CENTRO LATINOAMERICANO DE ESPECIES MENORES

PROGRAMA SIG 990101

INFORME CORTO SOBRE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

FECHA:

Tulu, 23 de mayo de 2016

ELABORADO POR:

Gloria Milena Torres Pelez

OBJETIVO:
Contemplar informacin sobre el sistema de Gestin Documental, aspectos
importantes en un sistema de Gestin Documental, uso de las Tics en las
empresas, diferentes medios en donde puede estar soportada la
documentacin de una empresa y la Normatividad que aplican.

1) ASPECTOS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin
de documentos, la obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que
cumplen funciones pblicas, en elaborar programas de gestin de
documentos, independientemente del soporte en que produzcan la
informacin para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social
para el que fueron creadas.
En dicha norma, la gestin de documentos se enmarca dentro del concepto de
Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin,
distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los
documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligacin
de la elaboracin y adopcin de las Tablas de Retencin Documental,
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instrumento archivstico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus
funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe
conservar.
Un sistema de informacin para el Programa de Gestin Documental, debe
concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste
conceptualmente a los principios archivsticos y a los objetivos de dicho
programa.
se recomienda que la metodologa utilizada para el desarrollo o adecuacin
del sistema de informacin, involucre y surta una etapa de anlisis y diseo
conceptual del sistema integral, acorde con los parmetros y normas
archivsticas y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la
plataforma tecnolgica adecuada de conformidad con los alcances del
proyecto.
2) USO DE LAS TICS EN LAS EMPRESAS
Las TIC son un elemento clave para hacer que nuestro trabajo sea ms
productivo: agilizando las comunicaciones, sustentando el trabajo en equipo,
gestionando las existencias, realizando anlisis financieros, y promocionando
nuestros productos en el mercado.
Bien utilizadas, las TIC permiten a las empresas producir ms cantidad, ms
rpido, de mejor calidad, y en menos tiempo. Nos permiten ser competitivos
en el mercado, y disponer de tiempo libre para nuestra familia.
Las empresas tienen como objetivo principal vender sus productos en el
mercado. Y para conseguirlo necesitan primero presentar el producto a sus
clientes para que lo conozcan. Esa es una funcin del marketing.

El correo electrnico, nos permite enviar todo tipo de comunicados a

nuestros clientes. Podemos enviarles un catlogo de productos, una
felicitacin de navidad o un boletn de noticias, sin prcticamente ningn
coste. Las TIC lo hacen posible.

Una pgina web, donde exponer nuestros productos permite que los
clientes interesados encuentren nuestros productos fcilmente en Internet
y contacten con nosotros. Tambin permite transmitir al mundo nuestra
filosofa de empresa.

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Un sistema de gestin de clientes informatizado, (tambin conocido por sus

siglas en ingls como CRM) nos permite conocer mejor a nuestros clientes,
analizando sus hbitos y su historial de compras. As podemos planificar
mejor nuestras acciones de venta y tambin gestionar de forma eficaz de
las diferentes reas de negocio de la empresa.

Las TIC tambin permiten mejorar la gestin financiera (en la contabilidad,

la banca electrnica o la facturacin electrnica), la logstica y la
distribucin (en el seguimiento de flotas, la gestin de almacn, el comercio
electrnico), los recursos humanos (en la formacin a distancia e-learning,
la gestin del conocimiento, el seguimiento personalizado), la produccin y
los procesos (gestin de compras, rdenes de produccin, gestin).

En la actualidad, las TIC son un factor determinante en la productividad de una

empresa.
Aunque se trate de una empresa muy pequea, incluso si se trata de una sola
persona, hay una serie de servicios TIC bsicos con los que cualquier empresa
ha de contar: conexin a Internet, correo electrnico, dominio en Internet,
y pgina web.
Estos cuatro servicios bsicos son los mnimos para cualquier empresa,
puesto que agilizan enormemente acciones comunes que todas las empresas
realizan, y sirven como base para poder utilizar otros servicios ms avanzados.
Las empresas, sea la empresa que sea y tenga el tamao que tenga.
Estos servicios TIC bsicos agilizan el acceso a la informacin, la
comunicacin con nuestros clientes y proveedores, la promocin de nuestros
servicios y la imagen de marca. Y a la vez, tienen un coste muy bajo.
Pensar que la TIC y el 2.0 estn revolucionando la responsabilidad corporativa
es ingenuo las TIC estn revolucionando todo a nuestro alrededor y
la RSCno poda ser una excepcin; para muestra, el lanzamiento de la ms
reciente App de Nestl.
La irrupcin en nuestra vida de computadoras cada vez ms rpidas y
porttiles, del internet, de aplicaciones en la nube, de las tabletas, los
Smartphone y la social media, no es una novedad, es nuestra realidad

circundante actual y futura. En este marco, Nestl acaba de lanzar la

versin para que los usuarios del iPad puedan consultar informacin de la
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compaa, que se suma a otras iniciativas similares para Android e iPhone. La

aplicacin da a los inversionistas y stakeholders de Nestl, acceso en lnea a
las ltimas noticias y presentaciones de la compaa, as como informacin de
referencia y publicaciones recientes, incluyendo los informes anuales.
3) MEDIOS EN LOS QUE SE ENCUENTRA SOPORTADA LA
DOCUMENTACIN DE UNA EMPRESA
La planta LEVAPAN, cuenta con la certificacin ISO 9001 versin 2008, la
cual permite a travs de manuales, procedimientos y competencias
ocupacionales, y un sistema de gestin documental, llevar la historia de
actividades como auditoras internas y externas, oportunidades de mejora,
modificaciones a los procedimientos y documentos, todo este sistema es
administrado por el rea de Gestin Integral, responsable de mantener y
mejorar el sistema para dar cumplimiento a los requisitos internos y externos
de los procesos.
La Empresa Colombina, ubicada en La Paila jurisdiccin del municipio de
Zarzal (V), tiene soportada su documentacin en el rea de archivo (cuarto
especial adecuado segn la GP 1000 2009002 y la ley 594 de 2002 para la
conservacin de sus documentos, los cuales cuentan con su respectiva copia
de seguridad y los documentos administrativos o de oficina los guardan en el
sistema.

CONCLUSIONES

Hacerse consciente del beneficio que se obtendra al implementar un

Sistema de Gestin Documental, en la Empresa a la que pertenecemos.
Gracias a este sistema de gestin Documental, cada persona puede tener
acceso a estos documentos de una manera organizada.

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Gloria Milena Torres Pelez

Aprendiz Sistema Integrado de Gestin