NUESTRA FRMULA

SGC MEDICAL
Volumen No. 25
Junio 2016

EFICIENCIA Y EFICACIA EN LA COMUNICACIN

(Elaborado por: Ricardo Rendon)

El trmino eficacia deriva de la voz latina efficaca, la cual quiere decir cualidad de hacer lo que est destinado
ser. El diccionario de la real academia espaola define la palabra eficacia como la capacidad de lograr el efecto
que se desea o se espera. Por lo tanto se puede decir que la eficacia es aquella capacidad o cualidad para
lograr, obrar o conseguir algn resultado en particular, gozando de la virtud de producir el efecto deseado.
En el mbito empresarial y la economa, eficacia es un trmino muy utilizado, donde muchos acuerdan que
eficacia es la adquisicin de los objetivos trazados previamente; por su lado otros manifiestan que el trmino es
simplemente la realizacin de las cosas correctamente, con el simple propsito de lograr o alcanzar las metas
previstas.
Nunca debe confundirse la nocin de eficacia con la idea de eficiencia, que deriva de races latinas,
especficamente de efficienta, aludiendo a la utilizacin racional de los recursos con los que se cuenta, para as
lograr alcanzar un objetivo previamente propuesto. En otras palabras es consumar o efectuar las metas y
objetivos con la menor cantidad de recursos disponibles y
tiempo; lo que es un requisito para evitar o cancelar errores
o derroche. Idea que se diferencia de la eficacia dado que
esta simplemente hace
CONTENIDO
referencia a lograr los
objetivos
y
metas
programadas
con
los
recursos disponibles en un
1. DESARROLLO
tiempo dado.
ORGANIZACIONAL

Eficiencia y eficacia en la
comunicacin

2. HABLANDO DE CALIDAD
Herramientas de la
comunicacin en M&D.
3. QUE SABES DE
Multitasking MultiTareas.
Blog

La comunicacin en las empresas es uno de los puntos ms

importantes y crticos, pues de esta depende el desarrollo
de todas las actividades y proyectos. Si esta no es efectiva y
no cuenta con los mtodos correctos y eficientes se corre el
riesgo de llegar a puntos crticos como: malos entendidos,
notificaciones inadecuadas de las prioridades, ordenes
confusas o aplicacin de criterios personales mal
interpretados (yo pens que. A m me dijeron que. Yo
no saba que), todo esto genera un clima organizacional
tenso y poco productivo. Uno de los principales obstculos,
es no reconocer que existen barreras. Lo cual va de la mano
con la falta de consciencia con relacin a la complejidad de
la comunicacin interpersonal y organizacional.

HERRAMIENTAS DE LA COMUNICACIN EN M&D

(Elaborado por: Andrea Martnez)

Actualmente en nuestro Sistema de Gestin de Calidad

contamos con el documento GG-OOO-007 MATRIZ DE
COMUNICACIN que tiene como objetivo dar a conocer
todas las disposiciones, mtodos y documentos definidos
y establecidos por Medical Distribution, con el propsito
de mejorar nuestros mtodos internos de trabajo, la
productividad y el bienestar basado en una buena
comunicacin.
Para Medical es importante la generacin de distintos
soportes de comunicacin interna; pueden ser orales,
escritos, audiovisuales, digitales, etc. Las nuevas
tecnologas de la informacin y comunicacin abren el
abanico de posibilidades a las que no debemos ser
indiferentes.
A continuacin nombrare brevemente las herramientas de
comunicacin
que
internamente
hemos
venido
desarrollando las cuales se mencionan en nuestra matriz
de comunicacin:

Poltica de Puertas Abiertas

Bsicamente es abrir la comunicacin para que cualquier
persona, no se sienta intimidada para escribir, hablar a
sus directores y gerentes y si lo desea pueda concertar
una reunin con ellos. La idea es que fluya en forma
ascendente el conocimiento y la opinin de la gente.
Cabe sealar que una poltica de puertas abiertas, no es
un reglamento, no est escrita, ni hay un plan que la
respalde. Ms bien forma parte de una decisin
organizacional de llevar un trato de manera ms humano,
cordial y amigable las relaciones en la oficina, con
entendimiento tcito.

ESCRITOS
Publicacin Institucional Boletn
Nuestra FormulaSGC Medical

ORALES
Reuniones:
Las reuniones son un espacio de comunicacin para:
informar, capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo
importante es contar con espacio acorde para convocar a
los participantes con la debida antelacin.
Video Conferencias:
Es un sistema interactivo que permite a varios usuarios
mantener una conversacin virtual por medio de la
transmisin en tiempo real de video, sonido y texto a
travs de internet.
Estos sistemas estn especialmente diseados para llevar
a cabo sesiones de capacitacin, reuniones de trabajo,
demostraciones de productos, entrenamiento, soporte,
atencin a clientes, marketing de productos, etc.

Informativo

Una revista interna informa, motiva y cohesiona al

personal. Su importancia es que en ella confluyen
informaciones de diferentes reas. Estas publicaciones se
adecuan a los hbitos de lectura de cada cual y crea una
cita peridica entre la redaccin y el personal.
Medios Electrnicos:
Las relaciones hombre-espacio / hombre-hombre, en el
contexto de la Revolucin Cientfico Tecnolgico, cada
vez se producen menos frente a frente. Un nmero
creciente de redes se intercalan y organizan la
interaccin. A partir de ello resulta necesario suscitar
nuevas relaciones de intercambio, no slo de individuo a
individuo, sino tambin de los individuos con la
organizacin como espacio de pertenencia.
E-mail
Sus ventajas son rapidez, interactividad, multidifusin,
facilidad de fijacin del destinatario.
Blogs Corporativos y organizacionales
Se usan internamente para mejorar la comunicacin y la
cultura de una sociedad o externamente para las
relaciones de marketing.

MULTITASKING MULTI-TAREAS
(Elaborado por: Catalina Martnez)

En los ltimos aos se ha empezado a escuchar

sobre el trmino Multitasking que se traduce como
Multitareas, asociado a los procesos realizados por
las personas, el Multitasking pertenece al rea de
sistemas operativos, que se suponen sistemas
capaces de ejecutar varios programas a la vez e
intercambiar informacin entre ellos. El mismo uso
de los ordenadores, computadores personales,
tablet, etc., ha hecho que el efecto Multitasking
toque a los seres humanos, hoy da muchas de las
tareas que se realizan requieren de un equipo de
computo cualquiera que ste sea, especialmente en
las empresas; aadindole la Internet como
herramienta principal para la conexin y desarrollo
de actividades propias de cada compaa y por
supuesto, de cada puesto de trabajo.
Dicho mundo de los computadores asoci una
cantidad de funciones que alguna vez hicieron parte
de la cotidianidad de los puestos de trabajo, tales
como escritorio, carpetas, archivo papelera
reciclable, adems de permitir el uso simultaneo de
varias ventanas y pestaas, escuchar msica entre
otras mltiples aplicaciones ms; pero entonces, son
los seres humanos tambin Multitasking?
Las personas multitarea se pueden describir como
individuos capaces de realizar ms de una tarea a la
vez, con la finalidad de presentarse con una imagen
de trabajador productivo o el miembro ms eficiente
del equipo. De hecho se crey que aquellas
personas con habilidad Multitasking podan
desarrollar otras habilidades entre ellas buena

memoria, con el paso del tiempo esto parece ser no

muy cierto pues el tratar de realizar varias tareas a la
vez desmejora la calidad del trabajo de una persona.
Adems de esto se evidencio que el Multitasking se
convirti en una accin contagiosa, pues al parecer
ms productivo, los dems compaeros buscan
imitar esta capacidad poniendo en riesgo la
habilidad de resolver tareas complejas en un equipo
de trabajo.
Sin embargo, dicha capacidad debe ser
reconsiderada pues los estudios muestran que el
cerebro humano si bien es un universo infinito de
funciones el mismo no puede ser tan productivo y
eficiente en la elaboracin de ms de una tarea a la
vez, al contrario, estas actividades pueden generar
caos en el proceso de generacin de ideas, desde
este punto de vista el Multitasking no es algo
positivo.
Cmo abandonar la Multi-tarea?
Entendiendo que el hbito de multitasker es nocivo
por estar pasando de una tarea a la otra sin terminar
de manera eficiente la totalidad de ellas y generar
estrs y afectar la concentracin de lo
verdaderamente importante.
Los siguientes consejos pueden ayudar a superar
este efecto multitasker, pues si bien es cierto que
no es muy productivo adoptarlo, tambin es cierto
que definitivamente siempre tenemos ms de una
tarea por hacer:

1. PRIORIZAR: Cada trabajo requiere de tareas

que deben cumplirse a diario, es importante
identificar que tarea debe desarrollarse
primero, una vez identificada o tomado la
decisin de cual efectuar primero, si ella
requiere de la ayuda de un computador u
ordenador, deje abierta solamente las
ventanas y/o pestaas alusivas a dicha tarea.
2. PLANEAR EL DIA ANTERIOR: Reserve 15
minutos al final de la tarde cada da y planee
las actividades del da siguiente, realizar un
listado y tener en cuenta el tiempo que puede
gastar en cada una de ellas. Aqu debe poner
en prctica el punto anterior, priorizando de
acuerdo a la necesidad cada tarea y
asignando tiempos para la ejecucin de las
mismas.
3. CAMBIE DE LUGAR AL MENOS UNA VEZ
AL DIA: Es recomendable despus de
terminar cada tarea y antes de iniciar una
nueva destinar 5 minutos de descanso y
realizar una pausa activa, tomar un caf, un
agua aromtica; adicionalmente, expertos
recomiendan cambiar de lugar y as refrescar
el cerebro, con el fin de despejarse y aclara
la mente para la nueva actividad.
No est dems echar un vistazo a los anteriores

recomendaciones y reflexionar cual es el estilo de

trabajo que ms conviene, pero principalmente cul
es ms el productivo.
El trabajo a tiempo y bien hecho es sinnimo de
tranquilidad.
Fuente: The Multitasking ARL Colpatria

Qu es un blog?

(Elaborado por: Alejandro Rozo)

Un blog es una pgina web dinmica en la que se
publican regularmente artculos cortos con contenido
actualizado y novedoso sobre temas especficos o
libres. Estos artculos se conocen en ingls como
"post" o publicaciones en espaol, Las cuales a
medida que se van publicando se van ordenando por
orden cronolgico.

La principal diferencia entre los blogs y sitios web

estticos es que estos incorporan elementos
sociales y ofrecen contenidos de valor a los lectores:
incluyendo fotos, eventos, promociones, vdeos, etc.
invitndolos a la interaccin entre los usuarios.

Blog Medical Distribution C.I S.A.S

https://medicaldistributioncisas.blogspot.com
En medical creamos nuestro blog interno (privado),
les enviaremos la invitacin para que acepten y
puedan visitar nuestro blog.
Importante tener en cuenta:
Utilizar cuenta Gmail, esto debido a que es un
servicio gratuito de Google y la plataforma es de
Blogger.

Es muy grato para Medical Distribution CI

SAS darle un cordial saludo de bienvenida a
ANDRES HERRERA quien a partir de este
mes nuevamente hace parte de nuestro
grupo de trabajo, desempendose en el rea
de ventas en la ciudad de Bogot.