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NCLEO DE ANZOTEGUI
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURA PBLICA
EXTENSIN CANTAURA
Autores:
Br.: Colosi G. Caterina del Valle
C.I. V-21.042.556
Br.: Rojas D. Mara Anglica
C.I. V-20.741.724
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NCLEO DE ANZOTEGUI
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURA PBLICA
EXTENSIN CANTAURA
Tutor Acadmico
Licda. Bianka Rivas
Autores (ras):
Br.: Colosi G. Caterina del Valle
C.I. V-21.042.556
Br.: Rojas D. Mara Anglica
C.I. V-20.741.724
DEDICATORIA
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
Caterina Colosi
AGRADECIMIENTO
INDICE GENERAL
pp.
DEDICATORIA.
AGRADECIMIENTO
INDICE GENERAL
INDICE DE CUADROS
NDICE DE GRFICOS
RESUMEN
INTRODUCCIN
iii
v
vii
x
xi
xii
1
CAPITULO I.
EL PROBLEMA Y SUS GENERALIDADES
1.1. Planteamiento Del Problema
1.2. Objetivos De La Investigacin
1.2.1. Objetivo General
1.2.2. Objetivos Especficos
1.3. Justificacin De La Investigacin
1.4. Alcance
3
7
7
7
8
10
CAPITULO II
MARCO TERICO
2.1.-Antecedentes De La Investigacin.
2.2. Bases Tericas
2.2.1 Los Manuales de Procedimientos.
2.2.2. Definicin de los Procedimientos y sus caractersticas ms
importantes.
2.2.3. Contenido de los Manuales de Procedimientos.
2.2.4. Control
2.2.5 Control Interno
2.2.6 El Propsito del Control Interno
2.2.7 Objetivos del Control Interno
2.2.8 Caractersticas del Control Interno:
2.2.9 Elementos del Control Interno
2.2.10. Componentes del Control Interno
7
11
14
14
16
16
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45
CAPITULO III.
MARCO METODOLGICO
3.1. Tipo y diseo de Investigacin
3.2. Nivel de la Investigacin
3.3. Poblacin y muestra
3.4. Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos
3.5. Tcnicas de anlisis y procesamiento de datos
3.6. Operacionalizacin de variables
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48
49
49
51
53
CAPTULO IV
ANALISIS DE LOS RESULTADOS
4.1. Diagnstico de la situacin actual del proceso de almacn
inventarios de la empresa Ferre-plomero, C.A.
4.2. Determinar las posibles desviaciones del control Interno contable
del inventario de mercanca de la empresa Ferre-plomero Anaco, C.
8
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73
78
80
82
100
INDICE CUADROS
pp.
Cuadro
N
1.
Operacionalizacin
de
las
variables.
Cuadro N2. Conocimiento de la cantidad de mercancas que existe
en
la
empresa.
Cuadro
N3.
Existencia
de
una
tarjeta
kardex.
Cuadro N4. Clasificacin de la Mercanca dentro del almacn
Cuadro N5. Ubicacin de la mercanca en el lugar que se ha
destinado
de
acuerdo
a
su
tipo.
Cuadro N6. Ubicacin de la mercanca de menor circulacin..
Cuadro N7. Control de la documentacin que se maneja en el
almacn.
Cuadro N8. Actualizacin de los registros contables relacionados
con
las
existencias..
Cuadro N9. Realizacin de inventarios peridicos de las mercancas
existentes en la empresa
Cuadro N 10 Discrepancias entre las cantidades de mercancas que
se encuentran registradas en el software contable y lo que se
encuentra fsicamente en la empresa..
Cuadro N 11. Registro de las salidas de mercancas que se efectan
a diario en la empresa
Cuadro N 12. Coincidencia de la salida de mercancas con la
facturacin de la empresa.
Cuadro N 13. Coincidencia de las entradas de mercancas con la
facturacin que envan los proveedores..
Cuadro N 14. Existencia de un mtodo para la valoracin del
inventario..
Cuadro N 15. Prdidas monetarias por el manejo actual del
inventario.
Cuadro N 16. Influencia del manejo del inventario en la venta de
mercancas
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inventario..
Cuadro N18. Necesidad de implementar un control para el manejo
de
inventario
en
la
empresa.
Cuadro N 19. Descripcin de las debilidades y fortalezas del
proceso de almacn inventarios de la empresa Ferre-plomero,
C.A..
Cuadro N 20. Cuadro Comparativo
INDICE DE GRAFICOS
pp.
Grfico N1. Conocimiento de la cantidad de mercancas que existe
en
la
empresa.
Grfico
N2.
Existencia
de
una
tarjeta
kardex
Grfico N3. Clasificacin de la Mercanca dentro del almacn
Grfico N4. Ubicacin de la mercanca en el lugar que se ha
destinado
de
acuerdo
a
su
tipo
Grfico N5. Ubicacin de la mercanca de menor circulacin..
Grfico N6. Control de la documentacin que se maneja en el
almacn.
Grfico N7. Actualizacin de los registros contables relacionados
con
las
existencias..
Grfico N8. Realizacin de inventarios peridicos de las mercancas
existentes en la empresa
Grfico N 9 Discrepancias entre las cantidades de mercancas que
se encuentran registradas en el software contable y lo que se
encuentra fsicamente en la empresa..
Grfico N 10. Registro de las salidas de mercancas que se efectan
a diario en la empresa
Grfico N11. Coincidencia de la salida de mercancas con la
facturacin de la empresa.
Grfico N12. Coincidencia de las entradas de mercancas con la
facturacin que envan los proveedores..
Grfico N 13. Existencia de un mtodo para la valoracin del
inventario..
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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURIA PBLICA
NUCLEO DE CANTAURA
CANTAURA ANZOTEGUI
INTRODUCCIN
esta forma se pueda verificar que se estn cumpliendo las polticas, normas
y procedimientos establecidos, lo cual es el centro de la presente
investigacin.
El control interno permite en la parte contable que la informacin sea
confiable, real y oportuna para la toma de decisiones, debido a que plantea
los lineamientos que se deben seguir para lograr un mejor manejo y control
del inventario de mercanca.
La empresa Ferre-plomero C. A., presenta una serie de situaciones que
indican que existe un control interno contable deficiente, como lo son, errores
en la facturacin, cantidades irreales de los artculos, ausencia de sistemas
de autorizacin y aprobacin de informacin, as como tambin falta de
procedimientos para el manejo y registro del inventario de mercanca.
Por esta razn es que en la presente investigacin se propone un
manual de normas y procedimientos contables para la gestin de control de
inventario aplicado a la empresa Ferre-plomero Anaco, C.A.; como solucin
al problema que se presenta actualmente en el manejo del inventario. En
funcin de ello se desarrollaron los siguientes captulos:
Captulo I: El Problema: El Problema: En este captulo se explica de manera
detallada el planteamiento del problema, la formulacin, los objetivos
generales y especficos y la justificacin.
Captulo II: Marco Referencial Conceptual: En ste se detallan los
antecedentes, las bases tericas y la definicin de trminos bsicos.
Captulo III: muestra la metodologa a utilizar en la investigacin, y por ltimo
el cronograma de actividades a realizar.
Captulo IV: Anlisis y presentacin de los resultados, en el cual se muestran
ordenados, tabulados y graficados los datos obtenidos, as como tambin el
anlisis de los mismos.
CAPTULO I
EL PROBLEMA
para el control
en
para el
empresa
comercial
depende
de
los
ingresos
para
el
funcionamiento en forma general, los cuales provienen de las ventas que las
empresas realicen, y que a su vez las ventas depende de los inventarios, ya
que los inventarios de mercanca son los productos que se tienen para la
venta directa.
Es por ello que los inventarios forman parte crucial de una empresa,
ms an si su actividad econmica principal es la comercializacin de bienes
y servicios.
A medida que la poblacin ha ido aumentando, crece la demanda de
necesidades, por lo que se ha hecho necesario las nuevas inversiones
pblicas y privadas en Venezuela para cubrirlas.
se puede observar la
1.4 Alcance
La investigacin planteada se aplic en la empresa Ferre-plomero
Anaco, C.A, ubicada en la Av. Mrida, local 8, Anaco estado Anzotegui,
dedicada a la compra y venta de mercanca de ferretera y plomera en
general; con la finalidad de disear un manual de normas y procedimientos
contables para la gestin y el control interno en el inventario, adecuarlo al
logro de objetivos, para contribuir a optimizar el manejo eficaz y eficiente de
sus operaciones.
10
CAPTULO II
MARCO TERICO
11
manera que permitan lograr una mayor eficiencia de los controles internos
del proceso almacn-inventarios, para garantizar el logro de los objetivos y
controlar los riesgos que se puedan presentar.
Benzaquen, (2012), en su trabajo de grado titulado Mejoras al sistema
de inventarios del almacn general de la empresa Corporacin Megachemical C.A. ubicada en el sector el progreso el limn estado Aragua,
su objetivo general fue proponer mejoras al sistema de inventarios del
almacn general de la empresa Corporacin Mega-chemical C.A, esta es
una investigacin de Campo de carcter descriptivo, utilizando como
instrumentos y tcnicas de recoleccin de datos la entrevista, cuestionario, y
la observacin directa.
Concluyendo que el control de los inventarios representa una de las
funciones ms importantes dentro del proceso de operaciones, ya que las
principales complicaciones se presentan en el almacn de mercanca, debido
a la desorganizacin existente en muchas empresas.
El aporte de la investigacin anterior al presente estudio es la
informacin referente a que, el inadecuado manejo de los inventarios radica
en la falta de conocimiento que tienen los empleados encargados de la
mercanca, y que en parte es responsabilidad de la gerencia hacer llegar
dicha informacin a los empleados para un mejor funcionamiento.
Daboin (2011) en su trabajo de grado titulado Control de Inventario y
su Aporte al Sistema Contable de los Mdulos Tipo I de MERCAL en el
Estado Trujillo, desarrollado en la Universidad de Los Andes, Ncleo
Universitario Rafael Rangel del Estado Trujillo, tuvo como objetivo general
analizar el control de inventario y su
12
14
15
Entre los objetivos que se pueden describir para la cual se crean estos
manuales de procedimientos, segn el mismo autor, son los siguientes:
-
utilizar
para
la
realizacin
de
las
actividades
fallas o errores.
Facilitar las labores de Auditoria, la evaluacin del control interno y
su vigilancia
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles qu deben
de
los
sistemas,
procedimientos
mtodos
administrativos y contables.
16
perodo de tiempo.
No se caracteriza por ser una actividad especfica; ya que estas son
tareas que realiza un empleado como parte de su trabajo.
Manuales
de
Procedimientos
son,
fundamentalmente,
una
17
uso.
Nmero de revisin (en su caso)
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin;
en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se
utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y
el nmero debe colocarse guin o diagonal.
Portada de Identificacin.
ndice del Manual.
Introduccin.
Base Legal, (Aqu se especificar la base legal que sea idntica
Folio de Identificacin.
ndice.
Base legal (Se coloca dentro de sta, cuando la base legal de un
18
2.2.4. Control
Cepeda, G. (2001) establece que el propsito de control es, en esencia,
preservar la existencia de cualquier organizacin y apoyar su desarrollo; su
objetivo es contribuir con los resultados esperados. (p.101)
La funcin administrativa de control consiste en evaluar y corregir el
desempeo de los trabajadores para asegurar que todos los objetivos y
planes de la organizacin se estn llevando a cabo.
19
20
21
de
Normas
Procedimientos
de
Auditoria
identifica
las
23
descuidos o fatiga.
Potencialidad de colusin para evadir controles que dependen de
la segregacin de funciones.
Violacin u omisin de la aplicacin por parte de la alta direccin.
2.2.12. Inventario
El inventario es una relacin ordenada de bienes y existencias de una
entidad o empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta
de activo circulante que representa el valor de las mercancas existentes en
un almacn.
Segn Millar (2000) establece que los inventarios es algunos de los
problemas de contabilidad ms difciles, tanto en teora como en la prctica.
(p.580)
As mismo la contabilidad para los inventarios forma parte muy
importante para los sistemas de contabilidad de mercanca, porque la venta
del inventario es el corazn de la organizacin. El inventario es por lo
general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventario, llamados costos de mercancas vendidas, son usualmente el
gasto mayor en el estado de resultados.
Es de hacer notar que las empresas dedicadas a la compra y venta de
mercanca, por ser esta su principal funcin y la que dar origen a todas las
24
25
de
buenos
mtodos
de
direccin
de
empresas
de
27
28
29
2.3. La Empresa
2.3.1. Resea Histrica
El 11 de abril de 2005 e inscrita ante el Registro Mercantil Segundo de la
Circunscripcin Judicial del estado Anzotegui, bajo el tomo 29-A nmero 44,
cuyo capital registrado asciende a Bs. 3.000.000, es dirigida actualmente por
sus accionistas. Desarrolla sus actividades en 2 galpones de 1000 m2 cada
uno, con un rea de piso de venta de 2000 m2, almacn y 3 reas de oficina,
adems de un amplio estacionamiento privado.
Acta como impulsor de la economa de la regin generando empleos
directos dentro de sus distintas reas organizativas, e indirectos a
transportistas o fleteros que prestan el servicio de despacho a los clientes.
Sus compras son 100% nacionales incluyendo entre sus proveedores a
30
2.3.4. Valores
-
31
32
33
34
35
36
por ello que deben llevar libros contables que registren la entrada y salida de
la mercanca de los almacenes lo que le permitir conocer su existencia y el
valor de sus costos tanto de adquisicin como de venta.
En cuanto a la obligacin de llevar libros y registros especiales y
contables el artculo 102 de esta normativa establece que constituyen ilcitos
formales:
1. No llevar los libros y registros contables y especiales exigidos por
las normas respectivas.
2. Llevar los libros y registros contables y especiales sin cumplir
con las formalidades y condiciones establecidas por las normas
correspondientes, o llevarlos con atraso superior a un (1) mes.
3. No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de
contabilidad y otros registros contables, excepto para los
contribuyentes autorizados por la Administracin Tributaria a llevar
contabilidad en moneda extranjera.
4. No conservar durante el plazo establecido por las leyes y
reglamentos los libros, registros, copias de comprobantes de pago
u otros documentos; as como los sistemas o programas
computarizados de contabilidad, los soportes magnticos o los
microarchivos.
Adems, s la empresa llegase a incurrir en cualquiera de los ilcitos
mencionados en los numerales anteriores, ser sancionado con multas
equivalentes al valor de la unidad tributaria que se encuentre vigente en ese
momento, en el caso del numeral 1, con 50 U.T., la cual se incrementar con
50 U.T. por cada nueva infraccin, hasta alcanzar un mximo de 250 U.T. En
el caso de incurrir en los numerales 2, 3, y 4 ser sancionado con 25 U.T. la
cual incrementara en 25 U.T. hasta alcanzar un mximo de 100 U.T.
Por consiguiente, las empresas deben cumplir con el deber de llevar los
libros contables especiales y cumplir con las formalidades exigidas por la
Administracin Tributaria como lo son la de llevarlos en moneda nacional, no
tener un atraso superior a un mes, y conservar los registros o copias de los
comprobantes as como los soportes magnticos.
37
Por otro lado, el artculo 145 del Cdigo Orgnico Tributario indica que
los contribuyentes, responsables y terceros, en cuanto a las tareas de
fiscalizacin e investigacin que la realiza la Administracin Tributaria estn
obligados a cumplir con ciertos deberes formales como lo son: el de llevar y
exhibir en forma ordenada los libros y registros especiales as como tambin
los documentos y antecedentes de operaciones, inscribirse en los registros
pertinentes, cumplir con los funcionarios autorizados en las inspecciones y
fiscalizaciones,
comunicar
cualquier
cambio
que
pueda
alterar
su
38
Asimismo, el artculo 177 seala que una vez realizado el ajuste inicial
las empresas debern reajustar al cierre de cada ejercicio gravable sus
partidas no monetarias, el patrimonio al inicio del ejercicio, y las
disminuciones del patrimonio durante el ejercicio; adems este mismo
artculo establece que el valor que resulte al hacer esta actualizacin sern
acumulados en una cuenta llamada Reajuste por inflacin y que se tomar
en consideracin para determinar la renta gravable.
En cuanto al tratamiento que reciben los inventarios para realizar el
reajuste por inflacin el artculo 181 indica que se cargar o abonar a
cuenta de reajuste por inflacin el valor resultante de reajustar los inventarios
existentes en materia prima, productos en proceso o productos terminados
para la venta, mercanca para la venta o mercanca en trnsito, a la fecha de
cierre del ejercicio gravable utilizando el siguiente procedimiento:
a) El inventario final ajustado en el ejercicio fiscal anterior se reajusta con
la variacin experimentada por el ndice de Precios al Consumidor
(IPC) del rea Metropolitana de Caracas, elaborado por el Banco
Central de Venezuela, correspondiente al ejercicio gravable.
b) Se efectuar una comparacin de los totales al costo histrico de los
inventarios de materia prima, productos en proceso, productos
terminados o mercancas para la venta o mercanca en trnsito, al
cierre del ejercicio gravable con los totales histricos al cierre del
ejercicio gravable anterior. En este caso el inventario final se ajustar
en forma proporcional al inventario inicial reajustado, segn lo
establecido en el literal a del presente artculo.
c) S de la comparacin prevista en el literal anterior, resulta que el
inventario final excede al inventario inicial, la porcin en bolvares que
excede del inventario inicial no se reajustar. La porcin que procede
del inventario inicial se actualizar en forma proporcional al inventario
39
sea
autorizado
por
la
administracin
tributaria;
el
ajuste
como
importadores
de
bienes,
41
fabricantes,
productores,
formalidades
especificaciones
que
deben
aplicar
los
asientos
contables
otras
anotaciones
producidas
mediante
42
43
44
45
46
47
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
48
49
recoleccin de datos.
Sabino (2006) afirma que La muestra es el conjunto de elementos
representativos de una poblacin, con los cuales se trabaja realmente en el
proceso de investigacin (p.30). De lo anterior se pude sealar que la
muestra resulta de extraer del universo o poblacin, un conjunto de unidades
que represente la conducta de la poblacin en su totalidad.
50
51
53
54
Variables
Polticas, normas y
Procedimientos
contables.
Dimensiones
Las polticas
contables
Normas y
Procedimientos
contables.
Desviaciones del
control interno
contable del
inventario de
mercanca
Control Interno
contable
del inventario de
mercanca
Lineamientos
necesarios
Adecuado control
interno
contable del
inventario de
mercanca
55
Indicadores
.- Polticas contables.
Sistemas de registros
de inventarios.
Valuacin de los
inventarios
- Rotacin de los
inventarios.
- Registros contables.
-Toma
fsica
de
inventarios.
Comparacin de las
Polticas, normas y
procedimientos
contables
aplicados
por la empresa.
Anlisis
de
las
polticas, normas y
procedimientos
contables
aplicados
por la empresa.
tems
1,2,3,4,5,6,7,
8,9,10,11,12,
13,14,15,16,17
CAPTULO IV
ANLISIS DE LOS RESULTADOS
analizados
de
acuerdo
la
naturaleza
del
56
instrumento
su
57
58
59
60
62
63
existentes en la empresa
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI
5
71
NO
2
29
TOTAL
7
100
Fuente: Investigadoras (2016).
implica que este tipo de personal debe ser capacitado en todo el proceso de
elaboracin de inventarios, previo a la fecha de ejecucin de esta actividad.
tems N 9Existen discrepancias entre las cantidades de mercancas que se
encuentran registradas en el software contable y lo que se encuentra
fsicamente en la empresa?
Cuadro N 10. Discrepancias entre las cantidades de mercancas que se
encuentran registradas en el software contable y lo que se encuentra
fsicamente en la empresa
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI
7
100
NO
TOTAL
7
100
Fuente: Investigadoras (2016).
65
66
almacn, razn que justifica que los registros contables no coincidan con la
documentacin de la empresa.
67
68
69
mercancas
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI
7
100
NO
TOTAL
7
100
Fuente: Investigadoras (2016).
71
72
El
100%
de
que
existe
se
ha
evidenciado
el
hecho
de
no
realizar los
registros
73
74
NO
Debilidades (D)
D1: Desconocimiento de la cantidad
de mercanca existente en la
empresa
D2: Falta de conocimiento de
existencia de una tarjeta kardex
D3: Falta de clasificacin de la
mercanca en el almacn
D4: Desorden en el almacn
75
76
DEBER SER
Adems de existir un manual de
operaciones de la misma.
El mtodo de valuacin de inventarios
no se alejar de la realidad.
Delegar funciones donde la persona
mercanca,
revisa
la
factura
El almacenamiento de la mercanca
misma.
La mercanca debe estar almacenada
conservacin y distribucin de la
distancia
empresa,
considerable
logrando esto,
de
la
que no
asegurar
unas
condiciones
77
almacn.
El tiempo de rotacin de
inventarios es el siguiente:
- Los artculos con fecha
vencimiento no se rotan
los
de
DEBER SER
Deben desincorporarse los artculos
obsoletos en el momento de conocer
que estn en dicho estado para que
as, el sistema de costos arroje
nmeros razonables para los efectos
de valorizacin del inventario y la
toma de decisiones.
Se debe establecer un mnimo de
cada producto para saber el tiempo
preciso que deberan rotarse, con
esto se evita tener mercanca en
exceso y en peligro de caducar.
La informacin suministrada por el
encargado de almacn o bien sea por
el sistema computarizado, debe
conciliarse con el inventario fsico y
los registros contables.
El departamento de contabilidad debe
disear una tarjeta que tendr el
encargado del almacn, donde llevar
el control de la mercanca que entra y
sale del inventario, en la cual se
describa nmero de cantidades,
precio, mtodo de valuacin, etc.
Se deben realizar los recuentos
fsicos ms a menudo para que se
pueda reflejar en los registros
contables, las posibles diferencias
que se deriven de dichos recuentos
fsicos.
El instrumento idneo para la
valorizacin del inventario es la tarjeta
kardex, y su debido uso. Se debe
78
4.3.
79
CAPTULO V
CONCLUSIONES
Una vez concluida esta investigacin, producto del anlisis e
interpretacin de las autoras, y al finalizar el desarrollo de las fases
metodolgicas relativas al control interno del almacn inventario en la
empresa Ferre-plomero Anaco, C.A., se llegan a las siguientes conclusiones:
1. El personal desconoce cul es la cantidad exacta de mercanca que
se encuentra en los almacenes de la empresa por lo que se infiere
que no hay un control de las existencias en la empresa.
2. Adems no todas las personas conocen de la existencia de una tarjeta
kardex en la empresa lo que ha facilitado el descontrol en las entradas
y salidas de mercancas en el almacn de esta empresa.
3. La mercanca no est clasificada, ni ubicada en su lugar dentro del
almacn, esto ha ocasionado tardanzas en la entrega de mercancas
a los clientes de la empresa
4. Existen debilidades en el control de la documentacin inherente a la
gestin que se realiza en el almacn.
80
81
RECOMENDACIONES
Con la finalidad de llevar a cabo de forma exitosa las actividades de
control inherentes al control de inventarios, se recomiendan las siguientes
acciones:
1. Realizar inventarios semestrales en la empresa y cotejar el conteo
fsico con lo que se encuentra en el reporte encontrado en el sistema
de inventarios existente en la empresa, debe existir adems luego de
ese contaje fsico, un control mensual de las existencias, cotejando
semanalmente las facturas emitidas con las notas de salidas emitidas
desde el almacn.
2. Presentar a todos los trabajadores del almacn el modelo de la tarjeta
kardex existente en sus almacenes, y proporcionarles la capacitacin
que se requiere para llenarlas apropiadamente, destacando la
importancia que esta accin tiene para el control de la mercanca.
3. Implementar un programa de orden y limpieza en los distintos
almacenes que posee la empresa Ferre-plomero, C.A., a fin de
procurar que cada producto se encuentre en el lugar que se destin
para tal fin.
4. Mantener un control estricto de la documentacin inherente a la
gestin del inventario.
82
83
MANUAL DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
MANU
AL
DE
Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
PARA LA GESTIN Y CONTROL DE
NORMINVENTARIOS
AS
84
Realizado por:
Fecha:
Enero 2016
Pgina
17
Aprobado por:
MANUAL DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
CONTROL DE LOS INVENTARIOS.
INDICE
INTRODUCCIN
ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
ACTIVIDADES DE CONTROL
1.- Definir las funciones del personal de almacn
Solicitud de mercancas
3.- Elaboracin de procedimientos que permitan el control de entrada
mercanca al almacn Ferre-plomero Anaco, C. A.
4.- Normas para el almacenamiento de mercancas
5.- Procedimiento para la salida de mercanca del almacn
6.- Procedimiento para realizar el conteo de mercanca
RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL MANUAL
85
2
3
4
5
6
9
14
17
Realizado por:
Fecha:
Enero 2016
Pgina
1/17
Aprobado por:
MANUAL DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
CONTROL DE LOS INVENTARIOS.
INTRODUCCIN
El Manual representa una herramienta importante para la Fundacin Ferreplomero Anaco, C. A. ya que contribuye a que la contabilidad llevada en la institucin
brinde informacin financiera suficiente y confiable, ya que estar adaptada a una
serie de normas, polticas y principios que la regularan.
En l se encuentran impresos una serie de polticas, generales y especficas,
normas y procedimientos a seguir en el desenvolvimiento de las actividades contables
para cumplir con los Principios de Contabilidad de Aceptacin General y brindar
informacin financiera clara, oportuna y relevante; la cual es de importancia a la
gerencia en la toma de decisiones y tambin a los agentes externos para conocer la
situacin financiera de la empresa en el mercado.
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MANUAL DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
CONTROL DE LOS INVENTARIOS.
ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIN.
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Fig. 1
Fuente: Ferreplomero Anaco, C.A. (2016)
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Actividad de Control N 1: Definir las funciones del personal de almacn:
Funciones del Jefe del Almacn
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Con la finalidad
de solicitar
la mercanca que permita mantener un stock en el
Funciones
del Auxiliar
de Almacn
almacn se deben mantener los siguientes parmetros.
1.
mantenerse
un control
de los lmitesrequisiciones
mximos y mnimos
que seguas
deseade
- Debe
Archiva
requisiciones
de mercancas,
de compra,
mantener
en
la
empresa
para
asegurar
su
operatividad,
de
acuerdo
al
despacho y rdenes de entrega.
de la figura
N 2de entrada y salida de material del almacn.
- formato
Realiza reportes
diarios
- Efectuar los recibos y despachos de los objetos segn requisiciones y
FERRE-PLOMERO ANACO, C.A.
documentos que soportan la actividad.
- Almacenar los objetos aplicando
las CONTROL
tcnicas y normas
de seguridad e higiene
HOJA DE
DE EXISTENCIAS
Nombre
Cdigo
Fecha
Existencia
Cantidad
Cantidad
establecidas.
- Del
Preparar la carga de acuerdo con su naturaleza, medio
de transporte
y
Mxima
Mnima
destino.
producto
- Manejar los equipos y medios de transporte segn normas y plan de
operacin.
- Cargar y descargar los objetos segn normas tcnicas establecidas por la
organizacin.
Realizado
por:de almacn Fecha:
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2. El Jefe
deber llenar el formato
de la figura N 1, Aprobado
de acuerdo apor:
la cantidad
2016
de mercanca que seEnero
encuentra
diariamente en l,4/17
una vez finalizado el da.
3. Cuando por concepto de salidas de mercancas la existencia de un determinado
producto se aproxima a la cantidad mnima establecida, el jefe de almacn debe
solicitar ante el departamento de compras y por escrito, la adquisicin de esa
MANUAL DE NORMAS
mercanca, de acuerdo al formato de la figura N 3.
Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PROCEDIMIENTOS
FERRE-PLOMEROCONTABLES
ANACO, C.A.
HOJA DE CONTROL DE EXISTENCIAS
CONTROL DE LOS INVENTARIOS.
Cdigo
Descripcin
Marca
Cantidad
Prioridad
Requerida
Actividad de Control N 3: Elaboracin de procedimientos que permitan el
control de entradas de mercanca al almacn de Ferre-plomero Anaco, C.A.
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Con este procedimiento lo que se espera es regular las actividades que se deben
llevar a cabo para controlar las entradas de mercanca al almacn, de igual forma se
indica cul es el personal de la empresa involucrado en esta actividad. Por lo tanto, a
continuacin en el cuadro N 19 se muestra el procedimiento a seguir para lograr la
recepcin de mercancas en el almacn, posteriormente en la figura N 4 se indica el
diagrama que representa el procedimiento mostrado en el cuadro N 1.
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Auxiliar de
Almacn
Verificacin de
la
mercanca
Gestin de los
documentos
Recepcin de la
Mercanca
Asistente de
Cuentas por
Pagar
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Recepcin de
documentacin
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Por su parte en la figura N 5 se muestra el diagrama de flujo que soporta a este
procedimiento.
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Actividad de Control N 4 Normas para el Almacenamiento de Mercancas
Los parmetros deben regir esta actividad, son los siguientes:
1. La mercanca debe ser colocada en el lugar dentro del almacn que est
destinado para tal fin.
2. Al recibir la mercanca, debe ser ingresada al software de inventarios, con la
finalidad de mantener actualizada
la informacin
all se encuentra.
MANUAL
DEque
NORMAS
3. Debe existir una supervisin mensual del orden dentro del almacn.
Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
4. Se realizar un inventario
fsico semestral, y se cotejar
la informacin
PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
encontrada con las existencias en el software administrativo de inventarios.
5. Las mercancas de mayor rotacin para Ferre-plomero, C.A; debern
CONTROL DE LOS INVENTARIOS.
colocarse en los lugares ms accesibles; mientras que los de menor rotacin
Procedimiento
en zonas ms
o ms
altas.
A continuacin
en lejanas
el cuadro
N 20
se muestra el procedimiento a seguir para la
6. Toda mercanca debe estar identificada.
salida de las mercancas cuando son productos que no se encuentran dentro del
7. Los contenedores de mercancas (bolsas, cajas, entre otros), una vez
almacn.
desocupados no deben permanecer dentro de rea de almacn.
Responsable
Actividad
Procedimiento
Cliente
Adquisicin de
Desea comprar un producto determinado
mercancas
dentro
Actividad de Control N 5 Procedimientos para la Salida de Mercanca del
del almacn
Almacn
Vendedor
Verificacin de
Llena la nota de despacho y le indica al
Antes de elaborar el procedimiento es necesario sealar cules son los parmetros
existencias de
cliente que se dirija a la caja a fin de
que deben regir esta actividad:
mercancas
cancelar el producto
1. El vendedor debe llenar el formulario de solicitud
Le llevade
al mercancas
cajero la nota de despacho y el
2. El cajero debe verificar que la mercanca vendida se rebaje efectivamente del
producto. Si es de mayor volumen llama
software administrativo.
a los despachadores para que ubiquen la
3. Se debe llenar el formulario de despacho de mercancas
puerta de despacho.
4. En las situaciones donde, debido a sumercanca
volumen, en
la lamercanca
deba ser
Al
finalizar
el
el vendedor
retirada de los almacenes; en ese caso la salida soloda,
se realizar
si sedebe
anotar en
tarjeta
kardex
la mercanca
presenta la orden de despacho, acompaada
conla la
factura
previamente
que
ha
vendido,
de
acuerdo
a su
cancelada por el cliente.
talonario
de
notas
de
despacho.
5. Al finalizar el da, los supervisores de rea cotejarn los productos vendidos,
Cajero de acuerdo a factura;
Cobranza
la mercanca
en el software
con las tarjetas deRegistra
existencias
que se encuentran
en de
caja,
verificando
que
ha
introducido
el
cada producto
cdigo
al que
producto
6. Al finalizar el da, cada vendedor o supervisor
de correspondiente
rea debe verificar
cada que
est
cobrando.
mercanca permanezca en su lugar.
factura
con debe
copia,ubicarse
original en
para el
7. Si existiese algn producto colocado por Emite
error en
otro sitio,
cliente
y
copia
para
el
despachador
los espacios destinados para la misma.
Encargado
Orden de Salida
Recibe el juego de facturas, coteja la
de la Salida
informacin de
la factura
Realizado
por:
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Aprobado
por: con los
productos
que ha adquirido el cliente.
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Si existen discrepancias regresa la
mercanca a caja y el juego de facturas
Si todo est correcto, firma y sella el
original y la copia de la factura, entrega el
93 original al cliente y la copia la archiva en
la carpeta del da.
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Por su parte en la figura N 6 se muestra el diagrama de flujo del procedimiento a
seguir para la salida de mercancas que no se encuentra dentro del almacn
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Procedimiento para la salida de mercancas cuando el producto se encuentra
dentro del almacn
Responsable
Cliente
Actividad
Adquisicin de
mercancas
Vendedor
Verificacin de
existencias de
mercancas
Cajero
Cobranza
Auxiliar de
almacn
Salida de
Mercancas
Jefe de
Almacn
Verificacin
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Procedimiento
Desea comprar un producto determinado
dentro
del almacn
Llena la nota de despacho y le indica al
cliente que se dirija a la caja a fin de
cancelar el producto
Indica al personal de almacn que deben
buscar la mercanca solicitada..
Emite factura con copia, original para el
cliente y copia para el despachador
Recibe del cliente la copia de las facturas
Busca la mercanca solicitada
Entrega la mercanca y la copia de la
factura al jefe de almacn para su
revisin.
De estar correcto firma y sella la factura y
entrega la mercanca al cliente
Rebaja la mercanca entregada del
software de inventarios.
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Por su parte en la figura N 7 se muestra el diagrama de flujo del procedimiento a
seguir para la salida de mercancas que se encuentran dentro del almacn.
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Actividad de control N 6: Procedimientos para realizar el conteo de la
mercanca:
Esta actividad tiene como propsito definir los pasos a seguir para realizar el
conteo fsico de la mercanca, sin embargo en primer lugar es conveniente sealar
cules son los parmetros que deben regir esta actividad.
1. Para realizar el conteo de la mercanca es necesario que la tienda est
cerrada dos veces al ao por un periodo no mayor de 3 das.
2. El personal involucrado debe estar constituido por los trabajadores del
almacn, el personal de compras y el de contabilidad.
3. Se har un listado de mercanca, donde se indicar adems la ubicacin que
debe tener la misma dentro del almacn; esto con la finalidad de que se
realice con mayor facilidad el inventario.
4. Se abrirn todas las cajas para verificar que se encuentre el producto dentro
de ella.
5. Para realizar el conteo de mercanca, el personal debe llevar una lista pre
diseada donde se encuentren todos los productos de la tienda
6. El conteo de mercanca se debe realizar cada seis (06) meses.
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Procedimiento para el conteo de la mercanca
Responsable
Jefe de
Almacn
Actividad
Solicitud
Inventario
de
Procedimiento
En los meses que se prevea el inventario,
se enva un comunicado a los
MANUAL
DE NORMAS
departamentos
involucrados
Departamento
Desarrollo del
Recibe el comunicado
Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
De ser necesario se suspenden las
de almacn,
Inventario
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
actividades y proceden al contaje de
compras y
CONTROL
DE
LOS
INVENTARIOS.
mercancas
contabilidad
Se distribuyen la lista de verificacin
Por su parte en la figura N 8 se muestra el diagrama
flujo del asistentes
procedimiento
a
entre lasde
personas
al contaje
seguir para la contabilizacin de mercancas
de la mercanca
Cuenta la mercanca y anota las
cantidades existentes en cada rubro
Verifican que las cantidades coincidan
con lo establecido en el software
administrativo contable
SI: finaliza el contaje para ese rubro NO:
se vuelve a contar ese rubro para
verificar la cantidad
Contabilidad
Informe
Recibe los formatos de la contabilizacin
de la mercanca y realiza el informe
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PROCEDIMIENTOS CONTABLES
RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL MANUAL.
Con la finalidad de que se implemente adecuadamente las actividades de control
propuestas, se deben seguir los siguientes pasos relacionados con el control y la
comunicacin
a. Distribuir al personal de almacn los formularios propuestos para el control de
entradas y salidas de mercancas
b. Realizar minutas con los resultados obtenidos del conteo fsico de las
mercancas
c. Divulgar el contenido de los procedimientos propuestos a fin de que el
personal conozca cul es la metodologa a seguir en cada una de las
actividades que se desarrollan en el almacn.
Por otra parte es importante el monitoreo de dichas actividades, para ello se debe:
a. Comprobar al final de la semana que las notas de despacho de mercanca en
el almacn, coincidan con la facturacin de la empresa
b. Comprobar mensualmente que las notas de entrada de mercancas,
coincidan con las facturas que han enviado los proveedores
c. Comprobar semestralmente que las cantidades existentes en el software de
almacn, coincidan las cantidades en fsico, que hay en el almacn y en las
zonas de exhibicin.
d. Establecer acciones correctivas y oportunas de cualquier desviacin
detectada entre lo planificado y lo ejecutado.
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