DIAGNOSTICO DE UNIDAD PRODUCTIVA

TRANS AA S.A.S.

LUZ ANYELA TAPIAS

VIVIANA MARCELA SANDOVAL
YEIMI ALEJANDRA BAEZA BANGUERO

CONVENIO UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE YUMBO-SENA

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA MAANA
YUMBO VALLE
2016

DIAGNOSTICO UNIDAD PRODUCTIVA

TRANS AA S.A.S.

LUZ ANYELA TAPIAS BERMEO

VIVIANA MARCELA SANDOVAL
YEIMI ALEJANDRA BAEZA BANGUERO

CARLOS EDWIN PIEDRAHITA

Instructor

CONVENIO UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE YUMBO-SENA

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA MAANA
YUMBO VALLE
2016

INTRODUCCION

Este informe hace referencia en s al anlisis de la situacin actual de TRANS AA S.A.S.

para identificar las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de dicha unidad
productiva y establecer las estrategias a seguir; complementar la estructura organizacional y
fortalecer los procesos. Evaluacin?

OBJETIVO Justificacion

Este trabajo se hace con la finalidad de aplicar todos los conocimientos que hemos adquirido
en nuestro proceso formativo, adicional a esto tambin se hace con la intencin de tener
conocimientos prcticos de como intervenir una unidad productiva,

DIAGNOSTICO UNIDAD PRODUCTIVA

TRANS AA S.A.S.

MATRIZ DOFA

Debilidades

Oportunidades

Fortalezas

Amenazas

DEBILIDADES:

1. La empresa tiene 1 solo cliente

2. Le falta infraestructura fsica
3. No tiene objetivos estratgicos
4. No cuenta con polticas de calidad
5. No tiene organigrama
6. No tiene manual de funciones
7. No cuenta con contratos laborales
8. No tiene mapas de procesos
9. No tiene plan de mercadeo y ventas
10. No cuenta con planes de accin
11. No cuenta con planes estratgicos
12. No tiene planes de servicio al cliente
13. No tiene planes de gestin de la calidad
14. No tiene ficha de control de vehculos
15. No cuenta con una evaluacin de gestin administrativa
16. No hay evaluacin de desempeo de los vehculos y los conductores
17. No cuenta con evaluacin de servicio al cliente
18. No instruye ni entrena a los trabajadores sobre los riesgos laborales
19. No cuenta con un reglamento interno de higiene y seguridad
20. No informa a los trabajadores sobre las medidas de prevencin de los riesgos
laborales y los mtodos de trabajo correctos.
21. El organismo administrador no capacita a los trabajadores.
22. El organismo administrador no tiene implementado programas de vigilancia de
trastornos musculo-esquelticos.

OPORTUNIDADES:

1. Se tiene un gran tamao de mercado potencial.

2. Contamos con orientacin, capacitacin y acompaamiento para el fortalecimiento a la
unidad productiva.
3. lneas de crditos.
4. Mano de obra calificada.
5. El mercado me puede permitir ms inversionistas.

FORTALEZAS:

1. Control de actividades.
2. Polticas de costo por medio de la logstica planteada.

AMENAZAS:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Poca reglamentacin por el Ministerio Nacional.

Mal estado de las vas.
Altos ndices de accidentes automotrices.
Altos costos de los combustibles.
Inseguridad.
Competencia de otras empresas.
INTEGRACIN POR SIMILITUD DE LAS DEBILIDADES

1.
2.
3.
4.
5.

La compaa depende de un solo cliente.

Infraestructura inadecuada o insuficiente.
Debilidad en planeacin estratgica.
No cuenta con direccionamiento, planes y evaluacin organizacional.
Control de riesgos a los trabajadores.

FRECUENCI
PRIORIZACI
IMPACTO
A
TOTAL
N
M
M
DEBILIDADES
A A M B B S CS O CN
1. La compaa
depende de un
OPORTUNIDADES
IMPACTO
FRECUENCIA TOTAL PRIORIZACI
solo cliente.
X
X
8
8(1) N
2. Infraestructura inadecuada o
A M M M B S C O CN
insuficiente.
X A
8
8(2)
B X
S
3. Debilidad
1. Se tieneenunplaneacin
gran tamao de
X
X
8
9(5)
estratgica.
X
X
6
6(4)
mercado potencial.
4. Direccionamiento,
y
2 Contamos con planes
orientacin,
X
X
7
8(1)
evaluacin
organizacional.
X
X
6
6(3)
capacitacin
y
5. Control
de riesgos a los
acompaamiento
para
el
trabajadores.
X
X
4
4(5)
fortalecimiento a la unidad
productiva.
IMPACTO
FRECUENCIA
A: ALTO
3. lneas de crditos.
X
5
8(4)
(5)
S: SIEMPRE (4)
X
MA:
4. Mano de obra calificada.
X
8
7(2)
MEDIO
X
(3)
5. El mercado meALTO
puede(4) CS: CASI SIEMPRE X
9
5(3)
M: MEDIO
permitir ms inversionistas
X
(3)
O: OCACIONALMENTE (2)
MB:IMPACTO
FRECUENCIA
MEDIO
A: ALTO
S: SIEMPRE (4)
BAJO
(5) (2) CS: CASI NUNCA (1)
B: BAJO
MA:
CS: CASI SIEMPRE (3)
(1)MEDIO
ALTO (4)
M: MEDIO O: OCACIONALMENTE (2)

(3)
MB:
MEDIO
BAJO (2)
B: BAJO
(1)

FORTALEZAS
1. Control de actividades.
2 Polticas de costo por medio
de la logstica planteada.

CS: CASI NUNCA (1)

IMPACTO
FRECUENCIA TOTAL
M
M
C
A A M B B S S O CN
X
X
9

IMPACTO
A: ALTO
(5)
MA:
MEDIO
ALTO (4)
M: MEDIO
(3)
MB:
MEDIO

FRECUENCIA
S: SIEMPRE (4)
CS: CASI SIEMPRE (3)
O: OCACIONALMENTE (2)
CS: CASI NUNCA (1)

PRIORIZACI
N
9(1)

6(2)

BAJO (2)
B: BAJO
(1)

AMENAZAS
1. Poca reglamentacin por el
Ministerio Nacional.

IMPACTO
FRECUENCIA TOTAL PRIORIZACIN
A MA M MB B S CS O CN
X

2. Mal estado de las vas.

X
3. Altos ndices de accidentes
automotrices.
X
4Altos
costos
de
los
combustibles.
5Inseguridad.
6Competencia de otras
empresas.
IMPACTO
A: ALTO
(5)
MA:
MEDIO
ALTO (4)
M: MEDIO
(3)
MB:

9(6)

9(5)

9(2)

8(1)

7(3)

6(4)

FRECUENCIA
S: SIEMPRE (4)
CS: CASI SIEMPRE (3)
O: OCACIONALMENTE (2)
CS: CASI NUNCA (1)

MEDIO
BAJO (2)
B: BAJO
(1)

ANALISIS CRUZADO PARA EL DESARROLLO DE ESTRATEGIAS

FACTORES
EXTERNO
S

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

DEBILIDA
DES

FACTORES INTERNOS

FACTORE
S
INTERNO
S

FACTORES EXTERNOS

Polticas de costo por medio de la

1 logstica planteada

AMENAZAS

Altos costos de los combus

1 , mal estado de las vas ,
inseguridad, etc.
Falta reglamentacin por pa
2 del gobierno nacional para
tipo de actividad
3

1 La empresa tiene un solo cliente

1 Se tiene un gran tamao de

mercado potencial

2
Falta infraestructura
3 No cuenta con polticas de calidad, ni
direccionamiento, ni planes
organizacionales

Para contrarrestar esta

2 debilidad tenemos lneas de
crdito
Contamos con orientacin,
capacitacin y
3 acompaamiento para el
fortalecimiento de la unidad
productiva

Debilidad (1) con Oportunidad (1)

Debilidad (2) con Oportunidad (2)
Debilidad (3) con Oportunidad (3)
Fortaleza (1) con Amenaza (1)

MISION

TRANS AA S.A.S. es una empresa de transporte terrestre automotor de pasajeros, ubicada

en el Municipio de Yumbo, dirigida al sector empresarial, con valores de honestidad, respeto,
responsabilidad, tolerancia y puntualidad; cuenta con personal competente y comprometido,
lo que le permite ofrecer al cliente un excelente servicio.

VISION
En el 2022 ser lder en el servicio de transporte de personal, a nivel regional posicionando la
empresa, por brindar soluciones de movilidad con altos estndares de calidad y
mejoramiento continuo de los procesos.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Contar con la mejor flota de transporte

Tener las mejores tarifas del mercado
Contar con el mejor capital humano para atender las necesidades de los clientes
Aumentar la participacin del mercado en un 400%.
Tramitar el certificado del Ministerio de Transporte

ESTRATEGIAS

OBJETIVOS-METAS

Hacer planes
organizacionales

Para direccionar la
empresa

Hacer un plan de
mercadeo y ventas
Averiguar los
requisitos para
obtener el certificado
del Ministerio de
Transporte

Para conseguir ms
clientes

Tramitar el
certificado

ACTIVIDADES

Elaborar la
documentacin
organizacional
Elaborar plan de
accin, de mercadeo y
ventas

Elaborar una lista de

requisitos

RESPONSABLE

FECHA
INIC

FE
TE

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ADMINISTRADOR O
GERENTE
ASESORIA
CONTABLE
ASISTENTE
ADMINSTRATIVO

CONDUCTO
R

CONDUCT
OR

CONDUCT
OR

CONDUCTO
R

CARGOS Y FUNCIONES
CARGO: Administrador
Subordinacin: junta de socios
Supervisin: todos los proceso de la unidad productiva
Comunicacin: con todos los procesos de la unidad productiva

CONDUCT
OR

Descripcin del cargo: planear la logstica de los vehculos tomar decisiones de acuerdo al
resultado del anlisis situacional
Requisitos: Profesional Universitario en ingeniera industrial o carreras a fines y tener
disponibilidad de tiempo
Actividades:
1.
2.
3.
4.

revisar constantemente el correo

establecer rutas de conductores y revisar cambios de programacin establecida
remplazar a los conductores en caso de inconveniente
asistir a reuniones establecidas por cliente para revisar las quejas, reclamos y
sugerencias
5. mantener la base de datos actualizada
6. encargado de rendir cuentas ante entidades gubernamentales de control
Habilidades: trabajo en equipo
Riesgos del cargo: psicosocial (estrs)

CARGO: Asistente Administrativo

Subordinacin: Junta de socios
Supervisin:
Comunicacin: con todos los procesos de la unidad productiva
Descripcin del cargo: orientar la organizacin al cumplimiento de objetivos con la toma de
decisiones resultado
Requisitos: tcnico en asistencia administrativa o contabilidad
Actividades:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Afiliar los trabajadores a la seguridad social (EPS, ARL, FPO, caja de compensacin).
Registro de gastos ventas pagos
Diligenciar los formatos de pago de impuestos
Labores de archivo y correspondencia
Atencin a los conductores y al publico
Procesos contables
Labores de mensajera

Habilidades: control monetario, buena redaccin de texto y buenas relaciones

interpersonales
Riesgos del cargo: biomecnico

CARGO: conductor
Subordinacin: administrador
Supervisin: ninguno
Comunicacin: administrador y asistente administrativo
Descripcin del cargo: asistir a la empresa de transporte mediante la presentacin correcta
y oportuna del servicio de transporte, manteniendo el vehculo en buen estado en perfecto
orden, presentacin y funcionamiento
Requisitos: bachiller con licencia de conduccin, vehculo propio. Tener los documentos
reglamentarios del vehculo al da (SOAT, seguro contra todo riesgo, revisin tcnicomecnica
Actividades:
1.
2.
3.
4.

Mantener los vehculos limpios, tanqueados

Estar a la hora y en el lugar indicada para iniciar recorrido
Aplicar el protocolo de presentacin establecido por la empresa
Llevar el cliente a su lugar de destino en menor tiempo posible bajo los parmetros de
seguridad establecidos
5. Hacer firmar los vales de los clientes para posteriormente hacer la facturacin
6. Entregar los vales a tiempo en la oficina al asistente administrativo
Habilidades: Buen desempeo automotriz, Excelentes relaciones interpersonales
Riesgos del cargo: biomecnico, accidentes de transito

CARGO: Asesor Contable

Subordinacin: administrador
Supervisin: asistente administrativo
Comunicacin: administrador y asistente administrativo
Descripcin del cargo: asesor externo
Requisitos: contador titulado
Actividades:
1. revisar los informes del asistente administrativo
2. hacer las respectivas correcciones en caso de que estas sean necesarias
3. firmar los balances

MANUAL DE PROCESOS
N
E
C
E
S
I
D
A
D

PROCESOS
DIRECTIVOS
PROCESOS

PROCESOS APOYO

S
A
T
I
S
F
A
C
I
O
N

Procesos directivos: Es la toma de decisiones con base en el anlisis situacional de los

resultados del proceso a cargo del administrador y el asistente administrativo

Procesos misionales: Se encarga de transportar a los clientes a cada una de sus

empresas, mantener los vehculos limpios y al da con la documentacin necesaria, esta
labor la realizan los conductores
Procesos de apoyo: Se encarga de llevar el proceso contable, labores de archivo y
correspondencia, pagar la seguridad social de cada uno de los empleados esta funcin la
realizan el asistente administrativo y el asesor contable

INFORME DE DIAGNOSTICO DE UNIDAD PRODUCTIVA TRANS AA S.A.S.

Hemos revisado todos los requisitos que debe cumplir la unidad productiva con una
lista de chequeo y encontramos que tiene todos los documentos exigidos, excepto el
certificado emitido por el Ministerio de Transporte.
Carece de direccionamiento organizacional, como tampoco tiene planes
organizacionales, se controla las actividades por medio de programacin de rutas, los
empleados tienen un uniforme pero no tienen distintivos, tampoco los vehculos tienen
distintivos.
Los vehculos tienen ficha de control, como de hoja de vida para tener en cuenta la
fecha de cambio de batera, cambio de aceite, pago de impuestos, de revisin tcnicomecnica, compra del SOAT, cambio de llantas, etc. Tambin se lleva una ficha de control
para los gastos del combustible, kilometraje, gastos de repuestos, peajes, parqueadero.
No cuenta con una estructura fsica adecuada para desarrollar su actividad pero por lo
pronto se est realizando en un espacio de la casa que se ha adecuado como oficina y los
vehculos desarrollan su actividad en la calle; no se tienen contratos laborales por lo que es
prioridad este tema ya que es muy importante por cualquier imprevisto que se pueda
presentar, ya que estn muy expuestos a los accidentes de trnsito.
Las contabilidad es sencilla, se tienen registro de las ventas, los gastos, los costos, los
pagos de nmina, de seguridad social, de impuestos y todo est al da no tienen cuentas por
pagar.
Las facturas se pasan cada 15 das, el cliente nos descuenta los impuestos de ICA y
RETEFUENTE que se le descuenta en la Declaracin de renta anual.
El contrato que se tiene con el cliente es estable, a la empresa le pagan cada 15 das
por pago electrnico y de la misma manera la empresa hace los pagos correspondientes.
Se hace un proceso logstico muy bien estructurado con rutas para cada conductor,
horas de inicio de dichas rutas teniendo en cuenta el pico y placa de cada vehculo. El
servicio se presta 24 horas al da. La comunicacin con los conductores es regular porque
se tiene un plan corporativo de celular para todos y no es provechado por ellos ya que
algunos no disponen de equipos actualizados o no saben operarlos.
La empresa depende de un solo cliente, es necesario realizar contratos a los
conductores y se est a la espera del documento final del Decreto del Ministerio de

Transporte para la adjudicacin de certificados a las empresas de la misma naturaleza a esta

unidad productiva.

La empresa le hacen falta unos correctivos en cuanto a realizar planes de mercadeo para
incrementar los clientes, planes organizacionales para direccionar y fortalecer la empresa,
que se hagan los contratos con los trabajadores para evitar inconvenientes legales por
accidentes.