRIENTE ($ 3700.000.000,00) MCTE.

2.6 APROPIACION PRESUPUESTAL: los recursos deben ser amparados bajo

certificado de disponibilidad presupuestal, mediante programa denominado
Alimentacin escolar; subprograma Personal vinculado con la preparacin de
alimentos.

2.6. DESEMBOLSOS Y GASTOS DE ADMINISTRACIN: Las sumas objeto del

presente Contrato sern transferidas al Contratista de la siguiente manera: Un primer
desembolso por el cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato, a la firma del
acta de inicio; y el saldo restante en ACTAS PARCIALES MENSUALES
DE
CUMPLIMIENTO; Cada desembolso se realizar previa entrega a satisfaccin del

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informe de actividades
del
contratista,
aprobado
por
el
supervisor
designado para ejercer
la vigilancia y
control del contrato Y
CERTIFICACION
DE LA DIVISION DE BIENESTAR UNIVERSITARIO, en el cual conste el suministro
de los almuerzos a los estudiantes censados para recibir dicho beneficio.
El desembolso se realizar dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la
aprobacin del informe respectivo mediante transferencia bancaria a la cuenta
informada para tal efecto por el contratista.
NO OBSTANTE LA FORMA DE PAGO PREVISTA, ESTA QUEDA SUJETA A LA
SITUACIN DE LOS RECURSOS DEL PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA.
2.7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:
1) Recibir los recursos del municipio para destinarlos exclusivamente al cumplimiento
del objeto del contrato, suministrar 4500 almuerzos diarios para estudiantes de las
diferentes sedes acadmicas de la Universidad Popular del Cesar en la ciudad de
Valledupar, durante 100 das del calendario acadmico, distribuidos de acuerdo al
nmero de estudiantes de los estratos uno (01) y dos (02), de acuerdo al reporte
emitido por la DIVISON ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA en donde se referencia el
nmero de estudiantes beneficiados con el sistema de becas FEDECESAR.
2) Administrar y manejar los recursos que le transfiere el Departamento en una
cuenta especial en la entidad financiera que seleccione el Contratista.
3) Seguir las precisas indicaciones que imparta la Universidad Popular del Cesar,
para dar efectivo cumplimiento al contrato.
4) Prestar toda su colaboracin y apoyo de manera eficaz y eficiente.
5) Disponer de personal idneo para realizar el objeto del contrato.
6) Llevar el control pormenorizado y detallado de la ejecucin de los recursos por
medio de
certificaciones
expedidas por la DIVISION DE BIENESTAR
UNIVERSITARIO de la Universidad Popular del Cesar, con el fin de presentar
informes peridicos de ejecucin del contrato al interventor del Mismo, as como
presentar informe mensual de los rendimientos financieros presentados en el
respectivo periodo, rendimientos que deber rembolsar a la liquidacin del contrato al
Departamento. .
7) Cumplir con los pagos de seguridad social de conformidad con lo sealado en la
Ley 789 de 2002.
8) Presentar informe del cumplimento de las actividades objeto del contrato.

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9)
Promover
el
la calidad de vida de
que se benefician con
contratado
mediante
seleccionada alimentacin escolar.

mejoramiento de
los
estudiantes
el
objeto
una adecuada y

10) Capacitar el personal operativo sobre la manipulacin de alimentos para el

adecuado servicio.
11) Conocer la prevalencia de factores de riesgo vinculados a enfermedades
cardiovasculares en la comunidad universitaria.
12) Vigilancia nutricional de salud y educacin nutricional
13. Adelantar y gestionar lo adecuado en relacin a los comedores para la mejor
preparacin de alimentos.
14. Realizar un diagnstico nutricional (Peso/Talla/Edad) sobre el estado en que se
encuentran los jvenes del programa para establecer posteriormente los resultados
del suministro del complemento nutricional.
15. Toma de medidas antropomtricas, de peso, talla y edad a cada uno de los
beneficiarios dos veces: al inicio y al final.
16. Realizacin de sesiones educativas con la participacin de la comunidad
universitaria (estudiantes-padres-docentes) sobre hbitos alimenticios, su manejo y
el desarrollo integral de los jvenes.
18. Entrega de dietas y multivitamnicos a los jvenes beneficiarios del programa.
19. Supervisin y vigilancia de cada unidad aplicativa para la correcta preparacin e
higiene de los alimentos.
20. Tramitar ante EL DEPARTAMENTO cualquier suspensin, adicin, y/o prrroga
del convenio de asociacin, previo visto bueno del Gobernador del Departamento.

2.8. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE:

1. Efectuar cumplidamente los desembolsos pactados en el contrato.

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2.
Realizar
el
cumplimiento
del
contrato, en el que se
el cumplimiento de las
contratista frente al pago de seguridad social (salud y pensin).

seguimiento
al
objeto
del
verificar adems
obligaciones del

3. Aprobar las plizas de garanta que respaldan la ejecucin del convenio.

4. Verificar la idoneidad del contratista, para la legacin del convenio de cooperacin.
5. Supervisar que la FUNDACION, cumpla con el objeto del convenio dentro del
trmino de ejecucin para el desarrollo y dems especificaciones que se sealen en
el contrato de cooperacin.
6. Supervisar peridicamente mediante pruebas de laboratorio que el contratista
cumpla con la cabalidad sanitaria de los alimentos preparados, que ser supervisada
por la Secretaria de Salud Departamental.
7. Las dems que se requieran para el cumplimiento del objeto pactado y de los fines
del proyecto.

3- FUNDAMENTOS
SELECCIN.

JURDICOS

QUE

SOPORTAN

LA MODALIDAD

DE

El artculo 355 de la Constitucin Poltica de Colombia, prev la posibilidad para las

entidades territoriales de celebrar con recursos de sus respectivos presupuestos,
contratos con entidades privadas sin nimo de lucro y de reconocida idoneidad
con el fin de impulsar programas y actividades de inters pblico acordes con el Plan
Nacional de Desarrollo y los Planes Seccionales de Desarrollo. Igualmente, la ley
489 de 1998 en su artculo 96 seala la posibilidad de que las entidades pblicas se
asocien con personas jurdicas particulares mediante la celebracin de convenios
para el desarrollo conjunto de actividades y para el desarrollo de sus funciones y
objetivos.
La fuente de este tipo de convenios entre entidades de la administracin pblica y
entidades sin nimo de lucro se encuentra contenida en la carta superior y su
regulacin fue encargada al ejecutivo, quien la desarroll principalmente a travs del
Decreto 777 de 1992, el Decreto 1403 de 1992, el Decreto 2459 de 1993 y el Decreto
2150 de 1995, entre otros.
Sin embargo, tipologas de esta naturaleza, tambin aparecen sealadas la ley
489 de 1998, normatividad frente a la cual cabe precisar lo siguiente:

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En el Decreto 777 de

1992.

Es preciso
indicar
que su objetivo
principal es el de
regular
los
contratos sealados en el inciso segundo, del artculo 355 de la Constitucin
Nacional, estableciendo como una regla general que estos se sujetan en cuanto a
sus requisitos y formalidades a las reglas del derecho comn y de manera especial a
lo sealado en el tal decreto; agregando desde ahora, que si bien este reglamento
seala los requisitos que tipifican este tipo contractual e incluso establece un tipo
especial de ellos, referidos a los contratos suscritos con el sector salud, no hace
ningn desarrollo frente a procedimientos de seleccin. Lo que quiere decir que, se
presenta una situacin similar a la expuesta frente a los regmenes especiales en
razn al tipo de la entidad contratante. Todo esto ha posibilitado excesos en la
aplicacin de la figura, pues muchas entidades estatales acuden a ella con el
propsito de eludir procedimientos de seleccin, a pesar de no presentarse las
condiciones exigidas en esta normatividad.
En el Decreto 2150 de 1995.
En cuanto al Decreto 2150 de 1995, mediante el cual se establecen normas para la
simplificacin de trmites, slo basta sealar que en este, se contempla una clase
especial dentro de la tipologa contractual que se est analizando, referida a los
contratos para la prestacin de servicios de bienestar familiar con entidades sin
nimo de lucro que pertenecen al sistema nacional de bienestar familiar,
estableciendo como lo seal la Carta Poltica, la celebracin del contrato de manera
directa, decreto frente al cual la jurisprudencia
constitucional sostuvo: Un examen de los artculos demandados en este proceso
permite establecer que, si bien tocan con trmites que se adelantan en varias
dependencias ministeriales y administrativas para el cumplimiento de funciones
propias de cada Ministerio o Departamento Administrativo, el denominador comn de
todas las disposiciones consiste en la supresin de requisitos no necesarios y de
exigencias superfluas, con miras a realizar principios constitucionales como los de la
buena fe, la eficiencia, la economa procesal que tambin tiene cabida en el campo
de las gestiones administrativas-, la moralidad pblica y la erradicacin de prcticas
burocrticas corruptas.
Con rgimen especial, cuya seleccin del contratista se hace de manera directa,
basado en la aplicacin de normas del derecho privado.

En la ley 489 de 1998 art 96.

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Por su parte, en lo que

regulacin
hecha
entidades sin nimo de
489 de 1998, es
que plantea dos posibilidades de relacin jurdica.

respecta a la
frente
a
las
lucro en la ley
preciso destacar

La primera mediante la suscripcin de convenios de asociacin y la segunda a travs

de la creacin de una persona jurdica; aspecto al cual ya nos referimos. Estas dos
figuras segn las normas pueden ser utilizadas por cualquier entidad estatal,
cualquiera sea su naturaleza
y orden administrativo y en el proceso de seleccin, se debern observar los
principios establecidos en el artculo 209 de la Constitucin Nacional, esto es, que la
funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con
fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad,
imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la
desconcentracin de funciones y que las autoridades administrativas deben
coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.
Esta remisin resulta ser idntica a la sealada en la ley 1150 de 2007, cuando se
refiere a los principios aplicables para las entidades con rgimen especial de
contratacin.
La jurisprudencia constitucional al hacer el anlisis de constitucionalidad del artculo
96 de la ley 489 de 1998, ha indicado que el propsito primordial de este tipo de
relaciones contractuales es el impulso de programas y actividades de inters pblico
que se encuentren establecidos en los respectivos planes de desarrollo del nivel al
que pertenezca la entidad contratante. En tal sentido, el rgimen especial de este
tipo de contratos sealados en esta norma, no vulnera los principios establecidos
en la Carta Poltica, mximo si se trata de un instrumento legal que busca el
beneficio colectivo.
No obstante tratarse de un rgimen especial de contratacin directa, en pro de la
prevalencia de los principios de transparencia, seleccin objetiva y publicidad, se
har publicacin de los estudios previos a travs de publicacin de la pgina web de
la entidad.

4. ANLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

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Teniendo en cuenta los

promedios
del
valor
contratado en
aos anteriores,
con el fin de prestar y
suministrar
alimentacin escolar a
estudiantes
de
las diferentes sedes o instituciones educativas del municipio de Valledupar, adems
de los gastos de administracin en que incurra el contratista para la ejecucin del
contrato, se estima que el valor para cubrir en lo que resta del ao 2016, asciende a
la suma de MIL QUINIENTOS CUARENTA Y SEIS MILLONES TRECIENTOS
SESENTA Y UN MIL SETECIENTOS CINCUENTA Y CUATRO PESOS MCTE.($
1546.361.754)

5.- FACTORES O CRITERIOS HABILITANTES

De conformidad con el inciso 2 del artculo 1 del decreto 1403 de 1992, se debe
evaluar la calidad, idoneidad y experiencia para acreditar la capacidad tcnica y
administrativa
de las entidades sin nimo de lucro, para realizar el objeto del
contrato.
La administracin Departamental verificar el cumplimiento de los requisitos
habilitadores de orden jurdico y tcnico de las propuestas sobre los documentos
presentados, a la determinacin sobre la ADMISIN o NO ADMISIN de las mismas,
as:

5.1. CAPACIDAD JURDICA

Podrn participar en el presente proceso de seleccin objetiva, todas las personas
jurdicas sin nimo de lucro y que su objeto social se encuentre relacionado con
cooperacin en programas de desarrollo y bienestar comunitario en beneficio de la
poblacin ms vulnerable, plenamente capaces que cumplan con las condiciones
exigidas.
Los representantes legales de las personas jurdicas que deseen participar, estn
sujetas a los anteriores condicionamientos, tener vigente el reconocimiento de
personera jurdica; copia de los tres ltimos aos gravables si por disposicin legal
declaran renta.

5.2. SITUACIONES DE INHABILIDAD E INCOMPATIBILIDAD.

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No podrn participar
pre-contractual,
ni
contrato respectivo con
quienes
se
hallen
menos una de las causales de inhabilidad o incompatibilidad
artculos 8 y 9 de la Ley

en este proceso
celebrar
el
el
municipio,
dentro
de
al
descritas en los

80 de 1993, artculo 18 de la Ley 1150 de 2007, Artculos 1, 2, 3 y 4 de la ley 1474 de

2011, en la Constitucin Poltica de Colombia y en las dems normas legales
vigentes.

5.3. EXPERIENCIA GENERAL.

Deber allegar copia del certificado de existencia de entidades sin nimo de lucro,
expedido por la Cmara de Comercio respectiva y que su objeto social se encuentre
relacionado con cooperacin en programas de desarrollo y bienestar comunitario en
beneficio de la poblacin ms vulnerable.

5.4. EXPERIENCIA ESPECFICA

Deber acreditar en mximo (02) contratos ejecutado a satisfaccin con entidades
pblicas, en actividades relacionadas con el manejo y la administracin de
recursos para poblacin vulnerable, cuya sumatoria de por lo menos el 100% del
valor establecido para el presente contrato.

6. CRITERIOS DE CALIFICACIN
En desarrollo del principio de seleccin objetiva previsto por el artculo 5 de la Ley
1150 de 2007 y teniendo en cuenta que se trata de un procedimiento especial, para
la evaluacin, se tendr la idoneidad y experiencia para acreditar la capacidad
tcnica y administrativa de las entidades sin nimo de lucro para realizar el
objeto del contrato.
.
7- SUPERVISIN DEL CONTRATO
La vigilancia y control del contrato que se suscriba la ejercer la Secretaria de
Educacin Departamental del Cesar a travs del Secretario de la dependencia, el
cual ejercer la supervisin tcnica, administrativa, financiera, contable y jurdica en
la ejecucin del objeto contratado. Por la Secretaria de Salud, el manejo adecuado

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de los alimentos y
mismos,
por
el
objeto del contrato en
suministro los ejercer
Popular del Cesar mediante la Divisin de Bienestar Universitario
de oficina encargado.

suministro de los
cumplimiento del
cuanto
a
la
Universidad
en cabeza del jefe

8- EL SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIN, ESTIMACIN Y ASIGNACIN

DE RIESGOS PREVISIBLES, QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO
ECONMICO DEL CONTRATO.
En razn al tipo de contrato, a la forma en que se desarrollarn las actividades as
como su forma de pago pactada, no se vislumbra riesgo alguno que deba ser
tipificado, asignado o cuantificable.

9- EL ANLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTAS DESTINADAS

A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O
EXTRACONTRACTUAL,
DERIVADOS
DEL
INCUMPLIMIENTO
DEL
OFRECIMIENTO O DEL CONTRATO SEGN EL CASO.

Para garantizar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que asume
con el presenten contrato, EL CONTRATISTA deber dentro de los cinco (5) das
hbiles siguientes al perfeccionamiento del contrato constituir en favor del
Departamento, Garanta nica de cumplimiento del contrato, otorgada ante una
compaa de seguros, legalmente autorizada en Colombia, que ampare los
riesgos:
Cumplimiento de las obligaciones surgidas del convenio, equivalente a un diez por
ciento (20%) del valor total del mismo, por una vigencia igual al trmino de duracin
del convenio y cuatro (4) meses ms.
Buen manejo y correcta inversin del anticipo, deber ser equivalente al ciento por
ciento (100%) del monto que el contratista reciba a ttulo de anticipo (para efectos de
esta garanta, se entiende como anticipo el primer desembolso que realiza la entidad
al contratista), en dinero o en especie, para la ejecucin del contrato y, su vigencia se
extender hasta el 31 de diciembre de 2016 y cuatro (04) meses ms.

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10INDICACIN
CONTRATO
SE
COBIJADO POR UN
INTERNACIONAL O
DE LIBRE COMERCIO.

SOBRE SI EL
ENCUENTRA
ACUERDO
UN
TRATADO

En virtud de lo sealado en el artculo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012, una vez
verificado por esta entidad se deja constancia de lo siguiente:
La cuanta del presente proceso NO se somete al captulo de compras pblicas.
Esta entidad estatal NO se encuentra incluida en la cobertura del captulo de
compras pblicas.

Los bienes o servicios SI se encuentran excluidos de la cobertura del captulo de

compras pblicas.

EDUARDO LUIS ARMENTA

Rector Universidad Popular del Cesar

MARINA VILLA ARENAS

Secretario de educacin y gestora Departamental