Taller para Evaluacin del Producto

1. BizAgi
BizAgi es una solucin de Business Process Management que apoya la gestin en organizaciones orientadas a
procesos, al permitir la visualizacin, control y mejoramiento de todos los procesos en tiempo real. Su
aplicacin principal est en la gestin, control, seguimiento y anlisis de procedimientos tales como trmites
de seguros, aprobaciones de solicitudes de crdito y manejo de quejas y reclamos.
BizAgi ofrece resultados inmediatos. Los procesos se modelan e implementan de manera gil, sin importar su
complejidad, pero se conservan suficiente flexibilidad como para que puedan modificarse fcilmente,
de
acuerdo a las necesidades cambiantes del negocio.

Cmo Opera Bizagi?

BizAgi es una solucin desarrollada para las organizaciones orientadas en la optimizacin, automatizacin y
gestin de procesos de negocios. Son organizaciones en donde tiene una visin de procesos en cada una de sus
reas funcionales, sin importar la cantidad de reas o departamentos que recorra el proceso.
Buscando la agilidad y flexibilidad en la optimizacin, automatizacin y gestin que hoy en da demandan las
organizaciones en la ejecucin continua de los procesos, BizAgi cuenta con los siguientes pasos fundamentales
para su operacin:

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2. Taller: Solicitud de vacaciones

Su compaa ha iniciado una estrategia de BPM y ha escogido BizAgi para llevarla a cabo. Usted ha sido
seleccionado para implementar el proceso de Solicitud de Vacaciones, el cual se describe a continuacin.
En las siguientes pginas encontrar la informacin sobre el proceso y los datos que necesitan ser controlados y
visualizados durante el mismo. Siga paso a paso las instrucciones de este manual y al finalizar usted tendr su
proceso de solicitud de vacaciones automatizado.

Descripcin del Proceso Solicitud de vacaciones

El proceso de solicitud de vacaciones inicia cuando cualquier empleado de la organizacin realiza una solicitud de
vacaciones, una vez registrada la solicitud est le llega al jefe inmediato del empleado solicitante quien debe
autorizar o rechazar la solicitud, si la solicitud es rechazada se devuelve al empleado solicitante donde puede
visualizar las razones de rechazo de su solicitud. Si la solicitud es aprobada se le genera una actividad al Auxiliar
de Recursos humanos quien debe realizar el trmite administrativo respectivo.

Alcance
Este proceso se enfoca en controlar las solicitudes de vacaciones de la organizacin, desde su solicitud hasta su
aprobacin y rechazo.

Modelando el Proceso Paso a Paso

BizAgi tiene 2 productos principales

BizAgi Process Modeler: Usado para diagramar y documentar procesos
BizAgi BPM Suite: Usado para convertir los procesos diagramados en aplicaciones ejecutables

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Usaremos BizAgi Process Modeler para diagramar procesos y los automatizaremos usando BizAgi Xpress. BizAgi
Xpress es una versin de la Suite BPM que puede descargar gratuitamente aqu

PASO 1: DEFINIR Y MODELAR EL PROCESO

El modelamiento del proceso, es uno de los primeros pasos para la implementacin de BizAgi. Es una etapa
vital, debido a que es la fase en donde se crea o disea el flujo real del proceso. Esta cadena de actividades o
flujo, es la base fundamental del proyecto, al cual se le adicionarn las variables y elementos necesarios, de
acuerdo con los requerimientos de la organizacin.
En esta etapa, BizAgi ofrece un modelador, con un conjunto de figuras o estncil para dibujar diagramas de flujo
de procesos; las figuras disponibles hacen parte de la notacin BPMN, haciendo posible la estandarizacin en la
diagramacin de los procesos.

Informacin adicional para crear el proceso:

La compaa desea organizar todos sus procesos relacionados con los servicios internos en un solo sitio.
Haga doble clic en el acceso directo a BizAgi Process Modeler. Si an no ha descargado BizAgi Process Modeler,
puede hacerlo aqu:

1. Nombre su proceso; haga clic derecho en el Pool (Proceso) y seleccione Editar Texto, escriba Solicitud de
Vacaciones

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2. Cambie el nombre del diagrama principal; haga doble clic en el nombre del diagrama y escriba Solicitud de
Vacaciones:

3. Incluya Lanes para su proceso. Arrastre el smbolo de Lane desde la paleta:

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4. Cambie el nombre del Lane: Haga doble clic sobre el Lane y seleccione Editar Texto, escriba Empleado.

5. Adicione dos Lanes ms, llmelos Jefe y Asistente de Recursos Humanos:

6. Adicione Fases, para esto, arrastre el smbolo de Fase desde la paleta:

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7. Renombre la fase; haga clic derecho sobre la fase y escriba Registro.

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8. Adicione una segunda fase y llmela Aprobacin

9. Empezaremos a aadir figuras a nuestro proceso. Seleccione la figura de inicio desde la paleta y arrstrela
hasta la posicin del diagrama donde debe estar ubicado el inicio del proceso:

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10. Las figuras tienen un Pie Menu que permite seleccionar figuras con las que se pueden conectar las figuras
seleccionas dentro del diagrama. Al ubicar el cursor sobre las figuras del diagrama se dibuja un borde
translcido del mismo color de la figura. Cuando se hace clic sobre la figura aparece en el borde los conos
de las figuras con las que se puede conectar. Estos iconos permiten hacer drag and drop de la figura que
representan, de modo que al seleccionarlo se crea una nueva figura y un flujo de secuencia hasta l.
Para Diagramar la actividad de registro, seleccione el rectngulo de Pie Men y ubquelo dentro del diagrama.

Tenga en cuenta Todas las transiciones deben estar bien conectadas, todas las figuras deben estar dentro
del rea de las fases y reas funcionales y NO sobre el lmite de una fase o rea funcional.
Para renombrar las actividades o transiciones (flechas) haga doble clic sobre ellas

Cree las distintas figuras de su proceso hasta que luzca de la siguiente manera:

11. Haga clic derecho sobre la actividad Verificar Das Disponibles de Vacaciones y transfrmela a Tarea de
Servicio:

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12. Guarde su Archivo BPM, de esta manera el archivo estar disponible para uso posterior y documentacin:

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13. Ejecute su proceso. Este procedimiento llevar su proceso diagramado al ambiente de automatizacin.

14. Seleccione el diagrama Solicitud de Vacaciones y haga clic en siguiente:

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15. En la siguiente ventana puede editar el nombre del proceso para el ambiente de ejecucin. Haga clic en
siguiente.

16. Seleccione el proyecto al que desea llevar su proceso, en este caso seleccione la opcin Nuevo y haga clic
en siguiente:

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17. Elija un nombre para su proyecto, para este taller el proyecto se llamar Proyecto BPM y haga clic en
siguiente:

Una vez el proyecto haya sido creado usted estar en BizAgi Studio en el modelador de procesos interno, vamos
a incluir algunos parmetros a las actividades del proceso, como lo son la duracin, el texto de ayuda y la
descripcin entre otros. Para realizar esta configuracin de las actividades vamos ingresar a las propiedades
cada actividad.
Texto de ayuda: Este texto de ayuda aparece disponible en el texto del asistente para cada actividad en
la aplicacin web, si no se cuenta con asistente sale en el parte inferior del browser.
Duracin: indica el tiempo que debe durar la actividad, este tiempo es til para definir cundo una
actividad est vencida o est prxima a vencerse, este tiempo se da en minutos.
Descripcin: Permite incluir alguna informacin adicional para la actividad. La descripcin se muestra
en la parte superior de la forma asociada a la actividad o evento.
18. Para ingresar a las propiedades de una actividad de clic derecho sobre la figura y seleccione la opcin
Propiedades.

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19. De clic en frente del campo Texto de ayuda e incluya el siguiente texto de ayuda para la actividad.
Diligencie toda la informacin para su solicitud de vacaciones
El texto de ayuda es un texto que se le mostrar al usuario final dentro de la ejecucin de la
actividad en la aplicacin web
20. De clic en frente del campo Duracin e incluya la duracin. 1 Da.
21. De clic en frente del campo Descripcin e incluya la descripcin

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22. Una vez incluidas las propiedades haga clic en Ok y cierre la ventana de propiedades de la actividad.

23. Una vez configuradas algunas de las propiedades de la actividad Registrar Solicitud de Vacaciones,
configure las siguientes propiedades para las otras de las actividades del proceso, dentro de la pestaa de
Propiedades Globales, recuerde aplicar los cambios a cada actividad y cerrar la ventana de las propiedades
Actividad

Descripcin

Texto de ayuda

Duracin

Autorizar Solicitud
de vacaciones

Aprobar Solicitud de
Vacaciones

Apruebe o rechace la solicitud

3 das

Realizar Trmite
administrativo

Realizar Trmite
Administrativo

Realice la novedad en el
sistema de nmina

5 das

Una vez terminado el flujo del proceso guarde los cambios y cierre el modelador.

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