Facturacin de la E.S.

E Hospital San Luis

Beltrn de San jernimo

Manual

Resultados
CARACTERIZACION DEL PROCESO
PROCESO: Facturacin

REA DE GESTIN: Apoyo logstico

OBJETIVO GENERAL: Generar la factura de todos los procedimientos, actividades e intervencionesrealizadas en la

institucin de forma oportuna y con calidad de acuerdo al marco legal y con los requisitos pactados con el cliente.

RECURSOS REQUERIDOS

HUMANOS

Auxiliares de facturacin
Personal asistencial

FSICOS

Instalaciones fsicas
Mobiliario y equipos de oficina
Equipos de computo
Equipos de telecomunicaciones

FINANCIEROS

Las
correspondientes
apropiaciones
presupuestales
para cada vigencia

ENTRADAS

SALIDAS

Contrato: Objeto, tarifas, derechos y obligaciones.

Factura:Cuentas, RIPS, informes

DESDOBLAMIENTO DE LA CALIDAD

IDENTIFICACIN DE LOS USUARIOS CLIENTES

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS USUARIOS

CLIENTES
.
Trato amable y respetuoso.
Informacin clara y veraz de los servicios
prestados y los costos de atencin.

EXTERNOS:
Usuarios:

de

Factura que presente igualdad entre servicios

prestados y serviciosfacturados.
Factura con valores correctos de acuerdo a las
tarifas pactadas
Facturas con soportes pertinentes de acuerdo al
servicio prestado y a la legislacin vigente
Factura cobrada en el tiempo establecido por la
normatividad vigente
Cumplimiento de las obligaciones contractuales por
parte de la ESE

Organismos de control (Superintendencia

Nacional de salud)
Contralora General de la Nacin

Cumplimiento de los contratos y normas en

Entidades Administradoras
Beneficios (EAPB)

de

Planes

relacin a la prestacin de servicios de salud.

Informacin oportuna, vlida y confiable de la

gestin entre la EPS y la ESE

REQUISITOS LEGALES: Ley 100/1993,Ley 1231/2008, ley 1122/2007, ley 1438/11, decreto 2423/1996, resolucin
3047/2008, decreto 4747/2007,resolucin 416/ 2009, acuerdo 08/2009. Resolucin 1915/2008 Sistema Obligatorio de
Garanta de la Calidad, Modelo Estndar de Control Interno.

REQUISITOS DE LA ORGANIZACIN: Plan de Desarrollo Institucional, Plan de Accin por reas. Manual de
funciones y competencias laborales.

CARACTERSTICAS DE CALIDAD DEL PROCESO Y/O DEL PRODUCTO: Oportunidad, pertinencia y accesibilidad
INDICADORES
ESTRUCTURA

Eficacia:

PROCESO

RESULTADOS E IMPACTO
Porcentaje de facturas
devueltas
(Numero
de
facturas devueltas que se
hayan realizado y entregado
en un mes al personal de
Preauditoria/Total
de
facturas
entregadas al
personal de Pre auditoria en
el mismo mes)*100
Porcentaje de entrega
oportuna
(Numero
de
facturas entregadas en el
mismo
mes/Total
de
facturas
realizadas
por
facturador en el mes)

Cumplimiento:

Egresos
vs
facturado
(Numero
de
egresos
facturados en un mes/total
de egresos en ese mismo
mes)

Diagrama de flujo consulta externa

INICIO
Socializar los contratos y los
cambios realizados a este
con
el
personal
de
facturacin.
SiSi
Gerente. Socializa los contratos
con el personal de facturacin y
admisiones;
informndoles
aspectos tales como: Tarifas,
tipo del contrato, exclusiones,
obligaciones de las partes.

Admisin del usuario.

Admisiones .El personal
de admisiones realiza la
admisin del usuario de
acuerdo al estndar de
procedimiento (ver sp-fac
1)

Consolidacin
Facturacin. El personal
de facturacin realiza la
consolidacin de facturas
segn EPS y contratos,
con
sus
respectivos
soportes

Verificar con lista de chequeo.

Generar factura.
Admisiones. Realiza la
factura de acuerdo a la
ERP, al contrato, a las
tarifas (ver sp-fac-2)

Facturador. Verificar con la lista

de chequeo que la factura cuente
con todos los soportes.

Anexar soportes.
Admisiones. Anexa todos
los soportes exigidos por la
resolucin 3047 de 2007 y
por la ERP

Entregar facturas
Admisiones.
Admisiones
entrega los legajos de facturas
de consulta externa al final de
cada semana al personal de
facturacin.

No
Devolver a generador
de
factura
para Si
correccin

Verificar
que
la
factura cuente con
todos
los
sellos
legales.
Revisa la fecha exacta de
recepcin de la factura,
sello de recibido de la
entidad con la que se tiene
contrato y factura original
con sello (ver sp-fac-3)

La
factura
est bien
realizada
?

Enviar a pagador.
Enva
las
facturas
consolidadas
a
la
respectivas EPS.

FIN

Autorizacin de atencin. El
mdico realiza el anexo 2 o
solicitud de autorizacin de la
atencin de urgencias para el
paciente. (ver sp-urg-3)

Atencin. El mdico realiza la

atencin del paciente, la historia
clnica electrnica y deja
registradas en ella, las rdenes
mdicas (ver sp-urg-2

Diagrama de flujo urgencias

La auxiliar de
enfermera cumple
las rdenes mdicas

Cdigo de autorizacin. El medico y la auxiliar

de enfermera solicitan el cdigo de autorizacin
en la EPS (Si lo requiere) del paciente dejando
registro en la factura.( ver sp-urg-3)

INICIO

Generar factura. La auxiliar de enfermera verifica

y registra los insumos gastados en el paciente,
comparndolo con las ordenes medicas; y genera la
factura. Adjunta los soportes necesarios para cada
factura (sp-urg-4)

Ingreso. El paciente ingresa a

urgencias y es recibido por el
celador (ver sp-urg- 1)

Admisin. El celador verifica al

paciente en la base de datos del hospital
y en el fosyga; y lo ingresa a la agenda
del triage (ver sp-urg-1)

Recolectar y verificar facturas. La enfermera

jefe recoge del servicio de urgencias las facturas
correspondientes al da anterior. Adems verifica
los soportes de las facturas, compara los gastos co
las rdenes mdicas y los insumos facturados

ATENCION

URGENTE

Devolverla al
generador
responsable de
la factura

Triage. El mdico realiza el triage;

clasificando la atencin como urgencia,
consulta prioritaria o no prioritaria. Al mismo
tiempo que define el lugar de atencin del
paciente. (ver manual de triage)

No

Est bien
realizada la
factura??

Si
Entrega de facturas. La
enfermera jefe entrega las
facturas ya verificadas al
personal de facturacin

Enviar a pagador.
FIN

Enva las facturas

consolidadas
a
la
respectivas EPS.

Consolidacin. El personal de
facturacin consolida las facturas

ESTNDAR DE PROCEDIMIENTO 1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOADMISION DEL

USUARIO

SP-FAC-01

OBJETIVO GENERAL: Clasificar al usuario por la forma de acceso y tipo de atencin requerida, con criterios de
oportunidad e informacin confiable y clara.

RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:

CONDICIONES

Solicitud de los servicios

Auxiliar de facturacin

MATERIALES NECESARIOS

Documentos de identificacin del usuario.

Equipo de computo

EJECUCIN DE ACTIVIDADES CRITICAS

Si el usuario no tiene registro en la base de datos del hospital, se realiza el ingreso de la informacin
personal del mismo, es importante ser muy estrictoya que de esto depende la facturacin que se le vaya
realizar.
Actividades que debe realizar el facturador:

Abrir el sistema de facturacin XENCO

Ingresar usuario y clave personal

Ingresar al modulo de gestin hospitalaria
Solicitar el documento personal del usuario
Registrar y actualizar los datos personales del usuario en el pantallazo maestro de usuarios
Verificar y actualizar:
Fecha de nacimiento
Direccin
Telfono
Ciudad de residencia
ERP

Validar los usuarios ante la ERP de la siguiente manera:

Verificar en la base de datos en el servidor bdeps.
Verificar en la base de datos del FOSYGA
Verificar en la pagina del DNP si es necesario

PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:

Garantizar una informacin confiable con el fin de que los cargos generados sean validos y con ello se pueda
entregar la factura en forma oportuna.

ESTANDAR DE PROCEDIMIENTO 2

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GENERAR FACTURA

SP-FAC-02

OBJETIVO GENERAL: Generar la factura de forma oportuna y con calidad de acuerdo al marco legal y con los
requisitos pactados con el cliente

RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:

CONDICIONES

Que el usuario requiera el servicio

Que el usuario este en base de datos. Si no est
en base de datos solicitar a la EPS el cdigo de
autorizacin

AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(ADMISIONES)

MATERIALES NECESARIOS

Documentos personales del usuario

Equipo de computo

EJECUCIN DE ACTIVIDADES CRITICAS

PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:

ESTANDAR DE PROCEDIMIENTO 3

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: VERIFICAR

FACTURAS

SP-FAC-03

OBJETIVO GENERAL: Verificar que las facturas cumplan con lo establecido en los contratos y la normatividad
vigente

RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:

CONDICIONES

Contar con facturas de cada una de las

dependencias

AUXILIAR DE FACTURACION

MATERIALES NECESARIOS

Facturas
Archivadores
Lista de chequeo
Contratos

EJECUCIN DE ACTIVIDADES CRITICAS

PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:

A.
NOMBRE DEL
INDICADOR:

Porcentaje de facturas devueltas

CDIGO DEL
INDICADOR:

ID-FAC-01

DOMINIO:

Eficacia

OBJETIVO:

Medir el desempeo del personal de admisiones

DEFINICIN
OPERACIONAL:
(Frmula para el Clculo)

Numerador:
Denominador:

FACTOR:

UNIDAD DE
MEDICIN:

META:

100

Porcentaje

99%

Numero de facturas
devueltas que se
hayan realizado y entregado en el mes al
personal de admisiones
Total de facturas entregadas al personal de
facturacionen el mismo mes*100

FUENTE DE LA
INFORMACIN:

UMBRAL DE
DESEMPEO:

Numerador:
Denominador:

ORIGEN DE LA
INFORMACIN

FUENTE
PRIMARIA

ESE San Luis Beltrn

ESE San Luis Beltrn

Facturacin

Sobresaliente: >95%
Aceptable: 90% < 95%
No cumplida: <90%

PERIODICIDAD:

RESPONSABLE:

De
generacin:

Mensual

De
evaluacin:

Trimestral

De remisin:

N/A

Jefe administrativa

B.
NOMBRE DEL
INDICADOR:

CDIGO DEL
INDICADOR:

Porcentaje de entrega oportuna

ID-FAC-02

DOMINIO:

Eficacia

OBJETIVO:

Medir efectividad del personal de facturacin

Facturacin

DEFINICIN
OPERACIONAL:
(Frmula para el Clculo)

FACTOR:

UNIDAD DE MEDICIN:
META

FUENTE DE LA
INFORMACIN:

UMBRAL DE
DESEMPEO:

Numerador:
Denominador:

Numero de facturas anuladas por facturador

en un mes
Total de facturas anuladas en el mismo mes

100

Porcentaje
95%

Numerador:
Denominador:

ORIGEN DE LA
INFORMACIN

FUENTE
PRIMARIA

ESE San Luis Beltrn

ESE San Luis Beltrn

Facturacin

Sobresaliente: >90%
Aceptable: 82% < 90%
No cumplida: <80%

1. PERIODICIDAD:

RESPONSABLE:

De
generacin:

Mensual

De
evaluacin:

Trimestral

De remisin:

N/A

Jefe administrativa

Facturacin