Manual de Procedimientos

SOFTWARE ADMINISTRATIVO
PRESUPUESTAL Y FINANCIERO
PRADMA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SOFTWARE PRESUPUESTAL Y CONTABLE
P R A D M A
Programa Integrado de Informacin

Presupuestal y Contable
PRADMA
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
2005
1
Calle 21 No. 91-50 Int. 216 PBX 4186887 Telefax 4210393 Cel. 311 4808177 310 2355346
e-mail: pradma22@hotmail.com Bogot D.C.
PRADMA
P R A D M A
INDICE GENERAL
Pg.
1.
PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD
1.1.
CREACION DE RUBROS PRESUPUESTALES
1.1.1. MODIFICACION Y ELIMINACION DE RUBROS
1.1.2. CODIFICACIN DE RUBROS PRESUPUESTALES PARA INTERFASE

CONTABLE
1.1.2.1CODIFICACION DE RUBROS DE INGRESO
1.1.2.2CODIFICACION DE RUBROS DE EGRESO
1.2.
REGISTRO DEL PRESUPUESTO INICIAL
1.3.
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
1.3.1. ADICIONES PRESUPUESTALES

1.3.2. REDUCCIONES PRESUPUESTALES
8
9
1.3.3. TRASLADOS PRESUPUESTALES
10
2.
ELABORACION Y PAGO DE CUENTAS
11
2.1.
ELABORACION DE SOLICITUDES DE DISPONIBILIDAD
12
2.2.
EXPEDICION DE DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES
13
2.2.1 MODIFICACION DE DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES
13
2.2.2. ANULACION DE DISPONIBILIDADES Y SALDOS DE DISPONIBILIDAD

2.2.3. EXPEDICION DE REPORTES DE DISPONIBILIDAD
2.3.
14
14
ELABORACION DE REGISTROS PRESUPUESTALES (COMPROMISOS)
2.3.1. MODIFICACION DE REGISTROS PRESUPUESTALES
15
15
2.3.1.1COMO CAMBIAR O ADICIONAR UN RUBRO A UN REGISTRO PRESUPUEST.
16
2.3.2. COMO ANULAR REGISTROS PRESUPUESTALES
17
2.3.3. OTRAS HERRAMIENTAS DE REGISTROS PRESUPUESTALES
18
2.3.3.1.
ELABORACION DE RDENES DE SUMINISTRO O DE TRABAJO
18
2.3.3.2REPORTES DE COMPROMISOS
18
2.3.3.3REPORTES DE EJECUCION POR ARTICULOS PRESUPUESTALES
19
2.4.
ORDENES DE PAGO
19
2.4.1. ELABORACION DE RDENES DE PAGO
19
2.4.2. MODIFICACION DE RDENES DE PAGO
20
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PRADMA
P R A D M A
2.4.3. ANULACION DE RDENES DE PAGO
21
2.4.4. CONTABILIZACION DE RDENES DE PAGO
21
2.5.
COMPROBANTES DE EGRESO
2.5.1. ELABORACION DE COMPROBANTES DE EGRESO
22
22
2.5.1.1CON ORDEN DE PAGO
22
2.5.1.2.
23
SIN ORDEN DE PAGO
2.5.2. REGISTRO DE PAGOS EN COMPROBANTES
24
2.5.3. MODIFICACION DE COMPROBANTES

2.5.3.1SIN ORDEN DE PAGO
26
26
2.5.3.2CON ORDEN DE PAGO

2.5.4. CONTABILIZACION DE COMPROBANTES
2.5.4.1.
SIN ORDEN DE PAGO
2.5.4.2.
CON ORDEN DE PAGO
26
27
27
28
3.
OTRAS HERRAMIENTAS DE CONTABILIDAD
28
3.1.
MODIFICACION Y CREACION DE CUENTAS AUXILIARES EN CATALOGO
28
3.2.
CODIFICACION DE CUENTAS PARA DEPRECIACION
29
3.3.
REGISTRO DE NOTAS Y AJUSTES CONTABLES
29
3.3.1. ELABORACION DE NOTAS CONTABLES
29
3.3.2. MODIFICACION DE NOTAS CONTABLES
30
3.3.3. ANULACION DE NOTAS CONTABLES
31
3.4.
CREACION DE TIPOS DE DOCUMENTOS PARA NOTAS CONTABLES
31
4.
RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR PAGAR
31
4.1.
CREACION DE RESERVAS Y CUENTAS POR PAGAR
31
4.2.
CODIFICACION CONTABLE DE RESERVAS
32
5.
MANEJO DE BANCOS
32
5.1.
CREACION DE BANCOS AUTORIZADOS
33
5.2.
CREACION DE CUENTAS BANCARIAS
33
5.3.
REGISTRO DE CONSIGNACIONES BANCARIAS
33
5.3.1. MODIFICACION DE CONSIGNACIONES
34
5.3.2. REPORTE DE CONSIGNACIONES
34
5.4.
TRASLADOS BANCARIOS
34
5.4.1. MODIFICACION DE TRASLADOS
35
5.5.
35
REGISTRO DE NOTAS DEBITO Y CREDITO
3
PRADMA
P R A D M A
5.5.1. MODIFICACION DE NOTAS BANCARIAS
5.5.2. CONTABILIZACION DE NOTAS BANCARIAS
5.6.
36
36
REPORTES BANCARIOS
36
5.6.1. EXPEDICION DE SALDOS BANCARIOS
36
5.6.2. EXPEDICION DE LIBROS DE BANCOS
37
5.6.3. REPORTE DE INGRESOS DIARIOS

6.
6.1.
OTRAS HERRAMIENTAS PARA MANEJO DE PRESUPUESTO Y PAGO

DE RETENCIONES
37
CREACION DE CENTROS DE COSTO
37
6.1.1. AUTORIZACION DE CENTROS DE COSTO

6.2.
37
38
REGISTRO DE INGRESOS SIN RECIBO
38
6.2.1. CONTABILIZACION DE INGRESOS SIN RECIBO
39
6.3.
MANEJO DE TERCEROS
39
6.4.
CREACION DE DEPOSITOS PROVISIONALES
40
6.4.1. MODIFICACION DE DEPOSITOS PROVISIONALES
40
6.4.2. CODIFICACION CONTABLE DE DEPOSITOS PROVISIONALES
40
6.5.
CREACION DE RECURSOS DEL PRESUPUESTO
40
6.6.
CREACION DE RECONOCIMIENTOS
41
6.6.1. CODIFICACION CONTABLE DE RECONOCIMIENTOS
41
7.
REPORTES DEL SISTEMA
41
7.1.
RELATIVO A PAGOS DE COMPROBANTES Y RETENCIONES
7.2.
LIBROS AUXILIARES DE CONTABILIDAD
43
7.3.
EXPEDICION DE INFORMES Y LIBROS DE CONTABILIDAD
43
7.4.
REPORTES SOBRE COMPROBANTES DE PAGO
44
7.5.
INFORME SOBRE PAGO DE CUENTAS A TERCEROS
44
7.6.
CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE
44
7.7.
REPORTES SOBRE PAGO DE COMPROMISOS
45
7.8.
MOVIMIENTOS POR DEPOSITOS
8.
RENDICION DE INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL
8.1.
A CONTRALORIA
8.2.
A CONTADURIA
42
45
45
45
46
4
PRADMA
P R A D M A
1.
PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD
1.1. CREACION DE RUBROS PRESUPUESTALES

Entrando al sistema damos un click en la opcin PRESUPUESTO y luego en Catalogo De
Ingresos o Egresos. All encontraremos la ventana denominada mantenimiento catalogo
presupuestal. Luego en la casilla derecha con un click seleccionamos el captulo o cuenta
mayor de la que va a depender o en la que va a quedar sumando el artculo presupuestal que
se va a crear. Una vez seleccionada la cuenta mayor se da un click en la opcin NUEVO; esta
operacin activar la casilla RUBRO en la que se debe digitar el nmero del Artculo a crear
seguido de un ENTER que a su vez activar la casilla en la que se digita el nombre del rubro
que se est creando. Posteriormente utilizando el Mouse, en la parte inferior izquierda de la
ventana, seleccionamos el centro de costo al que va a pertenecer el artculo presupuestal,
Ejemplo: CONCEJO MUNICIPAL, PERSONERIA MUNICIPAL, NIVEL CENTRAL, ETC. Despus de
seleccionar el centro de costo damos un click en OK y de esta manera quedar grabado el
rubro.
Inicialmente los rubros creados quedaran en letras minsculas lo que significa que ser un
rubro de movimiento presupuestal. Pero si posteriormente seleccionamos el rubro creado y
creamos un nuevo articulo que dependa de este, el sistema en forma automtica una vez se
grabe el nuevo rubro convertir el anterior a letras maysculas con las que se identifican los
captulos del presupuesto o las cuentas mayores que se podrn observar en la casilla izquierda
de la ventana (cuentas control).
Si se comete algn error en la creacin de un rubro antes de grabarlo con OK, se puede dar
ESC para cancelar la opcin y comenzar nuevamente el proceso. Igualmente con ESC salimos
de la ventana Mantenimiento Catlogo Presupuestal.
1.1.1. MODIFICACION Y ELIMINACION DE RUBROS
Para modificar un rubro ya creado en el catalogo presupuestal ingresamos por la opcin
PRESUPUESTO Catalogo de Ingresos o Egresos. Posteriormente con el Mouse sealamos en la
casilla derecha de la ventana el rubro que queremos cambiar y luego damos un click en la
opcin MODIFICAR. El sistema slo permitir cambiar el texto del artculo presupuestal, pues la
numeracin de los rubros no es modificable. Una vez modificado el texto del rubro, damos
click en OK para grabar.
Igualmente para eliminar un rubro del catalogo, repetimos el paso anterior pero damos click en
la opcin QUITAR. El sistema permitir eliminar solamente aquellos rubros que no tengan
movimiento a nivel presupuestal, es decir que no tengan cifras registradas.
1.1.2. CODIFICACION DE RUBROS PRESUPUESTALES PARA INTERFASE CONTABLE

La codificacin contable de los rubros presupuestales en las CUENTAS CERO puede realizarse al
momento de la creacin de cada uno de estos; sin embargo, el sistema permite crear los
rubros sin esta codificacin y posteriormente registrarla segn las siguientes especificaciones.
1.1.2.1.
RUBROS DE INGRESOS
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PRADMA
P R A D M A
Ingresamos por la opcin PRESUPUESTO Catalogo de Ingresos. Posteriormente sealamos en
la casilla derecha de la ventana el rubro a codificar y luego damos un click en la opcin
MODIFICAR; despus con el Mouse nos ubicamos en la primera casilla que se activa de
CUENTAS 0 y all digitamos, seguido de un ENTER, el cdigo contable de presupuesto (seis
dgitos) al que pertenece el rubro; los cuatro primeros dgitos del cdigo a registrar deben ser
0201 como aparece a la izquierda de la casilla.
Una vez registrado el cdigo completo el sistema codificar automticamente las casillas
siguientes. Luego con el mouse debemos ubicarnos en la casilla que se activa en la parte
inferior izquierda de la ventana (Cuenta Contable Ingreso) y digitar el cdigo contable de
INGRESO en el que se va a clasificar el rubro, seguido de un ENTER. Finalmente damos un click
en OK para grabar la codificacin registrada.
Importante: En caso tal de que al registrar algn cdigo, el sistema muestre en la parte
superior derecha de la ventana el mensaje No Existe en Catlogo Contable, es necesario
crearlo en la base de datos siguiendo el procedimiento descrito en el Captulo 3.1. de este
manual.
1.1.2.2.
RUBROS DE EGRESOS
Ingresamos por la opcin PRESUPUESTO Catalogo de Egresos y realizamos el mismo proceso

anterior, con la diferencia de que los cuatro primeros dgitos de los seis que se requieren para
el cdigo contable de CUENTA 0 a registrar, son 0310 como aparece a la izquierda de la casilla;
al dar ENTER automticamente el sistema codifica las casillas siguientes.
Los cdigos contables de las casillas de Plan Plurianual deben ser registrados nica y
exclusivamente para los rubros del presupuesto de INVERSION y se hace dando click con el
mouse sobre la primera casilla hasta que esta se active; el cdigo debe ser de seis dgitos
seguidos de un ENTER. Luego damos click en OK para grabar.
Para los rubros del presupuesto de funcionamiento solo se requiere diligenciar las casillas de
Cuenta 0 y luego dar varios click en OK hasta que el sistema permita grabar la codificacin.
Importante:
En caso tal de que al registrar algn cdigo el sistema muestre en la parte
superior derecha de la ventana el mensaje de que No Existe en Catlogo Contable, es
necesario crearlo en la base de datos siguiendo el procedimiento descrito en el Captulo 3.1. de
este manual.
1.2.
REGISTRO DEL PRESUPUESTO INICIAL
Para registrar el presupuesto inicial de la entidad una vez creados la totalidad de los rubros que
lo conforman, ingresamos por la opcin PRESUPUESTO y damos un click en Presupuesto Inicial
lo que activar la ventana que lleva el mismo nombre. Luego damos click en el icono NUEVO y
registramos el nmero del Acuerdo o Decreto mediante el cual se aprob el presupuesto,
seguido de las fechas de expedicin y de aplicacin de ste; una vez se registren las fechas
(da/mes/ao) el sistema ubicar automticamente el cursor en el primer rengln de la casilla
CAP donde debemos digitar el Captulo de Presupuesto que vamos a utilizar y del cual slo
existen dos opciones: el nmero 1 para el Captulo de Ingresos y el nmero 2 para el Captulo
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PRADMA
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de Gastos. Al ingresar el nmero del captulo automticamente el sistema se ubicar en la
casilla siguiente denominada Cdigo en la que debe digitarse el nmero del rubro que vamos a
registrar seguido de un ENTER; en forma inmediata aparecer el nombre del rubro digitado si
este fue registrado correctamente. En caso de que se llegase a digitar errneamente el
nmero de un rubro, el sistema mostrar el listado de la totalidad de los rubros presupuestales
creados; all, utilizando las teclas de desplazamiento ubicadas a la derecha del teclado,
sealamos el rubro que necesitamos y damos ESC para ubicarlo en el rengln que estamos
utilizando.
Despus de registrar el rubro presupuestal, el cursor se ubicar en la casilla RENTA en la que
debe escribirse el cdigo de dos dgitos del recurso de presupuesto al que va a pertenecer el
artculo presupuestal, (ver creacin de recursos del presupuesto Captulo 6.5.); luego el
sistema desplazar el cursor a la casilla VALOR en la que finalmente debemos registrar, sin
puntos ni comas a excepcin de los decimales, la cifra presupuestal aprobada seguida de un
ENTER.
Una vez registrado el valor del rubro el cursor se ubicar nuevamente en la primera casilla de
la ventana, pero no podr desplazarse hacia los renglones siguientes. Para crear un nuevo
rengln hacia abajo debemos oprimir simultneamente la tecla CTRL y la tecla A; luego
repetimos el proceso anterior para los dems rubros hasta registrar la totalidad de estos.
El sistema siempre llevar el control de sumas de los registros de ingresos, egresos y saldos,
que podrn observarse en las casillas ubicadas a lado y lado de la parte superior de la ventana.
Tan pronto se registren la totalidad de los rubros presupuestales con sus valores respectivos,
debemos grabar el Presupuesto Inicial oprimiendo la tecla F2.
Despus para sentarlo
definitivamente en el sistema debemos dar un click en el icono VISAR y luego en Aceptar del
recuadro que aparece enseguida.
En el evento en que se haya cometido algn error en el registro de la informacin, podremos
utilizar el icono MODIFICAR para corregirlo siempre y cuando el presupuesto no est visado.
En el evento en que lo este, podremos desvisarlo dando un click en el icono VISAR y luego en
Aceptar. Una vez modificado o corregido, oprimimos la tecla F2 para grabarlo nuevamente y
volvemos a visarlo.
Para salir de la ventana de presupuesto inicial utilizamos el cono respectivo (salir).
1.3.
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
Antes de registrar cualquier modificacin presupuestal debemos corroborar si existen rubros

nuevos para ingresar al catlogo; en caso tal de que as sea, debemos registrarlos en la forma
como se especific en el numeral 1.1. de este manual. Luego s procedemos a registrar la
modificacin que se requiera (Adicin, reduccin o traslado).
Para mayor claridad sobre los iconos de cada aplicacin, a continuacin se definen cada uno de
ellos:
Nuevo:
Adiciona un nuevo Registro
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PRADMA
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Modificar: Edita o Modifica el Registro Seleccionado
Anular: Elimina El Registro Seleccionado
Visar: Visa el Registro Seleccionado despus de grabado
Imprimir: Imprime el registro seleccionado o lo presenta en pantalla.
Salir: Finaliza la Pantalla y cierra el programa.
Opciones de Bsqueda
Cambia al Primer Registro.
Cambia al Anterior Registro.
Cambia al Siguiente Registro
Cambia al Ultimo Registro.
Localiza un Registro Mediante Bsqueda Horizontal o Bsqueda Vertical
1.3.1.
REGISTRO DE ADICIONES PRESUPUESTALES
Para registrar esta modificacin presupuestal ingresamos por la opcin PRESUPUESTO

Adiciones Presupuestales.
Despus damos un click en el icono (Nuevo).
El sistema solicitar el nmero del decreto o
acuerdo mediante el cual se aprob a adicin presupuestal seguido de un ENTER; luego
digitamos la fecha del acto administrativo que una vez ingresada, desplazar
automticamente el cursor al primer rengln de la casilla CAP donde debemos digitar el
Captulo de Presupuesto que vamos a utilizar: el nmero 1 para el Captulo de Ingresos
y el nmero 2 para el Captulo de Gastos. Al ingresar el nmero del captulo
automticamente el sistema se ubicar en la casilla siguiente denominada Cdigo en la
que se digitar el nmero del rubro que vamos a registrar seguido de un ENTER;
inmediatamente aparecer el nombre del rubro digitado si este fue registrado de forma
correcta. Al igual que en el presupuesto inicial, si se llegase a digitar errneamente el
nmero de un rubro, el sistema mostrar el listado de la totalidad de los rubros
presupuestales creados; all, utilizando las teclas de desplazamiento ubicadas a la
derecha del teclado, sealamos el rubro que necesitamos y damos ESC para ubicarlo en
el rengln respectivo.
Despus de registrar el rubro presupuestal, en la casilla RENTA escribimos el cdigo del recurso
de presupuesto al que va a pertenecer el artculo que se est adicionando; luego el sistema
desplazar el cursor a la casilla VALOR en la que se registra, sin puntos ni comas a excepcin
de los decimales, la cifra de la adicin presupuestal aprobada seguida de un ENTER.
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PRADMA
P R A D M A
Una vez ingresado el valor del rubro, el cursor se ubicar nuevamente en la primera casilla de
la ventana. Para crear un nuevo rengln hacia abajo debemos oprimir simultneamente la
tecla CTRL y la tecla A; luego repetimos el proceso hasta registrar en su totalidad los rubros de
la adicin presupuestal y se oprime la tecla F2 para grabarla; posteriormente la visamos con
el cono VISAR seguido de un ENTER en ACEPTAR de la ventana que aparece en forma
inmediata.
Si se comete algn error en el registro de la informacin despus de grabada, podemos utilizar
el icono MODIFICAR para corregirlo siempre y cuando la adicin presupuestal no est visada.
En el evento en que lo est, podemos desvisarla dando un click en el icono VISAR y luego en
Aceptar de la opcin que aparece en la ventana que se abre de forma inmediata. Despus
utilizando las teclas de desplazamiento procedemos a ubicarnos en el rubro que se quiera
modificar y se registran los datos sobre los ya existentes en la casilla que se requiera. Luego
grabamos nuevamente la adicin oprimiendo la tecla F2 y volvemos a visarla con el icono
respectivo.
Finalmente para subir la adicin presupuestal a las ejecuciones de ingresos y gastos, salimos
de la ventana de Adiciones Presupuestales utilizando el icono SALIR. Luego ingresamos por la
opcin PARAMETROS Actualizar Presupuesto y nos ubicamos en la casilla MES utilizando el
Mouse; all se debe registrar el nmero del mes (1 a 12) al que corresponde la adicin
presupuestal que se registr, segn la fecha del acto administrativo. Despus damos click en
ACEPTAR y esperamos a que el sistema actualice el presupuesto.
Una vez concluido el
proceso, ingresamos a la opcin REGISTRO PRESUPUESTAL Consolidar Saldos y esperamos a
que se corra el proceso respectivo, el cual durar varios minutos. De esta forma quedar
registrada la adicin presupuestal.
1.3.2.
REGISTRO DE REDUCCIONES PRESUPUESTALES

Reducciones Presupuestales.
acuerdo mediante el cual se aprob a reduccin presupuestal seguido de un ENTER;
luego digitamos la fecha del acto administrativo que una vez ingresada, desplazar
automticamente el cursor al primer rengln de la casilla CAP donde debemos digitar el
Captulo de Presupuesto que vamos a reducir: el nmero 1 para el Captulo de Ingresos
y el nmero 2 para el Captulo de Gastos. Al ingresar el nmero del captulo,
automticamente el sistema se ubicar en la casilla siguiente denominada Cdigo en la
que se debe registrar el nmero del rubro que vamos a reducir seguido de un ENTER;
inmediatamente aparecer el nombre del rubro digitado si este fue registrado en forma
correcta; si se llegase a digitar errneamente el nmero de un rubro, el sistema
mostrar el listado de la totalidad de los rubros presupuestales creados; all, utilizando
las teclas de desplazamiento ubicadas a la derecha del teclado, sealamos el rubro que
necesitamos y damos ESC para ubicarlo en el rengln respectivo.
Despus de registrar el artculo presupuestal, en la casilla RENTA se debe escribir el cdigo del
recurso de presupuesto al que pertenece el rubro; luego el sistema desplazar el cursor a la
casilla VALOR en la que se registra, sin puntos ni comas a excepcin de los decimales, la cifra a
reducir seguida de un ENTER.
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PRADMA
P R A D M A
En el caso de las reducciones, el recurso de presupuesto que se registra en la casilla RENTA
debe ser el mismo con el que se cre la apropiacin inicial del rubro a reducir; de no hacerse
as, al momento de grabarlo el sistema mostrar el mensaje No Existe Cuenta (# rubrorenta), lo que significa que el artculo y la renta presupuestal no coinciden. Igualmente si la
cifra a reducir es superior al saldo del rubro, el sistema al momento de grabarlo mostrar el
mensaje No Existe Saldo En Cuenta (# rubro-renta) Valor Max (saldo rubro).
Una vez ingresado el valor del rubro, el cursor se ubicar nuevamente en la primera casilla de
la ventana. Para crear un nuevo rengln hacia abajo debemos oprimir simultneamente la
tecla CTRL y la tecla A; luego repetimos el proceso hasta registrar en su totalidad los rubros de
la reduccin presupuestal. Finalmente se oprime la tecla F2 para grabar y despus visamos
dando click en el icono VISAR seguido de un ENTER en ACEPTAR de la ventana que aparece en
forma inmediata.
Si se cometi algn error en el registro de la informacin despus de haberla grabado,
podemos utilizar el icono MODIFICAR
para corregirlo siempre y cuando la reduccin
presupuestal no est visada. En el evento en que lo est, podemos desvisarla dando un click
en el icono VISAR y luego en Aceptar de la opcin que aparece en la ventana que se abre de
forma inmediata. Despus utilizando las teclas de desplazamiento procedemos a ubicarnos en
el rubro que se quiera modificar y se registran en forma normal los datos sobre los ya
existentes en la casilla que se requiera.
Luego grabamos nuevamente la reduccin
oprimiendo la tecla F2 y volvemos a visarla con el icono respectivo.
Finalmente para subir la reduccin presupuestal a las ejecuciones de ingresos y gastos, salimos
de la ventana de Reducciones Presupuestales utilizando el cono SALIR. Luego ingresamos por
la opcin PARAMETROS Actualizar Presupuesto y nos ubicamos en la casilla MES utilizando el
Mouse; all se debe registrar el nmero del mes (1 a 12) al que corresponde la reduccin
presupuestal que se registr, segn la fecha del acto administrativo. Despus damos click en
ACEPTAR y esperamos a que el sistema actualice el presupuesto.
Una vez concluido el
proceso, ingresamos a la opcin REGISTRO PRESUPUESTAL Consolidar Saldos y esperamos a
que se corra el proceso respectivo, el cual tardar varios minutos. De esta forma quedar
registrada la reduccin presupuestal.
1.3.3.
REGISTRO DE TRASLADOS PRESUPUESTALES

Traslados Presupuestales.
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PRADMA
P R A D M A
acuerdo mediante el cual se aprob el traslado presupuestal seguido de un ENTER;
luego digitamos la fecha del acto administrativo que una vez ingresada, desplazar
automticamente el cursor al primer rengln de la casilla Tipo donde debemos digitar
la clase de traslado que vamos a registrar: CR = CREDITO y CT = CONTRACREDITO.
Al ingresar el Tipo de Traslado, automticamente el sistema se ubicar en la casilla
siguiente denominada Cdigo en la que se debe registrar el nmero del rubro que
vamos a trasladar seguido de un ENTER; inmediatamente aparecer el nombre del
rubro digitado si este fue registrado en forma correcta; si se llegase a digitar
errneamente el nmero de un rubro, el sistema mostrar el listado de la totalidad de
los rubros presupuestales creados;
all, utilizando las teclas de desplazamiento
ubicadas a la derecha del teclado, sealamos el rubro que necesitamos y damos ESC
para ubicarlo en el rengln respectivo.
Despus de registrar el artculo presupuestal, en la casilla RENTA se debe escribir el cdigo del
recurso de presupuesto al que pertenece el rubro; luego el sistema desplazar el cursor a la
casilla VALOR en la que se registra, sin puntos ni comas a excepcin de los decimales, la cifra a
trasladar seguida de un ENTER.
Despus de esto, el cursor se ubicar nuevamente en la
primera casilla de la ventana.
Para crear un nuevo rengln hacia abajo debemos oprimir
simultneamente la tecla CTRL y la tecla A; luego repetimos el proceso hasta registrar la
totalidad del traslado presupuestal.
Finalmente se oprime la tecla F2 para grabar y despus visamos dando click en el icono VISAR
seguido de un ENTER en ACEPTAR de la ventana que aparece en forma inmediata.
En el caso de los traslados, el recurso de presupuesto que se registra en la casilla RENTA de los
rubros a contracreditar debe ser el mismo con el que se cre la apropiacin inicial del artculo;
de no hacerse as, al momento de grabarlo el sistema mostrar el mensaje No Existe
Cuenta (# rubro-renta) Mes (mes traslado), lo que significa que el artculo y la renta
presupuestal no coinciden. Igualmente si la cifra a reducir es superior al saldo del rubro, el
sistema al momento de grabarlo mostrar el mensaje No Existe Saldo En Cuenta (# rubrorenta) Valor Max (saldo rubro).
De otra parte, si se cometi algn error en el registro de la informacin despus de haberla
grabado, podemos utilizar el icono MODIFICAR para corregirlo siempre y cuando el traslado
presupuestal no est visado. En el evento en que lo est, podemos desvisarlo dando un click
en el icono VISAR y luego en Aceptar de la opcin que aparece en la ventana que se abre de
forma inmediata. Despus utilizando las teclas de desplazamiento procedemos a ubicarnos en
el rubro que se quiera modificar y se registran en forma normal los datos sobre los ya
existentes en la casilla que se requiera. Luego grabamos nuevamente el traslado oprimiendo
la tecla F2 y volvemos a visarlo con el icono respectivo.
Finalmente para subir el traslado presupuestal a la ejecucin de gastos, salimos de la ventana
de Traslados Presupuestales utilizando el cono SALIR.
Luego ingresamos por la opcin
PARAMETROS Actualizar Presupuesto y nos ubicamos en la casilla MES utilizando el Mouse;
all se debe registrar el nmero del mes (1 a 12) al que corresponde el traslado presupuestal
que se registr, segn la fecha del acto administrativo. Despus damos click en ACEPTAR y
esperamos a que el sistema actualice el presupuesto.
Una vez concluido el proceso,
ingresamos a la opcin REGISTRO PRESUPUESTAL Consolidar Saldos y esperamos a que se
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PRADMA
P R A D M A
corra el proceso respectivo, el cual tardar varios minutos. De esta forma quedar registrado
el traslado presupuestal.
En el momento en que se quiera obtener informacin a cerca de las apropiaciones definitivas
de cada rubro del presupuesto de la Entidad, se podr ingresar por la opcin PRESUPUESTO
Reporte Presupuestal y generar un informe de ingresos o egresos a impresora o por pantalla.
All se mostrar cada uno de los artculos presupuestales con su apropiacin inicial, adiciones,
crditos y contracreditos registrados hasta la fecha de generacin del informe.
2.
PROCESO DE ELABORACION Y PAGO DE CUENTAS
En este proceso de ejecucin del gasto el sistema maneja una serie de procedimientos
evitando cometer errores en la legalizacin de las cuentas; estos pasos son en su orden:
solicitud de disponibilidad por centro de costo, expedicin de disponibilidades segn solicitudes
y elaboracin de registros presupuestales segn disponibilidades expedidas. Siempre deber
seguirse esta secuencia en el registro de los compromisos de la entidad ya que cada aplicacin
relacionada anteriormente exigir en su momento de elaboracin, el nmero que el sistema le
asigna al paso anterior al que se pretenda registrar. Por ejemplo, para expedir un registro
presupuestal el sistema exigir un nmero de disponibilidad y para expedir dicha
disponibilidad, exigir un nmero de solicitud.
Posterior al registro del gasto se realizan los procesos de orden y comprobantes de pago hasta
llegar a la cancelacin definitiva de los compromisos.
Importante: Cabe resaltar que las ordenes de pago son utilizadas en contabilidad para realizar
la causacin del gasto. Por esta razn a las cuentas por pagar y depsitos NO se les debe
elaborar este documento ya que son cuentas que se causaron en su momento. Para mayor
claridad, a continuacin se especifican los documentos que se deben elaborar en el sistema
para el pago de cada tipo de cuentas:
CUENTAS DE PRESUPUESTO: Se les elaboran solicitud, disponibilidad, registro presupuestal,

orden de pago y comprobante de egreso.
RESERVAS DE APROPIACION: Se les debe elaborar Orden de Pago y Comprobante de Egreso.
CUENTAS POR PAGAR: Slo se les debe elaborar el comprobante de egreso.
CUENTAS DE SALUD Y PENSION: Se les elaboran solicitud, disponibilidad y registro

presupuestal por el valor a cargo del Patrono o Municipio; y comprobante de egreso por el
total a pagar incluido el descuento de empleados. NO se les hace orden de pago porque su
pago se afecta en parte con Depsitos. La causacin del gasto de la parte del Patrono se
hace con una nota contable.
CUENTAS DE PARAFISCALES: Se les elaboran solicitud, disponibilidad, registro presupuestal,

orden de pago y comprobante de egreso.
CUENTAS DE NOMINA Y PENSIONADOS: Se les elaboran solicitud, disponibilidad, registro

presupuestal, orden de pago y comprobante de egreso.
CUENTAS DE DEPOSITOS: Se les elabora nicamente el comprobante de egreso.

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PRADMA
P R A D M A
2.1.
SOLICITUD DE DISPONIBILIDADES
Ingresamos por la opcin REGISTRO PRESUPUESTAL Solicitar Disponibilidad. Luego dando un

click en el icono NUEVO el sistema asignar un nmero de solicitud y ubicar el cursor en la
casilla Fecha donde se ingresar en su orden da/mes/ao de expedicin de la solicitud.
Una vez ingresada la fecha, en forma inmediata el cursor se ubicar en la casilla en la que se
encuentran los nombres de firmantes de solicitudes segn las autorizaciones por centro de
costo (ver autorizar centro de costo Captulo 6.1.1.); all utilizando las teclas de desplazamiento
del teclado ubicamos el nombre de la persona que va a solicitar la disponibilidad y una vez
localizada oprimimos la tecla TAB para ubicarnos en la casilla siguiente donde se registra el
Concepto para el cual se requiere la solicitud, como por ejemplo: PARA PAGO NOMINA DE
EMPLEADOS DURANTE EL MES DE ENERO o PAGO DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES COMO
CONTADOR MUNICIPAL, etc.
Despus de registrado el concepto de la solicitud, oprimimos nuevamente la tecla TAB para
desplazar el cursor al primer rengln de la casilla Cdigo donde se debe digitar el nmero del
rubro presupuestal que se va a afectar seguido de un ENTER. Automticamente se ubicar en
la casilla RENTA en la que se registra el recurso de presupuesto con el que fue creado el
artculo, que a su vez despus de ingresado activar la casilla VALOR; all ingresamos, sin
puntos ni comas a excepcin de los decimales, el valor a solicitar para la disponibilidad
presupuestal seguido de un ENTER.
En una misma solicitud de disponibilidad podemos registrar varios artculos presupuestales;
esta opcin se utiliza con mayor frecuencia en los registros del pago de nominas,
transferencias, parafiscales y en general para aquellos pagos relacionados con un mismo
concepto pero que afectan rubros presupuestales distintos. Para registrar este tipo de
solicitudes, simplemente despus de ingresar el primer artculo presupuestal como se explic
anteriormente, oprimimos en forma simultnea la tecla Ctrl y la tecla A para crear un nuevo
campo hacia abajo y se repite el proceso anterior hasta ingresar los rubros que se requieran.
Finalmente para grabar la solicitud oprimimos la tecla F2 y una vez el sistema muestre el
mensaje Registro Adicionado, damos la orden de imprimir con el icono respectivo (Imprimir).
Debemos tener en cuenta que una solicitud de disponibilidad se puede modificar o anular nica
y exclusivamente si no ha sido registrada como disponibilidad. En el evento en que se
pretenda modificar, damos un click en el icono BUSCAR y utilizando las teclas de
desplazamiento del teclado ubicamos el nmero de la solicitud; una vez localizado oprimimos
la tecla ESC para ubicarla en la pantalla. Despus damos doble click en el icono MODIFICAR y
utilizando la tecla TAB nos ubicamos en la casilla que se va a modificar, se registran los nuevos
datos sobre los ya existentes y finalmente volvemos a grabar oprimiendo la tecla F2. El mismo
proceso se sigue en el caso de la anulacin utilizando el cono respectivo (ANULAR) y dando un
click en ACEPTAR de la ventana que se muestra automticamente.
Es importante resaltar que si en el momento de registrar las solicitudes de disponibilidad se
comete algn error antes de grabarla, podemos oprimir la tecla ESC para cancelar la adicin o
modificacin y luego se comienza de nuevo el proceso.
Finalmente para salir de la aplicacin damos click en el icono SALIR.
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PRADMA
P R A D M A
2.2.
EXPEDICION DE DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES
Para esta aplicacin ingresamos por la opcin REGISTRO PRESUPUESTAL Emitir

Disponibilidad.
Luego damos click en el cono NUEVO y posteriormente en NUEVA
DISPONIBILIDAD de la ventana que aparece en forma inmediata. El sistema exigir el nmero
de la Solicitud de Disponibilidad que debi registrarse teniendo en cuenta el capitulo 2.1. del
presente manual, seguido de un ENTER. Una vez registrado el nmero de la Solicitud, el cursor
se ubicar en la casilla respectiva para ingresar la fecha de la Disponibilidad la cual debe ser
igual o posterior a la de la Solicitud. Despus de ingresar la fecha, en forma inmediata el
sistema activar una ventana en la que se confirma el registro de la Solicitud y dando un click
en ACEPTAR quedar grabada la disponibilidad Presupuestal; Luego esperamos a que el
sistema muestre el mensaje de Registro Adicionado y damos la orden de imprimir utilizando el
cono respectivo (IMPRIMIR).
En caso tal de dar click en CANCELAR al momento de confirmar el registro de la solicitud, se
desactivar la ventana y se debe volver a empezar el proceso de adicin.
El nmero de las disponibilidades presupuestales, que lo asigna el sistema en forma
automtica, est dividido en dos partes: Una que es el nmero mayor de la disponibilidad y
otra que es el nmero del tem que depende de la cantidad de rubros que se hayan registrado.
Es decir, que si una disponibilidad se expide por tres rubros presupuestales distintos, el
sistema le asignar al mismo Nmero Mayor de disponibilidad
los tems 1, 2 y 3
respectivamente en el orden en que se hayan registrado los artculos al momento de elaborar
la solicitud de disponibilidad. Sin embargo, aunque la disponibilidad aparentemente sea una
sola, en realidad se han expedido tres disponibilidades en un mismo documento que se
diferencian con los nmeros de los tems.
En la mayora de los casos de expedicin de disponibilidades siempre se registra un solo
artculo presupuestal por lo que el tem de la disponibilidad que se expida siempre ser el
nmero 1.
2.2.1.
MODIFICACION DE DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES
Se puede modificar una disponibilidad presupuestal en su totalidad siempre y cuando no haya

sido registrada como compromiso. En caso tal, podr modificarse siguiendo el procedimiento
descrito
en el CAPITULO 2.3.1.1. de este manual.
Para modificar una disponibilidad NO REGISTRADA, ingresamos a la ventana de
Disponibilidades Presupuestales y damos un click en el icono Buscar para localizar la
disponibilidad a modificar. Se puede utilizar la opcin de bsqueda rpida oprimiendo
simultneamente las teclas Ctrl y la tecla F. Dando click en la opcin de Slo palabras
completas el sistema localizar nica y exclusivamente los datos que coincidan con los
registrados en la casilla Buscar; igualmente si se utiliza la opcin En varias lneas el sistema
buscar los datos hacia arriba y hacia abajo del listado.
Una vez localizada la disponibilidad a modificar, se oprime la tecla Esc para ubicarla en la
pantalla. Luego se da un click en el icono Modificar; el sistema mostrar el cursor en la casilla
del nmero de disponibilidad y utilizando la tecla Tab nos ubicamos de casilla en casilla hasta
localizar la que se pretende modificar. Si lo que se quiere cambiar es el valor, simplemente
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PRADMA
P R A D M A
sobreescribimos la nueva cifra en la casilla respectiva seguida de un ENTER. Despus el cursor
quedar localizado en el listado de rubros presupuestales para ubicar un nuevo rubro si se
pretende modificar el artculo de la disponibilidad.
Luego oprimiendo la tecla Tab nos
ubicamos en el listado respectivo para ubicar el recurso de presupuesto al que pertenece el
nuevo rubro sealado. Una vez localizado el recurso, se da un click en el icono ACEPTAR para
ubicar el cursor en la casilla CONCEPTO donde se podr modificar cualquier dato si se quiere.
Finalmente oprimiendo la tecla F2 grabamos las modificaciones hechas a la disponibilidad.
Es de aclarar que al modificar una disponibilidad presupuestal en cualquiera de sus partes, el
sistema automticamente modificar la solicitud de disponibilidad ajustndola a los nuevos
datos registrados.
2.2.2.
COMO ANULAR DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES O SALDOS DE

DISPONIBILIDAD
Al ingresar por la opcin Registro Presupuestal Emitir Disponibilidad damos un click en el

cono Buscar para localizar la disponibilidad a anular (puede utilizarse la opcin Ctrl + F); una
vez localizada oprimimos la tecla Esc para ubicarla en la pantalla. All se podr observar en la
parte media de la pantalla una casilla ubicada a la derecha denominada Saldo x Registrar que
como su nombre lo indica corresponde al saldo no utilizado de las disponibilidades expedidas.
Luego se da un click en el icono ANULAR y automticamente aparecer en la pantalla la opcin
respectiva; despus dando ENTER nuevamente en ANULAR quedar anulada la cifra que
figuraba como Saldo Por Registrar de la disponibilidad. Este movimiento quedar registrado
con la fecha que tenga el Equipo en su momento, por eso es necesario tener en cuenta la
fecha con que se pretenda anular el saldo y cambiarla si es necesario.
La opcin ELIMINAR, puede utilizarse para desaparecer del listado el consecutivo de la
disponibilidad.
2.2.3.
EXPEDICION DE REPORTES DE DISPONIBILIDADES
Utilizando esta opcin podrn obtenerse los informes de disponibilidades por consecutivo y por
artculo, disponibilidades con saldo, libros de disponilidades presupuestales y disponibilidades
registradas como compromisos.
Se debe ingresar por la opcin REGISTRO PRESUPUESTAL Emitir Disponibilidad. Luego se
debe dar click en el icono REPORTE para que el sistema active la casilla Periodo de Reporte
ubicada a la izquierda de la parte baja de la pantalla.
All se debe registrar la fecha del
periodo que se pretenda consultar la cual puede ser por das, meses o aos;
una vez
ingresada, el sistema automticamente mostrar el listado de los informes que se pueden
obtener y una vez sealado el que se requiera se debe enviar a pantalla o a impresora segn el
caso.
2.3.
EXPEDICION DE REGISTROS PRESUPUESTALES (Compromisos)
Para esta aplicacin ingresamos por la opcin REGISTRO PRESUPUESTAL Elaborar

Compromiso.
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PRADMA
P R A D M A
Luego se da click en el icono AGREGAR para ingresar un nuevo registro presupuestal y se digita
la fecha de expedicin del mismo (da/mes/ao); una vez ingresada, en forma automtica el
sistema desplaza el cursor a la casilla Nmero de Disponibilidad para registrar en su orden el
nmero mayor de la disponibilidad seguido de un ENTER y luego el nmero de tem tambin
seguido de un ENTER en las casillas respectivas.
Una vez realizado el paso anterior, el cursor se ubicar en la casilla valor a comprometer
mostrando como primera opcin el valor total de la disponibilidad registrada. Es de anotar que
de una misma disponibilidad se pueden expedir varios registros presupuestales siempre y
cuando exista saldo en la misma. Si el valor a registrar es el que muestra el sistema, se debe
dar un ENTER para avanzar o digitar el valor que se requiera, sin puntos ni comas a excepcin
de los decimales, seguido tambin de un ENTER. Automticamente el cursor se ubicar en la
casilla NIT O CEDULA donde se debe registrar el numero de identificacin del beneficiario del
registro presupuestal o compromiso; este nmero debe ser ingresado al sistema sin puntos y
solo en el caso de los NIT el digito de verificacin DV se debe diferenciar utilizando una coma
(,) en lugar del guin (-). Todos los nmeros de identificacin registrados en el sistema
quedarn almacenados en un archivo denominado MANEJO DE TERCEROS (ver capitulo 6.3.).
En caso tal de no recordar el nmero de identificacin del beneficiario al registrar el
compromiso, oprimiendo la tecla F5 se llama el listado de terceros para localizar el que se
requiera y posteriormente se oprime ESC para ubicar el nmero en la pantalla seguido de un
ENTER.
Una vez ingresado el numero de cedula o Nit, si el sistema lo tiene almacenado en la base de
datos, automticamente mostrar el nombre del beneficiario en la casilla de la derecha; en
caso tal de que no est registrado, aparecer la opcin de adicionar tercero y se debe dar un
click en ACEPTAR para ingresarlo en la casilla respectiva seguido de un ENTER. Luego el cursor
se desplazar a la casilla CONCEPTO donde tambin aparecer como primera opcin el
concepto de la disponibilidad registrada; sin embargo, ste puede cambiarse registrando los
nuevos datos sobre la parte sombreada de la casilla.
Despus oprimiendo la tecla TAB
ubicamos el cursor nuevamente en la casilla de fecha y oprimimos la tecla F2 para grabar el
registro presupuestal. Luego esperamos a que el sistema muestre el mensaje de Registro
Adicionado y damos la orden de imprimir utilizando el icono respectivo (IMPRIMIR).
2.3.1.
MODIFICACION DE REGISTROS PRESUPUESTALES
Se debe ingresar a la ventana de Compromisos Presupuestales y damos un click en el cono

Buscar para localizar el registro a modificar. Se puede utilizar la opcin de bsqueda rpida
oprimiendo simultneamente las teclas Ctrl y la tecla F.
Una vez localizado el compromiso a modificar, se oprime la tecla Esc para ubicarlo en la
pantalla. Luego se da un click en el icono Modificar; el sistema mostrar el cursor en la casilla
del nmero de compromiso y utilizando la tecla Tab nos ubicamos de casilla en casilla hasta
localizar la que se pretende modificar. Si lo que se quiere cambiar es el valor, simplemente
sobreescribimos la nueva cifra en la casilla respectiva seguida de un ENTER siempre y cuando
la disponibilidad registrada tenga saldo, de lo contrario el sistema mostrara un mensaje con el
valor mximo a comprometer.
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PRADMA
P R A D M A
Despus el cursor quedar localizado en la casilla del NIT o CEDULA para modificarlo, si se
requiere, seguido de un ENTER; luego se ubicar en la casilla de concepto y se oprime la tecla
F2 para grabar las modificaciones hechas al Registro Presupuestal.
2.3.1.1.
COMO CAMBIAR
PRESUPUESTAL.
ADICIONAR
UN
RUBRO
UN
REGISTRO
Si lo que se pretende es cambiarle de rubro a un Compromiso Presupuestal ya registrado

utilizamos el icono BUSCAR para localizarlo y luego damos ESC para ubicarlo en la pantalla.
Posteriormente damos click en el cono EDITAR y damos varios ENTER hasta ubicar el cursor en
la casilla Valor a Comprometer la cual se debe dejar en cero (0) seguido de un ENTER y oprimir
la tecla F2 para grabar. Una vez hecho este procedimiento se debe salir de la ventana de
Compromisos y Ordenes utilizando el cono SALIR.
Ahora se debe ingresar por la opcin REGISTRO PRESUPUESTAL EMITIR DISPONIBILIDAD y
localizar la disponibilidad presupuestal que se haba registrado, utilizando el cono de
bsqueda.
Luego damos click en MODIFICAR y oprimimos varias veces la tecla TAB hasta
ubicar el cursor en la casilla Valor para cambiarlo si se requiere, seguido de un ENTER; el
cursor quedar localizado en el listado de rubros presupuestales para ubicar el nuevo rubro de
la disponibilidad. Despus oprimiendo la tecla Tab nos ubicamos en el listado respectivo para
ubicar el recurso de presupuesto al que pertenece el nuevo rubro sealado. Una vez localizado
el recurso, se da un click en el icono ACEPTAR para ubicar el cursor en la casilla CONCEPTO
donde se podr modificar cualquier dato si se quiere. Finalmente oprimiendo la tecla F2
grabamos las modificaciones hechas a la disponibilidad y salimos de esta ventana utilizando el
cono SALIR.
Luego ingresamos nuevamente a la ventana de Compromisos y Ordenes para localizar el
registro presupuestal que se haba dejado en cero. El sistema inicialmente mostrara un
mensaje de error de artculos que se corregir cuando se ingresen los nuevos datos.
Una vez localizado el compromiso utilizando el cono de bsqueda, se debe oprimir la
tecla ESC para ubicarlo en la pantalla y posteriormente se da un click en EDITAR
seguido de varios ENTER hasta localizar el cursor en la casilla Valor a Comprometer;
all se registra el valor definitivo del compromiso segn la
disponibilidad modificada, seguido de un ENTER. Automticamente el cursor se ubicar en la
casilla NIT O CEDULA y mostrar el nuevo rubro.
Si el beneficiario del Registro
Presupuestal es el mismo, simplemente se da un ENTER para ubicar el cursor en la
casilla concepto y se oprime la tecla F2 para grabar los cambios.
Si lo que se pretende es adicionar un nuevo artculo o tem a un Registro Presupuestal, lo

primero que se debe hacer es ingresar por la opcin REGISTRO PRESUPUESTAL EMITIR
DISPONIBILIDAD.
Luego utilizando el icono BUSCAR localizamos la disponibilidad con que se registr el

Compromiso que se pretende adicionar; una vez localizada oprimimos la tecla ESC para
ubicarla en la pantalla y se da un click en el cono NUEVO y posteriormente en Adicionar tem
de la ventana que muestra el sistema en forma automtica.
Una vez hecho este
procedimiento, el sistema solicitar nuevamente la confirmacin de AGREGAR ITEM a la
disponibilidad seleccionada lo cual se har dando un click en el icono ACEPTAR de la ventana
que aparece.
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PRADMA
P R A D M A
Despus de lo anterior, el cursor se ubicar en la casilla Valor Disponibilidad para registrar all
el valor del tem a adicionar seguido de un ENTER; luego el cursor quedar ubicado en el
listado de rubros presupuestales para sealar el artculo que se requiera y posteriormente
utilizando la tecla TAB nos ubicamos en la siguiente casilla para localizar el recurso de
presupuesto al que pertenece el rubro. Finalmente damos click en ACEPTAR para grabar la
adicin del tem cuyo nmero aparecer en la casilla Nmero Disponibilidad y salimos de la
ventana utilizando el icono respectivo (SALIR). Es de aclarar que la solicitud de disponibilidad
se cambiar automticamente ajustndose a los nuevos datos de la disponibilidad.
Ahora ingresamos por la opcin REGISTRO PRESUPUESTAL ELABORAR COMPROMISO y damos
click en AGREGAR. Luego se debe registrar el nuevo tem de disponibilidad de la misma
forma como se especifico en el numeral 2.3. de este manual. Una vez se halla grabado
el nuevo Registro Presupuestal, el sistema le asignar en forma automtica el nmero
que sigue en el listado de Compromisos.
Para crear un mismo nmero de Registro con varios nmeros de tem, como en el caso de las
disponibilidades, una vez se halla grabado el compromiso damos click en el icono
NUMERAR; automticamente el cursor se ubicar en la casilla del Nmero Mayor de
Compromiso y mostrar el nmero que le fue asignado a ste el cual debe cambiarse
por el nmero mayor del registro presupuestal al que se le est adicionado el nuevo
artculo seguido de un ENTER.
De esta manera el sistema en forma automtica le
asignar al Nmero Mayor del Registro Presupuestal modificado el nmero de tem 2 y
as sucesivamente dependiendo de la cantidad de tems que se adicionen.
2.3.2.
COMO ANULAR REGISTROS PRESUPUESTALES
Al ingresar por la opcin Registro Presupuestal Elaborar Compromiso damos un click en el

icono Buscar para localizar el compromiso a anular (puede utilizarse la opcin Ctrl + F); una
vez localizado oprimimos la tecla Esc para ubicarlo en la pantalla. All se podr observar en la
parte superior de la pantalla una casilla ubicada a la derecha denominada Saldo que
corresponde al saldo no utilizado de los registros expedidos.
Luego se da un click en el icono ANULAR y automticamente aparecer en la pantalla una
casilla con el saldo del compromiso, el cual puede modificarse por un valor inferior si se quiere.
Una vez definida la cifra a anular se da click en ACEPTAR despus dando ENTER nuevamente
en ANULAR quedar anulada la cifra que figuraba como Saldo Por Registrar de la
disponibilidad. Este movimiento quedar registrado con la fecha que tenga el Equipo en su
momento, por eso es necesario tener en cuenta la fecha con que se pretenda anular el saldo y
cambiarla si es necesario.
La opcin ELIMINAR, puede utilizarse para desaparecer del listado el consecutivo del Registro.
2.3.3 OTRAS HERRAMIENTAS DE LOS REGISTROS PRESUPUESTALES
2.3.3.1.1. ELABORACION DE RDENES DE SUMINISTRO O DE TRABAJO.

El sistema permite elaborar por cada registro presupuestal una orden de suministro o de
trabajo segn el objeto de la contratacin.
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PRADMA
P R A D M A
En primer lugar debe localizarse el Compromiso y luego dar un click en el icono RDENES para
activar la ventana respectiva. Despus, utilizando el mouse escogemos el Tipo De Orden en la
parte superior izquierda de la pantalla; una vez seleccionada, damos click en escoger y
posteriormente en Datos de la Orden para que el sistema active en forma simultnea la casilla
Consecutivo, el cual tambin es asignado por el sistema dando un ENTER en la casilla
mencionada. All el cursor quedar ubicado en la casilla fecha, en la que debe registrarse la
misma del Compromiso.
Una vez registrada la fecha, el cursor se desplazar a la casilla Plazo para registrar el tiempo
en el que deber ejecutarse la orden que se est expidiendo seguido de un ENTER; despus se
da un click en la opcin ADICIONAR ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Posteriormente utilizando nmeros seguidos de ENTER se registran los cuadros de Cantidad,
Unidad, Valor Unitario y Porcentaje de IVA si lo hay. Luego utilizando la tecla TAB nos ubicamos
en la casilla CONCEPTO para ingresar all las especificaciones del ITEM registrado.
El sistema en la parte superior derecha lleva una serie de casillas de control de los datos
ingresados en la orden entre las cuales existe una denominada Diferencia la cual debe
quedar en CERO (0) al registrarla en su totalidad. Esta casilla, como su nombre lo
indica, corresponde a la diferencia entre el valor del Registro Presupuestal y los datos
registrados de la orden.
Si despus de registrar el primer tem se requiere adicionar otro, se deben oprimir
simultneamente las teclas Ctrl y A para abrir un nuevo rengln hacia abajo y registrar los
datos de la misma forma que el anterior. Una vez registrada la orden en su totalidad, se deben
dar dos click en OK para grabarla; luego el sistema desactivar la ventana y se ubicar
nuevamente en el Registro Presupuestal. Para imprimir la orden que se acaba de elaborar
debemos dar click de nuevo en el icono RDENES y posteriormente en la opcin Imprimir
ubicada en la parte inferior de la pantalla. Igualmente si se pretende modificar o eliminar la
orden, se da click en los iconos respectivos.
2.3.3.2.
REPORTES DE COMPROMISOS
Existen varios reportes sobre los Registros Presupuestales expedidos por el sistema.
El primero es el Libro de Ejecucin Presupuestal o Libro de Presupuesto que se obtiene

dando click en el icono LIBRO y posteriormente seleccionando las opciones que se quieran
utilizar de la ventana que aparece simultneamente. Este informe contiene la ejecucin de
los artculos del presupuesto, detallando en orden cronolgico los registros presupuestales
expedidos para cada uno de ellos dentro del periodo de consulta que se requiera.
Otro de los informes que se puede obtener, es el del listado de todos los registros
presupuestales expedidos con sus valores cancelados y saldos no ejecutados, el cual se
puede ver por orden de artculos presupuestales o por consecutivo de los compromisos.
Para ver dicho informe damos click en el cono REPORTE y se registra el periodo del que se
pretende obtener la informacin.
Finalmente si damos click en el icono PAGOS veremos los datos sobre el nmero del
comprobante, fecha, artculo presupuestal y valor cancelado del Registro Presupuestal que
19
PRADMA
P R A D M A
se muestra en la pantalla. Si el compromiso no ha sido cancelado el sistema mostrar el
mensaje No Existen Pagos Registrados.
2.3.3.3.
REPORTE DE EJECUCION POR ARTICULOS PRESUPUESTALES
Cuando se pretenda conocer la totalidad de disponibilidades o registros presupuestales

expedidos por determinado Rubro del Presupuesto, se puede ingresar por la opcin REGISTRO
PRESUPUESTAL Reporte Saldo de Disponibilidad o Reporte Saldo de Compromiso segn el
caso; luego se registra el periodo del cual se quiere obtener el reporte, seguido del nmero del
artculo presupuestal y el Recurso o Renta al que este pertenece.
De esta manera
obtendremos un informe detallado sobre el movimiento del rubro, discriminando una a una las
disponibilidades o registros presupuestales con su beneficiario, fecha, nmero, total
comprometido y total pagado.
2.4.
ORDENES DE PAGO
Este es el documento mediante el cual los ordenadores del gasto autorizan el pago de las
cuentas a la Tesorera o Secretaria de Hacienda una vez legalizadas en su totalidad.
Igualmente se utiliza en la parte contable para realizar la causacin del gasto.
2.4.1. ELABORACION
Se debe ingresar por la opcin Contabilizar Orden de Pago y dar click en el icono NUEVO. El
sistema automticamente asignar el nmero de la Orden y solicitar la fecha de la
misma (da/mes/ao); Despus el cursor se ubicar en la casilla Valor Bruto de la Orden
donde se debe registrar el valor base a cancelar sin ningn tipo de descuentos y sin
puntos ni comas a excepcin de los decimales, seguido de un ENTER; en forma
automtica el sistema ubicar el mismo valor registrado en las dos casillas siguientes.
Si la Orden tiene algn tipo de retencin o descuento se debe dar ENTER sobre el valor
de la casilla Base Clculo de Retencin para dejar registrado el mismo VALOR BRUTO.
Igualmente se debe hacer en la casilla Valor Para Clculo de IVA en caso tal de que la
cuenta est grabada con dicho impuesto; sin embargo, una vez demos ENTER
aparecer en forma inmediata el valor de lVA calculado por el sistema el cual puede ser
modificado manualmente en caso de que no coincida con el valor de la factura; luego
se da un ENTER para ubicar el cursor en la casilla Nit o Cdula.
Por otra parte, si la
cuenta a cancelar no tiene ningn tipo de descuento o retencin simplemente digitamos
el CERO (0) seguido de un ENTER en la casilla Base Clculo de Retencin, al igual que
en la de Base Para Clculo de IVA si no tiene este gravamen.
Una vez ubicado el cursor en la casilla Nit o Cdula, digitamos all sin puntos ni comas el
nmero de identificacin del beneficiario del pago seguido de un ENTER. Si el sistema
tiene almacenado dicho nmero en la base de datos, aparecer en forma inmediata el
nombre en la casilla derecha; si no lo tiene almacenado, aparecer la opcin de
Adicionar Nuevo Tercero y dando click en ACEPTAR se activar la casilla para registrar
los datos del nombre del beneficiario, seguidos de un ENTER.
Despus el cursor se ubicar en la casilla en la que se registra el CONCEPTO del pago que se
est ordenando; una vez registrado se oprime la tecla TAB para desplazarnos a la siguiente
20
PRADMA
P R A D M A
casilla donde se especifica, si se quiere, el rubro presupuestal por el que debe afectarse el
pago de dicha cuenta. Luego utilizando el mouse sealamos el centro de costo al que debe
pertenecer la orden de pago que se est registrando y finalmente damos click en GRABAR. Si
la orden de pago registrada no tiene ningn tipo de descuento, es decir, que si no se
registraron valores en las casillas Base Clculo de Retencin y/o Base Para Clculo de IVA, la
orden quedar grabada en forma inmediata. El paso a seguir es dar click en el icono IMPRIMIR.
Si por el contrario la Orden presenta descuentos, al dar click en GRABAR automticamente se
activar la casilla con el listado de retenciones que tiene creadas el sistema (ver creacin de
depsitos captulo 6.4.). All utilizando las teclas de desplazamiento del teclado, ubicamos los
descuentos que deben practicarse; inicialmente las retenciones tienen ubicada la letra F a la
izquierda de estas lo que significa falso o no aplicar, por eso una vez localizada la retencin a
practicar, la letra F se debe reemplazar por la letra T; de esta manera si el descuento tiene un
porcentaje ya establecido en el sistema, aparecer de forma inmediata el valor a descontar en
la casilla respectiva (valor); si el porcentaje no est definido, luego de colocar la letra T el
cursor se ubicar en la casilla VALOR para digitar la cifra a descontar seguida de un ENTER. El
mismo proceso se debe realizar con todos y cada uno de los descuentos que deban practicarse
a la orden de pago que se est elaborando. Finalmente para grabar la Orden de Pago
oprimimos la tecla F2 y damos click en el icono IMPRIMIR.
2.4.2. MODIFICACION
En primer lugar se debe ubicar la orden de pago a modificar utilizando el icono BUSCAR y la
opcin CTRL + F. Una vez localizada damos ESC para ubicar la orden en la pantalla.
La Orden de Pago puede modificarse en todo su contenido siempre y cuando no haya sido
pagada; en caso tal, el sistema mostrar el mensaje Registro Presenta Pago NO
MODIFICABLE.
Por otra parte, la Orden puede No Estar Pagada pero Si Contabilizada y en ese caso el
procedimiento a seguir es dar click en el cono ANULAR y posteriormente en el cono CONTABLE
de la ventana que aparece en forma automtica. De esta manera quedar anulada la
contabilizacin.
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PRADMA
P R A D M A
Ahora debe darse un click en el cono MODIFICAR para que el cursor se ubique en la casilla
Valor Bruto Orden de Pago y escribir sobre los datos ya existentes los nuevos datos a
registrar siguiendo los mismos procedimientos de elaboracin de la orden. Para guardar
los cambios damos un click en GRABAR y si la Orden no tiene descuentos quedar
registrada automticamente.
En caso tal de tener retenciones, al dar click en GRABAR se mostrarn en la casilla de
descuentos solamente los que se haban practicado al momento de grabar la orden por
primera vez con las cifras descontadas en ese momento. Si se requiere cambiar las
cifras de la retencin, debe reemplazarse la letra T por la letra F para dejar el descuento
en cero (0); luego se reemplaza nuevamente la letra F por la letra T para que el sistema
calcule de nuevo el descuento sobre las nuevas cifras registradas o reemplazarlas
manualmente si el sistema no tiene los porcentajes de retencin establecidos. Si lo que
se pretende es adicionar un descuento a los ya existentes, oprimiendo simultneamente
las teclas Ctrl y A aparecer el listado de las retenciones para sealar la que se
requiera y luego oprimir la tecla ESC para ubicarla en la pantalla; en caso de que no
exista porcentaje de retencin deber registrarse la cifra en forma manual. Finalmente
se oprime la tecla F2 para grabar los cambios registrados.
Por otra parte, una orden de pago tambin puede ser modificada en su fecha o en el nmero
de consecutivo segn el caso. Para realizar este procedimiento debemos localizar la
orden y luego dar un click en el icono NUMERAR; luego se debe dar un click en la
opcin que se requiera de las que aparecen en la ventana de forma inmediata:
Consecutivo para cambiar el nmero de la orden por otro que no exista an en el
listado, para lo cual el cursor se ubicar en la casilla respectiva, o Fecha para cambiar la
fecha de la orden; en ambos casos, luego de registrar los nuevos datos seguidos de un
ENTER, el sistema solicitar la confirmacin de la modificacin que se est realizando y
dando click en ACEPTAR quedarn actualizados.
22
PRADMA
P R A D M A
2.4.3. ANULACION
Para anular una orden de pago se requiere que esta no haya sido pagada, de lo contrario
aparecer el mensaje Orden de Pago Ya Cancelada.
En primer lugar se debe localizar la Orden utilizando el icono BUSCAR y la opcin CTRL + F y
luego oprimir la tecla Esc para ubicarla en la pantalla. Para saber en qu estado se
encuentra la orden podremos observar en la parte inferior de la pantalla que existen
varios recuadros con las siguientes definiciones. Cancelada que significa que la orden
ya ha sido pagada;
Anulada que como su nombre lo indica, est anulada;
Contabilizada que significa que la orden ya tiene registros contables; y Contabilizado
Pago que significa que el comprobante con que se cancel la orden, ya ha sido
contabilizado.
Ahora bien, una orden aunque no haya sido cancelada puede estar ya contabilizada y en ese
caso se debe anular en primer lugar la parte contable dando click en el icono ANULAR y
posteriormente en CONTABLE del recuadro que aparece de forma inmediata. De esta
forma quedar anulada la contabilizacin. Luego, para anular definitivamente una
Orden sin pago y sin contabilizar damos click en el cono ANULAR y posteriormente en
ACEPTAR del recuadro que aparece en forma inmediata. De esta manera quedar
anulada la Orden de Pago seleccionada aunque el nmero del consecutivo permanecer
en el listado de rdenes.
Para reutilizar una orden de pago ya anulada, se debe localizar con las opciones de bsqueda y
luego dar un click en el cono ANULAR; una vez realizado este procedimiento el sistema
mostrar un recuadro con la opcin de recuperacin de la Orden Anulada y dando un click en
ACEPTAR podremos reutilizar la orden. El paso a seguir es dar un click en el cono MODIFICAR
para registrarle los datos, como si se estuviera ingresando una Orden de Pago cualquiera.
2.4.4. CONTABILIZACION
Lo primero que se debe definir antes de contabilizar una orden de pago, es si la retencin se va
a causar con la Orden o al momento de efectuar el pago. Para cualquiera de los dos casos, se
debe ingresar por la opcin Parmetros Parmetros del Sistema y dar un click en EDITAR
ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana; luego, si analizamos detenidamente los
parmetros, existe uno en la parte media de la pantalla que se denomina Causa retencin en
Ordenes de Pago? el cual tiene un recuadro pequeo al lado. En este recuadro, con ayuda del
mouse damos un click para activar o desactivar esta opcin dependiendo de la forma como se
decidan manejar las retenciones. La opcin quedar activa cuando en el cuadro aparezca un
smbolo como ste
y quedar desactivada cuando el cuadro quede vaco. Finalmente damos
un click en Guardar para grabar los cambios hechos en los parmetros y en Salir para cerrar la
ventana.
Despus ingresamos por la opcin Contabilizar Orden de Pago y utilizando los conos de
bsqueda se localiza la Orden. Una vez localizada, damos click en el cono CONTABLE y
automticamente aparecer una ventana de contabilidad en la que el cursor estar ubicado en
la casilla Cdigo.
Importante:
En caso tal de que al registrar algn cdigo el sistema muestre en la parte
superior derecha de la ventana el mensaje de Error de Cdigo, significa que la cuenta auxiliar
23
PRADMA
P R A D M A
registrada no existe en el catlogo contable y es necesario crearla en la base de datos
siguiendo el procedimiento descrito en el Captulo 3.1. de este manual.
En la Orden de Pago siempre deber causarse un Gasto contra una Cuenta Por Pagar. Si las
retenciones se causan en la Orden, el sistema automticamente codificar los descuentos
teniendo en cuenta los cdigos que se le hayan asignado a los depsitos de presupuesto (ver
creacin de depsitos Captulo 6.4.). En la parte superior de la ventana de contabilidad, el
sistema muestra unos cuadros de control de debitos y crditos en los que se vern las
diferencias o los saldos por registrar de la orden a nivel contable. Para registrar un nuevo
cdigo en la lista nos ubicamos en el ltimo rengln de la ventana y oprimimos
simultneamente las teclas Ctrl y A para abrir un nuevo rengln hacia abajo. Luego en la
casilla Cdigo registramos el cdigo contable de la cuenta por pagar o del Gasto que se va a
afectar seguido de un ENTER. En caso de no recordar en su momento el nmero del cdigo
que se requiere, oprimiendo la tecla F4 el sistema llamar el listado de auxiliares contables
para localizarlo y posteriormente oprimiendo la tecla Esc lo ubicamos en la ventana. Despus,
utilizando las teclas de desplazamiento movemos el cursor a la casilla Debito o Crdito segn
el caso, para registrar el valor que corresponda al cdigo ingresado seguido de un ENTER.
Una vez contabilizada en su totalidad la orden, debitos contra crditos, oprimimos la tecla F2
para grabar.
En caso tal de que las retenciones se causen con el pago, la contabilizacin de la Orden deber
hacerse igualmente por el valor total de un Gasto contra el valor total de una Cuenta por Pagar
siguiendo los mismos procedimientos descritos anteriormente.
2.5.
COMPROBANTES DE PAGO
Es el documento soporte del giro de los cheques y pago definitivo de las cuentas de la entidad.
2.5.1. ELABORACION
Para utilizar esta herramienta del sistema se debe ingresar por la opcin Contabilizar
Comprobante de Pago. Hay dos formas de registrarlo: con orden de pago y sin orden de pago.
2.5.1.1.
CON ORDEN DE PAGO
Inicialmente damos un click en el icono NUEVO. El sistema mostrar en forma automtica una
ventana con las dos opciones del proceso de adicin de comprobantes de pago; luego damos
un click en la opcin con orden de pago.
Una vez realizado el paso anterior, el cursor se ubicar en la casilla Numero Orden de Pago
para ingresar all el nmero de la orden que se pretende cancelar seguido de un ENTER; luego
se debe digitar la fecha de la orden y una vez registrada el cursor se ubicar en la casilla Fecha
de Comprobante en la que registra a su vez la fecha en la que se est realizando el pago de la
cuenta. Despus de registrada esta ltima fecha automticamente aparecer una ventana en
la que se confirma el registro de la Orden de Pago, lo cual se hace dando en click en ACEPTAR.
De esta manera quedar grabado el comprobante de Pago.
24
PRADMA
P R A D M A
El paso a seguir antes de imprimir el comprobante es registrar el pago respectivo, es decir,
ingresar los datos del cheque, cuenta bancaria y dems como se especifica en el Captulo 2.5.2
de este manual.
2.5.1.2.
SIN ORDEN DE PAGO
Damos un click en el icono NUEVO. El sistema mostrar en forma automtica una ventana con
las dos opciones del proceso de adicin de comprobantes de pago; luego damos un click en la
opcin sin orden de pago.
El cursor se ubicar en la casilla Fecha de Comprobante para registrar all la fecha en la que se
est realizando el giro o pago de la cuenta. Despus el cursor se ubicar en la casilla
Valor Bruto Comprobante donde se debe registrar el valor base a cancelar sin ningn
tipo de descuentos y sin puntos ni comas a excepcin de los decimales, seguido de un
ENTER; en forma automtica el sistema ubicar el mismo valor registrado en las dos
casillas siguientes. Si el comprobante tiene algn tipo de retencin o descuento se
debe dar ENTER sobre el valor de la casilla Base Clculo de Retencin para dejar
registrado el mismo VALOR BRUTO. Igualmente se debe hacer en la casilla Valor Para
Clculo de IVA si la cuenta est grabada con dicho impuesto; sin embargo, una vez
demos ENTER aparecer en forma inmediata el valor de lVA calculado por el sistema el
cual puede ser modificado manualmente en caso de que no coincida con el valor de la
factura; luego se da un ENTER para ubicar el cursor en la casilla Nit o Cdula. Por otra
parte, si la cuenta a cancelar no tiene ningn tipo de descuento o retencin
simplemente digitamos el CERO (0) seguido de un ENTER en la casilla Base Clculo de
Retencin, al igual que en la de Base Para Clculo de IVA si no tiene este gravamen.
Una vez ubicado el cursor en la casilla Nit o Cdula, digitamos all sin puntos ni comas el
nmero de identificacin del beneficiario del pago seguido de un ENTER. Si el sistema
tiene almacenado dicho nmero en la base de datos, aparecer en forma inmediata el
nombre en la casilla derecha; si no lo tiene almacenado, aparecer la opcin de
Adicionar Nuevo Tercero y dando click en ACEPTAR se activar la casilla para registrar
los datos del nombre del beneficiario, seguidos de un ENTER.
Despus el cursor se ubicar en la casilla en la que se registra el CONCEPTO del pago que se
est realizando; una vez registrado se oprime la tecla TAB para desplazarnos a la siguiente
casilla donde se especifica, si se quiere, el rubro presupuestal por el que debe afectarse el
pago de dicha cuenta. Luego utilizando el mouse sealamos el centro de costo al que debe
pertenecer el comprobante que se est registrando y finalmente damos click en GRABAR. Si el
comprobante no tiene ningn tipo de descuento, es decir, que si no se registraron valores en
las casillas Base Clculo de Retencin y/o Base Para Clculo de IVA, ste quedar grabado en
forma inmediata.
Si por el contrario, el comprobante tiene descuentos, al dar click en GRABAR automticamente
se
activar la casilla con el listado de retenciones que tiene creadas el sistema (ver creacin de
depsitos Captulo 6.4.). All utilizando las teclas de desplazamiento del teclado, ubicamos los
descuentos que deben practicarse; inicialmente las retenciones tienen ubicada la letra F a la
izquierda de estas lo que significa falso o no aplicar, por eso una vez localizada la retencin a
practicar, la letra F se debe reemplazar por la letra T; de esta manera si el descuento tiene un
porcentaje ya establecido en el sistema, aparecer de forma inmediata el valor a descontar en
25
PRADMA
P R A D M A
la casilla respectiva (valor); si el porcentaje no est definido, luego de colocar la letra T el
cursor se ubicar en la casilla VALOR para digitar la cifra a descontar seguida de un ENTER. El
mismo proceso se debe realizar con todos y cada uno de los descuentos que deban practicarse
en el comprobante que se est elaborando. Finalmente para grabarlo oprimimos la tecla F2.
Despus de grabarse el comprobante sin orden de pago, el paso a seguir es el que a
continuacin se especifica.
2.5.2. REGISTRO DE PAGO DE COMPROBANTES
Para esta aplicacin, una vez grabado el Comprobante damos un click en el icono PAGOS donde
aparecer rpidamente una ventana para registrar una serie de datos en su orden respectivo.
En primer lugar se da un click en el cono Nmero Cheque y se registran los datos respectivos
en la casilla que se activa, seguido de un ENTER; luego se ingresa la fecha del cheque que
debe ser igual o posterior a la fecha del comprobante. Una vez ingresada, utilizando el Mouse,
en la casilla superior izquierda seleccionamos la cuenta bancaria de la que se va a realizar el
giro y posteriormente damos un click en el cono Escoger para ubicar la cuenta bancaria en la
casilla de la derecha.
Registrados los datos anteriores, el paso a seguir es definir la forma en que se va a afectar el
pago dando un Click en cualquiera de las cinco opciones que existen segn la siguiente
definicin:
PRESUPUESTO: Se utiliza cuando el pago tiene que ver nicamente con REGISTROS
PRESUPUESTALES. Para esta opcin el sistema activa la ventana Vigencia Actual y ubica el
cursor en la columna NC en la que se registra el Nmero Mayor del Registro Presupuestal
seguido de un ENTER. Luego el cursor se ubica en una casilla en la que se ingresa el nmero
del tem del Registro tambin seguido de un ENTER para ubicarnos finalmente en la casilla
valor; all se ingresa sin puntos ni comas el valor que se pretende cancelar del registro
presupuestal que se ingres.
En el pago de un comprobante se pueden registrar varios
Nmeros de Compromisos (NC), oprimiendo en forma simultnea las teclas Ctrl y A para crear
nuevos renglones hacia abajo.
El sistema siempre llevar el control de la diferencia del valor del comprobante contra el valor
de los registros presupuestales ingresados, mostrando un mensaje en la parte superior derecha
de la ventana; si no muestra ningn mensaje significa que el pago est registrado en su
totalidad y el paso a seguir es dar dos clicks lentos en el icono Grabar; luego damos Esc o un
click en Salir para ubicarnos nuevamente en la ventana de comprobantes.
Finalmente damos la orden de imprimir el comprobante utilizando el icono respectivo,
(IMPRIMIR).
DEPOSITOS: Se utiliza cuando el pago tiene que ver con la cancelacin de las RETENCIONES Y
DESCUENTOS practicados en los comprobantes de pago, es decir, la Retefuente ante la DIAN,
las libranzas ante las corporaciones, los embargos ante los juzgados, etc.
En esta opcin al dar click, se activa la ventana Depsitos Provisionales y el cursor se ubica en
la casilla Cod para registrar all el Nmero del descuento que vamos a cancelar de acuerdo al
cdigo que le fue asignado al momento de su creacin. (Ver creacin de depsitos captulo
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PRADMA
P R A D M A
6.4). Luego dando ENTER el cursor se ubica en la casilla Valor en la que se ingresa sin puntos
ni comas, a excepcin de decimales, la cifra a cancelar de dicho depsito. Si el pago del
comprobante requiere del registro de varios DEPOSITOS para su cancelacin, se deben utilizar
las teclas CTRL y A para abrir renglones o campos nuevos en la ventana.
Una vez registrados la totalidad de depsitos requeridos, si el sistema no muestra ningn
mensaje de diferencia, damos dos clicks lentos en el icono Grabar; luego damos Esc o un click
en Salir para ubicarnos nuevamente en la ventana de comprobantes.
Finalmente damos la orden de imprimir el comprobante utilizando el icono respectivo,
(IMPRIMIR).
C X PAGAR: Como su nombre lo indica, esta opcin se utiliza para cancelar las CUENTAS POR
PAGAR ingresadas al sistema (ver creacin de cuentas por pagar Captulo 4.1.).
Al dar el click en esta opcin se activa la ventana Cuentas por Pagar; el cursor se ubica en la
casilla Cod en la que se registra el cdigo exacto con que se cre la CXP que se va a cancelar,
seguido de un ENTER; luego ingresamos sin puntos ni comas en la casilla Valor la cifra a pagar
de la Cuenta registrada seguido de un ENTER. Si se requiere ingresar varias cuentas por pagar
en el comprobante, se oprimen las teclas CTRL y A para generar nuevos espacios en la ventana
y se repite el proceso de registro.
Al igual que en los casos anteriores, el sistema lleva el control de las sumas de CXP ya
registradas contra el valor total del comprobante. Si despus de registrados los tems
correspondientes a la cuenta, el sistema no muestra ningn mensaje de Diferencia, grabamos
el pago dando dos clicks lentos en el icono Grabar; luego se oprime la tecla ESC o se da un
click en el cono Salir para ubicarnos nuevamente en la ventana del comprobante. Finalmente
damos un click en el cono IMPRIMIR.
RESERVAS: Esta es la opcin que se utiliza para pagar las RESERVAS DE APROPIACIN
ingresadas al sistema para cada vigencia (ver creacin de reservas Captulo 4.1.).
Al dar el click en esta opcin se activa la ventana Reservas Presupuestales y el cursor se ubica
en la casilla Cod en la que se registra el cdigo exacto con que se cre la Reserva que se va a
cancelar, seguido de un ENTER; luego ingresamos sin puntos ni comas en la casilla Valor la
cifra a pagar del Cdigo registrado seguido de un ENTER. Si se requiere ingresar varias
reservas en el comprobante, se oprimen las teclas CTRL y A para generar nuevos espacios en
la ventana y se repite el proceso de registro.
Si despus de registrados los tems de reservas requeridos para el pago del comprobante, el
sistema no muestra ningn mensaje de Diferencia, grabamos el pago dando dos clicks lentos
en el icono Grabar; luego se oprime la tecla ESC o se da un click en el cono Salir para
ubicarnos nuevamente en la ventana del comprobante. Finalmente damos un click en el cono
IMPRIMIR.
COMBINADO: Esta opcin de pagos se utiliza nica y exclusivamente para cancelar los
APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Y PENSION de los empleados de la entidad, ya que
estos afectan presupuesto y depsitos.
Al dar click en el icono Combinado, se activar en primer lugar la ventana Vigencia Actual y el
cursor quedar ubicado en la casilla NC; es esta ventana, utilizando la opcin Ctrl A para
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PRADMA
P R A D M A
generar nuevos espacios hacia abajo si se requieren, deben ingresarse uno a uno los Registros
Presupuestales con los valores respectivos que se hayan elaborado para el pago de seguridad
social en lo que respecta a los APORTES DEL PATRONO. (Los NC se ingresan como se explic en
la opcin PRESUPUESTO). Una vez registrada la totalidad de Compromisos se da UN CLICK en
el icono grabar con lo cual se activar la ventana Depsitos Provisionales; all se ingresa el
cdigo del deposito de SALUD o PENSION a donde se ingresaron los descuentos de nomina,
segn el caso, seguido de un ENTER; despus se registra el valor del descuento.
Finalmente, si el sistema no muestra ningn mensaje de Diferencia, se dan DOS CLICK de
forma lenta en el icono Grabar para dejar registrado el pago. Luego se oprime la tecla Esc o se
da un click en el icono Salir para ubicarse nuevamente en la ventana de comprobantes y se da
la orden de
imprimir utilizando el cono respectivo.
2.5.3. MODIFICACION DE COMPROBANTES
Para poder modificar un comprobante es necesario que ste no tenga registrado el pago, ni
est contabilizado. En caso tal, debemos ubicar el comprobante a modificar y posteriormente
dar click en el cono ANULAR; luego damos click en la opcin Contable para anular la
contabilizacin. Luego se repite el proceso de anulacin pero con la opcin Pagos para liberar
el comprobante.
2.5.3.1.
SIN ORDEN DE PAGO
Despus de ubicar el comprobante y verificar que no tiene pagos, damos click en el cono
MODIFICAR. El cursor quedar ubicado en la casilla Valor Bruto Comprobante; de ah en
adelante los datos a modificar se deben ingresar siguiendo el procedimiento descrito en el
captulo 2.5.1.2. de este manual. Para modificar retenciones o descuentos se debe seguir el
procedimiento del capitulo 2.4.2. prrafo cuarto.
Una vez grabadas las modificaciones del
comprobante, el paso a seguir es registrarle nuevamente el pago y la contabilizacin.
2.5.3.2.
CON ORDEN DE PAGO
Al igual que en el caso anterior, el comprobante no debe tener registrado el pago. En caso de
ser as se le debe anular como se especific anteriormente.
Luego se debe anular el comprobante para liberar la orden de pago con que se cre. Se da un
click en el cono ANULAR y el sistema confirma la anulacin del comprobante lo cual se hace
dando click en ACEPTAR de la ventana que aparece automticamente. Despus damos click
en el icono
SALIR.
Ahora se debe ingresar por la opcin Contabilizar Orden de Pago y localizar la Orden que se
haba registrado en el comprobante que se acaba de anular. Una vez localizada, se modifican
los datos que se requieran siguiendo el procedimiento descrito en el Captulo 2.4.2. de este
manual. Luego hay que salir de la ventana de rdenes de Pago e ingresar nuevamente a la de
Comprobantes.
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PRADMA
P R A D M A
El paso a seguir es localizar ahora el comprobante que se anul para lograr recuperarlo y
registrarlo nuevamente; una vez localizado, damos un click en el cono ANULAR donde el
sistema solicita confirmar la recuperacin del comprobante lo cual se hace dando un click en
ACEPTAR de la ventana que aparece en forma automtica.
Despus de recuperado el comprobante, se le da un click en el cono MODIFICAR y
posteriormente en la opcin Con Orden De pago. All el cursor quedar ubicado en una casilla
en la que se registra el nmero de la Orden de Pago que se modific seguido de un ENTER;
despus se registra la fecha de la orden y finalmente la fecha del comprobante que debe ser la
misma del cheque o giro. Una vez ingresada esta ltima fecha, en forma automtica el sistema
grabar el comprobante con las modificaciones que se hayan realizado en la orden. Luego se
registra de nuevo el Pago del Comprobante y se da por terminado el proceso de modificacin.
Por otra parte, un comprobante de pago tambin puede ser modificado en su fecha o en el
nmero de consecutivo segn el caso. Para realizar este procedimiento debemos localizar la
comprobante y luego dar un click en el icono NUMERAR; luego se debe dar un click en la
opcin que se requiera de las que aparecen en la ventana de forma inmediata: Consecutivo
para cambiar el nmero del comprobante por otro que no exista an en el listado, para lo cual
el cursor se ubicar en la casilla respectiva, o Fecha para cambiar la fecha del mismo; en
ambos casos, luego de registrar los nuevos datos seguidos de un ENTER, el sistema solicitar
la confirmacin de la modificacin que se est realizando y dando click en ACEPTAR quedarn
actualizados.
2.5.4. CONTABILIZACION DE COMPROBANTES
En primer lugar, ingresamos por la opcin Contabilizar Comprobante de Pago.
Para poder contabilizar un comprobante es necesario que tenga registrado el pago, de lo
contrario el sistema mostrar el mensaje Debe Realizar Primero el Pago!. La forma ms fcil
de detectar este procedimiento, es observando las opciones que aparecen en la parte inferior
derecha de la ventana. All existen cinco crculos pequeos con los nombres de los tipos de
pagos que existen; cuando alguno de estos crculos tenga un punto en su interior, significa
que el comprobante est pago con esa opcin. Si por el contrario, ninguno de las opciones
esta marcada significa que el comprobante no tiene el pago registrado.
2.5.4.1.
SIN ORDEN DE PAGO
Cuando un comprobante es registrado o grabado sin orden de pago, se da un click en el cono

CONTABLE. Si las retenciones de la entidad se estn causando en los pagos, el sistema
codificar automticamente la contabilizacin del total de los crditos teniendo en cuenta los
cdigos que se le hayan asignado a los depsitos de presupuesto y a las cuentas bancarias.
El paso a seguir es ubicar el cursor en el ltimo rengln de la ventana y oprimir
simultneamente las teclas Ctrl y A para abrir un nuevo rengln hacia abajo. Luego en la
casilla Cdigo registramos el cdigo contable de la cuenta a la que se le va a cargar el dbito
de la contabilizacin, seguido de un ENTER. En caso de no recordar en su momento el nmero
del cdigo que se requiere, oprimiendo la tecla F4 el sistema llamar el listado de auxiliares
contables para localizarlo y posteriormente oprimiendo la tecla Esc lo ubicamos en la ventana.
Despus, utilizando las teclas de desplazamiento movemos el cursor a la casilla Debito, para
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PRADMA
P R A D M A
registrar el valor que corresponda al cdigo ingresado seguido de un ENTER.
Si la
contabilizacin requiere de varios cdigos para el dbito, con la opcin Ctrl A creamos los
espacios necesarios para registrarlos.
Importante: Si al registrar algn cdigo el sistema muestra en la parte superior derecha de la
ventana el mensaje de Error de Cdigo, significa que la cuenta auxiliar registrada no existe en
el catlogo contable y es necesario crearla en la base de datos siguiendo el procedimiento
descrito en el Captulo 3.1. de este manual.
Finalmente, si luego de registrar la totalidad de la parte contable del comprobante los cuadros
de control de debitos y crditos quedan en ceros (0), el paso a seguir es oprimir la tecla F2
para grabarla.
2.5.4.2.
CON ORDEN DE PAGO
Lo primero que debe hacerse al contabilizar un comprobante que haya sido registrado con
Orden de Pago, es verificar que precisamente la orden que se cancel ya se encuentre
contabilizada. De no ser as, el sistema mostrar el mensaje Orden de Pago Sin Contabilizar y
deber realizarse el proceso respectivo siguiendo los procedimientos descritos en el captulo
2.4.4. de este manual.
Luego, ubicado el comprobante respectivo, damos un click en el icono CONTABLE y
posteriormente oprimimos la tecla F2 para grabar la contabilizacin que aparece en la ventana
que muestra el sistema.
Esta es la opcin ms sencilla de contabilizar un comprobante, ya que el sistema
automticamente arrastra al dbito la cuenta por pagar registrada en la orden de pago y la
cruza en el crdito con el cdigo contable la cuenta bancaria por la que se realiz el giro del
comprobante.
3.
OTRAS HERRAMIENTAS DE CONTABILIDAD
3.1.
MODIFICACION Y CREACION DE CUENTAS AUXILIARES EN CATALOGO CONTABLE
Al ingresar por la opcin contabilizar Catlogo Contable se encontrar el listado de las

cuentas del PUC no por nmero si no por nombre, para ingresar a la que necesitemos utilizar.
Tan pronto se d un click en el nombre de la cuenta que se requiera, aparecer una ventana
con los cdigos contables existentes para ese tipo de cuenta. Luego, utilizando el Mouse
sealamos en la casilla de Cuentas Detalle, ubicada a la derecha de la ventana, el nmero de
la cuenta que se quiera modificar; despus damos un click en el cono MODIFICAR y utilizando
la tecla TAB o el mouse, nos ubicamos en la casilla que se desee cambiar. Es de anotar que las
cuentas contables existentes son modificables en todo su contenido a excepcin de su nmero.
Finalmente damos un click en OK para grabar los cambios y Esc para salir de la aplicacin.
Si lo que se quiere es crear una cuenta auxiliar nueva, utilizando el mouse debemos sealar en
la casilla cuentas detalle el cdigo de la cuenta mayor en la que va a quedar sumando la que
se va a crear. Luego damos un click en el icono Nuevo para que el cursor quede ubicado en la
casilla CODIGO en la que se ingresa el nmero de la nueva cuenta, suprimiendo los datos que
30
PRADMA
P R A D M A
all aparecen y luego dando un ENTER; ahora el cursor queda ubicado en la casilla NOMBRE en
la que se registra el nombre de la cuenta auxiliar. Despus utilizando el mouse nos ubicamos
en la casilla de NATURALEZA localizada en la parte inferior derecha de la ventana, para colocar
el nmero 1 si la cuenta es debito o el nmero 2 si la naturaleza es crdito. Ahora se debe
definir si la cuenta creada es CORRIENTE o NO CORRIENTE, lo cual se diferencia activando o
desactivando con el mouse el recuadro de la casilla Corriente ubicada en la parte inferior
izquierda de la ventana. Finalmente damos click en OK para grabar.
3.2.
CODIFICACION DE CUENTAS PARA DEPRECIACION
En primer lugar se debe ingresar por Contabilizar Catlogo Contable Activo. Luego, en la
casilla Cuentas Detalle sealamos con el mouse el cdigo de la cuenta a depreciar y damos un
click en el icono Modificar. Ahora nos ubicamos con el mouse en la casilla Dbito y
registramos all el cdigo respectivo seguido de un ENTER; despus el cursor se ubicar en la
casilla Crdito para registrar igualmente el cdigo respectivo tambin seguido de un ENTER.
Para finalizar, damos un click sobre la casilla Aos de Vida donde se registra la cantidad de
aos que durar la cuenta a depreciar, seguido de un ENTER y despus se da un click en OK
para grabar.
La depreciacin la har el sistema automticamente en el proceso de actualizacin de
contabilidad.
3.3. REGISTRO DE NOTAS Y AJUSTES CONTABLES
3.3.1. ELABORACION
Se debe ingresar por Contabilizar Radicacin de Documentos.
All aparecer una ventana con los conos que a continuacin se definen:
Nuevo:

Opciones de Bsqueda
31
PRADMA
P R A D M A
Una vez ubicados en la ventana Radicacin de Documentos, damos click en el icono Nuevo y
registramos la fecha de la nota contable que se va a elaborar (da/mes/ao); all, en forma
automtica el cursor se ubicar en la casilla Nmero Doc. Auxiliar en la que se ingresa, si se
quiere, el nombre y nmero del documento al que se le elabora la nota contable seguido de un
ENTER y luego se registra la fecha del mismo; por ejemplo: Comp. Egreso N. 000123 28/12/2004. Si se quieren omitir los datos del documento auxiliar, simplemente damos ENTER
en las casillas respectivas de Nmero y Fecha.
Despus de lo anterior, el cursor quedar ubicado en el listado de los centros de costo
existentes para localizar el que corresponde a la radicacin utilizando las teclas de
desplazamiento del teclado; luego, oprimiendo la tecla TAB nos ubicamos en el tipo de
documento que vamos a registrar, utilizando igualmente las teclas de desplazamiento. Si
luego de verificar los tipos de documentos no se encuentra el que se requiere, ste se puede
crear en el sistema siguiendo el procedimiento del captulo 3.4 de este manual.
Luego de localizar el tipo de documento a radicar, oprimimos la tecla TAB para ubicarnos en la
casilla Beneficiario en la que se registra, sin puntos ni comas, el nmero de nit o cdula del
beneficiario de la nota contable. Si el nmero de identificacin existe en la base de datos del
sistema, aparecer automticamente en la casilla de la derecha el nombre correspondiente; en
caso contrario, aparecer una ventana con la opcin de agregar un nuevo tercero a la base de
datos y dando un click en ACEPTAR se podr registrar el nuevo nombre, seguido de un ENTER.
Ahora el cursor se ubicar en la casilla en la que se registra el CONCEPTO de la nota contable
que estamos ingresando. Una vez registrado, oprimimos la tecla TAB para que el cursor se
ubique en la columna Cdigo en la que se registran uno a uno los cdigos contables que se van
a afectar seguidos de un ENTER. Si por alguna razn no recordamos en el momento el nmero
de la cuenta auxiliar requerida, oprimiendo la tecla F4 se llama el listado de auxiliares para
localizarla utilizando las teclas de desplazamiento del teclado o la opcin de bsqueda CTRL F;
luego, oprimiendo la tecla ESC ubicamos el cdigo sealado en la ventana de radicaciones y se
le ingresa el valor del dbito o crdito, segn el caso, seguido de un ENTER.
Para registrar los dems cdigos contables de la Radicacin, oprimimos simultneamente las
teclas CTRL y A con lo cual se generarn nuevos espacios hacia abajo de la ventana y se repite
el proceso anterior cuantas veces sea necesario. Una vez ingresada la totalidad de la nota
contable y si las casillas Total Dbitos y Total Crditos, ubicadas en la parte media de la
ventana, se encuentran equilibrados con la misma cifra, oprimimos la tecla F2 para grabar la
radicacin. El paso a seguir es dar un click en el icono IMPRIMIR.
3.3.2. MODIFICACION
En primer lugar debemos localizar la Nota Contable utilizando la opcin CTRL F y buscarla por
el nmero que le fue asignado en el sistema.
Luego damos un click en el cono MODIFICAR para ubicar el cursor en la casilla Nmero Doc.
Auxiliar. De ah en adelante, utilizando la tecla TAB nos ubicamos en la casilla que se desee
reemplazar y se sobrescriben los nuevos datos sobre los ya existentes. Despus de modificada
la radicacin se oprime la tecla F2 para grabar. Si lo que se pretende es eliminar uno de los
32
PRADMA
P R A D M A
cdigos contables registrados inicialmente, se debe dejar en CERO (0) la casilla dbito o crdito
de dicho cdigo, segn el caso; luego al grabar con F2 el sistema automticamente lo
desaparecer.
3.3.3. ANULAR
Se debe localizar la Nota Contable utilizando la opcin CTRL F y buscarla por el nmero que le
fue asignado en el sistema.
Luego se da un click en el icono ANULAR y posteriormente en ACEPTAR de la opcin que
aparece en forma automtica. De esta forma quedar anulada la nota contable localizada.
3.4.
CREACION DE TIPOS DE DOCUMENTOS
En primer lugar se debe ingresar por la opcin Contabilizar Tipos de Documentos y utilizando
el cono de bsqueda se verifican los nmeros de cada tipo de documento existente.
Despus se da un click en el cono NUEVO y en la casilla Cdigo se registra el nmero de dos
dgitos que se le va a asignar al Documento, el cual debe ser diferente a los ya creados. Luego
el cursor se ubica en forma automtica en la casilla Nombre donde se registra la definicin del
tipo de documento que se va a crear. Una vez ingresado el nombre, damos un click en el cono
GRABAR que es el nico que se encuentra activo en la parte inferior de la ventana. De esta
manera quedar grabado el tipo de documento creado y para salir de la ventana oprimimos la
tecla ESC.
4.
RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR PAGAR.
Cabe aclarar que el proceso de creacin de Reservas de apropiacin y Cuentas por pagar es
exactamente el mismo. Tambin que las reservas se pueden registrar acumuladas por artculo
presupuestal ingresando como cdigo el Nmero del Rubro que las origin; o por otra parte,
registrarlas discriminadas por beneficiario ingresando como cdigo el Nmero del rubro que las
origin seguido de un guin o punto y un nmero de tem. Ejemplo: 1234-1 o 1234.1; 1234-2
o 1234.2; 1234-3 o 1234.3
Sin embargo, el cdigo de la reserva no puede superar la cantidad de diez (10) caracteres.
4.1.
CREACION
Se debe ingresar por la opcin Parmetros Cuentas x Pagar o Reservas Presupuestales segn
el caso.
Una vez ubicados en la ventana respectiva, damos un click en el icono NUEVO y el sistema
activa la casilla Cdigo en la que se registra el cdigo de la reserva como se especific
anteriormente, seguido de un ENTER. Luego se debe registrar el nombre de la reserva en la
casilla que se activa y posteriormente oprimir la tecla TAB para ubicar el cursor en la casilla
Saldo Inicial en la que se digita, sin puntos ni comas a excepcin de los decimales, el valor a
reservar por el cdigo registrado. En este punto del proceso si se quiere, se puede dar un click
en OK para grabar la reserva o cuenta por pagar.
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PRADMA
P R A D M A
Si lo que se pretende es terminar de ingresar los datos adicionales que aparecen en la parte
baja de la ventana, despus de registrar el valor a reservar ingresamos seguidos de un ENTER
en cada casilla, el nmero del registro presupuestal que dio origen a la obligacin; luego la
fuente de financiacin o recurso y el Nit del beneficiario. Estos datos se registran slo en el
caso de que las reservas o cuentas por pagar se hayan incluido en forma discriminada por
beneficiario. Finalmente, damos un click en OK para grabar.
Despus se debe repetir el proceso de adicin hasta crear la totalidad de las reservas o
cuentas por pagar para la respectiva vigencia. Para salir de las ventanas de aplicacin
oprimimos la tecla ESC.
4.2.
CODIFICACION CONTABLE DE RESERVAS
Para codificar las Reservas o Cuentas Por Pagar en Cuentas Cero (0) a nivel contable, una vez
se ingrese a la ventana respectiva se debe localizar la reserva a codificar utilizando el mouse
para sealarla en el listado. Luego se da un click en el icono MODIFICAR e igualmente
utilizando el mouse, ubicamos el cursor en la parte izquierda de la casilla de Cuentas 0 que se
activa. All se debe registrar seguido de un ENTER el cdigo respectivo de seis (6) dgitos de
los cuales los cuatro primeros corresponden a 0410 en el caso de las Reservas de Apropiacin o
0510 en el caso de las Cuentas Por Pagar. Una vez registrado este cdigo, el sistema
automticamente codificar las casillas siguientes de la lista. Por ltimo damos click en OK
para grabar la modificacin.
5.
MANEJO DE BANCOS
En varias de las ventanas de aplicacin del manejo de bancos se utilizan conos que vale la
pena definir a continuacin:
Nuevo:

Guardar: Guarda las adiciones o modificaciones.
Opciones de Bsqueda
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PRADMA
P R A D M A
5.1.
CREACION DE BANCOS AUTORIZADOS
Antes de crear las cuentas bancarias en el sistema, es necesario definir y crear los bancos a los
que van a pertenecer dichas cuentas. Para esto debemos ingresar por la opcin Bancos
Bancos Autorizados.
Una vez ubicados en la ventana, damos un click en el cono NUEVO y registramos el cdigo de
dos (2) dgitos con el que se diferencia el banco que vamos a crear, preferiblemente el cdigo
que aparece en los recuadros pequeos de la parte superior de las chequeras. Luego el cursor
se ubica en la casilla Nombre para registrar all el nombre del banco que estamos creando.
Finalmente damos un click en el cono GUARDAR. De esta manera queda creado en el sistema
el Banco.
Para salir de la ventana Bancos, damos un click en SALIR u oprimimos la tecla ESC.
5.2.
CREACION DE CUENTAS BANCARIAS
Para poder crear una cuenta bancaria, a parte de haber verificado que exista el banco
autorizado, se requiere que el Contador o la persona encargada cree en el Catlogo del
Sistema, el nmero del cdigo contable que se le va a asignar a la Cuenta.
Luego ingresamos por la opcin Bancos Cuentas Bancarias y damos un click en el cono
NUEVO para ubicar el cursor en la primera casilla de la ventana (Banco) en la que se registra el
cdigo de dos (2) dgitos que se le asign al Banco Autorizado; despus el cursor se ubica en
forma automtica en la casilla Tipo De Cuenta para ingresar all el Nmero 1 si la cuenta es
Corriente, el Nmero 2 si la cuenta es de Ahorros o el Nmero 3 si la cuenta es de Fondos
Especiales.
Ahora queda activa la casilla en la que se registra el nmero de la Cuenta Bancaria que
estamos creando seguido de un ENTER y luego en la siguiente casilla se ingresa el cdigo
contable que se le haya asignado en el Catlogo, tambin seguido de un ENTER. Despus de
esto, si la cuenta tiene saldo inicial se registra en la casilla que se activa; si no, simplemente se
da un ENTER para ingresar la fecha de creacin de la cuenta (da/mes/ao) en el cuadro Fecha
Inicial. Ahora queda activa la casilla en la que se registra finalmente el Nombre de la Cuenta
Bancaria.
Una vez registrada la totalidad de los datos especificados anteriormente, se da un click en el
icono GRABAR. De esta manera quedar creada la cuenta en el sistema.
Para salir de la aplicacin se puede oprimir la tecla ESC o dar un click en el cono SALIR.
5.3.
REGISTRO DE CONSIGNACIONES BANCARIAS

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PRADMA
P R A D M A
Se ingresa por la opcin Bancos Registrar Consignaciones. Luego, utilizando el mouse
sealamos con un click en la casilla derecha de la ventana, el nmero de la Cuenta Bancaria a
la que se le va a ingresar la consignacin.
Una vez sealada la cuenta, se da un click en el icono Nuevo y se ingresa la fecha de
consignacin (da/mes/ao). Automticamente el cursor se ubicar en la casilla Valor de
Consignacin, en la que se registra, sin puntos ni comas a excepcin de los decimales, la cifra
consignada seguida de un ENTER. Despus se oprime la tecla TAB para ingresar en la casilla
que se activa el concepto de la consignacin. Finalmente se da un click en OK para grabar.
Al grabar una consignacin, el sistema le asigna en forma automtica un nmero de
consecutivo por cuenta y la almacena en la casilla izquierda de la ventana.
Para salir de la aplicacin se oprime la tecla ESC.
5.3.1. MODIFICACION DE CONSIGNACIONES
Las consignaciones ingresadas al sistema se pueden modificar en su valor o concepto. Para
esto se debe ingresar a la aplicacin respectiva (Bancos Registrar Consignaciones).
Luego utilizando el mouse damos un click en la casilla derecha de la ventana, sobre la cuenta
bancaria a la que pertenece la consignacin; tan pronto se seale la cuenta, a la izquierda de
la ventana aparecer el listado de la totalidad de consignaciones que se le han efectuado.
Ahora debemos dar un click en la casilla izquierda sobre la consignacin que se pretende
modificar, verificando los datos de sta en la parte inferior de la ventana. Una vez sealada,
se da un click en el icono Modificar lo cual activar la casilla Valor de Consignacin para ubicar
el cursor all con la ayuda del mouse. Despus se registra en dicha casilla la nueva cifra
seguida de un ENTER y se oprime la tecla TAB si se quiere cambiar el concepto; si no,
simplemente se da click en OK para grabar la modificacin.
Si lo que se pretende es eliminar una consignacin por haberse registrado en la cuenta
bancaria que no corresponda o porque la fecha es errnea, simplemente se realiza el proceso
anterior dejando la consignacin en cero (0) y se registra nuevamente en la cuenta o fecha
correctas.
5.3.2. REPORTE DE CONSIGNACIONES
Al ingresar a la ventana de registro de consignaciones, se da un click en el cono Reporte. All
se activarn las casillas en las que se ingresan respectivamente la fecha inicial y final del
periodo a consultar; luego se escoge la opcin de consulta (pantalla o impresora) y se da click
en OK. Realizando ste proceso se obtendr un informe organizado por cuenta bancaria y
consecutivo, de las consignaciones registradas en el sistema durante el periodo.
5.4.
REGISTRO DE TRASLADOS BANCARIOS

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PRADMA
P R A D M A
Se ingresa por la opcin Bancos Traslados Bancarios.
Una vez ubicados en la ventana respectiva, damos un click en el icono NUEVO.
Luego
utilizando el mouse sealamos con un click en el listado izquierdo de la ventana la CUENTA
ORIGEN del traslado y posteriormente damos click en el listado de la derecha sealando la
CUENTA DESTINO. Ahora se oprime la tecla TAB y se registra la fecha del traslado
(da/mes/ao), la cual una vez ingresada desplazar el cursor a la casilla Valor Traslado en la
que se registra, sin puntos ni comas a excepcin de los decimales, la cifra a trasladar seguida
de un ENTER.
Despus de lo anterior, el cursor quedar ubicado en la casilla Numero Cheque para escribir all
el nmero del documento con el cual se autoriz el movimiento bancario seguido de un ENTER.
Finalmente, si se quiere, se escribe el concepto del traslado y despus se oprime la tecla F2
para grabar.
Para salir de la aplicacin se da un click en el icono SALIR.
5.4.1. MODIFICACION DE TRASLADOS
En las modificaciones de traslados lo nico que est permitido por el sistema, es cambiar las
cuantas de los mismos. Para esto, se debe localizar el traslado utilizando las opciones de
bsqueda del sistema. Una vez ubicado en la pantalla, se da un click en el icono MODIFICAR y
con ayuda del mouse nos ubicamos en la casilla valor traslado para registrar all la nueva cifra
seguida de un ENTER. Despus se oprime la tecla F2 para grabar.
Si lo que se pretende es eliminar un traslado porque se registr en la cuenta bancaria que no
corresponda o porque la fecha es errnea, simplemente se realiza el proceso anterior dejando
el Valor a Trasladar en cero (0) y registrando un nuevo traslado con la fecha o cuentas
correctas.
5.5.
REGISTRO DE NOTAS DBITO Y CREDITO
Esta herramienta del sistema se utiliza para registrar los dbitos y crditos bancarios no
contemplados en los traslados, comprobantes de pago o consignaciones, ms especficamente
lo que tiene que ver con dbitos del 4 x 1000, chequeras, crditos de intereses financieros
entre otros. Se ingresa por la opcin Bancos Notas Bancarias.
Una vez ubicados en la ventana Notas y Ajustes, damos un click en el cono NUEVO y el cursor
quedar ubicado en la casilla donde se encuentra el listado de Cuentas Bancarias; all,
utilizando las teclas de desplazamiento del teclado, localizamos la Cuenta a la que se le debe
registrar el movimiento.
Luego de sealar la cuenta respectiva, oprimimos la tecla TAB para desplazar el cursor a la
casilla fecha donde ingresamos en su orden da, mes y ao; despus de esto el cursor se
ubicar automticamente en la casilla Debito para registrar all, sin puntos ni comas a
excepcin de los decimales, el valor correspondiente seguido de un ENTER. Luego el cursor
queda ubicado en la casilla N.Crdito donde podemos registrar tambin el valor del crdito si lo
hay seguido de un ENTER; si no, simplemente se oprime la tecla TAB hasta activar la casilla
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PRADMA
P R A D M A
Concepto para describir all la definicin y especificaciones necesarias del movimiento que se
est registrando. Finalmente oprimimos la tecla F2 para grabar.
Si se comete algn error en la seleccin de la cuenta bancaria, fecha o valor registrado antes
de grabar la nota, se puede oprimir la tecla ESC para cancelar la adicin y comenzar el proceso
de nuevo. Para salir de la aplicacin Notas y Ajustes, se da un click en el icono SALIR.
5.5.1. MODIFICACION DE NOTAS BANCARIAS
En las modificaciones de notas bancarias lo nico que est permitido por el sistema, es
cambiar las cuantas de los crditos o dbitos. Para esto, se debe localizar la Nota Bancaria
utilizando las opciones de bsqueda del sistema. Una vez ubicada en la pantalla, se da un click
en el icono MODIFICAR y el cursor queda localizado en la casilla Debito para registrar all el
valor que se requiera seguido de un ENTER. Luego el cursor se ubica en la casilla N.Crdito
para realizar el mismo proceso si se requiere. Despus se oprime la tecla F2 para grabar.
Si lo que se pretende es eliminar una nota bancaria porque se registr en la cuenta bancaria
que no corresponda o porque la fecha es errnea, simplemente se realiza el proceso anterior
dejando en cero (0) la casilla N.Dbito o N.Crdito, segn el caso. Despus se registra una
nueva nota con los datos correctos.
5.5.2. CONTABILIZACION DE NOTAS BANCARIAS
Las notas bancarias se deben ingresar a contabilidad utilizando una Radicacin de Documentos
como se especific en el Captulo 3.3.1. de este manual; en dicha radicacin, los crditos se
registran cruzando CAJA contra BANCOS y los dbitos se registran cruzando BANCOS contra
GASTO segn el caso. Estos movimientos si se quiere, se puede registrar mensualmente en
una sola nota contable en la que se tienen en cuenta los bancos que se afectaron; para
obtener el informe de la totalidad de notas bancarias del mes, ingresamos a la ventana Notas y
Ajustes y damos un click en el icono IMPRIMIR. All se activan las casillas de Periodo Consulta
para registrar el mes a consultar y se obtiene el informe por Pantalla o por Impresora segn se
requiera.
5.6.
REPORTES BANCARIOS
5.6.1. EXPEDICION DE SALDOS BANCARIOS

En este informe se pueden observar los saldos de todas y cada una de las cuentas bancarias
de la entidad a determinada fecha, organizado por bancos y orden numrico.
Se ingresa por la opcin Bancos Saldos Bancarios. Luego se oprime el cono Todas las
Cuentas y con el mouse nos ubicamos en la casilla fecha para registrar all la fecha de corte a
la que se pretenden ver los saldos de las cuentas. Despus esperamos a que aparezca la
ventana de opciones y se escoge la de salida del informe: pantalla o impresora y se da un click
en OK.
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PRADMA
P R A D M A
Si se quiere ver el saldo de una cuenta especfica, primero se debe sealar en el listado de
cuentas dando un click sobre la que se necesita y luego oprimiendo el icono Solo Cuenta actual
y se contina con el proceso.
Para salir de la aplicacin oprimimos la tecla ESC.
5.6.2. EXPEDICION DE LIBROS DE BANCOS
Para obtener los libros de bancos de cada cuenta, se debe ingresar por la opcin Bancos
Registrar Consignaciones. Despus utilizando el mouse, sealamos en el listado de cuentas
bancarias a la derecha de la ventana, la cuenta de la que se quiere expedir el Libro. Una vez
sealada, se da un click en el icono Libro y luego, con el mouse, ubicamos el cursor en la
casilla Periodo Consulta en la que se registra la fecha inicial y final del mes del que se solicita
el libro bancario.
Tan pronto se ingresa la fecha de reporte, se activa la ventana de salida del informe para
escoger la opcin que se requiera: Pantalla o impresora. Luego se da un click en OK y
se obtiene el respectivo libro de bancos. Para salir de la aplicacin se oprime la tecla
ESC.
Esta es la herramienta bsica del sistema para realizar las conciliaciones bancarias.
5.6.3. REPORTE DE INGRESOS DIARIOS
Este informe es la herramienta que se tiene para realizar los cruces de los recibos expedidos
por el sistema contra el efectivo recaudado y consignado en bancos; as es como se obtiene el
saldo en Caja al cierre de cada mes.
Se ingresa por la opcin Bancos Ingresos Diarios. All el cursor queda ubicado en la casilla
Fecha de Proceso en la que se registra la fecha inicial y final del periodo a verificar. Despus
de esto, se escoge la salida del informe (pantalla o impresora) y se recomienda que la forma de
consulta siempre sea consolidada sealando la opcin respectiva con un click en la parte
inferior de la ventana. Las dems aplicaciones se deben dejar tal como aparecen sealadas y
da un click en el cono Aceptar ubicado en la parte superior izquierda de la ventana.
El proceso de generacin del informe por parte del sistema puede tardar algunos minutos
dependiendo de la cantidad de informacin que se deba procesar. Una vez generado el
informe, se mostrar el movimiento de recaudo por das de cada rubro y consignaciones
registradas en cada cuenta bancaria.
En el rengln final de la ltima pgina del informe, aparecer el saldo en Caja del periodo
consultado. Si el saldo es positivo, significa que existen dineros sin consignar en bancos; pero
si es negativo, significa que hay mas recursos en bancos que en recibos, es decir, que existen
partidas consignadas a las cuales no se les ha hecho el respectivo ingreso a presupuesto.
Para salir de la aplicacin oprimimos la tecla ESC o damos un click en el icono Cancelar.
6.
OTRAS HERRAMIENTAS PARA MANEJO DE PRESUPUESTO Y PAGO DE CUENTAS

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PRADMA
P R A D M A
6.1.
CREACION CENTROS DE COSTO
Se podran definir como las reas de la Municipio de las cuales depende directamente el
manejo y responsabilidad del presupuesto. Los ms comunes son Administracin Central,
Concejo y Personera. Sin embargo, dependiendo de la organizacin que se tenga en el
Municipio se pueden crear los centros de costos que se requieran.
Se debe ingresar por la opcin Contabilizar Centros de Costo. Despus se da un click en el
icono Nuevo y en la casilla que se activa, se registra el cdigo de dos (02) dgitos que se le va a
asignar diferente a los ya existentes. Una vez registrado, automticamente se activa la
siguiente casilla en la que se escribe el nombre del centro de costo que se est creando.
Despus se da un click en OK para grabar.
Si se requiere cambiar el nombre de alguno de los centros de costo ya existentes, simplemente
se debe seleccionar con un click en la casilla izquierda de la ventana y luego oprimir el cono
Modificar; ahora con el mouse nos ubicamos en la casilla donde est el nombre, se suprimen
los datos all escritos y se escriben los nuevos dando click en OK posteriormente para grabar.
6.1.1. AUTORIZACION DE CENTROS DE COSTO
Por esta opcin se deben registrar los nombres de las personas encargadas de firmar las
solicitudes de disponibilidad presupuestal.
Se ingresa por Contabilizar Centros de Costo. Luego se debe sealar con un click sobre el
nombre, el centro de costo al que pertenece el funcionario a registrar; una vez sealado, se da
un click en el icono Autorizar y posteriormente en Agregar. Despus con el mouse nos
ubicamos a la izquierda de la casilla Cdula y se registra all el nmero de identificacin
seguido de un ENTER; automticamente se activa la siguiente casilla en la que se ingresa el
nombre del Autorizado y para finalizar se da un click en el cono Aceptar. De esta manera
quedar autorizada la persona registrada.
6.2.
REGISTRO DE INGRESOS SIN RECIBO
Con frecuencia se presentan casos en los que al finalizar el mes aparecen ingresos en los
bancos a los cuales no se les hizo recibo de caja. Para estos casos se cre una opcin en la
que se permiten realizar ingresos a los rubros de la ejecucin Activa directamente desde el
programa de presupuesto.
Se ingresa por la opcin Bancos Sin Situado. Despus en el listado de rubros presupuestales
ubicados a la izquierda de la ventana, se da un click sobre el artculo al que se le va a registrar
el ingreso; una vez sealado, damos un click en el cono Nuevo y registramos la fecha. Luego
automticamente se activa la casilla en la que se registra sin puntos ni comas a excepcin de
los decimales, el valor del recaudo seguido de un ENTER.
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PRADMA
P R A D M A
Ahora con un click se debe activar el recuadro de Caja y posteriormente oprimir la tecla TAB
para describir el concepto del recaudo; despus se oprime nuevamente TAB para registrar el
nmero de Nit del Municipio seguido de un ENTER. Finalmente, con un click se seala la clase
de recurso al que pertenece el recaudo y se da un click en OK para grabar.
Por cada ingreso registrado a cada rubro durante la vigencia, el sistema almacenar en lista los
datos en la casilla Consecutivos. Si se requiere modificar alguno de los datos ya ingresados, se
debe localizar en primer lugar el Artculo Presupuestal y posteriormente en el listado de
consecutivos localizar el que pretendemos cambiar, dando un click sobre ste. Despus se
oprime el icono modificar y con el mouse nos ubicamos sobre la casilla que deseamos cambiar
registrando los nuevos datos sobre los ya existentes. Para grabar los cambios se oprime el
cono OK.
Si lo que se pretende es anular un registro, se debe seguir el mismo procedimiento anterior
para localizar el ingreso y luego se oprime el cono Eliminar. Automticamente aparecer la
opcin de confirmar la anulacin del registro, lo cual se hace dando un click en Aceptar.
6.2.1. CONTABILIZACION DE INGRESOS SIN RECIBO
Para registrar en contabilidad los ingresos sin recibo, se debe elaborar una Nota Contable como
se especific en el Captulo 3.3.1. de este manual, en la que se cruzan INGRESOS contra CAJA.
6.3.
MANEJO DE TERCEROS
Esta es la herramienta del sistema en la que se manejan las bases de datos de la totalidad de
Nit y Cdulas registradas. Se ingresa por la opcin Contabilizar Manejo de Terceros. All
aparecer una ventana con el listado de terceros creados, en forma alfabtica.
Si se requiere crear un nuevo Tercero, se da un click en el icono Nuevo y se registra el nmero
de identificacin sin puntos ni comas seguido de un ENTER; en el caso de los Nit el guin del
DV se reemplaza por una coma (,). Luego se registra el nombre de la persona o entidad y
finalmente se da un click en el icono OK para grabar. Los dems datos que aparecen en la
pantalla, son adicionales y se diligencian solo si la entidad lo requiere.
Para modificar un Tercero ya existente, se debe sealar en el listado dando un click sobre el
nombre y luego oprimiendo el cono modificar. Slo se permite corregir el nombre o los datos
adicionales utilizando el mouse para ubicar el cursor en la casilla que se desee. Despus
dando click en OK se graba la modificacin.
Uno de los errores ms frecuentes en el manejo de terceros, es la duplicidad de nmeros de
identificacin a nombre de la misma persona. La forma de corregir esta falencia es verificando
que el Nit o Cdula correctos ya estn creados en el listado; de no ser as, se debe crear como
se especific anteriormente. Despus se debe tomar nota de los nmeros de identificacin
incorrectos apuntndolos exactamente como estn creados en la base de datos. Luego con un
click sealamos el nombre que contiene el Nit o Cdula correcto y oprimimos el icono Modificar
ubicando, con el mouse, el cursor en la casilla Nit a Corregir (anular) localizada en la parte
inferior derecha de la ventana; una vez sealada la casilla indicada, se registra all el Nit
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PRADMA
P R A D M A
incorrecto de la misma forma como est creado en la base de datos y damos un ENTER. Ahora
damos click en el icono OK para que el sistema adelante el proceso de reemplazo del Nit
incorrecto por el nmero correcto en todos los documentos en los que estaba registrado.
Para salir de la aplicacin oprimimos la tecla ESC.
6.4.
CREACION DE DEPOSITOS PROVISIONALES
Se ingresa por la opcin Parmetros Depsitos provisionales. All aparece la ventana en la

que figuran en orden de cdigo los descuentos o depsitos ya creados.
Para crear un nuevo descuento, lo primero que debe hacerse es verificar en el listado el ltimo
nmero de depsito creado. Despus se da un click en el icono Nuevo y el sistema activa la
casilla Cdigo en la que se registra el nmero de dos (02) dgitos diferente a los existentes, con
el que se diferenciar el descuento a crear, seguido de un ENTER. Luego se ingresa el nombre
del depsito y posteriormente, utilizando el mouse, se activa en los recuadros respectivos la
forma de aplicar el descuento segn el caso: Ingreso, significa que el depsito se afectar
desde el mdulo de recibos de caja; Retencin, significa que se aplica desde las ordenes y
comprobantes de pago; Certificado, significa que se debe incluir para los certificados de
Retencin expedidos por el sistema; No Redondear, significa que se descuenta en cifras reales
y no aproximadas a 1000. Si es necesario, se pueden activar las opciones anteriores en su
totalidad para un mismo descuento.
Finalmente, si el depsito tiene un porcentaje de retencin establecido y una base gravable, se
registran los datos en las casillas respectivas ubicadas en la parte inferior derecha de la venta;
si no, simplemente se da un click en OK para grabar. Para salir de la aplicacin se oprime la
tecla ESC.
6.4.1. MODIFICACION DE DEPOSITOS
Un depsito provisional se puede cambiar en todos sus aspectos a excepcin del cdigo que lo
diferencia de los dems. Para modificarlo se debe sealar con un click el nombre del
descuento en el listado y posteriormente oprimir el icono Modificar. Luego utilizando el mouse
nos ubicamos en la casilla que se requiera cambiar o desactivar y se oprime el cono OK para
grabar las modificaciones.
6.4.2. CODIFICACION CONTABLE DE DEPOSITOS
Para todos los procesos de interfase en contabilidad en los que estn involucrados los
depsitos, es necesario asignarle a cada uno de ellos un cdigo contable. Para esto se ingresa
por la opcin Parmetros Depsitos Provisionales.
Despus, en el listado de descuentos creados se debe sealar el depsito a codificar dando un
click sobre el nombre del mismo; ahora se da un click en el icono Modificar y con el mouse
ubicamos el cursor a la izquierda de la casilla Cdigo Contable en la que se registra el nmero
correspondiente seguido de un ENTER. Finalmente, se da un click en el cono OK para grabar la
codificacin.
El mismo proceso se debe adelantar con todos y cada uno de los depsitos.
42
PRADMA
P R A D M A
6.5.
CREACION DE RECURSOS DEL PRESUPUESTO
Los recursos del presupuesto son los que el sistema requiere en el momento de registrar el
presupuesto inicial de la Entidad o cualquier modificacin al mismo; son las rentas con las que
van enlazadas las apropiaciones de cada rubro presupuestal. Para ingresar se utiliza la opcin
Parmetros Recursos de Presupuesto.
Para verificar los recursos ya existentes se deben utilizar las opciones de consulta del sistema.
Si lo que se pretende es agregar uno mas, se da un click en el cono NUEVO y se registra el
cdigo de dos (02) dgitos diferente a los ya existentes; automticamente el cursor se ubicar
en la siguiente casilla en la que se ingresan mximo dos (2) letras con las que se identifica el
recurso y luego se describe la definicin o nombre del mismo. Finalmente se da un click en el
icono grabar.
Si se quiere modificar algn aspecto de un recurso existente, se debe localizar con la opciones
de bsqueda; luego se da un click en el cono MODIFICAR y utilizando la tecla TAB nos
desplazamos de casilla en casilla hasta ubicar la que se requiere cambiar y se sobrescriben los
nuevos datos. Despus se da un click en el icono GRABAR.
6.6.
CREACION DE RECONOCIMIENTOS
Los reconocimientos del sistema, son los saldos a favor del Municipio que quedaron pendientes
de recaudar a 31 de diciembre de cada vigencia y estn relacionados ms frecuentemente con
anticipos
de convenios, recursos FOSYGA, sobretasa a la gasolina, facturaciones de servicios pblicos,
entre otros. Debido a que estos son recursos que pertenecieron al presupuesto de ingresos de
la vigencia anterior y necesariamente se les debe expedir un recibo de ingreso, se les crea un
reconocimiento con el ttulo de cada cuenta por cobrar si se quiere.
Se debe ingresar por la opcin Parmetros Reconocimientos. Luego se da un click en el icono
Nuevo y se le asigna un nmero de dos (02) dgitos en la casilla Cdigo, seguido de un ENTER;
ahora se ingresa la fecha de creacin del reconocimiento en la que se recomienda registrar el
primer da de enero de la vigencia actual. Posteriormente se escribe el nombre que se le va a
asignar al reconocimiento y se oprime la tecla TAB para ingresar en la casilla respectiva el valor
total de la cuenta por cobrar, sin puntos ni comas a excepcin de los decimales, seguida de un
ENTER. Luego se da un click en OK para grabar.
6.6.1. CODIFICACION CONTABLE DE RECONOCIMIENTOS
Ingresando a la ventana respectiva, por Parmetros Reconocimientos, en el listado de los ya
creados se debe sealar el reconocimiento a codificar dando un click sobre el nombre del
mismo; ahora se da un click en el icono Modificar y con el mouse ubicamos el cursor a la
43
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P R A D M A
izquierda de la casilla Cdigo Contable en la que se registra el nmero correspondiente seguido
de un ENTER. Finalmente, se da un click en el cono OK para grabar la codificacin.
El mismo proceso se debe adelantar con todos y cada uno de los reconocimientos creados.
7.
REPORTES DEL SISTEMA
7.1.
RELATIVOS A PAGOS POR COMPROBANTE Y RETENCIONES
Son informes en los que se pueden obtener resmenes de los pagos que se han realizado a
travs de los comprobantes por determinado rubro presupuestal, reservas, cuentas por pagar o
depsitos segn el caso. Igualmente se pueden consultar los ingresos a cada depsito para el
pago de la retencin en la fuente y dems acreedores.
Se debe ingresar por la opcin Reportes Movimiento Presupuesto y Bancos. All aparecer la
ventana Giros Comprobantes en la que el cursor se encuentra ubicado en las casillas Periodo
de Consulta; en estas casillas se registra la fecha inicial y final del periodo dentro del cual
queremos consultar los datos. Despus el cursor quedar ubicado en la casilla Nmero Cuenta
en la que se ingresa el Nmero del Artculo Presupuestal, Cdigo de Reserva, Cuenta por Pagar
o Depsito a consultar segn el caso de acuerdo a las siguientes opciones:
Presupuesto: Muestra la relacin de comprobantes pagados a travs de determinado artculo
del presupuesto de gastos. Dentro de este informe se observa el nmero del comprobante,
cheque, la fecha de giro, el beneficiario y la cuanta pagada por el rubro consultado en la
casilla Numero Cuenta; si en esta casilla no se registr ningn nmero de artculo, el sistema
mostrar el movimiento de la totalidad de artculos del presupuesto.
Reserva: Muestra la relacin de comprobantes con los que se cancel una reserva
presupuestal determinada. Dentro de este informe se observa el nmero del comprobante, la
fecha de giro, el beneficiario y la cuanta pagada por la reserva consultada en la casilla Numero
Cuenta; si en esta casilla no se registr ningn cdigo, el sistema mostrar el movimiento de la
totalidad de las reservas presupuestales.
C x P: Muestra la relacin de comprobantes con los que se cancel una cuenta por pagar
determinada. Dentro de este informe se observa el nmero del comprobante, la fecha de giro,
el beneficiario y la cuanta cancelada por la cuenta por pagar consultada en la casilla Numero
Cuenta; si en esta casilla no se registr ningn cdigo, el sistema mostrar el movimiento de la
totalidad de las cuentas por pagar.
Depsitos: Muestra la relacin de pagos realizados a los acreedores de los depsitos o
descuentos del sistema, a travs de comprobantes de egreso. En el informe se observa el
nmero del comprobante, la cuenta bancaria, numero de cheque, fecha de giro, beneficiario
del pago y valor cancelado del descuento que se registre en la casilla Numero Cuenta; si en
esta casilla no se registr ningn cdigo, el sistema mostrar el movimiento de la totalidad de
los descuentos pagados en el periodo de reporte.
Retenciones: Este es el informe que se imprime para realizar los pagos de RETENCION EN LA
FUENTE ya que en este se observan todos y cada unos de los ingresos a los depsitos o
descuentos durante el periodo consultado. Si en la casilla Nmero Cuenta no se registra un
nmero de depsito especfico, el sistema mostrar los ingresos de todas las retenciones. Sin
44
PRADMA
P R A D M A
embargo, si el informe es requerido por Orden 1 se ver cada depsito con la relacin de
descuentos que le ingresaron en el periodo, discriminando nmero de comprobante, fecha,
cuenta bancaria, beneficiario y valor retenido en cada pago. La Orden 2 mostrar la relacin
de cada cuenta bancaria con los descuentos practicados a travs de los comprobantes
pagados por estas; este informe se utiliza para realizar los traslados bancarios necesarios a fin
de efectuar los pagos de retefuente y dems descuentos.
Giros Bancos: Muestra la relacin de pagos realizados a travs de los comprobantes por cada
cuenta bancaria durante un periodo determinado. En el informe se observa el nmero de la
cuenta por bancos, nmero de cheque, beneficiario, valor y nmero de comprobante de cada
giro. Si no registra un nmero de cuenta especfico en la casilla Numero Cuenta, en el informe
se vern los movimientos de la totalidad de las cuentas existentes en el sistema.
Operaciones Efectivas: En este informe se observarn los giros reales y efectivos del
periodo por vigencia actual, cuentas por pagar, reservas y depsitos, en los que se discriminan
cada uno de los pagos realizados especificando nmero de comprobante y cheque, fecha de
giro, beneficiario y valor real pagado, entre otros datos.
7.2.
LIBROS AUXILIARES DE CONTABILIDAD
Se ingresa por la opcin Reportes Auxiliares Contables. Luego se registra el periodo del cual
se quiere obtener el informe, ingresando en la primera casilla la fecha inicial y en la segunda la
fecha final. Despus el cursor se ubica en las casillas Rango en las que se ingresa el cdigo
contable del auxiliar a consultar; si se pretende obtener un informe sobre un solo auxiliar, se
debe registrar el mismo cdigo en las dos casillas seguidos de un ENTER. Si lo que se pretende
es obtener los auxiliares de un rango determinado (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, etc.)
se debe registrar en la primera casilla el cdigo del primer auxiliar del rango seguido de un
ENTER y en la siguiente, el cdigo del auxiliar final. Pero si lo que se pretende es imprimir o
consultar la totalidad de los Auxiliares Contables del Catlogo existente, las dos casillas de
Rango se deben dejar en blanco pasando de una a otra oprimiendo ENTER.
Luego, utilizando el mouse, sealamos la opcin en la que se quiere ver el auxiliar y finalmente
damos click en aceptar para generar la informacin. La ms comn y aconsejable dentro de
las opciones de los auxiliares, es la de Auxiliar por Cuenta.
7.3.
EXPEDICION DE INFORMES Y LIBROS DE CONTABILIDAD
Se ingresa por la opcin Reportes Libros e Informes Contables. Luego se registran la fecha
inicial y final del periodo a consultar (por meses). Despus, utilizando el mouse, se selecciona
la Clase de Reporte a expedir, el Nivel, la forma de expedir los Valores y si se incluyen o
excluyen las cuentas cero (0). Finalmente se da un click en ACEPTAR para generar el informe
respectivo.
Al generar cualquiera de los informes incluidos en el listado de Clase de Reporte, el sistema en
forma automtica crea un archivo plano en EXCEL con los datos que se hayan impreso o
consultado en ese momento. Para acceder a estos archivos, se debe ingresar a EXCEL y abrir
en la unidad C o en el Entorno de Red el archivo Pradma de la vigencia que se est consultado.
Luego se abre el archivo respectivo segn la siguiente definicin de cada uno de ellos:
45
PRADMA
P R A D M A
CLASE DE REPORTE
CGN-96-01
Balance de Prueba
Estado de Actividad
Balance General
Mayor y Balance
NOMBRE ARCHIVO PLANO

Cgn-001.xls
Balprueba.xls
Estado.xls
Balgener.xls
Mayor.xls
Una vez abierto el archivo respectivo, se debe guardar con otro nombre en la carpeta que se
desee, como Tipo Libro de Microsoft Excel.xls. Despus se le da el formato que se quiera para
presentar el archivo en medio magntico a la entidad que lo solicite.
7.4.
REPORTES DE COMPROBANTES DE PAGO
Esta opcin del sistema se utiliza en la mayora de los casos para obtener un informe a cerca
de los comprobantes se encuentran sin pagos en el sistema dentro de un periodo especfico.
Se debe ingresar por la opcin Reportes Relativos al Comprobante de Egreso. Despus se
registra la fecha inicial y final del periodo o mes a consultar. Finalmente, utilizando el mouse,
seleccionamos el tipo de informe que se requiere sobre los comprobantes y se da un click en
ACEPTAR.
7.5.
INFORME SOBRE PAGO DE CUENTAS A TERCEROS
Este informe se utiliza para conocer la cantidad de Cuentas o Registros Presupuestales que se
le han cancelado a determinado proveedor durante la vigencia.
Se debe ingresar por la opcin Reportes Movimiento x Tercero. Luego, en el listado de la
ventana que aparece se debe localizar el nombre de la persona o entidad de la que se requiere
el informe; se puede utilizar la opcin de bsqueda Ctrl F. Una vez localizado el Tercero, se
oprime la tecla ESC y se ingresa la fecha inicial y final del periodo sobre el que se requiere la
informacin; despus, utilizando el mouse, se selecciona la opcin Vigencia y la salida del
informe (pantalla o impresora). Por ltimo, se da click en ACEPTAR para generar el reporte.
7.6.
CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE
Como Su nombre lo indica, esta es la opcin que se utiliza para expedir los certificados de
retencin en la fuente exigidos por la DIAN a los proveedores y contratistas de la Entidad.
Antes de expedir el certificado se debe constatar que la persona o la entidad a la que se le va a
expedir, no est registrada ms de una vez en el listado de terceros del sistema. De ser as,
significa que el tercero est registrado con dos o ms nmeros de identificacin incorrectos.
En este caso se deben corregir antes de expedir el certificado, siguiendo el procedimiento
descrito al final del Captulo 6.3. de este manual.
46
PRADMA
P R A D M A
Para generar los certificados se ingresa por la opcin Reportes Certificados de Retencin.
Luego, en el listado de la ventana que aparece se debe localizar el nombre de la persona o
entidad de la que se requiere el certificado; se puede utilizar la opcin de bsqueda Ctrl F.
Una vez localizado el Tercero, se oprime la tecla ESC y se ingresa la fecha inicial y final del
periodo sobre el que se requiere la informacin; despus, utilizando el mouse, se selecciona la
opcin Ambos (recomendado) y la salida del informe (pantalla o impresora). Por ltimo, se da
click en ACEPTAR para generar el reporte.
7.7.
REPORTES SOBRE PAGOS DE COMPROMISO
Este informe se utiliza para saber si un registro presupuestal expedido ya ha sido cancelado o
no. En el reporte se observar el nmero del comprobante, la fecha, el beneficiario y el
concepto del pago si este ya se realiz; si no, en la ltima parte del reporte aparecer en Saldo
x Pagar el valor no cancelado del compromiso.
Se ingresa por la opcin Reportes Pagos de Compromiso. Luego se ingresa la fecha inicial y
final del periodo dentro del cual se quiere consultar; despus en la casilla respectiva se registra
el Nmero del Compromiso, seguido de un ENTER. Finalmente se selecciona la salida del
informe y se da un click en ACEPTAR.
7.8.
MOVIMIENTO POR DEPSITO
Se utiliza para conocer exactamente qu ingresos o pagos se han realizado durante un periodo
determinado, por un Depsito o Retencin.
Se debe ingresar por la opcin Reportes Movimiento x Depsito. Luego, en el listado de la
ventana que aparece se debe localizar el nombre del Depsito del que se requiere el informe;
se puede utilizar la opcin de bsqueda Ctrl F. Una vez localizado, se oprime la tecla ESC y se
ingresa la fecha inicial y final del periodo sobre el que se requiere la informacin; despus,
utilizando el mouse, se seleccionan las opciones de salida del informe y se da click en ACEPTAR
para generar el reporte.
8.
RENDICION DE INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL
8.1.
A CONTRALORIA
Antes de generar los informes respectivos, se deben adelantar una serie de procedimientos a
fin de actualizar la informacin registrada en el sistema.
Lo primero que debe hacerse es verificar que no existan comprobantes Sin Pago dentro del
trimestre a rendir, caso en el cual se le deben registrar los datos respectivos. Para esto se
debe expedir el informe especificado en el captulo 7.4. de este manual; si al generar el
informe el sistema muestra el mensaje No Existen Registros, significa que la totalidad de los
comprobantes del sistema tienen el pago ya registrado y no habra ningn inconveniente.
47
PRADMA
P R A D M A
Otro procedimiento indispensable es la conciliacin bancaria del sistema, donde se constata
que la totalidad de los movimientos del trimestre ya han sido registrados. Para realizar estas
conciliaciones por cuenta bancaria se expiden los libros de bancos como se explica en el
captulo 5.6.2. de este manual.
Finalmente se requiere realizar el cuadre de caja por meses a fin de verificar que la totalidad
de ingresos recaudados en el periodo se encuentran debidamente soportados mediante su
ingreso a presupuesto. Para adelantar este proceso se debe tener en cuenta el captulo 5.6.3.
de este manual.
Una vez adelantados correctamente los procedimientos anteriores, se procede a actualizar la
informacin presupuestal mes por mes del trimestre a rendir. Se ingresa por la opcin
Parmetros Actualizar Presupuesto. Luego, utilizando el mouse nos ubicamos en la parte
inferior izquierda de la ventana y registramos en la casilla respectiva el nmero del Mes a
actualizar (1 a 12). Las dems opciones de la ventana se deben dejar tal y como aparecen al
momento de abrirla. Despus se da un click en ACEPTAR y esperamos a que el sistema
actualice la informacin. Una vez actualizada, se realiza el mismo procedimiento con el mes
siguiente del trimestre hasta actualizarlos en su totalidad.
Despus ingresamos por la opcin Parmetros Actualizar Saldos y esperamos a que el
sistema corra el proceso indicado.
Ahora si se procede a imprimir cada uno de los informes que se requieran.
Se ingresa por la opcin Contralora. Luego se registran la fecha inicial y final del periodo a
consultar (por meses). Despus, utilizando el mouse se selecciona en la primera de las casillas
la clase de Reporte a expedir; las siguientes se dejan como aparecen. Luego se debe
seleccionar el formato en el que se quieren expedir las cifras (pesos o miles) y se da un click en
ACEPTAR para generar el informe respectivo.
Al generar cualquiera de los informes de Contralora, el sistema en forma automtica crea un
archivo plano en EXCEL con los datos que se hayan impreso o consultado en ese momento.
Para acceder a estos archivos, se debe ingresar a EXCEL y abrir en la unidad C o en el Entorno
de Red el archivo Pradma de la vigencia que se est consultado. Luego se abre el archivo
respectivo segn la siguiente definicin de cada uno de ellos:
CLASE DE REPORTE
1 Ejecucin Presupuestal Activa
2 Ejecucin Presupuestal Pasiva
3 Cuentas x Pagar
4 Reservas de Apropiacin
5 Bancos y Fondos Especiales
6 Depsitos Provisionales
NOMBRE ARCHIVO PLANO

Activa.xls
Pasiva.xls
CxP.xls
Reserva.xls
Bancos.xls
Depsito.xls
Una vez abierto el archivo respectivo, se debe guardar con otro nombre en la carpeta que se
desee, como Tipo Libro de Microsoft Excel.xls. Despus se le da el formato que se quiera para
presentar el archivo en medio magntico a la entidad que lo solicite.
8.2.
A CONTADURIA
48
PRADMA
P R A D M A
Antes de expedir los informes contables se debe actualizar la informacin del trimestre mes a
mes.
Se ingresa por la opcin Parmetros Actualizar Contabilidad. Luego, utilizando el mouse en la
parte superior derecha se debe activar el SI en Depreciar y en la parte inferior izquierda el NO
en Ingresos; las dems opciones de la ventana se deben dejar tal y como aparecen al abrirla.
Despus nos ubicamos en la casilla respectiva para ingresar el Mes a actualizar (1 a 12) y
luego se escoge la opcin Impresora (recomendado). Finalmente se da un click en ACEPTAR y
esperamos unos minutos a que el sistema actualice la informacin.
Una vez actualizada, se activa la opcin de imprimir el informe del resultado del proceso. En
este reporte deben aparecer en lista todos los procesos de contabilidad corridos por el sistema
con la frase Proceso Superado al frente de cada uno de ellos y en el ltimo rengln aparecer
el mensaje Registros Actualizados.
Esto significa que la informacin ha sido actualizada
correctamente.
En caso de existir algn error de comprobantes u rdenes de pago sin contabilizar, en el
reporte que se imprime se mostrarn los nmeros de cada uno de ellos o el error que se est
presentando en su momento para hacer las correcciones del caso. Despus de corregirlos se
debe correr nuevamente el proceso de actualizacin hasta obtener el informe correcto.
El mismo proceso se debe hacer con cada uno de los meses del trimestre a rendir. Finalmente
se actualizan los saldos por la opcin Parmetros Actualizar Saldos.
Luego se procede a generar los informes que se requieran del sistema, siguiendo los
procedimientos del captulo 7.3. de este manual.
49
PRADMA
P R A D M A
Bogot D.C., Abril 09 de 2005
Seores
ALCALDIA MUNICIPAL DE VIOTA
Atn: Srs Teseroria Municipal.
Ciudad
Apreciado(s) Seor(es):
Como parte integral del Suministro de la actualizacin del Software administrativo
presupuestal y financiero Pradma, hacemos entrega del manual de procedimientos.
Agradezco la atencin prestada.
Atentamente,
WILLIAM SUAREZ HIGUERA
---------------------------------
C.C.7.161.504 de Tunja
Nombre
Ingeniero de Sistemas
Fecha
50
PRADMA
P R A D M A
Bogot D.C., Abril 12 de 2005
Seores
ALCALDIA MUNICIPAL DE VILLAPINZON
Atn: Srs Tesorera Municipal.
Ciudad
presupuestal
financiero
PRADMA,
hacemos
entrega
del
manual
de
procedimientos.
Atentamente,
---------------------------------
Nombre
Fecha
51
PRADMA
P R A D M A
Bogot D.C., Junio 22 de 2005
Seores
ALCALDIA MUNICIPAL DE VELEZ
Atn: Tesorera Municipal.
Ciudad
presupuestal y financiero Pradma, hacemos entrega del manual de procedimientos.
Atentamente,
---------------------------------
Nombre
Fecha
52

Manual de Procedimientos

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Programa Integrado de Informacin

CREACION DE RUBROS PRESUPUESTALES

1.1.1. MODIFICACION Y ELIMINACION DE RUBROS

1.1.2. CODIFICACIN DE RUBROS PRESUPUESTALES PARA INTERFASE

1.1.2.1CODIFICACION DE RUBROS DE INGRESO

1.1.2.2CODIFICACION DE RUBROS DE EGRESO

REGISTRO DEL PRESUPUESTO INICIAL

1.3.1. ADICIONES PRESUPUESTALES

1.3.3. TRASLADOS PRESUPUESTALES

ELABORACION Y PAGO DE CUENTAS

ELABORACION DE SOLICITUDES DE DISPONIBILIDAD

EXPEDICION DE DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES

2.2.1 MODIFICACION DE DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES

2.2.2. ANULACION DE DISPONIBILIDADES Y SALDOS DE DISPONIBILIDAD

ELABORACION DE REGISTROS PRESUPUESTALES (COMPROMISOS)

2.3.1. MODIFICACION DE REGISTROS PRESUPUESTALES

2.3.1.1COMO CAMBIAR O ADICIONAR UN RUBRO A UN REGISTRO PRESUPUEST.

2.3.2. COMO ANULAR REGISTROS PRESUPUESTALES

2.3.3. OTRAS HERRAMIENTAS DE REGISTROS PRESUPUESTALES

ELABORACION DE RDENES DE SUMINISTRO O DE TRABAJO

2.3.3.3REPORTES DE EJECUCION POR ARTICULOS PRESUPUESTALES

2.4.1. ELABORACION DE RDENES DE PAGO

2.4.2. MODIFICACION DE RDENES DE PAGO

2.4.4. CONTABILIZACION DE RDENES DE PAGO

2.5.1. ELABORACION DE COMPROBANTES DE EGRESO

2.5.1.1CON ORDEN DE PAGO

SIN ORDEN DE PAGO

2.5.2. REGISTRO DE PAGOS EN COMPROBANTES

2.5.3. MODIFICACION DE COMPROBANTES

2.5.3.2CON ORDEN DE PAGO

SIN ORDEN DE PAGO

CON ORDEN DE PAGO

OTRAS HERRAMIENTAS DE CONTABILIDAD

MODIFICACION Y CREACION DE CUENTAS AUXILIARES EN CATALOGO

CODIFICACION DE CUENTAS PARA DEPRECIACION

REGISTRO DE NOTAS Y AJUSTES CONTABLES

3.3.1. ELABORACION DE NOTAS CONTABLES

3.3.2. MODIFICACION DE NOTAS CONTABLES

3.3.3. ANULACION DE NOTAS CONTABLES

CREACION DE TIPOS DE DOCUMENTOS PARA NOTAS CONTABLES

RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR PAGAR

CREACION DE RESERVAS Y CUENTAS POR PAGAR

CODIFICACION CONTABLE DE RESERVAS

CREACION DE BANCOS AUTORIZADOS

CREACION DE CUENTAS BANCARIAS

REGISTRO DE CONSIGNACIONES BANCARIAS

5.3.1. MODIFICACION DE CONSIGNACIONES

5.3.2. REPORTE DE CONSIGNACIONES

5.4.1. MODIFICACION DE TRASLADOS

REGISTRO DE NOTAS DEBITO Y CREDITO

5.6.1. EXPEDICION DE SALDOS BANCARIOS

5.6.2. EXPEDICION DE LIBROS DE BANCOS

5.6.3. REPORTE DE INGRESOS DIARIOS

OTRAS HERRAMIENTAS PARA MANEJO DE PRESUPUESTO Y PAGO

CREACION DE CENTROS DE COSTO

6.1.1. AUTORIZACION DE CENTROS DE COSTO

REGISTRO DE INGRESOS SIN RECIBO

6.2.1. CONTABILIZACION DE INGRESOS SIN RECIBO

CREACION DE DEPOSITOS PROVISIONALES

6.4.1. MODIFICACION DE DEPOSITOS PROVISIONALES

6.4.2. CODIFICACION CONTABLE DE DEPOSITOS PROVISIONALES

CREACION DE RECURSOS DEL PRESUPUESTO

6.6.1. CODIFICACION CONTABLE DE RECONOCIMIENTOS