UNIVERSIDAD JOS ANTONIO PEZ

CENTRO DE EXTENSIN
CEUJAP CARACAS

MODULO 4: La Procura y el Manejo de

las Fuentes de Abastecimiento. 16h
Facilitador: Ing. Bruno Barboline B

3B

La Gestin de Abastecimiento.
Planificacin y control de la Produccin.
Tendencias de las polticas de Compra.
El Departamento de Compras y su ubicacin en la
Organizacin.
Compras Locales e Internacionales.
La Gerencia de Proveedores: Seleccin, Desarrollo y
Certificacin.

3B

Establecimiento de criterios para comprar.

Relaciones con los tipos de Proveedores.
La Negociacin y el contrato de compra Definicin y
diferenciacin conceptual de la cadena de suministro y la
cadena de valor .
Elementos Facilitadores de la Gestin de la Cadena de
Suministro: tecnologa de la informacin.

3B

Gerencia de Materiales:

Surge de la necesidad que tiene la empresa de coordinar todas

las actividades necesarias para proveer los materiales
requeridos por los departamentos de produccin y de
distribucin.

El objetivo que persigue es disponer de los materiales

apropiados, en la cantidad conveniente, en el lugar apropiado
y en el momento requerido.

3B

Gerencia de Materiales:

De esta forma se logra alcanzar ms eficientemente los tres

objetivos principales de una empresa: La inversin ptima, la
operacin eficiente y el mximo servicio al cliente.

Agrupa las funciones de compra, recibo, almacenamiento,

distribucin, control de inventario y de produccin.

3B

Resumen:

El sistema de materiales es un concepto de

organizacin que relaciona las funciones involucradas
con los materiales y compras.

La gerencia de materiales est a cargo de todas

aquellas actividades que facilitan el flujo
ininterrumpido de materiales, herramientas, piezas y
servicios requeridos por el sistema de produccin.

3B

La Cadena de Suministro (Supply Chain) es:

La secuencia de proveedores que contribuyen a la
creacin y entrega de una mercanca o un servicio a
un cliente final.

Es la integracin de los procesos de negocios desde

el usuario final hasta los proveedores originales, que
proveen productos, servicios e informacin que
aumenta valor a los clientes.
Global Supply Chain Forum

3B

La Gestin de la Cadena de Suministro:

Es gestionar de forma efectiva y al mejor costo posible los
flujos, movimientos, inventarios de productos terminados e
informacin relativa a los mismos, desde un lugar de origen
a un lugar de destino para satisfacer las necesidades del
cliente.

La meta de la Cadena de Suministro:

Convertir la Cadena de Suministro de una compaa en un

proceso eficiente de satisfaccin para el cliente, en donde la
efectividad de toda la Cadena de Suministro es ms
importante que la efectividad de cada departamento por
separado.

3B

Que es para usted la cadena de Suministro o

Abastecimiento? Evale las ventajas y
limitaciones (desventajas). 15 min
Coloque al lado del nombre, el numero de lista.

3B

Conocer al
cliente

Conocer el
producto

Entender el
flujo informacin

Comprender el
proceso

3B

10

Atencin al Cliente + Calidad

Eficiencia

Proveedores

Entradas

Efectividad

Aadiendo
valor

Salidas

Productividad

Clientes

Resultados

Atencin al
Cliente

Beneficio

3B

11

3B

12

3B

13

3B

14

3B

15

3B

16

3B

17

3B

18

3B

19

El objetivo principal del sistema MRP, es controlar el

proceso de produccin en empresas cuya actividad
principal es la fabricacin o produccin de un producto.

Las tcnicas MRP (Materials Requirement Planning o

Planificacin de Necesidades de Materiales) son una
solucin relativamente nueva a un problema clsico en
produccin: el de controlar y coordinar los materiales
para que estn en el lugar preciso, cuando se necesitan,
sin la necesidad de tener un inventario excesivo.

3B

20

El MRP o Planificacin de Necesidades de Materiales, es

un sistema de planificacin de la produccin y de gestin
de stocks que responde a las siguientes preguntas:
QUE?
CUANDO? :Se debe fabricar y/o traer insumos para producir.
CUANTO?
El objetivo del MRP es dar un enfoque ms efectivo,
sensible y disciplinado para determinar los
requerimientos de material de cada empresa.

3B

21

El MRP esta basado en dos ideas esenciales:

a. La demanda de la mayora de los artculos no es

independiente, nicamente los productos finales o
terminados son los que poseen una demanda
independiente.

b. Las necesidades de cada articulo y cuando deben ser

satisfechas estas necesidades, se pueden calcular a partir
de unos datos bastantes sencillos.

3B

22

El sistema MRP compila informacin de al menos tres

fuentes de informacin:

1. El Plan Maestro de Produccin, el cual contiene las

cantidades y fechas en que han de estar disponibles los
productos de la planta que estn sometidos a una
demanda externa (productos finales y algunas piezas
que se denominen repuestos)

3B

23

2. El Estado del Inventario; que recoge las cantidades

de cada una de los tems que figuran en el curso de la
fabricacin.

3. La lista de Materiales; que representa la estructura

de fabricacin en la empresa.

Osea, debe conocerse el rbol de fabricacin de cada

producto que aparece en el Plan Maestro de
Fabricacin.

3B

24

Planificacin
de recursos

Planificacin de
la Produccin
Previsin de
Demanda

Planif. aprox.
de capacidad

Archivo de
Rutas

Programa Maestro
de Produccin
Listas de
Material

Planificacin
de capacidad

MRP

Estado del
Stock

Planes de Materiales
y Capacidad
Taller

Aprovisionamientos

3B

25

Anlisis del
Valor
15%

Negociacione
s
20%

Mejoras de
Calidad
15%
Seleccin
Proveedores
15%
Bsqueda
Nuevas
Fuentes
10%

Reuniones
5%
Visita
Vendedores
10%

Telfono
5%

3B

Papeleo
5%

26

Propsito
Sincronizar las funciones de una empresa con las
de sus proveedores a fin de acoplar el flujo de:
Materiales.
Servicios.
Informacin.
con la demanda del Cliente.

3B

27

Satisfacer Prioridades Competitivas.

Implica la coordinacin de las funciones claves de la
Organizacin:

Marketing.
Finanzas.
Ingeniera.
Operaciones.
Logstica.

3B

28

Flujo de entrada

Nivel de inventario

Nivel de inventario final =

Nivel de inventario inicial
+ Flujo de entrada
- Flujo de salida
- Flujo de prdida

Flujo de salida

Flujo de prdida

3B

29

Materias Primas

Trabajo en Proceso

- P .Terminado

Almacn

Local

Proveedores

Planta de Manufactura

3B

Centro de
Minorista
Distribucin

30

Decisiones:

Compra de materiales y servicios.

Niveles de inventario.
Capacitacin del Personal.
Programas de Trabajo.
Distribucin.

3B

31

Estructura Segmentada: divisin de la responsabilidad en tres

departamentos:
Compras.
Planeamiento y Control de Produccin.
Distribucin.
Estructura Integrada:
Gerencia de Materiales.
Gerencia de Logstica.
Coordinacin:
Marketing: estimaciones.
Administracin / Finanzas: gestin de pagos, facturacin.
3B

32

En cual estructura se encuentra su empresa y

porque?. 15 min
Coloque al lado del nombre, el numero de lista.

3B

33

Responsabilidad
de Compras

Responsabilidad
de Planeamiento
y Control de Produccin

Responsabilidad de
Distribucin

CD 1
PT
PYCP
Proveedores

PT
PT

Almacenamiento
Trabajo en Proceso

Proveedor de
Transporte

CD 2
Centros de
Distribucin

Almacenamiento

3B

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Proveedor
Materiales

Proveedor
Servicios

nivel 3
nivel 2

Integracin Vertical

nivel 1

Fabricante
Centro de
Distribucin

Cliente

Centro de
Distribucin

Cliente

3B

Cliente

Cliente

35

Entidades
Independientes

PROVEEDORES

Integracin Interna:
Dpto. Administracin
de Materiales
PROVEEDORES

Integracin de
la cadena de
abastecimiento

COMPRAS

COMPRAS

CONTROL DE
PRODUCCION

DISTRI
BUCION

CONTROL DE DISTRI
PRODUCCION BUCION

PROVEEDORES

CADENA
ABAST
INTERNA

3B

CLIENTES

CLIENTES

CLIENTES

36

Proveedores y Clientes independientes de la Empresa.

Relaciones formales.
Informacin y costos de operacin se comparten muy
poco.
Compras, control de produccin y distribucin trabajan en
forma independiente.
Optimizacin por rea de responsabilidades.
Cada unidad controla sus propios inventarios.
Sistemas y procedimientos de control incompatibles con
proveedores y clientes.

3B

37

Flujo ininterrumpido de informacin y control de

materiales:
de distribucin a compras.
integrando marketing, administracin y finanzas y
operaciones.

Mayor inters en eficiencia y enlaces electrnicos con

clientes y proveedores.

Enfoque tctico ms que estratgico.

3B

38

Abarca a proveedores y clientes.

De centrada en el producto a => centrada en el cliente.
Identificacin de prioridades competitivas para cada
segmento.
Trabajo conjunto compartiendo beneficios de mejorar el flujo
de materiales y servicios.
Mejor comprensin de proveedores:
Organizacin.
Capacidades.
Fortalezas y debilidades.
Participacin temprana en el diseo.

3B

39

Efectos por causas externas:

Cambios en el volumen.
Cambios en la mezcla productos/servicios.
Entregas tardas.
Embarques incompletos.

Efectos por causas internas:

Escasez de recursos.
Cambios en ingeniera.
Introduccin de nuevos productos.
Promociones.
Errores de informacin.
3B

40

El diseo de la Cadena de Abastecimiento es

el proceso de concepcin del desarrollo de las
capacidades diferenciales, a travs de la
administracin del flujo de materiales,
recursos e informacin clave.

3B

41

3B

42

Administracin del proceso de adquisiciones.

Satisfaccin de necesidades y respaldo a las
capacidades.
Su eficiencia determina el rendimiento de la
cadena de suministro.
Proceso de adquisicin:
1. Planeamiento de las necesidades.
2. Seleccin de fuentes de abastecimiento.
3. Negociacin y emisin del pedido al
proveedor.
4. Seguimiento del pedido.
5. Control de la recepcin del pedido.
3B

43

Compras: Implica una transaccin monetaria.

Toma de Decisiones: La responsabilidad de adquirir

los productos y servicios que la organizacin
necesita.

Productos:
Materias primas.
Piezas, recambios.
Mantenimiento, reparacin y aprovisionamiento
operativo (MRO).
Servicios:
Consultora.
Servicios bsicos (electricidad, telfono, etc.).

3B

44

Evolucin de las Compras

Enfoque en Precio
Enfoque en calidad,
confianza,
respuesta efectiva
y costo total

Enfoque Estratgico
- Acuerdos con proveedores
- predicciones
- tiempo de ciclo

3B

45

Las Tendencias Positivas en el proceso de

Compras y Toma de Decisiones incluyen:
Nmero reducido de proveedores.
Relaciones duraderas con los proveedores.
Proveedores localizados cerca del cliente, para mejorar
la rapidez en el suministro.
Infraestructura integrada de informacin: EDI
(Electronic Data Interchange), catlogos electrnicos.

3B

46

Consideraciones claves para analizar el

proceso de compra:
Ventas anuales.
Compras anuales.
Nmero de proveedores.
Nmero de alianzas con proveedores.
Nmero total de productos o accesorios comprados.
Compra a costo efectivo a corto y largo plazo.
Gestin eficiente del proceso de compras.

3B

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EDI (Electronic Data Interchange).

Intercambio de documentos va telefnica.

Software para comunicaciones.

Documentos:
pedidos facturas - rdenes de pago.

3B

48

Proceso:
Cliente: click en catlogo electrnico.
Proveedor: verificacin de crdito y disponibilidad del
artculo.
Proveedor: notificacin electrnica a almacn y
embarque.
Proveedor: envo electrnico de factura.
Cliente: recepcin y transferencia electrnica bancaria.
Facilitar EDI a travs de Internet.

3B

49

Ejemplos: Wal-Mart, Eastman Kodak, GM y Baxter

International.
GE: Red de Procesos de Intercambio.
Ventajas:
Menores costos de colocacin de pedido.
Menores tiempos de procesamiento.
Posibilidad de participacin de un gran nmero de
oferentes.
Mercados virtuales:
Transacciones mltiples.
Gran nmero de clientes y proveedores.

3B

50

Evale las ventajas y limitaciones (desventajas)

de las compras centralizadas. 15 min
Coloque al lado del nombre, el numero de lista.

3B

51

Ventajas:

Incremento del poder de compra.

Ahorros importantes.
Garanta de disponibilidad.

Limitaciones:

Necesidad de conocimiento de legislaciones de cada pas en

adquisiciones globalizadas.
Artculos exclusivos de una localizacin.
Insumos estrechamente vinculados al programa de
produccin.
Plazos de entrega en general mayores.

3B

52

Compras debe solicitar al proveedor en cantidades tales que:

Minimice al costo de solicitar al proveedor, reduciendo el

nmero de veces que emite una Orden de Compra.
Minimice el costo de mantener grandes inventarios en
Bodega, solicitando lotes pequeos de artculos, fcilmente
manejables.
Ambos objetivos estn en contradiccin.
Cmo resolver el problema?
(Lote econmico)

3B

53

Regla de Gestin y Control:

LO QUE NO SE MIDE, NO SE PUEDE CONTROLAR.
LO QUE NO SE CONTROLA, NO SE PUEDE DIRIGIR.
LO QUE NO SE DIRIGE, NO SE PUEDE MEJORAR.

Se exponen algunos de los indicadores ms importantes,

ya que lo que no se puede medir, no se puede controlar.

Costos del Dep. De Compras / Volumen de Compras.

Valor total de Compras / Nmero de Pedidos

Volumen de compras por proveedor.
Cuentas por Pagar / (Ventas diarias).

3B

54

Anticiparse a los hechos, prevenir

los problemas, cuantificar los
recursos!!!

3B

55

Necesidad de
introducir
cambios

Flexibilidad
en el tiempo

Grado de control
sobre proveedores

3B

56

Cooperativa
Asociados.
Largo Plazo.
Esfuerzo conjunto.
Compartir
informacin y ahorros.
Pocos proveedores o
nico.

Competitiva
Suma cero.
Corto plazo.
Poder de compra.
Capacidad
negociadora.
Muchos proveedores.

3B

57

Compra de Acciones:
asegurar su prioridad en el proveedor.
mayor peso en decisiones.
eficiencia productividad.

Limitaciones:
requerimientos de capital.
reduce flexibilidad ante bajas de demanda.

Acuerdos con proveedores de primer nivel:

responsabilidad de los respectivos suministros.

3B

58

Enumere 5 criterios por los cuales ustedes

evaluaran a un proveedor. 15 min
Colocar al lado del nombre, el numero de la lista.

3B

59

La seleccin de un proveedor debe estar sujeta a una

evaluacin lo ms objetiva posible; para tal efecto,
se sugieren los siguientes criterios de evaluacin:
Calidad (Ca): de los artculos entregados.
Entregas (En): en los plazos acordados (ni antes ni
despus).
Cantidad (Qa): entregada, correspondiente a lo
pedido.
Flexibilidad (Fx): para modificar pedidos sobre la
marcha.
Contribucin Tcnica (Ct): capacidad para asesorar
al comprador.
3B

60

A los 5 conceptos anteriores se le asigna un peso

relativo (desde un 1% al 100%). Por ejemplo, si el
concepto Calidad es lo ms importante al momento de
evaluar, tendr una ponderacin muy alta.

Debe definirse un Horizonte de Tiempo para la

evaluacin, por ejemplo, 6 meses, 12 meses, 1
trimestre, etc.

3B

61

Contabilizar los puntajes por cada concepto, durante el

perodo de evaluacin; los puntos estn en el rango de 1
a 100.

La evaluacin final est dada por la siguiente expresin:

P = (Ptos por Concepto * W)
Donde W es el peso relativo asignado al concepto.

3B

62

3B

63

Comprobacin de capacidad para suministrar productos y

servicios de acuerdo a las necesidades del cliente.
Proceso de evaluacin profunda de aptitudes:
Costo.
Calidad.
Entrega.
Flexibilidad.
Anlisis de procesos.
Revisin de documentacin para verificar integridad y
precisin.
Certificacin

3B

64

3B

65

Esfuerzo sistemtico para reducir costos o aumentar

rendimientos sin afectar los requerimientos del cliente.
Equipos inter empresa e interfuncionales.
Anlisis de materiales, procesos, sistemas de informacin y
flujos de materiales.
Participacin temprana del proveedor.
Base de anlisis.
Funcin
Costo
Requerimiento

3B

66

1. Identificar la cadena de valores de la

industria y asignarles costos, ingresos y activos a
las actividades de valor.

2. Diagnosticar las causales de costo que

regulan cada actividad de valor.

3. Desarrollar una ventaja competitiva

sostenible, bien sea controlando las causales de
costo mejor que los competidores, o bien
reconfigurando la cadena de valores.

3B

67

La Negociacin
NORMAS Y PRCTICAS COMERCIALES Y FINANCIERAS

Detalles del Contrato de Compra-venta:

Objeto del Contrato, Detalles del Producto,
Precio, Condiciones de Contratacin
(INCOTERMS), Instrumento de Pago,
Entrega (Fecha y condiciones),
consecuencias de incumplimiento, garantas,
derecho aplicable.

3B

68

La Negociacin
NORMAS Y PRCTICAS COMERCIALES Y FINANCIERAS

Conformacin de:
Los Contratos de servicios: (Transporte
y servicios conexos, Almacenaje)
El contrato de Seguro
Instrumentos de Pago Internacional

3B

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La Negociacin

EXIGENCIAS GUBERNAMENTALES

Con relacin:
Al Producto: Nomenclatura Arancelaria
Aranceles Preferencias -Medidas No
Arancelarias Regmenes y
Procedimientos Aduaneros.
A los servicios.
A las formas de pago internacional.

3B

70

1.- Retirar

materiales de los vehculos de llegada y llevarlos

al rea de recepcin.
2.- Mover los materiales del rea de Recepcin a Inspeccin.

3.- Mover materiales de Inspeccin a la zona de

Almacenamiento.
4.- Retirar de Almacenamiento y entregar a Produccin.
5.- Mover materiales en la zona de Produccin, entre
procesos.

3B

71

6.- Mover productos terminados a Bodega de Terminados.

7.- Retirar de Productos Terminados y moverlos a Empaque.

8.- Mover de la zona de Empaque a la zona de Despacho.

9.- Cargar en vehculos de transporte hacia el destino final.

3B

72

Es necesario establecer que la tecnologa de la

informacin (TI) se entiende como "aquellas
herramientas y mtodos empleados para recabar,
retener, manipular o distribuir informacin. La tecnologa
de la informacin se encuentra generalmente asociada
con las computadoras y las tecnologas afines aplicadas
a la toma de decisiones (Bologna y Walsh, 1997: 1).

3B

73

La tecnologa de la Informacin (TI) est cambiando la

forma tradicional de hacer las cosas, las personas que

trabajan en gobiernos, en empresas privadas, que
dirigen personal, o que trabajan como profesional en
cualquier campo, utilizan la TI cotidianamente.

3B

74

Mediante el uso de Internet, las tarjetas de crdito, el

pago electrnico de la nmina, entre otras funciones;

es por eso que la funcin de la TI en los procesos de la
empresa como manufactura, compras y ventas se ha
expandido grandemente.

3B

75

Indique que medios tecnolgicos usa en su trabajo

diario y para que?. 15 min
Coloque al lado de su nombre, el numero de lista.

3B

76

FIN DE LA
PRESENTACIN.

3B

77

3B

78