PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS

Norma Aplicada

Cdigo del
documento

Fecha de
creacin

N de paginas

P-SGI-09

ISO 14.001-ISO 9.001-OHSAS

18.001

1. OBJETIVO
Es definir la metodologa para la elaboracin, aprobacin, distribucin, revisin y modificacin de
los procedimientos y registros desarrollados por la organizacin y que soportan el Sistema de
Gestin Integrado. Adems, considera el control de la documentacin externa asociada al sistema.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a los siguientes documentos:
a) Manual de Gestin.
b) Procedimientos.
c) Instructivos.
d) Registros.
e) Documentacin de origen externo.

3. DEFINICIONES
Norma asociadas a ISO 9001:2008, ISO 1401:2004, OHSAS 18.001:2007

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Fecha

Aprob

Fecha

Firma
aprob

Revisi
n

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4. REFERENCIAS
ISO 9001:2008, Requisito 4.2.3 y 4.2.4
ISO 14.001:2004, Requisito 4.4.5 y 4.5.4
OHSAS 18.001:2007 Requisito 4.4.5 y 4.5.4

5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Identificacin de los documentos
La Documentacin del Sistema de Gestin Integrado, se identifica mediante los siguientes datos
ubicados en la tapa del documento:
a) Logotipo de la organizacin
b) Tipo de Documento
c) Ttulo del Documento
d) N de Revisin
e) Fecha de emisin
f) Cdigo del documento

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Fecha

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g) Nmero en cada pgina, indicando el nmero parcial y total de pgina.

h) Fecha, Firma y Cargo de las personas responsables de su elaboracin, revisin y aprobacin, en
la portada.

En la portada debe mencionarse en un recuadro la lista de distribucin del documento identificando

los cargos.
5.2. Codificacin de los documentos.
La codificacin de la plataforma documental est estructurada de la siguiente forma:
Procedimientos: PR-SGI XX-YY
PR-SGI: Sigla definida por la organizacin, para los procedimientos
XX: Nmero de dos cifras que representa al requisito de la Norma
YY: Nmero de dos cifras que representa la cantidad de procedimientos por requisito
Ejemplo 1: Procedimiento de Control de documentos y registros PR-SGI-04-01 equivale a:
PR-SGI-=sigla definida por la organizacin
04= requisito 4 de la Norma
01= Nmero de procedimiento del requisito 4 de la Norma Instructivos: IT-SGI XX-YY/ZZ
IT-SGI: Sigla definida por la organizacin, para los instructivos

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Fecha

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XX: Nmero de dos cifras que representa al requisito de la Norma

YY: Nmero de dos cifras que representa la cantidad de procedimientos por requisito
ZZ: Nmero de dos cifras que representa al instructivo derivado del procedimiento.
Ejemplo 1: Instructivo de Desarrollo de documentos IT-SGI-04-01/01 equivale a:
IT-SGI-=sigla definida por la organizacin
04= requisito 4 de la Norma
01= Nmero de procedimiento del requisito 4 de la Norma
/01= Nmero de instructivo derivado del procedimiento

5.3. Estructuras de los documentos:

El Manual de Gestin tiene el siguiente contenido:
a) Presentacin de organizacin.
b) Objetivo, alcance y exclusiones.
c) Identificacin e interaccin de los procesos.
d) Descripcin de procedimientos o referencia a la documentacin desarrollada para sustentar el
sistema.

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Fecha

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5.4. Procedimiento

Los procedimientos tendrn la siguiente estructura y contenido:

1) Objetivo: Establece la finalidad del documento.
2) Alcance: Define el mbito al cual es aplicable un documento.
3) Definiciones: Siglas o trminos que se utilizan en el texto.
4) Referencias: Documentos que se han tomado como referencia para su desarrollo.
5) Descripcin del procedimiento: Relato de quien como y cuando aplica el procedimiento.
6) Archivo de registros: Recuadro en el cual se indica cmo se identifica, almacena y protege, se
recupera y accede, retiene y dispone de los registros.
7) Anexos: Nombre de los formatos que se utilizan para registrar el resultado de la aplicacin del
procedimiento.
8) Historial de cambios.

5.5. Proceso de Elaboracin, Revisin, Aprobacin y control de los documentos.

DOCUMENTO.

ELABORACION

REVISIN

Y/O

APROBACIO
N

A) DISTRIBUCION.
B) CONTROL.

MODIFICASION
.

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Aprob

Fecha

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aprob

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MANUAL

Fecha de
creacin

Administracin

Encargad

Gerente

AyB

GESTIN.
PROCEDIMIENT

del sistema.
Responsable de

o SGI
Encargad

general.
Gerente

Encargado SGI
AyB

O GENERALES.
PLAN
DE

proceso.
Administradores

o SGI
Encargad

general.
Gerente

CALIDAD.

de obra.

o SGI

general.

Encargado SIG
A) Encargado SGI
B) Administrador

INTRUCCTIVOS

Encargado

de

OPERATIVOS.

control

CONTROLES

de

obra.
Jefe

de

Administrador

AyB

de terreno

de obra.

Administrador de obra.

calidad.
Asesor

de

Encargad

Administrador

AyB

OPERACIONES

prevencin

de

o SGI

de obra

Asesor de prevencin de

LES.
REGISTROS.

riesgo.
Responsable de

Encargad

Encargado

riesgo.
AyB

proceso.

o SGI

SIG.

Responsable de proceso.

5.6. Distribucin y Eliminacin

Con el objetivo de mantener la informacin relacionada con la documentacin del sistema, el
encargado de SGI la registra en la Lista de documentos controlados (Anexo 1) y la distribuye a
travs de una carpeta digital, protegidos contra modificaciones. Los procedimientos operativos son
desarrollados por los Administradores de Obra y enviados al encargado de SGI para su revisin y
habilitacin en la Intranet. Cada vez que se modifica un documento el Administrador del Sistema lo
sube a Intranet y enva un correo a los usuarios, quienes deben confirmar con acuse de recibo
correspondiente. Los documentos obsoletos son eliminados, excepto aquellos que sean necesarios

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Fecha

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Fecha

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conservar por alguna razn que el usuario estime necesario. En estos casos se debe identificar con
un timbre de obsoleto. En el caso del plan de calidad y los procedimientos operativos, es el
Administrador de obra el responsable de asegurar su distribucin e induccin, a travs de copia
impresa. Cuando sea necesaria la utilizacin de documentacin proporcionada por el cliente, para
la aplicacin del sistema, el Administrador del contrato debe remitirla al encargado de SGI para su
revisin en relacin con el cumplimiento de las Normas que sustentan el sistema y su aplicabilidad
en cada contrato.
5.7. Modificacin
Toda modificacin debe ser propuesta y analizada entre el Jefe de SGI y el responsable del
proceso que propone la modificacin. En los casos en que las modificaciones procedan, el
responsable del proceso modifica el documento, detalla el contenido del cambio en la hoja de
registro de cambios, y lo enva al Jefe de SGI para que lo incorpore a la intranet y permitir el
acceso de los usuarios. El plan de calidad no se incluye en la Intranet, debido que es desarrollado y
archivado en copia impresa, bajo la responsabilidad de los Administradores de Obra.
5.8. Documentos externos
Los responsables de proceso mantienen el control de los documentos externos que son aplicables
a las funciones de la Organizacin. Lo anterior incluye adems, la verificacin de vigencia, a travs
de consultas o visitando la pgina web del emisor y mantiene registro de esta actividad, en la Lista
de documentos externos (Anexo 2).
5.9. Control de los registros

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Los responsables de proceso controlan los registros asociados a sus actividades, en lo relativo a la
identificacin, almacenamiento y proteccin, recuperacin y acceso, retencin y disposicin, segn
lo declarado en el recuadro archivo de registros, mencionado en el punto 6 de cada
procedimiento.
Todo registro que no est asociado a un procedimiento o instructivo, debe ser mantenido por el
responsable del proceso involucrado, en una carpeta debidamente identificada y con estricto
cumplimiento de lo declarado en el punto 6 de cada procedimiento.
6.0. ARCHIVO DE REGISTROS
IDENTIFICACI

ALMACENAMIENT

RECUPERACI

RETENCIN

RECUPERACI

N
Lista

O Y PROTECCIN.
Digital con respaldo

N.
Carpeta SGI

.
En

N.
Historial SGI

de

documentos
controlados.
Lista
documentos

disco duro externo.

de

Digital con respaldo

cada

revisin
Carpeta SGI

Anual

Historial SGI

disco duro externo.

externos.

7.0. ANEXOS
Anexo 1: Lista de documentos controlados
Anexo 2: Lista de documentos externos.

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ANEXO 1 Lista de documentos controlados

Documento
Diagrama de proceso.
Manual de calidad
Control de documentos

Revisin

Condicin

registros.
Poltica de calidad
Objetivo de la calidad.
Contrato y finiquito.
Competencia y formacin.
Mantencin de maquinaria y
equipos.

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Planificacin

ejecucin

Fecha de
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control de servicio (plan de

calidad)
Planificacin

ejecucin

control

servicio

del

mantencin
Estudio de propuestas.
Adquisicin,
seleccin

y
de

evaluacin de proveedores.
Auditorias.
Control de producto no
conforme.
Acciones

correctivas

preventivas.
TOTAL

Fecha de emisin:
Fecha de actualizacin:

Anexo 2 Lista de documentos externos

Nombre del document

Reviso

Fecha

Verificacin de vigencia

Aprob

Fecha

Responsable

Firma
aprob

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Fecha de emisin:
Fecha de actualizacin:

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