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Viernes, 09 Enero 2015 04:28

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Grficos dentro de celdas

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Excel 2010 trajo como novedad la incorporacin de los minigrficos, que no son otra cosa
que grficos tan diminutos que caben en una celda y sirven para visualizar rpidamente
tendencias. Sin embargo, no son la nica forma de graficar tendencias en poco espacio. Te
presentamos aqu cuatro opciones diferentes, para que puedas encontrar el estilo que ms

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se adapte a tus necesidades.

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Los minigr cos

Los minigrficos sirven para mostrar tendencias en una serie de valores. De un solo vistazo
podemos detectar aumentos o disminuciones, ciclos o valores mnimos y mximos. La ventaja del
minigrfico, es que ayuda a digerir mejor la informacin escondida en una serie de nmeros. Por lo
general, a la gente le aburren los nmeros pero le atraen las imgenes.

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Veamos un ejemplo sencillo:

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Analizar la tendencia de las ventas basndonos solo en los nmeros nos hubiera llevado un poco
ms de tiempo y esfuerzo que entender lo que muestra el minigrfico.
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Hasta Excel 2013 disponemos de tres tipos de minigrficos diferentes: de lnea, de columna y de
ganancia o prdida. El ltimo solo es til cuando dentro del rango a graficar existen tanto valores
positivos como negativos.

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Puedes insertar un minigrfico desde el grupo Minigrficos de la ficha Insertar.

Al hacer clic en uno de los tres tipos disponibles, se abrir un cuadro de dilogo pidindote el rango
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de datos que quieres graficar y la celda en la que deseas ubicar el minigrfico. Una vez ingresados
los datos, haz clic en el botn Aceptar y aparecer tu pequeo grfico tal y como lo pediste.

Barras de datos
Como acabamos de ver, los minigrficos representan los datos de varias celdas en una sola y son
idneos para datos que se distribuyen de manera horizontal, sobre una fila.
Pero a veces puede sernos ms til estudiar la tendencia por medio de representar grficamente
cada valor numrico en una celda diferente, como en el ejemplo siguiente:

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Aqu los valores se distribuyen verticalmente, a lo largo de una columna y en la misma columna se
representa porcentualmente cada valor con una barra de color. Una barra de datos ayuda a ver el
valor de una celda con relacin a las dems. Se asemeja (aunque no lo es), a un grfico con los ejes
cambiados que abarca varias celdas.
Esta es una funcionalidad que Excel incorpora desde la versin 2007, como una opcin ms de
formato condicional.
Para ver las barras de datos en accin, debes seleccionar un rango de nmeros, hacer clic en la
opcin Formato condicional (en el grupo Estilos de la ficha Inicio) y, luego, en la opcin Barras de
datos. Se desplegarn all varios formatos de barras predeterminadas para escoger. Si quieres
puedes aplicar diferentes formatos a modo de aprendizaje y comprobar que efectos causan.

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Escalas de color
La escalas de color son primas hermanas de las barras de datos. Su principal diferencia radica en
que, en lugar de mostrar las variaciones de los valores por la largura de las barras, lo hace por medio
de una escala de color.
Una escala muy frecuentemente usada es la que asigna el color verde al valor ms alto del rango,
rojo al menor y amarillo a la media de ambos valores. Los dems valores tendrn los colores
intermedios de la escala.

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Para aplicar una escala de color, debes seleccionar un rango de nmeros, hacer clic en la opcin
Formato condicional (en el grupo Estilos de la ficha Inicio) y, luego, en la opcin Escalas de
color. Aparecern varias escalas prediseadas listas para usar.

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Gr cos manuales
Hubo un tiempo, no hace mucho, cuando no tenamos ninguna de las opciones anteriores y era
necesario usar el ingenio para graficar tendencias, si no queramos recurrir a grficos hechos y
derechos.
Una solucin interesante consista en obtener una especie de Barras de datos caseras,
implementadas a base de combinar una frmula sencilla y algunos formatos de fuentes especficos.

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Quizs hoy ya no sea demasiado atractivo ni prctico implementar este sistema, pero me parece
una buena forma de jugar con Excel de manera didctica.
La clave consiste en repetir tantas veces como sea necesario algn carcter que genere una
apariencia visual similar a una barra. La funcin REPETIR hace justamente eso, repite un mismo
carcter una cantidad de veces determinada. Los dos parmetros que requiere son, precisamente,
el tipo de carcter que queremos repetir y la cantidad de veces que debe repetirse.
=REPETIR(texto a repetir;cantidad de veces)
Aqu van algunas combinaciones de frmula y formato que pueden usarse:

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Celda C5:

Celda D5

Celda E5

Frmula: =REPETIR("|";B5)
Fuente: Script (tamao 7, negrita)

Frmula: =REPETIR("n";B5/5)
Fuente: Windings (tamao 7, negrita)

Frmula: =REPETIR("|";B5/2)
Fuente: Arial (tamao 7, negrita)

Un par de consideraciones importantes:

El carcter usado en las columnas C y E es la barra vertical, que se puede conseguir al presionar la
tecla Alt y, sin soltarla, escribir 124.
A veces puede ser conveniente dividir la cantidad entre 2 o 5, para que la cadena de caracteres no
sea excesivamente larga. Como es lgico, para que se mantenga la coherencia, en todas las
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frmulas de la misma columna, la cantidad debe ser dividida por el mismo coeficiente.

A partir de Excel 2013...

Excel 2013 nos brinda formas ms sencillas de insertar minigrficos, Puedes hacerlo del siguiente
modo:
1) Selecciona todo el rango de datos que deseas graficar.
2) Haz clic en el pequeo botn de Anlisis rpido que aparecer en la esquina inferior derecha de
la seleccin. (Los dos pasos anteriores pueden abreviarse seleccionado una celda del rango de
datos y usando el atajo Ctrl+Q.)
3) Haz clic en la etiqueta Minigrficos y elige el estilo apropiado. Los minigrficos se generarn a la
derecha de la seleccin.

Entre las opciones de Anlisis rpido, hallars tambin un estilo predeterminado de Barra de datos
y otro de Escala de colores.
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Y ahora: la prctica
Lo explicado en este artculo es solo la punta del iceberg de lo que Excel ofrece respecto a
minigrficos y formato condicional. Sera imposible analizar todas sus caractersticas en un solo
artculo. Por eso, una vez que domines los conceptos bsicos sobre su uso, te invito a seguir
investigando por tu cuenta qu otras posibilidades ofrecen estas herramientas.
Para ir entrando en calor, te invito a descargar el libro usado de ejemplo en el artculo y usarlo como
primer campo de pruebas.
Descarga el libro de ejemplo
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Modificado por ltima vez en Martes, 07 Julio 2015 04:21

Publicado en Trucos y Productividad

Etiquetado como tips trucos minigrficos formato condicional

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