Manual de Usuario CRM - 3

Microsoft Dynamics
Partner of the Year for Latin America

WINNER 2012
Manual de Usuario
Preparado para
INACAP
Mdulo
Egresados
CMetrix Business Solutions S.A.

Gertrudis Echeique 30, Oficina 43 Las Condes, Santiago - Chile
Telfono: (56-2) 889 9100 / Fax: (56-2) 889 9112
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TABLA DE CONTENIDOS
TABLA DE CONTENIDOS ...................................................................................................................................... 2
INTRODUCCIN ................................................................................................................................................ 4
NAVEGACIN EN CRM ...................................................................................................................................... 5
CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR REGISTROS .................................................................................................................................. 7
Crear registros ................................................................................................................................................................................... 7
Modificar registros ............................................................................................................................................................................. 7
Eliminar, desactivar o activar registros .............................................................................................................................................. 8
BUSCAR REGISTROS ................................................................................................................................................................ 8

Filtrar una lista ................................................................................................................................................................................... 8
Bsqueda de una cadena de texto ..................................................................................................................................................... 8
Ordenar una lista ............................................................................................................................................................................... 9
Usar Bsqueda avanzada para filtrar la lista ...................................................................................................................................... 9
Crear su propia vista ........................................................................................................................................................................ 10
Ir a la siguiente pgina de registros y usar ndice alfabtico ............................................................................................................ 11
CONFIGURAR CANTIDAD DE REGISTROS POR PGINA ..................................................................................................................... 12

IMPRIMIR........................................................................................................................................................................... 13
Impresin de los detalles de los registros ........................................................................................................................................ 13
Impresin de listas de registros ....................................................................................................................................................... 13
EXPORTAR DATOS A EXCEL ..................................................................................................................................................... 14
INTEGRACIONES ............................................................................................................................................. 16
SIGA ................................................................................................................................................................................ 16
MASTERBASE ...................................................................................................................................................................... 17
TRABAJANDO.COM (BOLSA DE TRABAJO CONTACTO LABORAL) ...................................................................................................... 18
PORTAL EMPRENDIMIENTO .................................................................................................................................................... 19
GESTIN DE DATOS ......................................................................................................................................... 20

PERSONAS.......................................................................................................................................................................... 20
EMPRESAS ......................................................................................................................................................................... 23
CONTACTOS EMPRESA .......................................................................................................................................................... 24
PROYECTOS INCUBADORA ...................................................................................................................................................... 26
CONTACTABILIDAD .......................................................................................................................................... 27
FORMULARIO DE INGRESO DE CASOS ......................................................................................................................................... 27
RESOLUCIN DE CASOS.......................................................................................................................................................... 28
Responder caso con correo electrnico ........................................................................................................................................... 29
Cambio de estado de un caso .......................................................................................................................................................... 31
LISTAS DE MARKETING .......................................................................................................................................................... 32

CAMPAAS ........................................................................................................................................................................ 36
EVENTOS ........................................................................................................................................................................... 38
Perfilamiento de eventos ................................................................................................................................................................. 39
Requerimientos................................................................................................................................................................................ 41
Invitaciones a Evento ....................................................................................................................................................................... 42
CORREOS CORPORATIVOS ...................................................................................................................................................... 44
ENCUESTAS ................................................................................................................................................... 45
ENVO DE ENCUESTA A UNA PERSONA ....................................................................................................................................... 45
ENVO MASIVO DE ENCUESTAS ................................................................................................................................................ 46
RESPONDER ENCUESTAS ........................................................................................................................................................ 47
CREACIN Y MODIFICACIN DE ENCUESTAS ................................................................................................................................ 49
CREAR ENCUESTA EN BASE A OTRA EXISTENTE ............................................................................................................................. 52
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EMPLEABILIDAD ............................................................................................................................................. 53
AVISOS TRABAJANDO.COM ..................................................................................................................................................... 53
PRCTICAS LABORALES .......................................................................................................................................................... 55
ALIANZAS O CONVENIOS ........................................................................................................................................................ 56
INFORMES..................................................................................................................................................... 58
REPORTE INSERCIN AL MUNDO LABORAL .................................................................................................................................. 58
REPORTE EGRESADOS N EGRESADOS HISTRICOS ...................................................................................................................... 59
REPORTE EGRESADOS PORCENTAJE QUE TRABAJA ........................................................................................................................ 60
REPORTE RANGOS DE RENTA ................................................................................................................................................... 61
CREAR INFORMES NATIVOS ..................................................................................................................................................... 62
FLUJOS DE TRABAJO ........................................................................................................................................ 66

SERVICIOS PERIDICOS ..................................................................................................................................... 66
IMPORTACIN DE DATOS DESDE ARCHIVO ............................................................................................................ 67
CONSIDERACIONES PROCESO DE IMPORTACIN .......................................................................................................................... 67
IMPORTACIN A TRAVS DE PLANTILLA XML .............................................................................................................................. 69
Descargar la plantilla ........................................................................................................................................................................ 69
Editar archivo para procesar ............................................................................................................................................................ 70
Importar Archivo .............................................................................................................................................................................. 72
IMPORTAR A TRAVS DE ARCHIVO CSV ...................................................................................................................................... 76

Generar CSV ..................................................................................................................................................................................... 76
Importar Archivo CSV ....................................................................................................................................................................... 77
ACTUALIZACIN MASIVA DE REGISTROS A TRAVS DE XML ....................................................................................... 84

ANEXO: MDULO NATIVO DE CAMPAAS DE MARKETING........................................................................................ 91
CAMPAAS DE MARKETING ................................................................................................................................................... 91
Ventajas del marketing de bucle cerrado......................................................................................................................................... 91
Comparacin de las campaas de marketing y las campaas exprs .............................................................................................. 91
Uso de campaas exprs ................................................................................................................................................................. 92
Campaas de marketing .................................................................................................................................................................. 96
Administracin de las respuestas de campaa ................................................................................................................................ 98
Analizar campaas ........................................................................................................................................................................... 99
PLANEAMIENTO Y CREACIN DE CAMPAAS DE MARKETING ........................................................................................................ 100

Creacin de campaas exprs ........................................................................................................................................................ 100
Creacin de una campaa de marketing ........................................................................................................................................ 107
Para crear la campaa, debe seguir estos pasos generales: .......................................................................................................... 107
Creacin y uso de listas de marketing ............................................................................................................................................ 112
Creacin y uso de plantillas de campaa ....................................................................................................................................... 116
ADMINISTRACIN DE CAMPAAS DE MARKETING ...................................................................................................................... 119

Distribuir actividades de campaa ................................................................................................................................................. 119
Supervisin de las campaas de marketing ................................................................................................................................... 123
Recopilacin y presentacin de las respuestas de campaa .......................................................................................................... 124
Trabajar con respuestas de campaa............................................................................................................................................. 129
Anlisis de la informacin de marketing ........................................................................................................................................ 131
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INTRODUCCIN
El siguiente documento contiene las principales funcionalidades del sistema Microsoft Dynamics
CRM, con el objetivo de explicar su funcionamiento y facilitar el entendimiento del sistema para
cualquier usuario.
Microsoft Dynamics CRM est diseado para ayudar a la Institucin a registrar y mantener la
informacin para Egresados en una nica base centralizada, con el fin de poder acceder a
informacin actualizada, de manera fcil y en lnea. Esto permite adems reducir el tiempo
invertido en tareas administrativas. Microsoft Dynamics CRM permite realizar y automatizar
numerosas tareas comunes, como por ejemplo:
Acceso fcil a informacin acerca de registros desde un nico lugar.
Envo de encuestas
Organizacin de eventos
Reportes
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NAVEGACIN EN CRM
Al entrar al sistema, se encontrar con la siguiente pantalla, la cual est compuesta por barras de
herramientas para realizar diversas acciones, mdulos que agrupan informacin, listados de datos
y vistas.
Vistas
Barra de
Herramientas
Listados de datos
El sistema CRM esta compuestos por los siguientes mdulos de informacin
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Explicacin sobre algunas palabras utilizadas:

Registro: Entrada de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM que almacena toda la
informacin acerca de un elemento especfico, como un registro de Persona.
Entidad: Conjunto de registros que contienen diferentes atributos (campos).
Lista: Vista de resumen de un grupo de registros.
Formulario: Una pgina que muestra informacin detallada que los usuarios han introducido en
Microsoft Dynamics CRM relacionada con un determinado registro, como toda la informacin de
una Persona. La informacin que introducen los usuarios en un formulario se almacena en
Microsoft Dynamics CRM como un registro.
Bsqueda avanzada: Herramienta usada para buscar actividades y registros especficos.
Vista guardada: Bsqueda con Bsqueda avanzada que se ha guardado. Las vistas guardadas son
vistas personales que aparecen en las listas de Vista en los tipos de registros donde estn
buscando. Con las vistas guardadas, puede guardar los criterios de una bsqueda para volver a
usarlos ms tarde. Tambin puede compartir las vistas guardadas con otros.
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CREAR, MODIFICAR O E LIMINAR REGISTROS

Para trabajar con registros, al estar dentro de la entidad tenemos en el Ribbon una seccin
llamada Registros, para el caso de edicin, desactivacin, activacin, o eliminacin de un registro,
debemos seleccionar el registro con el que vamos a trabajar y luego apretamos el botn con la
accin correspondiente.
CREAR REGISTROS
Para crear un registro se debe hacer clic en nuevo, y se deben llenar al menos todos los campos
indicados con un asterisco, ya que estos son campos obligatorios.
Los campos de bsqueda hacen referencia a un registro de otra entidad.

MODIFICAR REGISTROS
Para modificar un registro, se debe seleccionar el registro y hacer clic en el botn editar, o bien,
hacer doble clic en el registro.
Los campos que se encuentren inhabilitados son los que no se pueden modificar, por ejemplo el
RUT de una persona, adems al igual que en la creacin se deben llenar al menos todos los
campos obligatorios.
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ELIMINAR, DESACTIVAR O ACTIVAR REGISTROS

Para realizar alguna de estas acciones en un registro se debe seleccionar el registro y luego hacer
clic en el botn correspondiente.
BUSCAR REGISTROS
Existen varias formas de buscar un registro especfico cuando est trabajando con una lista de
registros o cuando est rellenando un formulario. Con Bsqueda avanzada, tambin puede
guardar su bsqueda como una vista guardada para volver a usarla ms tarde.
FILTRAR UNA LISTA
Para poder filtrar vistas, solo debe hacer clic en el botn Filtro y posteriormente en la columna
que se desea filtrar, de la misma manera que se trabaja en Excel.
BSQUEDA DE UNA CADENA DE TEXTO

En el cuadro Buscar registros, escriba unas cuantas letras para reducir la bsqueda y haga clic en el
botn Bsqueda
Use un asterisco (*) como comodn si el texto que est buscando no est al principio de un campo.
Por ejemplo, para buscar todos los registros que contienen la palabra "avanzado" en las columnas
de bsqueda, escriba *avanzado.
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Importante La bsqueda no est relacionada con la vista actualmente seleccionada en el men

Vista. Slo se devuelven los registros activos.
ORDENAR UNA LISTA
Para ordenar una lista de registros, haga clic en un encabezado de columna. Para invertir el orden,
haga clic otra vez en el encabezado.
Un icono de flecha en el encabezado de la columna muestra que la lista est ordenada: el icono
Orden ascendente
indica ascendente y el icono Orden descendente
indica descendente.
Para ordenar por una columna adicional, presione MAYS mientras hace clic en el encabezado de
la columna adicional.
USAR BSQUEDA AVANZADA PARA FILTRAR LA LISTA

1.
Para iniciar una Bsqueda avanzada:

En el cuadro Vista, seleccione la vista ms prxima a la que desee y, a continuacin, en la
barra de herramientas Estndar, haga clic en Bsqueda avanzada.
O bien:
En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Bsqueda avanzada.
2.
Especifique el criterio de la bsqueda y las columnas que se van a mostrar.
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CREAR SU PROPIA VIST A

1.
Para iniciar una Bsqueda avanzada:

En el cuadro Vista, seleccione la vista ms prxima a la que desee y, a continuacin, en la
barra de herramientas Estndar, haga clic en Bsqueda avanzada.
O bien:
En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Bsqueda avanzada.
2.
Especifique el criterio de la bsqueda y las columnas que se van a mostrar.
3.
Haga clic en Guardar como.
4.
En el cuadro de dilogo Propiedades de la consulta, en el campo Nombre, escriba un

nombre para la bsqueda.
5.
En el cuadro Descripcin, escriba una breve descripcin y haga clic en Aceptar.
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La bsqueda se guarda como vista y aparece en la ficha Vistas guardadas del formulario
Bsqueda avanzada. Esta nueva vista tambin est disponible desde la pgina de lista del
tipo de registro del cuadro Vista, en la seccin Mis vistas.
IR A LA SIGUIENTE PGINA DE REGISTROS Y USAR NDICE ALFABTICO
Si hay ms de una pgina de registros disponible en la lista de registros, utilice las flechas de
Pgina situadas en la parte inferior de la lista para ver las pginas adicionales.
Para listas que incluyen un ndice en la parte inferior de la lista:
Para ver registros con la informacin de la columna ordenada que empiezan por una
determinada letra, haga clic en la letra.
Para ver registros con la informacin de la columna ordenada que empiezan por 0-9,
haga clic en #.
Para ver todos los registros, haga clic en Todo.
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CONFIGURAR CANTIDAD DE REGISTROS POR PGINA

De manera predeterminada, la aplicacin web de Microsoft Dynamics CRM muestra 50 registros
por pgina. Puede aumentar el nmero de registros que aparecen y, por lo tanto, tambin el
nmero de registros que puede seleccionar a la vez. Para mostrar un mximo de 250 registros por
pgina:
1.
En el men Herramientas, haga clic en Opciones.
2.
En la ficha General, en la lista Registros por pgina, seleccione el nmero de

registros que aparecern en una pgina.
3.
Haga clic en Aceptar.
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IMPRIMIR
IMPRESIN DE LOS DETALLES DE LOS REGISTROS
1. En la lista de registros, abra el registro que desee.
2. En la barra de herramientas Archivo, haga clic en el botn Vista previa de impresin .
3. En el formulario Vista previa, haga clic en Imprimir.
4. En el cuadro de dilogo Imprimir, seleccione las opciones de impresin que desee y haga
clic en Imprimir.
5. En la barra de herramientas Estndar del formulario Vista previa, haga clic en Cerrar.
IMPRESIN DE LISTAS DE REGISTROS

1. En la barra de herramientas Archivo, haga clic en el botn Vista previa de impresin .
2. Si los registros de la lista superan la extensin de la vista actual, ver el cuadro de dilogo
Imprimir lista.
Para imprimir una lista limitada a los elementos incluidos en la pgina actual, haga clic en
Todos los registros de la pgina actual y, a continuacin, en Aceptar.
O bien,
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3. Para imprimir una lista de todos los elementos que se encuentran en todas las pginas de
esa vista, haga clic en Todos los registros de todas las pginas y, a continuacin, en
Aceptar.
4. En el formulario Vista previa, haga clic en Imprimir.
5. En el cuadro de dilogo Imprimir, seleccione las opciones de impresin que desee y haga
clic en Imprimir.
6. En la barra de herramientas Estndar del formulario Vista previa, haga clic en Cerrar.
EXPORTAR DATOS A EXCEL

Puede exportar cualquier lista a Microsoft Office Excel, incluidos los resultados de una bsqueda
con Bsqueda avanzada (Herramienta usada para buscar actividades y registros especficos.).
Puede exportar a una hoja de clculo esttica (Un archivo que no cambia cuando se modifican
datos en Microsoft Dynamics CRM.) o dinmica (Un archivo que actualiza los datos de la base de
datos de Microsoft Dynamics CRM cada vez que se abre.) o a una tabla dinmica (Herramienta que
puede usar para reorganizar y resumir columnas y filas de datos seleccionadas en una hoja de
clculo sin cambiar los datos.) de Excel.
1.
En cualquier rea con una lista de registros, seleccione las columnas que se incluirn en la
lista exportada.
En la barra de herramientas Acciones, haga clic en el botn Exportar a Excel .

3. En el cuadro de dilogo Exportar datos a Excel, seleccione el tipo de exportacin.
4. Haga clic en Exportar.
5. Para guardar los datos exportados en un archivo, en Excel, en el men Archivo, haga clic
en Guardar.
2.
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INTEGRACIONES
Las integraciones son desarrollos a medida que comunican otros sistemas con CRM.
En este proyecto se realizaron integraciones con 4 sistemas.
SIGA
Se desarrollaron 3 servicios para integrar datos desde SIGA a CRM.
Los datos que se cargan son:
1. Personas
a. Este servicio se ejecuta 2 veces al ao, la fecha de ejecucin es configurada por un
administrador del servidor.
2. Estudios en INACAP
a. Este servicio se ejecuta 2 veces al ao, la fecha de ejecucin es configurada por un
3. Prcticas profesionales
a. Este servicio se ejecuta semanalmente, el da de ejecucin es configurado por un
Estos datos no son cargados directamente desde SIGA, son cargados desde una tabla intermedia
que un administrador es responsable de poblar con la informacin correcta dicha tabla.
La lgica del proceso se puede graficar de la siguiente manera:
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MASTERBASE
Masterbase es una herramienta de marketing utilizada para el envo de correos.
Contamos con un servicio que se ejecuta diariamente el cual realiza 3 acciones:
1. Obtiene los resultados del envo de los correos de cada campaa.
2. Crea las respuestas de campaa para tener el seguimiento por cada persona.
3. Actualiza el estado del correo por persona.
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TRABAJANDO.COM (BOLSA DE TRABAJO CO NTACTO LABORAL)

Diariamente se ejecuta un servicio que se conecta a la base de datos de trabajando.com
Este servicio actualiza informacin relacionada a 3 entidades, Empresas, Avisos y Personas.
1. Empresas:
a. Cuando una empresa obtenida desde trabajando no existe en CRM, esta se crea.
b. Crea Contactos de Empresa.
2. Avisos:
a. Crea y actualiza los avisos en la entidad Avisos trabajando.com
3. Personas:
a. No crea personas ya que estas deberan estar todas ingresadas desde SIGA.
b. Actualiza los Datos Contacto (Egresados).
c. Seguimiento Profesional.
d. Otros Estudios
e. reas de Inters
f. Experiencias profesionales
g. Idiomas
h. Software
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PORTAL EMPRENDIMIENTO
Existe un servicio que se encarga de identificar a las personas registradas en el portal Red de
Emprendimiento INACAP, traer todos los proyectos que han postulado a la Incubadora de
Negocios INACAP y los almacena en la entidad proyecto incubadora.
Los datos cargados desde el portal emprendimiento son los siguientes:
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GESTIN DE DATOS
En el rea de gestin de datos, podemos visualizar los registros de personas, empresas, contacto
de empresas y proyecto incubadora.
PERSONAS
La entidad personas contiene todos los registros de las personas en CRM, ya sean ingresados
desde Egresados o Capacitacin, adems de la integracin realizada con SIGA
Dentro de personas tenemos diferentes vistas que podemos utilizar, para seleccionarlas solo
debemos hacer clic en una de ellas.
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Al abrir un registro de persona podemos identificar si esta fue ingresada por Egresados viendo el
campo Origen del Registro.
A la izquierda de la ventana podemos ver las entidades relacionadas, por ejemplo si una persona
tiene un proyecto incubadora, este puede verse desde el mismo registro de la persona.
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Algunas de las principales entidades

relacionadas a una persona son:
-
Actividades (Reuniones, Tareas, Correos

Electrnicos, Llamados, entre otras, asociadas a
la persona)
Respuesta de Campaas (Seguimiento correos
enviado a la persona)
Prcticas Laborales (lugar donde la persona
inscribi su prctica laboral)
Resolucin de Casos (historial de consultas
/reclamos relacionados a la persona)
Contacto Empresa (relacin de esta persona a
una empresa)
Estudios INACAP (Estudios relacionados a esta
persona en SIGA)
Experiencias Laborales (Experiencia laboral de la
persona, registrada en su CV en Contacto
Laboral)
Idioma (Manejo de idiomas de la persona,
registrada en su CV en Contacto Laboral)
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EMPRESAS
Las empresas son ingresadas a CRM por los usuarios de Capacitacin y Egresados, adems se
pueden crear nuevas empresas desde la integracin con trabajando.com (Bolsa de Trabajo
Contacto Laboral)
Dentro de empresas tenemos diferentes vistas que podemos utilizar, para seleccionarlas solo
debemos hacer clic en una de ellas.
Tambin se pueden ver las entidades relacionadas al registro, como por ejemplo los convenios:
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Algunas de las principales entidades

relacionadas a una empresa son:
-
Actividades (Reuniones, Tareas, Correos

Electrnicos, Llamados, entre otras, asociadas a la
empresa)
Prcticas Laborales (relacin sobre personas que
realizaron su prctica laboral en la empresa)
Contacto Empresa (relacin de los contactos
empresas relacionados a la empresa)
Avisos Trabajando.com (relacin de los avisos de
trabajo publicados en Contacto Laboral,
relacionados a la empresa)
CONTACTOS EMPRESA
La entidad contactos empresa, nos da la informacin de alguna persona que podamos contactar
de la empresa que necesitemos, esto puede ser vinculado entre una Persona existente en CRM y
una Empresa, o una Empresa y una persona que se detalla solo en el registro.
Estos registros pueden ser creados de manera manual, adems se crean desde la integracin que
obtiene informacin de trabajando.com
Ejemplo de Contacto empresa donde la persona NO existe en CRM.
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Ejemplo de Contacto empresa donde la persona SI existe en CRM
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PROYECTOS INCUBADORA
La entidad proyectos incubadora muestra todos los proyectos que se presentaron a la Incubadora
de Negocios INACAP, esto se carga por medio de una integracin al portal.
Para que se creen los proyectos es necesario que la persona exista en CRM, no se crean personas
por medio de la integracin.
Ejemplo de un proyecto:
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CONTACTABILIDAD
En el rea de Contactabilidad nos encontramos con las entidades; resolucin de casos, listas de
marketing, campaas y eventos.
FORMULARIO DE INGRESO DE CASOS

Hay un formulario web disponible para que las personas puedan ingresar sus consultas.
En el servidor de test lo podemos ver en la URL
http://172.16.101.187/extensionformulariocasos/frm_FormularioCaso.aspx
El formulario para el ingreso de casos es el siguiente:
Una vez enviado el caso este se almacena en CRM.
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RESOLUCIN DE CASOS
En la entidad resolucin de casos veremos 2 tipos diferentes de casos, en el ttulo comienzan con
CRM o WEB, esto nos indica cual fue la va de ingreso del caso.
Al abrir el caso veremos la informacin que se ingres al momento de crearlo.
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RESPONDER CASO CON CORREO ELECTRNICO

Para enviar una respuesta debemos crear actividades con el caso, para esto vamos al men de
referencia, y hacemos clic en actividades, luego en correo electrnico.
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Se abrir un formulario tpico de envo de correo, este se debe completar y enviar.

Tambin est la posibilidad de utilizar plantillas de correo guardadas, para esto se debe hacer clic
en el botn Insertar Plantilla
Luego se debe seleccionar la plantilla que deseamos ocupar y clic en Aceptar.
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Una vez seleccionada la plantilla, se cargar el mensaje del correo.
CAMBIO DE ESTADO DE UN CASO

Cuando se da como solucionado o se cancela un caso, se debe cambiar el estado de este.
Para eso, en el ribbon al abrir un caso, tenemos la seccin Acciones, donde podremos dar como
resuelto o cancelar un caso.
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LISTAS DE MARKETING
Las listas de marketing sirven para crear listas de personas que tengan algo en comn.
Se utilizan diferentes filtros que deseamos para luego segmentar la cantidad de personas a un
pblico objetivo para luego poder contactar a estas personas o realizar alguna accin con ellas. Por
ejemplo, enviar encuestas.
En este captulo, solo se mostrar cmo hacer las listas de marketing, ms adelante se explica
cmo hacer el envo de las encuestas a una lista de marketing.
En el rea de listas de markting, se debe hacer clic en nuevo.
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Al abrirse el formulario de la creacin de Lista de Marketing se debe llenar la informacin bsica

de la lista, luego se debe guardar esta informacin, y finalmente agregar las personas que van a
ser parte de esta lista.
Dentro de la informacin General de la lista de marketing, son importantes destacar algunos

campos:
1. Tipo de Integrante: Este campo al colocar contacto, buscar personas que se encuentren
en la entidad Personas.
2. Tipo:
a. Esttico, esta lista se crea y las personas que se seleccionan quedarn en la lista a
menos que se eliminen manualmente.
b. Dinmico, cuando una persona tenga algn cambio en uno de sus campos, y por
este cambio ya no cumpla con el filtro de la lista de marketing, esta persona es
excluida automticamente.
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Al seleccionar los integrantes de la lista de marketing, se debe hacer clic en Administrar

Integrantes.
Se abrir una nueva ventana donde seleccionaremos de que manera vamos a filtrar las personas
que estar en la lista.
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Seleccionamos el filtro con el que vamos a segmentar las personas, por ejemplo las personas que
nacieron el o despus del 14-03-1980
Nos mostrar en pantalla el resultado de la bsqueda, aqu debemos seleccionar si queremos

todos los contactos que nos devolvi la bsqueda o solo los que nosotros elijamos.
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CAMPAAS
La entidad campaas cuenta con una integracin a Masterbase para hacer seguimiento a los
correos que se envan desde all.
Para crear una nueva campaa se debe hacer clic en nuevo, y luego llenar los campos del
formulario al igual que en las otras entidades.
Los campos marcados tienen directa relacin con Masterbase:

1. Usa MasterBase? : Este campo indica si debe ejecutarse la integracin con MasterBase
para esta campaa.
2. Cdigo de campaa: Este es el cdigo o ID del Mail creado en MasterBase, CRM buscar
en MasterBase ese Cdigo y traer las estadsticas de este.
3. Fecha de inicio propuesta: Es la fecha en la que comenzar a hacer la lectura de las
estadsticas desde MasterBase.
4. Fecha de finalizacin propuesta: Es la fecha en que dejar de ejecutarse la integracin con
MasterBase, a partir de esa fecha no se actualizarn ms los datos estadsticos.
La integracin con MasterBase se realiza una vez al da, el funcionamiento de esta fue explicado en
la seccin Masterbase.
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Para ver las estadsticas por campaa se debe abrir la campaa y ver la seccin Resultados
Estadsticos. En las entidades relacionadas estn las respuestas de campaa, donde podemos ver
el resultado del envo de correos por persona.
Respuestas de Campaa:
Al abrir una podemos ver el estado del correo para cada persona:
Adicionalmente puede utilizar todas las funcionalidades del mdulo nativo de Campaas de
Marketing (ver Anexo)
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EVENTOS
En la entidad Eventos podemos registrar eventos que se realizarn como charlas, ferias entre
otros.
Para crear un evento se debe hacer clic en nuevo y llenar el formulario de dicho evento. Para
agregar elementos a las Grillas, se debe guardar primero el evento.
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PERFILAMIENTO DE EVE NTOS

Con el fin de perfilar qu reas Acadmicas y Carreras estn relacionadas con el evento, puede
asociarlas al Evento. El fin de esta asociacin es slo informativo y con el objetivo de luego poder
realizar consultas de informacin.
Ojo que son independientes, es decir si selecciona un rea Acadmica, no se filtrarn las Carreras
que puede asociar.
Para poder vincular reas Acadmicas, primero debe crear y guardar el registro del evento y luego
ir a la grilla y seleccionar desde el Ribbon, Agregar rea Acadmica existente:
Se abrir una ventana desde donde puede seleccionar una o ms reas Acadmicas:
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Para asociar Carreras, debe posicionarse por sobre la grilla de Carreras y presionar el botn
Agregar Carreras Existentes
REQUERIMIENTOS
Los eventos pueden tener requerimientos asociados, para agregar un requerimiento, debe
posicionarse sobre la grilla de Requerimientos y en el Ribbon seleccionar el botn Agregar Nuevo
Requerimiento
Se abre una ventana con el formulario de Requerimiento, que debe completar y guardar:
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INVITACIONES A EVENTO
Es posible registrar un listado de invitados al evento y si ste confirm y si asisti. Los invitados a
eventos corresponden a Personas registradas en CRM.
Puede agregar invitados uno a uno al Evento, seleccionando desde el men de la izquierda
Invitaciones a eventos y luego desde el ribbon el botn Agregar nuevo Invitacin a Evento:
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Se abrir un formulario, que trae pre-lleno el valor del Evento, debe seleccionar a la Persona que
ha invitado al evento:
Posteriormente puede editar si Confirm y si Asisti.

Adicionalmente es posible realizar una carga y edicin masiva de las invitaciones, confirmaciones y
asistencia.
Para cargar el listado de invitados, necesita un archivo de texto plano o xml con las siguientes
columnas:
Participante
Evento
Asisti?
Confirm?
En la columna Participante indique el RUT o cualquier campo que identifique de manera nica a la
Persona, en el campo Evento indique el nombre del Evento, exactamente como est creado en
CRM.
Las columnas Asisti? Y Confirm? Pueden quedar en blanco (y ser completadas ms adelante)
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Una vez que cuente con el archivo, debe Importar los datos a CRM (debe contar con privilegios
para esto). En un captulo ms adelante se indica cmo realizar la importacin desde un archivo.
CORREOS CORPORATIVOS
Inicialmente se configuraron 4 correos, los cuales se gatillarn en ocasiones especiales:
1.- Saludos de cumpleaos
Se desarroll servicio de Windows que se encarga diariamente de comparar la fecha de
nacimiento de las personas con la fecha actual para determinar si est de cumpleaos.
A quienes estn de cumpleaos se enva un mail que estar definido en una plantilla de
CRM.
La plantilla podr ser modificada por un Administrador en cualquier momento.
2.- Felicitacin por haberte titulado:
Se configur una regla que se gatilla cuando el campo Categora Alumno, de la
entidad Estudios en INACAP, cambie o bien cuando se cree un registro nuevo.
Si el valor de Categora Alumno es igual a Titulado y el Ao de Titulacin es igual a
2011 o 2012 (1), entonces se enviar un correo electrnico a la direccin que aparezca
en la entidad Persona, campo E-mail.
3.- No Actualizacin de datos de contacto (en 12 meses)
Se configur un servicio de Windows que se encarga diariamente de comparar la fecha
de modificacin de las personas (de cualquier campo del registro) con la fecha actual
para determinar si la diferencia es igual a 365 das. Para quienes se cumpla esta
condicin, se enviar un mail que estar definido en una plantilla de CRM, invitndolo a
actualizar sus datos.
La plantilla podr ser modificada por un Administrador en cualquier momento
4.- Preocpate de titularte en el plazo.
Se configur una regla que se gatilla cuando el campo Categora Alumno, de la
entidad Estudios en INACAP, cambie o bien cuando se cree un registro nuevo.
Si el valor de Categora Alumno es igual a Egresado y el Ao de Egreso es igual a 2011
o 2012 (2), entonces se enviar un correo electrnico a la direccin que aparezca en la
entidad Persona, campo E-mail (El texto ser definido en una platilla por INACAP)
1
2
El Administrador funcional deber modificar estos aos, cada ao, indicando el ao actual y el anterior
El Administrador funcional deber modificar estos aos, cada ao, indicando el ao actual y el anterior
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ENCUESTAS
Se desarroll para CRM un mdulo de encuestas, y se dejaron configuradas 3 Encuestas, que estn
listas para ser utilizadas, stas son:
I.
II.
III.
Alumnos por Egresar

Egresados 6 meses
Egresados 4 aos
ENVO DE ENCUESTA A UNA PERSONA

Para enviar una encuesta a una persona, se debe abrir la encuesta que se desea enviar y luego a la
entidad referenciada Invitaciones y luego Agregar nuevo invitacin a Responder.
Para crear la invitacin se deben llenar los siguientes campos
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1. Encuesta: Encuesta que se desea enviar.

2. Tipo de encuestado: El mdulo permite enviar encuestas a 4 tipos diferentes de
destinatarios. Para egresados se utiliza:
a. Contacto (Persona perteneciente a la entidad Persona)
b. Usuario del Sistema (Usuarios pertenecientes a CRM)
3. Enviar por Correo: Indica si se debe enviar la invitacin por correo electrnico.
4. Correo envo invitacin: El correo donde se enviar la invitacin para responder la
encuesta.
5. Link encuesta: Ambos se dejan en blanco, estos se autocompletan al guardar.
Al crear una invitacin, sta queda en estado Invitacin Creada, y el destinatario recibe un
correo electrnico con un link a la encuesta que debe responder .
ENVO MASIVO DE ENCUESTAS
El envo masivo de encuestas se realiza enviando una encuesta a una lista de marketing existente.
Para esto debemos entrar a la encuesta y en el Ribbon hacer clic en el botn Invitacin Masiva
Encuesta.
Solo se mostraran listas de marketing activas y que sean destinadas a Personas (Contacto).
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RESPONDER ENCUESTAS
Al abrir el link que las personas reciben en el correo, o bien los links que se completan al crear una
invitacin, se visualizan de la siguiente manera:
Pgina de actualizacin de datos personales (al modificar los datos ac, se modifican en la ficha de
la Persona en CRM)
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Pgina de encuesta:
No es necesario responde todas las preguntas de una vez, puede guardar como Borrador,
pasando en CRM la invitacin a estado Encuesta respondida parcialmente. Slo cuando se
contestan todas las preguntas obligatorias, es posible Enviar, y la invitacin queda en estado
Encuesta respondida completamente
Las respuestas se guardar asociadas a la invitacin:
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CREACIN Y MODIFICACIN DE ENCUESTAS

Para trabajar las encuestas es recomendable trabajar solo desde la Entidad encuestas.
Las encuestas predefinidas son las siguientes 3:
Para ver el detalle de las encuestas se debe hacer doble clic:
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Los campos de mayor relevancia con los siguientes

1. Ttulo de la encuesta: El nombre que se desea colocar en la encuesta
2. Estado: Cuando el estado es publicada, esta se puede ver en el portal para ser
completada.
3. Fecha inicio, fecha trmino: Solo entre este rango de fechas puede ser completada la
encuesta.
4. Usuario puede modificar sus datos personales?: Si se marca Si, antes de llenar la
encuesta se cargar un formulario donde el usuario puede actualizar sus datos personales.
Eso solo si se le enva la encuesta a una persona.
5. Preguntas por pgina: La cantidad de preguntas que se mostrar por pgina en el portal
donde se respondern las encuestas.
6. Permite guardar parcialmente: Habilita la opcin de guardar algunas respuestas y poder
continuar respondiendo en otra oportunidad.
7. Texto al inicio: Texto de bienvenida al entrar a la encuesta.
8. Texto encuesta completada: Texto que se mostrar cuando se guarde parcialmente la
encuesta o se finalice y enve esta.
Una vez que se llena la informacin general de la encuesta, se pueden revisar las encuestas y
agregar o modificar preguntas.
Para esto se debe hacer clic en la entidad relacionada Preguntas
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Para ver las preguntas se debe hacer doble clic sobre esta, o se puede agregar una nueva con el
botn nueva pregunta.
Dentro de las preguntas se deben configurar una serie de campos que se definen a continuacin:
1. Pregunta: La pregunta que se desea mostrar.

2. Encuesta: La encuesta a la que se asocia la pregunta, al ser creada desde la referencia de
la encuesta, sta ya viene seleccionada.
3. Grupo: Grupo al que pertenece la pregunta, se pueden crear grupos como por ejemplo:
Datos laborales, Datos profesionales, etc. Estas agrupaciones se vern en el portal de
encuestas.
4. Tipo de respuesta: Se debe seleccionar el tipo de respuesta, segn el tipo de respuesta
pueden aparecer campos nuevos, por ejemplo para las preguntas de seleccin mltiple, se
agrega una grilla donde se colocan las opciones de respuesta.
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a. Importar opciones: Si se marca Si, se debe seleccionar otra pregunta para copiar
sus opciones de respuesta.
5. Su visibilidad depende de otra pregunta?: Si se selecciona Si, se debe seleccionar de que
pregunta depende si visibilidad, y colocar el texto exacto de la respuesta que depende.
6. ndice: Define el orden en que se mostrarn las preguntas.
7. Obligatoria: Define si esta pregunta debe ser respondida por obligacin en la encuesta.
CREAR ENCUESTA EN BASE A OTRA EXISTENTE

Si se desea crear una encuesta en base a otra, se puede duplicar una encuesta existente y luego
modificarla de acuerdo a las necesidades que tenga el usuario.
Para duplicar una encuesta se debe abrir la encuesta que desea duplicar y hacer clic en el botn
Duplicar Encuesta
En la lista de encuestas aparecer una copia de la que se cre. Esta estar en estado En Borrador
luego de terminar de ajustar la encuesta se debe publicar.
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EMPLEABILIDAD
En el rea de empleabilidad podemos ver 3 entidades de las cuales 2 se cargan desde
integraciones, por lo que solo nos sirven para obtener informacin.
AVISOS TRABAJANDO.COM
Esta entidad nos muestra todos los avisos que se agregan o modifican en trabajando.com, siempre
que sea como requisito que las instituciones de egreso sean INACAP o Universidad Tecnolgica de
Chile. Los datos son cargados solo desde una integracin y no es posible crear avisos en CRM.
El formulario que se muestra de los avisos es como el que se muestra a continuacin.
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PRCTICAS LABORALES
Esta entidad nos muestra todas las prcticas que estn registradas en SIGA. Los datos son cargados
solo desde una integracin y no es posible crear registros en CRM.
Los datos de las prcticas se ven de la siguiente manera:
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ALIANZAS O CONVENIOS
En esta entidad se cargaran cada cierto tiempo por un administrador. Esto lo realizarn por medio
de cargas masivas mediante archivos Excel.
Dentro de la entidad se podrn visualizar todas las alianzas activas:
Y el detalle de cada alianza se podr visualizar de la siguiente manera.
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INFORMES
Dentro de la seccin Informes podemos ver informes ya creados para Egresados o crear informes
nuevos.
Los informes existentes para Egresados son los siguientes:
REPORTE INSERCIN AL MUNDO LABORAL

Este reporte se alimenta de la informacin obtenida por las Encuestas.
Se deben seleccionar los filtros existentes y luego esperar que cargue el reporte.
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REPORTE EGRESADOS N EGRESADOS HISTRICOS

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REPORTE EGRESADOS PORCENTAJE QUE TRABAJA

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REPORTE RANGOS DE RENTA

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CREAR INFORMES NATIVOS

Dentro del rea de informes se debe hacer clic en nuevo.
Se debe colocar un Nombre para el informe y una descripcin si se desea, luego se debe hacer clic
en el botn Asistente para informes
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Se debe seleccionar si es un informe nuevo o basarse en uno existente.
Luego seleccionamos las entidades con las que se desea hacer el informe.
Se seleccionan los filtros para el informe
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Finalmente se seleccionan las columnas y agrupaciones que se van a mostrar.
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Al terminar de configurar y guardar se vuelve a la ventana inicial, en la pestaa Administracin se

debe definir si el informe es para todos los usuarios o solo para el usuario que lo cre. Luego clic
en guardar y cerrar.
Luego buscamos nuestro informe en la lista de informes y lo ejecutamos.
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FLUJOS DE TRABAJO
CRM permite crear diferentes flujos de trabajo bajo diferentes condiciones.
Por ejemplo, se puede ejecutar un flujo de trabajo cuando se crea un registro, cuando se modifica
un registro o manualmente en cualquier momento que el usuario lo desee.
Por ejemplo cuando se modifica en ao de egreso de una Carrera de un estudio en inacap.
Si el ao de egreso es igual al ao actual, enviar un correo felicitando a la persona por haber
egresado.
En base a los cambios o creaciones de registros tambin se pueden asignar valores a ciertos
campos.
Dependiendo de sus necesidades reales pueden ir surgiendo ideas para estos flujos de trabajo, en
caso de que requieran alguno debern solicitarlo a su administrador de sistema.
SERVICIOS PERIDICOS
Como se ha mencionado durante el documento, hay varios servicios peridicos que se ejecutan y
no son visibles para los usuarios.
Para que tengan conocimiento de esto se les nombrarn a continuacin.
1. Integracin SIGA Estudios: Se ejecuta semestralmente y su funcionalidad se puede ver en
el captulo SIGA.
2. Integracin SIGA Prcticas Profesionales: Se ejecuta semanalmente y su funcionalidad se
puede ver en el captulo SIGA.
3. Integracin SIGA Persona: Se ejecuta semestralmente su funcionalidad se puede ver en el
captulo SIGA.
4. Cmetrix Masterbase: Se ejecuta diariamente, su funcionalidad se puede ver en el captulo
Masterbase
5. Servicio aviso de cumpleaos: Se ejecuta diariamente, su funcionalidad se puede ver en el
captulo Correos corporativos
6. Servicio actualizacin datos de contacto: Se ejecuta diariamente, , su funcionalidad se
puede ver en el captulo Correos corporativos
7. Servicio Integracin trabajando: Se ejecuta diariamente, su funcionalidad se puede ver en
el captulo Trabajando.com
8. Servicio Portal Emprendimiento: Se ejecuta mensualmente , su funcionalidad se puede ver
en el captulo Portal Emprendimiento
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IMPORTACIN DE DATOS DESDE ARCHIVO

CONSIDERACIONES PROCESO DE IMPORTACIN
Para poder llevar a cabo un proceso de importacin en Microsoft Dynamics es preciso tener en
consideracin los siguientes puntos:
I.
Tipos de archivos de datos

Se debe tener en consideracin que los tipos de archivo que se pueden importar a
Microsoft Dynamics CRM son: XML, CSV, TXT y ZIP, teniendo la precaucin que para el
caso del ZIP este contenga un XML, CSV o TXT.
II.
Campos obligatorios
Dentro de la configuracin de las entidades existen campos de tipo obligatorios, que se
encuentran demarcados con un asterisco rojo. Se debe considerar al momento de
importar el que los registros que se espera cargar contengan al menos estos campos. Por
ejemplo en el caso de las invitaciones a Eventos, es obligatorio el Evento y la Persona
III.
Campos de tipo bsqueda
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Dentro de Microsoft Dynamics CRM existen los campos de tipo Bsqueda (lookup) los que
hacen referencia a otro tipo de registro, por ejemplo para el caso de las invitaciones a
Eventos, tenemos como campos de bsqueda el Evento y la Persona
La particularidad con estos campos al momento de realizar la importacin es que la

informacin que se contenga en ellos debemos estar seguros que exista en Microsoft
Dynamics CRM.
Si en el archivo se incluyen Eventos o Personas que no existan, el registro no se cargar.
Es posible utilizar cualquier columna de Eventos y de Personas para identificarlos, pero
debe ser un dato que identifique de manera nica al registro, por ejemplo para personas
lo ideal es utilizar el RUT.
IV.
Campos de tipo Conjunto de Opciones

Los campos de tipo Conjunto de Opciones son los campos de lista de opciones dentro de
Microsoft Dynamics CRM, estos campos contienen valores previamente establecidos.
Para invitaciones a eventos, no tenemos este tipo de campo, pero por ejemplo en Alianzas
o Convenios tenemos el campo Cobertura del Convenio
La particularidad de este campo es que al momento de considerar una importacin que

contenga campos de este tipo se debe tener la precaucin de que los valores considerados
existan previamente definidos dentro de la lista.
Existe una forma con la que se puede realizar importacin de datos que considere la
creacin de valores para los campos de tipo picklist pero no es recomendable utilizar dado
que se puede cometer el error de terminar teniendo un picklist demasiado extenso al
generarse duplicidad de conceptos que quieren decir lo mismo pero se escriben distinto.
Por ejemplo valor Local Sede y Local edes se escriben distinto pero representan lo
mismo, el importador de Microsoft Dynamics CRM al escribirse distinto asume que debe
crear un nuevo valor.
V.
Campos de tipo numrico, dos opciones, fechas

Estos campos estn limitados a la condicionante que se estableci en su definicin por lo
que al momento de importar datos se debe tener esta condicionante presente. Por
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ejemplo para los campos de tipo numrico se define un mnimo y un mximo, en el caso
de dos opciones estas pueden ser Si y No, Verdadero y Falso, Masculino y Femenino,
etc. Es necesario tener presentes estas consideraciones al momento de realizar la
importacin.
IMPORTACIN A TRAVS DE PLANTILLA XML

Este mtodo de importacin es el ms recomendable dado que se asegura la integridad de los
datos en base a la definicin realizada en la personalizacin de la solucin. Por medio del mtodo
de importacin a travs de plantilla garantizamos que lo que se importe cumple con las
restricciones establecidas en Microsoft Dynamics CRM tales como:
Tipo de datos
Campos obligatorios
Para poder realizar una importacin a travs de plantilla detallaremos una secuencia de pasos que
aplica para cualquier tipo de entidad en Microsoft Dynamics CRM, como ejemplo nos basaremos
en la entidad Alianzas o Convenios.
DESCARGAR LA PLANTILLA
Primero debemos generar la plantilla:
I.
Accedemos a Microsoft Dynamics CRM y nos posicionamos en la entidad Alianzas o

Convenios (puede que no todas las entidades estn a la vista).
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II.
Estando en Alianzas o Convenios hacemos clic en Importar datos y seleccionamos

Descargar la plantilla para importar esto desde el Ribbon:
III.
Se nos solicitar guardar un archivo con extensin XML el cual corresponde a la plantilla
a importar. Guardamos este archivo en una ubicacin que recordemos.
EDITAR ARCHIVO PARA PROCESAR

I.
El archivo XML que se guard debemos abrirlo con Excel (versin 2003 o superior). Al
abrirlo veremos una plantilla con las columnas correspondiente a los campos que se
deben completar.
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II.
Al momento de completar los valores dentro de la lista se percataran que para cada
columna se detalla el tipo de datos que puede contener segn la definicin de ese
campo en Microsoft Dynamics CRM.
Por ejemplo en el Grupo de Inters indica que este es un conjunto de opciones con 3
posibles opciones y las indica:
Si se agrega otro valor da un aviso
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Para los campo de tipo Bsqueda (en este caso el nico que hay es el propietarios) se
especifica que el valor ya debe existir en Usuarios o Equipos de CRM
III.
Dentro del archivo se ven columnas resaltadas en negrita, estas columnas

corresponden a los campos obligatorios dentro del formulario de Alianzas o Convenio
IV.
Completados al menos los valores en negrita que son los obligatorios guardamos los
cambios del archivo y nos disponemos a realizar la importacin.
IMPORTAR ARCHIVO
I.
Ahora nos vamos a Importar datos dentro del Ribbon y seleccionamos Importar
datos.
II.
Se nos consultara por el nombre del archivo de datos, debemos hacer clic en Examinar
y seleccionar el archivo XML que editamos.
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Microsoft Dynamics
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III.
Hacemos clic en siguiente y la herramienta de importacin a partir de la plantilla

identificar automticamente la entidad con que se quiere importar.
IV.
Hacemos clic en siguiente y nos solicitar el especificar si se deben permitir duplicados a

partir de las reglas de duplicados especificadas en Microsoft Dynamics CRM para esta
entidad adems del Propietario para los registros que se crearn.
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V.
Hacemos clic en enviar para que se procesen los datos. Nos informara que los datos se
enviaron y que podemos ver el estado haciendo clic en Importaciones.
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VI.
Dentro de importaciones vern el proceso que lanzaron el que ir cambiando de Razn

para el estado hasta llegar a completado indicando si todos los registros se procesaron
de forma correcta o no. Las importaciones se visualizan desde el rea de Trabajo
Con esto finaliza el proceso de importacin y conseguimos cargar los registros del XML.
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IMPORTAR A TRAVS DE ARCHIVO CSV

El proceso de importacin por medio de CSV se recomienda para usuarios con ms experiencia
dentro de la implementacin dado que omite las restricciones que considera la plantilla.
GENERAR CSV
I.
A partir de Excel generamos un CSV con las columnas que deseemos importar a CRM.
Recordar que se deben considerar al menos las columnas de campos obligatorios.
Como buena prctica se recomienda que los encabezados de las columnas tengan los
mismos nombres de los campos en Microsoft Dynamics CRM (Ejemplo para Invitaciones a
Eventos)
II.
Completamos el archivo con los registros que queremos importar teniendo en

consideracin la restriccin de los campos de tipo bsqueda.
Una particularidad de realizar importaciones por medio de CSV es que permiten agregar
valores a los campos de tipo Conjunto de Opciones. Si se indica un valor que no existe en
CRM, esto no es impedimento para el proceso dado que crea el valor en el picklist pero se
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debe tener extremo cuidado dado que este campo se podra distorsionar. Para este
ejemplo no tenemos campos tipo Conjunto de Opciones.
III.
Teniendo listos los datos guardamos el archivo de tipo CSV (delimitado por comas) en
una ubicacin que podamos recordar.
IMPORTAR ARCHIVO CSV
I.
Ahora vamos a Microsoft Dynamics CRM y seleccionamos Importar datos desde el

Ribbon.
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II.
Seleccionamos el archivo CSV que generamos
III.
Hacemos clic en siguiente y luego clic en Configuracin de delimitadores.
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IV.
En configuracin de delimitadores debemos establecer el delimitador de campo en

punto y como (asumiendo que este delimitador quedo en el CSV) y el delimitador de
datos en Ninguna.
Es necesario especificar que la primera fila contiene encabezados.

V.
Hacemos clic en siguiente y especificamos que la asignacin de datos es

Predeterminado (asignacin automtica)
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VI.
Hacemos clic en siguiente y especificamos la entidad contra la que se realizar la

importacin. Para el ejemplo seleccionamos la entidad producto
VII.
Revisamos la asignacin de datos y debemos indicar que las Personas o Participantes se

buscan por RUN
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VIII.
Para los campos de bsqueda, debe indicar cul ser la clave, por defecto es el campo
Nombre, por ejemplo para Personas tenemos el RUT, entonces hacemos clic en la lupa
al lado de Participante, se abre una ventana pequea.
IX.
Para indicar que la personas deben buscarse por RUT, hacer clic nuevamente en la lupa,
ahora de la ventana pequea y marcar el campo RUN
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X.
Hacemos clic en siguiente
XI.
Se confirma la importacin y hacemos clic en siguiente
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XII.
Detallamos que no se permitan los duplicados y especificamos el propietario para los

registros. Hacemos clic en enviar.
XIII.
Validamos el proceso de importacin haciendo clic en Importaciones
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XIV.
Finalizado el proceso de importacin vemos los registros cargados inclusive el que

contena el valor de la familia que no exista.
Con esto finaliza el proceso de importacin a partir de CSV.

ACTUALIZACIN MASIVA DE REGISTROS A TRAVS DE XML
Adems de importar registros a partir de un archivo, es posible exportar a un archivo un listado de
registros, editar el archivo (con el fin de actualizar de manera ms rpido) y luego importarlo de
vuelta a CRM.
Utilizaremos como ejemplo las invitaciones a eventos, para actualizar si confirmaron y/o
asistieron.
En primer lugar debe exportar el listado de registros a actualizar a Excel, para nuestro
ejemplo, abrir el evento e ir al listado de Invitaciones:
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I.
En el ribbon presionar el botn Exportar Invitaciones a Eventos
II.
Se abrir una ventana, debe marcar la opcin Que esta informacin quede disponible
para volver a importar mediante la inclusin de los encabezados de columna necesarios.
Presione Exportar
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III.
Se pregunta si desea abrir o guardar el archivo xml, seleccione Guardar y luego indique
una ruta que recuerde
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IV.
A continuacin abra el archivo y edite las columnas que necesite, en este ejemplo
marcaremos que todos confirmaron y slo 2 asistieron, una vez que termine de editar
Guarde
V.
Desde la ventana principal de CRM, en el ribbon seleccione Importar datos
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VI.
Seleccione el archivo y presione Siguiente
VII.
La siguiente ventana da la opcin de permitir o no duplicados, seleccione No y Enviar
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VIII.
IX.
Se confirma el envo de los datos, presione Finalizar
Para hacer seguimiento a la importacin, hgalo desde el rea de trabajo, Importaciones
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X.
Puede comprobar que los registros se actualizaron en el Evento, yendo a Invitaciones:
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ANEXO: MDULO NATIVO DE CAMPAAS DE MARKETING
CAMPAAS DE MARKETING
VENTAJAS DEL MARKETING DE BUCLE CERRADO
En muchas organizaciones, hay una divisin entre el departamento de marketing y el
departamento de ventas. Esta divisin puede provocar uno o varios de los siguientes problemas:
El trabajo del departamento de marketing no es visible para el departamento de

ventas.
El departamento de marketing no ve el seguimiento que realiza el equipo de
ventas de los clientes potenciales que han generado.
La eficacia global del marketing no mejora porque no hay forma de medir qu
funciona y qu no.
Microsoft Dynamics CRM se ha diseado para ayudar a las empresas a solucionar estos problemas
mediante una herramienta que conecta los esfuerzos de ambos grupos.
En Microsoft Dynamics CRM, el objetivo de cada campaa de marketing es proporcionar lo que se
denomina marketing de bucle cerrado. Al garantizar que los objetivos de la campaa, las
actividades de campaa y los resultados de las actividades de campaa estn relacionados y se
capturen en un formato coherente, todo el equipo puede medir datos como:
Nmero de clientes potenciales producidos

Nmero de clientes potenciales convertidos
Nmero de oportunidades
Ingresos obtenidos de oportunidades cerradas
Costo por cliente potencial
Costo por oportunidad
La capacidad de saber qu se ha gastado en una campaa y relacionarlo con los ingresos reales
obtenidos es la esencia del marketing de bucle cerrado. Una empresa de marketing con esta
informacin puede planear, realizar previsiones y establecer objetivos de forma ms eficaz. Esta
informacin ayuda al equipo de marketing a evaluar la calidad de los orgenes de clientes
potenciales y a disear campaas que produzcan mejores resultados con cada esfuerzo.
COMPARACIN DE LAS CAMPAAS DE MARKETING Y LAS CAMPAAS EXPRS
Hay dos tipos de campaas que se pueden ejecutar en Microsoft Dynamics CRM: campaas de
marketing y campaas exprs. Las campaas de marketing son esfuerzos de marketing a lo largo
de un perodo de tiempo, mientras que las campaas exprs representan un esfuerzo de
marketing puntual. Ambos tipos de campaas permiten:
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Crear actividades de campaa, que son las interacciones con el cliente, como un
mensaje de correo electrnico, una carta o una llamada telefnica.
Usar listas de marketing, que son listas de clientes que cumplen criterios
especficos (por ejemplo, todos los clientes que han comprado un producto
especfico en el ltimo ao).
Ver respuestas de campaa, que son las respuestas de los clientes a las
actividades de campaa.
PRCTICAS RECOMENDADAS: puede usar las campaas para automatizar las actividades de
marketing realizadas a travs de correo electrnico. Si usa un mensaje de correo electrnico como
una actividad de campaa, puede elegir si el sistema enva automticamente el mensaje de correo
electrnico o si requiere que el propietario del mensaje de correo electrnico lo enve. De forma
predeterminada, el sistema enva automticamente el mensaje de correo electrnico.
Las campaas de marketing se usan para esfuerzos de marketing tradicionales, en los que el
usuario puede desear programar mltiples actividades, como una difusin de mensajes de correo
electrnico seguida de llamadas telefnicas a objetivos especficos. Son esfuerzos a ms largo
plazo, en los que normalmente se distribuye informacin a travs de varios tipos de actividades.
Las campaas de marketing tambin permiten agregar a la campaa productos de destino,
documentacin de ventas y detalles de campaa relacionados. Esta caracterstica suele ser usada
por representantes de marketing y jefes de marketing.
Las campaas exprs se usan para campaas de una sola actividad y se crean mediante un
asistente. Son esfuerzos a corto plazo que distribuyen una sola actividad. Por ejemplo, si un
representante de ventas sabe que va a asistir a una feria comercial en una regin geogrfica
determinada, puede usar la Bsqueda avanzada para crear rpidamente una lista de clientes
potenciales de esa regin. Despus puede usar la lista para crear una campaa exprs y programar
una llamada telefnica a cada cliente potencial. Cada llamada telefnica programada aparecer
automticamente en su rea de trabajo como una actividad. El personal de ventas y los jefes de
ventas suelen usar campaas exprs.
Las campaas de marketing y las campaas exprs ofrecen funcionalidades similares: ambas
pueden usar listas de marketing, distribuir informacin a travs de actividades y permiten ver las
respuestas. La diferencia principal es la duracin y la complejidad de la campaa. Las campaas
rpidas son breves y slo distribuyen una actividad. Las campaas de marketing tienen una
duracin ms larga y pueden incluir muchos tipos de actividades.
USO DE CAMPAAS EXPRS
Para crear una campaa exprs, empiece por identificar los clientes a los que se dirige la campaa.
Para ello, se crea una bsqueda cuyos resultados son los clientes de destino. Desde el resultado de
la bsqueda, inicie el Asistente para creacin de campaas exprs.
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Las campaas exprs permiten asignar actividades a usuarios y colas para su realizacin. Las
actividades se pueden cerrar y se pueden crear informes de las mismas.
Seleccin de clientes para una campaa exprs
Hay tres formas de seleccionar clientes para una campaa exprs:
Seleccionar las Personas, directamente en una vista, como Personas Activas. En la

lista, seleccione los registros que desee y haga clic en Crear campaa exprs para
iniciar el asistente. Puede iniciar la campaa para todos los registros de la pgina o
para todos los registros de todas las pginas.
Usar una lista de marketing para seleccionar los clientes. La creacin de listas de
marketing se describe en lecciones posteriores. Para tener acceso a listas de
marketing existentes, en el panel de navegacin, haga clic en Marketing y, a
continuacin, haga clic en Listas de marketing. En la lista, seleccione la lista que
desee usar y haga clic en Crear campaa exprs para iniciar el asistente.
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Usar la Bsqueda avanzada para buscar registros y despus en los resultados, haga
clic en Crear campaa exprs para iniciar el asistente
TRABAJO CON UNA CAMPAA EXPRS

Al crear una nueva campaa exprs, puede elegir a quin pertenecen las actividades distribuidas.
La actividad (por ejemplo, una llamada telefnica) ser realizada posteriormente por el propietario
especificado. Puede asignar las actividades a:
Usted mismo: esto le permite crear rpidamente una lista de clientes con los que
desea trabajar personalmente.
El propietario de los registros: esto permite asignar trabajo al propietario
especfico del registro del cliente.
Otro usuario o una cola: esto permite asignar el trabajo a una cola para que
alguien se ocupe de l.
Despus de crear la campaa exprs, Microsoft Dynamics CRM crea y distribuye las actividades al
recurso apropiado. Una vez que la campaa exprs se ha creado y distribuido, el usuario asignado
puede ver y realizar acciones en las actividades de campaa y las respuestas. Para analizar la
eficacia de la campaa, se pueden ver los registros para clientes y ejecutar informes.
FINALIZACIN DE LA CAMPAA EXPRS
Una vez que la campaa exprs se ha creado y distribuido, el propietario de la actividad puede ver
las actividades de campaa y las respuestas. Para analizar la eficacia de la campaa, se pueden
revisar los registros de clientes y se pueden ejecutar informes.
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WINNER 2012
CAMPAAS DE MARKETING
En Microsoft Dynamics CRM, la campaa de marketing representa un esfuerzo de marketing
completo. Las campaas de marketing organizan en una nica ubicacin todos los detalles,
incluidas las tareas de planeamiento, las actividades de campaa, los productos, la documentacin
de ventas, las campaas relacionadas, la lista de marketing y la distribucin de las actividades de
marketing. Al tener toda la informacin en una ubicacin, puede evaluar rpidamente el xito de
la campaa.
Las campaas de marketing pueden incluir los siguientes elementos:
Actividades de campaa: la interaccin con el cliente, como una carta, una

llamada telefnica o un mensaje de correo electrnico.
Tareas de planeamiento: las tareas que se deben realizar para ejecutar la
campaa.
Productos de destino: los productos en los que se centra esta campaa, si se trata
de promocionar productos especficos
Documentacin de ventas: la documentacin usada durante la campaa.
Lista de marketing: una lista de clientes especficos a los que se destina la
campaa.
ACTIVIDADES DE LA CAMPAA
Las actividades de campaa son la base de una campaa. Son la accin que constituye la base de la
campaa, como enviar una carta, realizar una llamada telefnica o enviar un mensaje de correo
electrnico. Las actividades de campaa pueden incluir una prioridad y un presupuesto. Por
ejemplo, si la actividad es una carta, el presupuesto puede incluir el costo de la impresin, los
sobres y el franqueo. Esta informacin ayuda a determinar el costo y el valor de la campaa.
Cuando haya completado la actividad, puede actualizar el costo real. El seguimiento de costos le
ayuda a planear actividades y campaas futuras.
Las campaas pueden tener ms de una actividad; por ejemplo, puede enviar una carta y realizar
un seguimiento con una llamada telefnica. Las actividades de una campaa pueden usar la misma
lista de marketing o cada actividad puede usar una lista distinta. Por ejemplo, una campaa puede
incluir tres listas de marketing distintas para varios grupos de clientes con mensajes distintos para
cada grupo. En este caso, se crean actividades independientes para cada mensaje y cada actividad
usa una lista de marketing distinta para dirigirse a los clientes apropiados para ese mensaje.
Los tipos de actividades de campaa de Microsoft Dynamics CRM son:
Telfono
Cita
Carta
Fax
Correo electrnico
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Al crear o modificar actividades de campaa, puede especificar el costo de las actividades. Cuando
se actualizan los costos en las actividades, se actualiza automticamente el costo total de la
campaa global. Esto le permite ver todos los costos asociados con una campaa.
LISTAS DE MARKETING
En resumen, las listas de marketing son listas de Personas que cumplen un conjunto de criterios
especficos. Las listas de marketing slo pueden contener un nico tipo de registro (por ejemplo,
personas, sucursales o clientes potenciales, para INACAP slo utilizamos Personas). Una vez
determinado el tipo de registro, no se puede modificar, aunque se agreguen registros individuales
a la lista (o se quiten registros de la lista). Las listas de marketing se pueden eliminar, combinar en
otras listas o desactivar. Cuando decida que la lista de marketing est completa, puede bloquearla
para evitar que se hagan cambios.
TAREAS DE PLANEAMIENTO
Las tareas de planeamiento le ayudan a organizar las tareas que debe completar para iniciar y usar
una campaa. Por ejemplo, si la campaa fuera un evento que se va a celebrar para los clientes,
puede especificar tareas de planeamiento como reservar espacio o contratar proveedores.
Adems, puede incluir tareas como disear y encargar los folletos que va enviar por correo.
PRODUCTOS DE DESTINO
Se puede disear una campaa de marketing para promocionar uno o varios productos. Si la
organizacin usa el catlogo de productos de Microsoft Dynamics CRM, puede agregar productos
a la campaa para que los comerciales puedan ver fcilmente qu se promociona con la campaa
y puede crear fcilmente informes muy especficos que muestren la eficacia de la campaa. Por
ejemplo, el equipo de marketing puede estar interesado en saber cmo se realizaron muchas
campaas para promocionar un producto determinado a lo largo de un perodo determinado y
cuntos ingresos generaron dichas campaas.
DOCUMENTACIN DE VENTAS
La documentacin de ventas ofrece informacin acerca de un producto o un servicio. Los
comerciales pueden revisar la documentacin y entregrsela a los clientes en funcin de su nivel
de inters. Se pueden agregar los archivos de la documentacin de ventas a una campaa para
ayudar a los comerciales a buscar la informacin que deben conocer para realizar un seguimiento
efectivo de los clientes. Los representantes de ventas pueden descargar o ver la documentacin
de ventas agregada cuando sea necesario.
ADICIN DE CAMPAAS RELACIONADAS
Microsoft Dynamics CRM permite agregar campaas relacionadas entre s para comparar la
eficacia de cada campaa individual o analizar todas las campaas juntas. Por ejemplo, para
realizar varias campaas pequeas destinadas a promocionar un producto determinado a lo largo
de un ao, puede agregar las campaas ms pequeas a una campaa global. Una vez
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completadas las campaas, puede ejecutar informes para analizar la eficacia de la campaa global
y de cada una de las campaas relacionadas.
DISTRIBUCIN DE ACTIVIDADES DE CAMPAA
En el momento de lanzar la campaa, se distribuyen las actividades. Las actividades de campaa se
pueden crear en una fase inicial del ciclo de planeamiento de la campaa y despus se pueden
usar tareas de planeamiento.
Una vez creadas las actividades de campaa y llegado el momento de lanzar la campaa, se
distribuyen las actividades. Las actividades de campaa se pueden crear al principio del ciclo de
planeamiento de la campaa y despus se pueden usar tareas de planeamiento para que avisen
cuando llegue el momento de distribuirlas.
Cuando una actividad de campaa se ha distribuido, los propietarios de la actividad la vern en su
rea de trabajo, en Actividades. Ellos sern los responsables de realizar la actividad, como realizar
las llamadas telefnicas o enviar el mensaje de correo electrnico.
USO DE PLANTILLAS DE CAMPAA DE MARKETING
Las plantillas de campaa permiten planear una campaa y reutilizarla para otras campaas de
marketing cuando sea necesario. Puede agregar varios elementos relacionados con una campaa a
una plantilla y despus usar esa plantilla para crear mltiples campaas. Esto reducir el tiempo y
la cantidad de planeamiento requeridos para crear nuevas campaas.
Las plantillas tambin permiten garantizar que varias campaas dirigidas por personal diferente
contengan las mismas actividades, la misma informacin del producto u otros elementos cuya
coherencia desee mantener.
Las plantillas de campaa pueden ser modificadas o publicadas por todos los usuarios de
Microsoft Dynamics CRM. Por ejemplo, si forma parte de un equipo de marketing centralizado que
proporciona soporte a personal ubicado en otras regiones o pases, puede crear una plantilla y
hacer que est disponible para todos los representantes de marketing y de ventas. Ellos pueden
crear nuevas campaas a partir de la plantilla y modificarlas para adaptarlas a sus necesidades
locales y lanzar campaas nicas, orientadas a cuentas de su regin geogrfica.
ADMINISTRACIN DE LAS RESPUESTAS DE CAMPAA
El objetivo de cualquier campaa de marketing es crear resultados que se puedan medir. En
Microsoft Dynamics CRM, estos resultados se capturan como respuestas de campaa. Se puede
actuar sobre las respuestas, convirtindolas en clientes potenciales, ofertas, pedidos u
oportunidades. Tambin se puede usar la respuesta de campaa para convertir un cliente
potencial existente en una cuenta. Y se pueden usar las respuestas de campaa como una forma
de medir la eficacia de la campaa.
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Tras crear una campaa y distribuir las actividades, el pblico de destino empezar a responder a
la campaa. En esta fase, el nfasis cambia de una campaa de marketing saliente a un esfuerzo
orientado a ventas entrante. Puede capturar las respuestas de la campaa de marketing y
determinar el seguimiento apropiado.
Puede capturar las respuestas de campaa de varias maneras:
Registrar las respuestas manualmente mediante la creacin de una nueva

respuesta de campaa.
Desde una actividad, como una llamada telefnica recibida, convertir la
actividad en una respuesta de campaa.
Importar respuestas (por ejemplo, desde una campaa de marketing
subcontratada).
En una campaa que usa correo electrnico a travs de combinacin de
correspondencia, los clientes pueden responder por correo electrnico y
sus mensajes se convierten automticamente en respuestas de campaa.
Una vez creadas las respuestas de campaa, se puede convertir una respuesta de campaa en un
nuevo cliente potencial, oferta, pedido u oportunidad.
ANALIZAR CAMPAAS
Un anlisis eficaz requiere especificar los datos correctos y realizar un seguimiento de los mismos.
Debe determinar qu tipo de anlisis desea realizar y despus crear procesos u otros
procedimientos para asegurarse de que se especifican los datos correctos y se realiza un
seguimiento de los mismos.
Los informes de campaa de marketing se pueden usar para generar planes de marketing.
Mediante el anlisis del informe que proporciona datos sobre el efecto financiero de las
campaas, una organizacin puede determinar qu campaas tuvieron xito. Al usar estos datos,
puede decidir qu campaas deben seguir realizndose y cules no, o hacer cambios en las
campaas. Los datos tambin pueden proporcionar informacin til sobre el tiempo de las
campaas crticas. Combinar estos datos con datos de competidores y un plan de marketing
pueden ser la mejor defensa contra las empresas de la competencia. Asimismo, al evaluar el
aumento de las ventas en funcin de otros informes de Microsoft Dynamics CRM, el plan de
marketing puede incorporar nuevas campaas que satisfagan cuotas de ventas agresivas para
productos frente a las limitaciones de presupuesto impuestas a la campaa.
Hay dos informes que pueden ser especialmente tiles para evaluar campaas. El informe de
comparacin de campaas permite identificar las campaas con ms y menos xito. Este informe
compara campaas en funcin de parmetros como la eficacia de los costos y el nmero de
respuestas. El informe de comparacin de campaas realiza un seguimiento del progreso y el
estado de las campaas. El informe ofrece una vista detallada que incluye todas las fechas, los
destinos, las definiciones, las respuestas y los resultados financieros de cada campaa.
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PLANEAMIENTO Y CREACIN DE CAMPAAS DE MARKETING

CREACIN DE CAMPAAS EXPRS
Las campaas exprs son campaas que crean una sola actividad para distribuirla a una lista de
marketing o un grupo ad hoc de cuentas, contactos o clientes potenciales. El Asistente para
creacin de campaas exprs facilita el proceso de elegir una actividad, asignar la actividad a los
usuarios apropiados, rellenar los detalles de la campaa exprs y distribuir las actividades. La
actividad programada aparece automticamente en el rea de trabajo del usuario asignado. Para
crear una campaa exprs se crea primero una lista de destinatarios de la campaa y despus se
inicia el Asistente para creacin de campaas exprs.
PLANEAMIENTO DE LA CAMPAA EXPRS
Antes de iniciar el Asistente para creacin de campaas exprs, debe decidir:
La actividad para esta campaa exprs. La actividad determina el canal a

travs del cual se realizan las comunicaciones con los clientes. Las
actividades disponibles son Llamada de telfono, Cita, Carta, Fax y Correo
electrnico. Slo puede seleccionar un nico tipo de actividad para
distribuir la campaa exprs.
El propietario de las actividades. La persona que realizar las actividades.
Las opciones son:
El usuario que ha iniciado la sesin actual (usted). Si se asigna las
actividades a s mismo, ser el responsable de completarlas.
El propietario de los registros a los que se destina esta campaa.
Si se asignan las nuevas actividades al propietario del registro,
ste se convertir en el responsable de las actividades. Por
ejemplo, si administra un equipo de ventas y la campaa exprs se
destina a cuentas que pertenecen a representantes de ventas del
equipo, puede elegir asignar las actividades a los representantes
de ventas propietarios de las cuentas.
Un usuario o una cola especficos. Si asigna las actividades a otro
usuario, dicho usuario ser el responsable de completarlas. Si
asigna las actividades a una cola, los usuarios de la cola pueden
seleccionar actividades y asumir la responsabilidad de
completarlas.
Si automticamente se enviar el mensaje de correo electrnico y
se cerrar la actividad una vez enviado. Esta opcin slo se aplica
si el tipo de actividad para la campaa es Correo electrnico.
Normalmente, las actividades aparecen en la lista de actividades y
deben ser realizadas por el usuario asignado. Puede seleccionar
esta opcin para hacer que el mensaje de correo electrnico se
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enve inmediatamente cuando termine de crear la campaa

exprs.
Los detalles de la actividad de la campaa exprs. Los detalles
varan segn la actividad:
Llamada de telfono
El tema de la llamada de telfono (obligatorio).
Cualquier informacin adicional acerca de la llamada, como las
notas tomadas.
La duracin prevista de la llamada, para que el propietario de la
actividad sepa cunto tiempo tendr que dedicar a la llamada.
La fecha prevista para la llamada. Esta es la fecha de vencimiento
de la actividad.
Cita
El tema de la cita (obligatorio).
La ubicacin de la reunin.
Cmo se muestra la cita en el calendario del propietario de la
actividad.
Las fechas de comienzo y finalizacin, as como las horas, de la
cita. Esta cita aparece en el calendario del propietario de la
actividad.
Cualquier informacin adicional, como las notas tomadas.
Carta
El tema de la carta (obligatorio).
Duracin esperada de preparacin de la carta.
Fecha y hora de vencimiento de la carta. Esta es la fecha de
vencimiento de la actividad.
Fax
El asunto del fax (obligatorio).
Duracin esperada de preparacin del fax.
Fecha y hora de vencimiento del fax.
El nombre de la portada usada. La portada no se almacena en el
sistema.
Correo electrnico
El asunto del mensaje de correo electrnico (obligatorio).
El contenido del mensaje de correo electrnico. Tenga en cuenta
que se puede usar el formato HTML en el contenido del mensaje
de correo electrnico. Si va a enviar el mensaje de correo
electrnico inmediatamente despus de que se complete el
asistente, escriba aqu el contenido del mensaje.
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Microsoft Dynamics
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Duracin esperada de preparacin del mensaje de correo

electrnico.
Fecha y hora de vencimiento del mensaje de correo electrnico.
Esta es la fecha de vencimiento de la actividad.
PROCEDIMIENTO: CREAR UNA CAMPAA EXPRS

1. En el panel de navegacin, haga clic en rea de Trabajo o en Egresados y, a continuacin,
en Personas Como alternativa, puede crear una bsqueda avanzada para seleccionar
registros, usar una vista guardada o usar uno de los otros mtodos disponibles.
2. En la lista, seleccione los registros para los que desea crear una campaa exprs. Si desea
incluir todos los registros de la pgina actual o de todas las pginas, omita este paso.
3. En el Ribbon, selecciones Agregar Crear campaa exprs y, a continuacin, haga clic en
una de las siguientes opciones:
Para los registros seleccionados: elija esta opcin si ha seleccionado uno o

ms registros en la pgina de lista.
Para todos los registros de la pgina actual: seleccione esta opcin para
incluir todos los registros de la pgina de la actividad de campaa exprs.
Para todos los registros de todas las pginas: seleccione esta opcin para
incluir todos los registros de todas las pginas de la actividad de campaa
exprs.
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4. En la pgina siguiente se explica lo que se har con el asistente
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5. Escriba un nombre para la campaa y despus haga clic en Siguiente.
6. En la pgina siguiente, en Tipo de actividad que desea crear, seleccione el tipo de actividad
que se usar en esta campaa. Las opciones son: Llamada de telfono, Cita, Carta, Fax o
Correo electrnico.
Si elige Mensaje de correo electrnico, para enviar automticamente el mensaje de correo
electrnico cuando finalice el asistente, seleccione Enviar mensajes de correo electrnico
de forma automtica y cerrar las actividades de correo electrnico correspondientes.
Normalmente, las actividades aparecen en la lista de actividades y deben ser realizadas
por el usuario asignado. Puede seleccionar esta opcin para hacer que el mensaje de
correo electrnico se enve inmediatamente cuando termine de crear la campaa exprs.
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7. En Seleccione el propietario de estas actividades nuevas, elija una de estas opciones:
Usuario actual: las actividades se asignan al usuario actual, que ser el

responsable de completarlas.
Los propietarios de los registros incluidos en la campaa exprs: las

actividades se asignan a los propietarios de cada registro, que sern los
responsables de completarlas.
Asignar a otro usuario o cola: las actividades se asignan a un usuario

especfico o a una cola, de la que los usuarios pueden elegir actividades
para asumir la responsabilidad de completarlas. Si elige esta opcin,
seleccione el usuario o la cola en el cuadro siguiente.
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8. En la pgina siguiente, escriba la informacin necesaria para la actividad y, a continuacin,

haga clic en Siguiente.
9. Confirme los detalles y haga clic en Crear.

Las actividades de la campaa exprs se distribuirn inmediatamente de la manera indicada.
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CREACIN DE UNA CAMPAA DE MARKETING

Las campaas de marketing se usan para esfuerzos de marketing ms complejos, en los que es
posible que el usuario desee programar varias actividades, como una emisin de mensajes de
correo electrnico seguida de llamadas telefnicas a objetivos especficos. Son esfuerzos a ms
largo plazo, en los que normalmente se distribuye informacin a travs de varios tipos de actividad
distintos.
La campaa es el contenedor de toda la informacin, las tareas y las actividades necesarias para
administrar la campaa. Para lanzar una campaa, debe distribuir las actividades a los usuarios
asignados. Estas actividades constituyen la base de la campaa. La actividad especifica el canal que
se usar para comunicarse con el cliente y, despus de realizar la actividad, constituye la
comunicacin real con el cliente.
PARA CREAR LA CAMPAA, DEBE SEGUIR ESTOS PASOS GENERALES:
Crear el registro de la campaa (obligatorio)
Especificar las tareas de planeamiento: las tareas necesarias para lanzar

la campaa
Definir las actividades de campaa (obligatorio): las comunicaciones que

tendrn lugar, el canal que se va usar y quin las va a realizar
Seleccionar una lista de marketing (obligatorio): los usuarios a los que se

enviarn las comunicaciones
Especificar los productos de destino: los productos anunciados en la

campaa
Especificar la documentacin de ventas: toda documentacin que pueda

ser til o que puedan usar las personas que realicen las actividades
Puede crear el registro de la campaa de marketing en cualquier momento. No es necesario tomar
todas las decisiones relativas a la campaa antes de crear el registro inicial.
Cuando se crea una nueva campaa, Microsoft Dynamics CRM genera automticamente parte de
la informacin sobre la campaa. Por ejemplo, el sistema crea el cdigo de campaa. El registro de
la campaa tambin rellena automticamente los campos correspondientes al propietario de la
campaa (la persona que la cre) y al nombre de la persona que la modific por ltima vez. Esta
informacin no puede modificarla el usuario.
SEGUIMIENTO DE COSTOS DE UNA CAMPAA
La ficha Datos financieros de la campaa contiene la informacin de presupuesto y costo real. Las
actividades de campaa individuales tambin contienen informacin sobre costos. Generalmente,
el administrador de la campaa especfica y actualiza la siguiente informacin sobre costos.
En el registro de la campaa:
Presupuesto asignado: la cantidad de dinero adecuada para esta campaa.

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Costos diversos: los costos no relacionados con las actividades de

campaa.
Ingresos estimados: los ingresos esperados como resultado de esta
campaa.
En los registros de actividad de la campaa:
Presupuesto asignado: la cantidad de dinero adecuada para esta actividad.

(Tenga en cuenta que la asignacin de presupuesto para la actividad no se
incluye en la asignacin de presupuesto para la campaa. Ambas
cantidades se mantienen separadas.)
Costo real: el costo real de la actividad cuando se lleva a cabo.
Al guardar los registros correspondientes, Microsoft Dynamics CRM calcula y muestra esta
informacin en la ficha Actividades financieras del registro de la campaa:
Costo total de las actividades de campaa: el costo real de la campaa,

que depende de los costos reales especificados para todas las actividades
de campaa.
Costo total de la campaa: el costo real de la campaa, que depende de
los costos especificados para todas las actividades de campaa ms los
costos diversos especificados para la campaa.
PROCEDIMIENTO: CREAR O EDITAR UNA CAMPAA

1. En el panel de navegacin, haga clic en rea de Trabajo Marketing o Egresados
Contactiabilidad y, a continuacin, elija Campaas.
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2. Para crear una nueva campaa, en el Ribbon, haga clic en Nuevo. Para editar una campaa
existente, seleccinela en la lista y brala.
3. En el formulario Nativo de Campaa (no disponible para INACAP), en la ficha General,
escriba la informacin requerida:
Nombre: escriba un nombre descriptivo para la campaa.
Razn para el estado: seleccione la fase en la que se encuentra la

campaa (p. ej., propuesta, lanzada o completada).
Divisa: si es necesario, cambie la divisa predeterminada para indicar la

divisa aplicable a esta campaa. Para buscar una divisa puede hacer clic en
el icono Buscar.
Otros datos que puede especificar:
4.
Lista de precios: seleccione la lista de precios correspondiente a esta

campaa. Esto le ayudar a determinar el costo de la campaa en
comparacin con los ingresos que genera.
Oferta: escriba una descripcin de la oferta real para la que se est
poniendo en contacto con los clientes.
Fecha de inicio de propuesta: especifique la fecha de inicio prevista para la
campaa.
Fecha de finalizacin propuesta: especifique la fecha de finalizacin
prevista para la campaa.
Descripcin: escriba otros detalles importantes acerca de la campaa.
En la ficha Datos financieros, escriba la informacin relacionada con costos, como:
Presupuesto asignado: especifique el presupuesto para esta campaa.

Ingresos previstos: especifique los ingresos previstos para esta campaa.
Costos diversos: escriba el importe total de los costos conocidos de la
campaa que no se han especificado en los registros de actividad de la
campaa real. (Consulte la seccin Actividades de campaa para obtener
ms informacin.)
4. En la ficha Notas, haga clic en Haga clic aqu para escribir una nueva nota y escriba
informacin que pueda ser til para los usuarios que van a ver esta campaa.
5. Haga clic en Guardar y cerrar.
NOTA: en la ficha Datos financieros debe escribir nmero entre 0,00 y 1.000.000.000.000,00. Se
pueden usar puntos y una coma decimal, pero no se puede usar un smbolo de moneda, como el
del dlar ($) o el euro ().
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TAREAS DE PLANEAMIENTO
Despus de crear el registro de la campaa, puede agregarle las tareas de planeamiento. Las
tareas de planeamiento son acciones que hay que realizar antes de distribuir las actividades de
campaa. Son las piezas que hay que colocar para la campaa. Algunos ejemplos de tareas de
planeamiento son la creacin de paquetes de folletos o la adquisicin de una lista de un
proveedor.
Las tareas de planeamiento ayudan a hacer un seguimiento de todas las cosas que hay que hacer
para asegurar el xito de la campaa. Son una lista de tareas pendientes centralizada para el
equipo. Los usuarios que tienen tareas de planeamiento asignadas pueden ver sus asignaciones en
la lista Actividades, bajo rea de trabajo. El propietario de la campaa puede abrir la campaa
para ver el estado de todas las tareas de planeamiento de manera sencilla.
PROCEDIMIENTO: CREAR UNA TAREA DE PLANEAMIENTO

1. Seleccione la campaa y brala.
2. En el panel de navegacin del formulario, bajo Detalles, haga clic en Tareas de
planeamiento.
3. En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Nueva.
4. Escriba los datos de la tarea de planeamiento, como:
Tema: una descripcin concisa de la tarea. En el siguiente cuadro, puede

agregar detalles especficos sobre cmo completar la tarea.
Propietario: especifique el propietario de la tarea. Es la persona

responsable de completarla.
Duracin: indique el tiempo previsto para completar la tarea.
Vencimiento: seleccione la fecha prevista para completar esta tarea.
5. En la ficha Notas, escriba detalles adicionales para esta tarea.

ACTIVIDADES DE CAMPAA
Las actividades de campaa son las acciones necesarias para realizar la campaa. Permiten hacer
un seguimiento de todas las actividades que usted u otros integrantes de la organizacin deben
completar para la campaa. Las actividades permiten obtener tanto informacin bsica como
datos detallados; por ejemplo, costos presupuestados, el proveedor con el que se trabaja, las
fechas de inicio y finalizacin programadas, las prioridades, etc. Adems, puede indicar cuntos
das deben transcurrir antes de que se pueda enviar documentacin adicional o correspondencia a
los integrantes de la lista. (Esto es especialmente til para las empresas que tengan
departamentos de ventas y marketing independientes.) A medida que la campaa progresa, se
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puede actualizar el registro de actividad con las fechas reales de inicio y finalizacin, as como la
informacin del costo real.
Las actividades se pueden asignar a propietarios, cuya misin ser llevarlas a cabo. Cuando est
preparado para iniciar la campaa, podr distribuir las actividades. A continuacin, los propietarios
realizarn las actividades (por ejemplo, llevar a cabo la investigacin, preparar los materiales,
realizar llamadas de telfono o enviar cartas).
Las actividades se clasifican en dos categoras:
Actividades de canal: la actividad especfica un canal de comunicacin

(como un mensaje de correo electrnico, una carta o una llamada de
telfono). Al distribuir estas actividades, se establece contacto con el
cliente a travs de ese canal.
Actividades no relacionadas con un canal: las actividades que no tienen un
canal especificado o cuyo canal es Otro, no se pueden distribuir. Actan
como listas de tareas pendientes para hacer un seguimiento de las
acciones que hay que realizar durante la campaa. Las actividades no
relacionadas con un canal permanecern en la lista de actividades del
propietario hasta que se conviertan en actividades de canal o se
completen.
Una actividad puede tener asociada una lista de marketing concreta. Por ejemplo, una campaa
podra tener tres listas de marketing distintas para varios grupos de clientes, de manera que se
enven mensajes distintos a cada grupo. Se crean actividades de canal independientes para cada
mensaje y la lista de marketing adecuada se asocia a cada actividad. De manera predeterminada,
se asocian todas las listas de marketing a todas las actividades.
PROCEDIMIENTO: AGREGAR UNA ACTIVIDAD A UNA CAMPAA

1. Seleccione la campaa de la lista y brala.
2. En el panel de navegacin del formulario, bajo Detalles, haga clic en Actividades de la
campaa.
3. En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Nuevo.
4. Escriba informacin para la actividad, como:
En Canal, para crear una actividad de canal, seleccione el medio a travs del cual
se comunicar con los clientes. Para crear una actividad no relacionada con un
canal, seleccione Otro o deje en blanco el canal.
En Tema, escriba una descripcin breve de la actividad.
En el siguiente cuadro, puede agregar detalles especficos sobre cmo completar

la actividad.
En Tipo, seleccione la opcin que mejor describa la actividad.

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En Propietario, especifique el nuevo propietario para esta actividad. De manera

predeterminada, el usuario actual es el propietario. Para buscar otro usuario
puede hacer clic en el icono Buscar.
Si participa un proveedor en la actividad, escriba un nombre de proveedor en

Proveedores externos. Para buscar un proveedor puede hacer clic en el icono
Buscar.
En Inicio programado y en Finalizacin programada, escriba las fechas de inicio y

finalizacin de la actividad. La fecha de finalizacin seleccionada se mostrar en la
columna Fecha de vencimiento de la lista Actividades, en el rea de trabajo.
En Presupuesto asignado, especifique el importe destinado a la actividad de

campaa.
En Configuracin contra correo electrnico no deseado, en N de das, escriba el

nmero de das que desea que transcurran antes de que se vuelva a establecer
contacto con un integrante de la lista de marketing.
PRESENTACIN DE ACTIVIDADES DE CAMPAA
Despus de agregar actividades, puede ver las actividades de una campaa desde el registro de la
campaa.
1. En el panel de navegacin, haga clic en Marketing y, a continuacin, elija Campaas.
2. Seleccione la campaa de la lista y brala.
3. En el panel de navegacin del formulario, bajo Detalles, haga clic en Actividades de la
campaa.
Aparece la lista de actividades de la campaa, que incluye:
El tema de la actividad, como lista de compra del proveedor. Esta informacin

describe brevemente el trabajo que debe completarse.
La persona responsable de realizar la actividad.
El proveedor que se ha seleccionado para realizar la tarea. Esta informacin
aparecer nicamente si se ha vinculado el registro de proveedor a la actividad.
Un proveedor puede ser tanto una cuenta como un contacto.
El mtodo con el que se realizar la actividad. Por ejemplo, podra ser llamada de
telfono si el personal de ventas debe ponerse en contacto con los clientes por
telfono o correo electrnico si se prev el envo de mensajes.
El estado de la actividad. Puede ser Propuesta, Cancelada o Cerrada.
CREACIN Y USO DE LISTAS DE MARKETING

Una lista de marketing es una lista de cuentas, contactos o clientes potenciales que comparten
caractersticas comunes. Por ejemplo, una lista de marketing puede ser una lista de todos los
contactos que viven en una zona determinada o todos los clientes potenciales que se han
registrado en un formulario web.
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Las listas de marketing se crean independientemente de una campaa de marketing. Cada

campaa de marketing debe tener al menos una lista de marketing, ya que la lista designa a los
destinatarios de las comunicaciones generadas por las actividades de campaa.
CREACIN DE LISTAS DE MARKETING
Una lista de marketing se crea en dos pasos:
Crear el registro de la lista de marketing: debe especificar el tipo de integrante

para la lista de marketing, es decir, el tipo de registro del que se obtendrn los
integrantes (clientes potenciales, contactos o cuentas). Una vez creada la lista de
marketing, no podr cambiar el tipo de integrante.
Agregar integrantes a la lista: puede agregar integrantes a la lista mediante las
funciones Buscar o Bsqueda avanzada, o mediante la importacin de integrantes
de una lista externa.
PROCEDIMIENTO: CREAR UNA LISTA DE MARKETING MEDIANTE LA FUNCIN BUSCAR

PARA AGREGAR INTEGRANTES
1. En el panel de navegacin, En rea de Trabajo haga clic en Marketing y, a continuacin, en
Listas de marketing.
2. En el Ribbon, haga clic en Nuevo.

3. En Nombre, escriba un nombre breve y descriptivo para la lista.
4. En Tipo de integrante, seleccione el tipo de registro del que se obtendrn los integrantes:
Cuenta, Contacto o Cliente potencial.
5. Haga clic en Guardar para crear la lista.
113
Microsoft Dynamics
WINNER 2012
6. En el panel de navegacin del formulario, bajo Detalles, haga clic en Integrantes de la lista
de marketing.
7. En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Administrar integrantes.
8. En el cuadro de dilogo Administrar integrantes, haga clic en Usar Bsqueda para agregar
integrantes y, a continuacin, en Aceptar.
9. En el campo situado junto al icono Buscar, escriba el nombre del contacto, la cuenta o el
cliente potencial que desea agregar y, a continuacin, haga clic en el icono Buscar.
10. En Registros disponibles, seleccione los integrantes que desea agregar y haga clic en el
botn >> para agregar el registro a la lista Registros seleccionados.
11. Repita los pasos 9 y 10 hasta que haya agregado todos los integrantes que desea incluir en
esta lista de marketing.
12. Haga clic en Aceptar.
PROCEDIMIENTO: VER LOS INTEGRANTES DE UNA LISTA DE MARKETING

1. En el panel de navegacin, haga clic en Marketing y, a continuacin, en Lista de marketing.
2. Seleccione la lista de marketing que desea ver de la lista y brala.
3. En el panel de navegacin del formulario, bajo Detalles, haga clic en Integrantes de la lista
de marketing.
ACTUALIZACIN DE LISTAS DE MARKETING
Despus de crear una lista de marketing, puede ser necesario actualizarla. Por ejemplo, es posible
que desee quitar integrantes que no hayan realizado compras en los ltimos seis meses o que
hayan recibido una campaa de marketing en las ltimas dos semanas.
Puede agregar integrantes adicionales a la lista en cualquier momento, pero deben ser del tipo de
integrante que seleccion para la lista: cuentas, contactos o clientes potenciales. Puede agregar
cuentas, contactos y clientes potenciales a una lista de marketing existente de varias maneras:
Use el mismo procedimiento que us para crear la lista de marketing.

Cuando se encuentre en una lista de cuentas, contactos o clientes potenciales,
seleccione el registro que desea agregar y, en el men Ms acciones, seleccione
Agregar a la lista de marketing. Seleccione la lista de marketing a la que desea
agregar el registro. Slo se mostrarn las listas de marketing para ese tipo de
registro.
Si se encuentra en un registro, seleccione Agregar a la lista de marketing en el
men Acciones. A continuacin, seleccione la lista de marketing a la que desea
agregar el registro. Slo se mostrarn las listas de marketing para ese tipo de
registro.
Use Bsqueda avanzada para seleccionar las cuentas, contactos o clientes
potenciales que cumplan los criterios especificados. En el men Ms acciones,
seleccione Agregar a la lista de marketing. A continuacin, seleccione la lista de
114
Microsoft Dynamics
WINNER 2012
marketing a la que desea agregar el registro. Slo se mostrarn las listas de

marketing para ese tipo de registro.
PRCTICA RECOMENDADA: es posible que desee ejecutar la campaa planeada en un mercado de
prueba. Cree una lista de marketing de prueba interna y copie la campaa que desea probar.
Ejecute la campaa copiada con la lista de marketing de prueba para comprobar que la campaa
funciona de la manera planeada.
PROCEDIMIENTO: AGREGAR UNA LISTA DE MARKETING A UNA CAMPAA

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
En la lista, seleccione y abra la campaa a la que desea agregar una lista de marketing.
En el panel de navegacin del formulario, haga clic en Listas de marketing de destino.
En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Agregar.
En el campo situado junto al icono Buscar, escriba el nombre de la lista que desea agregar
y despus haga clic en el icono Buscar.
En Registros disponibles, seleccione las listas que desea agregar y despus haga clic en el
botn >> para agregar las listas a la lista Registros seleccionados.
Repita los pasos 5 y 6 hasta que haya agregado todas las listas de marketing que desea
incluir en esta campaa.
Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de dilogo Agregar listas de marketing a la campaa y le pregunta si
desea agregar las listas a actividades de campaa abiertas y sin distribuir. Si hace clic en
Aceptar, la lista se agrega automticamente a todas las actividades de campaa.
Si decide no agregar la lista, la lista de marketing no se asignar automticamente a las
actividades de campaa. Esta caracterstica resulta til cuando se aplican actividades
diferentes a listas distintas en la misma campaa.

NOTA: para comprobar que la lista, el producto o la documentacin de ventas se han agregado a
la campaa, vuelva a abrir la campaa y, en Marketing, haga clic en Listas de marketing de destino
o, en Ventas, haga clic en Productos de destino o en Documentacin de ventas. Aparecer la
informacin que ha agregado.
Tambin puede usar la funcin Administrar integrantes para agregar integrantes a una lista y
quitarlos de ella. Para ello, resalte una lista y elija Administrar integrantes. Esta caracterstica
permite:
Usar una bsqueda para agregar integrantes adicionales.

Usar consultas de Bsqueda avanzada para agregar integrantes. Esta opcin
permite agregar los integrantes compatibles con la consulta.
115
Microsoft Dynamics
WINNER 2012
Usar consultas de Bsqueda avanzada para quitar integrantes. Esta opcin

permite quitar los integrantes que coincidan con la consulta.
Usar consultas de Bsqueda avanzada para evaluar integrantes. Esta opcin
permite mantener los integrantes que coincidan con la consulta.
CREACIN Y USO DE PLANTILLAS DE CAMPAA

A menudo tendr que realizar una campaa similar a otra que ya ha hecho antes. Por ejemplo,
cada feria comercial requiere una preparacin y unas actividades similares. Una plantilla de
campaa sirve para planear una campaa y agregar elementos relacionados con la campaa. Al
guardarla, podr usarla en futuras campaas de marketing similares. Los usuarios pueden crear
una nueva campaa a partir de una plantilla y, a continuacin, modificarla para adaptarla a las
necesidades especficas de la nueva campaa. El uso de plantillas puede reducir la cantidad de
datos que hay que especificar y el tiempo de planeamiento necesario para una campaa.
Los elementos relacionados con la campaa que puede agregar a una plantilla de campaa son:
Actividades de marketing
Productos
Documentacin de ventas
Listas de marketing
Informacin de presupuestos
PROCEDIMIENTO: CREAR UNA PLANTILLA DE CAMPAA

1. En el panel de navegacin, haga clic en rea de Trabajo Marketing y, a continuacin, elija
Campaas.
2. En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Nueva plantilla.
3. Rellene los campos necesarios y haga clic en Guardar y cerrar.
PROCEDIMIENTO: CREAR UNA PLANTILLA A PARTIR DE UNA CAMPAA EXISTENTE

1. En el panel de navegacin, haga clic en rea de Trabajo Marketing y, a continuacin, haga
clic en Campaas.
2. Seleccione una campaa existente de la lista y brala.
3. En la barra de herramientas estndar, en el men Acciones, seleccione Copiar como
plantilla.
4. La plantilla de campaa se abrir en un nuevo formulario de campaa. En Nombre, escriba
un nombre para la plantilla. Se recomienda incluir la palabra Plantilla en el nombre.
116
Microsoft Dynamics
WINNER 2012
PROCEDIMIENTO: CREAR UNA NUEVA CAMPAA A PARTIR DE UNA PLANTILLA

1. En el panel de navegacin, haga clic en Marketing y, a continuacin, elija Campaas.
2. Seleccione una plantilla de la lista y brala.
3. En la barra de herramientas estndar, en el men Acciones, seleccione Copiar como
campaa.
4. En Nombre, escriba un nombre para la nueva campaa.
DEMOSTRACIN: PLANEAR UNA CAMPAA DE MARKETING

Esta demostracin muestra el procedimiento para crear todos los componentes necesarios para
una campaa de marketing telefnica a gran escala, desde la creacin de una campaa de
marketing hasta la preparacin para su distribucin.
ESCENARIO
[Nombre de empresa] es un gimnasio local que est planeando un evento de inauguracin.
Llamarn a los residentes locales de la zona y les ofrecern un pase gratuito de 10 das. [Nombre
de empresa] ha asignado un presupuesto de [Presupuesto] dlares para este evento y prev que
ganar [Ingresos] al final de la campaa.
DESCRIPCIN DEL OBJETIVO

Comprender los pasos necesarios para crear una campaa de xito, como:
Tareas de planeamiento
Especificar actividades de campaa
Crear una lista de marketing
CREACIN DE LA CAMPAA
Para crear la campaa, siga estos pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
En el panel de navegacin, haga clic en Marketing y, a continuacin, en Campaas.

En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Nuevo.
En Nombre, escriba [Nombre de la campaa].
En Razn para el estado, seleccione Propuesta.
En Cdigo de campaa, escriba [Cdigo de campaa].
En Tipo de campaa, escriba Marketing Directo.
En Respuesta esperada, escriba [N de respuesta esperada].
En Oferta, escriba [Descripcin de la oferta].
En Fecha de inicio propuesta, escriba [Fecha de inicio].
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Microsoft Dynamics
WINNER 2012
10.
11.
12.
13.
En Fecha de finalizacin propuesta, escriba [Fecha de finalizacin].

En Descripcin, escriba [Descripcin].
En la ficha Datos financieros, bajo Ingresos estimados, escriba [Ingresos].
Haga clic en Guardar.
PLANEAMIENTO DE LAS TAREAS

Para planear las tareas, siga estos pasos:
1. En el panel de navegacin del formulario, haga clic en Tareas de planeamiento.
2. En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Nuevo.
3. En Tema, escriba Lista de compras. En el cuadro de texto situado debajo, escriba
Comprar listas de telfonos a proveedores.
4. En Prioridad, escriba [Prioridad].
6. Repita los pasos 2-5 para crear las tareas siguientes:
Programar personal de telemarketing
Imprimir pases gratuitos

Para crear las actividades de campaa, siga estos pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
En el panel de navegacin del formulario, haga clic en Actividades de la campaa.

En Tipo, seleccione Contacto inicial directo.
En Canal, seleccione Telfono.
En Tema, escriba [Tema]. En el cuadro situado debajo, escriba [Descripcin].
En Fecha inicial programada, escriba [Fecha de inicio].
En Fecha final programada, escriba [Fecha de finalizacin].
En Prioridad, seleccione Alta.
Haga clic en Guardar y cerrar.
SELECCIN DE UNA LISTA DE MARKETING

Para seleccionar la lista de marketing, siga estos pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
En el panel de navegacin del formulario, haga clic en Listas de marketing de destino.

En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Agregar.
En Nombre, escriba [Nombre].
En Tipo de integrante, escriba [Tipo de integrante].
En Finalidad, escriba [Finalidad].
Haga clic en Guardar.
En el formulario de lista de marketing, haga clic en Integrantes de la lista de marketing en
el panel de navegacin de la izquierda.
8. En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Administrar integrantes.
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Microsoft Dynamics
WINNER 2012
9. Seleccione Usar Bsqueda para agregar integrantes en el cuadro de dilogo Administrar

integrantes.
11. En el cuadro de dilogo Buscar registros haga clic en el icono Buscar.
12. Seleccione los integrantes en la lista Registros disponibles: y haga clic en el icono de flecha
derecha >> para moverlos a la lista Registros seleccionados. A continuacin, haga clic en
Aceptar.
13. En el formulario de lista de marketing haga clic en Guardar y cerrar.
14. En el formulario de campaa, haga clic en Guardar y cerrar.
PRCTICA RECOMENDADA: puede agregar a este proceso un flujo de trabajo a peticin que cree
automticamente una tarea para enviar por correo el pase gratuito al cliente. De esta manera,
cuando el personal de telemarketing ejecute realmente la campaa, podr crear actividades que
recuerden a otro equipo distinto que debe enviar los pases por correo.
ADMINISTRACIN DE CAMPAAS DE MARKETING

DISTRIBUIR ACTIVIDADES DE CAMPAA
Una vez creada la campaa, adjuntada la lista de marketing, especificadas las actividades y
prelanzadas todas las tareas, estar preparado para iniciar la campaa. En Microsoft Dynamics
CRM, la campaa se inicia distribuyendo las actividades que se hayan creado. En cuanto se
empiezan a distribuir las actividades, la campaa est oficialmente en marcha y los propietarios de
las actividades empiezan a llevar a cabo las acciones que en ellas se especifican.
Usted decide qu actividades se van a distribuir y cundo. Cuando distribuya las actividades,
podr:
Asignar actividades, como llamadas de telfono, para que otros usuarios las
completen
Enviar correos electrnicos a la lista o listas de marketing de destino
Preparar archivos para enviarlos a un proveedor o asociado de marketing
PROCEDIMIENTO: DISTRIBUIR ACTIVIDADES DE CAMPAA

1. En el panel de navegacin, haga clic en rea de Trabajo - Marketing y, a continuacin, en
Campaas.
2. En la lista, seleccione y abra la campaa por la que va a empezar.
3. En el panel de navegacin del formulario, en Detalles, haga clic en Actividades de
campaa.
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Microsoft Dynamics
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4. En la lista, seleccione y abra las actividades que desee distribuir. Para seleccionar ms de
una actividad, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las diferentes
actividades.
5. Desde el Ribbon de cada Actividad, haga clic en Distribuir actividad de campaa
6. En el cuadro de dilogo, especifique la informacin correspondiente en los cuadros

siguientes:
Tema: especifique una descripcin de la actividad.
Duracin: la duracin esperada de la actividad.
Vencimiento: especifique la fecha y la hora en que se debe completar la actividad.
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Microsoft Dynamics
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Cada actividad tiene un conjunto de campos diferente. Por ejemplo, en las llamadas de
telfono puede seleccionar un script el campo lookup Script. En los correos electrnicos,
puede escribir el texto del correo electrnico. Consulte la Ayuda de Microsoft Dynamics
CRM para obtener ms informacin.
7. Cuando haya terminado, haga clic en Distribuir.

8. En el cuadro de dilogo Confirmar distribucin, en Propietario, seleccione el usuario que
es propietario de las actividades de campaa de estas opciones:
Los propietarios de los registros de las listas de marketing de destino: las

actividades se asignan a los individuos que tienen la propiedad de cada registro y
ellos son los responsables de completarlas.
Ser el propietario del nuevo [actividades]: las actividades se le asignarn a usted

y usted ser el responsable de completarlas.
Asignar a otro usuario o cola: las actividades se asignan a un usuario o a una cola
especfica y de ah los usuarios pueden seleccionar las actividades para asumir la
responsabilidad de completarlas. Si elige esta opcin, seleccione el usuario o la
cola en el cuadro de abajo.
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Microsoft Dynamics
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Si eligi el correo electrnico para enviarlo de forma automtica cuando acabe el asistente,
seleccione Enviar mensajes de correo electrnico de forma automtica y cerrar las actividades
de correo electrnico correspondientes. Normalmente, las actividades aparecen en la lista de
actividades y las debe realizar el usuario asignado. Puede seleccionar esta opcin para que el
correo electrnico se enve inmediatamente al hacer clic en Distribuir.
10. Las actividades se distribuyen a los propietarios asignados y aparecen en Actividades en su
rea de trabajo.
11. Haga clic en Guardar y cerrar para cerrar el formulario Actividad de campaa.
12. Haga clic en Guardar y cerrar para cerrar el formulario Campaa.
NOTA: si el canal seleccionado est en blanco o es otro, la actividad no se podr distribuir a otros
propietarios. Permanecer en la cola de actividades de campaa hasta que el propietario de la
campaa lo complete o hasta que asigne un canal especfico a la actividad.
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Microsoft Dynamics
WINNER 2012
SUPERVISIN DE LAS CAMPAAS DE MARKETING

Una vez que la campaa est en marcha, podr ver el progreso de las actividades y usar informes
estndar para evaluarlo.
VER LAS ACTIVIDADES DE CAMPAA
Una vez agregadas las actividades, puede ver las que pertenecen a una campaa desde el registro
de la misma.
1. En el panel de navegacin, haga clic en rea de Trabajo Marketing y, a continuacin, en
Campaas.
2. En la lista, seleccione y abra la campaa.
3. En el panel de navegacin del formulario, en Detalles, haga clic en Actividades de la
campaa.
Aparecer la lista de actividades de campaa que incluye:
El tema de la actividad, como la lista de compras del proveedor. Esta informacin

proporciona una breve descripcin del trabajo que se debe completar.
La persona responsable de completar la actividad.
El proveedor seleccionado para realizar la tarea. Esta informacin nicamente
aparece si ha vinculado el registro del proveedor con la actividad. Un proveedor
puede ser una cuenta o un contacto.
El mtodo en el que se llevar a cabo la actividad. Por ejemplo, puede ser una
llamada telefnica si el personal de venta debe contactar con los clientes por
telfono o correo electrnico si tiene previsto enviar mensajes electrnicos.
El estado de la actividad. Puede ser propuesta, cancelada o completada.
Entre los numerosos informes que pueden ayudar al administrador de la campaa se incluyen los
siguientes:
Estado de actividad de campaa: este informe muestra un resumen de una

campaa, incluidos los lmites de tiempo previstos y reales, los detalles de la
campaa principal y el estado de las definiciones.
Rendimiento de la campaa: el informe ofrece una vista detallada que incluye
todas las fechas, los destinos, las definiciones, las respuestas y los resultados
financieros de cada campaa.
Comparacin de campaas: el informe compara las dos campaas tomando como
base parmetros tales como la rentabilidad y el nmero de respuestas.
123
Microsoft Dynamics
WINNER 2012
Durante la ejecucin de cada actividad, puede realizar modificaciones en la campaa para dirigir
cambios en el terreno de la competencia, controlar respuestas o llevar un seguimiento del correo
no entregado. Adems, puede gestionar fcilmente aspectos de la campaa que incluyen el
presupuesto, la distribucin de tiempo y los clientes potenciales que se generan a partir de las
respuestas a la campaa. Por ejemplo, si una empresa de telemarketing est completando
llamadas ms rpido de lo que se anticip, puede usar los fondos que sobren para adquirir otra
lista y poder as contactar con ms clientes potenciales.
Podr cerrar el registro de campaa cuando se hayan completado la campaa y sus actividades. Al
cerrarla se marca el final de la campaa pero se mantiene la informacin para elaborar informes.
RECOPILACIN Y PRESE NTACIN DE LAS RESPUESTAS DE CAMPAA
El objetivo de cualquier campaa de marketing es conseguir resultados tangibles. En Microsoft
Dynamics CRM, los resultados de la campaa se recopilan como respuestas de campaa. Puede
esperar respuestas de campaa una vez que haya entrado en contacto con los clientes a travs de
las actividades de campaa.
Existen cuatro formas de crear respuestas de campaa:
Registrarlas manualmente mediante la creacin de una nueva respuesta de

campaa. Si un cliente habla con usted en una feria comercial, puede crear un
registro de forma manual.
Convertir una actividad de campaa distribuida, por ejemplo una llamada de
telfono, en una respuesta.
Importar las respuestas de un proveedor que est realizando la campaa de su
organizacin. Puede importarlas a Microsoft Dynamics CRM mediante el Asistente
124
Microsoft Dynamics
WINNER 2012
para la importacin de datos. Al importar el archivo, las respuestas de las

campaas individuales se crearn como actividades. Para obtener ms
informacin sobre cmo importar archivos, consulte la leccin Administracin de
clientes potenciales.
Generar respuestas automticamente como resultado de una campaa de correo
electrnico mediante la combinacin de correspondencia, en la que los clientes
responden mediante mensajes de correo electrnico. Si un cliente responde a la
campaa mediante un correo electrnico, Microsoft Dynamics CRM
automticamente crea la respuesta de campaa cuando se recibe el correo
electrnico del cliente. Esta opcin slo est disponible si se ha habilitado el
seguimiento de correo electrnico. Es un valor que puede establecer el
administrador en la configuracin del sistema.
Si la cre automticamente, la respuesta de campaa hereda informacin de la actividad que

gener la respuesta del cliente. Entre la informacin que se genera se incluye:
Campaa principal: indica la campaa que gener esta respuesta de campaa.

Cdigo de respuesta: indica el nivel de inters del entrevistado o si la persona no
desea recibir materiales de marketing.
Cliente: muestra el registro de cliente especificado en la actividad de campaa.
Canal: indica el tipo de actividad de campaa que gener la respuesta, por
ejemplo, una llamada de telfono.
Fecha de recepcin: indica la fecha en que se cre la respuesta.
Actividad de origen: proporciona un vnculo a la actividad de campaa que se us
para crear la respuesta.
Asunto: coincide con el asunto de la actividad de origen si la respuesta proviene
de una actividad de campaa.
Proveedor externo: muestra la cuenta o la persona de contacto del proveedor con
el que est trabajando su organizacin durante la campaa.
Propietario: proporciona un vnculo al registro del usuario que cre la actividad de
campaa original o a la persona que crea el registro, si la respuesta de campaa
no se gener a partir de una actividad de campaa.
Prioridad: coincide con la prioridad especificada en el formulario Actividad de
campaa.
PROCEDIMIENTO: CREAR UNA RESPUESTA DE CAMPAA

1. En el panel de navegacin, haga clic en rea de trabajo Marketing y, a continuacin, en
Campaas.
2. En la lista, seleccione y abra la campaa que desee.
3. En el panel de navegacin del formulario, haga clic en Respuesta de campaa.
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Microsoft Dynamics
WINNER 2012
4. En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Agregar Nuevo Respuesta de

Campaa
5. En el formulario Respuesta de campaa, indique la respuesta del cliente seleccionando

una de las siguientes opciones de Cdigo de respuesta:
No interesado
Interesado
No enviar materiales de marketing
Error
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Microsoft Dynamics
WINNER 2012
6. Si la respuesta es de un cliente existente, escriba el nombre del cliente en el campo Cliente

y haga clic en el icono Buscar. El nombre del cliente rellenar automticamente el campo o
se le ofrecer una lista de posibles coincidencias. Haga clic en el nombre correcto.
7. Si la respuesta es de un cliente nuevo, escriba el nombre del cliente en el campo que
aparece en la seccin Recibido de cliente nuevo.
8. En la seccin Detalles, escriba el Tema de la respuesta. Por ejemplo, puede escribir
Interesado en el producto o Asistir a la conferencia de usuarios. El campo Tema es un
campo necesario.
9. Aunque hay otros campos que no son necesarios, es mejor escribir informacin en todos
ellos.
10. Haga clic en Guardar y cerrar para cerrar el formulario Respuesta de campaa.
PROCEDIMIENTO: CONVERTIR UNA ACTIVIDAD DE CAMPAA EN UNA RESPUESTA DE

CAMPAA
1. En el panel de navegacin, haga clic en rea de Trabajo - Marketing y, a continuacin, en
Campaas.
2. En la lista, seleccione y abra la campaa que desee.
3. En el panel de navegacin del formulario, haga clic en Actividades de campaa.
4. En la lista, seleccione y abra una actividad que se haya distribuido.
5. En el panel de navegacin del formulario, seleccione el elemento correspondiente a la
actividad creada. Por ejemplo, para una llamada de telfono, seleccione Llamadas de
telfono creadas.
6. En la lista, seleccione y abra la actividad que desea convertir en una respuesta de
campaa.
7. En el Ribbon, haga clic Convertir actividad y seleccione Respuesta de Campaa. Se
mostrar el formulario Respuesta de campaa con la informacin de la campaa principal.
127
Microsoft Dynamics
WINNER 2012
8. En la seccin Detalles, reemplace el texto del campo Asunto por la informacin especfica
de la respuesta, por ejemplo, Interesado en el producto o Visitar la feria comercial.
NOTA: para promover una actividad de campaa, primero debe estar guardada y no puede tener
modificaciones desde la ltima vez que se guard. Si ha realizado cambios, haga clic en Guardar
antes de promocionar el registro.
PROCEDIMIENTO: VISUALIZAR RESPUESTAS DE CAMPAA

1. En el panel de navegacin, haga clic en rea de trabajo, en Mi rea de trabajo y, a
continuacin, en Actividades.
2. En la barra de herramientas estndar, en Tipo, seleccione Respuesta de campaa
128
Microsoft Dynamics
WINNER 2012
3. En la barra de herramientas estndar, en Vista, seleccione una de las siguientes vistas

predeterminadas disponibles:
Todas las respuestas de campaa: se muestran tanto las respuestas de campaa

abiertas como las cerradas. Estas respuestas de campaa pueden ser de su
propiedad o propiedad de otra persona de la organizacin.
Mis respuestas de campaa: muestra nicamente las respuestas de campaa de

su propiedad que estn abiertas.
Respuestas de campaa abiertas: muestra todas las respuestas de campaa que

no se han eliminado ni cerrado. Estas respuestas de campaa pueden ser de su
propiedad o propiedad de otra persona de la organizacin.
4. Si no encuentra la respuesta de campaa que desea ver, en la barra de herramientas
estndar, haga clic en Actualizar. Hacer clic en Actualizar es el modo ms rpido de
actualizar el rea; ello puede ocasionar la visualizacin de respuestas de campaas
adicionales de otros usuarios que las estn agregando o actualizando.
NOTA: tambin puede ver respuestas de campaa en un formulario Campaa. Para ello, abra una
campaa. En el panel de navegacin del formulario, en Detalles, seleccione Respuesta de campaa.
Aparecern todas las respuestas de campaa asociadas con la campaa.
TRABAJAR CON RESPUESTAS DE CAMPAA
Tras recibir una respuesta de campaa, hay varias tareas que puede realizar, entre las que se
incluyen:
Asignarla a otro usuario: al asignar respuestas de campaa se designa al usuario

que ser el responsable principal de la respuesta.
129
Microsoft Dynamics
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Convertir la respuesta en un cliente potencial o en una oportunidad (no lo

estamos utilizando en INACAP): esto le permite tratar la respuesta a travs de los
procesos de administracin de ventas internos.
Cerrar o eliminar la respuesta: si cierra la respuesta, podr reactivarla ms
adelante. Si la elimina, la respuesta quedar eliminada para siempre.
Modificar la respuesta: por ejemplo para agregar notas y adjuntar archivos.
Imprimir detalles o listas de la respuesta de campaa.
Todas estas acciones se pueden llevar a cabo en uno o en varios registros.
PROCEDIMIENTO: CERRAR UNA RESPUESTA DE CAMPAA

1.
2.
3.
4.
5.

En la lista, seleccione y abra la campaa que contiene las respuestas que va a descalificar.
En Detalles, haga clic en Respuesta de campaa.
Seleccione las respuestas de campaa que va a descalificar.
En la barra de herramientas de acciones, en Ms acciones, seleccione Cerrar respuesta de
campaa.
6. Seleccione un estado adecuado para la respuesta de campaa descalificada y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
DEMOSTRACIN: CONVERTIR UNA RESPUESTA DE CAMPAA

En esta demostracin se muestra cmo registrar una respuesta a una campaa y convertirla en un
cliente potencial.
ESCENARIO
Uno de los integrantes del personal de marketing se encuentra revisando mensajes de correo
electrnico y encuentra uno de un cliente [nombre del cliente], que asisti a un evento que form
parte de una campaa de marketing ([nombre de la campaa]). Este mensaje de correo
electrnico se registra en Microsoft Dynamics CRM como una respuesta a la campaa. El cliente
potencial parece muy interesado en los productos utilizados en el evento, por lo que el integrante
del personal de marketing convierte la respuesta en un cliente potencial para su seguimiento por
parte de un representante de ventas.
OBJETIVOS
Los objetivos de esta demostracin son:
130
Microsoft Dynamics
WINNER 2012
Crear una respuesta de campaa

Convertir una respuesta en un cliente potencial
PASOS
Siga estos pasos para registrar una respuesta de campaa:
1.
2.
3.
4.
5.

En la lista, seleccione y abra la campaa [nombre de la campaa].
En el panel de navegacin del formulario, en Detalles, haga clic en Respuesta de campaa.
En el campo Cliente, escriba [nombre del cliente] o use el Asistente de formulario y
seleccione [nombre del cliente].
6. En el campo Tema, escriba [texto].
7. Haga clic en Guardar.
Siga estos pasos para convertir la respuesta a la campaa:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Convertir respuesta de campaa.

Seleccione Cerrar respuesta y convertirla en registro.
Seleccione Crear nuevo cliente potencial.
Seleccione Abrir registros recin creados. El nuevo cliente potencial se abrir
automticamente cuando cierre el cuadro de dilogo.
Haga clic en Aceptar. Se abrir automticamente el formulario Cliente potencial.
Escriba lo siguiente en los cuadros de dilogo correspondientes:
Tema: [el tema]
Nombre: [el nombre]
Apellidos: [los apellidos]
Nombre de la compaa: [el nombre de la compaa]

Haga clic en Guardar y cerrar.
Haga clic en Cerrar.
ANLISIS DE LA INFORMACIN DE MARKETING

Para obtener los mejores resultados de las campaas, analice los resultados de las mismas. Un
buen anlisis requiere especificar los datos correctos y llevar a cabo un seguimiento de los
mismos. Antes de iniciar una campaa, determine el tipo de anlisis que desea hacer la
organizacin y cree procesos de flujo de trabajo para asegurarse de especificar los datos correctos.
Microsoft Dynamics CRM pone a su disposicin todas las listas de destino y todos los datos de
campaa en una ubicacin centralizada. Puede usar las capacidades de bsqueda y las
herramientas de informes para realizar el seguimiento de campaas anteriores, campaas
propuestas y campaas futuras, as como realizar ajustes en el planeamiento de la campaa y en
las campaas futuras.
131
Microsoft Dynamics
WINNER 2012
Tambin puede usar las caractersticas de elaboracin de informes para validar los mecanismos de
entrega. Por ejemplo, puede ejecutar un informe para ver si el mercado de destino ha respondido
mejor a una campaa de correo directo o de correo electrnico. A continuacin, con los resultados
de estos datos, puede cambiar las campaas futuras al mejor mtodo para mejorar el xito global.
Puede usar los informes de Microsoft Dynamics CRM para evaluar la rentabilidad tanto operativa
como financiera de una campaa. Para los anlisis de administracin de campaas puede usar lo
siguiente:
Vistas de campaa: use el campo Vista para elegir una de las cuatro vistas
estndar. Estas vistas incluyen toda la informacin estratgica relacionada con la
campaa. Puede obtener acceso a ellas desde el campo Vista del formulario
Campaa.
Informacin de ejecucin de actividades tcticas de la campaa: permita a los
ejecutivos de marketing y de ventas supervisar las actividades de la lista que
pueden ayudar a realizar un seguimiento del xito de la campaa en el equipo de
ventas.
Comparacin de dos campaas: determine cul de las dos tuvo ms xito.
Agrupar respuestas por origen del canal: use el cdigo de canal de la actividad de
marketing para determinar qu origen de clientes potenciales ha sido mejor.
Estadsticas simples: determine el nmero de clientes potenciales y el coste por
cada uno de ellos.
Estadsticas complejas: determine el valor de los beneficios generados por euro
gastado en la campaa.
ESCENARIO
Un integrante del personal de marketing sale de una reunin del equipo de ventas con
comentarios sobre un producto de la competencia que est teniendo mucho xito gracias a
mejores iniciativas de marketing. El integrante del personal recuerda que la compaa est
intentando realizar una campaa de correo directo para este producto y busca lo siguiente en el
rea de marketing:
Campaas de productos llevadas a cabo durante los ltimos seis meses

Campaas de productos previstas para los prximos tres meses
La campaa de correo directo empieza dentro de un mes, con un estado de lista para el
lanzamiento. Sin embargo, los informes de comparacin indican que la campaa de correo
electrnico es ms eficaz que los envos generales directos. El integrante del personal de
marketing recomienda cambiar el canal a correos electrnicos para esta campaa.
EVALUAR LA CAMPAA
132
Microsoft Dynamics
WINNER 2012
La elaboracin de informes y el anlisis no slo se realizan al final de una campaa. Por ejemplo, el
jefe de marketing puede utilizar las vistas de actividades y los informes de actividades de campaa
para administrar la ejecucin y los procesos de flujo de trabajo asociados. Los procesos de flujo de
trabajo se pueden usar para:
Administrar actividades relacionadas con la campaa

Visualizar el nmero de actividades relacionadas con oportunidades que se
generan
Identificar el punto en que los clientes potenciales y las oportunidades son escasos
o estn descendiendo
El personal de marketing y los representantes de ventas deberan poder ver la informacin de

marketing en cualquier momento. Pueden ver los siguientes tipos de informacin:
Estado de las campaas planeadas

Estado de las campaas en curso
Estado de las campaas finalizadas recientemente
Anlisis de las campaas archivadas (informes)
Resultados de las campaas:
- Resultados directos: respuestas reales a las campaas, veces que se ha hecho
clic en un banner, respuestas telefnicas.
- Resultados indirectos: pedidos registrados con los identificadores de la
campaa, ofertas presentadas, aumento de las ventas.
Toda la informacin de actividades de la cuenta o el contacto.
Informacin de destinatarios de la campaa

Campaas en las que ha participado una cuenta o contacto concreto:
- Respuestas de la cuenta o el contacto.
- Cuentas y contactos disponibles o no para la siguiente campaa.
DEMOSTRACIN: INFORME DE RENDIMIENTO DE LA CAMPAA

En esta demostracin se muestra cmo ver datos de campaas de marketing en informes.
ESCENARIO
El jefe de marketing desea revisar la siguiente informacin de la [campaa usada en el escenario
anterior].
Ver el estado de las tareas y actividades relacionadas con la campaa

Ver el nmero de respuestas y oportunidades potenciales que se generan
Analizar el coste presupuestado y el real, y los ingresos potenciales esperados.
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Microsoft Dynamics
WINNER 2012

El objetivo de esta demostracin es usar el informe Rendimiento de la campaa para determinar
lo siguiente:
Estado de las actividades de la campaa

Nmero de oportunidades y respuestas a la campaa
Costes reales frente a los presupuestados e ingresos potenciales
PASOS
Para ver el informe Rendimiento de la campaa, siga estos pasos:
1. En el panel de navegacin, haga clic en el mdulo Marketing y, a continuacin, en
Campaas.
2. En la lista, seleccione y abra la campaa [nombre de la campaa].
3. En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Informes y, a continuacin,
seleccione Rendimiento de la campaa.
4. Busque las tareas de planeamiento para ver si todas se han llevado a cabo.
5. Busque la seccin Respuesta de campaa. Haga clic en la zona Interesado (6) del grfico
Cdigo de respuesta para ver las posibles oportunidades.
6. Revise las secciones Tareas de planif. y Datos financieros.
DEMOSTRACIN: INFORME DE ACTIVIDAD

En esta demostracin se muestra cmo ver datos de campaas de marketing en informes.
ESCENARIO
El jefe de marketing desea revisar el estado de la actividad [nombre de la actividad] asociada con
la campaa [nombre de la campaa].

El objetivo de esta demostracin es usar el informe Estado de actividad de campaa para
determinar lo siguiente:
Detalles de las actividades de campaa

Estado de las actividades de campaa
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Microsoft Dynamics
WINNER 2012
PASOS
1. En el panel de navegacin, haga clic en el mdulo Marketing y, a continuacin, en
Campaas.
2. Abra la campaa [nombre de la campaa].
3. En el panel de navegacin del formulario, en Detalles, haga clic en Actividades de
campaa.
4. Abra la actividad [nombre de la actividad de campaa].
5. En la barra de herramientas de acciones del formulario, haga clic en Informes.
6. Haga clic en Estado de actividad de campaa.
DEMOSTRACIN: RECOPILAR RESPUESTAS DE CAMPAA Y COMPLETAR LA CAMPAA

En esta demostracin se muestra cmo recopilar una respuesta de campaa, cmo comprobar el
progreso de una campaa activa y cmo completar la campaa.
ESCENARIO
La coordinadora de marketing de [nombre de la empresa] lanza una campaa creada
anteriormente. Durante la vida de la campaa, la coordinadora de marketing llama a todos los
contactos de la lista de marketing de la campaa y recopila todas las respuestas. Cuando ya se ha
puesto en contacto con la mitad de los contactos de la lista de marketing, desea ver un informe
para comprobar el estado de la campaa. Una vez que se ha puesto en contacto con todos los
contactos y se han recopilado todas las respuestas, la coordinadora da por finalizada la campaa.

El objetivo de esta demostracin es realizar los siguientes procedimientos para la campaa:
Distribuir actividades de campaa

Recopilar respuestas de campaa
Usar informes para comprobar el estado de la campaa
Finalizar la campaa
DISTRIBUIR ACTIVIDAD DE CAMPAA

1. En el panel de navegacin, haga clic en Marketing y, a continuacin, en Campaas.
2. Seleccione y abra la campaa [nombre de la campaa] que cre en la leccin
Planeamiento y creacin de campaas de marketing (Demostracin: Planear una campaa
de marketing).
3. En el panel de navegacin del formulario, haga clic en Actividades de campaa. Seleccione
y abra la actividad creada anteriormente.
135
Microsoft Dynamics
WINNER 2012
4. En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Distribuir actividad de campaa.

Aparecer el cuadro de dilogo Crear llamadas de telfono nuevas.
5. Rellene estos campos del formulario:
Asunto: escriba Llamada sobre una promocin.
Cuerpo: escriba texto en el cuadro, por ejemplo, un script de llamada u otros

detalles importantes sobre la llamada.
Vencimiento: seleccione el ltimo da de la semana actual.

6. Haga clic en Distribuir.
7. En el cuadro de dilogo Confirmacin de distribucin, seleccione Ser el propietario de la
nueva llamada de telfono y haga clic en Aceptar.
RECOPILAR RESPUESTAS DE CAMPAA
Ahora va a crear dos respuestas. La primera ser para la persona que est interesada en la
promocin y, la segunda, para alguien que no lo est.
1. En el panel de navegacin, haga clic en Marketing y, a continuacin, en Campaas.
2. En la lista, seleccione y abra la campaa [nombre de la campaa] que cre en la leccin 13
(Demostracin: Planear una campaa de marketing).
3. En el panel de navegacin del formulario, haga clic en Actividades de campaa. Seleccione
y abra la actividad que cre anteriormente.
4. En el panel de navegacin del formulario, haga clic en Llamadas de telfono creadas.
5. En la lista, seleccione y abra la primera llamada de telfono.
6. Haga clic en Acciones y, despus, en Promover a respuesta.
7. En el formulario Respuesta de campaa, en Cdigo de respuesta, seleccione Interesado.
8. Rellene los siguientes campos del formulario:
Apellidos: Escriba [Apellidos]
Nombre: escriba [Nombre]
Telfono: escriba [Telfono]
Correo electrnico: escriba [Correo electrnico]
Fecha de recepcin: escriba [Fecha de recepcin]
Asunto: escriba [Asunto]

10. Haga clic en Guardar y cerrar para cerrar el formulario Llamada de telfono.
CREAR UN INFORME RENDIMIENTO DE LA CAMPAA
1. En la lista Campaas, asegrese de que la campaa actual est seleccionada.
2. En la barra de herramientas de acciones, haga clic en el icono Informe y, a continuacin,
seleccione Rendimiento de la campaa.
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Microsoft Dynamics
WINNER 2012
3. En el cuadro de dilogo Seleccionar registros, haga clic en Todos los registros aplicables.
4. Haga clic en Ejecutar informe.
En el informe se mostrar el estado actual de la campaa.
NOTA: puede ejecutar un informe de campaa mientras la campaa est en marcha y despus de
que se haya completado. Tambin puede imprimir el informe o exportarlo.
FINALIZAR LA CAMPAA
1. En la lista Campaas, seleccione y abra la campaa actual [nombre de la campaa].
2. En el campo Razn para el estado, seleccione Completada.
3. En Fecha de finalizacin real, escriba [Fecha] para indicar cundo termin la campaa.
137

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CMetrix Business Solutions S.A.

BUSCAR REGISTROS ................................................................................................................................................................ 8

CONFIGURAR CANTIDAD DE REGISTROS POR PGINA ..................................................................................................................... 12

EXPORTAR DATOS A EXCEL ..................................................................................................................................................... 14

GESTIN DE DATOS ......................................................................................................................................... 20

LISTAS DE MARKETING .......................................................................................................................................................... 32

CORREOS CORPORATIVOS ...................................................................................................................................................... 44

FLUJOS DE TRABAJO ........................................................................................................................................ 66

IMPORTAR A TRAVS DE ARCHIVO CSV ...................................................................................................................................... 76

ACTUALIZACIN MASIVA DE REGISTROS A TRAVS DE XML ....................................................................................... 84

PLANEAMIENTO Y CREACIN DE CAMPAAS DE MARKETING ........................................................................................................ 100

ADMINISTRACIN DE CAMPAAS DE MARKETING ...................................................................................................................... 119

El sistema CRM esta compuestos por los siguientes mdulos de informacin

Explicacin sobre algunas palabras utilizadas:

CREAR, MODIFICAR O E LIMINAR REGISTROS

Los campos de bsqueda hacen referencia a un registro de otra entidad.

ELIMINAR, DESACTIVAR O ACTIVAR REGISTROS

BSQUEDA DE UNA CADENA DE TEXTO

Importante La bsqueda no est relacionada con la vista actualmente seleccionada en el men

indica ascendente y el icono Orden descendente

USAR BSQUEDA AVANZADA PARA FILTRAR LA LISTA

Para iniciar una Bsqueda avanzada:

Especifique el criterio de la bsqueda y las columnas que se van a mostrar.

CREAR SU PROPIA VIST A

Para iniciar una Bsqueda avanzada:

Especifique el criterio de la bsqueda y las columnas que se van a mostrar.

Haga clic en Guardar como.

En el cuadro de dilogo Propiedades de la consulta, en el campo Nombre, escriba un

En el cuadro Descripcin, escriba una breve descripcin y haga clic en Aceptar.

Para ver todos los registros, haga clic en Todo.

CONFIGURAR CANTIDAD DE REGISTROS POR PGINA

En el men Herramientas, haga clic en Opciones.

En la ficha General, en la lista Registros por pgina, seleccione el nmero de

Haga clic en Aceptar.

IMPRESIN DE LISTAS DE REGISTROS

EXPORTAR DATOS A EXCEL

En la barra de herramientas Acciones, haga clic en el botn Exportar a Excel .

3. Actualiza el estado del correo por persona.

TRABAJANDO.COM (BOLSA DE TRABAJO CO NTACTO LABORAL)

Los datos cargados desde el portal emprendimiento son los siguientes:

Algunas de las principales entidades

Actividades (Reuniones, Tareas, Correos

Algunas de las principales entidades

Actividades (Reuniones, Tareas, Correos

Ejemplo de Contacto empresa donde la persona SI existe en CRM

FORMULARIO DE INGRESO DE CASOS

Una vez enviado el caso este se almacena en CRM.

Al abrir el caso veremos la informacin que se ingres al momento de crearlo.

RESPONDER CASO CON CORREO ELECTRNICO

Se abrir un formulario tpico de envo de correo, este se debe completar y enviar.

Luego se debe seleccionar la plantilla que deseamos ocupar y clic en Aceptar.

Una vez seleccionada la plantilla, se cargar el mensaje del correo.

CAMBIO DE ESTADO DE UN CASO

Al abrirse el formulario de la creacin de Lista de Marketing se debe llenar la informacin bsica

Dentro de la informacin General de la lista de marketing, son importantes destacar algunos

Al seleccionar los integrantes de la lista de marketing, se debe hacer clic en Administrar

Nos mostrar en pantalla el resultado de la bsqueda, aqu debemos seleccionar si queremos

Los campos marcados tienen directa relacin con Masterbase:

PERFILAMIENTO DE EVE NTOS

Posteriormente puede editar si Confirm y si Asisti.

Alumnos por Egresar