Tablas dinmicas

Tema04 : Tablas dinmicas y grficos dinmicos

En esta sesin
En esta sesin conocers el manejo de las tablas dinmicas, para generar reportes de
cuadros estadsticos consolidados, podrs disear tablas dinmicas de una entrada y
de dos entradas, con filtros y frmulas, adems con el apoyo de los grficos
dinmicos, analizar los resultados de las tablas dinmicas y grficos dinmicos para
la inmediata toma de decisiones. Los temas se presentan de manera sencilla con
ejemplos desarrollados y podrs resolver casos que requieran el uso de tablas y
grficos estadsticos para los informes y reportes.

Qu vamos aprender?
Al finalizar este tema usted estar en la capacidad de:

Secciones de una tabla dinmica

Insertar una tabla dinmica
Agregar campos a las secciones
Grficos dinmicos

Para completar este captulo usted va a realizar algunas acciones que impliquen abrir
archivos, as que, es necesario que descargue del Cybercampus los libros de trabajo
de la sesin recursos del TEMA04.

Tabla dinmica
Una tabla dinmica combina y compara en forma rpida grandes volmenes de datos,
permitiendo el anlisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas,
creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Son tablas
interactivas que permiten resumir y analizar los datos procedentes de listas y tablas
existentes.
Figura 1
Una tabla y un
grfico dinmico
consolidan un gran
volumen de datos

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Microsoft Excel 2010

Podr girar filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos originales, filtrar los
datos mostrando diferentes pginas y ver los datos especficos de algn rea de inters.
Utilice una tabla dinmica cuando desee comparar totales relacionados, especialmente
cuando tenga una lista de categoras nmeros larga para resumir y desee realizar
comparaciones distintas con cada categora. Utilice los informes de tabla dinmica cuando
desee que Microsoft Excel realice automticamente ordenaciones y el clculo de subtotales y
totales. Como un informe de tabla dinmica es interactivo, usted u otros usuarios pueden
cambiar la presentacin de los datos para ver ms detalles o calcular diferentes resmenes.
Con la nueva interfaz de usuario de tabla dinmica, la informacin que desea ver sobre sus
datos est a su disposicin con slo hacer clic unas cuantas veces; ya no tiene que arrastrar
datos hasta zonas de colocacin que no son siempre un destino fcil. En vez de eso,
simplemente puede seleccionar los campos que desea ver en una nueva lista de campos de la
tabla dinmica.

Figura 2
Los mismos datos
se pueden ver de
diferentes formas

Tabla distribuida verticalmente

Tabla distribuida horizontalmente

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Elementos de una tabla dinmica

Una tabla dinmica est compuesta por los siguientes elementos:

A: Filas. Los campos de texto y fecha se organizan automticamente aqu. Permiten agrupar
fechas, categoras y opciones. Por ejemplo Vendedores, meses, etc.
B: Columnas. Se datos que distribuyen horizontalmente, permitiendo realizar clculos de 2
entradas.
C: Valores: Son los datos con los que se va a calcular el resumen. Por ejemplo la suma de
las ventas o el total de Stock.
D: Filtros: Permite establecer un criterio para mostrar los datos de acuerdo a una condicin.
E: Segmentacin de datos: Mediante botones permite filtrar los datos de las tablas
dinmicas. Adems del filtrado rpido, la segmentacin de datos tambin indica el estado
actual de filtrado, lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra exactamente en un
informe de tabla dinmica filtrado.

INSERTAR UNA TABLA DINMICA

Para insertar una tabla dinmica basada en tablas de Excel, es necesario que dichas tablas se
distribuyan como una lista.
Los pasos para insertar una tabla:

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Haga clic en alguna celda de su lista.

Vaya a la ficha Insertar

En el comando Tabla dinmica, elija la opcin Tabla dinmica

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En esta ventana, Excel detecta automticamente el rango de sus datos. Elija la

opcin Nueva hoja de clculo y haga clic en Aceptar

Excel presenta un rea de diseo en su hoja de clculo y la lista de campos (las

columnas de su lista)

En Excel 2010, basta con hacer clic en los campos de la lista para que
automticamente se distribuyan en el diseo.

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Caso1:
Apser SRL tiene un libro de Excel con informacin de sus clientes. Sin embargo,
por la cantidad de datos que tiene, este libro no muestra informacin relevante para
la toma de decisiones. Se necesita crear un informe que muestre el total de crditos
por categora de Cliente
1.
2.
3.
4.

Abra el libro Listado Clientes.xlsx.

Vaya a la hoja Listado para crear el informe solicitado.
Lleve el indicador a cualquier celda de su tabla, por ejemplo a la A5.
Elija la ficha Insertar y haga clic en Tablas dinmicas.

5. Elija la opcin Nueva hoja de clculo y haga clic en Aceptar.

6. Su lista de campos al lado derecho de la hoja se muestra como la figura:

7. Active las casillas del campo Categora Cliente. Luego, active la casilla del
Crdito. Excel automticamente distribuye los campos a las reas
correctas.

8. Se genera una tabla como:

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Para cambiar el nombre de las columnas que se muestran:

1. Haga clic en el texto Etiquetas de fila y escriba Grupo de Cliente.
2. En el texto Suma de Crdito escriba Total de Crdito

3. Cambie el nombre de la hoja creada a Informe1.

Caso2:
Crear un informe que muestre el total de Crditos por Vendedor.
1. Realice el procedimiento para generar el informe solicitado y anote el diseo que se
genera:

2. Modifique el ttulo de sus columnas. La tabla debe mostrarse como:

3. Cambie el nombre de la hoja a Informe2.

4. Luego, genere un informe de Ventas por Distrito. Anote el diseo:

5. El resultado debe ser:

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6. Cambie el nombre de la hoja a Informe3.

Caso3:
Se tiene un libro de Excel con datos acerca de los contratos realizados por una
empresa. Se necesita crear diversas tablas dinmicas que resuman dichos datos y
permiten apoyar en la toma de decisiones.
1. Abra el libro ExpoSur.xlsx
2. Crear una tabla dinmica que muestre el Total de Ventas por Destino. Anote el
diseo:

3. El resultado debe ser:

4. Cambie el nombre de la hoja a Lista1.

5. Se solicita crear un informe que muestre el total de Ventas por Vendedor. Anote el
diseo que se genera:

6. La tabla debe mostrarse como:

7. La hoja debe llamarse Lista2.

8. Luego, genere un informe de Ventas por Local. Anote el diseo:

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9. La hoja debe llamarse Lista3.

10. El resultado debe ser:

11. La hoja debe llamarse Lista4.

12. Guarde los cambios efectuados.

INTERACTUAR CON LA TABLA DINMICA.

Agregar campos
Las tablas dinmicas son flexibles y sencillas de modificar. Es muy fcil aadir informacin
a su tabla o cambiar la distribucin de los datos que se muestran.
Una forma prctica de aadir campos a reas especficas de su tabla (al filtro del informe o a
las etiquetas de columnas) es:

Haga clic con el botn derecho del mouse sobre el campo a aadir

Seleccione el rea

Tambin puede arrastrar el campo al rea donde desea aadirlo.

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Caso4:
Se necesita agregar el campo Vendedor a la tabla dinmica de la hoja Informe1.
1. En el libro Listado de clientes
2. Vaya a la hoja Informe1.
3. Luego, en la Lista de campos, arrastre el campo Vendedor a la seccin
Etiqueta de columna.

4. El resultado debe ser:

Formato de los datos

Los nmeros obtenidos en su resumen pueden ser formateados para mejorar la presentacin.
Los formatos aplicados son los mismos que usaba para sus nmeros.
En nuestro ejemplo, se desea mostrar el resumen con un formato de nmero sin decimales.
1. Haga clic en cualquier celda del rea de valores.
2. Luego, vaya a la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinmica.
3. Seleccione el comando Campo activo y elija Configuracin de campo.

4. En esta ventana elija Formato de nmero. Ahora, aplique un formato de

Nmero con separador de millares y 0 decimales. El resultado debe ser:

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5. Guarde los cambios.

Caso5:
Se necesita agregar el campo Distrito a la fila de la tabla dinmica de la hoja
Informe2.
1. Vaya a la hoja Informe2.
2. Agregue el campo Distrito a la seccin Etiquetas de Fila
3. El diseo debe ser:

4. Cambie los ttulos necesarios y aplique un formato a los nmeros para que
la tabla tenga un aspecto como la imagen:

5. Luego, arrastre el campo Vendedor a las etiquetas de columna. Su tabla se

debe mostrar:

6. Guarde los cambios.

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Caso6:
Es necesario cambiar el diseo de las tablas dinmicas creadas en el libro
ExpoSur, de acuerdo a las indicaciones:
Debe agregar el campo Local a la tabla dinmica de la hoja Lista1.
1. Vaya a la hoja Lista1 del libro ExpoSur
2. Agregue el campo solicitado en el diseo.

El resultado debe ser:

3. Ahora, debe agregar el campo Destino de venta a la tabla dinmica de la

hoja Lista2. Agregue el campo solicitado en el diseo:

El resultado se debe mostrar:

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Agrupar y mostrar detalles

En el caso de emplear fechas en las etiquetas de filas o de columnas, estas se presentan da a
da. En este caso, puede agrupar estos datos por semana, mes, trimestre, etc.

Caso7:
Se desea crear una tabla dinmica con el Total de Crdito por Mes.
1. Vaya a la hoja Listado del libro Listado de Clientes y genere una tabla
dinmica con los campos Fecha de Ingreso y Crdito
2. La tabla debe tener una apariencia como la imagen:

Observe que el campo Fecha de ingreso se muestra por da. Para agrupar este
campo por mes:
3. Haga clic en alguna celda de la primera columna.
4. Luego, en la ficha Opciones, haga clic en el comando Agrupar campos

5. En esta ventana, debe marcar el tipo de agrupamiento que necesite. En

nuestro caso ser Meses.

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6. Haga clic en Aceptar y observe los cambios:

7. Cambie de nombre a la hoja como Informe4.

Caso8:
Modifique el informe creado para analizar las Crditos mensuales por Vendedor
1. En la hoja Informe4, agregue el campo Vendedor y cambie la distribucin,
los ttulos y el formato para que el resultado se muestre como la imagen:

2. Escriba el diseo de la tabla que ha generado:

3. Guarde los cambios efectuados.

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Caso9:
En el libro Exposur, se necesitan crear reportes de acuerdo a:
1. Genere un reporte de Ventas por Trimestre.

2. El nombre de la hoja ser Lista4

3. Genere un reporte de Ventas Mensuales por local.

4. El nombre de la hoja debe ser Lista5.

5. Guarde los cambios efectuados.

Agregar un campo de Filtro

Es posible crear un campo de Filtro que nos permita mostrar los registros de una
determinada categora, por ejemplo de un mes determinado o de un distrito o pas. El campo
a emplear como criterio, debe ser agregado a la seccin Filtro de Informe.
Caso10:
Modifique el Informe4 para que se tenga al campo Distrito como criterio para filtrar
nuestra tabla dinmica.
1. Vaya a la hoja Informe4.
2. Agregue el campo Distrito a la seccin Filtro de informe.
3. El diseo de su tabla dinmica debe ser:

4. Observe el campo agregado:

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5. Despliegue las opciones de este campo y elija un Distrito.

6. Para ver todos los registros, cambie a la opcin Todas.

7. Guarde los cambios.
Caso11:
Modifique la hoja Lista4 del libro ExpoSur para que se tenga al campo Local
como criterio para filtrar la tabla y aada el campo Destino.
1. El resultado se debe mostrar como:

2. Escriba el diseo de la tabla dinmica

3. Guarde los cambios efectuados.

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SEGMENTACIN DE DATOS
Esta nueva caracterstica de Excel 2010 permite agregar botones que permiten filtrar los
datos de las tablas dinmicas de una manera rpida y sencilla.
Adems del filtrado rpido, la segmentacin de datos tambin indica el estado actual de
filtrado, lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra exactamente en un informe de
tabla dinmica filtrado.
En la imagen se muestra una segmentacin por el campo Vendedor, con botones a 3
columnas y con un formato personalizado.

Insertar una segmentacin de datos

Puede emplear algn campo de su Lista de campos como segmento, puede ser
una categora, un mes, un distrito, etc.
Para insertar una segmentacin de datos:
1. Haga clic en la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinmica.
2. Despliegue el comando Insertar Segmentacin de datos.

3. Luego, debe seleccionar el campo a emplear y Aceptar la ventana.

4. Se muestra botones para filtrar su tabla.

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Filtrar sus datos

Una vez que tiene los botones de segmentacin insertados, puede seleccionar uno
de ellos para filtrar su tabla dinmica.
1. Haga clic en un botn del cuadro de segmentacin de datos.
2. Se filtran los datos de acuerdo al botn elegido y el cuadro pone en un
segundo plano a los dems campos. En la ventana, se ha elegido el botn
Senz.

Si desea mostrar todos los datos:

3. Haga clic en el botn Borrar filtros de su cuadro.

Opciones del cuadro

Una vez insertada el cuadro de segmentacin de datos, puede aplicar ciertas
caractersticas y formatos, a travs de las Herramientas de Segmentacin de
datos.
1. Haga clic en su cuadro de segmentacin de datos.
2. Observe que se muestra la herramienta contextual: Segmentacin de
datos.

Por defecto el cuadro se muestra a una sola columna, con un diseo bsico y con el
nombre del campo como Ttulo.
Si desea cambiar el tamao del cuadro: emplee los comandos del grupo Tamao.
Para cambiar el diseo use los Estilos rpidos
Defina cuntas columnas desea mostrar con el comando Columnas
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Cambie el ttulo de su cuadro a travs del comando Ttulo.
Estilos rpidos para sus botones de segmentacin:

En el ejemplo se muestra su cuadro de segmentacin con las opciones

personalizadas (diseo oscuro a 3 columnas y con ttulo modificado).

Caso12:
Para analizar sus datos, se pide segmentar los datos de acuerdo a la Categora de
cliente en la tabla dinmica de la hoja Informe2.
1.
2.
3.
4.

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Vaya a la hoja Informe2 y haga clic en su tabla dinmica.

Ahora, vaya a la ficha Opciones de Herramientas de tabla dinmica.
Haga clic en el comando Insertar Segmentacin de datos.
Se muestra una ventana con los campos que puede emplear para la
segmentacin. En nuestro caso active Categora de Cliente

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5. Haga clic en Aceptar y observe

6. Cambie las opciones de su cuadro para que se muestre como:

Caso13:
En la hoja Informe1, aada como campo de segmentacin el ao.
1.
2.
3.
4.
5.

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Vaya a la hoja Informe1

Aada el campo Fecha de ingreso a la tabla dinmica y agrpela por ao.
Inserte el campo Fecha de ingreso como campo de segmentacin.
Luego, quite el campo Fecha de ingreso de la tabla
Modifique las opciones del cuadro, el resultado debe ser:

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Caso14:
En el libro ExpoSur, aada campos para segmentar sus datos de acuerdo lo
solicitado.
1. En la hoja Lista2, inserte un campo para segmentacin de datos y cambie
las opciones para que se muestre:

2. En la hoja Lista5, inserte un campo para segmentacin de datos y cambie

las opciones para que se muestre:

3. Guarde los cambios.

Analizar un registro especfico

Una tabla dinmica permite analizar los detalles de una fila en particular. Si usted ve que el
total de ventas de Junio es 56300 puede ver los contratos que conforman dicho total.

Caso15:
En la hoja Lista4 se solicita mostrar los contratos enviados hacia Miami del 1er
trimestre
1. Haga clic en la celda B17, esa celda corresponde al total de Miami en el 1er
trimestre (5117).
2. Luego, haga doble clic en dicha celda.

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3. Se genera una nueva hoja con los detalles de dicho resumen:

Caso16:
Para supervisar las ventas registradas, se solicitan una serie de reportes con
informacin detallada.
Responder en la hoja Lista4
1. Las ventas de Arequipa.
En qu celda tuvo que hacer doble clic?...................................................
2. Las ventas hacia Mnich en el 2dro trimestre
En qu celda tuvo que hacer doble clic?...................................................
3. Las ventas del Jockey Plaza hacia Roma en el 1er trimestre.
En qu celda tuvo que hacer doble clic?...................................................
4. Las ventas del Boulevard Asia hacia Tokio en el 2do trimestre.
En qu celda tuvo que hacer doble clic?...................................................

Cambiar la funcin de Resumen

Cuando usted agrega un campo al rea de valores de una tabla dinmica, por defecto se
asume una funcin de resumen. Si el dato es de tipo numrico (como un Monto), se asume la
funcin SUMA. En caso de ser campo de tipo texto (como el nombre de un cliente) se
asume la funcin CONTAR. Las funciones disponibles son:
=Suma

=Max

=Contar Nmeros

=Cuenta

=Min

etc.

=Promedio

=Producto

Caso17:
El informe4 debe ser modificado para que en lugar de mostrar el total de ventas,
calcule el nmero de contratos.
1. Vaya a la hoja Informe4.
2. Haga clic en alguna celda del rea de valores.
3. Luego, haga clic en la ficha Opciones y elija el comando Campo activo. Seleccione la
opcin Configuracin de campo.

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4. En la ventana, haga clic en la funcin Cuenta y Aceptar. La tabla dinmica ahora se

muestra como:

5. Guarde los cambios efectuados.

GRFICOS DINMICOS
Un informe de grfico dinmico es un grfico interactivo que puede utilizar para ver y
reorganizar los datos grficamente, de forma similar a un informe de tabla dinmica. Un
grfico dinmico tiene botones de campo que puede utilizar para mostrar distintos datos y
cambiar el diseo. Si se modifica el grfico (por ejemplo se reorganiza la forma de agrupar
los campos) la tabla dinmica tambin cambia en su diseo.

Para insertar un grfico basado en una tabla dinmica, se sigue los mismos pasos que de un
grfico comn, pero en este caso no es necesario seleccionar rangos.

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Caso18:
Se solicita generar un grfico basado en la tabla dinmica de la hoja Informe1.
1. Vaya a la hoja Informe1.
2. Haga clic dentro de su tabla dinmica.
3. Luego, en la ficha Insertar, elija el comando Columna y seleccione el grfico
Columna agrupada 3D
4. El resultado es:

Para ver el comportamiento del grfico:

5. Cambie el filtro Vendedor para mostrar a Daz, Rita.

6. Observe como el grfico se actualiza para mostrar slo ese local:

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7. Al igual que un grfico normal, puede eliminar algunos elementos y mostrar otros.
En el ejemplo, se han eliminado las lneas horizontales y el eje de valores. El
resultado es:

Caso19:
Se solicita generar un grfico dinmico que muestre el total de crdito por grupo de
cliente.
1. Genere una tabla dinmica como la imagen. Inserte como campo de segmentacin
al Vendedor.

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Grficos

2. Luego, genere un grfico (en la imagen se ha seleccionado el botn Altamirano,

Fresia):

Caso20:
Genere las tablas dinmicas necesarias para obtener los siguientes grficos en
base a los datos de la hoja ExpoSur.
1.

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Mostrar el comportamiento de las ventas mensuales.

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2.

Distribucin de las ventas por local

3.

Comparacin mensual de las ventas por local

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