Universidad Capitn General Gerardo Barrios

Sede San Miguel

Facultad de Ciencias Empresariales

Licenciatura en Administracin de Empresas

Ciclo I-2013
Tema:
Elaboracin de un Manual de Compras en la Empresa PC Ware El Salvador

Grupo:
2
Integrantes:
Lemus Figueroa, Jacqueline Vanessa
Portillo Ochoa, Iris Alicia.
Romero Requeno, Wilder Ernesto.

San Miguel, 31 de Mayo de 2014

ndice
Introduccin...............................................................................................................3
CAPITULO I. PROBLEMA DE INVESTIGACIN.....................................................4
1 Problema de Investigacin.....................................................................................4
1.1 Anlisis de Situacin Problemtica......................................................................4
1.1.1 Anlisis FODA...................................................................................................5
1.2 Enunciado del problema......................................................................................6
1.3. Justificacin........................................................................................................7
1.4 Alcances y limitaciones........................................................................................8
1.4.1 Alcances............................................................................................................8
1.4.2 Limitantes.........................................................................................................8
1.5 Objetivos..............................................................................................................9
1.5.1 Objetivo General...............................................................................................9
1.5.2 Objetivos Especficos.......................................................................................9
CAPITULO II. MARCO TERICO CONCEPTUAL.................................................10
2. 1. Antecedentes Histricos..................................................................................10
2.1.1 Generalidades de la Empresa........................................................................11
2.1.2 Organigrama...................................................................................................12
2.3 Base Terica......................................................................................................13
2.3.1 Fases en el proceso de compras...................................................................13
2.3.2 Polticas de Compras......................................................................................14
2.3.2.1 Caractersticas de las polticas....................................................................14
2.3.2.2 Objetivos......................................................................................................14
2.3.4 Almacenaje.....................................................................................................14
2.3.4.1 Organizacin y administracin del Almacn................................................14
2.3.4.2 Planeacin y Manejo del Almacn...............................................................15
2.3.4.3 Control Inventarios.......................................................................................15
2.3.4.3.1 OBJETIVOS..............................................................................................16
2.3. El manual de compras......................................................................................18
2.4 Base Conceptual...............................................................................................19
III Marco Metodolgico............................................................................................26
3. Marco Mtodolgico............................................................................................26
3.1 Tipo de Investigacin.........................................................................................26
3.2. Poblacin y Muestra.........................................................................................26
3.2.1 Poblacin........................................................................................................26
1

3.2.2 Muestra...........................................................................................................26
3.4 Cronograma actividades....................................................................................27
3.6Planteamiento de Hiptesis................................................................................28
3.6.1 Hiptesis.........................................................................................................28
3.7. Tcnica e Instrumento a Utilizar.......................................................................29
3.7.1. Tcnica..........................................................................................................29
3.7.2. Instrumentos..................................................................................................29
CAPITULO IV RESULTADOS Y ANALISIS DE LOS HALLAZGOS
INVESTIGATIVOS...................................................................................................30
4.1 Entrevista...........................................................................................................30
4.1.1 Entrevista al Gerente......................................................................................30
4.2 Encuestas a empleados....................................................................................32
Capitulo V Marco Propositivo..................................................................................42
Introduccin...........................................................................................................45
Objetivos.................................................................................................................46
Estructura del Manual...........................................................................................47
Conceptos..............................................................................................................47
Propsito del Manual............................................................................................48
Polticas de Compra..............................................................................................49
Procedimientos......................................................................................................52
Socializacin..........................................................................................................54
Conclusiones.........................................................................................................55
BIBLIOGRAFIA........................................................................................................56
ANEXOS..................................................................................................................57
Anexo 1 Entrevista al Gerente.................................................................................57
Anexo 2 Encuesta a empleados..............................................................................58

Introduccin

CAPITULO I. PROBLEMA DE INVESTIGACIN.

1 Problema de Investigacin
1.1 Anlisis de Situacin Problemtica
La empresa PC Ware El Salvador actualmente carece de polticas y normas
establecidas para realizar el suministro de sus compras, lo cual representa una
gran desventaja en el uso de metodologas para la administracin las compras.
Tambin hace falta el control eficaz de las actividades envueltas en las
compras de suministros para la prestacin de sus servicios, por lo que el
manual permite controlar de manera gil todos los procesos y procedimientos
que se llevan a cabo en la empresa en lo referente a la administracin de
compras, lo cual facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse
una falla, por que enumera uno a uno los pasos que se realizan, lo cual
simplifica al mximo el proceso de bsqueda del factor deficiente (el que causa
la falla) y corregirlo.
Las compras no se realizan en base a un presupuesto, se realizan en
funcin de las ventas que se tienen semanalmente; lo cual disminuye su
desarrollo econmico al no contar con presupuesto estimado que pronostique
lo que se puede llegar a requerir durante su auge de ventas del semestre
estudiantil.
Se tiene una inexistencia de procedimientos de compra documentados lo
que ocasiona confusin, duplicidad de funciones y ambigedad al momento de
ejecutar los procesos.
Otro factor que ocasiona problemas es la falta de documentos que respalden
las requisiciones de productos que se necesitan, todas las requisiciones se
hacen de forma verbal entre los miembros de la organizacin, las requisiciones
con los proveedores se realizan va telefnica, sin realizar cotizaciones.
Tambin no existe poltica de stock mnimo de inventario, por lo que en
ocasiones existe desabastecimiento en algunos productos.

PC Ware por ser una mi microempresa actualmente tiene centralizada la

responsabilidad de la administracin de compras la cual es realizada por el
gerente de la empresa.
Durante las visitas realizadas se pdo constartar que no cuentas con un
espacio adecuado para el almacen de acuerdo a las necesidades de la
empresa, tampoco posee medidas de proteccin y seguridad a los productos
como extintores en caso de incendio o cual cualquier accidente.

1.1.1 Anlisis FODA

FACTORES INTERNOS
FORTALEZAS
DEBILIDADES.
F1- Las sala de venta est ubicada de forma D1- Falta de planificacin
estratgica, para que sus clientes puedan tener estratgica, tctica y operativa.
mejor acceso a sus productos.
D3- Ausencia de manuales de
F3- El personal de cada rea conoce muy bien organizacin que brinde lneas
sus funciones a desempear.
de control y direccin a la
F4- Cuentan con tecnologa de punta la cual empres.
ayuda a economizar costos y le brinda una D4 Presencia de demasiados
ventaja competitiva frente a las dems paradigmas.
empresas del rubro.
D5Los empleados son
F5- Estn desarrollando de nuevos servicios renuentes a los cambios.
para diversificarse.
D6-Falta de polticas de compra.
F6- Sus servicios son de mucha preferencia
por sus clientes debido a su calidad.
F7- Buenas prestaciones salariales para sus
empleados.
F9- Disponibilidad por parte de los dueos para
aprender nuevas metodologas y tcnicas para
dirigir la organizacin, haciendo que la
empresa se vuelva competitiva.

FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES

AMENAZAS

O1- Utilizar herramientas brindadas por el

grupo investigador para realizar sus
compras.
O2- Realizar compaa de publicidad, para
mejorar las ventas y la imagen de la
empresa frente a sus clientes.
O5- Mercado estable.

A1- Situacin econmica del pas,

desempleo, la situacin en ESTADOS
UNIDOS, la politizacin de todas las
cosas.
A2- Aparicin de ms empresas con
productos sustitutos.
A3- Cambio en las polticas fiscales por
parte del gobierno.
A4 Cambio acelerado en los precios de
los insumos y materias primas para la
prestacin del servicio.
A5A- Inseguridad social.

1.2 Enunciado del problema

En qu medida la falta de un manual compras en la empresa PC Ware El
Salvador afecta su productividad y el crecimiento econmico?

1.3. Justificacin
PC Ware El Salvador actualmente no cuenta con un manual de compras que
le permita establecer mecanismo y procedimientos que faciliten

la

administracin de compras ayudando a conseguir precios ms competitivos en

el mercado que le rodea, efectuar compras oportunas y aumentar la
productividad de la organizacin y aumentar la rentabilidad y participacin en el
mercadeo que

le

rodea. Actualmente

no

posee ningn

sistema

de

administracin de compras, no cuenta con lista de proveedores cuando

adquiere productos, ni tampoco posee formularios especficos para documentar
las compras que realiza cada quince das y llevar un mejor control de entradas y
salidas de productos.
Se debe tomar en cuenta la creacin o existencia de un manual, para la
organizacin de sus recursos, insumos y su personal, de esa forma evitara
costos y gastos innecesarios y la deficiencia en la administracin de

los

mismos. El manual de compras servira para delimitar las polticas o parmetros

que se tomaran en cuenta en la realizacin de cada adquisicin de nuevos o
actuales productos y le ayudar en la toma de decisiones en la compra de
productos, es necesaria la utilizacin de instrumentos de control, como lo es la
hoja de requisicin interna de materiales, siendo esta emitida por cada miembro
de la organizacin que requiera de abastecimiento de insumos previa a su
autorizacin.
El sistema de compras permitir obtener un producto adecuado, de calidad y
precio en el tiempo necesario y requerido, el cual tiene que estar especificado
desde la solicitud de materiales hasta el momento de hacer la compra. Por lo
cual es necesario llevar el control de los requerimientos que se entregan al
proveedor, mientras ms especfico sea en cuanto a las caractersticas del
material solicitado, mayor es la probabilidad de obtener lo necesario y deseado
para la empresa, el proveedor y el clientes porque entre ms pronto se realice
la requisicin de los materiales ms luego llega a la empresa para ser
comercializado en el mercado meta.
8

Como grupo aprovecharemos los recursos brindados en la ctedra de

Administracin de Compras para sumarlos al manual de compras que
disearemos, sabiendo que estos recursos sern la base para disear polticas
procedimientos y procesos electrnicos de compras que vendrn a contribuir al
desarrollo de la Empresa PC Ware El Salvador.

1.4 Alcances y limitaciones.

1.4.1 Alcances
- Presentar el Manual de Compras a la Empresa PC Ware El Salvador, con
el fin de mejorar su proceso de compras y mejorar la efectividad a la hora
de comprar los productos.
-

Elaborar procedimientos, polticas y normas de compras que beneficien a

Empresa PC Ware El Salvador con el fin de implementar un crecimiento
econmico.

1.4.2 Limitantes
- La inexistencia de un documento donde se pueda identificar los
procesos, normas y polticas de compra.
-

Tiempo limitado del gerente y del personal para conceder la entrevista.

Informacin sobre proveedores no fue brindada, por polticas de la

Empresa

1.4.3 Delimitaciones
1.4.3.1 Delimitacin Espacial:
El manual se desarrollara para la Empresa PC Ware de la Ciudad de San Miguel.
1.4.3.2 Delimitacin temporal:
El periodo en el cual se llevara a cabo a investigacin comprender desde el mes
de Marzo hasta Junio de 2014

10

1.5 Objetivos
1.5.1 Objetivo General
Disear un manual de compras para la empresa PC Ware El Salvador
durante el ciclo I-2014, definiendo un conjunto de acciones y polticas para
realizar las compras

de manera eficientemente que permita cumplir con

los objetivos de la empresa,

1.5.2 Objetivos Especficos

Determinar

polticas de compras, de acuerdo a las condiciones y

necesidades de la empresa PC Word El Salvador que le permite describir y

especificar la forma de realizar sus compras.

Establecer nuevos procedimientos para llevar a cabo las compras de forma

eficiente y eficaz, elaborando un formato de requision de compras.

Ofrecer al personal una gua descriptiva de la secuencia a seguir en la

administracin de la compras que les ensee la terminologa basica del
sistema de compras.

11

CAPITULO II. MARCO TERICO CONCEPTUAL.

2. 1. Antecedentes Histricos
La empresa PC Ware fue fundada el 2 de abril de 2002, en Colonia Escoln
Avenida Las Magnolias, San Miguel, por el Lic. Williams Alexander Torres que
viendo las necesidades de los estudiantes de la Universidad Gerardo Barrios,
tomaron la decisin de dar sus aportaciones para fundar la empresa.
Comenz

a trabajar la empresa en

un local pequeo, con una maquina

fotocopiadora, una impresora, una vitrina, dos estantes y pocas lneas de

productos y servicios; su demanda fue creciendo y oportunidad de expandirse y
diversificar productos y servicios de primera necesidad para los estudiantes.
Par expandir el negocio surgi la idea de asociarse con otras personas debido a
que no se contaba con el capital suficiente para comprar ms artculos y
maquinaria para diversificar la lnea de productos y de servicios. De esta manera
se busca fuentes de

financiamiento para que la empresa creciera y ofrecer

servicios de cyber caf, logrndolo dos aos y medio despus de su fundacin

obtener nueva maquinaria como un plotter para impresin de planos.
En sus inicios solo contaban con un empleado que era el encargado de
administrar, seguir y controlar las copras atencin al cliente y vender producto,
actualmente se cuentan con seis empleados dos propietarios y 4 asistentes para
servicio al cliente y los servicios se han diversificado desde la venta de papelera
y tiles hasta la impresin de planos para estudiantes de arquitectura e ingeniera.
Logrando con ello ser lideres en impresiones de planos, y ampliando el nmero de
clientes que puden obtar por obrar productos y servicios de primera necesidad
para los estudiantes de la Universidad Capitn General Gerardo Barrios.

12

2.1.1 Generalidades de la Empresa

Nombre Comercial: PC Ware
Razn Social: PC Ware El Salvador S.A de C.V
NIT:
Direccin: Calle Las Flores y Avenida Las Magnolias Colonia Escoln, San Miguel.
Giro: Venta de maquinaria, equipo de oficina computadoras y componentes.
Gerente y encargado de compras: Lic. Williams Alexander Torres.

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Integridad
Rapidez
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Sentido humano

13

2.1.2 Organigrama

Junta de socios General

Gerente

Atencin al Cliente

Motorista

Encargado de compras

Contador

Ventas

14

2.3 Base Terica

El presente trabajo se relaciona con
elaboracin de un manual de compras
Ware realice compras oportunas en
necesidades de sus clientes como son
Capital General Gerardo Barrios.

varias teoras que le dan forma a la

el cual consiste en que la empresa PC
el tiempo adecuado y satisfaga las
todos los estudiantes de la universidad

2.3.1 Fases en el proceso de compras

Operaciones previas

Conocimiento detallado de las

necesidades.
Determinacin de las condiciones
en que esas necesidades deben ser
satisfechas.

Preparacin

Investigacin del mercado.

Preseleccin de los posibles
proveedores.

Realizacin

Anlisis y comparaciones de las

ofertas.
Negociacin con los oferentes.
Eleccin del proveedor.
Confeccin del pedido.

Seguimiento

Vigilancia y reclamacin de las

entregas.
Control cuantitativo y cualitativo
de los productos recibidos.
Conformacin de las facturas.
Eventual devolucin de los
productos no hallados conformes.

15

2.3.2 Polticas de Compras

Para el buen funcionamiento del rea de compras, ste debe establecer sus
polticas respecto al sistema de compras que utilizara la empresa, ya sea
centralizado, descentralizado o mixto, ya que este afectara a toda una serie de
polticas relativas a las lneas de autoridad, procedimiento y relaciones internas, y
definir el alcance y responsabilidad de rea de compras.
Las relaciones con proveedores se hallan sujetas a polticas establecidas por la
empresa.
2.3.2.1 Caractersticas de las polticas
Reflejan los objetivos y planes del rea.
Deben ser flexibles.
Deben elaborarse por escrito.
Deben ser discretas.
Deben ser sencillas y claras.
2.3.2.2 Objetivos
Establecer criterios para tomar decisiones.
Son una herramienta administrativa.
Delimitan la responsabilidad de compras.
Deben revisarse y actualizarse peridicamente.
2.3.4 Almacenaje
El almacenamiento de los materiales ha de ser ordenado y con las condiciones
ms favorables para que ayuden a la consecucin de los objetivos de la empresa.
Las inversiones en materiales se aprovechan mejor si la empresa puede
convertirlas otra vez en dinero en el plazo ms corto posible.
2.3.4.1 Organizacin y administracin del Almacn
La forma de administrar y organizar un almacn depende de factores como: el
tamao de la empresa, diversidad de productor a comercializar y sistema de de
compras que se utiliza.
Las funciones que debe coordinar almacn son:
Recepcin de materiales.
Registro de Entradas y Salidas.
Almacenamiento de materiales (resguardo y custodia)
Control de inventarios
Mantener en informados a todos sobre las existencias reales de productos.

16

2.3.4.2 Planeacin y Manejo del Almacn

Para la planeacin y Manejo del almacn es preciso conocer los artculos que se
almacenarn, disponer de reas suficientes para el almacenamiento y la entrega,
conocer dimensiones, peso y caractersticas por unidad de los productos y saber
la frecuencia de consumo de los productos.
Existen aspectos que deben tomarse en cuenta como el conocimiento de las
caractersticas principales de los productos para un buen manejo y mejor
clasificacin de los mismos.
Caractersticas como si es lquido, gaseoso, frgil, inflamable, explosivo o
perecedero; tambin las condiciones ambientales del almacn segn los casos
que se necesiten, por ejemplo seco, hmedo, clido, fro, iluminado, u oscuro.
Es importante recalcar sin las condiciones ambientales del almacn, en todo
momento debern observarse estrictas normas de seguridad e higiene.
2.3.4.3 Control Inventarios
La utilidad de un inventario es evitar la acumulacin excesiva de materiales as
como su deterioro mermas obsolescencias y robos entre otras.
Desde el punto de vista financiero el modelo ideal no sera tener inventario, lo que
poda ocurrir solamente en productos terminados si su desplazamiento veta
sucede antes del vencimiento del pago de facturas o bien de la instrumentacin de
la teora junto a tiempo, lo q implicara un cambio total en la cultura y filosofa del
personal de la empresa.
Un ejemplo de esta caracterstica que los compradores negociaran como mnimo
un plazo para pago de 30 das y que los materiales a su vez se desplazan en el
mismo periodo para evitar inventarios. Por lo anterior para controlar mejor los
inventarios sera conveniente conocer la rotacin o desplazamiento de ciertos
productos, lo que puede lograrse mediante el siguiente razonamiento.
Determinar el promedio de las ventas de x producto, para lo que abra de dividir
las ventas de un periodo entre el nmero de das que participan en la integracin
del importe total de las mismas.
Acto seguido se vala la existencia a precio de venta y se divide entre los
promedios diarios de las ventas lo que dar como resultado el nmero de das en
que el inventario podr terminarse.
Cabe mencionar que la existencia de inventario obliga a tener material disponible
para un momento dado y a no perder la continuidad en la produccin y
comercializacin de los mismos, por lo cual debe instrumentarse un sistema de
control de inventarios que resuelva dos problemas ms fundamentales.
- Cuanto pedir y
- Cuanto pedirlo

17

La decisin de cuanto pedir y cuando hacerlo es el problema que realmente debe

resolver almacn, haciendo estimaciones o pronsticos que le permitan encontrar
el equilibrio adecuado entre estos dos elementos. Estos cuestionamientos son de
suma importancia para el funcionamiento de almacn.
Hasta cierto punto al jefe de almacn de una empresa fabril le interesa
primordialmente un solo aspecto del control de inventarios: cuanto y cuando pedir
las materias primas o los materiales de produccin.
Sin embargo debe sealarse que el control de materiales abarca tres etapas
diferentes:
- El movimiento de ellos hasta el punto en el que entran en el proceso de
produccin.
- Desde la entrada de materiales en la produccin hasta la salida del
producto terminado.
- La de los productos acabados.
De los anteriores puede sealarse que el departamento de almacn le interesa
que el inventario de las materias primas o materiales de productos sea lo ms
preciso posibles es decir la mercanca que ser consumida directa o
indirectamente por los procesos de fabricacin (materias primas o semielaboradas, piezas, componentes, repuestos o suministros).
2.3.4.3.1 OBJETIVOS
Los principales objetivos del departamento de almacn son encontrar el equilibrio
adecuado entre cuando pedir y cuando no hacerlo y contar con la seguridad de
tener los artculos disponibles cuando sea necesario, obligndose a la proteccin
adicional de la existencia de reservas (intocable tericamente) pero que en la
prctica sirve para satisfacer necesidades cuando se desarrolla una demanda
extraordinaria o cuando falla el sistema normal de adquisicin.
Un buen empleado de almacn nunca permite que sus existencias se agoten por
completo antes de solicitar nuevos materiales.
Por otro lado no debe enviar una requisicin con demasiada anticipacin ya que
los materiales se pueden deteriorar antes de ser utilizados adems de que
ocupara un espacio innecesario por lo que la empresa posiblemente est pagando
un alquiler.

18

Los requisitos ideales de un sistema de control de inventarios que asegura su

perfecto funcionamiento son cinco.
-

Sencillez
Flexibilidad
Exactitud
Oportunidad
Confiabilidad

Un sistema con estas caractersticas beber poder hacer frente a cualquier

exigencia razonable que se presente. Algunas consideraciones que debe tomarse
en cuenta establecer un buen control de inventario son: establecer siempre
sistemas de informacin (manual o computarizados), manejo de datos
(procesados perfectamente por computadora para un manejo rpido, sencillo,
exacto y confiable) y contar con informacin oportuna y confiable que permita
realizar acertados pronsticos para compras futuras, por ejemplo instrumentar una
informacin digitalizada de adquisicin (INDA).
2.3.4.3.2 Mtodos de Control de Inventarios
En el captulo anterior se citaron algunos mtodos para pronosticar las compras
futuras de una empresa. Estos tienen plena validez para un aspecto tan
importante como el control de inventarios. Por obvias razones aqu solo se
mencionaran y se pondrn mayor nfasis en el control de inventarios a travs de
mximo y mnimos y se explicara brevemente la teora de justo a tiempo.
Para establecer un control de inventarios puede disponerse entre otros de los
siguientes mtodos:
- consumo del ltimo periodo
- consumo de promedio mvil
-mtodo de ABC tambin conocido como anlisis de Pareto
-mximo y mnimo tambin conocidos como de cantidades fijas
- Teora Justo a tiempo
Conviene aplicar el mtodo de mximo y mnimo en especial para materiales
relativamente normalizados cuyo precio no fluctan mucho y que se realizan en
cantidades bastantes regulares. De ello se infiere que una empresa pueda recurrir
a ese mtodo para ciertas clases de materiales pero no para otras.
El establecimiento de mximo y mnimo definidos y puntos de recompras fijos
(plazo de rea procedimientos) implica varias consideraciones, por ejemplo.

19

2.3.4.3.2.1 El Mnimo Real Difiere del Terico, pues la existencia viejas deberan
estar agotadas cuando llega una nueva partida: por ello el mnimo terico debera
ser igual a cero sin embargo no se puede planificar tan estrechamente sino
establecer un mnimo real con prevencin de reserva (mnimo de seguridad) a la
cual se podr recurrir en caso de las nuevas estrategias se retrasen.
Esto depende la velocidad de consumo, de la importancia del producto en el
programa, de la disponibilidad de los sustitutos y del tiempo requerido para pedir y
recibir los materiales, ese mnimo real ha de mantenerse tan reducido como sea
posible, pero con un nivel de seguridad razonable.
2.3.4.3.2.2 Sistema De Mximo Y Mnimo: supone el empleo de una requisicin
que representa la cantidad supuestamente ms conveniente por compra. Una vez
fijada esa cantidad, servir de pauta en forma ms o menos automtica para emitir
la requisicin en el momento apropiado.
2.3. El manual de compras.
Proporciona una idea clara, lgica e integral de cmo opera el rea de compras y
precisa de los pasos que deben seguirse invariablemente en cada una de las
actividades que realiza.
Sirve como medio de orientacin al personal que labora en compras, sobre toda al
de nuevo ingreso, con ello se logra la optimizacin de los recursos humanos, con
objetivos de la empresa. Normalmente, el manual de compras se debe considerar,
entre otros, los siguientes puntos:

Introduccin
ndice
Objetivos
Estructura orgnica del rea de compras
Polticas
Procedimientos
Diagrama de flujos
Formatos que se emplearan en compras
Instructivo para su uso

Lo anterior, ayuda a la empresa y le proporciona una razonable seguridad de que

las actividades de compras se realizan de la manera que debe ser.
Adems, su adecuada aplicacin proporcionara mayor beneficio que costo y se
tendr la seguridad de que todas las operaciones siguen una secuencia lgica y
quedan registradas en forma precisa y fiable, para la informacin que requiera
Contabilidad en la preparacin de sus estados financieros

20

Proceso de administracin del suministro

El proceso de administracin de suministro empieza con el reconocimiento y

termina con la supervisin de los proveedores y las relaciones. Los pasos que lo
conforman incluyen: reconocer y discribir la necesidad, identificar las fuentes
potenciales, seleccionar las fuentes, determinar el precio y los trminos, dar
seguimiento y facilitar, recibir, pagar la factura y supervisar.
Reconocimiento de la necesidad
Una compra se origina cuando una persona o un sistema identif}ica una necesidad
definidad en la organizacin, esto es, que , cuanto y cuando se necesita.
El area de compras ayuda a anticipar las necesidades de los departamentos
usuarios las polticas y las practicas del area pueden fomentar y exigir el empleo
de los artculos estandarizados, fijar los procedimientos para las ordenes
especiales y limitar el uso de los pedidos de emergencias. Adems, da
seguimiento a la tendencias de preciso y a las condiciones generales del mercado,
la colocaciones de ordenes a plazo puede ser esencial para protegerse contra
faltantes de materiales o aumentos de precios. Tambin debe de informar a los
usuarios acerca de los plazos normales de entrega y de cuales quiera cambiso
mayores que afecten a todos los artculos que se hayan comprado.

Descripcin de la necesidad
El comprador debe saber con exactitud que es lo que quieren los clientes internos,
cuyas necesidades deben estar impulsadas por una clara comprencion de los
requerimientos de los clientes externos. Es esencial tener una descripcin exacta
de la necesidad, saber si trata de un bien tangible, de un servicio o de bienes con
servicios adjuntos, las descripciones pocas claras o ambiguas, los servicios o
niveles de calidad exesibamente especificados acaban por generar costos
innecesarios.

Propsito de una requisicin

Una requision es un documento que se usa para comunicar internamente las
necesidades entre los clientes internos que determinan las especificaciones y la
administracin de compras de acuerdo con los controles establecidos.
21

Tipos de requisiones

Requision estndar
Una requision estndar debe contener las siguiente informacin:
123456789-

Fecha
Numero
Departamento de origen
Cta a la que debe cargarse
Descripcin completa del material o servicio que desea y cantidad
Fecha en la que se necesitara el material o servicio
Cualquiera instrucciones especiales de entrega del servicio
Firma de la persona autorizada
Departamento que solicita el producto

Requisicin viajera
Es una inovacion usada para satisfacer las necesidades recurrentes y las partes
estndares a afectos de reducir los gastos operativos. Es una forma de tarjeta de
almacn que contiene la descripcin completa de un articulo. La persona que hace
la requisicin enva la tarjeta al area de compras indicando la cantidad y la fecha
en que se necesitara. El rea de suministros registra el proveedor el precio y el
numero de orden de compra del viajero y la devuelve a la persona que hizo la
requisin

Lista de materiales
Simplifica el proceso de requisicin de los artculos en lnea que con frecuencia se
necesitan en las organizaciones que elaboran un articulo estndar a lo largo de un
periodo relativamente largo. Incluye todos los materiales y todas las partes para
elaborar una unidad final.

22

3 identificacion de los posibles materiales

La seleccin de los proveedores constituye una importante funcin del area de
compras. Iplica: 1 indentificar las fuentes potenciales calificadas, 2 evaluar la
probabilidad de que un contrato de compras de cmo resultado una entrega a
tiempo de un producto o servicio satisfactorio con un servicio apropiado, tanto
antes como despus d ela venta, al costo total mas bajo posible.
4 seleccin delproveedor y determinacin de los termionos
El anlisis y la sseleccion del proveedor producen a la colocacin de la orden o
pedido; las herramientas aplicables van desde un anlisis simple de la oferta
hastra las negociaciones complejas.
5 preparacion de la colocacin de la orden de compra
Todas las compaas tienen formularios para las ordenes de compras sin
embargo, en la practica, no todas las compras estn gobernadas por las
condiciones que se estipulan en la respectiva orde; muchas se basan en el
contrato de ventas que presenta el vendedor. Todas las compaas tratan de
protegerse a si mismas hasta adonde le sea posible. Con frecuencia, la
responsabilidades del formulario de la orden le asigna al proveedor se transfieren
al comprador con el contrato de venta.
Seguimiento y despacho rpido
Despus de emitir una orden de compra, el comprador puede dar seguimiento o
acelerar su despacho. El seguimiento consiste en un rastreo rutinario de la orden
para asegurar que el proveedor pueda cumplir con las promesas de entrega; es
muy conveniente que cada orden tenga fecha apropiada de seguimiento.
La responsabilidad del seguimiento en el caso de un proveedor de servicios se
puede asignar al depto de usuarios para que ayude a garantizar el cumplimiento
del usuario con los compromisos y fechas limites.

23

Recepcion e inspeccion
La recepcin adecuada de los bienes y servicios es de importancia vital, muchas
organizaciones pequeas con una sola se centralizan la recepcin en un depto.
Los principales propsitos del area de recepcin son:
12345-

Confirmar que la orden colocada llego.

Comprobar que los materiales se entregaron en buenas condiciones
Asegurar la recepcin dela cantidad necesitada
Comprobar que el producto se recibi en buenas condiciones.
Remitir su material a su destino adecuado(almacenes, inspecciones o uso

24

2.4 Base Conceptual

Departamento de compras: es el encargado de realizar las adquisiciones
necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un
precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros
departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la
importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada
departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la
organizacin.
Objetivos del Departamento de Compras

Comprar

los

materiales

para

Tener los materiales disponibles en

Asegurar

la

cantidad

de

los
el

tiempo

propsitos
que

materiales

son

buscados
requeridos.

indispensables.

Procurar materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y el

servicio requerido.
Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que
impida la entrega de un proveedor.
Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias,
inflacin o escases.
Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas.
Factores en la decisin de una compra
Los tres principales factores en la decisin de una compra son:
1 La calidad: No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que
el mayor precio por s mismo no denota mayor calidad en el producto.

25

El precio: Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una

compra, lo cual indica que ya no es una gua confiable para un comprador.

En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el

proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el rea de
compras no puede basar solamente su eleccin en el precio, ms bien debe
analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en
este mercado que ms bien est movindose por la calidad, se requiere un
esfuerzo muy importante desde el diseo para lograr la calidad que el cliente est
solicitando.
El rea de compras tiene la obligacin de comprar justo los materiales que ayuden
a abatir los costos de produccin para que sta resulte de la calidad apropiada a
las

necesidades

de

los

clientes

de

la

empresa.

En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el

costo de produccin se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente
disminuye, ya que es l quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto.
3. Funcionalidad
Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las
especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar qu funcin van
a

desarrollar

en

beneficio

del

producto

final.

Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseo o describir solamente

sus caractersticas no es la aproximacin adecuada, lo importante es definir qu
funcin van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado,
esta funcin debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el
proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su
producto o servicio.

26

Requisicin de compra es un documento que se utiliza para solicitar al

departamento de compras o rea de la empresa que se encarga de realizar la
adquisicin de bienes y servicios que las empresas necesitan para realizar sus
operaciones. La diferencia con una orden de compra es que la requisicin de
compra es un documento de uso interno de la empresa, mientras que la orden de
compra es un documento que se enva a los proveedores, es decir es de uso
externo1.
Las polticas de compras: Deben ser sencillas claras, flexibles discretas y reflejar
los objetivos de la empresa.
El procedimiento de compras: Debe seguir una secuencia lgica y adecuada
para que sea eficaz.
El Manual de Compras:
Es una herramienta de uso constante en el rea de compras, que proporciona una
idea clara e integral y que sirve para orientar al personal.
OPERACIN
TIPOS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO
Para abastecer a la empresa de materiales, bienes y servicios es necesario
realizar las compras que ms convengan, reconocindose los siguientes tipos de
ellas:
COMPRA DE VIENES, MERCANCIAS Y MATERIALES
COMPRA DE SERVICIOS
Se entiende sin explicar adicional por ser normal en todas las entidades la compra
de bienes , mercancas y materiales en este libro solo se hace referencia a ellos
sin restarle importancia a los servicios que son algo especial por lo tanto tiene sus
peculiaridades e inters.
COMPRAS ANTICIPADAS
Se les llama as a aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo antemano
mediante un programa, surgiendo de una necesidad normal o constitudinaria y no
de la adquisicin de productos para elaborar proyectos especiales.

1http://www.ejemplode.com/58-administracion/3164-ejemplo_de_requisicion_de_compra.html
27

RAZONES PARA COMPRAR ANTICIPADAMENTE

-Adquirir para el inventario o para cubrirlo
-Tener reserva (provisiones)
-Cuando se determina que se expandir la empresa; por lo tanto se tienen que
comprar ms artculos.
-Llevar acabo contratos a largo plazo en donde se pruebe la cobertura de artculos
en un determinado tiempo.
-Disponer de artculos al surgimiento de la necesidad, evitando que se retrasen en
su entrega, sin riesgo ni prdidas ocasionadas, pero sobre todo para evitar una
compra de emergencia.
-Adquirir inventario a precios cmodos.
-Mantener estables los costos por adelantado durante un periodo.
-Procurar se eviten existencia de inventario
-Especular ante la posibilidad de un alza de precios de materiales, envases,
empaques, e insumos en general.
RIESGOS
-Perdida por mantener inventario obsoleto (mermas o desechos, deterioros,
perdidas fsicas).
-Perdidas por que el mercado no acepta el producto.
-Aumento de comisin financiera y gasto de la manutencin del inventario.
-Exceso de inventario y problemas financieros.
-Gastos de mantenimiento conservacin, ocupacin del espacio, estiba,
movimiento, roturas, incremento en primas de seguros.
Para poder tomar la decisin de comprar anticipadamente se debe de considerar
los siguientes factores: espacio, tiempo, demanda, suministro, precio,
oportunidades, aspectos, financiamiento, procurar erradicar inventarios en general,
bsicamente.
COMPRAS DE EMERGENCIA
Segn cuando el factor tiempo priva de utilizar la compra normal por lo que es
preciso implantar ciertos controles como:
-Lmites de compras urgentes, segn polticas administrativas.
-Revisar con calma el pedido, as como definir responsables.
-Autorizacin a la persona encargada de aprobar el pedido.

28

COMPRAS ESPECULATIVAS
Se considera a esta una variante de la compra anticipada combinada con la
fluctuacin de precios a la alza y relacionada con la tica de comercio.
Se dice que no tiene lugar en el programa de compra (aunque no generalmente) la
compra anticipada puede ser una compra especulativa la cual depende del criterio
sobre el futuro por lo que para distinguir la compra especulativa de la normal se
debe de considerar la tica ablando de la intencin por la cual se compra y el
riesgo q implica.
Las compras anticipadas se pueden transformar en una compra especulativa, en
el instante en que su objetivo e inters, son seguro suministro y eficiente, a
precios lo ms bajos posibles o buscar beneficios en el costo de los artculos
comprados aunque socorren los riesgos.
COMPRAS RECIPROCAS
Son usadas por el proveedor como una medida de presin entre un comprador y
un vendedor en el cual este tiene ms poder pues pone condiciones en su
conveniencia dicha compra se observa en poca de depresin, donde se hace
todo lo posible para obtener pedidos o cuando hay escases de los que se quiere
comprar.
Al asestarse la compra reciproca se debe considerar el aspecto tico de la
honradez y el analtico para poder aplicar la reciprocidad en forma conveniente,
tanto para el proveedor como para el cliente.
Los beneficios que otorga la compra recproca, afecta en mayor medida al
departamento de ventas que al de compras ,tambin no crea demanda ni aumenta
venta o consumos, solamente influye en la competencia. Consecuentemente las
empresas que usan la compra reciproca tiene mayor beneficio para el productos,
con costos altos, que para la persona que distribuye sin eficiencia ni competencia,
pues utiliza sus clientes por su carencia de ventajas.
COMPRAS PERSONALES
Se refieren a realizar compras para la gente de la unidad, por medio del
departamento de compras, para beneficio de ellas, ya que obtienen precios de
mayoristas, descuentos especiales, atencin esmerada, tiempo de entrega y de
pago.

29

Existen ciertos inconvenientes, al implantar este tipo de compra:

a) Es polmica considerar hasta qu grado resulta inconveniente y justificable a
los trabajadores, los beneficios citados.
b) Debilita la distribucin, por parte del proveedor, en cuestin econmica.
c) La mayor parte de los trabajadores no aceptan tal prctica, aunque las
realizan por mantener los tratos con los compradores.
d) Es factible afectar las relaciones con el trabajador, al no concederle este tipo
de beneficios, porque los pueden hacer conquistas laborales.
e) El efectuar un pedido mnimo, puede ocasionar prdida de tiempo y aumento
de trabajo entre otros.
COMPRAS DE SALVAMENTO
Tambin denominado adquisiciones de salvamento, estn relacionadas con el
abastecimiento y ocurren, cuando un artculo resulta ser excelente de uno y otro
departamento.
El departamento de compras, ante dicha situacin propone la transferencia del
producto, lo cual trae como ventaja evitar comprar y tener excedente; lo anterior
conforma un salvamento en la utilidad y en el valor del material, lo que es
responsabilidad del departamento de compra.
COMPRA DE EXCEDENTE
Es adquirir normalmente materiales para cubrir necesidades normales y quizs
futuras de la empresa, situacin que suele ser una fuente de abastecimiento
econmico para cubrir aspectos ocasionales, casos de emergencia, o tener
prevenciones y posiblemente excesos perfectamente estudiados y convenientes,
lo que se puede confundir con las compras especulativas.
COMPRAS EN EL MERCADO ABIERTO
Sucede cuando las solicitudes de un material, articulo o servicio, son en poco
volumen, cuando la tendencia en el mercado es cambiante; cuando se presentan
situaciones convenientes en el mercado para comprar; cuando los artculos y
dems materiales, productos o servicios solicitados se pueden conseguir con
facilidad.
COMPRA DE ARTICULOS RELACIONADOS
Se realizan en pequeas proporciones y servicios, proporcionando economas en
ciertas actividades diferentes a la fabricacin, principalmente para los
departamentos administrativos y el de contabilidad.

30

COMPRAS ESPECIALES
Ocurren cuando se solicitan artculos o servicios, que no se ocupan rutinariamente
en la compaa o bien cuando los departamentos requieren de un solo producto o
servicio, en volumen muy pequeo.
COMPRA DE ELEMENTOS ESPECIALES
Sucede cuando desea adquirir artculos materiales, o servicios de costo estable de
elementos importantes y particulares para la entidad, en las cuales se pueden
obtener descuentos por el volumen, escogiendo de un alto nmero de
proveedores.
COMPRA DE ELEMENTOS DE BAJO COSTO
Cuando se hacen este tipo de comprar los artculos deb9en ser analizados en
cuando a su monto calidad y necesidad que deben de cubrir con el fin de saber si
son especialmente adquiribles.
COMPRAS CORPORATIVAS
Son las que desarrollan los grandes grupos, las nacionales, las transnacionales o
las corporaciones para sus subsidiarias.
COMPRAS CONSOLIDADAS
Se efectan en los grandes grupos empresariales para sus sucursales o filiales
(tiendas de autoservicio).

31

III Marco Metodolgico

3. Marco Mtodolgico
3.1 Tipo de Investigacin
El tipo de investigacin a utilizar para el Diseo de Manual de Compras para la
Empresa PC Ware El Salvador es mixto porque se utiliza con un enfoque descriptivo que
nos permite la observacin directa de nuestro estudio, la recoleccin de informacin
consistir en la bsqueda de informacin de forma general, en donde buscamos fuentes
escrita de informacin clave, se realizar tambin visitas de campo a nuestro lugar de
estudio para la estructuracin de nuestro plan.

3.2. Poblacin y Muestra

3.2.1 Poblacin
Para la realizacin de esta investigacin se toma en cuenta a los empleados que
laboran en la Empresa PC Ware, que incluye: el gerente, su esposa, y tres
empleados.

3.2.2 Muestra
La muestra constara de una entrevista con el gerente y la encuesta a los tres
empleados de la organizacin que estn relacionados directamente con la compra
de productos.

32

3.4 Cronograma actividades

Estudiant
es

Actividade
s

Reuniones
Durante El Mes De
Marzo
1r
a

Lemus
Figueroa ,
Jacquelin
e Vanessa

SEMANAS
2d
3r
4t
a.
a.
a.

Reuniones
Durante El Mes De
Abril
1r
a

SEMANAS
2d
3r
4t
a.
a.
a.

Reuniones
Durante El Mes
De Mayo
1r
a

SEMANAS
2d 3r 4t
a.
a
a.

Planteamie
nto
del
problema
Anlisis de
la situacin
problemtic
a
Captulo II
Correccion
es al cap. I
Tabulacin
y graficas
Cap. 4
Correccion
es a

Romero
Requeno,
Wilder
Ernesto

Portillo
Ochoa,
Iris Alicia

Defensa del
trabajo
Enunciado
del
problema
Alcances y
limitaciones
Base
terica
y
conceptual
Procedimie
nto
Correccion
es a
Defensa del
trabajo
Objetivos
del trabajo
Correccion
es al cap. I
Base
terica
y
conceptual.
Captulo IV
Entrega del
primer
avance.
( captulo I)
Entrega del
segundo

33

avance
(captulos
II, III y IV)
Elaboracin
Capitulo V
Exposicin
del Trabajo

3.6Planteamiento de Hiptesis
3.6.1 Hiptesis
El Diseo de un Manual de Compras en la Empresa PC Ware ayudar a mejorar
la administracin de compras y fomentar el crecimiento econmico.

Sistema de
variables

Variables

Definicin
conceptual

Definicin
operacional

Sistemas de
evaluacin

Indicadores

M
V

- Aprovisionamiento
Administracin de
Inventarios

Variable
independiente

Manual
de
Compras en la
Empresa PC Ware

Disear
polticas para
la
administraci
n de las
compras...

- Procedimiento
Compras
Realizar
actividades de
indagacin
sobre
- Gestin
administracin
Transporte
de compras.
- Administracin
Almacn

Variable
dependiente

Mejorar
la
administracin
de compras y
fomentar
el
crecimiento
econmico de
la empresa.

Proponer
la
ejecucin del
manual
de
compras.

Presentar el
manual a la
gerencia de la
empresa

de

del

O
del

Bajo
desarrollo
econmico.
Administracin
inadecuada de
compras

Investigacin
exploratoria

las

34

Entrevistas.

3.7. Tcnica e Instrumento a Utilizar

3.7.1. Tcnica
-

La Observacin: Esta tcnica la utilizamos para guiarnos en la investigacin

y saber sobre lo que tenemos que observar sobre la administracin de
compras.

La Entrevista: se hizo al gerente la cual est referida en la administracin de

compras en mejorar la mejora de los procesos.

La Encuesta: Se realizo a los empleados con el fin de identificar la

mecnica utilizada para la requisicin

3.7.2. Instrumentos
-

Gua de entrevista: Compuesto por diferentes preguntas abiertas hechas

al gerente, sus empleados y a sus proveedores.

Gua de Encuesta: Compuesta por 12 items, de preguntas abiertas y

preguntas de opcin mltiple.

35

CAPITULO IV RESULTADOS Y ANALISIS DE LOS HALLAZGOS

INVESTIGATIVOS
4.1 Entrevista
4.1.1 Entrevista al Gerente

Organizacin de la Funcin de Compras

1. Cuenta la empresa con un organigrama para el departamento de

compras?
Por ser un micro empresa no cuenta con un departamento de compras
definido, las compras las realiza el gerente general.
2. Cmo se programan las compras?
Las compras se realizan de acuerdo a las necesidades que van surgiendo
3. Se documentan las solicitudes de compra?
Las solicitudes de compras no se documentan, solo se hacen de manera
verbal con cada encargado de vitrina,
4. Cul es la opinin que prevalece en otras reas, acerca de la funcin
de compras?
Aprovisionamiento de las Compras

5. Cmo identifica las necesidades de compra?

36

Cada empleado es encargado de una vitrina y de los productos que hay en

ella, cuando le hace falta algn producto l/ella lo comunica de forma verbal
al gerente para que este haga el pedido al proveedor.
6. Cuntos proveedores le suministran los productos?
7. Quines son sus proveedores?
8. Estn documentados los procesos y criterios de compra?
No, la requisicin entre los empleados y el gerente se hacen verbal, al igual
que con los proveedores.
9. Cmo influye la funcin de compras en los costos?
Mucho, pues de este depende el margen de ganancia que la empresa
obtendr, as como los precios a asignar para la venta.
10. Existen criterios claros y documentados para evaluar el desempeo de
la funcin de compra?
Mayormente el criterio se relaciona con el precio y las promociones que los
proveedores que nos dan los proveedores, pero no se encuentran
documentados.

37

Administracin de Inventarios
11. Qu mtodo utiliza para el control de inventarios?
Primeras entradas, primeras salidas
12. Cul es el promedio de rotacin de inventarios?
La verdad no sabemos cada cuanto se rota el inventario, pues depende de
que producto se venda ms y cual producto se venda menos, algunos
producto se rotan cada mes o cada semana, por ejemplo el papel bond, pues
es lo que ms utilizamos para prestar el servicio.

Procedimiento de Compras
13. Cul es el proceso de compra de los productos?
Cada empleado es encargado de una vitrina, cuando se termina la semana
revisa que productos le hacen falta, luego le informan al gerente para que
este realice el pedido; el gerente llama al proveedor por telfono para hacer
el pedido, ponindose de acuerdo cuando se los entregara y las condiciones
de pago.

14. En base a que organiza la compras de productos?

En base a las ventas que se hacen.
15. Qu servicios post-venta recibe de sus proveedores?
Ninguno.
Gestin del Transporte

38

16. Qu medios utiliza para el transporte de las compras realizadas?

Se utiliza carro cuando se van a dejar productos algunos clientes, por lo
general el proveedor es quien se encarga de traernos el producto.
17. Qu caractersticas tienen los medios de transporte que utiliza?
Son determinadas por los proveedores que nos suministran los productos.

Administracin del Almacn

18. Cmo protege los productos en el almacn?
Se protegen del polvo por medio de bolsas, algunos se dejan en la envoltura
que lo te el proveedor.
19. Qu medidas de seguridad aplica en el almacn?
Son pocas las medidas de seguridad, hay aire acondicionado nada ms
porque algunas tintas que utilizamos y vendemos necesitan una temperatura
determinada, pero de ah no hay nada
20. Se encuentra sealizado el almacn?
No, se sabe adnde esta porque se lo indicamos a los empleados y
proveedores.

39

Opcin

Respues
ta

si

no

100

4.2 Encuestas a empleados

Pregunta 3 Usa algn

requisicin de productos?

formato

para

no; 100%

40

Pregunta 4 Se ha centralizado las compras de la empresa?

Opcin

Respues
ta

si

no

100

no; 100%

41

42

Pregunta 5 Se preparan Informes del estado en el que se recibe los

productos?

Opcin

Respues
ta

si

100

no

si
no

43

Opcin

Respues
ta

Gerente

100

Jefa

Pregunta 6 Quin es el encargado de

compras de la empresa?

gerente; 33%

Jefa; 67%

44

Pregunta 7 Lleva un control de inventario de los productos que estn

bajo su responsabilidad?

Opcin

Respues
ta

si

100

no

si
no

45

Pregunta 8 Se efectan peridicamente inventarios fsicos?

Opcin

Respues
ta

si

33

no

67

Si ; 33%

No; 67%

46

Pregunta 9 Existe algn requisito para hacer la requisicin?

Opcin

Respues
ta

si

no

100

no; 100%

47

Pregunta 10 Considera adecuado el espacio para almacenar los

productos que se compran?

Opcin

Respues
ta

si

33

no

67

Si ; 33%

No; 67%

48

Pregunta 11 Cmo califica el sistema de compras que utiliza la

empresa?

Opcin

Respues
ta

Muy
bueno

100

Bueno

NM

Muy bueno; 100%

49

Pregunta 12 Considera que un manual que detalle la forma de realizar

las compras en la empresa ayudara a mejorarla econmicamente?

si
no

50

51

Capitulo V Marco Propositivo

52

Manual de Compras

53

Contenido
Introduccin3
Objetivos............................................................................................................. 4
Estructura del Manual......................................................................................... 5
Propsito del Manual........................................................................................... 5
Polticas de compra............................................................................................. 6
Procedimientos................................................................................................... 8

54

Introduccin

55

Objetivos
Objetivo general
Entregar la informacin necesaria, para que el usuario pueda realizar de
manera exitosa la requisicin para la Adquisicin de Artculos de
Consumo (papelera, artculos de oficina, limpieza y consumibles de
copiado y cmputo), para ordenar, organizar y controlar las
adquisiciones y pagos, de tal manera que permita realizar el control
econmico,
hacer eficiente el gasto y asegurar un proceso que
garantice, que los productos adquiridos, cumplen con los requisitos de
calidad establecidos.
Objetivos Especficos:
1. Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de
compras y contrataciones.
2. Proveer un detalle de acciones a seguir, para llevar adelante el
circuito administrativo relacionado con la gestin de compras.
3. Ofrecer al personal una gua descriptiva de la secuencia a seguir en el
proceso. Esta gua servir de base para orientar a los nuevos empleados.
4. Hacer eficiente el control interno de compras para evitar la duplicidad
de funciones y lograr ejecutar esta accin con la menor dedicacin de
tiempo y esfuerzo.
5. Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareas
sean realizadas de manera uniforme.

56

Estructura del Manual

El contenido del manual se ha dividido en secciones, donde cada una
representa el detalle del tema tratado. Las cuales son:

Las polticas orientan sobre

determinadas situaciones.

El procedimiento est dedicado a ordenar, en forma lgica,

todos los pasos que se deben ejecutar secuencialmente.

las

acciones

tomar

en

Conceptos
Manual de Compras: busca que el usuario conozca el uso y el manejo
adecuado de las mercancas, as como la mejor manera de adquirir las
mismas.
Orden de Requisicin: es el documento formal para solicitar
adquisicin de cualquier producto o material.

la

Orden de Compra: es un documento que un comprador entrega a un

vendedor para solicitar ciertas mercaderas. En l se detalla la cantidad a
comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros
datos
importantes
para
la
operacin
comercial.
Cotizacin: es el valor real de un bien o de un servicio, que le da un
proveedor al preguntarle por este.
Polticas de Compra: son enunciados utilizados para normar la
actividad de compra de una empresa.
Procedimientos: Forma especfica de llevar a cabo una actividad o un
proceso

57

Propsito del Manual

Este manual se elabora con el propsito de contar con un documento
que norme el proceso a seguir en la adquisicin de bienes, suministros
necesarios para la prestacin de los servicios y la venta de productos.

58

Polticas de Compra
Requisicin y Compra de Productos

El Formulario de Requisicin de Compras deber ser llenado y

enviado por el empleado solicitante al gerente para solicitar
cotizaciones.

El Formulario de Requisicin de Compras deber contener la

descripcin y las especificaciones claras de los materiales y
productos a ser adquiridos.

Las Requisiciones de Compras sern con numeracin consecutiva

pre-impresa.

Las requisiciones de elementos y materiales de consumo frecuente,

para el normal desempeo de las actividades no podrn incluirse en
una misma requisicin con productos.

Las Requisiciones de Compra daadas o anuladas sern selladas

como Cancelada, devolvindose el original y las copias al gerente
para ser archivadas.

Toda dependencia podr recomendar la adquisicin de materiales,

piezas, mobiliario y equipos para la Institucin. P ara tales fines, deber
definir los precios, garantas, condiciones de entrega, formas de pago y otros
aspectos de inters.

Bajo ningn concepto deber destruirse una Orden de Compra.

Toda compra debe contar con la factura fiscal correspondiente.

59

Cotizaciones
Se deben solicitar cotizaciones a los proveedores para obtener
mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y
servicios. Debern hacerse un mnimo de tres (3) cotizaciones. Las mismas
podrn realizarse mediante fax, correo electrnico, escritas o por la va telefnica.

Las Cotizaciones debern contener descripciones iguales a las

especificaciones requeridas en el Formulario de Requisicin para los
artculos que se desean comprar.

Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles

de entrega.

Las Cotizaciones pueden provisionalmente recibirse por fax y en el

expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin
tachaduras.

60

Recepcin de Mercancas
La Mercanca deber ser recibida solamente por el gerente quien
est autorizado para recibir los pedidos y las facturas respectivas,
quien se asegurar de que la mercanca recibida est de acuerdo con la Requisicin
de Compras y sus especificaciones. En caso de que la mercanca sea
entregada a otro lugar que no sea el gerente, deber estar
presente la sub-gerente.

El Gerente proceder a firmar la Factura como prueba de haber recibido conforme la

Mercanca.

La Mercanca recibida ser entregada bajo firma de la Factura al personal que la

solicita.

El gerente anexar la factura y la Requisicin de Compras para su pago.

Disposiciones Generales.
Los empleados involucrados en el proceso de Compras, no debern
aceptar gratificaciones, favores o cualquier otro valor monetario de
los Suplidores.

Las Requisiciones de Compras que no estn debidamente

completadas y autorizadas, de lo contrario, no sern recibidas por el
gerente.

Las violaciones a estas disposiciones generales, sern sancionadas

con medidas disciplinarias que incluyen desde amonestaciones por
escrito hasta expulsin definitiva del empleado.

61

Procedimientos
1- El procedimiento comienza con la percepcin de una necesidad de
compra de algn material por parte de algunas de las que
configuran, formulando la consiguiente orden de requisicin.
2- Una vez hecho formulario de Requisicin de Compras, se remite al
Gerente, el cul tramita su curso.
3- La entrega del impreso mencionado, pondr en marcha el proceso
de gestin en su fase inicial, que consiste en comprobar existencias
en el almacn.
4- Si comprobamos que hay existencias suficientes para afrontar el
pedido, realizamos anotaciones contables y distribuimos el producto
al solicitante satisfaciendo su demanda.
5- De no haber producto en existencia, o si ste se termina en el
momento de satisfacer una demanda, pasamos a gestionar la
compra de los mismos.
6- En primer lugar hacemos un anlisis del producto, qu cantidad se
requiere, y cules satisfacen ms en relacin calidad-precio.
7- Evala a sus proveedores, solicita cotizaciones segn los lmites
discrecionales establecidos.
8- Analiza las cotizaciones y recomienda la mejor opcin referente a
precio, calidad y responsabilidad en la entrega.
9- Despus de seleccionar la mejor oferta, es emitido el pedido por
parte del Gerente, que es quien aprueba en ltima instancia el
pedido; ste deber ir siempre documentado, utilizndose para ello
el formato de Requisicin y de Compras
10- Recepcin de la mercanca. El personal que recibe la mercanca
deber comprobar que sta se ajusta a los pedidos emitidos, a
travs de la requisicin de compras.
11- Verificamos el producto. Con la verificacin de los productos
comprobamos el estado de los productos, si notamos alguna
anomala en relacin con el pedido lo devolvemos al proveedor, si
todo est bien se vlida con la firma de la persona que los
comprueba en la factura del proveedor.
12- Una vez realizada la comprobacin tras recepcin del producto, no
se produce ningn tipo de anomala, se le da entrada en el
almacn, dejando constancia de dicha entrada.
13- Pasamos a distribuir el producto al solicitante, llegando al final del
proceso.

62

Flujograma
Deteccin
de necesidad

Prepara una Requisicin de compras

Remitir requisicin al gerente

Se surte del almacn la requisicin.

Entrega al solicitante.
Comprobar existencias en el almacn
Si

No
Anlisis de la requisicin

Evala proveedores y solicita cotizaciones.

Analiza las cotizaciones y escoge la mejor opcin.

Realiza Compra

Recepcin de la mercanca

Devolvemos mercaderas
.

Verificacin del producto.No

Si
Entrada en el almacn

Entrega al solicitante.

63

Formato de Requisicin de Compra

Requisicin de
Compras
Solicitante______________________________________ Fecha de Pedido: _____________________________
Fecha de Entrega a Gerente: ___________________ Fecha de entrega al Solicitante: ________________________
Cantidad

Unidad

Artculos

Elaborado por: _____________________

Autorizado por: ___________________ Recibido por:
________________________

64

Socializacin
La socializacin del Manual de Compras se realizara por medio de la entrega
oficial del manual y una charla informativa al Gerente y sus cuatro empleados, la
cual se realizara en las instalaciones de PC Ware S.A. de C.V, el da 16 de Junio
del 2014.

65

Conclusiones

66

BIBLIOGRAFIA
Libros
Cruz Mecinas, Leonel (1999). Compras, Principios Generales 2 ed.
Mxico. Compaa Editorial Continental, S.A de C.V.
Gonzales, Cristbal del Ro (2010). Adquisiciones y abastecimientos 5 ed.
Mxico. CengageLearning Editores S.A de C.V
Manuales consultados
Universidad Insurgentes, Abril 2009, versin 1.0, Mxico DF, Mxico.
Universidad Autnoma U.A.M. Sistemas y polticas de compras.
Universidad de Crdoba. (2010) Manual de procesos y procedimientos de
compras y almacenamiento de material. Edicin 00.

67

ANEXOS
Anexo 1 Entrevista al Gerente.
1.
2.
3.
4.

Organizacin de la Funcin de Compras

Cuenta la empresa con un organigrama para el departamento de
compras?
Cmo se programan las compras?
Se documentan las solicitudes de compra?
Cul es la opinin que prevalece en otras reas, acerca de la funcin de
compras?
Aprovisionamiento de las Compras

5. Cmo identifica las necesidades de compra?

6. Cuntos proveedores le suministran los productos?
7. Quines son sus proveedores?
8. Estn documentados los procesos y criterios de compra?
9. Cmo influye la funcin de compras en los costos?
10. Existen criterios claros y documentados para evaluar el desempeo de la
funcin de compra?
Administracin de Inventarios
11. Qu mtodo utiliza para el control de inventarios?
12. Cul es el promedio de rotacin de inventarios?
Procedimiento de Compras
13. Cul es el proceso de compra de los productos?
14. En base a que organiza la compras de productos?
15. Cmo identifica las necesidades de compra?
16. qu servicios post-venta recibe de sus proveedores?
Gestin del Transporte
17. Qu medios utiliza para el transporte de las compras realizadas?
18. Qu caractersticas tienen los medios de transporte que utiliza?
Administracin del Almacn
19. Cmo protege los productos en el almacn?
20. Qu medidas de seguridad aplica en el almacn?
21. Se encuentra sealizado el almacn?

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Anexo 2 Encuesta a empleados

Objetivo: Recopilar informacin cualitativa y cuantitativa sobre la viabilidad de
implementar un manual de compras.
1. Cmo detecta la necesidad de comprar productos para la venta?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
2. Como hace el proceso de requisicin de productos para la venta?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
3. Usa algn formato para requisicin de productos?
Si_____
No____
4. Se ha centralizado las compras de la empresa?
Si___
No___
5. Se preparan Informes del estado en el que se recibe los productos?
Si___
No____
6. Quin es el encargado de compras de la empresa?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
7. Lleva un control de inventario de los productos que estn bajo su
responsabilidad?
Si__
No ___
8. Se efectan peridicamente inventarios fsicos?
Si___
No___
9. Existe algn requisito para hacer la requisicin?
Si__
No__
Cual?___________________________
10. Considera adecuado el espacio para almacenar los productos que se
compran?
Si___
No___
11. Cmo califica el sistema de compras que utiliza la empresa?
Muy Bueno___
Regular___
Necesita Mejorar___
12. Considera que un manual que detalle la forma de realizar las compras en
la empresa ayudara a mejorarla econmicamente?
Si__
No__

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