UNIVERSIDAD DON

BOSCO
FACULTAD DE ESTUDIOS
TECNOLGICOS
GUIA DE LABORATORIO
#06
CICLO: 01/
2016

Nombre de la Practica: Introduccin a Excel. Tablas y datos, clculos

y formato a celdas. Lugar de Ejecucin:
Centro de Computo
Tiempo Estimado:
3 horas clase
Materia:

Herramientas Informticas.
I. OBJETIVOS

Que el
estudiante:

Conozca e interacte con el entorno de Microsoft Ofice Excel 2013.

Aplique formatos a celdas y a tablas para mostrar datos en Excel.
Utilice frmulas y funciones para realizar clculos con datos.
II. INTRODUCCION TEORICA

EXCEL
2013.
Microsoft Excel 2013 est diseada para ayudarle a almacenar, resumir y presentar datos
relevantes para su vida de negocios o el hogar. Puede crear hojas de clculo para realizar un
seguimiento de productos y ventas o hacer un seguimiento de sus inversiones personales.
Independientemente del uso especfico que usted tiene en mente, Excel es un programa muy
verstil que se puede utilizar para almacenar y recuperar datos de forma rpida. Trabajar con Excel
es bastante sencillo. El programa cuenta con un nmero libros de preconstruidos pero tambin
tiene la libertad de crear libros partir de cero.
TABLAS
EN
EXCEL.
Una forma muy utilizada para mantener los datos en Excel es mediante la creacin de una lista de
datos. Una lista
describe un tipo de objeto, como pedidos, ventas, o la informacin de contacto. Estructuralmente,
la lista se compone de una fila de encabezado, que contiene las etiquetas que describen los datos
de cada columna y filas de datos, que contienen datos sobre un caso particular de objeto de la
lista. Por ejemplo, si utiliza una lista para almacenar la informacin de contacto de su cliente,
podra tener una columna separada para el nombre del cliente, apellido, direccin, ciudad, estado,
cdigo postal y nmero de telfono. Cada fila de una lista contendra la informacin de un cliente
en particular. En Excel 2013, puede guardar sus listas de datos en una tabla de Excel. Una tabla de
Excel es un objeto que se puede hacer referencia en sus frmulas y utilizar para resumir sus datos.
FORMATO
A
CELDAS.
Microsoft Excel 2013 le ayuda a gestionar grandes cantidades de datos con facilidad. Una de las
maneras con la que puede lograr esto es cambiando la forma en que el programa muestra los datos
en la hoja de clculo. Por ejemplo, usted puede fcilmente cambiar el tamao de los caracteres
de una celda, aadir color para enfatizar celdas importantes, o cambiar la orientacin del texto
dentro de una. Excel 2013 tambin le permite cambiar el formato de una celda basada en el
contenido de la misma mediante la creacin de formatos condicionales, incluidas las escalas de
color, barras de datos, y conjuntos de iconos.
FRMULAS
Y
FUNCIONES.
Microsoft Excel 2013 proporciona libros de trabajo que le permiten hacer mucho ms que
simplemente almacenar
1

y organizar los datos. Una tarea importante que puede realizar en Excel es un resumen de los
valores de las celdas relacionadas. Ya sea que stas representen las ventas de un da en su
tienda, los ingresos de su
inversiones personales, o los tiempos en carreras de bicicletas, se
puede encontrar el total o el promedio de los valores, identificar el valor mnimo o mximo en un
grupo, o llevar a cabo docenas de otros clculos con los datos.

Gua #06: Introduccin a Excel. Tablas y datos, clculos y formato a celdas.

III. MATERIALES Y
EQUIPO
Para la realizacin de la gua de prctica se requerir lo siguiente:
No.

Requerimiento

Cantidad

Gua de Laboratorio #06

Microsoft Office Excel 2013

Memoria USB

1
IV.
PROCEDIMIENTO

INICIAR MICROSOFT EXCEL

2013.
Comenzaremos por lo bsico. Iniciamos Microsoft Office Excel 2013 y veremos la
siguiente pantalla:

Como podemos ver, la conforman exactamente las mismas partes que como ya vimos en Word
2013. El panel lateral izquierdo donde se muestran documentos recientes y la opcin abrir; la barra
de bsqueda de plantillas en Office.com; la seccin para iniciar sesin y las plantillas que nos
ofrece para trabajar bajo alguna de ellas directamente.
Elegimos Libro en Blanco. Ahora ya estamos en una hoja de clculo, las partes de esta pantalla
son similares a
Word 2013, as que solo detallaremos las secciones nuevas o
importantes:
Cuadro de nombres y Barra de
Frmulas.
El cuadro de Nombres permite verificar la celda activa, pero adems es una manera rpida de
dirigirse hacia una celda o rango de celdas. En la Barra de frmulas podr ingresar datos
directamente a las celdas, y tambin puede modificar frmulas o funciones.
Herramientas
Informticas

Encabezados de Fila y Columna.

Los encabezados de fila estn representados por nmeros. Puede encontrar la fila 1 hasta la
fila 1048576. Los encabezados de Columna estn representados por letras, que van desde A
hasta XFD. Esto equivale a 16384 columnas.

Hojas de clculo y Etiquetas.

Una Hoja de trabajo (o simplemente Hoja) es una cuadrcula de columnas y filas. Las etiquetas de
hojas de clculo muestran por defecto una o ms hojas, los nombres para ellas van desde Hoja1
hasta Hoja3.

Vistas de libro.
Para trabajar con las hojas de Excel y pueda ver mejor sus datos, es posible que necesite de
diversas vistas. Las
Vistas de libro (Normal, Diseo de pgina y Vista previa de salto de pgina).

INSERCIN DE DATOS.
En Excel se puede insertar cualquier tipo de datos: fechas, nmeros, texto, etc. Est especialmente
diseado para
trabajar con nmeros, por ello ofrece una gran flexibilidad con los nmeros. Para insertar un texto
no debemos hacer nada ms que situarnos en una celda especfica y comenzar a digitar.
Vamos a trabajar con un ejercicio sencillo. Haciendo una tabla con tres notas de cuatro materias
diferentes:

Para digitar el contenido de la tabla, nos situamos en la celda especfica, por ejemplo, para
insertar la palabra
Materia:
1.

Nos colocamos en la celda especfica, en este caso celda A1:

2.

Digitamos la palabra, frase o nmero y damos Enter.

3. Como forma opcional, podemos seleccionar la celda y dirigirnos a la barra de frmulas y

digitar ah el contenido. Esto es til cuando necesitamos modificar un texto existente.
Los pasos anteriores son la forma bsica de insertar texto dentro de las hojas de clculo.
Realizamos lo mismo con los dems datos de la imagen hasta completar la tabla.
FORMATO
COMO
TABLA.
Ahora que ya hemos finalizado de digitar nuestra tabla, nos hace falta colocar un formato que
refleje nuestra tabla
como
tal.
Para aplicar un estilo, primero seleccionemos las celdas que forman la tabla. Los estilos se
encuentran en la ficha Inicio, en el grupo Estilos, ah veremos la opcin Dar formato como
tabla. Desplegamos la opcin y podemos seleccionar un formato de ellos.

Al seleccionar un formato, nos preguntar qu celdas forman

la tabla:

Si ya hemos seleccionado la tabla, automticamente aparecern los rangos de celdas que la

conforman, adems de la opcin de permitir que la tabla tenga encabezados que es para fines de
diseo. Damos clic en Aceptar.
El resultado sera una tabla similar a la
siguiente:

Ahora ya tenemos formada nuestra tabla, pero tenemos una ltima columna llamada PROMEDIO
que no posee
datos. Para llenarla utilizaremos
frmulas.
Nota: las flechas que aparecen en cada cabecera de columna indican que se pueden realizar filtros
con los datos que contiene la tabla, esos botones no se imprimen si se enva el documento a
impresin. Para desactivar los botones haga clic en la ficha Diseo de las Herramientas de
tabla, luego en el grupo Opciones de estilo de tabla desactive la casilla Botn de filtro.
FRMULAS
.
Las frmulas pueden ser simples expresiones matemticas, o pueden ser frmulas muy potentes
llegando a utilizar
las diversas funciones que posee Excel 2013. Una frmula debe comenzar por el smbolo igual =
seguidamente de la expresin por ejemplo: =20+50 que es una expresin que permite sumar el
nmero 20 con el nmero 50, por ejemplo esta otra: =20-(5*2) que resta el nmero 20 a la
multiplicacin de 5 por 2.
Las frmulas pueden utilizar valores o nmeros fijos como los ejemplos anteriores, pero incluso
pueden utilizar los valores de las celdas, de esta manera las operaciones sern ms flexibles.
Cuando utiliza frmulas, solo lo podr ver en la barra de frmulas, porque en la celda aparece
el resultado. Ejemplos de frmulas.
Ejemplo
=150*0.19
=A1+A2

Descripci
n
Esta multiplicacin que pretende obtener el IGV es buena pero no
cumple las expectativas, pues siempre devolver el mismo valor, no es
flexible.
Este modo de suma es muy recomendable, porque si se cambia el valor de
las celdas a sumar, entonces el resultado tambin cambiar.

=IngresosEgresos

Resta la celda Ingresos con Egresos.

=SUMA(A1:A10)

Suma los valores del rango A1 hasta A10.

=A1=A2

Compara el valor de A1 y A2, si son iguales devuelve Verdadero caso

contrario devuelve Falso.

Coloqumonos en la celda
E2:

En ella digitaremos la frmula que calcule el promedio de las 3 notas de la izquierda. Debemos
fijarnos en las celdas donde estn los datos que necesitamos. En este caso las celdas a utilizar son:
B2, C2 y D2.
Otro factor importante a utilizar en las frmulas es la implementacin de los parntesis para
agrupar los datos. Debemos tener mucho cuidado a la hora de agrupar datos de abrir y cerrar
parntesis en los lugares correctos para obtener el resultado esperado.

Entonces
siguiente:

digitamos

lo

Si nos fijamos, las celdas que colocamos dentro de la frmula se van marcando con colores
diferentes, tambin observamos que el cuadro de nombres ha cambiado a PROMEDIO que indica
que estamos realizando una operacin de promedio, Excel reconoce nuestra instruccin como un
promedio. Para finalizar damos un Enter para que se realice el clculo.

Por defecto, Excel colocar a toda la columna la misma instruccin de promedio con las celdas
correspondientes a la fila seleccionada. Podemos verificar la frmula colocndonos en cada celda y
viendo en la barra de frmulas la instruccin que conforma el promedio en cada caso.
Tambin hay otra forma de calcular el promedio, agreguemos una nueva columna a nuestra tabla
(escribiendo en la celda siguiente a la ltima) que tenga como cabecera de columna PROMEDIO 2:

Esta vez, utilizaremos las funciones integradas que nos brinda Excel para calcular
el promedio.
Nos situamos en la celda F2 y en la barra de frmulas hacemos clic en el cono:
una funcin. Al hacer clic veremos un cuadro de dilogo como el siguiente:

para insertar

El cuadro de dilogo que se ha desplegado nos permite buscar y seleccionar una funcin especfica
para utilizarla dentro de nuestra hoja de clculo.
Buscamos la funcin PROMEDIO, y damos clic en aceptar. Nos abrir otra ventana para elegir
las celdas que queremos promediar:

Para elegir las celdas correctas procedemos a seleccionarlas de nuestra hoja de Excel.

Luego damos clic en Aceptar.

Podemos observar que los resultados son los mismos:

Sin embargo, la metodologa para realizar la operacin es diferente. En una utilizamos operaciones
entre celdas
(operacin bsica) y en otra, utilizamos una funcin de Excel para realizar la
misma tarea. Si vemos el cuadro de frmula de las celdas veremos la
diferencia:

FORMATO A CELDAS.
Dentro de Excel tambin podemos aplicar formato a una celda en especfico, o bien a un grupo de
celdas. El
formato va desde la fuente, tamao de letra, el tipo de contenido de la celda (nmero, moneda,
etc.) hasta colores diferentes dados a un formato condicional.
El contenido principal de formato a celdas se encuentra en la pestaa Inicio en los grupos:
Fuente, Alineacin, Nmero y Estilos.
El grupo Fuente y Alineacin se comparten con Word 2013, por tanto se har nfasis solo en los
grupos nuevos.

Nmer
o.
En la ficha Inicio, dentro del grupo Nmero contamos con varias opciones de
formato a las celdas.

Tenemos una lista desplegable donde podemos elegir el tipo de datos que contiene o contendr
nuestra(s) celda(s). Luego tenemos la opcin de moneda para aplicar un formato de moneda
(colocndole el signo de dlar al inicio o el que fuera configurado). Seguida de ella, la opcin de
porcentajes y la de estilo millares. Luego se encuentran dos botones similares: el primero es
para Aumentar decimales y el otro es para Disminuir decimales. Para ver ms opciones
podemos abrir el cuadro de dilogo formato de nmero haciendo clic en el cono inferior
izquierdo que aparece en el grupo Nmero.
Para nuestro ejemplo, hemos insertado datos numricos en cada nota, pero no todos tienen la
misma cantidad de decimales. Seleccionamos las celdas que abarcan las notas:

Y nos dirigimos al grupo Nmeros y desplegamos la lista para elegir la

opcin Nmero:

Gua #06: Introduccin a Excel. Tablas y datos, clculos y formato a celdas.

Al seleccionarla veremos cmo nuestras notas pasarn a tener la misma cantidad de decimales:

Ahora, a la columna PROMEDIO le aplicaremos Estilo millares:

Finalmente a la columna PROMEDIO 2 le reduciremos la cantidad de decimales hasta dejarlo en

unidades:

Formato condicional.
En Excel tambin es posible aplicar formatos a celdas a partir de condiciones. Para visualizar esto,
aplicaremos
formato condicional a la columna
PROMEDIO 2. Resaltaremos con VERDE las
notas mayores a 7.
Seleccionaremos nuestros datos, y luego nos vamos al grupo Estilos siempre dentro de la ficha
inicio:

Nota: cabe mencionar que se puede aplicar una N cantidad de formatos condicionales al mismo
grupo de datos, pero ser la ltima condicin la que tendr mayor prioridad y cubrir (en caso que
aplique) a la(s) regla(s) anterior(es). As podemos aplicar formato condicional para ver promedios
mayores que 8 por ejemplo, o menores a 6, etc.

Ahora, para resaltar el nmero 7, lo haremos utilizando los estilos

de celda.

Para aplicar el estilo, seleccionamos la(s) celda(s) y luego nos dirigimos a Estilos de celda,
elegimos el estilo que deseemos y listo.

V. INVESTIGACION COMPLEMENTARIA
1. Realice una hoja de clculo que sea capaz de mostrar el ndice de masa corporal (IMC) e
indicar el rango en el que se encuentra una cantidad x de personas. La tabla deber tener
los siguientes datos:
Nombres, Apellidos, Sexo, Fecha de Nacimiento, Fecha Actual(*), Edad(*), Peso (kg), Estatura
(m), IMC(*). Los campos de fechas debern tener tipo de dato Fecha.
Los campos Edad, Fecha Actual e IMC NO sern ingresados por el usuario sino
calculados por usted a base de frmulas y operaciones.
En la columna Fecha Actual deber utilizar la funcin HOY().
Para calcular la Edad deber investigar sobre la funcin SIFECHA.

Gua #06: Introduccin a Excel. Tablas y datos, clculos y formato a celdas.

El clculo de IMC se realiza bajo la siguiente frmula: (unidades: kg/m2)

Recuerde aplicar estilos a la tabla y utilizar los formatos condicionales para mostrar los rangos de
IMC.
En la siguiente imagen se muestra la tabla con los rangos que debe seguir y un ejemplo de
cmo deber verse el ejercicio:

VI. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Y

ELECTRNICAS
Curtis D. Frye. Plain & Simple Microsoft Excel 2013. OReilly Media, Inc. Chapter 4 Building a
workbook.
Chapter 6 Using formulas and functions. Chapter 7 Formatting the cell.

Mark Dodge Microsoft Office + Excel expert, Craig Stinson Microsoft Excel + Windows expert.
Inside Out Microsoft Excel 2013. Published by Microsoft Press A Division of Microsoft
Corporation. One Microsoft Way. Part 5: Creating formulas and performing data analysis.

Fundamentos de Excel 2013. http://www.aulaclic.es/guia-ofice-2013/t_13_1.htm