Manual de Credito y Cobranza

Universidad
Tecnolgica de
Quertaro
Firmado digitalmente por Universidad Tecnolgica

de Quertaro
Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad
Tecnolgica de Quertaro, o=UTEQ, ou=UTEQ,
email=vcruz@uteq.edu.mx, c=MX
Fecha: 2014.10.16 10:46:32 -05'00'
UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE QUERTARO
Nombre del proyecto:
Manual de Crdito y Cobranza
Empresa:
MBO Proyectos Elctricos S.A. de C.V.
Memoria que como parte de los requisitos para obtener el titulo de:
INGENIERO EN INNOVACIN Y DESARROLLO

EMPRESARIAL
Presenta:
RENDN ARVIZU ALONDRA
Asesor de la UTEQ
Lic. Armando Durn lvarez
Asesor de la Organizacin
Ing. David Brcenas Oria
Santiago de Quertaro, Qro. Octubre 2014
Resumen
Siendo que el principal objetivo del departamento de Crdito y Cobranza es

Minimizar el riesgo en las operaciones de crditos a fin de evitar que las
cuentas por cobrar corran el riesgo de caer en morosidad alta la presente
est elaborada con el objetivo primordial de proporcionar un instrumento
eficiente que sirva de apoyo al desempeo del proceso de crdito y
cobranza desde la recepcin de solicitudes del cliente para acreditar el
otorgamiento de las diferentes lneas de crdito que la empresa brinda, el
anlisis de los documentos que se nos proporcionan as como la integracin
de expedientes y finalizando en la recuperacin de los saldos estableciendo
procedimientos y polticas para evitar un alto margen de morosidad o cartera
vencida. Se utiliz el mtodo de observacin directa sobre los procesos
actuales ya que no existe un manual previo y la metodologa de
investigacin para la elaboracin del manual que tendr como beneficio a la
empresa homogeneizar sus procesos en ambas sucursales y tener un
control ms adecuado sobre en su departamento, lo anterior se ver
reflejado un mejor control de sus cuentas a crdito, toma de decisin con
fundamentos, reduccin de su cartera vencida y una mejor administracin de
sus recursos financieros.
(Palabras clave: Riesgo, anlisis, proceso, crdito, cobranza)
Summary
A project for the MBO Proyectos Elctricos S.A. de C.V. enterprise was
presented in the area of credit and collections with the main objective of
giving homogeneity to the processes of the branches of Leon and Queretaro.
For the preparation of the manuals procedures and policies an investigation
was elaborated from different manuals that relate to credit and collections
from other companies, books, private companies and public companies. For
the prejudicial and judicial collection and contracts credit line an investigation
was necessary based on Mexican Laws. In this professional practice I
learned the responsibility of the area, honesty and teamwork, and the
importance of keeping me in a constant learning.
Dedicatorias
Mi esposo
Adn Mandujano Prez por su inmenso cario y amor, por el apoyo y la motivacin
que me brinda para salir adelante cada da; por sus consejos y su compaa. Por ser
un ejemplo para m por su perseverancia y alegra. Gracias amor.
A mi hija
Iris Madelyne Mandujano Rendn, que su sonrisa y su alegra es el motor de cada
da de mi vida, porque eres t la ms grande bendicin que Dios me ha dado en esta
vida. Gracias por existir ni mi nia.
Agradecimientos
Mis padres, Mara Dominga Arvizu Saldaa y Federico Rendn Martnez

pues gracias a ellos, su apoyo, consejos y valores que me brindaron, soy
una persona de bien y de provecho en esta sociedad; les agradezco la
educacin que me han brindado, pues el cario de nuestros padres y una
buena educacin son el mejor legado que uno pudiera tener.
Mis hermanos Kassandra y Jorge Emilio, por esos momentos de alegra y
emocin, por crecer con migo y a mi lado, por esas sonrisas que me brindan
y el cario que me proporcionan.
Mis Maestros a todos y cada uno de ellos, por su apoyo y los conocimientos
brindados para hacerle frente a la vida, por ser ejemplos a seguir para mi
persona,
Lic. Armando Duran lvarez por su gua y apoyo para la conclusin de mi
estada profesional.
A los Ingenieros David Brcenas Oria y Nataniel Ugalde Morales, por
brindarme la oportunidad de realizar mi proyecto de estada, por sus
consejos y sugerencias para este trabajo, les agradezco su amabilidad y su
compaerismo pues no solo me llevo una enseanza ms, me llevo un grato
recuerdo de aquellos con los que conviv en esta etapa de mi vida.
ndice
Resumen ....................................................................................................... 2
Summary ....................................................................................................... 3
Dedicatorias.................................................................................................. 4
Agradecimientos .......................................................................................... 5
ndice ............................................................................................................. 6
I
INTRODUCCIN ...................................................................................... 9
II ANTECEDENTES ................................................................................... 11
2.1 Antecedentes del proyecto ............................................................... 11
2.2 Antecedentes histricos de la empresa ........................................... 14
2.3 Misin .................................................................................................. 15
2.4 Visin .................................................................................................. 15
2.5 Organizacin ...................................................................................... 16
III JUSTIFICACIN ..................................................................................... 19
IV OBJETIVOS ........................................................................................... 20
V ALCANCE .............................................................................................. 21
VI ANLISIS DE RIESGOS ........................................................................ 23
VII FUNDAMENTACIN TERICA ............................................................ 24
7.1 Los Manuales ..................................................................................... 24
7.1.1 El Manual de Procedimientos ................................................... 25
7.1.2 Ventajas de contar con manuales de procedimientos....26
7.1.3 Criterios para Elaboracin de Manuales de Procedimientos 27
7.1.4 Recomendaciones generales de presentacin ......................... 29
7.1.5 Revisin, aprobacin, distribucin e implantacin .................... 30
6
7.1.6 Actualizacin ............................................................................ 30

7.2 El Crdito ............................................................................................ 30
7.2.1 Tipos de crdito ........................................................................ 32
7.2.2 Crdito revolvente y lnea de crdito: ....................................... 33
7.3 La Evaluacin del Crdito ................................................................. 34
7.3.1 El proceso general de la evaluacin ......................................... 35
7.4 La cobranza ........................................................................................ 37
7.4.1 PROCESO GENERAL DEL COBRO........................................ 38
VIII PLAN DE ACTIVIDADES ...................................................................... 46
IX RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS ........................................... 47
9.1 Recursos Materiales .......................................................................... 47
9.2 Recursos humanos ............................................................................ 47
9.3 Recursos financieros ......................................................................... 47
9.4 Tcnicas .............................................................................................. 48
X
DESARROLLO DEL PROYECTO ........................................................ 49
10.1 El Departamento de Crdito y Cobranza ........................................ 49

10.1.1Objetivos del Departamento de crdito y cobranza ................. 50
10.2 Anlisis del crdito .......................................................................... 51
10.2.1 Aspectos Fundamentales ....................................................... 51
10.2.2 Aspectos Cuantitativos .......................................................... 52
10.2.3 Aspectos Cualitativos ............................................................ 54
10.3 Distribucin Crediticia ..................................................................... 55
10.4 Polticas aplicables para el otorgamiento del crdito ................... 56
10.4.1 Documentacin ....................................................................... 56
7
10.4.2 Peticin de Aumento de la lnea de crdito ............................ 57

10.4.3 Disminucin de lnea de crdito .............................................. 58
10.4.4 Suspensin de lnea de crdito y cobranza judicial ................ 58
10.5 Proceso de crdito y cobranza ....................................................... 59
10.5.1 La solicitud .............................................................................. 59
10.5.2 Verificacin de Datos .............................................................. 61
10.5.3 Aplicacin de ratios financieros .............................................. 62
10.5.4 Notificacin al cliente y contrato ............................................. 63
10.5 La cobranza ...................................................................................... 64
10.6 Cobranza extrajudicial y Judicial .................................................... 66
10.7 Desarrollo del manual ...................................................................... 66
XI RESULTADOS OBTENIDOS .............................................................. 115
XII Conclusiones y Recomendaciones .................................................. 116
12.1 Conclusiones .................................................................................. 116
12.2 Recomendaciones.......................................................................... 117
XIII ANEXOS
XIV BIBLIOGRAFA
Captulo I
Introduccin
Al presente lector, en esta tesis usted podr observar la elaboracin de un

Manual de Crdito y Cobranza para la empresa MBO Proyectos Elctricos
S.A. de C.V.
La empresa es de nueva creacin por lo cual es importante establecer las

bases primordiales para su operacin debido que sta ha tenido un
crecimiento acelerado en los ltimos aos gracias a la aceptacin del
mercado por sus productos y la calidad de los mismos,
La administracin de la empresa y el departamento de ventas asignaron

como proyecto de estada al becario en curso la elaboracin de un Manual
de Crdito y Cobranza
debido a que en la empresa se desarrollaba el
evidente problema que ocasionaba la falta de controles administrativos tanto

para el otorgamiento de crditos como para el cobro de los mismos lo cual
ocasiono un alto margen de cartera vencida.
El atraso en los pagos de los clientes ocasiona que estas cuentas caigan en
cartera vencida y aunque la empresa tiene altas ventas, si no se recupera
los recursos financieros en crdito esto conlleva consecuencias financieras
para la empresa como problemas de liquides para cubrir sus pasivos

inmediatos.
En los primeros 6 Captulos usted encontrara informacin ms detallada

sobre la empresa as como sus antecedentes forma administrativa y los
inconvenientes que han dado origen a la elaboracin del manual
y los
objetivos y metas que se cubrirn con el mismo y los beneficios que conlleva
para la organizacin.
En el Captulo 7 podr observar una investigacin metodolgica sobre los

procesos generales para otorgamiento de crditos y cobranza en general,
informacin que sirve de base para establecer controles administrativos en el
proceso de crdito y cobranza en la empresa MBO
En los Captulos 8 y 9 podr observar la planeacin de recursos para el

trmino del proyecto y en el Captulo 10 el resultado final de la estada
laboral, la culminacin del Manual de Crdito y Cobranza que ser aplicable
a ambas sucursales Len y Quertaro.
10
Captulo II
Antecedentes
2.1 Antecedentes del proyecto
La Universidad Tecnolgica de Quertaro brinda a sus alumnos un modelo

educativo 70% prctico 30% terico por lo cual el alumno es capaz de
desenvolverse en empresas del sector industrial, financiero, comercial u
organismos gubernamentales, est capacitado para desarrollar herramientas
que optimicen los recursos financieros y humanos que apoyen en la
consolidacin de la empresa as como el desarrollo de planes comerciales
que mejoren la competitividad de la organizacin en el mercado.
La estada, brinda a los alumnos la oportunidad de aplicar los conocimientos

adquiridos durante su carrera y la posibilidad de adquirir experiencia tanto en
los sectores pblicos como privados al desarrollar proyectos que permitan al
alumno involucrarse en el funcionamiento de la empresa.
La empresa MBO Proyectos Elctricos con una antigedad de 3 aos es una

Pyme dedicada a la produccin y comercializacin de productos de acero y
concreto para la industria de la construccin adems de proporcionar el
servicio de transportacin de carga. Actualmente cuenta con 8 empleados,
una pequea planta de produccin en la ciudad de Len Guanajuato y dos
11
puntos de venta (Quertaro y Len), sus principales productos se dividen en

tres lneas siendo 1.-Concreto Polimrico, 2.-Concreto Hidrulico y 3.Servicio de Transporte de Carga,
La empresa ha tenido un proceso de crecimiento acelerado en el ltimo ao

por lo que en ste momento desea concretar sus procedimientos
administrativos para el crecimiento que se prev a futuro. La empresa
precisa consolidar los manuales administrativos y de procedimientos acordes
a las actividades que realiza.
La principal funcin de un manual, es permitir que todas las tareas y

procedimientos, as como la informacin relacionada sean totalmente
consultables para atender los requerimientos de la empresa y pueda
tomarse como gua en cualquier proceso de verificacin.
El departamento de crdito y cobranza es un rea de fundamental y de vital

importancia para el funcionamiento de las empresas, ya que en ste
departamento se analiza toda la informacin econmica que brinda el cliente
para poder otorgarle el benefici de una lnea de crdito; este beneficio
otorga al cliente una flexibilidad para realizar sus compras y un margen ya
establecido en ventas a crdito permitidas, al llevar el proceso de cobranza
el departamento debe procurar mantener un margen de cartera vencida muy
bajo ya que un alto ndice en la morosidad de los clientes puede repercutir
12
en los ndices de liquidez y solvencia de la empresa impactando a largo

plazo en la rentabilidad de la misma.
Tomando en cuenta lo anterior se asigna al becario en curso la elaboracin

de un manual de crdito y cobranza el cual brindar homogeneidad a la
forma de proceder en ambos puntos de venta (Len y Quertaro), para llevar
a cabo la elaboracin e implementacin del manual se establecern polticas
de actuacin para otorgar lneas de crdito a los clientes acorde a su
capacidad de pago, se analizarn los lineamientos aplicables a aumento,
disminucin, suspensin o cancelacin de las lneas en base al anlisis de
los pagos de los clientes.
Se realizar un proceso de cobranza en base a las necesidades de la

empresa, estableciendo das de cobro, , elaboracin de criterios aplicables,
das de gracia para el vencimiento de las facturas, cartas de notificacin de
pagos vencidos, as como formatos de ltimo aviso de cobro y en qu
momento se ha de turnar la cobranza a un proceso extrajudicial o judicial,
para ello es importante tener una asesora legar al momento de la
elaboracin de las normativas y los contratos a que sern sujetas ambas
partes (cliente y empresa).
13
2.2 Antecedentes histricos de la empresa
Con el conocimiento previo sobre la comercializacin de productos de acero

y concreto para la construccin, un grupo de emprendedores visualizan un
mercado potencial y en continuo crecimiento para estos productos tomando
la decisin en junio de 2011 de conformar un pequeo negocio dedicado a la
comercializacin de los mismos.
La empresa tiene un crecimiento favorable y en el ao 2012 se tiene la

iniciativa de ampliar su giro de comercializacin a la fabricacin de los
mismos. A comienzos del ao 2013 con la integracin de 4 nuevos socios y
la apertura de una pequea planta se inician procesos operativos y la
empresa se consolida como personal moral con razn social
de MBO
Proyectos Elctricos S.A de C.V.
En el ao 2014 con la compra de maquinaria y equipo MBO Proyectos

Elctricos se transforma en una empresa de produccin, comercializacin y
distribucin de productos de acero y concreto para la construccin
ofreciendo tres lneas principales de productos que son:
1. Concreto hidrulico
2. Concreto polimrico
3. Servicio de Transporte de Carga.
14
2.3 Misin
MBO PROYECTOS ELCTRICOS somos una empresa dedicada a brindar

soluciones a la industria de la construccin a travs de la produccin,
distribucin y comercializacin de productos de concreto y acero de la ms
alta calidad cumpliendo todas las normatividades vigentes, satisfaciendo y
superando las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
En MBO PROYECTOS ELCTRICOS creemos que adems de nuestros

productos el servicio es una parte integral para nuestros clientes por tal
hacemos de este uno de nuestros principales valores. Todo esto en un
marco de eficiencia y desarrollo continuo con beneficios para nuestros
clientes, proveedores y colaboradores.
(Manual de Recursos Humanos, MBO Proyectos Elctricos Junio 2014)
2.4 Visin
Ser la empresa lder en el ramo de produccin y comercializacin de

productos de concreto y acero con un excelente servicio, brindando
productos de la ms alta calidad acordes con las necesidades de la industria
de la construccin siendo una empresa innovadora y con un alto sentido de
responsabilidad social.
(Manual de Recursos Humanos, MBO Proyectos Elctricos Junio 2014)
15
2.5 Organizacin
Direccin General:
Coordinar las actividades de la empresa para revisar, y en su caso, modificar
la normatividad interna que conduzca a una mayor eficiencia operativa.
Planificar, dirigir y coordinar el funcionamiento general de la empresa con la
asistencia de los Jefes de cada rea. Evaluar las operaciones y los
resultados obtenidos y en su caso informar a los socios de los sucesos
relevantes de la empresa.
Contabilidad:
Llevar a cabo el proceso contable de las operaciones presupuestales y
financieras realizadas por la Empresa de forma actualizada, veraz y
oportuna brindando informacin competente para una adecuada toma de
decisiones por parte de los directivos.
Administracin:
Coordinar todas las actividades y trmites con las autoridades competentes
en la materia (Gobierno del Estado, Secretaria de Salubridad, Proteccin
Civil, etc.)
16
Recursos Humanos:
Reclutar, Seleccionar y Contratar el personal que cumpla con los
requerimientos especificados para la satisfaccin de las necesidades de la
empresa.
Brindar capacitacin, adiestramiento, desarrollar programas, cursos y toda
actividad que vaya en funcin del mejoramiento de los conocimientos del
personal y llevar la administracin de los sueldos y salarios as como las
prestaciones que a estos corresponda.
Crdito y Cobranza:
Controlar las fechas de cobro de las cuentas para liquidar a tiempo a los
deudores, efectuar los crditos que considere convenientes as como los
requisitos para poder realizarlos.
Cuentas por Pagar:

Controlar las fechas de pago de las cuentas para liquidar a tiempo las
deudas que se tienen con los diferentes acreedores.
Compras Generales
Realizar el proceso de adquisicin de materiales que requiera la empresa
as como llevar a cabo controles administrativos de rdenes de compra y su
seguimiento
17
Produccin
Solicitar y controlas el material del que se va a trabajar.
Determinar la secuencia de las operaciones, las inspecciones y los mtodos,
as como de asignar tiempos, programar y llevar el control del trabajo para
lograr la satisfaccin del cliente.
18
Captulo III
Justificacin
MBO Proyectos Elctricos S.A. de C.V. es una empresa de nueva creacin

por lo cual requiere de la elaboracin de manuales administrativos y
operacionales que reflejen paso a paso el funcionamiento de la empresa.
La elaboracin de un Manual de Crdito y cobranza permitir establecer

polticas para otorgar lneas de crdito a los clientes y los lineamientos para
su cobro adems de evitar altos mrgenes en cartera vencida y dar
homogeneidad en la forma de proceder para los dos puntos de venta que se
tienen (Len y Quertaro).
Durante el ao 2014 se implementar el uso de SAE en la empresa lo que

permitir una mejor administracin de la cartera de crdito, por lo anterior es
necesario tener claramente establecidos todos los procesos relacionados a
sta rea para coadyuvar a una optimizacin en la recuperacin de saldos.
19
Captulo IV
Objetivos
Los principales objetivos que debern efectuarse durante el proceso de

estada en la empresa son los siguientes:
Elaborar un Manual de Crdito y Cobranza para la empresa MBO

Proyectos Elctricos en los meses de mayo a agosto del ejercicio
2014.
Proporcionar una herramienta que plasme los lineamientos bajo los

cuales se realizan los prstamos a los clientes y las polticas
aplicables a los cobros de los mismos.
Elaborar procedimientos de cobranza que disminuyan la cartera

vencida en un margen mnimo de 10% durante los siguientes 2
meses.
Realizar alimentacin en las bases de datos de SAE para su

implementacin en el ejercicio 2014
Implementar el manual de Crdito y Cobranza en ambos puntos de

venta en agosto 2014
20
Captulo V
Alcance
El desarrollo del proyecto se lleva a cabo en la empresa MBO Proyectos

Elctricos S.A. de C.V. y ser aplicable a las sucursales de Len y Quertaro
por igual, la nica variante ser la proporcin del lmite de crdito a otorgar,
asignando del lmite total (Un milln de pesos 00/100 M.N.) un 80% para la
sucursal de Len y un 20% para la sucursal de Quertaro.
El manual de procesos a elaborar es aplicable nicamente para el

departamento
de
Crdito
y Cobranza,
ya
que
precisamente ste
departamento es el encargado de llevar la gestin de los procesos que se

han de describir en el manual.
El contenido del manual reflejara ambos procesos desde el momento en que

el cliente realiza su solicitud de lnea hasta el momento en que se liquida la
deuda adquirida por el mismo.
Para desarrollar el Manual de Crdito y cobranza es necesario proseguir con

las siguientes fases.
Anlisis del proceso actual de la empresa (debido a que la empresa

no cuenta actualmente con un manual se observar, documentar y
21
registrar los procedimientos detallados para el otorgamiento de

crditos y la cobranza as como la elaboracin de sus respectivos
diagramas de flujo.
Anlisis de las polticas y requerimientos para otorgar crditos a los

clientes (se planea realizar 3 categoras de lneas de crdito con un
tope mximo total a cartera de $1000.000.00 Un milln de pesos
00/00 M.N.)
Elaborar documentos aplicables (formatos de cartas de cobro,

contrato de lnea, solicitudes de crdito, etc.)
Elaborar medidas que procuren evitar altos mrgenes de cartera

vencida y disminuir el volumen actual.
El tiempo de elaboracin del proyecto es de un promedio de 3 meses

contando con la asesora del personal de ventas, crdito y cobranza as
como asesora externa para la elaboracin de documentos de carcter legal
(contratos)
22
Captulo VI
Anlisis de Riesgos
Riesgos de implementacin y seguimiento

Durante la implementacin se considera que el manual debe aplicar a las
sucursales de Len y Quertaro por igual para dar lugar a la homogeneidad
en sus procesos, por lo que los riesgos principales seran.
Que haya discrepancias en el seguimiento de los procesos dando

lugar a diferencias en las sucursales que podran incurrir en gastos
financieros o un mayor riesgo crediticio.
Que no exista una constante comunicacin entre ambas sucursales a

fin de validar si existen cambios significativos para realizar una
actualizacin al manual de Crdito y Cobranza lo cual ocasionara una
desactualizacin del mismo y falta de confiabilidad de la informacin.
23
Captulo VII
Fundamentacin Terica
7.1 Los Manuales
Es comn que las empresas Grandes o Internacionales tengan manuales de

procedimientos muy grandes y bien definidos, y con manuales por cada
departamento o rea. Esto es realmente necesario, solo imaginen controlar
en todo el mundo a mas de 1500 empleados o 3 mil o ms, por ello es
necesario que todas las actividades sean entendibles en todo el mundo
obvio en diferentes idiomas.
Muchas PYMES no cuentan con manuales de procedimientos, sobre todo

cuando una empresa pequea inicia o aun llevando tiempo laborando debe
estrictamente llevar uno, ya que al momento en que la empresa crece entran
en conflictos cuando hay reclutamiento y seleccin ya que es mas
complicado encontrar a la gente adecuada en el puesto adecuado si no
estn
especficamente
establecidas
las
actividades,
prioridades,
responsabilidades, limitantes, entre otras de cada puesto y persona
24
7.1.1 El Manual de Procedimientos
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el

quehacer cotidiano de las diferentes reas de una empresa. En los
manuales de procedimientos son consignados, metdicamente tanto las
acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las
funciones generales de la empresa.
Es decir, el Manual de Procedimientos reviste una gran importancia en el

actuar de las empresas, ya que contienen la informacin necesaria para
llevar a acabo de manera precisa y secuencial, las tareas, y actividades
operativas que son asignadas a cada una de las unidades administrativas,
de la misma forma, determina la responsabilidad e identifica los mecanismos
bsicos para la instrumentacin y el adecuado desarrollo, con el propsito de
generalizar y unificar los criterios bsicos para el anlisis de los
procedimientos que realicen las distintas unidades administrativas de la
empresa, sealando lo que se pretende obtener con la ejecucin de los
mismos.
Adems, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y

secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lgico y
en un tiempo definido; los procedimientos, en cambio, son una sucesin
cronolgica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que
25
constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un mbito

predeterminado de aplicacin.
Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del

personal, la determinacin de los tiempos de realizacin, el uso de recursos
materiales, tecnolgicos y financieros, la aplicacin de mtodos de trabajo y
de control para lograr un eficiente
y eficaz desarrollo en las diferentes
operaciones de una empresa.
7.1.2 Ventajas de contar con manuales de procedimientos
Las ventajas de con manuales de procedimientos es que al ser instrumentos

administrativos nos ayudan en los siguientes casos:
Compendiar
en
forma
ordenada,
secuencial
detallada
las
actividades que realiza una dependencia, as como los formatos a

utilizar.
Establecer de manera formal los mtodos y tcnicas de trabajo que
deben seguirse para la realizacin de las actividades de las unidades
administrativas o entidad
Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.
Auxilian en la induccin al puesto.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
26
Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.

Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se
siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un
flujo eficiente de la informacin.
Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al
personal.
Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,
omisiones y desempeos de los empleados involucrados en un
determinado procedimiento.
Son guas del trabajo a ejecutar.
Auxiliar al analista de procedimientos, en la revisin y simplificacin
de los mismos.
Conocer de manera detallada, el funcionamiento interno de las
unidades administrativas en el desempeo de sus tareas.
Servir de base para programas de modernizacin administrativa.
7.1.3 Criterios para Elaboracin de Manuales de Procedimientos
De acuerdo con Martn G lvarez Torres (1996) para elaborar correctamente

un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
1. Definir el contenido:
27
Introduccin.
Objetivos.
reas de aplicacin.
Responsables.
Polticas.
Descripcin de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminologa.
2. Recopilacin de informacin.
3. Estudio preliminar de las reas.
4. Elaboracin de inventario de procedimientos.
5. Integracin de la informacin.
6. Anlisis de la informacin.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisin
de
objetivos,
mbito
de
accin,
polticas
reas
responsables.
9. Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los
procedimientos.
Las fuentes de informacin ms comunes son:
Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.
28
Los mtodos para compilar la informacin son:

Encuestas.
Investigacin documental.
Observacin directa.
7.1.4 Recomendaciones generales de presentacin
Observando los Manuales de Polticas y Procedimientos de Agencias

Gubernamentales y de acuerdo a las nuevas polticas del ISO, se toma en
cuenta que la presentacin del manual tambin es un punto muy importante
en su elaboracin, para lo cual hay que considerar:
Logotipo.
Nombre de la empresa.
Lugar y fecha de elaboracin.
Responsables de la revisin y autorizacin.
ndice con la relacin de captulos que forman el manual.
Cartula, portada, ndice general, introduccin, parte sustancial del
manual, diagramas y anexos.
Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisin y
actualizacin en tamao carta u oficio.
Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas.
Utilizar separadores de divisiones para los captulos y secciones del
manual.
29
7.1.5 Revisin, aprobacin, distribucin e implantacin
Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
informacin est completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.
El responsable de cada rea de la empresa debe aprobar el contenido para

su impresin, difusin y distribucin con los ejecutivos y empleados que
deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal
encargado de realizar las actividades.
7.1.6 Actualizacin
Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados

mediante revisiones peridicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la
operacin.
7.2 El Crdito
De acuerdo al Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola la

palabra crdito proviene del latn credititus (sustantivacin del verbo credere:
creer), que significa "cosa confiada". As "crdito" en su origen significa entre
otras cosas, confiar o tener confianza. Se considerar crdito, el derecho
30
que tiene una persona acreedora a recibir de otra deudora una cantidad en
numerario para otros.
De acuerdo al artculo Todo Crdito y cobranza publicado en http://

creditosycobranzasdinero.blogspoot.mx/
Tambin se puede definir a el crdito como una operacin financiera

donde una persona presta una cantidad determinada de dinero a otra
persona llamada "deudor", en la cual este ltimo se compromete a
devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido segn las
condiciones establecidas para dicho prstamo ms los intereses
devengados, seguros y costos asociados si los hubiera.
En general es el cambio de una riqueza presente por una futura, basado en

la confianza y solvencia que se concede al deudor. El crdito, segn algunos
economistas, es una especie de cambio que acta en el tiempo en vez de
actuar en el espacio. Puede ser definido como "el cambio de una riqueza
presente por una riqueza futura".
Por lo tanto se puede decir que si un granjero vende 10 vacas a otro

individuo y ste se compromete a pagarlos en 60 das, se entiende que fue
una venta a crdito liquidable a un plazo de 60 das y que de no liquidar
sta deuda en el plazo establecido se empezar a generar inters por
morosidad.
31
7.2.1 Tipos de crdito
Dentro del sistema financiero existen diversos tipos de crdito, adecundose

a cada necesidad, de acuerdo al Manual de Crdito y Cobranza para Grupo
Maya y Asociados S.A. de C.V. pg, 18 y la clasificacin de los crditos de
Roberto Arreola (Financiero.com.mx pgs. 1, 2 y 4) podemos encontrar que
entre los ms apreciables se encuentran los tipos de crdito siguientes:
Crditos comerciales: son otorgados a personas tanto naturales como

jurdicas, y se destinan para el financiamiento de la produccin y
comercializacin de bienes y servicios. Dentro de esta categora se
consideran tambin los crditos otorgados a travs de tarjetas de crdito,
operaciones de arrendamiento financiero u otras formas de financiamiento.
Crditos a las microempresas: se destinan a personas tanto naturales como

jurdicas
para
el
financiamiento
de
actividades
de
produccin,
comercializacin o prestacin de servicios.
Crditos de consumo: se conceden a personas naturales a fin de solventar el

pago de bienes, servicios o gastos. En esta definicin se contempla tambin
los crditos otorgados a travs de tarjetas de crdito, operaciones de
arrendamiento financiero u otras formas de financiamiento.
32
Crditos hipotecarios: son conferidos a personas naturales para la

adquisicin, construccin y cualquier tipo de refaccin o mejoramiento de
viviendas propias. Estos crditos toman como garanta el inmueble que pasa
a ser hipotecado.
Tarjeta de crdito: permite acceder a bienes y servicios de manera inmediata

y ofreciendo diversas formas de financiacin. En la actualidad, muchas
empresas ofrecen ventajas por el pago con tarjeta de crdito, como ser un
financiamiento sin inters durante cierta cantidad de meses, puntos para
viajes o devolucin de un porcentaje por compras realizadas anteriormente.
Prstamo personal: se utiliza para solventar necesidades inmediatas. Entre

ellas viajes, bodas, gastos mdicos y dems premuras.
Prstamo ABCD (Adquisicin de Bienes de Consumo Duradero): Se destina

a obtener bienes con un valor comercial y una vida til determinada
como autos, electrodomsticos, muebles, entre otros -. No se otorgan por el
monto total sino para complementar el faltante para adquirirlos. En algunos
casos, los mismos bienes sirven como garanta del prstamo.
7.2.2 Crdito revolvente y lnea de crdito:
El Lic. Fidel Taset Moreno y la Lic. Tamara Lpez en la revista electrnica de

El Empresario Cubano BET SIME nos hacen alusin a que las principales
33
diferencias entre un crdito revolvente y una lnea de crdito radican en lo

siguiente:
Crdito revolvente (tarjeta de crdito): Es aquel que se puede utilizar

repetidamente y retirar fondos hasta un lmite autorizado. La cantidad de
crdito disponible disminuye cada vez que pedimos prestado y aumenta
cuando lo pagamos.
Lnea de Crdito: Los clientes de lneas de crdito pueden tener diferentes

formas para pagar el uso de su lnea de crdito. Por lo general ser en
cuotas o en modalidad revolving. Los clientes que tienen modalidad
revolving pueden realizar un pago menor al total facturado en el perodo
(llamado Pago Mnimo). El saldo (la diferencia entre lo facturado y lo
pagado), genera una nueva deuda (revolving) a la que se le aplica la tasa de
inters vigente para el perodo y se adiciona al saldo de deuda de esta
modalidad, correspondientes a los perodos anteriores si existieren. Esta
deuda puede ser pagada (amortizada) por el cliente de manera diferida en el
tiempo.
7.3 La Evaluacin del Crdito
El otorgamiento del crdito est determinado por la capacidad de pago del

solicitante que, a su vez, est definida fundamentalmente por su flujo de
34
efectivo y sus antecedentes crediticios. (Jose Das, manual de crditos y

cobranza monografas.com pg 2)
En su manual de crditos y cobranzas Jos Das indica que:
La evaluacin del solicitante para el otorgamiento del crdito

comercial debe considerar su entorno econmico, la capacidad de
hacer frente a sus obligaciones frente a variaciones cambiarias, las
garantas referidas, preferidas de muy rpida realizacin y preferidas
autoliquidables, la calidad de la direccin de la empresa y las
clasificaciones asignadas por las dems empresas del sistema
financiero.
7.3.1 El proceso general de la evaluacin
Para la evaluacin de crditos podemos seguir el siguiente procedimiento en

general:
Recepcin De Solicitud De Crdito Y Documentacin
Se deber recibir la solicitud de crdito debidamente llenada segn el

formato lo indica,
s importante que el solicitante consigne los datos
generales, direcciones, telfonos, referencias
35
comerciales y bancarias,
bienes patrimoniales, as mismo deben estar anexados los documentos en

fotocopia que han solicitado como requisitos
Verificacin De Datos
Datos del contribuyente
Mediante su RFC se puede confirmar el estado del contribuyente,

direcciones, en caso de una empresa quienes son sus representantes
legales, en caso de una persona fsica si es representante legal de una o
varias empresas.
Endeudamiento Del Solicitante.
Mediante el bur de crdito podemos saber si el solicitante tiene un buen o

mal historial crediticio, se debe recabar informacin sus ltimos 6 meses
segn su endeudamiento con entidades financieras, as como la cantidad de
entidades con las que tiene crdito en el momento, as como el detalle de su
endeudamiento.
A.- Monto y propsito del crdito

Que producto necesita
En que tiempo lo piensa pagar
Para que requiere el producto
36
B.- Fuentes de Pago

Como pagara su prstamo
Cuales son sus fuentes principales de financiamiento
Que otras fuentes de pago son disponibles
Quienes son sus principales proveedores
C.- Datos Financieros (Negocios o Empresas)
Balances del ao anterior
Balances a la fecha (tres meses ltimos)
7.4 La cobranza
La cobranza es el sistema administrativo que tiene por objeto recuperar el

importe de las ventas en la fecha de vencimiento. Para que el departamento
de cobranza pueda llevar a cabo su funcin, necesita tener ciertas facultades
que le permitan presionar al cliente en una forma adecuada y lograr la
recuperacin del crdito pendiente.
De acuerdo con el Instituto PYME Una poltica efectiva de cobros requiere

de algn tipo de sistema formal que garantice el pago de cuentas vencidas.
No prestar la debida atencin a los pagos atrasados puede perjudicar
gravemente el flujo de caja y las posibilidades de xito de la empresa.
(http://mexico.smetoolkit.org/ parr4)
37
Para mantener una cierta flexibilidad en las cuentas por cobrar, muchas
empresas utilizan una serie de cartas y llamadas telefnicas para recordar a
sus clientes los pagos que adeudan. Estas comunicaciones son muy
amistosas en un comienzo y se tornan progresivamente ms serias e
insistentes, conforme se vencen los pagos.
Cabe mencionar que aunque las medidas de cobro son muy bsicas la
forma en que cada empresa estructura su sistema de cobranza es un asunto
de carcter interno en base a las necesidades de la empresa, su tamao y
capacidad financiera; es decir, mientras una empresa puede optar por pasar
directamente a las llamadas telefnicas tras un atraso de 10 das en el pago
de su cliente otra entidad puede optar por enviar una pequea notificacin
por escrito mediante correo electrnico hasta los 20 das de atraso.
7.4.1 Proceso general del cobro
El proceso de cobranza en general es una secuencia de llamadas

telefnicas y cartas de cobro las cuales pueden variar en base a las
necesidades y polticas de la empresa, a continuacin se muestra un
proceso bsico y eficiente de cobranza tomado del artculo 10 pasos para
cobros eficaces publicado por el Instituto PYME en su pgina principal de
http://mexico.smetoolkit.org/
38
Paso 1: Llamada telefnica para averiguar el nivel de satisfaccin del

cliente
Es ms probable que un cliente insatisfecho se retrase en sus pagos. Estas
llamadas cordiales
permiten averiguar si se ha podido satisfacer las
necesidades del cliente. Al final de estas llamadas, debe mencionarse que

recibirn la factura correspondiente dentro de poco y hacer hincapi en la
fecha de vencimiento de dicha factura.
Cundo: tres das despus de haber entregado su producto o haber
prestado su servicio, pero antes del vencimiento correspondiente.
Paso 2: Primer aviso de vencimiento

ste es un cordial recordatorio de que se ha vencido el plazo para un pago
determinado. La empresa debe supone que el cliente se ha descuidado, ha
olvidado o ha perdido la factura y que la pagar al recibir este gentil
recordatorio. Un mtodo bastante comn es enviar una copia de la factura
sellada como "vencida".
Cundo: diez das despus de vencer la factura.
Paso 3: Segundo aviso de vencimiento

Otro gentil recordatorio para que el cliente compruebe que existe un pago
pendiente. Este aviso puede hacerse mediante una carta con una copia
adjunta de la factura correspondiente. Mantenga un tono cordial y no
amenazante. Por ejemplo:
39
[Fecha]
[Nombre/direccin del deudor]
Ref.: Factura No. ____________ Monto adeudado ____________Fecha de
vencimiento ____________
Estimado Sr. ____________

Recientemente le enviamos una notificacin de cuenta vencida. Ante la posibilidad
de que dicho documento se haya extraviado, adjuntamos otra copia de la factura
en cuestin. Le agradeceremos regularizar su situacin de pago hoy, para
mantener operativa su cuenta.
Atentamente
Cundo: 10 a 15 das despus del primer aviso de vencimiento/20 o ms

das despus de la fecha de vencimiento de la factura.
Paso 4: Primera llamada de cobro

Luego de los avisos de vencimiento, recurra a una llamada telefnica para
averiguar si existe un motivo por la falta de pago. Por ejemplo, es posible
que el cliente no est satisfecho con su producto o servicio o que enfrente
problemas de flujo de caja. Sea corts, pero trate de obtener un compromiso
de pago. Preprese para todo tipo de excusas. Por ejemplo, si el deudor dice
que ha despachado el cheque, pregunte por la fecha y lugar de dicho envo
a fin de establecer cundo debera recibirlo.
40
Cundo: 7 a 10 das despus del segundo aviso de vencimiento/27 o ms

das despus de la fecha de vencimiento de la factura.
Paso 5: Primera carta de cobro

Mantenga el tono de esta carta al mismo nivel de cordialidad y franqueza
que la primera llamada telefnica. Confirme por escrito lo que se habl en la
llamada y recuerde al deudor el compromiso de pago que adquiri. Por
ejemplo:
[Fecha]
Ref.: Factura No. ____________ Monto adeudado ____________ Fecha de

La presente tiene por objeto confirmar nuestra conversacin del da. Tal como
acordamos, esperamos el pago total de su obligacin. En consecuencia, le
agradeceremos
regularizar
su
situacin
mediante
el
envo
del
cheque
correspondiente el da de hoy.
Atentamente
Cundo: inmediatamente despus de la primera llamada telefnica de

cobro/28 o ms das despus del vencimiento de la factura.
41
Paso 6: Segunda llamada de cobro

Para esta fecha, la obligacin tiene entre 30 y 40 das de vencimiento.
Mantenga su cordialidad, pero solicite el pago inmediato de la cuenta con
determinacin. Intente encontrar una solucin para los problemas de pago.
Si el deudor no puede pagar de inmediato, logre que se comprometa con
otra fecha de pago.
Cundo: diez das despus del envo de la primera carta de cobro/38 o ms
das despus del vencimiento de la factura.
Paso 7: Segunda carta de cobro

Ha llegado el momento de informar sobre la gravedad de la mora. Esta carta
apunta a exigir el pago inmediato de la deuda y plantear las consecuencias a
corto plazo de un incumplimiento de pago. Enve esta carta, y toda
correspondencia posterior, por correo certificado o expreso, para tener un
comprobante de recepcin. Por ejemplo:
[Fecha]
Ref.: Factura No. ___________Monto adeudado ____________Fecha de

Su cuenta registra un nivel de mora importante a la fecha. De no regularizar el
pago dentro de los prximos siete (7) das, nos veremos en la obligacin de
suspender sus beneficios de crdito con nuestra empresa. En vista de que lo
42
valoramos como cliente, le rogamos saldar su deuda de inmediato a fin de no tener

que interrumpir nuestra relacin comercial. Agradeceremos enviar el cheque
correspondiente el da de hoy.
Atentamente,
Cundo: diez das despus de la fecha en que se esperaba el pago segn lo

acordado en la anterior llamada de cobro/50 o ms das despus del
vencimiento de la factura.
Paso 8: Tercera llamada de cobro

Manteniendo la cordialidad y la calma, enfatice la gravedad de la situacin.
Utilice esta llamada para explicar al cliente que se trata de su ltima
oportunidad para pagar antes de que se derive el cobro a una entidad
externa y posiblemente se inicien acciones legales. Asegrese de informarle
sobre los beneficios de resolver esta situacin y mantener una buena
relacin comercial, al igual que su crdito abierto. Al igual que en la llamada
anterior, logre el compromiso de pago del deudor para una fecha
determinada.
Cundo: 15 das despus de la segunda carta de cobro/65 o ms das
despus de la fecha de vencimiento de la factura.
Paso 9: ltima carta de cobro

El tono de esta carta debe ser severo y categrico. Utilice esta carta para
confirmar el acuerdo establecido en la ltima llamada y exija el pago.
43
Puntualice que si no se efecta el pago en la fecha antes acordada, usted

deber derivar el cobro a una entidad externa. Por ejemplo:
[Fecha]
Ref.: Factura No. ____________Monto adeudado ____________ Fecha de

La presente tiene por objeto confirmar nuestra conversacin del [Fecha]. Debe
regularizar de inmediato la situacin de dbito que registra su cuenta. De no recibir
el pago correspondiente dentro de los prximos diez das, nos veremos en la
obligacin de referir el cobro de su deuda a una entidad externa, lo cual afectar
su calificacin crediticia de manera adversa.
Agradeceremos enviar el cheque correspondiente a mas tardar el da de hoy.
Atentamente
Cundo: siete das despus de la tercera llamada de cobro/72 o ms das

despus de la fecha de vencimiento de la factura.
Paso 10: Traspaso a una agencia de cobro

A la fecha, la cuenta registra un atraso de 90 o ms das y puede requerir
asistencia profesional. Con frecuencia, una carta de una agencia de cobro
motiva a los deudores a pagar, si bien estos servicios pueden ser costosos.
Por lo general, las agencias de cobro cobran un 25% a 50% de la suma
cobrada. En lugar de recurrir de inmediato a una agencia de cobro, puede
44
solicitar a su abogado que se ponga en contacto con el deudor, lo que a

menudo tambin motiva el pago de los deudores morosos.
Cundo: si el pago no se ha recibido entre 10 y 15 das despus de la ltima
carta de cobro/90 o ms das despus del vencimiento de la factura.
Como se coment en un inicio el anterior es un proceso general de cobro sin

embargo cada empresa tiene su proceso de cobranza establecido de
acuerdo a sus necesidades, capacidad financiera, tamao de la empresa e
inclusive el sector productivo.
45
Captulo VIII
Plan de Actividades
El cronograma o Grafico de Gantt muestra el orden de actividades a realizar para la

culminacin del proyecto as como la programacin de los tiempos en que deben
llevarse a cabo estas actividades; para el proyecto de MBO Proyectos Elctricos
S.A. de C.V. se muestra el siguiente cronograma
Tiempo
Actividades
Mayo
Junio
Julio
Agosto
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Bsqueda de empresa
Presentacin con Asesor UTEQ
Obtencin de documentos para registro en la empresa
Entrega de Carta para estada
Entrega de Datos de empresa
Asignacin de proyecto
Conocimiento de la empresa y sus productos
Entrega de primer avance
Entrega de segundo avance
Asistencia a taller
Rectificacin de observaciones
Bsqueda de herramientas y recursos
Observacin y anlisis del proceso de crdito actual
Puntos a mejorar
Planeacin del Manual
Asesora de procedimientos generales en crdito y cobranza
Elaboracin de polticas
Elaboracin de contrato de lnea de crdito
Elaboracin del Manual de Crdito y cobranza
Elaboracin de Formatos respectivos
Reunin con empresarios
Presentacin a docente
Finalizacin de memoria
Autorizacin de memoria
46
Captulo IX
Recursos Materiales y Humanos
La elaboracin del Manual de Crdito y cobranza incluye los siguientes recursos y

tcnicas.
9.1 Recursos Materiales
Equipo de cmputo. La empresa proporciona equipo lap-top para las

actividades del practicante.
9.2 Recursos humanos
Un gerente de ventas. Persona que actualmente lleva los procesos de

ventas, crdito y cobranza en la empresa.
Un Administrador. En conjunto con el gerente de ventas se evaluaran los
mtodos, lineamientos y puntos de mejora en los procesos de crdito y
cobranza.
Un Practicante. Encargado de la elaboracin del Manual de Crdito y
cobranza.
9.3 Recursos financieros
Solo gastos de transportacin
47
9.4 Tcnicas
Documentacin. Recoleccin de informacin adecuada y pertinente sobre

los procesos de crdito y cobranza as como la metodologa para la
elaboracin de manuales de procedimientos
Observacin. Del proceso actual de crdito y cobranza para llevar a cabo la
documentacin del mismo y plasmarlo grficamente
Anlisis. Del proceso actual de crdito y cobranza as como de la
informacin recabada para llevar a cabo un proceso de mejora en el mismo
que conlleve a un proceso ms eficiente y con ello una disminucin en la
cartera vencida.
48
Captulo X
Desarrollo del Proyecto
10.1 El Departamento de Crdito y Cobranza
La administracin general y el departamento de ventas en MBO Proyectos

Elctricos S.A. de C.V. toman la decisin de elaborar un Manual de Crdito y
Cobranza debido en gran parte a importancia a:
a) El crecimiento acelerado de la empresa

La entidad es una organizacin joven de conformacin reciente que sin
embargo a tenido un importante crecimiento importante en su nivel de ventas
y a consecuencia en sus niveles operativos, por otro lado se tuvo un atraso
en la adecuacin de manuales administrativos que fueran a la par del
crecimiento de la misma.
b) Crditos otorgados y cartera vencida.

A pesar de que la empresa tiene un importante nmero de ventas, en su
mayora son a crdito las cuales se han otorgado sin realizar anlisis
financieros, verificacin de datos ni consideracin de riesgo crediticio, lo
anterior en gran medida a que se conoce a los clientes por una relacin
comercial previa existente, la cantidad solicitada de materiales y un acuerdo
de palabra para la promesa de pago del cliente.
49
Por otra parte la falta de contratos, implementacin de polticas y

procedimientos para el otorgamientos de crditos y su cobranza trajo a
consecuencia un incremento en cartera vencida lo cual ocasiona falta de
ingreso a la empresa a pesar de sus altas ventas de productos y en
consecuencia niveles bajos de liquidez.
Con el manual de Crdito y Cobranza se han de implementar polticas,

procedimientos, contratos, y formatos propios y funcionales para la empresa
a fin de darle formalidad a sus procesos de crdito y cobranza as como dar
un respaldo a la misma para poder ejercer su derecho de cobro en caso de
ser necesario.
10.1.1Objetivos del Departamento de crdito y cobranza
Cabe mencionar que el principal objetivo del departamento de Crdito y

cobranza no es recabar los saldos otorgados en crdito sino Minimizar el
riesgo en las operaciones de crditos a fin de evitar que las cuentas por
cobrar
corran
el
riesgo
de
caer
en
morosidad
alta
http://www.scribd.com/doc/16105058/Manual-de-Credito-y-Cobranza
Para cumplir con ste objetivo primordial debe cumplir otros objetivos
secundarios como lo son:
Mantener niveles relativamente bajos de riesgo crediticio,

50
Capacitar al personal en temas financieros y mantenerlo actualizado

sobre los procesos y polticas de actuacin
Crear un sistema eficiente para evaluar el otorgamiento de las lneas
de crdito.
Detectar discrepancias en la informacin brindada por el cliente al
momento de realizar la investigacin de la misma.
10.2 Anlisis del crdito
10.2.1 Aspectos Fundamentales
Riesgo crediticio
Tomando en cuenta que el riesgo significa incertidumbre o la dificultad de

poder predecir lo que ocurrir, podra decirse que el riesgo crediticio est
asociado a la incertidumbre sobre los crditos aprobados a terceros y la
recuperacin de estos en los plazos definidos, tratando de evitar la
morosidad de la cartera de cuentas por cobrar. Y se debe asumir que
absolutamente todo crdito implica un riesgo crediticio para la empresa por
ello es importante que a toda solicitud de crdito le sea aplicable un anlisis
de aspectos cualitativos y cuantitativos para evaluar el nivel de riesgo
crediticio en que la empresa incurre con cada nuevo cliente.
51
Requisitos indispensables
Para realizar el anlisis de un crdito no hay una forma especfica o

totalmente rgida, por el contrario ste proceso es adaptable a las
caractersticas especficas de la empresa prestamista, es decir, tambin
depende de la solvencia y rentabilidad de la misma as como de su
presupuesto financiero. Sin embargo existen ciertas particularidades del
proceso que no se deben pasar por alto
1.- Anlisis de la informacin personal

2.- Confirmacin de la informacin financiera
3.- Aplicacin de razones financieras
Debemos recordar que es importante tener buenos criterios para poder

evaluar aspectos cualitativos de los clientes como lo son (el tiempo de
relacin comercial, cantidad de compras en relacin al comportamiento de
pago, etc.
10.2.2 Aspectos Cuantitativos
La Informacin
Debemos recordar que para ello ser necesario cotejar la informacin que
nos brindar el cliente y contemplar otras fuentes de informacin que puedan
darnos parmetros numricos para una evaluacin para ello contamos con:
52
Informacin de proveedores, a los proveedores con los cuales el

cliente sostiene una relacin comercial, podemos solicitar informacin
como promedio de ventas, si le otorgan crdito al cliente y cual es el
mximo, comportamiento de pago es decir si es un cliente cumplido o
moroso y monto aproximado del endeudamiento actual.
Informacin de Bancos al igual que con los proveedores, una vez que
el cliente nos ha autorizado la obtencin de informacin sobre su
comportamiento crediticio con entidades financieras, a stas se les
solicitara datos como, si el cliente tiene un crdito actual, si ha
solicitado crditos anteriormente, comportamiento de sus pagos,
monto mximo que se le ha autorizado, y si se encuentra actualmente
con un endeudamiento crediticio.
Base de datos (SAE), es una base de datos interna que alimentan

tanto el departamento de ventas como el de crdito y cobranza por lo
cual es importante que la informacin este siempre actualizada.
Bur de Crdito: Sociedad de Informacin Crediticia orientada a

integrar informacin sobre el comportamiento del crdito de las
personas y empresas; sirve de marco referencial para que las
empresas
comerciales,
instituciones
financieras,
entre
otras
entidades, decidan respecto a otorgar o negar un crdito a quienes lo
53
hubiesen requerido. (Conoce y sabe para qu sirve un buro de

crdito, economa.com.mx prr 2)
Anlisis de los estados financieros
Para el anlisis de los estados financieros se utilizan los ratios o razones

financieras, las cuales nos darn un panorama sobre la rentabilidad,
solvencia y liquides de los clientes, para ello se pone principal nfasis en las
siguientes cuentas.
Cuentas por cobrar.
Inventario
Activo Fijo
Cuentas por pagar.
Razones o ratios financieros (anlisis)
10.2.3 Aspectos Cualitativos
Debe entenderse que las empresas estn formadas por personas y siempre
que se trata con un individuo no es suficiente evaluar nicamente aspectos
cuantitativos, debe tomarse en cuenta que los aspectos cualitativos son
ocasionalmente difciles de evaluar ya que estn sujetos a la subjetividad del
personal de crdito y cobranza por lo cual deben ser personas con criterio
por ello es importante tomar en cuenta los siguientes puntos.
54
Historia del solicitante (aos en el negocio, evolucin del negocio, tipo

de sociedad)
Historial crediticio del solicitante (Experiencia crediticia con terceros,
proveedores, instituciones financieras)
Historial de relacin (Cuanto tiempo ha sido nuestro cliente, promedio
mensual de compras, comportamiento de pagos,)
10.3 Distribucin Crediticia
La gerencia comercial indica que tras un anlisis sobre la capacidad para

otorgar ventas a crdito de MBO Proyectos y un historial de las ventas
realizadas establece un lmite de cartera de crdito de $1000,000.00 (Un
milln de pesos) y manejar lneas de crdito abiertas para los clientes en 3
modalidades diferentes, estableciendo la distribucin crediticia de la
siguiente forma.
Cartera de crdito
MBO Proyectos Elctricos S.A de C.V tendr una cartera mxima de

$1000,000.00 (Un milln de pesos 00/100 M.N) teniendo una proporcin en
sus puntos de venta de
80% Ventas Len
20% Ventas Quertaro
55
Cada sucursal ser responsable de administrar su proporcin en base a sus

clientes, y no deber rebasar el mximo permitido aplicable a cada una.
Categoras de las Lneas de Crdito

Para efectos de otorgamiento de crdito se realiza una clasificacin de 3
categoras con un monto mximo de 1000,000.00 a 30 das de plazo lmite.
a) $100,000.00 a 30 das
b) $50,000.00
a 21 das
c) $20,000.00
a 15 das
10.4 Polticas aplicables para el otorgamiento del crdito
10.4.1 Documentacin
Para establecer una relacin comercial con lnea de crdito el cliente deber
presentar la siguiente documentacin a efecto de analizar si procede el
otorgamiento del crdito solicitado
Documentos para solicitar crdito
Persona fsica
ltimos 2 estados de cuenta
Copia de cdula de Identificacin Fiscal
Copia de credencial de elector
56
Copia de comprobante de domicilio reciente

Estados financieros del ltimo ejercicio fiscal
Persona moral
Copia de acta constitutiva
Copia de poderes generales
Copia de cdula de identificacin fiscal
Copia de credencial de elector de apoderados
Estados financieros del ltimo ejercicio fiscal
10.4.2 Peticin de Aumento de la lnea de crdito
Para incrementar el monto de las lneas de crdito otorgadas, el cliente

debe:
Estar al da en sus pagos
ltimas dos declaraciones de impuestos
Actualizar informacin financiera (Estados financieros)
Contar con 2 avales (entregar documentacin del primer apartado por
cada uno o bien actualizar informacin)
57
Casos fortuitos.
Cuando una venta amerite un crdito especial de ms de 30 das, el

vendedor deber solicitar autorizacin a la Gerencia de Ventas para
otorgar los das de crdito extendido sobre esa factura en particular.
Se podrn realizar ventas especiales que sobrepasen el monto del
crdito aprobado al avalar el historial de pagos del cliente nicamente
con la autorizacin de la Direccin de Ventas y Direccin General.
10.4.3 Disminucin de lnea de crdito
La Gerencia de Ventas podr disminuir los das originalmente

otorgados si el cliente se retrasa continuamente en sus pagos
No se podr facturar al cliente bajo ninguna circunstancia cuando:
Tenga facturas vencidas por ms de 30 das
Est vencido ms de un 60% del monto total adeudado.
10.4.4 Suspensin de lnea de crdito y cobranza judicial
Se suspender la lnea de crdito a los clientes que realicen caso

omiso a segundo envo de carta de cobro (espacio de 8 das a la
fecha del vencimiento indicada en primera carta de cobro)
58
La cartera con una antigedad entre 60 y 120 das ser turnada para
Cobranza Extrajudicial, y aquella con antigedad superior a los 121
das se turnar a Cobranza Judicial.
10.5 Proceso de crdito y cobranza
10.5.1 La solicitud
Primeramente debe definirse la informacin que ser solicitada al cliente

mediante el formato SC-N1 (Formato de Solicitud de Crdito) para poder
contemplar y evaluar en su generalidad al cliente ya que es aqu en donde
se inicia el proceso del otorgamiento del crdito.
Se establece elaborar formato de solicitud de crdito que se entregara al

cliente as como listado de polticas aplicables al proceso en s. Para ello se
realiza una investigacin de cules son los principales documentos e
informacin que recaban los bancos, prestamistas y otras entidades en
general al momento de verificar si el cliente ser un candidato para otorgar
un financiamiento o un crdito.
Se observa que comnmente solicitan 2 avales y tres estados financieros

inmediatos anteriores o binen estados financieros del ltimo ejercicio fiscal.
59
Adaptndonos a las caractersticas de MBO Proyectos Elctricos se toma en

cuenta solicitar
Acta constitutiva
Credencial de elector del representante legal
Referencias bancarias
Referencias comerciales
Referencias crediticias
Comprobante de domicilio
Estados financieros auditados de los ltimos 3 ejercicios fiscales (o
ultimas 2 declaraciones anuales)
De 1 a 3 avales (dependiendo el monto)
Comprobante de ingresos (de los avales)
Con el objetivo de que el cliente conozca los lineamientos generales sobre

los cuales MBO Proyectos Elctricos estar gestionando los crditos, es de
vital importancia
entregar al solicitante un trptico que contenga la
informacin pertinente como lo son:

Documentos a entregar
Polticas para el otorgamiento, aumento, disminucin, suspensin, y
cancelacin de la lnea de crdito
Normativa para ejercer uso de cobranza extrajudicial o judicial.
60
10.5.2 Verificacin de Datos
El Departamento de Crdito y Cobranza debe verificar los datos y

documentos de los solicitantes sin excepcin alguna, ya que este es el
primer filtro para evaluar el nivel de riesgo crediticio que representa cada
futuro cliente.
El departamento de Crdito y cobranza se reserva del derecho de negar el

beneficio de Lnea de Crdito a los solicitantes en caso de que entreguen
informacin falsa o se detecte que los documentos entregados hallan sido
alterados ya que representa una falta de moral en el cliente y por lo tanto un
alto nivel de riesgo para el otorgamiento de crditos.
Para poder realizar la verificacin de datos se debe otorgar al cliente el

formato de autorizacin de verificacin de datos, el cual debe contener fecha
en que fue firmada y contiene la leyenda El presente es vigente a partir del
da en que es autorizado y por todo el tiempo que la duracin comercial
exista; lo cual indica que es formato nico y que da al a empresa la
autorizacin de verificar la informacin relacionada a las relaciones
comerciales, (proveedores) bancarias y de bur de crdito cada que ste
solicite un aumento en sus lneas de crdito.
61
10.5.3 Aplicacin de ratios financieros
Anlisis: es la descomposicin de un todo en partes para conocer cada uno

de los elementos que lo integran para luego estudiar los efectos que cada
uno realiza.
El anlisis de estados financieros es el proceso crtico dirigido a evaluar la

posicin financiera, presente y pasada, y los resultados de las operaciones
de una empresa, con el objetivo primario de establecer las mejores
estimaciones y predicciones posibles sobre las condiciones y resultados
futuros
Es decir, el objetivo principal del anlisis financiero es determinar si el cliente

tiene la solvencia financiera para realizar el pago del crdito en un futuro.
Para ello es importante realizar un anlisis horizontal y aplicacin de ratios
de al menos los 2 periodos inmediatos anteriores a la fecha de la solicitud.
Para ello se disea un formulario en Excel que conlleva las formulas de los
ratios financieros (solvencia, liquidez y rentabilidad) en el cual solo debern
ingresarse los valores de capital, ventas, inventarios, activo fijo, etc. para
que el personal de Crdito y cobranza pueda obtener rpidamente los
indicadores necesarios para realizar su anlisis financiero.
62
10.5.4 Notificacin al cliente y contrato
Una vez que se ha tomado la decisin de autorizar o denegar el beneficio de

la lnea de crdito, el departamento de crdito y cobranza deber entregar al
departamento de ventas carta firmada por el Jefe de Crdito y Cobranza y el
Administrador General, en el cual indique:
1. 1 En caso de autorizacin de la lnea de crdito

Nombre del cliente
Indicar que est autorizado
Fecha en que se autoriza
Lnea autorizada
Montos y plazos mximos
2. En caso de denegar la lnea de crdito|
Nombre del cliente
Indicar que fue denegado
Fecha en que fue denegado
Motivo por el cual fue denegado
Este documento en el que se indica que el crdito es autorizado o denegado

es de vital importancia y debe ir anexado en el expediente del cliente ya que
en caso de ser denegado el crdito deber acompaarse de las
observaciones pertinentes que indiquen el motivo del rechazo, de sta forma
en caso de que el cliente vuelva a ser solicitante del beneficio crediticio este
63
antecedente nos indicar que debe atenderse con especial cuidado las
solicitud del cliente en un futuro debido a sus observaciones.
En caso de que el cliente haya sido aceptado se procede a notificar al cliente

para que acuda a firmar el contrato que avala la relacin comercial entre
ste y MBO Proyectos Elctricos S.A. de C.V.
Es responsabilidad del personal de Crdito y cobranza resguardar todos los

documentos proporcionados y firmados por el cliente en su expediente
personal ya la informacin siempre debe estar completa y al da en caso de
cualquier eventualidad para verificar la informacin necesaria y proceder sin
retraso alguno en casos de cobranzas extrajudiciales, judiciales o bien
alguna negociacin con el cliente.
10.5 La cobranza
Cabe mencionar que existe una diferencia entre que la lnea de crdito del
cliente sea una lnea abierta con un tope mximo de saldo y que las facturas
tienen una fecha de vencimiento acorde a la lnea de crdito que se otorgo al
cliente. Es decir si nuestro cliente cuenta con una lnea c (hasta $20,000.00
con un lmite de 15 das) el comportamiento de su lnea ser de la siguiente
manera
64
El cliente realiza una compra a crdito de $7,000.00 el 1 de

noviembre, cuenta con $13,000.00 para utilizar en crdito, pero la
factura deber liquidarla a ms tardar el da 16 de noviembre
El cliente realiza una compra a crdito de $7,000.00 el 1 de

noviembre, y otra de $10,000.00 el 8 de noviembre, tiene disponible
$3,000.00 para utilizar en crdito, pero la primera factura deber
liquidarla ms tardar el da 16 de noviembre, y la segunda tiene para
pagarla hasta el 23 de noviembre; y si realiza su primer pago en fecha
y forma a partir del 9 de noviembre la disponibilidad de la lnea ser
de $10,000.00
En resumen la disponibilidad del crdito del cliente se ir modificando en

base a su disposicin de los crditos en mercanca y los pagos realizados a
la empresa.
En caso de de que sus pagos no sean realizados en tiempo y forma se dar

aviso de atraso en pagos con una primer carta de cobro con vencimiento de
8 das, si no se cubre el pago en ste periodo se deber realizar llamada
telefnica al cliente para verificar motivo de impago y envo de segunda carta
de cobro con vencimiento de 8 das a la fecha de envo o bien si se ha
llegado a un acuerdo de promesa de pago con otra fecha y monto diferente
en llamada telefnica indicarlo en esta segunda carta.
65
10.6 Cobranza extrajudicial y Judicial
Transcurridos 60 das de vencimiento en facturas sin que se haya llegado a

un acuerdo entre la empresa y el cliente o bien que el cliente siga
incumpliendo sus fechas de pago acordadas se turnaran las cuentas a
despacho jurdico para cobranza extrajudicial; las cuentas turnadas a sta
va deben ser notificadas a la administracin general y estar autorizadas por
la misma, estas cuentas sern suspendidas y el departamento de ventas
deber ser notificado por Crdito y Cobranza de los clientes en extrajudicial
para evitar realizar nuevas ventas a los clientes morosos.
La cobranza Judicial es la ltima va con la cual la empresa puede solicitar el

cobro de lo adeudado y el veredicto solo es otorgado por un juez legal que
indicara si se procede a un embargo precautorio o bien un certificado de
cuentas incobrables.
10.7 Desarrollo del manual
De acuerdo con Sharma Ramdular en su Artculo Collecting from your large

customers: Is it Collections or Corrections?, es importante que para
prevenir futuros desacuerdos con nuestros clientes debe dejarse por escrito
todos los acuerdos y polticas sobre las cuales se ha pactado la relacin
comercial entre nosotros y nuestro cliente. Es por ello que dentro de la
66
elaboracin del Manual se llev a cabo la tarea de elaborar un contrato de

Lnea de Crdito que acte dentro del marco legal de las Leyes Mexicanas y
que de acuerdo a la Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito y el
Cdigo Fiscal de la Federacin la empresa pueda hacer ejercer su derecho
de cobro de saldos insolutos y sus respectivos intereses.
Tomando en cuenta el artculo publicado por Lindsay Van Thoen (19 de

Febrero 2014) What to do when your client is slow to respond. Se dise un
proceso de cobro efectivo pero flexible para poder disminuir la cartera
vencida por clientes morosos, dando un mes para cobro eficiente de facturas
al corriente y un mes de negociacin directa con el cliente antes de que las
cuentas sean transferidas a extrajurdico. Lo anterior debido a que se
observ que en cartera vencida la mayor parte del saldo no es debido a que
los clientes no deseen pagar, si no que cuentan con toda la disponibilidad
para realizar el pago de su deuda, pero que por causas ajenas a su voluntad
no han podido efectuar estas cancelaciones.
Una vez tomadas en cuenta las consideraciones finales se determina la

elaboracin del manual de Crdito y cobranza presentado a continuacin.
67

Pagina
MANUAL
DE
CRDITO Y
COBRANZA
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
68
Clave
MCXC-001

Pagina
NDICE
Introduccin...
Antecedentes histricos....
Misin...
Visin...
Poltica de Calidad...
3
4
5
5
6
I Departamento de Crdito y Cobranza

Generalidades sobre El departamento de Crdito y Cobranza.............
Anlisis y Descripcin de Gerente de Crdito y Cobranza................
7
8
II El Crdito
Generalidades sobre los crditos.....
1 Concepto de crdito.......
2 Otorgamiento de un crdito.....
Proceso de solicitud de lnea de crdito y documentacin.............
Descripcin del Proceso .....
Diagrama de Flujo .......
Proceso de Verificacin de Datos....
Proceso Aplicacin de Razones Financieras..............
Proceso de registro de nuevo cliente en SAE........................................
Formalizacin de la lnea de crdito.............
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
69
9
9
9
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21
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25
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Clave
MCXC-001

Pagina
III Modificaciones a la lnea de crdito

Lneas de crdito para el cliente ....
Polticas aplicables para el otorgamiento del crdito.
Peticin de Aumento de la lnea de crdito..
Disminucin de lnea de crdito......
Suspensin de lnea de crdito. ...
Cobranza extra-judicial y cobranza judicial.
27
28
29
30
30
30
IV La cobranza del crdito

Generalidades sobre la cobranza.....
1 Concepto de cobranza......
2 Medios de Cobro.....
Proceso de Cobranza.....
Proceso de Cobranza Extra judicial....
Proceso de Cobranza Judicial.....
31
31
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38
39
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41
V Simbologa
VI Anexos
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
70
Clave
MCXC-001

Pagina
3
INTRODUCCION
La presente herramienta est elaborada con el objetivo primordial de proporcionar una instrumento
eficiente que sirva de apoyo al desempeo del proceso de crdito y cobranza desde la recepcin de
solicitudes del cliente para acreditar el otorgamiento de las diferentes lneas de crdito que la
empresa brinda, el anlisis de los documentos que se nos proporcionan as como la integracin de
expedientes y finalizando en la recuperacin de los saldos estableciendo procedimientos y polticas
para evitar un alto margen de morosidad o cartera vencida.
La informacin contenida en el manual tiene vigencia correlacionada a modificacin en las

funciones, estructuras, normas o polticas que afecten ya sea directa o indirectamente los procesos
de crdito y cobranza por lo cual es importante realizar una revisin de procesos al menos una vez
cada 6 meses.
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
71
Clave
MCXC-001

Pagina
4
ANTECEDENTES HISTORICOS
Con el conocimiento previo sobre la comercializacin de productos de acero y concreto para la
construccin, un grupo de emprendedores
visualizan un mercado potencial y en continuo
crecimiento para estos productos tomando la decisin en junio de 2011 de conformar un pequeo
negocio dedicado a la comercializacin de los mismos.
La empresa tiene un crecimiento favorable y en el ao 2012 se tiene la iniciativa de ampliar su giro

de comercializacin a la fabricacin de los mismos. A comienzos del ao 2013 con la integracin
de 4 nuevos socios y la apertura de una pequea planta se inician procesos operativos y la empresa
se consolida como personal moral con razn social de MBO Proyectos Elctricos S.A de C.V.
En el ao 2014 con la compra de maquinaria y equipo MBO Proyectos Elctricos se transforma en

una empresa de produccin, comercializacin y distribucin de productos de acero y concreto para
la construccin ofreciendo tres lneas principales de productos que son:
1. Concreto hidrulico
2. Concreto polimrico
3. Servicio de Transporte de Carga.
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
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Clave
MCXC-001

Pagina
5
MISIN
MBO PROYECTOS ELCTRICOS somos una empresa dedicada a brindar soluciones a la industria
de la construccin a travs de la produccin, distribucin y comercializacin de productos de
concreto y acero de la ms alta calidad cumpliendo todas las normatividades vigentes, satisfaciendo
y superando las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
En MBO PROYECTOS ELCTRICOS creemos que adems de nuestros productos el servicio es

una parte integral para nuestros clientes por tal hacemos de este uno de nuestros principales valores.
Todo esto en un marco de eficiencia y desarrollo contino con beneficios para nuestros clientes,
proveedores y colaboradores.
VISIN
Ser la empresa lder en el ramo de produccin y comercializacin de productos de concreto y acero
con un excelente servicio, brindando productos de la ms alta calidad acordes con las necesidades
de la industria de la construccin siendo una empresa innovadora y con un alto sentido de
responsabilidad social.
Elabor
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Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
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Clave
MCXC-001

Pagina
6
Poltica De Calidad
Proveer en tiempo y forma productos de acero y concreto para la construccin que cumplan con los
requerimientos de la CFE mediante la mejora continua e innovacin en nuestros procesos
productivos y de desarrollo del capital humano para lograr satisfacer las necesidades de nuestros
clientes y superar sus expectativas
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
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Clave
MCXC-001

Pagina
CAPITULO I
DEPARTAMENTO
DE CREDITO Y
COBRANZA
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
75
Clave
MCXC-001

Pagina
7
Generalidades sobre El departamento de Crdito y Cobranza

Objetivos Principal
Minimizar el riesgo en las operaciones de crditos a fin de evitar que las cuentas por cobrar corran
el riesgo de caer en morosidad alta
Obligaciones primordiales
Asistir a Gerencia de Ventas en el anlisis de los clientes para verificar si son candidatos a
recibir el beneficio de una lnea de crdito
Llevar a cabo investigaciones necesarias para corroborar la informacin proporcionada por
el cliente
Mantener actualizado el expediente de los clientes
Prevenir riesgos crediticios mediante el anlisis de la informacin financiera del cliente
Autorizar lneas de crdito a los clientes en base a procedimientos y polticas vigentes de l
empresa.
Realizar modificaciones a sus lneas de cobro en base a las polticas vigentes de la empresa
Realizar la gestin de cobranza
Informar a gerencia y a Ventas sobre clientes que han cado en morosidad, en proceso
extrajudicial o judicial o bien modificaciones a sus lneas de crdito
Revisin semestral de polticas de crdito y cobranza as como formatos meto y sistema de
crdito y cobranza
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
76
Clave
MCXC-001

Pagina
8

Anlisis y Descripcin de Gerente de Crdito y Cobranza
Departamento
Le Reporta a
Le reportan
Crdito y Cobranza
Finanzas
-------
Horario
9:00-18:00
Das Laborables
Lunes a Viernes
Plazas
1
Funciones generales
Planeacin general de la cobranza

Realizar anlisis de la informacin financiera del cliente
Gestionar cobranza
Administracin de las lneas de crdito
Verificacin de datos
Armado, resguardo y actualizacin de expedientes
Competencias
Requerimientos
Escolaridad Mnima: TSU en carreras

administrativas/comerciales
Idiomas: No necesario
Estado civil: Indistinto
Gnero: Indistinto
Edad: 20-35 aos
Experiencia previa Similar 6 meses
Elabor
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Revis
Ing. David Brcenas
Habilidad Numrica
Facilidad de Palabra
Proactiva
Capacidad de Negociacin
Autoriz
Gerencia General
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Clave
MCXC-001

Pagina
CAPITULO II
EL
CRDITO
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
78
Clave
MCXC-001

Pagina
9
Generalidades sobre los crditos

1 Concepto de crdito
El crdito es una operacin financiera donde una persona presta una cantidad determinada de dinero
a otra persona llamada "deudor", en la cual este ltimo se compromete a devolver la cantidad
solicitada en el tiempo o plazo definido segn las condiciones establecidas para dicho prstamo ms
los intereses devengados, seguros y costos asociados si los hubiera.
2 Otorgamiento de un crdito
El otorgamiento del crdito est determinado por la capacidad de pago del solicitante que, a su vez,
est definida fundamentalmente por su flujo de caja, su presupuesto, sus antecedentes crediticios, la
capacidad de hacer frente a sus obligaciones, las garantas liquidas entre otras.
El proceso de otorgamiento de crditos debe medir la capacidad de pago de los futuros clientes para
garantizar el cobro de los mismos y minimizar el riesgo de cartera vencida.
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
79
Clave
MCXC-001

Pagina
10
Proceso de solicitud de lnea de crdito y documentacin
Generalidades
Sobre la solicitud
Es importante que el solicitante registre correctamente los datos requeridos y que la informacin
sea fidedigna ya que de lo contrario esto podr ser causal de la negacin de lnea de crdito, as
mismo el formato de solicitud deber registrar en la parte final nombre y firma del solicitante o de
el representante legal en caso de persona moral.
Sobre la documentacin
El cliente deber entregar copia de los documentos sealados en la solicitud, presentar los
originales para cotejo de la informacin y firmar la autorizacin de verificacin de datos la cual le
ser entregada una vez presentada la documentacin.
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
80
Clave
MCXC-001

Pagina
11
Proceso de solicitud de lnea de crdito y documentacin

Objetivo
Comenzar el proceso de anlisis para otorgamiento de lneas de crdito, el solicitante

proporcionara informacin y documentos veraces y fidedignos para su correcto anlisis
Polticas
La solicitud deber entregarse con todos los campos debidamente llenos
Si es llenada a mano deber ser con letra de molde, clara y legible
Anexar 2 copias de los documentados solicitados
Presentar originales para su cotejo
Firmar solicitud y autorizacin de verificacin de datos al pie de la pgina
Involucrados
Ventas
Cliente
Responsable
Ventas
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
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Clave
MCXC-001

Pagina
12
Solicitud de Lnea de Crdito y documentacin
Descripcin del Proceso
Actividad
Responsable
Cliente
Solicita lnea de crdito
Ventas
Explicacin de lnea de crdito
Ventas
Proporciona formato SC-01
Ventas
Explica llenado de formato
Ventas
Indica documentos a entregar
Cliente
Proporciona documentos y llena solicitud
Ventas
Confirmacin de documentos
Ventas
Aclaracin dudas
Cliente
Firma de solicitud
10
Ventas
Entrega expediente a Crdito y cobranza
Elabor
Alondra Rendn
Descripcin
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
82
Clave
MCXC-001

Pagina
13
Solicitud de Lnea de Crdito y documentacin
Diagrama de Flujo
Inicio
Solicitud
De lnea de crdito
Explicacin de
lnea de crdito
Proporcionar
formatos SC-01 y
lista de documentos
Cliente
entrega
documentos
Confirmacin
de Documentos
No
Documentacin
Completa?
Si
Entrega de expediente a
Crdito y Cobranza
Fin
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
83
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
14
Proceso de Verificacin de Datos
Objetivo
Reunir informacin financiera en base a las fuentes que el cliente ha brindado para comenzar con
la toma de decisin en la cual se aceptara o denegara su solicitud a una lnea de crdito
Polticas
Siempre validar nuevamente que la autorizacin para verificacin de datos este firmada y
autorizada deber verificar todos los contactos e informacin sin ninguna excepcin
La organizacin se reserva el derecho de otorgar la lnea de crdito en los siguientes casos
Documentos Falseados
Informacin Ficticia
Malos antecedentes Crediticios o localizacin en Bur de Crdito
Involucrados
Crdito y cobranza
Responsable
Crdito y cobranza
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
84
Clave
MCXC-001

Pagina
15
Verificacin de Datos
Descripcin del proceso
Actividad
1
2
2
3
4
Elabor
Alondra Rendn
Responsable
Crdito y
cobranza
Crdito y
cobranza
Crdito y
cobranza
Crdito y
cobranza
Crdito y
cobranza
Descripcin
Recepcin de documentacin y formato SC-01
Verificacin de estados financieros
Verificacin de referencias comerciales / Bancarias
Verificacin de datos de avales
Verificacin en bur de crdito
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
85
Clave
MCXC-001

Pagina
16
Verificacin de Datos
Diagrama de Flujo
Inicio
Recepcin
para solicitud
Documentos y
formato SC-01
Verificar
referencias
comerciales
Aceptado?
Verificar Bur
de Crdito
Verificar avales
Si
Si
Aceptado?
No
No
FIN
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
86
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
17
Proceso Aplicacin de Razones Financieras
Generalidades
Evaluacin cualitativa
Una vez validada la informacin del cliente se realiza el anlisis financiero con los ratios de liquides,
solvencia y rentabilidad, para ello se debe realizar un anlisis de al menos los dos ltimos ejercicios
o periodos para medir si a aumentado o disminuido la estabilidad financiera de nuestro cliente.
Para la valoracin de su informacin financiera se utiliza el archivo de Microsoft Excel el cual ya

tiene predeterminadas las funciones y formula listas para que el analista nicamente introduzca los
valores solicitados.
Evaluacin cuantitativa
Un anlisis de crditos no recae nicamente en los datos tangibles tambin existen valoraciones a
juicio (aspectos cualitativos) que el gerente de crdito y cobranza podr evaluar si as lo requiere la
situacin tales como fechas de pago, frecuencia o monto de la compra, antigedad de la relacin
comercial, etc, en ste sentido se puede apoyar de gerencia de ventas.
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
87
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
18
Objetivo
Realizar un anlisis financiero para la medir la rentabilidad, liquides as como solvencia de nuestro
cliente para evaluar si es econmicamente estable para que en futuro pueda realizar el pago de los
crditos otorgados por la empresa.
Polticas
Aplicar razones financieras a los dos periodos inmediatos anteriores (estados financieros
proporcionados por el cliente)
Realizar anlisis financiero en base a los mrgenes establecidos.
Una vez evaluado el aspecto cuantitativo el gerente crdito y cobranza en cooperacin con
ventas podr evaluar aspectos cualitativos antes de la toma de decisin final.
Se deber entregar al cliente con copia al expediente hoja de aceptacin o rechazo para el
otorgamiento de la lnea de crdito
Involucrados
Crdito y cobranza
Ventas
Responsable
Crdito y cobranza
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
88
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
19

Actividad
Responsable
Descripcin
Crdito y cobranza
Aplicar Ratios financieros
Crdito y cobranza
Cotejar resultados vs parmetros
Crdito y cobranza
Considerar aspectos cualitativos
Crdito y cobranza
Toma de decisin
Crdito y cobranza
Armado y resguardo de expediente
Crdito y cobranza
Notificacin a ventas
Ventas
Notificacin a cliente
**Nota: Una vez tomada la decisin final entregar al cliente carta de aceptacin (CC1) o de
rechazo (CC2) y guardar copia en el expediente.
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
89
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
20

Diagrama de Flujo
Inicio
Aplicacin de
Ratios a Estados
Financieros
Comparar
resultados Vs
Parmetros
1
Considerar
aspectos
cualitativos
Si
Cliente
aceptado?
Expedir
formato
CC2
Armado y
resguardo de
expediente
No
Notificacin a
Ventas
Expedir
formato
CC1
Notificacin a
Cliente
Fin
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
90
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
21
Proceso de registro de nuevo cliente en SAE

Objetivo
Registrar en el software los clientes para obtener un control detallado sobre las ventas, crditos y
datos de cobranza que coadyuve a una mejor administracin financiera en la empresa.
Polticas
El cliente debe proporcionar copia de su Cedula de Identificacin Fiscal
El status debe indicar activo y cambiar solo en funcin a los pagos del cliente (Activo,
Suspendido, moroso)
Todos los datos deben estar completos y correctos ya que el sistema utiliza estos datos en
la facturacin
reas involucradas
Crdito y cobranza
Responsable
Crdito y cobranza
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
91
Clave
MCXC-001

Pagina
22

Actividad
Responsable
Crdito y cobranza
Apertura de SAE
Crdito y cobranza
Ingresar al mdulo de clientes
Crdito y cobranza
Seleccionar Nuevo Cliente
Crdito y cobranza
Ingresar datos de facturacin
Crdito y cobranza
Ingresar datos de crdito
Crdito y cobranza
Guardar datos
Elabor
Alondra Rendn
Descripcin
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
92
Clave
MCXC-001

Pagina
23

Diagrama de flujo
Inicio
Apertura de
SAE
Ingresar al
Modulo
Clientes
Ingresar Datos
de Facturacin
Ingresar Datos
de crdito
Guardar
Datos
Fin
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
93
Clave
MCXC-001

Pagina
24
Formalizacin de la lnea de crdito
Objetivo
Formalizar la relacin comercial mediante la firma de un contrato el cual protege a ambas partes y
nos ampara legalmente para poder efectuar el cobro de los montos otorgados en crdito al cliente
Polticas
Se debe entregar al cliente copia de las polticas aplicables referentes a las lneas de crdito
Firmar el contrato de lnea de crdito
Todas las dudas del cliente en referente a la lnea otorgada debern quedar aclaradas durante
la firma del contrato
En caso de negacin informar al cliente motivo por el cual se niega la lnea de crdito
El contrato se queda bajo resguardo para anexar en expediente del cliente
Contrato deber estar firmado por el cliente o por su representante legal en caso de persona
moral
Involucrados
Crdito y cobranza
Ventas
Cliente
Responsable
Ventas
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
94
Clave
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Pagina
25
Actividad
Responsable
Crdito y cobranza
Ventas
Agendar cita con cliente
Ventas
Imprimir contrato de lnea de crdito y polticas

aplicables
Ventas
Explicacin y entrega de las polticas de crdito
Ventas
Resolucin de dudas y recepcin de comentarios
Ventas
Firma del contrato
Crdito y cobranza
Elabor
Alondra Rendn
Descripcin
Notificacin de visto bueno
Archivo del contrato en expediente
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
95
Clave
MCXC-001

Pagina
26

Diagrama de Flujo
Inicio
Informar a ventas de
cliente aceptado
Agendar cita con el
cliente
Impresin de
contrato y polticas
Explicacin y
entrega de polticas
de la L.C.
Resolver dudas
y comentarios
No
Dudas
resueltas?
Si
Firma del contrato
Resguardo en
Expediente
Fin
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
96
Clave
MCXC-001

Pagina
CAPTULO III
MODIFICACIONES
A LA LNEA DE
CRDITO
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
97
Clave
MCXC-001

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27
Lneas de crdito con las que cuenta MBO Proyectos Elctricos S.A. de C.V.
MBO Proyectos Elctricos S.A de C.V tiene una cartera mxima de $1000,000.00 (Un milln de
pesos 00/100) teniendo una proporcin en sus puntos de venta de:
80% Ventas Len
20% Ventas Quertaro
Lneas de Crdito para el cliente
Para efectos de otorgamiento de crdito se realiza una clasificacin de 3 categoras con un monto
mximo de 1000,000.00 a 30 das de plazo lmite.
a) $100,000.00 a 30 das
b) $50,000.00
a 21 das
c) $20,000.00
a 15 das
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
98
Clave
MCXC-001

Pagina
28
Polticas aplicables para el otorgamiento del crdito
Documentacin
Para establecer una relacin comercial con lnea de crdito el cliente deber presentar la siguiente
documentacin a efecto de analizar si procede el otorgamiento del crdito solicitado
Documentos para solicitar crdito
Persona fsica
ltimos 2 Estados de Cuenta
Copia de Cdula de Identificacin Fiscal
Copia de credencial de elector
Estados financieros de los 2 ltimos ejercicios fiscales
Persona moral
Estados financieros de los 2 ltimos ejercicios fiscales
Copia de acta constitutiva
Copia de cdula de identificacin fiscal
Copia de credencial de elector de apoderados
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
Autoriz
Gerencia General
99
Clave
MCXC-001

Pagina
29
Peticin de Aumento de la lnea de crdito
Para incrementar el monto de las lneas de crdito otorgadas, el cliente debe:

Estar al da en sus pagos
ltimas dos declaraciones de impuestos
Actualizar informacin financiera (Estados financieros)
Contar con 2 avales (entregar documentacin indicada)
Casos fortuitos.
Cuando una venta amerite un crdito especial de ms de 30 das, el vendedor deber
solicitar autorizacin a la Gerencia de Ventas para otorgar los das de crdito extendido
sobre esa factura en particular.
Se podrn realizar ventas especiales que sobrepasen el monto del crdito aprobado al avalar
el historial de pagos del cliente nicamente con la autorizacin de la Direccin de Ventas y
Direccin General.
**NOTA
Si la peticin de aumento de la lnea de crdito es dentro el mismo ao en que se otorg el beneficio
al cliente, solo se actualizarn los estados financieros de los ltimos dos ejercicios para evaluacin,
(contmplese que la autorizacin de verificacin de datos y de bur de crdito es durante toda la
relacin comercial)
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
100
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
30
Disminucin de lnea de crdito
La Gerencia de Ventas podr disminuir los das originalmente otorgados si el cliente se

retrasa continuamente en sus pagos
No se podr facturar al cliente bajo ninguna circunstancia cuando:
Tenga facturas vencidas por ms de 30 das
Est vencido ms de un 60 % del monto total adeudado.
Suspensin de lnea de crdito
Se suspender la lnea de crdito a los clientes que realicen caso omiso a segundo envo de
carta de cobro (se enva a los 8 das de la fecha de pago de factura y tiene margen de 8 das
para pago del cliente a partir de que se enva)
Cobranza extra-judicial y cobranza judicial

La cartera con una antigedad entre 60 y 120 das ser turnada para Cobranza Extrajudicial,
y aquella con antigedad superior a los 121 das se turnar a Cobranza Judicial.
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
101
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
CAPTULO IV
LA COBRANZA
DEL CRDITO
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
102
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
31
Generalidades sobre las cobranza

1 Concepto de cobranza
Cobranza es aquella mediante la cual la organizacin ejerce una accin de recuperacin sobre el
sujeto de crdito a fin de que el cliente de cumplimiento a los compromisos de pago de su deuda
dentro de los plazos pactados con la empresa.
El proceso que se establece para recuperar el capital que la empresa ha invertido en los crditos
otorgados
La cobranza es el proceso por medio de cual existe la recuperacin de saldos que le fueron
concedidos al cliente mediante un crdito.
Un proceso efectiva de cobranza requiere de un sistema formal pero flexible para garantizar el pago
de los saldos, disminuir atraso en saldos por ende reducir el saldo de cartera vencida ya que la
empresa debe tomar en cuenta que los gastos de procesos extrajudiciales y judiciales en ocasiones
pueden sobrepasar el beneficio.
MBO Proyectos elctricos mantiene un sistema formal y flexible para la recuperacin de saldos
basado en la utilizacin de cartas y llamadas telefnicas para recordar a los clientes sus pagos aun
no cubiertos, debe recordarse que estas comunicaciones son muy amistosas en un comienzo y se
tornan progresivamente ms serias e insistentes, conforme a la morosidad de los saldos.
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
103
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
32
2 Medios de Cobro
Cartas de cobro: Despus de cierto nmero de das contados a partir de la fecha de vencimiento de
una cuenta por cobrar, normalmente la empresa enva una carta en buenos trminos, recordndole
al cliente su obligacin.
Llamadas telefnicas: Transcurridos el margen de das vigente al envo de carta de cobro, el

personal de cobranza de la empresa puede llamar al cliente para verificar motivo del adeudo durante
la llamada debe obtenerse promesa del pago del cliente a una fecha determinada
Cobranza Extrajudicial: Pasados 60 das la empresa puede entregar las cuentas incobrables a una
agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas.
Cobranza Judicial: Pasados los 120 das la empresa puede proceder con un proceso judicial para
recurar el monto otorgado en crdito al cliente, o bien obtencin de certificado de cuentas
incobrables
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
104
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
33
Proceso de Cobranza
Cobrar dentro de las condiciones sealadas por la empresa, conservando la relacin comercial con
el deudor
Polticas
Se dar margen de 10 das posteriores a la fecha de vencimiento de factura antes de enviar
primer carta de cobro
Posterior a los 5 das de haberse enviado carta de cobro llamar al cliente para obtener
promesa de pago
En las llamadas, confirmar por medio de correo electrnico con el cliente lo acordado en
llamada telefnica adjuntando copia de factura(s) adeudada(as).
Todos los depsitos identificados deben capturarse en el SAE al momento para mantener la
informacin siempre actualizada.
Informar a ventas y gerencia de los clientes morosos.
reas Involucradas
Crdito y Cobranza
Responsable
Crdito y cobranza
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
105
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
34
Proceso de cobranza
Actividad
1
2
3
Responsable
Crdito y cobranza
Crdito y cobranza
Crdito y cobranza
Crdito y cobranza
5
6
7
8
Crdito y cobranza
Crdito y cobranza
Crdito y cobranza
Crdito y cobranza
Crdito y cobranza
10
11
12
Crdito y cobranza
Crdito y cobranza
Crdito y cobranza
Descripcin
Ingresar a SAE
Obtener reporte de vencimiento de facturas
Revisar fechas de vencimiento en SAE
Enviar notificacin por correo electrnico
adjuntando Copia de Factura o Estado de Cuenta
Esperar margen de verificacin (8 das)
Validar deposito
Realizar llamada de verificacin al cliente
Acordar promesa de pago
Enviar correo electrnico confirmando lo acordado
en llamada telefnica as como carta de cobro #1
Agendar fecha de revisin de pago del cliente
Validar deposito
Captura en SAE para actualizar saldo
** Nota
Cada lunes debe obtenerse el reporte de vencimiento de las facturas que expiran en la semana y
enviar la notificacin el mismo lunes al cliente para que ste tenga presente programar su pago a
tiempo.
El margen de 8 das para verificacin del pago aplica a partir de la fecha en que expira la
factura. En caso de impago proceder con llamada telefnica al cliente para verificacin y envo
de primera carta de cobro.
En caso omiso a primera carta de cobro repetir proceso desde paso 7 y envo de segunda carta de
cobro.
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
106
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
35
Proceso de Cobranza
Diagrama de Flujo
.
Inicio
Pago
realizado?
Ingresar a SAE en
Facturacin
Si
Actualizar saldo en
SAE
No
Realizar llamada de
Verificacin
Obtener
Reporte de
vencimiento
Fin
Acordar promesa de
pago
Revisar Fechas de
vencimiento
** Enviar e-mail
con carta de cobro
#1 y rectificando lo
acordado en llamada
telefnica.
Notificar al cliente
de facturas prximas
a vencimiento
Agendar fecha de
pago del cliente
Esperar pago del

cliente (8 das)
1
Validar pago del

cliente
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
107
Autoriz
Gerencia General
**2 llamada se
enva 2 carta
de cobro.
Clave
MCXC-001

Pagina
36
Proceso de Cobranza Extra judicial

Objetivo
El Proceso de Cobranza Extra Judicial tiene el objeto de recaudar el pago adeudado por el cliente,
el cual en su momento no fue saldado a la compaa
Polticas
Clientes morosos con vencimiento mayor a 60 das se envan a proceso extrajudicial (salvo
aquellos que hayan llegado a un acuerdo previo con Crdito y cobranza)
La lista de clientes enviados a Proceso Extra judicial debe estar autorizada por Gerencia de
Crdito y Cobranza y por firma del Gerencia General.
Se debe informar al departamento de ventas sobre los clientes en proceso extrajudicial para
suspender temporalmente su lnea de crdito hasta nuevo aviso.
reas involucradas
Crdito y cobranza
Gerencia General
Responsable
Crdito y Cobranza
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
108
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
37

Actividad
Responsable
Crdito y Cobranza
Verificacin de clientes morosos mayor a 60 das
Crdito y Cobranza
Informar de clientes a ventas y gerencia general
Gerencia General
Autorizacin para traspaso de cuentas a cobranza

extrajudicial
Despacho Jurdico
Recibir cuentas y expedientes
Despacho Jurdico
Gestionar proceso de cobranza
Despacho Jurdico
Informar a crdito y cobranza semanalmente avances
Despacho Jurdico
Validar el pago del cliente
Crdito y Cobranza
Informar a Crdito y Cobranza
Crdito y Cobranza
Actualizacin de saldo en SAE
Elabor
Alondra Rendn
Descripcin
Revis
Ing. David Brcenas
109
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
38

Diagrama de Flujo
Crdito y Cobranza (MBO Proyectos

Elctricos)
Despacho Jurdico
Inicio
Recibir cuentas y
expedientes
Verificacin de
clientes morosos
(>60 das)
Gestionar proceso
de cobranza
Informar a MBO
avances
(semanalmente
hasta 120 das)
Enviar lista a
Ventas y Gerencia
General
Validar Pago del

cliente
Gerencia autoriza
la cobranza
extrajudicial
Pago
Realizado?
No
Cobranza
Judicial
Si
Actualizacin de
Pago en SAE
Informar pago a
crdito y Cobranza
Fin
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
110
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
39
Proceso de Cobranza Judicial

Objetivo
Recuperacin del saldo que se otorgo por crdito al cliente mediante una va legal o bien la
obtencin del certificado de cuentas incobrables.
Polticas
El proceso de cobranza Judicial se ejecuta solamente para clientes moros mayores a 120 das
LA cobranza Judicial proceder nicamente bajo la autorizacin de Gerencia Comercial
La Cobranza Judicial causa la cancelacin de la lnea de crdito
Los clientes que se hayan turnado a cobranza Judicial tendrn negada la posibilidad de una
nueva Lnea de Crdito por lo menos durante los siguientes 4 aos (salvo autorizacin de
Gerencia General)
reas involucradas
Crdito y cobranza
Gerencia General
Despacho Jurdico
Responsable
Despacho Jurdico
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
111
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
40

Actividad
Responsable
Crdito y Cobranza
Verificacin de clientes morosos mayor a 120 das
Crdito y Cobranza
Informar a Gerencia General
Gerencia General
Autorizacin para cobranza judicial
Despacho Jurdico
Gestionar cobranza judicial
Juez
Despacho Jurdico
Informar a crdito y cobranza sobre el cobro o

certificado de cuenta incobrable
Crdito y Cobranza
Informar a Gerencia y finanzas
Crdito y Cobranza
Cerrar saldo en SAE
Elabor
Alondra Rendn
Descripcin
Veredicto final
Revis
Ing. David Brcenas
112
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
41

Diagrama de Flujo
Crdito y Cobranza (MBO Proyectos
Elctricos)
Despacho Jurdico
Inicio
Gestionar proceso
de cobranza
Juez
Veredicto
Final
Verificacin de
clientes morosos
(>120 das)
Enviar lista a
Gerencia General
Gerencia autoriza
la Cobranza
Judicial
Informar a Crdito y
Cobranza sobre
monto recaudado o
certificado de
Cuentas Incobrables.
Cerrar saldos a
cuenta en SAE
Fin
Elabor
Alondra Rendn
Revis
Ing. David Brcenas
113
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001

Pagina
42
Simbologa utilizada para la elaboracin de los diagramas de flujo
Smbolo
Nombre
Descripcin
Flecha
Indica la direccin de las actividades
Proceso / actividad
Elabor
Alondra Rendn
Indica una actividad a realizar
Documento
Indica un documento a elaborar o llenar
Inicio / Fin
Indica en que momento inicia un proceso

y el termino del mismo
Conector
Mediante el smbolo se pueden unir,

dentro de la misma hoja, dos o ms tareas
separadas fsicamente en el diagrama de
flujo
Revis
Ing. David Brcenas
114
Autoriz
Gerencia General
Clave
MCXC-001
Captulo XI
Resultados Obtenidos
El primer resultado obtenido de forma tangible es la finalizacin del Manual

de Crdito y Cobranza que ser aplicado a las sucursales de Len y
Quertaro de la empresa MBO Proyectos Elctricos S.A. de C.V.
El procedimiento de solicitud y validacin de datos permite a la empresa la

obtencin de informacin importante para la localizacin ubicacin y
conocimiento del comportamiento del cliente con otras entidades crediticias
lo cual nos dar una valoracin sobre la honorabilidad del cliente.
La aplicacin de los Ratios financieros permite a la empresa realizar una

valoracin ms detallada sobre la liquidez y solvencia de la empresa lo cual
es importante ya que disminuye el margen de riesgo crediticio para MBO
Proyectos Elctricos.
115
Captulo XII
Conclusiones y Recomendaciones
12.1 Conclusiones
Con la elaboracin del Manual de Crdito y Cobranza se dar

homogeneidad al proceso general de crdito y Cobranza en la empresa, la
elaboracin de un contrato de Lnea de Crdito as como la notificacin al
cliente de las polticas aplicables a la misma brindar una proteccin a la
empresa en caso de incumplimiento de pago por parte del cliente.
Con los contratos podr exigirse el pago en tiempo y forma a los clientes y la
flexibilidad en aspectos cualitativos y mrgenes de das en fechas de pago
pactado brinda otorga al cliente la confianza de continuar la relacin
comercial, adems de que la firma de contratos y notificacin de las polticas
crea una conciencia real en el deudor sobre sus obligaciones que ha
pactado ya con la empresa.
Un proceso ms detallado sobre el anlisis del cliente permitir a la empresa

disminuir su riesgo crediticio y por consecuencia el margen de cartera
vencida lo cual es importante ya que los crditos no liquidados por nuestros
clientes tambin afectan la situacin financiera de la empresa principalmente
en el pago de las cuentas a corto plazo y la solvencia financiera de la misma.
116
12.2 Recomendaciones
Se toma en cuenta las siguientes recomendaciones a MBO Proyectos

Elctricos S.A. de C.V.
Verificar proceso de cobranza semanalmente para programar

llamadas a clientes morosos y verificar pagos anticipados de los
clientes cumplidos para tomar en cuenta en historial en caso de
solicitud futura de aumento de lnea de crdito
Realizar reunin mensual (ya sea en persona o por conferencia) entre
las sucursales Len y Quertaro para verificar avances en la
disminucin de saldos de cartera de vencida
Seguir manual de procedimientos en ambas sucursales debido a que
su propsito principal es homogeneizar los procedimientos de
actuacin para el otorgamiento y modificacin de lneas de crdito y la
cobranza de las mismas.
Suspender el otorgamiento de crditos cuando estn vencidos en mas
de 30 das sus facturas o en un 60% del total de su lnea de crdito
hasta negociar fecha y monto de los pagos con el cliente.
117
Captulo XIII
Anexos
Quertaro, Quertaro a __ de _____ del ao 20__
Autorizacin para solicitar Reportes de Crdito

Personas Fsicas y Morales
Por este conducto autorizo expresamente a MBO Proyectos Elctricos S.A. de C.V. para que por
conducto de sus funcionarios facultados lleve a cabo Investigaciones sobre mi comportamiento
crediticio o bien de la empresa que represento en el Bur de Crdito y en las instituciones Bancarias
y Crediticias que se indican en la solicitud de Lnea de Crdito.
Tambin declaro que conozco la naturaleza y alcance de la informacin que se solicitar, del uso que
MBO Proyectos Elctricos S.A. de C.V. har de tal informacin y de que sta podr realizar consultas
peridicas sobre mi historial o el de la empresa que represento, consintiendo que esta autorizacin se
encuentre vigente partir de su expedicin y en todo caso durante el tiempo que se mantenga la relacin
jurdica
**En caso de que el solicitante sea Persona Moral:

Declaro bajo protesta de decir la verdad, de Ser el Representante Legal de la empresa mencionada en
esta autorizacin; manifestando que a la fecha de firma del presente documento los poderes conferidos
a mi persona no me han sido revocados, limitados o modificados en forma alguna quimera
Nombre del Solicitante (Persona Fsica / Persona Moral)

____________________________________________________________________________
Nombre del representan (en caso de persona Moral)
____________________________________________________________________________
RFC:_____________________________________
Domicilio: ___________________________________________________________________
Municipio:_______________________ Estado: _________________ C.P.: _____________
Telfono: ________________________ Celular: ___________________________
______________________________________________
Nombre y Firma (Persona Fsica / Representante Legal)
Quertaro, Quertaro a __ de _____ del ao 20__
Mural #41 Col. Misin Mariana
Corregidora, Quertaro C.P 76903
(442) 690 5346
Contrato de Lnea de Crdito

MBO Proyectos Elctricos S.A. de C.V. de aqu en adelante denominada La empresa
otorga una lnea de crdito conforme a las condiciones de venta a favor de_________
___________ ________________________________________ denominado El cliente,
bajo los trminos que a continuacin se detallan y por su parte, esta ltima a su vez manifiesta
su conformidad con dicha lnea de crdito y sus correspondientes trminos:
Declara
el
cliente
tener
domicilio
_________________________________________R.F.C.____________________
en
estar
representada por _______________________________________ con domicilio en

________________________________ y contar con la capacidad y facultades suficientes
para celebrar este contrato, adems de que la informacin y documentacin proporcionada
en la solicitud de lnea de crdito es fidedigna.
La empresa podr solicitar al cliente que otorgue las garantan que considere
convenientes para otorgar la lnea de crdito.
La lnea de crdito que la empresa otorga al cliente es de uso exclusivo para adquirir
los productos y/o servicios que la empresa ofrece siempre y cuando el cliente se encuentre al
da en sus respectivos pagos
En caso de cheques devueltos la empresa podr realizar un cargo al cliente por el
equivalente al 20% del mismo en referencia al Art 193 de la Ley General de Ttulos y
Operaciones de Crdito
Los montos financiados debern pagados en los trminos y plazos acordados en cada
operacin de venta, quedando establecido que de no cumplir con los pagos en tiempo

(442) 690 5346
y forma esta accin generar intereses moratorios equivalentes a la TIIE vigente sobre la
cantidad adeudada y que el monto adeudado y los intereses moratorios que se generen
debern ser pagados a la empresa ya libres de deducciones o retenciones que puedan generar
a causa de impuestos
En caso de cobro judicial o extrajudicial el cliente deber cubrir adems delo
establecido en el apartado anterior los gastos que el proceso genere por el incumplimiento de
sus pagos.
El cliente podr solicitar le sea informado el importe real de su lnea de crdito el cual
ser determinado conforme a las condiciones de venta, pagos realizados y los pendientes por
cubrir en relacin al monto total del crdito que le fue otorgado.
La empresa podr reducir el lmite de la lnea de crdito de acuerdo a las polticas
aplicables as como suspender o cancelar la misma por falta de pago
El cliente deber notificar a la empresa por escrito y en forma inmediata cualquier
cambio en sus datos generales o rgimen fiscal.
El presente contrato queda firmado de conformidad por ambas partes
____________________________________
___________________________ ______
__________________________________
Representante legal
Representante legal
__________________________________
__________________________________
Firma
Firma
Quertaro, Quertaro a __ de ___ del ao 20__
(442) 690 5346
Carta de Autorizacin de Lnea de Crdito
Estimado __________________________________
Por medio del presente le informamos que MBO Proyectos Elctricos S.A. de C.V. le hace
constar que es acreedor a ser beneficiario de la una lnea de crdito de clase _____
la
cual tiene un monto mximo de $_____ (______________________________________)

con plazo de vencimiento a _______ das.
La presente es autorizada durante el plazo en el que la relacin comercial se encuentre

vigente o hasta una modificacin (aumento, disminucin, suspensin o cancelacin) a la
misma en base a las polticas aplicables las cuales han sido de su conocimiento.
________________________________
Atentamente
Crdito y cobranza
Quertaro, Quertaro a __ de ___ del ao 20__

(442) 690 5346
Carta de Negativa de Lnea de Crdito
Estimado __________________________________
Por medio del presente le informamos que MBO Proyectos Elctricos S.A. de C.V. le hace
constar que su solicitud a lnea de crdito a sido denegada. Con base a las polticas
aplicables a la evaluacin de la misma se le informa que el motivo de su rechazo es
debido a :
a) ________________________________________________
b) ________________________________________________
c) ________________________________________________
________________________________
Atentamente
Crdito y cobranza
Quertaro, Quertaro, a __ de ______ del 20__

(442) 690 5346
Estimado _________________________
Por medio de ste conducto le informamos que hemos notado un atraso

en su cuenta, anexamos copia de la(s) factura(s) que han vencido a la
fecha y de la siguiente prxima a vencimiento para que lo tome en
cuenta.
Agradecemos su pronto pago del monto atrasado para que no se vea

afectada su lnea de crdito.
____________________________________
Atentamente
Crdito y Cobranza
Quertaro, Quertaro, a __ de ______ del 20__

(442) 690 5346
Estimado _________________________
Por medio de ste conducto le informamos que nos hemos percatado

de un incumplimiento en sus pagos, ya que su lnea de crdito cuenta
con un atraso de ____ das por la cantidad de _________; anexamos
su estado de cuenta, le solicitamos cordialmente ponga al corriente sus
pagos dentro de los prximos 5 das hbiles, de lo contrario en acuerdo
a nuestro convenio su cuenta ser turnada a cobranza extrajudicial.
Agradecemos su pronto pago del monto atrasado para que no se vea

afectada su lnea de crdito.
____________________________________
Atentamente
Crdito y Cobranza

(442) 690 5346
Captulo XIV
Bibliografa
Manual de Crdito y Cobranza 2008. El Financiero S.A. de C.V.
Manual de Procedimientos de Crdito y Cobranza 2008. Auto Herrajes

S.A. de C.V.
Manual de Recursos Humanos 2014. MBO Proyectos Elctricos S.A. de

C.V. 2014
Martn G. lvarez Torres. (1996) Manual para elaborar manuales de

polticas y procedimientos
Anlisis Financiero. Disponible en:

http://creditosycobranzasdinero.blogspot.mx/
Anlisis Financiero. Recuperado el 22 de Julio del 2014 de:

http://www.andragogy.org/_Cursos/Curso00169/Temario/pdf%20leccion%
202/TEMA_2_pyme.pdf
Conoce y sabe para que sirve un bur de crdito, Recuperado el 17 de

Julio de:
http://www.economia.com.mx/conoce_y_sabe_para_que_sirve_un_buro_
de_credito_.htm
Elaboracin de un Manual de Crdito y cobranza. Recuperado el 15 de

julio de:
http://www.scribd.com/doc/16105058/Manual-de-Credito-y-Cobranza
Gua tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos

Secretaria de Relaciones exteriores Junio 2004 pag 26 recuperado el 2
de Junio de 2014 de:
http://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_pro
c.pdf
Lindsay Van Thoen (19 de Febrero 2014) What to do when your client is
slow to respond. Disponible en:
https://www.freelancersunion.org/blog/2014/02/19/what-do-your-clientslow-respond/
Manual de Crditos y Cobranza Recuperado el 6 junio 2014, de

http://www.monografias.com/trabajos38/manual-de-credito/manual-decredito.shtml
Manual de Crdito y Cobranza para grupo Maya y Asociados S.A. de

C.V. Recuperado el 6 de junio del 2014 de:
http://tesis.bnct.ipn.mx/dspace/bitstream/123456789/7559/1/CP2010%20
C566l.pdf
Manual
de
Procedimientos
disponible
en
:http://www.ingenieria.unam.mx/~guiaindustrial/diseno/info/6/1.htm
Protect Yourself: How to Structure Your Consulting Contracts Disponible

en http://www.entrepreneur.com/article/237512
Sharma Ramdular. Collecting from your large customers: Is it 'Collections'

or
'Corrections'?
Disponible
en
CreditGuru.com,
Tcnicas y herramientas de control. Recuperado el 25 de Junio de 2014

de: http://148.202.148.5/Cursos/Id204/Unidad_6/65.htm

Manual de Credito y Cobranza

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Firmado digitalmente por Universidad Tecnolgica

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE QUERTARO

Nombre del proyecto:

Manual de Crdito y Cobranza

MBO Proyectos Elctricos S.A. de C.V.

INGENIERO EN INNOVACIN Y DESARROLLO

RENDN ARVIZU ALONDRA

Santiago de Quertaro, Qro. Octubre 2014

Siendo que el principal objetivo del departamento de Crdito y Cobranza es

(Palabras clave: Riesgo, anlisis, proceso, crdito, cobranza)

Mis padres, Mara Dominga Arvizu Saldaa y Federico Rendn Martnez

7.1.6 Actualizacin ............................................................................ 30

DESARROLLO DEL PROYECTO ........................................................ 49

10.1 El Departamento de Crdito y Cobranza ........................................ 49

10.4.2 Peticin de Aumento de la lnea de crdito ............................ 57

Al presente lector, en esta tesis usted podr observar la elaboracin de un

La empresa es de nueva creacin por lo cual es importante establecer las

La administracin de la empresa y el departamento de ventas asignaron

debido a que en la empresa se desarrollaba el

evidente problema que ocasionaba la falta de controles administrativos tanto

para la empresa como problemas de liquides para cubrir sus pasivos

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2.2 Antecedentes histricos de la empresa

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