Manual de Contabilidad

Iglesias Socias

Compassion Guatemala

2015

INDICE
Pgina
Introduccin.. 3
Proceso Financiero y Contable.. 3
I.

Cuenta Bancaria............................................... 3

II.

Ingresos.... 4

III.

Gastos. 5

IV.

Archivo de Documentos. 6

V.

Caja Chica............ 6

VI.

Libros de Contabilidad. 7

VII.

Reporte Financiero 7

VIII.

Conciliacin Bancaria.. 8

IX.

Procedimiento para enmiendas e Inversin del Excedente............................... 9

X.

Procesos Varios 9

XI.

Instructivo para el Fondo de Regalos Navideos...... 10

INTRODUCCION
Como parte del apoyo tcnico ofrecido por Compassion Guatemala, se proporciona el presente Manual de Contabilidad,
que contiene una descripcin general para la administracin del proceso financiero y contable, que ayudar al
Programa a establecer un sistema que refleje organizadamente los ingresos, los gastos y la forma comparativa de
reflejarlos contra su presupuesto. Toda Iglesia Socia mantendr registros financieros claros, exactos, bien respaldados,
a travs de documentos legalmente consistentes.
Ninguna persona est autorizada a realizar cambios a lo establecido en el presente Manual sin previa autorizacin.
Cualquier propuesta de cambio en beneficio de la Iglesia Socia, favor dirigirlo al Departamento de Servicios del
Ministerio, a travs de su Facilitador de Sociedad.
Favor cualquier duda o consulta referente al presente Manual, comunquese con su Facilitador de Sociedad.

PROCESO FINANCIERO Y CONTABLE

1. Plan Anual de Sociedad
a. Misin, Visin, Objetivos
b. Nomenclatura
c. Presupuesto
2. Proceso Contable
a. Registro de ingresos
b. Registro de gastos
c. Enmiendas e inversin de excedente
d. Inventario
e. Conciliacin Bancaria
3. Informacin Financiera
a. Reporte financiero mensual
b. Variacin mensual del presupuesto

I. CUENTA BANCARIA
1. Cada Socio contar con una cuenta de depsitos monetarios (cheques) a nombre de la Iglesia Socia/Centro
Estudiantil. Cuando se registre la cuenta en el banco indicar que para retirar fondos se necesitarn dos firmas.
2. En la cuenta bancaria se registrar un mnimo de 3 firmas y un mximo de 5 firmas, que incluyan: Director del
Programa (requerido), 2 miembros de la Junta Directiva de la Iglesia Socia (requerido), y, otros miembros del
rea administrativa de la Iglesia Socia que sea designado por los miembros de la Junta Directiva de la Iglesia
Socia, siempre y cuando entre los firmantes no exista ningn grado de parentesco.
3. No incluir como firma registrada en la cuenta bancaria de la Iglesia Socia: el Contador, el Pastor y el Encargado
(a) de administrar el fondo de Caja Chica.
4. Cada vez que el Banco, les entregue una ms chequeras, la persona que los reciba, contar el nmero de
cheques de cada talonario recibido.
5. Los cheques NO estarn pre-firmados; es decir que por ningn motivo las personas que tengan firma registrada
firmaran en blanco un cheque, sin que contenga toda la informacin que se indica en el cheque.

6. Las chequeras en uso y nuevas se guardaran en un lugar seguro con llave en las instalaciones de la Iglesia Socia y
el responsable de las mismas es el Contador porque es la persona encargada de elaborar, contabilizar y
controlar los cheques.
7. Los estados de cuenta del banco de cada mes y los cheques pagados que son devueltos por el banco, sern
archivados en un lugar seguro en las instalaciones de la Iglesia Socia. Los cheques se mostrarn a requerimiento
de la Junta Directiva, Facilitador y Auditor de Compassion.
8. Llenar toda la informacin que se requiere en el codo de la chequera, tal como fecha, nombre a quien se
extendi el cheque, concepto, saldo anterior, sumar depsitos, valor del cheque que se est emitiendo, notas
de crdito o dbito del banco y saldo actual, esto permite establecer el saldo disponible en la cuenta.
9. ACCESOS A BANCA VIRTUAL (O EN LINEA): Con el fin de agilizar la consulta de saldos y obtener un estado de
cuenta del banco, se puede solicitar el servicio de Banca Virtual en el banco, quedando restringido nicamente
para consultas y NO para servicios y pagos en lnea. Para la habilitacin del acceso a Banca Virtual, se contara
con la aprobacin de la Junta Directiva y hacerlo de conocimiento previamente al Facilitador de Sociedad.
9.1 Responsables
a. La Junta Directiva nombrara a los responsables de custodiar y administrar los accesos a la banca en
lnea/virtual, se recomienda que entre estas personas estn incluidos: El Director, el Contador y Auditor
Interno, esto se har constar en un acta de la Junta Directiva.
b. Cuando uno de los tres responsables de la administracin de los accesos a la banca virtual deje de
participar en el proyecto, hacerlo constar en acta de junta directiva indicando a los nuevos
responsables.
c. Cuando se realicen cambios en los responsables de administrar los accesos a la banca en lnea, realizar
cambio de contraseas estando presentes las personas nombradas como responsables de administrar
esta informacin, y, dejar por escrito en el Proyecto sobre el cambio realizado e informar al banco a
travs de una carta con las firmas autorizadas.
9.2 Administracin de contraseas e informacin relacionada a la Banca Virtual
a. Definir una contrasea que contenga: nmeros, letras en maysculas y minsculas y caracteres
especiales ($ % ^ #). La contrasea es la llave que se necesita para tener acceso a banca virtual, es por
eso que es importante que la misma sea lo ms segura posible.
b. No utilizar datos personales como fecha de nacimiento, aniversarios, nombres de familiares,
direcciones; la contrasea que se utiliza para ingresar a banca virtual ser diferente a la que usa para
otros servicios como correo electrnico.
c. Resguardar la informacin relacionada a las cuentas bancarias, nombres de usuarios y firmantes,
contraseas, o cualquier otra informacin que solo el responsable debe conocer y no suministrar
informacin va telefnica o a terceros.
d. Cambie su contrasea secreta de forma peridica. En caso de olvido de la contrasea o bloqueo del
acceso, comunicarse con el banco.
9.3 Sistemas de control interno
El Auditor interno o miembro de la Junta Directiva delegado verificar peridicamente y como mnimo una
vez al mes, las transacciones realizadas de depsitos y pagos de cheques que aparecen en el estado de
cuenta bancario, toda informacin sospechosa o no autorizada debe de reportarse a la Junta Directiva y dar
el seguimiento respectivo.

II. INGRESOS
1. Por cada ingreso en efectivo o con cheque o nota de crdito a la cuenta de la Iglesia Socia, se emitir un RECIBO
DE CAJA, que est debidamente numerado en correlativo y que indique claramente nombre y firma de la
4

persona que recibi el dinero. Estos fondos se depositarn intactos a la cuenta bancaria las veces que sean
necesarias durante el mes, y se reflejar en el registro en el libro Centralizador que est correctamente cargado
a sus cuentas correspondientes.
2. Todo ingreso se depositar en la cuenta bancaria. No utilizar el efectivo (monedas y billetes) de los ingresos
locales, para hacer gastos a cuenta de la Iglesia Socia.
3. Contar siempre con documentos adecuados para contabilizar los ingresos RECIBOS NUMERADOS Y PREIMPRESOS en original y copia, y las respectivas boletas de los depsitos bancarios se adjuntarn al talonario de
recibos emitidos.
4. Si fueran ingresos en especie (no monetario), el detalle del mismo se har constar en el Libro de Actas de la
Iglesia Socia.

III. GASTOS
Los gastos son salidas de dinero realizadas para la obtencin de bienes o servicios y stos pueden hacerse pagndolos
por medio de cheque o fondos de caja chica. Los lineamientos para documentar los gastos de la Iglesia Socia son:
1. Todos los gastos tendrn como soporte FACTURAS autorizadas por la SAT. En el caso de las facturas cambiarias,
adjuntar el recibo de caja correspondiente.
2. Para efectos de control interno y salvaguardar los recursos de la Iglesia Socia, colocar a los cheques el sello de
NO NEGOCIABLE antes de que se emita.
3. Los cheques contaran siempre con su respectivo voucher con la informacin completa segn indica el formato
establecido, se llevarn en orden correlativo, que incluya los cheques anulados y no debe faltar el voucher de
cada cheque emitido.
4. Las facturas o documentos contables debidamente justificados de soporte del gasto, emitirlos a nombre del
Centro Estudiantil, con NIT: Consumidor Final, la nica excepcin es la compra de regalos especiales y fondos
mdicos, en donde la factura se solicita a nombre del beneficiario.
5. Las facturas incluirn un detalle de los artculos adquiridos. No se aceptan con el concepto por su compra o
por consumo.
6. A cada comprobante agregarle atrs el nmero de cheque con que se cancel.
7. No emitir un nuevo cheque para compras gastos, ya sea a nombre del proveedor de algn miembro del
personal que realice compras si no ha presentado las facturas del cheque anterior.
8. No se acepta que se adjunten comprobantes de gasto a los vouchers, con fechas de ms de 2 meses anterior o
posterior a la emisin del cheque.
9. Para el pago de los gastos no es permitido realizarlos con tarjeta de crdito personal por parte de los voluntarios
de la Iglesia Socia.
10. Todo el personal de la Iglesia Socia que tenga relacin con el rea financiera, conocer la nomenclatura vigente
para poder clasificar los gastos correctamente.

IV. ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS

El archivo de los documentos contables de ingresos y de gastos, se clasificarn por mes, en un archivo tipo leitz
(cartapacio, tamao carta, pasta dura) y colocarlos en un archivo con llave. Se recomienda que el resguardo de los
documentos sea en un lugar confiable, seguro y en caso de informacin de aos anteriores, colocarlos en bolsas
plsticas para resguardarlos de humedad y polvo. La papelera de la Iglesia Socia se guardar por cuatro aos ms el
ao en curso.
Tomar en cuenta que los comprobantes de gastos de Fondo de Compassion y Regalos de Patrocinadores, sean
archivados en el mes que corresponde. Esto facilitar que al momento de una revisin, se tengan a la vista todos los
documentos de soporte que amparan dichos gastos. Los archivos contables contendrn como mnimo la siguiente
documentacin:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Recibos de Caja y boletas de depsito

Cheques Vouchers
Estados de cuenta originales y cheques devueltos por el banco
Presupuesto Anual de Sociedad aprobado
Reportes financieros enviados a la Oficina de Compassion
Copia de los formularios de Fondos de Compassion
Listado de entrega de beneficios (regalos navideos, regalos especiales, etc.)
Inventario
Inversin de Excedente y Enmiendas debidamente autorizados.

V. CAJA CHICA
El concepto de caja chica es tener un fondo en efectivo disponible para gastos no mayores de Q500.00, los cuales evitan
el hecho de estar emitiendo cheques constantemente o utilizar dinero que ha ingresado por cualquier motivo.
Para el uso de la Caja Chica estimar cunto estamos gastando cada mes y hacer un anlisis o presupuesto de las
compras que se hacen en efectivo. Por ello se crear un fondo segn la necesidad de cada Iglesia Socia, el fondo de caja
chica se constituir con Q.1,000.00, o en caso de las Iglesias Socias que no tienen un banco cercano, este fondo podr
ser ampliado hasta un mximo de Q3,000.00, slo para casos especiales, pero necesitan la aprobacin de su Facilitador
de Sociedad.
Como crear el fondo de caja chica:
1.

Emita un cheque a nombre de la persona responsable previamente aprobado por el Director (a) de la Iglesia
Socia, el documento de soporte se va a constituir en el Libro de Actas de la Iglesia Socia, el cual indique los datos
del monto y la persona a quien se le asignar el manejo del fondo.

2.

El registro del cheque para la creacin o ampliacin del Fondo de Caja Chica en el libro centralizador ser en la
cuenta de gasto NO PRESUPUESTADO 096.

3.

La Caja Chica siempre se reflejar en la hoja de conciliacin bancaria en la integracin de fondos (Prueba de
Efectivo), como efectivo en caja, por el valor total constituido.

4.

A partir de la realizacin de gastos del fondo, registrarlo en las cuentas a las que corresponda.

5.

A continuacin se mencionan algunos aspectos a tomar en cuenta en el manejo del fondo:

a. El Contador, Director, Coordinador General del Programa o quienes tengan firma registrada en la cuenta
bancaria, no manejarn el fondo de caja chica.
6

b. Se requiere liquidar el fondo conforme al Formulario de Liquidacin de Caja Chica, esto lo elabora la persona
encargada de administrar el fondo y puede liquidar la Caja Chica hasta 3 veces dentro del mismo mes.
c. A la persona encargada de manejar la Caja Chica, previo a entregar el dinero se le entregar un Vale autorizado
por el Director (a) o Coordinador del Programa y liquidar con facturas en un tiempo no mayor a 3 das.
d. El Contador realizar 4 arqueos sorpresivos al ao para comprobar que se est cumpliendo con los lineamientos
establecidos para el manejo del fondos, y realizar la revisin de los gastos mensuales.
e. Cuando se realice un cambio del encargado de la Caja Chica, se levantar un acta en el libro de la Iglesia Socia,
para dejar constancia de dicho cambio y se entregar al nuevo encargado, los documentos y valores
correspondientes.
f. No es necesario hacer cierre mensual ni anual del fondo de la Caja Chica.
g. Guardar en una caja metlica con llave el dinero del fondo y documentos.
h. No incluir fondos provenientes de otras fuentes con el fondo de Caja Chica (Ej. otros fondos, dinero personal).

VI. LIBROS DE CONTABILIDAD

Libro de Inventario
Se utiliza para hacer el registro de todos los activos fijos (mobiliario y equipo), as como el inventario de los PCTs que se
lleven en el programa. Para cada entrega de artculo comprado llevar un control firmado de recibido de a quin se le
entreg dicho artculo comprado o firmado por el encargado del rea o departamento donde est ubicado dicho
artculo. El Libro de Inventario se llevar en forma electrnica segn formato establecido, reflejar la informacin en
forma acumulada todos los activos fijos que correspondan a periodos fiscales anteriores ms el actual. El 100% de los
activos se mantendrn fsicamente en las instalaciones de la Iglesia Socia.
Es responsabilidad del Contador hacer un inventario anual. El inventario se ajustar de acuerdo con la informacin
recabada, cuando corresponde realizar bajas de inventario respaldarlo a travs de un acta de la Junta Directiva, donde
se haga constar la razn de la baja y cul fue el procedimiento realizado en caso de robo o extravo de bienes del
inventario.

VII. REPORTE FINANCIERO

El Reporte Financiero es el producto final de nuestro trabajo y muestra de forma resumida las operaciones que se
hicieron en los libros y qu cuentas afectamos.
El saldo final disponible del Reporte Financiero ser igual al de la conciliacin bancaria y el saldo final del Libro
Centralizador, sin incluir el fondo de Caja Chica para establecer saldos netos bancarios y, se incluye el fondo de Caja
Chica para establecer saldos totales en efectivo.
Los reportes financieros se enviarn a las Oficinas de Compassion, a ms tardar el da 15 de cada mes, o el primer da
hbil despus si el da 15 cae en fin de semana o es feriado. La presentacin del Reporte Financiero es requisito
indispensable para que se puedan asignar los fondos del mes siguiente. Al dejar de enviarlo por dos meses consecutivos,
se suspende el envo de la ayuda.
El Reporte Financiero se integra de la siguiente forma:
1. Formulario de Envo de Reporte Financiero Mensual (firmado y escaneado)
2. Sistema Automatizado (Reporte Financiero Mensual, Libro Centralizador, Reporte de la Variacin Mensual de
Presupuesto, Conciliacin Bancaria).
3. Formulario de Devolucin de Fondos No Utilizados si hubieren fondos por devolver (caso contrario no es
necesario enviarlo), adjuntar el formulario escaneado.
4. Estado de cuenta del bancario escaneado.
5. Recibo de Donacin (del total de fondos recibidos de parte de Compassion en el mes)
7

Acta Anual de Fondos Totales Recibidos en el Ao Fiscal

Es obligatorio enviar en Julio de cada ao a la Oficina de Compassion el acta segn formato establecido, donde se
incluya el total de fondos recibidos de Compassion de Julio a Junio.

VIII.

CONCILIACION BANCARIA

Conciliar es: Poner de acuerdo lo que nosotros estamos indicando que tenemos en libros, con lo que el banco dice que
tiene, segn el estado de cuenta bancario. Los casos ms frecuentes son los siguientes:
1. Notas de Debito:
Estos son valores descontados de nuestros fondos en la cuenta por varias razones; que pueden ser por cobros que
nos hace el banco por las siguientes causas: Cargos por servicio, cobro por chequeras otorgadas, Impresin de
desplegados de estado de cuenta, cheques rechazados, impuesto por intereses que genere la cuenta.
2. Notas de Crdito:
Estos son valores que son acreditados o sumados a nuestros fondos en la cuenta por las razones siguientes:
Intereses que genera la cuenta.
Las operaciones de Dbitos y Crditos, las conocemos en algunas oportunidades hasta que el banco nos enva el estado
de cuenta, por tal razn es importante conocer los movimientos que el banco realiza y compararlos con los registros en
nuestros libros, y cuando hagamos esta comparacin nos encontraremos con estas diferencias y procedemos a hacer
los registros contables que sean necesarios.
El Contador dar seguimiento a los cheques en circulacin, cuando haya un cheque con ms de 6 meses de haber sido
emitido, anularlo y hacer el registro de reingreso a la contabilidad y llevar control de estos cheques, a efecto de
determinar la razn por la cual no se realiz el cobro. Al agotar la investigacin del cheque en circulacin y se aseguren
que ya no ser cobrado, solicitar la aprobacin del Facilitador para reportarlo como parte del Excedente y solicitar
autorizacin al Facilitador, para su inversin a donde corresponda.
Como Elaborar la Conciliacin Bancaria
1. Con el estado de cuenta del banco, compare todas las operaciones que all estn registradas contra sus registros
en libros (Libro Centralizador).
2. Verifique que los ingresos (Depsitos) que usted registr en libros, estn debidamente operados por el banco. Si
encontrara algn deposito que el banco no opero en el mes, este formar parte de los depsitos en trnsito.
3. Verifique que los cheques que usted emiti estn registrados en libros, que hayan sido pagados por el banco,
compare por nmero de cheque y cantidad.
4. Si usted encuentra que existen algunos cheques que emiti y estn registrados en libros pero el banco no los
pag este mes, haga una lista de los mismos, que contenga la fecha de emisin del cheque, el nmero del
cheque y su valor y estos formaran parte de los cheques en circulacin.
5. Si encuentra alguna nota de dbito o crdito que no haya operado en libros, *contabilcelo*
6. Tome el saldo final de las operaciones del mes, segn lo indica el estado de cuenta del banco. Smele los
depsitos que se registraron en libros y que no fueron operados por el banco en el mes y reste el valor total de
los cheques en circulacin.
7. La suma y resta de estas operaciones tiene que dar como resultado un saldo igual al saldo en Libros.
Importante:
Para agilizar la elaboracin de la Conciliacin de Bancos, no espere a que el banco enve por correo el estado de cuenta
del mes. Solicite por escrito una copia o desplegado provisional en los primeros das del mes siguiente, o asesrese con
la institucin bancaria para obtener esta informacin en muy corto tiempo (si no es as mejor cmbiese de banco).
8

IX. PROCEDIMIENTO PARA ENMIENDAS E INVERSION DE EXCEDENTE

1. Las enmiendas o inversin de excedente son necesarias cuando existan variaciones +/- Q.1,000.00 en las
cuentas de gasto originalmente presupuestadas si se considera conveniente invertirlo.
2. La solicitud de inversin de excedente ser autorizada en copia dura por el Facilitador de Sociedad o electrnica
cuando no sea posible tener la autorizacin inmediata del Facilitador de Sociedad; segn el formato establecido
con la informacin completa, enumerada de forma correlativa y registrarlo en la cuenta 800 respectiva.
3. Cuando una enmienda ha sido autorizada, NO realizar cambios al Plan Anual de Sociedad (presupuesto) n en el
Sistema Automatizado.
4. La Iglesia Socia archivar la copia de la solicitud autorizada con el presupuesto anual del perodo a que
corresponde. Asimismo se dejar la original en el archivo correspondiente de la Oficina de Compassion.
Causas que originan EXCEDENTE en el Presupuesto
1.
2.
3.
4.
5.
6.

No ejecutar actividades presupuestadas

Gastar menos en una actividad presupuestada
Aumento mayor al presupuestado en cuota de nios
Aumento del tipo de cambio del dlar.
Aumento mensual de la cuota por nio.
Ingresos en el ao fiscal que pertenecan al ao fiscal anterior.

X. PROCESOS VARIOS
1. Contabilizacin del Fondo de Nios NO PATROCINADOS.
Registrar el fondo en la cuenta 021 Ayuda de Compassion
2. Contabilizacin del Fondo de Compassion del ao
Los Fondos de Compassion del ao fiscal actual, el Ingreso se registra en la cuenta 060 de Ingresos y el Gasto se
registra en la cuenta 060 de Gastos.
3. Contabilizacion de CIVs
Registrar el Ingreso en la cuenta 092 de Ingresos y registrar el Gasto en la cuenta 092 de Gastos. El movimiento
de ingresos y gastos de los fondos CIV se registrarn en los formularios establecidos y reportarse a la oficina de
Compassion.
4. Contabilizacin de Gastos por visita de Patrocinadores
Registrar el Gasto en la cuenta 94 de Gastos de Viaje y cuando Compassion le reembolse el fondo, registrar el
Ingreso en la cuenta 94 nuevamente.
5. Contabilizacion de Fondos CSP
Registrar el Ingreso en la cuenta 095 de Ingresos y registrar el Gasto en la cuenta 095 de Gastos. El movimiento
de ingresos y gastos de los fondos CSP se registrarn en los formularios establecidos y reportarse a la Oficina de
Compassion.
6. Contabilizacin de vuelto de los cheques emitidos
Ya sea que se realice en el mismo mes o en el mes siguiente, se registrar el monto en negativo en la cuenta que
inicialmente se afect cuando se emiti el cheque.
7. Contabilizacin de cheques anulados
La cantidad se registrar en negativo en la cuenta donde se origin el gasto y registre el valor en la columna de
Ingresos Iglesia Socia.
8. Revisin de la Variacin del Presupuesto
Ingrese a su sistema automatizado, al ingresar al cuadro de la Variacin de Presupuesto, haga clic ingrese el
mes que desea comparar y revise cmo va la ejecucin de Ingresos y Gastos en relacin con el Presupuesto
Mensual (es el cuadro que est arriba de la Variacin de Presupuesto).

9. Contabilizacin de ingresos del ao fiscal anterior

Los ingresos que pertenezcan al ao fiscal anterior (Ejemplo: Fondo Mdico, etc) se registrarn por separado de
las dems cuentas de ingreso. Si son ingresos de la Iglesia Socia contabilcelo en la cuenta de ingreso 098. Si son
ingresos de Compassion contabilcelo en la cuenta de ingreso 099.

XI. INSTRUCTIVO PARA EL FONDO DE REGALOS NAVIDEOS

El compromiso de cada Director es invertir este fondo con diligencia y honestidad a fin de beneficiar lo ms posible a los nios. A
continuacin, les anotamos aspectos importantes que han de tener en cuenta para la compra y la entrega de los regalos navideos.
1.

La entrega de los regalos navideos: Esta ha de ser una celebracin especial en donde la dedicacin, el inters y la
motivacin sean elementos bsicos. As, los nios sentirn el amor de sus patrocinadores en la ocasin singular de la
Navidad. Esta entrega, con su fiesta respectiva, se efectuar en fecha programada, en horas hbiles para contar con la
asistencia de su facilitador u otro miembro del personal de Compassion. Si tiene problemas para realizar la fiesta en la
fecha programada, por favor comunquese inmediatamente con su facilitador.
2. Para compras de regalos: Antes de hacer las compras observar lo siguiente:
a. Solicitar las cotizaciones pertinentes
b. Todas las cotizaciones, contarn con la firma y la aprobacin de su facilitador antes de realizar las compras
c. Hacer las compras en establecimientos que extiendan factura contable
d. Buscar proveedores que acepten cheque como medio de pago.
e. Los cheques sern emitidos o girados a nombre del proveedor o proveedores de los regalos. NO al Portador, NO a
nombre de algn miembro de la Iglesia Socia.
f. Detallar cada factura (no por su compra). En el detalle indicar la cantidad de artculos comprados y costo de cada uno.
3. Total del regalo: La cantidad de dinero enviada por el patrocinador es exclusivamente para ser invertida en un regalo
tangible, que los nios recibirn en un 100%. No se puede usar este dinero para:
a. Cubrir el gasto de la fiesta navidea
b. Para llevar a los nios a comer en un restaurante.
c. Gastos de transporte, viticos o flete.
4. No entregar dinero en efectivo: Nunca entregar el dinero en efectivo a los padres de los nios. Las compras de los regalos
navideos sern hechas por los colaboradores de la Iglesia Socia.
5. Contabilidad y Archivo:
a. En el reporte financiero mensual, la inversin hecha en los regalos navideos se registrar en la cuenta 090, tanto en
ingresos como en egresos.
b. Archivo de los documentos: Todos los comprobantes de gastos (facturas) originales, sern archivados junto con el
voucher del cheque emitido.
6. Cantidad en Quetzales: La cantidad recibida para el regalo de cada nio es el monto indicado en memorndum enviado
por el Departamento de Implementacin del Programa, no se depositarn fondos extra para la fiesta navidea.
7. Descuentos u otros: Si hay rebajas, descuentos, bonificaciones u otro beneficio por la compra general de los regalos, este
ser trasladado (invertido) directamente de alguna manera a los nios (en la misma actividad).
8. Presupuesto: Si los fondos para realizar la fiesta navidea no fueron previstos en el presupuesto aprobado, presentar una
solicitud por escrito a su facilitador de modo que se puedan usar fondos de patrocinio en dicha fiesta.
9. Firmas de recibido: Los beneficiarios firmarn las hojas de entrega de beneficios respectivas segn control establecido.
10. Nios que no asisten al programa y/o salidas: Las compras de los regalos navideos se harn contando a los nios que
efectivamente asisten al Programa. En el caso de nios que aparecen en el listado, de los cuales ya no asisten y se les ha
dado salida, proceder de la manera siguiente:
a. No comprar el regalo
b. Elaborar una lista de ellos, identificanto el cdigo y nombre del nio
c. Llenar el formulario de Devolucin de Fondos No Utilizados
d. Enviar el formulario a la Oficina de Compassion para que los mismos sean descontados de la ayuda del mes siguiente.
11. Cobros adicionales: No cobrar ninguna cuota especial por actividad navidea a los beneficiarios.
**NOTA** Todo el proceso de compra y entrega de regalos, como procedimiento normal de Compassion es revisado y auditado en
detalle por el Facilitador del Proyecto, el Auditor de Compassion, Auditora de la Oficina Internacional.

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