TALLER SEGUNDA UNIDAD

Apreciado aprendiz tendr que realizar la siguiente actividad:

a. Observe la imagen que se presenta a continuacin y explique con sus
palabras cul es el procedimiento que se evidencia en la misma.

b. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y

exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de la Administracin
Documental.
c. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de esta unidad y
explique el porqu de sus aportes.

Recomendacin:

Se le recomienda al aprendiz establecer sus ideas y organizarlas de manera

clara antes de desarrollar la propuesta. Se sugiere tomar nota de los aspectos
claves que se necesiten para el desarrollo de la actividad que se va a realizar.

a.
Observamos como entregan los datos a las empresas, observamos como
llega la informacin de las diferentes dependencias y es el lugar donde se hace
la recoleccin de la informacin, despus realizamos el procesamiento es aqu
donde la clasificamos y damos un orden donde podemos dar dependiendo el
manejo de la empresa por orden cronolgico, numricamente o
alfabticamente y finalmente se hace la transformacin que es la obtencin de
informacin til y necesaria que se requiere.

b.

Documentos Especiales: Son los documentos que debemos archivar

consuma responsabilidad por lo mismo de la importancia del documento lo
hace especial el hecho de contener datos considerados confidenciales y
esenciales para el funcionamiento de la empresa.

Correspondencia Comercial: Es un mensaje escrito cuyo contenido

est referido a agilizar las diversas transacciones que realizan comercios,
industrias y toda institucin empresarial. Es sumamente importante porque
permite el trato mutuo entre dos personas de diferentes empresas para
entablar una conversacin de negocio mediante el escrito.
Se puede subdividir en dos clases: la normal u ordinaria que es la que se
efecta por medio de memorandos, cartas como cartas de venta, de
propaganda, de seguimiento, de reclamo- y las urgentes o rpidas las que se
llevan a cabo a travs de telegramas; aunque en estos momentos la rapidez
est garantizada a travs del correo electrnico.

Documentos Legales: Son todos aquellos que comprueban un hecho,

evento o la veracidad de una afirmacin o solicitud. Por lo tanto, son
documentos que pueden ser considerados como un testimonio o una prueba en
el sentido amplio de la palabra.

Documentos Contables: Son los soportes de contabilidad que sirven

de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se
elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo
exijan.
c.
Para mi la importancia de conocer y emplear todos estos trminos son
fundamentales en nuestro medio profesional, en el rea de archivo llegan todos
los das diferentes documentos sin ningn orden y debemos darle una
recoleccin, procesamiento y transformacin a los mismos para darle un apoyo
a la gestin administrativa de la empresa o entidad.
Una buena rea de archivo ser de gran utilidad para la empresa o entidad si
se tiene un buen manejo, rapidez, eficiencia y eficacia en la organizacin de los
documentos, manejado siempre por una persona capacitada que pueda
manejar los procedimientos, trmites y consultas de los mismos.