Manual para La Adminstracion y Seguimiento de Archivos de Gestion

BORRADOR
Instructivo para el Manejo y Administracin

de los Archivos de Gestin
Rama Judicial del Poder

Pblico
Consejo Superior de la
Judicatura
Instructivo para el Manejo y

Administracin de los
Archivos de Gestin
2011
1
BORRADOR

La elaboracin de este documento fue realizada gracias a la colaboracin de
las siguientes personas:
JOSE ALFREDO ESCOBAR ARAUJO: Presidente Sala Administrativa

Consejo Superior de la Judicatura
CARLOS URIEL USEDA GOMEZ: Director Ejecutivo
Direccin Ejecutiva de Administracin Judicial
ADRIANA MARIA GUZMN RODRGUEZ: Directora Unidad Administrativa
NELSON REINALDO RINCN BERNAL; Tcnico Unidad Administrativa
GLORIA MERCEDES MORA MARTNEZ: Centro de Documentacin
CLEMENTE RODRGUEZ MESA: Centro de Documentacin
BORRADOR

TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIN.................................................................................................................................................................... 4
1. GENERALIDADES......................................................................................................................................................... 5
1.1.........................................................................................................................CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
......................................................................................................................................................................................... 5
1.2....................................................................................................................................................................ARCHIVOS
............................................................................................................................................................................................. 7
Qu es un archivo?....................................................................................................................................................7
Qu es un archivo facilitativo?..............................................................................................................................8
1.3..............................................................................................TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL (TRD)
............................................................................................................................................................................................. 9
1.3.1. Importancia...............................................................................................................................................9
1.4...............................................................................................................................................SERIE DOCUMENTAL
........................................................................................................................................................................................... 10
1.5......................................................................................................................................SUBSERIE DOCUMENTAL
........................................................................................................................................................................................... 10
1.6.........................................................................................................................................TIPOS DOCUMENTALES
........................................................................................................................................................................................... 10
2. ORGANIZACIN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN.............................................................11
2.1. APERTURA E IDENTIFICACIN DE CARPETAS...................................................................................................12
2.2. ORGANIZACIN Y FOLIACIN DE LOS DOCUMENTOS..................................................................................16
2.3.............................................UBICACIN DE LOS DOCUMENTOS EN LOS MUEBLES DE ARCHIVO
........................................................................................................................................................................................... 20
2.3.1. Archivos verticales:............................................................................................................................20
2.3.1.1. Identificacin de Gavetas:..........................................................................................................21
2.3.2. Archivos rodantes o Estantes metlicos:...............................................................................22
2.4. INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIN..................................................................24
2.5..............................CONSULTAS Y PRESTAMOS DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIN
........................................................................................................................................................................................... 24
2.5.1. Consulta de documentos:................................................................................................................24
2.5.2.
Prstamo de documentos:.....................................................................................................................25
3. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES...............................................................................................................26
3.1..............................................................................................................................TIPOS DE TRANSFERENCIAS
........................................................................................................................................................................................... 26
3.1.1.
Transferencias Primarias:......................................................................................................................26
3.1.2.
Transferencias Secundarias:.................................................................................................................27
4. ELIMINACIN DOCUMENTAL...............................................................................................................................28
MAPA CONCEPTUAL........................................................................................................................................................ 31
A N E X O S.......................................................................................................................................................................... 34
BORRADOR

ANEXO 1 FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL............................................................................35
ANEXO 2 FICHA DE VERIFICACION DE REQUISITOS LEGALES PARA LA CONTRATACIN
PBLICA....................................................................................................................................................................... 38
ANEXO 3 HOJA DE CONTROL.................................................................................................................................44
ANEXO 4 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL................................................................45
ANEXO 6 REGISTRO CONTROL DE PRESTAMO DOCUMENTO(S) - CARPETA(S)....................50
ANEXO 7 CONTROL PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTO(S) Y CARPETA(S) DE
ARCHIVO DE GESTIN Y CENTRAL................................................................................................................51
BORRADOR

PRESENTACIN
Con la implementacin del Sistema Integrado de Gestin y Control de la
Calidad del Consejo Superior de la Judicatura, se hace necesario elaborar los
procedimientos, manuales, cartillas, instructivos y dems documentos que
contribuyan a la organizacin y custodia de los registros y/o documentos que
respalden y garanticen la evidencia de las actuaciones generadas como
consecuencia de las funciones asignadas a las diferentes dependencias.
La Gestin Documental permite consolidar y estructurar el patrimonio
documental de la entidad, dando cumplimiento de las Normas NCTGP1000:2009, MECI 1000:2005 y la normatividad del Archivo General de la
Nacin, establecida en la Ley 594 de 2000.
Con este instructivo se pretende suministrar la informacin necesaria a los
empleados del Consejo Superior de la Judicatura que tienen a cargo la
administracin
de los archivos de gestin, para la organizacin y
administracin de los documentos desde su recepcin o creacin hasta su
disposicin final, de conformidad con el ciclo vital de los documentos.
BORRADOR

1. GENERALIDADES
1.1. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o
recepcin, hasta su disposicin final (activa, semiactiva, inactiva). El cambio
del documento para cada una de las etapas est dada por un valor primario y
secundario (tiempo de retencin en cada fase)
o
ACTIVA: Comprende la recepcin o elaboracin del documento, as

como su trmite y archivo por terminacin de la gestin.
SEMIACTIVA: Comprende la consulta espordica del documento,

despus de finalizada su gestin.
INACTIVA: En esta etapa la documentacin deja de ser utilizada por la

dependencia o institucin y pasa a su destino final el cual puede ser de
conservacin, si el mismo tiene un valor histrico, testimonial o de
investigacin.
BORRADOR

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE GESTIN
ARCHIVO DE GESTIN
(Elaboracin, recepcin,
(Elaboracin, recepcin,
trmite y archivo del
trmite y archivo del
documento para consulta
documento para consulta
permanente)
permanente)
FASE
ACTIVA
VALORACIN
VALORACIN
Administrativa
Administrativa
Legal
Legal
Fiscal
Fiscal
TRANSFERENCIA
PRIMARIA
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO CENTRAL
(Consulta espordica del
documento)
documento)
TIENE
NO
FASE
SEMIACTIVA
ELIMINACIN
ELIMINACIN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
VALORACI
N?
SI
VALORACIN
VALORACIN
Histrico
Histrico
Testimonial
Testimonial
Investigacin
Investigacin
TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
ARCHIVO HISTRICO
ARCHIVO HISTRICO
documento)
documento)
FASE
INACTIVA
BORRADOR

1.2. ARCHIVOS
Qu es un archivo?
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia .1
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican
en:
Archivo de gestin: Comprende toda la documentacin que es

sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza
para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados;
Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no
es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo histrico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo
Ley General de Archivos, Ttulo I, Artculo 3
BORRADOR

central los documentos de archivo de conservacin permanente 2.
Ley General de Archivos, Ttulo V, Artculo 23
BORRADOR

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS
ARCHIVO DE
GESTIN
Transferencia Primaria
ARCHIVO
CENTRAL
Transferencia Secundaria
ARCHIVO
HISTRICO
ELIMINACIN
Fuente: Carlos Ortiz Narvez, Mdulo Tcnicas de Archivo
Qu es un archivo facilitativo?
10
BORRADOR

Algunas dependencias manejan otro tipo de archivo denominado archivo
facilitativo en el cual se ubican todos aquellos documentos de apoyo (leyes,
decretos, resoluciones, manuales, circulares,
etc.) que inciden para el cumplimiento de las diferentes actividades y funciones
de la dependencia. Los documentos de apoyo no se consignarn en la Tabla de
Retencin Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser
eliminados cuando pierden su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta
suscrita por el jefe de la misma. 3.
1.3. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL (TRD)

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, que se elaboran a partir de la estructura orgnica de cada
organismo de la Rama Judicial y de las funciones o competencias designadas a
cada una de sus unidades administrativas y judiciales y se constituyen en el
mapa de la produccin documental. Las Tablas de Retencin Documental se
conforman por Series y Subseries (Anexo 1).
1.3.1.
Importancia
La Administracin se ver beneficiada con la elaboracin de las Tablas de

Retencin ya que stas:
Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de

retencin en ella estipulados.
Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen

carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de

archivo.
Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.
Acuerdo 042 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, Pargrafo Artculo 4
11
BORRADOR

Desde el punto de vista del trabajo archivstico las Tablas de Retencin
Documental son fundamentales porque:
o
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de

Archivo Total.
Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los

documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin

administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de
gestin. 4
1.4. SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,
emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias
Laborales, Contratos, Actas, Resoluciones, Acuerdos, Informes, entre otros.
Una Tabla de Retencin Documental puede tener una o ms series
documentales de acuerdo con los asuntos de su competencia. Una serie
documental, dada la complejidad que representa el asunto que resuelve, puede
estar organizada en Subseries.4
1.5. SUBSERIE DOCUMENTAL

Las Subseries se definen como el conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie, unidad documental o expediente y se identifican y
jerarquizan separadamente de acuerdo con los tipos documentales que
agrupan y del trmite del asunto al que corresponden.
1.6. TIPOS DOCUMENTALES

Son la menor expresin o componente de una serie o subserie, y constituyen
unidades archivsticas o expedientes. Un tipo documental es una unidad
4
Mini/Manual No.4 Tablas de Retencin y Transferencias documentales Archivo General de la Nacin
12
BORRADOR

documental simple, tambin denominada pieza documental, es decir, una
unidad mnima que rene todas las caractersticas para ser considerada
documento.
Por ejemplo: un acta, un oficio, un informe, un auto, una
demanda, una contestacin, una sentencia, etc.. 4
2.
1
.
2
.
3
.
4
.
ORGANIZACIN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE

GESTIN
Los archivos facilitativos, no forman parte del
archivo de gestin y por lo tanto, deben estar
plenamente identificados.
El archivo de gestin ser organizado, de
conformidad con las series documentales
establecidas en la Tabla de Retencin
Documental, por lo tanto es necesario
conocer e identificar las de su dependencia.
Los empleados del Consejo Superior de la
Judicatura al momento de su retiro de la
entidad, entregarn la documentacin a su
cargo debidamente inventariada y de
conformidad con las normas establecidas por
el Archivo General de la Nacin.
Las
series
documentales
deben
ser
transferidas al archivo central una vez
cumplido el tiempo establecido en las tablas
de retencin documental para el archivo de
gestin.
5
.
Los tipos documentales que conforman las

series
y
subseries
se
organizan
cronolgicamente de acuerdo con el orden
natural en que fueron generados.
6
.
Los documentos que no tienen

13 ningn
criterio de organizacin, almacenamiento y
conservacin, son conocidos como Fondos
Acumulados
Para la organizacin de los

archivos de gestin de la
dependencia, es necesario
revisar el procedimiento
para el manejo de los
archivos
de
gestin
establecido en el Sistema
Integrado de Gestin y
Control de la Calidad, en el
cual
se
indica
el
procedimiento
para
su
manejo, de conformidad
con
las
normas
y
procedimientos del Archivo
General de la Nacin, la
Sala
Administrativa
del
Consejo Superior de la
Judicatura y dems normas
legales.
Es
importante
que:
recordar
BORRADOR

2.1. APERTURA E IDENTIFICACIN DE CARPETAS

Las carpetas que se utilizarn para el archivo de los documentos en la
dependencia sern las adoptadas por la entidad, es decir carpeta blanca en
propalcote con cordn de amarre y dos aletas
CARPETA
ABIERTA
CARPETA
VISTA DE
FRENTE
En la mitad de la tapa de la carpeta se colocar un rtulo que contendr los

datos mnimos establecidos por la entidad, tales como, oficina productora, tipo
documental (asunto), serie, ubicacin, entre otros.
ARCHIVO
GESTIN x
CENTRAL __
FONDO: DIRECCION EJECUTIVA DE
ADMINISTRACION JUDICIAL
SUBSECCION: DIVISION CONTRATOS
SERIE: CONTRATOS
SUBSERIE: PRESTACION DE SERVICIOS
CONTENIDO CONTRATO NO.10 DE
2010 GRAN IMAGEN S.A.
FECHAS EXTREMAS: DEL 02/05/2010
Al: 31/10/2010
No. FOLIOS: 180
No.
CARPETA 1 DE 2
CARPETA No.6
UBICACIN: E3E4C4C2
14
ROTULO DE
BORRADOR

A continuacin se realiza una breve descripcin de cada uno de los campos que
contendr el rtulo de identificacin de la carpeta:
15
BORRADOR

CAMPO
DESCRIPCIN
ARCHIVO
Identificar a cual tipo de archivo pertenece la

carpeta
FONDO
Identifica el nombre de la entidad a la cual

pertenece la carpeta
SUBSECCIN
Identifica el nombre de la dependencia a la

cual pertenece la serie y carpeta
SERIE
Identifica el cdigo y nombre de la serie a la

cual pertenece la carpeta, de acuerdo a la TRD
SUBSERIE
Identifica el cdigo y nombre de la subserie,

cuando existe ms de una clase de serie, lo
cual se verifica con la TRD
CONTENIDO
Identifica el nombre especfico de la carpeta
FECHAS
EXTREMAS
No. FOLIOS
No. CARPETA
CARPETA No.
UBICACIN
En la primera fecha se describe la colocada en

el primer documento producido y ubicado en la
carpeta y en la segunda la que contenga el
ltimo documento producido y ubicado en la
carpeta
Indica el nmero total de hojas que contiene la
carpeta
Identifica el nmero de la carpeta con respecto
al total que conforman la serie o subserie
respectiva
Identifica el nmero de la carpeta dentro del
archivo, esta corresponde a la asignada dentro
del inventario documental de la dependencia
Identifica la ubicacin de la carpeta dentro del
respectivo
archivo
de
gestin
Ejemplo
E3E4CEC2 (Estante 3 Entrepao 4 Caja 4
Carpeta 2). Para esta identificacin es
necesario primero contar con la identificacin
del respectivo mobiliario que se tiene para el
archivo de gestin.
Para la serie de contratos se deber incorporar un rtulo adicional que

identificar la parte precontractual de la serie, el cual ser colocado en la parte
inferior de la carpeta.
A continuacin se presenta un ejemplo con la
informacin que contendr el mismo:
16
BORRADOR

INFORMACIN PRECONTRACTUAL
Proceso: SA
No.: 01
De
2011
Carpeta No.: 1
De: 3
Fechas extremas:
03/02/201
Del :
1
26 /
Al:
04/2011
ARCHIVO
GESTIN x
CENTRAL __
FONDO: DIRECCION EJECUTIVA DE
ADMINISTRACION JUDICIAL
SUBSECCION: DIVISION
CONTRATOS
SERIE: CONTRATOS
SUBSERIE: PRESTACION DE
SERVICIOS
CONTENIDO CONTRATO NO.10 DE
2010 GRAN IMAGEN S.A.
FECHAS EXTREMAS: DEL
01/11/2010
Al: 15/11/2010
No. FOLIOS: 180
No.
CARPETA 1 DE 1
INFORMACION
PRECONTRACTUAL
Proceso: CD
No ST: 28
De 2010
Carpeta No 1
De
1
ROTULO
ADICIONAL
NOTAS:
Para la serie Contratos se tramitar la Ficha de Verificacin de

Requisitos Legales para la Contratacin Pblica, la cual ser pegada al
respaldo de la primera tapa de la carpeta (Anexo 2)
Para la serie Historias Laborales y con el fin de dar cumplimiento a lo
establecido en la Circular No.004 de 2003 del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica Archivo General de la Nacin se
17
BORRADOR

tramitar la Hoja de Control, la cual ser pegada al respaldo de la
primera tapa de la carpeta (Anexo 3)
18
BORRADOR

2.2. ORGANIZACIN Y FOLIACIN DE LOS DOCUMENTOS
El responsable del archivo de gestin verificar que los tipos documentales

que conforman cada serie cumplan con los siguientes requisitos mnimos:
o Los
documentos
sern
archivados de acuerdo con los
trmites que dieron lugar a su
produccin, es decir en orden
cronolgico de arriba hacia abajo
y en las carpetas establecidas
por la entidad para su archivo.
o Los documentos que contengan
cada una de las carpetas
debern estar depurados, lo cual
consiste en evitar la duplicidad
de documentos (en caso de
19
BORRADOR

presentarse esta situacin se
dejar el original, siempre y
cuando cumpla con los trminos
establecidos por la ley y la
entidad; en caso contrario se
proceder a dejar la copia o fax,
se retirarn las hojas en blanco.
o Los documentos que se reciban
en papel de fax trmico debern
ser remplazados por fotocopia de
los mismos.
o En
el
caso
de
series
documentales simples (acuerdos,
decretos,
circulares,
resoluciones) la foliacin se
ejecutar
de
manera
independiente por carpeta, tomo
o legajo. En el caso de series
documentales
complejas
(contratos, historias laborales,
investigaciones
disciplinarias,
procesos jurdicos), cada uno de
sus expedientes tendr una sola
foliacin de manera continua y si
tal expediente se encuentra
repartido en ms de una unidad
de conservacin (carpeta), la
foliacin se ejecutar de forma
tal que la segunda ser la
continuacin de la primera.
o En
caso
de
unidades
de
conservacin
(copiadores
de
correspondencia, legajos, tomos,
libros de contabilidad, etc.) que
ya vienen empastados, foliados
y/o paginados de fbrica, puede
aceptarse como mecanismo de
control sin necesidad de refoliar
a mano. De todos modos debe
registrarse en el rea de notas
del instrumento de control o de
consulta, la cantidad de folios o
20
BORRADOR

pginas que contiene.
o Para el caso de unidades
documentales que se generan
foliadas por impresora, se dejar
esta foliacin siempre y cuando
en una unidad de conservacin
no haya ms de una, en caso
contrario, cuando haya ms de
una, deber refoliarse toda la
unidad de conservacin.
o La foliacin deber realizarse
utilizando lpiz negro de manera
consecutiva, es decir sin omitir ni
repetir
nmeros
o
agregar
suplementos (A, B, C, bis).
La numeracin se realizar en la
esquina superior derecha de la
cara recta del folio y en el mismo
sentido del texto del documento,
de
manera
legible,
sin
enmendaduras sobre un espacio
en
blanco
y
sin
alterar
membretes, sellos, textos o
numeraciones originales.
o No se deber foliar las pastas ni hojasguarda en blanco.
4
FORMAT
O
PEQUE
O1
FORMAT
O
PEQUE
O2
FORMAT
O
PEQUE
O3
10
3
o Los planos, mapas, dibujos, etc.,

tendrn
el
nmero
de
folio
consecutivo que les corresponda, aun
cuando estn plegados y si se
encuentran por separado, se dejar la
constancia mediante un testigo de su
lugar de destino y en este se indicar
la procedencia.
o Los
anexos
impresos
(folletos,
boletines, etc.) se numerarn como un
solo folio. Cuando se encuentre varios
documentos de formato pequeo
adheridos a una hoja, sta se
1
21
BORRADOR

numerar como una sola, dejando en
el formato nico de inventario
documental (Anexo 4) la respectiva
nota, la cual incluir el nmero de
documentos adheridos, ttulo, fecha,
entre otros.
o Si dentro de los documentos se
encuentran fotografas sueltas se
foliarn
en
la
cara
vuelta,
correspondiendo un nmero para cada
una. En caso de tener documentos
como
radiografas,
diapositivas,
negativos o documentos similares,
debern colocarse en un sobre de
proteccin y se har la foliacin al
sobre antes de almacenar el material,
dejando la respectiva nota en el
formato
nico
de
inventario
documental.
o Cuando las unidades documentales
presenten alguna numeracin errnea
la misma ser anulada trazando una
lnea oblicua a lpiz, por lo mismo no
podr ser borrada o tachada.
o No se deben foliar ni retirar los folios
sueltos en blanco cuando stos
cumplen una funcin de conservacin
como: aislamiento de manifestacin
de deterioro biolgico, proteccin de
fotografas, dibujos, grabados u otros,
o para evitar migracin de tintas por
contacto.
o No se deben foliar documentos en
soportes distintos al papel (cassettes,
discos digitales CDs, disquetes,
videos, etc.) pero se dejar constancia
de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el
rea de notas del formato nico de
inventario documental. Si se opta por
separar este material se har el
correspondiente cruce de referencia
22
BORRADOR

o Cada carpeta tendr un promedio de
200 hojas, evitando fraccionar las
unidades
documentales
(comunicaciones,
informes,
propuestas, resoluciones, acuerdos,
etc.).
o En caso de requerirse ms de una
carpeta las mismas irn siendo
numeradas consecutivamente.
o Dependiendo del tipo de serie, los
documentos que contienen y el nivel
de consulta podrn ser legajados con
gancho plstico, previa autorizacin
del Comit de Archivo, verificando que
no se pierda informacin del mismo, al
momento de perforar el documento
para ingresar el gancho plstico.
o En caso de encontrarse en mal estado
los
documentos,
se
recomienda
utilizar guantes y tapabocas
23
BORRADOR

2.3. UBICACIN DE LOS DOCUMENTOS EN LOS MUEBLES DE
ARCHIVO
2.3.1.
Archivos verticales:
En caso de contar las dependencias con archivadores verticales en su archivo

de gestin, las carpetas sern colocadas en cada uno de los cajones del
archivador en carpetas colgantes organizadas de adelante hacia atrs y de
arriba hacia abajo de cada mueble. Igualmente debern ser identificadas las
series as como cada uno de los muebles y sus respectivas gavetas.
ARCHIVADOR VERTICAL
IDENTIFICA
CIN
ARCHIVO
IDENTIFICAC
IN
GAVETA
V1
G1
INFORMES DE
GESTIN
DE EJECUCION
PRESUPUESTA
L
IDENTIFICACI
N
CONTENIDO
GAVETAS
(SERIES SUBSERIES)
G2
G3
24
BORRADOR

2.3.1.1.
Identificacin de Gavetas:
o Se deben distribuir las series, subseries y expedientes que

contendrn las gavetas atendiendo el orden de codificacin
establecido en la Tabla de Retencin Documental, es decir en
forma ascendente. En el vrtice superior derecho de la gaveta se
debe adherir una cartulina que identifique la serie, subserie y
expedientes que contiene.
o Una vez colocada la cartulina con la serie y subserie se colocar
la cantidad necesaria de carpetas colgantes las cuales
contendrn las carpetas de los expedientes con los diferentes
tipos documentales que los componen.
o Cada gaveta incluir en su parte exterior una identificacin de la
misma as como en la parte central una gua que indicar las
series, subseries y expedientes que contiene
IDENTIFICACIN GAVETAS:
ACTAS COMIT DE
ARCHIVO 2011
ACTAS COMIT DE
ARCHIVO 2010
1001000 CENTRO
DE
DOCUMENTACIN
002.09 ACTAS
COMIT DE
ARCHIVO
1001000.002.09
ACTAS COMIT DE
ARCHIVO
1001000.002 ACTAS
V1G1
25
BORRADOR

2.3.2. Archivos rodantes o Estantes metlicos:

Cuando el archivo de gestin de las dependencias cuenta con estantes
metlicos o archivos rodantes, es necesario utilizar cajas para archivo.
IDENTIFICACIN
CONTENIDO Y
UBICACIN DE LA
CAJA
Las cajas sern ubicadas de izquierda a derecha en los entrepaos y de arriba

hacia abajo y estarn marcada en la cara del frente, donde indicarn entre
otros el contenido de las mismas y su ubicacin en el archivo.
Nmero de
Caja
Nmero de
Estante
Nmero
Entrepao
E1
C1
C2
E1C1
Ubicacin
26
BORRADOR

A continuacin se presenta un ejemplo del rtulo que deber identificar las

cajas de archivo:
IDENTIFICACIN CARPETA Y CAJA

Rama Judicial del Poder Pblico
Sala Administrativa
Oficina Productora:
No. Inv.
Nombre Carpeta
Fechas Extremas
Ubicacin
No. Carpetas:
Caja No.
Estante:
Entrepao:
Observaciones:
27
BORRADOR

www.ramajudicial.gov.co
2.4. INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIN

Teniendo en cuenta lo establecido en el artculo 7 del Acuerdo 42 de 2002 del
Archivo General de la Nacin, los responsables de cada uno de los archivos de
gestin deber realizar y mantener actualizado el inventario del archivo, de
acuerdo al Formato nico de Inventario Documental (Anexo 4), el cual se
encuentra dentro del Sistema Integrado de Gestin y Control de la Calidad.
Es importante recordar que:

La
elaboracin
y
actualizacin
de
los
inventarios
documentales, permitir que los empleados oficiales puedan
cumplir con lo establecido en la ley 594 del 2000, la Ley 734
de 2002 y el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la
Nacin, en los cuales se establece la obligacin que tienen los
empleados en la organizacin, conservacin y custodia de los
documentos, as como la entrega de la documentacin
inventariada al momento del retiro de la entidad. Igualmente
sirve para su transferencia de los archivos de gestin al
central.
2.5. CONSULTAS Y PRESTAMOS DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO

DE GESTIN
2.5.1.
Consulta de documentos:
La entidad permitir la consulta de los

documentos, cualquiera que sea su soporte, por
parte de otras dependencias de la entidad o
ciudadanos. En caso de requerirse copias o
fotocopias de los documentos deber ser
autorizado por el jefe de la respectiva oficina o
del empleado a quien se le haya delegado esa
facultad; siempre que no tengan el carcter de
reservado, de conformidad con lo establecido en
las leyes.
La persona encargada de la administracin del
archivo de gestin deber llevar un registro de
28
BORRADOR

prstamo para consulta, para lo cual aplicar el
formato establecido en el numeral 2.5.2.
Prstamo de documentos.
2.5.2.
Prstamo de documentos:
Cuando un empleado, empleada o particular requiera el prstamo de un

documento o carpeta de las series documentales, se deber exigir el trmite
del formato establecido para el efecto y denominado Solicitud Consulta o
Prstamo de Documentos Archivo (Anexo No.5).
Una vez sea autorizada la solicitud de prstamo, por parte del Jefe de la
Dependencia, el encargado del archivo se deber tramitar las fichas de:
Registro Control de Prstamo Documento(s) Carpeta(s), la cual ser

ubicada en la carpeta en remplazo de los documentos prestados (Anexo
No. 6).
Control Prstamo y Consulta de Documento(s) y Carpeta(s) de Archivo de

Gestin y Central, el cual le permite al responsable del archivo llevar un
control permanente de los documentos que son dados en prstamo.
(Anexo No.7).
29
BORRADOR

3. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro de la entidad
una vez han cumplido su trmite administrativo y agotado su tiempo de
retencin establecido en las tablas de retencin documental.
Para poder realizar transferencias documentales entre archivos es necesario:
o
Realizar un plan de transferencias, el cual es elaborado por la dependencia

que tenga a cargo el archivo central.
La programacin para las transferencias deber ser realizada en

coordinacin con las personas que administran los archivos de gestin en
cada dependencia.
Las transferencias se realizarn con base los tiempos de retencin y

disposicin final establecidos para cada serie en las Tablas de Retencin
Documental de las dependencias de la entidad.
Es necesario verificar la documentacin transferida al archivo central e

histrico con base en el inventario documental diligenciado para este fin.
Para poder realizar las transferencias, es necesario que el archivo central e

histrico cuenten con el espacio, mobiliario, personal y dems elementos
necesarios para su recepcin.
3.1. TIPOS DE TRANSFERENCIAS

Existen dos tipos de transferencias a saber:
3.1.1.
Transferencias Primarias:
Son las transferencias realizadas del archivo de gestin al archivo central de la

entidad, una vez han cumplido el tiempo de retencin establecido en la Tabla
de Retencin Documental de cada dependencia.
Los documentos a transferir debern estar completamente depurados,
seleccionados, organizados y limpios, es decir foliados, identificados, sin
ganchos de cosedora, plsticos, clips y dems consideraciones descritas en el
captulo 2. ORGANIZACIN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN.
30
BORRADOR

Las transferencias primarias sern responsabilidad de la dependencia a la cual
pertenece el archivo de gestin.
3.1.2.
Transferencias Secundarias:
Las transferencias realizadas del archivo central al histrico sobre aquellas

series que una vez cumplido su tiempo de retencin en el central adquieren un
valor histrico, testimonial o de investigacin
para los ciudadanos,
instituciones judiciales y la sociedad.
A continuacin se presenta un modelo de acta para la transferencia de
archivos de gestin al central, la cual deber ser diligenciada al momento del
traslado del archivo.
ACTA DE TRANSFERENCIA No. _______

En la Ciudad de Bogot a los _________das del mes de___________del
2.0__ se reunieron el (nombre y cargo del Jefe de la dependencia que
realiza la transferencia), (nombre y cargo del empleado a cargo del
archivo de gestin) y (nombre y cargo del empleado que tiene a cargo
el Archivo Central)
para dejar constancia de la transferencia de
documentacin al archivo central.
La documentacin se encuentra debidamente organizada, foliada y
rotulada, en una
cantidad
(nmero)
carpetas que contiene
documentacin administrativa de (nombre dependencia) empacados en
(nmero) cajas, las cuales estn debidamente identificadas con un rotulo
adhesivo.
A la presente acta se anexa el inventario de la documentacin
transferida en (nmero) folios.
En constancia de lo anterior firman
_________________________________
El Jefe de la dependencia
_____________________________
Responsable Archivo de Gestin
31
BORRADOR

_________________________________
Responsable Archivo Central
32
BORRADOR

4.
ELIMINACIN DOCUMENTAL
Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su

valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histrico y carecen de
relevancia para la investigacin, la ciencia y la tecnologa. 5
4.1. ELIMINACIN DOCUMENTAL EN ARCHIVOS FACILITATIVOS

Para la eliminacin documental en los archivos facilitativos es importante tener
en cuenta los siguientes aspectos:
o
Los documentos que conforman el archivo facilitativo no son consignados

en las Tablas de Retencin Documental.
El tiempo de retencin de los documentos facilitativos est a cargo de la

dependencia donde se encuentran ubicados.
La destruccin de los mismos estar a cargo de la respectiva dependencia,

quien dejar constancia en acta suscrita por el Jefe de la misma.
La eliminacin de los documentos se har mediante la tcnica del papel

picado.
4.2. ELIMINACION DOCUMENTAL EN ARCHIVOS DE GESTION

Para la eliminacin documental en los archivos de gestin es importante tener
en cuenta los siguientes aspectos:
o La eliminacin de los documentos del archivo de gestin forman parte del
proceso de transferencia al archivo central.
o Los documentos a destruir debern formar parte de alguna de las series
documentales establecidas en la Tabla de Retencin Documental de la
respectiva dependencia.
o Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente
registrada en la correspondiente tabla de retencin documental. 6
Acuerdo 46 de 2000, artculo 1 del Archivo General de la Nacin
33
BORRADOR

o
Antes de iniciar el proceso se verificar que los documentos de la

respectiva serie documental ya cumplieron su tiempo de retencin,
establecido en la Tabla de Retencin Documental y que su disposicin final,
una vez cumplido el tiempo de retencin, es su eliminacin.
o Una vez verificado que se han cumplido los tiempos de retencin

documental para las series documentales a eliminar, se realizar la
seleccin de documentos a conservar, en caso de que as lo establezca la
respectiva Tabla de Retencin Documental.
o Establecido los documentos a eliminar y la seleccin de los mismos a
conservar en papel, el Jefe de la respectiva dependencia tramitar ante el
Comit de Archivo, por intermedio del Jefe del Archivo Central,
la
autorizacin para la eliminacin de las respectivas series documentales, la
cual indicar entre otros la descripcin de las series documentales,
nmero de carpetas y fechas de los documentos que se requiere eliminar.
o Una vez tramitada la respectiva autorizacin ante el Comit de Archivo se
proceder a la eliminacin de los documentos, utilizando la tcnica de
papel picado, en conjunto con el responsable del archivo central y se
elaborar la respectiva acta de eliminacin.
34
BORRADOR


Sala Administrativa
ACTA DE ELIMINACIN DOCUMENTAL No. ___________
FECHA:_________________________________________
DE
HOJA No. _________
__________
DE
________
DEPENDENCIA: ________________________________________________________________________
ACTA APROBACION COMIT DE ARCHIVO No.: ___________
________________
CODIGO
SERIE
SERIE/SUBSERIE
FECHAS
EXTREMAS
INICIO
FINAL
FECHA DE APROBACION:
No.
CARPETA
No.
FOLIOS
TIPO DOCUMENTO
ORIGINAL
COPIA
FIRMA JEFE OFICINA PRODUCTORA
FIRMA ENCARGADO ARCHIVO GESTION OFICINA PRODUCTORA
NOMBRE JEFE OFICINA PRODUCTORA
NOMBRE ENCARGADO ARCHIVO GESTION OFICINA PRODUCTORA
CARGO JEFE OFICINA PRODUCTORA
CARGO ENCARGADO ARCHIVO GESTION OFICINA PRODUCTORA
FIRMA RESPONSABLE ARCHIVO CENTRAL

NOMBRE RESPONSABLE ARCHIVO CENTRAL
CARGO RESPONSABLE ARCHIVO CENTRAL
35
BORRADOR

MAPA CONCEPTUAL
36
BORRADOR

37
BORRADOR

38
BORRADOR

ANEXOS
39
BORRADOR

ANEXO 1 FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: _____________________________________ HOJA: ___ DE: _____
OFICINA PRODUCTORA: __________________________________________
CDIGO
SERIES
Y TIPOS
DOCUMENTALES
DISPOSICIN
FINAL
RETENCIN
O/C
ARCHIVO
GESTIN
ARCHIVO
CENTRAL
CT
PROCEDIMIENT
O
E M S
CONVENCIONES
CT = Conservacin Total
E= Eliminacin
M= Microfilmacin
Firma.
Responsabl
e:
S= Seleccin
O= Original
C= Copia
Jefe de Archivo
Fecha:
Nota: Este formato podr ser modificado, por lo cual al momento

de requerirse para su trmite deber ser tomado del Sistema
Integrado de Gestin y Control de la Calidad
40
BORRADOR

INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL
Entidad Productora. Debe colocarse el nombre completo o Razn social.
Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa
que conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones.
Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el nmero que identifica cada
hoja, siguiendo un consecutivo que determinar el total de las hojas utilizadas
para la elaboracin de las tablas de retencin de la entidad. El segundo
corresponde al nmero total de hojas diligenciadas para la entidad.
Cdigo. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de
documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de
clasificacin documental establecido en la entidad.
Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. De ser pertinente,
tambin se listarn la subseries correspondientes.
Retencin. Plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben
permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central. Esta permanencia
est determinada por la valoracin derivada del estudio de la documentacin
producida en las oficinas.
Archivo de Gestin. Es aquel donde se rene la documentacin en trmite en
busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el
archivo de las oficinas productoras.
Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto
de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Disposicin final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado
de la valoracin con miras permanentes, a su eliminacin, seleccin por
muestreo y/o microfilmacin.
Conservacin total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
41
BORRADOR

polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad
y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los
produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura.
42
BORRADOR

Eliminacin. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que
han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor
histrico y carecen de relevancia para la investigacin, la ciencia y la
tecnologa.
Seleccin. Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial
de la documentacin por medio de muestreo, entendindose este como la
operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter
representativo o especial durante la seleccin con criterios alfabticos,
numricos, cronolgicos, topogrficos, temticos, entre otros.
Microfilmacin: Tcnica que permite, fotografiar documentos y obtener
pequeas imgenes en pelcula. En esta columna tambin se indican otros
soportes electrnicos o magnticos.
Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos
aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmacin y eliminacin .7
43
BORRADOR

ANEXO 2 FICHA DE VERIFICACION DE REQUISITOS LEGALES
PARA LA CONTRATACIN PBLICA
RAMA JUDICIAL DEL PODER PUBLICO
CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
SALA ADMINISTRATIVA
FICHA DE VERIFICACIN DE REQUISITOS LEGALES PARA LA CONTRATACIN

PBLICA
AO
TIPO DE CONTRATACION
SELECCIN ABREVIADA MENOR CUANTIA
LICITACION PUBLICA
CONCURSO DE MERITOS
SELECCIN ABREVIADA INFERIOR AL 10% DE LA MENOR
CUANTA
CONTRATACION DIRECTA
No.
No.
No.
No.
No.
OBJETO:
CONTRATO No.: ____________

___________
DE
VALOR CONTRATO:
$___________________
VERIFICACION REQUISITOS
1. ETAPA PREPARATORIA
Documentos Director Ejecutivo (Todos los procesos)
Acuerdo No.163 de 1996
Acuerdo No.3072 de 2005
Fotocopia de la cdula de ciudadana
Estudios Previos (Estudio de Conveniencia y Oportunidad, Estudio
de Precios del Mercado*) suscrito por el responsable del mismo
(Todos los procesos*)
Constancia de Consulta Cdigos CUBS - SICE (todos los procesos * y **)
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (todos los procesos *)

Resolucin de Autorizacin de la Sala Administrativa del Consejo
Superior de la Judicatura (Cuanta superior a 100 SMMLV o
Contratos Interadministrativos)
44
No. FOLIOS
BORRADOR

2. ETAPA PRECONTRACTUAL O DE SELECCIN DEL PROPONENTE
Comunicacin a Cmara de Comercio y Confecamaras (solo para
licitaciones)
Aviso de Convocatoria Pblica (para licitaciones, selecciones
abreviadas y concurso de meritos)
Proyecto de Pliego de Condiciones (para Licitaciones, Concurso,
Seleccin Abreviada Cuanta mayor a 100 SMMLV)
Constancia de fijacin de la publicacin del proyecto de pliego de
condiciones o trminos de referencia en el SECOP (para
Licitaciones, Selecciones Abreviadas y Concurso de Meritos)
Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones (Proponente)
Respuestas a las observaciones al Proyecto de Pliego de
Condiciones (entidad)
Manifestaciones de Inters (para Selecciones Abreviadas) y
Expresiones de inters (para Concurso de Mritos)
Verificacin Requisitos Jurdicos (para Concurso de Mritos con lista
corta)
Verificacin Requisitos Tcnicos (para Concurso de Mritos con lista
corta)
Verificacin Requisitos Financieros (para Concurso de Mritos con
lista corta)
Consolidado Precalificacin Lista Corta (para Concurso de Mritos
con lista corta)
Resolucin ordenando la apertura del proceso de seleccin (Cuanta
mayor a 100 SMMLV)
Resolucin justificando la Contratacin Directa
Aviso de Prensa (solo para licitaciones)
Acta de apertura (Cuanta mayor
contratacin directa)
a 100
SMMLV, excepto
Acta de Audiencia Pblica de Asignacin de Riesgos

licitaciones)
(solo para
Pliego de Condiciones Definitivos (Cuanta mayor a 100 SMMLV)

Constancia de publicacin del pliego de condiciones definitivo en el
SECOP (Cuanta mayor a 100 SMMLV y Concurso de Mritos)
Convocatoria Pblica (Cuanta inferior a 100 SMMLV y Contratacin
Directa)
Audiencia de Aclaraciones Pliego Definitivo (solo para licitaciones)
Solicitud(es) de aclaracin a los Pliegos de Condiciones Definitivos
(proponentes)
45
BORRADOR

Respuesta a la solicitud de aclaracin(es) a los Pliegos de
Condiciones Definitivos (Entidad)
Adendo (s) a Pliego de Condiciones o Convocatoria Pblica (Todos
los procesos)
Acta de Cierre (todos los procesos)
Propuestas presentadas
Resolucin modificatoria (si se presenta en los procesos)
Solicitud de aclaracin y documentacin (realizada por la entidad
para todos los procesos)
Evaluacin Jurdica (todos los procesos)
Evaluacin Financiera (todos los procesos)
Evaluacin Tcnica (todos los procesos)
Cuadro consolidado de evaluaciones (todos los procesos)
Observaciones a las evaluaciones (Proponentes) - Todos los
procesos
Replicas a las observaciones (Proponentes) - Todos los procesos
Consulta Precio Indicativo SICE **
Acta de Comit Asesor y Evaluador sobre estudio y respuesta a las
observaciones de los informes de evaluacin (Cuanta mayor a 100
SMMLV y Concurso de Mritos)
Acta de Comit Asesor y Evaluador recomendando adjudicacin o
declaratoria de desierta del proceso (Cuanta menor a 100 SMMLV y
contratacin directa)
Resolucin de Adjudicacin o Declaratoria de Desierto el Proceso
(Cuanta superior a 100 SMMLV)
Memorando envo documentos a la Unidad Asistencia Legal
Firmas:
______________________________________
________________________________
(Nombre y firma Secretario Comit Asesor y

Evaluador)
(Nombre y firma Sustanciador Proceso)
3. ETAPA CONTRACTUAL
Viabilidad Jurdica (todos los contratos)
Documento Aprobatorio del Contrato (todos los contratos)
Contrato (todos los contratos)
46
BORRADOR

Formulario Beneficiario Cuenta, Certificacin Bancaria y RUT
(Procesos superiores a 10 SMMLV y concurso de mritos)
Certificado Registro Presupuestal (todos los contratos *)
Garanta nica (si el contrato la exige)
Aprobacin Garanta nica (si el contrato la exige)
Recibo de pago Derechos de Publicacin en el Diario nico de
Contratacin Pblica (si el contrato lo exige)
Comunicaciones a dependencias involucradas en la ejecucin del
contrato (todos los contratos)
Acta de inicio (si el contrato la exige)
Acta(s) de Suspensin
Acta(s) de reinicio
Autorizacin de Cesin del Contrato
Cesin del Contrato
Informe de Ejecucin del contrato
Ordenes de pago con sus cumplidos o recibos a satisfaccin
Resolucin de Interpretacin, Modificacin o Terminacin Unilateral
del Contrato (si la hay)
Resolucin de Imposicin de Multas
Resolucin de Declaratoria de la caducidad (si la hay)
Recurso de Reposicin (si lo hay)
Resolucin de Decisin de Recurso (Si lo hay)
Acta de entrega parcial y de recibo definitivo (si lo hay)
Evaluacin y Reevaluacin
Certificaciones de cumplimiento y calidad
CONTRATOS ADICIONALES, PRORROGAS OTROSI (1)

Solicitud del adicional o prrroga debidamente sustentada y
justificada
Certificado de disponibilidad presupuestal (si aplica)
Viabilidad Jurdica
Concepto de viabilidad presupuestal
Documento Aprobatorio del Contrato
Minuta contrato adicional o prorroga
Certificado de registro presupuestal (si aplica)
Anexo modificatorio de la Garanta nica en los amparos
requeridos (si aplica)
47
BORRADOR

Recibo de pago de derechos de publicacin en el Diario nico de
contratacin Pblica (si aplica)
Aprobacin Garanta nica (si aplica)
Comunicaciones a las dependencias involucradas en la ejecucin
del contrato
justificada
Viabilidad Jurdica
del contrato
justificada
Viabilidad Jurdica
48
BORRADOR

del contrato
LIQUIDACION DEL CONTRATO
Formato base liquidacin (si aplica)
Acta de Liquidacin
Resolucin de liquidacin unilateral del contrato (si aplica)
Constancia notificacin resolucin liquidacin unilateral del
contrato (si aplica)
OBSERVACIONES:
Firmas:
________________________________________
__________________________________
(Nombre y firma Abogado asignado )
(Nombre y firma Empleado Archivo de

Gestin)
Observaciones:
* No aplica a procesos o contratos que no tiene afectacin presupuestal
** No aplica para los bienes o servicios exentos del SICE

49
BORRADOR

ANEXO 3 HOJA DE CONTROL
HISTORIA LABORAL
HOJA DE CONTROL
Nombre Funcionario: _____________________________________________
FECHA
TIPO DOCUMENTAL
FOLIO
(S)
Fecha Elaboracin: __________________ Firma: _______________________________

Funcionario responsable manejo
Historia Laboral
Firma: _____________________________
Jefe Recursos Humanos
50
BORRADOR

NOTA: Formato establecido mediante Circular No.004 de 2003 del
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Archivo General de la
Nacin
51
BORRADOR

ANEXO 4 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Sala Administrativa
ENTIDAD REMITENTE: ___________________
HOJA No. _______
DE
________
ENTIDAD PRODUCTORA: _________________

UNIDAD ADMINISTRATIVA: ________________
REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA: __________________
AO
MES
DIA
N.T.
OBJETO: _______________________________
N.T.= Nmero de
Transferencia
No.
Orde
n
Cdig
o
Nombre de
la Serie,
subserie o
Asunto
Fechas
Extremas
Inicia
Final
l
Elaborado por: ______________

Cargo: ____________________
Firma: ____________________
Lugar _______ Fecha: ________
Unidad de
Nmero
Frecuenci
Conservacin
Soport
de
a de
e
Caj Carpe Tom
consulta
Otro Folios
a
ta
o
Entregado por:
_____________
Cargo: ___________________
Recibido por :
____________
Cargo: _________________
Firma: ___________________
Lugar _______ Fecha:
_______
Firma: __________________
Lugar _______ Fecha:
______
52
Nota
s
BORRADOR

Nota: Formato establecido por el Archivo General de la Nacin, mediante
Acuerdo 042 de 2002
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

1. ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre
responsable de la documentacin que se va a transferir.
de
la
entidad
2. ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o Razn

Social de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la
dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual depende la
oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocase el nombre de la unidad
administrativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio
de sus funciones.
5. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracin de Fondos
Acumulados, Fusin y Supresin de entidades y/o dependencias, inventarios
individuales por vinculacin, traslado, desvinculacin.
6. HOJA No. : Se enumera cada hoja del inventario consecutivamente. Se
registrara el total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia slo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los
dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (ao, mes,
da). En NT se anotar el nmero de transferencia.
8. No. DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el nmero
correspondiente de cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponde a una unidad de conservacin.
9. CODIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las
oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el
nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
53
BORRADOR

11. FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada
unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dgitos
correspondientes al ao. Ejemplo: 1950 - 1960. En el caso de una sola fecha se
anotar esta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignar el nmero asignado a cada
unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registrar las unidades de
conservacin diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la
cantidad o el nmero correspondiente.
13. NMERO DE FOLIOS: Se anotar el nmero total de folios contenido en
cada unidad de conservacin descrita.
14. SOPORTE: Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al
papel: Microfilmes (M), Videos (V), Cassettes (C), soportes electrnicos (CD,
DK, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentacin
registra un ndice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se
tendrn en cuenta los controles y registros de prstamo y consulta de la oficina
responsable de dicha documentacin. Esta columna se diligenciar
especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS: Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores.
Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos:
faltantes, saltos por error en la numeracin y/o repeticin del nmero
consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: Circulares,
actas, memorandos, resoluciones, informes,
impresos, planos, facturas,
disquetes, fotografas, o cualquier objeto del cual se hable en el documento
principal; de estos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de unidades
anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografas o 5 fotografas sueltas,
luego, el nmero consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de
cada anexo.
Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas
fsicas y requerimientos tcnicos para la visualizacin y/o consulta de la
informacin. Especificar programas de sistematizacin de la informacin
A los impresos se les asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de
pginas que lo componen.
54
BORRADOR

Asimismo se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la
documentacin, especificando el tipo de deterioro, fsico (rasgaduras,
mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), qumico (oxidacin de tinta
y soporte dbil) y biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.)
17. ELABORADO POR: Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en
que se realiza
18. ENTREGADO POR: Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de entregar el inventario, as como el lugar y fecha en
que se realiza
55
BORRADOR

19. RECIBIDO POR: Se registra el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en
que se recibi.8
ANEXO 5 SOLICITUD CONSULTA O PRESTAMO DOCUMENTOS ARCHIVO
Sala Administrativa
Tipo de Archivo
Central
Solicitant
e
Dependencia (**):
_________________
Gestin
Extern
o
Solicitud No.
Fecha Solicitud
(dd/mm/aa):
No. das hbiles
prstamo:
Interno
Entidad solicitante
(*):
Direccin
(*):
Dependencia
solicitante:
Nombre solicitante
Telfonos(*):
Cargo solicitante
Tipo de solicitud:
Consulta
Prstamo
Clase de solicitud:
No. Copias
Otro Cul?
Serie/Subse
rie
Documento
No.
No.
Carpetas
Descripcin Serie/subserie
Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nacin
56
Observaciones
BORRADOR

57
BORRADOR

ANEXO 6 REGISTRO CONTROL DE PRESTAMO DOCUMENTO(S) CARPETA(S)
Sala Administrativa
Dependencia (*): __________________________________________________________
Serie: __________________________________________________________________
Subserie: ________________________________________________________________
Nombre Carpeta: _________________________________________________________
Cdigo Ubicacin en archivo: _________________________________________________
Fecha
No.
Prstamo Carpet
(dd/mm/a
a
a)
(***)
No.
Folios
(**) (*
**)
Descripci
n
Documen
to (****)
Dependen
cia que
solicita
prstamo
Nombre
Empleado
que retira
carpeta
Firm
a
Fecha
Devoluci
n
(dd/mm/a
a)
Emplead
o que
recibe
devoluci
n
* Colocar el nombre de la Dependencia donde se encuentra el archivo y la cual

llevar el control de prstamo de documentos del mismo.
** En caso de ser un documento de la serie se deber diligenciar la Descripcin
del documento, el nmero de la carpeta donde est ubicado y la cantidad de
folios que conforma el documento prestado.
*** Si lo que se solicita en prstamo es toda la serie o una (las) carpeta(s) que
conforman la subserie se deber colocar el nmero de la(s) carpetas(s), as
como el nmero inicial y final de los folios que la(s) conforman.
**** Colocar el nombre de la serie y en caso de ser solo un documento deber
colocarse la descripcin del mismo.

58
BORRADOR

ANEXO 7 CONTROL PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTO(S)
Y CARPETA(S) DE ARCHIVO DE GESTIN Y CENTRAL
Sala Administrativa
Tipo
de
Archiv
o
Archivo de
Gestin:
Dependen
cia
Dependencia Centro de
Documentacin
Archivo Central:
No.
CARPET
A
SERIE
DOCUMENTA
L
OFICINA
PRODUCTOR
A
FOLIO
S
DEPENDENCI
A
SOLICITANTE
RECIBID
O POR
FECHA
PRESTAM
O
Responsa
ble:
Responsa
ble:
FECHA
DEVOLUCION
VENC ENTREG
E
A
UBICACIN
EN
ARCHIVO
Nota: Este formato podr ser modificado, por lo cual al momento de
requerirse para su trmite deber ser tomado del Sistema Integrado de
Gestin y Control de la Calidad.
59
OBSERVAC

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Instructivo para el Manejo y Administracin

Rama Judicial del Poder

Instructivo para el Manejo y

Instructivo para el Manejo y Administracin

JOSE ALFREDO ESCOBAR ARAUJO: Presidente Sala Administrativa

Instructivo para el Manejo y Administracin

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ACTIVA: Comprende la recepcin o elaboracin del documento, as

SEMIACTIVA: Comprende la consulta espordica del documento,

INACTIVA: En esta etapa la documentacin deja de ser utilizada por la

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Instructivo para el Manejo y Administracin

Archivo de gestin: Comprende toda la documentacin que es

Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los

Archivo histrico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo

Ley General de Archivos, Ttulo I, Artculo 3

Instructivo para el Manejo y Administracin

Ley General de Archivos, Ttulo V, Artculo 23

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Fuente: Carlos Ortiz Narvez, Mdulo Tcnicas de Archivo

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1.3. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL (TRD)

La Administracin se ver beneficiada con la elaboracin de las Tablas de

Facilitan el manejo de la informacin.

Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.

Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de

Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de

Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.

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Permiten el manejo integral de los documentos.

Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de

Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin

1.4. SERIE DOCUMENTAL

1.5. SUBSERIE DOCUMENTAL

1.6. TIPOS DOCUMENTALES

Mini/Manual No.4 Tablas de Retencin y Transferencias documentales Archivo General de la Nacin

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ORGANIZACIN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE

Los tipos documentales que conforman las

Los documentos que no tienen

Para la organizacin de los

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2.1. APERTURA E IDENTIFICACIN DE CARPETAS

En la mitad de la tapa de la carpeta se colocar un rtulo que contendr los

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Identificar a cual tipo de archivo pertenece la

Identifica el nombre de la entidad a la cual

Identifica el nombre de la dependencia a la

Identifica el cdigo y nombre de la serie a la

Identifica el cdigo y nombre de la subserie,

Identifica el nombre especfico de la carpeta

En la primera fecha se describe la colocada en

Para la serie de contratos se deber incorporar un rtulo adicional que