ORGANIZACIN Y CONTABILIDAD EN EL CONSULTORIO

ODONTOLGICO

El Consultorio del Odontlogo es el local en donde se ejercen las labores propias

de nuestra profesin.
Objetivos de un consultorio odontolgico
1. Ofrecer una ptima asistencia al paciente
2. Satisfacer sus necesidades de salud
3. Crear un clima de libertad de decisin de parte del paciente, del profesional
y del personal
4. Asegurar resultados satisfactorios
5. Obtener un nivel de vida deseado
6. Asegurarnos una buena jubilacin

GERENCIA.- Crosby (1988) define a la gerencia como "el arte de hacer que las cosas
ocurran". Por su parte Krygier (1988) la define como un cuerpo de conocimientos
aplicables a la direccin efectiva de una organizacin.
En la actualidad, existe consenso, entre muchos autores, al sealar que el trmino
gerencia se puede definir como un proceso que implica la coordinacin de todos los
recursos disponibles en una organizacin (humanos, fsicos, tecnolgicos, financieros),
para que a travs de los procesos de: previsin, planificacin, integracin, organizacin,
direccin y control se logren objetivos previamente establecidos.
De esta manera se puede distinguir tres aspectos claves al definir la gerencia como
proceso:
1. La coordinacin de recursos de la organizacin
2. La ejecucin de funciones gerenciales (administrativas como medio de lograr la
coordinacin) .
3. Establecer el propsito del proceso gerencial (dnde queremos llegar o que es lo
que deseamos lograr).
CARACTERSTICAS DE UNA BUENA GERENCIA

Administracin del tiempo

Organizacin personal
Organizacin laboral
Relaciones con personal asistente
Relaciones con pacientes
Capacidad para resolver problemas
Comunicacin eficaz

ASPECTOS FSICOS DEL CONSULTORIO DEL PROFESIONAL ODONTLOGO:

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 A) Ubicacin
Para decidir sobre la localizacin de su Consultorio, ser muy conveniente
hacer un primer anlisis sobre la posibilidad de instalarlo en la zona cntrica
o central de la ciudad en que se ejercer, o si ubicarlo en alguna zona
perifrica. Tal vez sea aquella en la que residimos o en la que hemos
crecido o vivido y en la cual somos bastante conocidos, en donde tenemos
ms amigos ya que ellos sern los que asistirn ms fcilmente a
consultarnos.

En una zona en la que jams hemos vivido o que nunca hemos frecuentado,
en la que no conocemos a nadie y en la que nadie nos conoce, nos
demoraremos mucho ms tiempo para lograr una clientela de volumen
adecuado. No olvidemos que la Odontologa es una profesin en la que las
relaciones humanas y las relaciones pblicas se expresan con intensidad.
Un alto porcentaje de las personas acuden a buscarnos basadas en la
amistad, confianza, respeto, honradez y otros aspectos ms que podremos
tener ya ganados por haber residido en una zona determinada y en la que
hemos tenido la oportunidad de haber frecuentado a sus habitantes, en la
que pueden haber conocido de nuestra actuacin por haber vivido en
comunidad o por haber desempeado algn cargo en alguna institucin.

El local de todo Consultorio, deber poseer las siguientes caractersticas:

Que se encuentre ubicado en un lugar de fcil acceso, en alguna calle

conocida o que tenga posibilidades de movilidad colectiva cercana.

Que cerca de l se encuentren puntos de referencia fcilmente identificables

para las personas.

Que el local en el que nos instalaremos (si fuera en un edificio) tenga un

buen grado de conservacin y sobre todo un adecuada mantenimiento
comunitario (pintura, limpieza de reas comunes, que los lugares de
acmulo de basura no perjudiquen el ornato, etc.). Deberemos comprobar
la higiene de las zonas de entrada al local. Si en ellas se producen
reuniones bulliciosas de las personas que residen en el edificio, que pueden
perturbar la tranquilidad de nuestros propios pacientes. Si esto sucede,
suciedad y bullicio, nunca lograremos una imagen adecuada para nuestro
lugar de trabajo por ms que nos preocupemos de ello.

Que el lugar escogido no tenga una gran congestin de lneas de omnibuses

en su zona frontal y que el paradero no se encuentre justamente situado
frente a la ventana del Consultorio. Los gases de la combustin de los
motores se elevan y se introducirn hasta en el ms escondido lugar de
nuestro local, producindose las molestias que ya Ud. se podr imaginar.

Que existan zonas de parqueo de automviles cerca del edificio o lugar

donde se encuentra nuestro consultorio. Si nuestros pacientes acostumbran
a venir en sus propios vehculos.
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 Que las zonas aledaas sean seguras y tranquilas por seguridad de los
pacientes.
Que el abastecimiento habitual de agua sea adecuado. Que no sufra el
local cortes continuos de electricidad. En ese caso deberemos pensar en la
necesidad de adquirir un generador, debindonos informar si en el edificio
es permitida la instalacin de este tipo de motores.
Ser preciso leer los reglamentos internos del local (Junta de Propietarios) y
consultar si no existirn problemas a futuro, por el flujo de los pacientes.
Informarse sobre las prohibiciones que puedan existir acerca de la
instalacin de la compresora de aire u otro tipo de motores, los que en
algunos casos pueden llegar a producir ruidos molestos para las dems
personas.
Buscar la cercana a algn centro comercial (oficina bancaria, bodegas,
farmacia, etc.) que podremos usar nosotros mismos
Que de preferencia nuestro local no se encuentre ubicado en pisos muy
altos de un edificio, pues desgraciadamente el de abastecimiento de energa
elctrica puede impedir el flujo normal de las personas.
Antes de decidir la ubicacin de nuestro propio Consultorio, analicemos el
nmero y concentracin de Odontlogos en el mismo edificio o barrio.
Si trabajaremos en un local independiente, comprobaremos la seguridad que
brinda el lugar respecto a robos, asaltos, y otros factores que hemos ido
describiendo.
Que el local cuente con telfono, pues nos ser de muchsima utilidad para
nuestro trabajo.

B) Caractersticas del Local propiamente dicho

Adecuada ventilacin.
Conveniente luminosidad.
Aislamiento de ruidos y olores exteriores.
rea suficiente para distribuir nuestras instalaciones. Deberemos planificar
nuestras necesidades y determinaremos si nos ser posible obtener:
Una Sala de Espera de un tamao adecuado, bien iluminado y ventilada.
Consultorios suficientes para lo que deseamos realizar dentro de nuestra
especialidad y que tambin estn ventilados e iluminados.
Que existan servicios higinicos accesibles a los pacientes.
Que se pueda instalar convenientemente a la Secretaria-Recepcionista.
El cmodo desplazamiento de los pacientes en su acceso a los lugares de
atencin.
Un rea destinada a higienizacin y esterilizacin del instrumental.
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 Posibilidad de instalar agua, desage y aire en los lugares necesarios.

Un bao de uso privado para el personal y el profesional.
Privacidad en alguno o algunos de los Consultorios.
Un lugar a ser utilizado como escritorio o despacho.
Un rea de laboratorio.
Un rea de almacenamiento seguro de los materiales en stock.
Un rea para el equipo de radiografas.
Que se puedan suplir las necesidades futuras inmediatas con relativa
facilidad, teniendo siempre en cuenta que en los prximos aos, nuestro
Consultorio tendr un incremento de pacientes y/o personal.

C).Organizacin en el aspecto econmico

1. Inventario de Bienes
2. Hoja de Ingresos - Egresos
3. Porcentaje de Gastos sobre Ingresos
4. Determinacin del Costo - Hora

GASTOS MENSUALES FIJOS

Local
Agua
Reparacin equipos
Luz
Telfono
Guardiana y seguridad
Limpieza de local
Materiales de limpieza
Bioseguridad
Contador
Impuestos
Materiales odontolgicos
Laboratorio
Sueldo profesionales
Sueldo personal
Indemnizaciones
Vacaciones

GASTOS MENSUALES EVENTUALES

Reparacin local
Libros y revistas
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Congresos y cursos
Mantenimiento de equipos
Mantenimiento computador
Correo
Cuotas institucionales
Imprenta
Uniformes del profesional
Uniformes del personal

D). Organizacin de los recursos humanos

Odontlogo
Secretaria
Recepcionista
Asistente
Personal de limpieza

Tcnicas para lograr la integracin de los recursos humanos

Motivacin de su personal y sus clientes.
Adiestramiento propio y del personal.
Comunicacin fluida entre l, su personal y sus clientes.
Reconocimiento a los logros de su personal.
Con una buena motivacin del Personal se logra:
Que la calidad funcional del servicio brindado, sea ms alta.
Que se perciba mayor esfuerzo por agradar
Una actitud constructiva frente a los problemas cotidianos
Una mejor puntualidad en la asistencia y mayor esmero en el cumplimiento
del deber.
Que las enfermedades sean menos frecuentes y ms breves.
Que no miren tanto el reloj cuando se cumple la hora de salida.

Costo.Dinero que nos demanda la adquisicin, el procesamiento y la aplicacin de un

servicio profesional determinado.

Gasto.-

Importe de dinero que nos es necesario para cubrir los factores directos o
indirectos para la ejecucin del mismo servicio. Incluye la direccin tcnica y
administrativa.

Valores o ndices que se deben conocer para desarrollar una

buena contabilidad odontolgica
1. Inventario de Bienes
2. Hoja de Ingresos - Egresos
3. Porcentaje de Gastos sobre Ingresos
4. Determinacin del Costo - Hora
1. Inventario de Bienes. Se debe obtener en el consultorio un Inventario General Valorizado de las
Unidades, Equipos e Instrumental existentes. Ello nos permitir conocer con
exactitud nuestra inversin de trabajo.
Este conjunto de elementos indispensables para el trabajo, sufre un gasto
continuo por su uso, lo que exige una reposicin cada cierto tiempo. Estos
bienes tienen un valor total determinado que se deber depreciar
mensualmente y cargarlo al rubro de gastos generales del consultorio
2. Hoja de Ingresos-Egresos
Es absolutamente indispensable anotar con precisin todos los ingresos y a
la vez, registrar detalladamente todos los egresos. Se deber ser muy
meticuloso, teniendo particular cuidado de incluir todo el dinero que
demanda ejercer la profesin.
3. Porcentaje de Gastos sobre Ingresos
Este ndice refleja la relacin existente entre los gastos efectuados y los ingresos
habidos. Sirve para determinar nuestra eficacia, ya que nos permitir determinar cunto
es nuestro remanente porcentual, mes a mes.
A mejor gerencia, menores gastos y ms utilidad, lo que equivale a mejores resultados
para nuestro beneficios.
4. Determinacin del Costo Hora
Se obtiene sumando todos y cada uno de los factores que se pueden considerar tanto
como Costo y como Gasto, en el desarrollo y ejecucin de todas nuestras actividades
profesionales. El importe total de dinero obtenido, se dividir entre el nmero de horas
que ejercemos en nuestro consultorio.

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA LA DETERMINACIN DEL COSTO HORA

A) Costo del Local
En este rubro pueden suceder varias alternativas. Que el local sea propio o
alquilado o que Ud. tenga su consultorio en su propia casa.
B) Cuota Comunitaria del local
Si su local es alquilado deber consignar el importe de la cuota que Ud.
abona a la Junta de Propietarios del lugar donde trabaja.
C) Mantenimiento y Reparaciones
Ya sea que el local sea propio o alquilado, reservar una cantidad para
gastos de mantenimiento general (pintura, limpieza, reparaciones de agua,
elctricas, etc.)
D) Remuneraciones del Personal
Esta cifra depender de diversos factores, se ha calculado que si en un
Consultorio trabajan 3 personas: una Secretaria-Recepcionista, una
Asistente y una Auxiliar de laboratorio.
E) Cargas Sociales
Porcentaje que se debe pagar por cuenta propia como cargas sociales:
Seguro Social, Sistema Nacional de Pensiones, Impuesto a las
Remuneraciones, Fonavi, Fondo de Indemnizaciones, etc. y cualquier otro
tributo existente sobre el importe de las remuneraciones del personal.
Calcular un 25% del total, como gasto mensual, poda ser aproximado.
F) Seguro de Enfermedad y Accidentes del Personal
Si se abona otro beneficio al personal, como movilidad, refrigerio, seguro
particular contra accidentes, etc., tambin deber ser anotado.
G) Servicios
Se anotar otros gastos que se tengan por guardiana, seguridad, etc

H) Seguro contra Robo e Incendio

Si Ud. tiene seguro contra robo e incendio del local, se deber anotar
tambin la cuota mensual correspondiente a este rubro.
I,) Depreciacin de Equipos, Instrumental y Mobiliario
J) Gastos de Papelera y escritorio
K) Patente y Colegio Odontolgico
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 El pago mensual de la Patente Profesional y la cuota del Colegio

Odontolgico tambin deber ser considerada
L) Materiales de Servicio
M) Capacitacin Permanente
N) Uniformes del personal

Se deber entregar a su personal un uniforme de verano y un uniforme de

invierno, mnimo cada dos aos.

O) Seguro de Enfermedad, Accidentes e Invalidez del profesional

Se deber conseguir un Seguro que lo proteja contra estos riesgos,

incluyendo en l a su familia: ser la nica forma de trabajar y vivir tranquilo.