UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CASO PRCTICO
PROBLEMA EN EL DE DESPERDICIO DE TIEMPO EN EL REA DE
LOGSTICA DE LA EMPRESA FAME

ING. MARY SANTOS

INTRODUCCIN

FABRILFAME, inicia sus actividades el 20 de Julio de 1950, con la creacin de la

Fbrica de Calzado del Ejrcito (CALINCEN).El 24 de Abril de 1968, se fusiona con el
taller de confecciones y pasa a conformar la Fbrica de Calzado y Vestuario del
Ejrcito.
El 21 de enero 1971, se inaugura las nuevas instalaciones de la Fbrica de Calzado y
Vestuario del Ejrcito, en el barrio El Pintado de la ciudad de Quito.
El 23 de Octubre de 1973 la Fbrica de Calzado y Vestuario del Ejrcito pasa a
depender de la Direccin de Industrias del Ejrcito DINE y cambian su denominacin
por FAME.
En 1975 FADEMSA; inicia sus actividades como parte del Grupo de Empresas de la
Direccin de Industrias del Ejrcito, DINE, atendiendo a los requerimientos de las
Fuerzas Armadas en cuanto a equipo militar y camping.
El 1 de Julio del 2004 se llev a cabo el proceso de fusin por absorcin de las empresas
FAME, CALINCEN Y FADEMSA y cambio la denominacin como FABRILFAME ,
esto con el objetivo de brindar un mejor servicio a nuestros clientes ofrecindoles mayor
variedad de productos y as poder atenderlos con nuestras tres lneas ( vestuario, calzado
,equipo ) .En la actualidad todas estas empresas funcionan en las Instalaciones ubicadas
en el Valle de los Chillos Av. General Rumiahui N.- 3976 junto a la Espe.

PROBLEMA
Despus de la fusin de tres empresas en una (FABRIL FAME) su jefatura de logstica
empez a experimentar un proceso tardo en la autorizacin para la compra de insumos, este
problema se vio reflejado en las quejas e insatisfaccin, provocando as una inestabilidad de
dicha jefatura.

1. VISIN DEL ESTUDIO

Dar solucin al problema del desperdicio del recurso tiempo, revisando los documentos
pertinentes histricos y actuales de autorizacin de compras de la jefatura de logstica de la
empresa FABRL FAME.

APROXIMACIN A CONCEPTOS

Verificar la
informacin de
solicitudes

Verificar la
informacin de
autorizaciones

Optimizar el
recurso tiempo
en la jefatura
de logstica

Identificar al
responsable en
el que radica el
problema

Controlar el
tiempo en que
se demora en
llegar la
autorizacin

Por qu la jefatura de logstica no recibe

pronto las autorizaciones de compra?
Por qu la jefatura no controla el tiempo en
que se demora en aprobar las autorizaciones?

Verificar el tiempo de demora real que se da en

el proceso de autorizacin para una compra

Formulacin de
preguntas
Examen Preliminar
Concepcin

Administracn deficiente de tiempo

Intervencin de varios encargados para el
proceso de autorizacin
Sobrecarga de tareas

Percepcin de la idea

EVOLUCIN DE LA IDEA

Depuracin de la idea

Organizacin
1) Verificar la
informacin de
solicitudes
2)Verificar la
informacin de
autorizacin
3) Controlar el tiempo
en que se demora en
llegar la autorizacin
4)Identificar al
responsable en el que
radica el problema

Extrapolacin
Optimizar el recurso
tiempo en la jefatura
de logstica mediante
una relacin directa
entre el especialista en
adquisiciones y el jefe
de logstica sin la
intervencin del
asistente

Realimentacin
1) Establecer en que
parte del proceso se
origin el problema
2) Revisar las
solicitudes y
autorizaciones de
compras

Consolidacin de la idea
Registro

IDEA CENTRAL
Optimizar el recurso tiempo en la jefatura de logstica
IDEAS COMPLEMENTARIAS

1) Verificar la informacin de solicitudes

2)Verificar la informacin de autorizacin

3) Controlar el tiempo en que se demora en llegar

la autorizacin

4)Identificar al responsable en el que radica el

problema
6

2. PLANEACIN DEL ESTUDIO

DETERMINACIN DEL FACTOR ESTUDIO
Los elementos que deben estudiarse es el desperdicio del recurso tiempo en la jefatura logstica
de la empresa FABRILFAME

FUENTES DE ESTUDIO

FUENTES INTERNAS
rganos de gobierno: Directorio
Nivel directivo: Gerencia general
Nivel medio: Coordinacin de operaciones
rea afectada: Jefatura logstica
Otras unidades administrativas: Jefatura de produccin, Jefatura de control de
calidad
Recursos de informacin: BAN

FUENTES EXTERNAS
Normativa
Superintendencia de Compaas
SRI
Contralora General del Estado

DEFINICIN DEL OBJETO DE ESTUDIO

Optimizar el recurso tiempo en la jefatura de logstica, para que se agilite el proceso de compra
de insumos, estableciendo una relacin directa entre el especialista de adquisicin y la jefatura
de logstica.

INVESTIGACIN PRELIMINAR
Visin
Ser una empresa rentable, lider en manufactura de productos de uso militar e industrial en el
mercado nacional y con crecimiento en ventas en el mercado regional, mediante:

Innovacin permanente y la personalizacin del producto.

Aseguramiento de la calidad del producto, a lo largo de la cadena de suministro.
Servicio de postventa diferenciado, velocidad de reaccin y entrega puntual.
Talento humano motivado, comprometido, capacitado y socialmente responsable en el
desarrollo del pas.

Misin
Brindar satisfaccin, seguridad y garanta a nuestros clientes, mediante la produccin y
comercializacin de uso militar, industrial e institucional de alta calidad a un precio justo,
generando rentabilidad para nuestros accionistas.
Valores

Compromiso y Lealtad institucional.

Honestidad e integridad.
tica empresarial y profesional.
Iniciativa y creatividad.
Trabajo en equipo.
Orientacin a resultados.
Responsabilidad social y ambiental.
Liderazgo e innovacin empresarial.
Seguridad integral

Poltica Integrada de Gestin.

Satisfacer las necesidades de excelencia en la presentacin personal e imagen institucional de
nuestros clientes mediante el diseo, produccin y comercializacin de prendas de vestir,
calzado y equipos de camping para uso militar y civil con altos estndares en su confeccin que
cumplen permanentemente las especificaciones de calidad mediante la mejora continua de los
procesos sistema integrado de gestin y el compromiso de nuestra gente.
Garantizar un ambiente sano, mediante programas y controles de los aspectos e impactos
ambientales en las operaciones de la empresa, as como concientizar al personal de
FABRILFAME S.A. a cerca de los beneficios ambientales de un mejor desempeo personal.
Orientar la cultura ambiental hacia la prevencin de impactos y preservacin del medio
ambiente.
Preservar la Seguridad, la Salud y el Ambiente de Trabajo adecuado minimizando y controlando
posibles incidentes/accidentes laborales, previniendo lesiones o enfermedades profesionales del
personal.
La alta direccin de FABRILFAME S. A. se compromete a proporcionar los recursos materiales,
econmicos y humanos necesarios para el funcionamiento del sistema integrado de gestin as
como cumplir las leyes aplicables relacionadas con sus aspectos e impactos ambientales y de
seguridad y salud ocupacional.

PREPARACIN DEL PROYECTO DE ESTUDIO

Propuesta tcnica:

Naturaleza: estudio exploratorio

Alcance: jefatura de logstica
Justificacin: agilizar el proceso de autorizacin para compra de insumos consecuente
a ello se manifestar una estabilidad dentro de la jefatura de logstica
Objetivos: Lograr una estabilidad en la jefatura de logstica
Estrategia: Redistribuir las tareas de mejor manera para lograr una relacin directa
entre el especialista de adquisiciones y la jefatura de logstica
Acciones:
1.
Modificar las tareas asignadas del asistente de la jefatura de logstica
2.
Transferir las tareas correspondientes del proceso de autorizacin al especialista
de adquisiciones
Recursos:

Recursos humanos
Personal involucrado en el
problema
Gerente
Personas que van a realizar el
estudio

Recursos Materiales
Documentos (autorizaciones
y solicitudes)
Agendas, esferos, entre otros

Recursos tecnolgicos
Computador
Dispositivos magnticos

Costos:
Costo

Movilizacin

10 por cada visita

3

Compra de insumos

$3

Copias e impresiones

$2

TOTAL

$35

Resultados: Efectividad en el proceso de autorizacin

PROGRAMA DE TRABAJO
CRONOGRAMA

10

5/22/2015

6/1/2015

6/11/2015

Definir empresa
Buscar informacin
Analizar
Planteamiento del problema
Visin del Estudio
Planeacin del Estudio
Programa de trabajo
DURACIN

Prediagnstico

FECHA DE INICIO

Autorizacin para realizar el Estudio

Integracin del Equipo de Estudio
Recopilacin de datos
Anlisis de Datos
Tcnicas e instrumentos de anlisis
Formulacin de recomendaciones
Implementacin
Evaluacin

PREDIAGNSTICO

Marco de actuacin: FABRILFAME, inicia sus actividades el 20 de Julio de

1950, con la creacin de la Fbrica de Calzado del Ejrcito (CALINCEN)

Cambios en la composicin jurdica: El 1 de Julio del 2004 se llev a cabo el

proceso de fusin por absorcin de las empresas FAME, CALINCEN Y
FADEMSA y cambio la denominacin como FABRILFAME.

Contexto: diseo, fabricacin y comercializacin de uniformes militares e

institucionales, calzado, equipo de camping y ropa de trabajo, para los miembros
de las Fuerzas Armadas, y el mercado civil.

AUTORIZACIN PARA REALIZAR EL ESTUDIO

BELN

INTEGRACIN DEL EQUIPO DE ESTUDIO

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Coordinador general

Lder de proyecto
Santiago Pillalaza
Solange Lagos

Asistente de proyecto
Anibal Chano

3. RECOPILACIN DE DATOS
TCNICAS DE RECOPILACIN DE DATOS.
Observacin Directa: Se observ que existe un retraso en la aprobacin de compra de
insumos.
Entrevista: Se realiz la entrevista al jefe de logstica y se pudo constatar que existe
deficiencia en cuanto se refiere a la aprobacin de las compras.

INTEGRACIN DE DATOS
Una vez recopilados todos los datos necesarios se procede a:
Resguardo: Se cre una base de datos con el nombre del proyecto y se clasifico segn
las necesidades que se fueron presentando los cuales se fueron recopilando mediante
dispositivos magnticos y electrnicos.
Clasificacin:
Situacin actual
Objetivos:

Aumentar los niveles de calidad.

incrementar la productividad.

Mejorar el rendimiento.

Estructura orgnica: En el rea de logstica no conviene ya que existe un atraso en

aprobacin de las compras de insumos para uso interno.
Condiciones de trabajo:
12

rea de trabajo
Flujo de trabajo

Tiene fcil movilidad

Color

Durazno

Ruido

Moderado

Temperatura

Ambiente

Ambiente laboral
Clima Laboral u Organizacional
Medio Ambiente y Entorno General

El ambiente de trabajo en esta rea es

cmodo se puede percibir confianza y
compaerismo entre todas las personas que
frecuentan esta rea de la empresa eso si
con la concentracin y atencin que se
necesita para realizar las actividades que se
llevan a cabo aqu.

Recursos Humanos y su Gestin

Se logran percibir hasta esta rea la

intervencin del departamento de talento
humano ya que existe una correcta
ubicacin del recurso humano en esta rea
por sus capacidades, habilidades y
caractersticas que se necesita tener para
ocupar este cargo.

La situacin sicolgica

Esta rea se caracteriza por la formacin de

su encargado ya que lleva consigo valores
que son muy esenciales en toda la empresa
ms que en esta rea, al igual se tienen
normas que se deben respetar para que este
departamento
tenga
un
correcto
funcionamiento con una actitud que
13

promueve el trabajo a nivel personal como

grupal.

4. NALISIS DE DATOS
NATURALEZA Y PRSITO DEL ANLISIS
Optimizar el recurso tiempo en la jefatura de logstica, para que se agilite el proceso de compra
de insumos, estableciendo una relacin directa entre el especialista de adquisicin y la jefatura
de logstica.

PROCEDIMIENTO DE ANLISIS
Realizamos un procedimiento de contenido que se detalla a continuacin:

1. Realizamos un estudio del mal manejo del tiempo en el proceso de autorizaciones en ela
jefatura de logstica

2*Modificar las tareas asignadas del asistente de la jefatura de logstica

*Transferir las tareas correspondientes del proceso de autorizacin al especialista
Coordinador general
Lderes de proyecto
Asistente de proyecto
Equipo de trabajo

Generar soluciones al desperdcicio de tiempo en la jefatura de logistica

Con los recursos asignados

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TCNICAS E INSTRUMENTOS DE ANLISIS

15

5. FORMULACIN DE RECOMENDACIONES

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6. IMPLEMENTACIN
PREPARACIN DEL PROGRAMA.
Actividades del Programa de Implementacin.

Establecer un cronograma mediante el cual el especialista de adquisicin tendr un

tiempo determinado cada semana para hablar sobre lo referente a la compra de materia
prima con la jefatura de logstica.
Obtener la Autorizacin de nuestro programa de estudio.
Informar a la jefatura de logstica sobre el nuevo procedimiento que debe realizarse para
la compra de insumos, y su relacin directa con el especialista de adquisicin.
Informar al asistente de la jefatura de logstica sobre las actividades que ya no estn a su
cargo, como lo son las que tienen relacin con la autorizacin para la compra de
insumos.
Informar al especialista de adquisicin sobre el nuevo procedimiento que debe
realizarse para la compra de insumos.

Recursos humanos
Para la implementacin se necesitar de la colaboracin de:

Jefe de Logstica.
Asistente de la Jefatura de Logstica.
Especialista de adquisicin.

Formulacin del programa de capacitacin.

Se necesitar realizar una reunin con las personas que sern parte del cambio en la
organizacin con el fin de informar las actividades que dejarn de cumplir, as como las nuevas
actividades que se realizarn y en especial el procedimiento que se deber seguir en lo referente
a la compra de insumos.

MTODO DE IMPLEMENTACIN A UTILIZARSE

Mtodo Instantneo
Se utilizar este mtodo porque los cambios que se realizarn no tienen mayor complicidad, no
se requiere la colaboracin de un nmero representativo en la organizacin. Los cambios que se
realizarn no afectarn en mayor porcentaje en otras reas de la organizacin y adems los
cambios se harn en un rea especfica y no en toda la organizacin.

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7. EVALUACIN
ACCIONES PROGRAMADAS
Resultados obtenidos en cuanto a:

Perodo de realizacin.- El tiempo real empleado para realizar el estudio

organizacional de la empresa FABRILFAME fue de 53 das, desde el 22 de
mayo hasta el 14 de julio del presente ao.
Porcentaje de realizacin: Se cumpli en un 95% con las actividades
planteadas y se lleg al resultado esperado.
Costo: El costo de este estudio fue de $ 35,00 por motivo de la movilizacin,
compra de materiales, copias e impresiones.
Apoyo y soporte utilizados: Recibimos apoyo por parte de licenciados y
compaeros, tambin nos ayudamos de informacin tanto del internet, biblioteca
y el apoyo de la empresa analizada.
Porcentaje de eficiencia: El aprovechamiento de los recursos con los que
contamos fue del 100%, todo fue de gran ayuda para realizar el estudio
organizacional.
Porcentaje de eficacia:
Conocer y aplicar el marco metodolgico para el desarrollo de estudios
organizacionales.
Desarrollar habilidad para manejar la informacin de un estudio
organizacional.
Comprender las ventajas de emplear tcnicas de recopilacin de anlisis
de informacin para llevar a cabo un estudio organizacional.
Aumentar la capacidad para evaluar la implementacin de los resultados
de un estudio organizacional.

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EVALUACIN DESEMPEO DEL GRUPO

TOTAL

FACTORES PERSONALES
INTEGRANTE
S DEL GRUPO

ASISTENCIA Y
PUNTUALIDA
D

HBITOS
DE ORDEN
Y
LIMPIEZA

CONOCIMIENT
O DEL PUESTO

ORGANIZACI
N EN EL
TRABAJO

COMPATIBILIDAD

ALEXIS TAPIA
BELEN CHANO
DIANA
SAMANIEGO
DIEGO
BERREZUETA
JASMIN
GARZN
SANTIAGO
PILLALAZA
SARA
ESPINOSA
SOLANGE
LAGOS
TOTAL

19

CAPACIDA
D
ANALTICA

INICIATIVA Y
CREATIVIDAD

HABILIDAD
PARA
APRENDER

DESARROLL
O PERSONAL

EVALUACIN DESEMPEO DEL GRUPO

TOT

FACTORES FUNCIONALES
INTEGRANTE
S DEL GRUPO

RELACIONES
INTERPERSONALE
S

COOPERACI
N

TOMA DE
DESICIONES

DELEGACIN
DE
ACTIVIDADE
S

ALEXIS TAPIA
BELEN CHANO
DIANA
SAMANIEGO
DIEGO
BERREZUETA
JASMIN
GARZN
SANTIAGO
PILLALAZA
SARA
ESPINOSA
SOLANGE
LAGOS
TOTAL

Excelente = 5

Muy Buena = 4

Buena = 3

Regular = 2

Mala = 1

20

CAPACIDAD
ANALTICA

RESOLUCI
N DE
PROBLEMAS

INDEPENDENCI
A EN LA
EJECUCIN DE
SUS FUNCIONES

PRODUCTIVIDA
D

LIDERAZG
O

CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES
CALIFICACIN

ACTIVIDADES

Definir empresa

3
X

Buscar informacin

Analizar

Planteamiento del problema

Visin del Estudio

Planeacin del Estudio

Programa de trabajo

Prediagnstico

Autorizacin para realizar el Estudio

Integracin del Equipo de Estudio

No se logr =1

Recopilacin de datos

Anlisis de Datos

Tcnicas e instrumentos de anlisis

Formulacin de recomendaciones

Implementacin

Evaluacin

Medianamente = 2

Si se logr= 3

21