IMPLANTAO DO PMO: DA TEORIA A PRTICA | 1

SUMRIO
Introduo

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Por que implantar um PMO

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Boas prticas na implantao do PMO

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Exemplo de case de sucesso

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Sobre a Project Builder

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INTRODUO
A busca por eficincia e eficcia nas empresas tem se refletido no aumento dos escritrios
de projetos ou PMOs. Segundo o The State of the PMO, 84% das empresas j possuem
um PMO, sendo que metade das que ainda no o implementaram tm essa melhoria
em seus planos. Isso significa que existe uma preocupao crescente em aperfeioar os
negcios de modo a reduzir custos de operao e maximizar resultados, objetivos que
podem ser facilmente atingidos com uma sincronia entre o PMO e a estratgia da empresa,
aumentando a gerao de valor para as partes interessadas.
claro que o PMO sozinho no gera resultados extraordinrios no curto prazo, mas a
cultura voltada para projetos e a organizao que se estabelece com a implementao
de um PMO so essenciais para que a empresa integre esforos, adotando boas prticas
e estruturas para, assim, atingir seus objetivos estratgicos com mais facilidade. Neste
material voc encontrar a justificativa definitiva para implementar um PMO na sua
empresa, alm de um caso real de sucesso de quem obteve um excelente resultado
com a implantao do escritrio de projetos. Pronto para entrar em contato com
melhores prticas de PMO e colocar a sua empresa para gerar resultados com essa nova
mentalidade? Ento vamos l:
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POR QUE IMPLANTAR UM PMO

A importncia do PMO est no constante aperfeioamento de polticas e processos da
empresa, visando superar obstculos e garantir o sucesso de projetos estratgicos para
o negcio. Novamente de acordo com o The State of the PMO, esse recurso vem sendo
crucial para a implementao de processos de governana corporativa em 72% das
empresas, assim como para o aconselhamento executivo (64%) e para o planejamento
estratgico (62%). Isso se deve aos benefcios que a empresa conquista ao investir em um
PMO, como os que vamos listar para voc a seguir:
Reduo de custos
Um dos maiores desafios das empresas manter o devido controle dos custos de seus
projetos, fator crtico para maximizar a rentabilidade do investimento. Nesse sentido, o
PMO auxilia a otimizar os recursos da empresa, distribuindo-os de forma estratgica entre
os projetos em execuo.
Padronizao de processos
A adoo de um PMO tambm contribui para a padronizao de processos e projetos, o
que facilita a gesto e permite que se estabelea uma maior integrao entre setores e
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partes interessadas, aumentando o nvel de entendimento sobre os objetivos do negcio, o

trabalho a ser desenvolvido e os resultados esperados.
Execuo do oramento
Por mais que o oramento seja um fator crtico para o sucesso de um projeto, a verdade
que ainda so poucas as empresas que concluem suas iniciativas dentro da previso inicial.
Nesse sentido, a presena de um PMO ajuda a identificar melhores prticas de uso do
oramento de forma a reduzir o ndice de projetos que extrapolam o valor previsto.
Cumprimento de cronograma
O prazo para concluso do projeto corresponde ao time-to-market da empresa para
conquistar competitividade e lucratividade. Por isso, o cumprimento do cronograma
essencial. Nesse sentido, o PMO auxilia no controle dos prazos, no foco dos recursos e
esforos, garantindo as entregas dentro dos prazos previstos e aumentando, assim, o nvel
de eficcia e retorno de cada trabalho.
Aumento da efetividade
A presena de um PMO na empresa tem contribudo para um aumento de at 30%
na eficcia dos projetos, reduzindo ndices de fracasso por falta de um controle mais
centralizado e atento aos objetivos do negcio.
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Formao de profissionais qualificados

A demanda por profissionais de gesto de projetos qualificados cada vez maior, no
entanto e infelizmente , o mercado ainda no d conta de suprir essa necessidade.
Cabe ento ao PMO treinar e capacitar os profissionais para atuarem de maneira
estratgica e, assim, alcanarem resultados pra l de satisfatrios a cada novo projeto.

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BOAS PRTICAS NA
IMPLANTAO DO PMO
A implantao de um PMO requer um bom planejamento prvio, visando estruturar o setor
como um brao da alta gerncia a fim de assegurar a gerao de valor e o retorno sobre o
investimento. A seguir voc ver os passos desse planejamento:
Providencie a tecnologia adequada
O suporte tecnolgico adequado garante a agilidade de que o PMO precisa para tomar
decises, priorizar projetos, analisar resultados e fazer o acompanhamento sistemtico
de todas as iniciativas da empresa. Com o software da Project Builder, por exemplo, voc
tem total controle sobre os projetos em andamento e ainda gerencia seus programas e
portflios de maneira estratgica, sempre alinhada aos objetivos do negcio, maximizando
os resultados do seu PMO.
Organize seu planejamento oramentrio
Como o descontrole do oramento pode criar grandes problemas de caixa e
sustentabilidade financeira para a empresa, mantenha o planejamento oramentrio do
PMO sempre em dia, considerando, claro, uma margem razovel de erro. Desenvolver
polticas e normas internas para alteraes de oramento pode ser uma boa maneira de
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manter o equilbrio nos investimentos.

Adote metodologias geis
cada vez mais comum vermos PMOs trabalhando com metodologias geis justamente
por serem mais adequadas a ambientes de extrema incerteza. Utilizando, por exemplo, o
Scrum, XP ou Kanban, dentre outros, voc pode planejar os projetos de forma a facilitar
o controle de prazos e custos, assim como a priorizao dos trabalhos com maior retorno
financeiro para a empresa.
Defina bem suas mtricas de desempenho
As mtricas de desempenho do PMO devem estar alinhadas aos objetivos estratgicos da
empresa, contribuindo sempre para que a organizao tenha xito no seu planejamento.
Alm disso, cada projeto tambm deve contribuir para o todo. Dessa forma, estabelea
exatamente como cada um deles contribuir para trazer os resultados esperados.
Gerencie atentamente os riscos
O gerenciamento de riscos em projetos deve receber total ateno do PMO, uma vez
que riscos equivocadamente interpretados ou dimensionados podem causar impactos
simplesmente devastadores empresa. Assim, contar com um plano de gerenciamento de
riscos, bem como manter um manual de lies aprendidas com projetos anteriores pode
evitar muitos problemas.
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Crie uma cultura voltada a projetos

A melhor maneira de fazer com que o PMO contribua efetivamente para a estratgia da
empresa criar uma cultura de projetos na organizao, integrando todas as iniciativas
internas sob os mesmos preceitos e coordenando os esforos de todos para que a empresa
se sobressaia no mercado.
Tenha sempre um plano de ao
A mensurao de resultados serve para que o PMO perceba o contexto da atual situao e
possa buscar o aprimoramento necessrio. Portanto, aja sempre de acordo com um plano
de ao que identifique problemas, necessidades e solues a serem alcanadas.

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EXEMPLO DE CASE DE SUCESSO

A IplanRio iniciou a implantao de seu PMO que a princpio era subordinado gerencia
de planejamento l atrs, ainda em 2007. Nesse processo, a organizao implementou
uma metodologia de gesto de projetos e, paralelamente, foi em busca de uma ferramenta
que ao mesmo atendesse s necessidades desse novo momento e fosse alinhada a seus
mtodos. Assim, aps passar por todos os procedimentos relativos devida licitao do
servio, a IplanRio contratou a Project Builder.
Com a implantao do software PB e j com uma cultura de gerenciamento de projetos
mais bem elaborada, o escritrio de projetos da IplanRio assumiu, em 2009, uma posio
estratgica dentro da organizao, tornando-se uma assessoria tcnica da presidncia. E
esse avano inevitavelmente trouxe um novo olhar da empresa sobre o setor de projetos.
Hoje, o PMO da IplanRio cuida de todos os projetos da organizao e de seus clientes,
dando suporte e acompanhamento a esses trabalhos.
Os dois primeiros anos de implantao foram dedicados estruturao do PMO. Assim,
criou-se um plano para o estabelecimento do escritrio com investimentos na capacitao
dos lderes tanto em relao aos conceitos de gerenciamento de projetos quanto sua
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prpria metodologia de aplicao, tudo contando com o apoio da Project Builder. Aps essa
capacitao, os lderes da empresa puderam explorar melhor a ferramenta e colocar em
prtica os conceitos e a metodologia de gesto de projetos aprendida.
Antes da implantao efetiva do PMO e da ferramenta, no era possvel ter acesso
facilitado s informaes estratgicas sobre os projetos da organizao, uma vez que
tudo era feito de forma manual. Patricia Rainho, supervisora do escritrio de projetos da
IplanRio, conta que, nesse ponto, o mdulo de BI da Project Builder foi fundamental, pois
permitiu que se tivesse o cruzamento de informaes para que os relatrios e indicadores
fossem gerados com mais rapidez, em formatos mais amigveis e com mais detalhes. Esses
dados gerenciais consolidados viraram recursos poderosos que a alta gesto da empresa
passou a ter para tomar decises cada vez mais acertadas e apoiar o alcance de seus
objetivos.
Como voc pde conferir ao longo deste Whitepaper, o PMO um investimento slido,
que traz retornos extremamente positivos quando bem trabalhado na empresa. S no
se esquea que, para ter sucesso, ele precisa ser implementado de maneira sria, levando
em considerao as caractersticas do negcio, o mercado e os objetivos estratgicos da
empresa, bem como alocando os recursos fsicos e humanos necessrios para o completo
desenvolvimento das aes e de seus projetos. Nesse contexto, o desempenho dos gestores
crucial para obter os resultados desejados, uma vez que a partir da organizao e do
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controle eficaz que se tem um acompanhamento adequado das iniciativas da empresa

visando gerar valor e rentabilidade para o negcio.

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H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de
diversos portes a entender e aproveitar os benefcios da Gesto de Projetos, conseguindo
assim atingir a alta performance em seus negcios. Para isto, trabalhamos trs formas
principais:
Nossa soluo, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de
projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensvel para o ganho de eficincia e a
alta performance em projetos.
Temos uma metodologia passo a passo de implementao da Gesto de Projetos.
Oferecemos pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade,
aumentar seu faturamento e reduzir custos.
Produzimos muito contedo educativo na rea de Gesto de Projetos, estratgia e
desenvolvimento de produto. Eles so disponibilizados como posts no blog, eBooks,
webinars gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder.
Aproveite para conhecer as funcionalidades de nossa soluo atravs de uma
demonstrao por vdeo ou realize um teste gratuito.

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