Organisation de la comptabilit

Organisation comptable
I - Principe
La comptabilit doit tre absolument fiable, non seulement pour informer correctement le chef
dentreprise, mais aussi, et cest primordial, pour quelle est toute sa force probante et sa valeur
juridique vis vis de tous les tiers avec qui lentreprise est en relation.
Elle est donc soumise des obligations lgales strictes, et elle doit tre organise de faon
faciliter le travail denregistrement, dtablissement des tats annuels de synthse et de contrle.
Il en rsulte :
Sur le plan juridique : lobligation de tenir certains livres et dappuyer les critures
comptables sur des pices justificatives
Sur le plan organisationnel : de prvoir une organisation et des procdures permettant de
respecter les rgles juridiques.
Il doit de plus tre possible dexaminer et contrler la validit dun enregistrement en la
comparant avec la pice de base ou la pice rcapitulative. De sassurer de la concordance entre les
oprations saisies dans les journaux et les comptes du Grand-Livre.
ATTENTION
Labsence ou linsuffisance de pices justificatives peut faire mettre en doute la valeur probante
de la comptabilit.

II - Le systme classique
SCHEMATISATION

Pices justificatives
Comptabilisation
BALANCE

GRAND LIVRE

JOURNAL
Report

Grand Livre
auxiliaire
clients

Liste cpts.
individuels
clients

Grand Livre
auxiliaire
fournisseurs

Liste cpts.
individuels
fournisseurs

CONTROLES

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TOTAUX JOURNAL

TOTAUX GRANDLIVRE

TOTAUX BALANCE

TOTAUX G.L. AUXILIAIRE

CLIENTS

COMPTE CLIENTS
COLLECTIF G.L.

TOTAUX G.L. AUXILIAIRE

FOURNISSEURS

COMPTE FOURNISSEURS
COLLECTIF G.L.

REMARQUE
Le systme essentiellement manuel nest plus utilis. Toutefois, le principe de lorganisation
gnrale reste dactualit.

III - Systme centralisateur

Pices justificatives

Journal
divisionnaire
des ventes

Grand Livre
auxiliaire
clients

Journal
divisionnaire
des achats

Journal
divisionnaire
de trsorerie

Grand Livre
auxiliaire
fournisseurs

Journal
divisionnaire
des OD

Etc.

JOURNAL
GENERAL

GRAND LIVRE

BALANCE

A- Le systme centralisateur : Vue synthtique

Le systme centralisateur a pour but de permettre la division du travail comptable de
lentreprise. Les principes comptables restent inchangs, seule lorganisation du travail diffre.
B- Travail quotidien
Enregistrement des faits comptables dans les journaux divisionnaires. Les journaux divisionnaires
rsultent de lclatement du journal classique. Chacun deux est spcialis dans une catgorie
dcritures par nature. Leur nombre peut varier suivant limportance et la diversit des critures.
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Report des critures aux comptes individuels (ou Grand Livre auxiliaire). Leur situation tant
ainsi constamment jour.
C- Travail priodique
Totalisation et centralisation des journaux divisionnaires. Chaque journal divisionnaire est
centralis priodiquement en un seul article au Journal gnral (au minimum une fois par mois).
Ce Journal gnral constitue le Livre-Journal obligatoire.
Reports du Journal gnral au Grand-Livre gnral.
Etablissement de la Balance de contrle.
D- Trac de journaux
Pour trouver le trac dun journal divisionnaire il suffit denvisager larticle du journal classique
rsumant la catgorie doprations groupes au journal divisionnaire pour en dduire le trac de
celui-ci.
EXEMPLE :
Trac du journal auxiliaire de Caisse - Recettes
Larticle type pourrait tre le suivant :
Date
5161 Caisse
6386 Escomptes accords
3421
Clients
7111
Ventes de marchandises au Maroc
4455
Etat, T.V.A. facture
5115
Virement de fonds
11175
Compte de lexploitant
Centralisation du journal divisionnaire de CaisseRecette du mois de ...
Date N

Libell

Cpt dbiter
5161
6386

3421

7111

X
X
X
X
X
X
X

Cpt crditer
4455
5115
11175
N

Divers
Mont.

REMARQUE
LA VERIFICATION DE LEGALITE :
TOTAL DEBIT = TOTAL CREDIT
DOIT ETRE EFFECTUEE AVANT DE PASSER LECRITURE AU JOURNAL GENERAL
Si les totaux ne sont pas gaux, il faut en premier lieu rechercher le folio o se situe lerreur.
Ensuite il faut tre en mesure de dterminer, sil sagit dune erreur daddition ou dune erreur de
ventilation.
Pour dceler les erreurs de ventilation, il faut contrler horizontalement, et, ligne ligne,
lgalit entre les dbits et les crdits. Les recherches risquant dtre longues, il est conseill de
procder selon la mme technique que pour les erreurs daddition.
Les journaux divisionnaires les plus utiles sont ceux de :
Caisse, banque
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Achats de marchandises, factures fournisseurs

Ventes de marchandises
Effets recevoir, effets payer
Oprations diverses

IV- Traitement informatis

SCHEMA

Pices justificatives

Saisie des pices justificatives

Stockage des donnes
Traitement informatis

JOURNAUX

GRAND LIVRE

BALANCE

Etc.

Le traitement informatis des informations comptables tant ralis laide de matriels et de

logiciels, il est indispensable que le traitement offre toutes les garanties ncessaires lors dun contrle
ventuel. Ainsi le systme informatis doit :
Etablir sur papier ou sur tout support offrant des garanties en matire de preuve, des tats
priodiques numrots et dats rcapitulant dans un ordre chronologique toutes les donnes;
Pour chaque donne, sappuyer sur une pice justificative constitue par un document crit;
A tout moment permettre la reconstitution des lments des comptes, tats et renseignements ou,
partir des comptes, tats et renseignements, reconstituer les donnes dentre;
Comporter la possibilit daccder la documentation actualis relative au traitement (analyses,
programmations, traitements) en cas de contrle;
Permettre de contrler si les exigences de scurit et de fiabilit requises en la matire ont t
respectes.
Dautre part, un document dcrivant les procdures et lorganisation comptable est tabli par le
commerant ds que ce document est ncessaire la comprhension du systme de traitement et la
ralisation des contrles. Ce document est indispensable dans le cadre dun traitement comptable
informatis propre lentreprise.

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