Manual de secretariat si asistenta manageriala

INTRODUCERE
n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i comunicarea
informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa tiinific, economic
i social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica termenul fiind
introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz automatizarea activitilor
administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor administrative.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat
cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice
secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea
muncii administrative.
Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de
birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.
Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai
importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i roluri
multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt valabile i n
cazul societii romneti.
Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea
informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru
solicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.
Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent
manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul pentru
decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere important
ntr-o organizaie.
n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i
sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex
de activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden, protocol,
arhivare de documente .a.).
Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i practice,
referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.
Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic, managementul i
marketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrarea
cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici
de secretariat, funciile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei
contemporane, elemente de protocol, norme romneti de drept administrativ i comercial.

Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece n
prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i
asisten managerial adaptat la realitile romneti.
Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistent
manager) i ale secretariatului.
Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre de
ctre specialiti.
Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de
Administraie i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti.
Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc c
prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucru
care va contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special a
secretariatelor i a secretarelor (asistent manager).
Autorii

CApitolul I
BIROTIC
Lector univ. dr. Ionel Enache
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
1. CONCEPTUL DE BIROTIC
n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,
producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga
via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil.
Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectul
ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi
servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informaiei
audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i n
special cu noile realizri n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer
noilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i economice cu multiple efecte
sociale.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu
rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin
accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i
calitatea muncii administrative.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului
francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office
automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup
Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz
domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA
BIROULUI.
Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie de
specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica: ansamblu de tehnici i de
mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de
comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine.
n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.
n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de
exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui
disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica.

Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii
administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor,
urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.
ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre
care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel
mai important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele
birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricrei
activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.
Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:
1.

Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.

2.

Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective.

3.

Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.

Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:
1.

Managementul documentelor.

2.

Introducerea informaiilor n fiiere.

3.

Conducerea proiectelor.

4.

Coordonarea personalului.

5.

Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]

Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup
restul de 60% n mod egal.
Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i
tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.
Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i
decizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei
manageriale n orice sistem i organizaie economico-social.
O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii i
de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.
n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen poate
fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:


Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a dus
la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea
profesional a calculatoarelor personale (PC).

Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie prin

creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte echipamente
informatice.

Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile,

echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2]
n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:

Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare

(telefoane, radio, TV).

Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip

reea.
n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se
intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul
reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.
n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor,
echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea
consumului uria de hrtie din biroul clasic.
Obiectivele biroticii
Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de
birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la
introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea
contemporan cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.
Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu
celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de dezvoltarea
biroticii.
Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii
administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:

Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.

Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei.


Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite
sau expediate.

Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n

activitatea administrativ.

Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de

regsire a informaiei.

Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se

fundamenteaz.
Principiile biroticii [3] :
1.
Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint obiectul
de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul ierarhic ntr-o
organizaie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu
documente i cu informaii.
2.
Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete numai
asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin simplificare,
prin automatizare i prin integrare.
3.
Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap analizate,
simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.
4.
Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite
automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator.
5.
Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i
informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic
optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este
inevitabil.
Capitolul II

2. LOCUL SISTEMULUI BIROTIC N CADRUL FIRMEI

2.1. Sistemul informaional
Dac sistemul decizional reprezint sistemul nervos al unei organizaii, sistemul informaional
este sistemul circulator. El ofer materia prim (informaia) necesar n stabilirea i
ndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor att
manageriale, ct i de execuie din cadrul organizaiilor socio-economice.

Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor

informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la
stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei[1].
n continuare vom defini fiecare component a sistemului informaional.
Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional.
Definiii ale informaiei sunt multe n literatura de specialitate.
Norbert Wiener, printele ciberneticii, spunea c informaia este informaie, nici materie, nici
energie. Pornind de la ideea c informaia este una dintre cele trei forme de manifestare a
materiei, ncercarea de o defini este un nonsens.
Din punct de vedere al teoriei comunicaiilor, informaia este un mesaj, un semnal ce
reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta funcioneaz i care aduce
receptorului un spor de cunoatere.
Informaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoatere
privind ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea
sarcinilor n cadrul firmei respective.
Informaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea.
Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit
semnificaie. Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm
sau la procese din afara acesteia.
n concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat este o informaie,
ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.
n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informaiilor. Iat
cteva dintre acestea:
1.

dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;

2.

dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;

3.

dup direcie: descendente, ascendente, orizontale;

4.

dup provenien: exogene, endogene;

5.

dup destinaie: interne, externe;

6.

dup obligativitate: imperative, nonimperative

7.
dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producie, financiarcontabile, personal.

Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat n procesele manageriale pentru

fundamentarea deciziilor.
Alte criterii de clasificare pot fi:
1.

dup form: analogic, digital;

2.

dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video;

3.

dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.

Procese informaionale [2]

n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting
mai multe tipuri de procese informaionale:
a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup reguli
matematice i logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de
calcule, de situaii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc.
Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n funcie de modul de
organizare a acestora n colecii de date.
Datele organizate sub forma fiierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor programe de
firm, denumite interpretoare sau compilatoare care difer n funcie de limbajul de
programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.
Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de
programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai
rspndite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc.
Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz fie folosind pachete
soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind
funciile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibiliti integrate de
tratare a informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate:
WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.
Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic
prezint un interes deosebit datorit uurinei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele i
a mbinrii procesrii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic.
b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. Obiectul
procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor
operaii viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de
aezare a textului n pagin.
Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt: desprirea
automat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. n
urma acestor operaii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare pe
ecran ori imprimat pe hrtie sau pe microfilm n vederea arhivrii.

Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte
wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de
programe avnd alt destinaie principal, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului
grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i
ale sistemelor integrate (WORKS).
c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor
informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor
coninute n documente.
Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i rapoarte rezultate
din procesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma procesrii textelor, tabele
i reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schie i desene tehnice, grafic
bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic,
desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii
scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.
Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de ctre
programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK
XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate ale procesoarelor de texte sau de
tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS).
Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit
organizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau
pe microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic.
d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri
telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, la sunete naturale
sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie sonor sau auditiv, perceput
analogic i convertit n form digital, ofer materia prim ce urmeaz a fi procesat digital
cu ajutorul unor echipamente i programe specializate n tratarea informaiei sonore, cum este
sistemul SOUND BLASTER care poate funciona cuplat la orice calculator personal. Se
realizeaz n acest mod o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio
analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de
comunicaie acustic de genul: telefon, interfon etc.
e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de
celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale
electronicii i informaticii.
Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini
succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund), genernd privitorului
uman senzaia vizual de micare. Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt
diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color),
imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur
profesional, precum i imagini (animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe
calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice i logice.
n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea informaiei sonore,
dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce uman.

nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n aceea c ultimele

patru tipuri de procesare a informaiei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora,
dei s-a plecat de la automatizarea i de la informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un
loc important n activitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor de
prelucrare video i sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz sistemele de comunicare
i de procesare a imaginilor fixe i mobile asistate de calculator.
Circuite i fluxuri informaionale
Toate aceste categorii de informaii circul n cadrul unitii ntre persoane i ntre
compartimente, precum i ntre uniti socio-economice, formnd circuite informaionale.
Circuitul informaional reprezint drumul pe care l parcurge informaia ntre emitor i
receptor (destinatar). O seciune prin acest circuit informaional formeaz un flux
informaional.
Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care circul ntre emitor i
beneficiar. Fluxul informaional este caracterizat prin: coninut, sens, frecven, lungime,
vitez, fiabilitate, cost.
Circuitele i fluxurile informaionale pot fi clasificate dup mai multe criterii:
1.

dup direcie: verticale, orizontale, oblice;

2.

dup frecven: periodice, ocazionale;

3.

dup locul unde iau natere: interne, externe.

Proceduri informaionale
O component a sistemului informaional ce tinde s capete un rol preponderent n firmele
moderne o constituie procedurile informaionale.
Prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilesc
modalitile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informaiilor cu
precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor, modelelor i mijloacelor de
tratare.
Caracteristicile procedurilor informaionale n prezent sunt:
-

au un caracter detaliat;

din ce n ce mai sofisticate;

grad ridicat de formalizare (standardizare);

caracter operaional.

Mijloace de tratare a informaiilor:

10

1.
Manuale: maini de dactilografiat, maini de calcul manual, maini de contabilizat i de
facturat.
2.

Mecanizate: echipamente mecanografice (maini cu cartele perforate).

3.

Automate: calculatoare.

Funciile sistemului informaional

Sistemul informaional al structurilor comerciale ndeplinete cumulativ trei funcii:
1.
Decizional. Aceast funcie exprim rolul sistemului informaional n asigurarea
elementelor necesare lurii deciziilor.
2.
Operaional. Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor necesare
realizrii obiectivelor societii comerciale.
3.
Documentare. Sistemul informaional permite dezvoltarea i perfecionarea personalului
prin mbogirea cunotinelor.
Deficienele sistemului informaional
1.
Distorsiunea const n modificarea parial, neintenionat a coninutului mesajului
unei informaii.
2.

Filtrajul const n modificarea parial sau total a mesajului n mod intenionat.

3.
Redundana const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor
informaii.
4.
Suprancrcarea circuitelor informaionale const n depirea capacitii de transport a
circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la receptor.
Parametrii calitativi ai informaiei
Informaia constituie materia prim a sistemului informaional. n consecin, pentru a asigura
o percepere realist a proceselor la care se refer, informaiile trebuie s ndeplineasc o serie
de condiii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s ajung la
beneficiar n timp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate
nivelului de nelegere a personalului implicat.
Principiile sistemului informaional
1.
Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor
managementului firmei.
2.

Corelarea sistemului informaional cu cel decizional i organizatoric.

3.

Unitatea metodologic n tratarea informaiilor.

11

4.

Concentrarea asupra abaterilor eseniale.

5.

Asigurarea unui timp corespunztor de reacie sistemului decizional.

6.

Asigurarea de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare.

7.

Flexibilitatea.

8.

Eficacitatea i eficiena.

Toate aceste elemente (deficiene, parametrii calitativi ai informaiei i principiile) stau la baza
procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informaional i indirect a sistemului
birotic.
Tendine n conceperea i n funcionarea sistemelor informaionale:
1.

perfecionrile tehnice i creterea numeric a mijloacelor de tratare a informaiilor;

2.

modificarea raportului dintre soft i hard n privina preului n favoarea primului;

3.

utilizarea calculatoarelor n reea;

4.

organizarea de baze de date, n special de baze de date specializate;

5.
schimbri n mentalitatea managerilor n sensul nelegerii necesitii introducerii
calculatoarelor n firmele pe care le conduc.
2.2. Sistemul informatic
Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informaional. Raportul dintre
sistemul informaional i cel informatic este de ntreg-parte.
Sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional n care operaiile de culegere, de
prelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cu ajutorul calculatorului.
Componentele sistemului informatic sunt:
1.
Componenta fizic (hard) este constituit dintr-un ansamblu de echipamente pentru
culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea i pentru stocarea datelor i informaiilor.
2.

Componenta logic (soft) cuprinde sistemul de operare i programele de aplicaii.

3.
Baza de date cuprinde un ansamblu de colecii de date i descrierea legturile dintre
acestea.
4.
Resursele umane cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analiti,
ingineri de sistem).
5.
Cadrul organizatoric cuprinde cadrul legal necesar funcionrii sistemului informatic
(staii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul).

12

Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul de prelucrare

automat a datelor cu scopul obinerii de informaii n vederea fundamentrii deciziilor sau
realizrii produciei.

[1] O. NICOLESCU, I. VERBONCU, Management, Bucureti, Editura Economic, 1997, p. 241.

[2] A. PAN, B. IONESCU, V. MARE, Birotic. Bucureti, Editura All, 1996, p. 7.
2.3. Sistemul birotic
ntreaga gam de instrumente hard i soft utilizate n activitile de birou sunt integrate
raional n cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu
informatic, de interfee specifice cu toate tipurile de periferice, precum i de echipamente de
stocare i de transmitere a informaiei sub diferite forme (analogic sau digital) sau genuri
(date, texte, documente, sunet i imagini).
Figura 1 sugereaz fluxurile informaionale care pun n eviden locul i rolul sistemului birotic
n cadrul unei organizaii. Din figur rezult o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii n
activitatea unei ntreprinderi sau organizaii i raporturile acesteia cu sistemele decizionale i
operaionale, pe de o parte, i cu sistemele informatice i de comunicaii, pe de alt parte.

Fig. 1. Locul sistemului birotic n cadrul firmei

Sistemul birotic este parte integrant a sistemului informaional al unitii i n aceast
postur sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului sistem
informaional.

13

Astfel, deciziile i reglementrile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate i
transmise prin intermediul sistemului informaional (sistemul informatic, sistemul birotic i
sistemul de comunicaii intern) tuturor compartimentelor de execuie care formeaz sistemul
operaional.
n sens invers, informaiile referitoare la modul de execuie a deciziilor i la celelalte aspecte
eseniale privind situaia din sistemul operaional sunt percepute de sistemul informaional,
selectate, analizate, puse n form adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere din
sistemul decizional.
Toate acestea reprezint fluxurile informaional-decizionale interne ale sistemului ntreprinderii.
Sistemul informaional realizeaz, ns, i funcia de relaii informaionale ale sistemului
ntreprinderii cu mediul social economic: organe financiare i bancare, alte organizaii de stat
i private, organele ierarhic superioare i cele subordonate (filiale i agenii), parteneri de
afaceri, furnizori, clieni, acionari. Aceast funcie extern, de legtur permanent cu mediul,
ar fi de neconceput, n condiiile de astzi, fr valorificarea avantajelor oferite de sistemele
moderne de comunicare a informaiei (scrise i orale, vizuale i auditive), n cadrul crora
sistemele de telecomunicaii asistate de calculator ocup un loc central.
Din observarea acestor fluxuri informaionale se poate afirma c sistemele birotice joac tot
mai mult un rol de interfa ntre:

Sistemul ntreprinderii i mediul social-economic.

Sistemul decizional i sistemul operaional.

Sistemul de comunicaii (extern) i sistemul informatic operaional al ntreprinderii. [1]

Funciile i structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg n capitolele urmtoare.

2.4. Sistemul decizional
Din cele prezentate rezult c informaiile au un rol determinant n procesul de fundamentare a
deciziilor, n realizarea unei conduceri tiinifice a activitii dintr-o unitate economic.
Decizia poate fi definit ca o informaie de comand pentru sistemul condus.
Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informaional este
subordonat procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea
informaiilor. De aceea trebuie s existe o preocupare permanent din partea factorilor de
conducere pentru perfecionarea continu a sistemelor informaionale i decizionale.
Una dintre cile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea
calculatoarelor n procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice.
Ansamblul deciziilor adoptate i aplicate, structurate corespunztor sistemului de obiective
urmrit i configuraiei ierarhiei manageriale, alctuiesc sistemul decizional [2] .
Numrul, natura i caracteristicile deciziilor ncorporate n sistem prezint o mare varietate.

14

Astfel, tipurile de decizii pot fi clasificate dup 6 criterii:

1.

dup orizont: strategice, tactice, curente;

2.

dup ealonul managerial: superior, mediu, inferior;

3.

dup frecven: periodice, aleatorii, unice;

4.

dup posibilitatea anticiprii: anticipate, imprevizibile;

5.

dup amploarea sferei decizionale: integrale, avizate;

6.

dup sfera de cuprindere: participative, individuale.

n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor funcii ce-i revin, decizia la fel ca i
informaia trebuie s ntruneasc cteva cerine cum ar fi:
-

s fie fundamentat tiinific;

s fie asumat;

s fie integrat (armonizat n ansamblul deciziilor adoptate);

s se ncadreze n perioada optim de elaborare i de aplicare;

s fie formulat corespunztor.

Avnd n vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit tot
mai dificil. Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, la metode i la tehnici
decizionale, multe dintre acestea avnd la baz calculatorul i programe specifice. Iat cteva
dintre acestea: ELECTRE, tabelul decizional, simularea decizional, arborele decizional.

[1] Ibidem, p. 12.

[2] O. NICOLESCU, I. VERBONCU, op. cit., p. 140.
3. FUNCIILE I STRUCTURA SISTEMULUI BIROTIC
3.1. Funciile generale ale sistemului birotic
Funciile sistemului birotic decurg att din obiectivele de automatizare i de informatizare a
activitii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica, informatica i comunicaiile le
ofer n vederea realizrii acestor obiective.
Un sistem birotic ndeplinete urmtoarele funcii generale:
1.

Funcia de introducere a informaiei n sistem.

15

2.

Funcia de memorare i de regsire a informaiei.

3.

Funcia de prelucrare.

4.

Funcia de ieire.

5.

Funcia de comand i de control.[1]

informaii
comenzi
Fig. 2. Funciile sistemului birotic
Funcia de introducere a informaiei n sistem se exercit ntr-o varietate de modaliti, cum
sunt:

preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sau internaionale,

publice sau private;

preluarea informaiei provenite din reeaua local de date;

introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a

convorbirilor, imaginii i sunetului.
Informaia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se memoreaz
pentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transferrii ei, la ieire, fr a fi
memorat sau prelucrat de ctre sistem.

16

Funcia de memorare i de regsire a informaiei joac un rol important n funcionarea

unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informaiei i viteza de acces la date constituie
criterii fundamentale de apreciere a performanelor unui sistem birotic.
Informaiile se pot pstra astfel:

n memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare;

n memoria extern, pentru datele care se consult periodic;

arhiva electronic, pentru informaiile care se consult rar.

Informaia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local ori
comunicat solicitanilor prin intermediul reelelor de comunicaii.
Funcia de prelucrare se refer la o mare varietate de operaii i de procese:

conversia informaiei din form analogic n form digital, necesar memorrii i

procesrii ei cu mijloace informatice, precum i operaia de conversie din digital n analogic;

transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie

de suport);

copierea informaiei pe acelai tip de suport (operaie de reproducere a informaiei);

crearea i ncrcarea bazei informaionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu

de proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informaiei pe suportul
tehnic, ncrcarea bazelor de date, astfel create, cu informaia provenit din memoria extern
sau intern din reelele de comunicaie ori manual, de la terminale;

actualizarea bazei informaionale. Aceast operaie presupune eliminarea i

introducerea informaiilor i modificarea informaiilor deja existente;

tratarea propriu-zis a informaiei, care const n efectuarea celor mai variate operaii
care pot privi:
-

fie forma n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor;

fie coninutul n cazul prelucrrii datelor.

informaia prelucrat trebuie consultat n timp real. Acest lucru se realizeaz cu

ajutorul unor programe care permit cutarea, selectarea i transmiterea informaiei solicitate la
un dispozitiv periferic de ieire (monitor, imprimant etc.);

17


punerea n form a informaiei solicitate la ieire presupune operaii diferite n raport de
natura informaiei solicitate. n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginii punerea n
form este una din operaiile principale la care acest gen de informaii sunt supuse.
Funcia de ieire a informaiei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerine avnd n
vedere mai multe aspecte, dup cum urmeaz:

natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente, secvene sonore,

secvene vizuale;

coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire;

natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informaia la ieire;

forma, digital sau analogic, a informaiei transmise;

destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat.

Funcia de comand i de control a sistemului birotic deine toate atributele necesare

pentru dirijarea i pentru reglarea funcionrii ntregului sistem, a tuturor funciilor sale,
alocarea optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria intern, la baza
de programe i la baza informaional. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de
prelucrare i de ieire a informaiei n funcie de natura lor, de destinaia i de modul de
transmitere a rezultatelor.
1.2.

Structura sistemului birotic

Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de

echipamente i de programe, de mijloace hard i soft, avnd ca obiectiv procesarea informaiei
n activitatea de birou i care i exercit funciile sale n interdependen att cu sistemele
informatice operaionale, ct i cu sistemele de telecomunicaii, ntre care creeaz un
ansamblu de legturi funcionale[2].
Din aceast definiie rezult cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele
i informaiile. Acestea au roluri diferite n economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul
(hard-ul) constituie componenta fizic a sistemului, programele (soft-ul) reprezint
componenta logic a acestuia, n timp ce informaiile ofer obiectul supus procesrii cu ajutorul
mijloacelor amintite. Toate acestea sunt reprezentate n figura 3.

18

Fig. 3. Structura sistemului birotic

1. Componenta fizic a sistemului birotic reprezint ansamblul de echipamente format din
urmtoarele subdiviziuni:
a. Unitatea central a sistemului. Este reprezentat de cele mai multe ori de unitatea
central a unui calculator personal dispunnd de un microprocesor din clasa Pentium (III sau
IV) cu o frecven de ordinul GHz (1-3), o memorie intern de 128 sau de 256 MB i o
memorie extern cu un disc fix (HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor de GB (20-100) - vezi
figura 4.

19

Fig. 4. Structura standard a unui calculator personal

b. Unitile de intrare ieire ale sistemului birotic conin att periferice comune cu
celelalte sisteme informatice, ct i periferice specifice tratrii textelor, documentelor, imaginii
i sunetului.
Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:

Scanner;

Aparatul telefonic i interfa telefonic;

Aparatul telefax i interfa telefax;

Interfa de intrare telecopiator;

Interfa video;

Microfonul i interfaa pentru sunet adecvat;

Camera de luat vederi i interfaa audio-video necesar;

Lectorul optic de microfilme i interfaa specific.

Perifericele de ieire ale unui sistem informatic de birou sunt:

Imprimanta;

20

Plotter-ul;

Aparatul telefonic i interfaa sa cu sistemul informatic;

Aparatul telefax i interfaa sa specific;

Interfaa de ieire telecopiator;

Imprimanta pentru microfilm i interfaa sa;

Interfaa video;

Interfaa audio.

Perifericele de intrare-ieire ntlnite n configuraia unui sistem birotic sunt, n principal,

urmtoarele:

Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastatura

alfanumeric;

Unitile digitale de disc magnetic (discuri fixe i discuri flexibile);

Unitile audio-analogice de band magnetic i interfaa acestora;

Uniti video-analogice de band magnetic i interfaa lor.

c) Echipamentul pentru comunicaii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare,

de codificare, decodificare, de transmitere i de recepie local sau la distan a informaiei
utilizate n activitatea de birou.
Structura i funcionalitatea acestuia depinde de mai muli factori: echipamentul informatic de
birou utilizat, natura informaiei prelucrate, tipul de comunicaii practicate (locale sau la
distan), natura reelelor de telecomunicaii utilizate.
Echipamentele folosite n telecomunicaii vor fi tratate pe larg n capitolul urmtor.
2) Indiferent de gradul de complexitate a configuraiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu
poate funciona fr existena subsistemului de programe care constituie componenta
logic (soft) a sistemului birotic.
Soft-ul reprezint ansamblul programelor care asigur funcionarea calculatorului sau a unor
aplicaii informatice. Acesta este compus din:
A.

Soft de baz (sistem de operare)

B.

Soft de aplicaii

21

A. Sistemul de operare reprezint totalitatea programelor de control care asigur accesul

optim la resursele hard i soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare.
Sistemul de operare n raport cu numrul de utilizatori i cu numrul de programe pe care le
poate executa la un moment dat se poate mpri n mai multe categorii:
1.
Monoutilizator i monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaiilor una dup
alta; fiecare utilizator folosete resursele n mod serial.
2.
Monoutilizator i multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaiilor pentru un
singur utilizator n paralel.
3.
Multiutilizator i multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaiile mai multor utilizatori
folosesc n comun sau separat resursele aflate n diferite puncte ale unei reele de calcul.
4.
Sisteme de operare pentru reea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de la
mai multe calculatoare (terminale), la fiiere comune sau individuale.
B. Softul de aplicaii este un program destinat rezolvrii unor anumite probleme. i acesta se
mparte n mai multe categorii:
1.
Soft-ul specializat este un produs la cheie, specializat n rezolvarea anumitor sarcini
pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un unicat, dar
prezint avantajul c este protejat mpotriva pirateriei, el putndu-se folosi doar cu
echipamentul respectiv.
2.
Soft semigeneralizat pachete de programe realizate de firme specializate care au o
arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. n Romnia exist o banc
naional de programe pe lng Institutul de Cercetare n Informatic unde sunt stocate
pachete de programe din aceast categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftin
i reduce considerabil durata de proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigur
n acelai timp compatibilitatea diferiilor utilizatori, ceea ce favorizeaz prelucrarea unor date
folosite de mai multe firme.
3.
Softul generalizat programele din aceast categorie pot fi folosite de orice utilizator
fr nici o adaptare. Utilizatorul solicit programul de la firmele specializate n funcie de tipul
calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendina n
realizarea acestor programe este de automatizare a foarte multor funcii, n condiiile n care
utilizatorul nu este un specialist n informatic.
Soft-ul generalizat pentru birotic este format din urmtoarele grupe mari de programe:

Procesoare de text i de imagine fix, tip document: WORD, WORDSTAR,

WORDPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER.

22


Procesoare pentru desen i pentru reprezentri grafice: CORELDRAW, HARVARD
GRAPHICS.

Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO.

Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH

Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY.

Procesoare pentru comunicaii i pentru reele de date.

Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe n activitatea de birou este Microsoft
Office. Pachetul cuprinde o suit de programe de aplicaii produse de compania Microsoft, n
care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access.
Word este un procesor de texte care permite crearea i gestionarea fiierelor de tip text
precum i schimbul de date cu alte programe.
Funciile realizate de acesta sunt:
-

crearea de fiiere;

deschiderea unor fiiere existente;

selectarea textului;

editarea textului (mutri, copieri, tergeri);

formatarea documentului (formatarea caracterelor i a paragrafelor);

crearea de tabele;

inserarea de imagini i de grafice;

corectarea automat lexical i gramatical;

tiprirea la imprimant a documentelor.

Excel este un program de calcul tabelar. Funciile realizate sunt:

-

crearea fiierelor tip foaie de calcul tabelar;

formatarea foii de calcul;

copierea, mutare, tergerea datelor;

23

crearea de serii numerice i calendaristice;

calcule pe baza unor funcii;

inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;

crearea unor baze de date simple;

tiprirea la imprimant a foilor de calcul.

Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite:

-

crearea fiierelor tip baz de date (definirea cmpurilor, introducerea datelor);

modificarea informaiilor din baza de date;

adugarea sau tergerea unor cmpuri;

sortarea bazei de date dup diverse criterii;

interogarea bazei de date;

crearea de formulare;

crearea de rapoarte, de macrouri i de module;

tiprirea rapoartelor.

PowerPoint este un program de grafic, de prezentare atractiv i convingtoare a unor date

i informaii.
3) Sistemul de informaii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucrrii (elemente de
intrare) n activitatea de birou asistat de calculator i n acelai timp conine multitudinea de
rezultate intermediare precum i rezultatele finale ale activitii de birou (elemente de ieire).
Informaiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin
tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), nregistrare audio (microfon) sau video
(camera de luat vederi):

Preluate din reelele de date i de comunicaii, locale sau la distan (date, texte,
documente, sunet i imagine).

Rezultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau n curs de desfurare.

Memoria extern i arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic.

24

Informaiile de ieire ale sistemului birotic au mai multe destinaii:

Consultare on-line, prin afiare imediat la terminal (date, grafice, texte, documente),
desenare la plotter (desene, schie, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor,
ecran).

Transmitere, local sau la distan, prin sistemele de comunicaii locale i prin

telecomunicaii de date, de texte, de sunet i de imagine.

Pstrare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri imediate.

Pstrare pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic) pentru consultri

ulterioare.

Pstrare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic
(microfilm).
Din cele de mai sus se poate concluziona c funcionarea unui sistem informatic de birou este
posibil numai prin funcionarea sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale acestuia:
echipamentele, programele i informaiile.

[1] A. PAN, op. cit., p. 19.

[2] Ibidem, p. 23.
4. COMUNICAIILE I TELECOMUNICAIILE N CADRUL BIROURILOR

4.1. Comunicaiile
1.1.1.

Definirea comunicaiei

Comunicarea dintre manager i subordonai reprezint elementul dinamizator al proceselor

manageriale i n acelai timp condiie a unui climat organizaional i motivaional adecvat
realizrii obiectivelor organizaiei.
Comunicarea este un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesajelor simbolice,
ntre dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altele cu statut de receptor,
prin intermediul unor canale specifice[1].

25

Rolul deosebit al comunicrii n asigurarea funcionalitii i eficacitii activitilor este

generat, n special, de activitatea managerial. Este unanim aprecierea potrivit creia un
manager afecteaz aproximativ 80% din timpul su pentru a comunica.
Rolurile managerului n cadrul firmei sunt:
1.

un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legtur);

2.

un rol informaional (observator activ, difuzor, purttor de cuvnt);

3.

un rol decizional (ntreprinztor, regulator, repartitor de resurse, negociator).

1.1.2.

Principalele reprezentri ale procesului comunicrii

1.1.3.

Componentele procesului de comunicare

Emitorul persoana care iniiaz comunicaia (manager sau executant).

Mesajul forma fizic a informaiei transmis de emitor spre receptor.
Canalul calea de transmitere a informaiei, strns legat de mesaj.
Receptorul persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului informaional
(executant sau manager).
1.1.4.

Tipologia comunicaiilor[2]

Varietatea comunicaiilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existena mai multor
criterii de clasificare:
a)

canalul de comunicare

26

comunicaii formale

comunicaii informale

b)

direcie (sens)

comunicaii verticale descendente

comunicaii verticale ascendente

comunicaii orizontale

comunicaii oblice

c)

coninut

comunicaii operatorii

comunicaii opionale

comunicaii generale

comunicaii motivaionale

d)

mod de transmitere

comunicaii verbale

comunicaii non-verbale

Tipuri de reele de comunicaii:

a)

reele descentralizate (n cerc sau n lan);

b)

reele centralizate (n Y sau n stea).

1.1.5.

Deficiene majore n procesul de comunicare

Cele mai semnificative bariere comunicaionale se refer la:

a)

bariera de limbaj, de exprimare

folosirea necorespunztoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul

folosit, gesturi, expresia feei, poziia corpului etc.);

incapacitatea emitorului de a-i stpni emoiile n transmiterea mesajului

informaional;

aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.

27

b)

bariere de recepie

tendina de a auzi numai ceea ce ne-am obinuit s auzim;

ignorarea informaiilor care sunt n dezacord cu ceea ce cunoatem;

evaluarea subiectiv de ctre receptor a sursei obiective (emitorul) de transmitere a

mesajului;

recepionarea, n moduri diferite, de ctre diferite persoane din cadrul firmei, a

aceluiai mesaj.
c)

bariere contextuale

perceperea diferit a mesajelor funcie de presiunile exercitate de mediu asupra

receptorului (zgomot, climatul organizaional etc.).
d)

bariere mixte

discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu

semnificaie redus sau nul.
Aceste bariere declaneaz o serie de deficiene n sistemul de comunicaii:

filtrajul

distorsiunea

suprancrcarea canalelor de comunicare cu informaii inutile

1.1.6.
a)

Modaliti de amplificare a eficacitii comunicaiilor

motivarea adecvat a comunicrii prin:

determinarea cu exactitate a scopului fiecrei comunicaii;

clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare;

stabilirea oportunitii comunicaiilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea

acestora.
b)

asigurarea unei comunicri clare, concise n sensul:

cunoaterii detaliate a simbolurilor utilizate n codificarea mesajelor informaionale;

utilizrii unui limbaj simplu i direct, fr prea multe detalii care pot diminua
curiozitatea i interesul receptorului;

folosirii, cu prioritate, a comunicaiilor directe, reducndu-se la minimum distorsiunea;

28


asigurrii unui nivel corespunztor de redundan n ceea ce privete transmiterea
mesajelor complexe, complicate i de mare importan, n sensul repetrii acestor mesaje n
moduri diferite i folosirea unor canale diferite.
c)
perfecionarea managerilor, ndeosebi n ceea ce privete comunicaiile i
mecanismele de transmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i climatul
organizaional .a.
d)
perfecionarea capacitii de exprimare i de ascultare, ndeosebi la manageri,
corelarea organizrii formale cu organizarea informal.
e)
promovarea cu predilecie a unor stiluri participative de management ce
reclam folosirea pe scar larg a edinei i delegrii, concomitent cu o puternic
descentralizare a procesului decizional.
f)
perfecionarea structurii organizatorice, att n ceea ce privete flexibilizarea, ct i
n ceea ce privete aplatizarea sa.

[1] O. NICOLESCU i I. Verboncu, op. cit., p. 464.

[2] Ibidem, p. 467.
4.2

Telecomuncaiile

Telecomunicaiile reprezint partea procesului de comunicare n care mesajul este transmis la

distan (tele n limba greac nseamn departe) prin intermediul unor mijloace specifice.
Posibilitatea de comunicare la distan a devenit o necesitate din cele mai vechi timpuri*.
Pn la sfritul secolului al XIX-lea numrul telefoanelor era de aproximativ 1.000.000 (n
prezent sunt peste 700.000.000). ntre anii 1830-1850 munca administrativ i cea n birouri
cunoate o cretere rapid. Probabil aceast cretere a fost influenat i de utilizarea
mainilor de scris i a telefoanelor.
Cert este c n prezent telefonul a devenit un instrument indispensabil care a impus crearea
unei ntregi reele de comunicaii. Aceast reea este folosit astzi pentru transmisiile prin
telex, prin fax sau mai recent prin intermediul calculatorului.
Totui acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici se plng c este
necesar o sptmn pentru instalarea unui nou post telefonic. n Romnia o astfel de cerere
este posibil s atepte 4-5 ani. n India exist peste 500000 de cereri nesatisfcute. n Iran
este necesar formarea de 3-4 ori a unui numr de telefon pentru a se stabili o legtur. n
privina numrului posturilor telefonice exist mari diferene ntre rile lumii. Astfel New York-

29

ul are mai multe posturi telefonice dect ntreaga Afric. La fiecare 1000 de locuitori Suedia
are 900 de posturi telefonice, n timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5.
1.2.1.

Echipamente folosite n telecomunicaii

TELEFONUL este cel mai important mod de comunicaie n afaceri. Este direct, personal i
rapid.
Faciliti ale telefoniei moderne:

memorarea numerelor pentru cele mai utilizate numere;

reformarea ultimului numr se memoreaz ultimul numr format i se formeaz la

cerere;

butonul secret se ntrerupe sonorul n timpul convorbirii cu cineva din camer;

afiarea numrului format se indic actualul numr format;

memorarea i nregistrarea mai multor numere de telefon;

posibilitatea formrii numrului fr a ridica receptorul; acesta se ridic numai cnd

rspunde interlocutorul solicitat;

difuzor telefonul conine un difuzor care ofer posibilitatea efecturii unei convorbiri
chiar dac minile sunt ocupate.
Servicii oferite de telefonia modern:
1.

Servicii de urgen: Salvarea, Pompierii, Poliia, Salvamontul etc.;

2.

Servicii alarm;

3.
Servicii de informaii despre: starea vremii, ora exact, spectacole, evenimente sportive
etc.;
4.

Serviciul telefonic cu tax invers;

5.

Serviciul telefonic de conferine i de videoconferine;

6.
Serviciul de securitate. Pune la dispoziia abonailor senzori de securitate care
detecteaz eventualii intrui, incendii, tierea liniilor telefonice i alte disfuncionaliti.
Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este robotul telefonic. Roboii sunt dispozitive
electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutorului motivnd imposibilitatea
abonatului de a rspunde la telefon i l invit s lase un mesaj nregistrat dup semnal.
Telefonia digital (Integrated System Digital Network) se refer la procesul de
transformare a reelelor analogice n digitale, adic informaia circul prin cabluri, sub forma
trenurilor de bii.

30

Ca aplicaii caracteristice ale ISDN putem aminti: videoconferina, videotex-ul i clasicul

teletex. Videoconferina este o teleconferin n care interlocutorii folosesc videofoanele.
Avantaje oferite de ISDN:

economie de cabluri, de spaiu;

costuri reduse de instalare i de exploatare, de ntreinere;

existena unor sisteme de autotestare;

folosirea telefonului prin intermediul calculatorului;

posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.

Dispozitivul portabil de avertizare (Radio Pager) are forma unui mic portmoneu, care se
poate purta de ctre abonat. Atunci cnd acesta este cutat, este avertizat printr-un semnal.
Pe ecranul dispozitivului apare mesajul. O dat cu apariia telefoniei mobile interesul pentru
pagere a sczut.
TELEX-ul
Este una dintre mainile folosite pentru transmiterea textelor. Folosete pentru nregistrarea
informaiilor o band perforat. Fiecare liter sau cifr corespunde unei perforaii anume, astfel
nct banda citit (n cazul n care se cunoate limbajul) poate fi recunoscut i fr
decodificatoare (citirea se face de ctre un operator telex).
n prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind c se poate
comunica simultan indiferent de condiiile atmosferice.
FAX-ul (facsimil, telefax, telegrafie facsimil)
Este un dispozitiv folosit pentru transmisia textelor i a imaginilor.
Opereaz prin scanarea limii unei foi de hrtie, detectnd unde hrtia este alb i unde este
marcat, mutnd hrtia mai jos i rescannd. Rezultatele acestei scanri sunt transmise apoi
prin liniile telefonice. La destinaie informaia este tiprit pe o coal de hrtie, dnd natere
unei copii a coninutului originalului. Astfel, orice persoan poate obine o copie a semnelor de
pe original, indiferent de tipul acestora: litere, numere, desene, orice.
Evoluia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid. Primele dou tipuri (G1 i G2),
create n urm cu doar civa ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat de aparate mai sofisticate
din grupa G3.
Mainile din fiecare generaie pot comunica ntre ele. Viteza mainilor crete odat cu grupele.
Astfel, fax-urile din prima grup au nevoie de 6 minute pentru a transmite o pagin de tip A4.
A doua grup are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a treia grup transmit numai semnale
analogice, de aceea au nevoie de aproximativ 5 secunde. Fax-urile din grupa G4 sunt n
ntregime digitale, transmind documente prin reelele telefonice digitale. Unele din ele dispun
de faciliti de transmitere a informaiei, de videotext, de videofon, de telefotografie, de
teletratarea textelor i graficii.

31

Majoritatea fax-urilor aflate n funciune sunt din grupa G3. Gama modelelor este foarte larg.
Pot transmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezoluia pe orizontal este de 8
puncte/mm, iar cea vertical de minimum 4 linii/mm, caz n care fotografiile pot fi transmise cu
o calitate deosebit: pn la 16 nuane de gri i adesea 32 pe cele mai mari fax-uri.
Memoria permite stocarea nregistrrii unui document, transmisia fcndu-se mai trziu
(noaptea tarifele sunt mai reduse).
Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, acelai document fiind transmis ctre
mai muli destinatari programai la ore diferite.
COPIATORUL
Alturi de telefon i de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizate echipamente n munca
de birou. Dei nu este un echipament specific de telecomunicaii, copiatorul particip indirect la
procesul de comunicare, prin multiplicarea documentelor care au ca suport hrtia sau foile
transparente.
Acest echipament are la baz principiul laserului (Light Amplification by Stimulated Emission of
Radiation Amplificarea Luminii prin Emisie Stimulat a Radiaiei).
Imaginea documentului original este parcurs linie cu linie de o raz laser. Lumina reflectat de
la imagine cade pe un tambur senzitiv care se rotete cu o vitez corespunztoare n jurul
axului su. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil (seleniu), se electrizeaz static i
atrage particule fine de dispersie sau de suspensie ale tonerului (tonerul exist att sub form
de pulbere ct i lichid). Tonerul astfel atras este depus pe hrtie.
Copiatoarele actuale exist n numeroase configuraii, putnd fi grupate n patru categorii:
1. Modele mici, care pot produce sub 1000 de copii/lun;
2. Copiatoare de volum mediu (1000-3000 de copii/lun);
3. Copiatoare de volum nalt (de la 30000-100000 de copii/lun);
4. Copiatoare gigant (peste 100000 de copii/lun).
Factori ce trebuie avui n vedere la cumprarea unui copiator

Numr de copii pe lun;

Preul pe copie. Se obine adunnd costul tuturor consumabilelor (toner, developer,

hrtie, cilindru, rata de amortizare a copiatorului etc.) i mprind la numrul de copii
efectuate cu acestea. Cu ct copiatorul este mai performant, cu att costul pe copie este mai
mic.

Numrul de copii/minut;

Mrimea maxim de hrtie admis (A3, A4);

32

Sistemul de alimentare cu hrtie (automat sau nu);

Faciliti de micorare/mrire;

Calitatea copiilor din punct de vedere al contrastului, cureniei hrtiei i formei

caracterelor. Ideal este ca documentul s fie imposibil de deosebit de copie;

Copierea automat pe ambele fee ale hrtiei;

Posibilitatea de a copia n dou sau n mai multe culori;

Alimentarea automat cu documente, caz n care copiatorul va selecta i poziiona

documentul pe ecran, l va scoate afar i va lua urmtorul document automat;

Selectarea automat a dimensiunii hrtiei, care va face copiatorul s alimenteze hrtie

din tava care se potrivete dimensiunii documentului;

Posibilitatea de a relua copierea de la numrul de copii la care hrtia s-a blocat n

copiator.
1.2.2.

Servicii moderne de telecomunicaii

VIDEOTEX
Videotex-ul reprezint un grup de servicii care pune la dispoziia utilizatorilor informaii pe
calculator. Aceste informaii sunt prezentate pe monitoare sau pe ecrane TV la domiciliu. Dou
exemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul i viewdata.
TELECONFERINE
Reprezint un grup de servicii care permit inerea reuniunilor fr a mai fi necesar deplasarea
participanilor, ci doar prezena lor n faa unui telefon sau ntr-un studio.
Tipuri de teleconferine:
a)
audioconferina permite comunicarea ntr-o edin prin intermediul sistemului
telefonic;
b)

videoconferina

Fiecare dintre calculatoarele participanilor preia imaginea i sunetul prin intermediul unei
camere de luat vederi i a unui microfon. Odat prelucrate, aceste semnale sunt compactate
pe baza unor algoritmi compleci i apoi trimise pe liniile telefonice ctre ceilali participani la
videoconferin, unde are loc procesul de decodificare i de afiare pe ecran.
Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor ntre
calculatoare, i anume linia telefonic. De viteza acesteia depinde calitatea pe care o vor avea
imaginile i sunetul.

33

n cele din urm s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (Integrated Services Digital
Network ISDN), ntruct permit viteze de transmisie de patru ori mai mari dect liniile
obinuite i elimin paraziii i sunetul de fond.
c)
teleconferina pe computer. Permite comunicarea prin intermediul potei
electronice, chiar dac nu toi participanii utilizeaz calculatoarele n acelai timp. Participanii
pot trimite mesaje altor participani n orice moment i pot recepiona orice parte din
dezbaterile edinei.

* Astfel, arabii deineau n sec. VIII printre structurile de conducere ale statului un minister
al comunicaiilor. De asemenea dispuneau de o linie de turnuri-semafor pe o lungime de
5000 de km., ntre Maroc i Bagdad i de un serviciu de porumbei cltori. O mie de ani mai
trziu flota de lup a britanicilor a folosit un sistem de steaguri semnalizatoare n btlia din
1805 de la Trafalgar. n 1878, doar la cteva decenii de la btlia de Trafalgar, s-a stabilit
primul contact telefonic comercial. Astfel, dou invenii ale secolului al XIX-lea (tastatura i
telefonul) au pus bazele industriei telecomunicaiilor moderne.
4.3.

Reele de calculatoare

O reea de calculatoare reprezint un grup de calculatoare (omogene sau eterogene) care

comunic ntre ele prin intermediul unor faciliti hard i soft.
O definiie mai riguroas ar putea fi: un grup de calculatoare (de orice tip) i de periferice care
partajeaz (folosesc n comun) resursele.
Tendina actual n utilizarea calculatoarelor este cuplarea acestora n reea. Acest lucru ofer
multiple avantaje:

programele pot fi pstrate ntr-o singur copie (pe server) i pot fi folosite de oricare
dintre utilizatorii reelei;

bazele de date pot fi exploatate de mai muli utilizatori simultan;

resursele hard (n special imprimantele) pot fi utilizate simultan de mai muli utilizatori;

posibiliti de comunicare i de schimb de informaii ntre utilizatori.

Principalele componente ale unei reele sunt: server-ul (un calculator mai puternic care
gestioneaz activitatea ntregului sistem) i staiile de lucru (work-station).
Alte echipamente specifice reelelor sunt:
- bridge (punte) face legtura ntre dou sau mai multe reele
- gateway (poart) leag calculatoare de tipuri diferite

34

- modem permite conectarea calculatorului prin intermediul reelelor telefonice; transform

semnalul digital n analog prin modulare i demodulare
- transceiver conecteaz dou reele prin radio
4.3.1. Tipuri de reele
A.
1)

Dup aria geografic

LAN (Local Area Network) arie geografic restrns

Servicii - partajarea resurselor serverului

- partajarea perifericelor din sistem
- comunicare i interaciune ntre utilizatori
- posibilitatea de conectare cu alte reele
2)

WAN (Wide Area Network) larg rspndire geografic

permit transmiterea datelor la distan prin intermediul liniilor telefonice

sunt folosite pentru servicii de comunicare

conectarea unor sisteme de diferite tipuri (mainframe, minicalculatoare).

3)

PDN (Public Data Network) rspndite la nivel mondial

folosite pentru consultarea marilor baze de date ale lumii

Cele mai rspndite reele de acest tip sunt: TELNET, MINITEL.

B.

Dup topologie (pentru reelele de tip LAN)

1. RING (inel) presupune conectarea calculatoarelor pe un canal circular. Controlul reelei

este deinut pe rnd de fiecare dintre noduri ntr-un interval de timp bine determinat.
Avantaje:

toate nodurile sunt egale

intervalul de timp n care va fi transmis un mesaj poate fi estimat

necesarul de cablu e acceptabil

Dezavantaje:

viteza de comunicare mai redus

35

defectarea unui nod duce la blocarea ntregii reele

2) BUS (magistral) presupune un cablu liniar la care sunt conectate toate nodurile reelei.
Avantaje:

necesar de cablu redus

vitez de lucru mai mare

interconectare simpl

defectarea unui nod nu afecteaz reeaua

Dezavantaje:

timpul de transmitere a unui mesaj dintr-un nod n altul nu poate fi determinat

3. STAR (stea) presupune un nod privilegiat n reea (cu rol de server) la care sunt
conectate toate celelalte.
Avantaje:

viteza de transmitere ridicat

posibilitate de rulare a aplicaiilor n timp real (timpul poate fi estimat)

costul cablului de conectare este sczut

Dezavantaje:

defectarea serverului face imposibil utilizarea reelei

cantitate de cablu necesar mai mare dect la celelalte tipuri

interconectarea este mai complicat

Pot exista i combinaii: STAR-BUS

STAR-RING
4.3.2. INTERNET-UL
Internet-ul nu este o reea de calculatoare cum de multe ori se spune greit, ci este o reea
de reele. Este o colecie mondial de tot felul de calculatoare i de reele de calculatoare
legate ntre ele.
n anii 60, Internet-ul a fost iniial un experiment al Departamentului Aprrii al Statelor Unite,
care urmrea s-i ajute pe oamenii de tiin i pe cercettorii rspndii pe suprafee mari s

36

lucreze mpreun, folosindu-se cu toii de puinele i de costisitoarele calculatoare i de

fiierele acestora. Acest obiectiv a necesitat crearea unui grup de reele interconectate care s
funcioneze ca o unitate coordonat.
Rzboiul rece a strnit interesul pentru o reea care s reziste unui atac aerian. Dac o parte a
reelei ar fi fost distrus, datele i informaiile ar fi continuat s circule spre destinaie cu
ajutorul prilor componente care au supravieuit. Astfel, n Internet responsabilitatea dirijrii
mesajelor a fost distribuit n toat reeaua, nefiind centralizat ntr-un singur loc.
Impactul Internet-ului asupra vieii noastre este mai mare dect influena pe care a avut-o
Revoluia industrial n schimbarea societii secolului XVIII. Aceasta este concluzia la care a
ajuns un studiu efectuat de prestigiosul Centru de Cercetri Henley din Marea Britanie, studiu
finanat de corporaia american CISCO SYSTEM, liderul mondial n construcia reelelor pentru
Internet. Raportul Impactul Internet-ului n Europa relev schimbrile radicale produse n
modul nostru de a tri, de a munci, de a nva i de a ne petrece timpul liber*.
Principalele servicii i resurse pe care le ofer Internet-ul sunt:
Pota electronic
O resurs obinuit oferit de Internet este un sistem internaional prin care se poate trimite i
primi pota electronic, cunoscut sub numele de e-mail. De fapt, pota electronic reprezint
o mare parte a traficului de pe Internet i pentru muli este singura resurs pe care o
utilizeaz.
Grupurile de discuii
Un alt serviciu bine cunoscut poart numele de Use Net. Acesta ofer accesul la newsgroup
pentru discuii n grup axate pe un anumit subiect.
O variant a acestui serviciu este sistemul de avizier electronic (BBS). Sistemele BBS sunt
asemntoare Use Net-ului, cu excepia faptului c toate fiierele sunt localizate pe un singur
calculator care de obicei este ntreinut de o persoan sau de un grup.
Partajarea fiierelor (transferul de fiiere)
Acest serviciu permite transferul fiierelor de date de la un calculator la altul. n felul acesta se
pot prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip de document electronic.
Pentru a utiliza acest serviciu este necesar un program FTP (File Transfer Protocol) cu ajutorul
cruia utilizatorul se poate conecta la un server FTP aflat la distan. Serverul este identificat
printr-o adres Internet. Accesul la un astfel de server este permis, de regul, utilizatorilor
nregistrai care au drept de acces.
World Wide Web (www)
Aceast component a Internet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilor s foloseasc
o idee demodat cea a notelor de subsol ntr-un mod cu totul nou. Cnd un autor al unui
articol de revist sau al unei cri introduce o not de subsol, cititorul examineaz subsolul
paginii i probabil este ndrumat spre o alt pagin sau spre alt carte. Web-ul poate face n
esen acelai lucru, folosind o tehnic ce va sublinia sau evidenia un cuvnt, o expresie sau o

37

imagine din document. Cuvntul sau expresia evideniat arat utilizatorului c exist un alt
document asociat primului. Acest document poate fi accesat i afiat imediat pe ecran.
Documentul de acest tip poart numele de hypertext.
De asemenea Web-ul face posibil i stocarea i regsirea sau redarea fotografiilor, a
imaginilor fixe i a celor animate i a secvenelor video i audio. Utiliznd un astfel de
instrument clienii pot s vad rapid i uor informaiile i imaginile grafice stocate, probabil,
pe calculatoare aflate la mii de km distan. Utilizarea unui browser Web seamn foarte mult
cu o cltorie adevrat, numai c aceasta se face mult mai uor. Acest tip de cltorie poart
numele de navigare pe Internet.
Societile comerciale i alte organizaii au nceput s foloseasc Web-ul ca mijloc de
publicitate pentru produsele sau pentru serviciile lor. Ei creeaz o pagin Web, un fel de vitrin
electronic. Odat ce adresa paginii Web este cunoscut, posibilii clieni pot afla informaii
despre firma respectiv.
Chat-ul (discuii prin Internet)
Acest serviciu permite unui grup de persoane s-i transmit mesaje ntr-un timp foarte scurt.
Dei este utilizat de diferite categorii de vrst, el este foarte popular n rndul tinerilor. Odat
conectat, utilizatorul este pus n legtur cu o mulime de ali utilizatori din toat lumea.
Aa-numitele spaii de discuii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar fi sciencefiction, film sau sport. Toate mesajele tastate ntr-un astfel de spaiu apar aproape simultan pe
ecranele calculatoarelor tuturor participanilor la discuii. Aceste spaii sunt active n general 24
de ore pe zi.
De la inventarea sa n 1980, numrul reelelor a crescut (dup unele estimri n prezent sunt
peste 30000), numrul utilizatorilor a crescut spectaculos an de an, astfel c la sfritul anului
1999 acesta va ajunge la 400 de milioane. Este dificil de fcut o prognoz, dar se pare c, n
10 ani, numrul utilizatorilor se va dubla. Cert este un singur lucru: firmele de echipamente
pentru Internet vnd astzi mai multe consumabile dect cele de echipament pentru IT
(tehnologia informaiei). Mai mult dect att, raportul Centrului de Cercetri Henley a analizat
i implicaiile sociale. Concluzia: cei care au acces la Internet la locul de munc sunt mult mai
bine informai, mai productivi, ns din cauza abundenei de date de procesat, numrul orelor
de lucru este n cretere, proporional cu acumularea oboselii i stresului.
Ce fel de informaii putem localiza pe Internet? El ofer o colecie de date care se mbogete
ntr-un ritm rapid, colecie ce cuprinde subiecte de la medicin la tiin i la tehnologie. El
prezint un material complet din domeniul artelor, precum i materiale de cercetare pentru
studeni i materiale referitoare la recreere, la divertisment, la sport i chiar posibiliti de
gsire a unui loc de munc. Prin Internet putem avea acces la almanahuri, la dicionare, la
enciclopedii i la hri.

* Spre exemplu, cumprturile n cyberspaiu reprezint un paradis pentru 13% din numrul
brbailor care utilizeaz Internet-ul, datorit faptului c se fac mult mai rapid. Acest motiv
convinge, din pcate, numai 2% din femei s cumpere on-line. ns, din totalul utilizatorilor,

38

doar 19% privesc Internetul ca pe un mijloc de a cumpra diverse lucruri, pentru c 46% l
descriu ca pe o surs de informaii, 24% ca pe un mijloc de a fi n contact cu ceilali oameni i
10% ca pe o surs de distracie.
5. ERGONOMIA LOCULUI DE MUNC N BIROU

5.1. Necesitatea organizrii ergonomice a muncii n birou

Dezvoltarea economiei de pia i extinderea proprietii private au fcut ca munca de birou s
cunoasc o amploare deosebit. n aceste condiii apar cerine noi fa de componentele
procesului de munc, fa de om, fa de mijloacele de munc i fa de ntregul sistem ommain-mediu. Aceste aspecte ale organizrii tiinifice a muncii i gsesc rezolvare prin
aplicarea n serviciile i birourile firmelor a cercetrilor de ergonomie care s asigure adaptarea
muncii la om, creterea productivitii i scderea solicitrilor de efort n munc.
Introducerea cercetrilor de ergonomie n birouri poate fi susinut prin prisma unor
caracteristici proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi:

caracterul muncii, gradul sczut de dotare tehnic i existena unor multiple solicitri de
efort fizic i psihic n munc;

amplificarea factorilor de stres i de oboseal;

varietatea i complexitatea operaiilor (n special de ordin intelectual) pe care trebuie s

le execute lucrtorii, relaiile cu clienii, rspunderea material i moral;

folosirea, uneori neraional, a potenialului uman, calitatea i structura acestuia.

Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce solicit din partea personalului un
efort intelectual deosebit, ns exist numeroase activiti care necesit un efort fizic intens.
Din punct de vedere fizic se poate considera c activiti precum cele de procesare a
corespondenei, introducere a datelor, cutarea i regsirea informaiilor sunt grele, solicitnd
ntr-un grad ridicat posibilitile fiziologice ale personalului, n special cele ale secretarelor.
Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina creterea efortului fizic i
anume: fluxul clienilor, gradul de aglomeraie, cantitatea i varietatea informaiilor solicitate.
Avnd n vedere toate aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice este evident,
deoarece numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea muncii la posibilitile
umane fireti, fr ameninarea sntii lucrtorilor. Printr-o organizare corespunztoare a
muncii pe baza principiilor ergonomice, prin mecanizarea i prin informatizarea unor activiti
i prin stabilirea corect a numrului i a structurii personalului se poate aciona eficient pentru
reducerea efortului fizic.

39

O alt caracteristic a activitii desfurate n birouri i, n acelai timp, un factor de influen

a efortului este poziia de lucru. Aceasta este poziia eznd, care uneori nu se modific nici n
timpul pauzelor, datorit condiiilor de amenajare a locurilor de munc. Aceast caracteristic
se ntlnete la toate categoriile de personal cu o pondere mai mic sau mai mare, dar cu
deosebire la cei implicai n procesul de ntocmire i de prelucrare a documentelor. n acest caz
studiile de ergonomie trebuie ndreptate spre organizarea raional a timpului de lucru i spre
crearea condiiilor de schimbare a poziiei corpului.
Solicitarea neuropsihic n birou este predominant fa de solicitrile de alt natur la
principalele categorii de personal. Aceasta apare n special la cei implicai n activiti de
cercetare-dezvoltare, financiar contabile, de ntocmire i de prelucrare a documentelor i la cei
din serviciile de relaii cu publicul.
n cadrul serviciilor de relaii cu publicul sau n secretariate exist elemente care au o
contribuie nsemnat la creterea efortului psihic. n acest sens se remarc ndeosebi dialogul
ce trebuie meninut cu fiecare persoan pentru stabilirea informaiilor dorite. Pentru a se putea
face fa acestor solicitri, studiile de ergonomie indic o serie de caliti pe care trebuie s le
aib lucrtorii dintr-un astfel de serviciu i anume: cunotine temeinice n domeniul solicitat,
arta de a vorbi cu oamenii, dinamism, atenie distributiv, spirit de observaie, capacitate de
decizie i iniiativ.
Practica a demonstrat c n serviciile de relaii cu publicul exist o serie de cauze care conduc
de regul la suprasolicitare. Acestea sunt diverse i pot fi provocate fie de lucrtori, fie de
clieni.
Din prima categorie face parte gradul de oboseal al lucrtorilor (zilnic plus cea acumulat) cu
implicaii asupra modului de comportare fa de clieni, manifestat prin lips de amabilitate i
prin nervozitate. n multe cazuri efortul lucrtorilor de a avea un comportament civilizat poate
duce la suprasolicitare.
Dificulti pot crea i clienii prin modul de comportare fa de lucrtorii serviciilor, care nu vd
n acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci o
persoan care trebuie n orice condiii s-i serveasc cu promptitudine i cu amabilitate.
Solicitarea neuropsihic a angajailor din serviciile de relaii cu publicul sau a celor din
secretariate mai este influenat i de neritmicitatea fluxului clienilor, de neadaptarea orarelor
de funcionare a acestora la fluxul clienilor i de existena unor lipsuri n organizarea muncii.
n legtur cu acest aspect trebuie menionat c organizarea ergonomic a muncii trebuie s
asigure concordana dintre numrul angajailor existeni i afluena solicitanilor. Avnd n
vedere c fluxul acestora este n general aleator, structurile respective pot aciona printr-o mai
mare flexibilitate n stabilirea programelor de lucru i prin dimensionarea optim a formaiilor
de lucrtori, prin folosirea unor grafice de munc. Aceste msuri determin servirea civilizat a
clienilor i creterea randamentului n munc n condiii de solicitare normal a lucrtorilor.
Ali factori care influeneaz substanial solicitarea psihic sunt factorii de mediu (zgomotul,
temperatura, umiditatea i lumina), precum i relaiile dintre membrii colectivelor de munc.

40

5.2. Stresul i oboseala profesional

Stresul i oboseala profesional, numite i bolile secolului, sunt cele mai grave disfuncionaliti
care apar n munca de birou. Din aceast cauz a aprut necesitatea organizrii ergonomice a
muncii n birouri.
Stresul reprezint o dimensiune constant a vieii noastre cotidiene. Dac pn n 1989 factorii
stresani ineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negative ale dictaturii comuniste, n
prezent societatea de tranziie aduce pe scena vieii noi tipuri de situaii stresante cum ar fi :
incertitudinea, schimbrile rapide i adesea imprevizibile, concurena, omajul, necesitatea
reorientrii i recalilificrii rapide i, nu n ultimul rnd, scderea nivelului de trai.
Oamenii, ca indivizi izolai, au rareori posibilitatea de a influena evenimentele stresante
externe. Tot ce pot face este s-i nsueasc nite strategii adaptative care s-i fac mai
rezisteni la agresiunile psihice i mai eficieni n activitatea profesional.
Dac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dac persoana
respectiv este una extrem de echilibrat pot aprea tulburri psihologice temporare. Individul
poate tri o stare de disfuncionalitate sau chiar o cdere psihic brusc n urma unei
psihotraume severe (accident, incendiu, decesul unui membru apropiat din familie).
Reacia la stres se instaleaz treptat atunci cnd individul este supus un timp ndelungat unor
condiii de tensiune psihic, mai ales atunci cnd este atins imaginea sa, situaia marital,
profesional sau material. De obicei individul i revine cnd situaia stresant a fost
nlturat, dei uneori pot rmne unele sechele sau o vulnerabilitate crescut fa de anumii
factori de stres*.
Factorii de mediu reprezint, de asemenea, factori de stres pentru organismul uman i animal,
producnd perturbri la nivelul diferitelor sisteme fiziologice. Aceti factori, dintre care
amintim: temperatura (prea ridicat sau prea sczut), umiditatea, zgomotul, agenii poluani
pot produce traume fizice, dar i psihice.
Exist i stresori de natur psihosocial cum ar fi: situaiile conflictuale, presiunea social prea
mare, factori care pun n pericol situaia material sau statutul social al individului, care sunt
percepui ca o ameninare pentru individ. Stresul nu este influenat numai de situaiile externe
ci i de vulnerabilitatea, de tolerana la stres a individului sau de unele trsturi ale
personalitii acestuia.
Exist, de asemenea, situaii de via care sunt considerate stresori universali, ca de exemplu:
rzboiul, detenia, calamitile naturale, accidentele care produc invaliditate sau bolile
incurabile, pierderea unor persoane apropiate. Unele situaii de via nu sunt la fel de
stresante pentru toat lumea. De pild, pierderea unui examen, dezaprobarea sau critica
efului determin reacii diferite de la un individ la altul. Chiar i n cazul unor dezastre sau
calamiti naturale exist persoane care i pstreaz calmul i acioneaz oportun i eficient,
n timp ce alii intr n panic sau manifest un comportament bizar.
Lazarus arat c cercetrile asupra unor combatani din rzboiul din Vietnam sau din rzboiul
arabo-israelian din 1973 au demonstrat c doar la un anumit procent dintre acetia au aprut
simptome emoionale grave, temporare sau permanente, care i-au fcut inapi pentru lupt,
ceilali nedezvoltnd ceea ce specialitii numesc nevroza de rzboi.

41

Oboseala reprezint o reacie a organismului de readaptare, de refacere a funciilor sale. Ea

reprezint un fenomen fiziologic normal care apare n urma solicitrilor prezente n activitatea
uman.
n general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dac este urmat de o perioad de
odihn sau de somn, organismul i reface plenitudinea funciilor sale. Ea nu este o boal, dar
poate avea consecine temporare asupra organismului precum slbirea ateniei fa de munca
ndeplinit i fa de mediu.
Specialitii clasific oboseala n urmtoarele grupe:

Oboseala muscular (dinamic i static) determinat de efortul muscular i de

contractarea muscular fix.

Oboseala neurosenzorial cauzat de tensiunea nervoas a simurilor (ochi, urechi).

Oboseala psihic determinat de factori de natur psihic.

Oboseala poate fi provocat de o mulime de cauze, dintre care cele mai des ntlnite sunt:

intensitatea i durata muncii fizice i intelectuale;

factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul);

factorii de natur psihic (responsabiliti, griji, conflicte);

monotonia sau rutina muncii;

boli i dureri.

Formele de manifestare a oboselii la om sunt multiple:

scderea ateniei;

ncetinirea i inhibarea percepiei;

inhibarea capacitii de gndire;

scderea randamentului activitii fizice i intelectuale.

n birouri oboseala profesional este o stare produs de stres i afecteaz mai ales persoanele
care lucreaz cu publicul. Cei mai muli cred c munca n birouri i secretariate este lipsit de
stres sau cu stres redus, ns lucrurile nu stau deloc aa. Tensiunile psihice i stresul
contactelor inter-umane determin oboseal sau chiar epuizare. Cercetrile efectuate asupra
lucrtorilor din birouri arat c peste 50% dintre acetia sunt afectai de un sindrom de
epuizare emoional. Cauzele ar consta n lipsa de spaiu i de intimitate a locului de munc,
precum i n dificultatea sarcinilor de serviciu.
n general, persoanele care manifest simptome de oboseal fizic i psihic au o atitudine
negativist n relaiile cu ceilali i resimt o diminuare a respectului de sine.*

42

n afara programului normal de lucru, remedierea i prevenirea oboselii se poate realiza prin
reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei sptmnii de lucru i a concediilor de odihn.
n munca de birou remediile pentru epuizarea i pentru oboseala profesional se pot asigura la
dou niveluri. La nivelul vieii personale angajaii trebuie s-i structureze activitile astfel
nct acestea s le dea un sentiment de confort i de siguran. Salariaii trebuie s aib o
via activ n afara serviciului i mediului acestuia.
Al doilea nivel se refer la responsabilitile manageriale care trebuie s vizeze ajutorarea
salariailor afectai de oboseal profesional prin recunoaterea simptomelor acestui fenomen
i prin instruirea personalului n vederea depistrii lor, prin organizarea de ntruniri ce pot fi
folosite pentru ntrajutorarea membrilor personalului i prin promovarea spiritului de echip.
Pentru serviciile de relaii cu publicul, n situaia n care schema de personal permite,
managerii pot s restructureze anumite posturi sau s refac programul de lucru astfel nct
contactul dintre lucrtori i solicitani s nu fie prea mare. De asemenea, poate fi util i
organizarea de seminarii privind managementul stresului sau timpului [1] .
Este foarte important s se previn starea de oboseal profesional pentru c aceasta nu
afecteaz un singur membru al personalului ci este transmis i celorlali. n acest sens, Beth
Belevins arta: Cnd un angajat se plnge de condiiile de lucru i/sau se ndoiete de
utilitatea, de rostul sau de satisfacia muncii sale, aceast atitudine va avea cu siguran
influen i asupra colegilor si.
Pentru a nu permite rspndirea acestor simptome, managerii trebuie s le recunoasc i s
le previn ori de cte ori este posibil. De asemenea, managerul are un rol esenial n gsirea
unor corelaii i alternative optime ntre durata perioadelor de munc, durata pauzelor pentru
odihn, numrul, coninutul i momentul introducerii acestor pauze, astfel nct s se asigure o
eficien sporit, un nivel optim al capacitii de munc i o bun stare a sntii.

* Conceptul de stres apare pentru prima dat n cercetrile de fiziologie ntreprinse pe animale
de ctre Hans Selye n 1950, care descrie aa-numitul sindrom general de adaptare ce
caracterizeaz reacia organismelor biologice la stres.
* Tina Roose, referindu-se la cei care lucreaz n biblioteci, susine aceast idee, artnd c:
muli specialiti n informare, proaspei absolveni ai facultilor de profil, vin la primul lor loc
de munc plini de entuziasm, nerbdtori s se remarce i s-i ajute pe oameni n satisfacerea
cerinelor de informare. Nu mult timp dup angajare ns, noii bibliotecari realizeaz c nevoile
i c speranele lor personale nu corespund ntotdeauna cu cele ale instituiei sau ale
utilizatorilor. Volumul de munc este deseori prea mare pentru timpul alocat; membrii
personalului sunt obligai s ndeplineasc simultan mai multe sarcini; activitatea depus este
rareori apreciat att de beneficiari ct i de ctre instituie. Multe organizaii nu ofer
personalului nici o posibilitate de a-i aduce contribuia la structurarea propriului destin.
Acestea sunt cteva dintre motivele permanente de stres care pot transforma entuziasmul n
inerie, n frustrare i, mai trziu, n apatie.

43

[1] Beth. BLEVINS, Burnout in Special Library, n Library Management Quarterly, nr. 11,
1988, p. 20.
5.3. Analiza ergonomic a locului de munc
Pentru a asigura eficiena sistemului om-mijloace de munc-mediu i a micora posibilitile
de eroare, n condiiile reducerii solicitrilor, concomitent cu creterea satisfaciei n munc,
este necesar, att pentru proiectant ct i pentru organizatorii i pentru conductorii proceselor
de munc, s se foloseasc metode adecvate, care s se bazeze pe cunoaterea posibilitilor
i a cerinelor omului n procesul muncii. n aceste condiii analiza, proiectarea i reproiectarea
ergonomic a locului de munc este de mare utilitate.
Procedeul are ca punct de plecare analiza condiiilor de munc existente sau proiectate pentru
a se realiza n diferite variante i pentru fiecare loc de munc, n funcie de factorii de evaluare
i de criteriile de influen [1] .
5.4. Proiectarea ergonomic a mobilierului de birou
Cteva din cerinele la care trebuie s rspund un loc de munc organizat pe baza principiilor
ergonomice ce au ca obiectiv optimizarea relaiei om-mijloc de munc-mediu se refer la
mobilier:
- amplasarea i combinarea adecvat a mobilierului, din punct de vedere funcional i estetic;
- mobilierul s fie simplu, s asigure poziia corect a prilor corpului n timpul executrii
operaiilor i s corespund cerinelor ergonomice i estetice.
Mobilierul de birou a fcut obiectul unor norme i recomandri precise care le stabilesc
dimensiunile, capacitatea de stocare, spaiul necesar pentru utilizare; acestui mobilier i se
asociaz echipamentele i materialele utilizate n mod curent sau cu intermitene n serviciile i
]n posturile de lucru.
Alegerea mobilierului va fi relativ uoar dac beneficiarul se adreseaz unor productori
specializai. Cea mai mare parte dintre acetia au experien i dispun de echipe care se pot
deplasa i pot propune proiecte de implementare care s corespund ct mai exact posibil
nevoilor beneficiarului, posibilitilor financiare i planurilor arhitectului. ncercnd s obin cel
mai bun pre, beneficiarul poate apela la mai muli furnizori, reinnd pe cei care ofer livrarea
i montarea pe loc n termene rezonabile. Nu trebuie pierdut din vedere i faptul c
implementarea mobilierului nu este niciodat definitiv i dup un timp pot fi necesare unele
modificri; de aceea este preferabil mobilierul format din module mici, demontabile, uor de
deplasat i de aezat (rafturi independente cu fa dubl, scaune ergonomice sau pliante,
fotolii dispuse individual sau n banchete, mese de lucru ce pot lua diferite forme). Multe
probleme datorate unei previziuni deficitare la nivelul stabilirii planurilor se pot rezolva sau
ameliora prin dispunerea variabil a mobilierului.
Alegerea cu grij a mobilierului de birou poate avea o contribuie important asupra moralului
personalului i de asemenea poate fi o cale de cretere a eficienei n munc. Mobilierul
nepotrivit poate avea serioase repercusiuni asupra sntii i strii fizice a personalului, care
n final se poate transpune ntr-un nivel ridicat de absenteism i ntr-un randament redus.

44

Mobilierul unui birou modern dotat cu aparatur electronic (computere, terminale,

imprimante, echipamente pentru microfilme) trebuie s fie proiectat astfel nct s satisfac
toate necesitile personalului care lucreaz cu aceste echipamente. De asemenea, este
necesar s existe cabluri suficient de lungi care s fie aezate astfel nct s fie ct mai puin
vizibile. Cablurile pot fi ncorporate n birouri astfel nct computerele, telefoanele sau sursele
de lumin s poat fi poziionate n locuri corespunztoare, n felul acesta securitatea n lucru
crete i se creeaz economii importante de cablu.
Numeroase firme ofer astzi mobilier modern pentru personalul care lucreaz n grup cu
echipamente legate la reea. Aceste staii de lucru faciliteaz colaborarea iar mobilierul se
adapteaz uor la necesitile echipamentelor. Pupitrele pentru terminale pot avea extensii de
tastatur pentru operare confortabil, iar mesele pentru imprimante pot avea un sertar
dedesubt n care este pstrat hrtia .
Pentru mobilierul de birou se pot folosi mai multe materiale, dar uzuale sunt: lemnul, plasticul
i metalul.
n opinia multor specialiti, cea mai important pies de mobilier n birouri este scaunul, de
aceea alegerea scaunului perfect va fi tratat pe larg n acest capitol.
Dei pentru muli poate s par o problem lipsit de importan, chiar hilar, alegerea
scaunului pentru locul de munc a devenit n ultimul timp un subiect mult discutat i studiat de
specialitii n ergonomie.
Pentru cei mai muli oameni cel mai important echipament de birou este calculatorul. ntradevr, att calculatorul ct i proiectarea ntregii staii de lucru este astzi important, dar s
nu uitm c fr un scaun confortabil, munca lucrtorilor nu poate fi eficient.
Majoritatea lucrtorilor din birou stau n medie opt ore pe zi pe scaun la masa de lucru, de
aceea nu este deloc uimitor c scaunul a devenit astzi cea mai important pies de mobilier n
birouri. Statul pe scaun o perioad mare de timp poate provoca diverse probleme cum ar fi:
dureri ale picioarelor, datorit marginilor platformei; dureri de spate, cauzate de poziia
ncordat a coloanei i a muchilor dorsali, poziie care provoac vasoconstricii ce ncetinesc
circulaia sngelui, deci i oxigenarea*.
Scaunul trebuie, de asemenea, s ofere, n special pentru oamenii mai scunzi, posibilitatea de
sprijin a picioarele pe podea sau pe un suport (condiie obligatorie pentru cei care lucreaz n
poziia eznd). Acest suport, ns, trebuie s permit extensia picioarelor i pstrarea poziiei
verticale a corpului sau puin aplecat pe spate.
Ajustabilitatea este cea mai important trstur de calitate a scaunelor de birou. Pentru
alegerea scaunului perfect este necesar consultarea unor standarde realizate de firme
specializate*.
La fel de important n munca de birou este ajustarea meselor de lucru. nlimea planului
de lucru trebuie dimensionat n funcie de distana optim de vedere pentru meninerea
corpului n poziie natural, precum i n funcie de mrimea efortului solicitat de brae.
Pentru a putea respecta aceste dimensiuni, mesele de lucru trebuie s dispun de un
mecanism care permite ajustarea nlimii pn la nivelul corespunztor.

45

n prezent firmele specializate n producerea mobilierul de birou pun tot mai mult accent pe
aspectul ergonomic al produselor lor.

[1] Les profils des postes, Paris, Ed. Masson, 1976, p. 20-40.
* Peste 31 de milioane de americani sufer n prezent de dureri de spate. Dar aceste dureri
reprezint numai una din problemele de sntate pe care lucrtorii din birouri din Statele Unite
le au la locurile lor de munc. Centrul Naional pentru Statistica Sntii arat c aproximativ
20% din durerile de spate sunt cauzate de poziia la locul de munc, determinnd o scdere a
productivitii cu 25%. Acelai centru menioneaz c durerile de spate reprezint aproximativ
40% din totalul durerilor musculare aprute la locurile de munc. Aetna Life and Casualty
estimeaz c durerile repetitive, inclusiv cele de spate, determin n Statele Unite pierderi de
20 de miliarde de dolari pe an cuprinse n costuri medicale i n reduceri de salariu.
Geoff Wright, un specialist canadian n ergonomie arat c: Astzi majoritatea specialitilor
recunosc c staia de lucru i scaunul trebuie proiectate astfel nct s se adapteze diferenelor
fizice dintre lucrtori. Dac acest lucru nu este fcut, angajaii nu vor putea lucra la ntreaga
lor capacitate, iar riscul durerilor de gt, de umeri, de spate, de brae sau de ncheieturi este
deosebit de mare.
Un scaun ergonomic ar trebui s ofere spatelui, n special zonei lombare, un suport. Dr. Wright
spune c acest suport ar trebui s fie ajustabil. De asemenea, sptarul scaunului ar trebui s
permit i o ajustare pe vertical pentru a se adapta lungimii spatelui lucrtorilor, dei aceast
soluie, arat profesorul Burloiu, nu rezolv problema durerilor de spate. Durerea este
provocat de nclinarea n fa a corpului, nsoit de ncordarea coloanei i a muchilor dorsali,
de aceea este necesar o nclinare a planului de lucru spre operator (ca un pupitru) astfel nct
corpul s nu se mai ncline n fa, s stea drept sau chiar puin nclinat pe spate. Dei muli
specialiti spun c este necesar o ajustare nainte a sptarului pentru a reduce durerile de
spate, proiectarea, n ultimul timp, a unor tastaturi pentru calculatoare cu un sistem care
permite schimbarea unghiului de lucru, ntrete ideea profesorului Burloiu.
* De exemplu, n Statele Unite, American Naional Standards Institute-Human Factors and
Ergonomics Society (ANSI-HFES), un grup independent, analizeaz i produce astfel de
standarde. Aceast instituie recomand pentru scaunele de birou urmtoarele caracteristici:
- s permit lucrtorilor s stea cu braele drepte de la umr i cu coatele ndoite;
- s permit lucrtorilor s stea pe scaun cu genunchii ndoii i cu picioarele sprijinite pe
podea sau pe un suport;
- s dispun de un sptar care s pstreze poziia dreapt a spatelui.
Standardele ergonomice sunt mbuntite periodic iar standardele ANSI-HFES sunt n mod
curent revizuite. Administraia Clinton s-a ocupat n mod deosebit de aceast problem, cernd
Occupational Safety and Health Administration (OSHA) s fac noi propuneri n acest sens.

46

n acelai timp, un mare numr de state din America au propus propriile standarde
ergonomice. Semnificativ este propunerea California Occupational Safety and Health
Administration (CALOSHA). Conform acestor standarde platforma scaunelor trebuie s fie
ajustabil att n nlime ct i n adncime, sptarul trebuie s fie ajustabil, n special pentru
zona lombar, i de asemenea suportul pentru brae.
Propunerile OSHA i revizuirea standardelor staiilor de lucru de ctre ANSI-HFES au ca
obiectiv creterea productivitii i reducerea riscurilor de apariie a unor dureri determinate de
echipamentele i de mobilierul de birou. n acelai timp specialitii n ergonomie sprijin
activitile de realizare a unor noi produse care s asigure siguran i sntate la locurile de
munc.
i n Marea Britanie exist o mare preocupare pentru realizarea unor astfel de standarde
ergonomice. n acest sens, British Standard ofer urmtoarele dimensiuni pentru scaunele
ajustabile ale dactilografelor i operatorilor pe calculator:

nlimea scaunului de la pmnt 393,7-495,3 mm

Limea scaunului s nu fie mai mic de 330,2 mm

Lrgimea scaunului 406,1 i 431,8 mm

nlimea sptarului de la nivelul platformei ntre 203,2 mm i 301,8 mm

Adncimea sptarului ntre 127mm i 152,4 mm

Lrgimea sptarului nu mai mare de 304,8 mm

Aceste dimensiuni sunt proiectate s asigure poziia confortabil pe scaun cu spatele rezemat
de sptar i cu picioarele sprijinite pe podea. Totui ele nu trebuie considerate ca etalon
deoarece sunt valabile numai n condiiile antropometrice specifice rii respective.
Majoritatea managerilor accept ideea c scaunul ergonomic este ntr-adevr important pentru
creterea confortului lucrtorilor, pentru eliminarea problemelor de sntate care n final pot
duce la creterea productivitii, numai c acest scaun i n general mobilierul ergonomic este
nc prea scump (cel puin pentru firmele romneti). Totui trebuie s ne gndim la faptul c
pierderile determinate de nefolosirea lor sau necunoaterea utilizrii lor (20 de miliarde de
dolari pe an n SUA) depesc cu mult aceste costuri. S reflectm asupra vorbei
englezului: Sunt prea srac pentru a cumpra lucruri ieftine.
5.4.1. Proiectarea i mbuntirea factorilor de ambian fizic
Ambiana fizic reprezint o component important a procesului de proiectare ergonomic a
locului de munc. Etimologic noiunea de ambian se refer la mediul material i social n care
o persoan sau o colectivitate i desfoar activitatea.
n birouri proiectarea factorilor de ambian trebuie s aib n vedere: caracteristicile generale
ale muncii, coninutul specific al muncii, solicitrile impuse n procesul muncii, factorii psihosociali. De asemenea, importante sunt i posibilitile materiale, tehnico-economice ale acestor
structuri.

47

Principalii factori de ambian fizic sunt: iluminatul, microclimatul (temperatura, umiditatea,

viteza aerului, puritatea aerului), coloritul i zgomotul.
Iluminatul este unul dintre factorii care exercit o influen important asupra productivitii
angajailor i asupra gradului lor de oboseal. O iluminare defectuoas poate cauza disconfort
vizual i o poziie nenatural a corpului, fiind deci o piedic n calea performanei.
Cercetrile arat c 80% pn la 85% din cantitatea de informaie pe care o asimilm parvine
pe cale vizual, de aceea confortul vizual este esenial. Dar modul de iluminare nu afecteaz
numai confortul vizual ci i pe cel fizic.
Iluminatul la locul de munc poate fi mprit n 4 categorii:
1.
Iluminarea ambiental este dat de obicei de o surs de lumin montat n tavan (tub
fluorescent). Uneori este singura surs de lumin la locul de munc.
2.
Iluminarea cu ajutorul lmpilor de birou. Dei ofer confortul individual, acest tip de
iluminare este absent n cele mai multe locuri de munc.
3.
Iluminarea direcionat este de obicei asigurat de surse de lumin orientate n jos, sau
de lumini de urmrire. Este folosit pentru iluminatul anumitor obiecte sau pentru creterea
nivelului de intensitate.
4.
Iluminarea natural provine prin geamuri, ui sau perei de sticl. Are un efect pozitiv
asupra omului, dar nu este disponibil permanent.
Poziionarea. Locul de munc trebuie astfel poziionat nct linia vizual s fie paralel cu
lumina i cu ferestrele. Lumina care cade ntr-un unghi corespunztor pe suprafaa de lucru
previne reflexia care poate ntuneca imaginea sau poate crea contraste de fundal.
Comutatorul. Diferitele tipuri de comutatoare permit lucrtorilor s aprind pe rnd cte o
serie de lumini, ceea ce permite reglarea nivelurilor de lumin ambiental.
Jaluzelele. Permit controlul luminii naturale pe parcursul ntregii zile.
O alt problem a iluminatului o reprezint ntreinerea. O bun ntreinere a elementelor
componente ale lmpilor include o schimbare regulat la 2/3 din via a acestora, controale
atunci cnd ncep s dea mai puin lumin i curirea regulat. O nou generaie de startere
electro-magnetice i de tuburi fluorescente cu eficien i cu via mrite sunt din ce n ce mai
folosite, reducnd foarte mult aceste probleme de ntreinere.
Iluminarea eficient determin i scderea costurilor. Studiile arat c 85 de ceni dintr-un
dolar cheltuit pe un sistem de iluminat deja existent se duc la costul de electricitate. Investiiile
n sisteme eficiente de iluminare duc la reducerea acestor costuri, vor reduce munca de
ntreinere i vor mbunti calitatea luminii.
Cromatica (coloritul) constituie un alt factor de ambian fizic ce influeneaz productivitatea
muncii i care are un rol important asupra capacitii vizuale, n asigurarea unui iluminat
eficient i a unui confort sporit. Folosirea culorilor n munca de birou se bazeaz pe efectele
fiziologice i psihologice ale culorilor asupra omului (tabelul 3).

48

Astfel:
Roul are efecte benefice asupra sistemului nervos, stimuleaz circulaia sngelui i pofta de
mncare, vasele limfatice i metabolismul. Roul accelereaz ritmul cardiac i respiraia,
combate frigul, d impresia de mrire a spaiului, d rezisten la efort psihic i fizic, creeaz o
ambian vesel i optimist. Dar privitul intens i timp ndelungat a acestei culori determin
oboseala care se va resimi la nivelul ntregului organism. Roul ajut n urmtoarele afeciuni:
rceli, stri subfebrile, dureri reumatice provocate de frig i de oboseal, eczeme, TBC,
depresie nervoas, paralizie, astenie fizic.
Verdele este calmant i d senzaia de odihn. Este culoarea naturii i a speranei, dilat
vasele de capacitate mic, scade tensiunea arterial, echilibreaz. Lumina verde favorizeaz
sugestia i autosugestia, dar obosete dac nuanele sunt prea ntunecate.
Oranjul tonific aparatul respirator, combate strile de anxietate, stimuleaz atenia, fixeaz
calciul n oase, este afrodiziac. De asemenea, este tonifiant pentru ficat i pentru funciile de
nutriie. Oranjul este indicat n bronite cronice, sclerodermii, enfizem pulmonar, astm bronic,
rinite cronice, litiaz biliar, boli de rinichi. Oranjul nu are contraindicaii.
Albastrul are ca efect scderea presiunii sanguine, a tonusului muscular, calmeaz respiraia i
reduce frecvena pulsului. Ca efecte psihologice, este o culoare foarte rece, odihnitoare i
linititoare care ndeamn la calm i la reverie, la predispoziie spre concentrare i spre linite
interioar. n exces, albastrul poate duce la depresie. Albastrul confer seriozitate, tendina
spre evocare, spaialitate, ngduin, pace interioar, nostalgie.
Violetul este culoarea regal prin excelen. Recunoscut ca sedativ, violetul stimuleaz
producerea globulelor albe, crete tensiunea arterial i frecvena ritmului cardiac.
Culorile birourilor ergonomice se aleg i n funcie de coeficientul de reflexie. Astfel se
recomand vopsirea plafoanelor n culori cu coeficient de reflexie ridicat, ns mat, pentru a
mpiedica strlucirea. Pardoseala s aib un coeficient de reflexie de 15-30%. Pentru mobilier
se recomand culori deschise, avnd un coeficient de reflexie de 30% pn la 50%. Pentru
maini de scris sau pentru calculatoare sunt indicate culori neutre (gri, bej).
Zgomotul. Nivelul general al zgomotelor trebuie s se nscrie n limite corespunztoare
specificului muncii de birou, al crui coninut implic un anumit grad de solicitare psihic i
nervoas.
Limitele maxime admisibile pentru zgomot sunt:

70 db n secretariate i n centre de calcul ;

50-60 db n servicii financiar-contabile i n celelalte birouri cu lucrri repetitive care

necesit o anumit concentrare.
Intensiti mai mari de 110 db situeaz zgomotele dincolo de limitele suportabile. [1]
Pentru evitarea efectelor determinate de intensitile mari ale zgomotului, n special cele
neuro-psihice (tulburri de atenie, sustragere, ncordare, oboseal) sunt necesare msuri de
prevenire precum:

49

acte normative de limitare a zgomotelor;

soluii silenioase pentru tehnologia de birou;

dimensionarea corespunztoare a ncperilor;

dispersarea i dispunerea raional a echipamentelor;

perei, plafoane i planee din materiale fonoabsorbante;

sli pentru recreere n timpul pauzelor;

control ORL periodic.

Microclimatul. Acesta se refer la starea fizic a aerului la locul de munc, ce se

caracterizeaz prin temperatur, umiditate, cureni de aer i radiaiile termice ale corpurilor
nclzite [2] .
Un microclimat necorespunztor poate reduce capacitatea de munc a executantului, poate
spori riscul de mbolnviri i implicit reduce productivitatea muncii. Temperatura optim n
ncperile birourilor stimuleaz lucrul, crete eficiena.
Senzaia de bun stare fiziologic apare atunci cnd diferena dintre temperatura aerului i cea
a suprafeei ncperii nu depete 2-30C.
Temperatura aerului recomandat pentru munca intelectual n poziia eznd este de 21-230C,
iar pentru munca uoar n poziia eznd este de 190C. De asemenea, specialitii cer, n
general, ca diferena ntre temperatura exterioar i cea interioar n timpul sezonului cald s
nu depeasc 40C.
n stabilirea temperaturii optime trebuie s se ia n calcul i micarea i umiditatea aerului.
Micarea aerului trebuie s fie mai mic de 0,2 m/s; n cazul lucrrilor deosebit de delicate
care cer o imobilitate prelungit a corpului, nu trebuie s depeasc 0,1 m/s.
Igiena modern recomand ca n ncperile nclzite umiditatea relativ a aerului s fie
cuprins ntre 50 i 70%. De asemenea, cercetrile efectuate demonstreaz c pentru o relaie
optim ntre umiditatea relativ i temperatura aerului, aceti indicatori trebuie s aib
urmtoarele perechi de valori:
Umiditate relativ (%) Temperatura aerului (C)
70 21,3 50 22,5 30 23,9
Dac aceste proporii nu se pstreaz apar efecte negative asupra aparatului respirator.
Acestea ar fi posibilitile pe care le are la dispoziie specialistul n ergonomie pentru a conferi
locului de munc mai mult personalitate, confort i funcionalitate.

50

[1] F. TOMESCU, Ergonomia n comer. Bucureti, ASE, 1998, p. 132.

[2] P. BURLOIU, op. cit., p. 986.
6. SISTEMUL INTEGRAT DE BIROU

Cnd n sistemul informaional predomin mijloacele tehnice de culegere, prelucrare, msurare

a datelor i informaiilor, sistemul respectiv devine informatic partea automatizat a
sistemului informaional. Prin evoluia tehnicii de calcul s-a ajuns la automatizarea unui numr
nsemnat de operaii i lucrri, dar nu este posibil nlocuirea total a sistemului informaional
de ctre cel informatic.
Pentru a fi eficient folosirea calculatorului n prelucrarea datelor, acestea din urm trebuie s
ndeplineasc o serie de condiii:
a) s fie n volum mare;
b) s aib grad ridicat de complexitate;
c) calculele s necesite volum important de munc;
d) s existe necesitatea prelucrrii repetate a acestui tip de date.
n rile cu tradiie n informatic, n urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluzia c un
sistem informatic optim trebuie s aib urmtoarele structuri:

80% prelucrare automat;

15% mecanizat;

5% manual.

Fiind o component a sistemului informaional, cel informatic nu reprezint un scop n sine, la

fel ca i cel informaional n care este integrat, ci ajut sistemul decizional n obinerea unor
informaii de calitate, n vederea conducerii procesului sau unitii respective. Fiind considerat
intern este structurat, n funcie de complexitatea elementelor sale i de mrimea sa, pe mai
multe niveluri.
Prin folosirea tot mai larg a computerului s-a ajuns la prelucrarea integral a informaiilor. Cu
ajutorul calculatorului se pot efectua o serie de operaiuni, precum:

planificarea primar;

planificarea de timp i capaciti;

51

elaborarea comenzilor i ordinea lor;

date de producie i analiz.

Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufacturing) se obine optimizarea fabricaiei,
a organizrii unei ntreprinderi n general. Instrumentele integrrii sunt introduse pe mai multe
etape:
1. legtura organizatoric ntre sistemele tehnice;
2. cnd sistemele de baz sunt nelegate, se vor realiza reelele necesare;
3. legturi de date (transferul de date ntre sisteme);
4. crearea bazei comune de date pentru CIM.
Conceptul de sistem, ca i cel de control al proceselor, este foarte important pentru managerul
unei organizaii. O organizaie este privit, n general, ca un sistem cu un anumit numr de
subsisteme i un scop comun. Aceste subsisteme trebuie s fie legate mpreun i controlate
pentru a realiza acest scop. Sistemele informatice furnizeaz date n legtur cu cadrul intern
i extern i ajut conducerea n luarea deciziilor ce au impact deosebit asupra existenei i
funcionrii n continuare a organizaiei.
Sistemele informatice de birou integreaz tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor,
textelor, sunetelor sau imaginilor. Pregtirea documentelor i comunicarea mesajelor n forme
variate produc o serie de beneficii, cum ar fi:
a) creterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicrii ntre diferite persoane;
b) accesul la informaie care poate fi gsit n diferite locuri i sub diferite forme, economisind
i timpul pentru descoperirea ei;
c) creterea productivitii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac posibil
creterea randamentului;
d) creterea gradului de continuitate ntre diferite activiti;
e) mbuntirea controlului asupra activitilor personale.
Sistemul integrat implic existena a dou elemente fundamentale: o baz de date central i
o reea de telecomunicaii.
La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunicaiilor, declannd
una dintre cele mai dramatice confruntri comerciale a timpului.

52

Dat fiind c o parte mare din afaceri depinde acum de obinerea i trimiterea de informaii,
companiile din toat lumea s-au grbit s-i interconecteze angajaii prin reele electronice.
Aceste reele formeaz infrastructura cheie a secolului XXI, la fel de important pentru mersul
afacerilor i dezvoltarea economiei naionale asemenea cilor ferate pe timpul lui Morse
afirma A. Toffler n celebra sa carte Puterea n micare.
Fr telecomunicaii nu ar fi posibil dect o parial automatizare a biroului. O reea de
telecomunicaii permite computerelor i terminalelor din diferite locuri s comunice unele cu
altele. Aceasta are diverse forme i mrimi. Mrimea reelei depinde att de locul unde sunt
instalate terminalele interconectate, ct i de numrul de conectri necesar. O reea poate
include un cablu coaxial ce conecteaz dou birouri, sau un satelit ce leag cldirile din diferite
orae sau ri. Reelele sunt de diferite tipuri, n funcie de datele care sunt transmise prin
reea. Acestea pot fi texte, semnalele audio, video care circul cu anumit vitez.
Raportat la un birou, o reea care poate s opereze cu diferite tipuri de date este cea mai
potrivit. Astfel de reele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe. De aceea se
urmrete la nceput planificarea ctorva noduri, adic o reea local (LAN) spune Myles E.
Walsh n lucrarea Sisteme informaionale computerizate.
Companiile devin din ce n ce mai dependente de reelele lor electronice pe care le folosesc n
activitile zilnice. Privite cndva ca instrumente strict administrative, reelele informative sunt
considerate tot mai mult arme strategice, ajutnd companiile s-i protejeze pieele constituite
i s le atace pe cele noi.
Computerele, terminalele, reelele de telecomunicaii formeaz corpul i structura scheletic a
unui sistem, atribuindu-i o anumit form de organizare. Software-ul este cel ce d via
acestui sistem i i permite s realizeze funciile de birou.
Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de procesri ale
informaiei.
Primul pas n automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a textului cu
logic distribuit. Acest sistem este echipat cu capaciti de telecomunicare i de procesare a
datelor. ntr-un sistem cu logic distribuit software-ul este nmagazinat n computerul
principal. Fiecare terminal folosete acelai program din computer pentru a-i realiza sarcina.
ntr-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie i putere de
procesare. n acest fel va reine propria copie a software-ului de procesare. Caracteristicile mai
avansate ale acestor sisteme includ interfee cu echipament foto, copiatoare pentru ieiri i
echipamente cu OCR (Optical Character Recognition) pentru intrri.
ntr-un birou nu se lucreaz numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea
imaginilor fixe sau mobile, proiectarea asistat, realizarea de grafice sunt tot mai des utilizate.
Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea i stocarea datelor fr a mai fi
necesar introducerea de la tastatur. Textele sau imaginile fotografice, de exemplu, pot

53

cpta o form digital folosind un scanner (echipament ce poate transforma informaia

analogic n digital).
Procesarea vocii este o alt realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a vocii
continu s fie limitate datorit modului n care decurge procesul vorbirii. Pentru introducerea
informaiei ntr-un astfel de sistem este necesar o central telefonic sau o combinaie
telefon-terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduc comenzile n procesor prin intermediul
butoanelor, apoi se introduce mesajul audio vorbind direct n receptor. Mesajele sunt stocate
sub form digital, dar pot fi transformate i n form analogic.
Imaginea i vocea formeaz un tandem n timpul videoconferinelor.
Una dintre cele mai importante realizri ale unui birou automatizat este teleconferina
capacitatea de a lega persoane aflate la distan, care au acces la propriile fiiere i la baza de
date a organizaiei respective.
Videotextul este de asemenea rezultatul utilizrii noilor tehnologii birotice. Este o form de
editare electronic ce ofer un potenial uria pentru afaceri i guvern. Procesarea de date,
texte, voce i a imaginii precum i transmiterea acestora se potrivesc unui numr tot mai mare
de aplicaii de birou.
Sistemele suport personale formeaz o categorie aparte de sisteme informatice de birou ce
ofer asisten celor din executiv, managerilor i altor utilizatori.
Acest tip de sisteme ofer potenialul necesar pentru creterea eficienei prin mbuntirea
organizrii activitilor. Ele pot furniza urmtoarele servicii:
a) calendare de management;
b) programe de ntruniri;
c) pota electronic;
d) pregtirea documentelor;
e) localizarea documentelor i gruparea acestora;
f) note i comentarii.
n concluzie, prin automatizarea activitilor de birou se urmrete o integrare a unora dintre
tehnologiile computerizate dezvoltate ncepnd cu anii 60. Este punctul culminant al unor ani
ntregi de cercetri, experimentri i al politicii miilor de persoane din industria computerelor.
(Burton V. Dean Management strategic)
7. BIROUL VIITORULUI

54

7.1. Sisteme informatice viitoare. Sisteme expert i inteligen artificial

Tehnologiile i noile moduri de organizare existente au creat, prin extensie, o nou
terminologie aplicat unei stri de fapt. La aceast or aproape oricine a auzit de
automatizarea biroului i de biroul viitorului.
n viitor computerele vor deveni mai ieftine i mai puternice datorit progresului tehnologic
continuu. O cantitate echivalent de putere computerizat actual va costa cu 20-30% mai
puin n viitor.
Dac n 1980 un computer principal pentru afaceri de mare ntindere costa 4,5 mil.$ i avea
capacitatea s execute 4,5 MIPS (milioane de instruciuni pe secund) se folosete ca etalon
IBM 3033 iar n deceniul 90 acelai computer, suferind mbuntiri de 30% pe an, costa 125
000$. dup cum afirm James A. Senn n Sisteme informatice n management, n prezent
costul lui este de cteva mii de dolari.
Computerele personale se nlocuiesc cu modele noi la fiecare 3 ani i sunt indicii c acest
termen se va scurta.
Capacitatea de stocare secundar se mbuntete, de asemenea, cu 40% pe an.
Nevoia de interconectare va asigura existena capacitii de a lega utilizatorii i managerii cu
datele din mainframe-uri. Comunicarea datelor de toate tipurile va fi larg rspndit i tot mai
multe companii vor investi n serviciile de baze de date comerciale.
Va crete considerabil interesul pentru sistemele expert i inteligena artificial, care vor facilita
construirea bazei de cunotine i procedurilor de interferen. Managerii sistemelor
informatice vor avea o preocupare sporit n activitatea de organizare, influennd natura
activitilor. n prezent, probabil cea mai prosper ramur a inteligenei artificiale este cea a
sistemelor expert destinate rezolvrii de probleme n domenii de specialitate.
Sistemele expert preiau cunotinele bazate pe informare direct sau pe experien, acumulate
de ctre specialist, relativ la un set bine delimitat de probleme, i i asum sarcina rezolvrii
acestora, urmrind minimalizarea interveniei utilizatorului n cursul rezolvrii.
Extinderea rapid pe care a cunoscut-o domeniul implementrii de sisteme expert a avut ca
suport permanent dezvoltarea unei categorii specializate de instrumente complexe dedicate
acestui domeniu, denumite sisteme cadru sau sisteme anvelop, care permit preluarea n
mod eficient a seturilor de cunotine specifice din domeniul de specialitate pentru care este
realizat sistemul expert respectiv.
De regul un sistem expert se construiete utilizndu-se un limbaj specializat (LISP, PROLOG,
SNARK etc.). El se realizeaz, pe de o parte, de ctre specialitii n informatic, dispunnd

55

eventual de un produs-program adecvat, iar pe de alt parte, de expertul uman sau de experii
n domeniul vizat.
Unul dintre obiectivele activitii de cercetare n domeniul sistemelor expert este ca utilizatorul
calculatorului s devin invizibil. n afara unor cunotine standard, practic toate cunotinele
urmeaz s fie introduse n memoria mainii de ctre viitorul utilizator, n scopul soluionrii
unor probleme de care creatorul sistemului nu va avea niciodat cunotin. Inteligena
acestuia din urm intr doar n preul iniial de vnzare a produsului.
Din acest punct de vedere, cel mai semnificativ aspect se refer la codificarea cunotinelor.
Datorit msurilor ntreprinse a fost creat o baz larg i sofisticat de cunotine, existnd
posibilitatea ca acestea acumulate i stocate s fie distribuite la cererea celor interesai.
ntr-o vreme n care limbajul tiinific este att de diversificat, n care minii umane i vine din
ce n ce mai greu s aspire ctre disciplinaritate, perspectiva unei integrri viitoare a
sistemelor expert ofer o alternativ reconfortant.
7.2. Reele de telecomunicaii. Internet intermarketing
Telecomunicaiile reprezint unul dintre cele mai dinamice domenii ale economiei mondiale,
fapt ilustrat de cel puin trei elemente:
- sistemul de dezvoltare a reelelor de telecomunicaii, care depete constant ritmul mediu
de cretere a produsului naional brut;
- are loc o reutilare a reelelor pe baza celor mai noi realizri tehnico-tiinifice n domeniul
microelectronicii, tehnicii de calcul, materialelor cu transparen ridicat etc.;
- ca urmare a extinderii reelelor, crete n mod constant numrul de utilizatori/beneficiari, se
lrgesc funciile i posibilitile reelelor.
Conceptul INS (Information Network System) presupune dezvoltarea funciilor reelei de
comunicaii pentru a se oferi posibiliti noi i diversificate de comunicaie ntre calculatoare
sau ntre calculatoare i terminale, folosind mediul vocal, de date sau imagini, disponibile la un
pre de cost convenabil.
n reelele viitoare de comunicaii va crete mult rolul canalelor de transmitere a informaiilor
video, ceea ce va permite realizarea unei concordane ntre posibilitile acestor reele i
particularitile psihofiziologice ale omului care obine informaiile de baz cu ajutorul vzului i
auzului. (Mary J. Cronon Afaceri prin Internet)
n ceea ce privete utilizarea sateliilor geostaionari de telecomunicaii, n ultimii ani se
constat apariia unor mutaii importante. Dac iniial sateliii de acest tip aveau rolul s
asigure fluxul de informaii solicitate de diferite organisme statale i guvernamentale, de
marile firme sau companii industriale, de curnd i-au fcut apariia utilizatorii particulari.

56

ISDN (Integrated Services Digital Network) reprezint n momentul de fa formula acceptat

pe larg de comunitatea internaional a telecomunicaiilor, att n ceea ce privete
echipamentele ct i serviciile asigurate.
Transmisiile sincron prin fibr optic reprezint o noutate n domeniu. Un exemplu n acest
sens l constituie reeaua Metrobus a firmelor BELLABS i AT&T. Aceasta are o capacitate
echivalent cu 13 000 de circuite telefonice, reprezentnd prima implementare comercial a
reelei sincron cu fibre optice SONET.
Internetul va cunoate i el profunde schimbri, greu de imaginat.
Internetul este un adevrat beneficiu pentru companiile cu tehnologie avansat, care au nevoie
de personal foarte bine pregtit n aplicaiile i proiectele lor specifice. Noile strategii n afaceri
acord o importan deosebit nelegerii corecte a informaiilor transmise i primite prin reea.
Dac ar fi s ne referim numai la marketing, folosind Internetul departamentele implicate n
acest domeniu se pot familiariza rapid cu dorinele i necesitile clienilor. Infrastructura
complex a Internetului a transformat n realitate un vis al celor care prospecteaz piaa, chiar
dac firma american DIGITAL folosea Internetul pentru a distribui anunuri ctre editori,
consultani i analiti, nc din 1980.
7.3. Noua logic de organizare i adaptare a biroului
Prima faz de organizare uman ce i-a dovedit eficiena din antichitate pn aproape de
zilele noastre a fost i este cea piramidal. Acest tip de structur, utilizat n armat pe timpul
romanilor, n organizarea bisericii mai trziu, a fost preluat i n ntreprinderi precum General
Motors i IBM pentru un timp, ca apoi s fie nlocuit cu forme mai flexibile care asigurau o mai
mare mobilitate procesului de producie i de informare arta Jay R. Galbraith n lucrarea
sa Organizarea n viitor.
Organizaiile i ntreprinderile n care domin informaia presupun o comunicare rapid,
intercomunicare ntre conductori i executani, legturi directe i puternice ntre toi lucrtorii
i decidenii procesului de producie.
n SUA a aprut principiul high tech high touch, adic o tehnologie nalt ce implic relaii
intense ntre oameni, cooperare, o mai mare interaciune interpersonal care s suplineasc
golul uman creat de raportul om-tehnic.
Peter Drucker, sociolog i economist american, reia n lucrrile sale ideea piramidei ntr-o
nou viziune: n instituia bazat pe informaie, tiina se va afla cu precdere la baza
piramidei, unde se afl productorii direci. Azi i n viitor, organizarea va fi deci mult mai puin
ierarhic. Organizarea de tip lateral va crea posibilitatea contactelor spontane transfuncionale, ducnd la o mai bun comunicare i coordonare.
Cadrul afacerilor se schimb n mod dramatic iar rolul personalului n organizaie apare tot
mai mult sub semnul schimbrii. Legat de un proces decizional mai rapid, descentralizarea
poate conduce la fragmentare, multiplicare, lips a coordonrii n organizaie. Modelul

57

organizrii distribuite este cel n care se mut din sfera conducerii n subsidiar. Ierarhia este
deci n descretere. n multe cazuri organizaiile trebuie s neleag importana pstrrii unor
informaii confideniale, rezervndu-i astfel un avantaj n competiie.
Urmtoarea list conine anumite atribute care descriu noul mod de organizare comparativ cu
cel vechi.
Moduri de organizare (comparaie)
Nou

Vechi

Dinamic

Stabil

Abundena informaiei

Lipsa informaiei

Global

Local

Dimensiuni reglabile

Dimensiuni mari

Orientat spre producie, clieni

Funcional

Orientat spre aptitudini

Orientat spre activitate

Spirit de echip

Spirit individualist

Implicare

Comand, control

Reea lateral (orizontal)

Ierarhic

n esen, exist o nou logic de organizare care cere ca nevoile practice s fie asociate cu
toate sistemele manageriale ale unei organizaii. Noile organizaii trebuie s adopte conceptul
de auto-structurare n ceea ce privete organizarea activitii. n multe cazuri noua structur n
ansamblu necesit o tehnologie avansat i ar fi total nerealist s le solicitm de la nceput
perfeciune.
7.4. Noul loc de munc
Biroul viitorului va deine o tehnologie avansat dar i utilizatori care trebuie s-i fac fa, s
o exploateze i chiar s participe la dezvoltarea ei. Conceptul include urmtoarele elemente:

stocarea i localizarea rapid a datelor;

mesajele transmise i primite;

sistemele de suport decizional;

58

distribuirea muncii n diferite locuri.

Elementele sale funcionale de baz sunt:

pregtirea i reproducerea documentelor;

comunicaiile;

stocarea i localizarea informaiei pe diverse medii.

Sistemele birotice create n ultimul timp sunt parte integrant a sistemului informaional al
unitii, i n aceast postur, obiectivele i sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i
sarcinilor generale ale organizaiei.
Computerele uureaz munca n domeniul administrativ, dar schimb i faa locului de munc.
n sistemul de educaie al zilei de mine, locul de munc centralizat va pierde din importan
(). O bun parte din studiu se va realiza chiar n camera studentului, acas sau ntr-un
dormitor comun, la orele pe care el nsui le va alege afirma A. Toffler n ocul viitorului.
n societatea actual, n care mediul de schimb a devenit informaia electronic, a aprut
conceptul de autostrzi informaionale. Se pot transmite astfel date de mare importan ctre
persoanele de rspundere, din diferite puncte geografice n care se afl, la un moment dat,
chiar i n mijloacele de transport. Tot n acelai mod vor aprea birourile mobile, din care se
vor putea ncheia tranzacii cu parteneri situai n birourile lor din cldiri.
Companii puternice din SUA ca General Motors, IBM au trecut la ncorporarea factorilor
psihologici n bunurile fabricate, ceea ce va reprezenta marca de calitate a produciei n viitor.
Epistemologia biroticii nu permite separarea dimensiunilor psihosociologice ale comunicrilor
ntreprinderii de analiza i modificarea sistemelor de informare. Birotica confer noiunii de
totalitate organizaional puterea unui concept operaional i reglat. Birotica poate fi aplicat
pretutindeni, deoarece noile tehnologii vor permite reducerea efortului fizic, documentele vor
avea o calitate superioar, condiiile de munc vor fi ameliorate iar confortul, securitatea i
satisfacia vor crete.

BIBLIOGRAFIE
Burloiu, Petre. Managementul resurselor umane, Bucureti, Lumina-Lex, 1997.
Drucker, Peter. Managing for the future, New York, Truman Tally Books, 1992.
Enache, I. Birotica. Note de curs, Bucureti, CREDIS, 2000
Enache, I. Organizarea ergonomic a muncii n birou, Bucureti, Ed. Universitii, 1999.

59

George, Claude S. The history of management thought, Englewood Cliffs, N.J.: Prentice Hall
Inc., 1982.
Gheorghe, Adrian V. Birotic, Bucureti, 1989.
Godnig, E.; Hacunda, J. Computerul i stresul, Bucureti, Antet, 1995.
Harrison, J. Curs de secretariat, Bucureti, All, 1996.
Hascal, A.; Preotesiu, L. Corespondena i tehnica secretariatului, Bucureti, EDP, 1997.
Heigl, Lyn. The electronic office and you, Glasgow: Whitelaw & Palmer, 1985.
Levine, R. L.; Baroudi, C. Internet pentru toi, Bucureti, Teora, 1996.
Morris, S. The automated office, London: Proffessional Publishing House, 1989.
Nftnil, I. Birotica i performana managerial, Bucureti, ASE, 2000.
Nftnil, I.; Colesca, S.E. Birotica cu aplicaii n management, Bucureti, ASE, 1998.
Nicolescu, O.; Verboncu, I. Management, Bucureti, Ed. Economic, 1998.
Pan, A.; Ionescu, B.; Mare, V. Birotic, Bucureti, 1996.
Roca, D.; Roca, V; Popescu, D. Birotic: suport de curs, Craiova, 1994.
Scoot, Michael S. The Corporation of the 1990s, New York, Oxford University Press, 1991.
Socobeanu, I.; Socobeanu, Iordana. Secretele secretariatelor, Bucureti, Eficient, 1998.
Somnea, D.; Calciu, M.; Dumitrescu, E. Birotica, Bucureti, Ed. Tehnic, 1998.
Toffler, Alvin. ocul viitorului, Bucureti, Editura Politic, 1973.
Toffler,, Alvin. Puterea n micare, Bucureti, Editura Antet, 1995.
Vivien, G.; Arne, V. Secretara perfect, Bucureti, Sigma, 1995.
Walsh, Myles E. Realizing the potential of computer based information system, New York,
Macmillan Publishing Company, 1984.
TEHNICI DE SECRETARIAT
Lector univ. Nina VRGOLICI

60

Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat

Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZAII

1.1. Organizaia i structura ei organizatoric
Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii:
economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea,
orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur
pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei
nevoi. Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca
un ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i
individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n
vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai multe
funcii:
a)

funcia de cercetare-dezvoltare;

b)

funcia comercial i de marketing;

c)

funcia de producie;

d)

funcia financiar-contabil;

e)

funcia de personal.

Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i

compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care
sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele.
O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii
normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea
riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de
decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram.
Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric
este alctuit din urmtoarele elemente:
1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie)
2. Postul

61

3. Ponderea ierarhic
4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale)
5. Nivelurile ierarhice
6. Relaiile organizatorice
7. Activitile
La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care
este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un
act normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele
pentru fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de
conducere superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar
(ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu,
programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre
conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i
completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.
Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile
i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura
organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.
Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al
secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.
ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de
Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment,
gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a
ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1.
La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui
angajat n parte.
Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la
adoptarea ROF i a Statului de Funcii.
1.2. Activitatea de secretariat
Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este i
activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl
generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii,

62

consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite (academii,

instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de
organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la
alta.
Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de secretariatul
din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice i
structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor
private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu
persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a
direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel
secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de
relaii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea
acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor
sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s
creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii.
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i
respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest
grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi
de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are
precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de
secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.
1)
Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,
stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor,
nregistrarea corespondenei).
2)
Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului
(documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)
3)
Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a
secretarelor din subordine),
4)
Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri
de afaceri, etc.)
Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de
competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment

63

presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din

aceste activiti.
1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor
Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini
pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de
activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat,
(in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i
sarcini :

executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea,

distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.

lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei

primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii
corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile,
dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz; pregtirea
corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz,
asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor.

atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea

materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc.,
clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii.

scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de

afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.

multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul

(folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat,
corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.

traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare,

cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.

probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru

desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor
i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de
comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei
protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.

evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete

referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor
suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale.

64


pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de
hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de
lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului.

cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de

multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea
tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.

organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea

informaiilor.

ntocmirea contabilitii primare a firmei

primirea i transmiterea comunicrilor telefonice

organizarea edinelor i a materialelor necesare.

difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.

preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara

(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de
responsabiliti persoanelor din subordine.

perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea

posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.

respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a

prerogativelor dar i competena n a le realiza.
Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:

un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;

un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;

un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;

un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor,

capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;

65


un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile
reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice
acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;

un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze

i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte
compartimente ale unitii;

un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba

romn/limba strin;

un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s

nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc
rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu
materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei;

un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din

interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de
edin i s redacteze procese-verbale;

un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i

s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;

un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou

(calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);

un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat,

s le prezinte sub form de grafice i tabele;

un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze,

limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor
frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade.

un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive

generale i a materialului documentar;

un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor

n curs de multiplicare.
1.4. Organizarea secretariatelor
In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale.
Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice
bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul lor de
integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la
obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume:

66

spaiul de lucru ;

obiecte de iluminat;

obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat,

aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)
In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat
poate fi organizata astfel:

n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat

este centralizat;

n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial

centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii
conductorilor).
Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:

maxima;

concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate

pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse
centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;

posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor

de operare n munca de birou;

costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al

ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.

1.5. Rolul secretariatului n sistemul informaional al organizaiei

Indiferent de domeniul de activitate al unei organizaii, de forma sa organizatoric, de
mrimea ei, succesul depinde n mare parte de corectitudinea deciziilor, iar n procesul
decizional, pe lng cunotine, experien, intuiie, o mare valoare o are informaia.
Informaia corect i obinut n scurt timp, st la baza adoptrii unei strategii adecvate n
ceea ce privete activitatea unei firme.
Organizaia este privit ca un sistem n care prile componente contribuie la ndeplinirea
activitii acesteia. Sistemul organizaional este alctuit din :

sistemul decizional sau de conducere ;

67

sistemul operaional sau de execuie ;

sistemul informaional ;

ntre sistemul operaional i cel decizional legtura se stabilete prin sistemul Informaional
(SI). Sistemul Informaional este definit n literatura de specialitate ca un ansamblu de
mijloace umane i materiale, surse i nivele consumatoare, canale de circulaie, proceduri i
mijloace de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea
obiectivelor organizaiei.
Mijloacele umane sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz emit sau transmit
informaii utile n cadrul sistemului organizaiei.
Mijloacele materiale se refer la maini i echipamente de birou (calculator, maina de scris,
de copiat, telefonul, faxul etc.).
Informaia poate fi definit ca un mesaj, o tire, un semnal, un grup de imagini ce reflect
starea unui sistem sau a modului n care aceasta funcioneaz i care aduce receptorului
date noi, un plus de cunoatere.
Fiecrei activiti umane desfurate n forma de organizare i structur specifice i
corespund informaii specifice. Sursele de informaie se regsesc att pe plan decizional ct
i operaional. Informaia este util cuiva dac este cerut de un consumator de informaie,
indiferent dac acesta este decedent sau executant. Indiferent de complexitatea sistemului,
comunicarea necesit cteva elemente eseniale :

Informaia circul ntre emitor i receptor prin canale specifice (pot, telefon, etc.) i
poate fi sub form de : date, texte, imagini fixe, secvene audio sau video etc.
Cantitatea de informaii care se vehiculeaz ntre emitor i receptor constituie fluxul
informaional. Distingem un flux de intrare de informaii i un flux de ieire de informaii.
De exemplu, legtura cu alte organizaii aduce un flux de informaii din afar (o cerere de
ofert, o comand, etc.). n fluxul de ieire al informaiilor se pot ncadra diverse forme de
coresponden (oferta etc.). Se impune o organizare a informaiei care circul att n cadrul
organizaiei ct i ntre aceasta i exterior.
Comunicarea n cadrul unei organizaii sau n afar acesteia se desfoar n bune condiii
doar n cazul n care fluxul informaional cu elementele sale componente preluarea
prelucrarea i transmiterea informaiilor respect o serie de reguli referitoare la alegerea
sursei de informaii potrivite, la modificrile, transformrile, prelucrarea n vederea obinerii
obiectivelor stabilite (de consumatorul de informaii) prin respectiva informaie. De
asemenea, un rol important l are i forma de prezentare precum i alegerea canalului
adecvat pentru transmiterea informaiei. Este un lucru recunoscut c n acest proces
preluare prelucrare transmitere, secretarei (asistentei manager) i revin sarcini

68

importante.
O secretar trebuie s tie de unde s obin informaiile solicitate, cum s obin n timp
util i s le foloseasc eficient pentru fiecare situaie. Este cunoscut faptul c la angajare,
firmele solicit secretarei (asistentei manager) cunotine despre utilizarea Internetului, a
calculatorului i a altor mijloace moderne de informare.
Preluarea informaiei necesit cunoaterea surselor de informaii. Sursele de informaii pot
fi comenzile, minutele diverselor ntlniri de afaceri, cercetri de pia, baza proprie de
date, anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organizaii, programe de
activitate, serviciul de informaii teletext, Internetul, reeaua Intranet, manuale, fie,
biblioteca proprie etc.
Dup preluarea unei informaii aceasta trebuie transmis (prin intermediul canalelor interne
de transmitere a informaiei) persoanelor competente la rndul lor, acestea pot pstra
informaia sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau la nivel
extern, sub forma unei informaii rspuns adecvate.
Informaia ce urmeaz a fi transmis capt un caracter special i n funcie de modul de
prezentare. Modalitatea de prezentare a informaiilor transmise constituie un element cheie
n dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent ns de modul de prezentare
trebuie avut n vedere c mesajul s fie foarte clar, s rspund intereselor celor care au
cerut s fie ntr-o form ct mai atractiv.
Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea i coerena informaiei i canalul
ales pentru transmitere. n caz contrar pot aprea distorsiuni n receptarea informaiei.
Astfel :

dac informaia trebuie transmis rapid unui numr mare de oameni se va alege
fax-ul, e-mail-ul ;

dac se impune desfurarea unei edine i pentru a reduce costurile (timp i

bani) se va alege videoconferina ;

dac mesajul este mai complex i necesit i oferirea unor explicaii suplimentare
se va alege discuia fa n fa sau telefonul ;

dac informaiile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.

In concluzie, putem spune c informaia, pe lng caracterul de unitate i utilitate, trebuie :

s fie exact i complet ;

s fie furnizat la timp ;

s corespund att cantitativ ct i calitativ ;

s fie transmis pe canalul cel mai scurt ;

69

s fie prezentat ntr-o form adecvat i accesibil.

Secretariatul reprezint un important canal informaional, un releu intermediar i n anume

condiii un emitor de informaii. El acioneaz n ambele sensuri ale circulaiei informaiei
(ascendent i descendent). Secretariatul este o staie att n circuitul ascendent (de la
sistemul operaional la cel decizional) ct i n circuitul descendent (de la sistemul decizional
la cel operaional).
n sens ascendent al informaiei secretariatul furnizeaz conducerii informaii, unele
selectate prin mijloace directe, altele obinute pe baza delegrii de autoritate de la alte
compartimente sau uniti subordonate.
Acestei etape i sunt specifice informaii furnizate de secretariat ca:

prevederi din acte cu caracter normativ;

prezentarea notelor de comunicri telefonice;

comunicri verbale personale sau prin microfon, (n general pentru anunarea unor
chemri telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)

prezentarea programelor, a unor materiale documentare;

extrase din acte i corespondena clasat sau arhivat;

prezentarea corespondenei primite;

prezentarea rapoartelor referatelor, informrilor cu privire la situaii existente sau

trecute;

prezentarea unor situaii statistice nsumate sau prelucrate sub forma unor grafice;

Astfel de informaii sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor.

n sens descendent al circulaiei informaiei, secretariatul transmite deciziile conducerii care
se concretizeaz n:

activitatea de redactare de ordine, dispoziii circulare, redactate uneori de

secretariate;

transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie s le
execute;

note scrise de conducere cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, constituind

decizii asupra modului de rezolvare a unor probleme;
Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretri
ulterioare care s genereze nendeplinirea sau ndeplinirea parial sau incorect a unor

70

sarcini.
A treia etap a circuitului informaional, n care secretariatului i revin sarcini importante
este din nou n sens ascendent n cursul executrii deciziei.
n aceast etap n afar informaiilor date de compartimentele operaionale, secretariatul
informeaz permanent conducerea asupra respectrii termenelor de execuie. Pentru
aceasta secretara (asistenta manager) i organizeaz un sistem de evidene operative,
(scadentarul de termene, agend, fiiere n care sunt incluse detaliat toate deciziile
conducerii) care i permit s urmreasc pentru informarea conducerii stadiului realizrii
acestora.
Schimbul de informaii ntre conducere i secretariat se realizeaz prin comunicri
permanente. Permanentul schimb de informaii, dei util prin operativitate poate duce
uneori la frecvente ntreruperi n munca de concepie a conducerii dar i a secretariatului.
Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaz n apropierea sa un raft cu mai multe
compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu i
este mprit n dou: o parte pentru comunicri ctre secretariat, iar cealalt parte de la
secretariat. Sunt exceptate informaiile foarte urgente care sunt transmise imediat.

2. ROLUL I LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI MANAGER) N LUMEA PROFESIONAL

CONTEMPORAN

2.1. Funcia de secretar

Funcia (postul) unui lucrtor ntr-o organizaie constituie participarea sa permanent la
desfurarea diferitelor activiti ce permit realizarea obiectivelor firmei.
Multe funcii sunt descrise exclusiv pe baza ndatoririlor pe care le presupun. (activitile care
trebuie ndeplinite i rezultatele care se ateapt din partea persoanei care le ndeplinete).
Totui pentru a avea o imagine clar a unei funcii trebuiesc luate n considerare urmtoarele
elemente :

educaia (specific nivelului de educaie cerut : liceu, studii superioare, coli sau
cursuri pregtitoare etc.) ;

experien profesional (unele funii se pot ncredina imediat dup terminarea colii,
altele necesit o anumit experien) ;

poziia n structura organizaional sau n structura ierarhic superioar. n aceast

etap se va descrie poziia pe care o ocup funcia de secretar (asistent manager) n
ansamblul structurii, locul pe care l ocup n organigrama organizaiei.

atribuii i sarcini impuse funciei respective ;

71

caliti personale cerute pentru ocuparea funciei ;

un tip special de responsabilitate (de exemplu coordonarea unei echipe de secretare

sau luarea de decizii n numele efului prin delegare de autoritate).
Funcia de secretar este definit n fia postului, iar pentru evaluarea acesteia se stabilete un
sistem de punctaj n funcie de : gradul de pregtire de baz i de specialitate experiena
acumulat i manifestat, gradul de dificultate i de risc pe care le presupune executarea
funciei, priceperea de a lucra cu aparatura modern din dotare (calculator, copiatoare, telefax,
etc.) ; cunoaterea i practicarea curent a unei limbi de circulaie internaional.
Funcia de secretar presupune omniprezena ei la diferite activiti organizate de conducere,
consemnarea lucrrilor respective, preluarea, plasarea i arhivarea documentelor rezultate,
etc.
Pentru funcia de secretar nu exist o descriere universal valabil, dar definirea funciei
presupune considerarea cel puin a urmtoarelor elemente : scopul i rolul secretariatelor n
sistemul general al activitii economico-sociale i n organizaia respectiv, poziia pe care
activitatea de secretariat o deine, responsabilitile, gradul de autoritate primit de la
manager, relaiile cu toi factorii implicai n respectivul proces al muncii.
Manualele de specialitate dau urmtoarea clasificare a funciilor de secretare:
1) Secretare ucenice

dactilografiaz scrisori, diverse materiale,

multiplic materialele,

preiau mesaje,

ajut la expedierea corespondenei prin fax, pot,

nu au responsabiliti,

2) Tinere secretare

dactilografiaz corespondena pornind de la notie stenodactilografiate, casete audio,

editeaz texte pe computer,

preiau i transmit mesaje,

redacteaz corespondena simpl,

expediaz corespondena,

primete vizitatorii,

organizeaz edine, conferine,

72

stenografiaz la diferite edine,

au responsabiliti multiple dar limitate.

3) Secretare personale

aparin de obicei unui director executiv, a crui activitate o organizeaz,

redacteaz i claseaz corespondena,

cunosc bine stenografia i lucrul pe calculator,

redacteaz singur rapoarte, referate, brouri,

ntocmesc dri de seam,

primesc vizitatorii,

organizeaz cltorii de afaceri,

organizeaz agenda efului,

au cunotine de contabilitate,

particip la ntlnirile de afaceri,

traduc din i n limbi strine

organizeaz edine, conferine,

au responsabiliti care le permit s participe la actul de conducere,

4) Asistente personale

reprezint funcia secretarial cea mai important,

lucreaz n sfera conducerii,

aparin unui director general (manager) sau preedinte,

supravegheaz activitatea secretarelor ucenice i tinerelor secretare,

supravegheaz personalul administrativ, curieri, oferi, personalul de serviciu,

traduc din i n limbi strine,

organizeaz protocolul la edine, conferine, ntlniri de afaceri,

organizeaz cursuri de perfecionare,

73

analizeaz i evalueaz activitatea de secretariat,

iau anumite decizii n numele efului (prin delegare de autoritate),

au cunotine de contabilitate, drept, management, etc.,

se ocup de recrutarea personalului din secretariat

pot avansa pe scara ierarhic.

Desigur, coninutul noiunii de secretar nu cuprinde numai cele 4 categorii, ci i altele:

secretar ef, ef de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme de nvmnt
etc.
Statisticile demonstreaz c 95% din funciile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii
argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o mnu femeilor
cci ele din natere au, o capacitate mai mare de supunere, nclinaie spre detaliu, loialitate,
abilitate relaional i chiar o mai mare inteligen emoional.
In zilele noastre meseria de secretar/asistent manager este foarte cutat, accentul punnduse acum pe selectarea ct mai atent a lor. Dovad c este aa sunt i zecile de anunuri care
apar zilnic n ziare i reviste.
Dac acum 12-14 ani a fi secretar nsemna o via oarecum lipsit de griji, sub aripa
protectoare, de multe ori la propriu i la figurat a efului, o via n care principalele atribuii
erau cafeaua de diminea a efului, ziarele, ceva coresponden, telefonul, dar mai presus de
toate ocrotirea efului de prezena inoportun a diverilor solicitani, astzi lucrurile s-au
schimbat. Aceast imagine perceput de ochiul public ntr-un anumit clieu plasat undeva n
sfera derizoriului a disprut, aproape n ntregime, datorit gradului lor de profesionalism,
calitii serviciilor de comunicare i administraie pe care le pot oferi.
Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a suferit cele mai multe
transformri dup 1989, odat cu apariia i la noi a mijloacelor moderne de comunicare i
informare. Secretara nu nseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta de a face
cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotine de management,
marketing, drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n limbi strine pe
care le stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier informaional,
dactilografiaz pe calculator folosind metoda oarb. Ea ntocmete i folosete sisteme sigure
de eviden, fiind la curent cu instituiile, organismele i departamentele din ar i strintate
cu persoanele lor cheie. Ea este cronicara evenimentelor instituiei sale, autoare de anale
nepublicate. E mai uor s gseti un expert sau un strateg dect o secretar bun (Mircea
Malia).
n prezent secretara deine o funcie indispensabil pentru bunul mers al organizaiei din care
face parte i care a devenit acum o ocupaie de un nalt profesionalism. O secretar este o
profesionist n adevratul sens al cuvntului. Existena a numeroase coli postliceale, cursuri
pentru secretare i chiar colegii care pregtesc tinerele secretare sau asistentele manager,
existena Asociaiei Europene a Secretarelor Profesioniste confirm caracterul profesionist al
acestei activiti.

74

Profesiunea de secretar, ca attea altele se practic i din vocaie, o vocaie care se poate
descoperi, cultiva i perfecta prin intermediul educaiei continue. Secretara modern este o
persoan educat i educabil care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau scris,
de a nelege psihologia lor, o persoan care posed pe lng un cod al eticii profesionale,
cunotine legate de profilul firmei i de operaiile tehnice specifice muncii de secretariat, i
calitii manageriale la fel de dezvoltat ca ale celor care conduc instituia din care face parte.
Secretarele sunt managerii propriilor lor firme secretariatele.
Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un contabil
manager, secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de un anumit
departament. Ea lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora. Rolul principal al
secretarei este de a ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip n adevratul sens al
cuvntului cu drepturi i obligaii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esenial ca
eful i secretara s gndeasc, s planifice i s acioneze ca o echip. Aa cum succesul
juctorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecruia de a anticipa loviturile celuilalt
pentru a se completa i sincroniza, tot aa eful i secretara trebuie s munceasc din greu
pentru a-i dezvolta strategia de echip. Munca unui director i cea prestat de o secretar
sunt greu de separat; aciunile directorului i cele ale secretarei sunt complementare, fiind
direcionate spre acelai scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul concepe,
secretara l prelucreaz, l stilizeaz. Deci sarcina unic a fost aceea de a prezenta un raport
care s-a finalizat prin contribuia celor dou persoane, existena uneia depinznd de existena
celeilalte. Este cunoscut faptul c atunci cnd eful avanseaz pe scara ierarhic, secretara
este luat cu el. (nu este mai puin adevrat c pentru unele secretare exist riscul s rmn
fr post atunci cnd eful este schimbat pe criterii politice).
Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Ea reprezint
prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr n contact (tim cu toi c prima
impresie conteaz; imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de important. Nu de
puine ori am auzit s-au am gndit dac secretara arat aa sau se comport aa ce s mai
zicem de ef).
Trebuie s recunoatem c n Romnia zilelor noastre, mai ales n instituiile publice de stat,
secretariatul apare ca ceva tabu, ca locul unde i este team s intri i s ceri informaii i
asta pentru c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea ostil pe care o
afieaz de la prima ora a programului, aducnd astfel un mare deserviciu att efului ct i
instituiei unde lucreaz.
Rolul secretarei devine mai puin acela de servitoare a managerului i mai mult de manager
administrativ.
Schimbrile politice din ultimii ani, dispariia confruntrilor Est-Vest au modificat i pieele:
ntreprinderile se afl n lupt concurenial, ele trebuie s acioneze i s gndeasc global,
deoarece structurile tradiionale ale ntreprinderilor cu diviziunea lor strict a muncii, orientat
ierarhic mult prea greoaie pentru a putea reaciona rapid i flexibil la cerinele clienilor.
Toate aceste procese determin pentru secretare riscuri i noi anse [1] i anume:

n cadrul restructurrii conducerii, n multe uniti se desfiineaz niveluri ierarhice

ntregi sau se desprind din ntreprindere domenii complete. Sunt mai puini efi, automat
exist mai puine secretare;

75


presiunea crete asupra secretarelor rmase, pentru c eliminarea unor niveluri
ierarhice nu nseamn i dispariia tuturor sarcinilor. De regul, sarcinile sunt redistribuite i
mresc spectrul de sarcini al celor rmai.

progresul tehnologic oblig la nvarea continu, timpul necesar fiind adesea

suplimentar. Cine nu ine pasul cu noile tehnologii, i va pierde mai devreme sau mai trziu
slujba;

apariia pe scar larg a calculatoarelor face ca efii s le foloseasc nu numai pentru

a-i rezolva problemele proprii, dar i pentru scrierea, uneori, a corespondenei. Aceasta poate
fi considerat fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca o concuren. De regul, este mai puin
economic i eficient ca efii s-i scrie singuri corespondena. Ei sunt prea costisitori i prea
lipsii de experien pe post de scribi. (Ci dintre ei pot scrie repede dup metoda oarb, cu
zece degete?)

restructurrile le privesc din ce n ce mai mult i pe secretare. Se experimenteaz i se

testeaz: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat birourile-centre de profit, lucrul de
la distan etc.
Din fericire, exist i reversul medaliei, iar ansele pentru secretare sunt foarte bune.
Dezvoltarea continu a tehnologiei informaionale i comunicaionale reprezint o ans pentru
secretare. E-mail (pota electronic), calculatorul, calendarul electronic de termene nseamn
pentru secretare o degrevare de muncile de rutin, mari consumatoare de timp. Biroul va
deveni mai srac n hrtii, iar ntocmirea, distribuirea i gestiunea informaiilor se vor accelera.
Aceasta presupune, ns, cunoaterea tehnicilor necesare. Folosirea acestora prezint pentru
secretare urmtorul avantaj: timpul ctigat pe care l poate folosi pentru a obine sarcini mai
atractive.
Pentru secretare apar i alte perspective [2] i anume:
1)
asistena managerial calificat: Dac pe viitor vor fi mai puini efi, acetia vor avea
mai mult de lucru, deci, crete domeniul de conducere; se vor schimba i sarcinile de
conducere. Conducerea subordonailor se va face mai ales prin comunicare, pentru care efii
au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competente profesional i talentate psihologic.
n spatele efilor eficieni vor sta n viitor, mai mult dect n prezent, nite administratoare
eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai efii i totalitatea fluxurilor
organizatorice din secretariat, ci i pri din sarcinile lor, pe care le vor rezolva independent (de
exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate);
2)
prestrile de servicii n mediul birotic: Aa cum am mai spus, tot mai multe firme
experimenteaz noi forme de organizare pentru prestrile de servicii birotice. O astfel de form
o constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei cruia clienii i comand ntocmirea
utlrarapid a graficelor lor de prezentare, din care se organizeaz i se dirijeaz videoconferinele, sau prin care se deruleaz organizarea i coordonarea edinelor, congreselor.
3)
externalizarea unor funciuni din ntreprinderi: reprezint, poate, o nou ans pentru
secretare. Aceasta presupune i o anumit acceptare a riscului. Domeniul se ntinde de la
tradiionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestrilor, aranjamentele de cltorii,
traducerile i stagiile de formare profesional, cercetarea informaional sau coordonarea.

76

Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care ndrznesc s

se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn conducerea secretariatelor i
posibilitatea acordrii asisten efilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile
salariatelor. Formarea profesional continu devine obligaie, prin aceasta nu se nelege
formarea tradiional, ci nvarea pe tot parcursul vieii profesionale. Cu ct este mai calificat
competena profesional, cu att mai interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i cu att mai
sigure sunt locurile lor de munc.
Prin mbuntirea performanei i eficienei muncii lor, ele contribuie la o nelegere mai bun
i la o percepie public apreciativ sporit a statutului profesional i social al secretarei n
societatea modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpni o limb strin i lucrul pe
calculator, sau a dispune de o diplom universitar sunt elemente importante, ns departe de
a suplini cei apte ani de acas, permanenta preocupare de a nva, de a se autodepi,
precum i grija constant de a pstra proporiile dictate de bunul sim i de respectul pentru
ceilali.
Competente i contiente de sine aa le dorim pe secretarele i asistentele manageriale de
mine. Sperm ca i n contiina concetenilor notri s se formeze acea imagine pe care o
merit secretarele de mult vreme.
n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura organizatoric a
instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reui s nlocuiasc
niciodat o secretara competent, care se va perfeciona continuu.
2.2. Funcia de asistent manager
Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i n
acelai timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul
manager nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac la
rndul su are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate,
asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc.
Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i profesionale, dar i o
serie de constrngeri:
Avantaje:

un salariu mai mare;

condiii de munc mai bune;

contacte variate;

mai multe responsabiliti;

mai mult putere de influen;

Constrngeri :

deplasri frecvente n provincie i/sau strintate ;

77

program flexibil ;

raportri permanente ;

obligaii sociale sau mondene : o mai mare disponibilitate ;

stagii de perfecionare.

Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l

contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i
responsabilitatea sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l
degreva de anumite sarcini, sprijini i asigura succesul.
Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind de poziia
pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de activitatea
desfurat de aceasta. Fa de secretara din instituiile de stat, asistentului manager i se cer
mai multe cunotine i abiliti (cunotine de management, marketing, drept,
psihosociologie, informatic, relaii publice etc.) ; au mai multe responsabiliti.
Cele mai importante competene ale asistentei manager sunt :

administrarea gestionarea documentelor

corespondena cu partenerii de afaceri

motivare-stimulare

rezolvare a conflictelor

luarea deciziilor

negocierea

controlul

delegarea responsabilitilor

raportarea activitii

optimizarea forei de munc

coordonarea perfecionrii forei de munc

comunicarea interpersonal

Aceste uniti de competen definesc n mare parte activitatea unei asistente manager, dar
aa cum am mai spus, ele se stabilesc n funcie de domeniul n care lucreaz i de poziia pe
care o ocup (n subordinea directorului general, a unui director de departament etc.).

78

Asistenta manager ocup o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea reprezentnd cartea de

vizit a firmei n faa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz i
indiferena acioneaz n mod negativ asupra clienilor. De aceea, o bun asistent trebuie s
cunoasc i s respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa de
clieni, s respecte timpul celorlali, s fie amabil, binevoitoare i s poat purta n mod
plcut o conversaie.
2.3. Calittile i aptitudinile secretarei (asistentei manager)
n condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea personalului
din secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de cunotinele de cultur
general, dar i de anumite caliti i aptitudini.
Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc toate
cerinele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretar bun trebuie s aib ct mai multe
din aceste caliti, pe care, printr-o educaie permanent le poate dobndi sau dezvolta.
1. Inteligena n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune:

raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real;

capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii;

capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat. Secretara

trebuie s in cont de schimbrile care au loc n structura firmei, stabilind strategii noi, pe
msura noilor situaii. De multe ori specificul muncii de secretariat presupune ntreruperea
unor lucrri n favoarea altora mai urgente i mai importante.

bun sim i nelegere, n vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile i

complicate care apar obiectiv n procesul muncii;

perspicacitate pentru sesizarea nuanelor. La selectarea persoanelor care urmeaz a

lucra n secretariate, testarea perspicacitii, prin folosirea testelor de inteligent este deosebit
de important;

spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al prioritilor i din
necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe domenii de
activitate, scadentarul de termene etc.);
2. Discernmnt pentru a permite distincia ntre laturile unei probleme i alegerea celei
mai bune soluii. Complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n
situaia de a alege ntre dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect
poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi n defavoarea unitii
respective.
3. Memorie face parte din calitile indispensabile pentru buna exercitare a atribuiilor unei
secretare; ea trebuie s rein fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i
alte informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult uurat de instrumentele
operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator etc.). Este adevrat c
memoria este o calitate nativ, dar tot la fel de adevrat este c oamenii mai puin dotai obin
rezultate performante prin exerciiu de memorie.

79

4. Atenia amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s rein informaii, nregistrnd i

transmind datele fr erori.
5. Iniiativa i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competenelor atribuite.
Iniiativa secretarei scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de
multe amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac este
cazul). n strns legtur cu iniiativa este competena, care implic rspunderea,
responsabilitatea celui care o ia. Iniiativa secretarei nu trebuie s nsemne imixtiunea n
prerogativele conducerii i nici n iniiativele celorlalte compartimente;
6. Spirit creativ este n strns legtur cu iniiativa. Creativitatea nseamn cutarea
continu de soluii care ar putea mbuntii activitatea firmei.
7. Simul estetic se concretizeaz n:

preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n spaiul
propriu de lucru, ct i n cel al conducerii;

preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i papetrie ct mai

adecvate, dar i aspectuoase. O atenie deosebit trebuie acordat aspectului estetic al tuturor
materialelor destinate afirii (anunuri, etichete, postere etc.).

aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau
grafice.

preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil, ncepnd cu

mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice folosite. inuta
unei secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un caracter festiv. Nu de puine ori,
n instituiile publice sau la locul de munc suntem agresai vizual de culorile stridente ale
vestimentaiei, ale prului sau machiajului unor secretare i nu numai. Este tiut faptul c
secretara (asistenta manager) este reprezentativ pentru instituia din care face parte i de
aceea se impune o preocupare permanent pentru felul cum arat.

prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor n pagin;

8. Caliti de organizator i spiritul de ordine sunt necesare att la nivelul conductorilor

compartimentelor de secretariat, ct i al fiecrui executant n parte i presupune:

ordine n idei;

ordine n acte;

ordine n pstrarea materialelor de referin;

ordine n aranjarea obiectelor.

9. Caliti de vorbire i redactare sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei.

Modul n care vorbeti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane
care reprezint o instituie. Pe lng atitudine i aspectul exterior secretara trebuie s
vorbeasc clar (pentru a evita interpretrile), concis (pentru a economisi timpul propriu i pe
cel al interlocutorului su), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare) i

80

corect din punct de vedere literar i gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea
formelor i formulelor de politee.
10. Politeea este un factor de eficien pentru activitatea unei firme. Nu cost, dar poate
aduce mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste politee i respect pentru toate persoanele
cu care intr n contact. Este politicos i eficient s rspund la ntrebrile ce li se pun chiar i
prin da sau nu, dect s rspund nu tiu, venii mine, nu este program cu publicul,
etc. Este un act de impolitee s mesteci gum n timp ce vorbeti cu cineva (chiar i la
telefon).
11. Meticulozitatea este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Ea trebuie
s priveasc faptele n profunzime, s ncerce s ptrund n esena fiecrei probleme, astfel
nct tot ceea ce face s fie riguros, exact, fie c este vorba de agenda de ntlniri a efului,
agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine i precizie se ajunge nu numai controlnd
i verificnd informaiile pe care secretara le folosete dar i documentele care ies din biroul ei.
Fiecare proces sau fenomen presupune o analiz atent nu numai a elementelor manifestate
superficial, ci este necesar s se ptrund n esena problematicii, astfel nct informaiile
prezentate conducerii s fie ct mai exacte.
12. Tact i diplomaie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfacie
tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci cnd au primit un rspuns negativ.
Se tie c nemulumiii sunt o constant a oricrui birou i c de multe ori colegii cer
secretarelor s le rezolve problemele lor personale ca i cnd acestea ar fi cele mai urgente.
Cu tact i diplomaie secretara trebuie s-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le
are i a necesitii rezolvrii lor, dndu-le de neles c problemele lor nu pot fi prioritare.
De multe ori apare urmtoarea situaie : eful i cere s nu-l deranjeze o jumtate de or orice
s-ar ntmpla. Intre timp sun unul din clienii firmei i vrea s vorbeasc urgent cu el.
Secretara tie c cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte important.
n aceast situaie nu este cel mai indicat ca ea s respecte cu strictee indicaia efului. l va
ruga pe client s atepte puin i l va informa pe ef de situaia aprut. Cu tact i diplomaie
l asigur pe ef c a neles instruciunea lui, dar c mesajul clientului i s-a prut suficient de
important. eful va fi recunosctor c a neles situaia i c l-a ntrerupt cu tact.
13. Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar i
respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiinifice.
14. Autocontrolul Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm alert i
deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situaie autocontrolul este o
operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul poate mbrca i alte forme:
n relaiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretara s se
autocontroleze n vorbire, gestic, comportare.
15. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor
(asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari progresele tehnologice,
cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s calmeze, s laude i s
ncurajeze. efii au nevoie de persoane competente care s poat comunica ct mai eficient cu
angajaii firmei, dar i cu furnizorii i clienii. Cu ct capacitatea de a comunica este mai mare
cu att va fi mai bun imaginea sa i a firmei pentru care lucreaz. Secretarele care vor
beneficia cel mai mult de recompensri prin avansri i mriri de salariu sunt cele cu abiliti
de comunicare.

81

16. Independena. Dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie capabil s
lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza
activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu
trebuie s-i cear mereu explicaii, sau soluii.
17. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie s colaboreze n bune condiii, pentru
realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilali angajai ai firmei. Ea trebuie s le pun la
dispoziie toate informaiile necesare.
18. Atitudinea pozitiv fa de munc. n mod evident duce la productivitatea de ansamblu
a biroului. Iat cteva atitudini :

Negativ

Pozitiv

Nu este destul de practic, mai

S analizm toate posibilitile.

bine renunm

Poate achiziionarea unui nou

dispozitiv va duce la eficientizarea
lucrului.

De ce s achiziionm un alt
dispozitiv ?

19. Buna dispoziie i simul umorului. este o atitudine pe care ar trebui s o aib orice
secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a sarcinilor de
serviciu este o dovad a profesionalismului.
20. Loialitatea fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante
caliti ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de
eful direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii ; orice ef i dorete
un subaltern loial pe care s poat baza oricnd.
21. Confidenialitatea. ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci cnd
cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe
confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii informaiilor
fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul instituiei este o sarcin dificil. Presiune
exercitat cu scopul de a obine informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai
ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o poziie
cheie ntr-o instituie.
22. Eficiena secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ
scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc
corect prioritile pentru a fi eficient.
24. Capacitatea de a lucra sub presiune. n secretariat se ntmpl s apar la un moment
dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai multe persoane,
fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de mprejurri se manifest ca
reacie stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i cu profesionalism secretara (asistenta)
trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt problemele urgente i
importante, fr s jigneasc pe cineva.

82

In afar de aceste caliti i aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultur general,
justificat de faptul c ea intr n contact cu muli oameni, diferii ca stil, mai ales atunci cnd
este un reprezentant al firmei n aceste contacte. Ea trebuie s aib cunotine din diverse
domenii. Astzi exist multe mijloace de informare n mas (radio, televiziune, ziare, Internet
etc.) care i permit s fim la curent cu evenimentele din ar i din lume. O bun secretar
trebuie s fie interesat de acestea.
Cerinele profesionale fa de o secretar sunt la fel de complexe ca i sarcinile pe care le
ndeplinete aceasta n cadrul firmei. Calitile profesionale se obin prin studiu permanent,
prin observarea celorlali i adaptarea la modul de lucru al organizaiei.
Cerinele profesionale se refer la:

cunoaterea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea (ortografie, gramatica,

vocabular);

cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce constituie baza profesiunii

sale:

procedee de scriere i citire rapid;

procedee de codificare i clasare;

cunoaterea a una, dou limbi strine;

cunoaterea lucrului pe calculator:

tehnoredactare;

baze de date;

pota electronic;

noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informaiilor.

cunoaterea unor noiuni de psihologie i comportament n relaiile cu publicul (secretara

trebuie s fie un bun psiholog, reuind s descopere ce fel de om are n fa i ce poziie
trebuie s adopte fa de comportamentul acestuia).

cunoaterea unor principii de organizare i conducere; n acest sens, ea trebuie s aib

cunotine de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie etc.

cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden;

dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate al firmei prin studierea

literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil.

83

[1] Margit Gatjens, Claudia Behrens, Manual de secretariat i asisten managerial,

traducere, Editura Tehnic, Bucureti, 1999, p. 14.
[2] Ibidem.
3. Rolul secretariatului n stabilirea relaiilor interpersonale
Secretara prin atribuiile specifice, se afl n contact permanent nu doar cu lucrtorii din
unitate, ci i cu un numr mare de persoane din afar unitii (delegaii, clieni vizitatori,
persoane ce se prezint n audien sau cer diferite relaii). Un element important pentru o
secretar const n abilitatea de a lucra i de a comunica cu oamenii.
Abilitatea secretarei n relaiile interpersonale const n :

stabilirea i meninerea relaiilor de lucru ;

depistarea i rezolvarea problemelor folosind raiunea i spiritul de iniiativ ;

influenarea opiniei celorlali i ducerea la bun sfrit a negocierilor ; sprijinirea i

supervizarea personalului din subordine ;

comunicarea efectiv cu alte persoane ;

Fcnd o grupare a relaiilor ce se stabilesc ntre secretariat i alte persoane avem urmtoarele
categorii :
1)

relaiile secretariat conducere (executiv) ;

2)

relaiile secretariat alte compartimente ;

3)

relaiile secretariat persoane din afar unitii.

1)

Relaiile secretariat conducere (executiv)

Acest tip de relaie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s respecte
cerinelor de disciplin, punctualitate i ordine.
In acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglementrilor de ordine interioar,
a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului profesional.
Intr-o organizaie pot fi civa directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei
manageriale i secretara are un rol important n funcionarea cu succes a acestei echipe.
Relaiile secretariat conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc. Secretara
trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de
lucru n funcie de acestea.
De asemenea, secretara trebuie :

84


s se asigure c toate informaiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel nct
personalul executiv va fi scurt de a verifica toate documentele ;

s fie capabil s rspund cu diplomaie oricrei cereri telefonice, iar executivul trebuie
s aib ncredere c secretara trateaz toate problemele de serviciu n mod confidenial ;

s fie capabil s rezume esena unor lucrri, scutind conducerea de a le mai studia ;

s neleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv n absena

acestuia, iar acesta trebuie s fie convins c secretara poate face fa problemelor ce apar n
lipsa sa ;

s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de ajutor cnd
trebuie ;

s menin un climat de bun dispoziie ;

La rndul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza lui ; s permit
secretarei s aib iniiativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca eful s aprecieze munca
secretarei (dac nu material, mcar verbal) aceasta are o influen pozitiv asupra psihologiei
secretarei dndu-i mai mult ncredere n ea.
Ca secretar ea va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de
exemplu : s anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear informaii urgente). De
bunele relaii ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune condiii a sarcinilor de
serviciu.
2)

Relaiile secretariat alte compartimente

Secretarele au legturi cu toate compartimentele din unitate, permanent i n forme variate.

Corespondena primit de la acestea, pentru semnat i expediere, cea repartizat de secretar
cu rezoluiile conducerii, lucrrile executate n comun, dactilografierea materialelor elaborate
de specialitii din compartimente.
Pentru a colabora ct mai bine cu ceilali angajai, secretara trebuie s-i ndeplineasc
sarcinile de serviciu (s-i sprijine cu materiale documentare, fie, s le transmit imediat i cu
precizie hotrrile, dispoziiile conducerii, s le dea lmuriri), respectnd n acelai timp i alte
condiii de ordin comportamental.
Secretara trebuie s fie demn, serioas, modest, s arate solicitudine i politee fa de
colegii de munc diferit fa de cei n vrst, politee i amabilitate n general. Manifestrile
de arogan i ngmfare nu sunt admise, ele aducnd mari prejudicii relaiilor interpersonale.
O bun relaie bazat pe ajutor i respect trebuie s aib secretara i cu personalul din
subordinea sa. n acest caz ea va lucra ca un supervizor i este important s se exprime clar
cnd mparte sarcinile i s stabileasc explicit standardele i timpul pentru fiecare
sarcin [1] . Ea trebuie s fie permanent un exemplu demn de urmat pentru cei din
secretariat. Secretara trebuie s ncurajeze personalul din subordine, s laude munca acestora
cnd este bun, iar pe de alt parte dac sarcinile nu sunt ndeplinite la nivelul ateptat, cu
tact i diplomaie, ea va arta acest lucru persoanei n cauz i o va ajuta s-i

85

mbunteasc munca. Comunicarea permanent cu personalul din subordine iat cheia

multor satisfacii personale.
3) Relaiile secretariat persoane din afara unitii
Secretariatul este un factor important n realizarea legturilor ntre instituia pe care o
reprezint i persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau viitori
parteneri de afaceri.
Priceperea de a ntmpina un vizitator determin calitatea relaiilor ntre cei care sunt viitori
colaboratori n afaceri.
Se impun cteva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc :

secretara se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima dat se
prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hotr dac problema
ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). Dac vizitatorul nu dorete
s spun scopul, eful este cel care va hotr dac l va primi sau nu. Nu este de competena
secretarei s resping un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe motiv c acesta dorete s-i
comunice personal efului scopul vizitei.

s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul activitii de
secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte important);

s manifeste deferen i atenie fa de toate persoanele, indiferent n ce calitate i cu

ce problem se prezint la secretariat;

s caute s rezolve pe ct posibil favorabil problemele (n msura n care aceasta este

posibil);

s aib o atitudine corect; s nu discute cu colegii cu voce tare i s-i supravegheze

convorbirile telefonice, atunci cnd n birou se afl o persoana strin;

s-l prezinte pe vizitator cu numele i funcia acesta nseamn respect;

vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul de telefon
pentru a putea fi contactai;

n nici o situaie secretara nu trebuie s aib fa de vizitatori admiraie, surpriz,

nemulumire; nu trebuie s discute probleme personale;

s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc

s vorbeasc cu eful, a vizitatorilor i de aceea camera respectiv trebuie s fie ct mai
plcut;

autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se prezint n

secretariat.
Primirea vizitatorilor de ctre efi se va face astfel:

86

1)
Imediat caz n care secretara l roag pe vizitator s o urmeze n biroul conducerii, l
prezint apoi se retrage.
2)
Dup un timp de ateptare n acest caz vizitatorul ateapt n biroul secretariatului
(secretara i propune o ceac de ceai sau cafea); dac perioada de ateptare se prelungete
secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator.
3)
n cazul n care conducerea nu gsete oportun primirea unui vizitator, secretara cere
scuze acestuia i-i propune s discute cu eful altui compartiment sau s lase o not scris
conducerii care s cuprind obiectul vizitei. Dac vizitatorul i exprim nemulumirea,
secretara trebuie s rmn calm, politicoas dar ferm.
De obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, preciznd data i
ora.
In ntmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara trebuie s fie capabil s
discute cu ei, s le dea anumite relaii (ea trebuie s cunoasc cel puin o limb strin de
circulaie internaional), s fie bine documentat cu privire la comportamentul i cultura rii
de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut c anumite gesturi, pe
care noi le considerm normale, la anumite popoare sunt considerate jignitoare. n general,
vizitatorii strini i exprim n scris, cu mult timp nainte, intenia de a vizita instituia
respectiv.
4) Relaiile cu mass-media
Relaiile cu mass-media nseamn activitate de stabilire a unor contacte ale conducerii cu
reprezentanii radioului, televiziunii sau presei.
Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaii ale firmei cu publicul. Aadar, este
n interesul firmei s ofere presei informaii i imagini ntr-o form favorabil pentru ea. n
relaiile cu mass-media secretara trebuie:

s fie amabil i cooperant;

s aib grij s nu divulge informaii secrete sau confideniale;

s noteze numele redactorului respectiv, numrul de telefon, numele ziarului, postul de

radio sau televiziune i detalii asupra subiectului care intereseaz;

dac este necesar, secretara va fixa o ntrevedere cu o persoan din conducere, lsndui acesteia timp s-i pregteasc rspunsul.
n contextul relaiilor dintre persoane, regulile de conduit i comportare civilizat contribuie la
desfurarea normal i fructuoas a acestor relaii.
Printre ndatoririle secretarei, obligat prin natura funciei s contribuie la stabilirea unor relaii
interpersonale, se numr cunoaterea i respectarea unor reguli de protocol la care se adaug
cele de comportament i conduit uzual.
Cunoaterea i respectarea regulilor n privina manierelor, a obiceiurilor i a modelelor de
comportament care se aplic n anumite situaii le va scuti de greeli i gafe.

87

Astzi, cnd automatizarea a devenit parte integrant din viaa noastr, cnd brbaii i
femeile au devenit colegi (tot mai multe femei sunt n posturi de decizie), cnd muli tineri,
oameni de afaceri mnnc la fast-food aceste cerine de comportament pot prea demodate,
dar ar fi o mare greeal s nu le acordm atenia cuvenit.
Chiar dac multor oameni din jurul nostru nu prea le pas de maniere, totui vom fi apreciate
dac ne vom comporta aa cum cer regulile, iar satisfaciile profesionale nu vor ntrzia s
apar.

[1] John Harrison, Curs de secretariat, Editura All, Bucureti, 1996, p. 219.
4. CORESPONDENA CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR
4.1. Noiuni introductive
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai
multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor
persoane juridice, sau fizice, acestea alctuiesc subiectul corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre persoane
juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre
ele.
ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:

scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris
prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.

actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar;

actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea;

majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;

scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de

ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n Registrul de intrare-ieire
sunt nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor);

scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de corespondent;

actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii printr-o dispoziie expres a
unui act normativ cu aceste drepturi;

actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se folosete

scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de semntur;
Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut economic, juridic,
administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar,

88

ulterior ncheierii tranzaciilor, fac necesar comunicarea prin intermediul corespondenei

oficiale.
De remarcat c predominant este coninutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare a unei
economii diversificate i n continu dezvoltare.
Importana activitii de coresponden const n faptul c:

este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre
persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n
comun;

ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;

constituie un element de nregistrri contabile;

servete ca prob n justiie;

permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui

ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii ntre
persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice.

devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd
stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din domenii
diferite de activitate.
4.2. Clasificarea corespondenei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
a)

dup criteriul de circumscriere:

corespondena intern (ntre compartimente sau responsabili ai aceleai organizaii);

corespondena externa (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt instituie
sau persoan) ;
b)

dup domeniul de activitate:

corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de

chemare n judecat etc.);

corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul verbal,

decizia, ordinul, dispoziia);

corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena

tehnica a departamentelor de protocol etc.);

corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic,

avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);

89


corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul
diplomatic, minuta diplomatic, nota verbal etc.)
c)

dup scopul ei:

corespondena de solicitare (cererea economic, juridic, etc.);

corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seam, etc.);

corespondena de constatare (procesul verbal, etc.)

corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia);

corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);

corespondena nsoitoare de acte;

d)

dup criteriul accesibilitii:

coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate; folosit n

sistemul instituionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);

corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i poate lua toate formele

materiale ale corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.)
e)

dup iniiativa trimiterii scrisorii:

scrisoarea iniial;

de rspuns ;

de revenire;

f)

dup criteriul suportului:

corespondena clasic scrisoarea;

corespondena telegrafic telegrama, telexul;

corespondena electronic e-mail-ul;

g)

dup modul de ntocmire:

documente tipizate ;

documente netipizate;

h)

dup natura i destinaia exemplarelor:

90


originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semntur i tampil, nr.
de nregistrare;

copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu are
tampil nici semntur original. Are numr de nregistrare.;

duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului

n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i originalul. Pe actul
nou eliberat se menioneaz duplicat; are puterea originalului;

copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul
sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi :

copia certificat are configurarea c este valabila; se folosete pentru pstrarea

originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz originalul.
Dup colaionare se scrie conform cu originalul, pentru conformitate. Obligatoriu, copia
poart semntura i tampila ;

copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a

coninutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox,, precum i ncheierea de legalizare,
sub semntura notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate se nscriu ntruun registru special la notariat;

fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;

extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari.
Valabilitatea lui este condiionat de certificare.
4.3. Cerine actuale fa de coresponden oficial
Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor ntre
oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel de
stricte: tot ceea ce este scris rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o preocupare
permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza corespondenei,
dintre acestea amintim:
1)
Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac
obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la o
solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem
despre persoana sau instituia respectiv este c tie s se organizeze activitatea, c este
eficient i c ne respect.
2)
Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea
subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul
manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp,
necesitnd echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu
scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate
trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai puin

91

costisitoare. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de
urmtoarele aspecte.

propoziii scurte i clare;

folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri fiind

mult uurate de calculator;

redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile i implicit

revenirile.
3)
Stabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce
dorim, deoarece n funcie de aceast vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori
poate fi:

s informm sau s aflm ceva;

s motivm sau s influenm;

s ne scuzm;

s solicitm sau s oferim ceva;

s acceptm sau s refuzm;

s felicitm;

4)
Nivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere
ierarhice.
5)

Eficien i credibilitate.

Eficiena corespondenei se refer la:

promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);

precizia i caracterul complet al informaiilor;

informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i serviciilor ce pot fi

furnizate de firma respectiv;
Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie esenial n ncheierea unui
parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la
reclamaii sunt unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea
destinatarului, de exemplu:

reclama strident promisiunile exagerate;

informaiile nefondate i neverificabile;

92

pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora major.

6) Corectitudinea i aspectul plcut:

mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de

ortografie vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie.

alegerea stilului corespunztor;

asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect
anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima impresie.
Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce
sentimente s o fac.
7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel
formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditori (cazul ideal motivare
i nu manipulare).
8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv
sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a
asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia prin
intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii
rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul
limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de politee, consideraie, concizie,
mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera ncredere
destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj negativ
poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu putem s v
satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite poate fi nlocuit cu mesajul
pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor sau Ne pare
ru c nu putem s v pltim cecul la data de/cecul dv. va fi achitat la data de)
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce
avem, nu ceea ce nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l
admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm atitudinea
pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.
4.4. Stilul corespondenei oficiale
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficialadministrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i
economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris
monologat, dar poate lua i forma dialogului (n corespondena oficial, n negocieri, n
raporturile cetenilor cu autoritilor sau n aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un cadru
instituional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete,
hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul,
protocolul, rezoluia, contractul etc.) de informare (anunul, declaraia, ntiinarea,
notificarea, formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura,
diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc).

93

In raport cu alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi
stilului publicistic.
Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne [1] :
limbajul juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral,
deschis apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe
domenii, ierarhizare n ceea ce privete puritatea n funcie de situaie sau de destinatar,
putnd, de aceea permite unele elemente stilistice individuale.
Funciile dominante sunt cele denominativ-refereniale i persuasive (destinatarul fiind avut
permanent n vedere n formularea comunicrilor specifice).
Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, gramaticale, sintactice i
stilistice.
Particulariti lexicale
Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul
este folosit n comunicare gndurilor.
Una din condiiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles,
este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele
tratate.
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un termen
de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratata i poate
exprima ideea unei propoziii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn la
bordul unui vas se folosete expresia franco-bordul vasului. Alegerea cuvintelor cu grad
corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea
cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesigurana,
comoditate, lipsa de informaie precum i diferiilor factori de team (de a omite ceva, de a
divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte pretenioase i savante
cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz competena cu parada
cuvintelor.
Particulariti gramaticale
In redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de gramatica
limbii romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor
particulariti, i anume:

se folosete pluralul n loc de singular la pers. I, neconcordana ntre numrul real i cel
gramatical (se numete pluralul autoritii): V rugm s, Confirmm primirea ofertei
dv. ...; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II a se utilizeaz formele de
politee ale pronumelui personal dumneavoastr, care se acord cu predicatul la plural : Dv.
vei primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele
predicativ la singular: dv. suntei reprezentantul firmei.

se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii, prin
utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de sigurana i nu de

94

eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data .. n loc de se va livra sau pentru

numirea n funcie se numete n funcia de n loc de se va numi n funcia de .

se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: expoziia s-a deschis nu

expoziia a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza activ: se certific
vechimea n funcie..., se aplic regulamentul.... Aceste exprimri precizeaz c fapta sau
actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal.

gerunziul folosit la nceput de fraz; acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz

ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea: Mulumindu-v pentru
scrisoare, primii, Domnule asigurarea sentimentelor mele cele mai bune este greit.
Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz
destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegnd formula: Mulumindu-v pentru
scrisoarea dv., v rog s primii ..

se evita folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de ndrumare i

control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ: a se urmri ndeplinirea formalitilor
i viitorul cu valoare de imperativ Serviciul Personal va aduce la ndeplinire..., Vor fi
sancionai

abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n condiiile legii,

conform deciziei, n scopul obinerii).

frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi
(rezolvare, soluionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare
etc.) a prepoziiilor i conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive
personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil, etc.) i predominarea singularului
(nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul).
Particulariti de ordin sintactic
In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne, dar i n
acest domeniu exist anumite particulariti:

folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul i

determinanii s); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric.

construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la
confuzii, producnd greuti n nelegere;

nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd acest mod de

construcie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc de Marfa comandat de dv., pe
care am livrat-o la data de vom spune Marfa din comanda dv. nr., livrat la data de

introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza (din

cauz...) sau consecina (de unde rezult c...), a unor expresii precum Drept pentru care
am ncheiat procesul-verbal, n mod nemijlocit..., n mod obligatoriu.. (n loc de
nemijlocit, obligatoriu.
Particulariti stilistice

95

Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea,

concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea, naturaleea i
simplitatea.
Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale,
ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea stilului este urmrit
i pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare msur respectul
pe care l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n corespondena contribuie la
evitarea confuziilor i interpretrilor greite pe care ar putea s le provoace greelile
gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al
frazei. Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor
manuale nu este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorina de
perfecionare.
Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i
aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii, etc.); scrisoarea
poate fi folosit adesea ca documente n relaiile dintre parteneri.
Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n corespondena, n scrierea
documentelor este urmrit cu mult grij, ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situaii,
drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii prilor.
Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale
care nu au circulaie general sau care exprim aproximaii, nesigurana, nelesuri alternative.
Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea, multiplicarea,
lectura, etc, necesita cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur stilistic se poate realiza
prin fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe i prin folosirea obligatorie a
terminologiei de specialitate.
Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune dispozitivul
este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, Acest
calculator este foarte performant n loc de acest calculator este de foarte buna calitate i de
aceea prezint performante foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet.
Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis.
Orice omisiune duce la scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a
unitilor de msur oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de cte
ori este vorba de sume, cantiti, etc.
Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un
caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie
de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se fac n
coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctura afectiv.
Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al politeii
i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce sta n firea oricrui om civilizat. Nu costa i
poate aduce profit i alte beneficii. A spune mulumesc, va rog, apreciez, sunt
recunosctor, etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n
coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar i atunci
cnd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri. Folosirea
pluralului autoritii, al pronumelor de politee asigura aceste cerine.

96

Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei, este i trebuie s

fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s
scriem pentru a exprima i nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite).
Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i
ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor care prin
calitatea de a fi potrivita situaiei, contextului i destinatarului, produce reacia i rezultatul
dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia destinatarului, de ceea ce citete ele printre
rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul
unei scrisori de a produce anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii
tonului unei scrisori const n faptul c acesta este dependent i de percepia cititorului,
percepie care este strict individual.
Abrevieri folosite n corespondena oficial
Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete redactarea,
citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin i economie de
materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii, maini de scris, cartu, cerneal n cazul folosirii
imprimantei.
Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al
scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz.
Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de abrevieri n
text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i expresiilor pe care
le reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de destinatar.
In corespondena oficial se admit, n general, numai:
abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i
expresii din vocabularul obinuit.
abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate
specializat (bancar, financiar, contabil, matematic, fizic, etc.)
abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara noastr,
pentru scrisori ntocmite n limba romn.
Abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate
partenerilor externi.
Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul
nr. i nu Ord. nr.)
4.5. Elaborarea mesajului scris
Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene
ndelungate. Cei ce scriu trebuie:

s in seama de termenii de specialitate adecvai;

97

s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;

s aib un stil agreabil;

s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i
forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de adresare, greelile
gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o
imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i firmei pe care o reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz.
O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu
putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face
personal.
Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena
ndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile proiectarea i conceperea
scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, secretara va nota pe margine sau sub
textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile
altor scrisori trimise.
Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct i
amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide
de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existentei telegrafului i a telefonului, a telexului i
telefaxului, scrisorile oficiale continua s-i pstreze locul i importana lor.
In fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea
mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar
redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea
expeditorului i a destinatarului cunotinte care sunt incluse n tehnicile de redactare a
corespondenei n forma sa clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie deosebit, este
necesar o pregtire temeinica a acestor.
Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:
1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);
2) Documentarea consta n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului;
informaiile se pot obine prin:

studiul corespondenei deja existente;

folosirea documentaiei interne i externe;

consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac
obiectul mesajului respectiv;

folosirea jurnalului sau a agendei.

98

Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie,
modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc.
3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau
dezvoltat;
4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a
textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul
textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).
5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori
din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea
textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor), controlnd i corectnd greelile
gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.
6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi formatarea
i editarea (scoaterea la imprimant).
Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s
predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a
prezenta opere de art n loc de simple scrisori.

[1] Ion Toma, Ioana Dinca, Stilistic i compoziie, Ed. Niculescu, Bucureti 1998, p. 18.
4.6. Forma de prezentare a scrisorilor
n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmtoarele
cerine:

plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de acesta;

pstrarea unei margini fixe n partea stnga a colii de hrtie (3-3,5);

alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil

(2-2,5cm);
Pe lng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro. Nimic mai
obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s economisim hrtia. De
asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri sau pentru
ndosariere.

evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului;

99


dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de
rndurile din text, dac scriem la un rnd;

continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri;

distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s
intre pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii.

alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii.

Pentru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14 puncte pentru o

mai bun lizibilitate.

scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniate pentru scoaterea n eviden a unor
cuvinte sau poriuni de text;

structurarea enumerrilor n mod diferit:

prin liniue;

prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i textul)

1.

prin cifre;

a)

prin litere mici;

textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor
(dac este cazul)

eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de preuri, brouri,

etc.) cu menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful corespondenei (n partea stng
jos);

evitarea P.S. care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea
expeditorului;
n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:

forma bloc preferat de firmele americane;

forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca form derivat a formei
bloc este forma semi-bloc;
Este indicat folosirea unui singur model de aranjare n pagin (cel folosit n firm).
n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre paragrafe se
las spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate.

100

n forma dantelat (numit i forma indentat), unele elemente (expeditorul, formula de

introducere, etc.) sunt poziionate n marginea din stnga, iar n dreapta (nr. i dat, adresa
destinatar, semntura expeditorului, formula de ncheiere).
Primul rnd al fiecrui paragraf mare al mesajului propriu-zis este retras cu 8-10 intervale de
la linia marginal stnga.
Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat, rndurile
constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i semntura
plasate la dreapta, se scriu n forma bloc.
Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare firm
i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit.
De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul.
Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des
este folosit hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru copii i
numai n interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie se ntinde de la hrtia simpl,
reciclabil pn la hrtia satinat, marmorat sau lucrat manual. La alegerea hrtiei trebuie
s inem seama, de exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu ncrcat de multe aparate i
se ajunge de multe ori s se blocheze n aparat, acelai lucru este valabil i pentru greutatea
hrtiei. Unele imprimante, n special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100gr. De
asemenea, Pota Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii.
Respectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult dect
necesar n funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul plicului cu fereastr.
Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie
calitativ, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze
identificarea destinatarului.
Exist mai multe tipuri de plicuri:

plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n dou;

plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung;

plicuri dosar pentru coli A4 nempturite;

Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei)
imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa
destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:

adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar att din punct de vedere al
coninutului, ct i a firmei. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al firmei,
strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se expediaz n alte
ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei ctre un anumit
serviciu sau persoan. Ex: n atenia

101


adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele
firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic.

indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): personal,

confidenial, urgent, etc. care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n care adresa
expeditorului se afl pe verso) sau n stnga jos.

indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere
a corespondenei). Putem ntlni una din meniunile, par-avion, prin curier, recomandat, postrestant, etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea
expeditorului).
4.7. Elementele componente ale scrisorii
Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:

antet,

coninutul,

numrul i data,

formula de ncheiere,

referinele,

formula de salut,

adresa destinatarului,

semntura,

formula de salut,

referiri,

formula de adresare,

anexe.

obiectul scrisorii,

ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea
superioar pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n
subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect
plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i
informare i pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde:

elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat,
sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.);

denumirea societii;

forma sa juridic;

102

adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);

numrul de nregistrare la Registrul Comerului;

codul fiscal;

contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;

numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul

corespondenei cu partenerii strini);

numrul de fax;

e-mail-ul;

O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar nu

este indicat n orice situaie. De exemplu pentru corespondena protocolar pe invitaii la
dineuri i recepii, la felicitri se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei
i eventual numele celui care semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de limb
englez) adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din
punct de vedere potal (este important ca potaul s neleag unde s duc corespondena).
Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean
care se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind autorul
scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt; nu trebuie s ne
dm noi nine un titlu de politee: Domnul sau Doamna
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1
Nr. nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro
Exemplu de adres internaional a unei firme romneti de export:
IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureti 7000

103

ROMNIA
Telephone: (00401) 6477340
Facsimile: (00401) 7777775
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin
identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a
executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin, etc.) i st la baza clasrii numerice i
cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta
lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lui se
scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, data poate fi scris diferit n
corespondena n limba englez. Forma britanic este asemntoare celei romneti mai nti
ziua i apoi luna (16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi
ziua (january 16, 2002).
De asemenea, n cazul unor document, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul
de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele
locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu,
cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora.
n aceste condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligatorie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd din dat n partea
dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea
Ref. i include inialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de
problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat
sau registratur, numrul de dosar al contractului, etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar i
cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei
anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt
(pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
-

denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);

104

adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru
Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care
nu se pune virgul).
Cele mai utilizate forme de adresare sunt:
1)
unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie ne adresm cu numele su
complet. Numele va fi precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum i de
funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai
Popescu Director ASIROM S.A.
2)
unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei instituii,
ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi scris i la
sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n atenia
Directorului General / Serviciului Import Export;
3)

unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia.

Iat dou exemple des ntlnite n coresponden:

Domnului Nicolae Nicescu, Manager
SC DISING SRL
os. Mihai Bravu 45
Bucureti, Romnia
Sau
S.C. DISING SRL
os. Mihai Bravu 45, sector 3
Bucureti, Romnia
n atenia Directorului General sau
n atenia Serviciului Export
FORMULA DE SALUT (DE ADRESARE)
Plasat de la margine sau de la alineat, se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea creia i
este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhiei, cu att aceast inscripie va fi mai
evident fa de adres.
Se plaseaz aproximativ trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune
virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o
exprimm depinde de formula pe care am folosit-o anterior.

105

Forma cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o
responsabilitate vom aduga: Domnul primar, Domnule director, Domnule Ministru etc.
Exist funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate.
Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului unui ora
nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate acumula
mai multe responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade
universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci
cnd ne adresm rectorului unei universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru
un organism de ntrajutorare i corespondena se refer la aceast campanie, titlul de
preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va nelege natura textului pe care l va
citi .
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc
bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate
coleg).
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor, fie
de funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna
Ministru, Doamna Judector etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o
scrisoare n Frana sau Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s
respectm opiunea fiecruia.
Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi Stimai Domni,
Stimate Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei).
n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este Domnilor
urmat de :.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor
la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv
i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului
scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este
prezentat pe scurt n primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.
Cuprinde:

paragraful de introducere;

mesajul (sau cuprinsul);

ncheierea;

106

Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana
dintre rnduri la care este scris textul, obiectivul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu:
confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o
scrisoare anterioar, etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie
lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1)

Pentru scrisorile iniiale

Prin prezenta v informm c

v aducem la cunotin c
Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c
Avem plcerea de a v informa c
a v aduce la cunotin c
Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c
Ne folosim de acest prilej pentru
Obiectul scrisorii noastre este:

s v informm despre

s v anunm

s v avertizm de

s v atragem atenia n legtur cu

2) Pentru scrisorile de rspuns

Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de
Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din
Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de

107

Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data de

3) Pentru scrisorile de revenire

Revenim la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .
MESAJUL (CUPRINSUL)
Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile
mesajului trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat
i un ton corespunztor. Este recomandabil folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct,
fcnd obiectul unui paragraf separat.
Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu
necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia.
Exemplu:
Prin prezenta, se mputernicete Domnul pentru contractarea fondului de marf pe
semestrul II 2002 i concilierea restanelor n livrri.
n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode:

metoda direct motivare concluzie

ntruct mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona

metoda indirect concluzie motivare

Nu putem recepiona mrfurile, ntruct nu corespund calitativ

Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode const n
aceea c destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l determin s analizeze
n timpul citirii mai atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare).
De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere al stilului
(ton i impact):

pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii, darea de

instruciuni i explicaii),

pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri,
anunarea promovrii)

pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.)

108

Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau conine
elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare
sau cerere, refuzarea unei convenii etc.) .
n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea
destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie de importana care
se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se folosete
metoda direct, iar dac motivarea este simpl se folosete metoda indirect.
NCHEIEREA
ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n
mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de
continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n
care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori, etc.
Exemplu:
Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.
V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat
V rugm s primii/acceptai scuzele noastre
Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea fcut mai sus i
sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare.
De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se
anexeaz:
Anexm acestei scrisori
FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt:
V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente
V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai
bune sentimente ale mele.
De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de
ncheiere, aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre virgule.
V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
V rog s primii, Domnule Procuror cele mai respectuoase sentimente.

109

V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect.

V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea ntregii noastre stime.
Alte formule folosite:
Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut.
Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau pe o
scar ierarhic superioar.
Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la patron.
Cu sinceritate
Al dumneavoastr
Cu cele mai alese gnduri.
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi
omise.
n corespondena protocolar, diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula
final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele
de apreciere sau de deferen ale semnatarului.
SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului
compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia autorului,
urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se
dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna.
TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu
iniialele LS.
Elementele ocazionale sunt:

Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se
scriu sub numele destinatarului principal, n stnga.

Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie de
fracie (bar).

110

FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN

Lector univ. drd Maria PARIZA
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Universitatea Ovidius Constana
Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar
O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei
istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n
practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea
pn astzi:

meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai

vieii economico- sociale;

tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,

confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din

latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac
inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de
stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei
meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a
birocraiei, n Orientul antic [1] .
n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai
n comunicarea scrisa.
Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de
rare persoanele care tiau s citeasc.
Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea
secretului profesional.
Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi
considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu
nceputurile scrierii.
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de
comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3]
In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin
apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca
de secretariat capt contururile specializrii.

111

Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena

monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a
sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar
i de eviden a circulaiei documentelor scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile
administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de
imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu
aceea de dactilograf.
Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut
brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile
ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu
a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate
de sexe. [4]
n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de
femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n
domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. [5] Se contureaz, astfel, noi
cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot
la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele
informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia,
ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de
baz, secretariatul.
n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor
informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele
secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii
tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele
actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de
citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date;
utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor
de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie
internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n
relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot
mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind
nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s
gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare
a informaiei i de comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de
opinie: [6]
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c
n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului
calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va
ajunge s suplineasc rolul secretarei;

112

b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n
continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional
actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun
cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale.
Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i
oricum.
n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii,
echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan.
1. Funciile secretariatului modern
Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme,
indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe
lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de
rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin
unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un
document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate
operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor
prelucrate.
Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea
structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al
secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a
secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii
manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe
elemente:

degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind,

astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;

creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte

operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;

asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu

deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;

contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din

cadrul firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:

Funcia de tratare a informaiilor;

113

Funcia de documentare;

Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii;

Funcia de asistare direct a managerului;

Funcia de reprezentare.

n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie n
parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i
tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice, tehnice i
sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a
procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic, o serie de activiti pe care le vom trata
distinct n exercitarea unei funcii, sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei profesiuni.

[1] Giovannini GIORANNINI, (ed .) De la silex la siliciu : Istoria mijloacelor de comunicare n

mas. Bucureti : Editura tehnic, 1989, p. 5-70 ; Marin AIFTINCA, Babilonul informaiei :
Ctre o nou ordine internaional n domeniul comunicrii i informaiei Bucureti : Editura
politic, 1987, 286 p.
[2] n limba romn termenul a fost preluat sub forma grmtic i a circulat cu sensul de
secretar sau scriitor ntr-o cancelarie domneasc.
[3] Ovidiu NICOLESCU; Ion VERBONCU, Evoluia managementului pe plan mondial.
n: Management, Bucureti, Editura economic, 1999, p. 63-74
[4] Virginia VEDINAS, Elemente de protocol, Bucureti, Lumina Lex, 2000, p.78-90.
[5] Susan VINNICOMB; Nina COLWILL L, Femeile n management, Bucureti , Teora, 1998.
[6] Ibidem, p. 83.

I. FUNCIA DE TRATARE A INFORMAIEI

1.1. Rolul secretariatul n sistemul informaional al organizaiilor

Noiunea de informaie, n activitile administrative, nu trebuie confundata cu cea
de informaie tiinifica, care constituie baza unei cercetri.
La nivelul organizaiilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrie o
cerere, un raport, elibereaz o chitana, o schia etc. emite informaii. De asemenea, un
termometru care indic temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care
tiprete rezultatul unui calcul, emit informaii. Se poate observa, deci, c informaiile n

114

sensul pe care l-am menionat, pot fi generate de un emitor uman dar i de ctre un
dispozitiv programat de om. Valorificarea informaiei pentru desfurarea activitilor
administrative se face n urmtoarele etape succesive:

Culegerea informaiilor adic recepionarea planificat, urmrind un anumit scop;

Prelucrarea informaiilor presupunnd totalitatea transformrilor la care sunt

supuse mesajele recepionate, n aa fel nct, s rezulte informaii distincte de cele
recepionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un funcionar va ntocmi
documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informaii noi, fa de datele
recepionate; prelucrri de informaii sunt i diversele calcule matematice pe care le
efectueaz calculatorii umani sau mainile de calcul. n general, prelucrarea informaiilor
constituie partea cea mai complex i subtil dintre etapele procesului informaional.

Stocarea informaiilor (sau memorarea) este operaia prin care o cantitate de

informaii este nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast informaie
poate fi recepionat de mai multe ori, fiind conservat, n funcie de necesiti sau
importan, pentru perioade mai scurte sau mai ndelungate de timp.
Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele procese informaionale.
Pentru a fi valorificate, informaiile trebuie s circule. Schimbul de informaii n interiorul
organizaiilor sau ntre organizaii este denumit comunicaie. Procesele
comunicaionalecuprind fazele de predare, transmitere i primire a informaiilor.
In orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la ntmplare ci sunt
strns intercolerate, constituind sistemul informaional al unei organizaii.
Orice angajat, implicat n activitile de birou, trebuie s cunoasc proveniena informaiilor
pe care le culege, natura informaiilor, avantajele i dezavantajele metodelor i mijloacelor
de prelucrare, direcia de transmitere i rolul lor n sistem.
Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cu
informaiile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organizaiei. Gradul
de complexitate, al activitilor specifice procesului informaional, variaz n funcie de
complexitatea activitii de management, a deciziilor i aciunilor ntreprinse de managerul
cruia i este subordonat secretariatul.
Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de ctre
specialiti n domeniu, se consum astfel:

primirea de informaii 23 %

luarea de decizii 41%

dare de dispoziii 1%

schimb de informaii 4%

115

elaborare de informaii 4%

executare de lucrri 5%_

confirmare decizii 8 %

explicaii, ndrumri 14%

In aceste condiii, se poate afirma c informaia constituie o resurs fundamental a

procesului de management pentru atingerea obiectivelor organizaiei.
Sistemul informaional al organizaiilor asigur coeziunea sistemului de conducere.
Informaia circul pe canale formate de legturi ierarhice i funcionale materializate de
structura organizatoric a unitii. Din sistemul informaional face parte i sistemul de
comunicaii prin care se pun n contact sursele de informaii prin intermediul reelelor.
1.2. Tipologia circuitelor informaionale la nivelul secretariatului
In sistemul informaional al organizaiilor, secretariatele manageriale se constituie ca
adevrate centrale de comutaie a informaiilor, unde acestea converg din toate prile
ntreprinderii i din exterior.
O structurare orientativ circuitelor informaionale specifice biroului de secretariat, s-ar
prezenta astfel [1] :
A) n secretariate se constituie un important canal informaional n relaiile ierarhice directe
cu conducerea, n sensurile:

de la conducere spre secretariat

circuit informaional linear i descendent;

se concretizeaz prin dispoziii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu
indicaii pentru efectuarea unor lucrri, rezoluii pe acte, pe scrisori, solicitri de legturi
telefonice, etc.

de la secretariat spre conducere

circuit informaional ascendent i linear;

se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentru

stabilirea contactelor telefonice, anunarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere,
prezentarea corespondenei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc.
B)
Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informaiei ce se
desfoar ntre conductor i subsistemul condus:

circuit ascendent n etapa premergtoare deciziilor, furniznd conducerii informaiile

obinute de la diferite compartimente ale organizaiei, eventual selectate prin tehnici

116

specifice.

circuit descendent prin care conducerea organizaiei, n exercitarea funciei de

comand, emite decizii de organizare, coordonare i execuie ctre subsistemul condus;
acestea se concretizeaz prin ordine, dispoziii, circulare, redactate i transmise de ctre
secretariat.

circuit ascendent n cursul executrii deciziilor, adic informaiile de control prin care
conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin de
dri seama, rapoarte, pontaje i alte situaii sintetice. Este faza de retroaciune (feed-backul) n exercitarea funciei ce control i evaluare.
C) Secretariatul este o central de comutaie a informaiilor pentru informaiile care intr
din mediul extern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies din organizaie spre
mediul extern. Orice organizaie are relaii cu mediul economico-social: organe financiare,
bancare, organizaii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agenii, sucursale), alte
organizaii i parteneri de afaceri. Comunicrile oficiale se desfoar cu preponderenta prin
scrisori, chiar dac ntr-o faz iniial se poart eventuale comunicri verbale.
D) Circuit informaional orizontal i linear se stabilete ntre diferite compartimente de
secretariat, n cadrul relaiilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organizaiei permit
astfel de structuri.
Experiena practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea
direcionat a informaiilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat.
Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiuni care
sunt n general:

logice (sortare, clasare, grupare);,

intelectuale (redactare de texte, traduceri);

de prezentare (nscriere simpla, imprimare special, afiaj, etc.).

-administrative (ndosarieri, setri, tampilri etc.).
In vederea uurrii activitii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i
automatizate.
Tratarea eficienta a informaiei scrise specifice activitii de secretariat este condiionata de
o serie de factori, dintre care cei mai importani ar fi:

gradul de pregtire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i tehnicilor de

lucru;

gradul de implicare n domeniul n care activeaz managementul;

gradul de stpnire a mijloacelor tehnice de tratare a informaiei;

117

gradul de adaptare la ritmuri variate de munc.

Organizaiile genereaz o mulime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate

economic, administrativ social, cultural sau tiinific, apare nti ca idee, apoi se
concretizeaz treptat n documente care adeveresc, constat sau preconizeaz fapte.
Documentele scrise sunt utilizate, n proporie ridicat, i pentru comunicarea cu persoane
din interiorul sau din afara organizaiei. Dincolo de situaiile n care comunicarea scris este
absolut necesar, n practic se nregistreaz aa numitul mit al hrtiei. Sistemele de
computere genereaz o mulime de hrtii iar copiatoarele omniprezente ncurajeaz
reproducerea documentelor ntr-o larg distribuie, avnd n vedere uurina cu care
acestea pot fi obinute. Conform unor investigaii, n acest sens, n economia
german [2] prin anii 1997, mai mult de 80 % din totalitatea informaiilor erau memorate
pe hrtii i nu puteau fi accesate dect manual, iar 20% se gseau sub form structurat,
memorat electronic.
Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informaii Informaiile de pe
hrtii pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile. Aceste
procedee sunt ns posibile numai n unele domenii de activitate, cum ar fi ntreprinderile
care au baze de date structurate, referitoare la clieni i la modalitile de facturare
corespunztoare i care nlocuiesc formularele de hrtie cu documente electronice. n acest
sens, putem meniona bncile, societile de asigurri generale i de sntate, societi de
telefoane etc.
In principal, tratarea informaiei n secretariate presupune:

activiti cu corespondena organizaiei;

reproducerea de texte sau scrierea dup dictare;

traducerea documentelor.

Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul corespondenei.

1.3. Activitatea cu corespondena
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai
multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau persoane
fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre persoane
juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic.
Sfera corespondenei oficiale este larg i cuprinde probleme cu coninut juridic, economic,
organizatoric, administrativ, diplomatic etc.
Pentru exercitarea acestei activiti trebuie respectare anumite principii:

evitarea corespondenei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate

118

prin contact personal sau telefonic;

promtitudinea rspunsurilor

operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei.

In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice comunicaia prin

coresponden clasic predomin n viaa organizaiilor.
Factorii care stau la baza meninerii acestei forme de comunicare se justific astfel:

consemnarea scriptic a unei activiti cu elementele de autenticitate (tampile,

isclituri) au valoare probatorie juridic, deci, putere de convingere mai mare n relaiile
oficiale ale organizaiilor;

constituie o baza de nregistrri contabile;

expeditorul i destinatarul au n fata texte identice;

elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i

structurarea ideilor ;

comport un anumit ascendent al emitorului fa de receptor;

scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota
electronic);

permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui

ciclu de coresponden ce oglindete naterea, modificarea sau stingerea unor relaii ntre
persoane juridice i persoane fizice;

prin constituirea unui fond arhivistic, corespondena poate deveni o surs de

documentare.
In ceea ce privete dezavantajele comunicrii scrise, putem enumera:

depersonalizarea comunicrii prin eliminarea relaiei directe ntre participani;

consum ridicat de energie uman n prelucrarea informaiei, cu implicaii asupra

multiplicrii posturilor din structura organizatoric;

costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hrtie,
mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de conservarea n
dosare i spaii special amenajate;

prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o serie
de costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n mediu.

119

1. 3.1. Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena

A) Operaiuni cu corespondena primit
Verificarea corespondenei este operaiunea necesar pentru a constata eventuale
greeli de expediie, dac numrul scrisorilor corespunde cu cele scrise n condica de
expediie sau dac sunt n stare bun.
Semntura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie
lizibil.
In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan. Indiciile n
acest sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, srme ataate, urme de ulei sau de
grsime pe ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, miros de migdale sau o gaur
de ac n ambalaj.
Se recomand, ca n astfel de situaii, s se aeze pachetul pe o suprafa plan, ct mai
departe de birou i s nu se deschid pn la verificarea acestuia de ctre persoane
competente n astfel de situaii.
Deschiderea plicurilor se face, n general de ctre secretar, numai dac exist acordul
conducerii n acest sens.
Recomandri:
nainte de deschidere, se grupeaz n teancuri distincte scrisorile recomandate (se
semneaz de primire), private (confideniale, personale), cele marcate Urgent, alte
scrisori adresate firmei i, eventual, scrisori

Adresate greit.

Scrisorile marcate urgent vor fi deschise cu prioritate;

Nu se deschid scrisorile care poart meniunea Personal strict secret, Strict personal

Verificarea coninutului scrisorii dup deschidere

Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii;

Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens, nainte de
distribuire;
Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic imediat
expeditorului aceast problem;

Filele anexei se prind mpreun cu scrisoarea;

Plicul se prinde de scrisoare n urmtoarele situaii: a) dac scrisoarea nu are adresa

expeditorului; b) dac adresa menionat n interior nu este identic cu cea de pe plic; c)

120

dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, spre a se constata
cauza ntrzierii prin verificarea tampilei potei;
Sortarea corespondenei primite
Dup deschiderea plicurilor, corespondena se sorteaz n trei grupe: a) cele care necesit
atenia conducerii; b) cele care necesit atenia altor persoane din organizaie; c) cele care
necesita atenia secretariatului.
Pentru uurarea operaiunii de distribuire a corespondenei, de o deosebit utilitate s-au
dovedit etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu.
Datarea i aplicarea tampilelor de nregistrare
Menionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmtoarele motive:

constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din
cauza primirii cu ntrziere a documentului;

data sosirii este o posibilitate de amplasare n timp, n cazul folosirii ulterioare a

scrisorii;
Data se va amplasa, pe ct posibil, ntotdeauna n acelai loc, adic sub data de origine a
expeditorului pentru scrisori i sus n dreapta pe prima pagin, pentru corespondena ieit
ca rspuns sau din oficiu.
nregistrarea corespondenei n Registrul de Intrare-Ieire
Aceast operaiune se efectueaz conform instruciunilor de aplicare a Legii Arhivelor
Naionale nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Evidena documentelor (nota de trimitere la
Arhivistic).
Repartizarea corespondenei pe compartimente
In prealabil, se face o selecie a scrisorilor oficiale de cele personale i se aeaz n ordinea
importantei.
Dac mai multe persoane trebuie s ia cunotin de coninutul unei scrisori se procedeaz
astfel:

se face un duplicat al scrisorii

se ntocmete un tabel cu urmtoarele elemente: primitor, semntura, data

tabelul se transmite fiecrei persoane nsoit de scrisoare, fiecare semnnd de

primire.
Avantajele sistemului:

121

scrisoarea original rmne la secretariat, evitndu-se pierderea sau deteriorarea;

- prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate
mai uor compartimentele n care a fost reinut mai mult timp.
Alte posibiliti:

secretariatul trimite cte o copie a scrisorii ctre toate compartimentele, dup

aplicarea rezoluiei de ctre conductor;

secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumit

compartiment.
B) Operaiuni cu corespondena expediat
Scrisorile expediate de organizaii pot fi:
-

rspunsuri la scrisori primite

- scrisori expediate din iniiativa organizaiei cunoscute sub denumirea de coresponden

din oficiu.
Corespondena poate s provin din toate compartimentele organizaiei.
Dac soluionarea unei corespondene primite comport o perioad mai ndelungat de
timp, organizaia expeditoare trebuie anunata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se
explica motivul ntrzierii i termenul prevzut pentru rspunsul definitiv.
Indiferent de metoda folosit, secretariatul mai are urmtoarele responsabiliti:

s anune termenul la care trebuie s rspund;

s vegheze asupra respectrii termenului i obinerii ciornelor pentru dactilografiere.

Redactarea corespondenei
Situaii:
a) Scrisoarea este conceput de manager.
In aceast situaie, secretariatul va asigura documentaia necesar (scrisoarea primit i
alte date sau informaii legate de coninutul scrisorii expediate.
b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente

secretariatul va procesa scrisoarea n forma final i o va multiplica n numrul de

exemplare cerute; poate interveni n corectarea eventualelor greeli de formulare sau de
ortografie, gramatic sau punctuaie;

122

va verifica i va ataa anexele la scrisoarea corespunztoare;

c) Scrisoarea este conceput de secretariat

n cazul corespondenei de rspuns, se analizeaz rezoluia i dispoziia primit, se

consult corespondena anterioar i documentaia la care se refer;

n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de coresponden,
se adun i se studiaz actele normative sau alte documente care reglementeaz problema
ce constituie obiectul scrisorii, se culeg informaii de la serviciile de specialitate i de la cei
n drept, dac e cazul (manager, consilier juridic, efi de compartimente).

se ntocmete ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre avizare

personalului de specialitate.

se dactilografiaz sau proceseaz corespondena; se verifica identitatea ciornei cu

materialul dactilografiat i se face corectura eventualelor greeli sau omisiuni.
- Introducerea corespondenei n mapa managerului i prezentarea la semnat.
Corespondena de rspuns se prezint n mapa nsoit de corespondena de baz.
- tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea de ctre cei n drept i numai
de ctre persoana nsrcinat cu pstrarea tampilei. tampila se aplic pe semnturile
autorizate.
nregistrarea corespondenei n Registrul de eviden la rubrica Ieiri i aplicarea datei i
numrului de nregistrare pe fiecare scrisoare expediata.
- Scrierea adresei pe plic
Distribuirea rapid a corespondenei depinde de scrierea corect a adresei care trebuie s
cuprind elementele: numele destinatarului; numele strzii; i numrul; numele localitii;
oraul cu oficiul potal; numele judeului/ districtului; codul potal; ara.

Se noteaz fiecare element al adresei pe un rnd, separat;

Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire
de taxe sau stampila potei ;

Se scrie codul potal n partea de jos a adresei;

Se scrie orice meniune special, ca de exemplu: Personal, Secret, In atenia ,

separat de adresa, de obicei la dou spaii albe de numele destinatarului;
meniunea Urgentse va scrie pe plic n dreapta i dedesuptul adresei;

Se verific dac timbrele corespund cerinelor potei

123

Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii nainte de mpturire.

- mpturirea i introducerea scrisorilor n plic

Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie n
partea de sus;

Se evit mpturirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus n plic.

- Introducerea anexelor n plicuri

Anexele de mrimea scrisorii se mpturesc simplu, mpreun cu scrisorile;

Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se prind de
scrisori. Se mpturete anexa, se mpturete scrisoarea i se introduce anexa n ultima
mpturire a scrisorii;

Anexele mai mari dect scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) se expediaz
n plicuri mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mai mic, care
poate fi sigilat sau nu, n funcie de cerine, i introdus n plicul mare;

Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n colul de sus, stnga.
Dac sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra.

Plicurile sunt repartizate i legate n pachet dup criteriile de expediere: a) cu adrese

n aceeai direcie; b) recomandate; c) strintate
- Expedierea corespondenei prin pot
In organizaiile mari, se ocupa de primirea i expedierea corespondenei, serviciul de
registratura.
Modalitile de expediere a corespondenei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu ajutorul
curierilor.
Alegerea uneia sau alteia dintre aceste ci se face n funcie de distana pn la destinatar,
de importana scrisorii, de costul expedierii .a.
Pentru expediere se ntocmesc borderouri de expediere, dup urmtorul model (vezi
model).
Borderou de expediie nr.

Nr. Nr.
Data
crt. nregistrare

Destinatar

Localitatea Greutatea Taxa

(lei)

124

Nr.
recipis

Asemenea borderouri se ntocmesc separat pentru urmtoarele situaii:

scrisori simple loco;

scrisori recomandate loco;

scrisori simple alte localiti;

scrisori recomandate alte localiti;

scrisori simple pentru strintate;

scrisori recomandate pentru strintate.

Pot fi stabilite i alte categorii n funcie de specificul activitii organizaiei.

Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru descrcarea funcionarului
responsabil cu aceast problem, de sumele sau timbrele potale ce i-au fost ncredinate.
Borderoul se ntocmete zilnic cnd exist coresponden de expediat prin pot.
Toate scrisorile primite i expediate de o instituie ntr-o zi, se numesc pota zilei.
In cazul expedierii corespondenei prin curier se folosete Condica de expediie cu
urmtoarele rubrici (vezi tabel).

Nr. crt. Data

Nr. de
nregistrare

Destinatar

Nume i
penume

Semntura

Expediia prin curier se practic n aceeai localitate.

Condica de expediie este un instrument de eviden i control asupra micrii
corespondenei i actelor. Poate fi folosit n acelai scop pentru distribuirea i circulaia
actelor i n cadrul organizaiei, ntre compartimente.
Dup expedierea corespondenei se sorteaz copiile i sunt transmise compartimentelor
de resort, iar corespondena secretariatului se ordoneaz n dosare.

[1] Lucreia Preotesiu, Corespondena i tehnica secretariatului: manual pentru licee

125

economice, Bucureti, Edit. Didactic i pedagogic, 1998, p. 40.

[2] Margit REUTER; Claudia BEHRENS, Manual de secretariat i asisten managerial.
Bucureti, Editura tehnic, 1999, p.101.

1.4. Reproducerea documentelor

Tratarea informaiei scrise presupune aplicarea ntregii game de tehnici specifice de secretariat,
precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea documentelor
sub forma de date, texte, imagini schematice.
Pe lng coresponden, n secretariate se reproduc o serie de documente, cu coninut i
frecven variabil. Unele intr numai n sfera de atribuii a managementului sau a altor
compartimente iar secretariatul se implica numai n reproducere, nu i n conceperea textelor.
Altele sunt ntocmite i de secretariat, eventual dup modele, n funcie de gradul de
responsabilitate pe carel implic.
Putem enumera, astfel:

adresele cele mai simple materiale de coresponden care conin, de regula, 23 fraze
i se folosesc pentru nsoirea unor materiale mai ample, sunt ntocmite de secretariat;

notele interne adresate personalului din cadrul organizaiei sunt ntocmite redactate i
difuzate de secretariat;

instruciunile sunt reproduse de secretariatul;

drile de seama sunt ntocmite de manageri, efi de departamente sau compartimente

i reproduse de secretariat;

procesele verbale sunt ntocmite de comisii de specialitate i reproduse de secretariat;

informrile sunt ntocmite de diferii angajai i reproduse de secretariat;

rapoartele i referatele implic secretariatul numai n reproducere, atunci cnd nu

privesc problemele acestuia.
Alte materiale care se reproduc n secretariate pot fi materialele manifestrilor colective:
invitaii, programe, afie, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc.
De asemenea, secretariatul are sarcina de ai prezenta conductorului rezumatele diferitelor
materiale care sunt prea vaste, n scopul degrevrii managerului de lectura. Managerul poate
mai eficient dac secretariatul ii examineaz minuios documentele nainte de a intra n posesia
acestora spre a nltur problemele care nu sunt presante n lista de prioriti. Un astfel de
demers presupune cunoaterea unor tehnici de lectur i capacitate de sintez.
1.5. Traducerea documentelor

126

Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat constituie
o atribuie a secretariatului. n mod curent, n organizaiile care au relaii de colaborare cu
parteneri strini, una dintre cerinele obligatorii, privind ocuparea funciei de secretara o
constituie i cunoaterea a 12 limbi de circulaie internaionala. Sarcinile sale, n acest sens,
sunt limitate la traducerea corespondenei, la participarea n cazul unor negocieri sau
ncheierea unor contracte sau n cazul unor comunicri directe.
In cazul unor reuniuni internaionale care implic responsabiliti mari, de natur protocolar,
economic, publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate.

1.6. Tratarea automatizat a informaiilor

Partea sistemului informaional, n care informaiile sunt tratate cu mijloace automatizate, se
numete sistem informaie de birou sau sistem birotic [1] .
Birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i exploatare a informaiei din
perspectiva muncii de birou.
Aplicaiile biroticii se ncadreaz n trei categorii:

Birotica autonom care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea i

arhivarea acestora;

Birotica de transmisie care permite schimbul de informaii de la un post la altul, dar

fr ca postul receptor s poat automat s recupereze informaia primit, pentru a o
transforma dup interesul sau.
Cuprinde: telefonul, faxul, bncile de date, arhivrile pe discuri optice.
Birotica de comunicaie pe care o vom aborda n subcapitolul urmtor.
Mijloacele de tratare automatizat a informaiei iau gsit ecou larg n activitile birourilor de
secretariat, unde predomina activitile de rutin, mari consumatoare de timp.
Beneficiile aduse de domeniul biroticii, n activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel :

modul simplu de prelucrare i ntreinere a informaiilor pentru toate tipurile de

informaii (documente, date structurate, termene etc.);

mbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor informaiilor

necesare i existente;

scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i

ateptare, ca i prin scurtarea datelor de prelucrare;

accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date pentru

cutare direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibiliti de

127

accesare a documentelor arhivate dup coninutul acestora, posibilitatea cutrii n hiper

text);

reutilizarea direcionat a informaiilor (de pild, pentru evaluri, redactarea de

scrisori n serie);

calitatea mai nalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin

asigurarea actualitii documentelor sau datelor folosite.
1.6.1. Prelucrarea automatizat a textelor
Prelucrarea textelor, dup cum am menionat, ocup n continuare o mare parte din timpul
secretariatului.
Evoluia merge univoc de la maina de scris spre computer, n special, n prelucrarea textelor,
datorit posibilitilor extinse de concepie.
Astfel:

toate formatrile pot fi introduse i modificate rapid;

se poate stabili i implementa uor un anumit tip de scrisoare pentru ntreaga

ntreprindere, aceasta constituind o contribuie importanta pentru Identitatea organizaiei;

textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminnduse rescrierile;

se pot introduce, decupa i muta sau copia poriuni de text n alte locuri;

textele pot fi memorate (n memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta), putnd astfel
s fie memorate i regsite;

salturile la rnd nou i la pagina noua pot fi efectuate automat;

datorita programelor de verificare ortografica pot fi gsite i corectate rapid greelile de

ortografie i cele de tastare;

programele de separare n silabe uureaz separarea corect a cuvintelor la sfritul

rndurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme n dreapta
acestuia);

existenta dicionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor, oferind

alternative;

ofer posibilitatea prelucrrii combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice,

imagini, calcule, mai rapid, mai uor i mai plcut prin prezentarea vizual.
Avnd n vedere faptul c, reproducerea textelor rmne n continuare o sarcin important a
secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz n aceste birouri.
1.7. Comunicaia birotic

128

O alt categorie de aplicaie a biroticii o constituie i Birotica de comunicaie sau comunicaia

birotic.
In acest form de comunicaie, receptorul poate asigura toate funciile emitorului, adic:
poate recupera automat informaiile primite; le poate transforma dup interesul su.
Comunicaia birotic a fost posibil o dat cu apariia de noi medii, prin care tehnologii odat
separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic i cea a comunicaiilor, au putut
fi interconectate odat cu apariia calculatoarelor multimedia [2] .
Cuprinde: mesageria electronic, Intranetul i Internetul.
Conectarea Internetului n reelele locale i publice deschide alte posibiliti de informare de o
nsemntate deosebita i n birourile secretariatelor.
Introducerea tehnicilor moderne de comunicaie birotica constituie o necesitate n secretariate,
oferind posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe, a prelucrrii, si
distribuirii direcionate a informaiilor.
In realizarea posibilitilor de comunicaie birotic, un rol important l are infrastructura tehnica
informatica i conlucrarea componentelor tehnice.
In organizaiile mari se extind aa numitele Sisteme client server, clienii reprezentnd
computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele server centrale (Internet) sau
locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea ntreprinderilor. Tranzaciile de
afaceri i procesele de comunicaie se realizeaz tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are,
desigur, consecine enorme i asupra cerinelor profesionale ale angajailor.
Internetul este o reea de computere, cu ramificaii mondiale, n care sunt interconectate
circa 60 000 de reele i mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai
cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizeaz
integrarea diferitelor servicii la acelai nivel i dispune de capacitatea de a genera i de a
utiliza documente hipermedia.
Tehnologiile Internet ului se pot folosi i n interiorul ntreprinderilor, formnduse aa
numitele Intraneturi.
La realizarea aplicaiilor Intranet, firmele ncep de obicei cu informaiile generale, precum:
rapoartele de afaceri, comunicatele de pres, informaiile pentru prezentare, listele de
telefoane, descrierile de proiecte, informaii despre concurenta, ofertele interne de posturi etc.
Avantajele reelei de calculatoare sunt mult mai evidente n marile organizaii. Pentru birourile
care desfoar procese informaionale care implic mai multe locuri de munc, au fost create
pachete de programe pentru lucrul n grup (Groupware). Acestea ofer o ans real pentru
comunicaia eficient, avnd n vedere faptul c, mai multe persoane, participa la ndeplinirea
unei sarcini.
Programe care sau dovedit foarte eficiente pentru lucrul n grup funcioneaz pe principiul
potei electronice (Electronic Mail).

129

Fiecare utilizator final conectat dispune, n acest caz, de o cutie potal electronic (Mailbox,
Telebox) pentru primirea textelor.
Funciile principale ale acestui sistem sunt:

primirea corespondenei;

trimiterea de mesaje;

confirmarea automat a primirii corespondenei;

memorarea de documente i de mesaje;

compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;

distribuirea corespondenei electronice.

In aceste codiii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea n comun
a unor sarcini intelectuale comune.
1.7.1. Aplicaiile potei electronice n secretariate
Secvenele de activiti n care secretariatele pot aplica principiile Emailului pot fi:

pregtirea edinelor sau a altor manifestri de grup ;

punerea de acord n informri curente;

difuzarea informaiilor generale pentru angajai (Avizier electronic);

planificarea i coordonarea unor proiecte comune;

coordonarea unor termene;

In acest capitol, am insistat numai asupra posibilitilor de aplicaie a comunicaiei birotice n

cazul exercitrii funciei de tratare a informaiei. Asupra altor posibiliti de comunicaie
birotic n exercitarea altor funcii ale secretariatului, vom reveni n capitolele respective
1.7.2 Internetul n secretariate. Poteniale de aplicare
Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informaii i comunicare global. n scop
orientativ, pentru secretariate, sar putea recomanda:

procurri de informaii (informaii hipermediu prin WWW, transfer de baze de date,

citirea de tiri);

afaceri online (rezervri calatorii, cumprturi electronice, operaiuni bancare

electronice);

130


publicare (marketing de produse, relaii publice, oferte de locuri de munca), comunicare
(EMail, E Fax, telefon, conferine).
1.7.3 Utilitatea comunicaiei birotice moderne
Prin utilizarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale se poate creste eficienta
economica n birouri i n administraie.
Tehnologiile informaionale i comunicaionale aduc o contribuie important la creterea
capacitii de prestaie, n cazul muncii de birou (n special n cel al secretariatului).
In general, prin utilizarea telecomunicaiilor, n activitatea birourilor se urmrete: sporirea
eficientei muncii; avantaje de timp i costuri; intensificarea relaiilor cu clienii. mplinirea unor
astfel de deziderate, n viaa birourilor este foarte important, pentru orice ntreprindere,
pentru a asigura pstrarea competitivitii i succese economice remarcabile.

[1] Vezi capitolul Birotica din prezentul volum.

[2] Ionel ENACHE , Birotica, Credis, Bucureti, 2001, pp. 4749.
1.4. Reproducerea documentelor
Tratarea informaiei scrise presupune aplicarea ntregii game de tehnici specifice de secretariat,
precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea documentelor
sub forma de date, texte, imagini schematice.
Pe lng coresponden, n secretariate se reproduc o serie de documente, cu coninut i
frecven variabil. Unele intr numai n sfera de atribuii a managementului sau a altor
compartimente iar secretariatul se implica numai n reproducere, nu i n conceperea textelor.
Altele sunt ntocmite i de secretariat, eventual dup modele, n funcie de gradul de
responsabilitate pe carel implic.
Putem enumera, astfel:

adresele cele mai simple materiale de coresponden care conin, de regula, 23 fraze
i se folosesc pentru nsoirea unor materiale mai ample, sunt ntocmite de secretariat;

notele interne adresate personalului din cadrul organizaiei sunt ntocmite redactate i
difuzate de secretariat;

instruciunile sunt reproduse de secretariatul;

drile de seama sunt ntocmite de manageri, efi de departamente sau compartimente

i reproduse de secretariat;

procesele verbale sunt ntocmite de comisii de specialitate i reproduse de secretariat;

informrile sunt ntocmite de diferii angajai i reproduse de secretariat;

131


rapoartele i referatele implic secretariatul numai n reproducere, atunci cnd nu
privesc problemele acestuia.
Alte materiale care se reproduc n secretariate pot fi materialele manifestrilor colective:
invitaii, programe, afie, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc.
De asemenea, secretariatul are sarcina de ai prezenta conductorului rezumatele diferitelor
materiale care sunt prea vaste, n scopul degrevrii managerului de lectura. Managerul poate
mai eficient dac secretariatul ii examineaz minuios documentele nainte de a intra n posesia
acestora spre a nltur problemele care nu sunt presante n lista de prioriti. Un astfel de
demers presupune cunoaterea unor tehnici de lectur i capacitate de sintez.
1.5. Traducerea documentelor
Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat constituie
o atribuie a secretariatului. n mod curent, n organizaiile care au relaii de colaborare cu
parteneri strini, una dintre cerinele obligatorii, privind ocuparea funciei de secretara o
constituie i cunoaterea a 12 limbi de circulaie internaionala. Sarcinile sale, n acest sens,
sunt limitate la traducerea corespondenei, la participarea n cazul unor negocieri sau
ncheierea unor contracte sau n cazul unor comunicri directe.
In cazul unor reuniuni internaionale care implic responsabiliti mari, de natur protocolar,
economic, publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate.

1.6. Tratarea automatizat a informaiilor

Partea sistemului informaional, n care informaiile sunt tratate cu mijloace automatizate, se
numete sistem informaie de birou sau sistem birotic [1] .
Birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i exploatare a informaiei din
perspectiva muncii de birou.
Aplicaiile biroticii se ncadreaz n trei categorii:

Birotica autonom care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea i

arhivarea acestora;

Birotica de transmisie care permite schimbul de informaii de la un post la altul, dar

fr ca postul receptor s poat automat s recupereze informaia primit, pentru a o
transforma dup interesul sau.
Cuprinde: telefonul, faxul, bncile de date, arhivrile pe discuri optice.
Birotica de comunicaie pe care o vom aborda n subcapitolul urmtor.
Mijloacele de tratare automatizat a informaiei iau gsit ecou larg n activitile birourilor de
secretariat, unde predomina activitile de rutin, mari consumatoare de timp.

132

Beneficiile aduse de domeniul biroticii, n activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel :

modul simplu de prelucrare i ntreinere a informaiilor pentru toate tipurile de

informaii (documente, date structurate, termene etc.);

mbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor informaiilor

necesare i existente;

scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i

ateptare, ca i prin scurtarea datelor de prelucrare;

accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date pentru

cutare direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibiliti de
accesare a documentelor arhivate dup coninutul acestora, posibilitatea cutrii n hiper
text);

reutilizarea direcionat a informaiilor (de pild, pentru evaluri, redactarea de

scrisori n serie);

calitatea mai nalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin

asigurarea actualitii documentelor sau datelor folosite.
1.6.1. Prelucrarea automatizat a textelor
Prelucrarea textelor, dup cum am menionat, ocup n continuare o mare parte din timpul
secretariatului.
Evoluia merge univoc de la maina de scris spre computer, n special, n prelucrarea textelor,
datorit posibilitilor extinse de concepie.
Astfel:

toate formatrile pot fi introduse i modificate rapid;

se poate stabili i implementa uor un anumit tip de scrisoare pentru ntreaga

ntreprindere, aceasta constituind o contribuie importanta pentru Identitatea organizaiei;

textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminnduse rescrierile;

se pot introduce, decupa i muta sau copia poriuni de text n alte locuri;

textele pot fi memorate (n memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta), putnd astfel
s fie memorate i regsite;

salturile la rnd nou i la pagina noua pot fi efectuate automat;

datorita programelor de verificare ortografica pot fi gsite i corectate rapid greelile de

ortografie i cele de tastare;

133


programele de separare n silabe uureaz separarea corect a cuvintelor la sfritul
rndurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme n dreapta
acestuia);

existenta dicionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor, oferind

alternative;

ofer posibilitatea prelucrrii combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice,

imagini, calcule, mai rapid, mai uor i mai plcut prin prezentarea vizual.
Avnd n vedere faptul c, reproducerea textelor rmne n continuare o sarcin important a
secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz n aceste birouri.
1.7. Comunicaia birotic
O alt categorie de aplicaie a biroticii o constituie i Birotica de comunicaie sau comunicaia
birotic.
In acest form de comunicaie, receptorul poate asigura toate funciile emitorului, adic:
poate recupera automat informaiile primite; le poate transforma dup interesul su.
Comunicaia birotic a fost posibil o dat cu apariia de noi medii, prin care tehnologii odat
separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic i cea a comunicaiilor, au putut
fi interconectate odat cu apariia calculatoarelor multimedia [2] .
Cuprinde: mesageria electronic, Intranetul i Internetul.
Conectarea Internetului n reelele locale i publice deschide alte posibiliti de informare de o
nsemntate deosebita i n birourile secretariatelor.
Introducerea tehnicilor moderne de comunicaie birotica constituie o necesitate n secretariate,
oferind posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe, a prelucrrii, si
distribuirii direcionate a informaiilor.
In realizarea posibilitilor de comunicaie birotic, un rol important l are infrastructura tehnica
informatica i conlucrarea componentelor tehnice.
In organizaiile mari se extind aa numitele Sisteme client server, clienii reprezentnd
computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele server centrale (Internet) sau
locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea ntreprinderilor. Tranzaciile de
afaceri i procesele de comunicaie se realizeaz tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are,
desigur, consecine enorme i asupra cerinelor profesionale ale angajailor.
Internetul este o reea de computere, cu ramificaii mondiale, n care sunt interconectate
circa 60 000 de reele i mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai
cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizeaz
integrarea diferitelor servicii la acelai nivel i dispune de capacitatea de a genera i de a
utiliza documente hipermedia.
Tehnologiile Internet ului se pot folosi i n interiorul ntreprinderilor, formnduse aa
numitele Intraneturi.

134

La realizarea aplicaiilor Intranet, firmele ncep de obicei cu informaiile generale, precum:

rapoartele de afaceri, comunicatele de pres, informaiile pentru prezentare, listele de
telefoane, descrierile de proiecte, informaii despre concurenta, ofertele interne de posturi etc.
Avantajele reelei de calculatoare sunt mult mai evidente n marile organizaii. Pentru birourile
care desfoar procese informaionale care implic mai multe locuri de munc, au fost create
pachete de programe pentru lucrul n grup (Groupware). Acestea ofer o ans real pentru
comunicaia eficient, avnd n vedere faptul c, mai multe persoane, participa la ndeplinirea
unei sarcini.
Programe care sau dovedit foarte eficiente pentru lucrul n grup funcioneaz pe principiul
potei electronice (Electronic Mail).
Fiecare utilizator final conectat dispune, n acest caz, de o cutie potal electronic (Mailbox,
Telebox) pentru primirea textelor.
Funciile principale ale acestui sistem sunt:

primirea corespondenei;

trimiterea de mesaje;

confirmarea automat a primirii corespondenei;

memorarea de documente i de mesaje;

compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;

distribuirea corespondenei electronice.

In aceste codiii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea n comun
a unor sarcini intelectuale comune.
1.7.1. Aplicaiile potei electronice n secretariate
Secvenele de activiti n care secretariatele pot aplica principiile Emailului pot fi:

pregtirea edinelor sau a altor manifestri de grup ;

punerea de acord n informri curente;

difuzarea informaiilor generale pentru angajai (Avizier electronic);

planificarea i coordonarea unor proiecte comune;

coordonarea unor termene;

In acest capitol, am insistat numai asupra posibilitilor de aplicaie a comunicaiei birotice n

cazul exercitrii funciei de tratare a informaiei. Asupra altor posibiliti de comunicaie
birotic n exercitarea altor funcii ale secretariatului, vom reveni n capitolele respective

135

1.7.2 Internetul n secretariate. Poteniale de aplicare

Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informaii i comunicare global. n scop
orientativ, pentru secretariate, sar putea recomanda:

procurri de informaii (informaii hipermediu prin WWW, transfer de baze de date,

citirea de tiri);

afaceri online (rezervri calatorii, cumprturi electronice, operaiuni bancare

electronice);

publicare (marketing de produse, relaii publice, oferte de locuri de munca), comunicare

(EMail, E Fax, telefon, conferine).
1.7.3 Utilitatea comunicaiei birotice moderne
Prin utilizarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale se poate creste eficienta
economica n birouri i n administraie.
Tehnologiile informaionale i comunicaionale aduc o contribuie important la creterea
capacitii de prestaie, n cazul muncii de birou (n special n cel al secretariatului).
In general, prin utilizarea telecomunicaiilor, n activitatea birourilor se urmrete: sporirea
eficientei muncii; avantaje de timp i costuri; intensificarea relaiilor cu clienii. mplinirea unor
astfel de deziderate, n viaa birourilor este foarte important, pentru orice ntreprindere,
pentru a asigura pstrarea competitivitii i succese economice remarcabile.

[1] Vezi capitolul Birotica din prezentul volum.

[2] Ionel ENACHE , Birotica, Credis, Bucureti, 2001, pp. 4749.
II. FUNCIA DE DOCUMENTARE

2.1. Noiuni generale privind tiina documentrii

Materia prim a acestei activiti o constituie documentul. Etimologic, termenul
document provine din latinescul documentum, cu sensul de ceea ce servete la a nva, a
se instrui, termen intrat cu acest sens n limba francez n secolul al XII-lea. A fost preluat ca
neologism n limba romn, circulnd cu sensul juridic modern, pn n secolul al XIX-lea, cnd
s-a fixat i impus terminologia tiinei documentarii.
In accepie larg, noiunea de document este definit ca: orice baz de cunoatere
fixata material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau
prob. Iniial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul
documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta.

136

O dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, nelesul modern al termenului s-a

extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a informa pe alii, caracteristica
care predomin n organizarea modern a acestui domeniu.
In accepiune curent, a documenta nseamn a depista, a coleciona, conserva i pune la
dispoziia consumatorilor de informaii surse de cunotine dobndite anterior asupra
problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen.
Aceast definiie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n
general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obinuit spre sinonimie,
ambii presupunnd un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din
termenul document. Informaia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau
recepionat sub form materializat sau nematerializat, pe cnd, documentarea presupune
numai forma materializat. ntre cele dou posibiliti de cunoatere, exist, ns, nu numai
deosebiri de natur ci i de valoare.
Informaia transmis oral, rapid, este recepionat cu un grad de aproximaie, presupus de o
astfel de transmisie.
Documentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic, memoria vizual a
fiinei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci i cea mai important.
Valoarea informaiei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea
poate fi transmis n spaiu dar i n timp.
Permanena este calitatea esenial a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de
cunotine al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purttoare de informaii.
Dictonul latin Verba volant Scripta manent exprim tocmai aceast contientizare a omului
asupra necesitii nregistrrii informaiilor pe suport material rezistent.
Tipologia informaiei documentare cunoate astzi o diversitate att de mare, nct,
posibilitile de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat ntr-o singur structur
schematic (vezi schema 1)
O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a termenului,
conform trilogiei suport documentar tehnica de nregistrare semne convenionale de
transmitere a mesajului.
Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informaie sau mediu de
nregistrare) sunt :
a) documente istorice nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus, pergament,
tblie de lemn, pnza etc.).
b) documente contemporane-nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material plastic
etc.)

137

c) documente tehnice - nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula
fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice,
discurile compacte audio);
Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate.
Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport)
a) documente obinute prin metode clasice de nregistrare: documente manuscrise;
documente dactilografiate (maina mecanic de scris); documente tiprite (imprimare cu
ajutorul tiparului); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat);
documente xilografiate (texte gravate n lemn); documente litografiate (texte gravate n
piatra).
b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare:
- nregistrare electromagnetic: documente audio (discuri, benzile magnetice
etc.) documente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de
calculator);
- nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i softwareurile de aplicaie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport
conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar)
Dup semnele convenionale folosite;
a) documente scrise (avnd la baza litera)
b) documente grafice (n care predomina imaginea)
-

schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrtii);

- imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele
menionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii.
Vom reda, n acest sens, cteva posibiliti de subclasare a documentelor scrise pe suportul
modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente intr n sfera de
interes a muncii administrative.
A)

Documentele imprimate

Dup natura mesajului:

texte

date (numerice, alfanumerice)

138

Dup form:

foi volante

brouri

cri

Dup gradul de implicare intelectuala:

documente primare (cri beletristice, tratate, monografii, studii)

documente secundare (dicionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri etc.

obinute din prelucrarea documentelor primare)
B) Documentele manuscrise:

documente istorice: inscripii, condici, acte, corespondena elaborat de-a lungul

timpului de ctre organe de stat, instituii i persoane particulare cunoscute sub denumirea de
arhivalii

documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaii publice sau private.
In cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt:

documente vizuale

documente sonore

iar dup forma de receptare, vor fi respectiv:

vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate,
documentele grafice (schematice i iconografice)

auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru
audiere.

audio-vizuale: film sonor, televiziune

tactile alfabetul Braille pentru nevztori.

Organizaiile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare n funcie
de sfera de activitate.
Putem meniona, astfel:

139


dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii, dispoziii,
hotrri judectoreti etc.

dup destinaie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dri de

seama etc.), documente care intra i ies din organizaie (corespondena);

dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc.

Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apariia altor definiii, cu sens

mai restrns, n funcie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate.
Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca
informaie nregistrat care poate fi tratata ca unitate ntr-un flux documentar, indiferent de
forma sa materiala i de caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789).
In sens juridic, unele dicionare i enciclopedii, definesc documentul act oficial sau particular
prin care se adeverete sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept sau se recunoate o
obligaie.
In Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei [1] termenul document este definit n sens
generic ca nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscripii,
urme de civilizaie materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supori
friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a
altor imagini care prezint interes pentru cunoaterea istoric.
Funcia general a documentarii tiinifice este aceea de a sprijini cercetarea i creaia. Astfel,
personalul care are atribuii de documentare mediaz informaia ntre productorii i
consumatorii de informaii. Desigur, problemele acestei tiine la nivel de instituii specializate
sunt mult mai vaste n ceea ce privete specializarea personalului, tehnicile de specialitate i
funciile sale.
Ceea ce am intenionat s evideniem este faptul c, n proporii restrnse, metodele i
tehnicile acestei tiine au ptruns i n activitatea organizaiilor economico-sociale, indiferent
de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a
dezvoltat documentaristica, ca ramur a tiinei documentarii, presupunnd totalitatea
metodelor i tehnicilor de colecionare, ordonare, evideniere a documentelor constituite ntrun birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organizaiilor, pn la etapa de depunere
n arhiva de depozit.
2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor
Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi n msura n care
se apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline n organizarea documentelor i
informaiei n scopul regsirii operative, n faza de tratare. Dac arhivarea se refer la
documente a cror problem a fost tratat, documentarea se refer la adunarea de documente
nainte ca problemele s fie tratate.

140

Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informaie coninut n acestea,
att la solicitrile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se
stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuiile sale fundamentale n exercitarea acestei
profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bun cunoatere a tipologiei documentelor pe care
le manevreaz sub multiple aspecte (forma, coninut, destinaie, etc.), precum i o bun
stpnire a metodelor i tehnicilor de evident, sistematizare clasare i arhivare.
ntr-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direcii, fiecare
presupunnd particulariti de aciune.
a)
Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activitile managerului s-au ale
altor compartimente din organizaie, n cazul n care funcioneaz centralizat, i gestioneaz
informaiile coninute n acestea. n aceasta situaie are rol pasiv atunci cnd le primete i
activ cnd le prelucreaz i transmite .
b)
Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul de
specialitate sau pentru informare curenta: cri, reviste etc. n aceasta situaie are rol activ n
depistarea surselor interne i externe precum i n organizarea i distribuirea lor, aciunile
avnd tangenta cu domeniul documentarii tiinifice.
2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului n cadrul
organizaiei
Spre deosebire de alte birouri care au funcii specializate, informaiile fiind mai omogene i mai
uor de structurat i ordonat, n birourile manageriale converg extraordinar de multe i de
diverse informaii.
Acestea difer att n privina coninutului i a expeditorului, dar i ca importan i valoare. n
plus, aceste informaii se gsesc pe medii total diferite: hrtii, medii electronice (dischete,
benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic (C D-ROM).
De asemenea, cele tradiionale, pe hrtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante,
care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, brouri, pliante,
plane, etc.
Aceste documente se pstreaz temporar n biroul secretariatului, ntr-o structur organizat,
n scopul valorificrii practice.
Cerine generale, n asigurarea condiiilor de stocare a documentelor:

Posibilitatea de operare simpl i rapid;

S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate ntr-un loc convenabil iar
dosarele din interior s fie uor de localizat;

141


Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere volumul,
mrimea, i natura corespondenei;

Posibilitatea extinderii, n perspectiva, dac este necesar;

Folosirea spaiului numai pentru documente folosite n mod curent;

Existena unor condiii de siguran privind informaiile confideniale.

Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul
secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft i
apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pn la etapa de constituire a unitilor
arhivistice, secretariatul trebuie s-i construiasc o strategie zilnica de repartizare a
documentelor.
n continuare, vom reda n ordinea prioritii, cteva strategii de operare, n acest sens.
A. Organizarea locurilor de staionare
Regula coordonatoare: Existena prea multor locuri de staionare ngreuiaz regsirea rapid a
documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele n care pot gsi
documentele.
ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spaiu a documentelor, dup
criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situaie, problema este
foarte simpl: se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i
suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.
Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a organizaiei
i documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde de domeniul de activitate,
precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiinific etc.
Probleme deosebite, n privina staionarii documentelor, le ridic, desigur, foile volante,
reprezentnd documentaia specifica activitii administrative.
Multe secretare se confrunt cu problema regsirii ct mai rapide a acestor documente,
ntruct se pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu:

n teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate n ziua

respectiva;

pe supori proprii ateptnd rezolvarea unor probleme sau alte revizii;

n vrafurile de documente de pe birourile efilor;

n teancul de documente pregtit pentru sortare i clasare;

142

n arhiva curenta a compartimentului.

In afara de acestea, informaiile se pot gsi i n sistemul de prelucrare automat a datelor.

Se pot evita astfel de situaii, aplicndu-se urmtoarea strategie, ori de cte ori se ia contact
cu un document pentru prima oar:
1. Se verific dac acesta este important pentru alii, sau pentru secretariat. Aciune: a) dac
este important pentru alte persoane din organizaie va fi transmis imediat, notndu-se unde a
fost repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2.
1.
documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint
interes i poate fi deja distrus. Aciune: cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz direct n
arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3;
2.
va fi analizat sub aspectul urgentei i prioriti execuiei. Aciune: cel care suporta o
planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n ateptare iar celelalte vor rmne la
dispoziie pe birou.
Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla dect n trei locuri:
a)
n prelucrare, pe biroul secretarei sau ntr-un loc rezervat documentelor care au nevoie
de tratri ulterioare, fie sub forma de rspuns, fie c genereaz obligaii ulterioare periodice,
deci documente asupra crora trebuie s revenim pentru urmrirea unor probleme. Astfel de
documente sunt: corespondena, rapoartele de activitate, planurile. n vederea pstrrii lor sau conceput o serie de sisteme.
b)

n arhiva, unde va fi introdus n unitile clasate;

c)

n alt birou, putnd fi controlat pe baza notei.

n cazul corespondenei, aceasta situaie se rezolv prin consultarea Registrului de IntrareIeire.

B)

Reducerea volumului de documente staionate n birou

Este o operaiune necesar pentru economisire de timp i spaiu. De aceea, dup operaiunile
menionate anterior, secretariatele trebuie s-i construiasc o strategie de a mai diminua din
hrtiile rmase. Sunt situaii n care, prin experiena practic, este uor de luat decizii n acest
sens.
Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaii la manifestri care nu
prezint interes pentru organizaie.
Selecia devine ns dificil n cazul informaiilor care nu sunt att de evident inutile. Pentru o
operare corespunztor n astfel de situaii, se recomand consultarea cu consilierul juridic al

143

organizaiei, cu conductorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane abilitate care
trebuie s-i asume n scris aceasta responsabilitate. n urma acestui demers se poate ntocmi
o list orientativ n care se vor scrie motivaiile pentru care trebuie pstrate documentele, i
care va fi consultat ori de cate ori exist dubii n privina distrugerii anumitor documente,
astfel:

aa cer forurile legislative

pot constitui dovezi, demonstraii sau fundamentri n anumite situaii ulterioare

sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau
informare proprie

concepe noi soluii sau idei creatoare

poate fi util n oferirea de servicii clienilor interni i externi

asigura arhivarea, ntruct nimeni nu mai dispune n organizaie de documentul n

cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui.
n vederea pstrrii documentelor aciunile de organizare presupun doua etape:
C) Clasarea documentelor operaiune prin care toate documentele, indiferent de forma, de
frecventa utilizrii se aranjeaz ntr-un sistem raional n condiii de accesibilitate i sigurana,
formnd arhiva activa.
D) Arhivarea operaie prin care, n momentul ieirii din uz documentele grupate n uniti
arhivistice, dup norme prestabilite, se depun n arhiva de depozit a organizaiei. * (nota de
trimitere la arhivistic).
2.2.2. Clasarea documentelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi
volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente
tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice
tipurilor de documente.
n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii
ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o
metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul
documentelor manipulate.
n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia,
dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele
elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:

144

Numele organizaiei emitente

Nume de persoane i funcii responsabile

Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi

Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar)

Localitatea (emitentului sau destinatarului)

Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.)

Probleme sau subiecte (coninut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor.

dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare

cronologica;

dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de

persoane evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc.
Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup
bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine practice,
specifice unui compartiment.
De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a
dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.
Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.
Clasarea cronologic
Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr
n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche.
Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire.
Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul s
cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat.
Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen
precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind
grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i

145

expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i
Constituirea dosarelor*)

Clasarea alfabetic
Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum ar
fi primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au
relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc.
De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu
comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare
(dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune,
precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de
persoane sau denumiri geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director
pentru ordonare.
Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaionale
elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i
documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS
8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii.
Principii i reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare
alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile
neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de complexitate
precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin
o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie aceste Standarde.
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor
directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei,
ponderea documentelor din birouri.
a)

Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna
cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;

Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice se
claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a.
Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.

146


Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru
patronimic.

n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor

prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai.

n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele tatlui
va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a persoanei.
Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe
(contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc.

Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala;

Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;

n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine.

Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc.

Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se

ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior
cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.

n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic,
arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale
adoptate ca standarde romane *.

Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n

considerare;

Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume

i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida
n ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n
care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris
numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S.
Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:

de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele

persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale,
fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n
documentele ordonate (de la A la Z) sau

de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi, dosare

care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate,
ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative.
b)

Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii

147

Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni
generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie autonoma,
asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera
de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific
ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a
fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de
persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele
organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea
comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .
n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n
scopul regsirii rapide.
n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a
organizaiei.
Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director
a fost cel subliniat.
Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul
documentelor prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale, Societatea
de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va
fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;
Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca
acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect
urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele
sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E.
Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i
documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR
S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.
- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat cu
acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz
localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA &
TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt;

148

- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu
ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM;
ALMA S.R.L.
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea
documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;
- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea
natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.
De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de
documente.
In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare,
depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n
mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc.
In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere,
se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte,
iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i
pentru Indexarea alfabetic a coninutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,
departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.
n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune
aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.
Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n
cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar
repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden
ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie.
Exemplu:
De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii
-5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane
-

10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.

Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui

compartiment sau sediu.
In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i
ordoneaz numeric.

149

Avantajele sistemului:
- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la
vederea numrului de nregistrare.
-

Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.

Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din
circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe
compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.
Clasarea zecimal
Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n
activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice n
capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal
Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu
precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le
trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta
subiectele documentelor o notaie zecimala, prin mprirea totalitii cunotinelor umane n
zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este
universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n
privina notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror
nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema
claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel:

0.

Generaliti

5.

tiine naturale

1.

Filozofie

6.

Tehnic

2.

Religie

7.

Arte

3.

tiine sociale

8.

Literatur

4.

Filologie

9.

Istorie

Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina
ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare
trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:

150

331 Munca. Relaii de munc

331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii
331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate
cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de clasare
prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz
documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2
aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare
cu piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ
alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului
(nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar
inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor
ulterioar n arhive.
2.2.3. Asigurarea documentrii managerului
Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect
administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la permanenta
informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura
economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific, organizatoric, juridic, psihosocial, educaional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de piaa

151

este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate
exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul
mediului.
n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de
documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului
printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i
prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid i
uor.
n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.
n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi plasat n
biroul acestuia sau n cel al secretariatului.
n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se
pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile
profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de
cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea,
stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata.
n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe
de informare.
Surse interne documentare
n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc
din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de
lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum:

Principalele acte legislative normative care reglementeaz funcionarea organizaiei;

Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama structurii

organizatorice;

Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;

Tabloul de bord zilnic ;

Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate,
statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente ale
organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s
localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.

152

Surse externe de documentare

Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea
informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea
documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de referin,
informaii pe suport tehnic etc.
Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra
instituiilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens.
Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii
managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare.
Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental a secretariatului.
Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ aflat
ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social, politic etc.
n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente
legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai, legi
i acte normative privind desfurarea activitii organizaiei.
Publicaiile oficiale
Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic,
cu urmtoarele pari:

Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente

normative elaborate de forurile legislative naionale;

Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;

Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)

Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri.

Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind:

Constituia Romniei

Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme organizatorice

Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;

Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;

locale;

Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor

Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;

153

Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publicaia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achiziionat prin abonament, prin

intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind
aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin
intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau
nregistrri pe medii electronice.
Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot
achiziiona i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei
sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia publicat n
cursul unui an n Monitoarele Oficiale.
n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al
managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz
funcionarea organizaiei, precum cele menionate.
Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte [1] , sub forma
fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale
organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de
ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003
Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.
Publicaiile seriale de specialitate
Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de informare
i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare
n fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu
este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia.
Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum
ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor
tiinifice.
Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii venind
n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea revistelor
de specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul de
specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc.
Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei.
Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile
naionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman
de Statistica sau publicaia Standarde Romane.

154

Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i
folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca
instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal,
protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n
calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre
specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de
Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din subordinea
guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n producia naional.
Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o
anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lng societi
comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.
IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind
membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).
Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de
stat, de ramura de ntreprindere.
Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS,
numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper
orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de
Editura Tehnic.
Lucrri de referin
Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din domeniul
telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici (volumele Pagini
aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor;
publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte
publicaii care indic diferente de fus orar, i alte informaii geografice.
Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic,
dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane, dicionare bilingve,
ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de
coresponden n limba romn i n limbi strine.
Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de
specialitate, precum cele menionate n bibliografie.
Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd
cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei difuzate.
Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu
denumirile news, nouvelle, novosti.
Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a
secretariatului, ct i n aceea a managerului.
Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de
lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.

155

De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din aceste
publicaii, prin xerografiere.
Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului cu
informaii inutile.
Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod
special, spre materiale ce conin informaii despre:

probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei

servicii potale i telecomunicaii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai

domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale:

produse de birotic

centre de pregtire profesional

servicii de traduceri

servicii de informare comunitar

semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a managementului;

manifestri colective, trguri, expoziii etc.

Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s
cunoasc i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de
sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile
coninute n colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi de
televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de
zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb
valutar etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri)
grupate pe diferite domenii de activitate:

locuri de munc

finane

servicii publice

156

telecomunicaii

cltorii etc.

Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate
conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori
care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele
elemente:

Numele autorului

Titlul crii, articolului

Numele editurii sau numele revistei, ziarului

Data apariiei

Numrul paginilor pentru cri .

2.3. Gestionarea documentelor secrete

Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea
acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera.
Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat
deontologic esenial n practicarea acestei profesiuni.
n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de explicaii
precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din
considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea dreptului de autor,
instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc.
Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu
caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.
n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea
unitii, precum:

Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;

Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la

cunotina efului ierarhic;

Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd

contextul legal permite acest lucru;

157


In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de
orice fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia.
Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe baza
unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare
semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz.
Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii. Ele
se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau
scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare.
2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative

In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite

cnd intr o ter persoan n birou;

Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier
atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n
cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;

Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a

indigoului i sugativei dac e cazul;

Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea
se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea
lor;

Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de
telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;

n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi nmnate

numai acestora;

Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor

discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd
e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);

Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum i

obiectul audientei;

Coninutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor

din afara organizaiei;

La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigouri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila;

Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei;

158


Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i
directorului.
O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i aprarea
patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a
aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate
electronic.

[1] Indexare mod de analiz n care coninutul unui document este reprezentat dup
anumite reguli prin cuvinte sau simboluri)

2.2.2. Clasarea documentelor

Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi
volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte
documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i
subcriterii specifice tipurilor de documente.
n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii
ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o
metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul
documentelor manipulate.
n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau
altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul,
dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:

Numele organizaiei emitente

Nume de persoane i funcii responsabile

Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi

Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar)

Localitatea (emitentului sau destinatarului)

Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.)

Probleme sau subiecte (coninut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor.
Exemple:

dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare

159

cronologica;

dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de

persoane evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc.
Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete
dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine
practice, specifice unui compartiment.
De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a
dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.
Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.
Clasarea cronologic
Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce
intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche.
Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire.
Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul
s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat.
Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen
precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind
grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i
expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i
Constituirea dosarelor*)
Clasarea alfabetic
Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum
ar fi primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au
relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc.
De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu
comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de
pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente
comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul,
nume de persoane sau denumiri geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului
director pentru ordonare.

160

Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde
internaionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636
70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i
titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare
alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare
alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina
posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de
complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci
cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie
aceste Standarde.
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor
directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al
formei, ponderea documentelor din birouri.
a)
Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de
persoane

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna
cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;

Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice
se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a.
Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.

Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru

patronimic.

n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor

prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai.

n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele

tatlui va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a
persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu
Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc.

Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala;

Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;

n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine.

Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc.

161


Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se
ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior
cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.

n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec,
ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate
internaionale adoptate ca standarde romane *.

Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n

considerare;

Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre

nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru
orientare rapida n ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvntului de
ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe
document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S.
Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:

de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele

persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale,
fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n
documentele ordonate (de la A la Z) sau

de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi,

dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la
societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative.
b)

Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii

Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind
termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie
autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de
activitate (Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume
reprezentativ, care o identific ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de
activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a
fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume
de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele
organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea
comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .
n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n
scopul regsirii rapide.

162

 n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea

reprezentativ a organizaiei.
Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul
director a fost cel subliniat.
Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul
documentelor prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale,
Societatea de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director
va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;
Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca
acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect
urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele
sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E.
Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i
documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi.
Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.
- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat
cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz
localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA &
TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt;
- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor
cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G.
PERPETUUM; ALMA S.R.L.
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea
documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;
- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n
ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.
De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de
documente.
In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare,
depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n

163

mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc.

In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei
litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape
distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i
pentru Indexarea alfabetic a coninutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,
departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.
n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune
aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.
Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri
sau n cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar
repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o
coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie.
Exemplu:
De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii
-5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane
-

10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.

Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui

compartiment sau sediu.
In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i
ordoneaz numeric.
Avantajele sistemului:
- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la
vederea numrului de nregistrare.
-

Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.

Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din
circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe
compartimente.

164

- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.

Clasarea zecimal
Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n
activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor
tiinifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare
Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este
folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele
pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a
reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin mprirea totalitii
cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece
subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea
cunotinelor omeneti) ct i n privina notaiei, compus din cifre arabe i semne
matematice sau de punctuaie, a cror nelegere i semnificaie este internaional valabila,
i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti,
se prezint astfel:

0.

Generaliti

5.

tiine naturale

1.

Filozofie

6.

Tehnic

2.

Religie

7.

Arte

3.

tiine sociale

8.

Literatur

4.

Filologie

9.

Istorie

Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina
ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare
trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la
particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii

165

331.101. 21 Dreptul la munc

Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de
activitate cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de
clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz
documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2
aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1
aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un
indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform
Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare
cu coninut similar inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale
privind pstrarea lor ulterioar n arhive.
2.2.3. Asigurarea documentrii managerului
Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub
aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la
permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul
ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific,
organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficienta economicosocial, n contextul economiei de piaa este tot mai dependent de aceti factori. De
aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis,
capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul mediului.
n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de
documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului
printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i
prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid

166

i uor.
n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.
n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi
plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului.
n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce
se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile
profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de
cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de
aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata.
n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse
externe de informare.
Surse interne documentare
n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s
lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de
informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern,
precum:

Principalele
organizaiei;

acte

legislative

normative

care

reglementeaz

funcionarea

Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama structurii

organizatorice;

Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;

Tabloul de bord zilnic ;

Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente:

referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente
ale organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel,
nct, s localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.
Surse externe de documentare
Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea

167

informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune

cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de
referin, informaii pe suport tehnic etc.
Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra
instituiilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens.
Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii
managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de
documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental
a secretariatului.
Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ
aflat ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social,
politic etc.
n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente
legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai,
legi i acte normative privind desfurarea activitii organizaiei.
Publicaiile oficiale
Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare
periodic, cu urmtoarele pari:

Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente

normative elaborate de forurile legislative naionale;

Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;

Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)

Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente,

bilanuri.
Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s
cuprind:

Constituia Romniei

Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme organizatorice

Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;

Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;

Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale

autoritilor locale;

168

Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;

Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publicaia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achiziionat prin abonament, prin

intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind
aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin
intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau
nregistrri pe medii electronice.
Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot
achiziiona i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul
Romniei sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia
publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale.
n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al
managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz
funcionarea organizaiei, precum cele menionate.
Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte[1] , sub forma
fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale
organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de
ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003
Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.
Publicaiile seriale de specialitate
Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de
informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document
tiprit care apare n fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric,
pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia.
Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente
cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale
manifestrilor tiinifice.
Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii
venind n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea
revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul
de specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc.

169

Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei.

Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile
naionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul
Roman de Statistica sau publicaia Standarde Romane.
Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i
folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca
instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n
principal, protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor
tehnice n calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens
de ctre specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul
Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale
din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n
producia naional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete
tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate,
funcioneaz pe lng societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.
IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind
membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).
Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel
de stat, de ramura de ntreprindere.
Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS,
numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper
orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de
Editura Tehnic.
Lucrri de referin
Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din
domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici
(volumele Pagini aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor,
autobuzelor, tramvaielor; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i
autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publicaii care indic diferente de fus orar, i alte
informaii geografice.
Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul
lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane, dicionare
bilingve, ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de
coresponden n limba romn i n limbi strine.
Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de
specialitate, precum cele menionate n bibliografie.
Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate,
innd cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei
difuzate.

170

Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu

denumirile news, nouvelle, novosti.
Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a
secretariatului, ct i n aceea a managerului.
Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de
lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.
De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din
aceste publicaii, prin xerografiere.
Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului
cu informaii inutile.
Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod
special, spre materiale ce conin informaii despre:

probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei

servicii potale i telecomunicaii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai

domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale:

produse de birotic

centre de pregtire profesional

servicii de traduceri

servicii de informare comunitar

semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a managementului;

manifestri colective, trguri, expoziii etc.

Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s
cunoasc i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de
sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile
coninute n colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi
de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul
de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate,

171

schimb valutar etc.

Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri)
grupate pe diferite domenii de activitate:

locuri de munc

finane

servicii publice

telecomunicaii

cltorii etc.

Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate
conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori
care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde
urmtoarele elemente:

Numele autorului

Titlul crii, articolului

Numele editurii sau numele revistei, ziarului

Data apariiei

Numrul paginilor pentru cri .

2.3. Gestionarea documentelor secrete

Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea
acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera.
Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat
deontologic esenial n practicarea acestei profesiuni.
n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de
explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme
similare, din considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea
dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc.
Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu
caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.
n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea

172

unitii, precum:

Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;

Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la

cunotina efului ierarhic;

Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci

cnd contextul legal permite acest lucru;

In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de

orice fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia.
Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe
baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de
nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu
, dup caz.
Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii.
Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi
documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare.
2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative

In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite

cnd intr o ter persoan n birou;

Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n

fiier atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect
valabil i n cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;

Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a

indigoului i sugativei dac e cazul;

Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel;

acestea se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este
necesar utilizarea lor;

Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de
telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;

n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi nmnate

numai acestora;

Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor

173

discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci
cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);

Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum i

obiectul audientei;

Coninutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor

din afara organizaiei;

La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape,

indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor
sigila;

Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei;

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei
i directorului.
O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i
aprarea patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a
aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate
electronic.

[1] Indexare mod de analiz n care coninutul unui document este reprezentat dup
anumite reguli prin cuvinte sau simboluri)

III. Funcia secretariatului de legtur i filtru n contactele conducerii

Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori i clieni din
mediul economicosocial extern. Solicitrile de contacte directe sau telefonice fragmenteaz
frecvent munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante, influennd
negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale
cadrelor de conducere.
Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de
specialitii n domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investigaii, 40% din
timpul de lucru al directorilor se desfoar cu secvene mai scurte de 10 minute de lucru
nentrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai puin de 20%.

174

Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea funciei de

legtur i filtru att n comunicrile telefonice ct i n solicitrile de contacte directe.
3.1. Comunicrile telefonice
Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul constituie
echipamentul esenial de birou n ceea ce privete rapiditatea comunicaiei.
n general, informaiile care circul n interiorul sau n afara organizaiilor se transmit iniial
telefonic.
n exercitarea funciei de legtur i filtru secretariatul se poate afla n situaii diferite.
3.1.1. Secretariatul asigur legturile telefonice, la solicitarea conducerii, n cadrul i n afara
organizaiei
Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s
ntocmeasc Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu urmtoarele
rubrici: numele i adresa organizaiei; numele persoanei i funcia; codul rii; codul zonei;
numrul de interior.
n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registrurepertoar n care se consemneaz,
n ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra n sfera de interes a
organizaiei.
n cazul unitilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu care conducerea are
legturi, Registrul poate fi nlocuit cu un fiier ordonat alfabetic, cuprinznd fia cu numele
fiecrui agent economic sau persoan. Fiierul prezint avantajul ca poate permite o
actualizare permanent, fr a afecta ordinea alfabetic. Orice nume nou de persoan sau
organizaie care apare pe parcurs poate fi uor intercalat n ordine alfabetic iar pentru numele
frecvent solicitate (zilnic, sptmnal) se poate ntocmi o fi care se va aeza n faa celorlalte
n fiier. De asemenea, fiele pot permite i notarea altor informaii ce intr n sfera de interes
a secretariatului, pe lng cele menionate anterior, pentru list.

Numele i adresa
Companiei

Nume
persoane
Funcia

CORES IND SRL

Petrescu Ion

Hotel Aurora,
ap.1012.

director

Constana

175

vnzri

Numrul de telefon

Cod
ar

Cod Zon

Telefon

numr
exemp

0241

8700

623145

comp paper sa

Ion Mirela

Str. Celulozei nr.6

Director
general

0241

8600

688841

Secretariat

0722197422

Direct

Constana

Agenda cu adrese i numere de telefon

Satisfaciile deosebite le poate oferi, ns, Agenda electronic, care permite regsirea rapid
a informaiilor precum i ordonarea automat a numelor introduse n programul calculatorului.
Profesionalism la telefon

nainte de a apela, se noteaz informaiile care vor fi solicitate; se recomand ca o

convorbire telefonica s fie la fel de bine pregtit ca i o scrisoare, de ceea va fi pus la
indemna orice document, dosar etc. necesar pentru o informare corespunztoare;

La semnalarea rspunsului, secretara i rostete clar numele precum i numele

persoanei cu care dorete s ntre n contact;

n cazul n care conducerea dorete s angajeze o convorbire telefonic cu o persoan

ierarhic superioar i aceasta accept, primul care va face legtura este secretara celui cu grad
ierarhic inferior, astfel nct, superiorul s gseasc la aparat eful, nu secretara;

ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura legturile concomitente ale celor
doi conductori;

ntre conducere i personalul subordonat, legtura se face prin cutarea de ctre

secretara a celui solicitat, care va fi rugat s atepte legtura cu conducerea;

n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea sigurana c mesajul a fost
bine neles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se repet
ntotdeauna;

n cazul cuvintelor mai greu de neles, se poate utiliza un alfabet telefonic de tipul:

A de la ANA
B de la BARBU
C de la COSTICA etc.
3.1.2 Secretariatul filtreaz convorbirile telefonice destinate conducerii
Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este una dintre sarcinile
cele mai complexe, constituind o adevrat provocare n aceasta profesiune. Rezolvarea
pozitiv a situaiilor depinde de mputernicirea pe care conductorul o acord secretariatului

176

dar i de abilitatea secretariatului de a transforma aceste nelegeri n principii i tehnici, fr a

intra n conflict cu solicitanii.
n acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi:

ntlnirea, la nceputul fiecrei zile, cu conductorul, pentru revizuirea agendei de birou,

privind ntlnirile, programrile i pentru stabilirea planurilor de aciune pentru cele mai
importante i urgente chestiuni care necesit atenie;

ntocmirea unei liste de accesibiliti cu persoanele care au acces nelimitat, a celor

pentru care conductorul este disponibil n limite restrictive i a celor care trebuie evitai n
totalitate; acest procedeu presupune confidenialitate, iar aplicarea lui fr a se face simit de
cei ce solicit accesul, depinde de inspiraia secretarei. Imaginaia este nelimitat n astfel de
situaii.

n cazul unor telefoane repetate, neprevzute n agenda zilei, secretara va culege mai
nti toate informaiile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre n biroul
conductorului, l va informa asupra acestor intervenii, stabilind urgena contactului sau o
programare ntro perioad de timp viitoare.
Profesionalismul la telefon, n ideea filtrrii convorbirilor, presupune cteva reguli i multe
aptitudini de comunicare eficient:

secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice;

telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare att
pentru conducere ct i pentru cei care apeleaz;

la ridicarea receptorului, n cazul unui telefon direct, secretara va spune numele

organizaiei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, Agenia EFICIENT, Buna
ziua !; se vor evita, astfel ntrebri i discuii inutile pentru stabilirea legturii;

o dat ridicat receptorul, se ascult conversaia chiar dac cel care sun este pe lista de
persoane restricionate sau evitate;

legtura telefonic cu conductorul nu se va face, dect, dup ce interlocutorul se

prezint i n unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbirii solicitate;

n cazul n care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea, secretara va

refuza, la rndul ei, cu tact i politee, s fac legtura, sugerndui si exprime n scris
comunicarea, eventual cu meniunea confidenial urgent

atunci cnd problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din organizaie,
convorbirile vor fi direcionate ctre acestea;

dac cei care apeleaz, lungesc inutil discuia, rspunsurile monosilabice prin da i
nu sunt indicate pentru a o descuraja.

n cazul n care, este necesar un document pentru a oferi anumite informaii, secretara
va ntrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup rezolvarea problemei;
ntotdeauna trebuie pusa problema timpului i a costurilor;

177


dac se ntrerupe ntmpltor legtura, se pune telefonul n furc i se ateapt un alt
apel;

eticheta conversaiilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s pun capt
convorbirii;

este obligatoriu s existe ntotdeauna la ndemn agenda pentru notaii curente, care
vor fi verificate i completate imediat dup ntreruperea convorbirii;

dac informaiile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie imediat
informate asupra coninutului;

n cazul unor convorbiri n care sau transmis unele informaii ce presupun actualizarea
unor documente, aceast intervenie se va face numai cu acordul i sub ndrumarea
conductorului.
Telefoanele care afieaz numrul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se recunoate
numrul de unde se sun exist oportunitatea pregtirii unui rspuns nainte de a ridica
receptorul mai ales cnd se cunoate motivul contactului. De asemenea, ntrun birou n care
se lucreaz cu mai multe aparate de acest tip, care apeleaz uneori concomitent, exist ansa
de a opera selectiv, conform urgenelor i prioritilor.
Preluarea mesajelor n absena conductorului i informarea operativ a acestuia.
n astfel de situaii, exist cteva reguli:

mesajele vor fi ntotdeauna notate;

nota pentru preluarea mesajelor poate fi parial imprimat, cuprinznd urmtoarele

elemente: data i ora la care sa primit mesajul; numele persoanei creia ia fost adresat
mesajul; numele solicitantului i adresa; numrul de telefon; detalii precise despre mesajul
primit.
MODEL A

Not telefonic nr. din.

Pentru ..
Numele solicitantului ..
Numele, adresa i numrul de telefon/fax al firmei
A telefonat .va reveni dorete s vad
V rog s sunai ..va trece pe aici problema urgent.

178

Coninutul mesajului .

Dataora..

Cine transmite

Cine primete

MODEL B

Dl. Mihai Stnescu

n timp ce erai plecat
Dl. George Ivnescu
De la S.C. MARVIMEX SRL
Nr.telefon 041/ 691423

A telefonat

Rugm sunai

A trecut pe aici

Va reveni

Dorete s v vad

Urgent

Mesajul: Dl. George Ivnescu va fi n ora sptmna viitoare vnd ar dori

s v ntlnii pentru a discuta problema ridicat de dvs. n scrisoarea din
data de 3 ianuarie. V roag s l sunai n cursul zilei de azi.
Data: 05 ianuarie 2003 ora: 9:30
Mesaj primit de: Laura Panait

De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urmtoarele soluii:

dac dorete s vorbeasc cu altcineva;
dac va reveni;

179

 dac dorete s lase un mesaj.

Nota telefonic poate fi completat n timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, n linite, dup un
crochiu luat pe hrtie.
Notele telefonice se nregistreaz cu numrul de ordine i se dateaz.
Transmiterea unui mesaj. Recomandri:

innd cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea ce se transmite,

se va face pauz dup fiecare fraz;

litere;

atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de cifre sau

se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul;

nu este indicat s se transmit informaii confideniale prin telefon pentru c nu

exist sigurana identitii interlocutorului; procedura normal ar fi ca interlocutorul s fie
rugat s fac o cerere scris iar dac o problem este urgent, secretariatul va insista pentru
revenirea cu un telefon, avnd rgazul s se consulte cu conductorul.
Folosirea robotului telefonic se practic n special n firmele n care mesajele urgente sosesc
la orice or din zi sau din noapte sau n timpul pauzelor de mas.
Robotul poate fi programat s rspund la toate apelurile i s le nregistreze. Textul
prenregistrat care invita la lsarea mesajului dorit trebuie s cuprind: numele organizaiei,
un salut i scuze pentru ca nu suntem disponibili, detalii despre cum va fi nregistrat mesajul.
n cazul n care exist o limit de timp n care trebuie s se ncadreze mesajul, se specific
acest lucru. Se recomand, de asemenea, ca cei care sun, s specifice data i ora la care la
care au sunat.
Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au fost cutate.
3.2. Filtrarea solicitrilor de contacte directe cu conducerea
Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau fr
legtura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai puin definite. Aceste solicitri de
contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tentaia ca ele s creasc.
n astfel de situaii, secretariatul trebuie s filtreze ntreruperile gratuite i neeseniale.
Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situaii, se pot exprima abilitile personale
ale secretarei dar, de multe ori, este esenial acel acord ce stabilete spontan n tandemul
conductorsecretar.
Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situaii, de politica
managementului privind contactele cu vizitatorii.

180

Conform unor studii de management[1] n practic, managerii opereaz prin sintagmele ua

nchis i ua deschis care trebuie nelese n mod metaforic n sensul introducerii sau
eliminrii unor bariere precum:
a)
pentru ua nchis: stabilirea unui sistem al orelor interzise prin plcue indicatoare
sau printrun sistem al beculeelor semnalizatoare; abordarea unui stil concis i tranant n
comunicare, evitnd contactul cu ochii celorlali; constituirea unui munte de hrtii n faetc.
b) pentru ua deschis: toi vizitatorii sunt binevenii chiar dac ua biroului este practic
nchis, aceasta realiznduse pur i simplu prin dobndirea unei reputaii care invit la
ntreruperi frecvente.
Aceast politic, dei asigur o popularitate, n ciuda atractivitii superficiale duce la propria
distrugere sub aspectul eficientei i eficacitii muncii.
n ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai poate
controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip ua nchis devine la fel de
incomod pentru secretariat, deoarece este greu s stabileasc n ce msur poate nlesni sau
mpiedica contactele. Calea de mijloc ntre cele dou extreme este cea mai eficient.
Pentru secretara aflat ntruna din extremele menionate, o posibil strategie ar fi o bun
cunoatere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i alegerea celor mai
potrivite momente pentru a stabili legturile.
i n aceste situaii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restricionat sau interzis.
Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n exercitarea acestei
funcii depinde n mod special de spiritul de echip n relaia managersecretar.

[1] Ted. JOHN, Organizarea perfecta a timpului, Bucureti, Naional, 1998, p. 23.
IV. FUNCIA DE ASISTARE DIRECT A MANAGERULUI

Exercitarea acestei funcii presupune:

participarea secretarei la o serie de ntlniri oficiale ale managerului sau la organizarea
manifestrilor colective temporare, de proporii mai mari, pentru pentru degrevarea de o
serie de sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor, dactilografierea
documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea unor formaliti
financiare, organizarea cltoriilor ntocmirea delegaiilor, confirmarea delegaiilor i a
deconturilor pentru deplasare, traducerea unor materiale, realizarea unor sarcini
administrative etc.

181

 programarea aciunilor managerului i urmrirea realizrii lor la termen prin ntocmirea

unor instrumente de eviden.
A) Comunicrile de grup sau de echip n cadrul organizaiilor
4.1. edinele. Consftuirile. ntlnirile de lucru
edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru sunt forme de comunicare n grup, practicate n
procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelor individuale i de grup, n
luarea deciziilor.
edina este cea mai utilizat metod de management.
La edin pot participa de la civa colaboratori ai managementului sau un numr destul de
numeros al angajailor n funcie de scopul urmrit.
Caracteristici specifice:
Sunt coordonate ntotdeauna de un reprezentant al conducerii predominnd n general,
edinele coordonate de managerul general;
Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organizaiei;
Au un nalt grad de oficializare, presupunnd asumare de responsabiliti;
Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative;
Particip persoane concrete, nominalizate;
Se desfoar pentru un interval scurt de timp, de obicei n cteva ore;
Se comunic direct unilateral i bilateral;
Ponderea participrii este proporional i cu dimensiunile organizaiei.
innd cont de apartenena participanilor la organizaie sau mediu extern, edinele pot fi:
a) edine organizate numai cu participarea personalului angajat: edine la nivel de
conducere (edinele Consiliului de administraie, edine A.G.A.), edine cu diferite
compartimente, adunri generale, edine de negociere cu organizaia sindical, conferine
cu asociaii profesionale interne, consftuiri, conferine de pres, ntlniri de lucru.
n cazul ntreprinderilor de stat, la ntlniri de o importan deosebit (edinele A.G.A.) pot
participa i reprezentani ai autoritilor de stat centrale sau locale.
b) edine organizate i cu participarea unor reprezentani din mediul economico-social

182

extern; precum: parteneri de afaceri, asociai, clieni, colaboratori, reprezentani ai

autoritilor de stat.
edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se:

culege informaii;

schimba preri i analiza situaiei periodice;

informa participanii despre obiective, servicii, produse, achiziii;

prezenta proiectele i deciziile luate;

soluiona problemele mpreun;

face schimb de interese;

stimula contracte;

ncheia contracte;

rezolva probleme de resurse umane.

Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai puin, sunt
delimitate urmtoarele tipuri de edine:
edine decizionale organizate n scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic i
strategic, unicat n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea unor
obiective;
edine de informare prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de informaii,
edina fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feed
back-ului. n funcie de domeniul vizat, aceste edine se pot desfura conform unui
calendar prestabilit (sptmnal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd intervin situaii
speciale, urgene i/sau complexe;
edine de exploatare destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unor situaii
speciale previzibile n viitor, precum i a adunrii soluiilor posibile de exploatare.
Putem spune c exploateaz zona viitorului.
n general, aceste edine se bazeaz pe stimularea i exploatarea potenialului de
creativitate al personalului;
edine de armonizare avnd ca obiectiv sincronizarea aciunilor personalului din
compartimentele aflate pe acelai nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De

183

regul sunt edine operative, convocate numai atunci cnd apar astfel de probleme sau
programe de o complexitate mai deosebit;
edinele eterogene ntrunesc mijloacele de aciune a dou sau mai multe tipuri de
edine prezentate anterior, fiind organizate cu precdere la nivelul managementului
superior i mediu al firmei. reprezint tipul cel mai frecvent practicat, conform investigaiilor
de specialitate, aceasta explicndu-se prin criza de timp a participanilor sau prin ignorarea
utilizrii edinei ca pe o metod cu specific i cerine proprii.
edinele ad-hoc pentru rezolvarea unor probleme neprevzute, care presupun i
rezolvare urgen: vizite importante neprevzute, apariia unor legi sau ordonane care
implic schimbri.
4.1.1. Proceduri organizatorice
Rezultatele unei edine depind, n primul rnd, de coninutul acesteia i de hotrrile luate.
ntr-o mare msur, ele depind i de buna planificare, pregtire i desfurare a ntlnirii
precum i de urmrirea respectrii hotrrilor ce se iau n cadrul acestuia.
Secretariatul, avnd rol complementar pe lng organele de conducere, va participa direct
la toate etapele organizrii. De multe ori conductorii se bizuie complet pe secretare n
pregtirea reuniunilor. De aceea vom reda, n continuare, cteva repere orientative privind
organizarea acestora.
Pregtirea edinelor
Din cercetrile efectuate de diveri specialiti rezult c etapa de pregtire a unei edine
este foarte important pentru desfurarea ei cu succes.
Etapa de pregtire presupune o serie de aciuni anterioare edinei cu 7-14 zile, precum:
stabilirea tipului de edin, a obiectivului i a ordinii de zi;
stabilirea listei participanilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea
obiectivelor edinei;
stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materiale necesare informrii i a
datei limit de distribuire a lor (minim ase zile nainte);
stabilirea locului, datei, orei de ncepere.
Toate acestea sunt aduse la cunotin participanilor printr-o not cunoscut sub diferite
denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, Not de convocare. Coninutul agendei
estestabilit, n principal, de managerul care organizeaz edina. Agenda de lucru este, de
obicei, dactilografiat i distribuit de secretariat, pentru a informa membrii participani

184

asupra subiectelor ce vor fi discutate.

Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau consftuire,
pentru ca membrii participani s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi
discutate i s poat pregti, eventual, documentele necesare.
De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programa timpul
sau de a anuna eventuala absen motivat.
Ordinea de zi poate fi nsoit i de documente necesare pentru desfurarea discuiilor.
Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edinei prin fax sau tabele
nominale, pe baz de semntur, unde sunt nscrise toate numele participanilor la edin.
Dac exist situaii n care, n edinele anterioare, au rmas probleme asupra crora
dezbaterile nu s-au ncheiat, continuarea lor poate fi menionat n not la
punctul: Probleme ale ultimei edine.
De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale anterioare.
De asemenea, preedintele consiliului de administraie sau membrii consiliului, pot cere
includerea anumitor chestiuni pentru discutarea n edin.
Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine:
1)

Antetul organizaiei;

2)
Denumirea grupului care organizeaz edina (Direcia general, Directori de
departamente etc.);
3)

Data (ziua, luna, anul) edinei, ora de ncepere i de ncheiere, locul;

4)

Scuze pentru absen;

5)
Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edinei i/sau a
problemelor de discutat) i procesul verbal al edinei precedente (pentru conformitate).
Exist i situaii n care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de nregistrarea
discuiilor.
ANTET
NOT DE CONVOCARE
cu privire la edina (Consiliului de Administraie)

185

organizata la . n ziua de .
cu ncepere de la ora pn la ora
Puncte ale Agendei
1. Scuze pentru absen -----------------------2. Probleme ale ultimei edine ---------------3. Ordinea de zi:
1.
2.
Dac avei puncte de inclus n Agenda de lucru, de mai sus, v rugm s specificai n
spaiul de mai jos i s napoiai aceast not la secretariat, la data de . Putei
ataa Agendei i nota sau documentele care explic chestiunea pe care dorii s-o includei.

....
Data DIRECTOR/PREEDINTE,
Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea acestora.
Sunt situaii, n care, edinele pot fi programate s se desfoare sptmnal, decadal sau
lunar, n aceleai zile i ore. Este cazul edinelor de informare, pentru care, participanii
sunt, n general, pregtii.
Secretariatul poate face cteva verificri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului, pentru
constatarea eventualelor absene.
n cazul edinelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau Consiliul
de administraie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale
menionate.
n cazul societilor comerciale cu un numr mare de acionari, ordinea de zi se public n
ziare locale sau centrale, de larg circulaie, n conformitate cu actele normative care impun
aceasta.
Agenda de lucru a conductorului este alt document al edinelor care conine informaii
suplimentare fa de nota de convocare la edin. Sunt detalii care i ofer conductorului
detaliile necesare conducerii edinei. Se recomanda ca, n partea dreapt a agendei, s se
lase un spaiu liber unde conductorul i noteaz propriile observaii.

186

Secretariatul este implicat i n pregtirea acestui document. Pentru redactare, se va

consulta cu conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i asupra
eventualelor termene limita de rezolvare.
Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape:

se verific, prin rspunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare pentru

ordinea de zi;

se consult procesele verbale anterioare edinei, pentru a reactualiza problemele a

cror dezbatere trebuie continuat;

se verific calendarului anual al organizaiei, pentru ca problemele edinei curente

s nu se suprapun cu problemele prevzute n edinele periodice;

se introduc punctele agendei n ordine logic;

se aduc informaii suplimentare pentru ca participanii la edin s neleag fiecare

punct din ordinea de zi;

se indic persoanele care vor prezenta punctele edinei;

se specific, la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare, luare de

decizii sau alt scop;

se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dri de seam, oferte

de preuri etc.) i indic anexarea lor;

se include punctul Diverse i se specific dac exist participani care mai trebuie
anunai despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edinei;

se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni;

se menioneaz n Ordinea de zi: cine prezideaz, cine ntocmete procesul verbal i

dac aceste funcii se exercit prin rotaie;

se depune schia agendei pentru dactilografiat;

se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discuii, tuturor

persoanelor ce trebuie s participe la edina.
Desfurarea edinelor
Rolul decisiv, n reuita dezbaterilor, i aparine conductorului. Acesta va deschide edina,
prezentnd ordinea de zi n 1-2 minute.

187

n orice edin, n care s-au luat decizii, se va consemna n scris, cum s-a luat decizia
final, argumentele pro i contra unei decizii, concluzia final la care s-a ajuns, pentru
fiecare punct din ordinea de zi i cine este responsabil de aciune.
Cele mai multe edine, indiferent de scop, beneficiaz de nregistrri n procese
verbale sau minute.
Procesul verbal de consemnare reprezint expunerea fidel i exact a unei comunicri
verbale, de unde i vine i numele.
Orice ntlnire de grup, n cadrul organizaiei, se finalizeaz cu o decizie, care trebuie
nregistrat, nscris, pentru a servi drept baza pentru aciunile ulterioare. Deci, oricare ar fi
scopul unei ntlniri, nregistrarea scris, sub forma proceselor verbale, este extrem de utila
i necesara. Aceste consemnri, furnizeaz referiri utile, privind evoluia problemelor,
reducnd, astfel, posibilitatea nenelegerii hotrrilor luate, problemelor ascultate. De
aceea, se impune ca procesele verbale s fie pstrate, putnd constitui singurele dovezi
probatorii n cazul unor nenelegeri ce pot afecta organizaia.
Procesul verbal este autentificat prin semntura participanilor, care se realizeaz la sfritul
edinei.
nainte de a fi semnat, se citete cu voce tare n faa participanilor la reuniune de ctre o
alt persoan dect cea care a scris.
Redactarea proceselor verbale intr, de obicei, n responsabilitatea secretariatului.
n vederea pregtirii, n acest sens, se recomand ca nainte de edin, secretara s se
informeze asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare, verificnd
i proceselor verbale anterioare spre a va asigura dac exista un stil propriu al organizaiei
n acest sens, i dac trebuie respectat.
Elementele procesului verbal de consemnare sunt:
1) introducerea, care indic natura reuniunii, locul, data, numele participanilor, numrul
persoanelor absente i ordinea de zi;
2) coninutul rezumat al informaiilor, al problemelor discutate, soluiile adoptate, i
persoanele responsabile, termene de execuie dac e cazul. Se noteaz numele fiecrui
vorbitor, prezentndu-se n rezumat intervenia sa. Procesul verbal se scrie la persoana a
III-a, timpul trecut.
3) partea final, n care se prezint, dac este cazul, rezultatul unui vot i se indic n
ordine ierarhic numele participanilor pentru semntur.
Model:

188

Proces verbal
ntocmit cu ocazia edinei din (data, ziua, luna, anul)
edina s-a inut n prezena: (nume, funcii) i a celor .
(nr.) de membri, n total (nr.) de persoane.
S-au constatat(nr.) absene: (nr.) motivai i(nr.) nemotivai.
edina a nceput la ora; Dl. . anun ordinea de zi:
1.
2.
Ordinea de zi a fost epuizat la ora. drept pentru care s-a ncheiat prezentul proces
verbal.
Numele participanilor pentru semntur.
(Se respect ordinea ierarhic a funciilor)
Minutele edinei au acelai rol ca i procesele verbale, diferena dintre ele, fiind doar de
procedura:
Procesul verbal, ntocmit n timpul edinei sub forma manuscris, reprezint forma final a
documentului, fiind citit i semnat la sfritul edinei. Procesele verbale se consemneaz
de obicei ntr-un registru rezervat special acestui scop;
Minutele, elaborate n timpul edinei, reprezint doar ciorne, fiind apoi dactilografiate sau
procesate dup edin, dup care sunt verificate de conductor i distribuite participanilor
pentru semnare i pentru reluarea discuiilor n timpul ntlnirilor viitoare. Deoarece,
elementele cuprinse n minute reprezint doar situaia discuiilor la un moment dat, acestea
au un caracter intermediar, de trecere de la o etap la alta; pn la finalizarea obiectivului
urmrit.
Procedeul consemnrii prin minute este utilizat, n special, n mediul afacerilor, ca form
preliminar de nregistrare a discuiilor i nelegerilor ntre delegaii anumitor uniti, atunci
cnd se urmrete ncheierea unui contract economic.
Minutele nu transcriu cuvnt cu cuvnt discuiile, ci doar noteaz argumentele pro i contra
pentru decizii importante.
Etape de ntocmire, n timpul edinei:

189

se nregistreaz data, ora i locul unde are loc edina;

se nregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentru

absen;

se identific subiectele discuiei; se folosete agenda ca ghid;

urmeaz, conform unei ordini convenionale, tratarea mai nti a problemelor de

rutin: minutele ultimei edine, citite i semnate, problemele aprute din minute,
corespondena primit;

se planific ntocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume subiectul), un
scurt rezumat al discuiei, decizia luat i aciunea cerut, de cine i pn cnd;

se d fiecrei minute un numr de referin, consecutiv;

se ine pasul cu evoluia edinei;

se clasific punctele nerezolvate sau ambigue nainte s fie prea trziu;

se nregistreaz sub form de not i, pe ct posibil, se evit nregistrarea cuvnt cu

cuvnt;

se folosesc propoziii i paragrafe scurte i clare.

Dup edin:

se schieaz minutele clar;

se face verificarea cu o alt persoan preferabil cu lidearul oficial al edinei;

se dactilografiaz, folosind o aezare n pagin clar;

se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin, precum
i celorlalte persoane care trebuie s fie informate;

se ndosariaz minutele cu grij: organizaiile pot avea reguli n privina ndosarierii

minutelor, reguli care trebuie cunoscute i respectate.

se verific dac aciunile ntreprinse sunt monitorizate i continuate.

Observaii:
n ntocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urmtoarele:

strecurarea propriului punct de vedere n interpretarea celor spuse;

190

introducerea prea multor nume de persoane;

introducerea abrevierilor neexplicate i a elementelor de jargon ;

amnarea redactrii, n cazul minutelor; informaiile nu vor mai fi la fel de proaspete

n memorie;

faptul de a fi influenai de statutul membrilor;

neglijarea datelor de desfurare a urmtoarei edine, secretara asigurndu-se ca

locul, data, ora au fost stabilite.
In cazul minutelor, exist i posibilitatea elaborrii din timp a unor formulare tip, parial
imprimate, care vor fi completate n timpul edinei, eliminndu-se, astfel o serie de
operaiuni care sustrag atenia [1] .
MINUTA EDINEI
Participani

Distribuie adiional

Subiect:

Dl.Barbu

Dl.Cristea

Vnzare i nchiriere maini i

utilaje

Dl.Panait

Dl.Furtun

Dra Moise

Dl.Costea

Dl.Petre

Dl.Popescu

Dl.Cristea

- cri tehnice de calitate

D.Furtun

- certificare de garanie

D.Costea

- condiii de
vnzare/nchiriere

Dl.Popescu

Data

Ora

23.04.2002

10,00

Locul

Condus de

S.C. ERCO SA

Dl.Barbu

Organizat de:

Telefon

S.C. ERCO SA

041/689.351

- caracteristici tehnice
Subiect

Sumar/Aciuni

Creterea vnzrilor

Actelor necesare

nchirierea
autobasculant

Proces verbal de

191

Responsabil

Dl.Costea
Dra Moise
--

Termen
30.04.2002

27.04.202

nchiriere
Vnzare excavator

__

02.05.2002

Asistena i controlul secretariatului se exercit, n astfel de manifestri, printr-o

planificare a aciunilor, astfel:
Cu trei sptmni nainte de edin:

se stabilete proiectul listei participanilor;

se ntocmete lista materialelor ce vor fi prezentate n edina pe baza indicaiilor

conducerii;

se alege o sal corespunztoare;

se anun raportorii s depun n timp toate materialele spre multiplicare

Cu zece zile nainte de edina:

se verific primirea invitaiilor sau a notelor de convocare i se noteaz confirmrile

de participare la edina;

se reavizeaz persoanele care nu au confirmat participarea;

se obin toate documentele sau informaiile necesare de la persoanele care nu pot

participa la edina;

se colecteaz toate materialele ce se vor prezenta n edina i se iau msuri pentru

multiplicare;

se difuzeaz materialele participanilor;

Cu ase zile nainte de edin:

se prezint conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate n

edina;

se pregtesc dosare pentru toi participanii;

se asigur aparatura de proiecie (cnd este cazul), aparatura de nregistrare i

amplificare i se verifica funcionarea acesteia;

se stabilesc stenografele care vor lucra n edina;

Cu dou zile nainte de edin:

192


se va pregti rechizita necesar desfurrii edinei, inclusiv exemplare n plus ale
agendei de lucru;

se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentru

dotarea slii cu suficiente scaune, sau mese, condiii de aerisire i iluminat, decoraiuni, etc.

se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura menionat;

se va asigura de existena indicatoarelor spre sala de edine, dac e cazul;

In ajunul edinei:

se va aranja masa de lucru pentru prezidiu;

se verific funcionarea aparaturii n sala de edine, poziia prizelor i a altor aspecte

legate de funcionarea acestora;

se va asigura de existena produselor rcoritoare, a paharelor, scrumierelor,

erveelelor etc. n sala de edina;

va pregti un anun, care va fi atrnat pe ua slii, spre a atrage atenia trectorilor

s nu deranjeze;

va verifica cu suficient timp nainte de edin, lista acestor probleme, s se asigure

de rezolvarea lor;
In ziua edinei

se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un nlocuitor sau de punerea n

funciune a robotului telefonic;

va ndeplini rolul de gazd, avnd grij ca sala s fie descuiat la timp i ncuiat dup
ntlnire;

va veni mai devreme, asigurndu-se de dotarea slii cu toate cele menionate anterior

va verifica semnarea convocatorului notnd persoanele care anun n ultimul moment

c nu vor participa la edin;

va citi procesul verbal al edinei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze i
corespondena indicata de conductor;

l va ajuta pe conductorul edinei, nmnndu-i documentele necesare, aflate n

discuie;

193

va ntocmi procesul verbal, dac va fi nominalizat pentru aceasta;

n timpul redactrii procesului se va asigura c a neles corect problemele ridicate,

cernd explicaii dac este cazul;

va discuta cu conductorul edinei asupra celor ce vor fi consemnate: dac va

consemna toate dezbaterile, punctele principale sau numai hotrrile adoptate i aciunile
de stabilit;

dac se ntmpl s piard firul discuiilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l ntrerup
politicos pe cel care discut, pentru a consemna datele corect i n succesiunea n care s-au
ntmplat;

noteaz principalele argumente, pro i contra deciziilor;

are grij ca toi participanii la edin s semneze procesul verbal.

Dup edin

strnge toate hrtiile rmase n sal;

dac se practic metoda consemnrii discuiilor prin minute, dup edin secretara
dactilografiaz procesul verbal n forma final, pentru a fi trimis participanilor pentru citire
i semnare (trebuie respectat termenul prevzut pentru prezentare);

ndosariaz documentele folosite n edina;

consemneaz n agend data urmtoarei edine;

va verifica procesul-verbal pentru a trece n instrumentele de eviden, eventuale

termene de scaden sau alte aciuni ce trebuiesc planificate i controlate de secretariat
pentru ndeplinirea lor la timp.
Tabelul de mai jos ofer posibilitatea de a vizualiza mai uor ndatoririle participanilor la
edin [2] .
4.1.2 ntlnirile de lucru
Acest gen de ntlniri au loc mai des dect edinele. Se desfoar de obicei cu
participarea unui numr redus de persoane, din rndul angajailor sau al partenerilor de
afaceri.
Constituind modaliti concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme aprute n
dinamica procesului de coordonare a organizaiei, ntlnirile de lucru presupun o pregtire
din timp pentru ntrunirea participanilor, chiar dac se desfoar n condiii mai reduse de
timp.

194

Dificulti de organizare apar, n mod special, atunci cnd particip un numr mai mare de
persoane. Iat, cteva aspecte ce trebuie avute n vedere:

Atunci cnd ntlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat, aceasta va fi

contactat de secretar i se va prezenta la conducere la data i la ora fixat.

Dac ntlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora ntlnirii vor fi
stabilite de comun acord.

Dac ntlnirea va avea loc cu o persoan cu funcie ierarhic superioar, se va solicita

n numele conducerii data i ora la care aceasta poate fi primit.

Secretara trebuie s includ n agend i s comunice conducerii cu precizie ora ziua

i locul ntlnirii.

Secretara va pregti materialele necesare ntlnirii: proiecte, situaii financiare,

scheme etc.
ntlnirile de lucru se pot organiza ntre dou sau cu participarea mai multor persoane.
O problem mai dificil n organizarea ntlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei date i
ore care s convin tuturor persoanelor implicate.
n practica secretariatului se recurge la urmtoarele procedee:

se contacteaz succesiv, fiecare persoan, i se stabilete data i ora n funcie de cea

stabilit de primul interlocutor;

se ntocmete un tabel n care se menioneaz data i ora la care este disponibil

fiecare participant i se verific orele cnd toate, sau majoritatea persoanelor sunt
disponibile. Data i ora fixat va fi transmis tuturor persoanelor.
4.1.3 Teleconferinele
Teleconferinele reprezint metode de desfurare a edinelor i altor tipuri de ntlniri,
fr a fi necesar deplasarea participanilor aflai la distan, fiind suficient prezena lor n
faa unui telefon sau ntr-un studio.
Tipuri de teleconferine:
Videoconferinele
Videoconferina se desfoar printr-un sistem de televiziune cu circuit nchis care leag
persoane din diferite localiti. Fiecare camer de conferine este echipat cu camere de
luat vederi, monitoare i un microfon. Multe organizaii mari, naionale i internaionale, au

195

propriile lor studiouri. n timpul conferinei se pot folosi hrtii desene, schie, imagini video.
Avantaje:
Costul unei ore de videoconferin ntr-un studio va costa de zece ori sau douzeci de ori
mai puin dect apelurile telefonice pentru a-i ntruni pe toi participanii la o edin.
Urgena demarrii ntlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe operaiuni, precum cele
menionate, pentru pregtire i desfurare.
Dezavantaje:
Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct, cum ar fi cel al perceperii
mesajului nonverbal sau al posibilitii unor negocieri prin comunicrile neoficiale realizate
n pauze.
De asemenea se pierde posibilitatea unei valorificri a ideilor prin participare nelimitat la
discuie, fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rnd pentru a permite camerei de
luat vederi s focalizeze.
Audioconferina
Conferinele inute de la distan se pot realiza i prin conectare telefonic a participanilor
aflai la distan. Se poate folosi, in sistemul de telefonie al propriei companii dac are
facilitile necesare. Dac se cere, serviciul telefonic poate fi suplimentat cu materiale
obinute cu ajutorul scanerelor i faxurilor. Pentru a facilita discuia cu persoane din
strintate poate fi angajat un translator. De asemenea, discuiile pot fi nregistrate i
ascultate.
Avantaje:
Nu implic timp i bani pentru deplasare, ca i n cazul videoconferinelor dar costurile sunt
mai ieftine i dect acestea. Astfel, se pot ine cte patru edine scurte ntr-o sptmn
dect una lung pe lun.
4.1.4. Teleconferina pe computer
Comunicarea n acest caz se realizeaz prin intermediul potei electronice.
Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spatii
cuprinztoare.
Aplicaiile tipice pentru sistemele de conferine sunt:

Conferinele on-line pe cale electronica

196

Sprijinirea proceselor de decizie n grup

Pachetele de programe pentru lucrul n grup permit sprijinirea pregtirii, desfurrii i a

evalurii edinelor i a conferinelor. n acest scop se pun la dispoziie instrumente care
permit desfurarea structurat a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibil att
coordonarea fluxurilor, ct i generarea i distribuirea direcionat a mesajelor.
B) Reuniunile sau manifestrile colective temporare
Expresia manifestri colective este folosit ca generic pentru reuniuni la care participa de
cele mai multe ori persoane care lucreaz n acelai domeniu de activitate, n diferite
organizaii, chiar concurente.
n funcie de coninutul dezbaterilor, aceste manifestri pot fi tiinifice, profesionale,
culturale, inaugurale sau aniversare.
Organizarea lor are loc, deopotriv, la nivel macro i microeconomic, n instituii de
nvmnt, cercetare, medicale, culturale i alte organisme interesate n a-i pune de
acord activitatea practic cu ideile i conceptele teoretice noi din domeniul de activitate n
care fiineaz.
n cadrul acestor manifestri pot participa persoane sau organisme autorizate ntr-un
domeniu de activitate, din mediul extern.
Cele mai multe manifestri colective se concretizeaz sub form de simpozioane,
consftuiri, sesiuni de comunicri, seminarii mese rotunde colocvii etc.
O delimitare clar ntre aceste noiuni nu este univoc clarificat de literatura de specialitate.
Indiferent de denumirea sub care se desfoar, simpozion, congres, conferin etc. aceste
manifestri prezint cteva caracteristici comune ce pot fi clar delimitate, astfel:

Toate reprezint o parte necesar a comunicrii organizaionale cu mediul economicosocial. Nici o organizaie nu poate tri izolat de mediul n care-si desfoar activitatea ea
fiind nsi produsul mediului respectiv. De aceea ele capt o amploare deosebit n viaa
economico-social, constituind una dintre aciunile eseniale pentru afirmarea identitii i
imaginii unei organizaii.

Modul de comunicare este preponderent verbal i presupune existena unui auditoriu;

Obiectivul ntlnirii este comun i bine precizat;

Desfurarea este temporar, variind de la cteva ore la la cteva zile n funcie de

amploarea manifestrii;

Cadrul de desfurare este special amenajat

197

In practica organizaiilor, n general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare este
gndit n funcie de civa factori, precum:

proporiile participrii

gradul de oficializare

procedurile organizatorice
Astfel, se pot distinge:

4.2.
Manifestri de proporii mari cu caracter oficial care se concretizeaz n
simpozioane, sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ;
4.3.
Manifestri de proporii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz n mese
rotunde i dezbateri, consftuiri;
4.4.
Manifestri cu caracter mai puin oficial, precum mesele de lucru (masa bufet,
cocktailurile, recepiile, dejunul, dineul) sau festivitile cu diverse prilejuri (aniversari,
Crciun, pensionari, excursii organizate de firm etc).
Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discuii sau sesiuni de
comunicri scrise ntre specialiti, n faa unui auditoriu interesat de tematica abordata.
Dup proporiile manifestrii pot fi:

Simpozioane internaionale cu participarea specialitilor din diferite colturi ale

lumii care s-au constituit n asociaii profesionale sau tiinifice sau care desfoar
activiti n diferite organisme de cercetare, nvmnt sau producie. Se organizeaz pe o
anumit tematic din paleta de preocupri a specialitilor. Uneori simpozioanele
internaionale sunt numite i congrese internaionale sau n alte cazuri conferine.

Simpozioanele naionale sunt reuniuni ale specialitilor dintr-un anumit domeniu

de activitate, care au ca obiect de activitate cercetarea i care aparin unor asociaii
naionale. Pot participa i alte organisme interesate de tematica dezbtut.
Colocviile tiinifice sunt convorbiri, discuii dezbateri organizate pe o anumit tema
dinainte stabilita, ntr-un anumit domeniu al tiinei.
Conferinele se pot desfura sub mai multe forme, precum:

expuneri fcute n faa unui public, asupra unei teme tiinifice, literare, politice,
economice etc. Scopul sau este informarea i instruirea publicului.

ntruniri culturale, tiinifice, economice etc. cu reprezentani autorizai cu scopul de a

198

dezbate probleme de specialitate i de a hotr asupra activitii curente sau de perspectiv.

conferine-dezbateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg n situaiile de

formare i perfecionare profesional n domeniul conducerii; pot fi, de asemenea cu
participare naional sau internaional.
Mesele de lucru i dezbaterile sunt forme mai simple de comunicare i conlucrare cu un
numr mai restrns de invitai. Abordeaz n general, teme teoretice i practice cu
aplicabilitate imediat ct i de perspectiv.
4.2.1 Gestionarea manifestrilor colective
Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc eseniali urmtorii factori: a)
temeinicia pregtirii; b) tactul i priceperea de a conduce dezbaterile.
Pentru coordonarea unor astfel de activiti se nsrcineaz, de obicei, o echipa
responsabila, compusa din salariai dac organizaia nu dispune de un serviciu specializat
de Protocol sau Relaii Publice. Este important s se stabileasc competentele tuturor
membrilor acesteia, ntocmindu-se lista sarcinilor concrete, prevzut cu termenele de
ndeplinire ale acestora.
In gestionarea acestor manifestri, conductorii se bizuie, de obicei, pe secretare in special
n planificarea aciunilor i urmrirea ndeplinirii lor, n elaborarea materialelor imprimate, n
aciuni de protocol sau alte tehnici specifice de secretariat.
Gestionarea manifestrilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o ansa de
specializare pe aceast direcie, innd cont de faptul c aceste manifestri reprezint parte
a comunicaiei i Relaiilor Publice.
De aceea vom ncerca s redm n continuare cteva detalii de organizare pentru fiecare
etap a manifestrilor, insistnd asupra aspectelor ce implic secretariatul.
Aceste recomandri, care pot asigura succesul manifestrilor, decurg din experiena
organizaiilor, de aceea sunt tratate tipic n literatura de specialitate. De aceea ele trebuie
abordate ca o list de verificare care poate fi, bineneles actualizat i lrgit n funcie de
noi tehnici i idei
Indicaii generale
Gestiunea manifestrilor se compune din urmtoarele faze:

definirea obiectivelor;

planificarea

199

execuia

evaluarea

verificarea succesului

Definirea obiectivelor i planificarea manifestrii sunt faze care sunt coordonate de

conductorul manifestrii. Secretariatul poate veni n sprijinul acestuia pregtind o list
cuprinztoare, n care s fie enumerate toate sarcinile i obiectivele manifestrii respective.
Planificarea presupune clarificarea urmtoarelor probleme:
1)

Tipul manifestrii i tema;

2)

Cercul participanilor;

3)

Momentul manifestrii;

4)

Durata manifestrii;

5)

Locul desfurrii

6)

Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desfurrii).

ntreaga desfurare a manifestrilor depinde de buna organizare care presupune

urmtoarele operaiuni:

scrierea invitaiilor

stabilirea locurilor de cazare, conveniile cu hotelurile dac e cazul i locurile de

parcare;

alegerea i angajarea referenilor;

stabilirea i organizarea manifestrilor auxiliare

echiparea slilor;

rezervarea cazrilor la hotel;

In funcie de durata i tipul manifestrii, secretarelor le revine, pe lng munca lor

cotidian normal, efectuarea multiplelor pregtiri.
Pentru aceasta este nevoie de multe notie i eventual de a gsi, la nevoie nlocuitor, mai
ales n toiul evenimentelor.

200

Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil s fie
uitate lucruri mrunte dar care pot avea efecte negative n derularea aciunilor. n general
lista trebuie s cuprind aciunile i materialele ce fac parte din procesul organizrii i
conducerii unei reuniuni pentru a evita situaii stnjenitoare.
Dei manifestrile colective sunt diferite ca scop i substana, punctele de pe list sunt
universal valabile.
Iat, n acest sens cteva rubrici ce pot fi cuprinse n Lista de control:
- Publicitate promovare-anunare: afie, anunuri, invitaii, locul manifestrii, cum
se ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres, contacte cu reprezentanii presei, copii
ale interveniilor, copii ale desfurtorului reuniunii, ilustraii, avizier, contacte personale
diverse.
- Amenajarea localului: capacitatea slii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize
microfon, numele administratorului, unde poate fi gsit, acustica, ui, grupuri sanitare,
acces la telefon, scri, ascensoare, instalaii de termoreglare, instalaii de ventilare,
parcare, (capacitate de acces), accesul la mijloace de transport, aranjamente pentru
decorarea slii, spatii de expunere, panouri / aviziere, impactul emoional (design,
estetica), diverse.
- Dotri necesare: mese (numr, dimensiuni), scaune (confort, numr), microfoane,
casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon, retroproiector, trepied
pentru afiare de avize, stnd pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle,
cni i pahare cu ap, instalaii i ceti pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla,
creta, burete, maini de scris, couri de hrtii, table de afiat buletine, mas pentru
retroproiector, aparat de fotografiat, ustensile de scris, cordoane prelungitoare, copiatoare,
calculatoare, diverse.
Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartonae cu numele participanilor, pixuri
cu mine groase i subiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca,
ace, foarfeci, capsator, hrtie pentru multiplicat, diferite tipuri de hrtie, programul
manifestrii, publicaiile organizaiei, materiale de expoziie, flori sau aranjamente florale,
decoraiuni, postere, afie, foi cu instruciuni, menionarea n scris a persoanelor utile,
semne indicatoare spre locul manifestrii, mape, diverse.
- Buget costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferine, chiria pentru
dotare tehnic, chiria localului, materiale din hrtie (ecusoane, tiprire buletine, hrtie,
inclusiv calc,), materiale de scris, transport, mesele participanilor, bar, cafea, rcoritoare,
multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operator proiecii, operator microfoane,
traductori, program distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor,
diverse.
- Dup manifestare: debarasarea slii, restituirea aparaturii i a ustensilelor
mprumutate; sortarea i pstrarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea

201

protocolului; evaluarea notielor, memorarea lor; colectarea i transmiterea rapoartelor de

presa; trimiterea de fotografii invitailor de onoare, referenilor i eventual participanilor;
decontarea numerarului; decontarea onorariilor i a cheltuielilor de deplasare; achitarea
costurilor hoteliere; verificarea facturilor sosite i dispunerea plii acestora; calcularea
cheltuielilor totale, compararea cu ante-calculul i tragerea concluziilor pentru viitoarele
manifestri; rezolvarea eventualei corespondene, notarea i memorarea modificrilor de
adrese.
Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea n acest
scop o banc proprie de date n care poate ncrca i din care poate apela pentru culegerea
datelor de baz ale persoanelor, hotelurilor etc.
Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hrtii rutiere,
mersul trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe dischete sau pe
CD-Rom (compact discuri).
De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferine, precum cele
menionate n capitolul Comunicaia birotic. Pota electronic poate fi de un real folos
pentru comunicare cu participanii, dac exist posibiliti de acces la Internet, evitndu-se
multe costuri de comunicare.

[1] Elisabeta NICORESCU, Sociologie i psihologie economic, Constanta, Ex Ponto,1999, p.

105
[2] Nicy STANTON , Mastering Communication, London, Orion Books, 1999, p. 123

V. FUNCIA DE REPREZENTARE
Funcia secretariatului de reprezentare se exercit, n mod special, n relaiile interpersonale
ale managerului cu personalul organizaiei sau cu mediul extern.
Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esenial a procesului de management,
asigurnd maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea rspunsului ce o caracterizeaz.
Cercetrile specialitilor n domeniul managementului evideniaz faptul c, peste 70% din
timpul de lucru al managerului se consum n comunicri interpersonale i comunicri de grup
sau de echip [1] . n general, se insist asupra persuadrii interlocutorilor, ca obiectiv al
acestui tip de comunicare, la nivelul organizaiilor, n scopul declanrii de aciuni care conduc
la atingerea obiectivelor
n aceste condiii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct al
managementului, au evoluat spre o alt coordonat, aceea a competenelor sociale.

202

Dincolo de provocrile profesionale n faa tehnologiei informaionale i comunicaionale,

competenele sociale constituie o nou provocare n exercitarea acestei profesiuni. Conducerea
organizaiilor care se desfoar mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai mult de
secretare sau asistente manageriale calificate dar i capabile s comunice i s se comporte
conform noilor cerine.
Situaii oficiale specifice, n care secretariatul i exercit funcia de reprezentare, la nivelul
organizaiilor, le reprezint: primirea vizitatorilor, audientele, relaiile cu reprezentanii presei,
negocierile.
Rolul secretariatului este, n general, acela de a crea condiiile preliminare pentru desfurarea
eficient i n bune condiiuni a acestor contacte.
Exercitarea funciei de reprezentare nu poate fi, ns, raportat numai la aceste aciuni
specifice procesului de management. Posibilitile de reprezentare depesc aceast sfer,
dac ne raportm la fluxurile comunicaionale gestionate la acest nivel al organizaiei,
menionate n capitolele anterioare.
Dincolo de relaiile ierarhice cu eful direct, solicitrile secretariatul sunt dintre cele mai
diverse, de la simple informaii sau eliberri de nscrisuri pn la situaii complexe de
comunicare oficial n absena managerului.
Funcia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extins chiar la nivel de organizaie,
secretarele fiind adesea numite cartea de vizit a unei organizaii, n sensul c, ele sunt
primele persoane cu care se intr n contact, la nivelul conducerii, putnd influena pozitiv sau
negativ imaginea organizaiei. n lipsa unui serviciu de Relaii Publice, secretariatul poate
suplini cu succes o serie de aciuni de imagine, mai ales n cazul comunicrii n interior i
exterior. De pild, felul n care-l trateaz la telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin n
ntmpinarea colegilor influeneaz puternic imaginea firmei n viziunea partenerilor. Un
comportament elevat, elegant, diplomat i inspirat, consecvent i ponderat poate crea
adevrate puni ntre oamenii cu care comunic organizaia. Posibilitile lor de influenare
direct i indirect depind de: treapta ierarhic a efilor, de domeniile de sarcini ale efilor
precum i de propria iniiativ i iradiere personala.
Cunoaterea clar a acestor obiective, considerm c poate constitui deja o premiz n
perfecionarea acestei dimensiuni comportamentul profesional care se nglobeaz n
competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este aceea c o secretar
trebuie s plac, s tie s se fac plcut. n ultimii ani s-a scris o vast literatur a omului
care place, care tie s se fac plcut, s comunice pe plan individual i profesional. Deoarece
aceste aspecte in de alte domenii ale cercetrii, precum psihologia social, n contextul acestui
manual am ncercat doar s exprimm cteva idei care s releve idealul.
n acest sens, reproduce un adevr verificat n orice profesiune: Cunoaterea este arma cu
care se nvinge n orice profesiune.
Bibliografie
1.
AIFTINCA, Marin. Babilonul informaiei: Ctre o noua ordine informaionala n
domeniul comunicrii i informaiei. Bucureti: Editura politica, 1987;
2.

ALEXANDRU, Ioan. Administraie public. Bucureti: Lumina Lex, 999 ;

203

3.

AMOS, Julie Ann. Managing your time.- London, 1998;

4.
BALDRIGE, Letiia. Codul manierelor n afaceri. Bucureti: Business Tech
Internaional Press, 1997.
5.
BERCIU DRAGHICESCU, Adina. Arhivistica i documentaristica, Bucureti:
Universitatea Bucureti, 2001;
6.

BOTEZ, Victor. Informaie: Cunoatere: Actiune, Bucureti: Editura politica, 1983;

7.
BRATESCU, Gheorghe. De la desenele rupestre la sateliii de comunicaie: Povestiri
din lumea crii. Bucuresti: Albatros, 1987;
8.

CANDEA, Rodica; CANDEA Dan. Comunicarea managerial aplicat, Bucureti: Expert;

9.

COX, Desiree. An introduction to the Office management for secretaires.

10.
DEVERS, Thomas. Secretaires, apprivoisez, la bureautique, Paris: Les editions d
organisation, 1987;
11.
DICIONAR al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti: Editura tiinific i
enciclopedic, 1982;
12.

DICIONAR de drept al muncii, Bucureti: Lumina Lex, 1997;

13.

DICIONAR de informatica, Bucureti: Editura tiinific i enciclopedic, 1981;

14.

DUSSAULT, Louis. Protocolul instrument de comunicare, Bucureti: Galaxia, 1996;

15.
GATJEN-REUTER, Margit; BEHRENS, Claudia. Manual de secretariat i asistenta
manageriala, Bucureti: Editura tehnica, 1999;
16.
GEORGESCU, Toma. Tehnici de comer exterior: Negocierea afacerilor i uzane de
protocol, Bucureti: Sylvi, 1997;
17.

GIBLIN, Les. Arta dezvoltrii relaiilor interumane. Bucureti: Curtea Veche, 2000;

18.

GULEA, Michaela. Scrisoarea comercial.- Bucureti: Oscar Print, 1999;

19.
GUU, Stelian. Sisteme informatice n administraie, Bucureti: Editura tiinific i
enciclopedic, 1984;
20.

HARRISON, John. Curs de secretariat, Bucureti: ALL, 1996;

21.
HASCAL, Abela; PREOTESIU, Lucreia. Corespondena i tehnici de secretariat,
Bucureti: Editura didactic i pedagogic, 1992;
22.

HINDLE, Tim. Cum s gestionam timpul, Bucureti: RAO, 2000;

23.

IZDRAILA, Vasile. Buna-cuviin i comportamentul civilizat. Timioara: Facla, 1998;

204

24.

JALOBEANU, Mihai. Internet Informare i instruire. Cluj: Promedia Plus, 1995;

25.

JOHNS, Ted. Organizarea perfecta a timpului, Bucureti: Naional, 1998;

26.

JOHNSON, Richard. Manipularea subalternilor, Bucureti: Antet XX Press, 2001;

27.
LEFTER, V.; MANOLESCU, A. Managementul resurselor umane, Bucureti: Editura
didactica i pedagogica, 1995;
28.

MANOLESCU, Adrian. Putere i informaie, Craiova: Certi, 1996;

29.
MARIN, George. Uzane diplomatice i de protocol: Caiet de seminar, Bucureti:
Academia de studii Economice, 1996;
30.
NAFTANIL, Ion; COLESCA, Sofia. Birotica i secretariat, Bucureti: Editura ASE,
1999;
31.

NECROPONTE, Nicholas. Era digitala, Bucureti: ALL, 1999;

32.

NICOLESCU, Ov.; VERBONCU, I. Management, Bucureti: Editura economic, 1996;

33.
NICORESCU, Elisabeta. Elemente de modernitate ntr-un birou, Bucureti: Editura
didactica i pedagogica, 1998;
34.

OKITA, Saburo. Cu fata spre secolul 21, Bucureti: RAI, 1992;

35.
POPESCU, Maria. Management pentru tinere secretare, Bucureti: Universitatea Marii
Negre, 1995;
36.
POPOVICI, M.; ROMAN, E. Lucrri de birou i secretariat, Bucureti: Editura didactica i
pedagogica, 1971;
37.

ROSCA, D.; VARZARU, M. Craiova: Certi, 1994;

38.

RUSU, Costache; VOICU, Monica. ABC-UL managerului, Iasi: Gh. Asachi, 1993;

39.

SITTERLEI, Connie. Femeia manager, Bucureti: Codex, 1993;

40.

SOCOBEANU, Iordana. Manual de secretariat, Bucureti: Eficient, 2002

41.

STANCU, Serb. Relaii publice i comunicare, Bucureti: Teora, 2001;

42.

STANTON, Niki. Comunicarea, Iai: Societatea tiina i Tehnica, 1997;

43.
STEUEART, R.; MORAN, B. Management pentru biblioteci i centre de informare,
Bucureti: ABBPR. 1998;
44.
SURCEL, Traian; SOFRONIE, Gheorghe; PREDA, Stefan. Word perfect pentru secretariat
i corespondena de afaceri, Bucureti: Calipso 2000, 1995;

205

45.
SINCAI, Ana. Informaie i comunicare: Informarea documentara o disciplina n
expansiune, Piteti, 2002;
46.
TABARCEA, Petrea; GHIAUR, Gheorghe. Tehnologii noi de telecomunicaii, Bucureti:
Editura tiinific, 1991;
47.
TAYLOR, Judith. Succesfull tehnique how to improve your organizaion s image,
London: Kogan page, 1994;
48.
UDROIU, Neagu. Gutenberg sau Marconi ?: Momente din evolutia comunicatiilor de
masa, Bucureti: Albatros, 1981;
49.

VEDINAS, Virginia. Elemente de protocol, Bucureti: Lumina Lex, 2000;

50.
VIVIEN, Georges; ARNE, Veronique. Secretara perfect, Bucureti: Sigma Primex,
1995;

[1] Rodica CANDEA, Dan CANDEA, Comunicare managerial aplicat. Bucureti, Expert,
1999, p. 122.

ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE

Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu
Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
Prof. Maria Petre
Arhivele Naionale Istorice Centrale Bucureti
Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili
(uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n
vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i
valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz
informaiile, datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de cercetare
eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai
bine la beneficiar.
Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala
surs de informare documentar.
Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un
fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale

206

documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informaie sau o

informaie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n:
informaii, nregistrarea lor, suportul.
Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel n
Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind
orice surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore,
cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric[1].
Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care
servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar
i avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996
menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se nelege:
acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie,
chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i
nregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre
creatori romani n strintate[2].
Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul
informaiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive
naionale, departamentale (judeene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri
i colecii.
Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de
stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de
rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic, tiinific,
cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii
politice, economice, sociale i culturale a rii[3].
In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc
Fondul Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre
organele de stat, organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase,
militare, precum i de ctre persoanele fizice[4].
Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut
prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o
familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic,
particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor[5]. Colecia are mai
muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de
timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asemntoare.
S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar
teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care
nu mai ndeplineau acest oficiu.

207

Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe
criterii de clasificare:
A.

Dup deinerea arhivelor:

arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;

arhive ale Arhivelor Naionale;

arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.

B.

Dup etapele procesului de formare a arhivelor:

arhive curente (de registratur);

arhive de depozit;

arhive istorice (permanente).

C.

Dup ornduirea social:

arhive feudale;

arhive moderne;

arhive capitaliste;

arhive socialiste.

D.

Dup etapele istoriei arhivelor:

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era
destinat i care beneficia de coninutul lui);

arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);

arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i
eviden); copierea se fcea n registru;

E.

arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).

Dup creatorii arhivelor:

arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat;

arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;

208


arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale,
curi cu juri etc.;

arhive poliieneti provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n

sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;

arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale
economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;

arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin
nfiinarea oficiilor statistice (1859);

arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat
Major;

arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de
leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;

arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a-i
pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii);

arhive culturale create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn,

biblioteci, muzee;

arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng

mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de coli,
licee, universiti;

arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu
documentele cele mai vechi;

arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i

totodat conservate contient de ctre o persoan;

arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie
ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s-au
pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.
F.

Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din tulpina
plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obinut
din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.
G.

Dup modul de percepere de ctre om:

209

arhive vizuale;

arhive sonore;

arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor.

Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare
n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i
practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare.
Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i n domeniul arhivelor. Pentru a se
putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea
arhivelor istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea
nr.40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei nr.769/1991.
Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea sau
fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua
lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Preedintele
Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protecia special a
Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar
bugetare n cadrul Ministerului de Interne.
Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente la
revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la
Arhivele Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea constituie
cerinele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c
legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor n stat.
Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar,
Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruciuni privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt deosebit
de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2 aprilie
1996.
Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc
documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c
administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Naionale;
obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de arhiv,
conform complexitii i cantitii de arhiv precum i structura i competena
compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de
arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile personalului compartimentului
de arhiv i obligaia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale,
nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n activitatea instituiilor cu
implicaii asupra compartimentului de arhiv;

210

Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de
documente ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea
documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce se
aplic n cazul nerespectrii acestor obligaii.
Evidena documentelor
Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate
documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un
singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr unic
de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete.
nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de
natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur,
asigurarea pstrrii lor.
Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit
organizarea precis a circuitului lor.
Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea
acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se
numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se
repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8]
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1
ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.
n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare;
data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor
documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt; compartimentul
cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare
al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va
stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului.
Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat;
n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de
nregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i
documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate.
n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al
documentului la care se rspunde.
Gruparea documentelor n dosare

211

Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor

spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar.
Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit
problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a
documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu
documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se
aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este
prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor,
respectiv de constituire a documentelor.
Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros
discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai
problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz
sub o form determinat grupa de documente create ntr-o instituie.[9]
Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub
forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente
grupate pe probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la
registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare,
ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci
dosarul nu capt aceast accepiune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat.
Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea
constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost
prezent de la nfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora
dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la
arhiv pe aceeai baz.
Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n
ordinea intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup
alfabet.
Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul
dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare, respectiv:
clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unitilor arhivistice,
inventarierea lor, selecionarea, valorificarea informaiilor documentare etc.
O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare
necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza
nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ.[11]

212

Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei
de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.)
concepute pe probleme i termene de pstrare.
El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]
n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea
n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane.
n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere
majuscule.
n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare
dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc.
n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite.
Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul
poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex:
4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni
sau mici compartimente de munc.
La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la
rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.).
Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru
activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a
informaiilor pe care le conin documentele.
n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul permanent
(prescurtat P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care reprezint numrul
anilor ct se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente
nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist
motive s se presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot avea
importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se menioneaz C.S. (comisie de
selecionare). La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de
comisia de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.
ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de
pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i,
respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale
.a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu
valoare permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se
pstreaz n original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz
ntr-un dosar separat cu meniunea cpii, cruia i se d un termen temporar. n aceast

213

categorie se ncadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i

documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o
map de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar ele se vor regsi n arhiva
creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semnturile, aprobrile i
avizele respective.
Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare
difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare
diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile corespunztoare,
planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de
pstrare.
Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s
nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente
s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare
prin analogie care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i imposibilitatea
nominalizrii i regsirii lor.[13]
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n
structura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau
subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create.
n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend
alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile
dosare. Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii
etc, se ntocmete un nomenclator nou.
De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe
care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli
dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu
caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14]
Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor. eful
fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele
specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului
de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare.
Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la
nivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor
Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea
aplicrii lui.
Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea
corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrareieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.
Constituirea dosarelor

214

i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela
care la rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele instruciuni de organizare a
arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de
arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul
acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte
nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. Mai trziu, statutul administrativ din
decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd
ca acesta s nu depeasc 25 cm.
n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfritul
secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele dintr-un an
au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din aceast form
s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al
numrului de baz, adic de grupare a actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur
loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe
probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie ntre
sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentru
introducerea sistemului modern al dosarelor.[15]
Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau
la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii dosarelor se
efectueaz o serie de operaiuni.
Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale,
dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea
cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea
acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la
documentele din care au fost desprinse.
Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri
personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu
problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse
la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar
documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin.
nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul
fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie
factori de asigurare a integritii fondului.
Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv
Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia
rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i
metoda indirect sau pe fie.

215

Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe

coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit
spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majoritii
creatorilor de arhiv.
Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite
nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea
repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic sau
cronologic; trecerea pe calculator.[16]
Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de
inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate
dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de
munc. Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt
prevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare
dosar va primi un numr direct, distinct.
Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare
pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face
predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Dosarele
nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n
inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul
rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n
inventare se va meniona acest lucru.
Rubrica Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze,
rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i
perioada la care se refer.
Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul
dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu
denumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se va
reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a
problemelor importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte din
mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar anii extremi.
Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin
eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un
document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de
probleme conexe. Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului
pierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului.[18]
Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor
creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe
baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind
respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i

216

datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina
compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19]
Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de
eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic.[20]
Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden
curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.
Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor
preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar se
noteaz:

Numrul de ordine al inventarului

Data prelurii documentelor din inventarul respectiv

Denumirea compartimentului de la care provine inventarul

Datele extreme ale documentelor

Totalul dosarelor din inventar

Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv

Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ieiri se trec:

Data ieirii documentelor din eviden

Unde s-a predat

Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden

Totalul dosarelor ieite

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii,
transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente
neprevzute.[21]
Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe
baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:

Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22]

217

Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]

Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a

lipsei acestora
Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare,
aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale.

Selecionarea documentelor
Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n
cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte
pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea
creatorilor de arhiv.
Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentaristoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n circuitul
economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect.
Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spaii
de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor.
Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea
practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20
etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru
activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele
au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribuiei .a).[24]
Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente
s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului
unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri,
numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv.
eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.[25]
Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien
care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul
respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n
documente.
Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i
experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea
inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent
dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient de
cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De
asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a

218

inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de

ansamblu asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist
riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea,
incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26]
Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint
comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie deosebit va fi dat
dosarelor care au meniunea C.S. (comisa de selecionare). Dac comisia constat greeli de
ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie
pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la
anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete
procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaia arhivistic[27]) care se nainteaz spre
aprobare conducerii unitii. Sunt selecionate att documentele create de unitatea respectiv
ct i cele create de alte uniti i pstrate n depozitul acesteia.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu
procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente create
n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu
adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la
direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale.[28]
Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar
dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este evitat astfel
pierderea unor informaii importante.
Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de
organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare.
Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte
materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru.[29]Selecionarea
matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de
proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nsoit de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor
Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi menionat data prelurii i denumirea
organizaiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul din care este
confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn, ebonit etc),
forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm),
descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc),
legenda (se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este cazul, traducerea n
limba romn, ntre paranteze) i anul confecionrii.
Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea
intrrii lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se
ncredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s
judece documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului dornic
s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile generaiei trecute
pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32]

219

Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de
conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art. 37:
Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit
actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.[33]
Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza
nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informaii
secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete;
documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de
stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componena
dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare,
legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la
compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la
expirarea caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac
n acelai mod ca la documentele nesecrete.
Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de
pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de
selecionare compus din persoane care au acces la date, informaii i documente secrete de
stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special.
Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva
general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la
finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele,
aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult
necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor
secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentartiinific.[34]
Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare
n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii
economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n
paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important de instituii, sunt numeroase
cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele 4042, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de
pstrare.
Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond
(fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluia
sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un
criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului pe

220

probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un
dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua n
consideraie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu
numrul 1, pe fiecare an.[35]
n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se
grupeaz pe probleme n dosare.
Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de
termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie,
stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana
tiinific i practic.
n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu
termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n
vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare.
Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent, categoria
de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice), poziia n
nomenclator i termenul de pstrare.[36]
Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare,
inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n circuitul
cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale
poporului romn.
Folosirea documentelor
Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi
documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea
tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru
eliberarea unor copii, extrase, certificate.
Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i
strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest
termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau
deintoare. Legea stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n
original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.[37]
Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la
cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein, chiar dac
nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe
solicitant cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va
cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele
existente precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare

221

ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine

cronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de
persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unitilor
arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar).
Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare,
recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat,
menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a
precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele
din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de
nregistrare.
n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se
comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor, cererea
se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu
sunt admise, n textul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri, rspunderea
asupra exactitii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se
legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori
mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot.
Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare
civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur,
reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.
Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite
pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul
i data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat
un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.
[39]
Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea
ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu numrul
curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din
care provine unitatea arhivistic scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice,
aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din
depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece
numele solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare; urmeaz rubrica unde se
trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data
restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel
rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii.
n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i
anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru
cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde: denumirea
fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea

222

compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i

data.
Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un
depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de
control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice,
asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic
Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce
mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de alte
tipuri de arhiv.
Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de
informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici,
fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informaiilor,
a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz.
nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un
fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe
compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor. O dat
nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei
uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie
ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii,
birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an
dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe
baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru
arhiva general. Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de
eviden curent (anexa nr.4)[44].
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea
principiilor generale:

Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate,

instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau
persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i
prelucrare.

Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor

arhivistice n fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator.

Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor

arhivistice din zona geografic n care au fost create.

Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supori

diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este

223

necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu

tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor).[45]
Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau
pot constitui fonduri i colecii integrale.
Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe, se
vor ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt
ncorporate.
Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice
incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului
cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). Instruciunile privind activitatea
de arhiv la creatorii i deintorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea
fondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele
59-80.[46]
Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv
Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru asigurarea
existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor
de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice.[47]
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze
documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii,
sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite
special sau n ncperi amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii
solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului
de foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte
mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii.
Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile
materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protecie (cutii, containere), ale
spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei
evacuri rapide n caz de necesitate.
Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul
artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se
asigur un spaiu liber de 0,70,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai
nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior care s
asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat
deteriorarea.
Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i
dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar.
Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi
magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii.

224

Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu

temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de
materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 1418 C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoar cu aparate de control
(termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi
consemnate ntr-un caiet de depozit.
Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau
alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de climatizare.
Se vor asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i
deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin odat la 5 ani.
Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor,
fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor defecte.
Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de carbon i praf
sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii
de stingere automat a incendiilor. Orice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se va
comunica imediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene.
n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i
termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene
de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile
i poliele se numeroteaz.[48]
Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile, poliele
i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv.
Depunerea documentelor la Arhivele Naionale
Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional
se depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:

Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;

Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea lor;

Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de depunere,

dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale, n acest caz
depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein, al
Arhivele Naionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor

225

Naionale, urmtoarele instituii: Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe.

Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz,
alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, Academia Romn.[49]
Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie continuat
de alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n prezena
reprezentatului Arhivelor Naionale, n care se consemneaz: denumirea fondului
arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este
semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de membrii comisiei de
lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Naionale.
Documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare
practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale.
Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz
prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i
inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un procesverbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50]
Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare,
numrul lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor
predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la
unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes naional,
crora statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integritii lor
sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente.
Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor
ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se pedepsesc conform
prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de
mputerniciii Arhivelor Naionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a
contraveniei se face n termen de 15 zile de la primirea comunicrii, la judectoria n a crei
raz teritorial a fost svrit contravenia.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate n
spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul
registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului de
arhiv prin coala Naional de Perfecionarea Arhivistic asigur desfurarea ntregii
activiti arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.

226

[1] Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti, Ed. St. Enciclopedic, 1982, p. 103104; vezi i Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare,
conservare i restaurare a arhivelor n Arhiva Romaneasc, tom I, 1995, p. 26-39.
[2] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996.
[3] Dicionarul, p. 121-122.
[4] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996
[5] Dicionarul, p.7 4; vezi i Lexicograf Archive Terminology, cf. Florea Oprea, p. 33.
[6] Ibidem, p.33-34; Florea Oprea, op. cit., p.34-37, mparte arhivele n arhive clasice i
arhive tehnice, fiecare dintre acestea n clasificri i subclasificri proprii.
[7] Marin Radu Mocanu, Arhivele Naionale n competiie cu timpul, Arhiva romneasc, tom
II, 1996, p.13, idem, Arhivele Naionale i Societatea romneasc, Bucureti, Edit. M.I., 1997,
p.15.
[8] Legislaie arhivistic, Bucureti 2001, p. 26.
[9] Cristiana Dinu, Vasile Nicula, Constituirea dosarelor pe termene de pstrare, n Revista
Arhivelor, an LV, vol.X2, nr.4/1978, p. 444
[10] Emilia Cohn, Nomenclatorul de dosare i indicatorul de termene de pstrare
instrumente de baz n activitatea arhivistic, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr.
1/1979, p.17.
[11] Voica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, n Revista
Arhivelor, an LXI, vol. XLVI, nr.4/1984, p. 414.
[12] Legislaie arhivistic, p. 52.
[13] Voica Coman, op. cit., p. 415.
[14] Elena Ciuc, Din experiena Filialelor Arhivelor Statului Municipiului Bucureti pe linia
activitii de ndrumare i control la arhivele B.D.S., n Revista Arhivelor, an LXII, vol. XLVII,
nr. 4/1985, p. 399.
[15] Cristina Dinu, Vasile Nicula, op. cit., p.16.
[16] Marcel Dumitru Ciuc, Ordonarea i inventarierea documentelor aflate n depozitele
arhivelor statului, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979, p. 300.
[17] Legislaie arhivistic, f. 53.

227

[18] Ion Cozac, Consideraii asupra ordonrii i inventarierii documentelor din epoca
contemporan, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.23.
[19] Legislaie arhivistic, p. 54.
[20] Ibidem, p. 55.
[21] Ibidem, p. 31.
[22] Ibidem, p. 56.
[23] Ibidem, p..57.
[24] Voica Coman, Selecionarea documentelor la organizaii, n Revista Arhivelor, an LIX,
vol. XLIV, nr.4/1982, p.370.
[25] Legislaie arhivistic, p. 32.
[26] Voica Coman, Selecionarea documentelor , p. 373.
[27] Legislaie arhivistic, p. 56.
[28] Ibidem, p. 32.
[29] Maria Dogaru, Instrumentele de eviden i informare tiinific pentru izvoarele sigilare,
n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLII, nr.2/1979, p. 154.
[30] Legislaie arhivistic, p.57.
[31] ibidem, f.58.
[32] Vasile Cplnean, Consideraii privind selecionarea arhivelor la creator, n Revista
Arhivelor, editat de Asociaia Arhivitilor David Prodan, Cluj-Napoca, seria a III-a, vol.I,
1995, nr.1-2, p. 77.
[33] Legislaie arhivistic, p. 33.
[34] Elena Ciuc, op. cit., p. 399.
[35] Legislaie arhivistic, p. 34.
[36] Ibidem, p. 35.
[37] Legea Arhivelor Naionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71 din 9 aprilie
1996, p. 4.

228

[38] Legislaie arhivistic, p. 36.

[39] Ibidem, p. 37.
[40] Ibidem, p. 59.
[41] Ibidem, p. 60.
[42] Ibidem, p. 54.
[43] Ibidem, p. 53.
[44] Ibidem, p. 55.
[45] Ibidem, p. 39.
[46] Ibidem, p. 40-45.
[47] Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i
restaurare a arhivelor, n Arhiva Romneasc, tom I, fasc.2/1995, p. 31.
[48] Legislaie arhivistic, p.49.
[49] Legea Arhivelor Naionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71, din 9 aprilie
1996, p.3.
[50] Legislaia arhivistic, p. 57.
Legea Arhivelor Naionale 1996
Parlamentul Romniei adopt prezenta lege.
Capitolul I
Dispoziii generale
Art. 1 Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei
documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau
private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de ctre persoanele
fizice. Acestor documente statul le asigur protecie special, n condiiile prezentei legi.
Art. 2 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n sensul
prezentei legi, se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii,
manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri, pelicule cinematografice i alte
asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i informatice, cu
valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate.

229

Art. 3 Administrare, supravegherea i protecia special a Fondul Arhivistic Naional al

Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitate bugetar n cadrul Ministerului de
Interne.
Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin compartimentele sale specializate i prin direciile
judeene ale Arhivelor Naionale.
Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz n condiii de pace,
potrivit prevederilor legii, iar n caz de rzboi sau de calamiti naturale, de ctre creatori, cu
sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale n asemenea situaii i cu asistena de
specialitate a Arhivelor Naionale.
Art. 4 Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare de documente care fac
parte din Fondului Arhivistic Naional al Romniei, denumite n continuare creatori i deintori
de documente, rspund de evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea
documentelor n condiiile prevederilor prezentei legi.
Capitolul II
Atribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia
special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei
Art. 5 Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a
operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind
urmtoarele atribuii:
a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru
pentru organizarea i desfurarea ntregii activiti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i
includerea n Fondul Arhivistic Naional al Romniei a documentelor prevzute la art. 2, care se
dau publicitii, dup caz;
b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv i stabilete
msurile ce se impun potrivit legii;
c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute n prezenta lege;
d) asigur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le
deine;
e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate;
f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale i reeaua automatizat de
informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corectarea tehnic i

230

metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a

compartimentelor similare din cadrul Sistemului naional de informare i documentare;
g) elaboreaz i editeaz Revista Arhivelor i alte publicaii de specialitate, destinate
informrii i sprijinirii cercetrii tiinifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac
parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei;
h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de Perfecionare Arhivistic
pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activitilor arhivistice;
i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei;
j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei, n scopul expunerii sau documentrii cu ocazia unor manifestri
tiinifice sau culturale internaionale
k) ntreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, n vederea
informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de
pe acestea; asigur aplicarea conveniilor i acordurilor internaionale privind domeniul
arhivistic i particip la congrese, conferine, reuniuni i consftuiri arhivistice internaionale;
l) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei documentelor care
fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, respectiv n aprarea secretului de stat,
paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau rzboi.
Art. 6 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz un consiliu tiinific, format din specialiti ai
Arhivelor Naionale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti din ministerele
interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme privind normele i
metodologiile specifice de lucru, publicaiile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii
activiti arhivistice.
Modul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului tiinific se stabilesc prin
regulament de organizare i funcionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Naionale.
Capitolul III
Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente
Seciunea I
Evidena documentelor
Art. 7 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena
tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite,
potrivit legii.

231

Art. 8 Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice, potrivit problematicii i

termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete
de ctre fiecare creator pentru documentele proprii.
Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele Naionale,
iar cele ale celorlali creatori, de ctre direciile judeene ale Arhivelor Naionale, potrivit anexei
nr. 1.
Art. 9 Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de
la constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire, ntocmite potrivit
anexelor nr. 2 i 3.
Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza unui
registru, potrivit anexei nr. 4.
Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor
sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al direciilor judeene ale
Arhivelor Naionale, dup caz, n funcie de creatorii de nivel central sau local, n urma
selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de
calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat.
Seciunea a II-a
Selecionarea documentelor
Art. 10 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionare a
documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i
deinute de creatori la nivel central, iar n cadrul direciunilor judeene ale Arhivelor Naionale
funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de
selecionare a documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori.
Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind
activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor Naionale.
Art. 11 n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o
comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorul unitii respective, fiind
compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din rndul
specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar,
pentru analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric;
hotrrea luat se consemneaz ntr-un proces verbal, ntocmit potrivit anexei nr. 5.
Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca
fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz permanent, se
nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n cazul creatorilor i deintorilor
de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, n cazul celorlali creatori i deintori de documente.

232

Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselorverbale ale comisiilor prevzute la alin. 2.
n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea documentelor
ce urmeaz a fi arhivate.
Seciunea a III-a
Pstrarea documentelor
Art. 12 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele create
sau deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii,
sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cel prevzute de lege.
Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s le pstreze n spaii
special amenajate pentru arhiv. Noile construcii ale creatorilor i deintorilor de arhiv vor fi
avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz,
unele numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor.
Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor Naionale pot prelungi termenul de
pstrare a documentelor la deintori pn la asigurarea spaiilor necesare prelurii lor.
Depozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de suportul documentelor, cu
mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i
sisteme de prevenire i stingere a incendiilor.
Seciunea a IV-a
Depunerea documentelor la Arhivele Naionale
Art. 13 Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente depun spre pstrare
permanent la Arhivele Naionale i la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup cum
urmeaz:
a)
documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la
crearea lor;
b)
documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup
30 de ani de la crearea lor;
c)

documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

d)

actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

e)
matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i
denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz.

233

Art. 14 Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare
n desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului general al Arhivelor Naionale, n
cazul creatorilor i deintorilor la nivel central i a directorilor direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, pentru ceilali creatori i deintori, n condiiile respectrii prevederilor prezentei
legi.
Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii,
Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, ale organe cu atribuii n
domeniul siguranei naionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele proprii
n condiiile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute la art. 13.
Art. 15 Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documentele din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form de custodie sau
donaie, scutite de taxe i impozite.
Deintorul care dorete s vnd documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale, care au prioritate la
cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei
i care trebuie s se pronune n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii.
Art. 16 Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i
extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i
deintorii de documente.
Art. 17 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i 15, sunt obligai s
depun la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, cte
un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirarea
termenelor de depunere a acestora.
Art. 18 n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan
juridic, fr ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul, documentele cu valoare
istoric, n sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluate de ctre Arhivele Naionale sau de
direciile judeene ale Arhivelor Naionale, iar cele cu valoare practic, n baza crora se
elibereaz copii certificare i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor vor fi depuse
la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale sau la direciile judeene ale acestuia.
Art. 19 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei o dat intrate,
potrivit legii, n depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia celor predate n
custodie.
Capitolul IV
Folosirea documentelor care fac parte

234

din Fondul Arhivistic Naional al Romniei

Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi folosite
pentru: cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, aciuni educative,
elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, extrase i certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la
cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru
documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu
aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.
Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de reproduceri.
Art. 21 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la
cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe care le
creeaz i dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prevzut la art. 13,
dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant.
Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilor persoanelor fizice
i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n condiiile prevzute de lege.
Art. 22 Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile i
libertile cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate
fizic este n pericol nu se dau n cercetare.
Fac parte din aceast categorie documentele care:
a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit
prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare;
b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului;
c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia de
specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal;
d) nu sunt prelucrate arhivistic.
Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora, potrivit anexei
nr. 6.
Capitolul V
Personalul arhivelor

235

Art. 23 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 2, persoane juridice, au

obligaia de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu
probleme de arhiv, n funcie de valoarea i calitatea acestora.
Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competena acestor
compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unitii creatoare i deintoare
de documente, cu avizul Arhivelor Naionale sau, dup caz, al direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale.
Art. 24 Formarea, atestarea i perfecionarea personalului de specialitate din Arhivele
Naionale, ct i din celelalte uniti creatoare i deintoare de documente de arhiv se
realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic.
Art. 25 Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale va fi dimensionat n funcie
de calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din
categoria funcionarilor publici.
Capitolul VI
Rspunderi i sanciuni
Art. 26 Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspundere
contravenional, civil sau penal.
Art. 27 Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei constituie infraciune i
se pedepsete conform prevederilor Codului penal.
Art. 28 Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional
al Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau persoane juridice strine fr
autorizarea Arhivelor Naionale, constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 3 la
7 ani, dac fapta nu constituie o infraciune mai grav.
Tentativa se pedepsete.
Art. 29 Constituie contravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dac nu sunt
svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni:
a) neinventarierea documentelor sau nenlocuirea de ctre creatorii acestora, persoane
juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit art. 8 alin. 2;
b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiv, a documentelor cu
termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire,
conform prevederilor art. 9;

236

c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane juridice, la termenele

prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare a documentelor, n
condiiile prevzute la art. 11;
d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor create i
deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiv, persoane juridice sau persoane fizice,
potrivit art. 12;
e) nepredare, la Arhivele Naionale i, dup caz, la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei de ctre creatorii i
deintorii de documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute la art. 13;
f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei de ctre persoane fizice sau persoane juridice, fr respectarea prioritii Arhivelor
Naionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2;
g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup
caz, de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, a inventarelor pe care le dein la
expirarea termenelor de depunere, n condiiile prevzute la art. 17.
Art. 30 Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz dup cum urmeaz:
a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevzute la lit. a), d) i f);
b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cel prevzute la lit. b), c), e) i g).
Amenda se aplic i persoanelor juridice.
n cazul contraveniilor prevzute la art. 29 lit. f), Arhivele Naionale pot solicita instanei
judectoreti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescripie a
rspunderii contravenionale, n condiiile legii civile.
Art. 31 Constatarea contraveniilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanciunilor se fac de
ctre mputerniciii Arhivelor Naionale i, dup caz, ai direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale.
Art. 32 mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se poate face plngere, n
termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit
contravenia.
Art. 33 Contraveniilor prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiile Legii nr.
32/1968 privind stabilirea i sancionarea contravenienilor.
Capitolul VII
Dispoziii finale i tranzitorii

237

Art. 34 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris, n termen de

30 de zile, Arhivelor Naionale sau, dup caz, direciilor judeene ale Arhivelor Naionale,
documentele care le atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea, n condiiile legii.
Art. 35 Denumirile Direcia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n
actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Naionale.
Art. 36. Dispoziiile din prezenta lege referitoare la direciile judeene ale Arhivelor
Naionale se aplic, n mod corespunztor i Direciei Municipiului Bucureti a Arhivelor
Naionale.
Art. 37 Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege.
Art. 38 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al Republicii Socialiste
Romnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare prevederilor
prezentei legi se abrog.
Aceast lege a fost adoptat de Senat n edina din 4 martie 1996, cu respectarea
prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei.
Preedintele Senatului
prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN
Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputailor n edina din 12 martie 1996, cu
respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei.
Preedintele Camerei Deputailor
ADRIAN NSTASE
Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16
(Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996)

Aprob
PRESEDINTELE CONSILIULUI DE
ADMINISTRATIE
(DIRECTOR)

238

Formular nr. 1

Se confirm
DIRECTORUL GENERAL AL
ARHIVELOR NOTIONALE
(DIRECTORUL DIRECTIEI JUDEENE
A ARHIVELOR NAIONALE)
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din ..............
Direcia

Direcia
secretariat i
administrativ

Serviciile

A. Serviciul
secretariat

B. Serviciul
administrativ

Denumirea dosarului
(coninutul pe scurt al
problemelor la care se
refer)

Termenul de
pstrare

1). .............................

2). .............................

10

3). .............................

1). .............................

2). .............................

10

3). .............................

........................................

Formular nr. 2

Denumirea creatorului

Inventarul pe anul...........

........................................

pentru documentele care

Denumirea compartimentului

se pstreaz ..an
(permanent)

NR.

INDICATIVUL

239

CONINUTUL PE

DATELE

NUMRUL

OBS.

Obs

CRT.

DOSARULUI
DUP
NOMENCLATOR

SCURT AL
EXTERNE
DOSARULUI,
REGISTRULUI, ETC.

FILELOR

Prezentul inventar format din ...... file conine ... dosare, registre,
condici, cartoteci, etc.
Dosarele
de
la
nr. crt.
..................
.....................nefiind ncheiate.

au

fost

lsate

la

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................

Astzi, ................, s-au predat..............dosarele
Am predat,

Am primit,

Formular nr. 3
Instituia
(Regie autonom,
Societate.)
PROCES VERBAL
de predare primire a documentelor
Astzi,
...........................subsemnaii
..............................................
delegai
ai
compartimentului ..................................................., i ............................ arhivarul
instituiei ......................................am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea
documentelor create n perioada ....................................... de serviciul menionat, n
cantitate de .................dosare.
Predarea primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............... pagini
dactilografiate.
Am predat,

240

Am primit,

Formular nr. 4
REGISTRU DE EVIDEN
A INTRRILOR IEIRILOR UNITILOR ARHIVISTICE
INTRRI
Nr.
crt

IEIRI

Data

Denumirea
Datele
Nr.dosar
Nr.
Nr.
Dat
compartimentului extreme ale
dup dosare dosare ieiri
intrrii
documentului inventar primite rmase
efectiv
efectiv
2

1.

numrul de ordine al inventarului

2.

data prelurii dosarelor din inventarul respectiv

1.

numrul total al dosarelor cuprinse n inventar

Unde s- Denumirea
au
actului de
predat predare, nr.
i data

10

8. data scoaterii dosarelor din eviden

9. denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele Naionale etc.)
10. denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din
eviden (confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare, proces-verbal de predarepreluare)

Formular nr. 5
..................................
(denumirea creatorului)
.......................................

241

Se aprob
(conducerea unitii)
L. S., s.s.

Total
dosare
ieire

11

.......................................
(sediul)
PROCES VERBAL Nr. .....................
Comisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din .......................,
selecionnd n edinele din ..................... documentele din anii*) ................, avizeaz ca
dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de
pstrare prevzute n Nomenclatorul unitii.
Preedintele, Membrii, Secretar,
Formular nr. 6
PROCES VERBAL
Predare preluare din
(anul, luna, ziua)
Subsemnaii .. din partea i .. din
partea .. am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea
. anii extremi nsumnd .. u. a. i m. l.
Totodat, s-au predat i preluat . .
n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele . u. a.
Prezentul proces verbal cuprinde ... file i s-au ncheiat n dou exemplare.
Am predat, Am preluat,

Formular nr. 7
INVENTAR
al coleciei de matrice sigilare
Nr. Data prelurii Materialul
de
organizaiei
inv. sau numele
persoanei de

242

Forma

Dimensiunile

Descrierea
cmpului

Legenda

Anul
Observaii
confecionrii

la care s-a
preluat
matricea
1

Formular nr. 8
REGISTRU DE DEPOZIT
Nr.
crt.

Denumirea
fondului,
compartimentului

Cota
u.a.

Scopul
Numele
Data scoaterii Data restituirii Observaii
scoaterii din solicitantului; u.a. semntura
u.a.:
depozit
funcia
solicitantului
semntura
solicitantului
4

Formular nr. 9
FIA DE CONTROL
FONDUL .
COLECIA
COMPARTIMENTUL ..
NR. INVENTAR. ..
ANUL
NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ...

DATA

243

*) Anii extremi

244