PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

I.

2015

PENDAHULUAN
Analisa kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah proses yang

berkelanjutan dalam pengumpulan data untuk menentukan apa kebutuhan

pelatihan ada, sehingga pelatihan dapat dikembangkan untuk membantu
organisasi dalam mencapai tujuannya.
Melakukan analisis kebutuhan merupakan dasar keberhasilan program
pelatihan. Seringkali organisasi mengembangkan dan melaksanakan pelatihan
tanpa terlebih dahulu melakukan analisis kebutuhan. Organisasi-organisasi ini
akan menjalankan risiko Pendidikan dan Pelatihan yang tidak efektif.
Sebuah analisa kebutuhan pelatihan digunakan untuk menentukan apakah
pelatihan merupakan solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan di tempat
kerja. Analisis kebutuhan ini merupakan "proses yang berkelanjutan
pengumpulan data, untuk menentukan apa kebutuhan pelatihan ada, sehingga
pelatihan apa yang dapat dikembangkan untuk membantu organisasi mencapai
tujuannya" ( Brown, 2002, hal . 569).
Pelatihan sering kali dipandang sebagai suatu gangguan dan sebagai upaya
aktifitas mahal, daripada sebagai alat untuk meningkatkan bottom line
organisasi.
Langkah paling utama dan pertama dalam penyusunan rancang bangun
suatu program Pendidikan dan Pelatihan adalah kegiatan Analisis Kebutuhan
Pendidikan dan Pelatihan (AKD) atau Training Needs Assessment (TNA).
Analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan memiliki kaitan erat dengan
perencanaan Pendidikan dan Pelatihan. Perencanaan yang paling baik didahului
dengan identifikasi kebutuhan. Kebutuhan pendidikan dan pelatihan dapat
dilihat dengan membandingkan antara tingkat pengetahuan dan kemampuan
yang diharapkan (sebagaimana terlihat pada misi, fungsi dan tugas) dengan
pengetahuan dan kemampuan yang senyatanya dimiliki oleh pegawai.
Pendidikan dan Pelatihan dianggap sebagai faktor penting dalam
peningkatan kinerja pegawai, proses dan organisasi, sudah luas diakui. Tapi
masalahnya banyak Pendidikan dan Pelatihan yang diselenggarakan oleh suatu
organisasi tidak atau kurang memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Misalnya
Page 2

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2015

yang diperlukan sesungguhnya adalah pelatihan B tetapi yang dilakukan A,

akibatnya investasi yang ditanamkan melalui Pendidikan dan Pelatihan kurang
dapat dilihat hasilnya.
Kenyataan yang sering terjadi juga pada saat pembukaan Pendidikan dan
Pelatihan, peserta tidak mencapai jumlah alokasi yang telah ditentukan bahkan
sampai 3 hari setelah pembukaan masih kurang peserta Pendidikan dan
Pelatihan. Hal ini menandakan Pendidikan dan Pelatihan tersebut sudah
mengalami kejenuhan atau materi Pendidikan dan Pelatihan sudah tidak sesuai
dengan kebutuhan peserta Pendidikan dan Pelatihan. Di lain sisi, banyak alasan
pegawai menolak mengikuti Pendidikan dan Pelatihan, antara lain :
1. Mendapat perintah menjalankan tugas lainnya.
2. Tidak mau tinggal di mess dengan alasan keluarga.
3. Setelah mengikuti Pendidikan dan Pelatihan mendapat tugas yang tidak
sesuai dengan hasil Pendidikan dan Pelatihan.
4. Kehilangan pekerjaan/penghasilan tambahan.
Dan sangat kontradiksi bila kita menanyakan kepada mereka yang menjadi
peserta Pendidikan dan Pelatihan tentang tujuannya mengikuti Pendidikan dan
Pelatihan, antara lain :
a. Menambah wawasan.
b. Menambah angka kredit untuk promosi kenaikan pangkat atau jabatan.
c. Mengikuti perintah atasan.
d. Istirahat dari pekerjaan rutin.
Timbulnya masalah ini tentu disebabkan banyak hal. Salah satunya
terletak pada Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan (Training Needs
Assessment/TNA)-nya yang tidak pernah dilakukan dengan benar. Untuk
mengatasi

permasalahan

tersebut,

perlu

dilakukan

analisis

kebutuhan

Pendidikan dan Pelatihan, khususnya di satuan kerja. Analisis Kebutuhan

Pendidikan dan Pelatihan adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk
menemukenali adanya

kesenjangan kompetensi (pengetahuan, sikap dan

ketrampilan) yang dapat ditingkatkan melalui Pendidikan dan Pelatihan.

Page 3

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2015

Kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan diharapkan akan

menghasilkan jenis-jenis Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan oleh suatu
organisasi, sehingga dapat mewujudkan Pendidikan dan Pelatihan yang tepat
sasaran, tepat isi kurikulum dan tepat strategi untuk mencapai tujuan. Melalui
kegiatan Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, maka idealnya setiap
program yang disusun dan dijabarkan dalam bentuk kegiatan merupakan
perwujudan dari pemenuhan kebutuhan.
Hasil yang diharapkan dari Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan,
akan memperjelas kaitan antara pelaksanaan pendidikan dan pelatihan, dengan
peningkatan kinerja lembaga yang merupakan akumulasi dari kinerja aparatur di
suatu organisasi, disebutkan demikian karena setiap aparatur seyogyanya
dilengkapi dengan jenis-jenis Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan sesuai
dengan kompetensi bidang tugasnya, selanjutnya akan dapat melaksanakan
setiap rincian tugas dalam jabatannya.

Page 4

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

II.

DEFINISI

ANALISIS

KEBUTUHAN

PENDIDIKAN

2015
DAN

PELATIHAN
Menurut Morrison (2001: 27), kebutuhan (need) adalah kesenjangan
antara apa yang diharapkan dengan kondisi yang sebenarnya, keinginan adalah
harapan ke depan atau cita-cita yang terkait dengan pemecahan terhadap suatu
masalah. Sedangkan analisa kebutuhan adalah alat untuk mengidentifikasi
masalah, guna menentukan tindakan yang tepat.
Kebutuhan menurut Briggs (AKD LAN, 2005 ) adalah ketimpangan
atau gap antara apa yang seharusnya dengan apa yang senyatanya. Gilley dan
Eggland ( AKD LAN, 2005 ) menyatakan bahwa kebutuhan adalah
kesenjangan antara seperangkat kondisi yang ada pada saat sekarang ini
dengan seperangkat kondisi yang diharapkan. Dalam dunia kerja, kebutuhan
juga diartikan sebagai masalah kinerja (Anung Haryono, 2004).
Pendidikan dan Pelatihan mempunyai arti penyelenggaraan proses belajar
mengajar, dalam rangka meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas
dan jabatan tertentu. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah jenis
Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan oleh seorang pemegang jabatan atau
pelaksana pekerjaan tiap jenis jabatan atau unit organisasi untuk meningkatkan
pengetahuan, keterampilan, dan sikap dalam melaksanakan tugas yang efektif
dan efisien (Dephutbun dan ITTO, 2000).
Sedangkan menurut Lembaga Administrasi Negara kebutuhan Pendidikan
dan Pelatihan adalah kekurangan pengetahuan, ketrampilan dan sikap seorang
pegawai sehingga kurang mampu melaksanakan tugas, tanggung jawab,
wewenang dan haknya dalam suatu satuan organisasi.
Dengan demikian kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dapat diartikan
sebagai kesenjangan kemampuan pegawai yang terjadi, karena adanya
perbedaan antara kemampuan yang diharapkan, sebagai tuntutan pelaksanaan
tugas dalam organisasi dan kemampuan yang ada (Hermansyah dan Azhari,
2002).
Page 5

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2015

Konsep dasar pemikiran analisa kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan

adalah adanya deskrepansi kemampuan kerja,sesuai dengan tingkatan dalam
pengungkapan kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, maka deskrepansi dapat
terjadi pada seseorang pejabat/pelaksana pekerjaan terhadap tugas di dalam
organisasi, jabatan maupun terhadap tugas individu. Secara umum diskrepansi
kemampuan kerja dinyatakan perbedaan antara kemampuan kerja seseorang
pada saat kini dengan kemampuan kerja yang diinginkan atau seharusnya yang
umumnya juga di kenal kemampuan kerja standar / baku.

Page 6

2015

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

III.

JENIS

TINGKATAN

KEBUTUHAN

PENDIDIKAN

DAN

PELATIHAN
Tidak semua masalah kinerja dapat dipecahkan dengan Pendidikan dan
Pelatihan. Pendidikan dan Pelatihan dapat digunakan untuk memecahkan
masalah yang berkaitan dengan kurangnya pengetahuan, keterampilan, dan
sikap berdasarkan tingkat kebutuhannya\.
Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dibedakan menjadi Kebutuhan
Tingkat Organisasi, Tingkat Jabatan dan Tingkat Individu.
1.

Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Organisasi

Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Organisasi merupakan
himpunan data umum dari bagian atau bidang yang mempunyai
kebutuhan Pelatihan.

2.

Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Jabatan

Adanya kesenjangan KSA (knowledge, Skill, Attitude) yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, baik yang bersifat
periodik/ insidentil.
Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat jabatan dapat diketahui
dengan mempergunakan analisis misi, fungsi, tugas dan sub tugas
yang

diuraikan

menjadi

kompetensi-kompetensi.

Kemudian

kompetensi-kompetensi itu dikelompokkan sedemikan rupa sehingga

menghasilkan standar Pendidikan dan Pelatihan untuk tiap-tiap
jabatan.
3.

Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Individu

Berkaitan dengan siapa dan jenis Pendidikan dan Pelatihan apa yang
diperlukan. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat individu
dapat disusun dengan mempergunakan TNA Tool (Training Needs
Assessment), yakni dengan membandingkan kesenjangan standar
kompetensi dalam jabatan terhadap kompetensi yang dimiliki oleh
seorang PNS yang bekerja dalam unit jabatan tersebut.

Page 7

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

IV.

2015

FUNGSI DAN MANFAAT ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN

DAN PELATIHAN
Hasil TNA adalah identifikasi performance gap. Kesenjangan kinerja

tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan

dan kinerja aktual individu. Kesenjangan kinerja dapat ditemukan dengan
mengidentifikasi dan mendokumentasi standar atau persyaratan kompetensi
yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan dan mencocokkan dengan
kinerja aktual individu tempat kerja. Adapun fungsi dari analisis kebutuhan
Pendidikan dan Pelatihan adalah :
1. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja;
2. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context;
3. Medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang
operasional;
4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan;
5. Memberi data untuk keperluan perencanaan
Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan analisis
kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, yaitu manfaat langsung dan tidak
langsung. Manfaat langsung adalah :
a. Menghasilkan program Pendidikan dan Pelatihan yang disusun sesuai
dengan kebutuhan organisasi, jabatan dan individu.
b. Sebagai dasar penyusunan program Pendidikan dan Pelatihan yang tepat.
c. Menambah motivasi peserta Pendidikan dan Pelatihan dalam mengikuti
Pendidikan dan Pelatihan karena sesuai dengan minat dan kebutuhannya.
Sedangkan manfaat tidak langsung adalah :
1. Menjaga produktivitas kerja
2. Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi tugas-tugas baru.
3. Efisiensi biaya organisasi

Page 8

2015

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

Program Pendidikan dan Pelatihan yang diselenggarakan harus sesuai

dengan standar kompetensi untuk memenuhi kebutuhan pasar kerja (customer).
Oleh karena itu untuk memberikan pelayanan yang berkualitas dan
menitikberatkan pada unsur kepuasan kepada masyarakat umum maupun
industri maka setiap peyelenggaraan program Pendidikan dan Pelatihan perlu
melakukan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan
pelanggan. Program Pendidikan dan Pelatihan pada dasarnya diselenggarakan
sebagai sarana untuk menghilangkan atau setidaknya mengurangi gap
(kesenjangan) antara kompetensi yang ada saat ini, dengan kompetensi standard
atau yang diharapkan untuk dilakukan oleh seseorang.Maka dalam hal ini
analisis

kebutuhan

Pendidikan

dan

Pelatihan

merupakan

alat

untuk

mengidentifikasi gap yang ada, dan melakukan analisis apakah gap-gap tersebut
dapat dikurangi atau dihilangkan melalui suatu program Pendidikan dan
Pelatihan.
Selain itu, dengan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan maka
lembaga penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan (HRD atau Divisi Training)
dapat memperkirakan, manfaat-manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari suatu
pelatihan, baik bagi partisipan sebagai individu (masyarakat umum) maupun
bagi perusahaan/industri.
Menurut Johanes Popu (www.e-psikologi.com, 2002) Analisis kebutuhan
pelatihan, memberikan beberapa tujuan, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi
untuk

memperbaiki

atau

meningkatkan

kinerja

pegawai

dan

produktivitas perusahaan.
b. Memastikan bahwa para partisipan yang mengikuti pelatihan benarbenar orang-orang yang tepat.
c. Memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang diajarkan
selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang
dituntut dalam suatu jabatan tertentu.
d. Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai
dengan tema atau materi pelatihan.
Page 9

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2015

e. Memastikan bahwa penurunan kinerja/kurangnya kompetensi atau pun

masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan,
ketrampilan dan sikap-sikap kerja; bukan oleh alasan-alasan lain yang
tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan memperhitungkan untungruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah pelatihan
pasti membutuhkan sejumlah dana.

Page 10

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

V.

2015

TEKNIS MELAKUKAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN

DAN PELATIHAN

1. Jenis Analisis Kebutuhan

Banyak penilaian kebutuhan yang tersedia untuk digunakan dalam konteks
kerja yang berbeda. Sumber-sumber yang dapat membantu Anda
menentukan analisis kebutuhan yang sesuai untuk situasi akan dijelaskan
di bawah ini.
Analisis konteks. Analisis kebutuhan bisnis atau alasan lain pelatihan

a.

yang diinginkan.. Pertanyaan-pertanyaan penting yang dijawab oleh

analisis ini adalah yang memutuskan bahwa pelatihan harus dilakukan,
mengapa suatu program pelatihan yang disarankan dilihat sebagai solusi
untuk masalah bisnis, apa yang sejarah organisasi telah berkaitan dengan
pelatihan karyawan dan intervensi manajemen lainnya.
b.

Analisis user. Analisis berurusan dengan potensi peserta dan instruktur

yang terlibat dalam proses. Pertanyaan-pertanyaan penting yang dijawab
oleh analisis ini adalah siapa yang akan menerima pelatihan dan tingkat
pengetahuan yang ada pada subjek, apa gaya belajar mereka, dan siapa
yang akan melakukan pelatihan.

c.

Analisis kerja. Analisis dari tugas-tugas yang dilakukan. Ini adalah

analisis tentang pekerjaan dan persyaratan untuk melakukan pekerjaan.
Juga dikenal sebagai analisis tugas atau pekerjaan analisis, analisis ini
berusaha untuk menentukan tugas pokok dan tingkat keterampilan yang
diperlukan. Ini akan membantu memastikan bahwa pelatihan yang
dikembangkan akan berisi link yang relevan dengan isi pekerjaan.
d.

Analisis konten. Analisis dokumen, hukum, prosedur yang digunakan

pada pekerjaan. Analisis ini menjawab pertanyaan tentang pengetahuan
atau informasi apa yang digunakan pada pekerjaan ini.. Informasi ini
berasal dari manual, dokumen, atau peraturan. Adalah penting bahwa
isi dari pelatihan tidak bertentangan atau bertentangan dengan
persyaratan pekerjaan. Pekerja yang berpengalaman dapat membantu
(sebagai ahli materi subjek) dalam menentukan konten yang sesuai.
Page 11

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

e.

2015

Pelatihan Analisis Kesesuaian. Analisis dari apakah pelatihan

merupakan solusi yang diinginkan. Pelatihan adalah salah satu dari
beberapa solusi untuk masalah pekerjaan.. Namun, hal itu mungkin
tidak selalu menjadi solusi terbaik. Penting untuk menentukan apakah
pelatihan akan efektif dalam penggunaannya.

f.

Analisis Biaya-Manfaat. Analisis laba atas investasi (ROI) dari

pelatihan. Pelatihan yang efektif menghasilkan kembalinya nilai bagi
organisasi yang lebih besar dari investasi awal untuk menghasilkan atau
melaksanakan pelatihan.

2. Teknik Penilaian

Prinsip penilaian menggunakan instrument penilaian yang dapat

dimengerti dan kompherensif. Beberapa teknik Penilaian Kebutuhan dasar
meliputi:
1.

pengamatan langsung

2.

kuesioner

3.

konsultasi dengan orang-orang di posisi kunci, dan / atau dengan

pengetahuan yang spesifik

4.

tinjauan literatur yang relevan

5.

wawancara

6.

kelompok fokus

7.

tes

8.

catatan & laporan penelitian

9.

bekerja sampel

3. Checklist untuk Analisis Kebutuhan Pelatihan

Akan sangat membantu untuk memiliki metode yang terorganisir untuk
memilih tes yang tepat untuk kebutuhan anda. Sebuah daftar periksa dapat
membantu Anda dalam proses ini. Daftar-pembanding Anda harus
meringkas jenis informasi yang dibahas di atas. Sebagai contoh, apakah
tes valid untuk tujuan yang dimaksudkan? Apakah ini dapat dipercaya
Page 12

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2015

dan adil? Is Apakah biayanya efektif? Apakah instrumen mungkin akan

dilihat sebagai adil dan sah oleh tes takers?. Juga mempertimbangkan
kemudahan atau kesulitan administrasi, mencetak, dan interpretasi yang
diberikan sumber daya yang tersedia.

Page 13

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

VI.

2015

ANALISA KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

(Training Need Analysis)
Analisa kebutuhan pelatihan (training) dapat dilakukan dengan dua

pendekatan, yakni :
a. Task Analysis :
Analis yang berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada
satu posisi tertentu. Tugas dan tanggungjawab posisi ini dianalisa
untuk diketahui jenis ketrampilan apa yang dibutuhkan. Dari sini,
kemudian dapat ditentukan jenis training semacam apa yang
diperlukan.
Jadi dalam analisa ini, yang menjadi fokus adalah tugas posisi, bukan
orang yang memegang posisi tersebut.

b. Person Performance Analysis :

Analis yang berfokus pada kinerja orang yang memegang posisi
tertentu. Analisa ditujukan untuk mengetahui kekurangan dan area
pengembangan yang dibutuhkan oleh orang tersebut. Dari sini,
kemudian dapat disusun jenis training apa saja yang diperlukan untuk
orang tersebut.

c. Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan SDM

Level kompetensi Yang Dimiliki oleh Karyawan Saat ini

Apakah ada kesenjangan kompetensi?

Level kompetensi yang dibutuhkan untuk Posisi tertentu

Identifikasi Level Kompetensi Karyawan

Program Pelatihan dan Pengembangan

d. Identifikasi Kebutuhan Melalui Observasi Kompetensi

Suatu metode untuk mengukur level kompetensi karyawan melalui

pengamatan langsung di lapangan (real and direct observation).

Pengamatan/observasi dilakukan secara sistematis dengan mengacu

pada profil kompetensi yang telah ditentukan.
Page 14

2015

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

Memberikan gambaran yang real dan memiliki akurasi yang relatif

tinggi karena merupakan refleksi langsung dari kondisi di lapangan

e. Prinsip dalam Melakukan Observasi

Observe Melakukan observasi

Record Mencatat hasil observasi

Classify Mengkalisifikasikan hasil observasi

Evaluate Melakukan evaluasi

Dalam melakukan observasi, perlu diperhatikan prinsip-prinsip berikut :

1. Mengacu pada perilaku (behavior), dan bukan pada sifat
pribadi/tabiat (trait).
Observasi

perlu

difokuskan

pada

perilaku

karena

perilaku

merupakan sesuatu yang dapat diamati, dapat diukur (diverifikasi)

dan juga dapat dilatih (trainable). Sementara, sifat pribadi/tabiat
merupakan sesuatu yang bersifat subyektif, sulit diukur dan tidak
spesifik.
2. Didasarkan pada fakta riil dan bukti-bukti perilaku dan bukan
sekedar impresi atau judgement (penilaian) semata.
Contoh
Berdasar

pengamatan

datang menghadiri

saya,

pertemuan

sdr.

dengan

A
tepat

tidak

mampu

waktu.

Ia

selalu terlambat 15 menit dalam tiga pertemuan terakhir yang kami

lakukan
(kata-kata miring atau italics dalam contoh ini merujuk pada
perilaku dan bersifat spesifik)
Sdr. A tergolong orang yang malas.
(contoh ini kurang tepat, karena merujuk pada tabiat atau sifat
pribadi).

Page 15

2015

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

3. Menunjuk pada perilaku yang spesifik

Sebutkan perilaku spesifik karyawan apa yang benar-benar telah

diucapkan

atau

dilakukannya.

Hindari

untuk

menghakimi,

mengevaluasi atau menggunakan bahasa yang subyektif

Contoh :
..Sdr. Adi mampu melakukan analisa kerusakan mesin XYZ
secara akurat dan menyelesaikan proses perbaikannya dalam waktu
kurang dari 1 jam.
(contoh ini merupakan deskripsi perilaku yang spesifik)
..Sdr. Adi merupakan orang yang cekatan
(contoh ini kurang tepat, karena bersifat evaluatif)

Pada dasarnya, informasi yang dikumpulkan dan dianalisis sehingga

rencana pelatihan dapat dibuat. Analisa ini menentukan kebutuhan untuk
pelatihan, mengidentifikasi pelatihan apa yang diperlukan, dan memeriksa
jenis dan ruang lingkup sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung
program pelatihan (Sorenson, 2002, hal. 32). Menurut Rossett (1987, hal
15), sebuah instansi melakukan analisa kebutuhan pelatihan untuk mencari
informasi tentang
1. kinerja yang optimal atau pengetahuan;
2. kinerja aktual atau saat ini atau pengetahuan;
3. perasaan peserta dan orang-orang penting lainnya;
4. penyebab masalah, dan
5. solusi untuk masalah ini.

Page 16

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2015

VII. TUJUAN DAN FAKTOR

Agar program pelatihan dan pengembangan dapat berhasil baik maka
harus diperhatikan delapan faktor sebagai berikut :
1. Faktor Individu (Individual differences)
Sebuah program Pendidikan dan Pelatihan akan berhasil jika kita
memperhatikan individual diference para peserta Pendidikan dan
Pelatihan. Perbedaan individu meliputi faktor fisik maupun psikis. Oleh
karena itu dalam perencanaan program Pendidikan dan Pelatihan harus
memperhatikan faktor fisik seperti bentuk dan komposisi tubuh, dan
fisik, kemampuan panca indera maupun faktor psikis seperti
intelegensi, bakat, minat, kepribadian, motivasi, pendidikan para
peserta Pendidikan dan Pelatihan. Keberhasilan program Pendidikan
dan Pelatihan sangat ditentukan oleh pemahaman karakteristik peserta
Pendidikan dan Pelatihan terkait dengan individual difference.

2. Kemampuang untuk membangun relasi

Untuk memberikan program Pendidikan dan Pelatihan terlebih dahulu
harus diketahui keahlian yang dibutuhkan. Dengan demikian program
Pendidikan dan Pelatihan dapat diarahkan atau ditujukan untuk
mencapai keahlian tersebut. Suatu program Pendidikan dan Pelatihan
yang tidak disesuaikan dengan kebutuhan pasar kerja pada keahlian
tertentu akan merugikan semua pihak baik masyarakat, industri maupun
lembaga penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan itu sendiri.

3. Motivasi
Motivasi adalah suatu usaha menimbulkan dorongan untuk melakukan
tugas. Sehubungan dengan itu, program Pendidikan dan Pelatihan
sebaiknya dibuat sedemikian rupa gara dapat menimbulkan motivasi
bagi peserta. Penumbuhan motivasi itu sangat pentng sehingga mampu
mendoromng peserta untuk mengikuti program Pendidikan dan
Pelatihan dengan baik dan mampu memberikan harapan lebih baik
dibidang pekerjaan setelah berhasil menyelesaikan program Pendidikan
dan Pelatihan.
Page 17

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2015

4. Partisipasi Aktif
Didalam pelaksanaan program Pendidikan dan Pelatihan harus
diupayakan keaktifan peserta didalam setiap materi yang diajarkan.
Pemilihan materi dan strategi pembelajaran yang tepat oleh para trainer
sangat menentukan keberhasilan. Pemberian umpan balik kepada
peserta pada setiap komunikasi maupun evaluasi akan semakin
mengembangkan

motivasi

dan

pengetahuan

yang

diperoleh.

Penyusunan materi(kurikulum) yang berbasis kompetensi maupun

berbasis luas dengan pengembangan aspek kecakapan hidup peserta
menjadi kekuatan untuk menarik perhatian dan minat peserta
Pendidikan dan Pelatihan.

5. Seleksi calon peserta diklat

Program Pendidikan dan Pelatihan sebaiknya ditujukan kepada mereka
yang berminat dan menunjukkan bakat untuk dpat mengikuti program
Pendidikan dan Pelatihan. Oleh karena ini sangan pentingan dilakukan
proses seleksi untuk pelaksanaan program dilakukan. Berbagai macam
tes seleksi dapat dilakukan misalnya test potensi akademik. Disampin
itu adanya seleksi juga merupakan faktor perangsang untuk
meningkatkan image peserta maupun penyelenggara Pendidikan dan
Pelatihan.

6. Pemilihan pemateri/pengajar
Pemilihan pemateri/pengajar untuk penyampaian materi Pendidikan
dan Pelatihan harus disesuaikan dengan kualifikasi yang dibutuhkan
dan kemampuan mengajar. Seorang trainer yang cakap belum tentu
dapat berhasil menyampaikan kepandaiannya kepada orang lain. Oleh
karena itu pengajar program Pendidikan dan Pelatihan harus memiliki
kualifikasi dalam bidang pengajaran dan mampu memilih strategi
pembelajaran yang tepat dengan memeprhatikan individual difference
peserta Pendidikan dan Pelatihan.

Page 18

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2015

7. Kompetensi Pelatih/instruktur
Kompetensi trainer juga perlu ditingkatkan. Untuk itu mengingat
trainer menjadi ujung tombak dalam keberhasilan program Pendidikan
dan Pelatihan maka sebelum mengemban tanggung jawab untuk
memberikan pelatihan maka para pelatih (trainers) harus diberikan
pendidikan sebagai pelatih.

8. Metode Pendidikan dan Pelatihan

Metode yang digunakan dalam program Pendidikan dan Pelatihan
harus sesuai dengan jenis Pendidikan dan Pelatihan yang diberikan.
Strategi pembelajaran menjadi senjata utama dalam keberhasilan
program Pendidikan dan Pelatihan.

Berdasarkan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan sebagai sarana

pengenalan

pelanggan

dan

pengetahuan

tentang

faktor-faktor

yang

mempengaruhi keberhasilan program Pendidikan dan Pelatihan maka dapat

dijadikan dasar penyusunan standar pelayanan (excellent service) di lembaga
pendidikan dan pelatihan. Analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dapat
dilakukan dengan wawancara, angket, kuesioner, analisis jabatan, observasi dan
lain-lain.
Tidak semua masalah kinerja dapat dipecahkan dengan Pendidikan dan
Pelatihan. Pendidikan dan Pelatihan dapat digunakan untuk memecahkan
masalah yang berkaitan dengan kurangnya pengetahuan, keterampilan, dan
sikap. Berdasarkan tingkat kebutuhannya, Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan
dibedakan menjadi Kebutuhan Tingkat Organisasi, Tingkat Jabatan dan Tingkat
Individu.
1. Kebutuhan

Pendidikan

dan

Pelatihan

tingkat

Organisasi.

Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Organisasi merupakan

himpunan data umum dari bagian atau bidang yang mempunyai
kebutuhan Pelatihan.

Page 19

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2015

2. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Jabatan.

Adanya kesenjangan KSA (knowledge, Skill, Attitude) yang diperlukan
untuk menyelesaikan pekerjaan baik yang bersifat periodik/ insidentil.
Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat jabatan dapat diketahui
dengan mempergunakan analisis misi, fungsi, tugas dan sub tugas yang
diuraikan menjadi kompetensi-kompetensi. Kemudian kompetensikompetensi itu dikelompokkan sedemikan rupa sehingga menghasilkan
standar Pendidikan dan Pelatihan untuk tiap-tiap jabatan.
3. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Individu
Berkaitan dengan siapa dan jenis Pendidikan dan Pelatihan apa yang
diperlukan. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat individu dapat
disusun dengan mempergunakan Training Needs Assessment (TNA
Tool), yakni dengan membandingkan kesenjangan standar kompetensi
dalam jabatan terhadap kompetensi yang dimiliki oleh seorang PNS
yang bekerja dalam unit jabatan tersebut.

Page 20

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2015

VIII. Fungsi dan Manfaat Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan

Hasil AKD adalah identifikasi kesenjangan kinerja (performance gap).

Kesenjangan kinerja tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara
kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual individu. Kesenjangan kinerja
dapat ditemukan dengan mengidentifikasi dan mendokumentasi standar
atau persyaratan kompetensi yang harus dipenuhi dalam melaksanakan
pekerjaan dan mencocokkan dengan kinerja aktual individu tempat kerja.
Adapun fungsi dari analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah :
1. Mengumpulkan informasi tentang Keahlian, pengetahuan dan sikap
pegawai;
2. Mengumpulkan informasi tentang beban kerja dan konteks pekerjaan;
3. Mendefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang
operasional;
4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan;
5. Memberi data untuk keperluan perencanaan

Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan analisis

kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, yaitu manfaat langsung dan tidak
langsung.
a. Manfaat langsung adalah :
1. Menghasilkan program Pendidikan dan Pelatihan yang disusun
sesuai dengan kebutuhan organisasi, jabatan dan individu.
2. Sebagai dasar penyusunan program Pendidikan dan Pelatihan yang
tepat.
3. Menambah motivasi peserta Pendidikan dan Pelatihan dalam
mengikuti Pendidikan dan Pelatihan karena sesuai dengan minat dan
kebutuhannya.
b. Sedangkan manfaat tidak langsung adalah :
1. Menjaga produktivitas kerja
2. Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi tugas-tugas baru.
3. Efisiensi biaya organisasi

Page 21

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

IX. LANGKAH

ANALISIS

KEBUTUHAN

2015

PENDIDIKAN

DAN

PELATIHAN

Untuk mendapatkan hasil pelatihan yang diinginkan, dibutuhkan analisis

dari siapa yang mengikuti pelatihan, pelatihan apa yang dilakukan dan
sebagainya. Analisis kebutuhan diartikan sebagai proses mengumpulkan dan
menganalisis kebutuhan dalam rangka mengidentifikasi hal-hal apa saja dalam
sebuah perusahaan atau organisasi yang perlu ditingkatkan. Tujuannya untuk
mendapatkan data yang akurat mengenai pelatihan apa yang seharusnya
dilakukan.

Analisis

kebutuhan

dilakukan

untuk

menganalisis

atau

mengidentifikasi kesenjangan yang ada sehingga dapat dikurangi atau bahkan

dihilangkan.
Langkah-langkah dalam analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan,
adalah sebagai berikut
1. Merancang Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dengan
merumuskan masalah dan tujuannya melalui model-model analisis
kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan. Model analisis kebutuhan diklat
tersebut adalah :
a) Model Internal. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan pada model ini
dilihat dari dalam organisasi. Aktivitas dimulai dengan analisis
kesenjangan antara tingkah laku dan keberhasilan pegawai dalam
melaksanakan tugas, dibandingkan dengan tujuan dan sasaran yang telah
ditentukan.
b) Model Eksternal. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan pada model ini
dilihat dari luar organisasi. Aktivitas dimulai dengan melihat manfaat
dari hasil didik bagi masyarakat atau organisasinya.
c) Model Gabungan. Model ini mengacu pada model sistem organisasi
bahwa sesuatu terjadi di dalam organisasi tidak dapat lepas dari apa yang
terjadi

di

luar

organisasi

(lingkungan

eksternal

mempengaruhi

lingkungan internal)
2. Menyusun instrumen dengan pertanyaan tentang Pendidikan dan Pelatihan,
misalnya apa saja yang dibutuhkan dan topik apa yang perlu dipelajari oleh
peserta Pendidikan dan Pelatihan. Data yang harus didapat melalui
Page 22

2015

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

instrumen ini adalah uraian tugas pokok, kompetensi kerja standar, dan
kompetensi kerja nyata dari masukan dari atasan (pimpinan), bawahan,
teman sejawat, dst, serta tingkat kesulitan, kepentingan, keseringan dari
pekerjaan.

3. Mengumpulkan dan menganalisis data dengan menggunakan teknik dan

metode yang tepat.
Teknik yang dapat digunakan dalam melaksanakan aktivitas ini, yaitu :
a. berdasarkan perencana Pendidikan dan Pelatihan yang secara
intuitif merencanakan kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan
berdasarkan pada kebutuhan riil organisasi atau berdasarkan
ulasan pimpinan.
b. analisis data sekunder yaitu upaya menemukan kebutuhan
Pendidikan dan Pelatihan dengan cara mempelajari dokumen
(catatan-catatan/laporan pelaksanaan kegiatan Pendidikan dan
Pelatihan, tata kerja dan struktur organisasi, serta perencanaan
tenaga kerja).
c.

analisis litingring adalah analisis yang berdasarkan pada analisis

jabatan dengan memperhatikan tingkat kesulitan, tingkat
kepentingan dan tingkat keseringan.

d.

pendekatan kompetensi dengan mencari diskrepansi kinerja yaitu

selisih antara kinerja standar dan kinerja yang dimiliki.

e. rapid rural appraisal (RRA) atau participatory rural appraisal

(PRA). RRA adalah bentuk kegiatan pengumpulan data/informasi
yang dilaksanakan oleh orang dari luar organisasi. PRA adalah
bentuk

kegiatan

pengumpulan

data/informasi

dan

menganalisisnya dengan supervisi dari luar oraganisasi.

f. fokus group dan nominatif group. Fokus group adalah upaya
penilaian kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan secara kualitatif
dengan cara memusatkan pada kebutuhan Pendidikan dan
Pelatihan apa dalam satu kelompok sasaran. Nominatif group
adalah

penelusuran

Pendidikan

dan

Pelatihan

kebutuhan

Pendidikan dan Pelatihan berdasarkan pada materi Pendidikan

Page 23

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2015

dan Pelatihan yang diunggulkan dalam satu kelompok sasaran

penilaian kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan. Semakin banyak
data dan informasi yang bisa dikumpulkan dalam analisis
kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan maka akan semakin mudah
bagi perancang program Pendidikan dan Pelatihan untuk
menggambarkan persyaratan-peryaratan yang diinginkan oleh
organisasi, kemampuan dan ketrampilan yang dimiliki pegawai,
kesenjangan antara pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan
yang ada dengan yang diharapkan serta bagaimana cara terbaik
untuk menghilangkan kesenjangan tersebut.

4. Menyusun laporan.
Laporan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan berisi fokus
kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, tujuan kegiatan,
metoda serta peralatan yang digunakan, kerangka kerja, tahapan kerja
dan teknik analisis data, interprestasi dan formulasi kesimpulan serta
saran analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan. Laporan ini
digunakan untuk menetapkan jenis kegiatan Pendidikan dan Pelatihan.
Laporan ini juga sebagai alat monitoring pelaksanaan kegiatan analisis
kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, alat pengawasan dan pengendalian.
Kualifikasi laporan yang baik dan benar mengikuti persyaratan sebagai
berikut :
a.

Isi laporan harus benar dan objektif;

b.

Bahasa laporan harus jelas dan mudah dimengerti;

c.

Laporan harus langsung mengenai sasaran atau inti permasalahan;

d.

Laporan harus lengkap dalam segala segi laporan tertulis;

e.

Uraian isi laporan harus tegas dan konsisten;

f.

Waktu pelaporan harus tepat; dan

g.

Penerima laporan harus tepat.

Rincian jenis Pendidikan dan Pelatihan, jenjang Pendidikan dan Pelatihan

dan kompetensi Pendidikan dan Pelatihan merupakan kesimpulan dan saran
yang menjadi essensi dari kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan.
Page 24

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2015

Kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan mutlak dan wajib

dilaksanakan oleh analis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan di unit Pendidikan
dan Pelatihan dalam hal ini adalah PusPendidikan dan Pelatihan untuk
mendapatkan potret kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, jenis pelatihan dan
kompetensi Pendidikan dan Pelatihan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan
kegiatan Pendidikan dan Pelatihan.

Page 25

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

X.

2015

KESIMPULAN
Berdasarkan uraian pada bab-bab terdahulu dapat disimpulkan bahwa :
Hasil Analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan bermanfaat sebagai

dasar pengambilan suatu keputusan, disamping memberi solusi / arah, Dalam

hal mengembangkan program pendidikan dan pelatihan sangat bergantung pad
identifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihan disertai biaya dan manfaat bagi
organisasi dan Pendidikan dan pelatihan akan berhasil berhasil jika program
yang dikembangkan dan dilaksanakan dapat memenuhi kebutuhan pribadi yang
nantinya akan berpengaruh pada peningkatan program pelatihan kinerja dan
hasil yang lebih baik mengikutii pelatihan.
Hasil Analisis kebutuhan Diklat bermanfaat sebagai dasar pengambilan
keputusan pelatihan yang dibutuhkan memberi solusi/arh, petunjuk tentang apa
yang dilaksanakan bagaimana cara melaksanakan dan hasil apa yang diperoleh.
Kebutuhan akan adaanya pelatihan dilakukan karen adanya ketimpangan
atau gap antar apa yang seharusnya dengan apa yang senyatanya atau
kesenjangan antara seperangkat kondisi yang ada pada saat sekarang ini dengan
seperangkat kondisi yang diharapkan. Pendidikan dan Pelatihan merupakan
peningkatan kompetensi/kemampuan yang dilakukan melalui proses belajar
dalam melaksanakan tugas dan jabatan tertentu.
XI . SARAN
Agar penyelenggaraan Diklat dapat menghasilkan kualitas /bobot
lulusan/alumni diklat yang mempunyai kompetensi standar atau kompetensi
yang diharapkan untuk dilakukan seseorang dalam melaksanakan tugas pokok
dan fungsinya dalam organisasi, disarankan dalam menentukan skala prioritas
pelaksanaan diklat berdasarkan hasil Analisa Kebutuhan Diklat.

Page 26

PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

2015

DAFTAR PUSTAKA
1.

Anonimous, 2009. Modul bagi Pengelola Pendidikan dan Pelatihan,

Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta.

2.

Abdorrakhman Gintings, 2010. Materi Perkuliahan Konsentrasi PLS,

Program Pasca Sarjana (S2) UNINUS, Medan.

3.

Allan, Leslie.Training needs or training wants analysis? Training and

development in Australia 36.2(Apr 2009): 25-27.

4.

Brown, Judith.Training needs assessment: A must for developing an

effective training program Public Personnel Management 31.4 (Winter
2002): 569-574.

5.

Marpaung, Dr, MSc., 1999. Training Need Assesment (TNA),LAN RI, Jakarta.

6.

Moh. Entang, dkk., 2009. Analisis Kebutuhan Pelatihan, Bahan Ajar MOT),
PusPendidikan dan Pelatihan Administrasi Kementerian Agama RI, Jakarta.

7.

Hasibuan, M.S.P., 2000, Manajemen sumber daya manusia, Penerbit :Bumi

aksara, Jakarta.

8.

htttp// Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan:2014

9.

Mangkuprawira, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik,

Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta.

10. Muhammad Zahid Iqbal; Rashid Ahmad Khan, The growing concept and
uses of training needs assessment,Journal of European Industrial
Training35.5 (2011): 439-466
11. Ritonga Idris, Manfaat Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dalam
pelatihan, Kemenag Sumut.
12. Vincent, P. Costa dkk , (2000), Panduan Pelatihan Untuk Pengembangan
Sekolah, Jakarta: Depdiknas.

Page 27