Proyecto: Mi

querido viejo
Evento social para recolectar
Fundadores de la
asociacin
Jvenes
Independientes
A. C.:
Javier Hondal
Luis Valencia
Ma. Elena
Santiago
Carolina
Salinas

Contenido
Presentacin............................................................................ 2
Caracterizacin del evento......................................................3
Perfil del cliente....................................................................... 4
Nmero de Asistentes.............................................................5
Presupuesto General...............................................................5
Desglose de gastos...............................................................6
Ganancias estimadas............................................................6
Precio de venta al cliente........................................................6
Directorio de proveedores y patrocinadores...........................9
Formateara de empresa........................................................9
Planeacin............................................................................. 16
Tiempo de planeacin...........................................................17
Requerimientos.....................................................................19
Invitacin..............................................................................23
Decoracin............................................................................24
Ceremonial y protocolo.........................................................24

Medidas de Seguridad...........................................................25

Presentacin

Las organizaciones de la sociedad civil juegan un papel

cada vez ms importante en nuestro pas. Porque es
patente su compromiso con las ms diversas causas
sociales y su eficacia en la accin, una importante
cantidad de recursos llega ao con ao a sus manos,
proveniente tanto de instituciones pblicas como de
agencias de cooperacin internacionales y de gran
cantidad de particulares que confan en su capacidad de
gestin y su sentido de misin.
De reciente creacin, pero con expectativas muy altas
Jvenes Independiente A.C. busca contribuir al
desarrollo

de

un

mundo

mejor,

incluyente

con

oportunidades para todos. Con las bases del conocimiento

terico en distintas materias, (economa, psicologa,
administracin, gestin empresarial, turismo, ciencias
polticas, entre otras) busca fortalecer los vnculos entre
asociaciones civiles que fomenten acciones en pro de la
sociedad.
Con el compromiso de implementar acciones propias en
beneficio de la poblacin marginada, se compromete a
implementar las herramientas tericas y prcticas que
posibiliten la introduccin de estos estratos sociales a
dinmicas productivas que generen ingresos fijos y con

esto las familias puedan volverse auto-sustentables

econmica y laboralmente.
En el marco de sus actividades a realizar, se presenta el
proyecto que en colaboracin con Fundacin Huatulco
A.C. planea generar beneficios econmicos que se
destinaran a la creacin de una casa hogar para personas
de la tercera edad. La creacin del inmueble implica un
costo relativamente alto, pero con ayuda de las distintas
organizaciones y el trabajo en conjunto se lograr cumplir
el objetivo.

Caracterizacin del evento.

El proyecto Mi querido viejo, es un evento social
encaminado a recaudar fondos para la construccin del
asilo y centro de recreacin para personas mayores que
lleva el mismo nombre.
En este evento se tendr la participacin de diferentes
artistas que formarn parte de un show ofrecido al pblico
para promover la colaboracin en la colecta, as tambin
se ofertarn variados productos de consumo alimenticio,
como sndwiches, tamales, hamburguesas, aguas frescas,
etc. Todo para ampliar el margen de recaudacin.

Objetivos

Generales.
Recaudar fondos en pos de financiar el crecimiento
del asilo Mi querido viejo.
Realizar la organizacin

y logstica del evento de

recaudacin de fondos Mi querido viejo.

Especficos.
Conseguir el mximo de asistencia y participacin de
la

comunidad

huatulquea

para

as

generar

conciencia hacia la cultura del cuidado por nuestros

adultos mayores.
Vender la mayor cantidad de entradas en preventa
para asegurar el xito del evento.
Reforzar la presencia de la Fundacin Huatulco A.
C. a nivel local y municipal.

Perfil del cliente

Pblico en general
Debido a l carcter del evento, no existe un perfil definido
de los asistentes, la invitacin es para toda la comunidad
huatulquea, con la finalidad de recaudar los fondos
esperados.

Nmero de Asistentes.
Para obtener los recursos deseados y rentabilidad del
evento, se contempla la asistencia de un mximo de 300
personas.

Presupuesto General
Para la realizacin del evento, el mobiliario ser otorgado
por empresas privadas que en muestra de su solidaridad
con

el

proyecto,

no

aplicaran

ningn

costo.

Las

participaciones de los artistas que deleitarn con su

msica, las representaciones de baile, y obras teatrales
no

generarn

tambin se

ningn

desembolso

solidarizaron causa,

monetario,

pues

su participacin la

realizan con la nica satisfaccin que les genera su apoyo

al evento.
Para la venta de los alimentos y bebidas, el restaurant
campestre Santa Clara, ha mostrado su disposicin al
facilitarlos, siendo ellos los encargados de su elaboracin,
venta y de la administracin de los mismos, con la nica
condicin

de

recuperar

sus

costos

de

produccin,

donando todas las ganancias que se generen.

Como encargados del evento, lo nico que nos genera
costos ser:

Concepto
Carteles

Precio unitario
$30.00

Cantidad
15 Unidades

promocionales
Tickets de entrada

$3.50

300 Unidades

$1,050.00

de $0.30

600 Unidades

$180.00

Tickets
Alimentos

Total
$450.00

Bebidas
Decoracin
Total de gastos

$600.00
$ 2,280.00

1.-Impresin de carteles para promocionar el evento

2.-Impresin de los tickets de entrada y de venta de
alimentos.
3 .-Decoracin utilizada en el evento
Desglose de gastos
Ganancias estimadas
ENTRADAS
+VENTA DE A y B
SUB-TOTAL
-COSTOS TOTALES
TOTAL DE GANANCIAS

200 X 30 100x 15

$7,500.00
$2,500.00
$10,000.00
$2,280.00
$7,720.00

Precio de venta al cliente

La tarifa

de entrada establecida ser de $30 (treinta

pesos MNX) para adultos y $15 (quince pesos MXN)

para los nios, esto slo incluye el derecho a ingresar al

evento.
Los alimentos y bebidas que se ofrecen y el precio de los
mismos son los siguientes:
Hamburguesas $40.00 (treinta pesos c/u).
Sandwiches $25.00 (veinticinco pesos c/u).
Tostadas $25.00 (treinta pesos la orden de tres)
Tacos $25.00 (treinta pesos la orden de tres)
Tamales $15.00 (quince pesos cada uno)
Aguas frescas $15.00 (quince pesos el vaso)

PROGRAMA
EVENTO MI QUERIDO
VIEJO
BAHAS DE HUATULCO
2016

En el marco de las actividades para el da de hoy,

Fundacin Huatulco A.C. y Jvenes Independientes A.C.
han preparado un programa especial, con la participacin
de reconocidos msicos, trovadores y bailarines. Con el
nico objetivo de que usted, que nos engalana con su
compaa

otorga

su

confianza,

pase

una

tarde

agradable en compaa de sus familiares y amigos.

Contribuyendo a una noble causa, la recaudacin de
fondos para la Asociacin Como nmero 1 tenemos la
participacin

del

trovador

Alam

Quitz,

quien

dar

apertura al evento y nos deleitar con unos minutos

musicales.
3:20pm
3:50pm

Apertura del programa musical a cargo del trovador Alam

Quitz.
Promocin de los productos en venta. Seguimiento del
programa con la participacin de amigos msicos y bailarines.

4:00pm

Agradecimiento a los proveedores y asistentes al evento.

5:00pm

Entrega de reconocimientos a cada uno de los participantes en

el show.
Cierre del show a cargo de Alam Quitz con media hora ms de
msica en vivo.

6:30pm
7:00pm

Agradecimiento generala todos los asistentes, participantes y

proveedores. Clausura del evento Mi querido viejo.

Directorio de proveedores y
patrocinadores
Proveedor/Patrocin
ador
Mario Valderrama.

Producto/Servicio

Contacto

Equipo de luz y sonido.

958 107 4841

Vital agua.

Agua purificada por

garrafn.
Alimentos y Snaks.

958 587 2001

Frutas y verduras

Conocido

Soriana

Desechables

Conocido

Azul Hecho a
mano es ms
bonito

Donacin del 25% sobre

sus ganancias.

Restaurant Santa
Clara.
Fruver

Formateara de empresa

950 100 4222

A 9 de junio del 2016, Bahas de Huatulco, Santa Mara Huatulco, Oax.

Asunto: solicitud de participacin

C. Otto
Cantante y profesor de teatro

Por medio del presente solicita a usted Sr. Otto su participacin y asistencia al
evento Mi querido viejo, el da 16 de julio del presente ao, con la finalidad de
recaudar fondos para la creacin de una casa hogar para adultos mayores en
Bahas de Huatulco.

Por tal motivo necesitamos de su apoyo y habilidades artsticas, para amenizar el

evento.
Sin ms por el momento quedo de usted, esperando me pueda confirmar su
asistencia lo antes posible.

Atte. Jvenes Independientes A.C

A 9 de junio del 2016, Bahas de Huatulco, Santa Mara Huatulco, Oax.

Asunto: solicitud de participacin

C. Alam Quitz Martnez Bohrquez
Cantante

Por medio del presente solicita a usted C. Alam Quitz Martnez Bohrquez su
participacin y asistencia al evento Mi querido viejo, el da 16 de julio del

presente ao, con la finalidad de recaudar fondos para la creacin de una casa
hogar para adultos mayores en Bahas de Huatulco.
Por tal motivo necesitamos de su apoyo y habilidades artsticas, para amenizar el
evento.
Sin ms por el momento quedo de usted, esperando me pueda confirmar su
asistencia lo antes posible.

Atte. Jvenes Independientes A.C

A 9 de junio del 2016, Bahas de Huatulco, Santa Mara Huatulco, Oax.

Asunto: solicitud de participacin

C. Alcides Manzo
Trovador

Por medio del presente solicita a usted C. Alcides Manzo su participacin y

asistencia al evento Mi querido viejo, el da 16 de julio del presente ao, con la
finalidad de recaudar fondos para la creacin de una casa hogar para adultos
mayores en Bahas de Huatulco.
Por tal motivo necesitamos de su apoyo y habilidades artsticas, para amenizar el
evento.
Sin ms por el momento quedo de usted, esperando me pueda confirmar su
asistencia lo antes posible.

Atte. Jvenes Independientes A.C

A 9 de junio del 2016, Bahas de Huatulco, Santa Mara Huatulco, Oax.

Asunto: solicitud de participacin

C. Arturo
Msico y cantante

Por medio del presente solicita a usted C. Arturo su participacin y asistencia al

evento Mi querido viejo, el da 16 de julio del presente ao, con la finalidad de
recaudar fondos para la creacin de una casa hogar para adultos mayores en
Bahas de Huatulco.
Por tal motivo necesitamos de su apoyo y habilidades artsticas, para amenizar el
evento.
Sin ms por el momento quedo de usted, esperando me pueda confirmar su
asistencia lo antes posible.

Atte. Jvenes Independientes A.C

Planeacin
Tiempo real
HORA
9:00am
11:00a
m
12:00p
m
1:30pm
2:00pm
2:40pm
3:00pm

ACTIVIDAD DESARROLLADA
ANTES DEL EVENTO
Montaje de escenario en el costado derecho del recinto (01).
Limpieza general de la totalidad del terreno.
Despliegue y acomodo de mobiliario bajo la palapa y en el
rea de los espectadores (02).
Ambientacin y adorno del lugar.
Verificacin de limpieza, check del equipo de sonido.
Recepcin de alimentos y bebidas para la venta.
Recepcin de invitados y primera llamada a inicio del
programa musical.

3:10pm
3:15pm

3:20pm
3:50pm

4:00pm
5:00pm
6:30pm
7:00pm

7:15pm
7:30pm
7:40pm
8:00pm

Segundo llamado al inicio del programa musical.

Tercer llamado e inicio del programa musical. Bienvenida al
pblico en general y presentacin del evento mi querido
viejo.
DURANTE EL EVENTO
Apertura del programa musical a cargo del trovador Alam
Quitz.
Promocin de los productos en venta. Seguimiento del
programa con la participacin de amigos msicos y
bailarines.
Agradecimiento a los proveedores y asistentes al evento.
Entrega de reconocimientos a cada uno de los participantes
en el show.
Cierre del show a cargo de Alam Quitz con media hora ms
de msica en vivo.
Agradecimiento generala todos los asistentes, participantes y
proveedores. Clausura del evento Mi querido viejo.
DESPUS DEL EVENTO
Inicio de la limpieza general del recinto y recogida de
mobiliario.
Entrega de mobiliario y utensilios a los respectivos dueos.
Recuento de daos y perjuicios.
Cierre del recinto y entrega de las llaves del mismo.
Corte de caja y entrega de fondos.

Tiempo de planeacin
Para desarrollar la logstica del proyecto, se presenta el
siguiente cronograma de trabajo se seguir para lograr el

Juni

mnimo de incidencias durante el desarrollo del evento y

un nivel bajo de incidencias.

Cronograma de trabajo
Lunes

Marte
s

Mircoles

Jueves

Viernes

Sbado

Domingo

13

14

*Recabo de

*Bsqueda

*Visita al

*Elaboracin

*Elaboracin

informacin

de

predio

de

del

con la Sra.

proveedore

en donde

presupuesto

programa

Carolina

sy

se

s y gestin

que se

patrocinado

realizar

de alimentos

realizar

res

el

durante el

evento.
10

11

evento
12

*Eleccin del

*Elaboraci

montaje

n del

15

proyecto
16

17

18

19

23

24

25

26

30

*Presentaci
n del
20

21

proyecto
22

27

28

29

Julio

Cronograma de trabajo
Lunes

Martes

Mircoles

Jueves

Viern

Sbado

Domingo

es
1

10

11

12

13

14

15

16

17

*Recepcin

*Montaje

del

de

escenario

mobiliario y

*Prueba

materiales

sonido

de

DA DEL
EVENTO
18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

Requerimientos
Mobiliario

Cantidad

Estructura
escnica

Cantidad

Sillas

300 Tarima

Mesas redondas

6 Bocinas

Tablones

3 Mezcladora

Blancos

Micrfono

Mantel para
mesa redonda
Mantel para
tabln

1
4 agudos,
4 graves
1
1

6 Cables

3 Pedestales para
micrfono

Organigrama

D ire cto ra
G e n e ra l

S u p e rv iso r
d e l e v e n to

C a je ra

Ve n d e d o ra s

Planos de Montaje

Plano general del predio

S ta f

Direccin del predio: Calle Alfareros, Zona de talleres,

Bahas de Huatulco, Oax.

Montaje del rea de espectadores

Este montaje se decidi a razn de que forma parte del

frente del escenario, en donde los invitados van a poder
acomodarse en su papel de espectadores de manera
cmoda y sin obstculos visuales. Delegamos este
espacio porque era el ms amplio y para ambos casos,
tanto para el escenario de los artistas como para los
espectadores, adems de estar en un punto intermedio
entre el rea de consumo, los baos, la caja, el
estacionamiento y claro est, el escenario.
Tomamos

la

forma

del

montaje

de

un

auditorio

semicircular con pasillos laterales, pero con algunas

variaciones obligadas por las condiciones del espacio.

Montaje del rea de alimentos

Este montaje tiene caractersticas del Cofee Break, ya

que prcticamente esa ser su funcin, ya que la zona
est destinada a ser el lugar donde los invitados
canjearn sus tickets por alimentos. El montaje facilitara
la venta y exhibicin de los productos.

Invitacin

Nota: La presente invitacin se entrega solamente a los

patrocinadores del evento y a los actores invitados,
debido al carcter del evento, ya que imposibilita la
entrega de una invitacin al pblico en general por lo
tanto se dise un cartel , el cual se distribuir en la
comunidad.

Decoracin
Una manta detrs del escenario que deje ver el nombre
del evento y el objetivo del mismo, adems se acordonar
la cabaa con globos y papel picado.

Ceremonial y protocolo
Por ser un evento de carcter musical, es decir un
concierto con motivos de beneficencia, el ceremonial
tiene que ver con los agradecimientos a cada persona que
ofrece su tiempo para apoyar a la causa, en este caso,
quienes participan y venden su espectculo donando las
ganancias al asilo mi querido viejo, as como los
msicos, artistas, proveedores, donantes en general.
Presentacin de cada uno de ellos para el reconocimiento
de su labor.
El ofrecimiento de atencin hacia la persona que brinda
sus servicios de manera voluntaria, como alimentos,
bebidas.

La mencin y promocin de los servicios y productos que

cada organizacin ofrece son parte de las actividades del
ceremonial.
Por parte del protocolo es el buen trato y la supresin de
todo tipo de ofensa dentro del control del programa, as
como evitar la violencia en todo momento, promoviendo
el respeto entre los invitados y los ofertantes.

Medidas de Seguridad
Como parte del plan de seguridad, creamos un listado de
actividades y elementos que sern regulados durante el
desarrollo del evento.
1. No habr venta de bebidas alcohlicas ya que el
ambiente se promociona como familiar.
2. No se permitir el ingreso a personas en condiciones
inapropiadas ya sea a causa del alcohol o drogas.
3. La obtencin de cualquier producto de consumo
dentro del recinto ser regulado por el pago de
tickets que se podrn adquirir en una sola caja, y
sern canjeables por los productos ya mencionados.
4. Dentro del recinto se tendrn dispersos a distintos
elementos vigas que se encargarn de supervisar
cualquier anomala presentada durante el evento.

5. Se contar con el apoyo de la cruz roja mexicana con

una unidad mvil de atencin mdica para cualquier
accidente que pudiera presentarse.