GERENCIA DE PROYECTO

GUAS DE GERENCIA PARA PROYECTOS DE INVERSIN DE CAPITAL QU SON LAS GGPIC

Conjunto de guas, reglas y prcticas que nos permiten navegar ordenadamente a travs
de todas las fases de un proyecto, desde su visualizacin / conceptualizacin hasta su
entrega a los grupos de operaciones, asegurando que se agoten todas las instancias
establecidas antes de pasar de una fase a otra y acometer gastos adicionales. Permiten:
Entender a fondo, como equipo de trabajo, lo que es el proceso de ejecucin de un
proyecto. Mejorar la calidad de la decisin relativa a la procedencia o no de una
inversin de capital versus otra.
MECNICA DE LAS GGPIC Definicin y Desarrollo del Proyecto Visualizar Conceptualizar
Definir Implantar Operar D1 D2 D3 D4 Los proyectos estn divididos en FASES, a cada
una de las cuales le corresponde un punto de decisin clave. Al finalizar una fase existe
un punto de control (DECISIN), donde un AUTORIZADOR y el equipo del proyecto
tomarn la decisin de pasar o no a la prxima fase. Los elementos de juicio que
soportan la toma de decisin estn contenidos en unos DOCUMENTOS DE SOPORTE DE
DECISIN, los cuales consisten en una recopilacin de los documentos ms importantes
desarrollados en cada fase. Se deber evaluar el GRADO DE DEFINICIN DEL PROYECTO
antes de pasar a la fase de Implantar. La ejecucin exitosa requiere conductas que
favorezcan el DESEMPEO EFICIENTE DE EQUIPOS INTERFUNCIONALES.
PROCESO DE REVISIN EN CADA PORTN DE DECISIN Se Recicla para una Mejor
Definicin Productos de la Fase Pasa a la Prxima Fase Se Cancela Archiva
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO : FASES Visualizar Conceptualizar Definir Implantar
Operar
FASE VISUALIZAR Conceptualizar Definir Implantar Operar OBJETIVOS Verificar Alineacin
del Establecer los Objetivos y Desarrollo Preliminar Proyecto con Estrategias Propsitos
del Proyecto Corporativo Evaluar Factibilidad del Proyecto Preparar Plan de ACTIVIDADES
Ejecucin Clase V Elaborar Estimado de Costo Clase V Elaborar Alcance del Proyecto
DOCUMENTO DE SOPORTE DE DECISIN (DSD 1) Informe de Prefactibilidad Econmica
Costos de Inversin Costos de Operacin Flujo de Caja Indicadores Econmicos
Estimado de costo Clase V Plan de ejecucin Clase V Verificacin de alineacin del
proyecto con los objetivos del negocio Consideraciones de mercado Lista de riesgos
mayores Recursos requeridos para ejecutar la fase Conceptualizar Plan para ejecutar
la fase Conceptualizar
FASE CONCEPTUALIZAR FASES Visualizar Conceptualizar Definir Implantar Operar
OBJETIVOS Organizarse para la Fase Seleccionar la(s) Opcin(es) de Planificacin del
Preferida(s) / Solicitar Fondos Proyecto para Estimados Clase II Preparar Plan para
Preparar Solicitud de Fondos Conceptualizar / Definir con Estimado Clase II para Definir
Formalizar Objetivos, Roles y Responsabilidades Evaluar Rentabilidad de Opciones
ACTIVIDADES Conformar Equipo de Trabajo Preparar Alcance(s) Conceptual(es) y
Estimado(s) de Costo(s) Clase IV Evaluar el Sitio Evaluar la Tecnologa
DOCUMENTO DE SOPORTE DE DECISIN (DSD 2) Evaluacin econmica de c/u de las
alternativas consideradas Costos de Inversin Costos de Operacin Flujo de Caja
Criterios de Evaluacin Indicadores Econmicos Anlisis de Riesgos Identificacin de
los riesgos de c/u de las alternativas consideradas Cuantificacin de los riesgos
Jerarquizacin de los riesgos Alternativa seleccionada Justificacin de la tecnologa

seleccionada Informe de soporte de la alternativa seleccionada Estimado de costo

Clase IV de c/u de las alternativas consideradas Plan de ejecucin del proyecto Clase IV
Plan y recursos para ejecutar la fase Definir
FASE DEFINIR FASES Visualizar Conceptualizar Definir Implantar Operar OBJETIVOS
Desarrollar el Paquete de Establecer Proceso de Preparar el Paquete para la Definicin del
Proyecto Contratacin Autorizacin del Proyecto Desarrollar Plan de Aseguramiento
Desarrollar Documento de Preparar Documentacin para Tecnolgico Solicitud de Ofertas
Aprobacin Establecer Guas para el Control del Proyecto Elaborar / Validar Estrategia de
Revisar Evaluacin para Ejecucin / Contratacin Solicitar Fondos Evaluar Grado de
Definicin del Proyecto Preparar Estimado de Costo ACTIVIDADES Clase II Desarrollar en
Detalle el Plan de Ejecucin Precisar el Alcance y Elaborar el Diseo Bsico Analizar los
Riesgos
DOCUMENTO DE SOPORTE DE DECISIN (DSD 3) Resumen Ejecutivo (actualizacin)
Propsito/metas del Proyecto Objetivos de la Fase Estrategias consideradas
Recomendaciones Informe de evaluacin del Grado de Definicin del Proyecto Anlisis
Comercial Estimado de costos Clase II Evaluacin econmica Costos de Inversin
Costos de Operacin Flujo de Caja Criterios de Evaluacin Indicadores Econmicos
Desviaciones con respecto al plan original Resumen tcnico econmico
DOCUMENTO DE SOPORTE DE DECISIN (DSD 3) (cont.) Plan Estrategia de ejecucin
Estrategia de contratacin Plan de ejecucin del proyecto detallado Recursos para
ejecutar el proyecto Presupuesto Organizacin Oficinas, etc. Guas para el control
del proyecto
FASE IMPLANTAR FASES Visualizar Conceptualizar Definir Implantar Operar OBJETIVOS
Contratacin Ejecucin Administracin del Contrato Construccin Revisin y Firma del
Contrato Materializacin del Plan de Aseguramiento Tecnolgico Proceso de Seleccin del
ACTIVIDADES Contratista Procura de Materiales y Equipos Aprobar Estrategia y Lista de
Empresas Ingeniera de Detalle
DOCUMENTO DE SOPORTE DE DECISIN (DSD 4) Resumen Ejecutivo (actualizacin)
Propsito/metas del Proyecto Objetivos de la fase Implantar Estrategias consideradas
Recomendaciones Plan y otros Lista de cierre de los contratos de construccin
Memorando de entrega de los documentos del proyecto al grupo de operaciones (planos,
catlogos mecnicos, manuales de operacin, etc.) Actas de completacin de las obras
(recepcin provisional) Puntos pendientes de construccin (no relacionados con la
operacin) Lista de materiales sobrantes Plan preliminar de arranque Verificacin de
adiestramiento del personal de operaciones y la materializacin del plan de
aseguramiento tecnolgico
FASE OPERAR FASES Visualizar Conceptualizar Definir Implantar Operar OBJETIVOS
Aceptacin Operacin Inicial Prueba de Garanta de Instalaciones Arranque Primer Perodo
de Operacin Entrega de Instalaciones (Liberacin de Fianzas)Preparacin y Pruebas para
el Arranque (Commissioning) Prueba de Capacidad ACTIVIDADESOBJETIVOS Elaboracin
de Evaluacin Continua Informes Finales Primer Informe Tcnico-Econmico(post-morten
y divulgacin ACTIVIDADES Cierre del Proyecto
Efectividad del equipo de proyecto
EQUIPO DE PROYECTO Un equipo de proyecto es responsable del desarrollo y ejecucin
de un proyecto; un grupo de personas que tienen un objetivo comn y deben coordinar
sus actividades para alcanzar las metas establecidas. El equipo de proyecto debe contar

con representacin de todas las disciplinas necesarias para ejecutar el proyecto

satisfactoriamente
FUNCIONES PRINCIPALES DEL EQUIPO DE PROYECTO Un equipo de proyecto es
responsable del desarrollo y ejecucin de un proyecto; dos o ms personas que tienen un
objetivo comn deben coordinar sus actividades para alcanzar el xito El lder del
proyecto se encarga de muchas posiciones/tareas en los proyectos pequeos y necesita
contar con soporte especializado en los proyectos grandes. Estimacin de costo
Ingeniera de Proyecto Planificacin y Gestin de Construccin Programacin
Gestin de Compras Controles de Proyectos Administracin de Gestin de
Documentos Contratos Gestin del Cambio Finanzas / Contabilidad
Los proyectos requieren tpicamente la participacin y la informacin de diversos grupos
funcionales Negocio Grupo de Mantenimiento Investigacin y Desarrollo Salud y
Seguridad de Planta Diseo de Proceso Medio ambiente Proveedores de Tecnologa
Seguridad de Planta Departamento de Ingeniera Contratistas Departamento de
Compras Proveedores Departamento de Construccin Lderes de la Comunidad
Grupo de Operaciones
ROL DEL LIDER DE PROYECTO Lista de Responsabilidades Establecer objetivos Ejecutar
el plan Identificar los dueos Dirigir e influenciar Planes de integracin Monitorear,
revisar, y Identificar & mitigar riesgos actualizar Relacionar el proyecto a la Formar
un equipo estrategia general Motivar y asegurar Desarrollar EDT, su Resolver los
conflictos programacin y presupuesto Determinar las prioridades Reunir los recursos
Negociar los cambios Organizar el equipo Pronosticar los resultados Delegar las
tareas Asegurar el registro de datos apropiadas Identificar los programas Comunicar
para una operacin sin problemas
La Creacin Temprana del Equipo es Crtica Ayuda a asegurar que la fase de definicin
sea completada. Ayuda a introducir cambios tcnicos en el momento crtico. Da como
resultado que la responsabilidad sea nica durante todo el tiempo de vida del proyecto
la del lder de proyecto.
Desarrollo del equipo Es No es Establecimiento de objetivos Formacin de equipo
Seleccin del personal Buena Qumica Definicin de los Armona requerimientos
Identificacin de las tareas Dinmicas Interpersonales principales Cohesin
Asignacin de Colaboracin responsabilidades Comportamientos positivos
Identificacin de problemas potenciales Si esto se hace bien Esto estar bien Si esto se
hace deficientemente Esto tendr problemas
Componentes del ndice de Desarrollo del Equipo Se han identificado los siguientes
cuatro elementos como Factores Crticos para lograr un buen Desarrollo de Equipo
Objetivos del Composicin del Proyecto Equipo Proceso de Roles y Implementacin del
Responsabilidades Proyecto
Componentes del ndice de Desarrollo del Equipo Objetivos del 4.5Proyecto BUENO 4.0
Mejores de la Industria 3.5Composicin del REGULAR Equipo 3.0 INDUSTRIA PROMEDIO
2.5Roles y 2.0 POBRE Responsabilidades Peores de la Industria 1.5 DESARROLLADO
Proceso de 1.0Implementacin del Proyecto 0.5 NO
El ndice de Desarrollo del Equipo Objetivos del Objetivos del Proyecto: Proyecto
Documentados Comunicados Composicin del Equipo Comprendidos, y Autorizados
Roles y Responsabilidades Proceso de Implementacin del Proyecto
El ndice de Desarrollo del Equipo Objetivos del Proyecto Equipo de proyecto con los
recursos adecuados Composicin del Equipo Funciones principales que influyen en los

resultados del proyecto: Roles y - Negocios - Operaciones Responsabilidades Mantenimiento - Ingeniera - Construccin - Proveedores - Contratistas - Medio Ambiente
Proceso de Implementacin del - Salud & Seguridad Proyecto
Integracin del equipo de proyecto Predictor clave del xito del proyecto Mide si el
equipo cuenta o no con la representacin adecuada del dueo y de representantes de las
funciones que pudieran influir en los resultados del proyecto Los representantes de
estas funciones deben ser activos Identificados antes de la autorizacin del proyecto
Sus responsabilidades deben estar definidas y ser comprendidas por todos los dems
miembros del equipo Tienen autorizacin para tomar decisiones para la funcin que
ellos estn representando Proporcionan su experiencia al lder de proyecto
Los Equipos Integrados Producen Mejor FEL y Consecuentemente Un Mejor Desempeo
ndice Definicin Del Proyecto ndice de ndice de ndice de 6 Costo Cronograma
Operabilidad 0.5 0,5 1,5 0.6 0,6 1,4 5 0.7 0,7 1,3 4 0.8 0,8 1,2 Equipos Integrados 0.9 0,9
1,1 Equipos Equipos Equipos 3 Integrados Integrados Integrados 1 1 1 Equipos No
Equipos No Integrados Integrados 1.1 Equipos No 1,1 Equipos No 0,9 2 Integrados
Integrados 1.2 1,2 0,8 1.3 1,3 0,7 1 1.4 1,4 0,6 0 1 1.5 1,5 0,5
El ndice de Desarrollo del Equipo Roles & responsabilidades de Objetivos del Proyecto
los miembros del equipo - Definidos - Comprendidos Composicin del Equipo Comunicados - Aceptados/Aprobados Alineamiento Tareas de los miembros del Roles
y equipo identificadas Responsabilidades Areas de riesgo definidas y responsabilidades
asignadas Proceso de Planes desarrollados para Implementacin del mitigar las reas de
riesgo Proyecto
Tabla raci Herramienta usada comnmente para explicacin y documentacin de los
roles y responsabilidades Comienza con una lista de las actividades o tareas principales
del proyecto o los de productos entregables Para cada actividad, se hace una lista de las
funciones principales o de individuos especficos Responsable Aprueba Consultado
Informado
Tabla raci FUNCIONES Tareas/Productos Fecha R: Responsable A: Aprueba C: Consultado I:
Informado
El ndice de Desarrollo del Equipo Objetivos del Proyecto Composicin del Equipo Existe
un proceso de Roles y implementacin de Responsabilidades proyectos Es aplicado
consistentemente en todos Proceso de los proyectos Implementacin del (menores,
grandes, alianzas, Proyecto ) Es comprendido por el equipo del proyecto
Componentes del ndice de Desarrollo del Equipo de Proyecto Roles y Proceso de
Objetivos Composicin Responsabilidad Implementacin del Proyecto del Equipo dades
del Proyecto Objetivos de negocio del Existe un patrocinador Roles y
responsabilidad Uso de un proceso de proyecto proporcionados Se ha definido al lder
del dades de los miembros implementacin de por el patrocinador proyecto del equipo
proyectos Objetivos de Negocio - Definidos Consistencia en la Representacin de las
convertidos en objetivos del principales funciones con - Entendido aplicacin del proceso
proyecto y documentados influencia en el proyecto: - Comunicados en todos los
proyectos por escrito - Aceptados Nivel de entendimiento - Negocio Las prioridades
entre costo - Operaciones Alineamiento del proceso por el y cronograma han sido
equipo del proyecto establecidas - Mantenimiento Posiciones de los - Ingeniera
miembros del equipo Se ha definido y identificadas documentado el criterio de Subsuelo xito - Contratistas Areas de riesgo definidas - Proveedores y
responsabilidades - Socios, Joint-Venture asignadas Se han identificado consultores

Planes preliminares segn requerimientos definidos de contingencia contra riesgos - VIPs

- SS&HH - Ambientales, etc
Un Mejor Desarrollo de Equipo (TDI) Mejora el Desempeo del Cronograma
1.2Cronograma Relativo de Ejecucin Con Cambios de Lder de Proyecto 1.1 1.0 Sin
Cambios de Lder de Proyecto 0.9 Bueno Regular Pobre No Desarrollado 0.8 4.5 4 ndice
de Desarrollo de2.5 3.5 3 Equipo 2 1.5 1 Continuidad del Lder del Equipo es Crtica
Actividades/ Herramientas que Facilitan el Desarrollo del Equipo Tabla RACI Reuniones de
Alineamiento Neg. Oper. Equi. Reg. Com. Revisin de Objetivos Negocio Optimizacin
de Programa Revisiones PEP Operaciones Revisiones Diseo Organismos Reguladores
Alineacin de Estrategia de Contratacin Equipo de Proyecto Comunidad Anlisis de
Riesgo Mejores Prcticas Riesgo = Impacto x Probabilidad Alto Show stopper Clases
de Calidad de Instalacin Ingeniera de Valor Medio Estndares y Especificaciones
Aceptable Anlisis de Constructibilidad Bajo Alta Media Baja Facilidad para Controlarlo
Reuniones Gerenciales del Proyecto Interaccin entre el Gerente del Proyecto (Facilitador
-Lder) y el resto de los integrantes del equipo de trabajo con el objeto de: Brindar y/o
reunir informacin Clarificar o resolver asuntos Establecer expectativas Brindar
Retroalimentacin Control y Seguimiento Determinar medidas preventivas y
contingentes Otras
Reuniones efectivas PREPARACIN FINAL Preparar Agenda Acordar Plan de Accin
Notificar Propsito (Qu, Cmo, Quin y Cundo) Indicar Duracin Revisar
Cumplimiento de Sealar Lugar y Fecha Objetivos. Utilizar Horarios Adecuados
Concluir en Tiempo Programado REUNIN EFECTIVA CON LOGRO DE OBJETIVOS EN EL
TIEMPO ACORDADO INICIO DURANTE Emplear comentarios cortos Recordar Objetivos
Concentrarse en la Agenda Puntualidad Incentivar Participacin Evitar comentarios
Preliminares Registrar Informacin Respetar Derecho de Palabra
Los compromisos requeridos Trabajo en equipo desde etapas tempranas Definicin
clara de objetivos Congelacin del proyecto Uso de MPIC Plan detallado de ejecucin
de proyecto
Cambiar para ascender
Clases de estimado de costo
Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma
tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de
alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Dada la naturaleza nica de un proyecto,
en contraste con los procesos u operaciones de una organizacin, administrar un
proyecto requiere de una filosofa distinta, as como de habilidades y competencias
especficas., implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como
tiempo, dinero, gente, materiales, energa, comunicacin (entre otros) para lograr unos
objetivos pre-definidos.
FASE VISUALIZAR O VISUALIZACIN
En esta primera fase se originan los proyectos de inversin. Las ideas que originan los
proyectos pueden provenir, en cualquier momento, de cualquier parte de la Corporacin,
pero son generalmente el producto de los anlisis del ambiente externo e interno a ella, o
del anlisis F.O.D.A (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) que se realiza
como parte de los ciclos de planificacin. Estos anlisis se efectan en equipo con la
participacin de todas las organizaciones de la Corporacin y bajo la responsabilidad
integradora de las unidades de Planificacin Corporativa
Las actividades para lograr este objetivo son:

1.
2.
3.
4.

Elaborar el alcance del proyecto

Elaborar el estimado de costos
Preparar el plan de ejecucin
Evaluar la factibilidad tcnica y econmica de proseguir con el proyecto.

DSD= Documento de soporte de decisin

FASE CONCEPTUALIZAR
Los productos de la fase de visualizar constituyen el insumo de trabajo para continuar
con el desarrollo del proyecto y ejecutar la fase de conceptualizar.
El propsito de esta fase es la seleccin de la(s) mejor(es) opcin(es) y la mejora en la
precisin de los estimados de costos y tiempo de implantacin. Todo esto para lograr lo
siguiente :
Reducir la incertidumbre y cuantificar los riesgos asociados
Determinar el valor esperado para la(s) opcin(es) seleccionada(s).
Bsicamente, esta fase busca cumplir con dos objetivos principales:
Organizarse para la fase de planificacin del proyecto
Seleccionar la(s) opcin(es) preferida(s) y solicitar los fondos para ejecutar las
actividades que permitan obtener un estimado de costo Clase II.
Organizarse para la etapa de planificacin del proyecto
Las actividades principales para lograr este objetivo son:
1. Conformar el equipo de trabajo
2. Formalizar los objetivos, roles, y responsabilidades y
3. Preparar el plan para conceptualizar y definir el proyecto
Las actividades principales para lograr este objetivo son:
1. Evaluar la tecnologa
2. Evaluar el sitio
3. Preparar los alcances conceptuales de las opciones seleccionadas y sus estimados de
costo Clase IV.
4. Evaluar la rentabilidad de las opciones
FASE DEFINIR
Las decisiones tomadas en la fase de Conceptualizacin constituyen el insumo de trabajo
para continuar con el desarrollo del proyecto y ejecutar la fase de Definir.
El propsito de esta fase es desarrollar en detalle el alcance y los planes de ejecucin de
la opcin seleccionada para:
Permitir a la Corporacin comprometer los fondos u obtener el financiamiento requerido
para ejecutar el proyecto.
Preparar la documentacin que sirva de base para la ingeniera de detalle y la
contratacin de la ejecucin del proyecto.
Confirmar si el valor esperado del proyecto cumple con los objetivos del negocio.

La fase definir consiste en tres objetivos bsicos:

1. Desarrollar el paquete de definicin del proyecto
Para lograr desarrollar este objetivo, es necesario ejecutar las siguientes actividades:
Analizar los riesgos
Precisar el alcance y elaborar el diseo bsico
Desarrollar en detalle el plan de ejecucin
Preparar el estimado de costos Clase II
Evaluar el grado de definicin del proyecto
Establecer las guas para el control del proyecto
Desarrollar el plan de aseguramiento tecnolgico.
Resumen ejecutivo (actualizacin)
Propsito/ metas del proyecto
Objetivos de la fase definir
Estrategias consideradas
Recomendaciones
Informe de evaluacin del grado de definicin del proyecto (fel index)
Anlisis comercial
Estimado de costos Clase II
Planes detallados de ejecucin del proyecto Clase II
Evaluacin econmica
Costos de operacin
Costos de inversin
Flujo de caja
Criterios de evaluacin
Indicadores econmicos
Desviaciones con respecto al plan original
Resumen tcnico econmico (rte)
Anlisis de riesgos
Cuantificacin de los riesgos
Anlisis de sensibilidad
Gerencia del riesgo
Revisin de la alineacin del proyecto con las estrategias corporativas
Estudio de impacto ambiental
Plan
Estrategia de ejecucin
Estrategia de contratacin
Planes detallados de ejecucin (PEP)
Recursos para ejecutar el proyecto
Presupuesto
Organizacin
Oficinas, etc.
Guas para el control del proyecto.
EL PROCESO DE IMPLANTACIN
INVERSIN O EJECUCIN O IMPLEMENTACIN:
Inicia en el momento en que se toma la decisin de ejecutar el proyecto y termina
cuando finaliza la ejecucin, y la empresa o negocio queda listo para iniciar operaciones.
En esta etapa se distinguen dos momentos que son la consecucin de la autorizacin y

financiamiento (legalizacin de la empresa, permisos y licencias) y la de ejecucin

propiamente.
La ejecucin es bsicamente una etapa de movilizacin de recursos humanos, financieros
y fsicos con el propsito de garantizar los medios idneos para el cumplimiento posterior
del objetivo social de la empresa.
Este ciclo es responsabilidad de la gerencia de proyectos, la cual debe planear, ejecutar,
controlar y revisar.
En esta fase las etapas son:
Diseo definitivo del proyecto (para proyectos complejos y de grandes inversiones).
Adquisicin e instalacin de maquinaria, equipos, muebles e inmuebles.
Realizacin de obras fsicas como construcciones, adecuaciones y obras
complementarias.
Adquisicin de las materias primas.
Desarrollo procesos productivos.
Programas de capacitacin del personal responsable.
En esta fase se realizan las inversiones y desembolsos que permitan la ejecucin de las
acciones programadas en el proyecto.
El proceso de implantacin constituye el ltimo eslabn de la metodologa de desarrollo
de implantacin del proyecto y es posterior al proceso de prueba. A pesar de todo el
trabajo requerido para llegar a este punto, la fase de implantacin puede ser la ms
difcil.
Como con los procesos de desarrollo y prueba, la complejidad depende de las
caractersticas de la tecnologa. Si se trata de un producto estndar, la implantacin
puede ser relativamente fcil. Los usuarios tambin pueden estar relativamente
familiarizados con ella si no difiere sustancialmente de la que se utilizaba con
anterioridad.
Sin embargo, cuando se trata de una nueva tecnologa, que no ha sido aplicada con
anterioridad o difiere sustancialmente de las prcticas previas, el proceso de
implantacin debe ser manejado con extremo cuidado y mucha atencin en los detalles.
La estrategia de implantacin, que debe ser explicitada en el plan integral de
administracin del proyecto, fijar los pasos necesarios para probar la nueva tecnologa.
Una estrategia de implantacin para una nueva tecnologa de uso electoral puede incluir
los siguientes elementos:
Conferir la responsabilidad de la implantacin a un comit tcnico y a uno administrativo
que resulten apropiados.
Recibir formalmente la versin definitiva del sistema.
Armar y desplegar el sistema segn se requiera.
Conducir las pruebas finales de todos los elementos de la versin definitiva.
Introducir los ajustes que resulten necesarios y probar y aprobar cualquier cambio.
Preparar la documentacin necesaria, como manuales tcnicos, para el usuario y
materiales de capacitacin.
Reclutar o designar al personal que va a operar el sistema.
Capacitar a los usuarios sobre el funcionamiento del nuevo sistema.
De ser el caso, mostrar la operacin del nuevo sistema a los interesados o implicados.
De ser el caso, conducir campaas de informacin pblica.
Introducir la informacin en el sistema segn se requiera (puede ser informacin fija,
como la relativa a los sitios de votacin o variable, como los resultados electorales).

Es necesario verificar la informacin (por ejemplo, teclear la informacin dos veces y

comparar ambas versiones o destinar a un segundo oficial para que revise la informacin
introducida por otro operador, o efectuar 'revisiones lgicas' computarizadas de la
informacin.
Generar respaldos de los programas e informacin del sistema segn se requiera antes
del evento electoral.
Controlar cualquier proceso de actualizacin, asegurndose de que se estn utilizando los
equipos y programas apropiados.
Darle mantenimiento al sistema.
Asegurar que se encuentren disponibles los sistemas de respaldo, de ser necesario.
Asegurar que se cuente con fuentes alternas de energa, de ser el caso.
Operar el sistema durante el evento electoral.
Asegurar que se cuente con equipos tcnicos y de mantenimiento durante la operacin
para garantizar el xito en su operacin.
Respaldar la informacin durante y despus del evento electoral, segn se requiera.
Finalizar el evento electoral.
Evaluar la operacin del sistema y tener reuniones informativas con los usuarios.
Preparar propuestas para mejorar o reutilizar el sistema en el prximo evento electoral.
Darle mantenimiento al sistema segn se requiera.
Aplicar cualquier mejora aprobada.
EL PROCESO DE OPERACIN:
Comprende dos etapas que pueden generarse de forma simultnea: La produccin y la
comercializacin.
En este ciclo los recursos humanos, tcnicos y administrativos son orientados hacia la
produccin de un bien o prestacin de un servicio, que constituye el objeto social de la
empresa y se realizan de forma permanente las actividades de aprovisionamiento de
materias primas e insumos, como la utilizacin de mano de obra, la comercializacin y las
actividades de tipo administrativo. Representa el ciclo tpico de la accin administrativa:
planeacin, accin y control.