PRESUPUESTO BASE CERO

Consiste en revaluar cada uno de los programas y gastos, partiendo siempre de cero; es decir se
elabora como si fuera la primera operacin de la empresa, y se evala y justifica el monto
y necesidad de cada rengln del mismo. Se olvida del pasado para planear con plena conciencia el
futuro.
Es el proceso de realizar un presupuesto basado nicamente en las expectativas para el ao
siguiente, sin referencias a los aos anteriores, sin base de datos histricos; tambin en
nuevas operaciones que sean diferentes a las habituales de la empresa. Cuando las empresas
estn gastando ms de lo necesario o desmesuradamente, se elabora el presupuesto base
cero, para reorientar los recursos con mayor efectividad.
El proceso base cero proporciona informacin detallada sobre el dinero que se necesita para lograr
los resultados deseados, enfoca la atencin hacia el capital necesario para los programas en lugar
de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reduccin del ao anterior.
Caractersticas
Enfoca la atencin hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el
porcentaje de aumento o reduccin del ao anterior.

Es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal, puede simplificar los
procedimientos presupuestales, ayuda para evaluar y asignar los recursos financieros de
manera eficiente y eficaz.

El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado totalmente y en

detalle, comprobar porqu se debe gastar, ayuda a la toma de decisiones, y a la asignacin de
recursos.

Proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar, evaluar y comunicar sus actividades
y alternativas a los niveles superiores.

Cada gerente debe preparar un paquete de decisin de cada actividad u operacin, el cual
debe incluir un anlisis de costos, propsitos, alternativas, evaluacin de resultados,
consecuencias de la no adopcin del paquete y beneficios obtenidos.

Se analizan a detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para instrumentar los
programas, se selecciona la opcin que permite obtener los resultados deseados.

Se realiza un estudio comparativo de costo-beneficio entre las diferentes alternativas

existentes, para cumplir con las actividades.

Este mtodo se puede adaptar a cualquier organizacin, tanto para la industria como para el
gobierno.

Presupuestos para la toma de decisiones

Ventajas:

Favorece la eficiente ubicacin de fondos, con base en necesidades y beneficios para la

organizacin.
Evita que los costos salgan de control.
Permite a los administradores encontrar caminos costo-efectivos para mejorar sus operaciones.
Incrementa la motivacin del personal staff al brindarle mayor iniciativa y responsabilidad en la
toma de decisiones.
Incrementa la comunicacin y la coordinacin dentro de la organizacin.
Identifica y elimina operaciones obsoletas o innecesarias.

Desventajas:
Existe cierta dificultad para identificar unidades y paquetes de decisin. Es un trabajo arduo y
exhaustivo, que requiere de mucho tiempo.
Se requiere justificar cada detalle relativo a costos y gastos.
Se necesita capacitar a los administradores. El presupuesto base cero debe ser entendido por
los administradores a varios niveles en la organizacin.
Implica utilizar anlisis, imaginacin y creatividad para programar, defender y fundamentar las
acciones a realizar en cada unidad y en la organizacin.

Presupuesto tradicional vs Presupuesto Base Cero

Presupuestos para la toma de decisiones

Metodologa Presupuesto Base Cero

Fases:
1. Definir la Unidad de Decisin: Nivel institucional responsable de la ejecucin de una o
un grupo de actividades o funciones, que puede por si evaluar la marcha de stas, su costobeneficio y someter a consideracin superior la necesidad de iniciar nuevos programas o
acciones.
2. Establecer los objetivos de cada unidad de decisin: es responsable cada institucin u
organizacin debe determinar los objetivos de cada unidad de decisin.
3. Formular los paquetes de decisin: es el elemento fundamental del presupuesto base cero.
Consiste en identificar una actividad, evaluar el costo-beneficio, evaluar formas alternativas
de cumplir con el mismo objetivo y especificar por qu no son utilizados y considerar las
consecuencias de no realizarla.
4. Ordenacin de paquetes de decisin: establecer un orden de prioridades. Unidades
inferiores ordenan o clasifican los paquetes y las unidades superiores deciden su
jerarquizacin y en su caso un reordenamiento.
5. Conducir un adecuado control de gestin de la ejecucin presupuestaria: una vez que las
actividades han sido incluidas en el presupuesto, se debe llevar un control de gestin
estricto sobre la ejecucin de las mismas.

Presupuestos para la toma de decisiones

Ejemplo 1
CASO PRACTICO DE PRESUPUESTO BASE CERO
Paquete para incrementarlas ventas de computadoras y accesorios
Metas:

Ventas nacionales
Anuncios y promocin
Servicios de mercadotecnia

Definicin del programa:

Lograr una operacin de ventas nacionales en un plazo de un ao de tal manera que los
clientes reciban servicios satisfactorios y las ganancias sobre ventas se aumenten un 15%.
Promover las ventas de produccin mediante publicidad y propaganda en peridicos y en la
televisin cuando la mayora de la gente se encuentre en sus hogares por ejemplo a las
15:00 hora y otra opcin podra ser la seccin amarilla.
Proporcionar a la gerencia investigacin de mercados la cual podr contener los factores
que influyen en la compra de los productos que lanzamos al mercado, opinin del
consumidor como gustos preferencias, su ingreso y precios de otros bienes similares a los
nuestros.
Beneficios:
Este es el nivel mnimo que se requiere para incrementar los ingresos por medio de ventas
nacionales de computadoras y accesorios
Personal:
4 gerentes de ventas regionales (todas las regiones)
3 agentes de netas para la zona norte y sur del pas
Costo: Q 38,000.00
Consecuencia de la no aprobacin:
La disminucin de dos agentes de ventas producira una carga de trabajo para que los tres agentes
puedan cubrir o desempear su trabajo en toda la Repblica.
La eliminacin de un agente de anuncios podr provocar que los gerentes de ventas no puedan
coordinar toda la planeacin, creacin y ejecucin de los anuncios publicitarios
Paquetes incrementales
Volver a aadir a los dos agentes de ventas con costo de Q 4,000.00 recomendado.
Aadir un gerente de anuncios con costo de Q 2,000.00.
Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios

Presupuestos para la toma de decisiones

Paquete alternativo
Contratacin de un publicista experto que ponga en prctica los programas de publicidad. Esto
resulta un exceso en los costos para los cuales se cuenta con un gerente de anuncios que puede
desempear esa funcin.
Recursos requeridos
Para 2015 Q 44,000.00 (personal 9)
Para 2016 Q 38,000.00 (personal 7)
Cambio Q 6,000.00 (personal -2)
El mtodo de planeacin y presupuesto base cero, proporciona grandes oportunidades a la alta
gerencia empresarial, contando con esta herramienta de operacin se tiene la oportunidad de
compenetrarse mejor de lo que es la entidad en su conjunto (nada ms lejos de la verdad), de utilizar
ms informacin para evaluar, tomar decisiones, asignar recursos de manera ms efectiva, y de
reducir los costos en forma lgica y no arbitrariamente, en forma integral.

Presupuestos para la toma de decisiones